GUA SOBRE NORMAS PROTOCOLARES

Editado por: Luis Cumba

ORGANIZACIN DEPORTIVA CENTROAMERICANA Y DEL CARIBE - ODECABE

GUA SOBRE NORMAS PROTOCOLARES EN LA ODECABE INTRODUCCIN:
Las ceremonias de los Juegos Centroamericanos, tanto en su primera fase, como a partir de la constitucin de la Organizacin Deportiva Centroamericana y del Caribe (ODECABE), han seguido de una forma u otra las normas protocolares dictadas por Comit Olmpico Internacional (COI), con algunas variantes, atendiendo a las caractersticas e idiosincrasia de los Pueblos que integran la regin.

Observaciones:
En el Congreso de Delegados, llevado a cabo dentro del marco de la celebracin de los III Juegos Deportivos Centroamericanos con sede en la ciudad de San Salvador, El Salvador en el ao de 1935, se aprob el cambio de denominacin de Juegos Deportivos Centroamericanos por el de JUEGOS DEPORTIVOS CENTROAMERICANOS Y DEL CARIBE El 25 de agosto del ao de 1959 se celebr una Asamblea de Delegados de Centro Amrica y el Caribe, aprovechando la celebracin de los III Juegos Deportivos Panamericanos en la ciudad estadounidense de Chicago, Estado de Illinois. En dicha asamblea entre otros temas tratados, se ratic la celebracin de los IX Juegos Deportivos Centroamericanos y del Caribe en la ciudad de Kingston, Jamaica para el ao de 1962, y se aprob el proyecto sobre la creacin de la Organizacin Deportiva Centroamericana y del Caribe (ODECABE). En una cita similar a la celebrada en la ciudad de Chicago, delegados de los mismos pases se reunieron en la ciudad Mxico, DF del 8 al 10 de febrero del 1960, donde qued ocializada la creacin de la Organizacin Deportiva de Centroamrica y del Caribe (ODECABE), al aprobarse su proyecto de estatutos. El destacado deportista puertorriqueo Don Julio E. Monagas asumi la presidencia de la naciente organizacin, mientras que el dirigente colombiano Don Alberto Nario Cheyne fue designado como Canciller, mientras que el distinguido dirigente mexicano, miembro COI General Jos de Jess Clark Flores, fue designado presidente honorario. De aqu en adelante, la Organizacin Deportiva de Centroamrica y el Caribe (ODECABE), ha trazado las polticas de direccin en la Organizacin de sus Juegos, teniendo como normas sus Estatutos y Reglamentos y como marco supra-referencial la Carta Olmpica.

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GENERALIDADES:
La ODECABE, con esta GUA, slo pretende, raticar, unicar y mejorar el conjunto de normas que han servido como base, para reglamentar los diferentes pasos de cada una de las ceremonias y actividades de la organizacin y sus Juegos, as como tambin el comportamiento de sus miembros: colectivos CON, CE, CO; individuales: atletas, ociales y jueces y rbitros entre otros.

Deniciones:
a. PROTOCOLO: En trminos generales es el conjunto de normas o reglas impuestas por las costumbres y/o regulaciones existentes, destinadas a reglamentar y sealar el orden que debe regir en una ceremonia. Las reglas de protocolo no son el resultado de elucubraciones ni fantasa de alguien en particular, han surgido de la necesidad de observar un orden lgico para lograr el xito en los actos ociales o sociales (Ref. Pg.__, Etiqueta para Profesionales, Margot McCloskey Coln) b. ETIQUETA: Se denomina Etiqueta al conjunto de normas que debemos observar, para actuar en situaciones de carcter formal, y en ocasiones cuya solemnidad no nos permite la familiaridad ni conanza cotidianas. Por extensin llamamos Etiqueta al conjunto de normas que rigen nuestra conducta social y profesional, y que adems nos permiten actuar, hablar y compartir de manera cmoda y uida. (Ref. Pg.__, Etiqueta para Profesionales, Margot McCloskey Coln). c. CEREMONIAS: De acuerdo con el criterio del padre del Olimpismo Moderno, Pierre de Fredy, Barn de Coubertin. Las ceremonias deportivas de categora olmpicas, deben tener cuatro caractersticas fundamentales: Sentido Histrico, Contenido Pedaggico, Proyeccin Artstica y Esencia Religiosa. Se entiende por Ceremonia el conjunto de actos reglamentarios y solemnes que acompaan a las actuaciones humanas de gran trascendencia o tambin en toda accin o acto exterior arreglado conforme a la ley, estatuto o costumbre, para el culto a las cosas divinas o reverencia y honor a las humanas (Mensaje Olmpico No. 30/ 1991, Conrado Durntez). El mensaje de la losofa y el misticismo del Olimpismo, estn contenido en gran medida en su rica simbologa que incluye: Ritos, Juramentos, Desles, Himnos, Banderas, Fuego, Antorchas, Pebetero, Lemas, Smbolo, Emblemas que adems de identicar y raticar su contenido de paz, fraternidad, amistad y lealtad; genera un ambiente de solemnidad, que invita a la meditacin y a la reexin, tanto en sus ceremonias protocolares como en sus acciones cotidianas.

