You are on page 1of 6

SINOPSIS MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) PUSAT SUMBER SEKOLAH

1.0 KONSEP

1

-. 1P%%2 Fa$)ah Kenyataan harapan P%% .! Mewujudkan keseragaman dalam #ara menjalankan kerja" !.&.-.) Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan sistem dibaiki.0 KANDUNGAN MPK Latar -elakang P%% ! .MPK ialah satu dokumen rasmi yang perlu pada peringkat Jabatan / Pejabat sebagai bahan rujukan kerana MPK mengandungi prosedur-prosedur yang perlu diikuti dan dipatuhi bagi menentukan proses keseluruhan aktiviti dan operasi sesebuah Jabatan / Pejabat. Lihat rajah di bawah P$(*"+.( Menyenangkan pertukaran kakitangan daripada satu komponen ke komponen lain" !.' Memendekkan masa latihan bagi kakitangan baru" !.$ Menentukan peraturan P%% dipatuhi" !.aD!.$" Ra#.* Mengurangkan arahan lisan mengenai #ara menjalankan kerja" dan !.0 FAEDAH PENYEDIAAN MPK !.* J.& Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas" !.1 Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi" !./ / P0J...+ Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.JK terbabit adalah jelas Rajah K!"#$% Ma"&a' P(!#$)&( K$(ja 2..rah tuju yang jelas Penentuan 3ungsi yang Peningkatan ke#ekapan 5 keberkesana n perkhidmata T&j&a" MP Pembahagian aktiviti / tugas antara komponen P%% dengan jelas 4angkaian prosedur bagi setiap aktiviti komponen P%% serta . !. 3.

ktiviti Proses Kerja .3 2ARTA ORGANISASI PSS 8arta menggambarkan #-(&. 8arta dijadikan rangka kerja dan %a")&a" .ktiviti .2 OBJEKTIF PSS 7bjekti3 P%% ialah kenyataan mengenai a%a 0a"+ h$")a.1 LATAR BELAKANG PSS Latar belakang ini men#atatkan #$ja(ah %$"&/&ha" sesebuah P%% dan juga maklumat seperti .  Menjelaskan aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh P%% mengikut komponen $ .-&( 0a"+ .tama . %elain itu6 maklumat-maklumat tersebut dapat membantu para penyelidik untuk mengetahui dan mendapatkan bahan-bahan mengenainya.  Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang P%%.tama P%% 3.ktiviti :ungsi . 8arta ini adalah berbe9a-be9a di antara sebuah P%% dengan P%% yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti6 3ungsi6 dan peranan yang dimainkan. )*1a%a* oleh sesebuah P%% selaras dengan matlamat penubuhannya dan menjadi asas bagi proses pengurusan strategik serta pembentukan struktur P%%.a. 3.a. 3.%enarai borang-borang digunakan 8arta . 7leh itu6 #arta ini perlu dikemaskini.* -a"+a" PSS &"-&.$"&"j&.liran Kerja .dan -&j&a" %$"&/&ha""0a.a-'a. Maklumat-maklumat ini boleh dijadikan asas untuk membentuk strategi bertindak serta menjadi sumber untuk membentuk dan menyusun struktur6 3ungsi6 dan objekti3 P%%..$%a)a . Malah #arta ini boleh berubah-ubah daripada semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku dalam sesebuah P%%.* dalam sesebuah P%%.-*5*-*4 )a" h*(a(.a" 3&"+#*4 a. T&j&a""0a *a'ah  Memberi hala #ara yang jelas supaya segala usaha yang dijalankan menjurus kepada matlamat penubuhannya"  Menjadi asas penilaian keberkesanan pengurusan P%%"  Memberi arah tuju dan asas bagi pembentukan objekti3 lebih khusus dan terperin#i pada peringkat komponen P%%.tama Rajah Ka")&"+a" MPK MANUAL PROSEDUR KERJA 7bjekti3 P%% 8arta 7rganisasi P%% :ungsi .

PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTI9ITI Proses Kerja ialah (a"+.6 FUNGSI UTAMA PSS :ungsi-3ungsi utama P%% adalah -&+a#7-&+a# &-a. 4antaian perintah yang menunjukkan peringkat hirarki sesebuah P%% bagi membantu kaki tangan mengenal pasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan6 membuat keputusan6 dan memantau kerja-kerja yang ditetapkan. %$"+&(&#a" /a+* .$.%$(a"1a"+a" seperti  Penambahan atau pengurangan kakitangan  Pembesaran 3ungsi-3ungsi P%%  Peran#angan latihan kaki tangan  %aluran maklumat-maklumat pengurusan 3.a" 0a"+ %$('& )*a.dalah penting proses kerja ini disenaraikan dengan jelas kerana dapat  Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan kerana menjalankan tugas"  Memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas"  Membantu kerja-kerja penyeliaan"  Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskinian diperlukan"  Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang"  Memendekkan masa latihan kaki tangan baru"  Mengekalkan tahap ke#ekapan dan keberkesanan kerja seseorang kaki tangan"  Memudah dan meli#inkan urusan harian P%%" dan  Menjamin pen#apaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan. 3./*' #$1a(a /$(-&(&-a" mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. 8arta organisasi juga berguna kepada %*ha.$(ja 0a"+ )*ja'a".a dan perlaksanaannya melibatkan tenaga manusia6 peralatan6 bahan6 masa6 dan kos.ah7'a"+./a"-& .  %ediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut..ktiviti ialah .a 0a"+ )*ja'a".a" )* /a:ah 3&"+#* &-a.ah %$"0$)*aa" P(!#$# K$(ja  %emak senarai aktiviti bagi mengenal pasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja.$. . :ungsi ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah P%% itu sama ada yang khusus atau yang biasa.a" bagi membolehkan sesebuah P%% men#apai tujuan penubuhannya. & .a*a" -*")a. La"+. 3./&a.8 AKTI9ITI7AKTI9ITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA .

< 2ARTA ALIRAN KERJA 8arta .%$"+&(&#a" 0a"+ %$"-*"+ )a'a. 3./a( (ajah ./a(a" #$1a(a +(a3*.= BORANG YANG DIGUNAKAN -orang adalah a'a.a" yang terlibat )a'a.-*5*-* a-a& %(!#$)&( .a"7-*")a.$"+$"a* -*")a. 6. a-a& +a.  Mengumpulkan borang-borang yang digunakan oleh P%% sebagai rujukan" dan  Memberi ke3ahaman kepada pegawai-pegawai mengenai prosedur-prosedur dan borang-borang yang digunakan dalam menjalankan tugas-tugas dengan lebih berkesan. 3.0 PENUTUP =engan menyediakan MPK sebuah P%% itu pasti akan dapat melaksanakan tugas6 tanggungjawab6 serta perkhidmatan dengan lebih #ekap dan berkesan dan seterusnya dapat mempertingkatkan produktiviti dan kualiti P%% berkenaan kerana  MPK merupakan alat rujukan dan kawalan jika timbul keraguan terhadap sesuatu tindakan"  Ke#uaian akan menjadi ketara kerana proses kerja akan dijelaskan melalui #arta aliran kerja"  Pertindihan kerja6 ketidak pastian6 dan kesamaran dapat dikenal pasti dan sistem kerja itu dapat dibaiki dengan senang"  Kerja yang tergendala6 terbengkalai atau tidak dibuat dapat dipastikan di samping mengenal pasti siapa yang bertanggung jawab terhadapnya" dan  %etiap langkah diteliti6 diikuti6 dan disemak supaya hasilnya tepat dan berkesan.liran Kerja ini diperlukan kerana  =apat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul6 iaitu daripada peringkat permulaan hingga ke peringkat selesai. &(&#a" %$"-a)/*(a" sesebuah P%% kerana borang dapat menyimpan dan merekodkan maklumat penting. =engan menyenaraikan dan menyertakan #ontoh-#ontoh borang dalam MPK6 akan  Menjelas prosedur-prosedur yang diterangkan. #$#&a-& a. ' .  %enaraikan jawatan kaki tangan yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah-langkah yang berkenaan.  Memberi ke3ahaman kepada kaki tangan mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing se#ara ringkas.liran Kerja ialah +a. 8arta . Mula dengan perkataan <kata kerja< bagi menyenaraikan setiap proses.

>PSS G$.Kesimpulannya6 penyediaan MPK adalah sebagai satu langkah ke arah pembaharuan dalam pentadbiran bagi mempertingkat ke#ekapan dan keberkesanan pengurusan sesebuah P%% kerana MPK mempunyai susun #ara bagaimana hendak melaksanakan tugas dengan lebih sistematik6 mempunyai saluran dan prosedur.$('a"+> T$."!'!+* P$"ja"a P$")*)*.*'a"+4 P$'aja( 2$.a" B$#-a(* ( .