Evaluarea Performantelor Profesionale Ale Functionarului Publlic

EVALUAREA PERFORMANTELOR PROFESIONALE ALE FUNCTIONARULUI PUBLIC
Ghid metodic
Chiinu 2010
EVALUAREA PERFORMANTELOR PROFESIONALE ALE FUNCTIONARULUI PUBLIC
Ghid metodic
Chiinu 2010
CZU 354.08(072) E 93
Ghidul metodic privind evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public a fost elaborat n vederea asigurrii punerii n aplicare a prevederilor Legii nr.158 -XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public i a Regulamentului cu privire la evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public (anexa nr.8 la Hotrrea Guvernului nr. 201 din 11 martie 2009 Privind punerea n aplicare a prevederilor Legii nr.158 -XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public) i conine noiuni de baz privind managementul i evaluarea performanei, etapele procesului de evaluare, factorii implicai i rolul acestora, exemple i modele de documente necesare pentru implementarea uniform, corect i obiectiv a procesului de evaluare a performanelor profesionale ale funcionarilor publici.
Elena Levina-Perciun, consultant n evaluarea performanelor Tamara Gheorghia, ef Direcie politica de cadre Aurelia epordei, consultant principal, Direcia politica de cadre Ansi Shundi, consultant internaional
Descrierea CIP a Camerei Naionale a Crii Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public: Ghid metodic / Cancelaria de Stat a Republicii Moldova, Direcia politica de cadre; alct. Elena LevinaPerciun, Tamara Gheorghia, Aurelia epordei [et al.]. Ch.: S. n., 2010 (Tipogr. Art Grup Brivet SRL). 58 p. Bibliogr.: p. 57. 4000 ex. ISBN 978-9975-4172-0-4 354.08(072)
ISBN 978-9975-4172-0-4
GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public
CUPRINS
ACRONIME UTILIZATE ......................................................................................................................................... 4 GLOSAR DE TERMENI .......................................................................................................................................... 5 PREFA ............................................................................................................................................................. 7 INTRODUCERE..................................................................................................................................................... 8 1. EVALUAREA PERFORMANELOR: DEFINIIE, SCOP, NECESITATE ..................................................................... 9 1.1. DIFERENE DINTRE MANAGEMENTUL PERFORMANEI I EVALUAREA PERFORMANELOR ................................................................ 9 1.2. FACTORII CARE INFLUENEAZ PERFORMANA FUNCIONARILOR PUBLICI .................................................................................... 10 1.3. SCOPUL EVALURII PERFORMANELOR FUNCIONARILOR PUBLICI ............................................................................................... 11 1.4. NECESITATEA EVALURII PERFORMANELOR.............................................................................................................................. 11 1.5. PRINCIPIILE DE BAZ ALE EVALURII PERFORMANELOR .............................................................................................................12 2. RELAIA DINTRE PERFORMANA INDIVIDUAL I PERFORMANA INSTITUIONAL.................................... 13 2.1. MODELUL MANAGEMENTULUI PRIN OBIECTIVE.......................................................................................................................... 13 2.2. LEG TURA DINTRE OBIECTIVELE STRATEGICE ALE AUTORIT II PUBLICE I OBIECTIVELE FUNCIONARILOR PUBLICI ........................... 14 2.3. LEG TURA NTRE CATEGORIILE DE FUNCIONARI PUBLICI I TIPURILE DE OBIECTIVE .......................................................................15 2.4. EVALUAREA REZULTATELO R LA NIVEL DE INSTITUIE I LA NIVEL INDIVIDUAL................................................................................. 16 2.5. SITUAII CND NEREALIZAREA OBIECTIVELOR INSTITUIONALE NU DEPINDE DE CONTRIBUIA FUNCIONARILOR PUBLICI ................... 17 3. OBIECTUL EVALURII PERFORMANELOR INDIVIDUALE ............................................................................... 18 4. FACTORII IMPLICA I N PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANELOR FUNCIONARILOR PUBLICI............. 19 4.1. FACTORII IMPLICAI N EVALUAREA FUNCIONARILOR PUBLICI DE CONDUCERE DE NIVEL SUPERIOR ................................................19 4.2. FACTORII IMPLICAI N EVALUAREA FUNCIONARILOR PUBLICI DE CONDUCERE I DE EXECUIE....................................................... 20 5. CALIFICATIVELE DE EVALUARE ...................................................................................................................... 21 6. OBIECTIVELE INDIVIDUALE DE ACTIVITATE I INDICATORII DE PERFORMAN ............................................. 22 7. PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANELOR FUNCIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE DE NIVEL SUPERIOR ......................................................................................................................................................... 27
7.1. STABILIREA OBIECTIVELOR I A INDICATORILOR DE PERFORMAN PENTRU FUNCIONARUL PUBLIC DE CONDUCERE DE NIVEL SUPERIOR .......28 7.2. MONITORIZAREA PERFORMANEI ORGANIZAIONALE I A PERFORMANEI FUNCIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE DE NIVEL SUPERIOR .... 28
7.3. IMPLEMENTAREA PROCEDURII DE EVALUARE A FUNCIONARILOR PUBLICI DE CONDUCERE DE NIVEL SUPERIOR................................ 29 7.3.1. ntocmirea raportului de activitate ........................................................................................................... 29 7.3.2. ntocmirea raportului de evaluare ............................................................................................................ 29 7.3.3. Completarea fiei de evaluare .................................................................................................................. 29 7.3.4. Desfurarea interviului de evaluare (n caz de necesitate) ..................................................................... 30 8. PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANELOR FUNCIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE I DE EXECUIE 31
8.1. STABILIREA OBIECTIVELOR I A INDICATORILOR DE PERFORMAN PENTRU FUNCIONARUL PUBLIC DE CONDUCERE I DE EXECUIE .............31
8.2. MONITORIZAREA PERFORMANEI FUNCIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE I DE EXECUIE ......................................................... 32 8.3. IMPLEMENTAREA PROCEDURII DE EVALUARE A FUNCIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE I DE EXECUIE.......................................34 8.3.1. Completarea fiei de evaluare .................................................................................................................. 41 8.3.2. Desfurarea interviului de evaluare ........................................................................................................ 44 8.3.3. Contrasemnarea fiei de evaluare ............................................................................................................ 47 9. REPETAREA PROCEDURII DE EVALUARE ........................................................................................................ 48 10. PROCEDURA DE CONTESTARE A REZULTATELOR EVALURII ....................................................................... 50 11. DECIZII LUATE N BAZA REZULTATELOR EV ALURII ..................................................................................... 53 12. CELE MAI FRECVENTE ERORI N EVALUARE ................................................................................................. 54 BIBLIOGRAFIE ................................................................................................................................................... 57 ANEXE............................................................................................................................................................... 58
CUPRINS
ACRONIME UTILIZATE APC APL CS DPC FPCNS FPC FPE OCDE OIM SRU PDI PDS autoriti publice centrale autoriti publice locale Cancelaria de Stat Direcia politica de cadre funcionar public de conducere de nivel superior funcionar public de conducere funcionar public de execuie Organizaia pentru Cooperare i Dezvoltare Economic Organizaia Internaional a Muncii subdiviziunea resurse umane Plan de dezvoltare instituional Program de dezvoltare strategic
ACRONIME UTILIZATE
GLOSAR DE TERMENI Management al performanei proces continuu de analiz a performanei individuale i organizaionale n vederea identificrii barierelor/problemelor aprute i de intervenie la timpul potrivit pentru a mbunti rezultatele i a asigura performana dorit. Management prin obiective instrument managerial prin care se stabilesc obiective precise la nivel de fiecare post i proces organizaional i corelarea recompenselor/sanciunilor cu gradul de realizare a acestor obiective. Evaluare anual a performanelor profesionale procedur formalizat prin care se determin nivelul de ndeplinire a obiectivelor individuale de activitate i a nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare de ctre funcionarii publici pe durata unei anumite perioade de timp n vederea aprecierii rezultatelor obinute i identificrii necesitilor de dezvoltare profesional. Perioad de evaluare anual perioad n care se implementeaz procedura de evaluare a funcionarului public, cuprins ntre 15 decembrie a anului n curs i 15 februarie din anul urmtor perioadei evaluate. Perioad evaluat perioad pentru care se face evaluarea funcionarului public, cuprins ntre 1 ianuarie i 31 decembrie a fiecrui an. Evaluator persoan cu funcie de conducere din cadrul subdiviziunii/autoritii publice unde i desf oar activitatea funcionarul public evaluat sau, dup caz, care coordoneaz activitatea funcionarului public respectiv. Contrasemnatar funcionar public ierarhic superior evaluatorului sau, dup caz, persoan care exercit funcie de demnitate public. Comisie de evaluare entitate responsabil de procedura de evaluare a performanelor funcionarilor publici de conducere de nivel superior. Secretariat al comisiei de evaluare subdiviziunea de resurse umane a Cancelariei de Stat care asist metodologic, informaional i administrativ comisia de evaluare. Obiective individuale de activitate prioriti-cheie n activitatea funcionarului public care implic rezultatele dorite/scontate i urmeaz a fi realizate n perioada evaluat. Indicatori de performan indicatori care reflect sintetic i calitativ performana funcionarului public, reprezint cantitativ i calitativ realizarea obiectivelor stabilite anual. Criterii de evaluare abiliti profesionale i comportament/atitudini necesare funcionarului public pentru a ndeplini n mod optim obiectivele, sarcinile de baz i atribuiile de serviciu. Raport de activitate document elaborat de ctre funcionarul public de conducere de nivel superior evaluat, care conine informaii despre modul i gradul de ndeplinire a obiectivelor individuale de activitate, a obiectivelor i a performanelor obinute de subdiviziunile
5
GLOSAR DE TERMENI
conduse i/sau instituiile din subordine de activitatea crora este responsabil f uncionarul public de conducere de nivel superior. Raport de evaluare document elaborat de ctre conductorul funcionarului public de conducere de nivel superior, care conine informaii despre modul i gradul de ndeplinire a obiectivelor individuale de activitate, a obiectivelor i a performanelor obinute de subdiviziunile conduse i/sau instituiile din subordine de activitatea crora este responsabil funcionarul public de conducere de nivel superior evaluat, evaluarea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare i propunerile privind acordarea calificativului de evaluare. Fi de evaluare document care conine informaii despre modul i nivelul de atingere a obiectivelor stabilite n baza indicatorilor de performan, de manifestare a criteriilor de evaluare, necesitile de dezvoltare profesional, precum i calificativul de evaluare acordat. Monitorizarea performanei individuale activitate realizat continuu sau periodic de ctre evaluator, care are scopul de a identifica progresul nregistrat de ctre funcionarul public din subordine n realizarea obiectivelor stabilite i exercitarea atribuiilor de serviciu, de a identifica posibilele probleme sau bariere n activitatea acestuia pentru a interveni la timp i n mod optim. Monitorizarea performanei organizaionale activitate realizat continuu sau periodic de ctre conductorul autoritii publice, care are scopul de a identifica progresul nregistrat de ctre fiecare subdiviziune/autoritate public n realizarea obiectivelor stabilite, de a identifica posibilele probleme sau bariere n activitatea acestora pentru a interveni la timp i n mod optim.
GLOSAR DE TERMENI
PREFA
n conformitate cu prevederile Strategiei de reform a administraiei publice centrale, una din prioritile-cheie ale Guvernului constituie modernizarea serviciului public conform principiilor i practicilor europene, sporirea atractivitii i transparenei serviciului public. n vederea realizrii prioritilor-cheie de dezvoltare i modernizare a serviciului public, a fost adoptat Legea nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public. Aceast lege reglementeaz o serie de proceduri noi de personal, inclusiv procedura de evaluare a performanelor profesionale ale funcionarului public (n continuare evaluarea), care pentru prima dat a fost implementat n autoritile publice n anul 2009. Scopul evalurii funcionarului public const n estimarea obiectiv a rezultatelor individuale obinute, avnd la baz sarcinile i atribuiile de serviciu, precum i prioritile la nivel de subdiviziune/autoritate public. Astfel, evaluarea reprezint un proces care servete att autoritii publice, ct i angajailor n scopul creterii productivitii muncii, a calitii i a perfecionrii competenelor profesionale. De asemenea, rezultatele evalurii servesc drept baz pentru luarea deciziilor manageriale cu privire la personal, precum i constituie un instrument de management care ajut conductorii s planifice, s organizeze i s monitorizeze mai bine activitatea subdiviziunii/autoritii publice. n baza experienei obinute n urma implementrii procedurii de evaluare, a fost definitivat i aprobat Regulamentul cu privire la evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public (n continuare Regulament), aprobat prin Hotrrea Guvernului nr.697 din 5 august 2010. n vederea asigurrii aplicrii uniforme, obiective i corecte a procedurii de evaluare a fost elaborat Ghidul metodic privind evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public (n continuare Ghid metodic). Scopul prezentului Ghid metodic const n mbuntirea calitii i corectitudinii aplicrii procedurii de evaluare prin oferirea suportului informaional i metodologic tuturor factorilor implicai n acest proces. Obiectivele principale ale Ghidului metodic sunt: contribuirea la o contientizare i nelegere mai bun a importanei aplicrii corecte i obiective a procedurii de evaluare a funcionarilor publici n autoritatea public de ctre toi factorii implicai; oferirea de suport metodologic i informaional factorilor implicai, prin prezentarea exemplelor i modelelor de documente; explorarea situaiilor-problem n aplicarea procedurii, oferirea soluiilor posibile. Ghidul metodic conine noiuni de baz cu privire la evaluarea performanei, informaii cu privire la etapele procesului de evaluare, precum i exemple, modele de documente necesare pentru implementarea corect a procedurii de evaluare. Ghidul metodic este destinat conductorilor autoritilor publice centrale i locale, efilor de subdiviziuni, colaboratorilor SRU din cadrul autoritilor publice, precum i funcionarilor publici de execuie. Ghidul metodic poate fi utilizat n procesul de instruire a funcionarilor publici. Tamara Gheorghia, ef Direcie politica de cadre, Cancelaria de Stat www.rapc.gov.md
PREFA
Introducere Din 1 ianuarie 2009, n conformitate cu art. 34-36 ale Legii nr.158 -XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public, performanele profesionale ale fiecrui funcionar public sunt evaluate. n acest sens, a fost elaborat, pilotat i aprobat Regulamentul cu privire la evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public, care reglementeaz procesul de organizare i desfurare a procedurii de evaluare, descrie rolul i atribuiile factorilor implicai n procesul de evaluare, procedura de contestare a rezultatelor evalurii. Evaluarea funcionarilor publici a aprut ca necesitate n mbuntirea sistemului de management intern n cadrul autoritii publice, care permite o mai bun planificare, coordonare i organizare a activitii funcionarului public, subdiviziunii/autoritii publice. n continuare, sunt prezentate aspectele-cheie privind procedura de evaluare:
Evaluarea anual a performanelor profesionale reprezint procedura de personal prin care se determin nivelul de ndeplinire a obiectivelor individuale de activitate (n continuare obiective) i nivelul de manifestare a abilitilor profesionale i a caracteristicilor comportamentale (n continuare nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare) de ctre funcionarul public, n vederea aprecierii rezultatelor obinute i identificrii necesitilor de dezvoltare profesional. Evaluarea funcionarului public nlocuiete complet i definitiv procedura de atestare a funcionarului public, aplicat pn la 1 ianuarie 2009. Evaluarea funcionarilor publici se aplic tuturor funcionarilor publici, inclusiv funcionarilor publici cu statut special, dac procedura de evaluare/atestare a acestora nu este reglementat prin alte acte normative. Procedura de evaluare reglementat prin Regulamentul cu privire la evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public nu se aplic funcionarilor publici debutani. Evaluarea funcionarului public se desfoar anual. Sunt evaluate performanele, abilitile profesionale i caracteristicile comportamentale manifestate n perioada 1 ianuarie 31 decembrie a fiecrui an, numit perioad evaluat. Procedura de evaluare are loc n perioada 15 decembrie a anului n curs 15 februarie a anului urmtor, numit perioad de evaluare anual. Funcionarii publici care au activat mai puin de 4 luni ntr-o funcie public nu sunt evaluai. Evaluarea funcionarilor publici are efecte pozitive i contribuie direct la mbuntirea performanei individuale i instituionale doar n cazul n care se aplic n mod obiectiv, transparent i echitabil.
! ! ! ! ! ! ! !
INTRODUCERE
1. Evaluarea performanelor: definiie, scop, necesitate Un aspect important al managementului resurselor umane l constituie sistemul de management al performanei aplicat n cadrul autoritii publice, inclusiv sistemul de evaluare a performanei organizaionale, deoarece prin evaluare putem nelege mai bine cum au fost obinute rezultatele individuale, la nivel de subdiviziune i autoritate public, care au fost barierele i care este modalitatea optim de depire a acestora. Unul din rolurile fiecrui conductor de subdiviziune sau autoritate public const n asigurarea unui management eficient al personalului din subordine pentru a atinge rezultate optime la toate nivelurile (individ, subdiviziune, autoritate public). Astfel, conductorul de subdiviziune/autoritate public, n vederea asigurrii i meninerii unei performane sporite a personalului, aplic tehnici i instrumente manageriale pentru a menine un climat motivaional pozitiv de munc i de dezvoltare profesional continu. n continuare se definesc conceptele-cheie care vor fi utilizate pe parcursul prezentului Ghid metodic: performan, managementul performanei, evaluarea performanelor.
Performana reprezint gradul de ndeplinire a sarcinilor care definesc postul ocupat de funcionarul public i se refer la contribuia pe care o aduce funcionarul public la ndeplinirea obiectivelor autoritii publice. Performana individual este corelat direct cu performana de grup (a subdiviziunii) i performana organizaional, de aceea este important ca s fie asigurat o performan individual optim. Performana poate fi definit at t prin rezultate concrete, msurabile, ct i prin abiliti profesionale i comportament organizaional.
Managementul performanei reprezint o abordare strategic i integrat a asigurrii succesului de durat n activitatea organizaiilor, prin mbuntirea performanei organizaiei, echipelor i indivizilor (Armstrong i Baron, 1998; Armstrong, 2001).
Evaluarea performanelor reprezint procesul prin care se decide ct de bine lucreaz funcionarii publici ai unei autoriti publice n raport cu obiectivele i criteriile de evaluare/standardele stabilite. Astfel, evaluarea devine un instrument eficient de control i management prin care sunt direcionate resursele umane n vederea ndeplinirii obiectivelor organizaionale.
1. EVALUAREA PERFORMANELOR: DEFINIIE, SCOP, NECESITATE
1.1. Diferene dintre managementul performanei i evaluarea performanei Una dintre funciile-cheie ale managementului reprezint managementul performanei i evaluarea performanei, cu aplicaie att la nivel organizaional, ct i la nivel individual. Aceste dou procese-cheie nu pot fi separate unul de cel lalt, ntruct managementul performanei este at t un predecesor, ct i un continuator al evalurii performanei. Nivelul tradiional la care managementul performanei este utilizat n organizaii este cel individual, dedicat mbuntirii performanei angajailor n context organizaional. La nivel individual, managementul performan ei este reprezentat de un sistem integrat utilizat pentru a mbunti n mod constant performana tuturor angajailor. Aceasta presupune definirea obiectivelor i a criteriilor de evaluare, evaluarea performanei n raport cu aceste standarde, coordonarea activ a tuturor nivelelor performanei i maximizarea procesului de
9
nvare i dezvoltare. n tabelul 1 se ofer cele mai eseniale diferene dintre managementul performanei i evaluarea performanei.
Tabelul 1 Diferene dintre managementul performan ei i evaluarea performanei Managementul performanei Managementul performanei reprezint un proces complex i integru prin care se gestioneaz performana la toate nivelurile n vederea asigurrii unei performane optime Managementul performanei este un proces continuu. Performana angajailor din subordine reprezint una din sarcinile de baz ale conductorilor/managerilor Scopul managementului performanei const n optimizarea proceselor organizaionale i asigurarea unei performane optime Evaluarea performanei Evaluarea performanei se integreaz n managementul performanei
Evaluarea performanei are loc ntr-o anumit perioad de timp, de regul, anual
Scopul evalurii performanei const n aprecierea calitii i cantitii rezultatelor obinute i n identificarea competenelor necesare pentru ca funcionarul public s fie mai performant la locul de munc
1.2. Factorii care influeneaz performana funcionarilor publici Performana funcionarilor publici este influenat de mai muli factori. Factorii care influeneaz direct performana sunt: efortul performana la locul de munc este rezultatul nemijlocit al efortului funcionarului public, influenat de abilitile sale i de perceperea (nelegerea) sarcinilor i obiectivelor ce-i revin. Aadar, performana poate fi vzut ca fiind n strns relaie cu efortul depus de funcionarul public, abilitile acestuia, perceperea locului i rolului postului su n cadrul autoritii publice. Efortul, care rezult din motivare, se refer la cantitatea de energie (fizic i/sau mental) utilizat de un angajat pentru ndeplinirea unei sarcini; abilitile profesionale sunt caracteristicile personale ale funcionarului public folosite pentru ndeplinirea sarcinilor. Ele nu se schimb prea mult ntr-o perioad scurt de timp, dar pot fi dezvoltate sub influena activitilor de instruire i acumulrii de experiene;
perceperea (nelegerea) rolului su n autoritatea public se refer la direcia n care funcionarul public crede c ar trebui s-i canalizeze eforturile n munc ; trsturile de personalitate (temperamentul i caracterul) ale funcionarului public pot influena productivitatea muncii prin atitudinea manifestat fa de munc, nivelul de responsabilitate i spiritul de activism i iniiativ al acestuia. Pentru a atinge un nivel acceptabil al performanei trebuie ca aceti factori, descrii mai sus, s fie dezvoltai. Exist i factori care influeneaz indirect performana funcionarilor publici, care nu sunt sub controlul acestora, dar care pot afecta nivelul lor de performan. Unele dintre cele mai des nt lnite obstacole n calea performanei sunt:
10
condiiile de munc (temperatur, luminozitate, zgomot); suprancrcarea n munc; politicile necorespunztoare de promovare i salarizare; lipsa cooperrii la locul de munc (conflicte ntre angajai, comunicare defectuoas); stilul de conducere i supervizare a conductorului direct. 1.3. Scopul evalurii performanelor funcionarilor publici Procedura de evaluare a funcionarilor publici are drept scop mbuntirea performanei organizaionale prin aprecierea performanelor profesionale individuale i dezvoltarea competenelor profesionale i personale necesare funcionarilor publici. Astfel, evaluarea performanelor profesionale ale funcionarilor publici contribuie la: corelarea direct dintre activitatea funcionarului public i prioritile/obiectivele subdiviziunii i/sau autoritii publice din care face parte acesta; aprecierea obiectiv i imparial a performanelor funcionarilor publici prin compararea rezultatelor obinute cu obiectivele stabilite; asigurarea unui sistem de management al performanei i mbuntire continu a performanei prin coordonarea i monitorizarea performanelor la nivel individual, subdiviziune i autoritate public; asigurarea unui sistem de motivare financiar i nonfinanciar a funcionarilor publici care au demonstrat performan nalt n activitatea profesional; identificarea necesitilor de dezvoltare profesional a funcionarilor publici; identificarea riscurilor, barierelor i lacunelor n ndeplinirea obiectivelor stabilite n vederea intervenirii la timpul potrivit; identificarea lacunelor i problemelor n resursele puse la dispoziia funcionarului public, precum i redistribuirea lor pentru mbuntirea performanei acestuia. 1.4. Necesitatea evalurii performanelor Evaluarea este necesar att pentru conductor, ct i pentru funcionarul public evaluat. Pe de o parte, evaluarea ofer funcionarului public ocazia de a afla ct de bine i-a ndeplinit obiectivele sau, cel puin, ct de bine crede conducerea acestuia c i-a respectat rolul care ia fost atribuit n cadrul subdiviziunii. Pe de alt parte, evaluarea ofer conducerii informaia cu privire la rezultatele obinute de fiecare funcionar public n parte. Performana individual este strns legat de performana de grup (subdiviziune) i performana organizaional (autoritate public), astfel, cantitatea i calitatea rezultatelor indiv iduale obinute influeneaz nivelul de performan a subdiviziunii din care face parte funcionarul public i performana autoritii publice. Evaluarea este necesar pentru: luarea deciziilor manageriale (de promovare, transfer, dezvoltare profesional etc.); cunoaterea de ctre angajai a modului n care li se percep punctele forte i punctele slabe; stabilirea contribuiei individuale i a grupului la realizarea obiectivelor autoritii publice; elaborarea deciziilor de recompensare a activitii depuse;
11
depistarea necesitilor de instruire la nivel de fiecare funcionar public i subdiviziune n cadrul autoritii publice; asigurarea unui feedback/reacie de rspuns, oferit periodic, de ctre conductor i funcionarul public evaluat. n tabelul 2 sunt menionate cele mai importante avantaje i dezavantaje ale procesului de evaluare a performanelor.
Tabelul 2 Avantaje i dezavantaje ale evalurii performanelor Avantaje/Beneficii furnizeaz informaii preioase despre angajai i natura exact a sarcinilor acestora deseori, ofer informaii privind competenele i abilitile necunoscute pn atunci ale funcionarului public evaluat ofer informaii importante privind necesitile de instruire ale funcionarului public evaluat mbuntete relaiile de comunicare ntre conductori i subalterni; se discut problemele de munc; angajatul afl cu exactitate ce se ateapt de la el, i nelege rolul aa cum este vzut de superiorul su asigur aplicarea corect i consecvent a politicilor de promovare i salarizare n autoritatea public crete performana funcionarilor publici prin apreciere obiectiv i ncurajare Dezavantaje/Dificulti utilizarea resurselor i a timpului sunt mai costisitoare dect efectele evalurii (la nceputul implementrii procedurii) dac procedura nu este aplicat n mod corect i obiectiv, poate avea efecte negative asupra motivrii funcionarilor publici performani lipsa unui sistem de evaluare a performanei organizaionale la nivel de instituie i subdiviziune poate crea unele dificulti privind aprecierea corect i obiectiv a performanei individuale
Informaiile colectate n timpul evalurii pot fi folosite de conducerea autoritii publice pentru identificarea factorilor care au influenat realizarea sau nerealizarea obiectivelor instituionale, eficiena distribuirii resurselor n subdiviziunile instituiei sau n procese specifice de munc. n urma analizei informaiei, conducerea poate interveni pentru eliminarea lacunelor, redistribuirea resurselor sau eficientizarea proceselor de munc, mbuntind implicit rezultatele instituiei n general.
1.5. Principiile de baz ale evalurii performanelor Evaluarea funcionarului public se realizeaz n conformitate cu urmtoarele principii de baz : a) obiectivitate factorii implicai n procesul de evaluare vor lua decizii n mod imparial n baza argumentelor i faptelor concrete, astfel nct s redea ct se poate de exact att meritele, performanele, ct i deficienele i nerealizrile nregistrate n activitatea celui evaluat; b) cooperare i comunicare continu asigurarea unui mediu cooperant i meninerea unor relaii de comunicare deschis i permanent ntre toi factorii implicai n procesul de evaluare;
12
c) respectare a demnitii asigurarea unui mediu n cadrul cruia este respectat demnitatea fiecrui funcionar public i a unui climat liber de orice manifestare i form de hruire, exploatare, umilire, dispre, ameninare sau intimidare. Aceste principii de baz sunt foarte importante pentru a asigura un mediu cooperant i deschis ntre evaluator i funcionarul public evaluat. Nerespectarea acestor principii de ctre factorii implicai n procesul de evaluare poate duce la apariia unor efecte negative i la ineficiena implementrii procesului de evaluare n general.
2. Relaia dintre performana individual i performana instituional Obiectivul principal al evalurii funcionarilor publici const n identificarea rezultatelor i a problemelor legate de performana instituiei. Exist o legtur foarte strns ntre performana individual a funcionarilor publici i performana instituiei, nc t aceste dou procese nu pot fi tratate n mod separat. Performan a funcionarilor publici influeneaz implicit realizarea obiectivelor strategice la nivel de instituie. Conductorii autoritilor publice folosesc informaiile colectate n procesul de evaluare a funcionarilor publici pentru: ajustarea proceselor de munc n cadrul autoritii publice; distribuirea sarcinilor ctre funcionarii publici care au capacitile necesare pentru implementarea eficient ale acestora; redistribuirea resurselor n baza necesitilor i prioritilor; intervenirea cu activiti de instruire privind creterea capacitii funcionarilor publici pentru procese/sarcini noi sau dificile etc. 2.1. Modelul managementului prin obiective Managementul prin obiective reprezint modelul de management promovat i aplicat n serviciul public din Republica Moldova. Modelul managementului prin obiective reprezint unul dintre sistemele de planificare i control cu cea mai larg utilizare n organizaii att n sectorul public, ct i privat. Managementul prin obiective const n stabilirea obiectivelor la toate nivelurile (organizaie, subdiviziune, funcionar public), planificarea activitii pentru atingerea acestora; este un proces de autocontrol i un sistem periodic de revizuire, urmat de o evaluare a performanelor. O condiie n aplicarea eficient a managementului prin obiective reprezint implicarea activ a tuturor angajailor n stabilirea obiectivelor. De asemenea, dac exist un sistem de acordare de feedback/reacie de rspuns, performanele se mbuntesc n mod evident.
Obiectiv individual 2
Perfomana instituional
2. RELAIA DINTRE PERFORMANA INDIVIDUAL I PERFORMANA INSTITUIONAL
13
Managementul prin obiective are la baz urmtoarele principii: formularea obiectivelor n cascad stabilirea obiectivelor specifice pentru fiecare angajat luarea deciziilor n mod participativ termeni concrei de realizare sistem de evaluare i acordare de feedback/reacie de rspuns
Definirea obiectivelor organizaionare
Luarea deciziilor n baza rezultatelor evelurii
Definirea obiectivelor la nivel de subdiviziune
Definirea obiectivelor la nivel de angajat Oferirea de feedback/reacie de rspuns
Monitorizarea continu a performanei
Evaluarea performanei
Figura 1. Modelul managementului prin obiective
2.2. Legtura dintre obiectivele strategice ale autoritii publice i obiectivele funcionarilor publici n mod normal, trebuie s existe o legtura de tip Obiectiv general Obiectiv specific ntre obiectivele strategice ale autoritii publice i obiectivele funcionarilor publici din aceast autoritate. Aceast legtur se exprim prin faptul c realizarea obiectivelor individuale influeneaz realizarea obiectivelor instituionale. Ansamblul obiectivelor individuale realizate este nglobat n performana obinut de subdiviziuni, iar performana subdiviziunilor n performana instituional (tabelul 3).
Tabelul 3 Relaia dintre obiectivele instituiei, obiectivele la nivel de subdiviziune i obiectivele individuale
Performana instituional
Obiectivele subdiviziunii z
Obiective strategice, mai generale
Obiectivele subdiviziunii x
Obiectivele subdiviziunii y
Obiectiv individual x1
Obiectiv individual x2
Obiectiv individual y1
Obiectiv individual y2
Obiectiv individual z1
Obiective specifice, bine definite
14
Legtura ntre obiectivele individuale i obiectivele instituionale este definit n studiile n domeniul managementului resurselor umane ca cascading objectives/obiective formulate n cascad. Prin acest procedeu este posibil ca obiectivele strategice, stabilite la nivel de autoritate public, s derive n obiective specifice pentru subdiviziunile instituiei, iar acestea din urm s derive n obiective i mai specifice i concrete pentru funcionarii publici din subdiviziune. Obiectivele la nivel instituional sunt stabilite n mai multe documente strategice. n ministere documentul cel mai important pentru stabilirea obiectivelor instituionale este Programul de dezvoltare strategic (PDS), anterior denumit Planul de dezvoltare instituional (PDI) i planurile anuale de activitate ale autoritii publice. n alte autoriti publice strategiile de dezvoltare social-economic a localitii/raionului i planurile anuale de activitate ale autoritii publice sunt principalele surse pentru formularea obiectivelor instituionale. Rolul cel mai important n acest proces i revine conductorului instituiei. Acesta trebuie s participe activ la stabilirea obiectivelor la nivel de instituie si apoi la stabilirea obiectivelor pentru fiecare subdiviziune n parte. Se recomand ca, nainte de perioada de evaluare, conductorul autoritii publice i efii de subdiviziuni s stabileasc, n mod participativ (sub forma unei discuii cu toi factorii implicai), obiectivele pentru anul viitor att la nivel de instituie, ct i la nivel de subdiviziuni, n baza documentelor sus-menionate. Acest procedeu va facilita sarcina evaluatorilor de a stabili obiectivele individuale pentru funcionarii publici din subordine, la fel, n mod participativ. 2.3. Legtura ntre categoriile de funcionari publici i tipurile de obiective Conductorii autoritilor publice i funcionarii publici de conducere de nivel superior (n continuare FPCNS) sunt responsabili pentru atingerea obiectivelor la nivel de instituie. Obiectivele individuale ale FPCNS trebuie s corespund cu obiectivele strategice ale instituiei, activitatea creia o dirijeaz, sau, dup caz, cu obiectivele domeniilor de care sunt responsabili. Obiectivele n aceste cazuri sunt strategice, formulate n mod mai general (tabelul 4).
Tabelul 4 Exemplu de obiectiv i indicatori de performan la nivel de instituie (mai general) Obiectiv conductor/FPCNS nivelul I 1. S mbunteasc calitatea, accesibilitatea i rapiditatea prestrii serviciilor ctre public Indicatori de performan Scderea numrului cetenilor care cer informaii la ghieu cu 20% n primul semestru i 40% anual Scderea timpului pentru oferirea serviciilor cu 20% Scderea cheltuielilor pentru unitatea de serviciu oferit cu 30%
Obiectivul exemplificat este unul strategic i include n sine mai multe obiective i activiti care pot fi distribuite la alte subdiviziuni din instituie, care sunt responsabile pentru anumite procese de munc. Trebuie de avut n vedere c obiectivele la nivel de subdiviziune (nivelul II) sunt aceleai ca i obiectivele efului subdiviziunii. n tabelul 5 este prezentat un exemplu prin care obiectivul strategic la nivel de instituie este distribuit la dou subdiviziuni.
15
Tabelul 5 Exemplu de obiective la nivel de subdiviziuni, activitatea crora este coordonat de FPCNS Obiective subdiviziune - nivelul II 1.1. S revizuiasc procesele de munc i s simplifice procedura de cerere a documentelor de la ceteni 1.2. S adapteze pagina web a instituiei pentru a fi interactiv i orientat spre oferirea informaiilor solicitate de ceteni Denumirea subdiviziunii responsabile Direcia responsabil de procesul specific de munc Direcia TI
n exemplul oferit n tabelul 5 se poate observa c obiectivele de nivelul II (la nivel de subdiviziune) sunt mai concrete i mai bine delimitate dect obiectivele strategice la nivel de instituie. Aceste obiective la nivel de subdiviziune contribuie la realizarea obiectivului strategic instituional. Dac aceste obiective ar fi distribuite la diferii funcionari publici din subdiviziunile respective, se observ c nivelul de specificare este i mai mare (tabelul 6).
Tabelul 6 Exemplu de obiective ale funcionarilor publici din subdiviziunile menionate Obiective funcionar public nivelul III Funcionarul public responsabil
1.1.1. S reduc timpul de oferire a serviciului cu minim Consultant 1 10% i s simplifice procedura de cerere a documentelor prin folosirea bazei de date 1.1.2. S elaboreze proiectul de act normativ care ar Consultant 2 reglementa simplificarea procedurii de cerere a documentelor din partea cetenilor 1.2.1. S elaboreze structura i formatul paginii web care s fie focusat asupra tipurilor serviciilor oferite Specialist principal 1
1.2.2. S elaboreze structura logic a paginii web i Specialist principal 2 interface cu alte baze de date
2.4. Evaluarea rezultatelor la nivel de instituie i la nivel individual Ca i n cazul procesului de stabilire a obiectivelor de sus n jos, evaluarea rezultatelor la nivel de instituie trebuie s fie legat de evaluarea fiecrui funcionar public. n mod normal evaluarea performanei / realizrilor instituiei trebuie s anticipeze evaluarea individual. Astfel, rezultatele evideniate la nivel de instituie pot fi distribuite la nivel de fiecare subdiviziune i funcionar public, n funcie de contribuia acestora. Avantajele acestui sistem sunt urmtoarele: - exist o claritate privind rezultatele obinute de instituie; - conductorii au evideniat subdiviziunile care au realizat la un nivel mai mare obiectivele acestora; - rezultatele subdiviziunilor vor fi reflectate n evaluarea efilor de subdiviziuni; - efii subdiviziunilor, n calitate de evaluatori, n procesul de evaluare a funcionarilor publici din subordine, se vor orienta spre realizrile subdiviziunii i evaluarea proprie. Astfel, evaluarea funcionarilor va fi mai obiectiv.
16
n figura 2 se prezint activitile planificate n perioada de evaluare:

Discutarea obiectivelor instituionale Evaluarea performanei instituionale
Decembrie
Decembrie
Evaluarea FPCNS si FPC
15 Decembrie 15 februarie
Evaluarea FPE Stabilirea obiectivelor individuale
Figura 2. Planificarea activitilor n perioada de evaluare a tuturor categoriilor de funcionari publici
De reinut faptul c rolul cel mai important n acest proces i revine conductorului instituiei, pentru c acesta trebuie s dirijeze procesul de evaluare a rezultatelor instituionale i s evalueze n mod obiectiv conductorii subdiviziunilor. Dac evaluarea la acest nivel este obiectiv, atunci sunt anse mari ca ntregul proces de evaluare la nivel de instituie s fie unul obiectiv. Evaluarea rezultatelor la nivel de instituie, n primul rnd, se face prin rapoarte anuale de activitate, discutate n cadrul instituiei. Aceste rapoarte de activitate, precum i rezultatele obinute trebuie s stea la baza evalurii subdiviziunilor i, n al doilea rnd, la baza evalurii funcionarilor publici. PDS-urile conin obiective i indicatori de performan la nivel de instituie. O evaluare corect i obiectiv a gradului de realizare a obiectivelor din PDS ar fi primul pas pentru o evaluare obiectiv a funcionarilor publici de conducere i de execuie. 2.5. Situaii cnd nerealizarea obiectivelor instituionale nu depinde de contribuia funcionarilor publici Trebuie de avut n vedere c sunt anumite situaii cnd obiectivele instituionale nu se realizeaz din motive obiective care nu pot fi imputabile funcionarilor publici menii s contribuie la realizarea acestora. Obiectivele instituionale sunt influenate de mai muli factori care au origine: - politic de exemplu, situaia politic n ar ntr-o anumit perioad nu permite luarea de decizii i aprobarea de acte normative; - economic de exemplu, n aceast perioad (anii 2009-2010) multe proiecte ale Guvernului, investiii majore i reforme structurale au fost stopate din cauza crizei economice mondiale, care a dus la redistribuirea finanelor publice la ramurile prioritare pentru Guvern; - internaional de exemplu, proiectele care implic participarea mai multor ri sunt influenate de aportul fiecreia. n procesul de evaluare a funcionarilor publici trebuie s se in cont de aceti factori externi de natur obiectiv, care au influenat nerealizarea obiectivelor respective. n aceste situaii, evaluatorii trebuie s evalueze promptitudinea i efortul depus de funcionarul public i nu rezultatul final. Pentru a reduce din efectele negative ale situaiilor n cauz se recomand monitorizarea realizrii obiectivelor instituionale i individuale. Drept rezultat, obiectivele pot fi revizuite i/sau eforturile funcionarilor publici redirecionate spre realizarea altor obiective.
17
3. Obiectul evalurii performanelor individuale Evaluarea funcionarilor publici i propune aprecierea a dou componente de baz a performanei individuale:
1. Nivelul de ndeplinire a obiectivelor individuale de activitate 50%
2. Nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare 50%
Acordarea calificativului de evaluare
Obiectivele individuale de activitate reprezint prioriti-cheie n activitatea funcionarului public, care implic rezultatele dorite/scontate i urmeaz a fi realizate n perioada evaluat. Pentru fiecare obiectiv sunt stabilii indicatori de performan.
Indicatorii de performan reflect sintetic i calitativ performana funcionarului public, reprezint cantitativ i calitativ realizarea obiectivelor stabilite anual.
Criteriile de evaluare reprezint abilitile profesionale i comportamentul/atitudinile necesare funcionarului public pentru a-i ndeplini ct mai optim obiectivele stabilite i sarcinile de baz ale funciei deinute. n funcie de specificul activitii, criteriile de evaluare pentru funcionarii publici de conducere de nivel superior i de conducere (cu funcii manageriale) difer de criteriile de evaluare stabilite pentru funcionarii publici de execuie.
Criteriile de evaluare sunt diferite n funcie de categoria funcionarilor publici. Lista criteriilor de evaluare este prezentat n tabelul 7.
Tabelul 7 Criteriile de evaluare a funcionarilor publici Funcionari publici de conducere de nivel superior/de conducere 1. 2. 3. 4. 5. 6. Competen managerial Competen profesional Activism i spirit de iniiativ Eficien Creativitate Comunicare i reprezentare 1. 2. 3. 4. 5. 6. Funcionari publici de execuie Competen profesional Activism i spirit de iniiativ Eficien Calitate a muncii Lucru n echip Comunicare
3. OBIECTUL EVALURII PERFORMANELOR INDIVIDUALE
Definirea criteriilor de evaluare este oferit n anexa nr.2 la Regulament. Tot n aceast anex se ofer informaii detaliate privind modalitatea de stabilire a punctajului pentru nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare n activitatea profesional a funcionarului public evaluat.
18
4. Factorii implicai n procesul de evaluare a performanelor funcionarilor publici n procesul de evaluare a funcionarului public particip , direct i indirect, mai muli factori. 4.1. Factorii implicai n evaluarea funcionarilor publici de conducere de nivel superior n procesul de evaluare a FPCNS sunt implicai mai muli factori, menionai n tabelul 8.
Tabelul 8 Factorii implicai n evaluarea FPCNS i rolul acestora
Nr. d/o
Factorul implicat
Rolul acestuia Conductorul autoritii publice apreciaz realizrile i insuccesele obinute de ctre FPCNS n raport cu obiectivele instituionale stabilite. n acest sens, conductorul ntocmete un raport de evaluare a activitii FPCNS n baza modelului oferit n anexa nr.4 la Regulament i propune calificativul de evaluare Fiecare funcionar public de conducere de nivel superior trebuie s manifeste colaborare i deschidere n procesul de evaluare. Acesta este obligat s ntocmeasc un raport de activitate n baza modelului propus n anexa nr.3 la Regulament Comisia de evaluare are rolul decisiv n evaluarea FPCNS. Membrii comisiei de evaluare examineaz ambele rapoarte, completeaz fia de evaluare n baza modelului propus n anexa nr.5 la Regulament i decid asupra calificativului de evaluare Secretariatul comisiei de evaluare are rolul de a oferi asistena informaional i metodologic membrilor comisiei de evaluare pentru a asigura implementarea corect a procedurii de evaluare Subdiviziunea resurse umane din cadrul autoritii publice ofer, la solicitare, asisten metodologic i informaional tuturor factorilor implicai n evaluarea FPCNS
1.
Conductorul autoritii publice
2.
Funcionarul public de conducere de nivel superior
3.
Comisia de evaluare
4.
Secretariatul comisiei de evaluare1 Subdiviziunea resurse umane
5.
Comisia de evaluare pentru FPCNS specificai la lit.c) alin.(2) art.8 din Legea nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public Comisia respectiv de evaluare este creat pentru un termen de 4 ani, membrii creia sunt numii prin dispoziie de Guvern. Membrii comisiei de evaluare pentru aceti FPCNS pot fi: - viceprim-ministru; - ministru de stat; - viceministru de stat; - alte persoane de demnitate public care cunosc specificul i activitatea profesional a FPCNS; - specialiti calificai n domeniul de competen a FPCNS.
Secretariatul comisiei de evaluare este asigurat de ctre subdiviziunea resurse umane din cadrul Cancelariei de Stat i este creat exclusiv pentru comisia de evaluare constituit pentru evaluarea FPCNS specificai n lit.c) alin.(2) art.8 din Legea nr.158 -XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public.
19
4. FACTORII IMPLICAI N PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANELOR FUNCIONARILOR PUBLICI
Componena nominal a comisiei de evaluare este aprobat prin dispoziie de Guvern, semnat de ctre Prim-ministru. Modelul actului administrativ privind crearea comisiei de evaluare este prezentat n anexa nr. 1 la prezentul Ghid metodic. Comisiile de evaluare pentru FPCNS specificai n lit.d) alin.(2) art.8 din Legea nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public Comisiile de evaluare n cauz sunt instituite de ctre conductorii autoritilor publice respective. Membrii ai comisiilor de evaluare pentru aceti FPCNS pot fi: conductorul-adjunct al autoritii publice n care i desf oar activitatea FPCNS; alte persoane de demnitate public care cunosc specificul i activitatea profesional a FPCNS; specialiti calificai n domeniul de competen a FPCNS.
Componena nominal a acestor comisii de evaluare este aprobat prin act administrativ emis de conductorul autoritii publice. Modelul de act administrativ privind crearea acestor comisii de evaluare este prezentat n anexa nr. 2 la prezentul Ghid metodic . 4.2. Factorii implicai n evaluarea funcionarilor publici de conducere i de execuie n cadrul procesului de evaluare a funcionarului public de conducere (n continuare FPC) i funcionarului public de execuie (n continuare FPE), factorii implicai sunt prezentai n tabelul 9.
Tabelul 9 Factorii implicai n evaluarea funcionarilor publici de conducere i de execuie, rolul acestora
Nr. d/o
Factorul implicat
Rolul acestuia Asigur managementul eficient al performanei autoritii publice prin analiza, monitorizarea i evaluarea performanei subdiviziunilor n raport cu performana autoritii. Conductorul autoritii publice este responsabil de implementarea corect i obiectiv a procedurii de evaluare la toate nivelurile n cadrul autoritii Fiecare funcionar public are dreptul i obligaia s participe la toate etapele procesului de evaluare. Funcionarii publici trebuie s manifeste colaborare i deschidere n procesul de evaluare, indiferent dac are calitatea de evaluator sau evaluat Evaluatorul este persoana care nemijlocit evalueaz activitatea funcionarului public din subordinea direct a acestuia. Evaluatorul apreciaz performanele funcionarului public, identific necesitile de instruire i stabilete calificativul de evaluare Contrasemnatarul este superiorul direct al evaluatorului i are rolul de a verifica: - corectitudinea aplicrii procedurii de evaluare a funcionarilor publici i de a interveni n cazul n care au fost nregistrate careva nclcri; - corespunderea nivelului de performan a subdiviziunii din care fac parte funcionarii publici evaluai cu performanele individuale ale acestora, lund n considerare contribuia fiecrui funcionar public evaluat
1.
4. FACTORII IMPLICAI N PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANELOR FUNCIONARILOR PUBLICI
Conductorul autoritii publice
2.
Funcionarul public
3.
Evaluatorul
4.
Contrasemnatarul
20
Nr. d/o
Factorul implicat Subdiviziunea resurse umane
Rolul acestuia Subdiviziunea resurse umane are un rol important n asigurarea implementrii corecte a procesului de evaluare prin oferirea asistenei informaionale i metodologice tuturor factorilor implicai
5.
5. Calificativele de evaluare n urma evalurii funcionarului public, evaluatorul sau, dup caz, comisia de evaluare, n baza punctajului acumulat, acord unul din cele patru calificative de evaluare:
Foarte bine punctaj 3,51 - 4,00 Bine punctaj 2,51 - 3,50 Satisfctor punctaj 1,51 - 2,50 Nesatisfctor punctaj 1,00 - 1,50
Calificativul de evaluare reprezint aprecierea performanei funcionarului public pentru perioada evaluat, efectuat de ctre comisia de evaluare (pentru FPCNS) sau evaluator (pentru FPC i FPE).
Foarte bine Calificativul de evaluare foarte bine se acord funcionarului public evaluat care a reuit s ndeplineasc toate obiectivele stabilite n mod profesionist, f r erori i n termenele stabilite. Suplimentar a realizat i alte sarcini importante care au adus valoare adugat activitii subdiviziunii. Pe parcursul activitii a dat dovad de cunotine profunde i abiliti profesionale extraordinare n domeniul de competen, este un exemplu pentru colegi prin profesionalismul, comportamentul responsabil i dedicaia profesional manifestat. Bine Calificativul de evaluare bine se acord funcionarului public evaluat care a reuit s ndeplineasc, practic, obiectivele stabilite n mod profesionist i n termenele stabilite. A manifestat cunotine i abiliti profesionale nalte n activitatea profesional. Satisfctor Calificativul de evaluare satisfctor se acord funcionarului public evaluat care a reuit s realizeze parial obiectivele stabilite, demonstrnd un nivel mediu de manifestare a criteriilor de evaluare. n activitatea profesional a demonstrat un nivel mediu de cunotine i abiliti profesionale necesare ndeplinirii obiectivelor stabilite i exercitrii sarcinilor i atribuiilor de serviciu conform fiei postului. Nesatisfctor Calificativul de evaluare nesatisf ctor se acord funcionarului public evaluat care nu a reuit s ndeplineasc obiectivele stabilite i care a demonstrat un nivel de calitate cu mult sub cerinele funciei deinute. n activitatea profesional a demonstrat lipsa cunotinelor i a abilitilor profesionale necesare, precum i a manifestat nedorin de a se perfeciona.
21
5. CALIFICATIVELE DE EVALUARE
n funcie de calificativele de evaluare acordate, pot fi luate o serie de decizii cu privire la personal: - avansarea ntr-o treapt de salarizare superioar; - conferirea unui grad de calificare superior; - promovarea ntr-o funcie public superioar; - destituirea din funcia public. De asemenea, conductorul autoritii publice sau efii de subdiviziuni pot lua i alte tipuri de decizii manageriale menite s motiveze funcionarii publici performani i s stimuleze performana funcionarilor publici cu potenial.
6. Obiectivele individuale de activitate i indicatorii de performan Stabilirea obiectivelor individuale de activitate (n continuare obiective) i a indicatorilor de performan reprezint cea mai important etap n procesul de evaluare a funcionarilor publici, indiferent de categoria acestora. De calitatea formulrii obiectivelor i a indicatorilor de performan depinde obinerea performanei dorite/rezultatelor scontate la nivel de fiecare funcionar public, subdiviziune din care face parte, i n final, de autoritate public. n cazul n care nu sunt respectate cerinele i criteriile n stabilirea acestora, la etapa de evaluare pot fi ntmpinate o serie de probleme, precum: - lipsa concordanei/legturii dintre obiectivele subdiviziunii i obiectivele stabilite la nivel de fiecare funcionar public din componena acesteia; - incapacitatea realizrii obiectivelor de ctre funcionarul public din cauze obiective, neimputabile acestuia, dar care nu au fost luate n considerare la etapa de stabilire a acestora etc. Ce sunt obiectivele? Obiectivele reprezint nite prioriti-cheie ale funcionarului public, care urmeaz a fi realizate ntr-un termen definit de timp (1 an). Astfel, obiectivele reprezint nite rezultate dorite/scontate, dar care nc nu au fost obinute. n vederea realizrii optime a obiectivelor de ctre funcionarul public se recomand stabilirea a 3-5 obiective. Obiectivele sunt stabilite anual, n baza prevederilor planului de activitate a subdiviziunii/autoritii publice pentru anul respectiv i a fiei postului, trebuie s fie: specifice: caracteristice activitilor ce implic exercitarea prerogativelor de putere public, s fie concrete i bine definite; msurabile: s cuprind o finalitate sau rezultate concrete, care pot fi msurate n mod cantitativ sau calitativ; realizabile: s prezinte posibilitatea de ndeplinire a obiectivelor stabilite prin intermediul resurselor oferite; flexibile: s fie posibil de revizuit n funcie de modificrile intervenite n prioritile autoritii publice i/sau subdiviziunii; realiste: s reflecte termenele de realizare a sarcinilor i s fie limitate n timp.
6. OBIECTIVELE INDIVIDUALE DE ACTIVITATE I INDICATORII DE PERFORMAN
22
Obiectivele trebuie formulate ct mai clar, succint i concret. Aa cum a fost menionat, trebuie s cuprind nite rezultate scontate msurabile. n formularea obiectivelor pot fi utilizate urmtoarele verbe de aciune: s elaboreze, s desfoare, s acorde, s pregteasc, s asigure elaborarea etc. Se recomand utilizarea de cifre concrete , estimative, precum i men ionarea denumirii complete a ceea ce urmeaz a fi elaborat, pregtit etc. Obiectivele trebuie s fie formulate n baza modelului SMART, adic : simplu, formulate n mod accesibil i concret; msurabil, s implice rezultate tangibile; realist; realizabile n termene concrete. n tabelul 10 se ofer exemple de obiective formulate n baza modelului SMART pentru secretarul consiliului raional.
Tabelul 10 Obiective formulate n baza modelului SMART
Nr. d/o
Obiective elaborate greit Asigurarea organizrii i desfurrii edinelor consiliului raional
Obiective reformulate SMART S asigure organizarea i desfurarea optim a 4 edine ale consiliului raional n termenele stabilite, prin ntiinarea convocrii consiliului raional conform procedurii legale i pregtirea tuturor materialelor necesare dezbaterii problemelor n consiliul raional S avizeze toate proiectele de acte ale consiliului raional i preedintelui raionului n termeni legali i conform procedurii legale S asigure aducerea la cunotin public, n termenele stabilite, a tuturor actelor adoptate de consiliul raional i emise de ctre preedintele raionului S acorde asisten metodologic i consultativ consilierilor i comisiilor consiliului raional, primarilor i secretarilor consiliilor locale prin organizarea i desfurarea a 8 activiti de instruire/informare pe parcursul anului 2010 S asigure legalitatea tuturor actelor adoptate de consiliul raional i emise de ctre preedintele raionului prin contrasemnarea i expedierea lor, n termeni legali, pentru efectuarea controlului administrativ
Comentarii n primul caz lipsete claritatea n ceea ce privete msurabilitatea realizrii obiectivului
1.
2.
Avizarea proiectelor de acte
n primul caz obiectivul este formulat prea general n primul caz obiectivul este formulat prea general
3.
Informarea cetenilor privind activitatea consiliului raional
4.
Acordarea asistenei metodologice i consultative consilierilor i comisiilor consiliului raional, primarilor i secretarilor consiliilor locale Asigurarea legalitii actelor adoptate de consiliul raional i emise de ctre preedintele raionului pentru efectuarea controlului administrativ
n primul caz lipsete claritatea n ceea ce privete msurabilitatea realizrii obiectivului
5.
n primul caz lipsete claritatea n ceea ce privete msurabilitatea realizrii obiectivului
23
Cum sunt stabilite obiectivele? Se recomand ca procesul de stabilire a obiectivelor s fie unul participativ. n acest sens, conductorul direct va discuta i va stabili obiectivele mpreun cu funcionarul public evaluat. Astfel, se va asigura un nivel de implicare i responsabilitate personal mai mare din partea funcionarului public n vederea realizrii optime a obiectivelor stabilite mpreun cu evaluatorul. n procesul de stabilire a obiectivelor i a indicatorilor de performan, sunt utilizate urmtoarele documente: planul de activitate a autoritii publice pentru anul respectiv care reiese din Programul de dezvoltare strategic ; dup caz, Strategia de dezvoltare social-economic a localitii/raionului; planul de activitate a subdiviziunii; fia postului funcionarului public evaluat.
Ce sunt indicatorii de performan? n vederea msurrii nivelului de realizare a obiectivelor stabilite, se formuleaz indicatori de performan. Indicatorii de performan analizeaz sintetic i calitativ performana funcionarului public i rezultatele managementului aplicat. Indicatorii de performan sunt formulai n baza obiectivelor stabilite, msurnd cantitatea i calitatea produselor elaborate sau a serviciilor prestate. Nu este o limit n ceea ce privete stabilirea unui numr definit de indicatori de performan. Important este ca pentru fiecare obiectiv s se stabileasc minimum cte un indicator cantitativ de performan i unul calitativ. Indicatorii cantitativi de performan in de procentaj, frecven, numr, percentile, rate etc., iar indicatorii calitativi de performan in de percepia cetenilor privind serviciile prestate, nivelul de nelegere, nivelul de contientizare, nivelul de satisfacie a angajailor, beneficiarilor etc. La stabilirea indicatorilor de performan se recomand s se respecte urmtoarele criterii menionate n tabelul 11.
Tabelul 11
Criterii n formularea indicatorilor de performan Denumirea criteriului ntrebarea-cheie Indicatorul de performan msoar cu adevrat rezultatul scontat / obiectivul stabilit? Ct de uor sunt de colectat i analizat informaiile i datele necesare pentru msurarea indicatorului de performan? Descrierea succint Este important ca indicatorii de performan stabilii s in de obiectivul dat i s msoare exact rezultatele scontate
Validitate
Simplicitate
Chiar dac indicatorul de performan este bine formulat, este important de identificat din timp care vor fi metodele de colectare i analiz a informaiei/datelor. Deoarece pot exista anumite limite sau bariere n colectarea i analiza informaiilor/datelor
24
Denumirea criteriului
ntrebarea-cheie
Descrierea succint Este important ca informaia obinut n baza indicatorului de performan s fie util pentru luarea deciziilor cu privire la managementul aplicat, distribuirea resurselor, motivarea/sancionarea angajatului etc. Informaiile oferite nu trebuie s fie triviale sau neutile, adic care nu ofer o valoare Se refer la existena de impedimente obiective n acumularea sau obinerea de informaii pentru a vedea n ce msur indicatorul de performan a fost realizat
Utilitate
Informaia obinut n urma aplicrii indicatorului de performan va fi util n luarea deciziilor?
Accesibilitate
Exist acces liber pentru colectarea de informaii i date necesare?
Cine stabilete obiectivele i indicatorii de performan? Obiectivele i indicatorii de performan se elaboreaz de ctre evaluator, n colaborare cu funcionarul public, se coordoneaz cu subdiviziunea resurse umane i se aprob de c tre conductorul autoritii publice. n cazul FPCNS, obiectivele i indicatorii de performan sunt stabilite de ctre conductorul autoritii publice, n comun cu FPCNS evaluat. Obiectivele i indicatorii de performan se stabilesc de ctre evaluator pn la derularea interviului de evaluare, se prezint n form scris cu cel puin 3 zile calendaristice nainte de derularea interviului de evaluare cu funcionarul public respectiv. Lista obiectivelor propuse de ctre evaluator se discut n timpul interviului de evaluare, pentru a fi clarificate i a se ajunge la un consens cu funcionarul public evaluat. Care este rolul SRU n stabilirea obiectivelor i a indicatorilor de performan? SRU are rolul de a oferi suportul informaional i metodologic necesar att pentru evaluatori, ct i pentru funcionarii publici evaluai. n acelai timp, personalul SRU nu poate stabili obiectivele pentru funcionarii publici din cadrul altor subdiviziuni din cauza c nu ine de competena acestuia, precum i a necunoaterii n detalii a sarcinilor i atribuiilor de serviciu ale funcionarilor publici evaluai. Aceste detalii sunt bine cunoscute de ctre conductorul subdiviziunii care este responsabil de realizarea i/sau nerealizarea obiectivelor care stau n faa subdiviziunii conduse. n cazul autoritilor publice locale, consultantul n probleme de resurse umane ofer asisten informaional i metodologic i pentru personalul de conducere din cadrul primriilor i serviciilor publice descentralizate cu statut de persoan juridic (dac altfel nu este prevzut). n cadrul autoritilor publice locale de nivelul nti, persoana responsabil de pstrarea dosarelor personale ale funcionarilor publici, va viza fiele de stabilire /revizuire a obiectivelor i indicatorilor de performan, precum i va anexa toate actele aferente procesului de evaluare la dosarul personal al acestora.
25
Unde sunt consemnate obiectivele i indicatorii de performan? Obiectivele i indicatorii de performan pentru fiecare funcionar public sunt consemnate ntr-o fi special Fi de stabilire a obiectivelor individuale de activitate i a indicatorilor de performan ale funcionarului public, anexa nr.1 la Regulament. n anexa nr.3 la prezentul Ghid metodic sunt prezentate exemple de obiective i indicatori de performan pentru diferite categorii de funcionari publici. Revizuirea obiectivelor i a indicatorilor de performan stabilii Obiectivele pot fi revizuite semestrial. Revizuirea obiectivelor se face doar n urm toarele cazuri: 1) aciunile prioritare ale autoritii publice i/sau ale subdiviziunilor coordonate au fost modificate i aceasta a influenat sarcinile i atribuiile de serviciu ale funcionarului public evaluat; 2) structura organizatoric a autoritii/structura subdiviziunilor coordonate a fost modificat, respectiv a influenat modificarea sarcinilor i atribuiilor de serviciu ale funcionarului public evaluat; 3) alte cauze, circumstane obiective aprute au fcut ca obiectivele stabilite s fie nerealizabile din motive neimputabile funcionarului public evaluat. Revizuirea obiectivelor se face timp de pn la 30 de zile calendaristice dup survenirea situaiilor menionate mai sus. Revizuirea obiectivelor poate avea loc i n urma monitorizrii performan ei pe parcursul anului. n cazul n care obiectivele sunt revizuite, se stabilesc i noi indicatori de performan. Modificrile se consemneaz ntr-un proces-verbal semnat i datat de ctre conductorul autoritii publice, coordonat cu SRU i luat la cunotin de funcionarul public care urmeaz s fie evaluat i se anexeaz la dosarul personal al acestuia. n anexa nr. 4 la prezentul Ghid metodic se ofer un model de proces-verbal privind revizuirea obiectivelor. n seciunea Argumentare evaluatorul ofer explicaiile de rigoare i motivele obiective care au condus la revizuirea unuia sau a mai multor obiective stabilite anterior.
Cnd stabilim obiectivele i indicatorii de performan pentru funcionarii publici care s-au ncadrat n funcia public n cursul anului? n cazul funcionarilor publici care s-au ncadrat ntr-o funcie public n cursul anului, obiectivele i indicatorii de performan se stabilesc n termen de pn la 30 de zile calendaristice de la data numirii n funcia public. Care este numrul de obiective pentru funcionarii publici care s-au ncadrat n cursul anului? La stabilirea numrului de obiective i nivelului de complexitate al acestora , evaluatorul (eful direct al funcionarului public respectiv) va lua n considerare durata perioadei de activitate pn la implementarea procedurii de evaluare. Spre exemplu, n cazul n care funcionarul public a fost ncadrat n luna iulie, nu este obiectiv i corect s i se stabileasc , la fel, 5 obiective cu acelai nivel de complexitate ca i celorlali funcionari publici din aceeai subdiviziune, dar crora li s-au stabilit obiectivele nc la nceputul anului (ianuarie-februarie).
26
Dac funcionarul public a activat mai puin de 4 luni ntr-o funcie public, i se stabilesc obiective pentru anul n curs? Nu. n perioada rmas funcionarul public i exercit sarcinile i atribuiile de serviciu n conformitate cu prevederile fiei postului. Cnd stabilim obiectivele i indicatorii de performan funcionarilor publici care au finalizat perioada de prob? Pentru funcionarii publici care au finalizat perioada de prob obiectivele se stabilesc n termen de 30 de zile calendaristice de la data confirmrii n funcia public. Dac funcionarul public deine interimatul unei funcii publice de conducere, i se stabilesc obiective? Da. Deoarece prin deinerea interimatului unei funcii publice de conducere, funcionarul public respectiv este responsabil de executarea ntocmai a sarcinilor i atribuiilor de serviciu ale funciei respective, fiind responsabil de cantitatea i calitatea rezultatelor obinute. Cine particip la procesul de revizuire a obiectivelor i a indicatorilor de performan? Evaluatorul are rolul de a revizui obiectivele i indicatorii de performan. Revizui rea se face n mod participativ, mpreun cu funcionarul public evaluat. Subdiviziunea resurse umane particip la procesul de revizuire a obiectivelor, vizeaz obiectivele i indicatorii de performan revizuii.
7. Procesul de evaluare a performanelor funcionarului public de conducere de nivel superior
Procesul de evaluare a FPCNS este constituit din urmtoarele etape:

Stabilirea obiectivelor i a indicatorilor de performan 1 ianuarie - 15 februarie
7. PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANELOR FUNCIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE DE NIVEL SUPERIOR
Monitorizarea performanei organizaionale i individuale lunar, trimestrial sau semestrial
Implementarea procedurii de evaluare (15 decembrie 15 februarie)

2. ntocmirea raportului de evaluare de ctre conductorul autoritii publice 3. Derularea interviului de evaluare de ctre Comisia de evaluare (dup caz)
1. ntocmirea raportului de activitate de ctre FPCNS
4. Completarea fiei de evaluare de ctre Comisia de evaluare
Figura 3. Etapele procesului de evaluare a FPCNS
27
Comisie de evaluare entitate care apreciaz performanele funcionarului public de conducere de nivel superior, fiind constituit din persoane cu funcii de demnitate public care cunosc specificul i activitatea funcionarului public evaluat.
Secretariat al comisiei de evaluare subdiviziunea resurse umane din cadrul Cancelariei de Stat care ofer asisten informaional i metodologic membrilor comisiei de evaluare.
Subdiviziune resurse umane subdiviziune din cadrul autoritii publice care, la solicitare, ofer asisten informaional i metodologic tuturor factorilor implicai n evaluarea FPCNS.
7.1. Stabilirea obiectivelor i a indicatorilor de performan pentru funcionarul public de conducere de nivel superior n cazul FPCNS, obiectivele i indicatorii de performan sunt elaborai i aprobai de ctre conductorul autoritii publice. Se recomand ca procesul de stabilire a obiectivelor s fie unul participativ, adic s implice colaborarea cu funcionarul public evaluat. n cazul FPCNS, obiectivele i indicatorii de performan se stabilesc de ctre conductorul autoritii publice la nceputul fiecrui an, dar nu mai trziu de 15 februarie a anului n curs. Exemple de obiective i indicatori de performan pentru FPCNS sunt oferii n anexa nr.3 la prezentul Ghid metodic. 7.2. Monitorizarea performanei organizaionale i a performanei funcionarului public de conducere de nivel superior
Performana FPCNS este direct legat de performana autorit ii publice i/sau a subdiviziunilor coordonate n cadrul autoritii publice. Astfel, monitorizarea performanei autoritii publice reprezint un aspect-cheie n monitorizarea FPCNS.
Monitorizarea performanei organizaionale reprezint o activitate realizat continuu sau periodic de ctre conductorul autoritii publice, care are scopul de a identifica progresul nregistrat de ctre fiecare subdiviziune n realizarea obiectivelor stabilite, posibilele probleme sau bariere n activitatea acestora pentru a interveni la timp i n mod optim.
De regul, monitorizarea performanei autoritii publice reprezint o sarcin -cheie a conductorului autoritii, dar aceast activitate de verificare/control trebuie s aib loc ntrun mod participativ prin implicarea tuturor conductorilor de subdiviziuni, deoarece performana instituiei reprezint cumulativ performana fiecrei subdiviziuni, iar succesele sau insuccesele unor subdiviziuni influeneaz direct nivelul de performan a instituiei. Conductorul autoritii publice, n procesul de monitorizare a performanei instituionale, poate utiliza mai multe instrumente, precum: matrice de realizare a obiectivelor autoritii publice; fie de monitorizare;
28
focus grup-uri tematice. Un instrument de monitorizare constituie matricea de realizare a obiectivelor autoritii publice anexa nr. 5 la prezentul Ghid metodic. 7.3. Implementarea procedurii de evaluare a funcionarilor publici de conducere de nivel superior Procedura de evaluare a FPCNS difer de procedura de evaluare a FPC i FPE. Comisia de evaluare are un rol-cheie n evaluarea FPCNS. Comisia de evaluare examineaz realizrile i insuccesele funcionarului public evaluat i decide asupra calificativului de evaluare. n cadrul procedurii de evaluare, decizia comisiei de evaluare privind acordarea calificativului de evaluare se va baza pe datele oferite n cele dou rapoarte raportul de activitate, ntocmit de ctre FPCNS i raportul de evaluare, ntocmit de ctre conductorul autoritii publice n care i desfoar activitatea FPCNS. 7.3.1. ntocmirea raportului de activitate Raportul de activitate este elaborat de ctre FPCNS i trebuie s conin informaii/date care s permit comisiei de evaluare s aprecieze corect i obiectiv nivelul de realizare a obiectivelor stabilite la nceputul anului pentru funcionarul public evaluat. Funcionarul public are posibilitatea s se autoevalueze i s expun toi factorii care au influenat realizrile i insuccesele sale. Structura raportului de activitate este prezentat n anexa nr.3 la Regulament, iar un model de raport de activitate a FPCNS completat este oferit n anexa nr.6 la prezentul Ghid metodic . 7.3.2. ntocmirea raportului de evaluare Raportul de evaluare este ntocmit de ctre conductorul autoritii publice i conine informaii/date privind nivelul de realizare a obiectivelor, succesele i insuccesele nregistrate de FPCNS n activitatea profesional a acestuia, precum i calificativul de evaluare propus. Conductorul are posibilitatea s comenteze la nivel de fiecare obiectiv i/sau criteriu de evaluare. Structura raportului de evaluare este prezentat n anexa nr.4 la Regulament, iar un model de raport de evaluare a FPCNS completat este oferit n anexa nr.7 la prezentul Ghid metodic. Raportul de evaluare este adus la cunotina FPCNS cu cel puin 5 zile lucrtoare nainte de data prestabilit pentru edina comisiei de evaluare. Astfel, FPCNS are posibilitatea s cunoasc evaluarea propus de conductorul su i s ofere explicaii, probe suplimentare comisiei de evaluare. 7.3.3. Completarea fiei de evaluare Fia de evaluare este completat de ctre comisia de evaluare, n urma examinrii raportului de activitate i a raportului de evaluare. Rapoartele sunt distribuite membrilor comisiei cu cel puin 3 zile lucrtoare nainte de data stabilit pentru derularea edinei comisiei de evaluare. Un model de fi de evaluare completat este oferit n anexa nr.8 la prezentul Ghid metodic. Membrii ai comisiei de evaluare discut rapoartele pentru fiecare FPCNS i:
29
1) decid asupra evalurii FPCNS i acord calificativul de evaluare prin completarea fiei de evaluare n conformitate cu anexa nr. 5 la Regulament; 2) cer informaii i probe suplimentare de la conductor sau de la FPCNS pentru a se informa mai bine i a decide obiectiv asupra calificativului de evaluare; 3) organizeaz un interviu cu FPCNS, n cazul n care exist diferene de opinii/date/informaii prezentate de ctre conductor i FPCNS n cadrul rapoartelor menionate, i decid asupra acordrii calificativului de evaluare. 7.3.4. Desfurarea interviului de evaluare (n caz de necesitate) Conform celor menionate anterior, interviul de evaluare cu FPCNS nu este obligatoriu i se organizeaz doar n cazul n care exist disensiuni ntre opinia conductorului autoritii publice i FPCNS evaluat. Aceste disensiuni sunt identificate de ctre comisia de evaluare n urma analizei raportului de activitate i a raportului de evaluare. Comisia de evaluare organizeaz interviul de evaluare cu FPCNS cu scopul de a clarifica aspectele care se contrazic. FPCNS este informat n acest sens cu cel puin 3 zile lucrtoare nainte de desf urarea acestuia. De asemenea, comisia de evaluare poate avea o discuie / interviu i cu conductorul autoritii publice, cu acelai scop. n urma examinrii solicitrii de revizuire a calificativului de evaluare, a discuiilor i argumentelor oferite suplimentar de ctre funcionarul public evaluat i conductorul acestuia, comisia de evaluare poate schimba calificativul de evaluare.
Este evaluat performana FPCNS n cazul n care i-a modificat raportul de serviciu pe parcursul perioadei evaluate? n cazul n care FPCNS i-a modificat raportul de serviciu pe parcursul perioadei evaluate, atunci este supus evalurii n cursul anului. n acest caz, funcionarul public ntocmete raportul de activitate, iar conductorul acestuia raportul de evaluare. Aceste rapoarte sunt examinate de ctre membrii comisiei de evaluare, care decid asupra calificativului de evaluare pentru perioada respectiv. Termenul oferit tuturor etapelor procedurii de evaluare este de maximum 14 zile calendaristice de la nregistrarea cererii depuse de FPCNS respectiv. n cazul n care FPCNS a activat mai puin de 4 luni n funcia public respectiv, acesta nu este evaluat. Cum procedm dac unii membri ai comisiei de evaluare nu sunt prezeni la edina de evaluare a performanelor FPCNS? Pentru a considera edina deliberativ trebuie s fie prezent majoritatea membrilor comisiei de evaluare. Cum procedm n cazul n care membrii comisiei de evaluare nu ajung la un consens privind calificativul de evaluare? n acest caz, se supune votului majoritatea decide. Comisia de evaluare are preedinte i/sau secretar? La discreia membrilor comisiei de evaluare, poate fi selectat preedintele i secretarul comisiei de evaluare, dei acest lucru nu este stipulat n Regulament. n cazul comisiei de evaluare create prin dispoziie de Guvern, secretariatul acesteia este asigurat de ctre subdiviziunea resurse umane din cadrul Cancelariei de Stat.
30
8. Procesul de evaluare a performanelor funcionarului public de conducere i de execuie Procesul de evaluare a FPC i FPE este similar, fiind constituit din urmtoarele etape:
Stabilirea obiectivelor i a indicatorilor de performan 1 ianuarie - 15 februarie
Monitorizarea performanei individuale lunar, trimestrial sau semestrial
Implementarea procedurii de evaluare a performanelor profesionale (15 decembrie 15 februarie)

