Access 2007 Guia do Utilizador

Jos Ferreira

10/2010
Este artigo aborda a nova interface de utilizador do Microsoft Office Access 2007. Fonte: http://office.microsoft.com/pt-pt/access-help

Documento criado para o: Centro Hospitalar Lisboa Ocidental

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

ndice
Guia para a interface de utilizador do Access 2007 ................................................................................................................................... 5 Descrio geral ............................................................................................................................................................................................. 5 Introduo ao Microsoft Office Access ......................................................................................................................................................... 6 Abrir uma nova base de dados vazia ....................................................................................................................................................... 6 Criar uma nova base de dados a partir de um modelo includo ......................................................................................................... 7 Criar uma nova base de dados a partir de um Modelo do Microsoft Office Online ........................................................................ 7 Abrir uma base de dados utilizada recentemente ................................................................................................................................. 7 Abrir uma base de dados utilizando o boto do Microsoft Office Access ......................................................................................... 7 O Friso ................................................................................................................................................................................................................... 8 Seleccionar um separador de comandos ............................................................................................................................................... 8 Executar um comando ................................................................................................................................................................................ 9 Separadores de comandos de contexto ............................................................................................................................................... 10 Activar um separador de comandos de contexto ............................................................................................................................... 10 Galerias ........................................................................................................................................................................................................ 10 Ocultar o Friso .............................................................................................................................................................................................. 11 Ocultar e restaurar o Friso.......................................................................................................................................................................... 11 Barra de Ferramentas de Acesso Rpido ............................................................................................................................................... 11 Personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rpido ..................................................................................................................... 12 Painel de Navegao..................................................................................................................................................................................... 12 Abrir um objecto de base de dados, como, por exemplo, uma tabela, um formulrio ou um relatrio ................................... 12 Mostrar ou ocultar o Painel de Navegao ........................................................................................................................................... 13 Impedir que o Painel de Navegao seja apresentado por predefinio ...................................................................................... 13 Documentos com separadores..................................................................................................................................................................... 13 Mostrar ou ocultar separadores de documentos ...................................................................................................................................... 14 Barra de estado................................................................................................................................................................................................ 14 Mostrar ou ocultar a barra de estado ..................................................................................................................................................... 14 Minibarra de ferramentas ............................................................................................................................................................................... 15 Formatar texto utilizando a minibarra de ferramentas ......................................................................................................................... 15 Obter Ajuda ...................................................................................................................................................................................................... 15 O novo formato de ficheiro (.accdb) .......................................................................................................................................................... 15 O formato de ficheiro da verso anterior (.mdb) .................................................................................................................................. 17 Converter para o novo formato de ficheiro ........................................................................................................................................... 17 Exportar para PDF e XPS.................................................................................................................................................................................. 18 Princpios bsicos da estrutura de bases de dados ................................................................................................................................... 19 Alguns termos de base de dados que dever conhecer ................................................................................................................... 19 O que uma estrutura de base de dados adequada? ..................................................................................................................... 19 O processo de estruturao ..................................................................................................................................................................... 20 Determinar o objectivo da base de dados ........................................................................................................................................... 21 Localizar e organizar as informaes necessrias ................................................................................................................................ 21 Dividir as informaes em tabelas ........................................................................................................................................................... 22 Transformar os itens de informaes em colunas ................................................................................................................................. 23 Pag. 1 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Especificar chaves primrias..................................................................................................................................................................... 25 Criar as relaes entre tabelas................................................................................................................................................................. 26 Criar um relao um-para-muitos ...................................................................................................................................................... 27 Criar uma relao muitos-para-muitos .............................................................................................................................................. 28 Criar um relao um-para-um ............................................................................................................................................................ 30 Optimizar a estrutura .................................................................................................................................................................................. 30 Optimizar a tabela Produtos ................................................................................................................................................................ 31 Aplicar as regras de normalizao .......................................................................................................................................................... 32 Primeiro formulrio de normalizao ................................................................................................................................................. 32 Segundo formulrio de normalizao ............................................................................................................................................... 32 Terceiro formulrio de normalizao ................................................................................................................................................. 33 Para obter mais informaes .................................................................................................................................................................... 33 Tabelas ............................................................................................................................................................................................................... 34 O que uma tabela? ................................................................................................................................................................................. 34 Criar uma nova tabela ............................................................................................................................................................................... 34 Criar uma nova tabela numa nova base de dados ........................................................................................................................ 35 Criar uma nova tabela numa base de dados existente ................................................................................................................. 35 Criar uma tabela com base num modelo de tabela ........................................................................................................................... 35 Importar ou estabelecer ligao para criar uma tabela .................................................................................................................... 36 Criar uma nova tabela importando ou estabelecendo ligao a dados externos................................................................... 36 Criar uma tabela com base numa lista do SharePoint......................................................................................................................... 36 Criar a lista com base num modelo ................................................................................................................................................... 37 Criar uma nova lista personalizada. ................................................................................................................................................... 37 Importar os dados de uma lista existente ......................................................................................................................................... 37 Ligar a uma lista existente .................................................................................................................................................................... 37 Adicionar campos a uma tabela na Vista de Folha de Dados .......................................................................................................... 38 Adicionar um novo campo a uma tabela existente ....................................................................................................................... 38 Adicionar um novo campo a uma nova tabela .............................................................................................................................. 38 Definir explicitamente o tipo de dados.............................................................................................................................................. 39 Definir explicitamente o formato ......................................................................................................................................................... 40 Adicionar campos utilizando modelos de campo ............................................................................................................................... 40 Adicionar um campo a partir de uma tabela existente ...................................................................................................................... 41 Abrir o painel Lista de Campos ........................................................................................................................................................... 41 Adicionar um campo a partir do painel Lista de Campos ............................................................................................................. 42 Definir um tipo de dados de campo na Vista de Folha de Dados ..................................................................................................... 43 Definir explicitamente o tipo de dados.............................................................................................................................................. 43 Definir explicitamente o formato ......................................................................................................................................................... 43 Guardar uma tabela .................................................................................................................................................................................. 44 Definir a chave primria ............................................................................................................................................................................ 