You are on page 1of 16

INSTRUC IUNI privind activitatea de arhiv la creatorii #i de&in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na&ionale prin Ordinul

de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Prezentele Instruc&iuni reglementeaz organizarea #i desf #urarea ntregii activit &i arhivistice, n mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor #i de&in torilor de documente, n conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor Na&ionale. CAPITOLUL I Dispozi!ii generale Art. t. - Constituie izvoare istorice #i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na&ional al Romniei documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare #i religioase, precum #i de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protec&ie special , n condi&iile Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 2. - Administrarea, supravegherea, dup caz, #i protec&ia special a Fondului Arhivistic Na&ional al Romniei se realizeaz de Arhivele Na&ionale - unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne. Atribu&iile acestora se exercit prin compartimentele specializate #i direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Art. 3. - Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente r spund de eviden&a, inventarierea, selec&ionarea, p strarea #i folosirea lor, n condi&iile prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare #i de&in toare de documente, au obliga&ia de a nfiin&a compartimente de arhiv , organizate n func&ie de complexitatea #i cantitatea arhivelor pe care le creeaz sau le de&in. Desemnarea personalului ns rcinat cu activitatea de arhiv , precum #i structura # i competen&a compartimentelor de arhiv vor fi stabilite de conducerea unit &ii creatoare #i de&in toare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Na&ionale sau, dup caz, al direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Fac excep&ie de la aceste prevederi Ministerul Ap r rii Na&ionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informa&ii, Serviciul Informa&ii Externe, Serviciul de Protec&ie #i Paz , alte organe cu atribu&ii n domeniul siguran&ei na&ionale. Formarea, perfec&ionarea #i atestarea personalului compartimentului de arhiv se realizeaz prin 'coala Na&ional de Perfec&ionare Arhivistic , contra cost. Art. 5. - Atribu&iile personalului compartimentului de arhiv sunt: a) ini&iaz #i organizeaz activitatea de ntocmire a nomenclatorului dosarelor, n cadrul unit &ii respective; asigur leg tura cu Arhivele Na&ionale, n vederea verific rii #i confirm rii nomenclatorului', urm re#te modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verific #i preia de la compartimente, pe baz de inventare, dosarele constituite; ntocme#te inventare pentru documentele f r eviden& (anexa nr. 2), aflate n depozit; asigur evidenta tuturor documentelor intrate #i ie#ite din depozitul de arhiv , pe baza registrului de eviden& curent (anexa nr. 3); c) #eful compartimentului de arhiv este secretarul comisiei de selec&ionare #i, n aceast calitate, convoac comisia n vederea analiz rii dosarelor cu termene de p strare expirate #i care, n principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; ntocme#te formele prev zute de lege pentru confirmarea lucr rii de c tre Arhivele Na&ionale; asigur predarea integral a arhivei selec&ionate la unit &ile de recuperare; d) cerceteaz documentele din depozit n vederea eliber rii copiilor #i certificatelor solicitate de cet &eni pentru dobndirea unor drepturi, n conformitate cu legile n vigoare; e) pune la dispozi&ie, pe baz de semn tur , #i &ine eviden&a documentelor mprumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verific integritatea documentului mprumutat; dup restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale, men&ine ordinea #i asigur cur &enia n depozitul de arhiv ; solicit conducerii unit &ii dotarea corespunz toare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. #.a.): informeaz 1

conducerea unit &ii #i propune m suri n vederea asigur rii condi&iilor corespunz toare de p strare #i conservare a arhivei; g) pune la dispozi&ia delegatului Arhivelor Na&ionale toate documentele solicitate cu prilejul efectu rii ac&iunii de control privind situa&ia arhivelor de la creatori; h) preg te#te documentele (cu valoare istoric ) #i inventarele acestora, n vederea pred rii la Arhivele Na&ionale, conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 6. - Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Na&ionale sau, dup caz, direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale, nfiin&area, reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite n activitatea institu&iei, cu implica&ii asupra compartimentului de arhiv . Art. 7. - Arhivele Na&ionale #i direc&iile jude&ene controleaz aplicarea #i respectarea prevederilor legisla&iei n vigoare, pe linia muncii de arhiv #i stabilesc m surile ce se impun, potrivit legii. CAPITOLUL II Obliga!iile creatorilor "i de!in%torilor de documente A. Eviden!a documentelor Art. 8. - Creatorii de documente sunt obliga&i s nregistreze toate documentele intrate, ie#ite ori ntocmite pentru uz intern Art. 9. - nregistrarea documentelor se face la registratura general , fie ntr-un singur registru de intrare-ie#ire, fie, concomitent, n mai multe, f r ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. Cnd creatorul de documente prime#te, emite #i ntocme#te pentru uz intern un num r mare de documente, nregistrarea acestora se poate face #i la fiecare compartiment de munc In aceast situa&ie, la registratura general se nscrie num rul de nregistrare atribuit de expeditor #i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare #i rezolvare. nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor. nregistrarea documentelor ncepe de la l ianuarie #i se ncheie la 31 decembrie ale fiec rui an. La nregistrarea documentelor se vor preciza urm toarele clemente: num rul de nregistrare, data nregistr rii, num rul #i data documentului date de emitent, num rul filelor documentului, num rul anexelor, emitentul, con&inutul documentului n rezumat, compartimentul c ruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolv rii, destinatarul, num rul de nregistrare al documentului la care se conexeaz #i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili #i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceea#i problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiec rui document conexat se trece, n rubrica corespunz toare, num rul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu #i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca # i documentele intrate, completndu-se coloanele adecvate. In cazul documentelor expediate ca r spuns, acestea vor primi num rul de nregistrare al documentului la care se r spunde. B. Gruparea documentelor n dosare Art. 10. - Anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor #i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. a) ntocmirea nomenclatorului dosarelor Art. 11. - Nomenclatorul dosarelor se ntocme#te de c tre fiecare creator pentru documentele proprii, dup modelul din anexa nr. 1. Nomenclatorul se ntocme#te sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc , categoriile de documente grupate pe probleme #i termene de p strare. In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc , n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, #i se numeroteaz cu cifre romane. 2