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I. CEREMONIA DE APERTURA JUEGOS DEPORTIVOS CENTROAMERICANOS Y DEL CARIBE.

1. PROGRAMA - Fecha - Hora - Lugar - Animacin (Pre-Show) - Ubicacin de Invitados -Llegada de las autoridades: El Seor Presidente de la Repblica y su comitiva, sern recibidos por el presidente de la ODECABE, el presidente del Comit Olmpico Nacional, el presidente del Comit Organizador, la mxima autoridad de la ciudad sede y el Canciller de la ODECABE. La ubicacin en el Palco de Honor de los miembros del Comit Ejecutivo de la Odecabe e invitados especiales. INICIO CEREMONIA PROTOCOLAR: -Izamiento de la Bandera Nacional a los acordes del Himno Nacional. (Quin izar la bandera?): El Comit Organizador conjuntamente con el Comit Olmpico Nacional, seleccionaran la persona que izar la Bandera Nacional -Desle de las delegaciones (*ver caso en que la ciudad sede sea del Estado Mexicano) -IZAMITIENTO BANDERAS DE: ODECABE, COI y CIUDAD SEDE, a los acorde del himno de la ODECABE, COI y Ciudad Sede.
Nota: Las banderas debern recorrer el estadio (ver ubicacin puerta de entrada a la pista). Por ex -atletas, dirigentes o cadetes militares. Quienes las izaran: Presidente de la Odecabe, quien designe el COI y la ciudad sede.

DISCURSOS: Palabras de bienvenida: Presidente del Comit Organizador Palabras centrales: Presidente de la ODECABE, quien al nal invitar al Jefe del Estado o de Gobierno a dejar inaugurados los Juegos. Palabras del Presidente de la Repblica: Declaro abiertos los (Nm.) Juegos Centro Americanos y del Caribe de la ciudad y Estado (nombres y ao ( * ). -JURAMENTOS: -Un atleta del Pas sede, participante en los juegos, tomar el Juramento a los dems atletas de los JDCC. (con arreglo a ceremonia especial). -Un juez del Pas sede, participante en los juegos tomar el juramento a los jueces y ociales que tomarn parte en los Juegos JDCC (con arreglo ceremonia especial).

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LLEGADA DEL FUEGO CENTROAMERICANO Y ENCENDIDO DEL PEBETERO De acuerdo a la ceremonia y al programa establecido por el Comit Organizador, previamente aprobado por la ODECABE. Espectculo artstico/ Cultural Ubicacin de los atletas para disfrutar del espectculo (en el terreno o en las graderas) de acuerdo a modelo de la ceremonia artstica y la estructura del estadio. Siempre teniendo en cuenta que los atletas tienen competencias al da siguiente. Fin de la ceremonia: -Retiro del Presidente del Repblica, las autoridades e invitados ociales. Salida de las Delegaciones y retorno a la Villa.
Notas: TIEMPO TOTAL DE LA CEREMONIA: NO MS DE 1:30 h (90 minutos) SEALAR LA HORA Y TIEMPO DE CADA ACTIVIDAD.

CONSIDERACIONES GENERALES SMBOLOS: 1. Banderas ODECABE, COI, CIUDAD SEDE PASES DE LAS DELEGACIONES PARTICIPANTES Tamao: Estndar para desle de delegaciones (dos veces el largo por el ancho) 36 x 72. Mayor tamao para las de las organizaciones (Gran Tamao) Menor tamao para las utilizadas para ornamentar o engalanar el estadio y las dems instalaciones deportivas, dependiendo del aforo de cada escenario.
Observacin: Diseo y colores autorizados por cada CON, por intermedio de su Jefe de Misin u otra modalidad, siempre por escrito.

2. Himnos ODECABE, COI y pases de las delegaciones participantes. Versiones Larga (duracin total) Corta (abreviada) (50 a 60 segundos) Ambas de forma instrumental.

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Observacin Autorizado por cada CON, por intermedio de su Jefe de Misin u otra siempre por escrito. modalidad,