45 Mudar para a Vista de Estrutura .......................................................................................................................................................... 45 Definir ou alterar a chave primria ..................................................................................................................................................... 45 Remover a chave primria .................................................................................................................................................................. 46 Definir as propriedades do campo .......................................................................................................................................................... 46 Definir uma propriedade do campo para uma tabela na Vista de Folha de Dados ................................................................ 47 Pag. 2 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Definir uma propriedade do campo para uma tabela na Vista de Estrutura.............................................................................. 47 Consultas ........................................................................................................................................................................................................... 52 Descrio Geral .......................................................................................................................................................................................... 52 Observar um subconjunto dos dados numa tabela ............................................................................................................................. 52 Rever dados de mais de uma tabela em simultneo .......................................................................................................................... 53 Pedir variaes de uma questo utilizando parmetros com uma consulta .................................................................................. 54 Especificar tipos de dados de parmetros........................................................................................................................................ 55 Efectuar clculos com base nos dados .................................................................................................................................................. 55 Observar dados resumidos ou agregados ............................................................................................................................................. 56 Criar uma consulta de totais para resumos mais complexos ........................................................................................................ 57 Criar uma consulta cruzada para adicionar outro nvel de agrupamento ................................................................................. 57 Criar uma nova tabela utilizando dados de outras tabelas ................................................................................................................ 58 Adicionar dados a uma tabela utilizando dados de outras tabelas ................................................................................................. 59 Alterar dados de uma forma automatizada .......................................................................................................................................... 60 Eliminar dados de uma forma automatizada ........................................................................................................................................ 61 Formulrios ........................................................................................................................................................................................................ 62 Iniciar o Assistente de Formulrios ........................................................................................................................................................... 62 Criar um formulrio utilizando a ferramenta de formulrio ................................................................................................................. 62 Criar um formulrio de item nico ........................................................................................................................................................... 63 Criao automtica de subfolhas ...................................................................................................................................................... 63 Criar um formulrio que contenha um subformulrio (um formulrio um-para-muitos)................................................................ 63 Obter informaes sobre subformulrios ................................................................................................................................................ 63 Criar um formulrio que contenha um subformulrio utilizando o Assistente de Formulrios ....................................................... 65 Criar um subformulrio arrastando um formulrio para outro ............................................................................................................ 66 Criar um formulrio que contenha dois subformulrios ....................................................................................................................... 67 Criar um formulrio que contenha subformulrios aninhados............................................................................................................ 67 Criar um formulrio utilizando a ferramenta Mltiplos Itens ................................................................................................................ 68 Criar um formulrio de mltiplos itens ..................................................................................................................................................... 69 Adicionar um controlo de separador a um formulrio ........................................................................................................................ 70 Mover controlos existentes para uma pgina de separador.............................................................................................................. 70 Arrastar campos do painel de tarefas Lista de Campos para uma pgina de separador ........................................................... 70 Adicionar outros controlos a uma pgina de separador .................................................................................................................... 70 Adicionar uma nova pgina de separador ........................................................................................................................................... 71 Reordenar as pginas de separador....................................................................................................................................................... 71 Mudar o nome de uma pgina de separador....................................................................................................................................... 71 Eliminar uma pgina de separador ......................................................................................................................................................... 71 Relatrios ........................................................................................................................................................................................................... 72 Escolher uma origem de registos ............................................................................................................................................................. 72 Criar um relatrio utilizando a ferramenta de relatrio ........................................................................................................................ 72 Criar um relatrio utilizando o Assistente de Relatrios........................................................................................................................ 72 Criar etiquetas utilizando o Assistente de Etiquetas .............................................................................................................................. 73 Criar um relatrio utilizando a ferramenta de Relatrio em Branco .................................................................................................. 73 Obter noes sobre as seces do relatrio ......................................................................................................................................... 74 Obter noes sobre os controlos ............................................................................................................................................................. 74 Pag. 3 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Optimizar o relatrio na vista de esquema ............................................................................................................................................ 75 Optimizar o relatrio na vista de estrutura .............................................................................................................................................. 76 Adicionar campos a partir do painel Lista de Campos .................................................................................................................. 76 Adicionar controlos ao relatrio............................................................................................................................................................... 77 Determinar o nome de uma ferramenta ............................................................................................................................................ 77 Criar um controlo utilizando as ferramentas do grupo Controlos.................................................................................................. 77 Ver a folha de propriedades................................................................................................................................................................ 77 Guardar o trabalho ..................................................................................................................................................................................... 78 Guardar a estrutura do relatrio.......................................................................................................................................................... 78 Guardar a estrutura do relatrio com um novo nome .................................................................................................................... 78 Ver, imprimir ou enviar o relatrio como uma mensagem de correio electrnico ........................................................................ 78 Visualizar o relatrio ................................................................................................................................................................................... 78 Ver o relatrio na vista de relatrio .................................................................................................................................................... 79 Trabalhar com os dados na vista de relatrio .................................................................................................................................. 79 Mostrar apenas as linhas pretendidas utilizando filtros ................................................................................................................... 79 Criar um filtro mais detalhado ............................................................................................................................................................. 79 Activar e desactivar um filtro ............................................................................................................................................................... 79 Remover um filtro ................................................................................................................................................................................... 79 Pr-visualizar o relatrio utilizando a opo Pr-visualizar ............................................................................................................ 80 Imprimir o relatrio...................................................................................................................................................................................... 80 Alterar as definies da pgina .......................................................................................................................................................... 80 Enviar o relatrio para uma impressora ............................................................................................................................................. 81 Enviar o relatrio como uma mensagem de correio electrnico ...................................................................................................... 81 Macros ............................................................................................................................................................................................................... 82 Obter informaes sobre o Construtor de Macros ................................................................................................................................ 82 Criar uma macro autnoma ..................................................................................................................................................................... 83 Criar um grupo de macros ........................................................................................................................................................................ 84 Criar uma macro incorporada ................................................................................................................................................................. 86 Editar uma macro ....................................................................................................................................................................................... 87 Utilizar condies para controlar aces de macro ............................................................................................................................ 87 Exemplos de condies de macro .................................................................................................................................................... 88 Obter mais informaes sobre aces de macros .............................................................................................................................. 88 Glossrio do Access ......................................................................................................................................................................................... 89