In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc #i se numeroteaz cu litere majuscule. In rubrica a treia se trece, n rezumat, con&inutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr. l la fiecare compartiment de munc . In nomenclator se trec #i registrele, cartotecile, condicile #i alte materiale preconstituite Cifra roman , litera majuscul #i cifra arab formeaz indicativul dosarului. Acesta poate fi format numai din litera majuscul #i cifra arab sau numai din cifra arab , dac creatorul are ca p r&i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau nici compartimente de munc . La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ie#ire, la rubrica rezervat acestuia, ca #i pe fiecare document n parte. In rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de p strare. Stabilirea lui se face &innduse seama de legile n vigoare, de importan&a practic pentru activitatea creatorului de documente #i, n mod deosebit, de importan& #tiin&ific a informa&iilor pe care !e con&in documentele. In dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuvntul permanent" (prescurtat P"), iar pentru acelea care se p streaz temporar, cifra arab care reprezint num rul anilor ct se p streaz (l, 3, 5, K) etc.). Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c , n anumite conjuncturi, informa&iile documentelor pot avea importan& #tiin&ific , lng termenul de p strare temporar se men&ioneaz C.S." (comisie de selec&ionare). La expirarea termenului de p strare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selec&ionare #i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau re&inute permanent. Intr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceea#i problem , cu acela#i termen de p strare. In cazul acelora#i genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite #i, respectiv, cu, termene de p strare diferite (planuri, d ri de seam lunare, trimestriale, anuale s.a.), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de p strare. Art. 12. - Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimb ri n structura creatorului de documente. Dac se nfiin&eaz noi compartimente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora #i cu dosarele nou create. In cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care #i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prev zute ini&ial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Art. 13. - 'eful fiec rui compartiment r spunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. Aceste proiecte se centralizeaz de #eful compartimentului de arhiv #i se nainteaz , n dou exemplare, spre aprobare #i confirmare. Art. 14. - Nomenclatorul se aprob de c tre conducerea unit &ii creatoare de documente #i se confirm , la nivel central, de Arhivele Na&ionale #i, la nivel local, de direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Art. 15. - Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplic rii lui. b) Constituirea dosarelor Art. 16. - Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului #i se predau la compartimentul de arhiv , n al doilea an de la constituire. Art. 17. - In vederea pred rii dosarelor la compartimentul de arhiv se efectueaz urm toarele opera&iuni: documentele cuprinse n dosar se ordoneaz cronologic sau, n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic etc.); cnd n constituirea dosarului se folose#te ordinea cronologic , actele mai vechi trebuie s se afle deasupra #i cele mai noi dedesubt; se ndep rteaz acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele. documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton, n a#a fel nct s se asigure citirea complet a textului, datelor #i rezolu&iilor; dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 - 300 file; n cazul dep #irii acestui num r, se constituie mai multe volume ale aceluia#i dosar; filele dosarelor se numeroteaz n col&ul din dreapta sus, cu creion negru; n cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu num rul l pentru fiecare volum; 3

pe coperta dosarului se nscriu: denumirea unit &ii #i a compartimentului creator, num rul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de nceput #i de sfr#it, num rul de file, volumul #i termenul de p strare; pe o foaie nescris , ad ugat la sfr#itul dosarului, sau pe prima pagin nescris a registrelor # i condicilor, lucr torul de Ia compartimentul creator al dosarului face urm toarea certificare: Prezentul dosar (registru, condic ) con&ine ... file", n cifre #i , ntre paranteze, n litere, dup care semneaz #i pune data certific rii. C. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul de arhiv% Art. 18. - Dosarele se depun la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat n anexa nr. 2. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acela#i termen de p strare, create n cursul unui an, de c tre un compartiment de munc . Astfel, fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de p strare sunt prev zute n nomenclator, la compartimentul respectiv. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare volum va primi un num r curent distinct. Art. 19. - Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente #i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar r mne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dat cu dosarele la compartimentul de arhiv . Art. 20. - Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca #i cele care, din motive justificate, se opresc la compartimentele de munc , se trec n inventarul anului respectiv, cu men&ionarea nepred rii lor; n momentul pred rii lor ulterioare, n inventar se va men&iona acest lucru. Art. 21. - Dosarele care cuprind acte din mai mul&i ani se vor inventaria la anul de nceput, men&ionndu-se n inventar datele extreme. Art. 22. - In ce prive#te completarea rubricii Con&inutul dosarului", se vor preciza genurile (coresponden&a, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.) de documente, emitentul, destinatarul, problema sau problemele con&inute #i, dup caz, perioada la care se refer . Art. 23. - Constituirea dosarelor, inventarierea #i predarea lor intr n obliga&ia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva general se face conform unei program ri prealabile, stabilit de comun acord ntre cele dou compartimente (pred tor #i primitor). Art. 24. - La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor #i concordan&a ntre con&inutul acestora #i datele nscrise n inventar. In cazul constat rii unor neconcordan&e, ele se aduc la cuno#tin& compartimentului creator, care efectueaz corecturile ce se impun. Art. 25. - Eviden&a dosarelor #i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se &ine n registrul de eviden& curent , conform modelului prev zut n anexa nr. 4. In cazul n care compartimentul de arhiv p streaz #i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden& curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. Art. 26. - In registrul de eviden& curent , la capitolul Prelu ri", se trec, n ordinea prelu rii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un alt num r de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz : num rul de ordine al inventarului: data prelu rii documentelor din inventarul respectiv; denumirea compartimentului de la care provine inventarul; datele extreme ale documentelor; totalul dosarelor din inventar: totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv: num rul dosarelor l sate la compartiment #i depuse ulterior. Se va nscrie num rul din inventar al fiec rui dosar re&inut de compartiment. La capitolul Ie#iri" se trec: dala ie#irii dosarelor din eviden& : unde s-a predat; denumirea, num rul #i data actului pe baza c ruia au fost scoase din eviden& ; totalul dosarelor ie#ite. 4