3. Pancartas para identicacin del Pas de cada una de delegaciones en el desle Apertura y Clausura. (tener en cuenta su tamao, peso y letras en sentido horizontal) las hacen ms legibles. 4. Heraldos: Jvenes voluntarias seleccionadas para tales nes, quienes llevaran las pancartas durante el desle de las ceremonias de apertura y clausura. 5. Lugar de concentracin de las delegaciones, previo a la entrada al estadio. Caractersticas: -Amplio, preferible con asientos, graderas, otros -Cerca del estadio sede de la Ceremonia -Ofrecer refrigerio e hidratacin -Cada Heraldo deber esperar a su delegacin, con su pancarta, su bandea y asta. -Ofrecer ambiente de camaradera y festivo -Personal para organizar el desle de las delegaciones desde ese punto de partida. -Inicio del recorrido ordenado hacia la puerta de entrada del desle en el estadio. -Ofrecer por TV (pantallas gigantes) lo que est pasando en el Estadio (Pre- Show). -60 minutos antes de la hora de inicio de la ceremonia debern estar todas las delegaciones en el lugar previamente establecido y 30 minutos antes formadas para el desle esperando la orden de inicio en la puerta del estadio. Observaciones: Es necesario establecer la mxima coordinacin con la direccin de transporte, a n de que las delegaciones lleguen al lugar de la concentracin previa con tiempo suciente, de tal forma que no se presenten dicultades para la organizacin del desle. Es importante conocer el orden del desle y los tiempos establecidos. As como tambin el lugar y orden de salida de la Villa, es necesario identicar los autobuses con nombres de cada delegacin. Al trmino de la ceremonia, el abordaje de los autobuses debe ser libre, para facilitar el retorno a la Villa. (ver el instructivo de las ceremonias de Apertura y de Clausura). 6. ESTRUCTURA DE CADA DELEGACIN EN EL DESFILE DE APERTURA 1. Heraldo, con la pancarta con el nombre del Pas 2. Abanderado, debe ser un atleta inscrito por el Comit Olmpico de cada Pas (Sntesis de su biografa deportiva, (acciones ms signicativas)

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3. Ociales 4. Atletas Femeninas 5. Atletas Masculinos 6. Formacin en 6 columnas (segn nmero de carriles de la pista, si el estadio es para atletismo, de lo contrario ajustar a la forma y estructura del diseo de la ceremonia ).

ORDEN DEL DESFILE: (*) De acuerdo a la tradicin, y en honor al pueblo mexicano por ser de los Pases fundadores de los Juegos, de la ODECABE y ser su capital (Mxico DF) la primera sede de los Juegos en el ao de 1926. Su delegacin encabeza el desle de la ceremonia de Apertura. Su Heraldo portando su pancarta y abanderado encabeza el desle en la ceremonia. Luego siguen las dems delegaciones en riguroso orden alfabtico, cerrando la delegacin del Pas sede, y seguidamente los Jueces y rbitros que actuaran en los Juegos. Observacin: En caso de que los Juegos se celebren en una ciudad del Estado Mexicano, abrir el desle el Heraldo y el abanderado de dicho Pas, y cerrar el desle el grueso de la delegacin mexicana, como Pas de la ciudad sede. Jueces y rbitros (* despus del Pas sede)

7. DISCURSOS: 1. Denir si el Presidente de la Repblica, hablar desde un podio dentro del Palco de Honor o si se levantar una tribuna para tales nes en otro nivel. 2. Denir lugar hablarn el Presidente del Comit Organizador y el Presidente de la ODECABE. JURAMENTOS: Se levantar un Podio o tribuna para el juramento de los atletas y el de los Jueces. Los abanderados de todas las delegaciones se formarn en semicrculo en torno a dicho podio o tribuna destinada para tales nes, levantando sus respectivas banderas al momento de tomar los juramentos respectivos. 1. El competidor del Pas antrin seleccionado, toma con la mano izquierda por el extremo ms prximo la bandera de la ODECABE y levantando su mano derecha, proceder a prestar el siguiente juramento: En nombre de todos los competidores, prometo que participaremos en estos JUEGOS

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CENTROAMERICANOS Y DEL CARIBE, respetando y cumpliendo sus reglamentos, comprometindonos a un deporte sin dopaje y sin drogas, con autntico espritu deportivo, para mayor gloria del deporte y honor de nuestros equipos (nmero y ao) 2. El juez del Pas antrin seleccionado, subir al podio o tarima y de igual manera, prestar el siguiente juramento: En nombre de todos los jueces y miembros del personal ocial, prometo que desempearemos nuestras funciones durante los juegos CENTROAMERICANOS Y DEL CARIBE, con la ms estricta imparcialidad, respetando y cumpliendo sus reglamentos con autntico espritu deportivo (nmero y ao).
Nota: Deber tenerse en el podio o tribuna un ejemplar del cada uno de los juramentos, para que dado el caso, los seleccionados decidan leerlos. (evitando olvidos y cambios innecesarios)

PEBETERO: Independientemente de su diseo, tamao y otras caractersticas, que debern hacer alusin o referencia a la tradicin cultural de la ciudad sede o del Pas. Deber estar colocado en un lugar visible y preponderante del Estadio sede de las ceremonias de apertura y clausura respectivamente o en su entorno ms prximo. El fuego deber arder desde su encendido en la ceremonia de Apertura hasta su extincin en la ceremonia de Clausura.

SUGERENCIAS: 1. Al trmino de la Ceremonia, deber tenerse un personal entrenado y ubicado en un lugar de fcil acceso, que le permita recoger las banderas, las astas y las pancartas utilizadas en el desle por cada delegacin. 2. Abordaje en breve tiempo a los Vehculos para regreso a la Villa Centroamericana. 3. Siempre que sea posible, los vehculos debern estar ubicados en un lugar de fcil acceso, cercano al estadio. Debemos auxiliarnos de personal entrenado y claramente identicado para ayudar a los atletas a abordar los vehculos, as como de los miembros de seguridad de los juegos, ojo a los atletas y ociales rezagados o despistados. Hay que contar con vehculos extras para las contingencias. CEREMONIA DE CLAUSURA PROGRAMA FECHA HORA LUGAR PRE-SHOW TIEMPO UBICACIN DE INVITADOS

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- Llegada y recibo del Presidente de la Repblica y su comitiva. Recibido por el Presidente de la ODECABE, Presidente del Comit Olmpico Nacional, Presidente del Comit Organizados de los Juegos, la mxima autoridad de la ciudad Sede, Canciller de la ODECABE entre otros. - Recibo y ubicacin el palco de honor de los miembros del Comit Ejecutivo de la ODECABE y los invitados especiales. - Entrada de las delegaciones. (Entraran los heraldos y los abanderados y se colocaran en el borde interior de la pista y luego el grueso de las delegaciones en franca camaradera, sin orden previamente establecido y se ubicaran en el centro del Estadio). - Palabras del Presidente del Comit Organizador de los Juegos: Resaltando el xito de los Juegos y agradeciendo a todos su participacin. - Palabras del Presidente de la ODECABE, quien al trmino de su discurso invitar al Sr. Presidente de la Repblica a dejar clausurado los Juegos. -Arriada de las Banderas del Comit Olmpico Internacional y la de la ODECABE, a los acorde del himno olmpico y/o de la ODECABE. - Arriada de las banderas de la ciudad sede y la de su Pas, a los acordes del Himno Nacional. - Entrega de la bandera de la ODECABE a las autoridades (Alcalde) de la ciudad de la prxima sede. - Extincin de Fuego Centroamericano y del Caribe, segn programa del Comit Organizador. - Actividades Artsticas y Culturales - Retiro de las autoridades - Trmino de la ceremonia de clausura - Retiro de los atletas.
Notas: Tiempo total de la ceremonia 2:00 horas. En el programa es necesario sealar la cada una de las Actividades. hora y tiempo para

Es necesario tener en cuenta la capacidad de cada uno de los espacios, para ubicar a las autoridades, miembros de la Odecabe e invitados especiales entre otros.

CONSIDERACIONES GENERALES: 1. Ubicacin de los miembros de la familia Olmpica en el rea establecida para tal n.

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2. Todas las delegaciones debern llegar al rea preestablecida para organizar el desle, como en la Ceremonia de Apertura, 60 minutos antes de la hora establecida y 30 minutos antes el desle debe estar a punto, esperando la hora de entrada al Estadio. 3. En esta ocasin del desle se inicia con la entrada de los Heraldos con sus respectivas pancartas, seguidos de los abanderados, que se irn colocando en lnea en el borde interior de la pista atltica, frente al palco de honor. 4. Las delegaciones entraran al Estadio por la pista, sin orden preestablecido en franca camaradera y se colocarn en el centro del estadio. 5. Los voluntarios, como un justo homenaje a su servicio, entraran al estadio y se colocaran en el borde exterior de la pista atltica, con los uniformes de sus diferentes reas. (* en algunas ediciones han entrado antes, como una forma de recibir a las delegaciones) 6. Si el presidente del Pas no asiste a la esta ceremonia, el discurso de clausura lo har quien haya sido designado para representarlo. En caso contrario clausurar los Juegos el Presidente de la ODECABE. 7. Es necesario una estrecha coordinacin con la Direccin de Transporte, a n de evitar inconvenientes en el traslado de las delegaciones de la Villa al estadio sede de las ceremonias, tanto de apertura como de clausura y su retorno al nalizar dichas ceremonias. Que cada Jefe de Misin debe conocer el lugar, la hora y cuales autobuses abordar (claramente identicados). De retorno a la Villa el abordaje a los autobuses debe ser libre, a n de facilitar el retorno a la Villa (*) 7. Ceremonia de entrega de la bandera de la ODECABE El Alcalde de la ciudad sede, le entregara la bandera de la ODECABE al Presidente de la Organizacin, quien a su vez se la entregar al Alcalde de la ciudad sede de los prximos Juegos, quien deber ser su custodia hasta la ceremonia de clausura de los mismo (*) 8. Arriada de las Banderas: 1. Comit Olmpico Internacional (COI) a los acordes himno COI 2. Organizacin Deportiva Centroamericana y del Caribe, a los acordes del himno de la ODECABE. 3. Bandera de la ciudad sede y la de su Pas a los acordes del himno Nacional. 4. Extincin del Fuego Centroamericano y del Caribe. - El fuego se ir extinguiendo lentamente, el Estadio deber quedar en penumbra (a media luz). Concomitantemente deber aparecer en la pizarra electrnica del Estadio, la frase: NOS ENCONTRAREMOS EN LA CIUDAD (nombre de la ciudad de la prxima sede en los juegos del ao (tal).

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5. Inicio de la parte Artstica y Cultural del programa. Se estila ofrecer un espacio a la prxima ciudad sede, para presentar una muestra de su cultura. 6. Retiro de las autoridades 7. Retiro de las Delegaciones OBSERVACIONES: -Prestar suma atencin a la ubicacin y control en el Estadio de: las autoridades ociales y de la ODECABE, Familia Olmpica e invitados especiales. -Preparacin efectiva del personal de apoyo. !Todos queremos estar en los puestos de primer orden! Pero ese deseo no es posible satisfacerlo en todos los casos. -Tanto para la ceremonia de apertura como la de clausura, es necesario adems de la acreditacin expedida por el Comit Organizador y la ODECABE, es obligatorio una invitacin o boleta de entrada al Estadio. -Insistimos en establecer una coordinacin efectiva con la Direccin de Protocolo de Casa de Gobierno, Alcalda u otros niveles ociales de decisin. Ya que la prepotencia de algunos de los que dirigen estas reas a esos niveles o la falta de informacin sobre el protocolo a seguir en estas actividades, crea a veces serias dicultades que !Te pueden arruinar el mejor programa! Levantar actas de todos lo tratado en las reuniones con estas y otras reas. CEREMONIA DE IZAMIENTO DE BANDERAS EN LA VILLA An cuando el rea de la Villa Centroamericana est bajo la rectora y responsabilidad del Gobernador o Alcalde y dems miembros de su equipo de trabajo. Es necesario que la Direccin de Protocolo lo asista en la formulacin y ejecucin del programa de izamiento de las banderas de los Pases cuyas delegaciones hayan arribado a la Villa Centroamericana y del Caribe. Dicho acto se llevar a efecto en la Plaza de Banderas, levantada en el rea preestablecida en la Villa. 1. Las banderas se izarn de acuerdo al orden de inscripcin de las Delegaciones en la Villa. 2. Las astas colocadas en la Plaza de Bandera, debern ser identicadas en orden alfabtico con relacin a los Pases (as se cumplen dos requisitos: izamiento en orden de llegada y terminaran colocadas en orden alfabtico por delegaciones. 3. Para estos nes el trmino llegada a la Villa, se reere a la Inscripcin Ocial. (Haber cumplido con los requisitos de lugar y estar alojados en el recinto). 4. Para facilitar la ejecucin del programa, se realizarn varias jornadas de izamiento (maana y tarde). Ante de la celebracin de la ceremonia de Apertura de los Juegos, debern estar izadas todas las banderas de las delegaciones ocialmente inscritas en los Juegos.

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CONSIDERACIONES GENERALES - Las banderas y los himnos los debe aportar la Gobernacin de la Villa en coordinacin con la Direccin de Protocolo. - Las banderas se izarn a los respectivos. acordes del himno (versin larga) de los Pases

- El Jefe de Misin informar a la Gobernacin o Alcalda de la Villa, quien ser la persona que izar la bandera de su Pas. - En la Plaza de Bandera de la Villa debern estar ubicadas 31 astas para las banderas de los Pases aliados a la ODECABE, adems las correspondientes a la de: ODECABE, COI y la ciudad sede de los Juegos. - Se estila que el Gobernador se dirija brevemente, dando la bienvenida ocial a la Villa a cada delegacin, y el Jefe de Misin o quien lo represente agradecer de igual forma el gesto del Gobernador. - Se estila adems el intercambio de regalos entre el Gobernador de la Villa y los jefes de misin en cada ceremonia. - Las delegaciones podrn invitar a dichas ceremonias a representantes ociales de sus respectivos Pases, as como a otras personalidades. Estas invitaciones debern estar debidamente registradas y avaladas por la Gobernacin o Alcalda de la Villa. Algunas delegaciones presentan algunas actividades culturales, las cuales debern ser previamente coordinadas con las autoridades de la Villa. - Los miembros de las Delegaciones debern asistir a dichos actos con el uniforme ocial de sus respectivos Pases. Se formarn de frente a sus respectivas banderas (de acuerdo el orden establecido previamente por la Gobernacin). - Maestro de ceremonia (Espaol e Ingls). - En el instructivo de la Villa para los Jefes de Misin, deber referirse a los detalles de esta Ceremonia. CEREMONIA DE PREMIACIN O DE VICTORIOSOS Es el escenario donde la ODECABE y el Comit Organizador de los Juegos les rinden permanente reconocimiento a los atletas que han resultado victoriosos, respetando los reglamentos de las competencias y el Juego Limpio. Las ceremonias de premiacin se efectuarn en los escenarios donde se realicen las pruebas deportivas de acuerdo a las normas de la ODECABE. (salvo caso de fuerza mayor). An cuando todas las ceremonias a celebrarse en el marco de los Juegos Centroamericanos y del Caribe, son responsabilidad de la ODECABE y deben contar con su aprobacin previa. En las ltimas dos ediciones de los Juegos, algunas Confederaciones Regionales, por instancias o inuidas por sus Federaciones

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Internacionales respectivas, han tenidos algunas dicultades con la direccin de protocolo de los Juegos, cuando no han querido respetar las normas de la ODECABE y el Comit Organizador al respecto, queriendo realizar ceremonias de premiacin, totalmente divorciadas del patrn establecido, as como tambin seleccionando a las personas que impondrn las medallas a los atletas victoriosos. Los equipos, materiales, smbolos, medallas, diplomas, msica, banderas, podios slo se utilizaran los avalados por la ODECABE y suministrados por el Comit Organizador. Esto no quiere decir que tanto la ODECABE como la Direccin de Protocolo del Comit Organizador estamos cerrados al dilogo sobre dicho tema, pero expuesto con tiempo suciente y no al momento montar la ceremonia.

PROGRAMA
- Fanfarria (seleccionada por el Comit Organizador) - Maestro de ceremonia anuncia la ceremonia de premiacin. - Desle de todos los participantes: Portas Medallas, Atletas, premiador (s) personal de protocolo. Las banderas se izaran de acuerdo al sistema de astas que establezca el Comit Organizador (jas individuales, mviles colectivas) teniendo en cuenta las caractersticas de la instalacin deportiva. - Subida al podio de los atletas en el siguiente orden: tercer lugar, segundo lugar y primer lugar. En los deportes donde se premian dos terceros lugares ese cuarto atleta subir al podio inmediatamente lo haga el 3er tercer lugar. - Las medallas se colocaran en el mismo orden en que hayan subiendo los atletas al podio (3, 4 , 2 y 1) - Entrega de los certicados que acreditan sus victorias. - Entrega de ores o representacin de la mascota de los juegos. - Izamiento de las (3 4) banderas, segn sea el caso, a los acordes del himno nacional (abreviado-versin corta) del Pas del atletas que obtuvo la medalla de oro). - Desle de salida del grupo de premiacin. CONSIDERACIONES GENERALES: 1. Personal del Grupo de premiacin: -Coordinador de Ceremonias -Ocial de Protocolo -Ocial de Enlace con direccin tcnica y otras reas -Edecn -Heraldos (portas medallas)

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Como izar las Banderas (dependiendo sistema de asta a utilizar) Locutor (maestro de ceremonia) Espaol e ingls Encargado de sonido Secretaria

Nota: A este equipo se unir (n) la (s) persona (s) seleccionada (s) para imponer las medallas y entregar los diplomas a los atletas victoriosos. Las mismas sern seleccionadas previamente por la ODECABE.

MATERIALES Y EQUIPOS: 1. Podios (para deportes individuales y deportes de conjunto). Para su fcil manejo es recomendables que su confeccin sea en forma modular. Cuidar altura y espacio disponible en ambos tipos (fcil acceso). 2. Banderas, igual a las utilizadas por los abanderados ceremonia de Apertura (72 x 36) en el desle de la

3. Astas, (jas individuales, colectivas mviles) de acuerdo sistema que decida utilizar el Comit Organizador y a las caractersticas de las instalaciones deportivas (escenarios) 3. Medallas: oro, plata y bronce. Tamao 60 mm de dimetro y 3mm de espesor.

DISEO
ANVERSO: Debe contener el logo de la ODECABE con la inscripcin: Organizacin Deportiva Centroamericana y del Caribe con siglas : ODECABE y CACSO. REVERSO: Imagen relativa la edicin de los Juegos (logo) con la inscripcin que debe contener el nmero de la edicin de los Juegos en Romano y la leyenda de los Juegos y nombre ciudad sede. Ejemplo: XXIV JUEGOS DEPORTIVOS CENTROAMERICANOS Y DEL CARIBE CIUDAD y AOFORMAS: Tradicionalmente las medallas han sido de forma circular y de metal excepto las entregadas en los Juegos celebrados en las ciudades de San Salvador en el 2002, El Salvador y ms recientemente en Mayagez, Puerto Rico 2010 respectivamente. Es necesario someter a la ODECABE, dicho proyecto quien deber dar su aprobacin denitiva. La cinta para colgarla en cuello del atleta debe de ser un ancho entre (1.30 a 1.75 pulgadas) y un largo que permita colocarla con facilidad y al atletas lucirla holgadamente. Los colores deben ser los de la ODECABE y no se permiten anuncios de patrocinadores).

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- Diplomas para los ganadores, deben especicar la prueba, las marcas y si estableci record centroamericano y del Caribe con su actuacin o de otra rea (panamericano o mundial). - Cojines o bandejas (porta medalla). - Himnos (versin corta o abreviado entre 50 a 60 segundos, instrumental (copia del que entreg cada Delegacin en su momento al Comit Organizador. (controlar para que su terminacin no sea de forma brusca).- Fanfarrias (nica para todas las ceremonias de premiacin) - Guin con el desarrollo de la Actividad - Calendarios de las ceremonias de premiacin, lugares, da y hora - Preparar instructivo para la formacin de todo el personal de esta rea. OBSERVACIONES: 1. Hay que confeccionar las medallas de participacin de menor tamao que las de premiacin, con igual diseo, pero nunca de color dorado, las mismas se entregaran a todos los participantes en los Juegos. 2. Igualmente se disear el diploma de participacin, para ser entregado a todos los participantes en los Juegos. 3. Estos diplomas debern ser rmados tanto por el Presidente del la ODECABE y como el del COMIT ORGANIZADOR de los Juegos.

RECORRIDO DEL FUEGO CENTROAMERICANO:

Segn la tradicin olmpica que data desde los Juegos Olmpicos Antiguos, la cual fue rescatada en los Juegos Olmpicos de la Era Moderna, a partir de la edicin celebrada en la ciudad de Berln, Alemania en el ao de l936. Los Juegos Centroamericanos y del Caribe ha emulando esa tradicin, incluyeron este smbolo que representa la pureza, desde los Juegos de la VII edicin celebrada en ciudad Mxico DF en el ao de 1954. En esa oportunidad la ceremonia de encendido del Fuego Nuevo se realiz en el CERRO DE LA ESTRELLA, Mxico. En la actualidad se enciende en el Santuario de Teotihucn, con unan ceremonia especial para la ocasin. Es necesario coordinar con el Comit Olmpico Mexicano, que ha sido tradicionalmente el responsable de la ceremonia de encendido del Fuego. La primera etapa del recorrido es desde el Santuario de Teotihucn hasta la sede del Comit Olmpico Mexicano donde pernoctar, para reiniciar su recorrido al da siguiente. El traslado desde ciudad Mxico hasta la ciudad sede, ya sea directamente o a travs de un recorrido nacional o internacional con diferentes escalas en los pases de la Regin, ser responsabilidad del Comit Organizador de los Juegos.

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CONSIDERACIONES GENERALES
1. Seleccionar el equipo de trabajo responsable de llevar a feliz trmino esta tarea. 2. Solicitar el Instructivo que confecciona el Comit Olmpico Mexicano, para la ceremonia de encendido del Fuego en el santuario de Teotihucn. 3. Elaborar en detalles el instructivo del recorrido internacional (si lo hubiere) o el Nacional, segn el caso. 4. Antorchas: Diseo, material, tamao, peso, tipo de carburante, autonoma de fuego, resistente y segura, de fcil encendido y manejo, otras consideraciones tcnicas a tener en cuenta. 5. Pebetero: Diseo, tamao, material, Peso, carburante, otras consideraciones. 6. Diseo de ceremonia artstica y cultural en las comunidades para el recibo del Fuego. Cuando tenga que pernotar el fuego, coordinar con las Autoridades, las Organizaciones Deportivas, deportistas y grupos culturales, a n de organizar actividades culturales durante la vigilia. 7. Seleccionar a ex-atletas y dirigentes meritorios, as como muncipes y promotores del deporte para integrarlos a los relevos. 8. Solicitar el apoyo de las autoridades de las diferentes comunidades Patrocinadores para el xito del recorrido en todas sus etapas. 9. Equipo de seguridad y de salud permanente en el recorrido, as como ambulancias y otros vehculos. 10. Equipo de prensa. 11. Diplomas para los participantes en las diferentes etapas del recorrido, tanto Internacional como internacional. 12. Disear una Camiseta o Polo para cada uno de los integrantes en de los relevos, as como el equipo de trabajo, contribuyendo a su identicacin. 13. De las antorchas diseadas y utilizadas en el recorrido del fuego, un ejemplar deber ser entregado a la ODECABE para su custodia, uno para el Comit Olmpico Mexicano y otro al museo del Comit Olmpico Internacional (COI). y

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RECIBIMIENTO EN LOS AEROPUERTOS Y OTROS

Una excelente primera impresin, bastar para disminuir la tensin, ante la rigidez de las autoridades aeroportuarias y el cansancio de un viaje. Es necesario establecer una uida comunicacin con dichas autoridades, para que de una forma u otra se sientan parte de los Juegos. A travs de la Unidad de Relaciones con los Comits Olmpicos Nacionales (CON), es necesario mantenerlos informados de todos los aspectos concernientes a las legislaciones migratorias y del ejercicio profesional temporal (Mdicos, Siclogos, Fisioterapista, Veterinario y otros).

CONSIDERACIONES GENERALES:
- Delegaciones que arriban en vuelos charter o Comerciales, tanto a la ciudad sede como otras por facilidades de conexiones. - Impuestos y tasas aeroportuarias (Algunos pases las han exonerados, hacer diligencias al respecto). - Visado y/o (Tarjeta de Acreditacin). Determinar el sistema, hay pases que tienen acuerdos bilaterales en cuanto al visado de sus ciudadanos, no dejar al tiempo este tema, causa serias dicultades. - Tiempo hbil de los pasaportes, generalmente todos los pases del rea aceptan 6 (seis) meses de vigencia. - Rotulacin e identicacin de equipaje - Tramitacin de equipajes especiales (armas, embarcaciones, medicamentos) otros. - Establecimiento personalidades. de las reas especiales para recibo de las delegaciones y

- Embellecimiento del aeropuerto con banderas de los pases participantes y las organizaciones rectoras, as como promocin alusiva a los Juegos. - Coordinar con el rea de transporte, para reducir el tiempo de espera para llegar a la Villa, hoteles y otras reas de alojamiento. - Coordinacin rme y permanente con la Direccin de Acreditacin de los Juegos. - No olvidar las salidas de las delegaciones y ociales del Pas al trmino de los Juegos.

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ACTIVIDADES SOCIALES:
Dentro del marco de la celebracin de una edicin de los Juegos Centroamericanos y del Caribe, se realizan mltiples actividades de carcter social, cuyo objetivo fundamental est dirigido a la confraternizacin, reconocimientos, esparcimiento, homenajes, visitas a los lugares de valores culturales y/o artsticos de la ciudad y el Pas sede. El xito de estas actividades depender en gran medida de su ajustada planicacin y la persistencia. La Unidad de Relacin con los Comits Olmpicos de jugar un papel importante en este tema, ya que su trabajo comienza mucho antes de la llegada de los ociales e invitados a la ciudad sede. Estas actividades estn dirigidas a miembros COI, Federaciones Internaciones y nacionales, confederaciones Regionales, Jefes de Misiones, presidentes y secretarios de los Comits Olmpicos Nacionales, ejecutivos de la ODECABE, invitados especiales y acompaantes. En la generalidad de los casos estas actividades consisten: cenas, charlas, conciertos, visitas a autoridades gubernamentales, a museos, obras de teatro, entrega de distinciones entre otras. OBSERVACIONES: Es necesario que las invitaciones se hagan llegar con tiempo suciente, para asegurar la participacin de mayor nmero de invitados. Las invitaciones se pueden entregar todas a la vez, as los invitados pueden seleccionar las actividades de acuerdo a su preferencias y organizar mejor su tiempo, o las pueden recibir con tiempo suciente previamente a cada una de las actividades del programa. Programa especial para Damas acompaantes, generalmente disponen de tiempo durante el da fundamentalmente.

REUNIONES DE ODECABE:
-Del Comit Ejecutivo -De la Asamblea -Direccin Tcnica -Comisiones -Otras

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Estas reuniones siempre obedecen a un programa, que establece claramente fechas, tiempo, nmero aproximado de participantes y temas a tratar. Lo que permite tener una idea aproximada del espacio necesario para realizar cada actividad, as como los equipos, personal de apoyo y servicios a utilizar. Tener presente la traduccin (Espaol-Ingls-Espaol) que en algunos casos pudiera ser directa (personal) y en otros como las Asambleas de forma simultneas. Generalmente estas reuniones se celebran en el hotel sede de la Familia Centroamericana, cuando se realizan dentro del marco de la celebracin de una edicin de los Juegos.

OFICINA DE LA ODECABE
Es necesario disponer de un espacio en hotel sede, para habilitar una ocina donde la ODECABE desarrollar sus labores diarias, desde su llegada hasta su retiro al trmino de los Juegos. La misma deber con los equipos y facilidades necesarias para su mejor desempeo. Favor consultar con el Prof. Humberto Cintrn, Director Tcnico de la Organizacin. TEMAS GENERADORES DE POSIBLES CONFLICTOS: 1. Banderas 2. Himnos 3. Discursos 4. Ubicacin de autoridades e invitados en Palco de Honor 5. Ubicacin Familia Centroamericana en graderas especiales. 6. Ceremonia Protocolar vs. Actos artsticos y Culturales (tiempo) 7. Recorrido del Fuego 8. Protocolo Ocial vs. Protocolo ODECABE 9. Visado vs. Tarjeta de Acreditacin 10. reas VIP (falta de control), exceso de acreditaciones de esta categora, principalmente locales. 11. Traslado Delegaciones desde el Aeropuerto a la Villa Centroamericana 12. Acreditaciones (fundamentalmente las locales) 13. Ceremonia de Premiacin (quienes deben premiar) y formato de las ceremonias. La ODECABE es responsable de seleccionar a las personas a quienes se les dispensar ese honor.

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14. Quines tienen derecho a estar en el rea de competencia?. 15. reas para la prensa (cuidado con la prensa grca) 16. Voluntarios sin funciones especcas en las Instalaciones Deportivas 17. La seguridad en el control de entrada a las Instalaciones, desconociendo los derechos establecidos en las acreditaciones (Asistirlos). 18. Transporte y alimentacin de los Voluntarios (deber ser gil y a tiempo). 19. Asignacin de vehculos individuales (todos queremos uno).
Todos los programas de las Ceremonias en el desarrollo de los Juegos Centroamericanos y del Caribe, deben contar con la previa aprobacin de la ODECABE.

Luis Elpidio Cumba Canciller de la ODECABE 19 Diciembre 2012 (algunas modicaciones slo de forma (Enero 14 2013)

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