Pag. 4 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Guia para a interface de utilizador do Access 2007

Neste documento possvel encontrar informaes sobre os elementos da nova interface de utilizador: o que representam e como trabalhar com os mesmos. Tambm possvel obter informaes sobre como activar documentos com separadores numa base de dados e como navegar nos objectos da nova interface. Descrio geral A nova interface de utilizador do Office Access 2007 inclui vrios elementos que definem o modo de interaco com o produto. Estes novos elementos foram escolhidos para ajudar o utilizador a dominar o Access e para ajudar a localizar os comandos de que necessita de forma mais rpida. A nova estrutura tambm facilita a descoberta de funcionalidades que, de outro modo, teriam permanecido ocultas sob camadas de barras de ferramentas e menus. Alm disso, o utilizador familiariza-se com a interface de forma mais rpida, graas nova pgina Introduo ao Microsoft Office Access, a qual possibilita um acesso rpido aos conhecimentos prticos proporcionados pela nossa nova introduo, incluindo um conjunto de modelos concebidos a nvel profissional. O elemento mais significativo da nova interface o Friso, parte da interface de utilizador Microsoft Office Fluent. O Friso a faixa existente na parte superior da janela do programa que contm grupos de comandos. O Friso do Office Fluent fornece uma base nica para comandos e funciona como a principal substituio de menus e barras de ferramentas. O Friso contm separadores que combinam comandos de forma intuitiva. No Office Access 2007, os separadores principais do Friso so Base, Criar, Dados Externos e Ferramentas da Base de Dados. Cada separador contm grupos de comandos relacionados e estes grupos apresentam alguns dos novos elementos da IU, tais como a galeria, um novo tipo de controlo que apresenta as opes visualmente. Os novos e principais elementos da interface do Office Access 2007 so: Introduo ao Microsoft Office Access Pgina apresentada quando inicia o Access a partir do boto Iniciar do Windows ou de um atalho no ambiente de trabalho. O Friso do Office Fluent A rea na parte superior da janela do programa na qual possvel escolher os comandos. Separador Comando Comandos combinados de forma intuitiva. Separador de comandos de contexto Um separador de comando apresentado em funo do contexto (o objecto no qual est a trabalhar ou a tarefa que estiver a executar). Galeria Controlo que apresenta uma opo visualmente, de modo a que possa visualizar os resultados a obter.

