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CURSOS PROFISSIONAIS DE NVEL SECUNDRIO Tcnico de Secretariado

Planificaes
Ano Lectivo 2009/10

Componente de Formao Tcnica Disciplina de

TCNICAS DE SECRETARIADO

Escola de Artur Gonalves - Torres Novas TCNICAS DE SECRETARIADO Ano Lectivo 2009/10

Caracterizao da Disciplina

Integrada na componente de Formao Tcnica, a disciplina de Tcnicas de Secretariado visa proporcionar aos formandos a aquisio de competncias e atitudes que lhes permitam apreender conceitos e aplicar conhecimentos, utilizando os instrumentos adequados ao exerccio de uma profisso, cada vez mais exigente perante novos desafios, quer a nvel cientfico, quer tecnolgico.

Assim, devero ser assegurados, numa perspectiva terico-prtica, toda uma srie de conceitos e prticas que envolvam os temas programados, visando um conjunto de actividades importantes para o desenvolvimento da empresa/organizao/instituio.

A disciplina de Tcnicas de Secretariado, com uma carga horria de 680 horas, desenvolver-se- ao longo dos 3 anos do curso. Ficar ao critrio de cada escola a distribuio anual dos temas apresentados, tendo presente que a permuta de pontos de vista e a concertao de estratgias entre os docentes responsveis pela leccionao dos temas/mdulos, de vital importncia, constituindo a principal determinante para o sucesso da estrutura modular que se apresenta.

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Competncias a Desenvolver
No final da formao proporcionada nesta disciplina, pretende-se que o aluno apresente o seguinte perfil de competncias: Demonstrar uma viso crtica e actual da estrutura e funcionamento das organizaes; Planear e organizar a rotina diria e mensal da chefia/direco, providenciando o cumprimento dos compromissos agendados; Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia/direco; Trabalhar com disciplina e metodologia; Executar tarefas inerentes gesto e organizao do secretariado de uma empresa ou servio pblico; Utilizar as regras da ergonomia, higiene, segurana e sade no trabalho; Revelar as qualidades pessoais e profissionais inerentes funo; Revelar esprito crtico e hbitos de tolerncia e de cooperao; Apresentar e fundamentar os seus pontos de vista respeitando as ideias dos outros; Demonstrar criatividade e abertura inovao; Realizar as tarefas de forma autnoma e responsvel; Cooperar e trabalhar em grupo de forma a manifestar esprito de equipa e capacidade de relacionamento; Agir de forma tica nas mais diversas situaes; Reconhecer os diversos pblicos de uma empresa ou instituio e aplicar as normas de atendimento; Reconhecer a importncia do secretariado na imagem de uma organizao e aplicar as regras protocolares; Preencher toda a documentao comercial e bancria; Aplicar as Normas Portuguesas e Internacionais utilizadas na elaborao da correspondncia; Estruturar respostas com correco formal e de contedo;

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Assegurar a comunicao da chefia/direco com interlocutores internos e externos em lngua portuguesa e estrangeira; Recolher, seleccionar e organizar informao para esclarecimento de situaes e resoluo de situaes prticas; Apresentar comunicaes orais recorrendo a suportes diversificados de apresentao da informao; Recepcionar, registar, distribuir a documentao e proceder ao seu arquivo; Utilizar as aplicaes informticas e a Internet na elaborao, organizao e pesquisa da informao; utilizar tcnicas de representao da realidade como esquemas-sntese, quadros de dados e grficos; Proceder preparao e organizao das reunies de trabalho; Planificar, preparar e acompanhar viagens de negcios, elaborando os respectivos documentos de suporte; Planificar e organizar eventos; Reconhecer e proceder ao respectivo preenchimento dos documentos inerentes ao Comrcio Internacional; Actualizar-se permanentemente face s constantes mudanas; Reconhecer a actividade do secretariado nos diversos departamentos.