1. Completarea fiei de evaluare de ctre evaluator 2. Derularea interviului de evaluare cu funcionarul public evaluat 3. Contrasemnarea fiei de evaluare
Repetarea procedurii de evaluare (dup caz)
Contestarea rezultatelor evalurii (dup caz) Figura 4. Etapele procesului de evaluare a FPC i FPE
Contrasemnatar funcionarul public ierarhic superior evaluatorului sau, dup caz, persoana care exercit funcie de demnitate public.
8.1. Stabilirea obiectivelor i a indicatorilor de performan pentru funcionarul public de conducere i de execuie n cazul FPC i FPE, obiectivele i indicatorii de performan sunt elaborai de ctre evaluator, luai la cunotin de ctre funcionarul public, vizai de ctre subdiviziunea resurse umane i aprobai de ctre conductorul autoritii publice. Obiectivele i indicatorii de performan pentru anul viitor se discut cu funcionarul public respectiv n cadrul interviului de evaluare. Obiectivele i indicatorii de performan sunt aprobai de ctre conductorul autoritii publice nu mai trziu de 10 zile lucrtoare de la desfurarea interviului de evaluare. Exemple de obiective i indicatori de performan pentru FPC i FPE sunt oferii n anexa nr. 3 la prezentul Ghid metodic.
31
8. PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANELOR FUNCIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE I DE EXECUIE
Evaluator persoana cu funcie de conducere din cadrul subdiviziunii/autoritii publice unde i desfoar activitatea funcionarul public evaluat sau, dup caz, care coordoneaz activitatea funcionarului public respectiv.
8.2. Monitorizarea performanei funcionarului public de conducere i de execuie Conductorul autoritii publice/efii de subdiviziuni trebuie s se preocupe permanent de performana personalului din subordine.
Monitorizarea performanei individuale activitate realizat continuu de ctre evaluator, care are scopul de a identifica progresul nregistrat de ctre funcionarul public din subordine n realizarea obiectivelor stabilite i exercitarea atribuiilor de serviciu, posibilele probleme sau bariere n activitatea acestora pentru a interveni la timp i n mod optim.
Procesul de monitorizare a performanei funcionarilor publici nu este reglementat n Regulament, astfel, nu este o aciune obligatorie din partea conductorilor. Dar lund n considerare avantajele i beneficiile acestui proces, se recomand ca performana funcionarilor publici din subordine s fie monitorizat. n cazul n care are loc doar evaluarea anual, f r aciuni de monitorizare, procedura de evaluare va fi una formal i va avea mai multe efecte negative , dect pozitive. De asemenea, conductorii (cu rolul de evaluatori) au nevoie de date i fapte pentru a argumenta calificativul de evaluare acordat. Fr aciuni de monitorizare acest lucru este foarte dificil, mai ales dac evaluatorul are muli funcionari publici n subordine. De ce este important monitorizarea performanei? Monitorizarea este important pentru evaluator/conductor deoarece: - permite controlul asupra realizrii obiectivelor stabilite; - permite identificarea problemelor la timp i gsirea de soluii optime; - ofer un cadru de comunicare cu funcionarul public, deoarece i ofer feedback i suport n caz de necesitate. Monitorizarea este important pentru funcionarul public deoarece: - permite auto-controlul asupra realizrii obiectivelor stabilite, identificarea problemelor i barierelor n realizarea acestora; - permite discutarea cu evaluatorul a aspectelor legate de realizarea obiectivelor i solicitarea de revizuire a acestora, n caz de necesitate; - primete feedback/reacie de rspuns i suport din partea evaluatorului pentru a-i realiza obiectivele ct mai bine. Ct de des trebuie de monitorizat performana funcionarilor publici? Performana funcionarilor publici poate fi monitorizat sptmnal, lunar, trimestrial sau semestrial. Aceasta ine de stilul de management al conductorului/evaluatorului, complexitatea i importana obiectivelor ce trebuie realizate. Tehnici i instrumente de monitorizare n procesul de monitorizare a performanei individuale, evaluatorul poate utiliza o serie de tehnici i instrumente, descrise n tabelul 12.
8. PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANELOR FUNCIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE I D EEXECUIE
32
Tabelul 12 Tehnici de monitorizare a performanei individuale Denumirea tehnicii / instrumentului Scurt descriere n una din zilele sptmnii (de regul, luni sau vineri) fiecare colaborator din cadrul subdiviziunii prezint efului subdiviziunii: ce s-a realizat; ce urmeaz s realizeze n sptmna urmtoare; probleme i soluii. Prezentarea activitii i a aciunilor viitoare trebuie s fie raportate la obiectivele stabilite Fia de monitorizare la nivel de subdiviziune este un instrument care ofer conductorului de subdiviziune imaginea global privind realizarea obiectivelor care stau n faa subdiviziunii i care sunt stipulate n planul anual de activitate a subdiviziunii. Aceste fie pot fi completate lunar, trimestrial sau semestrial. Un model de fi de monitorizare la nivel de subdiviziune este prezentat n anexa nr.9 la prezentul Ghid metodic Fia de monitorizare este completat individual de ctre evaluator i are aceeai structur ca i fia de evaluare. n fia de monitorizare se noteaz cele mai importante realizri, cifre concrete etc. n cazul n care sunt anumite neclariti, evaluatorul iniiaz o discuie cu funcionarul public. Un model de fi de monitorizare individual este prezentat n anexa nr.10 la prezentul Ghid metodic Raportul de activitate este completat de fiecare funcionar public, de regul, lunar. Rapoartele de activitate sunt funcionale n cazul n care n subdiviziune se practic utilizarea planurilor de activitate, elaborate lunar sau trimestrial, unde sunt precizate obiectivele, aciunile, termenele de realizare i responsabilii. Astfel, rapoartele de activitate cuprind informaii privind realizarea /nerealizarea obiectivelor, aciunilor, factorii care au intervenit n realizarea acestora. eful de subdiviziune are rolul de a analiza rapoartele lunare de activitate ale funcionarilor publici din subordine, de a le integra la nivel de subdiviziune i de a interveni unde e cazul. Un model de raport de activitate a funcionarului public este prezentat n anexa nr.11 la prezentul Ghid metodic Discuiile individuale dintre evaluator/conductor cu fiecare funcionar public sunt foarte binevenite. Scopul discuiilor individuale const n acordarea unui feedback funcionarului public cu privire la: Cnd e cazul s se aplice Indiferent de natura sarcinilor, aceast tehnic este util pentru c nu este doar o tehnic de monitorizare, dar i de planificare i control
edin sptmnal
Fi de monitorizare la nivel de subdiviziune
Lunar / trimestrial / semestrial
Fi de monitorizare individual
Trimestrial
Raport de activitate a funcionarului public
Lunar
Lunar / trimestrial
33
8. PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANELO RFUNCIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE I DE EXECUIE
Denumirea tehnicii / instrumentului
Scurt descriere calitatea muncii; aprecierea rezultatelor obinute; discutarea cauzelor eecurilor/nerealizrilor i gsirea de soluii optime; relaiile i climatul de munc etc. Sunt utile i binevenite discuiile organizate periodic ntre eful subdiviziunii i echipa condus pe aspecte nu doar profesionale, dar i psihologice, precum: rolul echipei n sectorul de activitate (impactul); climatul de munc n cadrul echipei; aspecte motivaionale; soluii pentru a eficientiza lucrul n echip etc. Aceste discuii dac sunt deschise i organizate n mod contientizat sporesc considerabil performana subdiviziunii din prisma dorinei de realizare a scopului comun, existena unor relaii deschise de la egal la egal i transparen n procesul de munc. n acest sens, conductorul subdiviziunii trebuie s realizeze rolul de lider, nu doar de manager formal
Cnd e cazul s se aplice
Discuie individual i discuii n echip
8.3. Implementarea procedurii de evaluare a funcionarului public de conducere i de execuie Etapele procedurii de evaluare a FPC i FPE sunt urmtoarele:
1. Completarea fiei de evaluare Fia de evaluare este completat de ctre evaluator Fiele de evaluare difer pentru funcionarii publici de conducere i cei de execuie Fia de evaluare completat de evaluator este oferit funcionarului public evaluat cu minimum 3 zile lucrtoare pn la derularea interviului de evaluare 2. Derularea interviului cu funcionarul public evaluat Interviul de evaluare are loc doar ntre evaluator i funcionarul public evaluat n cadrul interviului de evaluare se discut rezultatele evalurii, calificativul de evaluare acordat, necesitile de dezvoltare i obiectivele pentru anul urmtor Discuiile din cadrul interviului de evaluare sunt confideniale Data limit de derulare a interviului 5 februarie 3. Contrasemnarea fiei de evaluare Fia de evaluare este contrasemnat n termen de 5 zile lucrtoare Contrasemnatarul examineaz fia de evaluare i decide asupra acceptrii rezultatelor evalurii sau repetrii procedurii de evaluare Contrasemnatarul verific corespunderea rezultatelor obinute de subdiviziune i calificativele de evaluare acordate personalului din cadrul acestei subdiviziuni
Figura 5. Etapele implementrii procedurii de evaluare a FPC i FPE
n tabelul 13 se prezint etapele implementrii procedurii de evaluare, inclusiv aspectele de organizare i desfurare a acesteia.
34
Tabelul 13 Etapele implementrii procedurii de evaluare a FPC i FPE Perioada Denumirea aciunii Scurt descriere Proiectul actului administrativ este elaborat de ctre SRU. Actul administrativ cuprinde informaii privind: perioada de evaluare; lista funcionarilor publici care vor fi evaluai (numele i prenumele); lista evaluatorilor i a contrasemnatarilor pentru fiecare funcionar public evaluat (numele i prenumele). SRU trebuie s aduc la cunotin actul administrativ fiecrui funcionar public contra semntur. Un model de act administrativ este oferit n anexa nr.12 la prezentul Ghid metodic Perioada de evaluare a funcionarilor publici poate fi mai mic dect 2 luni, la decizia conducerii autoritii publice Fia de evaluare este completat pn la derularea interviului de evaluare cu funcionarul public evaluat. Fia de evaluare completat de evaluator, n care este indicat data, ora i locul interviului de evaluare, precum i lista obiectivelor i a indicatorilor de performan pentru anul urmtor sunt oferite funcionarului evaluat cu cel puin 3 zile lucrtoare pn la derularea interviului de evaluare Interviul de evaluare este derulat cu fiecare funcionar public n mod confidenial i individual. n urma interviului de evaluare, dup caz, timp de 3 zile lucrtoare, evaluatorul definitiveaz fia de evaluare i o transmite funcionarului public spre semnare. Funcionarul public evaluat are la dispoziie 3 zile pentru a semna fia de evaluare, inclusiv de a-i expune comentariile proprii Contrasemnatarul, n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea fiei de evaluare, examineaz cele expuse n aceasta i se pronun asupra acceptrii calificativului sau decide repetarea procedurii de evaluare n urma discuiilor avute n cadrul interviului de evaluare, evaluatorul definitiveaz fia de stabilire a obiectivelor i a indicatorilor de performan. Aceast fi este semnat de fiecare factor implicat: evaluator, funcionar public, vizat de SRU i aprobat de ctre conductorul autoritii
35
1 14 decembrie
Aprobarea actului administrativ de ctre conductorul autoritii publice privind evaluarea funcionarilor publici din autoritatea public
15 decembrie 15 februarie
Implementarea procedurii de evaluare a funcionarilor publici n cadrul autoritii publice
15 decembrie 15 februarie
Fiele de evaluare completate de ctre evaluatori
Pn la 5 februarie
Derularea interviurilor de evaluare cu funcionarii publici evaluai
Pn la 15 februarie
Contrasemnarea fielor de evaluare
Pn la 15 februarie
Aprobarea obiectivelor i a indicatorilor de performan pentru toi funcionarii publici din cadrul autoritii publice
Perioada
Denumirea aciunii Colectarea i plasarea tuturor documentelor relevante procedurii de evaluare n dosarele personale ale funcionarilor Dup caz, repetarea procedurii de evaluare a unor funcionari publici
Scurt descriere SRU este responsabil de colectarea i plasarea documentelor respective n dosarele personale ale funcionarilor publici
Pn la 15 februarie
Pn la 25 februarie
n cazul n care contrasemnatarul decide repetarea procedurii de evaluare, evaluatorul trebuie s repete procedura de evaluare a funcionarului public respectiv n termen de 20 zile lucrtoare de la data lurii deciziei date a contrasemnatarului n cazul n care, n rezultatul evalurii repetate, calificativul de evaluare nu a fost schimbat, contrasemnatarul, n termen de 5 zile lucrtoare, examineaz rezultatele evalurii repetate i decide asupra calificativului final de evaluare SRU, n termen de 10 zile lucrtoare de la finalizarea perioadei de evaluare, este responsabil de elaborarea i prezentarea unei note informative ctre conductorul autoritii publice, care include rezultatele evalurii pentru anul respectiv. Dup caz, se va prezenta o informaie suplimentar privind rezultatele evalurii repetate; rezultatele contestrii la comisia de evaluare/conductorul autoritii publice i/sau n instan de contencios administrativ n cazul n care funcionarul public nu este mulumit de rezultatele procedurii repetate de evaluare, poate s se adreseze conductorului autoritii publice, n termen de 3 zile lucrtoare de la data lurii la cunotin a rezultatelor evalurii repetate, cu o cerere n scris prin care solicit examinarea calificativului de evaluare Conductorul autoritii publice, n termen de 5 zile lucrtoare de la data depunerii contestaiei, o va examina n comun cu evaluatorul, contrasemnatarul, funcionarul public evaluat i SRU n cazul n care funcionarul public nu este mulumit cu decizia conductorului autoritii publice privind calificativul de evaluare, el are dreptul s conteste n instana de contencios administrativ
Pn la 2 martie
Examinarea rezultatelor evalurii repetate/fiei de re-evaluare de ctre contrasemnatar
Pn la 25 februarie
Elaborarea i prezentarea unei note informative privind rezultatele evalurii performanelor n cadrul autoritii publice
Pn la 5 martie
Dup caz, contestarea calificativului de evaluare n adresa conductorului autoritii publice
Pn la 10 martie
Emiterea actului administrativ privind contestarea rezultatelor evalurii n adresa conductorului autoritii publice Dup caz, contestarea rezultatelor evalurii n instana de contencios administrativ
11 martie continuare
36
Stabilirea evaluatorilor i a contrasemnatarilor Pn la 15 decembrie, cnd demareaz implementarea procedurii de evaluare a funcionarilor publici, SRU pregtete proiectul actului administrativ care urmeaz a fi aprobat de conductorul autoritii publice. Acest act administrativ include informaii privind: - perioada de evaluare; - lista funcionarilor publici evaluai; - lista evaluatorilor i a contrasemnatarilor. n cazul autoritilor administraiei publice locale, n conformitate cu alin (2) art. 36 din Legea nr.158/2008 , n baza deciziei consiliului raional/local, preedintele raionului i primarul vor fi desemnai n calitate de evaluatori pentru secretarul consiliul raional/local. Aceast decizie este obligatorie, indiferent dac exist preri divergente n cadrul consiliului raional/local. n continuare se ofer cteva exemple de stabilire a evaluatorilor i contrasemnatarilor, n funcie de structura organizatoric a autoritii publice, care stipuleaz relaiile de subordonare. n autoritile publice centrale: Cabinetul ministrului
(cu statut de serviciu)
MINISTRU
Direcia politici n managementul personalului medical Serviciul resurse umane
Colegiul MS Consiliul de Experi
Serviciul pres
Viceministru
Direcia politici n asistena medical
Direcia politici asistena medical femeii, copilului i grupurilor vulnerabile
Secia politici bugetare i management
Secia management financiar i control
Secia investiii capitale i adminiistrarea proprietii de stat
Secia contabilitate i raportare
Secia asistena medical secundar i teriar
Direcia analiz, evaluare i monitorizare
Serviciul parteneriat intersectorial, comunicare i colaborare cu societatea civil
Direcia politici n managementul calitii serviciilor medicale
Secia asistena medical primar
Serviciul asistena medical de reabilitare i nursing
Direcia politici n sntate public
Direcia juridic
Direcia suport management, petiii i audient
Direcia politici n domeniul medicamentelor i dispozitivelor medicale
Cancelaria
Serviciul audit intern
Figura 6. Organigrama unei autoriti publice centrale (Ministerul Sntii)
Serviciul protecie i urgene n sntate public