Barra de Ferramentas de Acesso Rpido Uma nica barra de ferramentas padro que apresentada no Friso e que disponibiliza acesso com um s clique aos comandos mais necessrios, como, por exemplo, Guardar e Anular. Painel de Navegao A rea no lado esquerdo da janela que apresenta os objectos de base de dados. O Painel de Navegao substitui a Janela de base de dados das verses anteriores do Access. Documentos com separadores As tabelas, consultas, formulrios, relatrios, pginas e macros so apresentados como documentos com separadores. Barra de estado A barra na parte inferior da janela do programa que apresenta as informaes de estado e que inclui botes que permitem alterar a vista. Minibarra de ferramentas Elemento incorporado num objecto que aparece de forma transparente acima do texto seleccionado, para que seja possvel aplicar facilmente formatao ao texto.

Pag. 5 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Introduo ao Microsoft Office Access

Quando inicia o Office Access 2007 clicando no boto Iniciar do Windows ou num atalho no ambiente de trabalho (excepto ao clicar numa base de dados), apresentada a pgina Introduo ao Microsoft Office Access. Esta pgina apresenta o que poder fazer para comear a utilizar o Office Access 2007.

Por exemplo, possvel criar uma nova base de dados vazia, criar uma base de dados a partir de um modelo ou abrir uma base de dados recente (caso tenha aberto algumas bases de dados previamente). Tambm possvel consultar directamente o Microsoft Office Online, para obter mais informaes sobre o Microsoft Office system de 2007 e o Office Access 2007, ou clicar no Boto do Microsoft Office e utilizar o menu para abrir uma base de dados existente.

Abrir uma nova base de dados vazia 1. Inicie o Access a partir do menu Iniciar ou a partir de um atalho. apresentada a pgina Introduo ao Microsoft Office Access. 2. Na pgina Introduo ao Microsoft Office Access, em Nova Base de Dados Vazia, clique em Base de Dados Vazia. 3. No painel Base de Dados Vazia, na caixa Nome do Ficheiro, escreva um nome de ficheiro ou utilize um nome fornecido. 4. Clique em Criar. criada a nova base de dados e abre-se uma nova tabela na Vista de folha de dados. O Office Access 2007 fornece vrios modelos includos no produto, sendo ainda possvel transferir modelos adicionais a partir do Microsoft Office Online. O que um modelo? No contexto do Office Access 2007, trata-se de uma base de dados completa pr-estruturada com tabelas, formulrios e
Pag. 6 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

relatrios estruturados a nvel profissional. Os modelos proporcionam um grande avano ao criar uma nova base de dados. Criar uma nova base de dados a partir de um modelo includo 1. Inicie o Access a partir do menu Iniciar ou a partir de um atalho. apresentada a pgina Introduo ao Microsoft Office Access. 2. Na pgina Introduo ao Microsoft Office Access, em Modelos Online Includos, clique num modelo. 3. Na caixa Nome do Ficheiro, escreva um nome de ficheiro ou utilize o nome fornecido. 4. Opcionalmente, seleccione Criar e ligar a base de dados a um site do Windows SharePoint Services se pretender ligar a um site do Windows SharePoint Services. 5. Clique em Criar - ou Clique em Transferir O Access cria a nova base de dados a partir do modelo e abre o mesmo. possvel transferir modelos adicionais do Office Online directamente a partir da interface de utilizador do Office Access 2007. Criar uma nova base de dados a partir de um Modelo do Microsoft Office Online 1. Inicie o Access a partir do menu Iniciar ou a partir de um atalho. apresentada a pgina Introduo ao Microsoft Office Access. 2. Na pgina Introduo ao Microsoft Office Access, no painel Categorias de Modelos, clique numa categoria e, quando os modelos dessa categoria forem apresentados, clique num modelo. 3. Na caixa Nome do Ficheiro, escreva um nome de ficheiro ou utilize o nome fornecido. 4. Clique em Transferir. O Access transfere automaticamente o modelo, cria uma nova base de dados baseada nesse modelo, armazena a mesma na pasta de documentos (por exemplo, a pasta Os Meus Documentos) e abre a base de dados. Ao abrir (ou criar e abrir) uma base de dados, o Access adiciona o nome do ficheiro e a localizao da base de dados a uma lista interna dos documentos utilizados mais recentemente. Esta lista apresentada na pgina painel Introduo ao Microsoft Office Access , de modo a que possa abrir facilmente as bases de dadas utilizadas mais recentemente. Abrir uma base de dados utilizada recentemente 1. Inicie o Access. 2. Na pgina Introduo ao Microsoft Office Access, em Abrir Base de Dados Recente, clique na base de dados que pretende abrir. O Access abre a base de dados. Abrir uma base de dados utilizando o boto do Microsoft Office Access 1. Inicie o Access.
Pag. 7 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