Art. 27. - Scoaterea dosarelor din eviden&a arhivei se Tace cu aprobarea conducerii creatorilor sau de&in torilor de documente #i cu confirmarea Arhivelor Na&ionale, n urma selec&ion rii, transferului c tre alt unitate de&in toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute. Art. 28. - Dosarele sunt scoase din eviden&a arhivei pe baza unuia din urm toarele acte. dup caz.: proces-verbal de selec&ionare (conform anexei nr. 5); proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6); proces-verbal de " constatare a deterior rii complete a documentelor sau a lipsei acestora. Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden& n urma propunerii comisiei de selec&ionare, aprobat de conducerea unit &ii creatoare sau de&in toare #i confirmat de Arhivele Na&ionale. D. Selec!ionarea documentelor Art. 29. - In cadrul fiec rei unit &i creatoare #i de&in toare de documente func&ioneaz cte o comisie de selec&ionare, numit prin decizia sau ordinul conduc torului unit &ii respective. Ari. 30. - Comisia de selec&ionare este compus din pre#edinte, secretar #i un num r impar de membri, numi&i din rndul speciali#tilor proprii, reprezentnd principalele compartimente creatoare de arhiv . 'eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec&ionare. Art. 31. - Anual sau ori de cte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, pre#edintele convoac comisia de selec&ionare. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de p strare expirate. In aprecierea importan&ei documentelor, comisia de selec&ionare are n vedere respectarea termenelor de p strare a documentelor, prev zute n nomenclatorul dosarelor, acordnd o aten&ie deosebit celor care au, pe lng termenul de p strare, men&iunea C.S.". Cnd comisia de selec&ionare constat gre#eli de ncadrare a documentelor la termenele de p strare sau stabile#te ca unele din acestea s fie p strate permanent, ele se trec n inventarele corespunz toare termenului lor de p strare, la anul #i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucr rilor, comisia ntocme#te procesul-verbal model anexa nr. 5, care se nainteaz spre aprobare conducerii unit &ii. Art. 32. - Comisia efectueaz selec&ionarea att a documentelor create de unitatea respectiv , ct #i a celor create de alte unit &i #i p strate n depozitul unit &ii. Art. 33. - Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec&ionare spre a fi eliminate, nso&ite de procesul-verbal aprobat de conducerea unit &ii #i de inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selec&ionarea (cte un exemplar) se nainteaz , cu adres nregistrat , pentru confirmare, la Arhivele Na&ionale, n cazul unit &ilor centrale, sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale, n cazul unit &ilor locale Art. 34. - Arhivele Na&ionale sau direc&iile jude&ene pot hot r p strarea permanent a unor dosare, chiar dac . potrivit nomenclatorului, acestea au termene de p strare temporar . Art. 35. - Documentele se p streaz , n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na&ionale, n vederea confirm rii lucr rii de selec&ionare. Matricele sigilare (sigilii, #tampile, parafe), confec&ionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz , n ordinea d rii lor n folosin& , ntr-un registru, dup modelul prezentai n anexa nr. 6. Art. 36. - Selec&ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de c tre comisiile de selec&ionare, pe baz de proces-verbal nso&it de inventar, cu confirmarea Arhivelor Na&ionale. Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora, ntruct la stabilirea valorii se au n vedere #i alte elemente: nsemnele #i nscrisul din cmpul sigilar, valoarea artistic , frecven&a s.a. E. Ordonarea, inventarierea "i selec!ionarea documentelor secrete de stat Art. 37. - Documentele secrete de stat se nregistreaz manipuleaz , studiaz si p streaz potrivit actelor normative n vigoare privind ap rarea secretului de stat. Art. 38. - Gruparea n dosare, inventarierea #i selec&ionare! se fac potrivit prezentelor Instruc&iuni, cu urm toarele preciz ri: gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului, n care se cuprind # i categoriile de documente din listele de date #i informa&ii secrete de stat. 5

gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu #i nesecrete, care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa&ii, grafice, schi&e, labele) #i care nu pot fi separate, vor intra n componen&a dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea acestora, numerotarea filelor #i certificarea se fac n anul urm tor cre rii lor, la compartimentul special, urmnd a se preda compartimentului de arhiv , pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. P strarea # i selec&ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acela#i mod ca la documentele nesecrete. Art. 39. - Documentele secrete de stat care #i p streaz acest caracter #i dup expirarea termenului de p strare prev zut n nomenclator se selec&ioneaz la compartimentul special de c tre o comisie de selec&ionare avnd n componen& persoane care au acces ia date, informa&ii #i documente secrete de stat. 'eful compartimentului special va face parte din aceast comisie. La selec&ionarea documentelor secrete de stat se vor respecta prevederile prezentelor Instruc&iuni. F. Opera!iuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme "i termene de p%strare Art. 40. - Documentele care se g sesc n arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz , inventariaz #i selec&ioneaz a compartimentul de arhiv . In acest sens se au n vedere: determinarea apartenen&ei la fond (fondarea), &inndu-se seama de denumirea destinatarului, #tampila de nregistrare, rezolu&ie sau note tergale con&inutul actului; ordonarea documentelor n cadrul fondului, dup un criteriu stabilit (pe am # i compartimente de munc , iar n cadrul compartimentului, pe probleme; pe compartimente #i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic s.a.). In cazul n care un dosar cuprinde documente din mai mul&i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi al dosarului, f r a se lua n considera&ie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu num rul 1, pe fiecare an. Art. 41. - In carul n care documentele nu sunt constituite n dosare (foi volante), fondarea se efectueaz dup criteriile amintite mai sus. Ordonarea documentelor se execut dup criteriul cronologic, iar apoi se grupeaz pe probleme, n dosare. Constituirea dosarelor se va face conform art. 17: inventarierea dosarelor, registrelor etc. se ntocme#te pe ani, indiferent de termenul de p strare; selec&ionarea se efectueaz de c tre comisia de selec&ionare pe baza inventarului. Comisia de selec&ionare cerceteaz dosarele, pozi&ie cu pozi&ie, stabilind unit &ile arhivistice care se elimin #i cele care se re&in, acestea prezentnd importan& #tiin&ific #i practic . Pentru unit &ile arhivistice care se propun a fi eliminate se ntocme#te un proces-verbal n care se men&ioneaz anul cre rii documentului #i num rul curent al unit &ii arhivistice din inventar. Art. 42. - Pe parcursul ordon rii documentelor f r eviden&e, aflate n depozitul de arhiv , se separ documentele de acela#i fel, cu termene de p strare 1 - 5 ani (boniere, chitan&iere, fi#e de pontaj, condici de prezen& ), n vederea elimin rii lor globale, cu ocazia selec&ion rii, la expirarea termenului de p strare. Inventarele vor cuprinde: num rul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau unit &i arhivistice), pozi&ia din nomenclator #i termenul de p strare.