37
Secia promovarea sntii i programe de sntate public
Direcia relaii externe i integrare european
Direcia politici buget i finane
Viceministru
Viceministru
Medic ef Sanitar de Stat
Secia prevenie n sntate public
Direcia politici n sntate public:
eful Direciei politici n sntate public este evaluat de ctre viceministru (evaluator), care deine funcie de demnitate public. n acest caz, fia de evaluare nu se contrasemneaz ; eful Seciei promovarea sntii i programe de sntate public este evaluat de ctre eful Direciei politici n sntate public (evaluator), iar fia de evaluare este contrasemnat de ctre viceministru; funcionarii publici de execuie din Secia promovarea sntii i programe de sntate public sunt evaluai de ctre eful seciei respective (evaluator), iar fiele de evaluare sunt contrasemnate de ctre eful Direciei politici n sntate public.
n autoritile publice locale: n conformitate cu structura organizatoric a unei autoriti publice locale de nivelul al doilea, aprobat prin Hotrrea Guvernului nr. 689 din 10 iunie 2003 Cu privire la organigrama i statele de personal ale aparatului preedintelui raionului, direciilor, seciilor, altor subdiviziuni din subordinea Consiliului raional i structura organizatoric a unei autoriti publice locale de nivelul nti, adoptat prin Hotrrea Guvernului nr. 688 din 10 iunie 2003 Cu privire la structura i statele de personal ale primriilor satelor (comunelor) , oraelor (municipiilor)2. Autoritile publice locale de nivelul al doilea:
secretarul consiliului raional este evaluat de ctre preedintele raionului (evaluator), care deine funcie de demnitate public. n acest caz, fia de evaluare nu se contrasemneaz; eful Seciei administraie public este evaluat de ctre secretarul consiliul raional (evaluator), iar fia de evaluare va fi contrasemnat de ctre preedintele raionului (contrasemnatar); funcionarii publici de execuie din Secia administraie public sunt evaluai de ctre eful seciei respective (evaluator), iar fiele de evaluare ale acestora vor fi contrasemnate de ctre secretarul consiliului raional (contrasemnatar).
Serviciile descentralizate din subordinea consiliului raional, fr statut de persoan juridic:
eful Seciei economie este evaluat de ctre vicepreedintele raionului (evaluator), care deine funcie de demnitate public. n acest caz, fia de evaluare nu se contrasemneaz; funcionarii publici de execuie din Secia economie sunt evaluai de ctre eful seciei respective (evaluator), iar fiele de evaluare ale acestora vor fi contrasemnate de ctre vicepreedintele raionului (contrasemnatar).
Serviciile descentralizate din subordinea consiliului raional, cu statut de persoan juridic:
eful Direciei generale finane este evaluat de ctre preedintele raionului (evaluator), care deine funcie de demnitate public. n acest caz, fia de evaluare nu se contrasemneaz;
n unele autoriti publice locale de nivelul al doilea i nti pot fi nregistrate unele abateri de la modelul aprobat prin actul normativ menionat. Modificrile n structura organizatoric care vizeaz i relaiile de subordonare sunt aprobate prin decizia autoritii publice locale.
38
eful adjunct al Direciei generale finane este evaluat de ctre eful Direciei generale finane (evaluator), iar fia de evaluare va fi contrasemnat de ctre preedintele raionului (contrasemnatar); eful Seciei contabilitate bugetar este evaluat de ctre eful Direciei generale finane (evaluator), iar fia de evaluare a acestuia este contrasemnat de ctre preedintele raionului (contrasemnatar); funcionarii publici de execuie din Secia contabilitate bugetar sunt evaluai de ctre eful seciei respective (evaluator), iar fiele de evaluare vor fi contrasemnate de ctre eful Direciei generale finane (contrasemnatar).
Autoritile publice locale de nivelul nti:
secretarul consiliului local este evaluat de ctre primar (evaluator), care deine funcie de demnitate public. n acest caz, fia de evaluare nu se contrasemneaz; funcionarii publici de execuie din primrie sunt evaluai de ctre primar (evaluator)3, iar fiele de evaluare ale acestora nu sunt contrasemnate.
Dac consiliul raional/local refuz s adopte decizia cu privire la desemnarea preedintelui sau primarului n calitate de evaluator pentru secretarul consiliului raional/local? Consiliul raional/local este obligat prin lege s adopte acest act administrativ. Aceast norm legal comport un caracter imperativ i trebuie s fie executat ntocmai. Cum trebuie s se procedeze n cazul n care ntre factorii implicai n evaluare: funcionarul public evaluat, evaluator i/sau contrasemnatar exist relaii de rudenie? Seciunea a 3-a: Incompatibiliti i restricii, alin.(1) art.26 din Legea nr.158 din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public, prevede c funcionarul public nu poate exercita o funcie public n subordinea nemijlocit a unei rude directe sau a unei rude prin afinitate n cadrul aceleiai autoriti publice. Astfel, dac s-a respectat legea, conflicte de interese nu trebuie s existe. Dac, totui, aceste situaii exist, persoanele care se afl n situaia respectiv vor ntreprinde aciuni n vederea ncetrii raporturilor ierarhice nemijlocite n termen de 2 luni sau funcionarul public n cauz se transfer ntr-o funcie care ar exclude o astfel de subordonare, iar dac transferul nu este posibil, acesta este eliberat din funcia public deinut (alin. (2-4) art.26, Legea nr.158/2008). Cum s se procedeze n cazul n care pe parcursul perioadei evaluate funcionarul public a fost evaluat n calitate de funcionar public debutant? n cazul n care funcionarul public a deinut statutul de funcionar public debutant n perioada evaluat i, ulterior, a fost confirmat n funcie public n baza rezultatelor evalurii activitii, dar a activat n funcia public mai puin de 4 luni n anul respectiv, performana acestuia nu este evaluat. Spre exemplu, dac funcionarul public a fost confirmat n funcie pn la 31 august, atunci i se stabilesc obiective i indicatori de performan, i se evalueaz performanele; dac a fost confirmat n funcie dup 1 septembrie performanele acestuia nu sunt evaluate. Dac evaluatorul i suspend sau nceteaz raportul de serviciu n timpul perioadei de evaluare, eful adjunct al subdiviziunii din care face parte funcionarul public evaluat (dac exist) sau
3
Poate exista situaia cnd evaluatorul este viceprimarul (persoan cu funcie de demnitate public), mputernicit de ctre primar de a coordona activitatea funcionarilor publici de execuie, prin act administrativ, atunci fia de evaluare nu se contrasemneaz. n situaia n care evaluatorul este secretarul consiliului local, mputernicit de ctre primar, prin act administrativ de a coordona activitatea funcionarilor publici de execuie, contrasemnatarul este primarul.
39
contrasemnatarul stabilit iniial poate deveni evaluator? Da, n ambele cazuri. n cazul n care contrasemnatarul stabilit iniial devine evaluator, acesta nu poate rmne contrasemnatar, astfel, se stabilete un alt contrasemnatar, care este eful evaluatorului. Cum s se procedeze cu funcionarul public evaluat, care n timpul perioadei evaluate a asigurat interimatul unei funcii publice de conducere vacante? Dac pe parcursul perioadei evaluate funcionarul public a asigurat interimatul unei funcii publice de conducere vacante, procedura de evaluare se aplic ntocmai. Adic, i se stabilesc obiective i indicatori de performan, se implementeaz procedura de evaluare. Obiectivele vor ine att de sarcinile de baz i atribuiile de serviciu din fia postului pentru funcia deinut anterior, ct i de cele din fia postului pentru funcia public creia i asigur interimatul. Este important ca numrul total de obiective s nu depeasc 5. Dac pe parcursul anului (perioadei evaluate) s-a decis ca funcionarul public s asigure interimatul unei funcii publice, atunci obiectivele stabilite la nceputul anului pot fi revizuite. Care sunt situaiile cnd evaluarea funcionarilor publici are loc n cursul anului? Evaluarea funcionarilor publici are loc n perioada 15 decembrie a anului n curs i 15 februarie din anul urmtor perioadei evaluate. Dar sunt unele excepii. Evaluarea funcionarilor publici are loc pe parcursul anului n cazul n care: - raportul de serviciu al funcionarului public a ncetat, a fost suspendat sau modificat. Evaluarea acestuia se face n termen de cel mult 14 zile calendaristice din data nregistrrii cererii depuse de funcionarul public respectiv care prevede ncetarea, suspendarea sau modificarea raportului de serviciu. n acest caz, evaluatorul apreciaz performana funcionarului public manifestat n perioada lucrat, de pn la ncetare, suspendare sau modificare a raportului de serviciu. Spre exemplu, dac raportul de serviciu al funcionarului public urmeaz s nceteze la 1 mai, atunci evaluatorul timp de maximum 14 zile calendaristice pn la termenul indicat, cu excepia cazurilor specifice stipulate n Legea nr.158/2008 (spre exemplu, a ctigat concursul la ocuparea unei funcii publice vacante etc.), implementeaz toate etapele procedurii de evaluare a acestuia: 1) completarea fiei de evaluare, 2) derularea interviului de evaluare i 3) contrasemnarea fiei de evaluare; - raportul de serviciu al evaluatorului a ncetat, a fost suspendat sau modificat. Acesta are obligaia ca, pn la ncetarea, suspendarea sau modificarea raportului de serviciu, ntr-o perioad de cel mult 14 zile calendaristice, s realizeze evaluarea funcionarilor publici din subordine. FPC, care are calitatea de evaluator, este obligat s evalueze performana tuturor funcionarilor publici din subordinea sa direct sau a celor crora le coordoneaz activitatea. Cnd se evalueaz funcionarul public care n perioada de evaluare a lipsit din motive neimputabile acestuia? Procedura de evaluare va fi aplicat n cel mult 10 zile lucrtoare de la data revenirii funcionarului public la locul de munc. Este evaluat funcionarul public care a ctigat concursul, a fost transferat sau promovat n alt funcie public n perioada septembrie noiembrie a anului n curs? Dac funcionarul public a ctigat concursul, a fost transferat sau promovat n alt funcie public n perioada septembrie-noiembrie a anului n curs, evaluarea acestuia se face n termen de maximum 14 zile calendaristice pn la intervenirea noului raport de serviciu. Pentru perioada rmas pn la 31 decembrie (mai puin de 4 luni de activitate profesional), nu se face evaluarea. Funcionarul public respectiv va realiza sarcinile i atribuiile de serviciu n conformitate cu fia postului. n acest caz, calificativul de evaluare obinut anterior, pentru perioada de activitate din luna ianuarie pn n luna
40
august, va constitui calificativul final de evaluare. SRU va introduce aceste informaii n nota informativ pe care o va prezenta conducerii autoritii publice. Este evaluat performana funcionarului public dac: 1) raportul de serviciu se suspend n cazul concediului de maternitate? 2) raportul de serviciu nceteaz n baza demisiei din funcie (se ncadreaz n sectorul privat i nu intenioneaz s revin n serviciul public)? 3) raportul de serviciu nceteaz n urma obinerii dreptului la pensie pentru limit de vrst? n cazul n care funcionarul public n cauz a activat mai mult de 4 luni n funcia respectiv, performana acestuia este evaluat n conformitate cu prevederile procedurii fr careva abateri, adic n termen de 14 zile calendaristice din data nregistrrii cererii depuse de funcionarul public respectiv. n cazul n care a activat mai puin de 4 luni n funcia public respectiv nu va fi evaluat. Funcionarul public are dreptul i obligaia de a fi evaluat. Totui, n cazul n care funcionarul public n cauz refuz s participe la procedura de evaluare, acesta depune o cerere n scris n adresa conductorului autoritii publice, care va fi pstrat n dosarul personal al acestuia. Dar evaluatorul, oricum, va completa fia de evaluare i o va transmite spre contrasemnare.
8.3.1. Completarea fiei de evaluare Completarea fiei de evaluare reprezint prima etap a procedurii de evaluare a funcionarilor publici.
Fia de evaluare reprezint un document care conine informaii privind nivelul de realizare a obiectivelor stabilite la nceputul anului (n termeni cantitativi i calitativi), nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare pe parcursul perioadei evaluate i calificativul de evaluare acordat de ctre evaluator. De asemenea, fia de evaluare conine informaii privind necesitile de dezvoltare profesional a funcionarului public.
8. PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANELO RFUNCIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE I DE EXECUIE
Cine completeaz fia de evaluare? Fia de evaluare este completat de ctre evaluator, care este eful direct al funcionarului public evaluat. Cum se completeaz fia de evaluare? Fia de evaluare este completat de ctre evaluator n mod individual. n procesul de completare a fiei de evaluare, evaluatorul poate utiliza mai multe documente: - fia de stabilire a obiectivelor i a indicatorilor de performan pentru anul respectiv; - fia de monitorizare, alte documente de monitorizare a performanei funcionarului public evaluat, utilizate pe parcursul anului; - raportul de activitate a subdiviziunii din care face parte funcionarul public evaluat; - alte documente relevante ce relev performana funcionarului public. Fia de evaluare a FPC i FPE este constituit din 8 compartimente, dup cum urmeaz: Date generale n cadrul prezentului compartiment sunt notate datele cu privire la funcionarul public evaluat, perioada evaluat, data interviului de evaluare , lista activitilor de instruire la care a participat funcionarul public evaluat n timpul
41
perioadei evaluate activiti cu o durat de minimum 8 ore de instruire, n domeniul de activitate, relevante funciei pe care o deine (se specific doar tematica/denumirea). Informaiile privind activitile de instruire la care au participat funcionarii publici evaluai din subordine pot fi obinute de la SRU. Evaluarea ndeplinirii obiectivelor individuale de activitate n cadrul prezentului compartiment, evaluatorul apreciaz nivelul de ndeplinire a obiectivelor care au fost stabilite la nceputul anului, dup caz, revizuite, prin prisma indicatorilor de performan. Lista de obiective i indicatori de performan este preluat exact din fia de stabilire a obiectivelor. n baza rezultatelor obinute, evaluatorul stabilete n procente (%) nivelul de ndeplinire a obiectivelor, consemneaz comentariile sale n dreptul fiecrui obiectiv i stabilete punctajul. La stabilirea procentajului de realizare a obiectivului se ia n consideraie n ce msur a fost realizat obiectivul din punct de vedere cantitativ i calitativ. Acest fapt se explic/argumenteaz n seciunea Comentarii din acest compartiment, indiferent de punctajul stabilit. n continuare se ofer o gril pentru a facilita stabilirea punctajului necesar, dup cum urmeaz:
Punctaj 1 2 Descrierea nivelului de ndeplinire a obiectivului Obiectivul nu a fost ndeplinit. Obiectivul a fost ndeplinit parial (70-89%). n majoritatea cazurilor, au fost respectate termenele de realizare. Calitatea serviciilor/produselor/rezultatelor obinute este medie. Obiectivul a fost ndeplinit practic n totalitate (90-99%). Termenele de realizare au fost respectate. Calitatea serviciilor/produselor/rezultatelor obinute este nalt. Obiectivul a fost ndeplinit n totalitate (100%), n termen sau nainte de termen. Calitatea serviciilor/produselor/rezultatelor obinute este foarte nalt, fiind ndeplinite fr erori. Suplimentar au fost realizate i alte sarcini importante care au adus valoare adugat activitii subdiviziunii.
Aprecierea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare n cadrul prezentului compartiment, n baza descrierilor criteriilor de evaluare oferite n anexa nr. 2 la Regulament, evaluatorul stabilete punctajul pentru fiecare criteriu de evaluare i ofer comentariile sale. Comentariile trebuie s cuprind argumente i fapte concrete ce confirm punctajul stabilit, ele pot s in de situaii concrete, aciuni. Calificativul de evaluare n baza mediei punctajelor oferite la compartimentele Evaluarea ndeplinirii obiectivelor individuale de activitate i Aprecierea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare se stabilete calificativul de evaluare. De menionat este faptul c la acest moment se acord un calificativ de evaluare provizoriu, care va fi definitiv dup derularea interviului de evaluare cu funcionarul public evaluat. Calificativul de evaluare se acord dup cum urmeaz:
punctaj 3,51 - 4,00 foarte bine
42
punctaj 2,51 - 3,50 bine
punctaj 1,51 - 2,50 satisfctor
punctaj 1,00 - 1,50 nesatisfctor
Comentariile evaluatorului privind rezultatele evalurii funcionarului public n cadrul prezentului compartiment evaluatorul consemneaz comentariile sale cu privire la ntreaga activitate a funcionarului public i performana demonstrat pe parcursul perioadei evaluate. Comentariile vizeaz: aprecierea general a performanei, sugestii i recomandri pentru o mai bun performan , dup caz, anexe care confirm cele expuse n fia de evaluare. Necesitile de dezvoltare profesional a funcionarului public n cadrul prezentului compartiment sunt consemnate informaii cu privire la necesitile de dezvoltare profesional a funcionarului public evaluat . Prezentul compartiment este foarte important, deoarece, n cazul n care funcionarul public evaluat va beneficia de activiti de instruire i/sau autoinstruire n domeniile identificate performana n anul ce urmeaz trebuie s fie mai bun. Necesitile de dezvoltare profesional pot s se refere la:
Ce trebuie s cunoasc funcionarul public ca s lucreze mai bine, s obin rezultate mai bune? Ce trebuie s poat face funcionarul public ca s lucreze mai bine, s obin rezultate mai bune? Cum trebuie s fie/s se comporte funcionarul public ca s lucreze mai bine, s obin rezultate mai bune? - S cunoasc prevederile legislaiei speciale - S cunoasc diferite modele de management i stiluri de conducere - S dezvolte abiliti de negociere - S dezvolte abiliti de prezentare - S dezvolte abiliti de analiz i sintez Spirit de iniiativ Spirit de echip ncredere n sine Punctualitate
Cunotine
Abiliti profesionale
Comportament/ Atitudini
Comentariile funcionarului public evaluat n cadrul prezentului compartiment funcionarul public poate s-i expun comentariile sale cu privire la rezultatele evalurii. n cazul n care funcionarul public nu este de acord cu rezultatele evalurii, poate s-i expun argumentele/faptele sale. Comentariile contrasemnatarului n cadrul prezentului compartiment contrasemnatarul i expune comentariile proprii cu privire la calificativul de evaluare acordat funcionarului public, n mod opional. n cazul n care contrasemnatarul decide repetarea procedurii de evaluare, atunci comentariile acestuia trebuie consemnate n scris, unde sunt expuse motivele deciziei cu privire la repetarea procedurii de evaluare. Exemple de fie de evaluare a FPC i FPE completate sunt prezentate n anexele nr.13 i nr.14 la prezentul Ghid metodic. Ce trebuie s fac evaluatorul dup ce a completat fia de evaluare? Evaluatorul, dup ce a completat fia de evaluare pn la compartimentul Comentariile funcionarului public evaluat, urmeaz s-l informeze pe funcionarul public despre data,
43
ora i locul interviului de evaluare, precum i s -i nmneze/expedieze urmtoarele documente: - fia de evaluare completat; - lista obiectivelor propuse pentru anul urmtor i indicatorii de performan. Detaliile cu privire la data, ora i locul desf urrii interviului de evaluare sunt nscrise n fia de evaluare la compartimentul Date generale. Ce trebuie s fac funcionarul public dup ce a primit fia de evaluare completat de evaluator? Dup ce a primit fia de evaluare i lista obiectivelor pentru anul urmtor, funcionarul public urmeaz s se pregteasc de interviu. Astfel, examineaz coninutul fiei de evaluare, face notie, formuleaz ntrebrile, comentariile sale etc. De asemenea, funcionarul public studiaz obiectivele propuse pentru anul viitor i necesit ile de dezvoltare profesional identificate. Care este rolul SRU? n procesul de completare a fiei de evaluare SRU ofer , la solicitare, asisten informaional i metodologic necesar pentru a asigura corectitudinea completrii fiei de evaluare n conformitate cu prevederile Regulamentului.
Proiectul fiei de evaluare poate fi expediat prin e-mail funcionarului public? Da. Astfel va fi mai uor de completat fia de evaluare de ctre funcionarul public, n cazul n care va avea careva comentarii. Fia de evaluare poate fi completat de ctre funcionarul public evaluat? Nu. Fia de evaluare este completat exclusiv de ctre evaluator.
Fia de evaluare poate fi completat manual de ctre evaluator? Se recomand completarea fiei de evaluare la calculator, n format electronic. Doar comentariile funcionarului public evaluat i a contrasemnatarului pot fi nscrise manual. n cazul n care evaluatorul nu dispune de echipamentul necesar pentru a completa fia de evaluare n format electronic, se accept completarea acesteia manual.
8.3.2. Desfurarea interviului de evaluare Derularea interviului de evaluare reprezint a doua etap a procedurii de evaluare a funcionarilor publici.
Interviul de evaluare reprezint o discuie dintre evaluator i funcionarului public evaluat privind rezultatele evalurii: reuite, nereuite, probleme i bariere n realizarea obiectivelor stabilite, soluiile identificate. De asemenea, n cadrul interviului de evaluare se discut obiectivele pentru anul urmtor i necesitile de dezvoltare profesional a funcionarului public. Interviul de evaluare se desfoar n perioada de evaluare, dar nu mai trziu de 5 februarie a fiecrui an.
44
Care este scopul interviului de evaluare? Scopul interviului de evaluare const n discutarea constructiv, dintre evaluator i funcionarul public evaluat, a rezultatelor evalurii i a soluiilor pentru mbuntirea performanei. Discuiile n cadrul interviului de evaluare vizeaz: - rezultatele obinute de funcionarul public comparate cu obiectivele stabilite; - nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare; - calificativul de evaluare propus de evaluator; - barierele care au influenat performana funcionarului public; - comentariile menionate de evaluator n fia de evaluare; - obiectivele i indicatorii de performan pentru urmtoarea perioad evaluat; - necesitile de dezvoltare profesional. Funcionarul public are nevoie de opinia/feedback-ul conductorului su privind aprecierea performanei sale, de aceea evaluatorul trebuie s fie pregtit pentru interviu. Care ar fi structura recomandat a unui interviu de evaluare? n timpul interviului de evaluare este obligatoriu s se discute cel puin urmtoarele 3 subiecte: 1) rezultatele evalurii; 2) obiectivele pentru anul urmtor; 3) necesitile de dezvoltare profesional. Structura recomandat a unui interviu de evaluare este prezentat n anexa nr.15 la prezentul Ghid metodic i vizeaz urmtoarele aspecte: 1) enunarea scopului ntlnirii i subiectele propuse spre discuie, de ctre evaluator; 2) prezentarea i discutarea rezultatelor evalurii; 3) oferirea de feedback/reacie de rspuns din partea funcionarului public privind rezultatele evalurii; 4) discutarea obiectivelor i a indicatorilor de performan pentru anul urmtor; 5) discutarea necesitilor de dezvoltare profesional stabilite; 6) alte aspecte relevante. Sugestii pentru evaluator privind organizarea i derularea interviului de evaluare Pentru a organiza un interviu eficient, sugestiile sunt urmtoarele: - pregtii-v de interviu, notai n prealabil ntrebrile care v intereseaz; - planificai/rezervai din timp sala sau auditoriul unde se va desf ura interviul de evaluare ca s va asigurai c nimeni i nimic nu o s v deranjeze; - deconectai telefoanele mobile; - pregtii spaiul de discuie fr bariere, aranjai masa i scaunele n aa mod nc t s nu existe bariere fizice; - asigurai confidenialitatea discuiei. Pentru a asigura o discuie deschis i constructiv, sugestiile sunt:
45
creai o atmosfer plcut i deschis de comunicare; ncepei prin evidenierea succeselor i aspectelor pozitive ale funcionarului public; pstrai echilibrul dintre aspectele forte i slabe ale funcionarului public; ncercai sa lsai funcionarul public s menioneze aspectele slabe; solicitai feedback/prerea funcionarului public evaluat; formulai, n cazul n care enunai un mesaj negativ/mustrare n felul urmtor: mesaj pozitiv, mesaj negativ , mesaj pozitiv. Spre exemplu: apreciez activitatea dvs. privind .., dar ce ine de . trebuie s mai lucrai, i anume, la aspectele .., aceasta este foarte important pentru subdiviziune/autoritate, sunt sigur c vei reui s mbuntii performana Dvs. la acest capitol; inei ntotdeauna controlul asupra interviului; ncercai s purtai o discuie de la egal la egal; meninei aceeai tonalitate n discuie; ncercai s nu fie o dezbatere contradictorie i s ajungei la un consens la sfrit; ntrebai funcionarul public ce soluii i recomandri propune pentru a eficientiza activitatea sa; utilizai fapte concrete i argumente; nu facei atac la persoan; atacai comportamentul nepotrivit, dar nu persoana; solicitai de la funcionarul public soluii proprii.
Care sunt paii efectuai de ctre evaluator i funcionarul public evaluat dup derularea interviului de evaluare? Evaluatorul, dup interviul de evaluare, definitiveaz fia de evaluare. n cazul n care au fost aduse argumentele i informaiile care anterior nu erau cunoscute, evaluatorul poate schimba punctajele i calificativul de evaluare, dac funcionarul public a adus argumentele necesare i evaluatorul este de acord cu ele. Evaluatorul are 3 zile lucrtoare la dispoziie pentru a definitiva fia de evaluare. Dup ce fia de evaluare a fost definitivat, este oferit funcionarului public pentru a lua cunotin i a se expune n compartimentul Comentarii ale funcionarului public evaluat. Dac funcionarul public este de acord cu calificativul de evaluare, poate s nu scrie nimic n compartimentul respectiv. n cazul n care nu este de acord cu rezultatele evalurii, este obligatoriu ca aceast rubric s fie completat prin oferirea de argumente i fapte concrete. At t evaluatorul, ct i funcionarul public evaluat pot s anexeze la fia de evaluare documente care confirm cele expuse n fia de evaluare. Dup ce fia de evaluare a fost definitivat de evaluator i funcionarul public evaluat i-a expus opiniile, fia de evaluare este semnat i datat de ctre evaluator i funcionarul public evaluat n seciunea respectiv. Apoi este transmis n versiune tiprit contrasemnatarului spre examinare.
Dac nu au fost elaborate obiectivele pentru anul viitor, poate avea loc interviul de evaluare? Nu. Lista obiectivelor pentru anul urmtor este un document absolut necesar desfurrii interviului de evaluare. Doar n cazul n care autoritatea public trece prin procesul de reorganizare i funciile subdiviziunii din care face parte funcionarul public evaluat vor fi modificate, respectiv, va suferi
46
modificri i fia postului, doar atunci se accept ca interviul de evaluare s aib loc fr a fi discutate obiectivele. n acest caz, data limit de stabilire a obiectivelor va constitui 30 zile de la survenirea modificrilor respective. Care este durata unui interviu de evaluare? Un interviu de evaluare poate s dureze n jur de 1 or, n funcie de mai muli factori: rezultatele evalurii i argumentarea calificativului de evaluare acordat, deschiderea spre discuie din partea evaluatorului i a funcionarului public evaluat etc. Cum s se procedeze dac evaluatorul sau funcionarul public nu s-au prezentat la interviul de evaluare? Interviul de evaluare este o etap obligatorie a procedurii de evaluare. n cazul n care, din anumite motive obiective sau subiective, nu a fost posibil desfurarea interviului de evaluare la data anunat, evaluatorul va stabili o alt dat de desfurare a interviului. Cum s se procedeze dac funcionarul public refuz s semneze fia de evaluare? Semntura funcionarului public confirm c a luat act de cunotin cu con inutul fiei de evaluare i este obligatorie n conformitate cu prevederile Regulamentului. n cazul n care nu este de acord cu calificativul de evaluare, acesta i expune nemulumirile i argumentele n compartimentul Comentariile funcionarului public evaluat. Dup derularea interviului de evaluare, evaluatorul ntocmete un proces-verbal sau alte documente ce confirm subiectele discutate? Nu. Dup derularea interviului de evaluare, n baza celor discutate, evaluatorul definitiveaz fia de evaluare.
8.3.3. Contrasemnarea fiei de evaluare Contrasemnarea fiei de evaluare este a treia i ultima etap a procedurii de evaluare a funcionarului public. Rolul contrasemnatarului este de a: verifica corectitudinea aplicrii procedurii de evaluare; examina comentariile oferite de ctre evaluator i func ionarul public evaluat; compara nivelul de performan al subdiviziunii i cel al funcionarului public evaluat; decide asupra: - acceptrii rezultatelor evalurii/calificativului de evaluare acordat; - repetrii procedurii de evaluare a performanelor funcionarului public respectiv. Acceptarea de ctre contrasemnatar a calificativului de evaluare acordat n cazul acceptrii calificativului de evaluare acordat de ctre evaluator, contrasemnatarul pune bifa n compartimentul Decizia contrasemnatarului - Acceptat, semneaz i dateaz fia de evaluare, dup care o transmite evaluatorului. Fia de evaluare se aduce la cunotina funcionarului public prin semnarea acesteia n mod obligatoriu, dup care se anexeaz la dosarul personal al funcionarului public n cauz. Decizia contrasemnatarului de a fi repetat procedura de evaluare Contrasemnatarul, n anumite cazuri, poate decide asupra repetrii procedurii de evaluare a funcionarului public. Astfel, contrasemnatarul pune bifa n compartimentul Decizia
47
contrasemnatarului Repetarea procedurii de evaluare, i argumenteaz decizia prin oferirea de explicaii la compartimentul Comentariile contrasemnatarului, semneaz i dateaz fia de evaluare, dup care o transmite evaluatorului. Care sunt aciunile SRU dup finalizarea procedurii de evaluare? n urma finalizrii implementrii procedurii de evaluare a funcionarilor publici, SRU, n decurs de 10 zile lucrtoare, are obligaia de a elabora o not informativ care cuprinde informaii privind rezultatele evalurii funcionarilor publici pentru anul respectiv. Un model de not informativ privind rezultatele evalurii performanelor n autoritatea public este prezentat n anexa nr.20 la prezentul Ghid metodic. Dup caz, SRU va prezenta o informaie suplimentar privind rezultatele evalurii repetate; rezultatele contestrii la comisia de evaluare/conductorul autoritii publice i/sau n instan de contencios administrativ.
9. Repetarea procedurii de evaluare Regulamentul prevede posibilitatea de a fi repetat procedura de evaluare. Cine poate decide asupra repetrii procedurii de evaluare? Decizia referitor la repetarea procedurii de evaluare o poate lua n exclusivitate contrasemnatarul. n ce situaii poate fi repetat procedura de evaluare? n conformitate cu prevederile pct.78 al Regulamentului, contrasemnatarul poate decide asupra repetrii procedurii de evaluare n cazul n care: a) aprecierile consemnate n fia de evaluare de ctre evaluator nu corespund realitii:
Exemplul 1: Evaluatorul menioneaz c funcionarul public evaluat nu a acordat suficient asisten organizatoric i metodologic membrilor comisiei de concurs pentru ocuparea funciei publice vacante. n acelai timp, contrasemnatarul are informaie despre organizarea edinelor metodologice practic nainte de fiecare etap a concursului, fapt menionat i apreciat de ctre membrii comisiei; Exemplul 2: Evaluatorul menioneaz despre desfurarea a 4 seminare de informare a efilor de subdiviziuni, iar contrasemnatarul are informaie despre desfurarea doar a 3 seminare .
9. REPETAREA PROCEDURII DE EVALUARE
b) procedura i cerinele stabilite de lege i de Regulament nu au fost respectate:

Exemplu: - fia de evaluare nu a fost completat pn la interviu; - nu au fost completate toate compartimentele structurale ale fiei de evaluare; - informaiile din compartimente au fost incomplete (spre exemplu nu era indicat ora interviului, nu era apreciat nivelul de ndeplinire a unuia sau ctorva obiective, nu era apreciat nivelul de
48
manifestare a unuia sau ctorva criterii de evaluare, nu au fost identificate necesitile de dezvoltare profesional etc.); - interviul de evaluare nu a avut loc; - fia de evaluare a fost transmis funcionarului public evaluat cu ntrziere, adic n mai puin de 3 zile nainte de interviu, astfel c acesta nu a avut timp suficient s se pregteasc pentru discuia cu evaluatorul; - la interviul de evaluare au mai participat i alte persoane, dect evaluatorul i evaluatul;
c) comentariile oferite de ctre funcionarul public evaluat privind dezacordul cu consemnrile nscrise n fia de evaluare sunt argumentate:
Exemplu: Evaluatorul menioneaz despre ndeplinirea unui obiectiv n proporie de 60 la sut, iar funcionarul public argumenteaz, prin documente, fapte concrete realizarea acestui obiectiv n proporie de 80 la sut.
Cnd are loc repetarea procedurii de evaluare? Evaluatorul decide singur cnd s demareze procedura de evaluare repetat, dar trebuie s in seam de faptul c pentru ntreaga procedur sunt rezervate 20 de zile lucrtoare. Adic, poate s nceap procedura n cel mult 5 zile lucrtoare de la data lurii deciziei respective de ctre contrasemnatar. Cum se desfoar repetarea procedurii de evaluare? Repetarea procedurii de evaluare presupune desfurarea tuturor etapelor, precum i respectarea termenelor, i anume: - completarea fiei de reevaluare; - realizarea interviului de reevaluare; - definitivarea fiei de reevaluare; - contrasemnarea fiei de reevaluare. Care este procedura de completare a fiei de reevaluare? Fia care se completeaz n cadrul repetrii procedurii de evaluare este de acelai model ca i fia de evaluare, doar c are alt denumire fi de reevaluare. Fia de reevaluare este completat de ctre evaluator. Acesta urmeaz s studieze atent: - comentariile contrasemnatarului din fia de evaluare; - comentariile funcionarului public evaluat. Evaluatorul va revizui compartimente le fa de care a avut obiecii contrasemnatarul i/sau funcionarul public. Fia de reevaluare completat este transmis de ctre evaluator funcionarului public pentru a lua cunotin cu coninutul acesteia. Realizarea interviului de reevaluare Interviul de reevaluare se realizeaz n aceleai condiii ca i interviul de evaluare, inclusiv:
49
9. REPETAREA PROCEDURII DE EVALUARE
respectarea termenului de 3 zile dintre transmiterea fiei de reevaluare ctre funcionarul public i interviul de reevaluare; discuia ntre evaluator i funcionarul public evaluat; discuia privind obiectivele i indicatorii de performan pentru anul urmtor, precum i privind necesitile de dezvoltare profesional .
n cadrul interviului de reevaluare vor fi discutate, n mod obligatoriu, compartimentele asupra crora au fost expuse obiecii de ctre contrasemnatar i/sau funcionarul public evaluat. Definitivarea fiei de reevaluare Dup realizarea interviului, evaluatorul va definitiva fia de reevaluare i o va transmite funcionarului public evaluat pentru a lua cunotin de informaiile incluse n aceasta. Funcionarul public evaluat are obligaia s semneze fia de reevaluare la compartimentul Luare la cunotin, indiferent de faptul dac este de acord sau nu cu calificativul de evaluare. Semnarea fiei de evaluare nseamn c funcionarul public a luat cunotin de coninutul acesteia. Dac nu este de acord cu calificativul acordat, atunci el va meniona acest lucru la compartimentul Comentariile funcionarului public evaluat. Contrasemnarea fiei de reevaluare Fia de reevaluare va fi transmis de ctre evaluator contrasemnatarului, n termen de 6 zile lucrtoare de la data realizrii interviului de reevaluare. Contrasemnatarul va examina fia de reevaluare i, n cazul n care rezultatele procedurii repetate de evaluare au rmas neschimbate, va decide asupra calificativului final de evaluare n termen de 5 zile lucrtoare de la data primirii fiei de reevaluare, i anume: - va lsa calificativul de evaluare neschimbat, n cazul n care comentariile evaluatorului/funcionarului public evaluat au fost documentar argumentate; - va schimba calificativul de evaluare n funcie de argumentele oferite. La etapa respectiv decizia contrasemnatarului este definitiv.
10. Procedura de contestare a rezultatelor evalurii Fiecare funcionar public are dreptul s conteste rezultatele evalurii, dac prezint dovezi i argumente plauzibile. Regulamentul prevede mai multe nivele de contestate a rezultatelor evalurii, pn la adresarea n instana de contencios administrativ. Dac dup repetarea procedurii de evaluare, funcionarul public e ste nemulumit de rezultatul evalurii, atunci el l contest la conductorul autoritii publice. n cazul n care nu este de acord nici cu decizia conductorului autoritii publice, atunci el are dreptul s se adreseze n instana de contencios administrativ. Funcionarii publici nemulumii de rezultatul evalurii trebuie s parcurg toate nivelele/oportunitile de contestare intern pn a recurge la contestarea n instana de contencios administrativ.
10. PROCEDURA DE CONTESTARE A REZULTATELOR EVALURII
50
n ce situaii poate fi contestat rezultatu l evalurii? n conformitate cu prevederile pct.85 al Regulamentului, funcionarul public care nu este de acord cu rezultatul evalurii poate s l conteste la conductorul autoritii publice. Cnd poate fi contestat calificativul de evaluare? Calificativul de evaluare poate fi contestat: 1) dup repetarea procedurii de evaluare ; 2) dup procedura de evaluare n cazul n care: - funcionarul public evaluat nu este de acord cu calificativul de evaluare, a argumentat acest lucru n fia de evaluare, dar contrasemnatarul nu a dispus repetarea procedurii de evaluare; - nu exist contrasemnatar pentru funcionarul public evaluat, n condiiile pct. 76 al Regulamentului i, deci, nu poate fi dispus repetarea procedurii de evaluare.
Exemplu:
la nivel local: pentru secretarul consiliului raional evaluator este preedintele raionului, care este persoan de demnitate public ; pentru secretar al consiliului local evaluator este primarul; la nivel central (conform organigramei Ministerului Sntii): pentru eful Direciei politici n managementul serviciilor medicale evaluator este viceministrul.
n situaiile descrise mai sus fia de evaluare nu va fi contrasemnat.
Aciunile funcionarului public n aceste cazuri, funcionarul public va depune, n scris, o contesta ie ctre conductorul autoritii n care va solicita examinarea rezultatului evalurii. Un model de contestaie este prezentat n anexa nr.16 la prezentul Ghid metodic. Este foarte important ca funcionarul public s se adreseze conductorului autorit ii n scris. Temei pentru demararea procedurii de contestare va fi contestaia scris, n care se va conine motivul ntemeiat al solicitrii de contestare. Cine examineaz contestaia? Examinarea contestaiei se efectueaz de ctre conductorul autoritii publice, evaluator, contrasemnatar, funcionarul public evaluat i un colaborator al subdiviziunii resurse umane. n situaia n care nu exist contrasemnatar, conform pct. 87 din Regulament, la solicitarea funcionarului public, conductorul autoritii publice va constitui un grup de contestare format din: - conductorul autoritii publice /evaluatorul ; - funcionarul public evaluat; - colaboratorul subdiviziunii resurse umane; - funcionari publici, activitatea crora are tangene cu activitatea funcionarului public evaluat . .
Exemplu: la nivel local: - pentru secretarul consiliului raional vicepreedinte al raionului, consilieri raionali etc.;
51
pentru secretarul consiliului local colaborator al seciei administraie public, colaborator al oficiului stare civil, consilieri locali. la nivel central:
pentru ef al serviciului resurse umane viceministru, efi de subdiviziuni, colaborator DPC; pentru ef al Direciei analiz, evaluare i monitorizare viceministru, efi de subdiviziuni, colaborator al Direciei politici, planificare strategic i asisten extern a Cancelariei de Stat.
Un model de act administrativ privind constituirea grupului de contestare este prezentat n anexa nr.17 la prezentul Ghid metodic. Care este procedura de contestare a rezultatelor evalurii? Grupul de contestare va examina fia de evaluare, fia de reevaluare, alte documente relevante procedurii de evaluare anexate de ctre evaluator i/sau funcionarul public evaluat. De asemenea, membrii grupului de contestare pot solicita att de la evaluator, ct i de la funcionarul public evaluat i alte documente relevante procedurii de evaluare. Examinarea poate fi efectuat individual de ctre fiecare membru al grupului, dar discuia referitor la examinarea rezultatului se va face n cadrul unei edine a grupului. Rezultatul examinrii contestaiei se consemneaz ntr-un proces -verbal, semnat de ctre fiecare membru al grupului de contestare. n cazul n care unii membri ai grupului au o alt prere dect majoritatea membrilor grupului, atunci ei pot s anexeze prerea lor separat la procesul-verbal. Un model de proces-verbal privind rezultatul contestaiei este prezentat n anexa nr.18 la prezentul Ghid metodic. n baza prevederilor procesului-verbal privind rezultatele contestaiei, conductorul autoritii publice va emite un act administrativ, n care va fi expus rezultatul examinrii contestaiei depuse. Decizia final aparine conductorului autoritii publice. Un model de act administrativ emis de conductorul autoritii publice privind rezultatul contestaiei este prezentat n anexa nr.19 la prezentul Ghid metodic. Rezultatul contestaiei se va aduce la cunotina funcionarului public solicitant n scris. La etapa respectiv decizia conductorului autoritii publice este definitiv. Cnd poate funcionarul public s se adreseze n instana de contencios administrativ? n cazul n care funcionarul public evaluat nu este mulumit de modul de soluionare a contestaiei de ctre grupul de contestare i de decizia conductorului autoritii publice, funcionarul public poate s se adreseze n instana de contencios administrativ. Aciunile funcionarului public Funcionarul public se va adresa n instana de contencios administrativ, n condiiile prevzute de lege. Pentru aceasta funcionarul public va solicita o copie a actului administrativ privind rezultatul contestaiei depuse.
52
11. Decizii luate n baza rezultatelor evalurii Rezultatele evalurii anuale a funcionarului public se iau n considerare la luarea deciziilor cu privire la: a) avansarea sau meninerea n trepte de salarizare; b) conferirea unui grad de calificare superior; c) promovarea ntr-o funcie public superioar; d) destituirea din funcia public. Avansarea sau meninerea funcionarului public n trepte de salarizare n conformitate cu prevederile art.46 din Legea nr.158/2008 trecerea funcionarului public ntr-o treapt de salarizare superioar se efectueaz succesiv, cu condiia obinerii la evaluare cel puin a calificativului de evaluare bine. n cazul obinerii la evaluare a calificativului satisfctor, funcionarul public rmne n aceeai treapt de salarizare. Totodat, menionm c avansarea funcionarului public n trepte de salarizare se va efectua n condiiile menionate, dar i a legislaiei cu privire la salarizarea funcionarilor publici. Conferirea unui grad de calificare superior n conformitate cu prevederile alin.(3) art.33 din Legea nr.158/2008 , conferirea gradului de calificare imediat superior se face dac func ionarul public a obinut cel puin calificativul de evaluare bine la 3 evaluri. n cazul ndeplinirii unor misiuni de importan deosebit sau obinerii calificativului de evaluare foarte bine la ultimele 2 evaluri, funcionarului public i se poate conferi un grad de calificare ce l depete pe cel anterior cu un grad ( alin. (4) art.33 din Legea nr. 158/2008). Dac funcionarul public a ntrunit condiiile menionate, conductorul autoritii publice are obligaia, conform legii, s -i confere gradul de calificare superior. Promovarea ntr-o funcie public superioar n conformitate cu prevederile alin.(4) art.45 din Legea nr.158/2008, funcionarul public poate fi promovat ntr-o funcie public superioar dac a obinut n urma evalurii calificativul foarte bine la ultima evaluare sau calificativul bine la ultimele 2 evaluri. Chiar dac funcionarul public a ntrunit condiiile menionate, promovarea ntr-o funcie public superioar nu este obligatorie. Poate fi aplicat doar dac exist posibilitatea de promovare ntr-o funcie public superioar n cadrul autoritii publice n care i desf oar activitatea funcionarul public n cauz sau n alte autoriti publice. Destituirea din funcia public n conformitate cu prevederile lit. (d) art.64 din Legea nr.158/2008 , destituirea din funcia public poate avea loc n cazul n care funcionarul public a demonstrat incompeten profesional, stabilit n urma obinerii calificativului de evaluare nesatisfctor la evaluarea anual. Dac funcionarul public a obinut calificativul de evaluare nesatisfctor, conductorul autoritii publice are obligaia de a destitui funcionarul public din funcie, conform legii.
11. DECIZII LUATE N BAZA REZULTATELOR EVALURII
53
Identificarea necesitilor de dezvoltare profesional n cadrul procedurii de evaluare, sunt identificate necesitile de dezvoltare profesional a funcionarului public evaluat. Necesit ile de dezvoltare profesional reprezint acele cunotine, abiliti profesionale i trsturi de personalitate (comportament/atitudini) care trebuie dezvoltate, ntr-un interval anumit de timp, de funcionarul public respectiv pentru a fi mai performant i productiv la locul de munc. Necesit ile de dezvoltare profesional sunt identificate de c tre evaluator n comun cu funcionarul public evaluat, fiind discutate n timpul interviului de evaluare i consemnate n fia de evaluare. Aciunile subdiviziunii resurse umane n cazul n care funcionarul public a ntrunit toate condiiile necesare pentru luarea deciziilor prevzute n Legea nr.158/2008, iar calificativele de evaluare acordate funcionarilor publici evaluai sunt finale, SRU elaboreaz i prezint conductorului autoritii publice, proiectul actului administrativ care prevede luarea a uneia sau mai multor decizii cu privire la personal.
n ceea ce privete necesitile de dezvoltare identificate n cadrul procedurii de evaluare, SRU analizeaz i sistematizeaz informaiile respective, nscrise n fiele de evaluare. Aceste informaii snt folosite att la elaborarea planului anual de dezvoltare profesional a funcionarilor publici din cadrul autoritii publice, ct i la revizuirea/ajustarea acestuia.
Alte decizii manageriale De asemenea, conductorul autoritii publice i efii de subdiviziuni, n baza rezultatelor evalurii, pot lua i alte decizii manageriale care ar spori motivaia funcionarilor publici performani, precum: - delegarea funcionarului public la cursuri de instruire din ar i peste hotare, stagii, vizite de studiu etc.; - desemnarea n calitate de lider a unui grup de lucru creat pentru realizarea unor sarcini de importan major; - mputernicirea funcionarului public de a participa la diferite ntruniri organizate cu conducerea de vrf a rii, personaliti notorii etc.
12. Cele mai frecvente erori n evaluare Evaluarea performanelor este un proces complex i necesit o anumit maturitate organizaional pentru a putea deveni un sistem util i eficient ntr-o instituie. Un astfel de sistem poate s contribuie la motivarea i dezvoltarea angajailor, precum i la atingerea unui nivel superior de performan organizaional. Pentru a beneficia la maximum (att pentru organizaie, ct i pentru dezvoltarea angajailor) de un astfel de sistem, ar trebui diminuate efectele care pot fi induse de un set de erori ce pot aprea n implementarea sistemului de evaluare a performanelor. n continuare se ofer o list a celor mai frecvente i importante tipuri de erori, legate att de procesul de evaluare , ct i de evaluatori.
12. CELE MAI FRECVENTE ERORI N EVALUARE
54
Erori legate de procesul de evaluare: Nerespectarea termenelor n implementarea procedurii de evaluare. n cazul n care n autoritatea public se implementeaz procedura de evaluare mai devreme sau mai trziu de 15 decembrie anul n curs 15 februarie anul urmtor, atunci pot aprea unele dificulti. n cazul n care se aplic mai devreme (dei acest lucru mai rar poate s se ntmple), atunci funcionarii publici nu vor avea la dispoziie 12 luni pentru ndeplinirea obiectivelor. Dac procedura de evaluare se aplic mai trziu de termenul menionat, atunci acest fapt are efecte negative/perturbtoare asupra ntre gului proces de evaluare: stabilirea obiectivelor anuale i a indicatorilor de performan care in de obiectivele anuale ale subdiviziunilor i, n final, de obiectivele strategice ale autoritii publice, monitorizarea ndeplinirii acestora. n acelai timp, aceti funcionari publici vor avea mai puin timp la dispoziie pentru ndeplinirea obiectivelor stabilite. Transformarea interviurilor de evaluare n lungi monologuri ale evaluatorului. Interviurile de evaluare trebuie s aib la baz dialogul. Interviul este o foarte bun ocazie pentru ca evaluatorul s neleag mai bine motivaiile angajailor, nevoile lor, direciile n care doresc i se pot dezvolta i, de asemenea, o foarte bun ocazie prin care angajaii i pot contientiza punctele slabe, p performanelor lor. Iar aceasta se obine doar prin grija i sensibilitatea sincer de care d dovad evaluatorul n timpul discuiilor individuale cu angajaii, precum i de receptivitatea funcionarilor publici evaluai. ncheierea interviului de evaluare fr a fi stabilite schimbrile pe care trebuie s le produc funcionarul public, direciile de dezvoltare ulterioar . Astfel, interviul nu va avea impactul scontat asupra mbuntirii performanei acestora. Tratarea procesului de evaluare a performanelor ca pe un eveniment izolat ce are loc o dat pe an. Una din cele mai frecvente erori n evaluarea performanelor este aceea de a considera c procesul de evaluare este unul izolat, separat , i nu un proces continuu. Angajaii au nevoie de feedback/reacie de rspuns mult mai frecvent i mult mai mult dect le poate fi dat n cadrul unui proces de evaluare care are loc o dat pe an. Sesiunile/ntlnirile frecvente de feedback/reacie de rspuns sunt cele care asigur suportul, ncurajarea i ndrumarea de care au nevoie angajaii. Feedback -ul/reacia de rspuns poate fi i un puternic factor de motivare sau demotivare. Neargumentarea feedback-ului/reaciei de rspuns prin fapte concrete. Atunci cnd ofer feedback/reacie de rspuns cu aspect negativ evaluatorii trebuie s i poat susine afirmaiile cu exemple clare i specifice, date i fapte concrete. Altfel, schimbarea de comportamente i atitudini este practic imposibil.
Erori legate de subiectivitatea evaluatorilor: Indulgena / severitatea const n gruparea/axarea calificativelor de evaluare acordate, pe o scal de valori/punctaje, n partea pozitiv/negativ a acesteia, n loc sa fie rspndite (dac persoana evaluat merit) pe toat scala de valori/punctaje. Este cea mai ntlnit eroare de evaluare: fiind ngduitor, evaluatorul evit posibilele nemulumiri i discuii neplcute cu angajatul n cauz; fiind sever, pur i simplu l reduce la tcere. Evaluatorii au adesea tendina de a nivela aprecierile legate de performanele subordonailor; ei ezit s fac aprecieri utiliznd i calificativele de evaluare extreme.
55
Exemplu: Evaluatorul are tendina de a acorda funcionarului public evaluat doar punctaje maxime (3-4: indulgena) sau minime (1-2: severitatea) la toate criteriile de evaluare, indiferent de fapte, date concrete.
Eroarea de proximitate are loc atunci cnd evaluatorul ia n considerare activitatea cea mai recent - n general, cea desfurat n ultimele dou luni pn la evaluare. Sunt date uitrii gafe sau reuite mai vechi (de la nceputul perioadei evaluate).
Exemplu: Evaluatorul are tendina de a evalua performana recent a funcionarului public evaluat, manifestat n perioada octombrie-decembrie, fr s se ia n considerare rezultatele obinute la nceputul sau mijlocul anului.
Eroarea de contrast / similaritate const n tendina evaluatorului de a-i aprecia pe angajai n comparaie cu propria lui persoan, care devine implicit un etalon de evalua re. n cazul n care evaluatorul este extrem de performant va rezulta o notare sever a celor mai slabi funcionari publici.
Exemplu: Evaluatorul are tendina de a compara funcionarii publici din subordine cu sine. Sistemul de referin nu reprezint nivelul de ndeplinire a obiectivelor i de manifestare a criteriilor de evaluare de ctre funcionarul public evaluat, dar performana proprie a evaluatorului.
O alt eroare ce poate aprea n procesul de evaluare este efectul de halo, adic extensia unei nsuiri pozitive sau negative a angajatului asupra tuturor celorlalte nsuiri ale sale. Acest efect are loc cnd un evaluator permite unei singure trsturi dominante a celui evaluat s influeneze aprecierea fiecrui aspect ce trebuie evaluat separ at. Un halo pozitiv are loc atunci cnd evaluatorul apreciaz performana angajatului n baza unei atitudini generale pozitive despre acesta. Halo-ul negativ este fenomenul exact opus: micorarea punctajelor pentru toate criteriile de evaluare din cauza unui punctaj redus nregistrat n cazul unui singur criteriu. Rezultatul unei astfel de erori const n faptul c persoanei respective i se stabilete acelai punctaj pentru fiecare aspect al performanei.
Exemplu: Evaluatorul este influenat doar de o singur trstur a funcionarului public evaluat, spre exemplu, responsabilitatea (trstur pozitiv) sau nepunctualitatea (trstur negativ) i aceast trstur dominant influeneaz aprecierea evaluatorului. Dac este influenat de trstura dominant pozitiv, atunci stabilete punctaje maxime (3-4), indiferent dac merit sau nu, i invers, poate stabili punctaje minime (1-2), chiar dac nu merit. Cu alte cuvinte, efectul halo nseamn o generalizare a aprecierii unei persoane pornind de la o trstur particular. Dac spunem despre un om c este bun/ru ntr-o anumit privin, vom avea tendina s l evalum similar i n alte privine.
Preferinele personale, prejudecile, ali factori perturbatori pot provoca, la rndul lor, erori de apreciere a performanei. Managerii care au tendina de a se lsa influenai de astfel de opinii exterioare caut s vad n comportamentul persoanei evaluate confirmarea acestor opinii i prejudeci.
Prima impresie joac, de asemenea, un rol important n aprecierea de ctre evaluator a activitii persoanei evaluate. Prima impresie surprinde doar o mic parte din comportamentul unui om i, totui, cu toii reinem aceast impresie, chiar dac ne confruntam cu o realitate contrar ei. Aceste erori de evaluare fac dificil, daca nu chiar imposibil utilizarea eficient a acestui instrument managerial evaluarea performanelor profesionale individuale.
56
BIBLIOGRAFIE 1. Legea nr.158 -XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, art.840, nr.230 -232, 2008). 2. Regulamentul cu privire la evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public, anexa nr.8 la Hotrrea Guvernului nr. 201 din 11 martie 20 09 Privind punerea n aplicare a prevederilor Legii nr.158 -XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public (Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.145147/art.780 din 13 august 2010). 3. Legea nr.229 din 23 septemb rie 2010 privind controlul financiar public intern (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, nr.231 -234/730, 2010). 4. Pitariu H., Evaluarea performanelor resurselor umane , 2004. 5. Armstrong M., A Handbook of Human Resources Management Practice, Kogan Page Ltd, 2003. 6. Bacal R., Performance Management, 2004. 7. Havard B., Performance Appraisals, Kogan Page Ltd, 2002. 8. ., ., , , 2000. 9. ., , , , 2007. 10. PHR/SPHR: Professional in Human Resources Certification, Study Guide, 2004. Linkuri utile: http://performance-appraisals.org/ www.hrd.ro/ www.resurseumane.org www.rubinian.com www.resurse-umane.ro http://www.360-degreefeedback.com/faq.html http://www.360-degreefeedback.com/articles.html
57
BIBLIOGRAFIE
ANEXE Anexa nr. 1 Model de act administrativ privind crearea comisiei de evaluare prin dispoziie de Guvern Anexa nr.2 Model de act administrativ privind crearea comisiei de evaluare de ctre conductorul autoritii publice Anexa nr.3 Exemple de obiective i indicatori de performan Anexa nr.4 Model de proces-verbal privind revizuirea obiectivelor Anexa nr.5 Model de matrice de monitorizare a performanei instituiei Anexa nr.6 Model de raport de activitate a FPCNS completat Anexa nr.7 Model de raport de evaluare a FPCNS completat Anexa nr.8 Model de fi de evaluare a FPCNS completat Anexa nr.9 Model de fi de monitorizare a activitii la nivel de subdiviziune Anexa nr. 10 Model de fi de monitorizare a activitii funcionarului public Anexa nr. 11 Model de raport lunar de activitate a funcionarului public Anexa nr.12 Model de act administrativ privind stabilirea perioadei de evaluare Anexa nr.13 Exemplu de fi de evaluare a FPC completat Anexa nr.14 Exemplu de fi de evaluare a FPE completat Anexa nr.15 Model de structur i gril de ntrebri pentru interviul de evaluare Anexa nr.16 Model de contestaie Anexa nr.17 Model de act administrativ privind constituirea grupului de contestare Anexa nr.18 Model de proces-verbal privind rezultatul contestaiei Anexa nr.19 Model de act administrativ emis de conductorul autoritii publice privind rezultatul contestaiei Anexa nr.20 Model de not informativ privind rezultatele evalurii performanelor n cadrul autoritii publice
ANEXE
58
Anexa nr.1
Model de act administrativ privind crearea comisiei de evaluare prin dispoziie de Guvern PROIECT
DISPOZIIE nr.___
__________ ______
Cu privire la constituirea Comisiei de evaluare a funcionarilor publici de conducere de nivel superior
1. n temeiul prevederilor alin.(1) art.35 al Legii nr.158 -XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public, ale pct. 41 al Regulamentului cu privire la evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public (anexa nr.8 la Hotrrea Guvernului nr.201 din 11 martie 2009), n scopul evalurii performanelor profesionale ale funcionarilor publici de conducere de nivel superior, se instituie Comisi a de evaluare n urmtoarea componen: __________________________, ______________________________________
numele, prenumele numele, prenumele numele, prenumele numele, prenumele numele, prenumele funcia deinut funcia deinut funcia deinut funcia deinut funcia deinut
__________________________, ______________________________________ __________________________, ______________________________________ __________________________, ______________________________________ __________________________, ______________________________________ 2. Comisia de evaluare se constituite pentru o perioad de patru ani. 3. Se stabilete c, n caz de eliberare a membrilor comisiei de evaluare pe parcursul perioadei stabilite, atribuiile acestora vor fi exercitate de persoanele nou-desemnate n funciile respective, fr emiterea unei noi dispoziii de Guvern. 4. Secretariatul Comisiei de evaluare va fi asigurat de ctre Secia resurse umane a Cancelariei de Stat.
PRIM-MINISTRU
ANEXE
59
Anexa nr.2
Model de act administrativ privind crearea comisiei de evaluare ORDIN nr.___

__________ ______
Cu privire la constituirea Comisiei de evaluare a funcionarilor publici de conducere de nivel superior
n temeiul prevederilor alin. (2) art.35 al Legii nr.158 -XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public, ale pct. 43 al Regulamentului cu privire la evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public (anexa nr.8 la Hotrrea Guvernului nr.201 din 11 martie 2009) , n scopul evalurii performanelor profesionale ale func ionarilor publici de conducere de nivel superior, emit prezentul ordin: 1. Se constituie Comisia de evaluare a funcionarilor publici de conducere de nivel superior n urmtoarea componen: __________________________, ______________________________________
numele, prenumele numele, prenumele numele, prenumele numele, prenumele numele, prenumele funcia deinut funcia deinut funcia deinut funcia deinut funcia deinut
__________________________, ______________________________________ __________________________, ______________________________________ __________________________, ______________________________________ __________________________, ______________________________________ 2. Comisia de evaluare se constituite pentru o perioad de patru ani. n caz de eliberare a membrilor comisiei de evaluare pe parcursul perioadei stabilite, atribuiile acestora vor fi exercitate de persoanele nou-desemnate n funciile respective, f r emiterea unui nou ordin. 3. Subdiviziunea resurse umane va oferi comisiei de evaluare asisten informaional i metodologic. 4. Controlul asupra executrii prezentului ordin mi-l asum. Conductorul autoritii publice _________________ _________________________ ____________________
funcia numele, prenumele semntura
ANEXE
60
Anexa nr.3
Exemple de obiective i indicatori de performan Seciunea a 1-a: Autoriti publice centrale

Funcia: Vicedirector general Autoritatea public: Agenia Turismului
Nr. crt.
Obiective individuale de activitate S mbunteasc calitatea, accesibilitatea i rapiditatea prestrii serviciilor ctre public
Indicatori de performan Scderea numrului persoanelor care solicit informaii la ghieu cu 20% n primul semestru i 40% anual Scderea timpului de oferire a serviciilor cu 20% Pagina web elaborat i funcional Numrul de filme documentare privind resursele turistice Numrul de expoziii internaionale de turism la care s-a participat Numrul de agenii turistice cu care s-au ncheiat contracte de colaborare Funcionarii publici sunt motivai i orientai spre obinerea de rezultate Subdiviziunile coordonate au realizat cel puin 80% din planul anual de activitate
1.
2.
S sporeasc nivelul de cunoatere a grupului-int privind pachetul de oferte turistice despre Moldova prin elaborarea paginii web i a 2 filme documentare S promoveze la nivel internaional imaginea turistic a Republicii Moldova prin participarea la cel puin 2 expoziii internaionale de turism S mbunteasc managementul intern i climatul de lucru n autoritatea public
3.
4.
Funcia: ef direcie Subdiviziunea: Direcia de analiz, monitorizare i evaluare a politicilor Autoritatea public: Ministerul Agriculturii i Industriei Alimentare
Nr. crt.
Obiective individuale de activitate S asigure un management eficient al direciei pentru realizarea obiectivelor i aciunilor acesteia pentru anul 2009
Indicatori de performan Procentul de realizare a obiectivelor i aciunilor la nivel de subdiviziune stipulate n planul de activitate pentru anul 2009 Procentajul obiectivelor i aciunilor la nivel de subdiviziune realizate nainte de termen i la termen Numrul de rapoarte elaborate Numrul de rapoarte elaborate n termen Numrul de rapoarte aprobate/respinse
ANEXE
1.
2.
S asigure elaborarea a 2 rapoarte de progres semestriale privind implementarea i evaluarea impactului documentelor de politici n domeniul agroalimentar n conformitate cu termenele stabilite n planul de activitate pentru anul 2009
61
Nr. crt.
Obiective individuale de activitate S asigure elaborarea, avizarea i prezentarea spre aprobare a proiectului actului normativ privind instituionalizarea Ageniei de Intervenie i Pli pentru Agricultur n termenele stabilite n planul de activitate pentru anul 2009 S asigure elaborarea rapoartelor de progres semestriale i a notelor informative trimestriale privind implementarea proiectelor investiionale i asistena extern n complexul agroindustrial
Indicatori de performan Proiect elaborat, avizat i prezentat spre aprobare Proiect elaborat nainte de termen, n termen sau peste termenul stabilit Numrul de ntoarceri spre mbuntire a proiectului elaborat Numrul de rapoarte i note informative elaborate Numrul de rapoarte i note informative elaborate n termen Numrul de rapoarte i note informative aprobate/ntoarse spre mbuntire Numrul de consultaii oferite Gradul de satisfacie a colaboratorilor privind consultana primit
3.
4.
5.
S coordoneze oferirea a cel puin 5 consultaii metodologice pentru colaboratorii fiecrei subdiviziuni funcionale privind elaborarea prognozei indicatorilor social-economici n domeniul agroalimentar
Funcia: Consultant-jurist Subdiviziunea: Direcia juridic Autoritatea public: Ministerul Agriculturii i Industriei Alimentare
Nr. crt.
Obiective individuale de activitate S asigure legalitatea n organizarea i desfurarea de ctre minister a procedurilor de achiziii publice pentru anul 2009
Indicatori de performan Numrul de achiziii organizate pe parcursul anului Pregtirea materialelor de achiziii publice n termen Numrul i procentajul procedurilor care au fost anulate din cauza neregulilor Respectarea termenelor stabilite de prezentare a notelor informative i a raportului anual Numrul de erori comise n pregtirea acestora
1.
2.
S elaboreze note informative trimestriale pn la data de 5 a lunii urmtoare i raportul anual privind executarea Hotrrii Guvernului 1350 din 02.12.2008 Cu privire la aprobarea planului naional de armonizare a legislaiei pentru anul 2009 S elaboreze, n termenele stabilite, avize la toate proiectele de acte normative elaborate de ctre alte autoriti, n domeniul su de competen
3.
Numrul de avize elaborate Numrul de avize elaborate n termen Numrul de avize acceptate de ctre conductorul direct
ANEXE
62
Funcia: Consultant subdiviziune resurse umane Subdiviziunea: Direcia resurse umane Autoritatea public: Ministerul Agriculturii i Industriei Alimentare
Nr. crt.
Obiective individuale de activitate S acorde asisten organizatoric i metodologic comisiei de concurs la organizarea tuturor concursurilor pentru ocuparea funciilor publice vacante din cadrul ministerului i din cadrul instituiilor subordonate S desfoare 4 seminare de informare a efilor de subdiviziuni referitor la procedura de stabilire/revizuire a obiectivelor individuale de activitate a colaboratorilor ministerului S elaboreze/ajusteze la noua legislaie n vigoare 5 modele de documente interne (n domeniul su de activitate) cu privire la personal S organizeze i s asigure implementarea ntocmai a planului de instruire a funcionarilor din cadrul ministerului pentru anul 2009
Indicatori de performan Numrul de activiti desfurate n raport cu numrul de concursuri organizate n anul 2009 Gradul de satisfacie a membrilor comisiei de concurs
1.
2.
Numrul de activiti de instruire desfurate Numrul de participani Gradul mediu de satisfacie a participanilor (nalt, mediu, sczut) Numrul de modele de documente interne elaborate/ajustate Numrul de ntoarceri a documentelor spre mbuntire Procentajul de realizare a planului de instruire a funcionarilor publici pentru anul 2009 Gradul de mulumire a funcionarilor publici beneficiari
3.
4.
Seciunea a 2-a: Autoriti publice locale Funcia: Secretar al consiliului raional Autoritatea public: Consiliul raional Nr. crt. 1. Obiective individuale de activitate S asigure organizarea i desfurarea optim a 4 edine ale consiliului raional n termenele stabilite, prin ntiinarea convocrii consiliului raional conform procedurii legale i pregtirea tuturor materialelor necesare dezbaterii problemelor n consiliul raional S avizeze toate proiectele de acte ale consiliului raional i preedintelui raionului n termeni legali i conform procedurii legale S asigure aducerea la cunotin public, n termenele stabilite, a tuturor actelor adoptate de consiliul raional i emise de ctre preedintele raionului Indicatori de performan Numrul de edine desfurate Numrul de edine extraordinare desfurate
2.
Numrul de proiecte de acte avizate Numrul de proiecte de acte avizate peste termen sau cu nclcri a procedurii legale Numrul de note informative/informri efectuate n raport cu numrul de acte adoptate de consiliul raional i cele emise de ctre preedintele raionului Numrul de note informative/informri efectuate cu ntrziere
63
3.
ANEXE
Nr. crt. 4.
Obiective individuale de activitate S acorde asisten metodologic i consultativ consilierilor i comisiilor consiliului raional, primarilor i secretarilor consiliilor locale prin organizarea i desfurarea a 8 activiti de instruire/informare pe parcursul anului 2010 S asigure legalitatea tuturor actelor adoptate de consiliul raional i emise de ctre preedintele raionului prin contrasemnarea i expedierea lor, n termeni legali, pentru efectuarea controlului administrativ
Indicatori de performan Numrul de activiti organizate n raport cu cele planificate Numrul de activiti organizate peste termen
5.
Numrul de decizii necontestate n raport cu cele contestate Numrul de hotrri judectoreti irevocabile prin care deciziile au fost recunoscute legale n raport cu cele prin care deciziile au fost recunoscute ilegale
Funcia: Secretar al consiliului local Autoritatea public: Consiliul local Nr. crt. 1. Obiective individuale de activitate S asigure organizarea i desfurarea optim a 4 edine ale consiliului local n termenele stabilite, prin ntiinarea convocrii consiliului local conform procedurii legale i pregtirea tuturor materialelor necesare dezbaterii problemelor n consiliul local S asigure aducerea la cunotin public, n termenele stabilite, a tuturor actelor consiliului local i a primarului Indicatori de performan Numrul de edine desfurate Numrul de edine extraordinare desfurate
2.
Numrul de note informative/informri efectuate n raport cu numrul de acte ale consiliului local i ale primarului Numrul de note informative/informri prezentate peste termen Numrul i procentajul de activiti de instruire desfurate n raport cu cele planificate n planul de dezvoltare profesional 2009 Gradul de mulumire a beneficiarilor instruirii Numrul i procentajul de documente eliberate n raport cu cele solicitate Numrul i procentajul de documente eliberate peste termen Numrul i procentajul de documente eliberate cu erori Numrul i procentajul de documente eliberate n raport cu cele solicitate Numrul i procentajul de documente eliberate peste termen Numrul i procentajul de documente eliberate
3.
S asigure dezvoltarea profesional continu a demnitarilor, a funcionarilor publici i a consilierilor locali prin organizarea i asigurarea implementrii ntocmai a planului de dezvoltare profesional pentru anul 2009 S presteze cetenilor din localitate, la solicitare, conform prevederilor legale, servicii notariale, de stare civil i protecie social
4.
5.
S elibereze tuturor cetenilor solicitani, n termenele prevzute, documentele (extrase, copii, certificate) solicitate
ANEXE
64
cu erori Gradul de mulumire a cetenilor privind calitatea i rapiditatea serviciilor prestate Funcia: Consultant n probleme resurse umane Autoritatea public: Consiliul raional Nr. crt. 1. Obiective individuale de activitate S desfoare 3 activiti de instruire pentru membrii Comisiei de concurs privind examinarea dosarelor de concurs, desfurarea i evaluarea probei scrise i a interviului S desfoare 6 activiti de instruire cu funcionarii publici de conducere din cadrul aparatului preedintelui, subdiviziunilor din subordinea consiliului raional i primriilor oraelor/satelor/comunelor din raion privind stabilirea obiectivelor individuale de activitate ale funcionarilor publici i procedura de evaluare a performanelor profesionale ale funcionarilor publici S elaboreze, n termenele stabilite, planul de dezvoltare profesional a funcionarilor publici pentru anul 2010, n conformitate cu necesitile de instruire ale acestora S elaboreze, n termenele stabilite, Ghidul noului angajat i s desfoare seminare de instruire pentru toi colaboratorii noiangajai din cadrul aparatului preedintelui Indicatori de performan Numrul de activiti de instruire desfurate Numrul total de participani Gradul de mulumire a participanilor la activitile de instruire Numrul de activiti de instruire desfurate Numrul total de participani Gradul de mulumire a participanilor la activitile de instruire
2.
3.
Planul de dezvoltare profesional pentru anul 2010 elaborat i prezentat n termen Numrul de erori n elaborarea planului de dezvoltare profesional Ghidul elaborat i prezentat conducerii Numrul de prezentri efectuate raportat la numrul de colaboratori noi-angajai Gradul de mulumire a conducerii i a colaboratorilor autoritii publice privind accesibilitatea i utilitatea practic a Ghidului (nalt, mediu, sczut) Numrul de modele de documente interne elaborate/ajustate Numrul de ntoarceri spre mbuntire
4.
5.
S elaboreze/ajusteze la noua legislaie n vigoare 5 modele de documente interne cu privire la procedurile de personal
65
ANEXE
Anexa nr.4
Exemplu de proces-verbal privind revizuirea obiectivelor