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Escola de Artur Gonalves - Torres Novas TCNICAS DE SECRETARIADO Ano Lectivo 2009/10 Planificao a Longo Prazo Perodo N aulas previstas

Mdulos/Aulas

Temas dos mdulos


TEMA VIII REUNIES DE TRABALHO

Mdulo 18 REUNIES DE TRABALHO - 48 aulas 1 Perodo Aulas - 156 Mdulo 19 VIAGENS DE NEGCIOS - 28 aulas Mdulo 20 ORGANIZAO DE EVENTOS 48 - aulas Mdulo 21 COMRCIO INTERNACIONAL 32 - aulas

TEMA IX VIAGENS E ORGANIZAO DE EVENTOS TEMA X COMRCIO INTERNACIONAL

2 Perodo Aulas - 136

Mdulo 22 FORMAO E PROMOO PROFISSIONAL 48 aulas Mdulo 23 DEPARTAMENTO COMERCIAL E MARKETING 48 aulas Mdulo 24 DEPARTAMENTO FINANCEIRO E RECURSOS HUMANOS 40 aulas

TEMA XI FORMAO E PROMOO PROFISSIONAL TEMA XII A ACTIVIDADE DO SECRETARIADO NOS DIVERSOS DEPARTAMENTOS TEMA XII A ACTIVIDADE DO SECRETARIADO NOS DIVERSOS DEPARTAMENTOS
PROVA DE APTIDO PROFISSIONAL

3 Perodo Aulas - 8 Aulas - 9 Total 309 aulas 232 horas

Mdulo 24 DEPARTAMENTO FINANCEIRO E RECURSOS HUMANOS 8 Aulas Apoio s PAP

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CONTEDOS

OBJECTIVOS

ESTRATGIAS

RECURSOS

AVALIAO

N AULAS 48 AULAS

PLANIFICAO MDIO PRAZO TEMA VIII REUNIES DE TRABALHO


Mdulo 18 REUNIES DE TRABALHO Os vrios tipos de reunies e respectivas finalidades Os elementos intervenientes nos diferentes tipos de reunies e respectivos papis O vocabulrio especfico das reunies O sigilo antes, durante e aps a reunio A preparao de uma reunio de trabalho Recolha, elaborao e divulgao de informao (gesto de tempo e lista de tarefas, motivos e objectivos, estatutos, data e local, agenda/ordem de trabalhos, lista de participantes, contactos necessrios, convocaes, documentao de apoio, oramento, dossi dos participantes) Preparao do local (nmero de pessoas, formato da sala, material de apoio, equipamento audiovisual, servio de secretariado, servio de caf/bebidas, decorao, verificao das condies de utilizao) O secretariado na reunio de trabalho Acolhimento e encaminhamento Documentao Normas legais e usuais a ter em conta Apresentar os diferentes tipos de reunies de trabalho e os seus intervenientes possveis. Evidenciar a importncia dos vrios tipos de reunies de trabalho na actividade empresarial ou nas OES. Definir o papel global do profissional de secretariado na organizao de uma reunio de trabalho. Definir o vocabulrio especfico dos diferentes tipos de reunies de trabalho. Reconhecer a importncia do sigilo na preparao e participao numa reunio de trabalho. Caracterizar todo o processo que envolve uma reunio de trabalho, desde a sua preparao at divulgao do seu resultado. Explicitar os processos de rotina do secretariado nas reunies de trabalho (antes, durante e aps as mesmas). Reconhecer a responsabilidade que a organizao de uma reunio Exposio oral apoiada em meios multimdia. Trabalho de grupo/individual Pesquisa orientada Utilizao de programas informticos Computador e Videoprojector, Revistas e jornais da especialidade, Internet e plataforma Moodle Observao Directa Trabalho Prtico/ Teste sumativo

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CONTEDOS OBJECTIVOS ESTRATGIAS RECURSOS AVALIAO N AULAS

PLANIFICAO MDIO PRAZO


Tomada de notas e/ou recolha de apontamentos e gravao Apoio nas apresentaes Interpretao/traduo Tarefas a executar aps a reunio de trabalho Elaborao da acta, tendo em conta as respectivas terminologias e normas Resumo da reunio (documentossntese) Distribuio e arquivo da documentao Divulgao de resultados/deliberaes (circulares, notas de servio, comunicados) As Reunies Electrnicas (Sistemas Tecnolgicos de Apoio a Reunies) Definio e importncia Bases de Dados Partilhadas Correio Electrnico Calendrio e Conferncia de Grupo Videoconferncia As Reunies Alargadas / As Reunies Internacionais Motivos e Objectivos Tipos Nveis de participao Organizao (reunies preparatrias; programa provisrio; contactos a estabelecer; programa definitivo e condies de participao; documentao e material necessrios; catering) de trabalho envolve. Proporcionar uma noo bsica dos processos e estratgias de comunicao e debate nas reunies de trabalho. Justificar a importncia das reunies electrnicas na empresa actual e do futuro. Explicar o funcionamento das reunies electrnicas. Distinguir os diferentes tipos e espcies de reunies alargadas e de reunies internacionais. Descrever todo o processo de planeamento e organizao especficos das reunies alargadas e das reunies internacionais. Apresentar o modo de actuao antes, durante e aps uma reunio alargada e uma reunio internacional.

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CONTEDOS OBJECTIVOS ESTRATGIAS RECURSOS AVALIAO N AULAS

PLANIFICAO MDIO PRAZO

TEMA IX VIAGENS E ORGANIZAO DE EVENTOS


Mdulo 19 VIAGENS DE NEGCIOS Planificao e preparao de uma viagem Calendarizao Comunicaes a estabelecer para obteno de informaes sobre a viagem Determinao do itinerrio Os meios de transporte internacionais e no local de destino Reservas de bilhetes para transporte e para hotis O recurso s agncias de viagem Documentao e procedimentos burocrticos Passaportes, vistos, certificados de vacinas Credenciais Outros documentos (carta de conduo, seguros, etc.) Aspectos financeiros Moeda e cmbio Cartes de crdito e cheques de viagem Lista de verificao e controlo de todos os itens que devem merecer ateno na organizao de uma viagem Elaborao do dossier Roteiro da viagem: locais, horrios de Identificar as principais espcies de deslocaes profissionais e finalidade(s) respectiva(s). Determinar, para uma situao pr-estabelecida: - a calendarizao; - os contactos a estabelecer; - as alternativas de itinerrios e de meios de transporte; - o alojamento; - o programa/agenda da deslocao. Preparar e constituir dossiers de trabalho destinados viagem. Agir, de forma conveniente, na ausncia do respectivo dirigente. Organizar as informaes provenientes da viagem. Exposio oral apoiada em meios multimdia. Trabalho de grupo/individual Pesquisa orientada Utilizao de programas informticos Computador e Videoprojector, Revistas e jornais da especialidade, Internet e plataforma Moodle Observao Directa TrabalhoPrtico/ Teste sumativo

28 AULAS

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CONTEDOS OBJECTIVOS ESTRATGIAS RECURSOS AVALIAO N AULAS

PLANIFICAO MDIO PRAZO


partidas e chegadas, datas e horas de reunies, encontros, eventos e identificao dos interlocutores Dossiers especficos relativos aos assuntos a tratar Documentos suplementares de carcter econmico, turstico e cultural, contendo informaes de ordem prtica relativas ao pas de destino Lista de endereos e telefones teis no local de destino Outros documentos e materiais como, cartes de visita, papel timbrado e envelopes da organizao, documentos/folhetos sobre a organizao, brindes e ofertas diversas Acompanhamento e seguimento da viagem Actuao e comunicao na ausncia dos dirigentes Delegao de competncias Instrues sobre assuntos em curso e sobre questes urgentes fora do mbito das competncias delegadas A comunicao entre os dirigentes e a organizao, no decurso da viagem Follow-up da viagem Relatrios da viagem Actualizao de arquivos a partir da documentao chegada e dos assuntos tratados.

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CONTEDOS OBJECTIVOS ESTRATGIAS RECURSOS AVALIAO N AULAS

PLANIFICAO MDIO PRAZO


Arquivo de outros documentos e materiais provenientes da viagem.

TEMA IX VIAGENS E ORGANIZAO DE EVENTOS


Tipos de eventos Eventos ou acontecimentos sociais Inauguraes, comemoraes, manifestaes artsticas Sales, feiras e exposies Promoes, certames Planificao e preparao/Elaborao de documentao Planificao de um evento: mtodo QQOQC (quem? o qu? onde? quando? como?) Lista de verificao e controlo de todos os itens que devem merecer ateno na organizao de eventos Lista de participantes Convites formais e informais Redaco de convites formais Indicaes que deve conter Regras de protocolo aplicveis Preparao de uma sala de exposies ou para uma conferncia pblica Princpios de ergonomia (iluminao, rudos, mobilirio) Meios audiovisuais disponveis Mdulo 20 ORGANIZAO DE EVENTOS Reconhecer a importncia de que Exposio oral se revestem os vrios tipos de apoiada em meios eventos na actividade multimdia. empresarial, bem como do papel Trabalho de que o profissional de secretariado grupo/individual desempenha na sua Pesquisa preparao, organizao e orientada acompanhamento. Utilizao de Conhecer as principais fases a programas observar na organizao de um informticos evento numa organizao. Identificar os procedimentos da organizao de eventos profissionais e sociais. Planear um evento, preparando os meios necessrios que possibilitem a sua concretizao. Aplicar as normas protocolares que facilitem as relaes intra e extra organizacionais. Assessorar o evento, actuando eficazmente antes, durante e aps a sua concretizao. Computador e Videoprojector, Revistas e jornais da especialidade, Internet e plataforma Moodle Observao Directa TrabalhoPrtico/ Teste sumativo

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CONTEDOS OBJECTIVOS ESTRATGIAS RECURSOS AVALIAO N AULAS

PLANIFICAO MDIO PRAZO


Estilos de disposio de mesas e outro mobilirio Visita prpria organizao por parte de entidades externas Plano da visita. Contactos internos a estabelecer Preparao de dossiers para os participantes Refeies como complemento de eventos Reserva de sala Plano de ocupao de lugares Definio de ementas Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em considerao na planificao e concretizao de um evento Apresentaes, saudaes e cumprimentos Encaminhamento dos participantes Alteraes de ltima hora Incidentes crticos Atrasos e ausncias Contactos com estrangeiros Contactos com prestadores de servios nesta rea Empresas organizadoras de eventos Alugueres de salas Utilizao de restaurantes e hotis Utilizao de transportes pblicos Vesturio mais adequado para ocasies especiais na vida de uma organizao

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CONTEDOS OBJECTIVOS ESTRATGIAS RECURSOS AVALIAO N AULAS

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Follow-up Recolha de excedentes de materiais distribudos Redaco de relatrios Redaco de notcias destinadas a jornais internos e a meios de comunicao social Verificao e controlo de custos ocasionados com o evento

TEMA X COMRCIO INTERNACIONAL


Mdulo 21 COMRCIO INTERNACIONAL Comrcio Internacional Fundamentos do Comrcio Internacional Importao e Exportao Conceitos base Diferena entre importao /exportao e comrcio intracomunitrio Novos estatutos europeus das OES ( para a abordagem nas OES) Funcionamento e documentao das trocas internacionais Os termos de Comrcio Internacional (Incoterms) Transporte terrestre Transporte martimo Transporte areo Documentao Indicar os fundamentos do Comrcio Internacional. Distinguir Importao de Exportao e Comrcio Intracomunitrio. Conhecer a dimenso comunitria e internacional das OES ( para a abordagem nas OES). Identificar os novos estatutos europeus das OES ( para a abordagem nas OES). Identificar e preencher os documentos inerentes ao Comrcio Internacional, de acordo com o meio de transporte utilizado. Exposio oral apoiada em meios multimdia. Trabalho de grupo/individual Pesquisa orientada Utilizao de programas informticos Computador e Videoprojector, Revistas e jornais da especialidade, Internet e plataforma Moodle Observao Directa TrabalhoPrtico/ Teste sumativo

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CONTEDOS OBJECTIVOS ESTRATGIAS RECURSOS AVALIAO N AULAS

PLANIFICAO MDIO PRAZO


Factura Factura-proforma Certificados de circulao de mercadorias Aplice ou certificado de seguro Documentos dos transitrios Conhecimento de embarque Certificados de origem Pagamentos Condies e mecanismos gerais Pagamento directo Cobrana documentaria Abertura de crdito Garantias de Pagamentos Fiana Cauo Aval Garantia Bancria Financiamento exportao Seguros relativos exportao Seguro de crdito Seguro de crditos financeiros Seguro cauo As alfndegas Definio Funes Objectivo fiscal Fim econmico Defesa da sociedade Estruturas de comercializao internacional das cooperativas ( para a abordagem nas OES) Conhecer a importncia do acondicionamento dos produtos para efeitos de transporte. Analisar os termos do Comrcio Internacional (Incoterms). Conhecer as formas de pagamento no Comrcio Internacional. Identificar as formas de garantias dos pagamentos internacionais. Relacionar os seguros exportao como uma forma de financiamento exportao. Definir alfndega e referir as suas principais funes.

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CONTEDOS OBJECTIVOS ESTRATGIAS RECURSOS AVALIAO N AULAS

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Estruturas das relaes econmicas e scias internacionais das OES ( para a abordagem nas OES)

TEMA XI FORMAO E PROMOO PROFISSIONAL


Mdulo 22 FORMAO E PROMOO PROFISSIONAL Plano de formao e actualizao profissional A formao como instrumento estratgico na gesto dos recursos humanos Objectivos de formao O acesso aos planos de formao Tipos de formao A importncia da formao contnua Projectos de formao na Unio Europeia A procura do posto de trabalho Definio de um projecto de carreira Factores mais valorizados na procura de emprego O acesso ao mercado de trabalho O enquadramento da instituio/organizao no mercado de trabalho Preparar os formandos para o Mundo do Trabalho. Capacitar o formando de necessidade de se ajustar s novas exigncias do mercado de trabalho. Distinguir as fases do processo de recrutamento e seleco. Dominar as estratgias e as diferentes etapas de um processo de recrutamento e seleco. Identificar os modelos de seleco e recrutamento. Conhecer as fontes de recrutamento e seleco. Sensibilizar os formandos para a importncia de formao contnua num mundo de trabalho em mudana. Exposio oral apoiada em meios multimdia. Trabalho de grupo/individual Pesquisa orientada Utilizao de programas informticos Computador e Videoprojector, Revistas e jornais da especialidade, Internet e plataforma Moodle Observao Directa TrabalhoPrtico/ Teste sumativo

48 AULAS

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CONTEDOS OBJECTIVOS ESTRATGIAS RECURSOS AVALIAO N AULAS

PLANIFICAO MDIO PRAZO


Estratgias e mtodos de acesso ao mercado de trabalho A importncia dos Career Networks Capacidades de iniciativa e empreendorismo O Curriculum Vitae A elaborao de um curriculum Tipos de Curriculum A carta de candidatura espontnea Elaborao de uma carta de apresentao A entrevista Modelos de entrevistas Os processos de recrutamento e seleco Conceito de recrutamento Processo de recrutamento Tipos de recrutamento Fontes de recrutamento Conceito de seleco O processo de seleco As tcnicas de seleco Factores decisivos na seleco Circuitos de seleco Saber valorizar as competncias pessoais num processo de recrutamento. Conhecer as tcnicas de procura de emprego. Conhecer as vantagens de internacionalizao de um curriculum vitae. Conhecer outras formas de como se iniciar no mundo do trabalho (o empreendorismo).

TEMA XII A ACTIVIDADE DO SECRETARIADO NOS DIVERSOS DEPARTAMENTOS


Mdulo 23 DEPARTAMENTO COMERCIAL E MARKETING Funes de um servio de compras Servios requisitores Tarefas Distinguir compra de aprovisionamento. Indicar as funes principais de Exposio oral apoiada em meios multimdia. Computador e Videoprojector, Revistas e jornais Observao Directa Trabalho Prtico/

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CONTEDOS OBJECTIVOS ESTRATGIAS
Trabalho de grupo/individual Pesquisa orientada Utilizao de programas informticos

RECURSOS

AVALIAO

N AULAS

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Etapas para a efectivao de uma compra Elaborao de um esquema orientador Documentao e ciclo documental Documento de apoio Contratos celebrados com fornecedores Negociaes anteriores Shopping na concorrncia Tabelas de preos dos fornecedores Cardex de produtos comercializados Ficheiro de fornecedores Documento comprovativo de movimentao de mercadorias Requisies Notas de encomenda Guias de remessa Facturas Gesto de Stocks Gesto material de stocks Recepo Arrumao Entrega Gesto administrativa de stocks Documentos administrativos Arquivo Gesto econmica de stocks Just in Time Encomendas As vendas e as prestaes de Servios O conceito de Marketing e a sua evoluo Definio e objectivos da funo um departamento de compras. Descrever as etapas para a efectivao de uma compra. Analisar os documentos envolvidos numa compra. Dar a noo de stocks. Caracterizar a teoria JIT (Just in Time). Analisar o processo de armazenagem. Definir as tarefas administrativas do armazm. Compreender o papel do Marketing para o desenvolvimento do mercado. Definir os objectivos da funo comercial. Analisar as divises do mercado. Conhecer e caracterizar as variveis do Marketing Mix. Definir Marca. Explicar as fases do ciclo de vida de um produto. Conhecer as diferentes tcnicas de comunicao. da especialidade, Internet e plataforma Moodle Teste sumativo

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CONTEDOS OBJECTIVOS ESTRATGIAS RECURSOS AVALIAO N AULAS

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comercial O mercado e a concorrncia As classificaes do mercado Os tipos de concorrncia A segmentao de mercado O Marketing Mix O Produto Acepes do produto Tipos de produto Termos associados ao produto Ciclo de vida dos produtos Atributos do produto (marca, embalagem, rtulo, design, cor, qualidade, garantias, assistncia pr e ps-venda, ... O Preo Formao dos preos Reduo dos preos A distribuio Tipos de intermedirios Fora de vendas O Merchandising O Franchising A Comunicao Noo e objectivos Instrumentos de comunicao Publicidade Promoo de vendas Relaes Pblicas

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CONTEDOS OBJECTIVOS ESTRATGIAS RECURSOS AVALIAO N AULAS 48 AULAS
Observao Directa Trabalho Prtico/ Teste sumativo

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Mdulo 24 DEPARTAMENTO FINANCEIRO E RECURSOS HUMANOS Mapas e outros documentos de apoio gesto Liquidao e pagamentos a fornecedores Processos de financiamento Processos de recrutamento e seleco de pessoal Organizao e actualizao de ficheiros de pessoal Obrigaes peridicas da empresa / OES (Segurana Social, Finanas, Seguros/ tutelas institucionais das OES) Documentos relativos ao pessoal (horrios de trabalho, mapas de frias e faltas, folha de vencimentos, inscrio na Segurana Social e outros) Gesto de processos relativos a acidentes de trabalho e doenas profissionais Elaborar mapas de apoio gesto. Efectuar pedidos de liquidao e pagamentos a fornecedores. Apoiar administrativamente processos de financiamento. Assessorar o processo de recrutamento e seleco de pessoal. Organizar e actualizar os ficheiros de pessoal. Conhecer as obrigaes peridicas da empresa (Segurana Social, Finanas, Seguros). Elaborar documentos relativos ao pessoal (horrios de trabalho, mapas de frias e faltas, folha de vencimentos, inscrio na Segurana Social e outros). Gerir processos relativos a acidentes de trabalho. Exposio oral apoiada em meios multimdia. Trabalho de grupo/individual Pesquisa orientada Utilizao de programas informticos Computador e Videoprojector, Revistas e jornais da especialidade, Internet e plataforma Moodle

O Prof.

Jos Montez

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