G. Folosirea documentelor Art. 43. - Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi folosite pentru cercetare #tiin&ific , rezolvarea unor lucr ri administrative, inform ri, document ri, eliberarea unor copii, extrase, certificate. Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi consultate, la cerere, de c tre cet &eni romni # i str ini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. Art. 44. - Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii #i extrase dup documentele pe care le creeaz #i le de&in, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea n munc , studii, drepturi patrimoniale. 6

Art. 45. - Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact #i clar a datelor rezultate din documente, care sunt n direct leg tur cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele existente, f r s se ntregeasc perioadele pentru care nu exist documente. Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se g se#te nscris numele solicitantului se vor men&iona n adresa de expediere a certificatului. In certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului #i, apoi, datele cuprinse n aceste documente In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generaliz ri n leg tur cu con&inutul documentelor cercetate. In certificat datele se expun n ordinea cronologic . Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere, cu cerneal , ntocmit, datat #i semnat de persoana care a f cut cercetarea. Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat #i cotele unit &ilor arhivistice cercetate (anul #i num rul din inventar). Art. 46. - In cazul n care, la cererea peti&ionarului sau din dispozi&ia conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare, recercetndu-se documentele, se g sesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, men&ionndu-se ca l completeaz pe cel anterior, cu indicarea num rului #i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, men&ionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula #i retrage; noul certificat va primi alt num r de nregistrare. Art. 47. - In cazul n care n arhiv nu se g sesc date cu privire la obiectul cererii, aceasta situa&ie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoa#te unitatea de&in toare a documentelor ce fac obiectul cererii, cererea n original se trimite spre rezolvare respectivei unit &i, comunicndu-i-se #i solicitantului acest lucru. In textul certificatului nu sunt admise #ters turi sau complet ri printre rnduri. Persoana care a ntocmit referatul #i #eful s u ierarhic poart r spunderea asupra exactit &ii datelor comunicate. Copiile sau extrasele se certific sau, dup caz, se legalizeaz de unitatea care le elibereaz . Certificatele, copiile si extrasele se elibereaz personal solicitantului ori mputernicitului s u legal sau se expediaz prin po#t . Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate n dosar se restituie titularului, sub semn tur , re&inndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Eviden&a cererilor se &ine pe baz de fi#e ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fi#a va cuprinde: numele #i prenumele solicitantului, num rul #i data de nregistrare a cererii. Fisele se ordoneaz alfabetic. In cazul n care dotarea permite, s se creeze un subsistem arhivistic computerizat de eviden& #i reg sire a cererilor #i actelor eliberate. Art. 48. - Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv , pentru cercetare, se consemneaz ntrun registru de depozit, conform anexei nr. 8. In locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce n raft o fi# de control, conform anexei nr. 9; fi#a se va anula la rearhivarea dosarului. II. Ordonarea, inventarierea, selec!ionarea "i valorificarea documentelor tehnice "i de nregistrare tehnic% Art. 49. - Prin documente tehnice #i de nregistrare tehnic , n spiritul Legii Arhivelor Na&ionale, se n&elege: totalitatea actelor purt toare de informa&ie tehnic sau produse ale ac&iunii de nregistrare tehnic pe supor&i magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special etc. Art. 50. - Prevederile acestui capitol se aplic n cazurile speciale ale arhivelor tehnice #i de nregistrare. Art. 51. - Documentele tehnice #i de nregistrare, indiferent de natura informa&iilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz Ia intrarea, crearea sau ie#irea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ie#ire, fie pe calculator, ntr-un fi# ier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general , ori pe compartimente, cu condi&ia asigur rii reg sirii rapide a documentelor n circula&ia lor de la intrare/creare la ie#ire/arhivare. Art. 52. - O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei unit &i arhivistice, no&iune definibil prin totalitatea documentelor care se refer la o problem dat #i se constituie ca unitate de p strare. 7

Art. 53. - Unit &ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau Ia arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3) #i inventare (anexa nr. 2). Art. 54. - Intr rile, ca #i ie#irile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden& curent , ntocmit conform modelului prev zut n anexa nr. 4. Art. 55. - Lucr torii de arhiv au r spundere civil #i penal pentru documentele pe care le au n gestiune. Prelucrarea arhivistic% Art. 56. - ntreaga activitate desf #urat asupra documentelor tehnice #i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale - unitatea fondurilor", respectul fa& de creatorul de fond #i sistemul s u de organizare" #i drepturile comunit &ilor locale asupra documentelor proprii" - precum #i a celor specifice arhivelor tehnice #i de nregistrare: compatibilitatea sistemelor" #i prioritatea conserv rii asupra tuturor celorlalte principii, criterii, modalit &i. In acest sens, toate documentele create de o societate, institu&ie, familie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selec&ionate de o institu&ie, familie sau persoan fizic (colec&ie) trebuie s se p streze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune #i prelucrare (principiul unit &ii fondurilor). In acela#i timp, este necesar s se respecte succesiunea unit &ilor arhivistice n fond (sau colec&ie), potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul respectului fa& de creator). Totodat , fondurile #i colec&iile arhivistice se impun a fi p strate n zona geografic n care au fost create (principiul dreptului comunit &ilor locale). Pe de alt parte, avnd n vedere c arhivele tehnice #i de nregistrare se prezint n cele mai dese cazuri pe supor&i de diferite naturi #i care din aceast cauz impun condi&ii de p strare specifice (principiul priorit &ii conserv rii), este necesar g sirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi&ie arhivistic (principiul compatibilit &ii sistemelor). Art. 57. - Documentele tehnice #i de nregistrare pot ap rea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri #i colec&ii integrale. Prelucrarea documentelor tehnice "i de nregistrare incidentale Art. 58. - Documentele tehnice #i de nregistrare incidentale pot ap rea fie ca ilustra&ii cuprinse n text, fie ca anexe, fie ca unit &i arhivistice de sine st t toare. Cnd documentele sunt |n text, ca ilustra&ie sau ca anex , ele se vor ordona, inventaria, eventual selec&iona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. In cazul n care documentul tehnic #i de nregistrare este o unitate sau mai multe unit &i arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat , ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (#i n cadrul lui, cronologic). Prelucrarea fondurilor #i colec&iilor constituite integral din documente tehnice #i de nregistrare Art. 59. - De#i n mod teoretic documentele tehnice #i de nregistrare nu formeaz singure fondul arhivistic al institu&iei creatoare, ci numai o structur a acestuia, n mod practic ele se organizeaz separat. Motivele acestei separa&ii sunt determinate att de natura suportului #i deci a conserv rii, ct #i de regimul de consultare #i valorificare.