PROCES-VERBAL privind revizuirea obiectivelor individuale de activitate i a indicatorilor de performan ale funcionarului public
nr.___
__________ ______
Au fost prezeni: 1. ________________________________________ (conductorul direct) 2. ________________________________________ (funcionarul public) 3. ________________________________________ (reprezentantul subdiviziunii resurse umane) 4. ________________________________________
S-a discutat: Revizuirea obiectivelor individuale de activitate i a indicatorilor de performan ale funcionarului public ______________________ (numele, prenumele, funcia deinut, subdiviziunea din care face parte). Au luat cuvntul: Not: se va meniona, n mod obligatoriu, motivul concret al revizuirii obiectivelor (ex. modificarea aciunilor prioritare ale subdiviziunii din care face parte funcionarul public, n conformitate cu modificrile n planul anual de activitate a subdiviziunii etc.). S-a decis: 1. Se accept revizuirea obiectivelor individuale de activitate i a indicatorilor de performan. 2. Se aprob lista obiectivelor individuale de activitate i a indicatorilor de performan pentru perioada evaluat __________________________ (conform anexei). ____________________ _____________________
Conductorul autoritii publice Semntura
____________________ _____________________
Evaluatorul Funcionarul public evaluat Semntura Semntura
____________________ _____________________
____________________ _____________________
Subdiviziunea resurse umane
ANEXE
Semntura
66
Anex
Obiective individuale de activitate revizuite* Indicatori de performan pentru obiectivele revizuite Argumentare**
Nr. crt.
Obiective individuale de activitate stabilite anterior
1.
2.
3.
4.
5.
Luat la cunotin: _____________________________

(semntura)
Evaluator
(numele, prenumele) (numele, prenumele) (semntura)
_____________________________
_____________________
(data)
Funcionarul public
_____________________________
_____________________________
_____________________
(data)
Vizat de:
____________________________________ (numele, prenumele) ______________________________ (semntura) ______________________ (data)
Subdiviziunea resurse umane
*n aceast seciune, vor fi formulate obiectivele individuale de activitate revizuite, n caz de necesitate. Dup caz, n prezenta seciune, vor fi formulate i noi obiective individuale de activitate. **Se completeaz de ctre evaluator.
67
ANEXE
ANEXE
68
Anexa nr.5
Model de matrice de monitorizare a performanei instituiei
Nr. crt.
Obiective ale autoritii publice Indicatori de performan 1.1. 1.2. 2.1. 2.2. 3.1. 3.2. 4.1. 4.2. 5.1. 5.2. 6.1. 6.2. 7.1. 7.2. Aciuni
Responsabili (denumirea subdiviziunilor)
Termene de realizare
Nivelul de realizare (nerealizat, n proces, realizat)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Anexa nr.6 Model de raport de activitate a FPCNS completat

RAPORT DE ACTIVITATE a funcionarului public de conducere de nivel superior 1. Date generale Funcionarul public Funcia deinut Autoritatea public Perioad evaluat Adela M. Vicedirector general Agenia Turismului a Republicii Moldova De la: 1 ianuarie 2009 Pn la: 31 decembrie 2009
2. Autoevaluarea ndeplinirii obiectivelor individuale de activitate Nr. crt. 1. Obiective individuale de activitate S mbunteasc calitatea, accesibilitatea i rapiditatea prestrii serviciilor ctre public Indicatori de performan Scderea numrului persoanelor care solicit informaii la ghieu cu 20% n primul semestru i 40% anual Scderea timpului de oferire a serviciilor cu 20% Pagina web elaborat i funcional Numrul de filme documentare privind resursele turistice
Nivel de ndeplinire, n %
Comentarii Obiectivul nu a fost realizat n totalitate din cauza reducerilor de fonduri pentru instituie i imposibilitii de mbuntire a paginii web A fost elaborat conceptul paginii web i a filmelor documentare, dar nu au fost realizate din cauza reducerii fondurilor din buget Agenia a participat la expoziia din Berlin (martie 2009) i cea de la Londra (septembrie 2009)
80%
2.
S sporeasc nivelul de cunoatere a grupuluiint privind pachetul de oferte turistice despre Moldova prin elaborarea paginii web i a 2 filme documentare S promoveze la nivel internaional imaginea turistic a Republicii Moldova prin participarea la cel puin 2 expoziii internaionale de turism S mbunteasc managementul intern i climatul de lucru n autoritatea public
50%
3.
Numrul de expoziii internaionale de turism l-a care s-a participat Numrul de agenii turistice cu care s-au ncheiat contracte de colaborare Funcionarii publici sunt motivai i orientai spre obinerea de rezultate Subdiviziunile coordonate au realizat cel puin 80% din planul anual de activitate
100%
4.
80%
Anul acesta am nceput implementarea unui program de management, bazat pe concepii noi, dar care o s dea efectele scontate n anii urmtori
ANEXE
69
3. Descrierea succint a contribuiei proprii la rezultatele obinute de subdiviziunile coordonate i/sau instituiile din subordinea autoritii publice, de activitatea crora este direct responsabil n anul 2008, a demarat implementarea unui program foarte important destinat mbuntirii serviciilor oferite de Agenie ctre public. n acest sens, cel mai important serviciu a constituit acordarea de stele pentru instituiile care ofer servicii hoteliere/cazare n ar. n ultimii ani, s-a observat c au fost construite mai multe hotele i motele cu o capacitate redus, dar aproape de punctele importante turistice din Republica Moldova (RM). Potenialul lor de dezvoltare este foarte mare. n acelai timp, am primit plngeri de la clieni/vizitatori c serviciile nu au fost oferite la nivelul standardelor i ateptrilor. Unele structuri nu dispuneau de categorizarea oficial de stele hoteliere. Proprietarii motelurilor s-au plns c procedura de acordare a stelelor este greoaie, se solicit multe documente i trebuie s se deplaseze, n acest scop, de mai multe ori la Chiinu. Pentru a soluiona problemele ntmpinate, am creat un grup de lucru n cadrul Ageni ei, care a avut drept obiectiv principal identificarea pachetului de soluii, inclusiv analiza cost-beneficiu i estimarea costurilor. mpreun cu consultanii de la Camera de Liceniere am revizuit procedura legal pentru oferirea licenei instituiilor care presteaz servicii hoteliere i acordarea de stele acestor instituii. Am observat c existau multe formaliti i se cereau mai multe acte, care pot fi obinute n mod automat i direct de la Agenie prin intermediul altor baze de date. n acest sens, am elaborat modificrile necesare la Regulamentul pentru acordarea de stele, am redus cu 40% numrul de documente care trebuie prezentate de operatorul hotelier. Am schimbat procedura de depunere a documentelor i am introdus posibilitatea ca documentele s fie trimise n mod electronic sau prin pot. Dup examinarea documentelor, funcionarul responsabil trebuie s contacteze telefonic subiecii interesai i s -i informeze dac toate actele prezentate sunt n regul sau dac mai trebuie depuse i alte documente. Subiectul interesat trebuie s vin o singur dat la Chiinu pentru a ridica autorizaia. Pentru a nu pierde timpul, funcionarul responsabil stabilete o ntlnire special n acest sens. Pentru a stimula proprietarii de hotele/moteluri s apl ice procedura de liceniere i primirea de stele, am oferit posibilitatea s includem oferta acestora pe pagina oficial a Ageniei, nsoit de o scurt prezentare. n urma acestor iniiative am redus timpul de oferire a serviciilor n acest sens cu 40%, am redus cu 40% numrul de documente solicitate i am elaborat pagina web a instituiei care ofer toate explicaiile necesare pentru a demara procedura de liceniere/acordare de stele. Dar obiectivul nu a fost realizat n totalitate pentru c pagina web necesit fonduri pentru a fi implementat online, iar din cauza crizei economice i reducerii fondurilor nu am dispus de resursele financiare necesare. n anul 2010 am prevzut aceste cheltuieli i n primele dou luni vom utiliza o pagin web nou. Un alt obiectiv al anului 2009 a constituit mbuntirea imaginii turistice a Republicii Moldova. n acest sens a fost programat reelaborarea paginii web a instituiei i focusarea acesteia asupra informaiilor referitoare la resursele turistice. Am organizat activitatea Ageniei i am distribuit sarcini la direciile relevante. ns am nt mpinat probleme legate de pregtirea de materiale foto i video care puteau fi plasate pe pagina web. n ciuda faptului, am reuit s adunm materiale foarte bune, care au fost plasate pe pagina web a instituiei sub forma unei poveti care se refer la cele mai frumoase locuri din ar i care constituie obiective turistice atractive. n strategia de promovare, ne-am focusat atenia asupra industriei vinului i locurilor de producere i stocare a produselor vinicole. Al doilea punct principal n prezentarea rii este legat de promovarea turismului rural i ecologic, mbinat cu vizitarea mnstirilor vechi. n ceea ce privete realizarea filmelor documentare, am ntmpinat dificulti n realizarea acestora din motive legate de identificarea autorilor care s -i asume aceast responsabilitate i din lipsa de fonduri care au fost reduse de Ministerul Finanelor.
ANEXE
70
Pentru mbuntirea imaginii i ofertei turistice a Republicii Moldova am participat la dou din cele mai importante expoziii (fair) turistice din lume, expoziia din Berlin (martie 2009) i cea din Londra (septembrie 2009). Participarea la aceste expoziii a fost una de succes. Spaiul nostru a fost vizitat de reprezentanii celor mai importante agenii turistice din Europa, care s -au informat de oferta noastr turistic i punctele de interes turistic. Colaborarea cu trei agenii de turism a continuat i am realizat intermedierea acestora cu ageniile turistice din tar. Din statisticile obinute rezult c n a doua parte a anului 2009 aceste agenii au inclus Republica Moldova n ofertele lor i au organizat vizite pentru 3 grupuri de turiti cu aproape 200 de participani. Gradul de satisfacie a participanilor a fost nalt i n catalogul pentru anul 2010 aceste agenii au acordat un spaiu mai mare R epublicii Moldova i atraciilor noastre turistice. In anul 2009 am introdus un program de management modern n cadrul Ageniei, care se bazeaz pe o mai bun identificare a rolurilor la nivel de fiecare subdiviziune. n acest sens, pornind de la analiza desfurat n anul 2008, am elaborat misiunea i sarcinile fiecrei subdiviziuni si am cerut elaborarea fielor de post pentru fiecare funcie public, avnd ca baz sarcinile noi. Am constatat c direcia X avea lips de personal, iar sarcinile stabilite erau importante i voluminoase. Am propus reorganizarea direciei i comasarea a dou subdiviziuni care acoper necesitile unuia i aceluiai sector de activitate. Am mbuntit modelul de raportare al subdiviziunilor i sistemul de distribuire a sarcinilor. n fiecare sptmn organizm o edin comun cu efii de subdiviziuni i discutm realizrile i nerealizrile n procesul de munc. Sistemul nou de management necesit timp pentru a obine rezultatele scontate, dar suntem convini c am ales calea corect.
Data completrii Semntura funcionarului public
24 decembrie 2009
71
ANEXE
Anexa nr.7
Model de raport de evaluare a FPCNS completat

RAPORT DE EVALUARE A ACTIVIT II funcionarului public de conducere de nivel superior 1. Date generale Funcionarul public evaluat Funcia deinut Autoritatea public Perioad evaluat Adela M. Vicedirector general Agenia Turismului a Republicii Moldova De la: 1 ianuarie 2009 Pn la: 31 decembrie 2009
2. Propuneri privind evaluarea ndeplinirii obiectivelor individuale de activitate Nr. crt. 1. Obiective individuale de activitate S mbunteasc calitatea, accesibilitatea i rapiditatea prestrii serviciilor ctre public Indicatori de performan Scderea numrului persoanelor care solicit informaii la ghieu cu 20% n primul semestru i 40% anual Scderea timpului de oferire a serviciilor cu 20%
Nivel de ndeplinire, n % Punctaj stabilit
2)
Comentarii 1) Nerealizarea deplin a obiectivului a fost influenat de cauze neimputabile funcionarului public. Efortul depus i rezultatele obinute sunt tangibile i au mbuntit semnificativ relaiile cu operatorii hotelieri Nerealizarea obiectivului a fost influenat de ntrzierea n elaborarea proiectelor i depunerii cererii pentru concursul public. n timpul rmas din anul curent nu a fost posibil organizarea concursului public pentru alegerea autorilor de filme documentare, iar fondurile alocate nu au fost utilizate la timpul potrivit Obiectivul a fost realizat
80%
2.
S sporeasc nivelul de cunoatere a grupului-int privind pachetul de oferte turistice despre Moldova prin elaborarea paginii web i a 2 filme documentare
Pagina web elaborat i funcional Numrul de filme documentare privind resursele turistice
50%
ANEXE
3.
72
S promoveze la
Numrul de expoziii
100%
Nr. crt.
Obiective individuale de activitate nivel internaional imaginea turistic a Republicii Moldova prin participarea la cel puin 2 expoziii internaionale de turism
Indicatori de performan internaionale de turism la care s-a participat Numrul de agenii turistice cu care s-au ncheiat contracte de colaborare Funcionarii publici sunt motivai i orientai spre obinerea de rezultate Subdiviziunile coordonate au realizat cel puin 80% din planul anual de activitate
Comentarii 1) n totalitate. Participarea a fost una de succes i cu rezultate tangibile. Materialele au fost foarte bine pregtite din punctul de vedere al marketingului
Punctaj stabilit
2)
4.
S mbunteasc managementul intern i climatul de lucru n autoritatea public
50%
Rezultatele obinute nu au fost cele ateptate, iar funcionarul evaluat a manifestat lacune n activitatea sa managerial. Direcia X s-a plns pentru comasarea funciilor, deoarece misiunea Direciei Y este diferit. edinele de lucru sunt dominate de funcionar, iar climatul de colaborare ntre subdiviziuni trebuie mbuntit Media aritmetic:
2,75
3. Propuneri privind aprecierea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare Nr. crt. Criterii de evaluare Punctaj stabilit Comentarii Privind realizarea obiectivului nr.1, funcionarul public evaluat a demonstrat competen managerial i leadership nalt. Dar in privina obiectivelor nr.2 i nr.4, funcionarul nu a fost capabil s organizeze activitatea subdiviziunilor n mod profesionist din punct de vedere managerial n activitatea sa profesional, funcionarul public a demonstrat un nivel foarte nalt de competen profesional n termeni de cunotine practice i abiliti profesionale n domeniu i asum uor responsabiliti i este foarte deschis spre colaborare. Vine cu iniiativ de mbuntire a sectorului de care este responsabil, multe idei de-ale sale fiind deja aplicate n practic
73
1.
Competen managerial
2.
Competen profesional
3.
Activism i spirit de iniiativ
ANEXE
Nr. crt.
Criterii de evaluare
Punctaj stabilit
Comentarii Nu este foarte eficient ca manager, cu toate c este foarte capabil din punct de vedere profesional. i asum prea multe responsabiliti i nu deleag sarcini direciilor din subordine. Ia decizii individual, fr a se consulta cu personalul din subordine. Este suprancrcat i nu poate respecta termenele limit stabilite Are idei inovative care au mbuntit procesele de munc. Spre exemplu, ............................ n relaiile cu partenerii internaionali a demonstrat o capacitate foarte bun de comunicare i reprezentare. n relaiile interpersonale cu personalul din subordine demonstreaz lacune Media aritmetic: 3
4.
Eficien
5.
Creativitate
6.
Comunicare i reprezentare
Punctaj final calculat din suma mediei aritmetice obinut la evaluarea ndeplinirii obiectivelor (pct.2 al prezentei anexe) i mediei aritmetice obinut la aprecierea nivelului de manifestare a celor 6 criterii de evaluare (pct.3 al prezentei anexe), mprit la doi 4. Calificativul de evaluare propus BINE
2,88
5. Necesiti de dezvoltare profesional a funcionarului public evaluat Cunotine Abiliti profesionale Comportament i atitudini Tehnici manageriale, Trebuie s mbunteasc Trebuie o colaborare mai bun instrumente privind crearea i abilitile manageriale i bazat pe ncredere cu managementul echipelor (planificare, organizare, subdiviziunile, activitatea coordonare, monitorizare, crora le coordoneaz. delegare etc.) Personalul trebuie motivat i ajutat s se perfecioneze profesional Data completrii Persoana care a ntocmit raportul de evaluare (nume, prenume, funcia, semntura)
1)
Director general, Agenia Turismului
Este analizat i comentat contribuia funcionarului public evaluat la rezultatele obinute de ctre subdiviziunile i/sau instituiile din subordinea autoritii publice, de activitatea crora este direct responsabil. 2) Conductorul decide asupra punctajului stabilit, innd seama de nivelul de ndeplinire a obiectivelor individuale de activitate, de efortul depus de funcionarul public evaluat, de factorii obiectivi i subiectivi care au influenat realizarea acestora, descrii n seciunea Comentarii.
ANEXE
74
Anexa nr.8
Model de fi de evaluare a FPCNS completat FI DE EVALUARE a funcionarului public de conducere de nivel superior
1. Date generale Funcionarul public evaluat Funcia deinut Autoritatea public Perioad evaluat Adela M. Vicedirector general Agenia Turismului a Republicii Moldova De la: 1 ianuarie 2009 Pn la: 31 decembrie 2009
2. Comentariile comisiei de evaluare Obiectivele nu au fost realizate n totalitate. Comentariile evaluatorului sunt argumentate i confirmate. Realizrile funcionarului public evaluat sunt importante, precum i nerealizrile, deoarece au influenat performana general a instituiei. Funcionarul public este capabil profesional, dar trebuie s -i dezvolte capacitile manageriale, n special, cele ce in de planificare i delegare. Susinem calificativul de evaluare propus de ctre evaluator. 3. Calificativul de evaluare BINE Data completrii Data derulrii interviului cu funcionarul public evaluat (dac este cazul) Nr. crt. 1. 2. 3. 4. Comentariile funcionarului public evaluat Sunt de acord cu calificativul de evaluare care mi-a fost acordat i cu recomandrile oferite. Membrii comisiei de evaluare (nume, prenume) 29 ianuarie 2010 ---------------------
Funcia deinut
Semntura
5. Calificativul de evaluare revizuit (dac este cazul)
75
ANEXE
Luare la cunotin Data lurii la cunotin Semntura funcionarului public evaluat
1 februarie 2010
ANEXE
76
Anexa nr.9
Model de fi de monitorizare la nivel de subdiviziune
Denumirea subdiviziunii:
Perioada monitorizat:
Nr. crt.
Obiective ale subdiviziunii
Indicatori de performan
Termen de realizare
Responsabil (numele i prenumele)
Nivelul de realizare (realizat, n proces de realizare, nerealizat)
Comentarii (probleme i soluii)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
*Se completeaz n conformitate cu planul anual de activitate a subdiviziunii sau autoritii publice.
Anexa nr.10 Exemplu de fi de monitorizare a activitii funcionarului public

FI DE MONITORIZARE A FUNCIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE 1. Date generale Funcionarul public monitorizat Funcia deinut Subdiviziunea Evaluatorul Funcia deinut Data completrii Trimestrul 2. Monitorizarea ndeplinirii obiectivelor individuale de activitate stabilite Nr. crt. 1. 2. 3. 3. Monitorizarea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Criterii de evaluare Competen managerial Competen profesional Activism i spirit de iniiativ Eficien Creativitate Comunicare i reprezentare Comentarii / Exemple / Date Obiective individuale de activitate Indicatori de performan
Comentarii / Exemple / Date
4. Aciunile evaluatorului privind mbuntirea activitii funcionarului public
5. Necesiti de dezvoltare profesional a funcionarului public Cunotine Abiliti profesionale
Comportament i atitudini
ANEXE
77
FI DE MONITORIZARE A FUNCIONARULUI PUBLIC DE EXECUIE 1. Date generale Funcionarul public monitorizat Funcia deinut Subdiviziunea Evaluatorul Funcia deinut Data completrii Trimestrul 2. Monitorizarea ndeplinirii obiectivelor individuale de activitate stabilite Nr. crt. 1. 2. 3. 3. Monitorizarea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Criterii de evaluare Competen profesional Activism i spirit de iniiativ Eficien Calitate a muncii Lucru n echip Comunicare Comentarii / Exemple / Date Obiective individuale de activitate Indicatori de performan
Comentarii / Exemple / Date
4. Aciunile evaluatorului privind mbuntirea activitii funcionarului public
5. Necesiti de dezvoltare profesional a funcionarului public Cunotine Abiliti profesionale
Comportament i atitudini
ANEXE
78
Anexa nr.11
Model de raport lunar de activitate
Funcionarul public (numele i prenumele):
Funcia deinut: Luna. Anul
Perioada raportat:
Nr. crt.
Obiective/Activiti*
Aciuni realizate
Note**
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
* n conformitate cu planul anual/trimestrial/semestrial de activitate a subdiviziunii. ** Rubrica va fi completat de ctre eful subdiviziunii.
79
ANEXE
Anexa nr.12
Model de act administrativ privind stabilirea perioadei de evaluare
ORDIN nr.___
__________ ______
Cu privire la desfurarea procedurii de evaluare a performanelor profesionale ale funcionarilor publici
n temeiul prevederilor art. 36 al Legii nr.1 58-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public, ale lit.(c) pct.12 al Regulamentului cu privire la evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public (anexa nr.8 la H otrrea Guvernului nr.201 din 11 martie 2009), emit prezentul ordin: 1. Se stabilete perioada de evaluare a performanelor profesionale ale funcionarilor publici pentru anul 2010, de la data de ___ _________________ pn la data de ___ _________________. Se aprob lista evaluatorilor i a contrasemnatarilor pentru fiecare funcionar public evaluat din cadrul autoritii publice (se anexeaz). efii de subdiviziuni vor asigura desf urarea procedurii de evaluare a performanelor profesionale n strict conformitate cu prevederile Regulamentului cu privire la evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public. Subdiviziunea resurse umane, la solicitare, va oferi asisten metodologic i informaional tuturor factorilor implicai n implementarea procedurii de evaluare. Subdiviziunea resurse umane va aduce la cunotina fiecrui funcionar public, contra semntur, lista evaluatorilor i a contrasemnatarilor pentru fiecare funcionar public evaluat. Obiectivele individuale de activitate i indicatorii de performan pentru anul 2011 sunt stabilii de ctre evaluator n comun acord cu funcionarul public evaluat i prezentate spre avizare pn n data de 10 februarie 2011. Controlul asupra executrii prezentului ordin mi -l asum.
2. 3.
4. 5.
6.
7.
____________________ _____________________ _____________________________

Funcia conductorului autoritii Semntura Numele i prenumele conductorului autoritii
ANEXE
80
Lista funcionarilor publici supui evalurii, a evaluatorilor i a contrasemnatarilor
Nr. crt Funcia 03 Denumirea subdiviziunii 04 05 06 Funcia
Numele i prenumele funcionarului public supus evalurii Numele i prenumele evaluatorului Numele i prenumele contrasemnatarului
Funcia 07
01
02
1.
2.
3. Denumirea subdiviziunii
4.
5.
6.
81
ANEXE
Anexa nr.13
Exemplu de fi de evaluare a FPC completat

