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Auditora de estados financieros

Prctica moderna integral

Segunda edicin

Gabriel Snchez Curiel

Prctica Moderna Integral


SEGUNDA EDICIN

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS


Gabriel Snchez Curiel

Revisin Tcnica

L. C. y M. A. Mara de Lourdes Domnguez Morn


Facultad de Contadura y Administracin Universidad Nacional Autnoma de Mxico

Datos de catalogacin bibliogrfica SNCHEZ CURIEL, GABRIEL Auditora de estados financieros. Segunda edicin PEARSON EDUCACIN, Mxico, 2006 ISBN: 970-26-0786-8 Formato: 21 27 cm Pginas: 280

Editora: Marisa de Anta Lpez e-mail: marisa.anta@pearsoned.com Editor de Desarrollo: Miguel B. Gutirrez Hernndez Supervisor de Produccin: Jos D. Hernndez Garduo SEGUNDA EDICIN, 2006 D.R. 2006 por Pearson Educacin de Mxico, S.A. de C.V. Atlacomulco No. 500 5 piso Col. Industrial Atoto 53519, Naucalpan de Jurez, Edo. de Mxico Cmara Nacional de la Industria Editorial Mexicana. Reg. Nm. 1031 Reservados todos los derechos. Ni la totalidad ni parte de esta publicacin pueden reproducirse, registrarse o transmitirse, por un sistema de recuperacin de informacin, en ninguna forma ni por ningn medio, sea electrnico, mecnico, fotoqumico, magntico o electroptico, por fotocopia, grabacin o cualquier otro, sin permiso previo por escrito del editor. El prstamo, alquiler o cualquier otra forma de cesin de uso de este ejemplar requerir tambin la autorizacin del editor o de sus representantes. ISBN 970-26-0786-8 Impreso en Mxico. Printed in Mexico. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 - 09 08 07 06

Para Nohem Angel Prez

Agradecimiento
Inici el ejercicio de la auditora de estados nancieros en 1970, como Auditor Ayudante en el Despacho Freyssinier Morn, S. C., representantes de Ernst & Ernst. Esta magnca rma de contadores pblicos me form dentro de su cdigo de normas laborales, sus procedimientos de vanguardia, sus reglamentos de disciplina y actualizacin permanente, pero, principalmente, en su amor por la profesin, la tica y el servicio. Sobre esas bases me constru un porvenir y conoc la realizacin profesional; por ello, mi gratitud estar siempre hacia el Despacho Freyssinier Morn, una de las mejores rmas de contadores pblicos; y de manera particular con el C.P. y L.A.E. Ricardo Mora Montes, Socio Director del despacho en aquellos aos y con el C.P.C. Juan Alfredo lvarez Cederborg, Socio Director actual. Deseaba dejar constancia de los mecanismos de trabajo con los que me desarroll, por ello, previa autorizacin de esta rma, la clasicacin por secciones de la entidad, el sistema de ndices y las marcas de auditora que respaldan los casos prcticos a lo largo de este libro, son los mismos que estuvieron en vigor durante los diez aos en que colabor en el Despacho Freyssinier Morn. Es importante destacar que la distancia temporal de dichos mecanismos no afecta los contenidos de actualidad con que se ha estructurado este libro. El autor

Contenido
Presentacin ix 1 1

INTRODUCCIN
1 2

La auditora y su entorno
El escenario actual de la auditora

La auditora de estados nancieros 2 2.1 La propuesta de servicios profesionales 2 4 2.2 La etapa preliminar de la auditora 2.3 La etapa intermedia de la auditora 5 2.4 El cierre de la auditora 6

PRIMERA PARTE
1 2

Prctica moderna integral

9 11

Normas de trabajo del contador pblico independiente

Informacin por secciones para el desarrollo de la prctica 23 Seccin 0 Antecedentes y papeles generales 23 35 Seccin 1 Estados nancieros de la empresa Seccin 2 Actas y contratos 43 Seccin 3 Organizacin y estructura de la empresa 49 Seccin 4 Asuntos jurdicos 55 Seccin 5 Sistema, libros y normas de informacin 64 Seccin 7 Asuntos scales 72 Seccin 9 Personal y nminas 78 Seccin 10 Efectivo 87 Seccin 12 Cuentas por cobrar a clientes 106 Seccin 15 Inventarios de mercancas 122 Seccin 16 Inmuebles, mobiliario, equipos e instalaciones 146 Seccin 18 Pagos anticipados 159 Seccin 21 Cuentas y documentos por pagar 169 Seccin 24 Pasivos acumulados 180 Seccin 25 Pasivos estimados 188 Seccin 30 Capital contable 195 Seccin 40 Ventas y costo de ventas 202 Seccin 41 Gastos de operacin 215 Seccin 50 Informes y comunicaciones del Despacho 231 vii

SEGUNDA PARTE
1

Apoyos complementarios

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Las Cdulas de auditora 237 1.1 Principios bsicos para la elaboracin y manejo de las cdulas de auditora 238 239 1.2 Modelos ilustrativos Conrmaciones, declaraciones y certicaciones 260

viii

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Presentacin
La enseanza de la auditora de estados nancieros constituye un reto de grandes dimensiones para quienes ejercen la docencia; los componentes fundamentales de esta especialidad deben transmitirse con realismo; es decir, ubicando a los estudiantes en el entorno que enfrentarn cuando comiencen sus actividades profesionales. ste es el propsito ms importante de este libro: ofrecer vida real; compartir experiencias dentro de los lmites del secreto y la condencialidad marcados por la tica. La introduccin describe los componentes fundamentales de la auditora de estados nancieros: desde el proceso para cotizar los honorarios y proponer el servicio al prospecto de cliente, hasta los objetivos y puntos esenciales de las tres etapas en que debe llevarse a cabo, con lo cual, profesores, estudiantes y lectores en general tendrn un marco de referencia para enfrentar los siguientes temas del libro, en donde se mostrar un caso prctico integral con informacin similar a la que se obtiene y maneja durante el examen de los estados nancieros de una empresa. En primer lugar se enuncian siete normas emitidas por el despacho de contadores pblicos que protagoniza el caso prctico, en las que se describen el sistema de ndices, los componentes bsicos de sus papeles de trabajo e informacin de apoyo para profesores, alumnos y estudiosos de la materia. Estas normas ilustran, en forma enunciativa y no limitativa, uno de los principales componentes establecidos por las rmas de contadores pblicos para fortalecer la calidad de sus servicios. Ms adelante, se presenta el caso prctico integral dividido en 24 secciones; cada una corresponde a un segmento de la estructura de la empresa cuyos estados nancieros sern dictaminados. En cada seccin se incluye un resumen tcnico sobre sus componentes, cdula de objetivos de auditora, programa de auditora y un cuestionario de control interno. Despus de estos componentes, se presentan Guas con informacin rica en planteamientos y problemas reales que deben ser analizados, estudiados y resueltos en el marco de las cdulas de los objetivos y programas de auditora, as como de los cuestionarios de control interno. Inmersos en estos datos, profesores y estudiantes vivirn una aproximacin al escenario, los retos, las presiones y los dilemas que caracterizan el examen de los estados nancieros. Asimismo, relacionado con los dilemas, y como un valor agregado, se incluyen numerosos casos o planteamientos reales, que no se identican con La Conanza, S. A. (cliente hipottico a que hace referencia este libro) pero que corresponden a situaciones que se enfrentarn inevitablemente en el ejercicio de la auditora. Su discusin en grupo resultar enriquecedora dentro del proceso de enseanza-aprendizaje. Para mayor abundamiento, en la segunda parte del libro se incluye una descripcin tcnica de conceptos fundamentales relativos a las cdulas de auditora, su clasicacin y las normas profesionales para su elaboracin, manejo y archivo. Para complementar este material se ofrecen modelos ilustrativos de los principales papeles de trabajo que deben prepararse durante el desarrollo de la prctica, como las cdulas sumarias, analticas y conix

rmaciones. Estos modelos se presentan con el n de que profesores y estudiantes tengan opciones y decidan su uso, o el de otros, basados en su experiencia e iniciativa. Por ltimo, es importante destacar que esta prctica de auditora es adaptable al nmero de sesiones disponibles para su enseanza. Las autoridades, los profesores y los estudiantes pueden decidir el detalle y alcance con que abordarn cada una de las secciones que la integran, a n de optimizar sus tiempos en el marco de esta materia y de otras prioridades acadmicas. En todo caso, cada seccin por s misma, con sus problemas y planteamientos, permite conocer una parte del escenario al que se enfrentan los contadores pblicos independientes. Concluye aqu esta presentacin. Ahora ofrezco el fruto de mis experiencias en el ejercicio de la auditora de estados nancieros, con el genuino deseo de que este libro contribuya en la formacin de profesionales tiles a nuestra sociedad.

El autor

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

INTRODUCCIN
LA AUDITORA Y SU ENTORNO
1. EL ESCENARIO ACTUAL DE LA AUDITORA
En la alborada del siglo XXI, las actividades humanas se perlan hacia la globalizacin. Nadie puede aislarse; todos dependemos de una o varias personas para el desarrollo de nuestra vida cotidiana, y siempre hay alguien que depende de nosotros. Esta realidad puede ser estimulante o abrumadora, pero no hay rutas disponibles de escape. Los negocios, las ciencias, las artes, la poltica y cualquier manifestacin abstracta o concreta del pensamiento, enfrenta retos importantes planteados por su propio entorno. La libertad individual es un espacio cada vez ms pequeo que se localiza entre gran cantidad de normas jurdicas y ordenamientos sociales que imponen exigencias y prohibiciones; quien no se cie a ellas se ver sancionado, penalizado o rechazado. Los organismos gubernamentales, las entidades lucrativas y no lucrativas, las asociaciones civiles y culturales, en n, cualquier estructura social constituida para la satisfaccin de necesidades contribuye con sus propias demandas de bienes y servicios a aumentar la presin social en que vivimos. Todos esperan un servicio rpido, eciente y con calidad; una actitud positiva, satisfaccin de expectativas y valores agregados a cambio del precio o del impuesto que pagan. Los dueos del capital exigen productividad a sus empleados; las instituciones de benecencia estn obligadas a atender a un nmero mayor de menesterosos; el trabajo debe hacerse bien, sin desperdicios y a la primera vez. En la ltima dcada del siglo XX, el neoliberalismo econmico avanz de manera importante en Mxico; la reapertura del sistema nanciero al capital privado tuvo efectos signicativos en el escenario de los negocios y en el sector gubernamental. La rapidez en la dinmica de los mercados provoc que las estructuras normativas se modernizaran y se hicieran ms sosticadas; hubo un incremento importante de las inversiones en informtica y telecomunicaciones, y la informacin nanciera comenz a enfrentar nuevas exigencias en su conabilidad. Los cambios generaron un campo frtil para la actuacin de los contadores pblicos, pero tambin plantearon numerosos retos a sus organismos colegiados; entre ellos, la necesidad de revisar y actualizar la normatividad contable y redenir los marcos conceptuales en que se apoyan los servicios. Una respuesta que debemos destacar a este respecto, es la constitucin del Consejo Mexicano para la Investigacin y Desarrollo de Normas de Informacin Financiera (CINIF), organismo formado por entidades lderes de los sectores pblico y privado, en el que participa el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. El CINIF trabaja desde 2002 aglutinando puntos de vista plurales e independientes, para armonizar la normatividad contable de nuestro pas con las tendencias actuales del mundo globalizado.

Por otra parte, el patrimonio profesional de los contadores pblicos, la Auditora de Estados Financieros, vive una poca de retos y oportunidades. Los clientes no estn plenamente satisfechos; las mujeres y los hombres que dirigen entidades pblicas y privadas expresan su inters por recibir mejores servicios de los auditores independientes que dictaminan sus estados nancieros. Hay mucho por hacer para consolidar este entorno y contrarrestar la insatisfaccin que existe; algunas de estas acciones son actualizar la normatividad; desarrollar nuevos productos; penetrar ms en el campo de la informtica y las telecomunicaciones durante el estudio y la evaluacin del control interno; redisear el enfoque y alcance de los procedimientos de auditora; llevar a cabo el examen de los estados nancieros, efectivamente en tres etapas distribuidas a lo largo del ejercicio social; aplicar con mayor esmero las normas de auditora durante el proceso de cotizacin y propuesta de los honorarios profesionales; las referencias son numerosas y pueden extenderse. Los contadores pblicos deben aceptar esta realidad y trabajar para corregir las ineciencias, para evitar el alto costo de la decadencia y el descrdito social. Despus de una revisin muy general de la situacin actual del ejercicio de la auditora, es preciso recordar los conceptos fundamentales de la auditora de estados nancieros, apasionante actividad profesional y una de las tareas ms complicadas que realizan los contadores pblicos, slo as lograremos los objetivos centrales del presente libro.

2. LA AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS


En un enfoque universal, la auditora es el examen integral sobre la estructura, las transacciones y el desempeo de una entidad econmica, para contribuir a la oportuna prevencin de riesgos, la productividad en la utilizacin de los recursos y el acatamiento permanente de los mecanismos de control implantados por la administracin. Esta denicin, cosechada a lo largo de la prctica profesional, involucra tambin a los auditores externos que dictaminan estados nancieros, y reeja una parte importante de las expectativas del mercado. Hay que asumirlo: el dictamen por s solo no basta para que los clientes estn satisfechos. A su vez, la auditora de estados nancieros puede denirse como el examen de los estados nancieros bsicos preparados por la administracin de una entidad econmica, con objeto de opinar respecto a si la informacin que incluyen est estructurada de acuerdo con las normas de informacin nanciera aplicables a las caractersticas de sus transacciones. El trabajo profesional que conduce al dictamen es largo, interesante y pletrico de retos; debe llevarse a cabo en varias etapas que comienzan en los albores del ejercicio sujeto a examen, y concluye durante los primeros meses del siguiente. La aplicacin de las normas de auditora comienza antes de que el cliente contrate al auditor. A continuacin veremos por qu y cules son las etapas del proceso.

2.1 La propuesta de servicios profesionales


En sentido estricto, la propuesta de servicios profesionales, comienza con el primer contacto entre el auditor y el prospecto de cliente; sta es, sin duda, la ms clara aplicacin de la norma de auditora relativa a la planeacin del servicio. La auditora de estados nancieros, su xito y su rentabilidad para el contador pblico, dependen de la calidad con la que se lleve a cabo el proceso para el clculo de los honorarios profesionales. En la primera reunin entre el socio auditor y un representante de la empresa interesada en los servicios, deben denirse las expectativas del cliente, sus necesidades e intereses, el perl de sus operaciones, as como la congruencia de estos elementos en comparacin con las dimensiones y capacidad estructural del despacho. Tambin debe establecerse, en
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su caso, una fecha para que el auditor acuda a las instalaciones de la empresa con el propsito de obtener toda la informacin relacionada con el clculo de los honorarios. Despus de este primer contacto, el socio a cargo del futuro servicio tomar una primera decisin importante: la eleccin del gerente de auditora que participar en el examen de los estados nancieros. De acuerdo con las prcticas actuales es precisamente este funcionario del despacho quien realizar la visita a las instalaciones de la empresa. Una vez cumplido el protocolo de acceso a la empresa, en donde destaca la entrega de un compromiso de condencialidad rmado por el socio auditor, se lleva a cabo un levantamiento de informacin por medio de entrevistas y la solicitud de documentos. Las conversaciones se efectan con los principales ejecutivos, con el n de perlar, por escrito, los sistemas representativos de la gestin y del negocio: ventas, cuentas por cobrar, abastecimiento, cuentas por pagar y nminas; y desde luego, el sistema de contabilidad, la estructura de la plataforma de cmputo y los componentes del rgimen scal de la empresa, entre otros aspectos. Tambin es indispensable obtener informacin documental sobre los volmenes de los recursos y las operaciones: bancos, clientes, proveedores, personal empleado, nmina y frecuencia de la misma, clasicacin de los almacenes y su ubicacin tanto en el pas como en el extranjero, nmero de artculos que se manejan en almacn, dimensin de los activos jos; cantidad mensual de la emisin de cheques, pedidos de clientes, pedidos a proveedores, notas de entrada y salidas de almacn, remisiones por venta y facturas, reportes de cobranza, recibos de caja, notas de crdito y de dbito, entre otros muchos formularios, los que varan de acuerdo con el giro de la empresa. Seguramente se comprende que toda esta informacin es enunciativa y no limitativa. En todo caso, es importante destacar que el auditor tambin debe llevar a cabo un recorrido por las instalaciones para familiarizarse con la entidad. Debe poner especial nfasis en reas como:
Planta de produccin. Centro de cmputo. Contabilidad general. Caja. Recursos humanos. Almacn. Cobranzas. Abastecimientos. Comedor. Archivo general.

El recorrido permite enriquecer los conocimientos del auditor en torno al clima organizacional, la logstica en la distribucin de los espacios, la ecacia de los mecanismos de seguridad fsica, la disciplina en la operacin de los equipos de cmputo, as como la condencialidad en la custodia y el manejo de documentos que respaldan la dinmica de las transacciones. Por todo ello, durante la visita a las instalaciones del prospecto de cliente, aunque todava no ha sido contratado y tal vez no ocurra, el auditor debe cumplir con dos normas de auditora generalmente aceptadas: cuidado y diligencia profesional y obtencin de evidencia suciente y competente. La informacin recabada por el auditor a travs de las entrevistas y los documentos obtenidos, permite tener la razonable seguridad de que la empresa es auditable; en otros trminos, la visita a las instalaciones capacita al auditor para llegar a conclusiones sobre si existen sucientes elementos de control interno para llevar a cabo su examen sobre los estados nancieros. Adems, dicha informacin tambin es indispensable para determinar tres factores bsicos que respaldan los honorarios que sern propuestos a la empresa:
INTRODUCCIN / LA AUDITORA Y SU ENTORNO

Nmero de horas-hombre que se invertirn en la auditora. Dicultad estimada para efectuar la auditora. Cantidad y nivel del personal que ser asignado a la auditora.

La estimacin de estos tres factores constituye otro elemento esencial en la planeacin de la auditora de estados nancieros. Cualquier error debido a falta de informacin, por descuido o negligencia, durante la visita a las instalaciones del prospecto de cliente, tendr repercusiones signicativas sobre el desarrollo del examen, la calidad del servicio, los recursos de la empresa y los del propio despacho de contadores pblicos. En efecto, como el lector seguramente ya lo habr percibido: La auditora de estados nancieros comienza antes de la contratacin del auditor.

2.2 La etapa preliminar de la auditora


Es necesario efectuar la etapa preliminar de la auditora durante el cuarto o quinto mes del ejercicio sujeto a examen. En este momento se lleva a cabo el estudio y la evaluacin del control interno, por lo que su objetivo principal puede resumirse en los siguientes trminos: Conocer los sistemas ms signicativos que se identican con los estados nancieros y llegar a conclusiones sobre el nivel de conanza que se puede asignar a la informacin que deriva de ellos. Esta etapa ilustra elmente el enfoque humano que caracteriza a la auditora de estados nancieros. No todo el trabajo es sobre los nmeros; el auditor debe penetrar en la estructura de la empresa; conocer a fondo los sistemas que hacen posible la dinmica de sus operaciones y producen las aplicaciones contables; navegar en los ciclos de ingresos, egresos, produccin, tesorera e informacin. Penetrar y navegar por la estructura implica llevar a cabo entrevistas en todos los niveles de la organizacin: directores de rea, gerentes, jefes de departamento; tambin analistas y auxiliares. El propsito es averiguar y entender cul es el origen de la informacin nanciera en los segmentos ms signicativos de ella. Desde luego, es necesario que el auditor observe los sistemas en su genuina operacin, que acuda al piso donde los trabajos se llevan a cabo para vivir el espritu de las transacciones y madurar paso a paso su criterio y comprensin del negocio. La secuencia de los trabajos durante la etapa preliminar, en trminos de lo que un auditor responsable y profesional debe hacer para cumplir con las normas de auditora generalmente aceptadas, puede resumirse en los siguientes pasos:
1. Conocer la estructura de los sistemas. 2. Reejar la estructura de sistemas en papeles de trabajo. 3. Identicar riesgos y denir las bases para calcular las muestras de auditora necesarias en las pruebas de cumplimiento. 4. Vericar la autenticidad de los sistemas, mediante pruebas de cumplimiento. 5. Evaluar la conanza de los sistemas. 6. Emitir un informe con recomendaciones para mejorar los sistemas y prevenir la incidencia de riesgos.

Los primeros cuatro pasos constituyen el estudio del control interno y deben incluir la identicacin de las aplicaciones contables para cada una de las transacciones signicativas, en su ruta hacia los estados nancieros. Tratndose, por ejemplo, de una empresa comercial tpica, es indispensable que el auditor conozca todo el sistema de ventas, desde
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la recepcin del pedido del cliente, hasta el registro de la cuenta por cobrar; la entrada, la salida de mercanca y el cargo contable al rubro de costo de lo vendido. Con este conjunto, autenticado mediante procedimientos de auditora, el auditor queda facultado para llegar a conclusiones sobre el nivel de conanza de cada uno de los renglones respectivos, tanto del balance general como del estado de resultados. Esta es, propiamente, la evaluacin a que se reeren las normas de auditora. Es importante destacar que la etapa preliminar debe producir valores agregados de prevencin para el cliente; la secuencia descrita, elmente aplicada, permitir identicar si existen controles internos no establecidos, mecanismos de control no acatados, transacciones no reconocidas en libros y demoras en el registro contable de las operaciones. Una etapa preliminar efectuada de manera responsable, aporta informacin sobre retrasos en renglones como la estimacin de cuentas de cobro dudoso, obsolescencias de inventarios, estimaciones de depreciacin, aplicaciones de intereses al costo de nanciamiento, provisiones para primas de antigedad, entre muchos otros ejemplos que, en esta poca temprana del ejercicio, pueden corregirse para evitar cargas de trabajo y desgastes en el cierre anual de las operaciones.

2.3 La etapa intermedia de la auditora


Debe comenzar durante el noveno o dcimo mes del ejercicio sujeto a examen. Su objetivo principal es que el auditor se forme una opinin preliminar sobre la razonabilidad de los estados nancieros, considerando las normas de informacin aplicadas por la empresa de acuerdo con las caractersticas de sus transacciones. Esta etapa se caracteriza por las pruebas sustantivas que se aplican sobre los movimientos y saldos de una balanza de comprobacin, a una fecha cercana al cierre anual del ejercicio. El alcance, naturaleza y oportunidad de dichas pruebas est determinado por los niveles de conanza que se asignaron a los controles internos como resultado de la etapa preliminar. Dentro de los enfoques actuales para el desarrollo de esta etapa de la auditora, destaca el que una cantidad importante de los papeles de trabajo con informacin para el auditor es preparada por empresa. El contador pblico independiente es un profesional cuyo tiempo debe invertirse en examinar y no en imprimir datos de la contabilidad. Compartir esfuerzos bajo un criterio de sinergia, no menoscaba la independencia del auditor y contribuye a evitar incrementos signicativos de honorarios. Aunque los despachos de contadores pblicos suelen solicitar volmenes importantes de trabajos para el desahogo de sus pruebas sustantivas, es necesario destacar que su preparacin tambin contribuye a mejorar los registros contables y las estructuras del control. La siguiente es una relacin ilustrativa de algunos documentos e informacin solicitados por el auditor para efectos de la etapa intermedia de su examen sobre los estados nancieros:
Balanza de comprobacin. Relaciones analticas de todas las cuentas colectivas. Extractos de las actas de asambleas de accionistas. Explicacin, por escrito, de las variaciones signicativas entre las cifras reales y las presupuestadas. Conciliacin, por escrito, entre las cifras scales declaradas y las cifras respectivas de los registros contables. Anlisis de primas de seguros por devengar y las porciones devengadas cargadas a resultados. Conciliacin de saldos de todas las cuentas bancarias, as como el anlisis y la explicacin de las partidas en trnsito.
INTRODUCCIN / LA AUDITORA Y SU ENTORNO

Anlisis por antigedad de las cuentas por cobrar a clientes y a otros deudores. Preparacin de la circularizacin de saldos, para obtener las conrmaciones de clientes, otros deudores, proveedores y otros acreedores. Anlisis y aclaracin de las inconformidades resultantes de la conrmacin de saldos sobre activos y pasivos. Relacin analtica de cartera morosa en poder de abogados. Conexin del inventario fsico de mercancas con cifras segn libros e integracin de los ajustes respectivos. Relaciones analticas de inventarios obsoletos y de lento movimiento. Conciliaciones de saldos con compaas aliadas. Anlisis de incrementos y liberaciones a provisiones para primas de antigedad, indemnizaciones y otras similares. Instructivo para el inventario fsico de mercancas en almacenes.

Dentro de la terminologa utilizada por los auditores de estados nancieros, a todos estos documentos y anlisis por escrito se les conoce como cdulas preparadas por la compaa o, recurriendo a trminos ms coloquiales, CPC. En todo caso, los despachos de contadores pblicos tienden a considerar que una mayor cantidad de CPC conduce, casi siempre, a una mayor eciencia en el desarrollo de la auditora. Comoquiera que se consideren y utilicen las CPC, la etapa intermedia implica que el auditor analice la balanza de comprobacin al 30 de septiembre o, en su caso, al 31 de octubre, para identicar movimientos y saldos signicativos con el n de encauzar sus pruebas sustantivas hacia ellos. En este punto es vlido mencionar que, durante esta etapa, el auditor debe encontrar tiempo para cerciorarse de que sus recomendaciones al control interno, derivadas de la etapa preliminar, fueron implantadas por la empresa. La etapa intermedia tambin debe aportar valores agregados al cliente: ya han transcurrido nueve o diez meses del ejercicio y se ha examinado la balanza de comprobacin muy cercana al cierre anual; el auditor puede perlar su dictamen, pues conoce los problemas importantes que existen sobre los principales rubros de los estados nancieros; tiene ya un punto de vista slido sobre los impactos en su opinin si dichos problemas contables no se corrigen. De acuerdo con lo anterior, el auditor debe involucrarse en la preparacin del plan de cierre anual de operaciones de su cliente; subrayando la necesidad de que los ajustes de relevancia se registren; ofreciendo su orientacin al respecto. Todava es tiempo de evitar un cierre contable anual sobrado de dicultades y cargas de trabajo extenuantes. Esta es una de las aportaciones ms signicativas de la etapa intermedia en el examen de los estados nancieros.

2.4 El cierre de la auditora.


En esta etapa se examina la informacin nanciera nal, es recomendable llevarla a cabo durante los primeros dos meses del siguiente ejercicio. Su objetivo es que el auditor actualice el punto de vista que se ha formado sobre la razonabilidad de la informacin nanciera intermedia, para consolidar la evidencia que dar sustento al dictamen. El cierre de la auditora comprende tres puntos importantes:
Obtener la balanza nal de comprobacin. Analizar la balanza de comprobacin para identicar movimientos y saldos atpicos. Considerar el resultado del examen sobre cifras intermedias, para decidir sobre la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditora propios de esta etapa.

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Como se puede observar, la parte crtica de los trabajos comienza en la balanza de comprobacin que, aunque es previa y est sujeta a los posibles ajustes de auditora, debe reejar el mejor esfuerzo de la empresa para efectos del cierre anual de sus operaciones. Si el auditor actu en forma preventiva, cumpliendo los objetivos y programas de las dos visitas anteriores, es posible asumir una actitud optimista y esperar pocos errores. El anlisis de la balanza de comprobacin est dirigido a identicar cuentas que, durante los ltimos dos meses del ejercicio, muestren un comportamiento no consistente o no proporcional respecto a los meses anteriores. Este anlisis debe contemplar la naturaleza de cada uno de los rubros, a n de no estructurar conclusiones equivocadas: Si la cuenta de clientes tiene un saldo, al nalizar el ao, de 300 millones de pesos y, al 31 de octubre pasado, el saldo era de 295 millones de pesos, una interpretacin posiblemente errnea es la de considerar que los derechos de cobro se incrementaron en 5 millones de pesos. En este caso, es necesario analizar tambin los movimientos deudores y acreedores que presenta la cuenta en el periodo de referencia, a n de incluirlos en la aplicacin de los procedimientos de auditora. Los saldos en rubros como ventas o gastos de operacin constituyen movimientos acumulados a lo largo del ejercicio; su anlisis permite comparaciones uniformes y ms giles respecto a la importancia de sus incrementos y disminuciones: si al 31 de octubre del ao auditado las ventas eran de 2 mil millones de pesos y al cierre del ejercicio lograron un techo de 2 mil 800 millones de pesos, es posible considerar que entre las etapas intermedia y nal de la auditora las ventas tuvieron un incremento del 100%, en comparacin con su comportamiento durante los diez meses anteriores. Dependiendo del resultado de las pruebas sustantivas que se aplicaron sobre el rubro de ventas en el marco de la etapa intermedia, as como del nivel de conanza del control interno en el ciclo de ingresos, el auditor decidir si es necesario incrementar su alcance sobre los 400 millones de pesos que se perlan como atpicos en las ventas al cierre del ejercicio. Una reexin sobre los dos prrafos anteriores permite identicar la trascendencia de las etapas preliminar e intermedia de la auditora de estados nancieros. La ejecucin responsable de ellas y el cumplimiento estricto de las normas de auditora generalmente aceptadas, proporcionan un remanente de tiempo para llevar a cabo un cierre de auditora realmente profesional, enfocado a los segmentos ms importantes y estratgicos de la empresa. En el lado opuesto, un lado oscuro, estn las etapas nales de auditoras con jornadas de 18 horas diarias, desgastantes e inhumanas, destinadas a procedimientos propios de la etapa intermedia y a la elaboracin de papeles de trabajo, lo cual se hace en forma tan precipitada que pueden resultar de difcil comprensin para los auditores ayudantes. La etapa nal de la auditora tambin incluye algunos procedimientos especcamente aplicables al cierre del ejercicio. El apoyo de la empresa vuelve a ser necesario para que el auditor desahogue ciertas pruebas sustantivas que pueden considerarse obligatorias en esta etapa del examen de los estados nancieros. A continuacin se ofrece una lista enunciativa y no limitativa sobre dichas pruebas:
Estudio de correspondencia con abogados para identicar contingencias. Arqueo de plizas de seguros y anzas. Identicacin de acuerdos de asambleas extraordinarias de accionistas con impacto en el capital contable. Examen de conciliaciones bancarias. Examen de la suciencia de la estimacin de cuentas de cobro dudoso. Examen supletorio a la conrmacin de clientes. Observacin del inventario fsico de mercancas y levantamiento de pruebas selectivas.
INTRODUCCIN / LA AUDITORA Y SU ENTORNO

Examen de ajustes al inventario derivados de conteos fsicos. Examen de la suciencia en la estimacin de inventarios obsoletos o de lento movimiento. Prueba de costo o mercado para el inventario de mercancas. Prueba global sobre la razonabilidad del costo de ventas. Corte de formas al cierre del ejercicio y examen de eventos posteriores al activo, pasivo, capital contable y cuentas de ingresos, costos y gastos. Examen del clculo del impuesto sobre la renta (ISR) y la participacin de utilidades a trabajadores (PTU) Examen del ajuste al ISR y PTU diferidos. Obtencin de todas las conrmaciones obligatorias para liberar la entrega del dictamen.

La etapa es apasionante, un reto integral para el socio responsable, el gerente de auditora, el auditor encargado y los auditores ayudantes. Despus de varias semanas de trabajo intenso se conocen las fortalezas y debilidades de la empresa; las pequeas y grandes dicultades para mantener o ampliar el mercado, contingencias y amenazas; los proyectos condenciales para superar a los competidores; las necesidades que se enfrentan en materia de ujo de efectivo; la lealtad de algunos trabajadores y el protagonismo supercial de otros, incluyendo a ejecutivos de importancia. Todo ello, junto con los ajustes a registros contables derivados de las pruebas sustantivas, debe sopesarse, medirse y evaluarse en relacin con su posible impacto en los estados nancieros tomados en conjunto. Dentro de los puntos nales que deben cumplirse durante la tercera etapa de la auditora, destaca la obtencin de las conrmaciones y declaraciones por escrito, que son indispensables para respaldar el dictamen: del secretario del consejo de administracin, de todos los abogados y los bancos; tambin de los actuarios y las compaas aliadas. La informacin proporcionada por estas personas fsicas y morales puede conducir a identicar circunstancias y transacciones que deben revelarse en los estados nancieros y que, eventualmente, no han sido registradas por la empresa. Otro documento importante es la certicacin de que los inventarios de mercancas que muestra el balance general estn en adecuadas condiciones fsicas, para su consumo en los procesos de produccin o para su venta a clientes, con los mrgenes de utilidad calculados por la empresa. Esta certicacin debe rmarla un especialista con facultades legales para ello y debe incluir tambin el nmero de su cdula profesional. Imagina un caso de inventarios formados por azufre y mercurio con valor de 800 millones de pesos; el auditor examin facturas, corrobor unidades fsicas de pesos y de medidas, veric el correcto clculo de los costos, as como las aplicaciones contables respectivas; pero cerciorarse de que en los contenedores hay efectivamente azufre y mercurio es un reto que escapa a su capacidad profesional. El ltimo da de su estancia en las instalaciones del cliente, el auditor debe obtener otro documento indispensable para respaldar su dictamen, la carta de declaraciones de la empresa, rmada por el director general y por el funcionario de ms alta jerarqua dentro del rea que produce la informacin nanciera que ha sido auditada. En este documento se ratica la buena fe y apertura que tuvo la empresa para proporcionar al auditor toda la informacin verbal y documental requerida por l, sin omisin o manipulacin alguna, para que su examen de los estados nancieros pudiera llevarse a cabo de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas.

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Primera parte
PRCTICA MODERNA INTEGRAL

1. Normas de trabajo del contador pblico independiente

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Norma nmero 1. Papeles de trabajo y Sistema de ndices


Para efectos de los servicios de auditora que proporcionamos a nuestros clientes, el Despacho considera que las entidades econmicas se integran por los siguientes cinco ciclos de operacin: 1. 2. 3. 4. 5. Ingresos Egresos Produccin Tesorera Informacin

Estos ciclos de operacin, sin embargo, no permiten distribuir las actividades propias de la auditora de estados nancieros y manejar con detalle nuestros papeles de trabajo. Por ello, el Comit de Desarrollo del Despacho ha preparado una relacin analtica de reas funcionales a partir de dichos ciclos, cuyo detalle hace posible la asignacin de actividades, el control de las cdulas de auditora y la eciencia en el examen de los estados nancieros de nuestros clientes. De acuerdo con lo anterior, las siguientes secciones deben ser memorizadas por el personal profesional del Despacho, pues son parte importante de la estructura de trabajo en la rma. Las secciones omitidas se reservan para nuevas aperturas. Seccin 0 1 2 3 4 5 7 9 10 Concepto Antecedentes y papeles generales Estados nancieros de la empresa Actas y contratos Organizacin y estructura de la empresa Asuntos jurdicos Sistema, libros y normas de informacin Asuntos scales Personal y nminas Efectivo

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12 15 16 18 21 22 23 24 25 30 40 41 42 43 50

Cuentas por cobrar a clientes Inventarios de mercancas Inmuebles, mobiliario, equipos e instalaciones Pagos anticipados Cuentas por pagar a proveedores Documentos por pagar Otras cuentas por pagar Pasivos acumulados Pasivos estimados Capital contable Ventas y costo de ventas Gastos de operacin Otros gastos Otros ingresos Informes y comunicaciones del Despacho

Las secciones anteriores son parte del sistema de ndices del Despacho, por lo que las cdulas de auditora deben clasicarse y archivarse, de acuerdo con su contenido, en la seccin correspondiente. Dicho sistema de ndices se apoya, a su vez, en una clasicacin decimal que contempla los dos tipos de papeles de trabajo que existen: estadsticos, o de referencia permanente, y transitorios. La clasicacin decimal es: Papeles estadsticos o de referencia permanente. .1 .2 .3 .4 Papeles transitorios .6 .7 .0 Concepto Objetivos de auditora Cuestionarios de control interno Programas especcos de auditora Grcas de ujo y narrativas Observaciones al control interno Informacin de registros contables Conrmaciones y certicaciones

De acuerdo con lo anterior, el personal profesional del Despacho debe considerar que los ndices para el manejo y control de los papeles de trabajo se forman como sigue: 10.2-1 Una cdula de auditora con el ndice antes descrito, representa: a. Un papel de trabajo con informacin relativa al rea de efectivo. b. Un papel de trabajo de referencia permanente que contiene un cuestionario de control interno sobre el rea de efectivo.
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c. El primer papel de trabajo de la Seccin 10, como lo indica el nmero a la derecha del guin, dgito que el Despacho destina de acuerdo con el orden progresivo de las cdulas de auditora. En caso de que una cdula de auditora requiera de varias pginas, se usar una diagonal bajo el ordinal mencionado y, bajo dicha diagonal, se anotarn tantos nmeros como pginas sean necesarias, ejemplo: 10.2-1/1, 10.2-1/2, 10.2-1/3 Lo anterior quiere decir que la cdula de auditora 10.2-1 est formada por tres pginas, como lo indican los nmeros progresivos 1 al 3 colocados bajo la diagonal. Como puede observarse, los ndices debern anotarse, sin excepcin, a lpiz o tinta roja en las cdulas de auditora. Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, pero recuerde que la informacin que contienen es propiedad de cada cliente. Cumpla usted de manera rigurosa con todas las disposiciones sobre seguridad y condencialidad vigentes en el Despacho para el manejo, la custodia y el control de las cdulas de auditora. Contadores Pblicos Titulados, S. C. Norma interna para uso exclusivo de su personal profesional.

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Norma nmero 2. Encabezado de las Cdulas de Auditora


Con excepcin de las copias obtenidas de los documentos y registros de nuestros clientes, el personal profesional del Despacho est obligado a preparar papeles de trabajo utilizando la papelera exclusiva de la rma y los recursos de nuestros programas de cmputo. Bajo esta consideracin, el encabezado de las cdulas de auditora est dividido en dos reas con cinco renglones cada una, numerando del 1 al 5 el rea izquierda y del 6 al 10 la derecha; en cada uno de estos 10 renglones debe anotarse la siguiente informacin: 1. Nombre de la empresa. 2. Nombre de la seccin a la que se reere la cdula de auditora: en papeles de las etapas intermedia y nal, nmero y nombre preciso de la cuenta de mayor a que se reere la cdula, utilizando la misma codicacin del cliente. 3. Descripcin objetiva y breve del contenido de la cdula. 4. Contina la descripcin del contenido. 5. Contina la descripcin del contenido. 6. ndice de la cdula de auditora a lpiz o tinta roja. 7. Fecha de cierre del ejercicio que se est auditando. 8. Fecha de preparacin de la cdula de auditora. 9. Iniciales del auditor que prepar la cdula de auditora. 10. Iniciales del encargado o gerente de auditora, una vez aprobado el contenido de la cdula de auditora. Adems de lo anterior, es indispensable que, al reverso de la primera pgina de cada cdula de auditora, se anote la fuente de la cual se tomaron los datos que integran su contenido. La aplicacin de esta norma no admite excepciones. Contadores Pblicos Titulados, S. C. Norma interna para uso exclusivo de su personal profesional.

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Norma nmero 3. El uso de los Cuestionarios de Control Interno


El personal profesional de la rma debe considerar que la resolucin de los cuestionarios de evaluacin es una actividad exclusiva del auditor. Bajo ninguna circunstancia se admite entregar los cuestionarios al cliente, para que ste los responda, ni como recurso para levantar informacin sobre estructuras, ni como complemento de dicha evaluacin. Los cuestionarios de evaluacin deben ser respondidos por el auditor despus de nalizar la etapa de vericacin de la estructura o los sistemas de control interno, en consecuencia, tiene la plena certeza de que: Se han cubierto todos los aspectos esenciales relativos a la estructura o al ujo de las transacciones en el rea sujeta examen. Se ha raticado la autenticidad de la informacin contenida en las grcas de ujo o en las descripciones narrativas preparadas durante el estudio del control interno. Se tiene evidencia suciente de dicha raticacin en nuestros papeles de trabajo. Cada pregunta de los cuestionarios debe responderse tomando en consideracin las grcas de ujo, las descripciones narrativas, las circunstancias del entorno, el clima del rea auditada, as como el entendimiento que el auditor ha obtenido del estudio de la estructura y los sistemas. Hay que considerar que jams se responde una pregunta de los cuestionarios con base en lo que el auditor escuch o le dijeron, sino exclusivamente apoyado en lo que le consta como resultado de sus observaciones y las pruebas efectuadas. De acuerdo con lo anterior, los siguientes puntos deben tomarse en consideracin al responder los cuestionarios de control interno: 1. Son un apoyo para determinar la conabilidad del sistema de control interno establecido por la empresa, pero no tienen el propsito de cubrir todos los aspectos o situaciones especcas de cada cliente. 2. Los cuestionarios deben modicarse en las partes en que existan preguntas especcas aplicables a la empresa en particular. 3. Los espacios previstos para las respuestas deben contestarse con S, NO o NA (no aplicable); no con otras expresiones que provoquen dudas. 4. Las preguntas han sido preparadas para que, cuando haya respuestas negativas, el auditor considere procedimientos alternativos y, en su caso, tenga en cuenta estas respuestas para efectos de la naturaleza, el alcance y la oportunidad de las pruebas sustantivas en las etapas intermedia y nal. 5. La resolucin de los cuestionarios no es suciente para evaluar el control interno, por lo que deber complementarse con grcas de ujo o descripciones narrativas cuyo contenido ser autenticado mediante procedimientos de auditora. 6. Al trmino de cada seccin deber indicarse en el cuerpo del cuestionario, si el control interno es ALTO, MODERADO o BAJO; adems de, en su caso, los
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comentarios sobre los segmentos que enfrentan mayores riesgos o reas de oportunidad. Si el espacio no es suciente deber utilizarse el reverso del cuestionario. 7. Cada cuestionario debe ser contestado por el auditor encargado y aprobado por el Gerente de Auditora. Bajo ninguna circunstancia los cuestionarios sern respondidos por el cliente. 8. Para exmenes posteriores, los cuestionarios de control interno deben actualizarse en el marco de los trabajos de la etapa preliminar. Contadores Pblicos Titulados, S. C. Norma interna para uso exclusivo de su personal profesional.

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Norma nmero 4. Marcas de Auditora


El personal profesional del Despacho debe utilizar las marcas de auditora que establece el Catlogo en vigor. Una marca de auditora es un smbolo que equivale a procedimientos de auditora aplicados sobre el contenido de los papeles de trabajo; constituye una declaracin personal, individual e intransferible sobre el autor de la cdula de auditora, cuyas iniciales aparecen en el encabezado. Las marcas establecidas por el Despacho son: 1 Suma vericada Resta vericada Multiplicacin vericada Divisin o porcentaje vericado Suma cuadrada en un registro matricial Vericado contra registros contables Dato correcto Vericado contra existencias fsicas Vericado contra evidencia documental

Las marcas deben anotarse invariablemente a lpiz o tinta roja. El personal profesional debe considerar que el uso de otras marcas y la consecuente apertura de cdulas para explicar su contenido, constituyen prcticas indebidas que generan tiempo improductivo y no estn permitidas en el Despacho. Contadores Pblicos Titulados, S. C. Norma interna para uso exclusivo de su personal profesional.

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Norma nmero 5. Conrmaciones, Declaraciones y Certicaciones


En el marco de las tres etapas en que el Despacho lleva a cabo la auditora de estados nancieros y de acuerdo con las circunstancias, el personal profesional debe obtener las siguientes raticaciones por escrito: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Conrmacin del Secretario del Consejo de Administracin. Conrmaciones de los abogados internos y externos. Conrmaciones de compaas aseguradoras y aanzadoras. Cuentas de cheques y de depsitos, prstamos e inversiones. Cartera por cobrar a clientes. Cartera por cobrar a otros deudores. Inventarios propiedad de la empresa en poder de terceros. Inventarios propiedad de terceros en poder de la empresa. Certicado sobre posibilidad de venta o uso de los inventarios. Cuentas por cobrar y por pagar a compaas aliadas. Cuentas y documentos por pagar a proveedores. Conrmacin de actuarios sobre incrementos o liberacin de provisiones. Carta de declaraciones de la empresa. Otras conrmaciones de acuerdo con el giro de la empresa.

El Despacho tiene formatos disponibles para todos los conceptos anteriores, para que el personal del cliente haga las transcripciones respectivas en papel membretado de la empresa. Contadores Pblicos Titulados, S. C. Norma interna para uso exclusivo de su personal profesional.

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Norma nmero 6. Conducta profesional


Los auditores del Despacho estn obligados a cumplir con las siguientes normas de conducta, a n de garantizar la calidad de sus trabajos y lograr el respeto, la conanza y el reconocimiento de los clientes con quienes estarn en contacto como representantes de la rma. 1. Los documentos, los registros y la informacin del cliente son condenciales; lo mismo aplica para la informacin que usted reciba de manera verbal por parte de ellos. No debe comentar con extraos o terceros en general ningn asunto relativo a la organizacin, las operaciones o cifras de nuestros clientes, por insignicantes que parezcan. 2. La organizacin interna de nuestro Despacho, infraestructura, procedimientos de trabajo, programas de auditora, cuestionarios de control interno, catlogos de marcas y otros recursos tecnolgicos para el desarrollo de nuestras actividades, tambin son condenciales. 3. Los nombres y giros de negocios de los clientes del Despacho son condenciales. Divulgarlos con alguna persona interesada o curiosa provoca, generalmente, preguntas adicionales que usted, por cortesa, no podr rehusarse a contestar. Evite las excepciones. 4. Considere seriamente que ante un cliente el Despacho es usted. Comprtese con cortesa en las instalaciones de los clientes, pero no confunda la amabilidad con una camaradera abierta o con una conanza desmedida hacia los funcionarios y empleados, especialmente del sexo opuesto. 5. Usted est en las ocinas de un cliente porque l lo considera necesario; pero tome en cuenta que su presencia implica distraccin e interrupciones para sus empleados y funcionarios; por lo que es indispensable reducir al mnimo esta clase de molestias. Recuerde que no tenemos derecho de uso preferente sobre los equipos, registros y archivos del cliente. 6. Tambin deben reducirse al mnimo las dudas que se plantean al cliente, especialmente si no se trata de la primera auditora. Agote todas las posibilidades con el siguiente auditor en jerarqua. 7. Evite hacer crticas, sugerencias o comentarios de cualquier naturaleza al personal del cliente. Al respecto, concntrese en anotar sus observaciones y sugerencias en las cdulas de auditora destinadas para ello. 8. Si el personal del cliente le formula alguna consulta, exprese su opinin slo si est plenamente seguro de ella; an as, considere la conveniencia de raticar su respuesta con un miembro de la rma que conozca con profundidad la estructura y las operaciones de la empresa. 9. En ocasiones, el personal del cliente considera que el auditor puede resolver sus problemas y dicultades laborales, inclusive las relativas a sus remuneraciones. Escuche usted cortsmente, pero no comprometa en ningn sentido cualquier promesa de apoyo o ayuda. Nada debe ni puede hacer un auditor a este respecto.
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10. Nunca participe usted en polmicas o discusiones de ninguna naturaleza con el personal del cliente. Bajo ninguna circunstancia puede expresar sus opiniones religiosas, polticas o morales ante el personal del cliente. 11. Usted es el primer obligado a cumplir estrictamente con todos los mecanismos de seguridad y control implantados por el cliente para su personal. Es muy importante que usted llegue a la hora en que se inician las actividades, o antes, sin que inuya en ello el que haya usted salido tarde de la empresa el da anterior. 12. Evite prolongar su trabajo en forma signicativa en relacin con el horario de salida del personal del cliente. En caso necesario, comunique lo procedente a la persona sealada por los mecanismos de control en vigor. Usted no debe aceptar, en ningn caso, que se le proporcionen llaves para acceder a las instalaciones del cliente o salir de ellas. 13. Su atuendo debe ser el apropiado a su carcter de auditor o auditora. Evite las extravagancias. No deje de usar saco y corbata al menos que, por el clima del entorno, as lo haga el funcionario de ms alta jerarqua en la empresa. 14. Los registros, expedientes, documentos, libros y papeles de la empresa deben devolverse precisamente a quien los proporcion, en la colocacin con que lo hizo y rigurosamente en el plazo establecido con dicha persona. Queda rigurosamente prohibido convertir el espacio asignado a los auditores externos, en una sucursal del archivo del cliente. 15. Al nalizar el da de trabajo y durante la hora de la comida, el escritorio que se le asign a usted debe quedar limpio y sin papeles de ninguna clase sobre l. No aplicar esta norma implica violar los ms elementales preceptos en materia de condencialidad sobre el manejo de la informacin. 16. Es vlido comprar mercancas o servicios de nuestros clientes, pero bajo ninguna circunstancia gestione o admita que se le concedan descuentos o privilegios. Adems, debe usted pagar sus compras al riguroso contado. 17. Queda terminantemente prohibido cambiar cheques en la Caja del cliente o pedir dinero para cubrir sus gastos de viaje u otros viticos, aunque estos hayan sido causados por acudir a sus instalaciones. 18. El Despacho y el cliente reconocen su calidad y nivel profesional tratndose de gastos de viaje; sin embargo, estos desembolsos deben ser razonables, excluyendo lujos y, asimismo, consumos por cigarrillos, licores y otros de carcter personal. 19. Usted debe abstenerse de hacer invitaciones al personal o a los funcionarios del cliente, salvo que cuente con la autorizacin previa del socio o gerente responsable. 20. Procure no aceptar las invitaciones que le hagan los funcionarios del cliente, salvo en casos en que su negativa pueda originar tensiones que afecten la comunicacin con la empresa. 21. Usted debe abstenerse de usar los telfonos de los clientes, excepto cuando se trate de asuntos de verdadera urgencia, tanto personales como del Despacho. 22. El registro diario de las horas trabajadas es indispensable para que usted prepare un reporte mensual individual, que la rma utiliza para facturar el servicio a nuestros clientes. 23. Es indispensable que usted cumpla con su programa semestral de actualizacin profesional elaborado por el Despacho. Esta obligacin debe armonizarse, en su caso, con asignaciones de auditora fuera de la Ciudad de Mxico. Contadores Pblicos Titulados, S. C. Norma interna para uso exclusivo de su personal profesional.
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Norma nmero 7. Informacin tcnica para los lectores


En las pginas siguientes se incluyen la informacin y los datos necesarios para que el profesor conduzca a los estudiantes en el desarrollo y la ejecucin de esta prctica de auditora. Este comentario es aplicable para los lectores que, ajenos al mbito acadmico, estn interesados en enfrentar los retos que plantea la auditora de estados nancieros. De acuerdo con lo anterior, es importante destacar que para cada una de las secciones que se enumeran en la Norma nmero 1 de este libro, podr encontrarse la siguiente informacin: 1. Cdula estadstica con objetivos de auditora: Esta cdula deber formar parte del legajo de auditora; es necesario comentar su contenido, para comprender las razones por las que se aplican los procedimientos de auditora en cada seccin. 2. Cuestionario de control interno: Es un papel de trabajo del archivo permanente, que deber formar parte del legajo de auditora. Los estudiantes debern anotar las respuestas a las preguntas que lo integran despus de que se hayan aplicado los procedimientos propios de la etapa preliminar de la auditora, segn se establece en la Norma nmero 3 de este libro. 3. Programa de auditora: Es un papel de trabajo del archivo permanente, que debe formar parte del legajo de auditora. A medida que los procedimientos que lo integran se cumplan y queden reejados en cdulas de auditora, debern anotarse las referencias cruzadas a lpiz o tinta roja, para dejar constancia de su cumplimiento. 4. Planteamientos prcticos: Estn identicados como Guas, son datos para reejarse en cdulas estadsticas o transitorias; descripciones sobre sistemas para su anlisis y diagnstico; problemas a los que se enfrenta el auditor en cada una de las etapas de su examen y que debern ser resueltos por los alumnos con el apoyo del profesor; cifras contables para su acomodo en sumarias y analticas, as como errores implcitos en ellas, que debern ser detectados para sugerir los ajustes respectivos a la empresa. En el marco de toda esta informacin, los estudiantes debern elaborar todas las cdulas de auditora que sean necesarias, como las de observaciones y sugerencias al control interno y las de ajustes a los registros contables, cumpliendo con los requisitos de encabezado, marcas e ndices de auditora ya descritos en las normas de pginas anteriores. Tambin debern elaborar formalmente la correspondencia que se cruza entre el Despacho y el cliente sobre asuntos de la auditora, como la propuesta de honorarios, las solicitudes de conrmaciones y los trabajos a cargo de la empresa, entre otros, utilizando papel membretado de diseo y estilo con la iniciativa de cada estudiante. Es importante sealar que la informacin que contienen las pginas siguientes constituye un punto de referencia que admite cualquier variable que el profesor considere necesaria.

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La identicacin y registro de ajustes, la emisin del dictamen y la preparacin de los estados nancieros y sus notas requieren, en consecuencia, del agrupamiento, anlisis y estudio de los datos que se incluyen en cada seccin, con instrucciones y apoyo del profesor. Contadores Pblicos Titulados, S. C. Norma interna para uso exclusivo de su personal profesional.

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2. Informacin por secciones para el desarrollo de la prctica

SECCIN 0 Antecedentes y papeles generales

Comprende el estudio de las actividades que lleva a cabo el auditor, para presentar a su prospecto de cliente una propuesta de servicios y honorarios profesionales. Incluye el control de asuntos pendientes durante el desarrollo de la auditora, as como informacin y documentos cuyo perl y contenido no se identican con las otras secciones que utiliza el Despacho para el manejo de las cdulas de auditora. Por tratarse de una seccin con documentos para uso exclusivo del Despacho, no incluye un cuestionario de control interno.

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Antecedentes y papeles generales Objetivos de auditora 1

0.1-1

Identicar las expectativas del cliente en prospecto, respecto a los servicios de auditora que proporciona el Despacho: a. Dictamen para la asamblea de accionistas. b. Dictamen para efectos scales. c. Dictamen para el IMSS y el INFONAVIT. d. Dictamen para efectos de contribuciones especiales. Obtener la informacin necesaria para preparar la propuesta de servicios y honorarios profesionales, mediante: a. Visita a las instalaciones de la empresa. b. Entrevista a los ejecutivos y funcionarios de alto nivel. c. Estudio de documentos con informacin bsica de la empresa. Denir el trabajo de auditora a desarrollar en cada etapa del examen de los estados nancieros, considerando la informacin del cliente prospecto. Controlar el desarrollo del trabajo de auditora, mediante la supervisin necesaria, considerando: a. Experiencia y capacidad profesional del personal asignado. b. Estructura del plan de trabajo y objetivos de cada seccin. c. Alcance de la auditora en cada seccin. d. Presupuesto de horas para cada seccin.

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Antecedentes y papeles generales Programa de auditora N A A.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Preparar cdula de auditora que incluya informacin sobre caractersticas de la estructura de la empresa, as como los volmenes de recursos humanos y materiales que involucran sus transacciones. En su caso, realizar entrevistas con el auditor predecesor y obtener informacin sobre situaciones de inters que deban tomarse en cuenta para la presente auditora. Preparar papel de trabajo que incluya asignacin del personal tcnico del Despacho a la auditora. Preparar estimacin de horas para el desarrollo de las tres etapas de nuestro examen sobre los estados nancieros. Comentar con el socio responsable la estimacin de horas a invertir y obtener su autorizacin. Con base en la estimacin de horas sealada en el apartado anterior, preparar la propuesta de servicios y honorarios profesionales, y enviar al cliente prospecto. Efectuar una junta con el cliente, para coordinar las actividades relativas a las tres intervenciones del Despacho. Preparar programa de comunicacin con el cliente sobre trabajos para el Despacho, respecto a cada una de las tres visitas. Abrir cdula de puntos pendientes. Aplicables en las etapas intermedia y nal. Actualizar y limpiar diariamente la cdula de puntos pendientes. Cumplir con el programa de coordinacin de trabajos requeridos por el Despacho para las tres etapas de la auditora. Preparar cdula de auditora para el control general de las conrmaciones. Preparar papel de trabajo con puntos de inters para la siguiente auditora. Otros procedimientos de auditora segn las circunstancias. Cdula Fecha

0.3-1

Auditor

A.01

A.02 A.03 A.04 A.05

A.06 A.07 A.08 B B.00 B.01 B.02 B.03 B.04

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Gua nmero 1 Informacin para el clculo de honorarios

La cotizacin del servicio es parte esencial de la auditora de estados nancieros.

La cotizacin del servicio se identica con la Norma de Auditora relativa a la planeacin.

A. Una empresa denominada La Conanza, S. A. se ha comunicado telefnicamente con el C. P. Arturo Salinas Chvez, socio del Despacho, para solicitar una cotizacin de honorarios por servicios de dictaminacin de sus estados nancieros relativos al presente ejercicio que termina el 31 de diciembre de 200_. La comunicacin se llev a cabo el 20 de abril de este mismo ao. B. La persona que efectu dicha comunicacin se identic como Carlos Gerardo Lpez Marn, Presidente del Consejo de Administracin de la empresa y mencion que ha hecho lo mismo con otros dos despachos de contadores pblicos, con el n de comparar las respectivas propuestas de servicios y honorarios. C. El seor Lpez Marn mencion que La Conanza, S. A. es una comercializadora, a gran escala, de toda clase de aparatos elctricos para el hogar. Tiene cinco aos operando en la capital de la Repblica y en cuatro entidades federativas. Durante ese periodo ha sido dictaminada por el mismo despacho de auditores; los dictmenes han sido con salvedad por la falta de reexpresin de las cifras de los estados nancieros. D. Durante dicha conversacin telefnica, el seor Lpez Marn seal que el cambio de auditores externos obedece al propsito de renovar el enfoque de los servicios, en busca de recomendaciones ms ricas sobre la estructura del control interno de La Conanza. Tambin subray que la empresa no tiene objecin alguna para que, en su momento, los nuevos auditores establezcan comunicacin con los predecesores. E. A solicitud expresa del C. P. Arturo Salinas Chvez, el seor Lpez Marn estuvo de acuerdo con recibir a los representantes del Despacho en las instalaciones de La Conanza. Con tal propsito se intercambiaron todos los datos necesarios y se j una cita para el 23 de abril de 200_, tres das despus del primer contacto. F. El socio Arturo Salinas toma la primera decisin importante: Elige al C. P. Ricardo Romero Gonzlez como gerente responsable de la auditora. Efecta una reunin con l para ponerlo en antecedentes y preparar la prxima visita a las instalaciones de La Conanza, nuevo cliente en prospecto del Despacho. Como parte de ello, tambin es necesario elegir a un auditor con experiencia que apoyar al gerente durante dicha visita. El 23 de abril, una vez desahogados los protocolos de llegada a la empresa, el seor Carlos Gerardo Lpez Marn presenta a su cuerpo directivo con el gerente del Despacho y su asistente, quienes inician las entrevistas necesarias para conocer el perl de la empresa y obtener la documentacin que requiere la cotizacin del servicio. El siguiente es un resumen de esta informacin: 1. La Conanza, S. A. se dedica a la comercializacin de aparatos elctricos para el hogar. Fue constituida el 18 de agosto de 2000 como sociedad annima de capital jo, de conformidad con las leyes federales mexicanas. 2. A partir del segundo ao de operacin, su ejercicio social coincide con el ao natural. Consultar detalles sobre accionistas, giro, capital social, etctera, en el acta constitutiva archivada en la seccin 2.

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3. La organizacin comprende un Director General que reporta al Consejo de Administracin y directores para las reas de Recursos Humanos, Finanzas, Ventas y, de reciente creacin, Sistemas. Los detalles aparecen en las descriptivas archivadas en la seccin 3. 4. La empresa ha sido auditada desde el primer ao de sus actividades por el despacho Fernndez, Castro, S. C. Los dictmenes han sido con salvedad por la falta de reexpresin de las cifras de sus estados nancieros. Este despacho ya fue noticado de que dejarn de utilizarse sus servicios. 5. En el ltimo ejercicio la empresa tuvo ventas por 220 millones de pesos; su margen para absorber gastos ucta entre 35 y 40 %. Los artculos del inventario que tienen mayor contribucin a las ventas son los televisores con, aproximadamente, 50 claves. 6. Las ventas son predominantemente a crdito, sobre plazos que uctan entre 6 y 12 meses. Las tasas de inters consideran los comportamientos del mercado a n de resultar atractivas para los clientes. 7. El mercado de la empresa es el sector de las clases populares; a la fecha los clientes comprenden dos grandes grupos: Tiendas en la provincia que actan como distribuidores secundarios, aproximadamente 80 y representan el 75 % de las ventas; clientes personas fsicas que superan el nmero de 5 mil, con un comportamiento de consumo que vara de acuerdo con ciertas pocas del ao. 8. La empresa comenta que sus problemas de cobranza son normales y los castigos de cartera poco signicativos; la estimacin se ajusta una vez al ao con apoyo de la opinin de los auditores externos. 9. No se han celebrado contratos con los distribuidores secundarios, pues la empresa considera que esto le permite exibilizar su estrategia de ventas con ellos. 10. La cartera de proveedores de mercancas comprende alrededor de 25 empresas; de ellas, las ms importantes son 8 que absorben el 80 % de las compras. No hay compras de importacin. 11. No existe la prctica de conciliar los saldos con estos proveedores; no han surgido problemas al respecto y las conrmaciones de auditores externos proporcionan el apoyo necesario una vez al ao. 12. Las existencias de mercancas en el almacn promedian 80 das de ventas; la Direccin General seala que ello obedece a una estrategia de mayor volumen de compras, para aprovechar los descuentos que ofrecen los proveedores. 13. La cartera del inventario comprende aproximadamente 590 artculos divididos en tres grandes familias: televisores, equipos de proyeccin de pelculas y grabadoras. La empresa practica un inventario total anual al 30 de noviembre, con apoyo y participacin de los auditores externos. 14. Existe una estimacin de inventarios obsoletos que se ajusta una vez al ao, con apoyo del trabajo de auditora externa. La empresa seala que su monto basta para absorber prdidas a este respecto. 15. Existe un solo almacn que forma parte de las instalaciones de la empresa, desde el cual se distribuyen las mercancas a los diferentes centros de consumo en Puebla, Morelos, Tlaxcala y el Estado de Mxico. 16. Trabajan en la empresa un total de 450 personas: 30 ejecutivos entre directores y gerentes; 100 personas en las ventas; 200 personas en labores administrativas de apoyo a las ventas y la diferencia en el manejo y transportacin de las mercancas.

Durante su visita a las instalaciones, el auditor debe estar alerta para identicar riesgos, improductividades, errores de control y otras reas de oportunidad presentes en la empresa.

Un objetivo importante para el auditor es cerciorarse de que el ambiente de control es suciente para que la empresa sea considerada como auditable.

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Los riesgos y reas de oportunidad deben comunicarse a la empresa en un anexo de la propuesta de servicios y honorarios profesionales, aclarando que provienen de observaciones directas y no de la aplicacin de procedimientos de auditora.

17. Se preparan dos nminas quincenales: una condencial para ejecutivos y una para el resto del personal. 18. No existe un reglamento interior de trabajo para el personal; todo el personal es de conanza. No hay un sindicato en la empresa. 19. Se cuenta con los servicios de dos abogados externos que atienden asuntos laborales, scales y de cobranza; se les paga una iguala ja mensual. Para ambos casos existen los correspondientes contratos. 20. Se manejan cuentas de cheques en pesos mexicanos con tres diferentes bancos, una en cada uno de ellos. Tambin se tienen contratados nanciamientos con los mismos bancos. 21. Existe un fondo jo de caja para cada una de los cinco Directores de rea y uno ms para el Director General. Existe una Caja General sucientemente segura donde se concentra el control de efectivo y cheques pendientes de entregar a beneciarios. Se arquea una vez al mes en la fecha del cierre contable. 22. Acaba de liberarse un sistema de cmputo electrnico AS400 al cual estn conectadas en red un total de 65 computadoras de escritorio o PC. El centro de cmputo o SITE presenta algunas fallas de seguridad, principalmente en el acceso a las instalaciones y el almacenamiento de bienes de consumo cerca del Servidor. 23. Las transacciones se capturan en el sistema de cmputo utilizando, en todos los casos posibles, los documentos fuente, para evitar la elaboracin de plizas contables. Las interfases estn estructuradas por reas que se enlazan por naturaleza de operaciones y se encuentran protegidas por dgitos vericadores. 24. Hay problemas de disciplina en cuanto a la condencialidad de claves de seguridad para el acceso al sistema de cmputo. No existe todava un Manual de Seguridad del rea de Informtica, ni un Plan de Contingencia para enfrentar siniestros. 25. El AS400 emite mensualmente una balanza de comprobacin que sirve como base para la preparacin de los estados nancieros; stos se emiten 20 das despus del cierre mensual, dos o tres das antes de la Junta del Consejo de Administracin. 26. La empresa tributa bajo el rgimen general, sin causar impuestos especiales. No existen exenciones ni problemas scales pendientes de solucin. La empresa est al corriente en los pagos con todas las autoridades respectivas. 27. Hasta el presente ejercicio la empresa renta el inmueble que ocupan sus instalaciones; existe un contrato con una inmobiliaria cuyos accionistas son los mismos que los de La Conanza. 28. A continuacin se lista el promedio de cheques y formularios internos que se emiten mensualmente: Cheques Pedidos de clientes Facturas de ventas Pedidos a proveedores Informes de Mercancas Recibidas Notas de Crdito Notas de Dbito Reportes de Cobranza Plizas de Diario 500 400 300 100 100 90 90 120 30

28

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29. La empresa tiene una otilla de 5 camiones para transportar las mercancas a clientes; pero una parte importante del servicio lo cubre externamente bajo el concepto de outsourcing. 30. Las prestaciones al personal incluyen un mes de aguinaldo, el 100 % de prima de vacaciones, ms los conceptos propios de la seguridad social y vivienda que marca la ley. * * *

Con esta informacin y los documentos que se obtienen de la empresa segn se detalla en la Gua nmero 2, el gerente de auditora debe ahora calcular los honorarios que sern propuestos a La Conanza.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 2 Informacin y documentos bsicos del cliente prospecto

El xito del servicio, la superacin de las expectativas del cliente y el logro de un margen de utilidad para el Despacho dependen de la precisin con que se estimen los honorarios.

El socio del Despacho debe rmar y entregar a La Conanza un compromiso de condencialidad, respecto a los documentos que sern preparados u obtenidos por el gerente de auditora y el auditor que le asiste, durante la visita a las instalaciones de la empresa. En forma enunciativa y no limitativa, dichos documentos que darn sustento al clculo de los honorarios, son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. Dictamen y estados nancieros del auditor predecesor. Recomendaciones al control interno de dicho auditor. Estados nancieros del ltimo periodo contable mensual. Acta constitutiva de la empresa y sus modicaciones. Organigrama general y sus derivados. Contrato colectivo de trabajo, en su caso. Descripcin ejecutiva del sistema de contabilidad. Catlogo de cuentas. Descripcin del perl de la plataforma de cmputo. Descripcin del sistema de control presupuestal. Resumen ejecutivo de impuestos federales, estatales y municipales pagados por la empresa. Descripcin del perl del sistema de nminas. Resumen de todas las cuentas bancarias y datos de identidad. Resumen sobre volmenes de emisin mensual de los formularios internos bsicos que se usan para procesar las transacciones. Dimensiones de la nmina, frecuencia y tipo. Tamao de las carteras de clientes y de proveedores. Nmero de clientes y de proveedores ms importantes. Clasicacin de los almacenes y ubicacin de ellos. Tamao de cada una de las carteras de los inventarios. Descripcin ejecutiva de los sistemas de compras y cuentas por pagar. Descripcin ejecutiva de los sistemas de ventas y cuentas por cobrar. Descripcin ejecutiva de la Planta, del ujo de produccin y de los almacenes. Nmero de abogados externos y asuntos a su cargo. Compaas de seguros y anzas. Perl de los contratos.

Adems, el auditor debe llevar a cabo un recorrido de familiarizacin por todas las instalaciones de la empresa, con nfasis en reas como las siguientes: Centro de cmputo. Contabilidad. Recursos Humanos. Caja. Crdito y Cobranzas.

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Compras. Comedor. Archivo General. Archivo Muerto. Control de Vigilancia y Seguridad.


Cuidado y diligencia profesional; obtencin de evidencia suciente y competente; planeacin y supervisin; son normas de auditora que se estn aplicando antes de empezar el examen de los estados nancieros.

El recorrido permite enriquecer las percepciones del auditor en torno al clima organizacional, la logstica en la distribucin de los espacios, la ecacia en los mecanismos de seguridad fsica y en la clasicacin de la informacin documental, la disciplina en el manejo de los equipos de cmputo, la condencialidad en la custodia de los documentos. Toda esta informacin, los documentos y sus observaciones directas, mezclada con la madurez y experiencia profesional, contribuyen a que el gerente de auditora y el socio puedan determinar los siguientes factores para el clculo de sus honorarios: Nmero de horas a invertir en la auditora. Grado de dicultad de la auditora. Cantidad y nivel del personal que ser asignado. Concluida la visita a las instalaciones del cliente prospecto debe atacarse una cantidad importante de trabajo de escritorio en el Despacho. Ya se dispone de suciente evidencia documental para ello. Como el lector seguramente ya se habr percatado: La auditora de estados nancieros empieza antes de la contratacin del servicio.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 3 Niveles del Personal de Auditora

El personal profesional de Contadores Pblicos Titulados, S. C., est clasicado en diferentes niveles que corresponden a su experiencia y capacidad de servicio. Dicha clasicacin incluye una cuota de facturacin a los clientes que equivale al precio de venta por hora trabajada. El detalle es el siguiente: Nivel-Categora Socio de Auditora Gerente de Auditora A Gerente de Auditora B Auditor senior 3 Auditor senior 2 Auditor senior 1 Auditor junior 3 Auditor junior 2 Auditor junior 1 Cuota por hora $ 2,500 2,000 1,800 1,200 1,000 900 700 600 $ 450

De acuerdo con la informacin y los documentos obtenidos durante la visita a las instalaciones del cliente prospecto, es necesario tomar una decisin acerca de cuntos auditores asignar y con qu nivel de experiencia. Las opciones ejercidas tendrn un impacto directo sobre el monto de honorarios que sern propuestos. Asignar auditores ms baratos puede provocar deciencias en el servicio, si los retos que plantea la empresa superan su capacidad profesional. El margen de error es muy corto y los riesgos son signicativos.

Trabajo a desarrollar

Debe prepararse una cdula de auditora, asignando el total de horas estimadas para cada una de las secciones listadas en la Norma nmero 1. La multiplicacin de horas por las cuotas de facturacin para los niveles elegidos, dar como resultado el monto de honorarios a proponer al cliente prospecto.

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Gua nmero 4 Entrevista con el auditor predecesor

Con el respaldo de una autorizacin por escrito rmada por el Presidente del Consejo de Administracin de La Conanza, S. A., se tuvo una entrevista con el despacho Fernndez, Castro, S. C., rma de contadores pblicos que ha dictaminado los estados nancieros de dicha empresa durante los ltimos cinco aos. El socio de dicho despacho destac las limitaciones que, en su opinin, existen para proporcionar informacin sobre esta empresa; se reri, en particular, al Boletn 5070 de la Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora del IMCP. En este marco, sin embargo, hizo las siguientes revelaciones para optimizar el tiempo de la prxima auditora: 1. La cartera de clientes incluye algunos saldos signicativos de cobro dudoso, con antigedad superior a 180 das que, aunque estn incluidos en la estimacin, deberan eliminarse del balance general. 2. El control interno muestra interesantes oportunidades de mejoramiento, especialmente en los sistemas de compras y de cuentas por pagar. 3. Tambin recomienda poner atencin en los controles fsicos y contables del activo jo. La depreciacin ha mostrado algunas diferencias respecto a los clculos efectuados por los auditores. 4. La comprobacin de los gastos de operacin es otro punto de inters; en particular los gastos de viaje y el mantenimiento a los equipos de reparto. 5. La opinin general del auditor predecesor es que La Conanza s proporciona todos los apoyos necesarios a la auditora de estados nancieros; las relaciones profesionales entre ellos han sido siempre de mutuo respeto y comprensin a la posicin del auditor y su dictamen. 6. El auditor predecesor no acept proporcionar copias de sus papeles de trabajo relativos a las diferencias temporales que respaldan el clculo del Impuesto sobre la Renta y el Reparto de Utilidades diferidos; tampoco accedi a entregar copias de algunas grcas de ujo sobre los sistemas relevantes de la empresa, como nminas, ventas y compras.
La entrevista con el auditor predecesor permite al sucesor tener mayores elementos de juicio para tomar una decisin sobre la aceptacin del servicio.

Caso nmero 1 Secreto profesional

Es usted auditor externo y un cliente acaba de despedirlo porque se neg a solidarizarse con l en el tratamiento deshonesto de algunos gastos de operacin que disminuiran en un monto importante el Impuesto sobre la Renta y la Participacin de Utilidades al Personal. Pocas semanas despus, un colega suyo de gran reputacin acude a su despacho y le comenta que la empresa en cuestin, ex cliente suyo, le ha solicitado una cotizacin de servicios de dictaminacin de estados nancieros. Dicho colega le pide a usted, en toda conanza, que le revele si hay algn precedente indebido con la empresa. Le asegura que ser discreto, usted sabe que lo es, y fortalece su solicitud destacando que es para bien de la profesin. Qu respondera usted? Le revelara la informacin a su colega?

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Caso nmero 2 Piratera de cmputo

Durante sus entrevistas y observaciones para cotizar servicios de auditora, usted descubre que el software instalado en la empresa, en su totalidad, no est respaldado con el pago de los correspondientes derechos de autor. Por el conocimiento del hecho anterior queda usted involucrado en una falta de carcter penal. Emprendera usted alguna accin en particular? Cul?

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SECCIN 1 Estados nancieros de la empresa Comprende los sistemas de control interno implantados en la empresa para la elaboracin de sus estados nancieros, considerando las normas de informacin nanciera y, en su caso, las disposiciones de otros organismos reguladores. Incluye la balanza de comprobacin y las cdulas de ajustes sugeridos por el auditor para corregir los registros contables de su cliente.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Estados nancieros de la empresa Objetivos de auditoria 1.

1.1-1

Cerciorarse de que los estados nancieros se elaboran con base en las cifras de los registros contables. Determinar la importancia relativa de los rubros que integran los estados nancieros que sern examinados. Cerciorarse de que no existan variaciones atpicas en los rubros de los estados nancieros entre los periodos sujetos a examen. Determinar el efecto en cambios por las transacciones efectuadas en moneda extranjera, mismo que debe quedar reejado en los estados nancieros como derechos u obligaciones, segn sea el caso, en funcin a la equivalencia de la moneda en que dichas transacciones se llevaron a cabo. Cerciorarse de la correcta presentacin de los rubros que integran los estados nancieros.

2.

3.

4.

5.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados al calce o en hoja adjunta.

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Estados nancieros de la empresa Cuestionario de control interno N 1. 2. PREGUNTAS Se preparan estados nancieros mensuales? El plazo para su preparacin no es excesivo y contribuye a su emisin oportuna? Se preparan con base en una balanza de comprobacin previamente autorizada? Su contenido est de acuerdo con las normas de informacin nanciera? Existe evidencia documental sobre la conexin entre la balanza de comprobacin y los estados nancieros? Hay evidencia de la revisin y aprobacin de los estados nancieros por parte de un funcionario facultado para ello? S No NA Fecha

1.2-1

Auditor

3.

4.

5.

6.

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Estados nancieros de la empresa Programa de auditora N A A.00 A.01 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Preparar cdula del archivo permanente, que muestre el procedimiento que sigue la empresa para elaborar sus estados nancieros. Determinar las polticas vigentes en la empresa para formular sus estados nancieros: periodicidad, fechas lmite, informacin entre periodos, etc. Plasmar esta informacin en cdulas de auditora. Obtener un ejemplar de los estados nancieros y sus anexos, de ser posible del ltimo periodo contable, y evaluar el cumplimiento con las normas de informacin nanciera ms signicativas: orden del activo, pasivo, capital y resultados. Reejar en la cdula de observaciones al control interno las recomendaciones identicadas en el marco de los sistemas y procedimientos bajo estudio. Responder el cuestionario de control interno de esta seccin. Aplicables en las etapas intermedia y nal Preparar u obtener la balanza de comprobacin de las cuentas de balance y de resultados. Preparar cdulas sumarias partiendo de la balanza de comprobacin y hacer las referencias cruzadas respectivas. Durante el examen de los estados nancieros formular cdula de auditora, para el control de los ajustes que sern propuestos a la empresa. Comentar con la empresa los ajustes de auditora de los estados nancieros, y obtener ejemplares de las plizas con las cuales quedan registrados en libros. Vericar el registro de los ajustes de auditora en el diario y en el mayor. Actualizar la balanza de comprobacin y las cdulas sumarias con los ajustes de auditora aceptados por la empresa. Vericar las cifras de la balanza de comprobacin ajustada con las cifras nales del mayor. Cerciorarse de que las agrupaciones de cuentas de los estados nancieros auditados estn de acuerdo con las normas de informacin nanciera, incluyendo las notas a dichos estados. Cerciorarse de que las cifras incluidas en la carta de declaraciones de la empresa coinciden con las cifras de los estados nancieros auditados. Cdula Fecha

1.3-1

Auditor

A.02

A.03

A.04 B B.00 B.01 B.02 B.03

B.04 B.05 B.06 B.07

B.08

38

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Gua nmero 5 Normas de la empresa para preparar sus estados nancieros

1. La empresa prepara estados nancieros mensuales. La fecha lmite para terminarlos es 20 das despus del cierre de las operaciones. 2. La informacin nanciera mensual se compone de balanza de comprobacin, balance general, estado de resultados, resumen de inventarios por nmero de unidades y relaciones analticas de las cuentas de activo, pasivo y resultados. 3. Los estados nancieros incluyen slo cifras histricas pues no existe un control presupuestal incorporado al sistema de informacin. 4. Respecto al balance general, tanto el activo como el pasivo se clasican en circulante, jo y diferido; la cartera descontada se presenta restndola del activo en cuentas por cobrar a clientes. 5. La empresa no reconoce los efectos de la inacin en la informacin nanciera, pues considera que la rotacin de sus inventarios es alta y que los costos administrativos que involucra reexpresar las cifras no se justican. 6. Los estados nancieros son rmados por el Gerente de Contabilidad antes de su emisin. El Director de Finanzas lleva a cabo revisiones selectivas de sus principales renglones, pero no especica cules. (Fuente de esta informacin: Conversaciones con el Gerente de Contabilidad y observaciones directas en el rea.)

Las normas de informacin nanciera deben cumplirse tambin con los estados nancieros mensuales.

Trabajo a desarrollar

Preparar cdula estadstica con esta informacin e identicar observaciones al control interno, anotndolas en la cdula respectiva de la Seccin 3.

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Gua nmero 6 Balanza de comprobacin. Cuentas de balance

Cdigo 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 10000 11000 12000 20000 21000 22000 30000

NOMBRE Caja y bancos Cuentas y documentos por cobrar Inventarios Pagos anticipados Activos jos Gastos de organizacin Depreciacin acumulada Amortizacin acumulada Cuentas y documentos por pagar Pasivos acumulados Pasivos estimados Capital social Reserva legal Resultados acumulados Resultado del ejercicio

Saldos al 31 12 0_ 1410,000 36227,500 40997,500 11730,000 24600,000 1200,000 (10212,000) (550,000) (52200,000) (5760,000) (2445,000) (40000,000) (641,834) (3074,846) Determinarlo

(Fuente de esta informacin: Mayor.) *


Trabajo a desarrollar

Debe abrirse cdula sumaria con todos los elementos necesarios para el control del examen, en cada una de las secciones en que estn divididos los papeles de trabajo.

40

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Gua nmero 7 Balanza de comprobacin. Cuentas de resultados

Cdigo 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 200 300 500

NOMBRE Ventas Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas Costo de ventas Gastos de venta Gastos de administracin Gastos nancieros Otros gastos Productos nancieros Otros productos Impuesto sobre la renta Reparto de utilidades al personal Resultado del ejercicio

Saldos al 31 12 0_ (338500,000) 6000,000 1500,000 210000,000 56000,000 48000,000 19000,000 2200,000 (6180,820) (610,000) 1100,000 209,500 Determinarlo

(Fuente de esta informacin: Mayor.) *


Trabajo a desarrollar

Debe abrirse cdula sumaria con todos los elementos necesarios para el control del examen, en cada una de las secciones en que estn divididos los papeles de trabajo. Se recuerda al profesor y a los estudiantes que las balanzas de comprobacin de las cuentas de balance y de resultados deben quedar referenciadas a las respectivas cdulas sumarias, antes de iniciar el trabajo de auditora en cada una de las secciones. Los ndices de estos papeles de trabajo transitorios deben sujetarse a lo establecido por la Norma nmero 1.

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Caso nmero 3 Robo de mercancas

Es usted auditor interno en la Empresa N, en donde parte de las rutinas de su staff es la revisin sorpresiva de las gavetas o lockers del personal del almacn. Durante esta actividad se localizan mercancas con valor de $5,500.00 (cinco mil quinientos pesos) dentro de la gaveta de un trabajador; esta persona cuenta con antigedad de diez aos en la compaa, su puesto es crtico y sera muy difcil conseguir un sustituto de inmediato; reconoce el robo y argumenta que iba a sustraer las mercancas para venderlas, obtener efectivo y enfrentar una urgencia familiar de salud. Cabe destacar que en la empresa hay un sindicato fuerte que se caracteriza por su actitud tolerante y de extrema proteccin a sus agremiados. Sus posibles reacciones deben tomarse en cuenta. Considere que el valor promedio de las existencias de mercancas en el almacn ucta entre 180 y 200 millones de pesos mensuales. Qu acciones emprendera usted? Qu sugerencias hara a la empresa para enfrentar este caso?

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SECCIN 2 Actas y contratos Comprende los controles internos que se relacionan con las asambleas generales ordinarias y extraordinarias de accionistas, las juntas del consejo de administracin, las juntas de los comits que existan en la empresa, como el de auditora, as como todos los contratos celebrados por la empresa que tengan o hayan tenido vigencia durante el ejercicio sujeto a examen. De acuerdo con lo anterior, esta seccin se identica, por lo menos, con el capital contable, los pasivos con instituciones de crdito y los gastos de operacin.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Actas y contratos Objetivos de auditora 1. Cerciorarse de la autenticidad de la existencia de la empresa mediante: Escritura constitutiva. Contrato de asociacin. Otros documentos ociales segn las circunstancias.

2.1-1

2.

Vericar que las actividades realizadas por la empresa correspondan a las contenidas en la escritura constitutiva; asimismo, cerciorarse de la existencia de los permisos de operacin de la Secretara de Relaciones Exteriores y de otras autoridades de acuerdo con el giro de la empresa.

3.

Cerciorarse de que las decisiones tomadas por los accionistas y administradores de la empresa segn las actas convenios respectivos hayan recibido un oportuno y adecuado tratamiento contable.

4.

Vericar que todos los derechos y obligaciones a favor de la empresa a su cargo, segn los contratos y convenios rmados por ella, tengan un adecuado y oportuno tratamiento contable.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados al calce o en hoja adjunta.

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Actas y contratos Cuestionario de control interno N PREGUNTAS Las asambleas ordinarias de accionistas se celebran dentro del plazo marcado por la Ley General de Sociedades Mercantiles? Se llevan a cabo regularmente las juntas del Consejo de Administracin? Constan todas las actas de asambleas de accionistas y juntas de consejo en los libros de actas respectivos y estn rmadas? Se hacen constar las cifras de cada caso en las actas de asambleas generales de accionistas que deciden sobre los resultados anuales? Los movimientos contables que afectan las cuentas del capital y los resultados acumulados estn basados nicamente en las decisiones de los accionistas? Los contratos celebrados por la empresa estn convenientemente avalados por sus abogados y fsicamente bien custodiados? S No NA Fecha

2.2-1

Auditor

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin: Iniciales Fecha Firma

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Actas y contratos Programa de auditora N A A.00 A.01 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Obtener copia o extracto de la escritura constitutiva de la empresa y sus modicaciones. Examinar los libros de actas de la empresa y extractar u obtener copias de actas derivadas de: a. Asambleas de accionistas b. Juntas del Consejo de Administracin. c. Juntas de otros comits. Obtener copias o extractar los contratos importantes celebrados por la empresa, que hayan estado o estn en vigor durante el ejercicio sujeto a examen, tales como: a. Asistencia tcnica o administrativa b. Arrendamientos c. Prstamos concedidos o recibidos d. Con distribuidores o comisionistas Preparar memorando sobre los controles internos y administrativos vigentes, respecto a los contratos y sus efectos en registros contables. Aplicables en las etapas intermedia y nal. Actualizar los procedimientos A.00 y A.02 en lo aplicable. Vericar el cumplimiento y adecuado tratamiento contable de las decisiones de asamblea de accionistas. Obtener la conrmacin del secretario del consejo de administracin en el sentido de que todas las actas de asambleas de accionistas constan en el libro respectivo. Cdula Fecha

2.3-1

Auditor

A.02

A.03

B B.00 B.01 B.02

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Gua nmero 8 Puntos signicativos sobre actas y contratos

1. Cada direccin de rea es responsable de monitorear el cumplimiento de los contratos que le conciernen. Esto incluye cualquier consulta con los abogados externos con que cuenta la empresa. 2. Los contratos se archivan y custodian en cada una de las reas que los monitorean. Esto se hace en archivos tradicionales cuyas llaves se controlan por personal secretarial. 3. No existe un sistema de comunicacin formal entre las reas que monitorean sus contratos y el Departamento de Contabilidad, a n de asegurar el oportuno registro de todos aquellos aspectos que lo requieran. Sin embargo, Direccin de Finanzas comenta que hasta la fecha esto no se ha identicado como necesario y no se ha incurrido en omisin alguna de importancia. 4. De la inspeccin del libro de actas proporcionado por el Secretario del Consejo de Administracin, se identic la siguiente informacin sobre la nica asamblea de accionistas efectuada en el presente ejercicio: Fecha de la asamblea: abril 25, 200_ Clase de asamblea: ordinaria. Integracin del capital (accionistas y nmero de acciones): Carlos Galvn Antonio Velasco Guillermo Hernndez Ren Laguna Amelia Guzar Total Se tomaron los siguientes acuerdos: Aprobar los estados nancieros del ao anterior. De la utilidad de $353,680 que muestra el estado de resultados, se separa un 5 % para incrementar la reserva legal. El remanente se transere a resultados por aplicar. Se raticaron los siguientes nombramientos del Consejo de Administracin: Carlos Galvn Ren Laguna Antonio Velasco Guillermo Hernndez Roberto Crdova Toms Nogus Licenciado Mario Len Camiro C. P. Ricardo Mora Montes Presidente. Consejero. Consejero. Consejero. Consejero. Consejero. Secretario. Comisario. 2,500 500 500 400 100 4,000

El Consejo de Administracin y su desempeo eciente y profesional en el marco de la Ley, son parte integral del buen Gobierno Corporativo.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Las rmas en el libro de actas estn completas y hay evidencia plena de su protocolizacin. 5. Por lo que se reere a las juntas del consejo de administracin, no hay evidencia documental sobre que se hayan llevado a cabo y el Director General seala que, efectivamente, durante los primeros tres meses del presente ejercicio no las ha habido.

Trabajo a desarrollar

Elaborar cdula estadstica sobre extracto del acta de asamblea de accionistas detallada en los prrafos anteriores. Anotar en la cdula de recomendaciones al control interno de la seccin 3, los puntos que se hayan identicado como deciencias o reas de oportunidad en los prrafos anteriores.

Caso nmero 4 Las mercancas en el piso

Es usted auditor interno en una empresa industrial y acaba de tomar un curso sobre productividad y trabajo en equipo. Al caminar por los patios de la planta encuentra a un obrero montacarguista de pie junto al vehculo; varias cajas con mercanca que cayeron del montacargas estn en el piso y dicho obrero no muestra intencin alguna de levantarlas. Considere usted la existencia de un sindicato y, en consecuencia, de un contrato colectivo de trabajo, con todas sus implicaciones. Qu hara usted en este caso?

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SECCIN 3 Organizacin y estructura de la empresa Comprende organigramas, descripciones de puestos, funciones y responsabilidades del capital humano que trabaja para la empresa. Incluye manuales de polticas y procedimientos y todas las referencias documentales que se relacionan con la estructura de las comunicaciones en el marco de la gestin y el desempeo de la entidad.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Organizacin y estructura de la empresa Objetivos de auditora 1.

3.1-1

Determinar si la estructura de la empresa es adecuada, a travs del estudio de: a Organigramas y cartas de organizacin. b. Manuales de organizacin y procedimientos. c. Comunicaciones institucionales. Determinar la inuencia de la organizacin sobre el sistema de informacin nanciera, como una base para decidir el alcance, la naturaleza y la oportunidad de los procedimientos de auditora. Identicar reas de oportunidad para la empresa en materia de eciencia y productividad respecto a sus recursos humanos.

2.

3.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados al calce o en hoja adjunta.

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Organizacin y estructura de la empresa Cuestionario de control interno N 1. 2. PREGUNTAS La empresa tiene el organigrama general y los departamentales? Existe un manual de polticas, normas y procedimientos que est actualizado? Existe un departamento cuyas funciones incluyan la actualizacin permanente de los organigramas y el manual antes referidos? Las polticas, normas y procedimientos se difunden oportunamente entre el personal? Hay evidencia suciente sobre dicha difusin? La estructura permite considerar que las comunicaciones uyen adecuadamente entre los departamentos de la empresa? Estn bien denidos los niveles de autoridad entre los diferentes departamentos? S No NA Fecha

3.2-1

Auditor

3.

4.

5. 6.

7.

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Organizacin y estructura de la empresa Programa de auditora N A. A.00 A.01 A.02 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Obtener organigrama general y organigramas departamentales de la empresa. En su caso, actualizar los organigramas obtenidos en auditoras anteriores. Estudiar los organigramas mencionados a n de identicar lo siguiente: a. reas y/o funciones incompatibles. b. Deciencias en canales de comunicacin. c. Lagunas horizontales. Preparar cdula de auditora con descripciones de puestos y funciones de los niveles ejecutivos de la empresa. Identicar puntos de inters en las descripciones de puestos y funciones, sentando bases para la aplicacin de pruebas especcas de auditora. Abrir y actualizar la cdula de observaciones y sugerencias al control interno. Efectuar junta con el cliente para obtener respuestas y compromisos a las recomendaciones al control interno. Preparar carta de recomendaciones al control interno y entregar oportunamente al cliente. Aplicables en las etapas intermedia y nal Actualizar los organigramas de la empresa. Dar seguimiento a la implementacin de recomendaciones incluidas en el informe de la etapa preliminar. Emitir reporte derivado del seguimiento a las recomendaciones al control interno. Cdula Fecha

3.3-1

Auditor

A.03 A.04

A.05 A.06 A.07

B B.00 B.01 B.02

52

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Gua nmero 9 Puntos de inters en la etapa preliminar

1. Slo existe un organigrama general de La Conanza. Puesto que lo que ms interesa es la uidez en las relaciones departamentales bajo el concepto de cliente y proveedor interno, se considera imprctico y riesgoso elaborar y difundir organigramas para cada una de las reas de la empresa. 2. Por el dinamismo a que aspira la empresa, no existen descripciones de funciones y actividades concentradas en un Manual. No se tiene contemplado a futuro un Departamento de Organizacin y Sistemas Administrativos. 3. En enero del presente ejercicio fue creada la Direccin de Sistemas, para responder a las necesidades de informacin computarizada que enfrenta la empresa. 4. A travs de entrevistas con el personal y observaciones directas, se obtuvo la siguiente informacin sobre la estructura de la empresa: las jerarquas y niveles de autoridad entre jefes y subordinados se hacen constar mediante sangras. Hiplito ngel Castillo Ofelia Prez Somosa Vctor Mercado Raymundo Plata Horacio Corts Ciro Pensante Director General Asistente Director de Ventas Director de Finanzas y Administracin Director de Recursos Humanos Director de Sistemas * Vctor Mercado Gabriela Snchez ngel Alicia Caamao Vidal Salvador Dos Santos Julia Curiel Gonzlez * * * * Director de Ventas Asistente Gerente de Ventas-Distrito Federal Gerente de Ventas-Provincia Gerente de Mercadotecnia *

Los organigramas son guas estructurales, no esquemas dictatoriales.

Los organigramas coneren poder, no necesariamente la razn.

Raymundo Plata Rebeca Thomas Orizaba Arturo Mirn Eduardo Sentado Oscar Rodrguez Venancio Garca Vctor Manuel Campos Jorge Cerda

Director de Finanzas y Administracin Asistente Gerente de Contabilidad Subgerente de Contabilidad Contador de Bancos Contador de Pasivos Contador de Ingresos Cajero General

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

53

Mario Adquiriente Luis Snchez Monreal Hugo Snchez Monreal Enrique Lagos Zoyla Constancia Delio Daz Rodea Ulises Calzada * Horacio Corts Julieta Rojas Prez Leticia Gutirrez Rosario Lpez Eugenio Mixto Irene Paraguay *

Gerente de Compras Jefe de Compras-Mercancas Jefe de Compras-Suministros Jefe de Almacn Gerente de Crdito y Cobranzas Jefe de Crdito Jefe de Cobranzas * Director de Recursos Humanos Asistente Jefe de Reclutamiento y Seleccin Jefe de Nminas Analista de Sueldos Jefe de Servicios Generales

Ciro Pensante Georgina Islas Anaya Ral Cruz Quirasco Hugo Clara Csar Electrn Argelia Bentez Nez

* * * Director de Sistemas Asistente Gerente de Soporte Tcnico Gerente de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas Gerente de Proceso y Control Gerente de Seguridad en Informtica

Trabajo a desarrollar

Elaborar cdulas estadsticas que contengan los organigramas respectivos; identicar recomendaciones al cliente y anotarlas en la cdula de observaciones, haciendo las referencias cruzadas correspondientes.

Caso nmero 5 Una relacin sentimental

Durante las entrevistas de la etapa preliminar de la auditora en la empresa M, una persona de los mandos medios y dos analistas le comentan a usted, en toda conanza, que el Director de Compras tiene una relacin sentimental impropia con la gerente que le reporta. Los informadores agregan que la tolerancia a la indisciplina de la gerente es notoria y el clima interno en el rea se est deteriorando. En su oportunidad, el Director General le expres a usted que el Director de Compras ha mostrado gran capacidad de servicio y l est muy satisfecho con su desempeo. Por otra parte, usted ha podido observar claros indicios de que dicha relacin impropia es autntica. El asunto compete al auditor? En su caso, cmo lo manejara usted? Sugerira alguna accin y, en su caso, cul y a quin?

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SECCIN 4 Asuntos jurdicos Incluye la comunicacin con abogados internos o externos al servicio de la empresa y los contratos o convenios que respaldan dichos servicios. Comprende todas las referencias documentales que se relacionan con cartera de cobro dudoso, litigios civiles, mercantiles, laborales, penales y scales, as como toda clase de contingencias cuya importancia deba reconocerse en la contabilidad y revelarse en los estados nancieros.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Asuntos jurdicos Objetivos de auditora 1.

4.1-1

Cerciorarse de la existencia de controles sucientes para la administracin de los servicios jurdicos. Cerciorarse de la existencia de canales de comunicacin adecuados y oportunos entre los abogados y el rea de contabilidad. Denir la situacin jurdica de la empresa y su repercusin en los estados nancieros, por medio de investigaciones, conrmaciones u otros medios. Cerciorarse de que los estados nancieros incluyan todas las revelaciones sobre asuntos de carcter jurdico cuya importancia lo amerite.

2.

3.

4.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados al calce o en hoja adjunta.

56

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Asuntos jurdicos Cuestionario de control interno N 1. 2. PREGUNTAS Cuenta el cliente con abogados externos o internos? Los servicios de los abogados externos estn respaldados por contratos y/o convenios? Los abogados informan peridicamente por escrito sobre el estado de los asuntos a su cargo? Los informes de abogados incluyen cifras concretas en todos los casos necesarios? El departamento de contabilidad es informado oportuna y peridicamente sobre el estado de los asuntos en poder de abogados? Se registra en libros, oportunamente, el valor de las contingencias manejadas por los abogados? Existen archivos actualizados que incluyan toda la documentacin relativa a los asuntos en poder de los abogados? Existe un adecuado y oportuno seguimiento sobre vigencia de poderes, convenios, licencias y permisos de los que puedan derivar obligaciones pecuniarias para la empresa? S No NA Fecha

4.2-1

Auditor

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Asuntos jurdicos Programa de auditora N A A.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Preparar cdula estadstica con informacin sobre los abogados de la empresa, incluyendo: a. Nombre y domicilio. b. Naturaleza de asuntos a su cargo. c. Honorarios, forma de calcularlos y pagarlos. Examinar los expedientes de correspondencia con los abogados, para identicar situaciones como: a. Juicios de cualquier naturaleza que involucren a la compaa y estimacin de la eventual responsabilidad econmica. b. Contratos, opciones de compra o venta, convenios, etctera, de los que puedan derivar responsabilidades para la empresa. c. Cualquier otro asunto en proceso cuya importancia sea signicativa en relacin con los estados nancieros tomados en conjunto. Obtener relacin analtica sobre licencias y permisos de operacin y funcionamiento, vericar que stas se encuentren en vigor. Aplicables en las etapas intermedia y nal Obtener conrmacin de abogados en relacin con los incisos A.00 y A.01 anteriores. Acudir al Registro Pblico de la Propiedad para localizar poderes, gravmenes, convenios, etc. En su caso, vericar esta informacin con los registros de la empresa. Considerando las conrmaciones de abogados, evaluar la suciencia de las estimaciones de cuentas de cobro dudoso, la procedencia de castigar cartera de clientes, as como la suciencia de las provisiones de pasivo. Cdula Fecha

4.3-1

Auditor

A.01

A.02

B B.00 B.01

B.02

58

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Gua nmero 10 Perl de los abogados externos

1. Licenciado Mario Len Casimiro. Especialista en derecho laboral. Proporciona asistencia a la empresa frente a demandas ncadas por empleados. Tambin se le encomiendan asuntos scales y mercantiles. Tiene una relacin muy estrecha con el Director General de la empresa y, segn comenta el Director de Finanzas, a causa de ello no se ha celebrado contrato de servicios con l. Se le paga una iguala ja mensual de 20,000 pesos sin considerar el que tenga o no asuntos a su cargo. Su domicilio es: Calle Severo Amador Nmero 1414 Colonia Jurisprudencia 03650 Mxico, Distrito Federal 2. Licenciado scar Ten Redo. Especialista en derecho mercantil y en asuntos de cobro dudoso. Se dedica a la recuperacin de cartera vencida y al desahogo de juicios derivados de sus gestiones con la representacin de la empresa. Se le paga una iguala mensual de 10,000 pesos ms una comisin del 5 % sobre el monto de la cartera vencida que logre recuperar. Su domicilio es: Calle Trpoli Nmero 421, Despacho 6 Colonia de Los Venados 03613 Mxico, Distrito Federal *
Trabajo a desarrollar

La informacin de los abogados es parte esencial del trabajo del auditor en las tres etapas del examen de los estados nancieros.

Abrir cdula del archivo permanente con un diseo enfocado a las pruebas globales sobre gastos de operacin de las etapas intermedia y nal de la auditora. Las situaciones identicadas como reas de oportunidad en esta parte del trabajo de auditora, deben anotarse en la cdula de recomendaciones al control interno en seccin 3.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 11 Abogados. Puntos de inters en la etapa preliminar

1. Existen expedientes para los dos abogados de la empresa en tres diferentes reas: Direccin General, Finanzas y Recursos Humanos. Se comenta que ello obedece a que cada rea controla los asuntos que le competen. 2. El acceso a los expedientes no est restringido; se custodian en archiveros que manejan las Asistentes de las tres direcciones. Se comenta que esto permite agilidad en las consultas en el momento que sea necesario. 3. Al 30 de junio de 200_, primera semana de la etapa preliminar, los expedientes del Lic. Mario Len Casimiro muestran que la ltima documentacin recibida data de 10 meses atrs. 4. El expediente del Lic. Ten Redo en la Direccin de Finanzas, incluye una relacin de cartera de cobro dudoso al 31 de mayo del presente ejercicio, por un total de 100,000 pesos; su antigedad promedio es 180 das y las expectativas de recuperacin segn escribe el abogado, son inciertas. 5. La estimacin de cuentas de cobro dudoso no ha sido ajustada desde el cierre del ejercicio anterior; Direccin de Finanzas comenta que es poltica de la empresa hacer los ajustes necesarios en coordinacin con los auditores externos, es decir, al cierre del presente ejercicio. La experiencia indica que, hasta la fecha, no se han presentado montos importantes de cartera incobrable en perjuicio de los estados nancieros mensuales. 6. Direccin de Recursos Humanos seala que el anterior Director de Finanzas, seor Pedro Canelo, demand laboralmente a la empresa, argumentando despido injusticado y exigiendo su reinstalacin en el puesto. La demanda ante la Junta Local de Conciliacin y Arbitraje tiene 18 meses de antigedad; su valor actual es 2200,000 pesos, no hay informes sobre su estatus y los estados nancieros no incluyen provisin al respecto.

Trabajo a desarrollar

Preparar cdula transitoria con la informacin anterior, identicar las reas de oportunidad existentes, por supuesto que existen, anotar las recomendaciones respectivas en la cdula de observaciones de la seccin 3.

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Gua nmero 12 Cartera en poder de abogados al Cierre Anual

La conrmacin enviada por el Lic. scar Ten Redo a los auditores externos, con datos al 31 de diciembre de 200_, incluye los siguientes nombres, saldos y comentarios sobre las posibilidades de cobro a clientes. 1. Alejandro Lukesi Villanueva Cliente no localizado. Se inicia accin de cobro por va ejecutivo mercantil. Resultado incierto. 2. Ren Bazunza Morn Se logr averiguar que falleci recientemente. 3. Alfredo Adamovitch Cliente con problemas nancieros y de liquidez. Promete pagar $50,000 mensuales a partir de marzo del ao prximo. En caso necesario ofrece una garanta hipotecaria. 4. Distribuidora de Camas Kamazutra Cliente en concurso mercantil. No tiene bienes embargables; se inici accin de cobro va ejecutivo mercantil. Pocas posibilidades de recuperacin. 5. Hotel Real de Vereda, S. A. Involucrado en un problema penal por un ilcito cometido en su interior. La causa terminar en 3 o 4 meses, despus de los cuales iniciar sus pagos. Razonable expectativa de cobro. 6. Alejandro Garca El domicilio reportado por el rea de Cobranzas ya no existe. No es posible localizarlo. *
Trabajo a desarrollar

350,000 25,000 900,000

950,000

930,000

185,000

Elaborar formulario de conrmacin del abogado, incluyendo los datos anteriores y archivarlo en esta seccin. Adems, tomar en cuenta esta informacin para efectos de medir la suciencia de la estimacin de cuentas de cobro dudoso en la seccin 12.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 13 Asuntos legales al cierre del ejercicio

El Lic. Mario Len Casimiro ha enviado su conrmacin como abogado fechada al 25 de febrero del ao siguiente al auditado, es decir, casi dos meses despus del cierre del ejercicio. Los datos signicativos son: 1. La demanda laboral iniciada por el seor Pedro Canelo en contra de la empresa no ha sido resuelta. La contingencia suma ya $2700,000. Esta persona insiste en su dicho sobre despido injusticado y propone un arreglo del 50%. Los argumentos que opone la empresa a su favor se basan en las declaraciones de dos testigos y el resultado se perla poco favorable. El abogado sugiere considerar la conveniencia de una negociacin. 2. En relacin con el punto anterior, la Direccin Finanzas seala que el Consejo de Administracin ha decidido no registrar provisin alguna sobre este asunto y, en su caso, cargar el monto que tuviera que pagarse a los gastos del ejercicio en que el desembolso se lleve a cabo. 3. En su conrmacin, el Lic. Mario Len Casimiro seala que sus honorarios al cierre del ao auditado por este juicio laboral, suman 400,000 pesos; no le han sido liquidados. Direccin General comenta que hay un acuerdo verbal con el abogado, en el sentido de pagarle hasta la terminacin de este asunto y, tambin, cargar el monto a los gastos del ejercicio en que se efecte la erogacin. *
Trabajo a desarrollar

Preparar formato de conrmacin con los datos respectivos arriba indicados; evidentemente hay que excluir la informacin verbal que se menciona. Dicha conrmacin se archivar en la presente seccin. Los ajustes que, en su caso, se decidiera proponer al cliente, debern incluirse en los papeles de trabajo de la seccin 1.

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Caso Nmero 6 Una graticacin especial

Aprovechando la presencia de usted como auditor externo en la empresa M, el Presidente Ejecutivo le pide una conversacin en privado y le hace el siguiente planteamiento pidindole, adems, su punto de vista. Dicho funcionario le expresa que un importante cliente en prospecto est a punto de rmar un contrato de compra venta de productos de la compaa que, en principio, incrementara sus ingresos en 25%, aproximadamente 600 millones de pesos, en los restantes tres meses del ejercicio. Sin embargo, el representante comercial y apoderado de dicho cliente prospecto espera una graticacin especial de 400 mil pesos en efectivo, la cual, para seguridad de la empresa, sera pagada despus de rmar dicho contrato. El enfoque del planteamiento no deja lugar a dudas respecto a que la respuesta de usted tendr un peso especco muy alto para tomar una decisin con enfoque de negocios. Cul sera su respuesta?

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SECCIN 5 Sistema, libros y normas de informacin Comprende las polticas contables signicativas para el registro de las transacciones, considerando el perl de negocios de la empresa y su entorno. Incluye la plataforma de cmputo electrnico, los libros principales y auxiliares que deben manejarse conforme al marco legal, considerando sus nuevas modalidades en el escenario de la informtica.

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Sistema, libros y normas de informacin Objetivos de auditora 1

5.1-1

Cerciorarse de la ecacia del sistema de contabilidad utilizado por la empresa para el registro de sus operaciones. Cerciorarse de que los diferentes niveles del proceso contable se cumplen oportunamente. Identicar las normas de informacin utilizados por la empresa, su interpretacin y aplicacin a las caractersticas de sus operaciones as como, en su caso, las desviaciones respecto a las normas contables a que est obligada por su entorno. Cerciorarse de la consistencia en la aplicacin de las normas de informacin utilizadas por la empresa. Cerciorarse de que el proceso contable permite cumplir con las normas de informacin en materia de: a. Inclusin y exclusin de partidas. b. Valuacin de recursos y obligaciones. c. Presentacin. d. Clasicacin. e. Terminologa.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados al calce o en hoja adjunta.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Sistema, libros y normas de informacin Cuestionario de control interno N 1 PREGUNTAS Tiene la empresa un catlogo de cuentas y un manual de contabilidad? Estn al corriente? Usa el cliente asientos contables estandarizados para el cierre mensual? Los criterios y polticas contables usados por la empresa estn claramente denidos por escrito? Los criterios y polticas contables estn adecuadamente difundidos entre el personal? El sistema de contabilidad reeja plenamente las polticas y criterios de registro en vigor? Existe un enlace documental vericable entre los estados nancieros mensuales y el sistema de contabilidad? El sistema de contabilidad permite preparar los estados nancieros de manera oportuna? Las normas de informacin son las adecuadas para la empresa y se aplican en forma consistente? S No NA Fecha

5.2-1

Auditor

2 3

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

66

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Sistema, libros y normas de informacin Programa de auditora N A A.00 A.01 A.02 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Preparar grca del sistema de contabilidad vigente en la empresa. Preparar sumario de las normas de informacin aplicadas por la empresa. Denir dimensiones de la plataforma de cmputo, su logstica integral y su cumplimiento con el control interno, as como las normas de informacin para el registro y el procesamiento de las operaciones. Obtener copias o ejemplares de los siguientes documentos: a. Catlogo de cuentas. b. Manual de contabilidad. Aplicar pruebas de cumplimiento sobre el sistema de contabilidad, considerando la informacin de los cuatro apartados anteriores. Examinar el grado de avance de los registros contables principales y auxiliares, en comparacin con la fecha real de nuestra intervencin. Aplicables en las etapas intermedia y nal Actualizar la informacin y las pruebas de los seis incisos anteriores. Examinar las operaciones posteriores al cierre del ejercicio auditado, a n de cerciorarse del cumplimiento del postulado de asociacin de costos con ingresos respectivos. Cdula Fecha

5.3-1

Auditor

A.03

A.04 A.05

B B.00 B.01

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Gua nmero 14 Polticas contables aplicadas por la empresa

1. EFECTIVO La Conanza, S. A. registra las operaciones con monedas extranjeras aplicando el tipo de cambio vigente en la fecha en que stas se llevan a cabo. Al nalizar cada periodo contable mensual, ajusta las diferencias por uctuaciones en tipo de cambio con cargos directos a resultados. No es poltica de la empresa capitalizar diferencias cambiarias.
Las polticas contables signicativas son parte importante de las Notas a los Estados Financieros y, en consecuencia, columna vertebral de las tres etapas de la auditora.

2. CUENTAS POR COBRAR Se registran de acuerdo con su valor nominal de recuperacin en efectivo. Las estimaciones sobre cuentas de cobro dudoso se basan en reportes de abogados; sin embargo, la empresa ajusta dicha estimacin una vez al ao en coordinacin con sus auditores externos. 3. INVENTARIOS Las entradas de mercanca se registran al costo de adquisicin, que es menor al valor de mercado. Las salidas de inventarios se valan de acuerdo con el mtodo de costos promedios. Las existencias daadas, obsoletas o de lento movimiento se registran en estimaciones cuyo ajuste es anual de acuerdo con criterios de la administracin, avalados por el auditor externo. 4. MOBILIARIO Y EQUIPO Las inversiones en muebles y equipos se registran a su costo histrico de compra. Las estimaciones de depreciacin se calculan por el mtodo de lnea recta sobre saldos nales anuales, de acuerdo con las tasas scales que marca la Ley del Impuesto sobre la Renta 5. PASIVOS COMERCIALES Y NO COMERCIALES Los documentos por pagar a bancos por el nanciamiento de las operaciones propias del giro se registran a valor nominal. Los intereses se cargan a resultados, de acuerdo con las fechas de vencimiento de la cartera, en funcin de la utilizacin del capital ajeno. No es poltica de la empresa revelar sus pasivos a valor actual en el estado de posicin nanciera. Las obligaciones exigibles en futuros ejercicios cuya cuanticacin no resulta precisa en el ao actual, primas de antigedad por ejemplo, se registran y se muestran en el balance general a travs de provisiones. 6. EFECTOS APROVECHABLES EN ISR Y PTU La empresa no reconoce el efecto de las diferencias temporales entre el resultado contable y el resultado scal en los trminos establecidos por las normas de informacin nanciera.

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7. REEXPRESIN DE INFORMACIN FINANCIERA La compaa no ha reconocido el efecto inacionario sobre las cifras histricas de los activos no monetarios en los trminos de las normas de informacin nanciera en vigor. No existe la intencin de llevar a cabo dicho reconocimiento en el presente ejercicio. 8. OBLIGACIONES DE CARCTER LABORAL De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, la Compaa tiene obligaciones de pago por indemnizaciones y primas de antigedad a los empleados que se separen bajo ciertas circunstancias, con base en el tiempo de servicios prestados. *
Trabajo a desarrollar

Debe prepararse papel de trabajo del archivo permanente con esta informacin e identicar las recomendaciones para mejorar las polticas contables; las hay. Dichas recomendaciones se anotarn en la cdula respectiva de la seccin 3.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 15 Plataforma de Cmputo y Sistema de Contabilidad

Durante la etapa preliminar de la auditora a los estados nancieros de La Conanza, S. A., se llevan a cabo entrevistas y observaciones de campo en las reas de Sistemas y de Finanzas, que permiten identicar lo siguiente:
La plataforma de cmputo es parte del sistema de control interno; el auditor est obligado a su estudio y evaluacin.

El auditor puede apoyarse en un experto, para el estudio y la evaluacin de los procesos informticos.

1. La empresa cuenta con 65 computadoras de escritorio (PC) conectadas en red a un Servidor AS400. 2. El centro de cmputo o SITE est ubicado junto al archivo general de la empresa, con objeto de facilitar el acceso. 3. El acceso al SITE es a travs de una puerta convencional, dotada con un mecanismo que asegura que est permanentemente cerrada. 4. Cuentan con dos extintores localizados junto a la puerta de acceso, sobre el pasillo general, con la nalidad de enfrentar cualquier conato de incendio con rapidez. 5. En la misma rea del servidor se encuentran dos impresoras lser con capacidad de impresin de 150 renglones por minuto. Junto a ellas estn las cajas que contienen papelera necesaria para su uso, as como los contenedores de tinta para reposicin. 6. El No break est localizado junto a las cajas de papelera y recipientes de tinta. Recibe la atencin y el mantenimiento necesarios. 7. El acceso al sistema AS400 comprende dos facultades para los usuarios: operacin y consulta. En ambos casos se requiere de una combinacin que incluye clave de identicacin personal o user ID y clave secreta de acceso o password. Esta combinacin es cambiada cuando alguna circunstancia lo indique o por peticin del jefe del usuario. 8. El Director de Sistemas comenta que no ha sido necesario implementar una poltica de condencialidad respecto a las claves de acceso, pues las dimensiones de la empresa no lo justican. 9. Tampoco se tienen declaraciones de responsabilidad rmadas por los propietarios de dichas claves, la razn es la misma del punto anterior. 10. Toda la informacin se respalda cada 24 horas. Los discos se almacenan en una caja fuerte de gran tamao que est dentro del Archivo General, bajo la responsabilidad individual e intransferible del jefe de dicho departamento. 11. El proceso electrnico de informacin se basa en interfases respaldadas por cifras de control, que se estructuran en cada rea, bsicamente a travs de la documentacin que se utiliza para la captura de datos. 12. El Almacn captura las entradas de mercanca con base en los informes de recepcin y el sistema produce un cargo a inventarios con crdito a una cuenta puente; al recibir el informe de recepcin, el departamento de cuentas por pagar hace la captura respectiva y el sistema carga a la cuenta puente con crdito al proveedor correspondiente. 13. El proceso arriba descrito, con las variables respectivas, se aplica en todos los ciclos de transacciones que se identican con los estados nancieros de la empresa.

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AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

14. Las estimaciones de cuentas de cobro dudoso, inventarios obsoletos, provisiones para primas de antigedad, indemnizaciones, impuesto sobre la renta y reparto de utilidades al personal se ajustan una vez al ao, en coordinacin con los auditores externos. Esto es para evitar errores y duplicidad de procesos en los registros contables. 15. La empresa no considera necesario elaborar un instructivo de contabilidad que complemente el catlogo de cuentas. 16. La compaa considera que las interfases en la plataforma de cmputo hacen innecesario un programa de plizas jas para el cierre mensual de operaciones. 17. Dentro del balance general destacan los siguientes puntos: los documentos descontados se restan del rengln de clientes; los intereses por devengar en crditos bancarios aparecen en el ACTIVO DIFERIDO; el activo circulante incluye los renglones de Caja, Bancos e Inversiones en Valores, este ltimo corresponde a papeles del mercado de dinero intermediados por uno de los bancos con que opera la empresa. 18. No existe una poltica para capitalizacin de activos jos; la empresa considera que no ha sido necesaria y no hay artculos de poco valor registrados como activos jos. 19. Mensualmente se prepara una balanza de comprobacin que se enva al gerente de contabilidad. 20. El Gerente y el Subgerente de Contabilidad revisan la balanza de comprobacin. La revisin comprende conciliaciones bancarias e integracin de cuentas colectivas de activo, pasivo y gastos de operacin. 21. Una vez que el Gerente de Contabilidad autoriza la balanza de comprobacin, el Subgerente prepara el balance general, el estado de resultados, las relaciones analticas de cuentas colectivas y la informacin sobre das de inventarios en el almacn. 22. Finalmente, el Gerente de contabilidad revisa los estados nancieros y despus se distribuyen a la Direccin General y al cuerpo directivo.

Trabajo a desarrollar

Abrir papel de trabajo estadstico con la informacin anterior e identicar todas las reas de oportunidad que existen; son abundantes. Dichas reas de oportunidad deben anotarse en la cdula de sugerencias de la seccin 3.

Caso nmero 7 El auditor en la liberacin de sistemas

Es usted el Auditor Interno en la empresa M y durante una reunin del Comit de Direccin a la que usted ha sido invitado, el Director General comenta que, en su opinin, Auditora Interna debe involucrarse en el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de cmputo; inclusive, debe dar luz verde antes de la liberacin de cada uno de ellos. Tanto este funcionario como el cuerpo directivo dirigen la mirada hacia usted, en espera de su respuesta que, sin duda, ser determinante y de repercusiones buenas o malas para el ambiente de control. Cul sera su respuesta?

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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SECCIN 7 Asuntos scales Comprende el rgimen tributario de la empresa y todos los mecanismos de control interno implementados para el correcto cumplimiento de las obligaciones scales federales, estatales y municipales, tanto a su cargo como de retencin.

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AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Asuntos scales Objetivos de auditora 1

7.1-1

Determinar el correcto rgimen scal de la empresa, considerando su giro segn la escritura constitutiva y la naturaleza de las operaciones que realiza. Determinar la situacin scal de la empresa, tanto del ejercicio que se dictamina como de los anteriores. Cerciorarse de la existencia de adecuados controles internos para asegurar el correcto cumplimiento de las obligaciones scales de la empresa. Denir las repercusiones de la situacin scal de la empresa en el estado de posicin nanciera. Promover la regularizacin de situaciones scales anmalas que enfrente la empresa.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados nancieros al calce o en hoja adjunta.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Asuntos scales Cuestionario de control interno N 1 PREGUNTAS Existe una persona formalmente denida en cuyas responsabilidades se incluya a. determinar los impuestos a pagar? b. autorizar las declaraciones? c. vigilar el cumplimiento de las obligaciones scales? Existe y se cumple un calendario de obligaciones scales? Las declaraciones de impuestos son: a. Preparadas con los datos proporcionados por la contabilidad. b. Presentadas oportunamente. c. Conciliadas con cifras de la contabilidad antes de su presentacin. Existe un archivo completo y ordenado de a. comprobantes ociales de pago de impuestos? b. declaraciones presentadas? c. comunicaciones gubernamentales sobre el pago de impuestos? d. correspondencia de abogados sobre asuntos scales? S No NA Fecha

7.2-1

Auditor

2 3

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

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Asuntos scales Programa de auditora N A A.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Preparar cdula de auditora que muestre el rgimen scal de la empresa. Considerar informacin de secciones 2, 5 y 9, as como los contratos sobre nanciamiento otorgado o recibido. Preparar cdula de auditora con informacin sobre autorizaciones, subsidios y exenciones a favor de la empresa. Estudiar los expedientes de correspondencia scal de la empresa y obtener ejemplares de documentacin a considerar durante la auditora. Vericar que la empresa prepara conciliaciones por escrito entre bases declaradas y cifras segn libros, antes de la presentacin de las declaraciones de impuestos respectivas Hacer pruebas individuales sobre clculos de impuestos retenidos, considerando el sistema de nminas descrito en seccin 9. Aplicables en etapas intermedia y nal Efectuar pruebas globales sobre el clculo y entero de los siguientes impuestos: a. ISR y 2 % sobre nminas b. 5 % Infonavit c. Impuesto al valor agregado d. Impuesto al activo e. ISR sobre honorarios Preparar cdula de gastos no deducibles en coordinacin con seccin 41 y aplicar su contenido en el clculo del ISR y la PTU del ejercicio auditado. Cdula Fecha

7.3-1

Auditor

A.01 A.02

A.03

A.04

B B.00

B.01

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

75

Gua nmero 16 Mensaje a profesores y estudiantes

1. Debido a los constantes cambios que ocurren en las leyes scales mexicanas, es necesario que el profesor lleve a cabo adaptaciones a los datos de esta prctica, con el n de explicar a los estudiantes el desarrollo de los procedimientos de auditora que se relacionan con los pagos provisionales y el impuesto al activo de las empresas. 2. Las pruebas globales para los impuestos sobre remuneraciones, 5 % Infonavit y cuotas al IMSS quedan tambin sujetas al planteamiento de cifras por parte del profesor, con la nalidad de efectuar referencias cruzadas con cifras al 31 de diciembre del ejercicio auditado. 3. Para la determinacin del impuesto sobre la renta y la participacin de utilidades al personal, este libro incluye datos relativos a movimientos en las estimaciones de activo y las provisiones de pasivo; los gastos no deducibles deben simularse a criterio del profesor considerando la informacin de las cdulas sumarias de la seccin 41. 4. Esta aclaracin es aplicable a la determinacin de diferencias temporales para efectos del impuesto sobre la renta y el reparto de utilidades diferidos. 5. Una referencia complementaria a los puntos anteriores es el contenido del programa de auditora de la presente seccin; los procedimientos marcan la pauta de las pruebas necesarias en el marco del rgimen scal de la empresa. 6. Finalmente, es necesario destacar que existen reas de oportunidad en los controles internos de la empresa, que deben identicarse y reejarse en la cdula de observaciones de la seccin 3. La informacin respectiva se incluye en las pginas siguientes de la presente seccin. * * *

76

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Gua nmero 17 Situacin scal. Puntos relevantes

1. El responsable del adecuado y oportuno cumplimiento de las obligaciones scales es el Gerente de Contabilidad; l autoriza todas las declaraciones y manifestaciones. 2. El Gerente de Contabilidad no considera necesario un calendario de obligaciones scales; opina que es un documento ocioso que no se utiliza, ya que los impuestos que paga la empresa son los tradicionales y su entero forma parte de las rutinas administrativas. 3. Mensualmente, considerando los plazos respectivos, el Contador de pasivos toma los datos necesarios de la contabilidad para elaborar las declaraciones de impuestos. No hay papeles de trabajo formales al respecto, pues dichos datos se localizan directamente de los registros contables. 4. Una vez elaboradas las declaraciones de impuestos, se entregan al Gerente de Contabilidad para su revisin y autorizacin. Esta revisin es de escritorio, es decir, el Gerente hace preguntas y cuestionamientos sobre el origen de las cifras y, basado en su experiencia, decide sobre la autenticidad de las respuestas del subordinado 5. La custodia y archivo de las declaraciones de impuestos es responsabilidad de la Asistente del Gerente de Contabilidad.

El alcance de los procedimientos de auditora para dictaminar los estados nancieros basta para respaldar la opinin con efectos scales.

Trabajo a desarrollar

Preparar cdula de referencia permanente e identicar las reas de oportunidad que existen.

Caso nmero 8 Un dilema: impuestos o proveedores

El Director General de una empresa en etapa de desarrollo le explica a usted que slo hay 450,000 pesos disponibles en el banco y se enfrentan dos compromisos de pago muy importantes: el Impuesto al Valor Agregado y la factura de un proveedor que suspender maana su embarque de mercancas si no recibe el importe respectivo; hay varios pedidos de clientes que sern cancelados si dichas mercancas no se surten esta misma semana. Slo se puede hacer un pago precisamente el da de hoy; qu recomendara usted al Director General?

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SECCIN 9 Personal y nminas Comprende los sistemas implantados para la administracin del capital humano de la empresa, incluyendo el reclutamiento y la seleccin de personal, su alta en el sistema de nminas, as como los procedimientos para el clculo de las remuneraciones y el oportuno registro contable de ellas.

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Personal y nminas Objetivos de auditora 1

9.1-1

Cerciorarse de la autenticidad del capital humano cuyo costo se reeja en los estados nancieros. Cerciorarse de que el costo del capital humano est correctamente determinado y adecuadamente reejado en el estado de resultados. Cerciorarse de que todas las obligaciones scales y laborales que se relacionan con las remuneraciones al personal de la empresa estn correctamente determinadas, pagadas, registradas y reveladas en los estados nancieros.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados nancieros al calce o en hoja adjunta.

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Personal y nminas Cuestionario de control interno N 1 PREGUNTAS Existen contratos individuales de trabajo y estn adecuadamente rmados? Las funciones de reclutamiento y seleccin del personal estn claramente denidas y asignadas? Existen por escrito perles y descripciones de funciones y responsabilidades para cada puesto? La contratacin de personal est basada en requisiciones prefoliadas y autorizadas? Se llevan cabo exmenes mdicos, sicolgicos y tcnicos a cada candidato antes de su contratacin? Se efectan investigaciones socioeconmicas a cada candidato antes de su contratacin? Dichas investigaciones socioeconmicas se actualizan peridicamente considerando las responsabilidades y riesgos de cada puesto? La contratacin de un candidato requiere, por lo menos, dos entrevistas? Estn adecuadamente separadas las funciones de contratacin y alta del personal en el sistema de nminas? Existen expedientes individuales para todo el personal de la empresa? Dichos expedientes incluyen, por lo menos, a. solicitud de empleo. b. contrato de trabajo. c. exmenes mdico y sicolgico d. examen de capacidad para el puesto. e. constancia de inscripcin IMSS f. cdula scal. g. constancia de retenciones ISR. h. documentacin escolar. S No NA Fecha

9.2-1/1

Auditor

10

11

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Personal y nminas Cuestionario de control interno N 12 PREGUNTAS Las altas en el sistema de nminas estn adecuadamente autorizadas? Las vacaciones, tiempo extra, aumentos de sueldo y otras compensaciones se autorizan por escrito? Las funciones de elaboracin, revisin y autorizacin de las nminas estn separadas en trminos de objetivos bsicos de control? Las nminas son rmadas para aprobarlas antes de su pago? Se obtienen recibos de sueldo rmados? Los empleados son identicados antes de efectuarles el pago de sueldo? S No NA Fecha

9.2-1/2

Auditor

13

14

15 16 17

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Personal y nminas Programa de auditora N A A.00 A.01 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Preparar cdula estadstica que muestre el ujo de las operaciones que integran el sistema de nminas. Vericar, mediante pruebas selectivas, el cumplimiento del sistema de nminas mencionado en A.00, con nfasis en: a. Contratacin. b. Alta en el sistema. c. Control de asistencias. d. Autorizacin de formularios. Cerciorarse de la correcta formulacin de las nminas considerando: a. Controles informticos e interfases. b. Coincidencia de sueldos con tabulador y contratos. c. Aplicacin contable. Durante la revisin de las nminas, considerar el resultado del procedimiento A.04 del programa de auditora en seccin 7.3-1. Vericar que los expedientes del personal contengan como mnimo la siguiente documentacin: a. Solicitud de empleo. b. Exmenes mdico sicolgico y de aptitud tcnica. c. Aviso de alta al IMSS. d. Inscripcin en el RFC. e. Avisos de vacaciones autorizados. f. Notas por mritos o sus opuestos. Vericar el cumplimiento de la empresa con la Ley del Seguro Social, en cuanto a: a. Altas, cambios o bajas del personal. b. Grupo de cotizacin. c. Rgimen jo, variable o mixto. d. Oportunidad en la presentacin de liquidaciones. Aplicables en las etapas intermedia y nal Vericar el procedimiento de pago de una nmina quincenal y el de una semanal. Inspeccionar la documentacin que autentique la relacin laboral con la empresa de los empleados ausentes al momento de pago de la nmina. Cdula Fecha

9.3-1/1

Auditor

A.02

A.03 A.04

A.05

B B.00 B.01

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Personal y nminas Programa de auditora N B.02 B.03 PROCEDIMIENTOS Efectuar prueba global de cuotas pagadas al Seguro Social. Como parte de ello, examinar la suciencia del pasivo por dicho concepto. En relacin con las horas extra pagadas por la empresa a su personal, cerciorarse de su correcta integracin al salario para efectos del IMSS, considerando: a. Margen de tres horas diarias tres veces por semana. b. Integracin de las horas extra que lo excedan. c. Control contable sobre la separacin. d. Pago de dichas horas al 100 o 200% segn corresponda. * * * Cdula Fecha

9.3-1/2

Auditor

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 18 Sistema de nminas de La Conanza, S. A.

Durante la etapa preliminar de la auditora se llevan a cabo entrevistas con el personal de la empresa y observaciones directas sobre las actividades respectivas, que permiten al auditor identicar el siguiente procedimiento: 1. El reclutamiento de candidatos para cubrir vacantes se hace mediante anuncios en peridicos. 2. El rea de Recursos Humanos inicia el reclutamiento con base en peticiones telefnicas del Director, Gerente de rea o departamento donde se ha generado la vacante. 3. La seleccin del candidato que ser contratado implica tres entrevistas: jefe de reclutamiento, Director de Recursos Humanos y el futuro jefe de dicho candidato. 4. No es poltica de la empresa aplicar exmenes mdicos o sicolgicos a los candidatos. 5. La persona contratada debe presentar la siguiente documentacin para abrir su expediente: Solicitud de empleo. Cuatro cartas de recomendacin. Documentacin escolar respectiva. Seis fotografas. Cdula scal y aviso de inscripcin al IMSS. Constancia de retenciones ISR. Identicacin IFE. CURP. 6. Cuando el candidato ha superado las entrevistas en el rea de Recursos Humanos, se avisa al futuro jefe para que reciba al candidato, lo entreviste y se tome la decisin nal. 7. La contratacin se apoya en el formulario AVISO DE ALTA, que deben rmar las tres personas que cubrieron las entrevistas. Dicho aviso no est prefoliado, pues el rea de Recursos Humanos no lo considera necesario. 8. El AVISO DE ALTA incluye: nombre del nuevo empleado, nombre y clave del departamento al que fue asignado, puesto con el que sido contratado, fecha de ingreso y sueldo respectivo. El aviso se acompaa con la cdula scal y el alta al IMSS para propsitos de registro, as como por toda la documentacin mencionada en el punto 5. 9. A continuacin, el Jefe de Nminas recibe los documentos y procede a dar de alta en el sistema de nminas al nuevo empleado. Lo hace con base en los documentos ya mencionados. En su ausencia, que es frecuente, la captura la efecta la secretaria del rea. a. Hecho lo anterior, el Jefe de Nminas regresa al Jefe de Reclutamiento todos los documentos, inclusive el AVISO DE ALTA, para que se abra el expediente del empleado.

Del sistema de nminas surge uno de los renglones ms importantes del Estado de Resultados. Conocerlo a profundidad es bsico e imprescindible para el auditor.

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10. Cada empleado, excepto los Gerentes y Directores, debe checar una tarjeta de asistencia. El da del corte de la nmina, cuatro das antes del pago, el Supervisor de Sueldos rene todas las tarjetas de asistencia para separar las que muestran retardos o inasistencias. 11. Respecto a estos ltimos casos, dicho Supervisor obtiene rmas de autorizacin del jefe del empleado en cuestin. No hay lmites para ello en el marco de cada quincena. 12. El Supervisor de Sueldos procede a capturar en el sistema AS400 los descuentos por inasistencia de acuerdo con las tarjetas que no fueron autorizadas. Tres retardos superiores a 10 minutos equivalen a una inasistencia. b. Concluida la captura, el AS400 corre el programa de nminas y emite el listado respectivo que pasa a revisin y autorizacin del Jefe de Nminas. Emite tambin los recibos individuales correspondientes que quedan bajo la custodia del Supervisor de Sueldos. 13. Con base en las tarjetas que muestran inasistencias, el Jefe de Nminas hace una revisin selectiva para cerciorarse de su correcta captura. Hecho lo anterior, rma el listado de remuneraciones o nmina, autorizndolo. 14. Aprobada la nmina, el Supervisor de Sueldos la enva al Departamento de Cuentas por Pagar, en Contabilidad General. Un asistente del Contador de pasivos tiene la clave de seguridad para el acceso a la red de banca electrnica con Bancomercio; para enfrentar ausencias, la clave se comparte con la secretaria de este funcionario. 15. Con base en la nmina, el asistente del Contador de pasivos efecta transferencias de la cuenta bancaria de La Conanza a las cuentas individuales de cada empleado. 16. Concluidas las transferencias, el Contador de pasivos rma la nmina y la enva al Supervisor de Sueldos para que prepare los sobres individuales respectivos, tomando los recibos de sueldo que tiene en custodia. 17. Concluido el ensobretado, el Supervisor de Sueldos enva la nmina al Contador de pasivos, quien efecta el siguiente registro contable: 50: Gastos de Venta 1: Sueldos 60: Gastos de Administracin 1: Sueldos 1120: IRS retenido sobre sueldos 1150: Cuotas IMSS 1400: Bancos 10: Bancomercio $100,000 100,000 $30,000 35,000 135,000

Los controles internos informticos son esenciales en la evaluacin del sistema de nminas.

18. El asistente del Contador de pasivos reparte los sobres de sueldos, obtiene recibos rmados y los enva a la Jefatura de Nminas para su archivo. 19. Fin del sistema. *
Trabajo a desarrollar

Preparar grca de ujo sobre el sistema antes descrito e identicar los riegos de control existentes; los hay e importantes. Las recomendaciones respectivas deben anotarse en la cdula de observaciones de la seccin 3.

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Caso nmero 9 Dilema: entrevista o lectura de un manual

Es usted Jnior de auditora y participa en la etapa preliminar del examen de los estados nancieros de la empresa K. Durante las entrevistas para conocer el sistema de nminas, el Gerente de Compensaciones le indica que no dispone de tiempo para ello y, adems, subraya que hay un Manual de sistemas y procedimientos oportunamente actualizado, cuyo captulo N3 comprende con suciente detalle la secuencia que usted quiere averiguar. Qu respondera usted? Sugerira alguna accin al Auditor Senior? Existe algn punto relativo a la planeacin de la auditora que, en su opinin, debiera mejorarse o tomarse en consideracin para ocasiones posteriores?

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SECCIN 10 Efectivo Comprende las disponibilidades en bancos, caja, fondos jos y variables, as como los valores equivalentes como metales preciosos y monedas conmemorativas. Incluye los sistemas de control interno sobre dichos conceptos y las revelaciones necesarias en el estado de posicin nanciera.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Efectivo Objetivos de auditora 1

10.1-1

Cerciorarse de la autenticidad del efectivo en poder de la empresa y de instituciones de crdito que se presenta en el estado de posicin nanciera. Cerciorarse de la adecuada presentacin del efectivo en el estado de posicin nanciera, de acuerdo con su grado de realizacin y su naturaleza. Determinar la correcta conversin de monedas extranjeras en funcin a la equivalencia con la moneda en que se presentan los estados nancieros. Cerciorarse de que las cuentas bancarias estn precisamente a nombre de la empresa. Cerciorarse de que la empresa pueda disponer libremente de los fondos en poder de instituciones de crdito.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados al calce o en hoja adjunta.

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Efectivo Cuestionario de control interno N A 1 PREGUNTAS Cobranzas y entradas de efectivo Existe un adecuado control fsico sobre las facturas pendientes de cobro? El control fsico de las facturas permite identicar oportunamente las que deben enviarse al cobro? Existe un adecuado control contable sobre las fechas de vencimiento de las facturas? Las facturas para su cobro se relacionan en un formulario prefoliado o en un listado computarizado que asegure consecutividad en el control? Las facturas entregadas a cobradores estn respaldadas con los correspondientes acuses de recibo rmados por dichos empleados? Los cobradores estn aanzados considerando el monto mximo de valores bajo su custodia? Prevn los controles que el Departamento de cobranzas no tenga acceso al efectivo? Al terminar sus gestiones diarias los cobradores entregan el efectivo recaudado directamente a Caja? La cobranza del da es depositada intacta y oportunamente a bancos? Las facturas no pagadas a cobradores se reprograman para insistir en nuevas gestiones de cobro? Hay una poltica bien denida para clasicar la cartera vencida e identicar la que se considera de cobro dudoso? Hay un enlace de informacin entre Cobranzas y Contabilidad sobre cartera de cobro dudoso para efectos de actualizar la estimacin respectiva? S No NA Fecha

10.2-1/1

Auditor

10

11

12

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Efectivo Cuestionario de control interno N B 1 Salidas de efectivo La autoridad sobre las salidas de efectivo est clara y formalmente denida? Todas las salidas de efectivo estn sujetas a dicha autoridad? Todos los desembolsos se hacen con cheque nominativo? Est prohibido emitir cheques al portador o a nombre de nosotros mismos? La emisin de cheques se basa en un mnimo de dos rmas mancomunadas? Est prohibida la rma de cheques en blanco? La secuencia numrica de los cheques est controlada y asegurada? Los cheques anulados son apropiadamente cancelados y archivados? Los talonarios de cheques se custodian bajo sucientes medidas de seguridad? Las cuentas de cheques se concilian mensualmente por escrito, se investigan y registran oportunamente los ajustes contables que de ellas derivan? Las conciliaciones de las cuentas de cheques se hacen por un empleado distinto al que maneja y controla dichas cuentas? Las facturas y documentos pagados se cancelan con un sello fechador previniendo su nuevo uso para un pago duplicado? El pago de facturas requiere la revisin previa de precios, condiciones de crdito y autenticidad del servicio o de las mercancas respectivas? PREGUNTAS S No NA Fecha

10.2-1/2

Auditor

2 3 4

6 7

10

11

12

13

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Efectivo Cuestionario de control interno N 14 PREGUNTAS Hay un funcionario que autorice previamente el pago de facturas, con facultades formalmente asignadas para ello? Fondos jos y variables Existen polticas por escrito para el manejo de los fondos jos y variables? Los fondos jos y variables estn manejados por empleados formalmente designados para ello? Existen cartas de responsabilidad rmadas por cada uno de los responsables del manejo de los fondos? Se efectan arqueos sorpresivos de los fondos por una persona distinta al responsable de su manejo? Dichos arqueos constan por escrito e incluyen conexin con cifras de la contabilidad? Existen plazos bien denidos para el rescate de vales provisionales contra comprobantes denitivos? Los vales provisionales son autorizados por una persona con facultades formalmente asignadas para ello? Los vales provisionales son nominativos e incluyen la rma de recibido por parte del beneciario? Los vales provisionales incluyen mencin clara del propsito del anticipo o salida del efectivo del fondo? Los comprobantes pagados con el fondo se cancelan de inmediato con sello fechador de pagado para evitar que vuelvan a utilizarse? Se respetan los lmites establecidos para efectuar pagos con el efectivo del fondo? S No NA Fecha

10.2-1/3

Auditor

C 1

10

11

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Efectivo Cuestionario de control interno N 12 PREGUNTAS Los fondos son sucientes para sus propsitos y no implican inmovilizaciones de efectivo? Las reposiciones se llevan a cabo en plazos razonables? Los cheques para reposicin son nominativos? Las aplicaciones contables de las reposiciones se llevan a cabo oportunamente? S No NA Fecha

10.2-1/4

Auditor

13 14 15

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

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Efectivo Programa de auditora N A A.00 A.01 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Preparar cdula estadstica con los datos de identidad de los bancos con que opera la empresa. Preparar cdula estadstica de los fondos de caja jos o variables manejados por la empresa, incluyendo datos de las polticas contables para su manejo. Preparar grca de ujo o descriptiva sobre las entradas de efectivo hasta su depsito en bancos y el correspondiente registro contable. Elaborar grca de ujo sobre las operaciones de salida de efectivo de cuentas bancarias, incluyendo la respectiva aplicacin contable. Con base en pruebas selectivas, vericar la autenticidad del sistema para el control de las entradas de efectivo a bancos, considerando: c. Control de formularios en secuencia. d. Evidencia de revisiones y autorizaciones. e. Cumplimiento de mecanismos de seguridad. f. Correcta y oportuna aplicacin contable. Vericar la autenticidad del sistema para el control de salidas de efectivo de bancos, considerando los detalles de la grca mencionada en el apartado A.03 anterior y tambin: a. Secuencia de los formularios. b. Evidencia de autorizaciones. c. Cumplimiento de mecanismos de seguridad. d. Oportuna y correcta aplicacin contable. Cerciorarse de que las rmas de los funcionarios facultados para librar cheques: a. Sean mancomunadas. b. Aprobadas por el Consejo de Administracin. c. Estn registradas ante los bancos. Responder el cuestionario de control interno y, en su caso, anotar en cdula de recomendaciones de la seccin 3 las sugerencias necesarias. Cdula Fecha

10.3-1/1

Auditor

A.02 A.03 A.04

A.05

A.06

A.07

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Efectivo Programa de auditora N B B.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en las etapas intermedia y nal. Examinar las conciliaciones de saldos en cuentas bancarias, considerando la informacin de los estados de cuenta, haciendo nfasis en: a. Correccin aritmtica. b. Autenticidad de las partidas en trnsito. c. Ajuste oportuno de dichas partidas. d. Coincidencia de saldos con bancos. e. Identicacin con el perodo contable Obtener conrmaciones de saldos de todos los bancos con que opera la empresa y considerar su contenido en el examen de las conciliaciones mencionadas en el apartado anterior. Efectuar arqueos de fondos jos y variables, considerando su importancia y los antecedentes del control interno evaluado en la etapa preliminar. En la fecha del cierre del ejercicio anual, efectuar corte de documentacin de los cheques y formularios que intervienen en el control de las salidas y entradas del efectivo. Considerando el corte de formas antes mencionado, aplicar el procedimiento de examen de eventos posteriores sobre documentos y operaciones, esto con objeto de identicar: a. Operaciones ajenas al ejercicio auditado. b. Indicios de alteracin de saldos bancarios. c. Operaciones del ejercicio auditado que no estn registradas. d. Cualquier otro indicio de manipulacin. Cdula Fecha

10.3-1/2

Auditor

B.01

B.02

B.03

B.04

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Gua nmero 19 Bancos con los que opera la Empresa

La siguiente informacin fue obtenida mediante entrevistas, observaciones e inspeccin de la documentacin contenida en los expedientes de la empresa. Esta debe emplearse para preparar una cdula estadstica del archivo permanente de auditora. 1. BANCOMERCIO. Sucursal Central. Cuenta de cheques nmero 6615. Pesos mexicanos. Firmas mancomunadas. 2. BANCOMERCIAL. Sucursal Norte. Cuenta de cheques nmero 8055. Pesos mexicanos. Firmas mancomunadas. 3. BANCO DEL SUR. Sucursal Norte. Cuenta de cheques nmero 1825. Pesos mexicanos. Firmas mancomunadas. Las personas autorizadas para rmar son el Director General, el Director de Finanzas, el Gerente de Contabilidad y el Cajero General. Este ltimo requiere, en todos los casos, de la rma del Director de Finanzas o del Gerente de Contabilidad. Las operaciones de nanciamiento se llevan a cabo con los tres bancos; sin embargo, las ms importantes corresponden a BANCOMERCIO. Existen expedientes ordenados y actualizados para cada uno de dichos bancos, mismos que incluyen estados de cuenta y correspondencia general sobre las operaciones llevadas a cabo. * * *
La informacin estadstica de bancos es fundamental para preparar las conrmaciones de saldos al cierre de la auditora. Todos los bancos deben ser obligatoriamente conrmados.

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Gua nmero 20 Fondos custodiados en la Empresa

La siguiente informacin se obtuvo a travs de entrevistas e inspecciones de expedientes en el rea de Contabilidad. Debe emplearse para abrir una cdula de referencia permanente cuyo diseo permita controlar los arqueos efectuados a lo largo de varias auditoras, y al hacer las referencias cruzadas a los papeles transitorios respectivos. 1. FONDO FIJO. Departamento de Compras. Custodio: Asistente del Departamento. Importe: $30,000 pesos. 2. FONDO VARIABLE PARA CAMBIOS. Caja General. Custodio: Cajero General. ltimo importe: $250,000 pesos. 3. FONDO FIJO. Departamento de Contabilidad. Custodio: Contador de Bancos. Importe: $25,000 pesos. 4. FONDO FIJO. Direccin General. Custodio: Asistente del Director General. Importe: $10,000 pesos.

El correcto manejo de los fondos jos y variables es un claro indicador de la honestidad del personal de la empresa.

Polticas contables para el manejo de los fondos:


1. Los fondos se destinan a gastos menores a 3,000 pesos, con excepcin del variable para cambios. Los pagos superiores deben efectuarse a travs de cheques. 2. Se emplean vales provisionales que deben canjearse por comprobantes denitivos antes de los siguientes 15 das correspondientes a su fecha de expedicin. 3. Los vales provisionales deben ser autorizados por el Gerente del rea donde se localiza el fondo respectivo. Para expedirlos se utilizan formularios comerciales y no estn prenumerados. 4. Las reposiciones de fondos son quincenales y las revisa y autoriza el Gerente de Contabilidad. Los cheques se expiden a nombre de cada custodio, quien despus los cambia en Caja General. 5. El fondo variable de Caja General se destina al cambio de cheques personales de los empleados, operaciones de, o con, los clientes y pagos extraordinarios; lo anterior a n de evitar disponer de la cobranza. 6. No se efectan arqueos porque el Gerente de Contabilidad considera que con la revisin de las reposiciones que l lleva a cabo, se cumplen satisfactoriamente los objetivos de supervisin y control.

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7. Se utiliza un sello de pagado para cancelar los comprobantes, que incluye fecha y rma tanto de la persona que efectu el gasto, como del Director del rea que lo est autorizando (ver Gua nmero 65). 8. No existen cartas de responsabilidad rmadas por los custodios, porque se considera que con la recepcin de los cheques de las reposiciones que son nominativos, dicha responsabilidad queda sucientemente documentada. * * *

Caso nmero 10 Seleccin de fondos jos

Es usted Jnior de auditora asignado a la empresa W en la que existen cinco fondos jos que uctan entre 10,000 y 15,000 pesos, todos ellos destinados a gastos menores de poca importancia. Por otra parte, los saldos bancarios oscilan entre los 50 y 70 millones de pesos mensuales, sin que ello indique que hay una mala administracin del efectivo; slo corresponden a las dimensiones de la empresa. Esta es la primera auditora que se est haciendo a dicha empresa y, con este precedente, el auditor Senior le pregunta a usted si considera necesario arquear los cinco fondos jos, uno o dos, o ninguno, tomando en cuenta el poco signicado de ellos. Cul sera su respuesta?

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Gua nmero 21 Informacin sobre el Sistema de Cobranzas

Durante la etapa preliminar de la auditora se llevan a cabo entrevistas con la Gerente de Crdito y Cobranzas y con otros funcionarios de La Conanza, esto a n de conocer los procedimientos para el control de los pagos de clientes. Los detalles son los siguientes y deben utilizarse para elaborar una grca de ujo. 1. El sistema AS400 emite diariamente un Listado de Cobranza (LC), que incluye anlisis de las facturas cuya fecha de vencimiento permite enviarlas para cobro a los clientes. 2. El LC tambin incluye espacios para anotar nmero de cheque entregado por el cliente, importe y comentarios sobre promesas de pago. 3. El LC se enva al Jefe de Cobranzas quien lo utiliza para localizar fsicamente las facturas que se custodian en archiveros, cerrados con llave, dentro del rea a su cargo. 4. De acuerdo con el nmero de facturas que incluye el LC, el Jefe de Cobranzas planea su asignacin a los 3 cobradores disponibles, considerando la ubicacin de los domicilios que debern ser visitados. 5. En su caso, el Jefe de Cobranzas obtiene copias fotostticas del LC para cada uno de los 3 cobradores a los que se les entregarn facturas para su cobro. En cada copia fotosttica, el Jefe de Cobranzas identica con marcador amarillo las facturas que sern entregadas al cobrador. 6. De cada copia del LC, el Jefe de Cobranzas obtiene una copia adicional que utilizar como acuse de recibo por parte del cobrador. 7. Al da siguiente, por la maana, el Jefe de Cobranzas entrega a cada cobrador su copia del LC y las facturas respectivas; obtiene a cambio una rma de acuse de recibo en la copia adicional. 8. Con las tres copias del LC, que incluyen acuse de recibo y el original de dicho listado, el Jefe de Cobranza forma un paquete que pone a la consideracin de la Gerente de Crdito y Cobranzas, quien rma de conocimiento dicho original. 9. El Jefe de Cobranzas archiva el LC y sus copias en un expediente temporal. 10. Los cobradores llevan a cabo sus gestiones de cobro utilizando motocicletas y valijas de piel para la custodia de los valores. Anotan nmero de cheque recibido de cada cliente en el LC as como promesas de pago y sus fechas. 11. Alrededor de las 18:00 horas, los cobradores regresan a la empresa. Como el horario de ocinas ha terminado, y el Cajero General podra haberse retirado, cada cobrador pasa a la ocina del Jefe de Cobranzas. 12. El Jefe de Cobranzas le recibe los cheques y facturas no cobradas al cobrador; verica autenticidad de los datos en el LC, arquea los cheques y las propias facturas. 13. Hecho lo anterior, el Jefe de Cobranzas captura en el sistema AS400 los datos del LC respecto a los clientes que efectuaron pagos, generndose la siguiente aplicacin contable:

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Bancos (Cuenta Puente) 2010: Clientes (Claves y nombres)

$100,000 $100,000

14. En relacin con las facturas no pagadas, el Jefe de Cobranza captura fechas de promesa de pago y, a falta de ellas, asigna nueva fecha de vencimiento para los prximos 30 das. 15. A continuacin, el Jefe de Cobranzas introduce los LC y cheques respectivos en un sobre que guarda en la caja fuerte de su ocina, cuya combinacin comparte con su secretaria para enfrentar casos de ausencia. 16. Al da siguiente, a primera hora, el Jefe de Cobranzas acude a Caja y entrega al cajero los LC y cheques respectivos; obtiene acuse de recibo en las otras copias disponibles de dicho listado. 17. Con base en informacin del LC y el efectivo recibido del jefe de Cobranzas, el Cajero prepara depsito para su trmite mediante empresa de seguridad en traslado de valores. 18. El mismo da, a las 11:00 horas, la empresa Panamericana de Seguridad Privada recoge el efectivo para su entrega al banco indicado por La Conanza. 19. Al da siguiente, el cajero recibe el comprobante del depsito bancario y, anexo a los ejemplares del LC, lo enva al Contador de Cuentas por Cobrar quien revisa los datos de dichos documentos y efecta, por interfase, la siguiente aplicacin contable en el sistema AS400: 1400: Bancos 10: Bancomercio Bancos (Cuenta Puente) $100,000 $100,000

20. Es importante sealar que la captura efectuada por el Jefe de Cobranzas en el punto 13 anterior, produce una interfase con la seccin de Cuentas por Cobrar en Contabilidad General, dando de baja a los clientes que efectuaron el pago de sus facturas. 21. Fin del sistema de cobranzas. Debe destacarse que la informacin detallada sobre la integracin de saldos individuales a cargo de clientes, est controlada plenamente por el Departamento de Cobranzas. *
Trabajo a desarrollar

Identicar los riesgos de control que este sistema involucra y hacer las recomendaciones respectivas en la cdula de observaciones de la seccin 3; son varias e importantes.

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Gua nmero 22 Anlisis de la Informacin Contable

Cuenta 1100 1200 1300 1400

A. Para la cdula sumaria Nombre Fondos jos Fondos variables Caja general Bancos B. Integracin fondos jos Fondo jo. Compras Fondo jo. Contabilidad Fondo Direccin General C. Integracin de bancos Bancomercio Bancomercial Banco del Sur * * *

Saldos al 31120_ 65,000 250,000 50,000 1045,000

10 20 30 10 20 30

30,000 25,000 10,000 200,000 520,000 325,000

Trabajo a desarrollar

1. Con la informacin arriba detallada deben abrirse los papeles de trabajo respectivos: cdula sumaria y las analticas de fondos jos y de bancos; es necesario considerar que son papeles transitorios, es decir, clasicacin decimal .7. 2. Ampliando lo anterior y como apoyo adicional, el ndice de la cdula sumaria debe ser 10.7-1; el ndice de la analtica de fondos jos ser 10.7-2; y as, sucesivamente. Los cruces entre estos papeles de trabajo deben llevarse a cabo. 3. Tambin es necesario destacar que la sumaria debe cruzarse con la balanza de comprobacin de las cuentas de balance que pertenece a la seccin 1 y cuyo ndice es 1.7-1.

100

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Gua nmero 23 Principios bsicos para los arqueos de fondos jos

Objetivo Un arqueo de efectivo tiene el propsito de vericar que el saldo que muestran los registros contables est respaldado por valores monetarios, o por comprobantes debidamente autorizados. Informacin previa al arqueo Antes de proceder al arqueo el auditor debe ser propietario de la siguiente informacin, sin ella el arqueo no tiene sentido: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Monto del fondo. Fecha de la ltima reposicin. Lmite en el monto de pagos con el fondo. Requisitos de control para vales provisionales. Caducidad de los vales provisionales. Requisitos para comprobantes denitivos. Carta de responsabilidad del custodio del fondo. Fundamentales del arqueo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Custodio cuenta efectivo y valores bajo observacin del auditor. Auditor cuenta efectivo y valores bajo observacin del custodio. El auditor no debe quedarse a solas con el efectivo. Las anotaciones del arqueo no deben ser a lpiz. Obtener tiras tabulares de vales provisionales y comprobantes. Marcar los vales y comprobantes con ante rma del auditor. Cerciorarse del cumplimiento de los mecanismos de control. Obtener la siguiente declaracin de responsabilidad en la cdula de auditora derivada del arqueo, la cual deben rmar el custodio y el propio auditor:

El efectivo y documentacin arriba detallados integran el fondo jo del Departamento de Compras de La Conanza, S. A. Dicho fondo es propiedad de esta empresa, fue arqueado en mi presencia al 31 de diciembre de 200_ por auditores del despacho Contadores Pblicos Titulados, S. C. y devuelto a mi entera satisfaccin.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 24 Datos del arqueo del fondo jo

Fondo jo Departamento de Compras Diciembre 31, 200_ Efectivo en monedas y billetes Vales provisionales (Se indican las fechas): 30110_ a cargo del Gerente de Compras 10120_ a cargo del Jefe del Almacn 28120_ a cargo de la Asistente Comprobantes denitivos (Se indican las fechas): 28120_. Comida del Gerente en la Ciudad de Mxico 29120_. Cena del Gerente y otros terceros 30120_. Vales de caja (5) por taxis del mensajero 30120_. Notas de Marx Wal por caf y galletas Datos adicionales 1. El ltimo reembolso al fondo fue el 27 de diciembre del ejercicio auditado. 2. No existe carta de responsabilidad rmada por el custodio del fondo. *
Trabajo a desarrollar

8,200 5,000 3,000 2,000 1,800 2,900 3,500 2,000

Con los datos arriba indicados debe elaborarse cdula de auditora que incluya leyenda de arqueo rmada por el auditor y por el custodio del fondo. Anotar en la cdula del arqueo los procedimientos de auditora aplicados, as como las acciones que resulten necesarias y, en su caso, los ajustes a registros contables, cruzndolos con la cdula de ajustes de la seccin 1.

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Gua nmero 25 Datos para la Conciliacin con BANCOMERCIO

31 de diciembre de 200_ Saldo segn estado de cuenta bancario Cheques en trnsito: 3320: del 25020_ a favor del proveedor 012 3321: del 25020_ a favor del proveedor 012 3830: del 20080_ a favor del proveedor 031 4146: del 14110_ a favor del proveedor 022 4148: del 20110_ a favor del proveedor 014 4150: del 21120_ a favor del proveedor 020 4154: del 22120_ a favor de acreedores diversos 4160: del 23120_ a favor del proveedor 016 Cargos del banco no correspondidos: Aviso de cargo 3346 del 18090_por intereses moratorios Depsitos de la empresa no correspondidos: Ficha del 29120_ Ficha del 30120_ 275,000 350,000 25,000 20,000 45,000 115,000 30,000 45,000 55,000 90,000 200,000 150,000

Trabajo a desarrollar:

El encargado de la auditora le pide integrar el saldo segn la empresa. Tambin le pide revisar esta conciliacin haciendo los cruces necesarios entre los papeles de trabajo respectivos. Anotando las marcas de auditora que procedan para dejar constancia de los procedimientos de auditora que se hayan aplicado. En su caso, anotar los ajustes de auditora que sern sugeridos a la empresa, en la cdula respectiva de la seccin 3. Anotar la conclusin derivada del trabajo efectuado sobre esta conciliacin al calce de la presente cdula.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 26 Informacin complementaria sobre efectivo

1. La auditora de estados nancieros implica examinar las conciliaciones de todas las cuentas bancarias que maneja la empresa. 2. Parte del legajo de auditora deben ser las copias de los estados de cuenta bancarios que muestren los saldos a los que estn referidas las conciliaciones elaboradas por la empresa. 3. Las conrmaciones de saldos con bancos deben obtenerse respecto a todas estas instituciones. Dichas conrmaciones deben estar cruzadas a las conciliaciones respectivas. En la segunda parte de la presente obra se incluye un modelo ilustrativo para los lectores y estudiantes. 4. Conciliar saldos con bancos es un mecanismo de control interno que, en consecuencia, corresponde aplicar a la empresa y no al auditor. El comentario es vlido para cualquier otro tipo de conciliaciones de saldos: proveedores, compaas aliadas, clientes, impuestos, acreedores diversos, etctera. 5. Es necesario que el ltimo da hbil del ejercicio anual, el auditor corte los folios de la documentacin que se utiliza para procesar las transacciones con el efectivo. Dicho corte de folios ser utilizado para examinar operaciones posteriores al ao auditado; lo anterior a n de identicar movimientos alojados en perodos contables distintos a los que pertenecen. 6. En el examen de operaciones posteriores al cierre anual, el auditor debe estar atento a: a. Cargos directos a gastos con crditos a bancos: pueden revelar pasivos no registrados. b. Cargos a pasivos por gastos cuyos comprobantes tengan fechas anteriores al cierre del ejercicio: pueden revelar erogaciones no registradas. c. Incrementos atpicos en el nmero de partidas en trnsito de las conciliaciones bancarias: pueden revelar transacciones simuladas para manipular la informacin con nes ilcitos. 7. Conviene auditar las disponibilidades en bancos en paralelo con el examen de los pasivos de la seccin 22. Esto agiliza el trabajo de auditora en renglones como la conformacin de saldos con dichas instituciones.

Caso nmero 11 Dilema: Arqueo sorpresivo?

El Gerente de Contabilidad de la empresa que est usted auditando solicita que se le avise al Cajero, con dos horas de anticipacin, el inicio del arqueo que eventualmente pudiera estar planeado para la presente auditora. Dicho funcionario argumenta que las cargas de trabajo en la Caja son muy altas y un arqueo sorpresivo causara problemas en las operaciones de ese departamento. Aceptara usted?

104

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Caso nmero 12 Interrupcin durante el arqueo

Es usted auditor junior y se encuentra efectuando un arqueo a la Caja General de la empresa K. Cuando el trabajo se encuentra ya muy avanzado, una llamada urgente hace necesario que el Cajero salga de la empresa. Esta persona sugiere que usted concluya el arqueo pues al da siguiente resultara muy difcil volverlo a efectuar. El auditor encargado no se encuentra, por lo que usted debe enfrentar la situacin. Qu decisin tomara?

Caso nmero 13 La conanza en sumas computarizadas

Es usted de reciente ingreso al Despacho y, por primera vez, est examinando una conciliacin bancaria. El rengln de cheques en trnsito se encuentra respaldado por una relacin analtica computarizada que comprende siete pginas. Los papeles de trabajo de la etapa preliminar indican que el control interno en la plataforma de cmputo es conable. Vericara usted la suma de las siete pginas que integran los cheques en trnsito?

Problema nmero 14 Dilema en conrmaciones bancarias

Por cuarto ao consecutivo es usted auditor de la empresa W. En este nuevo ejercicio siguen sin movimiento dos cuentas de cheques con saldos de 75 y 90 mil pesos, 8 % del total del efectivo en bancos. El ao pasado el Despacho obtuvo las conrmaciones bancarias respecto a dichos saldos, con resultados satisfactorios. Su cliente propone que en esta auditora nos ahorremos estas conrmaciones. Qu decide usted?

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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SECCIN 12 Cuentas por cobrar a clientes Comprende los derechos de cobro provenientes de las ventas de mercancas o servicios que forman parte del giro de la empresa, as como todos los mecanismos de control interno que se identican con dichas operaciones, incluyendo las estimaciones para absorber cartera de cobro dudoso e incobrable.

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Cuentas por cobrar a clientes Objetivos de auditora 1

12.1-1

Cerciorarse de la autenticidad de los derechos de cobro que se presentan en el estado de posicin nanciera. Cerciorarse de que los derechos de cobro estn adecuadamente presentados en el estado de posicin nanciera, de acuerdo con su grado de realizacin y su naturaleza. Determinar que los derechos de cobro estn valuados de acuerdo con las normas de informacin nanciera. Cerciorarse de que los derechos de cobro son efectivamente recuperables. Cerciorarse de que los derechos de cobro son propiedad de la empresa y que sta puede disponer de ellos libremente.

4 5

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que dichos estados nancieros presentan al calce o en hoja adjunta.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Cuentas por cobrar a clientes Cuestionario de control interno N 1 PREGUNTAS La cartera por cobrar se custodia fsicamente bajo sucientes medidas de seguridad? Las funciones de custodia fsica de la cartera y el registro contable de ella estn claramente separadas? Los mecanismos de control permiten identicar en forma oportuna y conable la cartera cuyo cobro ya puede efectuarse? Se utilizan formularios prefoliados para el control de la cartera por cobrar que se entrega a cobradores? Dichos formularios son revisados y autorizados por una persona con facultades para ello? Si dichos formularios son computarizados, estn asegurados la integridad de las bases de datos y los mecanismos de seguridad informtica respectivos? Se obtienen acuses de recibo de los cobradores por la cartera que se les entrega para su cobro a los clientes? Los cobradores visitan a clientes de acuerdo con itinerarios para optimizar su tiempo? Existe una poltica para evitar que los cobradores reciban dinero en efectivo por parte de los clientes? Al nalizar sus gestiones de cobro los cobradores pasan primero a Caja para entregar los cheques recibidos de los clientes? Los procedimientos permiten evitar que el Departamento de Cobranzas tenga acceso al efectivo proveniente de pagos de clientes? Los cobradores estn aanzados hasta por el monto mximo de valores que transportan bajo su responsabilidad? La cobranza se deposita oportunamente? S No NA Fecha

12.2-1/1

Auditor

10

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Cuentas por cobrar a clientes Cuestionario de control interno N 14 PREGUNTAS Se determinan los saldos de las cuentas de clientes en forma peridica y se concilian con la cuenta control del mayor general? Se preparan peridicamente relaciones de cartera vencida, para su revisin, por funcionarios y aplicacin de apropiadas gestiones de cobro? Existe una norma claramente denida para actualizar el saldo de la estimacin de cuentas de cobro dudoso? Las cancelaciones de cuentas por cobrar son previamente autorizadas por un funcionario con facultades para ello? Las cuentas por cobrar canceladas se registran en cuentas de orden y su integridad se vigila permanentemente? Las notas de cargo y crdito estn prefoliadas y se emiten previa autorizacin de un funcionario facultado para ello? Se requiere de la aprobacin de un funcionario facultado para otorgar descuentos fuera de plazo o superiores a los institucionales? Se llevan a cabo investigaciones de crdito y existen lmites de crdito para cada cliente que constan claramente en las bases de datos? Se verica el cumplimiento de los lmites de crdito? Los lmites de crdito se actualizan peridicamente considerando el comportamiento de cada cliente? Se practican arqueos peridicos sobre la cartera por cobrar a clientes? Si los arqueos no son al ciento por ciento, se llevan a cabo sobre bases rotativas? S No NA Fecha

12.2-1/2

Auditor

15

16

17

18

19

20

21

22 23

24

25

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Cuentas por cobrar a clientes Cuestionario de control interno N 26 PREGUNTAS Los arqueos se llevan a cabo por personal distinto al que maneja y administra la cartera? Los arqueos incluyen la conciliacin respectiva con saldos de los registros contables? Las diferencias derivadas de los arqueos se investigan plenamente y se emprenden de inmediato las acciones que sean necesarias? Los ajustes contables derivados de los arqueos se registran oportunamente? Se conrman por escrito los saldos de los clientes ms signicativos? S No NA Fecha

12.2-1/3

Auditor

27

28

29

30

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

110

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Cuentas por cobrar a clientes Programa de auditora N A A.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Formular o actualizar grca de ujo que muestre los procedimientos para otorgar crditos a clientes, incluyendo la aplicacin contable respectiva. En complemento al punto anterior, extractar u obtener informacin sobre polticas vigentes respecto a descuentos, bonicaciones y rebajas sobre ventas. Elaborar o actualizar una grca de ujo que muestre el sistema de cobranza de saldos a cargo de clientes. Considerar informacin obtenida al respecto en la seccin 10. Con base en pruebas selectivas, vericar la autenticidad del sistema para el otorgamiento de crditos a clientes. Vericar el cumplimiento del sistema de cobranzas mencionado en A.02, haciendo nfasis en los siguientes aspectos: a. Secuencia de los reportes de cobranza. b. Autorizaciones y clculos correctos. c. Correcto y oportuno depsito bancario. d. Correcta y oportuna aplicacin contable. Vericar el cumplimiento de las polticas sobre descuentos, rebajas y bonicaciones a clientes. Estudiar y evaluar la conabilidad de la plataforma de cmputo electrnico en el marco de los sistemas de crdito y cobranzas, poniendo especial atencin en: a. Mecanismos de seguridad para el acceso a la informacin. b. Facultades de consulta y operativas asignadas al personal. c. Integridad de las bases de datos. d. Armona con el control interno no informtico. Actualizar la cdula de observaciones y sugerencias al control interno. Cdula Fecha

12.3-1/1

Auditor

A.01

A.02

A.03 A.04

A.05 A.06

A.07

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Cuentas por cobrar a clientes Programa de auditora N B B.00 B.01 PROCEDIMIENTOS Aplicables en las etapas intermedia y nal Obtener la relacin de saldos de clientes y autenticarla contra cifras de los registros contables. Con base en la relacin de saldos de clientes antes mencionada, preparar conrmacin de saldos, considerando: a. Importancia de los movimientos y saldos. b. Antigedad de los saldos. c. Informacin de abogados. d. Perl de los clientes ms importantes. Preparar cdula del resultado de la conrmacin de saldos, considerando importes y porcentajes respecto a las siguientes situaciones: a. Conformes. b. Inconformes aclaradas c. Devueltas por el correo. d. No contestadas. Examinar pagos posteriores de saldos circularizados, cuyas respuestas no se recibieron o resultaron inconformes. Incluir, asimismo, las solicitudes devueltas por el correo. Efectuar arqueo de cartera. La conexin con libros y la aclaracin de las diferencias que resulten deber efectuarlas la empresa y quedarn sujetas al examen de auditores externos. Estudiar la antigedad de saldos a cargo de clientes, tomando en consideracin: a. Relaciones preparadas por la empresa. b. Plazos de crdito en vigor. c. Reportes del rea de Cobranzas. Con base en la informacin obtenida como resultado de los procedimientos B.02 a B.05, preparar cdula que muestre la suciencia o insuciencia de la estimacin de cuentas de cobro dudoso, considerando tambin informacin de la seccin 4, y proponer ajuste de auditora. Cdula Fecha

12.3-1/2

Auditor

B.02

B.03

B.04

B.05

B.06

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Gua nmero 27 Resumen ejecutivo del Sistema de Crdito

1. Hay un Jefe de Crdito en funciones que reporta a la Gerente de Crdito y Cobranzas. Las directrices fundamentales de crdito se establecen de comn acuerdo entre dicha Gerencia, la Direccin de Ventas y la Direccin de Finanzas. 2. Para clientes que por primera vez solicitan un crdito, los fundamentales son: a. Monto mximo: 10,000 pesos. b. Enganche: 20 %. c. Garanta: Un aval que rme un pagar. d. Plazo mximo: 24 meses. e. Inters anual: 12 % f. Documentacin personal que acredite personalidad, solvencia econmica y domicilio. 3. Se maneja tambin la norma de plazo a 90 das, sin intereses, a partir de la fecha de la compra; esto para el caso de que el cliente pague ntegramente su saldo dentro de dicho perodo. 4. Al presentarse el cliente en la empresa para efectuar una compra a crdito, se le pide que pase a la Jefatura de Crdito a llenar una solicitud; misma que se identica como primera compra. 5. La solicitud de crdito es un formulario no prefoliado que incluye nombre, domicilio del cliente, datos sobre su solvencia y capacidad de pago, y dos antecedentes sobre crditos con otras empresas. 6. De acuerdo con las normas vigentes en la empresa, que no estn por escrito, el Jefe de Crdito evala la solicitud, hace llamadas telefnicas para corroborar datos y decide aceptarla o rechazarla. 7. El Jefe de Crdito seala que, una vez a la semana, se rene con la Gerente de Crdito y Cobranzas para comentar el comportamiento de las solicitudes de crdito; as como las decisiones que ha tomado sobre ellas. En dicha reunin no se revisan las solicitudes a detalle o una por una; slo se hacen comentarios generales y se analizan casos especiales. 8. El Jefe de Crdito rma todas las solicitudes, tanto las aprobadas como las rechazadas, proporcionando sus respectivas razones. 9. Una vez aprobada la solicitud, original y copia, esta ltima se enva al rea de Ventas y el original se archiva en el expediente del cliente, mismo que se abre para tal efecto. 10. No existe un plazo formal para decidir sobre la aceptacin o rechazo de una solicitud de crdito, considerando que es el propio cliente quien ejerce la presin necesaria, si es que en verdad est interesado en comprar nuestros productos. 11. Una vez que el rea de Ventas recibe la solicitud de crdito aprobada, se pone en contacto con el cliente para que acuda a la empresa a cerrar la compra de las mercancas respectivas. 12. No existe un procedimiento formal para que la Jefatura de Crdito se cerciore de que la primera venta de mercancas a un cliente no rebase el lmite de $10,000.
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PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

El Jefe de Crdito seala que la empresa opera bajo valores y responsabilidades compartidas y reconocidas. 13. En los casos de compras posteriores por un mismo cliente, la solicitud de crdito ya no incluye la leyenda de primera compra, por lo que el Jefe de Crdito se limita a consultar directamente con el Jefe de Cobranzas si existe un saldo pendiente de pago. 14. No hay polticas denidas sobre saldos pendientes y nuevos crditos solicitados por un cliente. Es el criterio del Jefe de Crdito, basado en un anlisis del historial del cliente y su capacidad de pago, lo que fundamenta la aceptacin o rechazo de una nueva solicitud. 15. Fin del sistema de crdito. *
Trabajo a desarrollar

Es necesario elaborar grca de ujo con base en la descripcin anterior, la cual formar parte del archivo permanente de auditora. Adems, deben identicarse las reas de oportunidad o riesgos de control que existen en el sistema de crdito, desde luego las hay, y redactar las recomendaciones respectivas en la cdula de observaciones de la seccin 3.

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Gua nmero 28 Fundamentales de la circularizacin de saldos

La expresin circularizar saldos es utilizada por auditores para referirse al envo de cartas o circulares a los clientes de la empresa, solicitando que conrmen o acepten los saldos a su cargo que muestra la contabilidad en una fecha determinada. No sera prctico circularizar a todos los clientes de la empresa. Imagine el lector una entidad con 15 mil clientes, resultara muy costoso. A causa de lo anterior, durante la etapa intermedia de la auditora de estados nancieros, el Despacho debe seleccionar una muestra representativa de los clientes de la empresa; lo anterior a n de enviar una solicitud de conrmacin a cada uno de ellos. En los prrafos siguientes se incluyen los fundamentales respectivos. 1. Solicitar a la empresa una relacin analtica, por antigedad de saldos, de la totalidad de la cartera al 30 de septiembre o al 31 de octubre. 2. Cerciorarse de que dicha relacin analtica coincida con el saldo del mayor. Evaluar la importancia de dicho saldo en comparacin con el total del activo circulante a esa fecha. 3. Estudiar lo saldos individuales para familiarizarse con los montos promedios que los caracterizan, considerando tambin su contribucin al saldo total del mayor. 4. De acuerdo con el nivel de conanza del control interno evaluado en la etapa preliminar de la auditora, decidir sobre el alcance de la circularizacin, considerando el saldo total de la cartera por cobrar. Por ejemplo, si el saldo al 30 de septiembre es 130 millones de pesos, la primera decisin ncada en el control interno podra ser circularizar el 15 % sobre dicho monto. 5. A continuacin, el auditor seleccionar saldos individuales cuyo total sume dicho 15 %; para ello deben considerarse los siguientes indicadores: a. Importancia de cada saldo. b. Importancia de los movimientos, cargos y abonos, durante el presente ejercicio. c. Antigedad del saldo. d. Perl del cliente y, en su caso, sector al que pertenece: gubernamental o privado. e. Antecedentes legales: Si ha estado o est en trmite de cobro a travs de abogados. 6. Una vez seleccionados e identicados en la relacin analtica los saldos individuales, el auditor entregar sta a la empresa acompaada de una dotacin suciente de solicitudes de conrmacin para su preparacin mecanogrca. En la segunda parte de este libro aparece un modelo de dicha solicitud para apoyar a los lectores y alumnos. 7. Las solicitudes de conrmacin debe rmarlas un funcionario de la empresa, preferentemente el que ocupe la Gerencia de Cobranzas. Como podr observar el lector, la solicitud la hace la empresa, indicando a cada cliente que debe responder directamente al auditor a n de asegurar la imparcialidad de la informacin. 8. En el escenario actual de la informtica y las telecomunicaciones es admisible que el auditor reciba las respuestas mediante correo electrnico, siempre y cuando se

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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cerciore de que los mecanismos de seguridad son autnticos y conables. 9. En los casos de clientes muy importantes cuyos saldos absorben una porcin signicativa del saldo total de la cuenta, es recomendable que algn ayudante de auditora se haga cargo de entregar personalmente las solicitudes y de recoger las respuestas directamente en las ocinas del deudor. 10. Es esencial que el auditor controle plenamente todas y cada una de las solicitudes de conrmacin que la empresa est preparando para su envo a los clientes. No puede faltar una sola de ellas, por ello, cuando la empresa devuelve todas las cartas mencionadas, el auditor debe compulsarlas contra la relacin analtica en que marc los saldos seleccionados. 11. Es el auditor quien se encarga de enviar por correo la circularizacin. Es importante destacar que, como parte del trabajo de circularizacin, el auditor debe establecer una fecha de corte del procedimiento de conrmacin. Es decir, el da en que suspender la espera de respuestas por parte de los clientes. Es prctica generalizada que dicha fecha se ubique durante los primeros das de la tercera etapa de la auditora. La fecha de corte marca el inicio de la aplicacin del procedimiento supletorio de examen de pagos posteriores a que ya nos referiremos en las pginas siguientes. * * *

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Gua nmero 29 Anlisis de clientes para la circularizacin Saldos al 31 de octubre de 200_

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37.

Alejandro Lukesi Villanueva Mara Carreto Maldonado Valentina Lpez Snchez Ren Bazunza Morn Eugenio Sixtovitch Velzquez Manuel Carren Estampado Germn Fons Lpez Daniel Hernando Irigoyen Luis Armas Martnez Ericko Klapton Gonzlez Juan Lenox Snchez Carlos del Toro Manuel Rezador Gonzlez Alfredo Adamovich Salvador Chvez Jos Antonio Echeneck Arturo Daz de Alfonso Distribuidora de Camas Kamazutra Hotel Real de Vereda Delio Daz Rodea Georgina Albina Martha Salinas Madrigal Mara Alcanzar Medrano Isabel Sols Palazuelos Alejandro Garca Jos Madariaga Antonio Snchez Torres Gerarda Curiel Barreto Jos Vasconselos Gonzlez Guadalupe Figueroa Soto Ing. Antonio Zarur Ing. Mario Ad Kirir Rosa Mara Ibez Martnez Juana Taylor Laura Meja de la Cruz Jorge Gutirrez Merz Adriana Snchez Arroyo Suma

350,000 420,000 850,000 25,000 965,000 1100,000 2300,000 690,000 755,000 230,000 4222,000 5650,000 3880,000 900,000 1900,000 1400,000 1225,000 950,000 930,000 2950,000 1620,000 925,000 1760,000 4500,000 185,000 480,000 800,000 110,000 2000,000 1500,000 3400,000 2200,000 5000,000 7515,500 1055,000 1650,000 500,000 66892,500

Antigedad 10 meses 5 meses 5 meses 18 meses 2 meses 2 meses 1 mes 1 mes 1 mes 2 meses 2 meses 1 mes 3 meses 15 meses 4 meses 4 meses 4 meses 10 meses 22 meses 2 meses 1 mes 1 mes 1 mes 1 mes 10 meses 1 mes 1 mes 1 mes 2 meses 1 mes 2 meses 6 meses 2 meses 2 meses 2 meses 1 mes 1 mes

* * * El auditor conrma saldos al mes de octubre para dejar un margen de dos meses de operaciones, mismos que destinar al examen de pagos posteriores.
PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 30 Informacin derivada de la conrmacin de saldos

Se ha considerado que los siguientes clientes fueron seleccionados por el auditor para circularizar sus saldos. Sin embargo, es necesario que los estudiantes analicen la Gua nmero 29 para llevar a cabo su propia seleccin que, desde luego, incluir los casos siguientes: Germn Fons Lpez En respuesta a la solicitud de conrmacin este cliente seala que, al 31 de octubre de 200_, el saldo a su cargo es de $2000,000. Indica que ha liquidado 3 facturas de $100,000 cada una con el cheque nmero 5456 de BANAMXICO del 12 de septiembre de este ao. Las investigaciones del auditor revelan que dicho cheque fue aplicado al cliente Jos Vasconcelos Gonzlez. Mara Alcanzar Medrano La cliente seala que al 31 de octubre su deuda es de $1560,000, pues devolvi mercancas de la factura 1818 del 31 de agosto de este ao, por un valor de $200,000. El auditor autentic lo anterior, identicando un costo de $95,000 en la entrada al almacn. Luis Armas Martnez El cliente nicamente seala que no est de acuerdo con su saldo al 31 de octubre, pero no aporta informacin adicional. El auditor localiz todas las facturas que lo integran, menos la 1790 del 10 de julio de este ao por un valor de $50,000. *
Trabajo a desarrollar

a. Anotar en el cuerpo de cada conrmacin los procedimientos de auditora que deben aplicarse para aclarar la inconformidad. b. Indicar, asimismo, los documentos internos que deben inspeccionarse en cada uno de los casos. c. Reejar los ajustes de auditora que se consideren necesarios en la cdula de ajustes de la seccin 1.

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Gua nmero 31 Informacin para la Tercera etapa de la auditora

La Conanza, S. A. 2000: Cuentas y documentos por cobrar Integracin al 31 de diciembre de 200_ 2010 2020 2030 2050 Clientes Documentos por cobrar a clientes Deudores diversos Subtotal Estimacin de cuentas de cobro dudoso Total * * * ( 21127,500 12100,000 3000,000 36227,500 ) 36227,500

Trabajo a desarrollar

Todos estos datos deben emplearse para abrir la cdula sumaria respectiva, considerando el modelo que se incluye en la segunda parte de esta obra y, utilizando el sistema de ndices que se analiza en la Norma nmero 1. La fuente de los saldos anteriores, que debe anotarse en el cuerpo de la cdula de auditora es: mayor.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 32 Fundamentos para el examen de pagos posteriores

El examen de pagos posteriores es un procedimiento supletorio o que sustituye a la conrmacin de saldos en cuentas por cobrar a clientes. Por su naturaleza y origen, este procedimiento slo se aplica sobre aquellos saldos que el auditor no pudo conrmar. Sin embargo, existen algunos factores adicionales que deben tomarse en cuenta para decidir sobre el alcance en su aplicacin: 1. Solicitudes de conrmacin devueltas por el correo: Si el cliente no fue localizado, existe un primer indicio para cuestionar la cobrabilidad de su saldo. 2. Solicitudes de conrmacin no contestadas: Si el cliente no responde, existe la posibilidad de que no reconozca el adeudo. 3. Inconformidades aclaradas por causas atribuibles a la empresa: Los errores de registro, las aplicaciones contables extemporneas y, en general, las diferencias entre los datos de un cliente y la empresa, permiten cuestionar la integridad del adeudo. 4. Saldos vencidos con promesas de pago en el perodo de referencia: Es posible que el cliente enfrente problemas de solvencia importantes y que slo busque ganar tiempo; en todo caso, la cobrabilidad del adeudo est cuestionada. 5. El examen de pagos posteriores debe incluir, exclusivamente, las partidas que integran el saldo sujeto a conrmacin. 6. Es indispensable excluir partidas que hayan surgido durante el periodo de espera de respuestas. 7. El examen debe incluir la inspeccin de todos los documentos que respaldan el ingreso a bancos; en todo caso: Fichas de depsito, reportes de cobranza, copias de facturas, recibos de caja, plizas de ingreso, etctera. 8. El examen debe comprender la aplicacin contable en el sistema, a travs del registro de la pliza en las cuentas de Bancos y Clientes, o bien en la interfase que usen los respectivos departamentos.

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Gua nmero 33 Comentarios de apoyo para el cierre de la seccin

Los siguientes puntos deben estar cumplidos antes de poder considerar que el trabajo de auditora ha quedado terminado: 1. Cdula de auditora que resuma el resultado del procedimiento de circularizacin de saldos; cuntas solicitudes: conformes; inconformes aclaradas; devueltas por el correo; no contestadas; porcentajes respecto a total de cartas enviadas y total de clientes que integran la cartera de la empresa. Ver modelo en la segunda parte de esta obra. 2. Cdula resumen del resultado del examen de pagos posteriores, comparando monto de los pagos examinados contra el saldo circularizado; as como tambin el gran total de pagos inspeccionados, contra el saldo total a la fecha de la circularizacin. 3. Cdula de auditora que muestre el estudio de la suciencia de la estimacin para cuentas de cobro dudoso, considerando: informacin de abogados en seccin 4, resultado de la circularizacin de saldos y del examen de pagos posteriores. *
Trabajo a desarrollar

En el manejo de la informacin anterior, es importante que el profesor apoye a los estudiantes simulando las cifras necesarias en proporcin a los ajustes de auditora que tenga proyectados; esto ltimo tanto respecto al incremento de la estimacin de cuentas de cobro dudoso, como al castigo de saldos incobrables y sus impactos en las cuentas de resultados de la seccin 41.

Caso nmero 15 Un dilema en la conrmacin de saldos

Est usted auditando una empresa constructora que cuenta con un solo cliente que forma parte del Gobierno Federal. Al comentar la necesidad de preparar la conrmacin del saldo, el Director General le hace saber que no es posible obtenerla. Pese a ello usted trata de hacerlo y, as es, no lo logra. Cul sera el efecto en el proceso de su examen sobre los estados nancieros? Tendra algn impacto en su dictamen?

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SECCIN 15 Inventarios de mercancas Comprende las existencias de mercancas para la venta en los trminos del giro de la empresa, los inventarios en trnsito, los anticipos a proveedores, las estimaciones de existencias de mercancas obsoletas, daadas y de lento movimiento, los mtodos de valuacin aplicados por la empresa sobre estos activos; as como los sistemas de control interno que se identican con dichos conceptos.

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Inventarios de mercancas Objetivos de auditora 1

15.1-1

Cerciorarse de la existencia fsica de los inventarios de mercancas que muestra el estado de posicin nanciera. Cerciorarse de que las mercancas estn adecuadamente presentadas en el estado de posicin nanciera, de acuerdo con su grado de realizacin y su naturaleza. Determinar la correcta valuacin y probabilidad de realizacin de los inventarios presentados en el estado de posicin nanciera. Cerciorarse de que los inventarios son propiedad de la empresa. Cerciorarse de que la empresa puede disponer libremente de los inventarios que muestra el estado de posicin nanciera. Determinar la valuacin del costo de adquisicin de los artculos vendidos, en funcin a los activos y pasivos que se modican.

4 5

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados nancieros al calce o en hoja adjunta.

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Inventarios de mercancas Cuestionario de control interno N A 1 2 PREGUNTAS Compras de mercancas Todas las compras son realizadas por medio de pedidos prenumerados y debidamente autorizados? Las compras se basan en: a. Explosiones estimadas? b. Puntos de reorden? c. Mximos o mnimos de existencias? Todas las compras estn basadas en concursos o licitaciones entre, por lo menos, tres posibles proveedores? Existe un catlogo de proveedores cuyo contenido se actualiza peridicamente? Si el catlogo de proveedores est computarizado: a. Las facultades de acceso al sistema estn claramente denidas? b. Los cambios al catlogo estn plenamente documentados y autorizados? c. La base de datos proporciona las pistas necesarias sobre los cambios efectuados? Estn claramente denidos los criterios para la seleccin de un proveedor entre las opciones sujetas a concurso? Los criterios de seleccin de un proveedor, se basan en: a. Precios ms bajos? b. Calidad de los productos? c. Oportunidad en las entregas? d. Descuentos o premios por volmenes? e. Alguna combinacin de los anteriores? Hay una poltica por escrito para evitar los conictos de intereses entre el personal del rea de Compras y los proveedores? Se rman declaraciones individuales aceptando la poltica anterior y obligndose a cumplirla? Dichas declaraciones se actualizan por lo menos una vez al ao? S No NA Fecha

15.2-1/1 Auditor

3 4 5

6 7

9 10

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Inventarios de mercancas Cuestionario de control interno N 11 12 PREGUNTAS Se preparan informes de recepcin de mercancas y estn estos prenumerados? Existe una persona ajena a la funcin de recepcin que se encargue de controlar la secuencia numrica de dichos informes? La funcin de recepcin de mercancas est claramente denida y asignada? Los embarques de proveedores se reciben, invariablemente, por dicha persona? Las mercancas se reciben considerando los datos del pedido respectivo? Las mercancas se verican fsicamente incluyendo el aseguramiento de la calidad pactada? El embarque del proveedor se aprueba despus de las vericaciones antes descritas? La persona que aprueba los embarques de proveedores tiene facultades formalmente asignadas para ello? La aprobacin del embarque se hace constar por escrito en la remisin del proveedor, o en un formulario emitido para ese propsito? Si se utiliza un formulario se asegura su identicacin con el pedido y la remisin correspondientes? Las mercancas se registran oportunamente en el control de existencias despus de su entrada al almacn? Las facultades de acceso y operativas dentro del sistema de cmputo estn claramente denidas por lo que toca al registro de las entradas de mercancas? Existe una interfase, conablemente estructurada, entre el almacn y contabilidad general respecto al registro de las entradas de mercancas? S No NA Fecha

15.2-1/2 Auditor

13 14 15 16 17 18 19

20 21 22

23

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Inventarios de mercancas Cuestionario de control interno N 24 25 26 27 PREGUNTAS La interfase prev el uso de cifras de control? Las cuentas de conexin estn incluidas en el catlogo y son claramente denidas? El registro de las compras por interfase en el departamento de contabilidad, se lleva a cabo oportunamente? La estructura de la interfase permite asegurar que todas las compras se registran respecto a unidades que han entrado en las condiciones y precios pactados? Los mecanismos de control permiten asegurar que todas las facturas pagadas a proveedores corresponden a mercancas efectivamente recibidas en las condiciones que establecen los pedidos? Control fsico Existen registros de inventarios constantes para todas las mercancas que se manejan en el almacn? Muestran dichos registros solamente cantidades o cantidades y valores? Las existencias de mercancas son controladas mediante cuentas del mayor general? Se llevan a cabo inventarios fsicos para corroborar la informacin del mayor general? Los inventarios fsicos de mercancas se practican: a. Al nal del ejercicio anual? b. En una fecha prxima al cierre del ao? c. Peridicamente durante el ejercicio? La responsabilidad por dichos inventarios fsicos est asignada a un funcionario del almacn? Los inventarios son supervisados por personal del departamento de contabilidad? Los inventarios se apoyan en un instructivo plenamente estructurado que asegure la ecacia de los conteos? S No NA Fecha

15.2-1/3 Auditor

28

B 1 2 3 4 5

6 7 8

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Inventarios de mercancas Cuestionario de control interno N 9 PREGUNTAS Los registros contables se ajustan de acuerdo con el resultado de los inventarios fsicos? Los ajustes requieren de la autorizacin de un funcionario con facultades para ello? Existen mecanismos de control para identicar inventarios obsoletos, daados o de lento movimiento? Existen polticas para decidir sobre inventarios presuntamente daados u obsoletos? Los registros contables reejan oportunamente los inventarios daados u obsoletos? El mtodo de valuacin de inventarios, UEPS, PEPS, promedios, etc., se aplica consistentemente? S No NA Fecha

15.2-1/4

Auditor

10

11

12

13

14

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

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Inventarios de mercancas Programa de auditora N A A.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Elaborar o actualizar grca de ujo sobre los procedimientos vigentes para la compra de mercancas, incluyendo la recepcin, entrada de ellas al almacn y la oportuna aplicacin contable respectiva. Mediante entrevistas y observaciones, preparar cdula estadstica sobre los principales proveedores de la empresa, incluyendo normas fundamentales pactadas con ellos para efectuar las compras de mercancas. Formular grca de ujo sobre los procedimientos para el control de las salidas de mercancas del almacn, considerando: a. Mtodo de valuacin (PEPS, UEPS, CP), etc. b. Relacin con polticas de crdito (Ver seccin 12) c. Oportuna aplicacin contable. Con base en la grca de ujo mencionada en A.00, aplicar procedimientos de auditora para autenticar los mecanismos de control para las compras en vigor, considerando: a. Prefoliacin y autorizacin de los formularios. b. Secuencia en la emisin de ellos. c. Integridad de las bases de datos, en su caso. d. Correcta y oportuna aplicacin contable. En adicin al procedimiento anterior, seleccionar un nmero representativo de plizas contabilizadoras por compras de mercancas y vericar que los cargos a inventarios estn respaldados por facturas de los proveedores. Partiendo del consecutivo de informes de mercancas recibidas, hacer pruebas sobre el correcto y oportuno registro de las entradas de unidades en el sistema de cmputo. Vericar el cumplimiento del sistema de salidas de mercancas mencionado en A.02, poniendo nfasis en: a. Prefoliacin de los formularios. b. Uso en secuencia de ellos. c. Autorizaciones y clculos correctos. d. Correcta y oportuna aplicacin en el sistema de control de existencias y en contabilidad. Seleccionar un nmero representativo de claves del inventario de mercancas y vericar que la valuacin de existencias se lleve a cabo de acuerdo con el mtodo mencionado en A.02 y en forma consistente respecto al ejercicio anterior. Cdula Fecha

15.3-1/1

Auditor

A.01

A.02

A.03

A.04

A.05

A.06

A.07

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Inventarios de mercancas Programa de auditora N A.08 PROCEDIMIENTOS Estudiar los planes e instructivos de la empresa para efectuar sus inventarios fsicos de mercancas, en su caso, contribuir a su mejoramiento preventivo y sentar bases para nuestra participacin en ellos dentro del mbito de nuestro examen. Preparar cdula estadstica sobre las polticas en materia de denicin de inventarios obsoletos o susceptibles de reejo en resultados por esa u otras causas equivalentes. Vericar el cumplimiento de las polticas sealadas en el apartado anterior. Aplicables en las etapas intermedia y nal Preparar u obtener cdula sumaria relativa a las cuentas que integran el rengln de inventarios en el balance general. Vericar el costo de ventas que muestra el estado de resultados, a partir de pruebas globales basadas en los inventarios iniciales, nales y montos de compras que muestran los registros contables. Obtener oportunamente el instructivo para los inventarios fsicos emitido por la empresa y preparar nuestra intervencin sobre bases selectivas que cubran las zonas ms representativas del almacn. Presenciar el corte de documentacin previo al inventario fsico y preparar u obtener cdula de auditora al respecto. Durante las labores de conteo, vericar que el personal cumpla con el instructivo emitido por la empresa. Efectuar pruebas selectivas sobre la conabilidad y exactitud de los conteos, considerando los artculos de ms valor en el almacn. En adicin al punto anterior, efectuar nuestros propios conteos independientes en otras reas del almacn ya contadas por el personal de la empresa. Preparar papales de trabajo con todas las pruebas fsicas mencionadas en los dos apartados anteriores. Preparar cdula de auditora que incluya existencias daadas o de lento movimiento identicadas durante el inventario fsico. Comentar estos casos con el responsable del almacn y sentar bases para el examen de la suciencia de la estimacin de inventarios obsoletos. Vericar la correcta aplicacin contable del corte de documentacin mencionado en B.03. Cdula Fecha

15.3-1/2

Auditor

A.09

A.10

B B.00 B.01

B.02

B.03 B.04 B.05 B.06

B.07 B.08

B.09

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Inventarios de mercancas Programa de auditora N B.10 PROCEDIMIENTOS Con base en las pruebas selectivas efectuadas el da del inventario, vericar la correcta emisin del listado de valuacin de existencias, considerando: a. Nmero o clave de los marbetes. b. Descripcin del artculo. c. Cantidad y unidad de medida (piezas, juegos, litros, kilogramos, etc.) Vericar los costos unitarios del listado de valuacin con los registros correspondientes del departamento de contabilidad. Considerar el resultado de las pruebas mencionadas en A.07 y, en su caso, efectuar pruebas adicionales. Hacer pruebas sobre la correccin aritmtica del listado de valuacin, respecto a unidades fsicas y costos unitarios. Revisar los papeles de trabajo de la empresa que integran los ajustes contables derivados de la conexin del inventario fsico. Cerciorarse del correcto y oportuno registro de ellos. Efectuar la prueba de costo o valor de mercado, considerando mercancas representativas de este principal activo de la empresa. Examinar la suciencia de la estimacin de inventarios obsoletos y, en su caso, proponer el ajuste respectivo. Obtener el certicado respecto a que los inventarios se pueden utilizar o vender con los mrgenes de utilidad calculados por la empresa. Dicho certicado lo debe rmar un profesional con facultades legales para ello. Examinar operaciones posteriores a la fecha de cierre del ejercicio anual, considerando: a. Entradas extraordinarias de mercancas. b. Cancelaciones importantes de ventas o compras. c. Pago de pasivos en el ejercicio siguiente, que correspondan al ao auditado. Cdula Fecha

15.3-1/3

Auditor

B.11

B.12 B.13

B.14 B.15 B.16

B.17

130

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Gua nmero 34 Sistema de Compras y Cuentas por Pagar

Durante las entrevistas y las observaciones de campo llevadas a cabo con el personal de la empresa en la etapa preliminar de la auditora, se obtiene la siguiente informacin sobre el ujo de las transacciones: A. Entrevista con el Jefe del Almacn 1. Se revisan peridicamente los mnimos de existencias con base en la informacin del sistema AS400. 2. No se trabaja con puntos de reorden. 3. Por las mercancas que se encuentran en nivel mnimo, se elabora requisicin de compra en original y copia. 4. La requisicin de compra se autoriza por el Jefe del Almacn. 5. El original se enva a la Gerencia de Compras y la copia se archiva en el consecutivo del Almacn. 6. Las requisiciones se numeran en el momento de su expedicin. B. Entrevista con el Gerente de Compras 7. El Gerente revisa que la requisicin est autorizada y, despus, el Jefe de Compras la captura en el sistema AS400. La computadora selecciona el mejor proveedor, desde el punto de vista del precio ms bajo. 8. El sistema emite automticamente el pedido en original y 5 copias. 9. El Gerente de Compras revisa el pedido y lo autoriza. 10. El Director de Finanzas autoriza slo los pedidos que a juicio del Gerente de Compras son muy importantes; la razn es que el principio de delegacin implica conanza en el subordinado. 11. La distribucin del pedido es la siguiente: a. Original Proveedor b. Copia 1 Almacn c. Copia 2 Contabilidad d. Copia 3 Consecutivo-Compras e. Copia 4 Expediente proveedor-Compras f. Copia 5 Control de Calidad 12. En caso de que el Gerente de Compras no autorice el pedido, se reinicia el proceso en el paso B7 anterior. C. Proveedor 13. Con base en los datos del pedido, surte mercancas. 14. Los embarques se envan con remisin en original y copia. D. Entrevista con el Jefe del Almacn 15. Cualquier empleado del rea de Recepcin o el Jefe del Almacn recibe el embarque de mercancas. 16. Para tal efecto, se extrae el pedido correspondiente del Back Order. 17. Se verica el embarque contra el pedido y la remisin.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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18. Si el embarque es correcto, la persona que recibi rma y sella de recibido nicamente la remisin del proveedor; devuelve copia y conserva el original. 19. Con base en la remisin, la persona que recibi formula manualmente un informe de mercancas recibidas (IMR) en original y cinco copias. 20. Con base en los datos de la remisin, el Jefe del Almacn aprueba el IMR que se distribuye como sigue: a. Original Con la remisin, a Contabilidad b. Copia 1 Almacn, para captura en el sistema c. Copia 2 Consecutivo en el Almacn d. Copia 3 Compras, expediente del proveedor e. Copia 4 Compras, consecutivo f. Copia 5 Control de Calidad 21. Si el embarque no se aprueba, queda sujeto al procedimiento de devolucin de mercancas. 22. Con base en la copia 1 del IMR, un Analista del Almacn efecta la captura en el sistema de cmputo con el siguiente efecto contable: 3000: Inventarios Cuentas por Pagar (CP) $20,000 $20,000

23. Con base en el pedido y en el IMR, Control de Calidad efecta muestreos sobre las mercancas, a n de cerciorarse de que se cumplen los estndares pactados. 24. Las pruebas de Control de Calidad deben llevarse a cabo dentro de los cuatro das siguientes a la captura del IMR en el sistema de cmputo. 25. En caso de que existan deciencias en los estndares de calidad, dicho departamento emite memorando a la Gerencia de Compras para que efecte la reclamacin correspondiente e informe a Contabilidad. E. Entrevista con el Gerente de Compras 26. Con base en la copia 3 del IMR se efectan comparaciones contra el pedido y, despus, dicho IMR se archiva en el expediente del proveedor. 27. La copia 4 del IMR no tiene un n especco y se archiva en un consecutivo como referencia de consulta. F. Entrevista con el Gerente de Contabilidad 28. En Contabilidad se compara el IMR contra la remisin del proveedor. 29. Se utilizan los datos del IMR como cifras de control para validar la captura de la compra efectuada por el Almacn. 30. Se captura el IMR y, por interfase, se genera el siguiente asiento contable: Cuentas por Pagar (CP) 10000: Proveedores FIN DEL SISTEMA DE COMPRAS Informacin adicional El 2 de enero del presente ejercicio se emiti la primera requisicin del ao, cuyo folio fue el 2518; el 30 de junio, n del periodo auditado, se emiti la ltima de ellas, con el folio 3093.
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$20,000 $20,000

El Director de Sistemas comenta que el archivo de proveedores se actualiza por el Gerente de Compras, quien tiene una CLAVE DE SEGURIDAD con facultades operativas dentro del Men respectivo del AS400. El Gerente de Compras seala que el archivo de proveedores no se ha actualizado, porque el comportamiento de los precios ha sido uniforme; no han ocurrido aumentos importantes. La calidad de las mercancas ha cubierto los estndares establecidos.

Trabajo a desarrollar

a. Es necesario identicar y redactar los riesgos y las reas de oportunidad que existen en el anterior sistema de compras. b. Las recomendaciones de auditora que sean necesarias deben anotarse en la cdula respectiva de la seccin 3. Las hay y son numerosas. c. Emitir diagnstico y hacerlo constar en el cuestionario de control interno respectivo: Es conable, medianamente conable o no conable la informacin que deriva del sistema? d. Tomando en cuenta el enfoque del Boletn 5020: el muestreo en la auditora, emitido por la CNPA del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, qu porcentaje de requisiciones examinara usted para vericar la autenticidad de este sistema?

Caso nmero 16 Un conicto de intereses

Durante las entrevistas de una auditora operacional para conocer el sistema de abastecimientos, uno de los gerentes le revela a usted en toda conanza y asumiendo el riesgo, que el Director del rea de Compras est recibiendo graticaciones especiales de dos importantes proveedores. Este Gerente apoya su comentario en el hecho de que durante los ltimos tres meses, ha recibido instrucciones verbales del Director, en el sentido de no concursar las requisiciones de las mercancas que los dos proveedores estn surtiendo. Desde luego que no existe evidencia alguna de las graticaciones mencionadas y todo se limita a la informacin verbal del Gerente. Es usted el Director de Auditora Interna y reporta al Comit de Auditora; qu tratamiento dara a la anterior revelacin y, en su caso, qu acciones emprendera respecto a ella?

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Gua nmero 35 Instructivo para el inventario fsico

La Conanza, S. A. ha preparado el siguiente instructivo para el inventario fsico de mercancas que se llevar a cabo el 30 de noviembre del ejercicio en curso. A TODO EL PERSONAL. Se les informa que el 30 de noviembre prximo se celebrar nuestro inventario fsico anual de mercancas. Las labores de conteo iniciarn a las 6:00 horas y se ruega su puntual asistencia. 1. El responsable del inventario fsico es el seor Eduardo Sentado, Subgerente de Contabilidad. 2. Queda prohibido cualquier movimiento de mercancas el da del inventario, por lo que se sugiere a los departamentos de Ventas y de Compras, cerrar sus operaciones antes de esta fecha. 3. El corte de documentacin se llevar a cabo el 30 de noviembre a las 5:30 horas por personal del departamento de Contabilidad y con la presencia de auditora externa. 4. Se efectuarn los conteos utilizando marbetes prefoliados como sigue: Marbetes 0001 al 3500. El seor Eduardo Sentado tendr bajo su custodia los marbetes 3501 a 4000 para reposiciones extraordinarias. 5. Habr tres grupos a cargo de los conteos, integrados as: Grupo A Grupo B Grupo C Juan Lpez, Manuel Betanzos y Pedro Martnez Adriana Caldern, Alfonso Gutirrez y Pilar Jurez Juan Barahona, Hugo Becerril y Juan Tinoco

Los jefes de grupo son las personas sealadas en primer trmino. 6. Cualquier aclaracin durante los conteos, respecto a las mercancas o a las unidades y su identicacin o clasicacin, deber hacerse con el seor Enrique Lagos, Jefe del Almacn. 7. Las reas sujetas a inventario estn numeradas del 1 al 6 en el plano del Almacn que se adjunta. 8. La distribucin de las reas entre los grupos de conteo es como se indica a continuacin: Grupo A Grupo B Grupo C Primera Cuenta rea 1 y 2 rea 3 y 4 rea 5 y 6 Segunda Cuenta rea 3 y 4 rea 5 y 6 rea 1 y 2

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9. La recoleccin de las tarjetas o marbetes de la primera y segunda cuentas, as como la comparacin de ellas, la har una Mesa de Control, cuyo responsable es el seor Agustn Lira, Analista del rea de Sistemas. 10. Las diferencias entre ambos conteos sern aclaradas a travs de un tercer conteo, con la presencia del seor Eduardo Sentado y de un auditor externo. 11. Las existencias debern estar adecuadamente estibadas y los marbetes se utilizarn a razn de uno por cada estiba o tarima. 12. Se recuerda al personal la importancia de que notiquen al seor Eduardo Sentado, cualquier mercanca daada que se localice durante los conteos, con el n de separarla y proceder a identicarla para efectos contables. 13. La liberacin de las reas de inventario se har con la presencia del seor Eduardo Sentado, del Jefe del Almacn y de un auditor externo. 14. A las 11:00 horas se har una pausa para tomar alimentos. Los vales respectivos para el acceso al Comedor sern distribuidos por el rea de Recursos Humanos. 15. Antes del inicio del inventario, el personal deber pasar lista de asistencia; lo mismo deber hacerse al nalizar su participacin, previo a su salida de las instalaciones. 16. Una vez terminado el inventario fsico, la Mesa de Control tendr la responsabilidad de cancelar los marbetes no utilizados, cerciorndose de la consecutividad de los folios. 17. La preparacin del Listado de valuacin y de toda la informacin derivada de los conteos, es tambin responsabilidad del rea de Sistemas. Contabilidad General se har cargo de la conexin respectiva y de determinar los ajustes que sean necesarios. Atentamente C. P. Arturo Mirn Gerente de Contabilidad * * *

Caso nmero 17 Diferencias en inventarios fsicos

Est usted revisando la valuacin de las pruebas fsicas selectivas que sus auditores junior efectuaron el da del inventario. En el rengln de Aparatos elctricos se hicieron 20 pruebas para cubrir un 25 % del valor de las mercancas al cierre del ejercicio. Al comparar el Nmero de unidades segn papeles de trabajo contra las Unidades segn el Listado de valuacin, se encuentra usted con 1 caso en que las cifras no coinciden. El auditor reporta 50 unidades menos respecto a las que reporta la empresa (televisores modelo KW4 a un costo de $20,000 cada uno); hechas las investigaciones necesarias, el Gerente de Contabilidad le explica que se trata de una Devolucin de mercancas por cancelacin de ventas, que entr al Almacn el 1 de diciembre a primera hora, es decir, una hora antes del inventario. Qu investigaciones fueron necesarias para llegar hasta el Gerente de Contabilidad y cuestionarlo? Qu investigaciones adicionales hara usted sobre la respuesta de dicho funcionario? Qu efecto tiene todo lo anterior sobre la valuacin de existencias? Qu anotaciones son necesarias en los papeles de trabajo? Sugerira usted algn ajuste a los registros contables?

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Caso nmero 18 Costos no actualizados en inventarios

Dentro de las mismas 20 pruebas fsicas de Aparatos elctricos mencionadas en el problema nmero 17, usted encuentra que en el rengln de los DVD PEKN 99 del Listado de valuacin de existencias, el espacio de Costo unitario aparece en blanco y, en la columna de Total, un monto de $1200,000. El Gerente de Contabilidad seala que algunos costos estn en proceso de actualizacin y que, por ello, el sistema de cmputo no los tiene incorporados a la base de datos; sin embargo, agrega, los 400 aparatos DVD PEKN 99 estn valuados en $3,000 cada uno. Una inspeccin de facturas del proveedor muestra que, al 14 de diciembre del presente ejercicio, dichos aparatos tienen un costo unitario de adquisicin de $2,100. Al 31 de diciembre del ao en curso, hay 550 unidades de ellos en el Almacn. Qu acciones emprendera usted en torno a este caso? Qu anotaciones hara en los papeles de trabajo?

Caso nmero 19 Dilema: uno o dos conteos de mercancas?

Es usted el auditor externo de la empresa M. Durante el inventario fsico anual de mercancas, su cliente enfrenta un pedido muy importante que debe surtirse de inmediato. El Director de Ventas solicita acelerar el inventario mediante un solo conteo en el rea involucrada; el Contralor se opone, argumentando que all se almacena el 45 % de las mercancas y tambin seala que esto violara en Instructivo para el inventario aprobado por la Direccin de Finanzas. En este clima de urgencia, el Director de Ventas y el Contralor le piden a usted su opinin, que sin duda ser determinante. Cul sera su respuesta considerando que, como auditor externo, sus servicios lo identican tradicionalmente como un profesional que promueve el cumplimiento de todas las normas de control?

Trabajo a desarrollar

Ubicar los tres problemas anteriores en el marco de esta seccin; en su caso, los ajustes de auditora sern incorporados a la cdula control respectiva para su posterior propuesta al cliente.

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Gua nmero 36 Resumen ejecutivo de las etapas del inventario fsico

Preinventario. Coordinacin de reas involucradas. Alcance y fechas Mtodo de registro de los conteos Suspensin de operaciones Orden y distribucin de las mercancas rea y funcionario responsable Estructura de los grupos de conteo Mesa de control Corte de formas Control de folios de marbetes Mecanismo de aclaracin de diferencias Responsabilidad por la liberacin de reas Normas para el control del personal Instructivo y plano del Almacn. Auditores interno y externo Conteo de mercancas. Aplicacin del Instructivo Puntualidad en el inicio. La participacin de auditora Disciplina en los conteos Correccin inmediata de desviaciones Las excepciones al Instructivo Pruebas selectivas El tercer conteo Cancelacin de folios no utilizados Liberacin del Almacn Postinventario. La Conciliacin con libros Listado de valuacin de existencias Compulsa contra folios de los marbetes Compulsa contra pruebas selectivas Autenticidad de los costos unitarios Investigacin y aclaracin de diferencias Ajustes a la contabilidad Informe de los auditores * * *

Es necesario que los detalles que se identican con cada uno de los puntos anteriores, queden anotados en el Instructivo del inventario que se distribuir entre todo el personal involucrado.
PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Caso nmero 20 Dilema: un cuarto conteo?

Durante el inventario fsico de aparatos elctricos, usted identica un lote de grabadoras de bolsillo muy bien envueltas. La bolsa de polietileno que las contiene est perfectamente cerrada, con cinta inviolable. Dicha bolsa muestra una etiqueta que dice: 159 Unidades; Inventario fsico 2004, OK; Inventario fsico 2003, OK; Inventario fsico 2002, OK. El Jefe del Almacn le pide prescindir de un nuevo conteo, argumentando que ya se ha hecho en los ltimos 3 aos. El conteo es tardado y, como puede observarse, el empaque no ha sido violado. El costo unitario de dichas grabadoras, clave KWN, es de $3,500. Cul sera su respuesta? Qu acciones emprendera? Qu informacin reejara usted en papeles de trabajo?

Caso nmero 21 Dilema: apertura de cajas?

Durante el inventario fsico usted identica un nmero importante de cajas que se encuentran protegidas con embalaje de madera. Estn claramente separadas del resto de las existencias fsicas. El Jefe del Almacn seala que son mercancas propiedad de un socio del Presidente del Consejo de Administracin que, por razones extraordinarias de falta de espacio, solicit le fueran custodiadas en la empresa. Esta misma persona le hace saber a usted que tiene instrucciones de Direccin General, de NO ABRIR dichas cajas BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA. Las dimensiones de estas cajas son muy signicativas. Qu acciones emprendera usted como encargado de la auditora? Hara alguna anotacin en papeles de trabajo?

Caso nmero 22 Dilema: ampliar alcance del inventario?

Est usted efectuando sus pruebas selectivas en una zona del Almacn en que han concluido los dos conteos planeados por la empresa. El Rack elegido corresponde a numerosas cajas que contienen equipo de iluminacin en juegos de cinco partes que integran una unidad de costo. Usted verica el total de cajas perfectamente estibadas y suma 950, cantidad que coincide con el dato de ambos conteos; pero decide abrir 25 cajas para cerciorarse de su contenido y encuentra que todos los juegos estn incompletos; a todos les falta la misma de las 5 partes. En el desahogo de esta prueba usted consumi, aproximadamente, 15 minutos. El costo unitario de cada juego es $1,500 pesos. Qu acciones emprendera?

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Gua nmero 37 Pruebas selectivas del inventario fsico

Durante el inventario fsico anual de mercancas al 30 de noviembre del presente ejercicio, el auditor externo de La Conanza ha levantado las siguientes pruebas fsicas selectivas en la zona del Almacn, correspondientes al rubro 3010: Inventario de televisores. Nmero de Marbete 00089 00098 00193 00310 00410 00511 00610 Descripcin Televisores a color Modelo K Televisores a color Modelo K3 Televisores Modelo MN Televisores Supernos Alfa Televisores marca Vertiente Televisores Modelo 202 Televisores porttiles BAW Notas complementarias. 1. Las pruebas selectivas fueron realizadas con apoyo del Jefe del Almacn. Los conteos fueron independientes a los programados por la empresa. 2. Durante el inventario fsico se tuvo cuidado de localizar existencias daadas o de aparente lento movimiento. 3. Las pruebas selectivas arriba detalladas sern utilizadas por el despacho para examinar la valuacin de existencias. * * * Cantidad 14 53 24 74 284 417 94 Costo Unitario 38,000 27,000 33,000 18,000 2,500 1,900 7,000

Trabajo a desarrollar

Abrir cdula de auditora que muestre los procedimientos aplicados por el auditor el da de los conteos en el almacn. Agregar columnas que incluyan el importe total de las pruebas selectivas, llenando dicho espacio con el monto que resulte de multiplicar las unidades fsicas por los costos unitarios respectivos. Un modelo de dicho papel de trabajo aparece en la segunda parte de esta obra.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 38 Existencias daadas, obsoletas y de lento movimiento

Durante el inventario fsico anual al 30 de noviembre, los auditores de La Conanza, S. A., identicaron las siguientes unidades que llamaron su atencin: Nmero de Marbete 02183 02194 02223 03096 Descripcin Refrigeradores Polar Televisores Puente Azul Radios Modelo Viejo Radios Modelo Grieta Notas complementarias. 1. Se coment con el Jefe del Almacn lo relativo a estas existencias. En su opinin, deben darse de baja pues tienen una antigedad promedio de 4 aos sin movimiento. 2. El rea de Ventas comparte este punto de vista y el Gerente de Contabilidad est de acuerdo en ajustar la estimacin. 3. Como parte del examen de la valuacin de existencias, se revis el costo unitario para estas mercancas y se determin que es correcto. *
Trabajo a desarrollar

Cantidad 4 14 14 12

Costo Unitario 30,000 15,000 5,000 14,000

Preparar cdula de auditora que incluya el importe monetario total, derivado de multiplicar unidades por los costos unitarios respectivos. Es recomendable incluir en esta cdula el examen de la suciencia de la estimacin para existencias de lento movimiento, as como el ajuste respectivo. Por otra parte, tambin es necesario considerar los procedimientos descritos en el programa de auditora de esta seccin, haciendo las referencias cruzadas entre ambos papeles de trabajo.

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Gua nmero 39 Informacin para la Tercera etapa de la auditora

La Conanza, S. A. 3000: Inventarios Integracin al 31 de diciembre de 200_ 3010 3020 3030 3070 Inventario de televisores Equipos de proyeccin de pelculas Inventario de grabadoras Estimacin de Inventarios obsoletos Total * * * ( 16197,500 14800,000 10427,000 41424,500 427,000) 40997,500

Trabajo a desarrollar

Abrir cdula sumaria considerando el modelo de apoyo que se incluye en la segunda parte de este libro; asimismo, debe emplearse el sistema de ndices que se muestra en la Norma nmero 1. Esta cdula sumaria de la seccin de inventarios debe cruzarse con la balanza de comprobacin que aparece en la seccin 1, cuyo ndice es 1.7-1. Se recuerda a los lectores la importancia de efectuar las referencias cruzadas entre todos los papeles de trabajo de sta y todas las secciones en que se divide la empresa. Tambin es necesario que la cdula sumaria de inventarios mencione que la fuente de la que se han tomado los datos es: Mayor.

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Gua nmero 40 Informacin para la Prueba global del costo de ventas

En auditora de estados nancieros, Prueba global es un mecanismo que permite determinar, en forma rpida y estimativa, la razonabilidad de un saldo o de un movimiento contable. La prueba global queda sujeta a que las transacciones auditadas sean de la misma naturaleza, monto y perodo de ocurrencia. En el caso de los inventarios de mercancas para la venta, todas las salidas del almacn producen un mismo asiento contable: cargo al costo de ventas y, su complemento, crdito al inventario respectivo. El hecho anterior justica que el rengln de costo de ventas del estado de resultados se examine, entre otros procedimientos de auditora, a travs de una prueba global sustentada en los ujos de inventarios. Para tal efecto se incluye a continuacin la informacin respectiva que comprende nicamente el rubro 3010: Inventario de televisores. La Conanza, S. A. Datos al 31 de diciembre de 200_ Saldo inicial del ejercicio, dictaminado por los Auditores predecesores Compras de mercancas en el ejercicio segn registros contables Saldo nal en inventario al cierre del ejercicio Notas complementarias 1. El costo de ventas debe determinarse por diferencia de inventarios, considerando los valores arriba sealados. 2. La cdula de auditora debe incluir mencin de los procedimientos aplicados para autenticar dicha informacin. 3. Tambin es necesario incluir la comparacin del costo de ventas determinado por diferencia de inventarios, contra la cifra respectiva de las cuentas de resultados; si existe diferencia en prueba global debe sealarse claramente, as como la conclusin a la que llega el auditor respecto a ella. 4. No deben olvidarse todas las referencias cruzadas de la seccin 15 y de la seccin 40, as como las marcas de auditora que procedan. 14500,000 91845,000 16197,500

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Gua nmero 41 Conexin de cifras entre la fecha del inventario y el cierre del ejercicio

Diciembre Cuenta 3010 3020 3030 NOMBRE Televisores Proyeccin pelculas Grabadoras Saldo al 301114600,000 15900,000 9500,000 Informacin adicional La cdula de auditora preparada para el propsito que se indica en el encabezado, debe incluir mencin de los siguientes puntos: 1. Los movimientos se determinaron a partir de los registros contables. El auditor debe cerciorarse de que las cifras coinciden con los datos del mayor. 2. Es necesario autenticar las entradas y salidas de mercancas ocurridas en diciembre, inspeccionando remisiones, facturas, notas de entradas y de salidas de almacn y las aplicaciones contables respectivas, con un alcance sujeto al nivel de conanza del control interno. 3. Considerando las cifras ya mencionadas, deben determinarse los saldos al 31 de diciembre y efectuarse los cruces necesarios tanto a la cdula sumaria como a otros papeles de trabajo de esta seccin. 4. Es recomendable incluir un cuadro comparativo sobre el total de entradas y salidas de diciembre, el monto examinado y porcentajes que permitan sustentar conclusiones de auditora. 5. Es importante destacar que la conexin de cifras a que se reere la presente cdula de auditora, permite trasladar la conclusin sobre el saldo al 30 de noviembre, basada en las pruebas fsicas selectivas, al saldo que muestran los registros contables al cierre del ejercicio. Entradas 8000,000 3100,000 4000,000 Salidas 6402,500 4200,000 3073,000

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Gua nmero 42 Informacin sobre la valuacin del inventario fsico al 30 de noviembre

Partiendo de los listados de valuacin de existencias de la empresa y de las cdulas de auditora que muestran las pruebas fsicas selectivas llevadas a cabo por los auditores externos, es necesario efectuar el siguiente trabajo: 1. Comparar las unidades segn pruebas del Despacho, mencionadas en la Gua nmero 37, con las unidades fsicas que aparecen en el listado de valuacin de La Conanza, S. A. 2. Vericar el nmero de folio de los marbetes que muestran los papeles de trabajo del auditor, contra los folios respectivos del listado de valuacin de la empresa. 3. Vericar, en forma selectiva, que los folios de los marbetes utilizados en el inventario, son los mismos que incluye el listado de valuacin. 4. Comparar los costos unitarios que aparecen en el listado de valuacin, contra los costos unitarios que muestra el sistema AS400. 5. Cerciorarse de que los costos unitarios del sistema AS400 estn bien determinados, considerando el mtodo de valuacin a costos promedios utilizado por la empresa. 6. Efectuar pruebas de correccin aritmtica sobre los totales en pesos mexicanos del listado de valuacin, considerando el nmero de unidades y los costos unitarios respectivos. 7. Mencionar el trabajo llevado a cabo para autenticar los ajustes derivados de la conexin del inventario fsico contra los registros contables de la empresa. Las simulaciones que sean necesarias deben estructurarse a partir de los datos de la Gua nmero 37, considerando que las pruebas fsicas selectivas son el alcance de auditora que sustenta las conclusiones sobre el inventario de mercancas al cierre del ejercicio. Finalmente es importante destacar que todos los puntos anteriores deben quedar adecuadamente reejados en una o varias cdulas de auditora.

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Gua nmero 43 Informacin del mercado sobre mercancas de la empresa

Las normas de contabilidad sealan que el balance general debe reejar existencias de mercancas al menor costo entre el valor de mercado y el monto pagado por su compra, siempre y cuando: a. El valor de mercado no exceda el valor de realizacin. b. El valor de mercado no sea menor que el valor neto de realizacin. De acuerdo con lo anterior, considere usted los valores obtenidos por el auditor en los tres casos que se incluyen a continuacin y llegue a conclusiones sobre si es necesario sugerir un ajuste a los registros contables. Es importante considerar que las mercancas y sus costos son los mismos que aparecen en la Gua nmero 37. VALUACIN DE EXISTENCIAS TV Modelo K Costo de adquisicin Costo de reposicin (1) Valor de realizacin (2) Valor neto de realizacin (3) 38,000 38,600 44,000 37,900 TV Modelo K3 27,000 25,100 25,800 26,900 TV Modelo MN 33,000 32,100 32,000 31,900

Como apoyo a su reexin, recuerde que el signicado de las referencias cruzadas es el siguiente: (1) El costo de reposicin equivale al valor de mercado y se ha calculado conforme al mtodo de valuacin de existencias de la empresa que es de costos promedios. (2) El valor de realizacin se ha obtenido a partir del precio de venta de cada televisor, menos los gastos directos de venta cuyo detalle no es necesario para los efectos de este ejercicio. (3) El valor neto de realizacin se calcul tambin a partir del precio de venta menos los gastos directos de venta, ms el porcentaje de utilidad. * * *

Mensaje nal de la seccin 15 No olvidar obtener el Certicado sobre los inventarios que se muestra en la segunda parte de esta obra. Es obligatorio.

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SECCIN 16 Inmuebles, mobiliario, equipos e instalaciones Comprende las inversiones en los activos de referencia, necesarios para que la empresa pueda llevar a cabo las actividades propias de su giro, as como las estimaciones de depreciacin y sus efectos en los renglones respectivos del estado de resultados.

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Inmuebles, mobiliario, equipos e instalaciones Objetivos de auditora 1

16.1-1

Cerciorarse de la existencia fsica de los muebles e inmuebles que se presentan en el estado de posicin nanciera. Cerciorarse de la adecuada presentacin de los muebles e inmuebles en el estado de posicin nanciera, de acuerdo con el uso que se les da, as como con su grado de realizacin y su naturaleza. Determinar la correcta valuacin, probabilidad de uso y de realizacin de los activos jos presentados en el estado de posicin nanciera. Cerciorarse de que los activos jos son propiedad de la empresa. Cerciorarse de que la empresa puede disponer libremente de los muebles e inmuebles que muestra el estado de posicin nanciera.

4 5

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados nancieros al calce o en hoja adjunta.

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Inmuebles, mobiliario, equipos e instalaciones Cuestionario de control interno N 1 PREGUNTAS Las inversiones, ventas o bajas y cancelaciones de activos jos estn autorizadas por un funcionario con facultades para ello? Las inversiones en activos jos estn basadas en concursos o licitaciones entre, por lo menos, tres opciones? Existen y se utilizan registros con los detalles de identidad para cada una de las inversiones en activos jos? Los registros individuales de los activos jos incluyen los costos de adquisicin respectivos? Se comparan, por lo menos una vez al ao, los registros individuales de activos jos con las correspondientes cuentas del mayor? La empresa practica inventarios fsicos peridicos de activos jos y los compara con registros contables? Est en vigor una poltica precisa para diferenciar las adiciones al activo jo y los costos por mantenimiento o reparaciones al mismo? Hay una poltica formal sobre montos para capitalizar erogaciones y, en su caso, registrarlas directamente en resultados? Los activos jos que contribuyen de manera importante a generar ujo de efectivo estn claramente identicados? Se registran las depreciaciones por unidades o grupos que correspondan a las clasicaciones de los equipos respectivos? S No NA Fecha

16.2-1/1

Auditor

10

148

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Inmuebles, mobiliario, equipos e instalaciones Cuestionario de control interno N 11 PREGUNTAS Las estimaciones de depreciacin consideran el genuino demrito de los equipos en funcin a las actividades propias del giro de la empresa? Los valores netos de realizacin proyectados a futuro, permiten asegurar que los activos jos no estn sobrevaluados? Ha practicado la empresa avalos de sus activos jos por un perito independiente? En su caso, los avalos por perito independiente se han considerado para efectos contables? Si las depreciaciones scales son diferentes a las contables estn claramente separadas en el sistema de contabilidad? Existen cartas de responsabilidad rmadas por cada empleado respecto a ciertos equipos cuyo valor y riesgo de uso lo amerita? S No NA Fecha

16.2-1/2

Auditor

12

13

14

15

16

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

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149

Inmuebles, mobiliario, equipos e instalaciones Programa de auditora N A A.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Preparar o actualizar cdula estadstica que muestre las polticas vigentes para los activos jos respecto a los siguientes puntos: a. Capitalizacin. Sealar lmites. b. Depreciacin. c. Cancelacin por destruccin o venta Determinar las polticas vigentes en materia de compras y capitalizacin de erogaciones, incluyendo los criterios institucionales para reejar los desembolsos como cargos directos a los resultados. Preparar cdula de auditora sobre las normas de control fsico y contable para los activos jos de la empresa, tales como: a. Claves de identicacin. b. Registros de identicacin. c. Cartas individuales de responsabilidad. d. Inventarios fsicos. Aplicables en las etapas intermedia y nal Preparar cdula de auditora que muestre los siguientes movimientos del activo jo durante el ejercicio: a. Saldos iniciales. b. Bajas, transferencias y cancelaciones. c. Saldos nales. Respecto a las compras o incrementos en el ao, examinar la siguiente documentacin para corroborar su autenticidad: a. Autorizaciones. b. Requisiciones, pedidos y contratos. c. Facturas y derechos de importacin. Con base en la documentacin sealada en prrafo anterior, vericar la correcta aplicacin contable de las adquisiciones de activo jo. Hacer pruebas fsicas sobre compras de activos jos, incluyendo aos anteriores. Cerciorarse de que los equipos estn en operacin. En relacin con las bajas por sustitucin o venta, vericar lo siguiente: a. Autorizaciones. b. Documentacin comprobatoria. c. Aplicacin contable, incluyendo la correcta cancelacin de la depreciacin acumulada. Cdula Fecha

16.3-1/1

Auditor

A.01

A.02

B B.00

B.01

B.02 B.03 B.04

150

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Inmuebles, mobiliario, equipos e instalaciones Programa de auditora N B.05 B.06 PROCEDIMIENTOS Efectuar prueba global del clculo de la depreciacin, considerando el mtodo utilizado por la empresa. Examinar operaciones posteriores al cierre del ejercicio, con objeto de localizar compras, ventas, transferencias o cancelaciones que no correspondan al periodo contable examinado. Cdula Fecha

16.3-1/2

Auditor

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Gua nmero 44 Polticas y controles internos para Activos jos

Durante la etapa preliminar de la auditora se llevan a cabo entrevistas e indagaciones sobre la estructura de los controles internos relativas a estas inversiones, que se resumen como sigue: 1. Las compras de activos jos son aprobadas, casi en todos los casos, por el Director General de La Conanza. Se estn ncando antecedentes presupuestales para respaldar futuras compras o inversiones, con las cifras del presupuesto anual. 2. Las compras de activos jos se sujetan al mismo sistema de adquisiciones aplicable a los inventarios de mercancas. Se utilizan catlogos promocionales y se elige la opcin que mejor cumpla las expectativas de cada solicitante. 3. En sustitucin de las requisiciones de mercancas, se utiliza memoranda rmada por el Director de cada rea solicitante. Dicha memoranda se turna al Director General, quien la rma de visto bueno, antes de enviarla al rea de Compras. 4. Dependiendo del perl y dimensiones de cada activo comprado, se entrega directamente en el departamento que lo solicit o se pide que el personal respectivo pase a recogerlo al Almacn. 5. La persona que recibe el activo en Almacn, rma de recibida la remisin y la enva al Departamento de Contabilidad, seccin de Cuentas por Pagar, a n de que se registre la entrada. 6. Un analista de Cuentas por Pagar tiene tambin a su cargo el control contable de los activos jos. Es esta persona quien codica el equipo y lo registra contablemente considerando su descripcin y propsitos operativos. 7. Para efectos contables, se considera que una compra superior a 5,000 pesos debe capitalizarse. Los montos inferiores a dicha cantidad deben cargarse directamente a gastos. No hay una norma para actualizar el lmite establecido. 8. El analista de Cuentas por Pagar est en proceso de integrar registros individuales computarizados que comprenden todos los detalles para identicar los activos jos. A la fecha, esta informacin no est integrada, aunque se hizo un inventario fsico el ao pasado que no arroj diferencias importantes contra las cifras del mayor. 9. Las remisiones por compras de los activos jos se custodian en un archivo temporal. Al recibirse la factura, ambos documentos se guardan en un expediente scal custodiado por dicho analista. 10. Las indagaciones permiten considerar que no hay una poltica formal sobre la realizacin de inventarios fsicos y su correspondiente conciliacin con los registros contables. 11. Tampoco existen declaraciones rmadas por todos y cada uno de los empleados que tienen asignados activos jos de alto valor, como equipos de cmputo. La empresa lo considera imprctico. 12. El Director de Sistemas autoriza las compras de Hardware y de Software, y seala que no ha hecho licitaciones para las compras del presente ejercicio, consideran152

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do que el rea acaba de crearse y sus contactos profesionales garantizan la mejor opcin. Subray estar en la mejor disposicin de obtener cotizaciones para autenticar dichas armaciones. 13. La depreciacin se calcula por el Mtodo de Lnea Recta sobre saldos nales anuales, aplicando los porcentajes que seala la Ley del Impuesto sobre la Renta para las diferentes clases de equipos. 14. Los gastos por depreciacin se prorratean considerando el nmero de empleados de cada rea. La ltima cifra aplicada para ello data del ejercicio anterior y en el presente ao no se ha modicado. *
Trabajo a desarrollar

Identicar los riesgos existentes y hacer las recomendaciones respectivas en la seccin 3. Deben responderse el cuestionario de control interno y el programa de auditora.

Caso nmero 23 Valuacin de activos jos

Est usted efectuando una primera auditora de estados nancieros a una empresa de seguridad que tiene inversiones muy importantes en camiones blindados y bvedas para custodia de efectivo. Los mtodos de depreciacin contemplan vidas tiles de ocho aos, al nal de los cuales se tienen estimados valores de recuperacin que equivalen al 15 % del costo de adquisicin. Dichos equipos e instalaciones incluyen mecanismos secretos de gran valor para el giro de la empresa que, en su momento, debern quitarse daando severamente su estructura Qu opina usted? Hara alguna recomendacin a su cliente?

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 45 Datos para la Cdula sumaria de Activos jos

La siguiente informacin se ha obtenido directamente de los registros contables de La Conanza, S. A. y debe utilizarse para preparar la cdula sumaria que sirve de base para el examen de los diferentes conceptos que integran los movimientos ocurridos en el ejercicio. Cuenta 5000 10 20 30 7000 10 20 5000 10 20 7000 10 20 5000 10 20 7000 10 20 Concepto ACTIVOS SUJETOS A DEPRECIACIN Mobiliario y equipo de ocina Equipo de reparto y transporte Equipo de cmputo DEPRECIACIONES ACUMULADAS Mobiliario y equipo de ocina Equipo de reparto y transporte Compras y altas del ejercicio ACTIVOS SUJETOS A DEPRECIACIN Mobiliario y equipo de ocina Equipo de reparto y transporte DEPRECIACIN ACUMULADA Mobiliario y equipo de ocina Equipo de reparto y transporte Venas o bajas del ejercicio ACTIVOS SUJETOS A DEPRECIACIN Mobiliario y equipo de ocina Equipo de reparto y transporte DEPRECIACIN ACUMULADA Mobiliario y equipo de ocina Equipo de reparto y transporte * * * 184,000 172,000 650,000 350,000 1720,000 1420,000 5800,000 3400,000 4306,000 3122,000 12200,000 4200,000 Saldos Cierre del ao anterior

Deben determinarse saldos nales al cierre del ejercicio que se est dictaminando, inclusive los activos netos de depreciacin, y hacer las referencias cruzadas a la cdula 1.7-1.

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Gua nmero 46 Mobiliario y equipo de ocina. Compras del ejercicio

Durante el ejercicio que se est examinando, La Conanza, S. A. efectu cargos al rubro de referencia por los montos y conceptos que se incluyen a continuacin. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Equipo de cmputo AS400 Computadoras de escritorio con paquete Ofce 98: 40 unidades con un costo de $20,000 Escritorios ejecutivos: 2 a $40,000 cada uno. Mquinas de escribir: 8 a $3,000 cada una. Pizarrones magnticos: 5 a $800 cada uno. Calculadoras solares: 24 a $50,000 cada una. Escritorios secretariales: 25 a $20,000 cada uno. Sillones secretariales: 25 a $8,000 cada uno. Computadoras personales con paquetera instalada: 8 a $35,000 cada una Libreros ejecutivos de maderas nsimas: 5 a $400,000 cada uno 120 botes de basura para ocina a $517 cada uno. Suma $ 650,000 800,000 80,000 24,000 4,000 1200,000 500,000 200,000 280,000 2000,000 62,000 $ 5800,000

La empresa aplica el mtodo de depreciacin por lnea recta sobre saldos nales anuales; de acuerdo con ello, los gastos de venta y de administracin incluyen la depreciacin de los activos arriba detallados. Es importante destacar que la empresa no ha implantado la poltica de capitalizacin sugerida por los auditores predecesores.

Trabajo a desarrollar

Preparar cdula de auditora que describa los procedimientos aplicados sobre las compras anteriores, considerando el programa de trabajo en 16.3-1. Tambin deben incluirse los ajustes y referencias cruzadas hacia la seccin 1.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 47 Anlisis de bajas y cancelaciones de Activos jos

Profesores, estudiantes y lectores deben considerar que la siguiente informacin se prepara por la empresa a peticin del auditor. Los datos provienen de los registros auxiliares y, en realidad, podran ser obtenidos por el propio auditor; sin embargo, no se considera conveniente que personal del Despacho invierta tiempo en copiar cifras de la contabilidad. 1. Mobiliario y equipo de ocina: Archiveros de ocho gavetas Costo de adquisicin Depreciacin acumulada Precio de venta Sillones para recepcin Costo de adquisicin Depreciacin acumulada Precio de venta 2. Equipo de reparto y transporte: Autobs de 20 asientos Costo de adquisicin Depreciacin acumulada Precio de venta Camioneta de reparto Costo de adquisicin Depreciacin acumulada Precio de venta $150,000 67,000 182,000 $200,000 105,000 190,000 $332,000 109,000 298,000 $318,000 75,000 341,000

Trabajo a desarrollar

Elaborar cdula analtica y efectuar las referencias cruzadas necesarias contra las secciones de Otros gastos u Otros ingresos. Los ajustes que se consideren procedentes deben anotarse en la seccin 1. Por otra parte, en dicha cdula analtica deben incluirse tambin los procedimientos de auditora que se han aplicado a la informacin, tomando en cuenta que sta fue preparada por la empresa. Las marcas de auditora respectivas tambin deben anotarse en este papel de trabajo, as como las conclusiones a las que ha llegado el auditor.

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Gua nmero 48 Prueba global del clculo de la depreciacin

Cuando un auditor habla de prueba global, se reere a un mecanismo que le permite determinar la razonabilidad de un movimiento o el saldo de una cuenta en forma rpida y estimativa. Uno de los renglones de los estados nancieros que permite la aplicacin de pruebas globales es, precisamente, el de depreciacin. Reuniendo los elementos necesarios, el auditor puede llegar a conclusiones sobre el impacto de la depreciacin, tanto en el balance general como en el estado de resultados. Ahora bien, tratndose de los activos jos y su depreciacin, para que la prueba global referida pueda llevarse a cabo, es necesario que se conjuguen los siguientes factores: a. La existencia de un mtodo bien denido para calcular la depreciacin, que produzca aplicaciones contables uniformes a los rubros del balance y del estado de resultados. b. Una clasicacin contable para los diferentes grupos del activo jo, que permita dividir y asignar la depreciacin a cada uno de ellos. c. Registros contables auxiliares que permitan identicar plenamente las fechas de adquisicin y de baja de todas y cada una de las unidades fsicas que constituyen los activos jos de la empresa. d. Registros contables auxiliares que permitan identicar y separar los activos jos que ya estn totalmente depreciados. e. Cuentas de resultados exclusivamente destinadas al registro de los costos y gastos por concepto de depreciacin. No existen limitaciones contables para calcular la depreciacin; cada empresa puede y debera denir sus propios mtodos, considerando las caractersticas de sus activos jos, las condiciones fsicas y climticas en que se utilizan, los riesgos a que estn expuestos, la velocidad de su desgaste y su tiempo estimado de vida til. Se menciona lo anterior, porque dentro de los numerosos mtodos de depreciacin que existen, el que se denomina lnea recta sobre saldos nales anuales resulta ms conveniente o compatible con la aplicacin de una prueba global. En este mtodo, los cargos a resultados por concepto de depreciacin, comprenden todos los activos jos que estn o han estado en uso durante el ejercicio, incluyendo aquellos que fueron adquiridos en fechas cercanas al cierre contable anual. De acuerdo con lo anterior, bastar que el auditor identique los saldos de los activos jos sujetos a depreciacin, separe las porciones totalmente depreciadas, dena los porcentajes que la empresa ha aplicado durante el ejercicio sobre las diferentes familias de inversiones y determine la distribucin a costos y gastos. En el caso de La Conanza, S. A., los datos mencionados se resumen a continuacin:

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Nmero de Cuenta 5010 5020

Concepto Mobiliario y equipo de ocina Equipo de reparto

Saldos al 3112_ 17350,000 7250,000

Activos totalmente depreciados 170,000 190,000

Las tasas de depreciacin para dichos activos jos son las siguientes: a. Mobiliario y equipo de ocina b. Equipo de reparto y transporte 10 % 20 %

A su vez, la empresa distribuye la depreciacin cargando el 60 % a los gastos de venta y el 40 % a los gastos de administracin.

Trabajo a desarrollar

1. Calcular la base sujeta a depreciacin para cada grupo de activos jos. 2. Aplicar los porcentajes respectivos a cada base y calcular los montos de depreciacin segn auditora. 3. Elaborar anlisis comparativo entre la depreciacin calculada segn el auditor y el total de depreciacin cargada a gastos. Para ello, tomar los datos de las cuentas de resultados que aparecen en las sumarias de gastos de venta y de administracin de la seccin 41, haciendo todas las referencias cruzadas que sean necesarias. 4. Determinar diferencias entre depreciacin segn auditora y la cargada a resultados, evaluar su importancia y llegar a conclusiones, anotndolas en papeles de trabajo. 5. Un modelo de cdula de auditora que resume lo anterior, se incluye en la segunda parte de esta obra.

158

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

SECCIN 18 Pagos anticipados Comprende desembolsos y erogaciones cuya aplicacin a gastos o bien a otras cuentas del activo, pasivo o resultados, queda sujeta al cumplimiento de ciertos hechos o circunstancias que se identican con el transcurso del tiempo.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

159

Pagos anticipados Objetivos de auditora 1

18.1-1

Determinar la autenticidad de los servicios pendientes de recibir que se presentan en el estado de posicin nanciera. Cerciorarse de la adecuada presentacin de los pagos anticipados en el estado de posicin nanciera, de acuerdo con su naturaleza. Determinar la valuacin de estos pagos de acuerdo con las normas de informacin nanciera y cerciorarse de que el balance general incluya solamente porciones no devengadas de ellos. Cerciorarse de que los derechos adquiridos estn precisamente a nombre de la empresa. Cerciorarse de que la empresa puede ejercer libremente los derechos que se presentan en el estado de posicin nanciera.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados nancieros al calce o en hoja adjunta.

160

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Pagos anticipados Cuestionario de control interno N 1 PREGUNTAS Existe una adecuada separacin contable para el registro de esta clase de erogaciones? Los criterios para diferir la aplicacin contable nal de estos pagos estn claramente denidos? Los criterios sealados en el punto anterior toman en cuenta la naturaleza de cada una de estas erogaciones? Dentro de los pagos anticipados se incluyen primas de seguros y anzas? Las aplicaciones a gastos de las primas de seguros y anzas consideran la vigencia de las plizas? Existe un adecuado control fsico y contable sobre las plizas de seguros y anzas? En su caso, existe un adecuado control contable sobre los intereses pagados por anticipado? Se registran mensual y oportunamente las porciones devengadas de los pagos anticipados? S No NA Fecha

18.2-1

Auditor

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

161

Pagos anticipados Programa de auditora N A A.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Determinar e incluir en la cdula de normas de informacin de la seccin 5, las que se encuentran en vigor respecto a: a. Valuacin y aplicacin a resultados de primas de seguros, intereses sobre nanciamiento, rentas y otros pagos anticipados. b. Impuesto sobre la renta y participacin de utilidades diferidos, originados por partidas de conciliacin compensables en perodos contables futuros. Vericar la existencia de adecuados registros para el control contable de los pagos anticipados pendientes de devengar y las porciones devengadas cargadas a los costos y gastos de operacin. Cerciorarse de la factibilidad de proyectos cargados a pagos anticipados, cuyo costo se diera en funcin a ingresos o actividades de futuros periodos contables. Aplicables en las etapas intermedia y nal Practicar arqueo de las plizas de seguros vigentes en el ejercicio. Con base en el arqueo de las plizas de seguro, determinar las porciones de primas devengadas y por devengar en el ejercicio. Preparar cdula de auditora que muestra la comparacin con las cuentas de balance y de resultados correspondientes. Considerando los contratos de la seccin 2 y los anlisis de la cartera por pagar de la seccin 22, vericar la correcta determinacin de las porciones devengadas y por devengar respecto a los intereses sobre nanciamiento en vigor. Vericar la correcta aplicacin contable de los intereses sobre nanciamiento devengados y por devengar, de acuerdo con los contratos respectivos, considerando: a. Plazos pactados. b. Tasas de inters. c. Garantas otorgadas. Inspeccionar evidencia documental comprobatoria de proyectos cargados a pagos anticipados, considerando fundamentos contractuales y convenios, con el n de cerciorarse de la factibilidad y justicacin de diferir su aplicacin contable a resultados. Cdula Fecha

18.3-1/1

Auditor

A.01

A.02

B B.00 B.01

B.02

B.03

B.04

162

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Pagos anticipados Programa de auditora N B.05 PROCEDIMIENTOS En caso necesario, vericar la correcta valuacin de las diferencias temporales entre el resultado contable y el scal, con objeto de evaluar la razonabilidad del impuesto sobre la renta y el reparto de utilidades diferidos. Vericar documentalmente otros pagos anticipados de importancia y cerciorarse de su correcta aplicacin contable. Cdula Fecha

18.3-1/2

Auditor

B.06

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

163

Gua nmero 49 Pagos anticipados. Puntos signicativos y Normas de informacin nanciera

1. La Conanza, S. A. diere los cargos a gastos o a otras cuentas de resultados o del balance, en aquellos casos de erogaciones que todava no se identican con ingresos generados o servicios recibidos: primas de seguros, rentas, inversiones en instalaciones para actividades que se relacionan con ventas futuras, entre otros conceptos. 2. Las primas de seguros se cargan a gastos considerando la vigencia de las plizas respectivas. El departamento de contabilidad opera registros auxiliares con detalles sucientes para conocer las porciones que deben llevarse a resultados. 3. Las plizas se guardan en un archivero del propio departamento, cuya llave controla el Gerente de Contabilidad. No es prctica efectuar arqueos de dichas plizas, pues la informacin intercambiada con las aseguradoras proporciona la certeza necesaria en cuanto a la autenticidad de dichos documentos. 4. Los intereses sobre nanciamientos bancarios recibidos, se cargan a los resultados conforme al transcurso del tiempo en funcin a la utilizacin del capital ajeno. Los documentos fuente para ello son las mismas tablas de amortizacin que se anexan a los contratos respectivos. 5. Las aplicaciones contables sobre intereses devengados se hacen mensualmente, considerando los detalles de las tablas de amortizacin. 6. Los contratos sobre nanciamientos bancarios se custodian por la Direccin de Finanzas, quien tiene a su cargo las negociaciones sobre plazos y tasas pactadas, utilizando los poderes notariales otorgados por la empresa. 7. El Gerente de Contabilidad seala que, hasta la fecha, no se han registrado Impuesto Sobre la Renta y reparto de utilidades diferidos, ocasionados por diferencias temporales entre la utilidad contable y el resultado scal. Expresa que lo considera una partida virtual que no aporta benecios tangibles a los estados nancieros, tomando en cuenta la importancia de rubros como la estimacin de cuentas de cobro dudoso y la de inventarios obsoletos. 8. Existe un plan de expansin denominado Proyecto Bajo, que consiste en construir un Centro de distribucin de mercancas en el estado de Quertaro, aprovechando su posicin estratgica, para iniciar operaciones en los estados de San Luis Potos, Guanajuato y Zacatecas. 10. Para los nes del Proyecto Bajo, se ha celebrado un contrato de servicios con la rma Expertos en Mercadotecnia, que tiene el propsito de evaluar la factibilidad de las ventas en dichos estados. El contrato se rm en mayo del ejercicio anterior, se han dado anticipos por 1000,000 de pesos y, hasta la fecha, slo se han recibido dos resmenes poblacionales con algunos indicadores econmicos sobre la capacidad de compra de la poblacin de dichas localidades. 11. El Director de Finanzas seala que los anticipos derivados del Proyecto Bajo sern amortizados en funcin a las ventas, cuando stas comiencen a llevarse a cabo; la fecha no est denida y, posiblemente, esto ocurrir dentro de 24 meses. 12. En relacin con el punto anterior, el Director de Ventas comenta que las expectativas de negocios en las cuatro entidades de referencia son buenas, hay competencia,

164

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

13.

14.

15. 16.

pero los productos de La Conanza son diferenciados; sin embargo, seala que ser necesario invertir alrededor de 10 millones de pesos para quedar en condiciones de empezar a operar. Como valor agregado a dichos puntos de vista, Vctor Mercado, Director de Ventas, considera que los ujos disponibles en la actualidad, no bastan para solventar la inversin de referencia. Direccin General, a su vez, destaca que est en estudio una propuesta para el Consejo de Administracin. En todo caso, los consejeros estn informados del anticipo de 1000,000 de pesos y se declaran en espera de los avances sobre este proyecto que consideran de mucho inters para la compaa. El contrato con Expertos en Mercadotecnia es por tiempo indenido, est rmado por su representante y Director General, el seor Florencio Castillo (no olvidar consultar el organigrama), estipula otro anticipo por 500,000 pesos que deben ser pagados en enero del ao prximo. Se espera un reporte y un estudio nal para el Proyecto Bajo en agosto del prximo ejercicio, contra el cual deber efectuarse un pago nal complementario de 700,000 pesos. Hay recibos rmados por todos los pagos efectuados a Expertos en Mercadotecnia.

Trabajo a desarrollar

Respecto a la informacin contenida en la Gua nmero 49 anterior, es necesario reexionar con criterio de auditor, a n de: 1. Evaluar qu tan correctos y conables son los controles, normas y criterios contables declarados por la empresa. 2. Reejar en cdulas de auditora las recomendaciones necesarias para mejorar o corregir lo que proceda respecto a dichos controles, normas y criterios. 3. Estudiar detenidamente el Proyecto Bajo a la luz de las normas de contabilidad, con objeto de: a. Determinar su autenticidad y factibilidad. b. Evaluar la justicacin de registrar las erogaciones llevadas a cabo en el rubro de pagos anticipados. c. Llegar a conclusiones de auditora y hacer las recomendaciones necesarias o proponer los ajustes que procedan. 4. En todo caso, respecto al inciso anterior, es indispensable elaborar papeles de trabajo que incluyan los procedimientos de auditora y los anlisis necesarios para sustentar las conclusiones a las que llegue el auditor, con las referencias cruzadas entre dichas cdulas y el programa de trabajo correspondiente.

*
Caso nmero 24 Enfoque de negocios o conicto de intereses?

Durante una reunin con varios consejeros de la empresa en que usted es el auditor externo, uno de ellos comenta que los contratos de servicios importantes deben celebrarse con personas de verdadera conanza, inclusive parientes o personas referidas por ellos. Insiste en que los conictos de intereses no necesariamente se identican con los parentescos y apoya sus puntos de vista con el xito alcanzado por l mismo en varios negocios importantes efectuados con parientes muy cercanos, consanguneos en lnea directa. Dicho consejero le pide a usted su opinin. Cul sera su respuesta?

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

165

Gua nmero 50 Informacin para la Tercera etapa de la auditora

La Conanza, S. A. 4000: Pagos anticipados Integracin al 3112_ 4010 4011 4012 4014 4015 4016 4018 Anticipos a proveedores Proyecto Bajo Anticipos de ISR Primas de seguros ISR diferido PTU diferida Intereses por devengar Suma *
Trabajo a desarrollar

$ 685,400 1000,000 276,900 109,400 9658,300 $11730,000

Abrir cdula sumaria, haciendo el cruce correspondiente con la balanza de comprobacin. Es importante destacar que la seccin 18 se identica con las cuentas por pagar a bancos y con los gastos nancieros, por lo que profesores y estudiantes deben prepararse para llevar a cabo las conexiones respectivas en el marco de los procedimientos de auditora que resultan aplicables.

166

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Gua nmero 51 Integracin de los intereses por devengar

La Conanza, S. A. 4018: Intereses por devengar Integracin al 3112_ 01 02 03 Intereses por devengar-BANCOMERCIO Intereses por devengar-BANCOMERCIAL Intereses por devengar-BANCO DEL SUR Suma *
Trabajo a desarrollar

$ 4458,960 3850,000 1349,340 $ 9658,300

Es necesario abrir una cdula analtica de auditora con los datos anteriores, considerando que el total de intereses por devengar coincide con el monto que aparece bajo el mismo concepto en la Gua nmero 50. Deben efectuarse referencias cruzadas entre ambos papeles de trabajo. Es importante destacar que dichos intereses por devengar se relacionan con pasivos bancarios cuyos datos estn incluidos en la Seccin 22 relativa a Documentos por pagar, por lo que tambin deben hacerse referencias cruzadas entre las correspondientes cdulas de auditora. Finalmente hay que tomar en cuenta que los prstamos bancarios estn respaldados por contratos, lo que obliga al auditor a considerar la informacin que aparece en la Seccin 2, a n de que su examen se lleve a cabo de acuerdo con las clusulas respectivas.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

167

Gua nmero 52 Informacin para Pruebas globales sobre intereses

Los registros contables de La Conanza, S. A. muestran los siguientes datos por el ejercicio sujeto a examen: Bancomercio Intereses por devengar al inicio del ejercicio Incrementos a intereses derivados de nuevos nanciamientos Intereses cargados al costo de nanciamiento en el presente ejercicio 1428,000 10471,440 Bancomercial 2375,400 9874,600 Banco del Sur 2176,600 2093,000

7435,000

8400,000

2928,000

Trabajo a desarrollar

1. Abrir cdula de auditora que muestre la determinacin aritmtica de los intereses por devengar al cierre del presente ejercicio segn clculos del auditor externo. 2. Comparar los intereses por devengar segn auditora, contra los propios intereses que muestran los registros contables de la empresa. 3. Preparar un resumen tanto de los intereses por devengar de los tres bancos, como de los intereses cargados a los costos nancieros del ejercicio auditado, determinar diferencias y llegar a conclusiones sobre la razonabilidad de las cifras. 4. Anotar todas las referencias cruzadas entre las cdulas de auditora, tanto de la presente seccin, como de la seccin 22 y la cdula de los gastos nancieros de la seccin 41. Es importante recordar a profesores y estudiantes que el examen de los intereses por devengar incluye, por lo menos, los siguientes procedimientos de auditora: 1. Vericar el saldo inicial de intereses por devengar en el ejercicio, contra registros contables auditados. 2. Comparar los incrementos por nanciamientos contratados en el presente ejercicio, con los papeles de trabajo proporcionados por la empresa y con los contratos respectivos. 3. Cerciorarse del correcto clculo de los intereses devengados y cargados a los resultados del presente ejercicio, con base en las tablas de amortizacin que deben formar parte del control interno sobre los nanciamientos bancarios. Considerar que dichas tablas de amortizacin coinciden con los contratos respecto a plazos y tasas de inters manejadas. 4. Llevar a cabo pruebas selectivas sobre las aplicaciones contables, tanto en incrementos a intereses por devengar, como respecto a las aplicaciones al costo de nanciamiento. 5. Desde luego que los puntos anteriores deben constar por escrito en el cuerpo de las cdulas de auditora.

168

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

SECCIN 21 Cuentas y documentos por pagar Comprende las obligaciones provenientes de las compras de materias primas y suministros para la produccin de bienes o servicios, las adquisiciones de mercancas para la venta, as como los pasivos con instituciones de crdito para nanciar las operaciones propias del giro de la empresa

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

169

Cuentas y documentos por pagar Objetivos de auditora 1

21.1-1

Cerciorarse de que el estado posicin nanciera incluya la totalidad de las obligaciones provenientes de las compras de mercancas. Vericar que estos pasivos se identiquen con incrementos a las cuentas de inventarios correspondientes. Cerciorarse de su adecuada presentacin en el estado de posicin nanciera, de acuerdo con su origen y con sus fechas de vencimiento. Vericar que estas obligaciones representan situaciones de hecho y no simples suposiciones. Cerciorarse de que los pasivos con instituciones de crdito estn respaldados por contratos rmados por funcionarios con facultades legales para ello. Vericar que los pasivos con instituciones de crdito estn adecuadamente valuados y revelados en el estado de posicin nanciera.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados al calce o en hoja adjunta.

170

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Cuentas y documentos por pagar Cuestionario de control interno N 1 PREGUNTAS El sistema de cmputo incluye informacin suciente sobre las operaciones con proveedores y bancos de la empresa? Las funciones de control contable sobre los pasivos con proveedores y bancos estn formalmente denidas y asignadas? Se reciben mensualmente estados de cuenta de los bancos y de los proveedores ms importantes? Los estados de cuenta antes mencionados se concilian con los registros de la empresa y se hacen oportunamente los ajustes respectivos? Se conrman peridicamente por escrito saldos con bancos y con los principales proveedores? Se aprovechan todos los descuentos por pronto pago concedidos por los proveedores? S No NA Fecha

21.2-1

Auditor

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

171

Cuentas y documentos por pagar Programa de auditora N A A.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Preparar cdula de referencia permanente que incluya los siguientes datos relativos a los proveedores ms importantes de la empresa: a. Denominacin y domicilio. b. Clase de mercancas que surten a la empresa. c. Monto promedio anual de compras. Denir el sistema de cuentas por pagar a proveedores y preparar cdula de referencia permanente respectiva. Preparar cdula de referencia permanente sobre los mecanismos de control interno contable aplicados por la empresa respecto a sus obligaciones con bancos y con proveedores. Aplicables en las etapas intermedia y nal Obtener la relacin analtica de las cuentas por pagar a proveedores y destinarla al control de las solicitudes de conrmacin de saldos. Preparar solicitudes de conrmacin a proveedores, considerando la informacin mencionada en A.00. Preparar cdula de auditora que muestre el resultado de la conrmacin de saldos con proveedores. Examinar las aclaraciones y ajustes efectuados por la empresa respecto a diferencias derivadas de la conrmacin de saldos con proveedores. Examinar pagos posteriores sobre solicitudes de conrmacin no contestadas, inconformes y devueltas por el correo. Determinar la correcta separacin de las cuentas por pagar a proveedores a corto y largo plazos. Examinar los movimientos de las cuentas por pagar a proveedores en el ejercicio posterior al auditado, con el n de determinar: a. Que los pasivos realmente correspondan al periodo contable examinado. b. Pasivos no registrados en el ejercicio sujeto a examen. Considerar la naturaleza de las obligaciones identicadas durante el desarrollo del examen, a n de sugerir traspasos a otros rubros del pasivo. Cdula Fecha

21.3-1/1

Auditor

A.01 A.02

B B.00 B.01 B.01 B.03

B.04 B.05 B.06

B.07

172

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Cuentas y documentos por pagar Programa de auditora N B.08 PROCEDIMIENTOS Obtener relaciones analticas sobre la integracin de los pasivos bancarios, que incluya. a. Fechas de emisin y vencimiento de pagars. b. Capitales nanciados. c. Intereses pactados. d. Valores nominales comprometidos. Examinar la estructura de los pasivos bancarios, comprendiendo clculo de intereses, aplicaciones contables a resultados y a pagos anticipados, tomando en consideracin lo establecido por los contratos respectivos. Conrmar pasivos con bancos, en paralelo con el trabajo efectuado en la seccin 10. Cdula Fecha

21.3-1/2

Auditor

B.09

B.10

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

173

Gua nmero 53 Normas para el pago a proveedores

En la Gua nmero 34 denominada Sistema de compras y cuentas por pagar, se establecen los mecanismos de control en vigor para la recepcin de mercancas a los proveedores y el registro de los pasivos respectivos. En particular se destaca lo siguiente: 1. Contabilidad compara el Informe de Mercancas Recibidas (IMR) contra la remisin del proveedor. 2. Se utilizan los datos del IMR como cifras de control para validar la captura de la compra efectuada por el Almacn. 3. Se captura el IMR y, por interfase, se genera el siguiente asiento contable: Cuentas por pagar (CP) 10000: Proveedores $20,000 $20,000

En el marco de dicho sistema, el Departamento de Cuentas por pagar lleva a cabo a continuacin las siguientes actividades: 1. Una vez a la semana, el analista de Cuentas por pagar accede al sistema AS400 e identica las facturas de proveedores que deben ser pagadas dentro de quince das. 2. Puesto que el sistema est habilitado para ello, el analista imprime un listado de Cuentas por pagar a proveedores (LCP) que incluye las facturas sealadas en el inciso anterior. 3. El analista presenta el LCP al Gerente de Contabilidad quien lo autoriza; dicha autorizacin se basa en cuestionamientos verbales sobre las fechas de vencimiento de las facturas y, ocasionalmente, incluye vericaciones en el sistema de cmputo. 4. El Gerente de Contabilidad seala que no se consideran necesarios los chequeos detallados sobre el LCP, pues cualquier omisin de pago provocara reclamaciones inmediatas de los proveedores. 5. Una vez autorizado el LCP por el Gerente de Contabilidad, el analista de Cuentas por pagar tramita la rma de aprobacin del Director de Finanzas. Al respecto, Direccin de Finanzas se basa en su proyeccin de ujo de efectivo y, de acuerdo con ello, rma de aprobacin el LCP. 6. A continuacin, el analista de Cuentas por pagar procede a elaborar manualmente las Solicitudes de Cheque para cada uno de los proveedores incluidos en el LCP. 7. El analista rma las solicitudes de cheque, en original y dos copias, entrega original y copia 1 al Cajero General; conserva la copia 2 para su archivo. 8. Con base en dichas solicitudes, el Cajero elabora los cheques respectivos, los rma y obtiene la rbrica del Director de Finanzas. 9. A continuacin, el Cajero regresa los originales de las solicitudes al analista de Cuentas por pagar, quien los captura en el AS400 para producir el siguiente asiento contable:
174

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

10000: Proveedores 12: Filipo de Mxico. 1400: Bancos 10: Bancomercio

$20,000 $20,000

10. La Conanza, S. A. tiene asignados los jueves para la entrega de cheques a proveedores y otros terceros, funcin que tiene asignada el Cajero. FIN DEL SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR.

Trabajo a desarrollar

Identicar reas de oportunidad en el escenario de control interno, anotando las recomendaciones respectivas en la seccin 3. El nivel de conanza asignado a este sistema, determinar el alcance de la circularizacin de saldos a proveedores as como el de otros procedimientos de auditora.

Caso nmero 25 Dilema: un solo caso es suciente?

Usted acaba de ser nombrado auditor de la Empresa M, cuyo Manual de Polticas Corporativas establece que los pedidos deben colocarse slo a proveedores que incluye el Catlogo en vigor. Durante su examen usted identica un pedido importante a un proveedor que no est en dicho catlogo; el Director de Finanzas le exhibe un estudio que demuestra ahorros efectivos del 20 % con el nuevo proveedor, as como documentos sobre la solicitud a Casa Matriz para darlo de alta en el Catlogo de referencia. Dicho funcionario le pide no reportar la excepcin, es slo un caso, lo que le ayudara a evitarse una severa amonestacin. Qu decisin tomara usted?

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

175

Gua nmero 54 Informacin para la Tercera etapa de la auditora

La Conanza, S. A. 10000: Cuentas y documentos por pagar Integracin al 3112_ 10010 10020 10030 Proveedores Documentos por pagar a bancos Acreedores diversos Suma $21924,000 28386,000 1890,000 $52200,000

La Conanza, S. A. 10010: Proveedores. Integracin al 3112_ 012 014 016 018 020 022 025 028 030 031 033 Filipo de Mxico, S. A. Fbrica Alemana en Electrnica Pioneros, S. A. Akross de Mxico Electrnica Confort, S. A. Transistor de Amrica, S. A. Sanllo, S. A. Industrias Yem, S. A. Fbrica Electro Solar, S. A. Grabadoras de Impacto, S. A. Punto Verde, S. A. Suma $ 2127,600 1987,000 2584,800 3194,400 2328,600 2593,900 2498,140 2179,000 849,000 524,100 1057,460 $ 21924,000

Trabajo a desarrollar

1. Preparar cdulas sumaria y analtica de proveedores; esta ltima deber utilizarse para el control de la circularizacin de saldos en la modalidad de ciega o en blanco que aparece en la segunda parte de esta obra. 2. Seleccionar saldos de proveedores que sern circularizados, considerando el nivel de conanza del control en vigor. 3. Tomar en cuenta que la circularizacin de saldos aport, por lo menos, la siguiente informacin sobre algunos proveedores:

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AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Pioneros, S. A. No est de acuerdo con su saldo al 31 de diciembre e informa que hay un descuento operado por La Conanza que no procede, por $750.00 (setecientos cincuenta pesos). Akross de Mxico Reporta que su factura nmero 3334 del 25 de febrero de este ao, 11 meses atrs, no ha sido pagada por La Conanza. La investigacin indica que, por error, se hizo un depsito directamente en la cuenta de cheques del proveedor Electrnica Confort, S. A. Punto Verde, S. A. Informa que su factura nmero 1818 del 30 de abril de este ao, por 125,000 pesos no ha sido pagada por La Conanza. Dicha factura no ha sido localizada y la empresa sigue buscndola hasta la fecha de terminacin de la auditora.

Dar efecto a la informacin anterior en los papeles de trabajo, incluyendo los ajustes que se consideren necesarios.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

177

Gua nmero 55 Informacin sobre Pasivos bancarios

La Conanza, S. A. 10020: Documentos por pagar a bancos Integracin al 3112_ 01 02 03 Bancomercio Bancomercial Banco del Sur Suma Integracin de Bancomercio Nmero de documento 11 12 13 14 Fecha de expedicin 1810_ 1810_ 1810_ 1810_ Fecha de vencimiento 2802_ms 1 3006_ms 1 3110_ms 1 2802_ms 2 Capital nanciado 1750,000 1750,000 1750,000 2677,040 7927,040 Integracin de Bancomercial Nmero de documento 34 35 Fecha de expedicin 3011_ 3011_ Fecha de vencimiento 2109-ms 1 3101_ms 2 Capital nanciado 4150,000 3000,000 7150,000 Integracin de Banco del Sur Nmero de documento 80 81 Fecha de expedicin 1812_ 1812_ Fecha de vencimiento 3006_ms 1 3112_ms 2 Capital nanciado 1473,860 2176,800 3650,660 Intereses 526,140 823,200 1349,340 Valor nominal 2000,000 3000,000 5000,000 Intereses 1350,000 2500,000 3850,000 Valor nominal 5500,000 5500,000 11000,000 Intereses 302,612 1248,508 1337,688 1570,152 4458,960 Valor nominal 2052,612 2998,508 3087,688 4247,192 12386,000 $12386,000 11000,000 5000,000 $28386,000

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AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Trabajo a desarrollar

1. Preparar cdula analtica de bancos y las cdulas analticas sobre capitales nanciados e intereses por devengar respectivas. 2. En cada papel de trabajo sobre los intereses por devengar, incluir mencin de los procedimientos de auditora aplicados: a. Inspeccin de las copias de los pagars. b. Examen del correcto clculo de los intereses. c. Compulsa de tasas de inters utilizadas, contra las clusulas de los contratos respectivos. d. Vericacin de la correcta aplicacin contable. 3. Efectuar las referencias cruzadas entre dichos papeles de trabajo y las cdulas respectivas de la seccin 18, pagos anticipados. 4. Cruzar los saldos por pagar a bancos con las cifras respectivas de las conrmaciones bancarias de la seccin 10, tomando en cuenta que dichas instituciones reportan estos montos dentro del rengln de cuentas deudoras. 5. Tambin es necesario efectuar referencias cruzadas entre las cdulas de auditora de la presente seccin y los costos de nanciamiento de la seccin 41. 6. Es vlido que profesores y estudiantes establezcan tasas de inters distintas a las implcitas en los anlisis anteriores, para que resulten congruentes con las que se pactan en sus respectivos pases, si tal fuera el caso. Lo esencial es no perder de vista la dinmica planteada para esta seccin, cuya estructura es tradicionalmente compleja.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

179

SECCIN 24 Pasivos acumulados Comprende las obligaciones que se identican con el marco legal de la empresa, como impuestos, cuotas para la seguridad social, aportaciones para la vivienda y otras contribuciones y derechos establecidos por las autoridades.

180

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Pasivos acumulados Objetivos de auditora 1

24.1-1

Cerciorarse de que los adeudos que presenta el estado posicin nanciera son autnticos e incluyen la totalidad de las obligaciones a cargo de la empresa. Vericar la adecuada presentacin de estos adeudos en dicho estado, de acuerdo con su origen y con sus fechas de vencimiento. Cerciorarse de que estas obligaciones se identican con el giro establecido en el acta constitutiva de la sociedad y con el marco legal respectivo. Vericar que las bases para determinar estos pasivos estn conciliadas por escrito con las cifras respectivas de los registros contables. Cerciorarse del pago oportuno de estas obligaciones, considerando los plazos establecidos por las leyes correspondientes.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados al calce o en hoja adjunta.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

181

Pasivos acumulados Cuestionario de control interno N 1 PREGUNTAS Se registran oportunamente los pasivos scales y laborales a cargo de la empresa y los de retencin? El plan contable establece provisiones para obligaciones recurrentes? a. Comisiones b. Asistencia tcnica c. Regalas d. Rentas Las provisiones se cancelan oportunamente con la nalidad de que los saldos de estas cuentas reejen slo obligaciones pendientes de pago? Las provisiones por los conceptos mencionados se manejan en forma consistente? S No NA Fecha

24.2-1

Auditor

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

182

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Pasivos acumulados Programa de auditora N A A.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Preparar cdula de auditora que incluya los pasivos a cargo de la empresa y de retencin en materia de impuestos federales, estatales y municipales. Preparar cdula de auditora sobre pasivos por conceptos recurrentes que deban provisionarse, tales como rentas y asistencia tcnica, entre otros. Efectuar inspeccin de declaraciones tributarias, cerciorndose de que los montos liquidados coincidan con los montos provisionados. Efectuar el mismo trabajo respecto a otras provisiones. Aplicables en las etapas intermedia y nal Obtener anlisis preparado por la empresa respecto a los impuestos por pagar al cierre del ejercicio. En coordinacin con los procedimientos de auditora mencionados en el programa 7.3-1, cerciorarse de la suciencia de los pasivos sealados en el apartado B.00 anterior. Vericar los pagos posteriores respecto a las obligaciones mencionadas en el inciso anterior. Cdula Fecha

24.3-1

Auditor

A.01

A.02

B B.00 B.01

B.02

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

183

Gua nmero 56 Informacin para la Tercera etapa de la auditora

La Conanza, S. A. 11000: Pasivos acumulados. Integracin al 3112_ 11010 11020 11030 11040 11050 11060 11070 11080 11090 Sueldos por pagar ISR retenido sobre sueldos Cuotas Infonavit ISR por pagar Cuotas IMSS 2 % sobre nminas IVA por pagar Participacin de utilidades Sistema de ahorro para el retiro Suma $ 235,000 1058,200 456,850 1100,000 1250,000 600,000 841,450 209,500 9,000 $ 5760,000

Trabajo a desarrollar

1. Abrir cdula sumaria de auditora con los datos anteriores, enfocando la atencin hacia las cuentas 11040 y 11080, cuyos saldos se identican con el ISR y la PTU que la empresa ha provisionado sobre la utilidad del presente ejercicio. 2. El importe de las dos provisiones sealadas deber ajustarse considerando la diferencia de ISR y PTU entre el resultado segn La Conanza y la utilidad despus de los ajustes de auditora. 3. Es importante destacar que dentro de los posibles ajustes de auditora se encuentra la informacin de las secciones 7, Asuntos scales, y 41, Gastos de operacin, puesto que incluyen erogaciones no deducibles. 4. Tambin deben considerarse las secciones 12, Cuentas y documentos por cobrar, y 15, Inventarios; por lo que toca a las estimaciones de cartera de cobro dudoso y mercancas de lento movimiento u obsoletas, ya que ambos casos impactan los costos de ISR y PTU por el efecto del impuesto diferido. En relacin con el importante tema del impuesto diferido, en la Gua nmero 57 se ofrecen los conceptos fundamentales.

184

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Gua nmero 57 Fundamentos prcticos del Impuesto diferido

La contabilidad sigue enfrentando el reto de proporcionar informacin veraz a travs de los estados nancieros bsicos. Las mujeres y los hombres de empresa no admiten excusas sobre la falta de precisin en los datos relativos al resultado de sus negocios; mucho menos ahora que existen poderosos recursos informticos con gran capacidad de servicio. Ahora bien, aunque los sistemas de informacin nanciera y las normas de contabilidad han evolucionado de manera signicativa, la identicacin de ingresos con los costos y gastos de operacin sigue constituyendo un problema importante para las entidades econmicas. Determinar correctamente el resultado del periodo contable, implica identicar las ventas y otros ingresos con los costos y gastos que permitieron obtenerlos. Mucho hemos argumentado los contadores pblicos para justicar la falta de precisin de la informacin nanciera. Pero nos hemos dirigido predominantemente hacia nosotros mismos. Los empresarios esperan un mejor producto y tienen derecho a recibirlo; pagan para recibir sus estados nancieros. Por ello es importante destacar que el Impuesto Sobre la Renta es un costo al que estn sujetas las entidades econmicas con ingresos gravables, y que su registro contable tambin queda sujeto a que se identique con los ingresos del ejercicio social en que se origin. Ya desde la dcada de los aos 60 del siglo pasado, el American Institute of Certied Public Accountants, en la Opinin nmero 11 de la Accounting Principles Board, subrayaba que los problemas principales respecto a la asignacin del Impuesto Sobre la Renta a los resultados del ejercicio obedecan a que ciertas operaciones impactaban los resultados contables de un periodo determinado y, para efectos del clculo de la utilidad scal y del impuesto sobre la renta respectivo, afectaban periodos diferentes. La respuesta a dichos problemas fue la tcnica del impuesto diferido, que est enfocada a revelar el efecto del costo por impuesto sobre la renta y el reparto de utilidades al personal, que se origina en aquellas partidas de conciliacin entre los resultados contable y scal que deben aplicarse en ejercicios sociales diferentes. Con esta tcnica se logra que el estado de resultados muestre costos de impuesto y participacin, proporcionales a los ingresos que los produjeron, creando, adems, partidas de activo o pasivo que reconocen en el presente ejercicio las porciones de dichos costos que corresponden a periodos contables futuros. Las discrepancias que existen entre las normas de contabilidad y la Ley del Impuesto sobre la Renta para determinar la utilidad o la prdida de un periodo contable, producen efectos cuantitativos de mayor o menor importancia que pueden ser permanentes o temporales. Los efectos permanentes son ingresos denitivamente no acumulables o gastos que no podrn deducirse ni en el presente ni en futuros ejercicios. A su vez, los efectos temporales, tambin denominados diferencias temporales, son ingresos o gastos que forman parte de los resultados contables pero no de los resultados scales y, a la inversa, pueden estar incorporados a los resultados scales, pero no a los contables. Se consideran temporales, ya que su reconocimiento contable o scal se efectuar en futuros ejercicios, una vez que se hayan satisfecho o cumplido las circunstancias o hechos que originaron que fueran diferidos.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

185

La revelacin en los estados nancieros del efecto de las diferencias temporales es el propsito fundamental de la tcnica del impuesto diferido, puesto que el monto de impuesto y participacin por pagar a las autoridades y al personal segn el balance general no corresponde al costo que por ambos conceptos aparece en el estado de resultados, siendo esencial que dicho impuesto y participacin aplicables a futuros ejercicios sea registrado en la contabilidad. Para abundar ms, las diferencias temporales que originan un efecto diferido en el impuesto sobre la renta y la participacin de utilidades al personal pueden clasicarse de la manera siguiente: a. Costos y gastos que forman parte del resultado contable pero no del resultado scal. b. Costos y gastos que forman parte del resultado scal pero no del resultado contable. c. Ventas y otros ingresos que forman parte del resultado contable pero no del resultado scal. d. Ventas y otros ingresos que forman parte del resultado scal pero no del resultado contable. Si en el presente ejercicio se tuvieron gastos de operacin que cumplen con normas de contabilidad, pero todava no cumplen con los requisitos scales establecidos por la Ley, tanto los costos del estado de resultados como el pasivo del balance general enfrentan un impacto que debe ser reconocido. Veamos por qu, a travs de un ejemplo sencillo pero real. La Conanza, S. A. tiene un cliente que en los ltimos cuatro meses no ha pagado sus cuentas por 700 mil pesos. El ejercicio llega su n y no ha sido posible localizarlo; el Departamento de Cobranzas considera que la cuenta se ha perdido y se llamar al abogado de la empresa para que comience los trmites judiciales necesarios. En trminos de las normas de contabilidad, es justicado reconocer la circunstancia anterior en los resultados del ejercicio; sin embargo, para efectos del impuesto sobre la renta el gasto respectivo no puede deducirse de la base gravable, puesto que todava no se cumplen los requisitos que establece el ordenamiento en vigor. Existe la certeza de que dichos requisitos sern cumplidos, pero no en el presente ejercicio. El caso planteado altera la proporcin que debe existir entre los ingresos, costos y gastos del ejercicio y, adems, impacta el periodo contable al provocar que una erogacin plenamente conocida en el ao actual se transera a ejercicios posteriores. El lector comprender que esta situacin debe evitarse y tambin revelarse en los estados nancieros. De acuerdo con lo anterior, los 700 mil pesos del ejemplo se sujetaran a la tasa aplicable de impuesto sobre la renta y, el monto as obtenido, se registrara de la manera siguiente: Pagos anticipados ISR diferido ISR del ejercicio (Cuenta de resultados) $210,000 $210,000

Es importante destacar que, con este ajuste, no se afecta el monto del Impuesto Sobre la Renta que debe pagarse sobre el resultado scal; la cantidad respectiva aparecer en el

186

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

balance general. Por otra parte, el estado de resultados mostrar un costo de impuesto proporcional a los ingresos del ao y gastos de operacin que corresponden al presente ejercicio, al menos por lo que toca a las cuentas incobrables. Finalmente cabe subrayar que, cuando se cumplan los requisitos para el castigo scal de esta cuenta por cobrar, se reversar el impuesto diferido contra los resultados del ejercicio en que esto ocurra. * * *

Se recuerda al lector la importancia de ampliar sus conceptos sobre el impuesto diferido, consultando el boletn D-4 de la Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

187

SECCIN 25 Pasivos estimados Comprende las obligaciones a favor del personal, que debern liquidarse en ejercicios futuros, cuyo registro contable se efecta en el presente para que la informacin nanciera tenga un perl ms conservador.

188

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Pasivos estimados Objetivos de auditora 1

25.1-1

Cerciorarse de que las obligaciones estimadas que se presentan en el estado de posicin nanciera, correspondan a la totalidad de los pasivos de importancia que pueden surgir a cargo de la empresa. Vericar que los pasivos estimados se presenten adecuadamente en el estado de posicin nanciera, atendiendo a su naturaleza y a su origen. Cerciorarse de que las bases de acumulacin de dichas obligaciones estn de acuerdo con las normas de informacin nanciera y de que se apliquen en forma consistente. Vericar que los pasivos estimados se identiquen con las operaciones propias del giro de la empresa. Cerciorarse del pago oportuno de estas obligaciones, considerando los plazos establecidos por las leyes correspondientes.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados al calce o en hoja adjunta.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Pasivos estimados Cuestionario de control interno N 1 PREGUNTAS Estn plenamente identicados dichos pasivos e incorporados al sistema de contabilidad? El plan contable prev rubros para el registro estimado de: a. Primas de antigedad. b. Indemnizaciones. c. Graticaciones. d. Otros conceptos similares. Las estimaciones se basan en estudios actuariales que se actualizan, por lo menos, una vez al ao? Las aplicaciones contables se efectan sobre bases consistentes y estn autorizadas? Existen deicomisos para respaldar dichas obligaciones? S No NA Fecha

25.2-1

Auditor

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

190

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Pasivos estimados Programa de auditora N A A.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Preparar cdula estadstica sobre las polticas de la empresa en materia de provisiones sobre: a. Primas de antigedad. b. Pensiones por jubilacin. c. Otros benecios previstos por la Ley o por el contrato colectivo de trabajo. Averiguar el mtodo para incrementar las provisiones existentes, mencionando las cuentas de mayor respectivas. Identicar a los asesores o actuarios que proporcionan asesora a la empresa en relacin con las provisiones existentes, y sentar bases para obtener informacin que respalde los incrementos o actualizaciones contables respectivas. Aplicables en las etapas intermedia y nal Formular cdula sumaria que incluya los pasivos estimados incorporados al balance general. Obtener o preparar anlisis de los incrementos y liberaciones ocurridos dentro del ejercicio en las provisiones existentes. Considerando el mtodo de incrementos en vigor, examinar los cargos a resultados efectuando los amarres a las cuentas respectivas. Examinar los pagos o liberaciones a las provisiones en vigor, considerando su acumulacin para nes del clculo y entero de los impuestos y remuneraciones que se mencionan en la seccin 7. Obtener, en su caso, conrmaciones de los actuarios o asesores expertos que proporcionan bases cuantitativas para el incremento de las provisiones en el ejercicio. De acuerdo con el resultado de los procedimientos B.02 a B.04 anteriores, evaluar la suciencia de las provisiones manejadas por la empresa y, en su caso, proponer los ajustes respectivos. Cdula Fecha

25.3-1

Auditor

A.01 A.02

B B.00 B.01 B.02

B.03

B.04

B.05

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

191

Gua nmero 58 Fundamentos prcticos de las provisiones para jubilacin y primas de antigedad

Las provisiones constituyen un reconocimiento contable de obligaciones que no se pueden cuanticar con precisin en el presente, pero que sern exigibles en futuros ejercicios. En este marco y como un apoyo a los lectores, se incluyen a continuacin ciertos puntos fundamentales sobre planes de pensiones por jubilacin, con el n de enriquecer sus conocimientos sobre esta clase de pasivos. 1. Para que las empresas no enfrenten en el futuro costos imprevistos, resultantes de variaciones macroeconmicas fuera de su control, y para involucrar al personal en la preparacin de su plan de jubilacin, numerosas entidades econmicas establecen un Plan de pensiones por jubilacin y Pagos por primas de antigedad. 2. El Plan est enfocado tambin a fortalecer el sentido de pertenencia del empleado hacia la empresa, fomentar la cultura institucional, auspiciar los programas individuales de desarrollo, reducir la rotacin de personal e incrementar la productividad de la organizacin. 3. El Plan contempla aportaciones en efectivo por parte de la empresa y por parte de todos los empleados que decidan ingresar a l. Es un plan que complementa los benecios que establece la Ley del Seguro Social, anticipando benecios o prestaciones por concepto de primas de antigedad. 4. La estructura del Plan implica constituir un Fondo con aportaciones de la empresa y de cada uno de los empleados que decidan ingresar a l. En general, las aportaciones de la empresa estn condicionadas a las de los empleados, considerando la antigedad de ellos y los lmites que establece la Ley en materia laboral. 5. Un ejemplo de lo anterior es el caso de participantes cuyo sueldo mensual rebasa el tope mximo de salario de cotizacin del Seguro Social, en el que la empresa aporta al Fondo un porcentaje del sueldo, tomando como base el excedente de dicho tope mximo y la antigedad laboral de los empleados respectivos. 6. Con los fondos reunidos debe constituirse un deicomiso; adems, tambin debe existir un Comit Tcnico formado por personas nombradas por la empresa, que se encarga de la administracin del Plan. 7. Un punto a destacar es que el Comit Tcnico debe nombrar a un Actuario, que calcula el valor de las obligaciones para efectos de determinar el monto de las contribuciones, tanto de la empresa como de los empleados, y dotar al Plan de bases slidas para su nanciamiento. 8. La custodia del fondo est encomendada a un duciario que ser responsable de su inversin en los trminos establecidos por el contrato respectivo, excepto que, por escrito y a travs de un contrato, el propio Comit Tcnico adjudique dicha responsabilidad a una casa de bolsa, de acuerdo con lo sealado por la ley del Impuesto sobre la Renta en vigor. 9. El Plan establece los trminos y plazos que condicionan las solicitudes para empezar a recibir los benecios por parte de sus aliados, en todo caso, dichos trminos y plazos deben estar de acuerdo con lo que establece el marco legal.
192
AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

10. En Mxico existen varias formas de que los participantes en este Plan obtengan los benecios respectivos; dentro de ellas destacan: a. Un pago mensual vitalicio de una cantidad determinada por los actuarios, que contina efectundose despus de la muerte del participante a un beneciario designado por l. b. Pagos mensuales vitalicios, tambin determinados por los actuarios, con una garanta de 100, 150 200 pagos mensuales, segn convenga al participante, considerando su edad y su perl de vida. c. La aportacin que el participante puede hacer de su prima de antigedad al Fondo del Plan, cuando la cobre al jubilarse, con objeto de incrementar sus pagos mensuales en la modalidad elegida. 11. Los planes de pensiones por jubilacin presentan numerosas modalidades y benecios que varan de acuerdo con el perl de las empresas y la antigedad de su personal. En todo caso, la mejor opcin ser siempre la que seale un actuario, despus de llevar a cabo los estudios respectivos. 12. Finalmente, es importante destacar que, en Mxico, la instalacin de un Plan de Pensiones para Jubilacin y Primas de Antigedad, en los trminos descritos en los prrafos anteriores, permite hacer deducibles las aportaciones respectivas llevadas a cabo por la empresa, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos que establece la Ley.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

193

Gua nmero 59 Polticas contables para el manejo de las provisiones

La Conanza, S. A. maneja sus provisiones sobre bases estimativas sin apoyarse en los servicios de un actuario. Dichas estimaciones se llevan a cabo considerando la informacin que existe sobre el personal, tanto en el sistema de nminas como en los archivos y expedientes del rea de Recursos Humanos. No existe la intencin de modicar este criterio. La Conanza, S. A. 12000: Pasivos estimados. Integracin al 3112_ 10 20 Provisin para primas de antigedad Provisin para indemnizaciones $ 1974,200 470,800 $ 2445,000 Durante el ejercicio sujeto a examen, la provisin para primas de antigedad tuvo un movimiento que se resume como sigue: Saldo inicial Incrementos cargados a resultados Liberaciones por pagos efectuados al personal $ $ 1512,200 607,000 145,000

a. Es poltica contable distribuir los incrementos a la provisin para primas de antigedad en un 50 % a los gastos de venta y un 50 % a los gastos de administracin. b. La provisin para indemnizaciones no tuvo movimiento en el ejercicio. *
Trabajo a desarrollar:

Abrir cdula sumaria y cdula analtica; esta ltima debe mostrar el movimiento del ejercicio, con el resumen de la distribucin a las cuentas de gastos y las referencias cruzadas hacia la seccin 41.

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AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

SECCIN 30 Capital contable Comprende el capital social, la reserva legal, otras reservas estatutarias, utilidades o prdidas de ejercicios anteriores, la utilidad o prdida del presente ejercicio, as como los controles internos necesarios para el oportuno registro contable de las decisiones tomadas por las asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

195

Capital contable Objetivos de auditora 1

30.1-1

Cerciorarse de la autenticidad de las aportaciones de capital por parte de los propietarios de la entidad. Determinar que el capital contable est adecuadamente presentado en el estado de posicin nanciera. Cerciorarse de que la reserva legal y las estatutarias estn de acuerdo con las leyes respectivas y con las disposiciones del acta constitutiva. Cerciorarse de la correcta valuacin de los resultados acumulados que se presentan en el estado de posicin nanciera.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados al calce o en hoja adjunta.

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AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Capital contable Cuestionario de control interno N 1 PREGUNTAS Existen y se manejan registros contables individuales para cada uno de los conceptos que integran el capital contable? Todas las modicaciones a las cuentas del capital contable estn basadas en decisiones de la asamblea de accionistas? Las decisiones de las asambleas de accionistas que afectan al capital contable se reconocen en libros de manera oportuna? Se cancelan anualmente todas las cuentas de resultados contra la de prdidas y ganancias incluyendo, en su caso, los ajustes de auditora? Concuerdan los movimientos contables con la declaracin anual del impuesto sobre la renta? Concuerdan las decisiones de los accionistas con las disposiciones de?: a. Ley General de Sociedades Mercantiles. b. Escritura constitutiva y sus modicaciones. c. Contratos aprobados por el Consejo de Administracin S No NA Fecha

30.2-1 Auditor

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

197

Capital contable Programa de auditora N A A.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Con base en el acta constitutiva que consta en seccin 2, preparar cdula estadstica que incluya: a. Composicin del capital social y forma de pago o exhibicin. b. Nmero y tipo de acciones. c. Restricciones que existan sobre el capital. Inspeccionar el libro registro de accionistas y cerciorarse de que est oportunamente actualizado. Vericar que los acuerdos de la asamblea anual ordinaria de accionistas que modiquen el capital contable, se hayan reconocido oportunamente en libros. Aplicables en las etapas intermedia y nal En su caso, efectuar arqueo de las acciones en poder de la Tesorera de la empresa. Preparar cdula de auditora que muestre los cambios ocurridos en el capital contable, a n de cerciorarse del adecuado y oportuno registro de: a. Acta constitutiva y sus modicaciones. b. Exhibiciones de capital suscrito. c. Acuerdos de asamblea de accionistas. Considerar la conrmacin del Secretario del Consejo de Administracin obtenida en seccin 2, para complementar los procedimientos de auditora sealados en los prrafos anteriores. Cdula Fecha

30.3-1

Auditor

A.01 A.02

B B.00 B.01

B.02

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AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Gua nmero 60 Polticas y controles sobre el Capital contable

Durante las indagaciones y observaciones de la etapa preliminar, el auditor externo identic los siguientes puntos de inters relativos al capital contable de La Conanza, S. A. 1. El libro de accionistas no se encuentra actualizado; en realidad, carece de anotacin alguna. El Director de Finanzas comenta que desconoce la existencia de alguna sancin especca para esta anomala. 2. Tampoco pudo identicarse un mecanismo formal de comunicacin entre el Secretario del Consejo de Administracin y la Direccin de Finanzas, con la nalidad de que las decisiones de las asambleas de accionistas y los acuerdos del Consejo que impactan las cuentas del capital se registren oportunamente en el sistema de contabilidad. 3. A la fecha de intervencin en la etapa inicial de la auditora, las cuentas del capital contable se encontraban con los mismos saldos del cierre del ejercicio anterior. Esta situacin prevaleci al inicio de la tercera etapa de la auditora; en particular, el rubro Resultado del ejercicio muestra el saldo del ao pasado. 4. El Director General comenta que ha habido modicaciones a la escritura constitutiva de la sociedad, pero agrega que no tiene conocimiento de los detalles, pues las actas estn bajo custodia del Secretario del Consejo de Administracin. Respecto a este ltimo punto, seala que no considera que dichas modicaciones sean de fondo pues, en tal caso, l habra sido noticado. 5. Por otra parte, el Director General comenta que la intervencin de los auditores externos ha sido determinante para actualizar las cuentas del capital contable, en especial por la conrmacin del Secretario del Consejo. Se considera que en este nuevo ejercicio es posible tomar la misma oportunidad. 6. Respecto a las acciones que integran el capital social de la empresa, son nominativas y se encuentran depositadas en una caja de seguridad rentada a BANCOMERCIO. Las rmas registradas en dicha institucin son del Director General y del Director de Finanzas. Las llaves respectivas se encuentran bajo custodia de la Secretaria del seor Hiplito ngel Castillo. En los ltimos tres ejercicios las acciones no se han arqueado.

Trabajo a desarrollar

La informacin anterior debe emplearse para abrir cdula del archivo permanente en cuyo cuerpo hay que identicar las deciencias que existen, desde luego son varias, anotando las recomendaciones respectivas en la seccin 3. Dicha informacin sirve, asimismo, para responder el cuestionario de control interno.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Caso nmero 26 Capital social suscrito por extranjeros

La empresa M, sociedad annima constituida de conformidad con las leyes mexicanas en 1970 y domiciliada en Mxico, tiene el 75 % de su capital social suscrito y exhibido por accionistas extranjeros. Dicha compaa se dedica al autotransporte federal, actividad reservada exclusivamente a entidades cuyos accionistas sean mexicanos. Durante varios aos no se puso atencin a dicha circunstancia, hasta que en el ejercicio actual, el nuevo Director de Finanzas comenta que la Ley de Inversiones Extranjeras pone a la compaa en grave situacin de ilegalidad. Usted acaba de ser nombrado auditor externo de dicha empresa y se le pide su opinin sobre la mejor estrategia para resolver esta situacin que se considera importante, porque pone en riesgo la continuidad en la vida de la institucin. Cul sera su respuesta?

200

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Gua nmero 61 Informacin para la Tercera etapa de la Auditora

Al inicio del ejercicio sujeto a examen, La Conanza, S. A. muestra los siguientes saldos en su capital contable: Capital social Reserva legal Resultados acumulados Resultado del ejercicio $ $ 40000,000 624,150 2738,850 353,680

Segn se seala en la Gua nmero 60, durante el presente ejercicio no se han efectuado movimientos en las cuentas del capital contable y la Asamblea general ordinaria de accionistas llevada acabo en abril de este ao, lleg a los siguientes acuerdos: a. Incrementar la reserva legal a razn de un 5 % sobre la utilidad del ejercicio anterior. b. Transferir a la cuenta de Resultados acumulados el remanente de las utilidades de aos pasados. *
Trabajo a desarrollar

Abrir cdula de auditora que muestre el movimiento de las cuentas del capital contable; para ello, es conveniente basarse en el Estado de Variaciones de las Cuentas del Capital, uno de los cuatro estados nancieros bsicos. Anotar en la cdula de ajustes de la seccin 1, los asientos contables que son necesarios para cumplir con los acuerdos de la Asamblea general ordinaria de accionistas antes mencionada. Incorporar dichos ajustes a la cdula que muestra los movimientos del capital contable y llevar a cabo las referencias cruzadas con la balanza de comprobacin en la seccin 1. Asimismo, es necesario efectuar los cruces respectivos con la conrmacin del Secretario de Consejo de Administracin que forma parte de la seccin 2.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

201

SECCIN 40 Ventas y Costo de ventas Comprende los ingresos por las ventas de mercancas o servicios propios del giro de la empresa, los costos necesarios para generarlos, as como los mecanismos de control interno que se identican con dichas operaciones.

202

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Ventas y costo de ventas Objetivos de Auditora 1

40.1-1

Cerciorarse de la autenticidad de los ingresos obtenidos en el rgimen legal de operaciones de la empresa que se presentan en el estado de resultados. Cerciorarse de que los ingresos por las ventas que constituyen el giro de la empresa se presenten en el estado de resultados de acuerdo con las normas de informacin nanciera. Vericar que los ingresos por ventas estn valuados en proporcin a los activos y pasivos que modicaron. Cerciorarse de que los ingresos obtenidos corresponden a los costos generados y que se encuentran correctamente registrados en el periodo contable respectivo.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados al calce o en hoja adjunta.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Ventas y costo de ventas Cuestionario de control interno N A 1 PREGUNTAS Ventas de mercancas Las ventas que no son al contado se aprueban previamente con base en investigaciones de crdito adecuadamente documentadas? El resultado de las investigaciones de crdito se identica claramente con los pedidos respetivos? Los pedidos estn prenumerados y se custodian plenamente antes de su elaboracin? Los pedidos muestran claramente los precios y condiciones de crdito pactadas con el cliente? Las listas de precios estn aprobadas por un funcionario o un comit con facultades institucionales para ello? Las listas de precios se actualizan tan peridicamente como lo requieren las condiciones del mercado? Si las listas de precios estn computarizadas, el acceso a las bases de datos se encuentra plenamente restringido? Los accesos a las bases de datos separan claramente las facultades operativas y las de consulta? Las modicaciones a las listas de precios computarizadas, estn asignadas a una persona con facultades operativas sujetas a la aprobacin de Direccin General? El Director de Ventas puede modicar los precios de las mercancas? Si la pregunta anterior se responde armativamente, las facultades del Director de Ventas estn cuantitativamente limitadas? Especique cmo. Se pactan descuentos especiales a clientes antes del embarque y facturacin de las mercancas? Si la pregunta anterior se responde armativamente, cmo se controlan dichos descuentos para evitar que se conviertan en prctica repetitiva? S No NA Fecha

40.2-1/1 Auditor

2 3 4 5 6 7 8 9

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204

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Ventas y costo de ventas Cuestionario de control interno N 14 15 16 17 18 19 PREGUNTAS Se emiten avisos de embarque o remisiones para controlar el transporte de las mercancas? Las remisiones estn prenumeradas? Las remisiones estn autorizadas y esta funcin incluye la plena correlacin entre ellas y los pedidos respectivos? Las remisiones muestran claramente el acuse de recibo por parte de los clientes? El proceso computarizado para emitir las remisiones se encuentra protegido en forma equivalente a la de las listas de precios? La captura de las remisiones para emitir las facturas comprende una interfase con cifras de control basadas en las propias remisiones? Las facturas de venta estn prenumeradas? Las facturas de venta incluyen detalles que identican a cada producto? Las facturas incluyen detalles respecto a unidades, precios y condiciones de la venta? Las facturas se envan oportunamente al Departamento de Cobranzas para controlar su vencimiento? Las notas de crdito estn prenumeradas? Las notas de crdito se autorizan por un funcionario ajeno al rea de Ventas? Se elaboran reportes mensuales sobre las notas de crdito emitidas, que incluyen explicaciones concretas sobre su justicacin? Los descuentos a clientes sobre precios pactados, se basan en polticas formalmente aprobadas y que constan por escrito? Las polticas de descuento y los porcentajes respectivos se revisan y actualizan peridicamente? S No NA Fecha

40.2-1/2 Auditor

20 21 22 23 24 25 26

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PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

205

Ventas y costo de ventas Cuestionario de control interno N 29 PREGUNTAS Existen controles y monitoreos sucientes para asegurar que las ventas y los descuentos sobre ellas se registran oportunamente y dentro del periodo contable a que corresponden? Se controlan en cuentas separadas las ventas de mercancas a: a. Empleados? b. Funcionarios y ejecutivos? c. Compaas aliadas? Costo de ventas El registro contable de las salidas de mercancas por ventas se basa en reportes del Almacn sobre bases: a. Semanales? b. Quincenales? c. Mensuales? El mtodo para valuar las existencias de mercancas est claramente denido y es: a. Costos promedios? b. UEPS? c. PEPS? d. Costo identicado? e. Algn otro? Especicar. El reporte de salidas del Almacn es un listado computarizado que incluye costos unitarios respectivos de acuerdo con el mtodo de valuacin en vigor? Si los costos se registran automticamente por interfase al momento de capturar cada salida de mercancas: a. Las funciones entre el Almacn y Contabilidad estn claramente denidas y separadas? b. Las cifras control estn sucientemente documentadas y su integridad garantizada? c. Los costos unitarios de la base de datos se revisan y actualizan con la frecuencia necesaria? d. La integridad de la base de datos est protegida y garantizada? S No NA Fecha

40.2-1/3

Auditor

30

B 1

206

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Ventas y costo de ventas Cuestionario de control interno N 5 PREGUNTAS Los cambios a los costos unitarios en la base de datos son previamente autorizados por un funcionario con facultades para ello? Es consistente el mtodo utilizado por la empresa para calcular los costos unitarios de sus mercancas? En la determinacin de los costos unitarios de las mercancas se toman en cuenta las condiciones cambiantes del mercado para las diferentes clases de artculos? S No NA Fecha

40.2-1/4

Auditor

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

207

Ventas y costo de ventas Programa de auditora N A A.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Cerrar ciclo del sistema de crdito de la seccin 12 (Gua nmero 27) y preparar cdula de auditora sobre el sistema de embarque y facturacin de mercancas. Preparar papel de trabajo que incluya estadstica de los productos que tienen mayor contribucin a las ventas de la empresa. En su caso, estructurar dichos productos por temporada. Vericar el sistema de embarque y facturacin de mercancas mencionado en el punto A.00 anterior, cerciorndose de que los formularios: a. Estn prenumerados. b. Estn autorizados. c. Se emitan en secuencia. d. Tengan una aplicacin contable correcta y oportuna. Probar los mecanismos de seguridad informtica sobre la integridad de la base de datos respecto a: a. Precios. b. Condiciones de crdito. c. Descuentos. Aplicables en las etapas intermedia y nal. Obtener papel de trabajo de la empresa con el resumen mensual de ventas y otros ingresos para el clculo y entero del Impuesto al Valor Agregado. Efectuar compulsa mensual selectiva entre el resumen anterior, los registros contables y las declaraciones de impuestos respectivas. Reejar alcances de dicha compulsa en cdulas de auditora. Examinar la documentacin que sustenta otros ingresos acumulables para nes del impuesto al valor agregado y efectuar las referencias cruzadas respectivas en papeles de trabajo sobre: a. Ventas de activos jos. b. Ventas de desperdicios. c. Otros ingresos extraordinarios. Examinar las autorizaciones relativas a las ventas que generaron los ingresos sealados en el apartado anterior. Cdula Fecha

40.3-1/1

Auditor

A.01

A.02

A.03

B B.00

B.01

B.02

B.03

208

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Ventas y costo de ventas Programa de auditora N B.04 PROCEDIMIENTOS Vericar la correcta aplicacin contable de remisiones y facturas por un periodo: a. Anterior a la fecha de cierre anual. b. Posterior a la fecha de cierre anual. Vericar que los precios que muestran las facturas estn de acuerdo con las listas institucionales en vigor. Comparar las facturas emitidas en cuanto a fechas, descripciones, clculos, etctera, con: a. Pedidos. b. Remisiones. En forma inversa, comparar por pruebas selectivas los datos de pedidos y remisiones contra las facturas respectivas. Seleccionar un nmero representativo de notas de crdito y vericar: a. Concepto. b. Clculos y autorizaciones. c. Aplicacin contable. Vericar que los pedidos no surtidos al cierre del periodo contable se hayan facturado en el siguiente; en general, examinar las ventas del siguiente periodo contable a n de determinar un adecuado corte de operaciones. Cdula Fecha

40.3-1/2

Auditor

B.05 B.06

B.07 B.08

B.09

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

209

Gua nmero 62 Polticas y Normas para facturar mercancas

El sistema de crdito de La Conanza, S. A., se describe en la Gua nmero 27, cuyos detalles establecen el uso de solicitudes para primeras ventas y ventas recurrentes. En su parte nal el sistema estipula que, una vez aprobada la solicitud de crdito, el cliente puede continuar el procedimiento de compra que se describe a continuacin: 1. Uno de los ejemplares de la solicitud de crdito se enva al Almacn, Seccin de Embarques, donde un analista consulta el sistema para identicar el artculo y corroborar que tenga existencias disponibles. 2. Para acceder al sistema de cmputo, dicho analista es propietario de una clave de seguridad individual, con facultades operativas limitadas a la captura de datos. 3. Vericada la disponibilidad del inventario, el analista abre el archivo del cliente para capturar en el AS400 tipo y cantidad de mercancas que muestra la solicitud de crdito. 4. Tratndose de un cliente nuevo, el analista abre primero su archivo con todos los detalles referentes a identidad y localizacin del cliente, con base en los datos de la solicitud. 5. El AS400 emite automticamente la remisin en original y cuatro copias que se distribuyen como sigue: a. b. c. d. e. f. Original Copia 1 Copia 2 Copia 3 Copia 4 Copia 5 Transportista repartidor Embarques. Consecutivo Contabilidad General Ventas Almacn Cliente

6. Las remisiones emitidas cada 24 horas se concentran en un listado que imprime la Seccin de Embarques para preparar las mercancas y concentrarlas en el rea de Secuestro, acompaadas de sus respectivas remisiones. 7. Un analista del Almacn captura la copia 4 de la remisin y se genera el siguiente asiento contable en el AS400: 100 3000 10 Costo de ventas. Enlace Inventarios Televisores $20,000 $20,000

8. Contabilidad General, Seccin Cuentas por Cobrar, recibe copia 2 de la remisin; un analista la captura en el sistema AS400 y se genera, por interfase, la siguiente aplicacin contable:

210

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

40 1 100

Costo de ventas Televisores Costo de ventas. Enlace

$20,000 $20,000

9. El transportista repartidor rma de acuse de recibo la copia 1 de la remisin, conserva el original y la copia 5 e inicia su viaje hacia el domicilio del cliente. Dicha copia 1 se archiva en el consecutivo de la Seccin de Embarques. 10. El transportista entrega mercancas con la copia 5 de la remisin al cliente y obtiene acuse de recibo en el original. 11. El transportista entrega el original de la remisin al rea de Ventas, donde un analista procede a su captura en el AS400 para la elaboracin automtica de la factura. 12. La base de datos del sistema contiene los precios de venta que se revisan una vez al ao por la Direccin de Ventas y la Direccin General. Los cambios de precios los opera la asistente del Director de Ventas, quien tiene una clave con facultades operativas para ello. 13. En relacin con los cambios a la base de datos que efecta la asistente del Director de Ventas, este funcionario seala que confa plenamente en las capturas, ya que se basan en memoranda rmada por l y con el visto bueno por escrito de Direccin General. 14. Las facturas se emiten en original y cinco copias que se distribuyen como sigue: Original Copia 1 Copia 2 Copia 3 Copia 4 Copia 5 Cliente. Antes a Cobranzas Cobranzas Consecutivo scal Archivo del cliente en Ventas Consecutivo en Ventas Archivo General

15. Con base en el original de la factura, un analista del departamento de Cobranzas efecta la captura respectiva en el AS400, generndose la siguiente aplicacin contable: 2010 100 Clientes (Claves y nombres) Clientes. Enlace $40,000 $40,000

16. A su vez, el Contador de Cuentas por Cobrar en Contabilidad General, utiliza su clave de acceso con facultades operativas para capturar el original de la factura. Con base en la clave de cada cliente, el nmero de la factura y el importe de ella, la interfase acepta o rechaza dicha captura y, en caso armativo, se produce la siguiente aplicacin contable:

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

211

100 10 1

Clientes. Enlace Ventas Televisores

$40,000 $40,000

17. De esta forma se cierra el ciclo que comprende el sistema de crdito descrito en la Gua nmero 27, el sistema de facturacin de la presente Gua y el sistema de cobranzas cuyos detalles aparecen en la Gua nmero 21 de la presente obra. * * *

Caso nmero 27 Ingresos bajo contingencia

Salvaguardando su independencia como Auditor Interno, usted asiste regularmente al Comit de Direccin de la Empresa M, cuyo giro est regulado por las autoridades. En la reunin de hoy se comenta una estrategia de ventas cuyos mecanismos no estn claramente delineados en el marco regulatorio. Por las caractersticas de los productos y los mercados que dicha estrategia involucra, existe la posibilidad de que las autoridades detecten y objeten las operaciones e impongan a la empresa sanciones muy severas. La empresa enfrenta graves problemas de liquidez y la estrategia planteada contribuira signicativamente a resolverlos. El Comit de Direccin muestra una franca tendencia a aprobar la estrategia y, en ese momento, el Director General le pide su opinin. Qu comentarios y recomendaciones hara usted al Comit?

212

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Gua nmero 63 Informacin para la Tercera etapa de la auditora

La Conanza, S. A. 10 y 40: Ventas y Costo de ventas Integracin al 3112_ 10 1 2 3 20 30 VENTAS Televisores Equipos de proyeccin de pelculas Grabadoras DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS REBAJAS SOBRE VENTAS $ 140000,000 100000,000 98500,000 338500,000 6000,000 1500,000 7500,000 40 1 2 3 COSTO DE VENTAS Televisores Equipos de proyeccin de pelculas Grabadoras Margen para absorber gastos 90000,000 70000,000 50000,000 (210000,000) $ 121000,000

Trabajo a desarrollar

Con los datos anteriores es necesario abrir cdula sumaria y hacer las referencias cruzadas a la balanza de comprobacin de la seccin 1, especcamente a la cdula 1.7-2. Se recuerda a los profesores y estudiantes que las cifras de ventas deben amarrarse con los anlisis de ingresos declarados para nes del clculo y entero del impuesto al valor agregado. Por el enfoque y perl de la presente obra, no se incluyen datos de dicha naturaleza. En todo caso, para respaldar el dictamen resulta esencial llevar a cabo pruebas de auditora sobre los ujos de transacciones de ventas, inspeccionando pedidos, remisiones, facturas y las aplicaciones contables respectivas de acuerdo con la conanza asignada al control interno, a n de cerciorarse de que los ingresos que muestran los libros son autnticos y estn de acuerdo con las normas de informacin nanciera.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

213

Gua nmero 64 Situaciones identicadas por el auditor

1. Al cierre del ejercicio existen pedidos aprobados por un total de 125,000 pesos, sobre los cuales no se han elaborado las remisiones respectivas. Los pedidos son de grabadoras, han sido registrados como ventas dentro del rubro 10.3 y su costo es de 85,000 pesos; corresponden a dos clientes recurrentes que han adquirido mercancas por 1 milln de pesos durante este ao. 2. Durante el examen de eventos posteriores al cierre del ejercicio auditado, se localizaron tres notas de crdito por devoluciones de equipos de proyeccin de pelculas que se facturaron el 30 de diciembre. Las notas de crdito tienen fechas de la segunda semana de enero del nuevo ao, suman 1400,000 pesos y los clientes no han dado anticipo alguno; desde luego tampoco han pagado las mercancas. El costo respectivo es 820,000 pesos. 3. Durante la segunda semana del nuevo ejercicio anual, se han emitido notas de cargo a clientes por concepto de ajuste a los precios de venta. Dichas notas suman 560,000 pesos y corresponden a ventas de televisores que fueron facturadas en la ltima semana del ejercicio auditado. La Conanza ya registr dicho importe en las cuentas por cobrar. Las situaciones planteadas en los tres incisos anteriores deben estudiarse considerando los fundamentales del Boletn B-13. Hechos posteriores a la fecha de los estados nancieros, el cual forma parte de las Normas de Informacin Financiera. * * *

Trabajo a desarrollar

La informacin anterior se utilizar para dar cumplimiento al programa de auditora que aparece en 40.3-1. Asimismo, es necesario tomar decisiones sobre lo que proceda desde el punto de vista de las normas de informacin nanciera y, en su caso, sugerir ajustes o revelaciones en el marco de los estados nancieros, elaborando los papeles de trabajo respectivos.

214

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

SECCIN 41 Gastos de operacin Comprende las erogaciones que debe llevar a cabo la empresa de acuerdo con el giro que consta en su acta constitutiva, as como los mecanismos de control interno aplicables a estas transacciones.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

215

Gastos de operacin Objetivos de auditora 1

41.1-1

Cerciorarse de que los gastos de operacin que se presentan en el estado de resultados corresponden a transacciones efectivamente realizadas. Cerciorarse de que todos los gastos de operacin del ejercicio estn incluidos en el estado de resultados y que se encuentren valuados de acuerdo con las normas de informacin nanciera. Vericar que el estado de resultados no incluya gastos de operacin que correspondan a periodos contables anteriores o posteriores al ejercicio sujeto a examen. Cerciorarse de que los gastos de operacin que muestra el estado de resultados provengan de las transacciones propias del negocio y que se revelan las partidas extraordinarias, especiales y no recurrentes, as como las operaciones importantes con compaas aliadas.

Las referencias que estos objetivos hacen a los estados nancieros de la empresa, incluyen las notas complementarias o aclaratorias que presentan dichos estados al calce o en hoja adjunta.

216

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Gastos de operacin Cuestionario de control interno N 1 PREGUNTAS Existe una clara divisin en los registros contables para cada uno de los conceptos que integran los gastos de operacin? Se tienen rubros analticos para todos los conceptos importantes y recurrentes que integran los gastos de operacin? En su caso, se actualizan los rubros analticos considerando nuevos conceptos de gastos o la falta de recurrencia de los que ya existen? Los gastos de una misma naturaleza tienen siempre la misma aplicacin contable? Todas las erogaciones y aplicaciones contables respectivas estn previamente autorizadas por funcionarios con facultades sucientes para ello? Permiten las polticas contables y los mecanismos de control identicar posibles gastos sensitivos? S No NA Fecha

41.2-1

Auditor

Grado de conanza del control interno: ALTO ( Comentarios adicionales: ) MODERADO ( ) BAJO ( )

Responsable de la evaluacin:

Iniciales

Fecha

Firma

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gastos de operacin Programa de auditora N A A.00 A.01 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Preparar cdula de auditora sobre las polticas y normas de control aplicadas por la empresa a los gastos de operacin. Estudiar las comparaciones documentales que la empresa lleva a cabo entre cifras histricas de gastos y los presupuestos u otras estimaciones respectivas. Extractar los contratos cuyas clusulas originan cargos a los gastos de operacin. Efectuar pruebas selectivas sobre el cumplimiento del sistema de cuentas por pagar, en erogaciones que se identiquen con los gastos de operacin. Aplicables en las etapas intermedia y nal Obtener anlisis mensual acumulado de los rubros que integran los gastos de operacin y cerciorarse de que coincida con las cuentas de mayor respectivas. Estudiar el anlisis mensual de gastos mencionado en el apartado anterior e identicar rubros que destaquen por su monto y por su naturaleza. Respecto a los rubros identicados en el apartado B.01 anterior, solicitar u obtener listados de computadora por los meses que incluyan los movimientos ms signicativos. Denir alcances para examinar cargos a gastos de los rubros sealados en el apartado anterior, considerando: a. Nivel de conanza del sistema de cuentas por pagar. b. Ecacia de las polticas contables vigentes para los gastos de operacin. Cdula Fecha

41.3-1/1

Auditor

A.02 A.03

B B.00

B.01

B.02

B.03

218

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Gastos de operacin Programa de auditora N B.04 PROCEDIMIENTOS Obtener plizas contables de los cargos a gastos seleccionados y examinar la evidencia documental anexa a ellas, considerando: a. Cumplimiento con requisitos scales. b. Cumplimiento con requisitos de control. c. Congruencia con operaciones de la empresa. d. Correcta aplicacin contable. e. Alojamiento en el periodo contable respectivo. Durante el examen de evidencia documental, poner especial atencin a posibles gastos sensitivos considerando la naturaleza de los comprobantes y el concepto de la erogacin descrito en ellos. Mediante pruebas globales y enlaces con otras secciones de la auditora, evaluar la razonabilidad de los cargos a gastos en conceptos como: a. Estimaciones de cuentas de cobro dudoso y obsolescencia de inventarios. b. Estimaciones de depreciacin y amortizacin. c. Provisiones para primas de antigedad. d. Rentas. Preparar papel de trabajo con detalles sucientes en materia de: a. Gastos sin requisitos scales. b. Gastos extraordinarios o no recurrentes. Examinar erogaciones del siguiente periodo contable anual, a n de identicar gastos de operacin no registrados en el ejercicio auditado. Cdula Fecha

41.3-1/2

Auditor

B.05

B.06

B.07

B.08

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

219

Gua nmero 65 Normas de control para Gastos de operacin

Mediante entrevistas y observaciones, el auditor ha denido que La Conanza, S. A. tiene en vigor los siguientes criterios y mecanismos de control sobre sus gastos de operacin: 1. Cada director de rea es responsable de vigilar que sus gastos y los de su personal cumplan con los requisitos establecidos por la Ley. En su momento, la Direccin de Finanzas distribuy memoranda a este respecto y la actualiza cuando es necesario. 2. No existe un presupuesto formal de ingresos y gastos en la empresa, pero se cuenta con una estimacin para ambos conceptos que se elabora sobre bases histricas por las direcciones de Ventas y de Finanzas, respectivamente, y que se difunde al resto del grupo de directores durante diciembre. 3. De acuerdo con lo anterior, cada direccin de rea tiene asignada una cuota de gastos e inversiones que puede administrar en el marco de sus responsabilidades y objetivos. Dicha cuota no incluye sueldos, prestaciones sociales, rentas, impuestos, depreciaciones y otros conceptos similares que determinan y controlan las direcciones de Finanzas y de Recursos Humanos. 4. La cuota de gastos e inversiones comprende conceptos tales como viajes, bienes de consumo, telfonos, atenciones a clientes, mantenimiento, adquisiciones de paquetera de cmputo y enseres menores de ocina cuyos detalles no estn claramente denidos. 5. Los gastos e inversiones anteriores se consideran erogaciones cuyo ejercicio se permite a los directores, conando en su madurez y criterio profesional, as como en la necesidad de que puedan actuar con cierta independencia en aras del desarrollo de su rea y de la empresa. 6. Todos los gastos que administran los directores de rea deben efectuarse a travs de anticipos solicitados al Departamento de Cuentas por Pagar, autorizados por ellos. Las comprobaciones respectivas se hacen en un formulario que tambin deben autorizar dichos funcionarios, con la evidencia documental anexa. 7. Cada comprobante de gastos debe cancelarse con un sello que incluye clave del rea, fecha de la erogacin, nombre y rma de quien la efectu, as como nombre y rma del director que la autoriz. Al respecto ver Gua nmero 20. 8. El Departamento de Cuentas por pagar no maneja lmites presupuestales que permitan rechazar solicitudes de anticipos para gastos. 9. La emisin del formulario de anticipo para gastos recibido por el Departamento de Cuentas por pagar, produce el siguiente asiento contable como resultado de su captura en el AS400 2030 1400 Deudores diversos Bancos $20,000 $20,000

220

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

10. El plazo para comprobar los anticipos para gastos vence al nalizar el mes, en paralelo con la fecha de cierre del periodo contable. A quienes no comprueban el anticipo oportunamente, se le descuenta a travs de nmina, respetando los lmites marcados por la Ley. 11. El formulario de comprobacin de gastos, que no est prenumerado, se recibe por el Departamento de Cuentas por Pagar, donde se revisa que est autorizado e incluya los comprobantes sellados conforme se seala en el inciso 7. Satisfecho lo anterior, un analista capacitado en la naturaleza de los gastos procede a su captura en el AS400 con el siguiente efecto contable: 50 60 2030 Gastos de venta Gastos de administracin Deudores diversos $ 10,000 10,000 $ 20,000

12. La captura de los formularios de comprobacin de gastos y sus comprobantes no se autoriza previamente por el jefe de Cuentas por pagar, quien seala que l lleva a cabo una revisin selectiva y sorpresiva sobre esta actividad de su analista, en cuya capacidad confa. *
Trabajo a desarrollar

Debe formularse cdula de referencia permanente con los datos anteriores, identicar las reas de oportunidad que existen en la estructura y hacer las recomendaciones respectivas en la seccin 3. Los datos anteriores tambin se utilizarn para responder, en lo aplicable, el cuestionario de control interno.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

221

Gua nmero 66 Informacin para la Tercera etapa de la auditora

La Conanza, S. A. 50: Gastos de venta Integracin al 3112_ Cuenta $ 29320,000 1 Sueldos 2 Graticaciones 3000,000 3 Comisiones 680,000 210,000 2 % sobre sueldos 4 5 5 % Infonavit 423,000 6 Cuotas IMSS 745,000 7 SAR 586,400 1870,000 Depreciacin 8 9 Primas de seguros 300,000 10 Publicidad 8960,000 11 Renta 850,000 12 Honorarios 376,000 13 Atenciones a clientes 1483,000 620,000 14 Papelera y otros insumos de ocina 15 Energa elctrica 720,000 16 Mantenimiento de equipo 665,000 17 Gastos de viaje 3450,000 393,600 18 Diversos 19 Cuentas de cobro dudoso 20 Telfonos 965,000 30 Primas de antigedad 308,000 40 Amortizacin 75,000 $ 56000,000 *
Trabajo a desarrollar

Abrir cdula sumaria de la seccin 41. Es importante destacar que esta cdula es el prototipo del papel de trabajo que debe preparar la empresa, pues implica transcribir o copiar cifras de los registros contables. En escenarios computarizados, puede utilizarse un ejemplar del listado impreso por el sistema, sin importar que su diseo se aparte de los modelos tradicionales de las cdulas de auditora.

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AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

La Conanza, S. A. 60: Gastos de administracin Integracin al 3112_ Cuenta 1 2 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 30 40 Sueldos Graticaciones 2 % sobre sueldos 5 % Infonavit Cuotas IMSS SAR Depreciacin Primas de seguros Renta Honorarios Papelera y otros insumos de ocina Energa elctrica Mantenimiento de equipo Gastos de viaje Diversos Telfonos Primas de antigedad Amortizacin $ 29700,000 3800,000 240,000 502,000 600,000 590,000 1253,000 450,000 899,000 750,700 1002,999 965,999 1093,910 5090,659 310,975 352,583 299,000 99,175 $ 48000,000 * * *

Trabajo a desarrollar

Preparar las cdulas analticas derivadas del examen documental de los gastos de venta y de administracin seleccionados para propsitos de la auditora, y hacer todas las referencias cruzadas que sean necesarias. No olvidar que, aunque se trate de informacin computarizada, un procedimiento mnimo de auditora es vericar que las sumas de las dos relaciones analticas de gastos son correctas. Tampoco debe omitirse el uso de las marcas de auditora para dejar constancia de dicha vericacin.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 67 Concepto y naturaleza de los gastos sensitivos

Los gastos sensitivos son erogaciones correctamente respaldadas por los mecanismos bsicos de control que, en principio, cumplen con los requisitos que establecen la Ley del Impuesto sobre la Renta y el Cdigo Fiscal de la Federacin, pero cuyo perl se aparta del giro de la empresa y del marco de sus negocios. En estos gastos se ocultan: Simulaciones para la obtencin de benecios personales. Conictos de intereses en perjuicio de la empresa. Contingencias respecto al marco legal. El auditor debe estar alerta ante la posibilidad de que existan esta clase de erogaciones, evitando caer en revisiones rutinarias de los comprobantes o dando a su examen de los gastos un enfoque predominantemente scal. La auditora de los gastos de operacin no debe considerarse un trabajo reservado a los ayudantes. De acuerdo con lo anterior, durante el desarrollo de su examen el auditor debe estudiar con detenimiento cada comprobante seleccionado, en busca de indicios sobre estos gastos: El nombre o razn social del proveedor del bien o servicio, su domicilio en comparacin con el de la empresa, el concepto o descripcin del servicio que consta en la factura y la congruencia de ste con la razn social, entre otros varios detalles similares. Algunas referencias de utilidad en materia de posibles gastos sensitivos, son: Patrocinio de asociaciones culturales o deportivas. Inserciones publicitarias en revistas que no se identican con el mercado de la empresa. Patrocinio de concursos en escenarios cuyo nivel contrasta con el perl de negocios de la empresa. Estudios de mercado incompatibles con el perl de los productos y en desarmona con los proyectos de expansin. Una referencia importante que el auditor debe considerar, es la existencia de un CDIGO DE TICA EMPRESARIAL y las declaraciones de responsabilidad sobre ausencia de conictos de intereses rmadas por todos los ejecutivos de la empresa, cuyo enfoque y contenido permiten una mejor seleccin de las cuentas en que pudieran existir gastos de esta naturaleza.

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AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Gua nmero 68 Informacin sobre el examen de Gastos de operacin

Partiendo de la sumaria de gastos de venta que aparece en la Gua nmero 66, el auditor seleccion varios rubros para llevar a cabo el examen de la evidencia documental respectiva. Derivado de ello, las siguientes situaciones fueron encontradas. 50.10: Gastos de venta. Publicidad Se examinaron partidas superiores a $50,000 en febrero, mayo y agosto; en su mayora corresponden a anuncios en radio, peridicos y revistas. El alcance total fue de 3450,000 pesos y se identic lo siguiente: Factura 3344 de Joyera El Rub por 3 relojes ROLEX con el nombre de la empresa grabado al reverso, para obsequio a 3 clientes importantes; el valor de cada reloj es 75,000 pesos incluyendo impuestos. S son clientes cuyas compras en el ejercicio auditado promedian, individualmente, 900,000 pesos. El Director de Ventas insiste en que, bajo un criterio de generalidad, todos los clientes que tocan un mnimo de compras de 800,000 pesos anuales reciben un obsequio de dicha cuanta. Factura 225 de la revista El Mdico de Hoy que circula en el medio de hospitales, por 7 inserciones mensuales pagadas en contraportada con un anuncio de La Conanza y sus principales productos, por un total de 100,000 pesos. Una investigacin documentada revel que el dueo de la revista es cuado del Director de Ventas. La factura cumple con todos los requisitos scales y de control interno. 50.13: Gastos de venta. Atenciones a clientes Se examinaron partidas superiores a 20,000 pesos en marzo, julio y diciembre. Arreglos orales para clientes; comidas con clientes importantes. El alcance fue de 650,000 pesos e involucr los siguientes puntos de inters: Factura 318 del Restaurante Parisino por 21,350 pesos que incluyen IVA. La factura menciona nicamente consumo y fue pagada con cheque. El restaurante est en la Ciudad de Mxico. Notas de salidas de almacn nmeros 532 por cuatro televisores con costo de 15,000 pesos cada uno y 533 por cinco videograbadoras con costo de 4,000 pesos cada una. Obsequio a clientes no identicados. Las notas de salida estn autorizadas por el Director de Ventas y por el Director General. 50.17: Gastos de venta. Gastos de viaje Se examinaron partidas superiores a 40,000 pesos en enero, junio y diciembre. Viajes de 3 y 4 das al Estado de Mxico, Puebla y Morelos donde la empresa tiene mercado y operaciones. Alcance 2100,000 pesos. Destaca lo siguiente:
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PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Reporte de gastos del Director General por un viaje de cinco das a Nueva York; concepto: Asistencia a la Feria Mundial de la Electrnica. Monto incluyendo avin y hospedaje: 435,000 pesos, sin acompaante. Los comprobantes renen los requisitos scales necesarios. El Director de Finanzas sugiere no comentar este viaje con el Director General, puesto que en estas cuestiones es muy reservado para asegurar la condencialidad de sus planes de expansin. * * *

Trabajo a desarrollar

1. Abrir cdula analtica de auditora para reejar alcances y descripcin del trabajo efectuado, as como mencin de los conceptos que se registran en cada una de las cuentas seleccionadas. Efectuar, asimismo, todas las referencias cruzadas entre dicha cdula analtica y la cdula sumaria respectiva. 2. Anotar en papeles de trabajo todas las acciones que resulten necesarias como consecuencia de los detalles que se mencionan en los prrafos anteriores. Desde luego hay excepciones importantes y de impacto signicativo.

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AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Gua nmero 69 Informacin sobre la auditora de Rentas

Como resultado del examen sobre este rubro de los gastos de operacin, se han identicado los siguientes puntos de inters en los registros contables y archivos de La Conanza, S. A. 1. Contrato de arrendamiento celebrado con Inmobiliaria Osiris respecto al edicio y el almacn donde su ubica el domicilio de la empresa. Vigencia: Tiempo indenido; fecha de celebracin: febrero 14 del ao antepasado; renta mensual: 100,000 pesos; ltima modicacin: octubre del ejercicio auditado. 2. Contrato de arrendamiento con Inmobiliaria Siglo XIX respecto a la bodega ubicada en Calle Norte 83 nmero 522 de la Colonia Industrial. Vigencia: 24 meses; fecha de celebracin: marzo 18 del presente ejercicio; renta mensual: 25,000 pesos. 3. Contrato de arrendamiento puro con Oden Rente un Auto, respecto a un automvil AUDI modelo TOR 2002, para uso del Director General. Vigencia: 12 meses; fecha de rma: enero del ao actual; renta mensual: 30,000 pesos con kilometraje libre. Los contratos se encuentran archivados en la seccin 2 de los papeles de trabajo, obtenidos durante la etapa preliminar de la auditora. Estn completos en cuanto a rmas y tienen todos los elementos de formalidad que establece la ley. Las facturas respectivas se encuentran archivadas con las plizas de egreso y estn convenientemente canceladas con el sello fechador de pagado. Los impuestos han sido correctamente retenidos y las aplicaciones contables son satisfactorias. *
Trabajo a desarrollar

Preparar cdula de auditora sobre la prueba global de rentas, con todas las referencias cruzadas que sean necesarias, incluyendo las sumarias y, en su caso, el control de gastos no deducibles.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Gua nmero 70 Informacin sobre Otros gastos y Otros ingresos

La balanza de comprobacin de las cuentas de resultados muestra dos renglones denominados Otros gastos y Otros ingresos. En el marco de esta obra se ha considerado que el auditor solicit a la empresa la integracin de ambas cuentas y se incluye a continuacin: La Conanza, S. A. 80: Otros gastos Integracin al 3112_ Cuenta 1 2 3 Comunicaciones Pagos especiales Prdida en venta de activo jo $ 550,000 1500,000 150,000 $ 2200,000 En una conversacin privada con el Director General y los directores de Finanzas y de Recursos Humanos, se revel al auditor que en marzo del presente ejercicio se tuvieron que hacer algunos pagos y erogaciones especiales para agilizar el Proyecto Bajo que se menciona en la Gua nmero 49. Estos desembolsos comprenden obsequios, reuniones en restaurantes de primer nivel, atenciones condenciales y algunos pagos en efectivo para agilizar la obtencin de determinadas licencias y autorizaciones. Por la naturaleza de todos estos conceptos no hay comprobantes, pero el Director General seala que los pagos se han informado al Consejo de Administracin y se cuenta con su apoyo aunque, por razones evidentes, tampoco hay antecedentes documentales al respecto. * * *

La Conanza, S. A. 100: Otros productos Integracin al 3112_ Cuenta 1 2 3 4 Utilidad en venta de mobiliario Utilidad en venta de equipo de reparto Comisiones bancarias Venta de desperdicios $ 173,000 194,000 40,360 202,640 $ 610,000 *
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Comentarios adicionales Muchos son los retos que enfrenta el auditor durante el examen de los estados nancieros. La situacin planteada respecto a los pagos y comunicaciones especiales es slo uno ms de ellos y debe tratarse con prudencia, aprovechando esta oportunidad para proporcionar asesora preventiva al cliente. La obtencin de nuevos ingresos o el incremento de las ventas no deben justicar omisiones al marco legal o la apertura de contingencias signicativas. Las empresas, al igual que los seres humanos, nacen, crecen, se desarrollan, se enferman y, en ocasiones, mueren prematuramente. Ciertas experiencias no pueden transmitirse. Tal parece que cada contador pblico debe cometer determinados errores para lograr su crecimiento profesional; sin embargo, a travs de muchos aos de trabajo en la prctica de la auditora, el autor de estas pginas ha aprendido que un rasgo que en todo momento y escenario debe caracterizar la personalidad del auditor, se resume en la frase siguiente: Frialdad, energa y cero tolerancia respecto a los actos indebidos.

Trabajo a desarrollar

Deben abrirse cdulas analticas sobre los rubros de otros gastos y otros productos, efectuando las referencias cruzadas hacia la balanza de comprobacin de las cuentas de resultados. Las partidas que se reeren a utilidades o prdidas en las ventas de activo jo, deben identicarse con los datos respectivos de la seccin 16, haciendo los correspondientes cruces de ndices. Otros conceptos como los gastos y pagos especiales, as como las ventas de desperdicios, quedan sujetos al examen de evidencia documental comprobatoria, con los alcances que el auditor decida apoyndose en la conabilidad del control interno. Se harn cdulas analticas que muestren los montos revisados, con las simulaciones establecidas por el profesor, as como los cruces de ndices entre los papeles de trabajo. Comentarios y ajustes propuestos por el auditor sobre las situaciones extraordinarias que se describen en esta Gua, debern constar tambin en los papeles de trabajo.

Caso nmero 28 El auditor despedido

El Auditor Interno de una importante empresa reporta en secreto asuntos signicativos a su principal accionista y Presidente del Consejo de Administracin. En gran parte, dichos reportes se relacionan con manejos indebidos y han contribuido al despido justicado del Director General; ste acaba de ser sustituido por una persona en quien dicho accionista confa plenamente. El nuevo funcionario tiende a la indisciplina, muestra rechazo hacia el auditor y lo mantiene bajo discreta pero efectiva vigilancia, particularmente en relacin con los trabajos que lleva a cabo, documentos que solicita y departamentos a los que acude. Hay indicios de irregularidades en los gastos del nuevo Director General y el auditor toma la decisin de examinarlos. Como resultado de ello, encuentra facturas del telfono celular de su esposa por 14 mil pesos, recibos foliados del 001 al 004 por 12 mil pesos cada uno, por servicios de asesora de dicha esposa a la empresa y otros gastos personales, tambin indebidos, por 20 mil pesos, todos ellos pagados con recursos de la compaa. Evidentemente, el Director General se ha enterado de esta auditora. Es importante destacar que el presupuesto de gastos de la Direccin General, para el ejercicio en curso, asciende a 2 millones de pesos.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

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Cuando el auditor acude personalmente a informar de estos hallazgos al Presidente del Consejo de Administracin, ste se muestra muy irritado por las decisiones que l ha tomado y le expresa que su ciclo en la empresa ha llegado a su n: Lo despide. Agrega que l est obligado a raticar su conanza al nuevo Director General. Fueron correctas y proporcionales las decisiones del auditor? En su lugar, habra usted actuado de la misma forma? En su caso, qu habra hecho de manera distinta? Qu lecciones ofrece este caso?

230

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SECCIN 50 Informes y comunicaciones del Despacho Comprende el programa de trabajo para asegurar el cumplimiento de puntos importantes sobre el examen de los estados nancieros. No es una seccin sobre la estructura de la empresa y, en consecuencia, no incluye cdula de objetivos de auditora ni cuestionario de control interno.

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

231

Informes y comunicaciones del despacho Programa de auditora N A A.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa preliminar Durante las tres etapas de la auditora, preparar y actualizar cdula de observaciones y sugerencias para mejorar el control interno en vigor. A lo largo de las tres etapas de la auditora, preparar y actualizar cdula que describa situaciones que puedan ocasionar salvedades al dictamen o notas a los estados nancieros. Durante las tres etapas de la auditora, actualizar y consultar diariamente la cdula de puntos pendientes, a n de asegurarse de que todos los detalles importantes sobre el desarrollo del trabajo se atienden y se cumplen de manera oportuna. Antes de considerar concluida la etapa preliminar, examinar cuidadosamente la cdula de observaciones y sugerencias, a n de cerciorarse de que: a. Cada punto est respaldado por evidencia suciente y competente, contenida en papeles de trabajo. b. Cada recomendacin se basa en un conocimiento integral sobre el origen de los problemas detectados. c. Cada recomendacin es factible, prctica y congruente con las caractersticas de organizacin, operacin y recursos de la empresa. En complemento al apartado anterior, cada recomendacin de auditora deber mostrar la aprobacin del gerente de auditora responsable del servicio. Llevar a cabo una reunin con los ejecutivos a cargo de las reas involucradas en las recomendaciones al control interno, a n de enterarlos de su contenido y obtener de ellos: a. Respuesta a cada sugerencia, con detalles que el cliente quiera incluir. b. Fechas en las que quedarn implantadas las recomendaciones. Denir con el ejecutivo a cargo de las relaciones con los auditores externos, el nmero de ejemplares y distribucin de la carta de recomendaciones para mejorar el control interno. Cdula Fecha

50.3-1/1

Auditor

A.01

A.02

A.03

A.04

A.05

A.06

232

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Informes y comunicaciones del despacho Programa de auditora N B B.00 PROCEDIMIENTOS Aplicables en la etapa nal Durante la etapa nal y antes de terminarla, deben obtenerse, sin excepcin alguna, las siguientes conrmaciones: a. Secretario del Consejo de Administracin. b. Abogados externos o internos de la empresa. c. Bancos, de todos ellos. d. Compaas aliadas. e. Actuarios y peritos valuadores. f. Carta de declaraciones de la empresa. Obtener, tambin si excepcin alguna, certicacin por escrito respecto a que los inventarios de mercancas que muestra el balance general al cierre del ejercicio auditado, estn en adecuadas condiciones para la venta con los mrgenes de utilidad calculados por la empresa. Examinar la cdula de ajustes, con objeto de corroborar que cada uno de ellos: a. Est referenciado a los papeles de trabajo que lo respaldan. b. Se justica, considerando su importancia en relacin con los estados nancieros tomados en conjunto. c. Tenga efectos identicados en el dictamen, en caso de rechazo. Efectuar una o varias reuniones con los ejecutivos a cargo del rea de contabilidad, as como con el funcionario facultado para ello, y comentar los ajustes de auditora propuestos. Dejar constancia por escrito respecto a los acuerdos tomados en las reuniones. Obtener copia de cada una de las plizas contables en las que constan los ajustes de auditora propuestos y aceptados por el cliente. Obtener balanza de comprobacin ajustada al cierre del ejercicio auditado y actualizar las cdulas sumarias y analticas que lo requieran. Preparar informe sobre el examen de los estados nancieros, que incluya: a. Dictamen. b. Balance general, estado de resultados, estado de cambios en la posicin nanciera, estado de variaciones en las cuentas de capital, notas necesarias. Cerciorarse del cierre de libros y de que las cifras coincidan con la balanza de comprobacin auditada. Cdula Fecha

50.3-1/2

Auditor

B.01

B.02

B.03

B.04 B.05

B.06

B.07

PRIMERA PARTE / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

233

Segunda Parte
APOYOS COMPLEMENTARIOS

1. Las cdulas de auditora

Las cdulas de auditora o papeles de trabajo son documentos preparados u obtenidos por el auditor durante el desarrollo de su examen, contienen la evidencia necesaria para respaldar las armaciones incluidas tanto en el dictamen como en la carta de recomendaciones para mejorar el control interno. La opinin que emite el auditor respecto a los estados nancieros tiene numerosas implicaciones: el efectivo que muestra el balance general es autntico; los inventarios de mercancas son propiedad de la empresa; las cuentas por cobrar a clientes se convertirn en efectivo; los gastos de operacin que muestra el estado de resultados cumplen con los requisitos que establece la Ley; las cuentas por pagar a proveedores estn correctamente valuadas. Los ejemplos son numerosos pero, en todo caso, cada una de dichas armaciones debe estar plenamente respaldada con cdulas de auditora. Actualmente los papeles de trabajo pueden estar representados por documentos tradicionales, por discos magnticos o por discos pticos; asimismo, las cdulas de auditora pueden ser carpetas que contienen manuales de organizacin; copias fotostticas de archivos breves o extensos y microchas con informacin numrica o alfabtica. Las modalidades son tambin extensas. En todo caso, las cdulas de auditora siguen teniendo una clasicacin necesaria para apoyar el trabajo del auditor y organizar la evidencia que se obtiene durante el examen de los estados nancieros. Dicha clasicacin comprende los siguientes dos grandes grupos: Papeles estadsticos o de referencia permanente Incluyen informacin necesaria para dos o ms auditoras y estn representados por documentos como las cdulas de objetivos para cada seccin en que se divide la empresa, los cuestionarios de control interno, los programas de auditora, el acta constitutiva de la entidad, contratos de toda ndole, grcas de ujo, descripciones de puestos y responsabilidades, anlisis de intereses y datos cuya vigencia excede el plazo de un ao. Los papeles de referencia permanente constituyen un nicho para el desahogo de consultas relacionadas con la auditora en proceso o con auditoras de ejercicios pasados. Son indispensables para enfrentar revisiones por parte de las autoridades, apoyar a auditores sucesores y de gran utilidad en la capacitacin del personal de nuevo ingreso al despacho. Papeles transitorios Comprenden documentos con informacin necesaria para la presente auditora o que se identica con ella, tal es el caso de las cdulas sumarias y las cdulas analticas, cuyo contenido es predominantemente numrico y se relaciona con las cuentas de la balanza de comprobacin. Las cdulas transitorias tambin pueden incluir documentos que se perlan del archivo permanente, pero cuya informacin tiene vigencia a plazo menor de un ao, como contratos, convenios y descripciones de puestos temporales. * * *
SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

237

Es importante destacar que, con la preparacin de los papeles de trabajo, el auditor da cumplimiento a la norma de auditora denominada obtencin de evidencia suciente y competente. Sin lugar a dudas, este vnculo con los requisitos esenciales para el desarrollo del examen de los estados nancieros impulsa a las rmas de contadores pblicos a implementar programas permanentes de capacitacin y actualizacin sobre la elaboracin, manejo y custodia de las cdulas de auditora. Al margen de los avances tecnolgicos que actualmente permiten elaborar las cdulas de auditora con computadoras personales y optimizar el tiempo mediante software de gran capacidad, existen ciertos principios bsicos para preparar y manejar los papeles de trabajo. La experiencia de muchos aos demuestra que la aplicacin de dichos principios contribuye a fortalecer la imagen profesional del auditor y enriquece la evidencia sobre el cumplimiento de las normas de auditora. A continuacin se ofrece un resumen de ellos.

1.1 Principios bsicos para la elaboracin y manejo de las cdulas de auditora


1. Los papeles de trabajo deben incluir la informacin estrictamente necesaria y suciente para apoyar las conclusiones de auditora o las armaciones que el auditor incluye en su dictamen o en sus reportes. 2. Las cdulas de auditora deben ser autosucientes, de manera que con su lectura, la persona que las consulte o las estudie pueda llegar a conclusiones sin necesidad de que el autor explique su contenido. 3. Los papeles de trabajo deben elaborarse de acuerdo con un criterio de excepcin, es decir, evitar transcripciones detalladas de documentos o registros; esto slo se hace sobre asuntos que se identiquen con errores u omisiones a controles en vigor. 4. Durante su preparacin, su consulta o su archivo, la condencialidad est asociada a cada cdula de auditora. El auditor es propietario de los papeles de trabajo, pero la empresa es propietaria de la informacin que ellos contienen. 5. El cuidado fsico de los papeles de trabajo justica todas las medidas de prevencin sobre ellos. Debe prohibirse que los papeles de trabajo se queden en el automvil del auditor. En viajes debe prohibirse documentar las cdulas de auditora como parte del equipaje del pblico en general. Cualquiera que sea el medio de transporte, el auditor jams debe separarse de los papeles de trabajo. 6. Deben evitarse los comentarios tendenciosos o descuidados dentro de las cdulas de auditora. Las crticas irnicas o destructivas hacia algn funcionario o empleado de la empresa, en relacin con fallas o errores de cualquier tipo, o hacia algo real o imaginario, jams deben incluirse en los papeles de trabajo. 7. Cada papel de trabajo debe identicarse, por lo menos, con un objetivo de auditora. Los papeles que no cumplan con este principio carecen de sentido y representan recursos desperdiciados en detrimento del cliente y del Despacho. 8. Cada cdula de auditora debe ser planeada mental y fsicamente antes de proceder a su elaboracin. 9. El elemento de comprobacin es un atributo esencial de las cdulas de auditora, que deriva del examen de los documentos que respaldan su contenido; por ello, los papeles de trabajo deben incluir evidencia de tal comprobacin mediante marcas provenientes de un catlogo de uso obligatorio en el despacho.

238

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10. Las cdulas descriptivas y las grcas de ujo son la nica base conable para preparar los programas de auditora; por ello deben prepararse con absoluta precisin y cero errores. 11. Es inaceptable dejar preguntas no contestadas o puntos pendientes de solucin dentro de las cdulas de auditora. Aunque los papeles de trabajo deben contener slo la informacin esencial y no ms de la necesaria, es preferible excederse en los detalles que incurrir en omisiones. 12. Los papeles de trabajo reejan la calidad del examen llevado a cabo por el auditor; deben ser pulcros, con ortografa irreprochable; las cdulas de auditora deben ser perfectas.

1.2 Modelos ilustrativos


A lo largo de la primera parte de esta obra, los estudiosos de la auditora han encontrado informacin abundante para preparar papeles de trabajo: descripciones de sistemas, cartas de organizacin, relaciones detalladas con nombres y cantidades, integraciones de saldos; as como datos que, en general, se obtienen por el auditor durante el desarrollo de su examen. Un legajo de papeles de auditora incluye numerosos documentos que, sin embargo, pueden resumirse en grupos especcos que se archivan de acuerdo con el orden indicado a continuacin: a. b. c. d. e. f. Cdulas de objetivos de auditora. Cuestionarios de control interno. Programas de auditora. Grcas de ujo o descripciones narrativas. Cdulas sumarias. Cdulas analticas.

Respecto a los primeros tres incisos, se han incluido todos los modelos para cada una de las secciones en que se divide la estructura de La Conanza, S. A. En relacin con las grcas de ujo se puede considerar que su diseo y contenido no son exclusivos de los trabajos de auditora. Pero, por otra parte, las cdulas sumarias y analticas s presentan diferentes perles que varan de acuerdo con cada seccin, con los objetivos y con los procedimientos de la auditora. Por lo anterior, se ha considerado necesario ofrecer a los lectores cierto nmero de referencias concretas para apoyarlos en la preparacin de sus papeles de trabajo. En consecuencia, las pginas siguientes incluyen modelos prcticos de: 1. Cdula para el clculo de honorarios profesionales por la auditora de los estados nancieros. 2. Balanza de comprobacin para las cuentas de balance 3. Balanza de comprobacin para las cuentas de resultados. 4. Extractos de actas de Asambleas de Accionistas. 5. Observaciones y sugerencias al control interno. 6. Carta introductoria del informe con recomendaciones al control interno y primera pgina del reporte. 7. Cdula sumaria del efectivo.

SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

239

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Cdula analtica de fondos jos. Arqueo de un fondo jo. Anlisis de clientes y Control de conrmaciones. Resumen del resultado del procedimiento de conrmacin. Conexin de cifras sujetas a conrmacin. Resumen de la valuacin del inventario fsico. Cdula sumaria del activo jo. Anlisis de bajas del activo jo. Prueba global del clculo de la depreciacin. Intereses por devengar: Resumen del movimiento en el ejercicio. Capital contable: Anlisis del movimiento en el ejercicio.

Como queda indicado, todas estas cdulas de auditora son referencias de apoyo para los lectores y, desde luego, pueden sustituirse con papeles de trabajo que tengan otra sonoma o diseo, siempre y cuando la informacin que stos incluyan satisfaga los objetivos de auditora para cada una de las secciones en que se divide la empresa. Tambin es importante destacar que, en cualquier caso, los papeles de trabajo deben mostrar todos los componentes y requisitos que establecen las Normas nmeros 1, 2 y 4 cuyos textos aparecen en la primera parte de esta obra. Se incluyen a continuacin los modelos ilustrativos de cada una de las cdulas de auditora sealadas en los 18 puntos anteriores.

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La Conanza, S. A. Antecedentes y papeles generales Estimacin de honorarios (Cdula de 14 columnas)


HORAS ESTIMADAS
Secciones 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 Socio 4 Gerente 6 Encargado 5 Ayudantes 2 Total (horas) 17

0.7-4

VALUACIN DE HORAS ESTIMADAS


Socio 20 000 Gerente 24 000 Encargado 15 000 Ayudantes 4 000 Total ($) 63 000

1 700

4 000 000

De: Informacin sobre estructura, volmenes y caractersticas de operacin de la empresa. (Anotar esta fuente al reverso de la cdula)
SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

241

242

La Conanza, S.A. Estados nancieros de la empresa Balanza de comprobacin-Cuentas de balance

1.7-1

(Cdula de 14 columnas)

Saldos nales 31 12 Ajustes NOMBRE Debe 947 360 26 129 000 30 025 000 7 108 000 16 400 000 1 200 000 7 428 000 490 000 24 800 000 3 284 000 2 090 680 40 000 000 624 150 2 738 850 353 680 81 809 360 81 809 360 116 165 000 10 212 000 550 000 52 200 000 5 760 000 2 445 000 40 000 000 641 834 3 074 846 1 281 320 116 165 000 24 600 000 1 2000 000 1 410 000 36 227 500 40 997 500 11 730 000 Haber Debe Haber Debe Haber

Nmero de cuenta

Saldos nales 31 12

Saldos ajustados 31 12 Debe Haber

Cdula de estudio

1000 2000 3000 4000

Caja y bancos Cuentas y documentos por cobrar Inventarios Pagos anticipados

10.7-1 12.7-1 15.7-1 18.7-1 16.7-1

5000 6000

Activos jos Gastos de organizacin e instalacin

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7000 8000

Depreciacin acumulada Amortizacin acumulada

16.7-1

10000 11000 12000

Cuentas y documentos por pagar Pasivos acumulados Pasivos estimados

21.7-1 24.7-1 25.7-1 30.7-1 30.7-1 30.7-1 30.7-1

20000 21000 22000 30000

Capital social Reserva legal Resultados acumulados Resultado del ejercicio

De: Mayor (Anotar esta fuente al reverso de la cdula)

La Conanza, S.A. Estados nancieros de la empresa Balanza de comprobacin-Cuentas de resultados

1.7-2

(Cdula de 14 columnas)

Saldos nales 31 12 Ajustes NOMBRE Debe 220 500000 3 800 000 900 000 140 490 000 37 431 000 32 240 000 9 510 000 1 490 000 6 400 000 407 360 917 851 174 829 353 680 227 307 360 227 307 360 1 100 000 209 500 1 281 320 345 290 820 345 290 820 56 000 000 48 000 000 19 000 000 2 200 000 6 180 820 610 000 210 000 000 6 000 000 1 500 000 338 500 000 Haber Debe Haber Debe Haber

Nmero de cuenta

Saldos nales 31 12

Saldos ajustados 31 12 Debe Haber

Cdula de estudio

10 20 30

Ventas Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas

40.7-1 40.7-1 40.7-1 40.7-1 41.7-1 41.7-2 18.7-5

40

Costo de ventas

50 60 70 80

Gastos de venta Gastos de administracin Gastos nancieros Otros gastos

90 100

Productos nancieros Otros productos

43.7-1

200 300

Impuesto sobre la renta Reparto de utilidades a trabajadores

500

Resultado del ejercicio

30.7-1

De: Mayor (Anotar esta fuente al reverso de la cdula)

SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

243

La Conanza, S. A. Actas y contratos Extractos de actas de asambleas de accionistas (Cdula de 14 columnas) Puntos extractados: Fecha de asamblea Clase de asamblea CONCEPTO 25 de abril de 200 Ordinaria Nmero de acciones 2 500 500 500 500 100 4 000

2.4-2

Integracin de capital

Accionistas Carlos Galvn Crdova Antonio Velasco Nez Guillermo Hallman B. Ren Laguna Sols Amelia H. Guzar

Acuerdos

1. Se aprobaron los estados nancieros del ejercicio que termin el 31 de diciembre de 200X. De una utilidad de $353 680 que muestra el Estado de Resultados, se separa el 5% para incrementar la reserva legal. El remanente se transere a Resultados por aplicar. 2. Se raticaron los siguientes nombramientos de Consejo de Administracin: Carlos Galvn Mario Len Camiro Ren Laguna S. Amelia Guzar Guillermo Hallman B. Presidente Secretario Consejero Consejero Consejero

Comisario: C.P. Ricardo Mora Montes Firmas en el acta Completas De: Libro de Actas. (Anotar esta fuente al reverso de la cdula)

244

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La Conanza, S. A. Organizacin y estructura de la empresa Observaciones y sugerencias al control interno (Cdula de 14 columnas) Cdula de origen 1.4-1

3.6-1/1

Observaciones y sugerencias

Comentado con:

Respuesta de la empresa:

1 Es conveniente que la preparacin de los estados nancieros mensuales se haga considerando las normas de revelacin suciente promulgadas por la Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Esto permitir una mejor interpretacin de la posicin nanciera y de los resultados de operacin de la empresa. 2 De: Cdula de referencia. (Anotar esta fuente al reverso de la cdula)

SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

245

Carta introductoria del informe con recomendaciones de control interno y primera pgina del reporte (Papel membretado del Despacho) Junio 30, 200_ Ing. Carlos Gerardo Lpez Marn Presidente del Consejo de Administracin La Conanza, S. A. Estimado ingeniero Lpez Marn: Hemos concluido nuestra intervencin preliminar relativa al examen de los estados nancieros de La Conanza, S. A. por el ejercicio terminado al 31 de diciembre de 200X. Como parte de dicha intervencin, estudiamos y evaluamos el sistema de control interno contable en vigor e identicamos algunos puntos de inters que se incluyen ms adelante. A manera de conclusin podemos mencionar que los sistemas y procedimientos implementados por la administracin son razonablemente conables; sin embargo, existen segmentos del sistema de abastecimientos y otros componentes de la estructura, que ameritan ciertas acciones correctivas para prevenir impactos sobre los recursos de la empresa. Las recomendaciones derivadas de lo sealado en el prrafo anterior aparecen en las pginas siguientes y fueron comentadas con los funcionarios a cargo de las reas involucradas; sus respuestas forman parte de este reporte y sern tomadas en cuenta para los trabajos de seguimiento que llevaremos a cabo en su oportunidad. Atentamente C. P. C. Arturo Salinas Chvez Socio. Divisin de Auditora

246

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La Conanza, S. A. Recomendaciones al control interno

ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA 1. Es necesario elaborar e implementar un Manual de polticas y procedimientos que establezca las bases necesarias para uniformar las transacciones de la empresa y como un apoyo en los procesos de entrenamiento y capacitacin a su personal. Respuesta de la Direccin de Finanzas De acuerdo; sin embargo, la sugerencia implica costos adicionales que, por el momento, no podemos solventar. Incluiremos el punto en nuestros planes de actividades y programas de ujo de efectivo del prximo ao. 2. Los organigramas de la empresa deben actualizarse. Existen incongruencias entre los niveles que dichos documentos establecen y la realidad de los puestos y lneas de autoridad que observamos durante el desarrollo de nuestro examen. Respuesta de la Direccin de Finanzas Quedarn actualizados el 31 de agosto del presente ejercicio. RECURSOS HUMANOS 3. Es necesario implementar una poltica institucional para prevenir conictos de intereses. Respuesta de la Direccin de Recursos Coordinaremos actividades con las direcciones de Ventas y Finanzas, para tener durante agosto de este ao un documento preliminar que pondremos a la consideracin de Direccin General. SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS 4. Es necesario elaborar e implementar un catlogo de proveedores. La falta de este mecanismo de control impide transparentar los procesos de concurso y colocacin de pedidos. Respuesta del Director de Finanzas De acuerdo. Tendremos un catlogo de proveedores completo y en uso al 31 de octubre del presente ejercicio. * * *

SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

247

248

La Conanza, S.A. 1000: Cajas y bancos Cdula sumaria

10.7-1

(Cdula de 14 columnas) Ajustes Debe u u u + u u Haber

Nmero de cuenta CONCEPTO Fondos jos Fondos variables Caja general Bancos 65 000 250 000 50 000 365 000 1 045 000 1 410 000 321 000 626 360 947 360 65 000 200 000 56 000

Saldos al 31 12

Saldos al 31 12

Saldos Ajustados 31 12 0X

Cdula de estudio 10.7-2 10.7-5

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

1100 1200 1300 1400

10.7-3 1.7-1 De: Mayor (Anotar esta fuente al reverso de la cdula)

La Conanza, S.A. 1100: Fondos jos Anlisis de la integracin del saldo (Cdula de 7 columnas) Nmero de cuenta 10 20 30 Saldos al 31 12 0X 30 000 25 000 10 000 65 000 u u u +

10.7-2

CONCEPTO Fondos en Departamento de Compras Fondos en Departamento de Contabilidad Fondos en Direccin General

Cdula de estudio 10.7-4

10.7-1

De: Mayores auxiliares (Anotar esta fuente al reverso de la cdula)

SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

249

250

La Conanza, S.A. 1100: Fondo jo Departamento de Compras Arqueo al 31 12

10.7-4

(Cdula de 14 columnas) Importe 12 400 w u u + 10.7-2 Procedimientos de auditora aplicados en el arqueo: 10 000 7 540 29 940 30 000 [60] Referencia Observaciones

CONCEPTO

Efectivo en monedas y billetes

Vales provisionales

Comprobantes denitivos

Total arqueado

Fondo jo segn libros

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Faltante

El efectivo y la documentacin arriba detallados integran el fondo jo para desembolsos menores del Departamento de Compras de La Conanza, S.A. Dicho fondo es propiedad de la empresa, fue arqueado en mi presencia por auditores del Despacho X y devuelto a mi entera satisfaccin. Auditor Jorge Gutirrez

1. Los vales provisionales se inspeccionaron para vericar autorizaciones en los trminos establecidos en 10.4-2. La fecha de los vales es ________________ con lo cual el plazo para el canje de comprobantes segn 10.4-2 queda cubierto. 2. Respecto a comprobantes denitivos, se inspeccionaron facturas a nombre de la empresa por compras miscelneas. La fecha de estos documentos es posterior a la de la ltima reposicin, la poca importancia de los comprobantes no justica sugerir ajustes a los resultados de operacin. 3. El faltante de $60 se coment en el contador, quien no lo considera signicativo. Se har una indagacin adicional y, en su caso, se ajustar en la siguiente reposicin.

Custodio

Ma. Lourdes Arroyo

La Conanza, S.A. 2010: Clientes Anlisis del saldo al 31 10 y control de conrmaciones

12.7-2

(Cdula de 14 columnas.)

CONCEPTO

Nmero de conrmacin Conforme Informe aclarado Devuelta por el correo u 12.0-1 u 12.0-2 u 12.0-3 320 000 580 000 920 000 2 180 000 214 000 u 12.0-4

No contestada

Pagos posteriores

1 490 000 600 000 820 000 195 000 6 900 000 3 000 000 4 000 000 425 000 550 000 817 000 119 000 233 000 2 248 000 12.7-3 9 394 000 12.7-3 1 119 000 2 144 000 12.7-3 10 696 000 12.7-3

u u u u u u u u u u u u u u 12.0-15 12.0-16 12.0-17 12.0-18 12.7-3 12.7-3 12.0-9 12.0-10 12.0-11 12.0-12 12.0-13 12.0-14

12.0-5 12.0-6 12.0-7 12.0-8

845 000 795 000 4 600 00

Hilados T. Alejandro L. Ren I. La Unin Mara C. Toms C. CLOM Juan Carlos M. Editorial X Jos E. Ing. Javier L. C.P. Manuel R. Dr. Guillermo S. Prof. Justo S. C.P. Julio F. L.A.E. Eugenio B. Dr. Ignacio G. C.P. Carlos R. C.P. Mara Teresa S. Desarrollo M. Prof. Antonio E. Joaqun R. UNIEM SUMA 1. Suman los saldos circularizados

Nmero de cliente 001 003 010 015 020 021 026 029 030 033 040 042 044 050 090 100 102 110 125 170 196 204 209

Saldos al 31 12 0X 30 000 320 000 580 000 920 000 75 000 2 180 000 6 000 214 000 1 490 000 600 000 820 000 69 000 195 000 6 900 000 3 000 000 4 000 000 425 000 550 000 38 000 817 000 119 000 233 000 1 119 000 24 700 $24 482.000

SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

20 000 120 000 6 380 000 12.7-3

251

2. Fecha del cierre de conrmacin: 200X despus de ella: Pagos posteriores Saldos de cobro dudoso

$2 392 000

La Conanza, S.A. 2010: Clientes Resumen del resultado del procedimiento de conrmacin 12.7-3

252
CONCEPTO Valores monetarios: $ % % Observaciones adicionales 100 78 22 100 99 1 5 18 23 Unidades: Nmero de clientes 24 700 000 12.7-4 24 482 000 218 000 12.7-2 24 700 000 100 23 100 1. El examen de pagos posteriores se aplic respecto a saldos no conrmados hasta el 20 01 . El alcance fue de partidas superiores a $10 000 segn auxiliares de cuentas por cobrar. 2. Dicho examen comprendi inspeccin de chas de depsito y documentacin de ingreso respectiva, inspeccin de plizas de ingreso y vericacin de aplicacin contable. El resultado de este procedimiento supletorio se resume as: % Devueltas por correo No contestadas Pagos posteriores Saldos circularizados no conrmados, pendientes de pago 18 5 38 9 2 144 000 12.7-2 10 696 000 24 482 000 44 100 4 3 6 18 100 28 22 17 33 100 Importe 2 144 000 10 696 000 12 840 000 6 380 000 5 4 3 6 18 22 17 13 26 78 referencia 12.7-2 12.7-2 12.7-2 2 248 000 9 394 000 2 144 000 10 696 000 24 482 000 12.7-2 24 482 000 100 9 9 38 9 44 100 100 50 6 460 000 50 2 248 000 12.7-2 9 394 000

(Cdula de 14 columnas.)

Saldo segn libros al 31 10 0X

Saldos circularizados por auditora.

Saldos no circularizados

RESULTADO DE LA CIRCULARIZACIN

1. Respecto al saldo en libros al 31 10

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Conformes Inconformidades aclaradas Devueltas por el correo No contestadas

2. Respecto al monto circularizado

Conformes

Inconformes aclaradas

Devueltas por el correo

No contestadas

CONCLUSIN: Con excepcin de los saldos de cobro dudoso por $2 392 000 que se mencionan en 12.7-2 las cuentas por cobrar representan derechos de cobro autnticos y propiedad de la empresa al 31 10.

La Conanza, S.A. 2010: Clientes 2000: Cuentas y documentos por cobrar Conexin de cifras sujetas a conrmacin con saldo al 31 12 0X

12.7-4

(Cdula de 14 columnas.) Movimientos D 14 400 000 4 120 00 13 571 000 17 972 500 H

Nmero de cuenta CONCEPTO 12.7-3 24 700 000 21 551 000 12.7-5

Saldos al 31 10 06

Saldos al 31 10 06 21 127 500 12 100 000

Cdula de referencia 12.7-1 12.7-1

2010

Clientes

2020

Documentos por cobrar a clientes

Trabajo desarrollado:

SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

1. Se examinaron los movimientos de incrementos a cuentas por cobrar partiendo de cifras segn libros. 2. Se inspeccion la documentacin que respalda dichos incrementos: Pedidos, remisiones, facturas. Se veric la aplicacin contable. 3. El alcance en los 2 puntos anteriores fue partidas superiores a $500 000 en los meses de noviembre y diciembre. 4. En relacin con crditos o disminuciones se inspeccionaron: Plizas de ingreso y documentacin de respaldo respectiva, chas de depsito, reporte de Cobranzas y recibos de caja. 5. Se veric la aplicacin contable respectiva y el alcance en la revisin fue de crditos superiores a $500 000.

CONCLUSIN: Con base al trabajo realizado antes descrito, consideramos que los movimientos de cargo y crdito en los meses de noviembre y diciembre de 200X son razonablemente correctos y se relacionan con cuentas por cobrar propiedad de la empresa, valuadas de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

253

La Conanza, S.A. Inventario de aparatos elctricos Pruebas selectivas: Inventario fsico al 30 11 15.7-5

254

(Cdula de 14 columnas,) DESCRIPCIN Televisores a color modelo K Grabadoras estereofnicas Televisores blanco y negro modelo MN Grabadoras supernas Alfa Audfonos marca Vertiente Radios modelo 2002 Grabadoras de bolsillo X Y Z 14 W 53 W 24 W 74 W 284 W 417 W 94 W 38 000 27 000 33 000 18 000 2 500 1 900 7 000 Pieza Unidad Cantidad Costo unitario Importe 532 000 1 431 000 792 000 1 332 000 710 000 792 300 658 000 6 247 300 Resumen de alcances y comentarios: 1. El alcance de nuestras pruebas se resume as: Importe % Referencia

Nmero de marbete

00089 00098 00193 00310 00410 00511 00610

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Notas complementarias:

1. Las pruebas selectivas fueron realizadas con ayuda del jefe del almacn. Nuestros conteos fueron independientes a los programados por la empresa. 2. Durante el inventario fsico se tuvo cuidado en localizar existencias daadas o de aparente lento movimiento. 3. Nuestras pruebas selectivas sern utilizadas en el examen de la valuacin de existencias.

Inventarios fsicos al 31 11 0X segn libros Importe revisado segn pruebas fsicas del auditor Monto no revisado

14 600 000

100

15.7-9

CONCLUSIN: Satisfactorio.

6 247 300 8 352 700

43 57

La Conanza, S.A. 5000 y 7000: Activos jos y depreciacin Cdula sumaria

16.7-1

(Cdula de 14 columnas.)
Movimientos 200 X Altas 16.7-2 12 200 000 16.7-3 4 200 000 16 400 000 16.7-5 4 306 000 3 122 000 [ 7 428 000 ] 8 972 000 1 720 000 16.7-5 1 420 000 3 140 000 9 200 000 3 400 000 5 800 000 650 000 16.7-4 350 000 1 000 000 16.7-4 184 000 16.7-4 172 000 356 000 4 370 000 [10 212 000] 14 388 000 1.7-1 5 842 000 16.7-4 Bajas AJUSTES D 16.7-5 17 350 000 16.7-5 7 250 000 24 600 000 1.7-1 A

Nmero de cuenta CONCEPTO

Saldos al 31 12 0X

Saldos al 31 12 0X

Saldos ajustados 31 12 0X

Cdula de estudio

5000

ACTIVOS SUJETOS A DEPRECIACIN

10

Mobiliario y equipo de ocina

20

Equipo de reparto y transporte

7000

DEPRECIACIN ACUMULADA

10

Mobiliario y equipo de ocina

20

Equipo de reparto y transporte

SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

Activos netos de depreciacin

255

La Conanza, S.A. 5000: Activos jos Anlisis de bajas por el ejercicio 16.7-4

256

(Cdula de 14 columnas.)

Nmero de cuenta CONCEPTO Depreciacin acumulada 243 000 223 000 466 000 341 000 298 000 639 000 98 000 75 000 173 000

Costo de adquisicin

Valor en libros Utilidad o (prdida)

Precio de venta

Referencia

10

Mobiliario y equipo de ocina Archiveros de 6 gavetas Sillones para recepcin 318 000 332 000 650 000 16.7-1 95 000 83 000 178 000 644 000 190 000 182 000 372 000 1 011 000 75 000 109 000 184 000 16.7-1

43.7-1

20

Equipo de reparto y transporte Autobs de 20 asientos Camioneta de reparto rpido 200 000 150 000 350 000 16.7-1 1 000 000 105 000 67 000 172 000 16.7-1 356 000

95 000 99 000 194 000 367 000

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

43.7-1

Trabajo desarrollado:

1. Se inspeccionaron las autorizaciones para cada una de las bajas. 2. Se veric el costo de adquisicin con la aplicacin contable a la fecha de compra. 3. Se veric el clculo de la depreciacin considerando: fecha de compra, clase de activo, tasa de depreciacin (10% mobiliario y equipo; 20% equipo de reparto) y la poltica contable de depreciacin que se marca en 5.4-1. 4. Se veric el clculo de valor en libros para cada una de las operaciones de venta. 5. Se examinaron las facturas que respaldan las ventas de estos equipos y se veric la aplicacin contable, incluyendo cancelacin de costos de compras y depreciacin acumulada.

CONCLUSIN: Examen satisfactorio.

La Conanza, S.A. 5000: Mobiliario y equipo Prueba global del clculo de la depreciacin

16.7-5

(Cdula de 14 columnas.)
Concepto Saldos al 31 12 16.7-1 17 350 000 ------7 060 000 24 240 000 17 180 000 16.7-1 7 250 000 24 600 000 360 000 190 000 20 1 412 000 3 130 000 3 1 720 000 1 718 000 2 000 1 420 000 1 412 000 8 000 1 870 000.00 1 253 000.00 3 123 000.00 3 130 000.00 7 000.00 3 41.7-1 41.7-2 2 16.7-1 1 16.7-1 2 170 000 10 1 718 000 1 Menos: Activos Menos: Activos Base sujeta a Porcentaje totalmente en suspensin Depreciacin (%) depreciados de operaciones Depreciacin segn auditora

Nmero de cuenta

5000.10

Mobiliario y equipo de ocihna

5000.20

Equipo de reparto y transporte

a) Anlisis del reejo en libros:

I. Depreciacin de mobiliario y equipo segn registros contables

Depreciacin segn auditora.

Diferencia en prueba global

II. Depreciacin de equipo de reparto segn registros contables

Depreciacin segn auditora.

Diferencia en prueba global

b) Anlisis del reejo en resultados:

Depreciacin en gastos de venta

Depreciacin en gastos de admn.

Depreciacin segn libros

Depreciacin segn auditora.

Diferencia no investigada

SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

Conclusin: El resultado del examen es satisfactorio.

257

La Conanza, S.A. 4000.16.03 Intereses por devengar Multibanca Comercial Resumen del movimiento en el ejercicio (Cdula de 7 columnas) Concepto Intereses por devengar al 1 de enero de 200X Incrementos derivados de nuevos nanciamientos en 200X Intereses por devengar en 200X y aos futuros Aplicacin a gastos nancieros _____ 200X Intereses por devengar al 31 12 0X, segn auditora. Intereses por devengar segn libros Diferencia no investigada Resumen del costo de nanciamiento Bancomercio Finamex Multibanca Comercial Gastos nancieros segn auditora. Gastos nancieros segn libros. Diferencia no analizada 7 435 000 8 400 000 2 928 000 18 763 000 19 000 000 237 000 Importe 2 176 6000 2 093 000 4 269 600 2 928 000 1 341 600 1 349 340 7 740 1

18.7-5

Referencia

1 1.7-2

Conclusin: Los intereses por devengar y devengados en 200X por nanciamientos bancarios son razonablemente correctos y estn valuados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

258

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

La Conanza, S.A. Capital contable Anlisis del movimiento en el ejercicio

30.7-1

(Cdula de 14 columnas)

Concepto 43 716 680 40 000 000 u

Total

Capital social 624150 u

Reserva legal

Resultados acumulados 2 738 850 u

Resultado del ejercicio 353 680 u

Saldos al iniciar el ejercicio 200X

Incremento a la reserva legal, segn acuerdo de asamblea de accionistas alebrada el 25 05 0X. Ver extracto en 2.4-2

17 684 u

[17 684]

Transferencia a resultados acumulados del remanente de la utilidad del ejercicio 200X, segn acuerdo de asamblea de accionistas en 2.4-2. 1 281 320 44 998 000 40 000 000 u 1.7-1 641 834 u 1.7-1

335 996 3 074 846 u 1.7-1

[335 996] 1 281 320 1 281 320 u 1.7-1 1.7-2

SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

Resultado del ejercicio que termina en 200X Saldos nales al 31 12 0X

259

2. Conrmaciones, declaraciones y certicaciones.

Estas raticaciones por escrito deben obtenerse durante la auditora de estados nancieros y se enumeran en la Norma nmero 5 de la primera parte de esta obra. Adems, las conrmaciones, declaraciones y certicaciones se encuentran contempladas en los pronunciamientos normativos del Boletn 5010 emitido por la Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Estas raticaciones por escrito son un componente signicativo de la evidencia de auditora que respalda las conclusiones y el dictamen del contador pblico independiente. En las pginas siguientes se incluyen los siguientes modelos ilustrativos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Secretario del Consejo de Administracin. Abogados de la empresa. Cuentas de cheques y de depsitos, prstamos e inversiones. Cartera por cobrar a clientes. Certicado sobre posibilidad de venta o uso de los inventarios. Cuentas y documentos por pagar a proveedores Carta de declaraciones de la empresa.

Es importante destacar que las solicitudes de conrmacin deben mecanograarse en papel membretado de La Conanza, S. A., para lo cual es necesaria la iniciativa y creatividad de los estudiantes en cuanto al diseo de un logotipo institucional. Las respuestas o conrmaciones, declaraciones y certicaciones deben mecanograarse tambin en papel membretado; asimismo, todos estos papeles de trabajo deben mostrar el ndice que les corresponda y las referencias cruzadas a las secciones con que se identican. Pasemos a los modelos ilustrativos.

260

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

Solicitud de conrmacin al Secretario del Consejo de Administracin. (Papel membretado de la empresa) (Fecha) Lic. Oscar Ten Redo Secretario del Consejo de Administracin La Conanza, S. A. Ciudad de Mxico Licenciado Ten Redo: Agradeceremos a usted se sirva proporcionar directamente a nuestros auditores externos, Contadores Pblicos Titulados, S. C. la siguiente informacin relativa a La Conanza, S. A. por el ejercicio terminado al 31 de diciembre de 200_ y hasta la fecha de su respuesta: 1. Relacin de todas las actas derivadas de asambleas de accionistas ordinarias y extraordinarias llevadas a cabo en el periodo de referencia. 2. Copias de las actas derivadas de dichas asambleas. 3. Mencin y raticacin de que todas estas actas se encuentran protocolizadas y asentadas en libro respectivo. Haciendo hincapi en la necesidad de su pronta respuesta que es de especial importancia para nosotros, aprovecho la oportunidad para expresarle mis mejores deseos. Atentamente Lic. Hiplito ngel Castillo Director General

SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

261

Solicitud de conrmacin a los abogados (Papel membretado de la empresa) (Fecha) Lic. Mario Len Casimiro Severo Amador 1414 Ciudad de Mxico Con motivo de la auditora de los estados nancieros de La Conanza. S. A. al 31 de diciembre de 200X, mucho agradeceremos a usted proporcionar directamente a nuestros auditores Contadores Pblicos Titulados, S. C. la siguiente informacin. 1. Relacin de todos los juicios o litigios en trmite en los que se halla involucrada la empresa al 31 de diciembre de 200X y hasta la fecha de su respuesta. 2. Monto de la posible responsabilidad pecuniaria para la empresa, en caso de que dichos litigios se decidieran en forma adversa para ella. 3. Opinin sobre la probabilidad que existe de que los fallos adversos ocurran. 4. Monto y anlisis de cartera de cobro dudoso que haya sido encargada a usted para su recuperacin, as como mencin de la probabilidad de cobro sobre ella. 5. Monto de sus honorarios pendientes de pago a la fecha de su respuesta. 6. Cualquier otro asunto de carcter contingente del que usted tenga conocimiento como parte de sus servicios profesionales con nuestra institucin. Atentamente Lic. Hiplito ngel Castillo Director General

262

AUDITORA DE ESTADOS FINANCIEROS / PRCTICA MODERNA INTEGRAL

SOLICITUD DE CONFIRMACIN BANCARIA


Estimados seores: Fecha:

Agradeceremos enviar directamente a nuestros auditores Contadores Pblicos Titulados, S. C. la siguiente informacin. Anticipamos nuestro agradecimiento por la atencin que sirvan prestar esta solicitud. Acompaamos sobre con nombre y direccin de nuestros auditores para su contestacin. Si su respuesta a cualquiera de los puntos es ninguno srvase expresarlo as. C. P. Raymundo Plata. La Conanza, S. A:

Informe del Banco:

Nombre del cuenta habiente Firma (s) Autorizada (s)

Contadores Pblicos Titulados, S. C. Apartado Postal. 44-1454 86555 Mxico D. F. Muy seores nuestros: 1. Informamos a ustedes que al cierre de operaciones al guientes saldos a favor de Importe Designacin de la cuenta de de 200 nuestros registros mostraban los si-

El saldo est sujeto a retiro por cheques

Devenga la cuenta intereses Indique tasa

2.

Adems informamos a ustedes que dicho depositante era responsable directo ante nosotros respecto a prestamos, aceptaciones, sobregicomo sigue : ros, etc., al cierre de operaciones de dicha fecha por la cantidad total de $ Importe Fecha del prstamo o descuento Vence Inters Tasa Pagado hasta Descripcin de la obligacin y garantas (colateral, gravmenes, endosos, etc.)

3.

Dicho depositante tena responsabilidad contingente como endosante de documentos descontados y/o como ador al cierre de operaciones en esa fecha por la cantidad total de $ como sigue: Importe Girador Fecha de expedicin Fecha de vencimiento Observaciones

4. 5.

Otras responsabilidades directas o contingentes, cartas de crdito, documentos al cobro, contratos de futuros de moneda extranjera, etc., y garantas colaterales eran a esa fecha, (anexar relacin). Relacin de rmas autorizadas para girar contra la cuenta de cheques, (anexar relacin).

Muy atentamente, (Banco) Mxico, D. F. de de 200 Por ( Firma autorizada y Sello)

SEGUNDA PARTE / APOYOS COMPLEMENTARIOS

263

Solicitud de conrmacin a clientes (Papel membretado de la empresa) Lic. Patricia Rocha Calle Privada nmero 33 Ciudad de Mxico Contadores Pblicos Titulados, S. C. est efectuando una auditora a los estados nancieros de La Conanza, S. A. y con tal motivo ha seleccionado los saldos de algunos de nuestros clientes para obtener una conformacin sobre ellos. Su saldo es uno de los seleccionados, por lo que mucho agradeceremos a usted expresar su conformidad u observaciones al estado de cuenta que se anexa, con cifras al 31 de octubre de 200 , rmando la presente solicitud y utilizando para ello el sobre con porte pagado que tambin se acompaa. Atentamente Lic. Zoyla Constante Gerente de Cobranzas

Contadores Pblicos Titulados, S. C. Apartado Postal nmero 80 Mxico, D. F. El saldo por $_________que aparece a mi cargo al 31 de octubre de 200_ en los registros contables de La Conanza, S. A., es: Correcto_____Incorrecto____ Las siguientes aclaraciones son necesarias respecto a la integracin del saldo que aparece en el estado de cuenta anexo:

Lic. Patricia Rocha Firma

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Certicado de uso de los inventarios (En papel de quien lo emite) (Fecha) Contadores Pblicos Titulados, S. C. Melchor Ocampo 469 Ciudad de Mxico En relacin con la auditora a los estados nancieros de La Conanza, S. A. al 31 de diciembre de 200_, ratico a ustedes que los inventarios de mercancas por $40997,500 que muestra el balance general a la fecha antes mencionada, representan existencias en adecuadas condiciones fsicas para su venta y con los mrgenes de utilidad proyectados por la empresa. Atentamente Ing. Carlos Galvn Cdula Profesional 320060/72

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Solicitud de conformacin a proveedores (Papel membretado de la empresa) (Fecha) Pioneros, S. A. Silo Grande nmero 22 Ciudad de Mxico Mucho agradeceremos a ustedes proporcionar directamente a nuestros auditores externos, Contadores Pblicos Titulados, S. C., un estado de cuenta con la integracin del saldo a cargo de La Conanza, S. A. al 31 de diciembre de 200_, derivado de las operaciones que hemos efectuado. Para tal efecto rogamos utilizar el sobre con porte pagado que se acompaa y que incluye el domicilio de nuestros auditores. Atentamente C. P. Raymundo Plata Director de Finanzas

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Carta de declaraciones de la empresa (Papel membretado de la compaa) Fecha: (En la que se termina el trabajo en la ocina del cliente) Contadores Pblicos Titulados, S. C. Melchor Ocampo 469 Ciudad de Mxico Seores: A continuacin raticamos a ustedes, segn nuestro leal saber y entender, la informacin y opiniones que les expresamos en el curso de su auditora a los estados nancieros de La Conanza, S. A., por el ejercicio terminado al 31 de diciembre de 200_, la cual tuvo como propsito expresar una opinin respecto a si dichos estados nancieros presentan razonablemente la posicin nanciera, los resultados de operacin, los cambios en la posicin nanciera y las variaciones en las cuentas del capital de La Conanza, S. A., de conformidad con las normas de informacin nanciera que le son aplicables. Reconocemos que la administracin de la empresa es la responsable de la informacin que muestran los estados nancieros y sus notas, as como de que estos hayan sido preparados de acuerdo con normas de informacin nanciera en vigor. Todas las actas correspondientes a asambleas de accionistas y juntas del consejo de administracin, as como todos los registros contables y nancieros y cualquier otra informacin relacionada, les han sido oportunamente entregados. No tenemos conocimiento de cuenta alguna, transaccin o compromiso importante que no haya sido razonablemente descrito y adecuadamente incorporado en los registros contables que sirvieron de base para la preparacin de los estados nancieros. No tenemos conocimiento de irregularidades que involucren a la gerencia o a empleados que desempeen un papel importante respecto al sistema de control interno contable y que pudieran tener un efecto signicativo sobre los estados nancieros. Tampoco tenemos conocimiento de alguna violacin o posible violacin a leyes o reglamentos, cuyos efectos debieran evaluarse para determinar la necesidad de divulgarlos en los estados nancieros, sus notas o bien como base para registrar un pasivo contingente. No hemos recibido comunicacin de autoridad alguna, que indique la falta de cumplimiento con regulaciones a las que est sujeta la empresa o respecto a deciencias en la presentacin de la informacin nanciera, que pudieran tener un impacto signicativo sobre los estados nancieros. Raticamos a ustedes que la empresa ha cumplido oportunamente con todas las clusulas contractuales que pudieran tener un efecto importante sobre los estados nancieros, en caso de un eventual incumplimiento de ellas. Los estados nancieros, a la fecha indicada, incluyen todo el efectivo, todos los bienes y todos los activos propiedad de la empresa y sta dispone de toda la documentacin legal que as lo acredita. En su caso, todos los gravmenes de cualquier naturaleza que existen sobre dichos activos, se han divulgado en los estados nancieros o en sus notas. Los documentos y cuentas por cobrar que muestra el balance general al 31 de diciembre de 200_, representan saldos a cargo de deudores de la empresa provenientes de ventas de mercancas u otras operaciones que se identican con el giro de ella y no estn sujetos

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a descuento alguno, excepto el descuento comercial por pronto pago. Dichos documentos y cuentas por cobrar son propiedad de la empresa y estn plenamente respaldados por ttulos de crdito que as lo demuestran. La estimacin para cuentas de cobro dudoso que indica el balance general a la fecha antes mencionada, es suciente para absorber cualquier prdida que pudiera originarse por falta de pago de los deudores. Los inventarios que muestra el balance general al 31 de diciembre de 200_son propiedad de la empresa y existen facturas que as lo acreditan plenamente. Dichos inventarios han sido valuados a su costo promedio de adquisicin que es menor al precio de mercado, en forma consistente con el ejercicio anterior. Adems, el balance general incluye las estimaciones necesarias y sucientes para absorber prdidas derivadas de mercancas obsoletas, daadas o descontinuadas. Las cantidades de los inventarios al 31 de diciembre de 200_ que muestra el balance general, se obtuvieron directamente de los registros contables de la empresa, los cuales fueron adecuadamente comparados y, en su caso, ajustados al resultado de los conteos fsicos llevados a cabo para tal efecto por personal competente. El pasivo por concepto de inventarios no liquidados al 31 de diciembre de 200_ est oportuna y adecuadamente registrado en libros y todas las mercancas facturadas a los clientes a esa misma fecha se han excluido de los inventarios. Raticamos a ustedes que todas las obligaciones a cargo de la empresa de las cuales tenemos conocimiento, han sido adecuadamente incluidas en los estados nancieros al 31 de diciembre de 200_. No tenemos conocimiento alguno respecto a pasivos importantes o ganancias y prdidas contingentes que debieran ser registradas en los estados nancieros para cumplir con las normas de informacin nanciera y no tenemos conocimiento ni hemos sido informados por nuestros abogados respecto a litigios o asuntos contenciosos que deban divulgarse en nuestros estados nancieros de acuerdo con dichas normas. Las prestaciones sociales que van acumulndose en favor del personal de la empresa en los trminos que establece la Ley Federal del Trabajo, han sido valuadas de acuerdo con una estimacin cuyo monto se revela en el balance general al 31 de diciembre de 200_; consideramos que dicha estimacin es suciente para absorber los pagos que tuvieran que llevarse a cabo por dicho concepto. Los estados nancieros y sus notas incluyen todas las divulgaciones necesarias para una presentacin razonable de la posicin nanciera y los resultados de operacin de La Conanza, S. A., de conformidad con las normas de informacin nanciera que le son aplicables considerando las caractersticas de sus transacciones y, en su caso, las siguientes situaciones se han revelado en dichos estados nancieros o en sus notas: 1. Transacciones con partes relacionadas, incluyendo derechos de cobro, pasivos, compras, ventas, arrendamientos y garantas. 2. Acuerdos de recompra respecto a activos vendidos con anterioridad. 3. Compromisos con instituciones nancieras en materia de saldos compensatorios que impliquen restricciones sobre el efectivo y lneas de crdito o convenios similares. 4. Compromisos de compra de acciones. 5. Cualquier otro convenio, compromiso o acuerdo celebrado al margen de las operaciones de la empresa. A la fecha de esta comunicacin no tenemos conocimiento de suceso o acontecimiento alguno que afecte o pudiera afectar de manera importante los estados nancieros de La

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Conanza, S. A. tomados en conjunto, o bien a sus notas, por el ao terminado al 31 de diciembre de 200_. No existe proyecto alguno que no haya sido revelado a ustedes en el marco de su auditora y que pueda afectar signicativamente el valor en libros de nuestros activos y pasivos a la fecha antes sealada. Tampoco tenemos conocimiento de que algn funcionario o empleado de La Conanza, S. A., haya incurrido en algn acto ilcito o en violaciones u omisiones a leyes, reglamentos u ordenamientos de cualquier naturaleza a que est obligada la compaa y que pudieran haber causado cualquier perjuicio o dao a los intereses de terceros o de la misma empresa y, a nuestro leal saber y entender, dichos actos o violaciones no se han cometido hasta la fecha de esta carta. Atentamente Nombre, cargo y rma del principal funcionario ejecutivo * * * Nombre, cargo y rma del responsable de la informacin nanciera

Con esta carta de declaraciones en sus manos, cuya fecha es la misma que debe aparecer en el dictamen, el auditor puede retirarse de las ocinas del cliente para acudir a su despacho y preparar el Informe sobre el Examen de los Estados Financieros de La Conanza, S. A.

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