Capitolul 1

Controlul intern şi sistemul de management
1.1 Controlul intern - funcţie a managementului 1.2. Funcţia de control 1.3 Semnificaţia noţiunii de control 1.4. Controlul intern
Timp necesar: 50 minute

00:50

Citind acest capitol veţi putea răspunde la următoarele întrebări: 1. Ce legătură există între managementul şi controlul activităţilor unei entităţi? 2. Care sunt semnificaţiile noţiunii de control? 3. Care este definiţia, importanţa şi domeniul de acţiune al controlului intern?

1.1 Controlul intern funcţie a managementului Managementului unei entităţi este preocupat de studierea proceselor conducerii şi a legăturilor care apar în legătură cu acestea, în vederea descoperirii legilor şi principiilor care le guvernează, a conceperii de noi sisteme, metode, tehnici şi modalităţi de conducere mai potrivite, în scopul creşterii eficienţei activităţilor desfăşurate de entitate. Procesul de management cuprinde activităţi relativ independente care se succed într-o anumită ordine în timp şi care sunt efectuate de orice subiect conducător ce exercită o influenţă raţională asupra obiectului condus în vederea stabilirii obiectivelor şi a realizării lor. Cunoaşterea şi înţelegerea funcţiilor managementului constituie o premisă pentru însuşirea şi utilizarea judicioasă a sistemelor, metodelor, tehnicilor, procedurilor şi modalităţilor proprii managementului.

1

• faza operaţională. selecţia şi recrutarea forţei de muncă. panificarea resurselor umane. se definesc funcţiile pe care le îndeplineşte managementul într-o entitate:  funcţia de previziune: definirea obiectivelor. caracterizată preponderent prin exercitarea funcţiei de evaluare .control. de culegere. organizarea activităţilor. proceselor. • faza finală. alocarea resurselor şi a responsabilităţilor (faza operaţională). Plecând de la obiectivele şi sarcinile specifice managementului.  funcţia de organizare: delimitarea ariei de acţiune. proceselor şi îndestularea cu celelalte resurse necesare realizării obiectivelor planurilor şi prognozelor entităţii. în funcţie de modul în care sunt concepute şi exercitate atributele sale. identificarea căilor de îndeplinire a acestora (faza previzională).  funcţia de coordonare: stabilirea sarcinilor. măsurare şi interpretare a rezultatelor proceselor. în concordanţă cu obiectivele şi criteriile stabilite în prima fază. în care se elaborează strategiile şi se iau deciziile specifice. în trei etape principale: • faza previzională. activităţilor. caracterizată preponderent prin asigurarea cu personal adecvat. perfecţionarea şi dezvoltarea profesională (faza operaţională).Procesul tipic de management se poate structura. 2 .

2. subunităţilor şi a fiecărui salariat. de identificare a abaterilor de la obiectivele. Aceasta funcţie încheie ciclul de management. Controlul este procesul de măsurare a performanţei. normele şi standardele stabilite iniţial. Informaţiile oferite de control managementului reprezintă un mijloc şi o condiţie pentru luarea unor decizii corecte. de monitorizare a proceselor şi de informare a conducerii când există pericolul de a nu se îndeplini obiectivele propuse. precum şi de adoptare a măsurilor care asigură eliminarea abaterilor. procesul de control trebuie să f ie continuu. a cauzelor care le-au generat. Funcţia de control În literatura de specialitate. funcţia de control este definită ca fiind ansamblul acţiunilor de evaluare a rezultatelor entităţii.  funcţia de control: evaluarea operativă şi postoperativă a rezultatelor (faza finală).  sunt etapele procesului de management? Care Care sunt funcţiile managementului? 1. acordând o atenţie sporită elementelor strategice şi perioadelor critice. 3 . Pentru a fi eficient. funcţia de antrenare şi motivare: influenţarea comportamentului subordonaţilor şi orientarea spre rezultate (faza operaţională). menţinându -se echilibrul dinamic al entităţii. decisive pentru obţinerea rezultatelor aşteptate.

Sensul de „stăpânire“ dat controlului este strâns legat de evoluţia teoriilor organizării entităţilor. economice şi sociale. pusă în evidenţă în primul rând când trebuie să stabilească îndeplinirea sarcinilor. a unei situaţii. stabilindu-se dacă rezultatele obţinute sunt conforme cu obiectivele. pe cineva.3. Frecvent. Existenţa sa este condiţionată de existenţa activităţii de conducere. stăpânire a acţiunilor pe care le desfăşoară entitatea şi de verificare a modului de utilizare a resurselor alocate pe destinaţiile stabilite. de evoluţia evenimentelor tehnice. proces. Atunci cînd entităţile sunt mari activitatea de control este cedată unor persoane specializate. cu scopul de a urmări desfăşurarea acestora. termenul de control se foloseşte pentru a desemna o supraveghere a funcţionării unor sisteme sau desfăşurării unor procese. astfel încât să conducă şi să dirijeze evenimentele în direcţia dorită. trebuie să luăm în considerare cele două sarcini importante ale controlului: de orientare. Din acest punct de vedere. Într-o accepţiune mai largă controlul este înţeles ca fiind un mod de a domina. a stăpâni sau a supraveghea ceva. Conducătorii sunt intetresaţi să cunoască dacă deciziile lor sunt îndeplinite aşa cum se aşteapă. controlul este considerat ca o relaţie socială. Pentru a fi înţeles corect. 4 . Semnificaţia noţiunii de control Noţiunea de control reprezintă din punct de vedere semantic o analiză permanentă sau periodică a unei activităţi. Diversitatea acestor teorii ne atrage atenţia că mediul în care se realizează controlul este complex.1. Dacă entităţile sunt mici această verificare o fac chiar conducătorii. Evoluţia sa a fost favorizată de mediul care l-a făcut necesar şi util. Controlul intern a apărut şi s-a dezvoltat împreună cu activitatea de conducere.

Ideal ar fi ca manifestarea ei să ducă la confirmarea aşteptărilor conducerii. alocă resursele necesare. când îndeplineşte obiectivele stabilite. proceduri şi instrumente specifice de lucru. Astăzi. trebuie să dispună de metode. Scopul conducerii este să creeze toate condiţiile care să permită îndeplinirea scopurilor pentru care a fost constituită entitatea. Controlul intern a evoluat aplicându-se atât întreprinderilor cât şi instituţiilor publice sau organizaţiilor non-profit. Acestea nu tratează un obiect care s-ar oferi obiectiv observatorului. Acestea s-au transformat de-a lungul timpului datorită evoluţiilor tehnologice. Aceasta depinde însă de comportamentul fiecărei persoane din entitate. economice şi sociale şi a experienţei acumulate de entităţi. Conducerea stabileşte obiectivele. în acelaşi 5 . Controlul intern trebuie să satisfacă nevoile conducerii. cum. organizează activităţile. La cele mai multe din aceste activităţi. Conducerea este interesată să ştie cine. ci o construcţie intelectuală care caută să descrie anumite practici. procesele pentru îndeplinirea obiectivelor şi urmăreşte rezultatele obţinute. procese conducătorii nu participă direct. Controlul intern este legat de domeniul ştiintelor umane. dar în acelaşi timp trebuie să fie realizat cu costuri cât mai mici. Ea este realizată de una sau mai multe persoane. să aducă valoare adăugată. altfel spus. specialiştii caracterizează controlul intern ca un sistem de reglare a comportamentelor celor care desfăşoară o activitate într-o entitate. Fiecărei persoane dintr-o entitate i se alocă o anumită responsabilitate. încercând.Conducerea unei entităţi este o activitate complexă. Pentru aceasta controlul trebuie să fie bine organizat şi condus. dar răspunde pentru rezultatele obţinute.

să prescrie reguli de comportament care ar fi mai bune decât altele. devenind un instrument al politicii previzionale al entităţii. El este produsul muncii cercetătorilor şi practicienilor care îşi proiectează în el concepţiile. Prin acest control se comparau relizările cu nivelul normelor prestabilite. Entitatea poate fi privită ca o unitate globală în care se disting trei subsisteme principale: tehnologic. De la controlul îndeplinirii unor norme s-a ajuns la controlul comportamentului entităţii ca sistem. Ea îşi construieşte un sistem unitar de apărare. 6 . au dus la apariţia unor exigenţe noi pentru controlul într-o entitate. Noţiunea de „control“ este întâlnită în ştiinţele managementului încă de la începutul secolului al XX-lea. experienta şi preferinţele. ansamblul regulilor şi procedurilor care se pun în aplicare în interesul şi pentru asigurarea protecţiei entităţii. Odată cu extinderea standardizării producţiei şi a muncii. apariţia unor forme noi de concurenţă. ca răspuns la manifestarea factorilor specifici mediului în care functionează. schimbarea rapidă a tehnologiilor etc. Acest sistem este cunoscut sub denumirea de control intern sau control propriu şi priveşte. sporirea dimensiunilor entităţilor şi a complexităţii activităţilor şi proceselor acestora. de conducere şi decizie. extinderea globalizării şi dereglementarea tot mai largă a pieţelor. la modul general. de informare. Taylor în anul 1911 şi Fayol în anul 1918 atribuiau conducerii unei societăţi comerciale şi funcţia de control. Dezvoltarea şi modificarea mediului economic.timp. r olul de supraveghere a posteriori a producţiei a fost substituit cu cel de „control bugetar“.

să fie continuu. Editura Economică.4. dările de seamă. 2005. asociat unui ciclu managerial. depistarea cauzelor care au favotizat apariţia abaterilor pozitive şi negative şi adoptarea unor decizii cu caracter corectiv sau profilactic1. 77 7 . Controlul face schimbarea mai puţin riscantă. 1 2 Ion VERBONCU. Plusvaloarea adusă entităţii de control intern nu este dată de documentul (raportul) în care sunt consemnate rezultatele verificărilor şi recomandările corectoare propuse. Valoarea controlului intern este dată de progresul pe care poate să-l genereze în entitatea pe care o serveşte.1. Editura ATTR. să identifice cauzele abaterilor de la starea aşteptată. să cunoască şi să facă cunoscută starea reală a entităţii. să ofere informaţiile necesare conducerii care să-i permită adoptarea unor decizii bune şi iniţierea acţiunilor care să ducă la îmbunătăţirea activităţii subordonaţilor. vizitele. Mijloacele specifice prin care sunt puse în practică cerinţele acestei funcţii sunt rapoartele. pag. acesta fiind doar un mijloc de comunicare. propune valorificarea unor oportunităţi favorabile entităţii. Ştim să conducem?. dar o şi favorizează. Controlul permite conducerii să aibă mai mult curaj. compararea lor cu obiectivele stabilite. informările. Controlul intern Orice proces de management. Enciclopedia managerială. Controlul este creator de valoare atunci când determină economisirea de resurse sau sporirea gradului de utilizare a acestora. 53 Iulian CEAUŞU. deplasările etc.2 Controlul exercitat de manager pe parcursul derulării procesului de management şi la finalul ciclului managerial trebuie să se desfăşoare în condiţiile respectării unor cerinţe minime: să fie constructiv. asigurându -se că strategia sa se pune în practică în mod corect sau se dovedeşte eficace. cuprinde şi activitatea de control-evaluare. pag. Exercitarea aceastei cerinţe a conducerii presupune evaluarea rezultatelor.

pe parcursul desfăşurării acţiunii ajustează şi la terminarea acţiunii evaluează rezultatele obţinute şi trage concluziile utile“4.contribuie la diminuarea sau evitarea pierderilor potenţiale ce pot afecta entitatea3. Contrôle de gestion. Controlul într-o entitate este definit ca un „proces care. în Cuvânt înainte la Theorie et pratique de l’audit intern. Elementele prezentate ne sugerează ideea că managerii sunt interesaţi să deţină controlul asupra activităţilor entităţilor pe care le conduc. Controlul de care am discutat a fost numit control intern şi a fost definit astfel: „Controlul intern este un proces implementat de Consiliul de Administraţie. 3 Xavier de PHILY. „Comitetul de Sponsorizare a Organizaţiilor Comisiei Treadway“5 creat de senatul SUA a propus. de Jacques RENARD. orientează. conducerea şi personalul unei organizaţii destinat să ofere o asigurare rezonabilă în ceea ce priveşte realizarea obiectivelor“. înaintea unei acţiuni. Se pune întrebarea „ce se poate face pentru a deţine un control cât mai bun asupra activităţilor?“ pe care le conduc. Paris. Senatorul Treadway publică rezultatele cercetărilor făcute de comitet în anul 1992 sub titlul „Cadrul controlului intern“6. 2002 4 Patrick BOISSELIER. un cadru de control cu ajutorul căruia să se facă o anumită ordine în ansamblul de mijloace şi practici pe care fiecare manager le utilizează pentru a-şi administra cât mai bine activităţile şi pentru a-şi atinge obiectivele. 1999 5 Committe of Sponsoring Organisation of the Treadway Commission 6 The Internal Control Framework 8 . pentru a răspunde la această întrebare.  definiţia nu se referă numai la societăţile comerciale. Edition d’Vuibert. Edition d’Organisation. Din definiţie reţinem:  controlul intern este aplicat de toate entităţile (organizaţiile).

ci una rezonabilă de realizare a obiectivelor. creşterea volumului vănzărilor. Siste mul de control intern trebuie să ofere totuşi informaţiile strict necesare. organizări complexe sau sisteme informaţionale cu o circulaţie greoaie a informaţiei. putem identifica două grupe de organizaţii care delimitează intervalul de manifestare culturală:  Entităţile care sunt înfiinţate recent şi sunt în plină dezvoltare. Timpul de satisfacere a cererii pieţii şi de luare a deciziei este redus la minim. 9 . pentru că orice ocazie nu trebuie pierdută. acţionând cu flexibilitate pentru a permite desfăşurarea rapidă a tranzacţiilor. Când dorim să proiectăm sau să analizăm controlul intern trebuie să ţinem cont de următoarele aspecte: a) dimensiunea culturală. b) dimensiunea universală. fără însă ca acestea să devină insuficiente şi controlul intern absent. În aceste entităţi timpul de reacţie este scurt. c) dimensiunea relativă. concentrându-se asupra problemelor esenţiale. a) Dimensiunea culturală Controlul intern va fi adaptat cadrului cultural al entităţii. Controlul intern este în aceste condiţii puţin limitativ. Luând în considerare situaţiile extreme ce se pot întâlni în realitate. controlul intern nu oferă o asigurare absolută. dezvoltarea activităţilor. Sunt evitate procedurile lungi. Aceste entităţi sunt preocupate de cucerirea pieţei. fiind un mijloc care permite entităţii să-şi atingă scopul mai bine.

să ofere informaţiile strict necesare şi utile. Controlul intern trebuie construit ţinând seama de mediul cultural al fiecărei entităţi. La cealaltă extremă se află entităţile complexe. Nu trebuie să se uite că el trebuie să fie un instrument în slujba conducerii şi nu un mijloc de afirmare a intereselor celor numiţi să-l realizeze. poate cuprinde toate activităţile unei entităţi. organizării activităţii de control. ale căror riscuri sunt direct proporţionale cu importanţa afacerilor. Între aceste extreme se găsesc marea majoritate a entităţilor. Controlul intern nu este un scop în sine. complete şi complexe. Controlul intern trebuie să fie eficace. Controlul intern acordă multă atenţie preciziei procedurilor. este dotat cu aceleaşi dispozitive. este apreciat cu aceleaşi instrumente şi cu aceeaşi metodă. Dispozitivele folosite trebuie să fie precise. c) Dimensiunea relativă Universalitatea controlului intern este însoţită de relativitate în aplicare. b) Dimensiunea universală Controlul intern se poate organiza în toate entităţile. să nu creeze disfuncţii sau costuri nejustificate. ajunse la maturitate. exhaustivităţii informaţiilor. Care sunt principalele sarcini ale controlului? Care sunt principalele trăsături ale controlului intern? Care sunt aspectele specifice de care trebuie să ţinem cont când dorim să proiectăm sau să analizăm controlul intern? 10 . să aibă proceduri adecvate scopului pentru care a fost realizat. Controlul intern nu se realizează doar de dragul de a face control intern.

● dimensiunea universală a controlului. ● funcţiile managementului. 11 . ● dimensiunea relativă a controlului. ● control intern.Vocabular: ● fazele procesului de management. ● dimensiunea culturală a controlului. ● control (managerial).