FI DE EVALUARE A FUNCIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE 1. Date generale Funcionarul public evaluat Funcia deinut Subdiviziunea interioar Autoritatea public Perioada evaluat Data interviului de evaluare Activiti de instruire de baz la care a participat funcionarul public (tematica) Mihai C. ef direcie Direcia politici salariale i parteneriat social Ministerul Economiei De la: 01 ianuarie 2009 Pn la: 31 decembrie 2009
18 ianuarie 2010, ora 10.00, birou 422 - Salarizarea n sectorul bugetar. Experiena rilor OCDE - Politici salariale contemporane - Sisteme unitare de salarizare pentru sectorul public
2. Evaluarea ndeplinirii obiectivelor individuale de activitate Nr. crt. 1. Obiective individuale de activitate S asigure implementarea ntocmai i eficient a planului de activitate a subdiviziunii n conformitate cu termenele stabilite Indicatori de performan Procentul de realizare a planului de activitate a subdiviziunii Numrul de proiecte de acte legislative/ documente de politici elaborate peste termen
Nivel de ndeplinire, n % Punctaj 1) stabilit
Comentarii Planul anual de activitate a subdiviziunii a fost realizat n totalitate. Au fost respectate termenele, iar calitatea rezultatelor este nalt. Aciuni / iniiative suplimentare la plan nu au fost realizate A fost elaborat proiectul de act legislativ n domeniul salarizrii unitare a funcionarilor publici, dar nu a fost expediat spre avizare. Cel de-al doilea proiect de act legislativ este expediat spre avizare
100%
2.
ANEXE
S asigure i s coordoneze elaborarea a 2 proiecte de acte legislative cu privire la sistemul unitar de salarizare a funcionarilor publici i a sistemului unitar de salarizare n sectorul public, n conformitate cu termenele prevzute n planul de
Numr de proiecte de acte legislative elaborate n termen Procentajul de modificri eseniale n proiectele de acte legislative dup avizarea acestora
75%
82
3.
activitate al subdiviziunii S asigure organizarea i desfurarea a 3 dezbateri publice cu privire la noile sisteme de salarizare propuse
Numrul de dezbateri publice organizate i desfurate
70%
Au fost organizate doar 2 dezbateri publice cu reprezentanii sindicatelor Media aritmetic:
2,33
3. Aprecierea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare Nr. crt. Criterii de evaluare Punctaj stabilit Comentarii Pe parcursul anului a reuit s introduc metode noi de activitate care au contribuit esenial la eficientizarea activitii subdiviziunii. Nu ntotdeauna a reuit sa planifice adecvat activitile, fapt care a condus la nerealizarea deplin a sarcinilor A demonstrat cunotine i abiliti profesionale necesare exercitrii eficiente a sarcinilor i atribuiilor de funcie A manifestat un comportament activ i iniiativ n realizarea obiectivelor i sarcinilor subdiviziunii, a venit cu iniiative de mbuntire a activitii subdiviziunii, spre exemplu: A reuit s obin un nivel adecvat de eficacitate i eficien n realizarea sarcinilor, adic a realizat obiectivele stabilite cu costuri minime (timp, resurse tehnice i informaionale). Este creativ n desfurarea activitii, se afl mereu n cutarea metodelor noi i originale de soluionare a problemelor aprute n procesul de activitate, spre exemplu: .. Este comunicabil, sociabil att cu colegii de lucru, ct i cu clienii externi. Deseori aceast calitate a contribuit esenial la eficientizarea activitii Media aritmetic: Punctaj final calculat din suma mediei aritmetice obinut la evaluarea ndeplinirii obiectivelor (pct.2 din prezenta anex) i mediei aritmetice obinut la aprecierea nivelului de manifestare a celor 6 criterii de evaluare (pct.3 din prezenta anex), mprit la doi 4. Calificativul de evaluare BINE
83
1.
Competen managerial
2.
Competen profesional
3.
4.
Eficien
5.
Creativitate
6.
Comunicare i reprezentare
2,66
ANEXE
5. Comentariile evaluatorului privind rezultatele evalurii funcionarului public Funcionarul public evaluat a demonstrat rezultate, competen i profesionalism. Este un specialist bun, susceptibil la schimbare, creativ, orientat spre rezultate att individuale , ct i colective. tie s foloseasc cunotinele, abilitile profesionale i experiena acumulat la exercitarea sarcinilor funciei. Consider c pot fi diminuate unele carene depistate n activitate prin instruiri suplimentare.
6. Necesiti de dezvoltare profesional a funcionarului public evaluat Cunotine Abiliti profesionale Comportament i atitudini Limba englez mbuntirea abilitilor de ncredere i proaciune Tehnici i instrumente prezentare manageriale (planificare, organizare a muncii, mobilizare a resurselor umane etc.)
7. Comentariile funcionarului public evaluat Sunt satisfcut de aprecierea pe care a fcut-o evaluatorul. Am contientizat care sunt neajunsurile n activitatea mea i voi lucra asupra nlturrii acestora.
Evaluatorul (nume, funcia, semntura) Semntura funcionarului public evaluat
8. Comentariile contrasemnatarului Nu am obiecii privind procedura i rezultatele evalurii.
Data completrii Decizia contrasemnatarului Contrasemnatarul (nume, funcia, semntura) Luare la cunotin Data lurii la cunotin Semntura funcionarului public evaluat
1)
Acceptat x
Repetarea procedurii de evaluare ___
Evaluatorul decide asupra punctajului stabilit, innd seama de nivelul de ndeplinire a obiectivelor individuale de activitate, de efortul depus de funcionarul public evaluat, de factorii obiectivi i subiectivi care au influenat realizarea acestora, descrii n seciunea Comentarii.
ANEXE
84
Anexa nr.14
Exemplu de fi de evaluare a FPE completat

FI DE EVALUARE A FUNCIONARULUI PUBLIC DE EXECUIE 1. Date generale Funcionarul public evaluat Funcia deinut Subdiviziunea interioar Autoritatea public Perioada evaluat Data interviului de evaluare Activiti de instruire de baz la care a participat funcionarul public (tematica) Ion B. Consultant superior Direcia politici salariale i parteneriat social Ministerul Economiei De la: 01 ianuarie 2009 Pn la: 31 decembrie 2009
18 ianuarie 2010, ora 11.00, birou 432 - Salarizarea n sectorul bugetar. Experiena rilor OCD E - Politici salariale contemporane - Pachetul de beneficii aplicat funcionarilor publici
2. Evaluarea ndeplinirii obiectivelor individuale de activitate Nr. crt. 1. Obiective individuale de activitate S elaboreze 2 proiecte de acte normative privind salarizarea bugetarilor i retribuirea muncii salariailor n conformitate cu termenele stipulate n planul anual de activitate a subdiviziunii Indicatori de performan Numrul de proiecte de acte normative elaborate Numrul de ntoarceri a proiectului spre mbuntire
Nivel de ndeplinire, n % Punctaj stabilit
1)
Comentarii A elaborat doar un proiect de act normativ, calitatea cruia era destul de slab. Proiectul actului normativ a fost restituit spre mbuntire de peste 2 ori. Nu au fost respectate termenele. Au fost efectuate doar 15 vizite din 20 planificate. Au fost elaborate rapoarte doar pentru 15 vizite
40%
2.
S efectueze 20 de vizite de control privind respectarea prevederilor legislaiei n domeniul salarizrii n autoritile publice centrale i s elaboreze rapoartele respective S elaboreze 4 rapoarte trimestriale privind mersul implementrii i respectrii prevederilor
Numrul de vizite efectuate Numrul de rapoarte elaborate
75%
3.
85
ANEXE
Numrul de rapoarte trimestriale elaborate
75%
Au fost elaborate 3 rapoarte trimestriale din 4 necesare, unul din care a fost
Conveniilor OIM, ratificate de Republica Moldova, i Cartei Sociale Europene revizuite n legislaia i practica Republicii Moldova
De cte ori a fost restituit proiectul raportului spre mbuntire
prezentat cu ntrziere de 10 zile
Media aritmetic: 3. Aprecierea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare Nr. crt. 1. Criterii de evaluare Competen profesional Punctaj stabilit 2 Comentarii
1,66
A manifestat un nivel mediu de cunotine i abiliti profesionale necesare, n special ce ine de domeniul salarizrii i retribuirea muncii salariailor A manifestat un nivel sczut de activism n gsirea de soluii pentru problemele aprute n domeniul su de competen, rareori a venit cu idei sau i-a asumat responsabiliti din iniiativ proprie Pentru realizarea obiectivelor i ndeplinirea sarcinilor de baz ale funciei au fost utilizate resurse suplimentare, iar cantitatea i calitatea rezultatelor obinute este sub nivelul planificat n procesul de ndeplinire a sarcinilor i realizare a obiectivelor a fcut erori, inclusiv erori repetate. Acest fapt a dus la depirea termenelor stabilite, inclusiv a afectat negativ i realizarea unor sarcini ale colegilor Este deschis spre cooperare, se implic n realizarea obiectivelor i sarcinilor la nivel de subdiviziune, n domeniul su de competen Comunic clar i accesibil, att n form scris, ct i verbal Media aritmetic: 2,33
2.
3.
Eficien
4.
Calitate a muncii
5.
Lucru n echip
6.
Comunicare
Punctaj final calculat din suma mediei aritmetice obinut la evaluarea ndeplinirii obiectivelor (pct.2 din prezenta anex) i mediei aritmetice obinut la aprecierea nivelului de manifestare a celor 6 criterii de evaluare (pct.3 din prezenta anex), mprit la doi 4. Calificativul de evaluare SATISFC TOR 5. Comentariile evaluatorului privind rezultatele evalurii funcionarului public
1,99
Funcionarul public evaluat a demonstrat rezultate modeste n raport cu rezultatele planificate. Cauzele nerealizrii rezultatelor planificate in de nivelul modest de profesionalism al funcionarului public, care necesit a fi mbuntit prin intermediul activitilor de instruire i autoinstruire.
ANEXE
86
6. Necesiti de dezvoltare profesional a funcionarului public evaluat Cunotine Abiliti profesionale Cunoaterea practicilor mbuntirea abilitilor de internaionale n domeniul gestionare a timpului salarizrii n sectorul bugetar mbuntirea abilitilor de Cunoaterea mai detaliat a analiz i sintez legislaiei n domeniu Limba englez (minimum la nivel de nelegere)
Comportament i atitudini Sporirea activismului n ceea ce privete sarcinile profesionale
7. Comentariile funcionarului public evaluat Sunt de acord cu cele stipulate n fia de evaluare. Voi ncerca s manifest comportame nt responsabil i s duc la bun sfrit angajamentele asumate. Solicit sprijinul conductorului i a unor colegi n privina anumitor aspecte.
Evaluatorul (nume, funcia, semntura) Semntura funcionarului public evaluat
Data: 25 ianuarie 2010 Data: 25 ianuarie 2010
8. Comentariile contrasemnatarului Nu am obiecii privind procedura i rezultatele evalurii.
Data completrii Decizia contrasemnatarului Contrasemnatarul (nume, funcia, semntura) Luare la cunotin Data lurii la cunotin Semntura funcionarului public evaluat
1)
Acceptat X
Repetarea procedurii de evaluare __
Evaluatorul decide asupra punctajului stabilit, innd seama de nivelul de ndeplinire a obiectivelor individuale de activitate, de efortul depus de funcionarul public evaluat, de factorii obiectivi i subiectivi care au influenat realizarea acestora, descrii n seciunea Comentarii.
87
ANEXE
Anexa nr.15
Model de structur i gril de ntrebri pentru interviul de evaluare

Nr. crt. 1.
Structura interviului de evaluare Enunarea scopului ntlnirii i subiectele propuse spre discuie. Scurt feedback / reacie de rspuns din partea funcionarului public
ntrebri posibile Fiele de evaluare completate de ctre evaluator sunt pe mas. Bun ziua! Scopul ntlnirii const n discutarea rezultatelor obinute pe parcursul acestui an n baza obiectivelor stabilite la nceputul anului, discutarea obiectivelor i a indicatorilor de performan propui pentru anul urmtor, precum i identificarea necesitilor de dezvoltare . profesional. Evaluarea performanelor este o procedur important care contribuie la mbuntirea rezultatelor individuale i a celor la nivel de subdiviziune, precum i pentru a motiva funcionarii care au demonstrat rezultate nalte. n procesul de evaluare, am ncercat s fiu ct mai obiectiv i s iau n calcul toate aspectele obiective i subiective care puteau influena rezultatele evalurii. Mizez pe deschiderea Dvs. i mpreun vom ncerca s identificm aspectele forte i mai puin forte ale Dvs., raportate la rezultatele obinute pe parcursul acestui an, precum i modaliti de mbuntire a performanei Dvs. n faa Dvs. este fia de evaluare completat. Care este opinia Dvs. privind calificativul de evaluare oferit? Ce neclariti sau ntrebri avei? n continuare, voi explica fiecare punctaj i comentariu oferit. n urma evalurii, Dvs. ai obinut calificativul de evaluare _____, au fost oferite urmtoarele punctaje pentru nivelul de ndeplinire a obiectivelor_____, cu media de ____. Primul obiectiv a fost realizat n proporie de __%, aceasta se explic prin faptul c _____________. Al doilea obiectiv a fost realizat n proporie de ____%, aceasta se explic prin faptul c _____________ etc. (La fel se procedeaz pentru fiecare obiectiv) n cazul criteriilor de evaluare au fost oferite urmtoarele punctaje __________, cu media de _________. Pentru criteriul de evaluare ______________, ai primit punctajul ______. Aceste aprecieri sunt argumentate prin urmtoarele exemple. (La fel se procedeaz pentru fiecare criteriu de
2.
Prezentarea rezultatelor evalurii pentru fiecare component evaluat, explicarea i argumentarea punctajelor oferite pentru nivelul de ndeplinire a obiectivelor i nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare:
enunarea calificativului de evaluare acordat punctajele stabilite pentru fiecare obiectiv i media obinut pentru nivelul de ndeplinire a tuturor obiectivelor criteriu de evaluare i media obinut pentru nivelul de
- punctajele stabilite pentru fiecare

ANEXE
88
Nr. crt.
Structura interviului de evaluare

manifestare a criteriilor de evaluare
ntrebri posibile evaluare). Dac au existat unele aspecte neclare, v rog s le comunicai. Cum apreciai propriile rezultate obinute? Ce probleme sau dificulti ai ntmpinat n vederea realizrii acestora? Cum le-ai depit? Ce aciuni ai ntreprins? Altele. n faa evaluatorului i a funcionarului public este fia cu obiectivele propuse i indicatorii de performan pentru anul urmtor. Dac este posibil, i planul de activitate al subdiviziunii pentru anul urmtor. Ai reui s examinai obiectivele i indicatorii de performan propui pentru anul urmtor? Care este opinia Dvs.? S discutm fiecare obiectiv n parte i indicatorii de performan respectivi. Se discut i se convine asupra formulrii finale a obiectivelor, precum i a indicatorilor de performan . n urma evalurii i a stabilirii obiectivelor pentru anul urmtor, au fost identificate urmtoarele necesiti de dezvoltare la nivel de cunotine, abiliti i comportament: ______________________. Ce opinie avei? Suntei de acord cu ele, ce propuneri avei? Cum credei c ai putea contribui la dezvoltarea abilitilor profesionale i acumularea de cunotine identificate? Cu ce pot s v ajut personal? Care colegi ar putea s v ajute? V mulumesc pentru discuie. Voi reflecta asupra celor discutate i voi definitiva fia de evaluare i cea de stabilire a obiectivelor i indicatorilor de performan . Dac avei careva ntrebri sau probleme, v ncurajez s m contactai n orice moment. V doresc succese!
3.
Oferirea de feedback / reacie de rspuns din partea funcionarului public privind rezultatele evalurii
4.
Discutarea obiectivelor propuse i indicatorii de performan relevani pentru anul urmtor
5.
Discutarea necesitilor de dezvoltare stabilite la nivel de cunotine, abiliti profesionale i comportament
6.
Alte aspecte relevante
89
ANEXE
Anexa nr.16
Model de contestaie
Ctre ______________________________
numele, prenumele conductorului autoritii
Subsemnatul/a ______________________________________________________________,
numele, prenumele, funcia
n temeiul prevederilor art. 36 al Legii nr.158 -XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public, pct.85 al Regulamentului cu privire la evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public (anexa nr.8 la Hotrrea Guvernului nr.201 din 11 martie 2009) , contest rezultatele evalurii i mi exprim dezacordul meu privind calificativul de evaluare acordat de ctre evaluator __________________________.
se indic perioada evaluat
Motivele contestaiei: consider c evaluatorul a apreciat incorect nivelul de ndeplinire a obiectivelor individuale de activitate, fapt care a condus la stabilirea unui calificativ de evaluare inferior. Drept argument anexez documentele care justific realizarea la un nivel mai nalt a obiectivelor individuale de activitate. n fia de evaluare am menionat despre dezacordul meu cu aprecierea evaluatorului, dar contrasemnatarul nu a luat n considerare meniunile mele. Drept consecin, solicit examinarea desfurrii procedurii de evaluare a performanelor profesionale, aprecierii nivelului de realizare a obiectivelor individuale de activitate i a calificativului de evaluare stabilit. Data ___________ Semntura ________________
ANEXE
90
Anexa nr.17
Model de act administrativ privind constituirea grupului de contestare
ORDIN nr.___
__________ ______
Cu privire la constituirea grupului de contestare
n temeiul pct. 87 al Regulamentului cu privire la evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public, emit prezentul ordin: 1. Se constituie grupul de contestare pentru examinarea contestaiei depuse de ctre _______________________ privind dezacordul cu calificativul de evaluare acordat de ctre evaluator pentru perioada evaluat ________________, n urmtoarea componen: _____________________________ ____________________________
numele i prenumele funcia
____________________________
numele i prenumele
___________________________
funcia
____________________________
numele i prenumele
___________________________
funcia
____________________________
numele i prenumele
___________________________
funcia
____________________________
numele i prenumele
___________________________
funcia
2. Grupul de contestare va examina contestaia depus n perioada _________________, iar rezultatul examinrii contestaiei va fi nscris n procesul verbal. 3. Subdiviziunea resurse umane va aduce prezentul ordin la cunotina membrilor grupului de contestare n termen de una zi lucrtoare de la data emiterii. 4. Controlul asupra executrii prezentului ordin mi -l asum.
_______________________
funcia conductorului autoritii publice
______________ ______________________________
semntura numele, prenumele conductorului autoritii publice
91
ANEXE
Anexa nr.18
Model de proces-verbal privind rezultatul contestaiei ________________________________________________________

denumirea autoritii publice
Proces-verbal al edinei grupului de contestare nr.___

__________ ______
Au fost prezeni: 1) ______________________________________________________________________ 2) ______________________________________________________________________ 3) ______________________________________________________________________ 4) ______________________________________________________________________ S-a discutat: 1. Rezultatul examinrii contestaiei depuse de ctre _______________________
numele, prenumele funcionarului public
privind dezacordul cu calificativul de evaluare acordat la evaluarea anual a performanelor sale profesionale. Au luat cuvntul: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ S-a decis: 1. Procedura de evaluare a performanelor profesionale s-a desfurat cu nclcri ale prevederilor Regulamentului cu privire la evaluarea performanelor profesionale (contrasemnatarul nu a dispus repetarea procedurii de evaluare, chiar dac a avut temei pentru a face acest lucru). 2. Nivelul de ndeplinire a obiectivelor a fost apreciat incorect de ctre evaluator. n urma examinrii documentelor prezentate, punctajul stabilit pentru ndeplinirea obiectivelor individuale de activitate este de _________. 3. Se acord calificativul de evaluare ___________________. Membrii grupului de contestare: ________________________
Numele, prenumele
___________________________
Semntura
________________________
Numele, prenumele
___________________________
Semntura
________________________
Numele, prenumele
ANEXE
___________________________
Semntura
________________________
Numele, prenumele
___________________________
Semntura
92
Anexa nr.19
Model de act administrativ emis de conductorul autoritii publice privind rezultatul contestaiei
ORDIN nr.___
__________ ______
Cu privire la rezultatele examinrii contestaiei depuse de ctre _________________________ privind dezacordul cu calificativul de evaluare a performanelor profesionale
n temeiul prevederilor pct.85-88 ale Regulamentului cu privire la evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public (anexa nr.8 la Hotrrea Guvernului nr.201 din 11 martie 2009) , precum i n urma examinrii contestaiei depuse de ctre __________________________ privind dezacordul su cu calificativul de evaluare care i-a fost acordat pentru perioada evaluat______________ (proces-verbal nr. __ din _________ al grupului de contestare, constituit prin ordinul nr.___ din _______), emit urmtorul ordin: 1. Dlui/dnei ________________________ i se acord calificativul de evaluare ___________ pentru perioada evaluat ___________________. 2. Subdiviziunea resurse umane va aduce la cunotina dlui/dnei ___________ prezentul ordin, n termen de trei zile lucrtoare de la data emiterii. _______________________
funcia conductorului autoritii publice
______________
semntura
______________________________
numele, prenumele conductorului autoritii publice
93
ANEXE
Anexa nr.20
Model de not informativ privind rezultatele evalurii performanelor n cadrul autoritii publice
NOT INFORMATIV privind rezultatele evalurii performanelor profesionale ale funcionarilor publici din ___________________________ pentru anul _______
denumirea autoritii publice
Date generale despre procedura de evaluare: - perioada de implementare, n conformitate cu actul administrativ (ordin) emis de conductorul autoritii publice; - msurile care au fost ntreprinse pentru a facilita aplicarea procedurii de evaluare; - numrul total de funcionari publici evaluai n raport cu numrul total de funcionari publici; - distribuia n procente (%) a funcionarilor publici evaluai dup calificativele de evaluare acordate; - altele. Scopul i obiectivele evalurii performanelor .. .. .... Probleme ntmpinate i soluiile aplicate .. .. .. Propuneri de mbuntire a procesului de evaluare .. .. .. Se anexeaz: 1) rezultatele generalizate ale evalurii performanelor; 2) rezultatele sistematizate ale evalurii performanelor.
ANEXE
94
1) Rezultatele generalizate ale evalurii performanelor

Persoane
Nr. d/o Indicatori Numrul de funcionari publici n autoritate Numrul de funcionari publici care au fost evaluai Inclusiv care au obinut calificativul: foarte bine bine satisfctor nesatisfctor Numrul de funcionari publici care au contestat rezultatele evalurii la comisia de evaluare*/conductorul autoritii publice Numrul de funcionari publici care au contestat rezultatele evalurii n instana de contencios administrativ Numrul de funcionari publici pentru care au fost elaborate i aprobate obiectivele individuale de activitate i indicatorii de performan Total
Funcionari publici de conducere de nivel superior Funcionari publici de conducere Funcionari publici de execuie
1. 2. 3. 5. 6. 7.
8.
9.
*Se refer la FPCNS.
95
ANEXE
2) Rezultatele generalizate ale evalurii performanelor
Contestarea rezultatelor (se bifeaz i se nscriu rezultatele)

Nr. crt.
Numele i prenumele funcionarului public evaluat 02
Calificativul de evaluare acordat 03
evaluare repetat
rezultat obinut
contestare la conductorul autoritii
rezultat obinut
contestare n instana de contencios administrativ
01
04
05
06
07
08
Denumirea subdiviziunii 1. 2. 3. 4. 5. Denumirea subdiviziunii 6. 7. 8. 9. 10.
ANEXE
96
97
98
99
100

Evaluarea Performantelor Profesionale Ale Functionarului Publlic

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Evaluarea Performantelor Profesionale Ale Functionarului Publlic

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

EVALUAREA PERFORMANTELOR PROFESIONALE ALE FUNCTIONARULUI PUBLIC

EVALUAREA PERFORMANTELOR PROFESIONALE ALE FUNCTIONARULUI PUBLIC

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

1. EVALUAREA PERFORMANELOR: DEFINIIE, SCOP, NECESITATE

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

Luarea deciziilor n baza rezultatelor evelurii

Definirea obiectivelor la nivel de subdiviziune

Definirea obiectivelor la nivel de angajat Oferirea de feedback/reacie de rspuns

Monitorizarea continu a performanei

Figura 1. Modelul managementului prin obiective

2. RELAIA DINTRE PERFORMANA INDIVIDUAL I PERFORMANA INSTITUIONAL

Obiective strategice, mai generale

Obiective specifice, bine definite

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

n figura 2 se prezint activitile planificate n perioada de evaluare:

Evaluarea FPCNS si FPC

Evaluarea FPE Stabilirea obiectivelor individuale

Figura 2. Planificarea activitilor n perioada de evaluare a tuturor categoriilor de funcionari publici

2. RELAIA DINTRE PERFORMANA INDIVIDUAL I PERFORMANA INSTITUIONAL

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

2. Nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare 50%

Acordarea calificativului de evaluare

3. OBIECTUL EVALURII PERFORMANELOR INDIVIDUALE

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

Conductorul autoritii publice

Funcionarul public de conducere de nivel superior

Secretariatul comisiei de evaluare1 Subdiviziunea resurse umane

4. FACTORII IMPLICAI N PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANELOR FUNCIONARILOR PUBLICI

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

Conductorul autoritii publice

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

Factorul implicat Subdiviziunea resurse umane

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

6. OBIECTIVELE INDIVIDUALE DE ACTIVITATE I INDICATORII DE PERFORMAN

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

Obiective elaborate greit Asigurarea organizrii i desfurrii edinelor consiliului raional

Avizarea proiectelor de acte

Informarea cetenilor privind activitatea consiliului raional

n primul caz lipsete claritatea n ceea ce privete msurabilitatea realizrii obiectivului

n primul caz lipsete claritatea n ceea ce privete msurabilitatea realizrii obiectivului

6. OBIECTIVELE INDIVIDUALE DE ACTIVITATE I INDICATORII DE PERFORMAN

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

Informaia obinut n urma aplicrii indicatorului de performan va fi util n luarea deciziilor?

Exist acces liber pentru colectarea de informaii i date necesare?

6. OBIECTIVELE INDIVIDUALE DE ACTIVITATE I INDICATORII DE PERFORMAN

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

6. OBIECTIVELE INDIVIDUALE DE ACTIVITATE I INDICATORII DE PERFORMAN

GHID METODIC Evaluarea performanelor profesionale ale funcionarului public

7. Procesul de evaluare a performanelor funcionarului public de conducere de nivel superior

Procesul de evaluare a FPCNS este constituit din urmtoarele etape: