MANUAL PROSEDUR

MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) IMPLEMENTASI RENCANA STRATEGIS

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MP.UB.02

MP MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB

MANUAL PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) IMPLEMENTASI RENCANA STRATEGIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MP.UB.02
Revisi Tanggal Disetujui oleh Jumlah halaman : : : : 1 17 Pebruari 2008 Rektor 7

Tanggal: 2 Januari 2008 Disiapkan oleh : Pusat Jaminan Mutu

Tanggal: 31 Januari 2008 Diperiksa oleh: Ketua Komisi A Senat Universitas

Tanggal: 17 Pebruari 2008 Disahkan oleh: Ketua Senat Universitas

Prof. Dr.Ir. Soebarinoto

Prof.Dr.dr. Djanggan Sargowo, Sp.PD, Sp.JP(K)

Prof.Dr.Ir. Yogi Sugito

i

MP MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB

KATA PENGANTAR
Rencana Strategis (Renstra) Universitas Brawijaya (UB) 2006-2011 dibuat untuk memberikan kerangka pada tercapainya visi, misi, tujuan dan cita-cita Universitas Brawijaya dalam 5 tahun. Untuk menjamin bahwa Renstra UB dijalankan dan mencapai hasil sesuai target, maka setiap tahun laporan implementasi Renstra dimonitor dan dievaluasi oleh Senat Universitas Brawijaya. Untuk tujuan pemantauan proses dan pencapaian pelaksanaan Renstra tahunan, maka Monev perlu diformulasikan dalam Manual Prosedur (MP) Monitoring dan Evaluasi (Monev) Implementasi Rencana Strategis. Dalam MP ini dijelaskan tatacara implementasi Monev. Manual ini merupakan acuan bagi monitoring, audit, assessment dan evaluasi implementasi Renstra di Universitas. Selain itu, tatacara ini diharapkan akan memudahkan pencapaian outcomes Renstra dan penyebaran good practices ke seluruh unit kerja di lingkungan UB. Pada akhirnya, diharapkan UB secara berkelanjutan meningkatkan kapasitas dan kemampuan yang lebih baik dalam mengelola proses pembelajaran, memberikan layanan akademik, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, serta memiliki kemampuan menjamin kepuasan stakeholders sesuai dengan tuntutan dan daya saing UB.

Malang, 17 Pebruari 2008 Rektor

Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito

ii

MP MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB

DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................................... i KATA PENGANTAR ................................................................................................................... ii DAFTAR ISI .............................................................................................................................. iii 1. PENDAHULUAN ...................................................................................................................1 1.1. Kebijakan Monev Implementasi Renstra UB .............................................. 1 1.2. Sistem Monev Implementasi Renstra UB .................................................. 1 1.3. Organisasi Monev Implementasi Renstra UB ............................................. 3 PROSEDUR MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB .................................................................4

2.

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................................7 TIM PENYUSUN .........................................................................................................................8

iii

MP MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB

1. PENDAHULUAN
1.1. Kebijakan Monev Implementasi Renstra UB
1.1.1. Monitoring dan Evaluasi (Monev) Renstra di Universitas Brawijaya dilaksanakan secara berjenjang oleh Tim Monev tingkat universitas/fakultas. 1.1.2. Tim Monev Renstra UB terdiri atas beberapa anggota Komisi A Senat Universitas/Fakultas. Setiap tahun Tim Monev dibentuk atas permintaan Ketua Senat. 1.1.3. Kegiatan Monev dibiayai oleh dana PNBP Universitas Brawijaya yang dianggarkan dalam DIPA UB. 1.1.4. Manual Prosedur (MP) adalah panduan bagi Tim Monev. Manual Prosedur menjelaskan tentang tiga hal, yaitu: (a) Kebijakan Monev, (b) Sistem Monev, (c) Struktur Organisasi Monev, (d) Prosedur Monev. 1.1.5. Pada tingkat universitas, Ketua Komisi A Senat Universitas membentuk Tim Monev Renstra yang bertugas di bawah koordinasi seorang Ketua. 1.1.6. Pada tingkat fakultas, Ketua Senat Fakultas membentuk Tim Monev Renstra yang bertugas di bawah koordinasi seorang Ketua. 1.1.7. Tim Monev Renstra adalah dosen UB yang memahami kebijakan UB, memiliki wawasan untuk penyelenggaraan perguruan tinggi dan kompetensi dalam monev.

1.2. Sistem Monev Implementasi Renstra UB
1.2.1. Sistem Monev Renstra bersifat periodik satu kali setahun sesuai siklus penjaminan mutu Plan Do Check Action (PDCA) Gambar 1. 1.2.2. Ketua Tim Monev Renstra melaporkan hasil kegiatan kepada Rektor. 1.2.3. Tim Monev Renstra menjalankan mengidentifikasi dan menilai: tugas sesuai Tupoksi untuk memantau,

Komitmen pimpinan mendukung implementasi Rencana Strategis UB 2006-2011 dan Program Kerja Rektor 2007-2011. Kepemimpinan yang baik harus tercermin dalam keikutsertaan staf akademik dan staf administrasi atau mahasiswa (sesuai dengan programnya) dalam melaksanakan program atau memanfaatkan investasi yang telah dilakukan. Mutu Laporan dan Rencana Implementasi Renstra Tahun berikutnya akan mencerminkan mutu kepemimpinan. Persentase kemajuan implementasi program, kesesuaiannya dengan rencana kegiatan serta pengelolaan program. Kemampuan melaksanakan program tidak hanya dilihat dari kemampuan insitusi dalam melaksanakan investasi, tetapi juga menginisiasi dan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang tidak memerlukan dukungan investasi atau kegiatan-kegiatan dalam rangka pemanfaatan investasi. Kegiatan-kegiatan yang telah dimulai atau sedang dilaksanakan harus mengarah pada pencapaian indikator keberhasilan. Kemampuan melaksanakan program juga harus tercermin dari upaya insitusi dalam mengatasi hambatan yang ada sehingga kemajuan fisik capaian kegiatan dinyatakan dalam %. Masalah-masalah yang dihadapi oleh unit kerja, termasuk upaya-upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, sehingga dapat diberikan masukan untuk perbaikan implementasi pada tahap berikutnya

1

MP MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB

Dampak dan keberlanjutan capaian Renstra: Penilaian aspek ini ditujukan pada kejelasan dampak Implementasi dan keberlanjutan capaian Renstra. Secara umum aspek yang perlu mendapatkan jaminan keberlanjutan, yaitu kegiatan pengembangan berupa good practices. Tingkat keberhasilan pencapaian indikator target yang dijanjikan. Capaian indikator keberhasilan (rate of success) implementasi Renstra menggambarkan efektivitas proses. Capaian indikator keberhasilan ditentukan dari rasio antara jumlah indikator yang mencapai target dengan jumlah indikator yang dijanjikan. 1.2.4. Hasil Monev menggunakan penilaian kualitatif (Komentar Terkonsolidasi secara deskriptif dan penyampaian temuan ketidaksesuaian), kuantitatif (angka) untuk setiap program serta 12 program Renstra.
Standar baru Standar awal
Peb tahun T Peb tahun T+1

Monitoring dan  Evaluasi (Monev)

Jan

Siklus PDCA
Nop

Evaluasi Diri
Jan

Permintaan  Tindakan Koreksi  (PTK)

Des

Audit Internal

Gambar 1. Penerapan siklus PDCA dalam implementasi Renstra UB 2006-2011

2

MP MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB

1.3. Organisasi Monev Implementasi Renstra UB
Universitas
Rektor
Laporan Tahunan Implementasi Renstra UB

3

Senat UB

Laporan Monev Renstra UB

Fakultas/PS
Stakeholders Stakeholders
Laporan Monev Renstra Fakultas/Program

Dekan
Pimpinan Unit Kerja

Senat Fakultas

2 2
Laporan Tahunan Implementasi Renstra Unit Kerja

Laporan Tahunan Implementasi Renstra Jurusan/PS

1
Jurusan/ PS
Laporan Tahunan Implementasi Renstra Fak/Prog

Gambar 2. Manajemen Monev Implementasi Renstra di UB 2006-2011

3

MP MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB

2. PROSEDUR MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB
1. Pelaporan Implementasi Renstra unit kerja ▼ 2. Pengusulan Tim Monev Renstra ▼ 3. Penugasan Tim Monev Renstra ▼ Pembentukan Tim Monev Renstra ▼ Koordinasi penyusunan jadwal dan proses Monev ▼ Penetapan jadwal dam proses Monev ▼ Pelaksanaan Monev secara desk evaluation ▼ Klarifikasi masalah, pemecahan masalah dan hambatan yang besar ▼ Penyusunan laporan terkonsolidasi ▼ Revisi Laporan Monev ▼ Presentasi hasil Monev ▼ Permintaan Tindakan Koreksi Monev 12. Ketua Tim Monev menyampaikan Permintaan Tindakan Kinerja (PTK) terkait hasil Monev kepada Rektor/Dekan/Ketua Unit Kerja. 11. Laporan dipresentasikan Ketua Tim Monev pada Rapat Senat Universitas/Fakultas dan di up load di website. 10. Tim Monev melakukan revisi sehingga tersusun Laporan Monev Implementasi Renstra. 5. Rapat koordinasi antara Ketua dan Anggota Tim Monev Implementasi Renstra diselenggarakan untuk menyepakati jadwal dan proses Monev. Ketua Tim menetapkan jadwal dan kegiatan Monev. Tim Monev melakukan Monev secara desk evaluation dalam setiap implementasi Renstra tiap unit kerja yang tertuang dalam Laporan Tahunan Implementasi Renstra. Tim tersebut dapat meminta klarifikasi jika diperlukan kepada rektor/dekan/kajur. Temuan dan hambatan implementasi kinerja yang besar diklarifikasi dan didiskusikan dengan pimpinan unit kerja terkait. Tim Monev menyusun Konsep Laporan Monev Implementasi Renstra dan melakukan sosialisasi dalam Sidang Komisi A Senat Universitas/ Fakultas untuk mendapatkan umpan balik. 4. Ketua Tim Monev Renstra membentuk Tim sesuai lingkup tugas dan kompetensi. Selanjutnya Ketua Senat Universitas/Fakultas menetapkan SK pengangkatan Tim Monev Implementasi Renstra untuk masa kerja dua bulan. Tim bertugas di bawah koordinasi Ketua Tim. Rektor/Dekan menugaskan Ketua Komisi A Senat Universitas/Fakultas untuk mengusulkan Tim Monev Implementasi Renstra. Pasca audit internal yang dilakukan oleh PJM dan SPI, setiap tahun Rektor menugaskan pimpinan unit kerja menyusun Laporan Implementasi Renstra kepada atasan langsung.

6. 7.

8.

9.

4

MP MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB

▼ Penyusunan tindak lanjut peningkatan mutu implementasi Renstra ▼ Perencanaan anggaran untuk peningkatan mutu tri dharma PT secara berkelanjutan ▼ Perbaikan implementasi Renstra tiap unit kerja ▼ Penyempurnaan dan tinjauan manajemen Sistem Monev kinerja Renstra tiap tahun

13. Rektor, Dekan, Ketua Jurusan dan pimpinan unit kerja menyusun tindak lanjut peningkatan mutu implementasi Renstra secara berkelanjutan 14. Rektor bersama PR I, PR II dan PR III menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) dan implementasi dalam ruang lingkup tugasnya secara berkelanjutan, pada tahun berikutnya melalui RAKERPIM, LAKIP dan Memorandum Akhir jabatan. 15. Perbaikan implementasi Renstra setiap unit kerja.

16. Senat UB melakukan penyempurnaan Sistem Monev Implementasi Renstra di lingkungan UB jika diperlukan dan melakukan tinjauan manajemen efektifitas sistem monev setiap tahun

5

MP MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB

Ketua Jurusan/PS

• Dekan/Ketua Program • Pimpinan Unit Kerja

Senat Fakultas

Rektor

Senat Universitas

Penyusunan Laporan Implementasi Renstra Biro/ UPT/Lembaga/ Pusat Penyusunan Laporan Implementasi Renstra Jur/PS Penyusunan Laporan Implementasi Renstra Fakultas/Program /unit kerja Monev Renstra Fakultas /Program

Penyusunan Laporan Implementasi Renstra UB

Monev Renstra UB

Penyusunan Laporan Monev Renstra Fakultas /Program

Penyusunan Laporan Monev Renstra UB

Program Perbaikan Implementasi Renstra Jur/PS

Program Perbaikan Implementasi Renstra Fakultas /Program

Program Perbaikan Implementasi Renstra UB

RAKT Implementasi Renstra Jur/PS

RAKT Implementasi Renstra Fakultas /Program

RAKT Implementasi Renstra UB

DIPA Implementasi Renstra UB

Implementasi tahunan Renstra Jur/PS

Implementasi tahunan Renstra Fakultas/Program/ unit kerja

Implementasi tahunan Renstra UB

6

MP MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB

DAFTAR PUSTAKA
Anonymous. 2003. Higher Education Long Term Strategy 2003-2010. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta. Anonymous. 2003. Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta. Anonymous. 2003. Sistem Pendidikan Nasional. UU No.20/2003. Jakarta. Anonymous. 2006. Rencana Strategis Universitas Brawijaya 2006-2011. Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Program Kerja Rektor Universitas Brawijaya 2007 – 2011. Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Manual Mutu Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Kebijakan Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Peraturan Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Standar Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang.

7

MP MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB

TIM PENYUSUN
Penasehat Penanggungjawab Ketua Pelaksana Anggota : : : : Rektor Ketua Komisi A Senat UB Prof. Dr. Ir. Soebarinoto Dr. Ir. Maftuch, M.Si. Dr. Endang Ariesoesilaningsih Dr. Ir. Moh. Bisri, MS.

8