2. Clique no Boto do Microsoft Office e clique na base de dados que pretende abrir, caso esta seja apresentada no painel direito do menu. - ou Clique no Boto do Microsoft Office e clique em Abrir. Quando a caixa de dilogo Abrir for apresentada, introduza um nome de ficheiro e clique em Abrir. A base de dados abre-se.

O Friso
O Friso do Office Fluent a principal substituio dos menus e barras de ferramentas e fornece a interface de comando principal no Office Access 2007. Uma das principais vantagens do friso o facto de consolidar, num nico local, essas tarefas ou pontos de entrada utilizados para requerer menus, barras de ferramentas, painis de tarefas e outros componentes de interface de utilizador a apresentar. Deste modo, existe apenas um local para procurar os comandos, em vez de uma grande diversidade de locais. Ao abrir uma base de dados, o Friso aparece na parte superior da janela principal do Office Access 2007, apresentando os comandos no separador de comandos activo.

O Friso contm vrios separadores de comandos. No Office Access 2007, os separadores de comandos so Base, Criar, Dados Externos e Ferramentas da Base de Dados . Cada separador contm grupos de comandos relacionados e estes grupos apresentam alguns dos novos elementos de interface de utilizador adicionais como, por exemplo, a galeria, um novo tipo de controlo que apresenta as opes visualmente. Os comandos existentes no Friso tm em conta o objecto actualmente activo. Por exemplo, se tiver uma tabela aberta na vista de folha de dados e clicar em Formulrio no separador Criar, no grupo Formulrios, o Office Access 2007 ir criar o formulrio com base na tabela activa. Ou seja, o nome da tabela activa introduzido na propriedade OrigemDosRegistos do formulrio. possvel utilizar atalhos de teclado no Friso. Todos os atalhos de teclado de uma verso anterior do Access continuam a funcionar. A Minibarra de Ferramentas substitui as teclas aceleradoras de menu das verses anteriores do Access. Este sistema utiliza pequenos indicadores com uma nica letra ou com combinaes de letras que aparecem no Friso e indicam qual o atalho de teclado que activa o controlo abaixo. Quando tiver seleccionado um separador de comandos, possvel procurar os comandos disponveis nesse separador. Seleccionar um separador de comandos 1. Inicie o Access.
Pag. 8 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador 2. Clique no separador pretendido. -ou1. Inicie o Access. 2. Prima e liberte a tecla ALT. So apresentadas as sugestes de teclado.

J. Ferreira

3. Prima uma ou mais teclas mostradas na sugesto de teclado mais prximo ou no separador de comandos pretendido. possvel executar um comando de vrias formas. A forma mais rpida e directa consiste em utilizar o atalho de teclado associado ao comando. Se souber qual o atalho de teclado utilizado a partir de uma verso anterior do Access, o atalho tambm dever funcionar no Office Access 2007. Para mais informaes sobre atalhos de teclado, consulte Atalhos de teclado do Access. Executar um comando 1. Inicie o Access. 2. Clique no separador apropriado relativo ao comando. A tabela abaixo apresenta uma amostra representativa dos separadores e os comandos disponveis em cada separador. Os separadores e comandos disponveis variam consoante aquilo que o utilizador estiver a efectuar. SEPARADOR COMANDOS Base DE PROCEDIMENTOS COMUNS QUE PODE EFECTUAR

Seleccionar uma vista diferente. Copiar e colar a partir da rea de transferncia. Definir as caractersticas de tipo de letra actuais. Definir o Alinhamento do Tipo de Letra actual. Aplicar o formato RTF a um campo Memo. Trabalhar com registos (Actualizar, Novo, Guardar, Eliminar, Totais, Ortografia, Mais). Ordenar e filtras registos. Localizar registos. Criar Inserir uma nova tabela em branco. Inserir uma nova tabela utilizando um modelo de tabela. Criar uma lista num site do SharePoint e uma tabela na base de dados actual que ligue lista recm-criada. Criar uma nova tabela em branco na vista de estrutura Criar um novo formulrio baseado na tabela ou consulta activa. Criar um novo grfico ou tabela dinmica. Criar um novo relatrio baseado na tabela ou consulta activa. Criar uma nova consulta, macro, mdulo ou mdulo de classe. Dados Externos Importar ou ligar a dados externos. Exportar dados. Recolher e actualizar dados por correio electrnico. Trabalhar com listas offline do SharePoint. Criar importaes guardadas e exportaes guardadas. Mover algumas ou todas as partes de uma base de dados para um site do SharePoint novo ou existente. Ferramentas da Base deIniciar o editor Visual Basic ou executar uma macro. Dados Criar e ver relaes de tabela.
Pag. 9 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Mostrar/ocultar dependncias de objecto ou a folha de propriedades. Executar o Documentador da Base de Dados ou analisar o desempenho. Mover dados para o Microsoft SQL Server ou para uma base de dados do Access (apenas Tabelas). Executar o Gestor de Tabelas Ligadas. Efectuar a gesto de suplementos do Access. Criar ou editar um mdulo do Visual Basic for Applications (VBA). 3. Clique no controlo que representa o comando. Em alternativa, se souber qual o teclado de atalho correspondente ao comando numa verso anterior do Access, introduza o atalho de teclado utilizando o teclado. -ouPrima e liberte a tecla ALT. As teclas de acesso so apresentadas. Prima uma ou mais teclas mostradas na sugesto de teclado associada ao comando pretendido. Separadores de comandos de contexto Alm dos separadores de comandos padro, o Office Access 2007 emprega um novo elemento de interface de utilizador no Office Professional 2007 denominado separador de comandos de contexto. Dependendo do contexto (ou seja, do objecto com o qual estiver a trabalhar e dos procedimentos que estiver a efectuar), possvel que seja apresentado um ou mais comandos de contexto junto aos separadores de comandos padro.

Activar um separador de comandos de contexto Clique no separador de comandos de contexto. -ou1. Prima e liberte a tecla ALT. As teclas de acesso so apresentadas. 2. Prima uma ou mais teclas mostradas na tecla de acesso apresentada mais prximo ou no separador de comandos de contexto. Os separadores de comandos de contexto contm comandos e funcionalidades necessrios para trabalhar num contexto especfico. Por exemplo, ao abrir uma tabela na vista de Estrutura, os separadores de contexto contm comandos que apenas se aplicam quando est a trabalhar com uma tabela nessa vista. Outro exemplo verifica-se ao abrir uma tabela na vista de Estrutura, sendo apresentado um separador de comandos de contexto denominado Estrutura junto ao separador Ferramentas Avanadas . Ao clicar no separador Estrutura, o Friso mostra os comandos disponveis apenas quando o objecto se encontra na vista de Estrutura. Galerias
Pag. 10 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Outra inovao includa na nova interface de utilizador do Office Access 2007 trata-se de um novo controlo denominado galeria. O controlo de galeria foi concebido para funcionar com o Friso e para que o utilizador concentre a ateno na obteno dos resultados pretendidos. Em vez de se limitar a mostrar os comandos, o controlo de galeria mostra o resultado da utilizao desses comandos. A ideia consiste em proporcionar um mtodo visual de procurar e ver o que o Office Access 2007 pode efectuar, concentrando-se nos resultados em vez de se concentrar unicamente nos comandos propriamente ditos.

As galerias apresentam vrias formas e tamanhos. Existe um esquema de grelha, uma representao pendente semelhante a um menu, e at um esquema incorporado no Friso que coloca o contedo da prpria galeria dentro do Friso. Ocultar o Friso Por vezes, poder ser necessrio um pouco mais de espao para dedicar rea de trabalho. Por esse motivo, possvel fechar o Friso, de modo a que apenas seja mantida a barra com os separadores de comandos. Para fechar o Friso, faa duplo clique no separador de comandos activo. Para voltar a abrir o separador de comandos activo, faa novamente duplo clique no mesmo. Ocultar e restaurar o Friso 1. Faa duplo clique no separador de comandos activo (o separador activo o separador realado).

2. Faa duplo clique novamente no separador de comandos activo para restaurar o Friso. Barra de Ferramentas de Acesso Rpido A Barra de Ferramentas de Acesso Rpido , por predefinio, uma pequena rea adjacente ao Friso que permite o acesso com um s clique aos comandos. O conjunto predefinido de comandos baseia-se nos comandos de que o utilizador depende com mais frequncia, como, por exemplo, Guardar, Anular e Refazer. No entanto, possvel personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso
Pag. 11 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Rpido para incluir os comandos utilizados com mais frequncia. Tambm possvel modificar o posicionamento da barra de ferramentas e alter-la do tamanho pequeno predefinido para um tamanho maior. A pequena barra de ferramentas apresentada junto aos separadores de comandos no Friso. Ao mudar para um tamanho maior, a barra de ferramentas apresentada abaixo do Friso e expande-se em termos da respectiva largura total.

Personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rpido 1. Clique na seta pendente mais direita na barra de ferramentas. 2. Clique em Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido e clique em Mais Comandos. 3. Na caixa de dilogo Opes do Access, seleccione o comando ou comandos que pretende adicionar e clique em Adicionar. 4. Para remover um comando, realce o mesmo na lista direita e, em seguida, clique em Remover. Em alternativa, faa duplo clique no comando na lista. 5. Clique em OK quando tiver concludo.

Painel de Navegao
Ao abrir uma base de dados ou ao criar uma nova base de dados, os nomes dos objectos de base de dados so apresentados no Painel de Navegao. Os objectos de base de dados incluem tabelas, formulrios, relatrios, pginas, macros e mdulos. O Painel de Navegao substitui a Janela de base de dados utilizada em verses anteriores do Access: se tiver utilizado a Janela de base de dados para executar uma tarefa numa verso anterior, agora possvel efectuar essa tarefa utilizando o Painel de Navegao no Office Access 2007. Por exemplo, se pretender adicionar uma linha a uma tabela na Vista de folha de dados, abra a tabela a partir do Painel de Navegao.

Para abrir um objecto de base de dados ou aplicar um comando a um objecto de base de dados, clique com o boto direito do rato no objecto e seleccione um item de menu no menu de contexto. Os comandos no menu de contexto variam de acordo com o tipo de objecto. Abrir um objecto de base de dados, como, por exemplo, uma tabela, um formulrio ou um relatrio No Painel de Navegao, faa duplo clique no objecto.
Pag. 12 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador -ouNo Painel de Navegao, seleccione o objecto e, em seguida, prima ENTER. -ou1. No Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato num objecto. 2. No menu de contexto, clique num item de menu.

J. Ferreira

Tenha em ateno que possvel definir uma opo para abrir objectos com um nico clique na caixa de dilogo Opes de Navegao. O Painel de Navegao divide os objectos da base de dados em categorias e estas categorias contm grupos. Algumas categorias esto predefinidas, mas tambm possvel criar grupos personalizados. Por predefinio, o Painel de Navegao aparece quando abre uma base de dados no Office Access 2007, incluindo bases de dados criadas em verses anteriores do Access. Pode impedir que o Painel de Navegao seja apresentado por predefinio definindo uma opo de programa. Os seguintes conjuntos de passos explicam a forma como executar cada aco. Mostrar ou ocultar o Painel de Navegao Clique no boto no canto superior direito do Painel de Navegao ou prima F11.

Impedir que o Painel de Navegao seja apresentado por predefinio 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Opes do Access.

apresentada a caixa de dilogo Opes do Access. 2. No painel esquerdo, clique em Base de Dados Actual. 3. Em Navegao, desmarque a caixa de verificao Mostrar Painel de Navegao e clique em OK.

Documentos com separadores

Ao iniciar o Office Access 2007 possvel apresentar os objectos de base de dados nos documentos com separadores, em vez de serem utilizadas as janelas sobrepostas. Para uma utilizao diria interactiva, recomendada a interface de documentos com separadores. possvel activar ou desactivar documentos com separadores definindo as Opes do Access (consulte Mostrar ou ocultar separadores de documentos, mais frente neste artigo). No entanto, se alterar as definies do documento com separadores, necessrio fechar e voltar a abrir a base de dados para que as novas definies sejam aplicadas.

Pag. 13 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Mostrar ou ocultar separadores de documentos

1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Opes do Access.

apresentada a caixa de dilogo Opes do Access. 2. No painel esquerdo, clique em Base de Dados Actual. 3. Na seco Opes da Aplicao, em Opes da Janela de Documentos, seleccione Documentos com Separadores. 4. Seleccione ou desmarque a caixa de verificao Apresentar Separadores do Documento. Ao desmarcar a caixa de verificao desactiva os separadores de documentos. 5. Clique em OK. NOTAS A definio Apresentar Separadores do Documento trata-se de uma definio aplicada por base de dados. necessrio definir esta opo de forma independente relativamente a cada base de dados. Aps alterar a definio Apresentar Separadores do Documento, necessrio fechar e voltar a abrir a base de dados para que as alteraes sejam aplicadas. As novas bases de dados criadas utilizando o Office Access 2007 apresentam separadores de documentos, por predefinio. As bases de dados criadas utilizando uma verso anterior do Access utilizam janelas sobrepostas, por predefinio.