a) Ordonarea Art. 60. - Ordonarea documentelor tehnice #i de nregistrare se face conform structurii organizatorice a creatorului de fond, dup natura suportului #i n cadrul acesteia, pe baza criteriilor: cronologic; zona geografic sau grad geografic; categorie de document; alfabetic; tematic; form ; format; scara; 8

faza de proiect; alte criterii. Art. 61. - Criteriile de ordonare se pot combina n cursul ac&iunii, n func&ie de natura informa&iei, solicitarea vitezei de acces, conservarea documentelor. Astfel, documentele de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic - dup data lans rii temei de cercetare - #i n cadrul cronologiei, alfabetic sau tematic, ori tematic #i n interiorul tematicii, cronologic #i/sau alfabetic; documentele de proiectare-dezvoltare se ordoneaz cronologic, dup form - n parte scris #i parte desenat , eventual nregistr rile experimentale - iar partea desenat , mai ales dup format, scar ; documentele climatologice se ordoneaz dup categoria de act (T.M.) #i n cadrul acesteia, alfabetic, pe sta&ii #i apoi cronologic; documentele cartografice geologice, pe zon geografic - sau grad apoi pe scar de propor&ii, n sfr#it cronologic ele. Art. 62. - Succesiunea criteriilor de ordonare se stabile#te de c tre creatori ntr-un sistem logic, men&inut consecvent n ntreaga prelucrare a fondului. Ea se men&ioneaz fie ntr-un plan metodic de lucru - n cadrul fondurilor nchise, aflate la diver#i de&in tori, fie n regulamentul de func&ionare a arhivei, n cadrul fondurilor deschise aflate la creatori. Art. 63. - Ac&iunea de ordonare propriuzis const n a#ezarea unit &ilor arhivistice, pe rafturi sau n alt mobilier specific, n ordinea prestabilit prin planurile metodice de lucru sau regulamentul men&ionat la articolul precedent. b) Cotarea unit &ilor arhivistice si inventarierea lor Art. 64. - Odat terminat ordonarea sau concomitent cu ordonarea unit &ilor arhivistice. se trece la inventarierea #i cotarea documentelor. Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite ntr-un dosar, o rol ori nregistrate pe o band sau un disc magnetic/optic, p strate ntr-o map /sul, fiind legate prin con&inut/tem unele de celelalte) prime#te o cot , reprezentat prin num rul curent de inventar Se excepteaz de la prevederea din alineatul anterior institu&iile din proiectare-dezvoltare, care dau aceea#i cot att la partea scris , ct #i la partea desenat (sau de nregistr ri de laborator), la care se adaug un simbol alfabetic sau numeral. Art. 65. - Inventarierea documentelor tehnice #i de nregistrare se poate executa fie cronologic (n ordinea intr rii lor n arhiv ) , deci de la l la n , anual , fie pe structuri organizatorice #i apoi cronologic , fie pe categorii de acte #i cronologic , fie alfabetic #i cronologic. In cursul inventarierii se consemneaz : cota documentului (nr. curent din inventar ) ; con&inutul pe scurt al documentului sau grup rii de documente ; nr. file ; nr. file + nr. foi volante ; desen sau nr. nregistr ri experimentale ; lungimea (in cazul rolelor de microfilm, film, banda) ori durata Ia tura&ia n ;. anii extremi ai documentelor; obseda&ii. In cazul documentelor cartografice #i planurilor tehnice la rubrica&ia inventarului se adaug scara (de reduc&ie cartografic ) , m surile suportului, tehnica de realizare , eventual autorul In cazul documentelor #tiin&ifice , cinematografice , orale #i de proiectare (mai ales cele de arhitectur ) se men&ioneaz ori n cuprinsul rezumatului , ori ca rubrica&ie separat coordonatorul lucr rii, respectiv principalii realizatori (elementele de generic). In cazul documentelor fotografice care reprezint grupuri de persoane, n rezumat vor fi men&ionate persoanele surprinse de aparatul fotografic #i ocazia care a prilejuit nregistrarea lor pe pelicul . La unit &ile arhivistice cu cota&ii de coresponden& , la observa&ii se va men&iona locul de p strare a pieselor suplimentare (desene, nregistr ri foto sau magnetice etc.). Art. 66. - Inventarele o dat ncheiate se numeroteaz , certific #i nregistreaz n registrul de eviden& curent . c) Selec&ionarea Art. 67. - Documentele tehnice #i de nregistrare, la mplinirea termenului de p strare prev zut n nomenclatorul de arhiv al institu&iei creatoare sau de&in toare, ntocmit conform art. 11, se pot selec&iona, cu respectarea prevederilor legale n vigoare. Art. 68. - Avnd n vedere att valoarea documentar prelungit a documentelor tehnice #i de nregistrare, ct #i cea juridic ( probatorie, mai ales a celor din proiectare-dezvoltare), dar #i cea istoric , pentru aceast categorie de documente procedura de selec&ionare se prevede n prezentele instruc&iuni (art. 29 - 35). 9

Termenele de p strare ale documentelor tehnice cuprinse n nomenclatoare se vor pune n concordan& cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toat durata existen&ei #i func&ion rii acestuia. Comisiile de selec&ionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni speciali#ti n domeniul n care lucreaz n sistemul organizatoric al creatorului #i vor cuprinde n mod obligatoriu consilierul juridic al institu&iei. In cazul n care creatorii are n organizare o comisie (consiliu) #tiin&ific , aceasta trebuie s -#i dea avizul pentru selec&ionarea arhivelor tehnice #i de nregistrare; n cazul institu&iilor care nu au un asemenea consiliu, avizul se d de c tre consiliul de administra&ie. Art. 69. - Dup aprobarea lucr rii de selec&ionare de c tre Arhivele Na&ionale, n inventare, la rubrica observa&ii, se va men&iona: .Selec&ionat conform aprob rii Arhivelor Na&ionale cu nr. ..."; totodat , n registrul de eviden& curent se va nscrie ie#irea unit &ii arhivistice #i cantitatea de arhiv selec&ionat . Art. 70. - Scoaterea din eviden& a unor documente propuse spre selec&ionare, dar neaprobate de c tre comisia de selec&ionare a Arhivelor Na&ionale, se consider fapt penal #i se sanc&ioneaz n consecin& . In aceea#i categorie se nscrie orice distrugere de documente tehnice #i de nregistrare, indiferent de forma de proprietate. d) Microfilmarea #i alte forme de reproducere pentru asigurare #i protec&ie Art. 71. - Avnd n vedere, pe de-o parte, rezisten&a relativ redus a supor&ilor #i nregistrarea informa&iilor pe supor&i, pe de alt parte, pentru asigurarea n caz de catastrofe naturale sau r zboi, to&i creatorii #i de&in torii de arhiv tehnic #i de nregistrare vor realiza copii de asigurare pe baz de microfilm sau alte forme de reproducere magnetic (disc, band s.a.) dup documentele clasate ca permanente n propriul nomenclator arhivistic. O copie pozitiv sau o a doua copie magnetic se poate folosi pentru nlocuirea originalelor n cercetare (microfilme sau copii de protec&ie). Art. 72. - In cazurile n care creatorii sau de&in torul realizeaz ac&iuni de completare a fondului propriu sau a fondurilor de&inute, se realizeaz copii de asigurare #i protec&ie #i pentru acestea. Art. 73. - Realizarea copiilor de nlocuire (microfilmarea sau reproducerea informatic a unor documente create n cantit &i mari #i f r valoare documentar-istoric , dar cu valoare practic sau juridic ) se poate face numai cu aprob rile de principiu ale Arhivelor Na&ionale #i Ministerului Justi&iei. Art. 74. - Copiile de microfilm sau magnetice pentru schimb #i comercializare se realizeaz potrivit reglement rilor proprii ale institu&iilor Creatoare sau de&in toare. Art. 75. - Copiile de asigurare se ordoneaz pe fonduri #i n ordinea num rului de rol . Art. 76. - Eviden&a microfilm rii sau a celorlalte mijloace de asigurare #i protec&ie se &ine n inventarele fondurilor #i colec&iilor create #i de&inute prin nregistrarea la rubrica Observa&ii" a num rului rolei #i cadrelor unde sunt reproduse unit &ile arhivistice respective. Art. 77. - Numai copiile de nlocuire se pot selec&iona, cu ndeplinirea prevederilor legale. In cazurile n care se constat deprecierea n timp a copiilor de asigurare, se va ac&iona pentru recopierea documentelor dup originale, iar copiile depreciate se vor sc dea din eviden& pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune. Art. 78. - Copiile pe microfilm sau alte forme de reproducere, ntocmite pentru asigurare, vor fi p strate n depozite adecvate conserv rii acestora, situate, pe ct posibil, ntr-o localitate diferit de cea n care #i desf #oar activitatea creatorul sau de&in torul. e) Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice si de nregistrare Art. 79. - Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice #i de nregistrare se reglementeaz de c tre proprietarul de jure al documentelor, n baza unui regulament de acces aprobat de c tre consiliul de administra&ie. 45 Art. 80. - Indiferent de forma de proprietate, delegatul Arhivelor Na&ionale are drept de acces la toate nivelurile de informa&ii, cu respectarea prevederilor legale privind secretul de serviciu #i celelalte categorii de secret impuse de proprietarul de jure #i de facto al documentelor 10

I. P%strarea documentelor; organizarea depozitului de arhiv% Art. 81. - Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze documentele n condi&ii corespunz toare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degrad rii, sustragerii ori comercializ rii n alte situa&ii dect cele prev zute de lege. Art. 82. - Documentele de arhiv se p streaz n depozite construite special sau n nc peri amenajate n acest scop, cu asigurarea condi&iilor necesare pentru p strarea corespunz toare a documentelor #i pentru protec&ia lor fa& de ac&iunea agen&ilor de deteriorare: praf, lumina solar , solicit ri la uzura mecanic , varia&ii de temperatur #i umiditate, temperaturi excesive, surse de infec&ie sau ntre&inere a agen&ilor biologici, pericol de foc, inunda&ii sau infiltra&ii de ap . Art. 83. - Noile construc&ii ale creatorilor #i de&in torilor de arhiv vor fi avizate numai n cazul n care au spa&ii prev zute pentru p strarea arhivei. Elementele de rezisten& ale construc&iei vor fi dimensionate conform standardelor n vigoare, &inndu-se seama c nc rcarea cu arhiv (numai n zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dat de hrtia depozitat n vrac. Art. 84. - Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri #i alte mijloace de depozitare specifice, de preferin& din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive #i f r emana&ii. Art. 85. - Dimensionarea elementelor de p strare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) se va face n func&ie de dimensiunile materialului suport (hrtie, film etc.). ale materialelor de protec&ie (cutii, containere etc.). ale spa&iului din construc&ie aferent, asigurndu-se accesul la materialul depozitat #i posibilitatea unei evacu ri rapide n caz de necesitate. Se recomand amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumin natural , iar iluminatul artificial va urm ri culoarul dintre rafturi. Se vor lua m suri pentru asigurarea stabilit &ii sistemelor de depozitare. Art. 86. - Intre pere&i #i rafturi, ca #i ntre rafturi se asigur un spa&iu liber de 0,7 - 0,8 m l &ime. In depozitele mari se pot organiza #i coridoare centrale de 1,5 - 2,0 m l &ime, pe lungimea sau pe l &imea depozitului, pentru manevrarea documentelor. Art. 87. - Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesar organizarea de camere de lucru lng depozit Art. 88. - Toate depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m se doteaz cu sc ri de arhiv . In func&ie de necesit &i, depozitele pot fi dotate #i cu c rucioare de transport interior. Art. 89. - Pentru protejarea mpotriva degrad rii, documentele se introduc n cutii de carton, mape, plicuri, tuburi etc. n raport de natura #i dimensiunea lor. Art. 90. - A#ezarea documentelor n rafturi se face pe man#eta de ndosariere sau pe man#eta inferioar . Art. 91. - In cazul n care creatorul de&ine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice etc.) acestea se depoziteaz pe categorii, dependente de natura material a acestora, astfel nct p strarea #i conservarea lor s poat fi organizat n mod corespunz tor. Art. 92. - Depozitele de benzi magnetice nu vor avea n apropiere cmpuri magnetice. Art. 93. - In depozitele de arhiv con&innd documente scris trebuie s se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse ntre 15 - 24 C #i umidit &i relative de 50 - 60%. Art. 94. - Pentru depozitele de materiale fotografice, ca #i pentru cele cuprinznd benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14 - 18 C, iar umiditatea relativ de 40 - 50%. Art. 95, - Pentru m surarea #i urm rirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre, higrometre #i alte asemenea), iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit. Art. 96. - Ferestrele vor fi asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante, obloane etc.). Art. 97. - Depozitele, atunci cnd nu dispun de instala&ii de climatizare sau centrale de ventila&ie, se vor aerisi natural. Aceast aerisire se va efectua atunci cnd umiditatea atmosferic se ncadreaz n limitele specificate la art. 91, f r a se dep #i 1 - 3 schimburi de aer/or , iar viteza curentului de aer se va nscrie n limitele de O, 1 - 0,3 m/secund . Art. 98. - In timpii! opera&iunilor de. leg torie aplicate dosarelor se ndep rteaz corpurile metalice (ace, agrafe, #ine de ndosariere ele.); cus tura de leg tur se aplic la distan& de cel pu&in 12 - 15 mm de la partea scris spre margine. In cazul n care marginea de ndosariere aste mai mic de 15 mm se lipe#te o alonj de ndosariere. 11

Art. 99. - In depozitele de arhiv se vor asigura cur &enia #i ordinea interioar , pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (roz toare, insecte, mucegai); n cazul semnal rii pericolului de degradare a documentelor se iau m suri de nl turare a acestuia, cerndu-se, in cazurile deosebite, sprijinul Arhivelor Na&ionale. nl turarea agen&ilor d un tori se face prin despr fuire, cur &ire mecanic , dezinsec&ie #i deratizare. Despr fuirea documentelor se face cu peni moi sau tampoane, iar absorb&ia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfec&ia, dezinsec&ia #i deratizarea depozitelor de arhiv se fac ori de cte ori este nevoie #i cel pu&in o dat la 5 ani. Este interzis p strarea oric ror alte materiale ce nu apar&in depozitelor de arhiv Repara&iile interioare, zugr velile #i lucr rile de ntre&inere a depozitului de arhiv se fac ori de cte ori este nevoie, asigurndu-se n permanent igiena nc perilor #i func&ionarea normal a instala&iilor electrice #i sanitare. Art. 100. - Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor, re#ourilor, fumatului n incinta depozitului, precum #i utilizarea comutatoarelor, ntrerup toarelor sau altor instala&ii electrice defecte. Art. 101. - Camerele de lucru, depozitele de arhiv , ca #i terenul nvecinat construc&iei de arhiv vor fi men&inute n ordine #i cur &enie, cu p strarea liber a c ilor de acces, a locurilor din apropierea gurilor de ap #i a instala&iilor de stingere a incendiilor. Art. 102. - Depozitele #i celelalte nc peri din vecin tatea acestora vor fi prev zute cu sting toare portabile, cu nc rc tur de dioxid de carbon #i praf sau gaze inerte, asigurndu-se toate celelalte condi&ii necesare stingerii incendiilor, prev zute n normele de stat n vigoare. Depozitele vor fi prev zute cu mijloace de alarmare #i semnalizare antiincendiu, iar dup caz #i cu instala&ii de stingere automat a incendiilor. Art. 103. - Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze n stare perfect de func&ionare utilajul #i materialele de prevenire #i stingere a incendiilor, pe care Ie au n dotare #i s controleze periodic existen&a #i starea de func&ionare a acestora. Art. 104. - Ferestrele #i alte locuri de acces vor fi prev zute cu gratii care s previn efrac&ia n depozite. Art. 105. - La manipularea #i transportul documentelor se iau m surile de protec&ie necesare asigur rii arhivei pe toat durata transportului Art. 106. - Creatorii #i de&in torii de documente au obliga&ia s comunice Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene inten&ia de a construi sau amenaja depozite de arhiv , pentru a primi confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze depozitele de arhiv . Art. 107. - In cazuri deosebite, creatorii #i de&in torii de documente pot solicita consultan& de specialitate Arhivelor Na&ionale #i direc&iilor jude&ene, dup caz, pentru organizarea unor m suri de conservare, asigurare #i protec&ie a documentelor pe care le de&in. Orice situa&ie de calamitate n depozitele de documente se comunic imediat Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene, dup caz. Art. 108. - Dosarele preluate de la compartimentele de munc se organizeaz n depozitul de arhiv pe ani #i, n cadrul anului, pe compartimente #i termene de p strare, sau pe compartimente #i, n cadrul compartimentului, pe ani #i pe termene de p strare. Pe rafturi, dosarele se a#eaz de sus n jos #i de la stnga la dreapta. Rafturile #i poli&ele se numeroteaz . J. Depunerea documentelor la Arhivele Na!ionale Art. 109. - Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional le depun spre p strare permanent la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale, dup cum urmeaz : documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor; documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; actele de stare civil , dup 100 de ani de la ntocmirea lor; documentele fotografice, precum #i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor; matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz. 12

Creatorii #i de&in torii de documente le pot de&ine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desf #ur rii activit &ii, pe baza aprob rii Arhivelor Na&ionale sau a direc&iilor jude&ene, dup caz.. In aceast situa&ie, creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s depun la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le de&in. Art. 110. - Documentele cu valoare practic , n baza c rora se elibereaz copii, certificate # i extrase privind drepturile individuale ale cet &enilor, vor fi p strate de creatori #i de&in tori. Art. 111. - In cazul desfiin& rii unei unit &i creatoare de documente, f r ca activitatea acesteia s fie continuat de o alta, #eful compartimentului de arhiv ntocme#te un proces-verbal n prezen&a reprezentantului Arhivelor Na&ionale, n care se consemneaz : denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare (inventariere, selec&ionare), starea de conservare. Procesul-verbal va fi semnat de #eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin&at #i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentantului Arhivelor Na&ionale. In situa&ia mai sus prev zut , documentele cu valoare #tiin&ific vor fi preluate de Arhivele Na&ionale sau de direc&iile jude&ene, iar cele cu valoare practic , n baza c rora se elibereaz copii, extrase #i certificate privind drepturile individuale ale cet &enilor vor fi depuse la Ministerul Muncii #i Protec&iei Sociale sau la direc&iile jude&ene ale acestuia. Documentele apar&innd Fondului Arhivistic Na&ional, o dat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor Na&ionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora. Ari. 112. - Preluarea documentelor de la creatori #i de&in tori de c tre Arhivele Na&ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit &ile arhivistice. Totodat , se face #i verificarea modului de constituire a mula&ilor arhivistice predate, mpreun cu documentele se preiau #i inventarele acestora, n trei exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n dou exemplare, conform modelului anexa nr. 6. Procesul-verbal se ntocme#te #i se nregistreaz la unitatea creatoare sau de&in toare, num rul procesului-verbal fiind trecut n registrul de eviden& curent , n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz #i la Arhivele Na&ionale. Un exemplar r mne la unitatea creatoare sau de&in toare, :celelalte merg la Arhivele Na&ionale. K. R%spunderi "i sanc!iuni Art. 113. - Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional sunt bunuri de interes na&ional, c rora statul le acord protec&ie special , pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integrit &ii Fondului Arhivistic Na&ional sau nu iau m suri privind eviden&a, selec&ionarea #i p strarea acestor documente conform Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 114. - Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuin&are a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional constituie infrac&iuni #i se pedepsesc conform prevederilor Codului penal. Art. 115. - Constatarea contraven&iilor #i aplicarea sanc&iunilor se fac de c tre mputernici&ii Arhivelor Na&ionale sau ai direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. mpotriva procesului-verbal de constatare a contraven&iei se pot face plngeri, n termen de 15 zile de la primirea comunic rii, la judec toria n a c rei raz teritorial a fost s vr#it contraven&ia.

13

Anexa Nr. 1 Aprob Pre edintele consiliului de Administra#ie, (director) Se confirm% Directorul general al Arhivelor Na#ionale (Directorul Direc#iei Jude#ene............... a Arhivelor Na#ionale)

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .. din ... Direc!ia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de p%strare (con!inutul pe scurt al problemelor la care se refer%) 1. .......... P 2. .......... 10 3. .......... 5 1. 2. 3. .......... .......... .......... P 10 5 Obs.

Direc!ia secretariat "i administrativ%

A)

Serviciul secretariat

B) Serviciul administrati v

Anexa Nr. 2 Denumirea creatorului se Denumirea compartimentului p%streaz% ....... ani (permanent) INVENTARUL PE ANUL ___ pentru documentele care

Nr. crt.

Con!inutul pe Indicativul dosarului dup% scurt al nomenclator dosarului, registrului, etc.

Datele extreme

Num%rul filelor

Obs.

Prezentul inventar format din ........ file con&inute ........... dosare, registre, condici, cartoteci etc. Dosarele de la nr. crt. ..........., au fost l sate la...................., nefiind ncheiate. La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................................. Ast zi, ...... s-au preluat ............ dosare. Am predat. Am primit. 14

Anexa nr. 3 Institu&ia_________________ ( regie autonom , societate comercial ) PROCES-VERBAL de predare primire a documentelor Ast zi, ................., subsemna&ii ..............................., delega&i ai compartimentului.........................., #i .........................., arhivarul institu&iei ....................... am procedat primul la predarea #i al doilea la preluarea documentelor create n perioada .................... de c tre serviciul men&ionat, n cantitate de ................ dosare. Predarea - primirea s-a f cut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............. pagini dactilografiate, conform dispozi&iilor legale. Am predat, Am primit, Anexa nr. 4 REGISTRU DE EVIDENT) a intr rilor-ie#irilor unit &ilor arhivistice Intr ri Nr. Data Denumirea Date Crt. intr rii comparti- extreme mentului ale documentelor Nr. dos. dup inv. Nr. dos. primite efectiv Ie#iri Nr. Data Unde Denumirea Total actului de dosare dos. ie#irii s-au predat predare, ie#ite r mase nr., la data comp.

Anexa nr.5 .......................... (denumirea creatorului) ....................... ....................... (sediul) PROCES-VERBAL Nr. ......... Comisia de selec&ionare, numit prin Ordinul nr. ... din ......, selec&ionnd n #edin&ele din ..... documentele din anii*) ............... avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie
nl turate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de p strare prev zute n nomenclatorul unit &ii. Pre#edinte Membri Secretar ... .. Numele #i prenumele Numele #i prenumele Numele #i prenumele Semn tura Semn tura Semn tura *) Anii extremi.

Se aprob ( conducerea )

15

Anexa nr. 6

PROCES-VERBAL
Predare - preluare din ___________________________________ (lanul, luna, ziua) Subsemna&ii____________________________ din partea_________________________________________ #i_____________________________________ din partea_________________________________________ am procedat, primul la predarea #i al doilea la preluarea___________________________________________ ani extremi_____________________nsumnd_____________________u.a. #i ________m.l. Totodat s-au predat #i preluat________________________________________________________________ n timpul verific rii nu au fost g site urm toarele____________________________________ u.a. Prezentul poces-verbal cuprinde ________file #i s-a ncheiat n dou exemplare. Am predat, Am preluat

Anexa nr.7 Inventar al colec&iei de matrice sigilare


1 Nr. de inv. 2 Data prelu rii #i denumirea organiza&iei/ persoanei de la care s-a preluat matricea 3 Materialul 4 Forma 5 Dimensiunea 6 Descrierea cmpului 7 Legenda 8 Anul confec&ion rii 9 Obs.

Anexa nr. 8

_____________________________________________ (Denumirea creatorului sau de&in torului) REGISTRU DE DEPOZIT 1


Nr. crt.

2
Denumirea fondului/ compartimentului

3
Cota dosar

4
Scopul scoaterii din depozit

5
Numele solicitantului, func&ia, serviciul

6
Data soaterii u.a., semn tura arhivarului

7
Data restituirii u.a., semn tura arhivarului

8
Obs.

Anexa nr. 9 FI') DE CONTROL FONDUL/COLEC+IA______________________________________________________________ COMPARTIMENTUL______________________________________________________________ NR. INVENTAR___________________________________________________________________ ANUL____________________________________________________________________________ NUMELE 'I PRENUMELE SOLICITANTULUI_________________________________________ DATA____________________________________________________________________________

16

You might also like