You are on page 1of 4

KVALITET DOKUMENTACIJE STRUKTURA I SVOJSTVA

1. UVOD Savremeno poslovanje zasniva se na vrlo intenzivnoj komunikaciji, koja produkuje veliku koliinu informacija. Papirni dokumenti, kao klasini nosioci informacija, umnoavaju se geometrijskom progresijom i sve je im je tei naknadni pristup. Postoji dosta problema vezanih za papirnu dokumentaciju, ukljuujui i njeno odravanje. Uvek se namee pitanje imaju li svi poslednju verziju dokumenta! "ako obezbediti bar priblinu jednovremenost u distribuciji dokumenata svim akterima! #a bi se olak$alo upravljanje i administracija enormno naraslog broja dokumenata, najpre su razvijeni %ffice &utomation S'stems (%&S), a zatim i #ocument *anagement S'stems (#*S). "ombinacija ova dva sistema, sa manje ili vi$e uspeha, omoguava organizacijama da se nose sa problemom dokumentacije. +ovi korak na savladavanju ovih problema su baze podataka zasnovane na dokumentima. "oncept kojem su one okosnica je ,lectronic #ocument *anagement (,#*). 2. OBLICI I IVOTNI CIKLUS DOKUMENTA #ecenijama je dokument, osnovna jedinica obrade u administrativnom poslovanju, bio sinonim za papir, kao nosioca odre-enih sadraja sa semantikom vredno$u. #okument, kao specifina vrsta proizvoda, poseduje odre-ena svojstva kvaliteta funkcionalnost, bezbednost, izgled, ekolo$ka podobnost, i ima svoj ivotni ciklus. +jegova karakteristika je i produeni ivotni ciklus . posle arhiviranja. / u produenom ivotnom ciklusu, dokumenat mora da zadri svoja svojstva kvaliteta. 0ip dokumenta odre-uje njegov logiki sadraj i strukturu, tako da razlikujemo strukturirane i nestrukturirane dokumente. Strukturiran dokumenat je lako upravljiv, u obradi se moe pristupiti i pojedinim njegovim delovima. +estrukturiranom dokumentu se moe pristupiti samo kao celini. 1a njegov opis, naje$e se koristi sekundarni dokumenat, koji je strukturiran. 2azvoj raunarskih mrea zasnovan na relativno jeftinim resursima, uveo je poslednjih godina nov oblik dokumenta 3 elektronsk !ok"#ent, koji predstavlja virtuelnog nosioca informacija, i koji, moe i ne mora, da ikada u svom ivotnom ciklusu poprimi papirni oblik. "ao prelazna forma od papirnog ka elektronskom dokumentu, ali i kao nezavisan oblik, postoji elektronsk kre r$n !ok"#ent , koji, posle odobrenja, biva obavezno i publikovan 3 u tzv. hard kopiji, na papiru. 4ez obzira na tip i oblik, u ivotnom ciklusu dokumenta jasno se razlikuju sledee faze kreiranje, pregled, prerada, odobrenje, publikovanje, distribucija, arhiviranje.

distribucija publikovanje odobrenje kreiranje pregled prerada arhiviranje kopije kod po$iljaoca arhiviranje originala kod primaoca

Slika 1. - ivotni ciklus papirnog dokumenta

diseminacija publikovanje odobrenje pregled prerada arhiviranje kod autora kori$enje arhiviranje kod primaoca

Slika 2.- ivotni ciklus elektronski kreiranog dokumenta

diseminacija odobrenje kreiranje pregled prerada

kori$enje

arhiviranje kod autora

arhiviranje kod primaoca

Slika 3.- ivotni ciklus elektronskog dokumenta 2azliiti oblici dokumenta (papirni, elektronski kreiran i elektronski dokumet) u svojim ivotnim ciklusima imaju sve faze, kako je prikazano na slikama 5 do 6. U mnogim organizacijama, danas se sreu dokumenti u svim oblicima, pa i kao multimedijalni objekti, sa hiperlinkovima. 4itna karakteristika svakog oblika dokumenta je da on ima i %ro!"&en & 'otn ( kl"s. +aime, postoji realna potreba da se nekim dokumentima, malom frekvencijom, pristupa i due vreme nakon njihovog arhiviranja. Slike 7 i 8 prikazuju produeni ivotni ciklus razliitih oblika dokumenata.

naknadni pristup kori$enje vraanje

9 ko#%l ko'$no 9 s%oro 9 r ) *no %o or + n$l

Slika 4.- Produeni ivotni ciklus papirnog dokumenta


naknadni pristup kori$enje

9 -e!nost$'no 9 .r)o 9 .e) r ) k$ %o or + n$l

Slika 5.- Produeni ivotni ciklus elektronskog dokumenta /. 0ROCESI U OBRADI DOKUMENTA 0ret1o!n$ o.r$!$ !ok"#ent$ 3 ovo je prva faza pri prijemu dokumenta. Ukljuuje kontrolu formalne ispravnosti dokumenta. 1avo-enje dokumenta 3 je podfaza koja se vr$i u pisarnici, a odnosi se na formalno uvo-enje dokumenta u :ivot;. #okument se klasifikuje, defini$u se predmet, po$iljalac, datum, vreme, primalac, odredi$te, broj eventualnih priloga, i drugi formalni parametri. Predmetno odre-enje dokumenta 3 je podfaza kojom se dokument pridruuje postojeem predmetu, ili se formira novi predmet. Prilikom pridruivanja dokumenta odre-enom predmetu, bitno je imati mogunost pronalaenja istog preko raznih atributa (po$iljalac, broj, predmet, datum slanja i drugo). +a ovaj nain se dokument logiki razvodi. O.r$!$ !ok"#ent$ 3 je faza u kojoj dokument prolazi kroz odgovarajui postupak, odnosno u kojoj prelazi iz stanja u stanje prema definisanim obelejima za njegovo opisivanje. Klasifikaci a dokumenta 3 je podfaza u kojoj se dokument klasifikuju u odnosu na finu klasifikaciju predmeta i akata. %vim je ukljuena i eventualna presignacija i re3ekspedicija. 0ime se utvr-uje vrsta i tip dokumenta. 1a to se kasnije vezuju mnogi drugi parametri. #rugi segment ove podfaze je administriranje i auriranje klasifikacije dokumenta. Parametri!aci a dokumenta 3 je proces kojim se u odnosu na klasifikaciju dokumenta odre-uju skupovi obaveznih parametara i skupovi opcionih parametara za opis jednog predmeta. "lasom dokumenta je unapred odre-en skup obaveznih parametara, dok se u odnosu na nju, mogu birati opcioni parametri. +eki od parametara su mesto obrade, referent, rok, uesnici postupka, prilozi, nazivi i opis priloga, povezanost dokumenata, stanje predmeta, inioci postupka (zahtev, dodatna dokumentacija, re$enje, albe, obrazloenja,<). &dministriranje i auriranje ovih parametara vr$i se kroz niz precizno definisanih akcija. "o#en e dokumenta 3 ovo je proces kojim se u vremenskom periodu ivota jednog dokumenta belee i struktuiraju sve promene i doga-aji. Ar1 ' r$n-e 3 obuhvata arhivsko zavo-enje dokumenta, arhivsku obradu, interakciju sa institucijama oko dozvola za uni$tenje i slino. Pod fazom arhiviranja obuhvataju se i druge operacije koje su propisane i obavezne, kao i evidencija arhivske gra-e.

S"#$rn $n$l t *k )'e2t$- 3 ovo je proces koji nema proceduralno mesto. Prema dokumentu, ali i bilo kom njegovom parametru, odnosno vezi koju uspostavlja mogue je formiranje izve$taja i statistika. Prezentacija statistika i izve$taja se moe obavljati na bilo koji nain (tabelarno, grafiki, tekstualno<) 3. 4AKLJU5AK 4ez obzira na izraeni trend sve $ireg kori$enja elektronskih dokumenata, jo$ dugo vremena treba raunati na papirni dokument, makar kao na paralelni oblik elektronskom. =asno je da e u nekim segmentima delatnosti on jo$ dugo biti neprikosnoven. Portabilnost papirnog dokumenta i njegova raspoloivost bez prisustva dodatne opreme, su osobine koje razvoj tehnologije jo$ dugo nee moi da kompenzuje. Samim tim, neophodno je, gde god je to mogue, teiti njegovoj veoj strukturiranosti, pratiti faze njegovog ivotnog ciklusa i definisati procedure za procese kroz koje on prolazi. +a taj nain, uz obezbe-enje komfornijeg naknadnog pristupa ovim dokumentima, omoguie se upravljanje njegovim kvalitetom i pribliiemo ga elektronskom dokumentu.