Barra de estado
Tal como acontece em verses anteriores do Access, no Office Access 2007, possvel apresentar uma barra de estado na parte inferior da janela. Este elemento de interface de utilizador padro continua a ser o local a procurar para obter mensagens de estado, sugestes de propriedades, indicadores de progresso, etc. Com o Office Access 2007, a barra de estado tambm inclui duas funes padro visualizadas na barra de estado de outros programas do Office Professional 2007: comutao Ver/Janela e Zoom. possvel comutar rapidamente a janela activa entre uma das vistas disponveis utilizando os controlos disponveis na barra de estado. Se estiver a visualizar um objecto que suporte zoom varivel, pode ajustar o nvel do zoom de ampliao ou reduo, utilizando o controlo de deslize na barra de estado. possvel activar ou desactivar a barra de estado na caixa de dilogo Opes do Access. Mostrar ou ocultar a barra de estado 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Opes do Access.

apresentada a caixa de dilogo Opes do Access. 2. No painel esquerdo, clique em Base de Dados Actual.

Pag. 14 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

3. Em Opes da Aplicao, seleccione ou desmarque a caixa de verificao Mostrar Barra de Estado. Ao desmarcar a caixa de verificao desactiva a apresentao da barra de estado. 4. Clique em OK.

Minibarra de ferramentas
Uma das operaes mais comuns efectuadas em qualquer aplicao do Office Professional 2007 consiste na formatao de texto. Nas verses anteriores do Access, a formatao de texto exigia frequentemente a utilizao de um menu ou a apresentao da barra de ferramentas Formatao. Utilizando o Office Access 2007, poder formatar o texto mais facilmente utilizando a minibarra de ferramentas. Ao seleccionar o texto para formatao, a minibarra de ferramentas apresentada automaticamente sobre o texto seleccionado. Se mover o ponteiro do rato para mais prximo da minibarra de ferramentas, esta comear a ficar gradualmente mais visvel, sendo possvel utiliz-la para aplicar negrito, itlico, o tamanho do tipo de letra, a cor, etc. Ao afastar o ponteiro da minibarra de ferramentas, esta desvanece. Se no pretender utilizar a minibarra de ferramentas para aplicar a formatao de texto a uma seleco, basta afastar o ponteiro alguns pixels e a minibarra de ferramentas deixa de ser apresentada.

Formatar texto utilizando a minibarra de ferramentas 1. Seleccione o texto a formatar. A minibarra de ferramentas aparece de forma transparente acima do texto. 2. Aplique a formatao utilizando a minibarra de ferramentas.

Obter Ajuda
Quando tiver uma questo, obtenha ajuda premindo a tecla F1 ou clicando no cone de ponto de interrogao no lado direito do Friso.

O novo formato de ficheiro (.accdb)

O Office Access 2007 utiliza um novo formato de ficheiro que suporta diversos melhoramentos. Quando criar uma nova base de dados no Access 2007, esta ir utilizar, por predefinio, o novo formato de ficheiro e ter a extenso .accdb. Deve utilizar o novo formato de ficheiro sempre que possvel uma vez que este suporta novas funcionalidades, como campos e anexos de valor mltiplo. No entanto, o novo formato de ficheiro no pode ser aberto nem ligado a verses anteriores do Access e no suporta replicao nem segurana de nvel do utilizador. Se necessitar de utilizar a base de dados com verses anteriores
Pag. 15 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

do Access ou necessitar de utilizar replicao ou segurana de nvel do utilizador, ter de utilizar um formato de ficheiro de uma verso anterior. As novas funcionalidades suportadas no formato de ficheiro .accdb incluem: Campos de valor mltiplo Suponha que necessita de atribuir uma tarefa a um dos seus empregados, mas chega concluso de que necessita de a atribuir a mais que uma pessoa. No Office Access 2007 pode criar um campo de valor mltiplo no qual consiga seleccionar nomes de empregados ou introduzi-los numa caixa. Quando clicar na caixa, as caixas de verificao seleccionadas indicam as suas escolhas. Os empregados seleccionados so armazenados no campo de valor mltiplo e so separados por vrgulas (por predefinio) ao serem apresentados. A ideia associada aos campos de valor mltiplo facilitar a seleco e armazenamento de mais do que uma opo, sem ter de criar uma estrutura de base de dados mais avanada. Os campos de valor mltiplo tambm so importantes para integrao com o Windows SharePoint Services 3.0, porque as listas do SharePoint tambm suportam campos de valor mltiplo. IMPORTANTE Os campos de valor mltiplo so apenas suportados utilizando o novo formato de ficheiro .accdb. Tipo de dados Anexo O novo tipo de dados Anexo permite-lhe armazenar facilmente todos os tipos de documentos e ficheiros binrios na base de dados sem implicar um aumento excessivo do tamanho fsico da base de dados. Os anexos so comprimidos automaticamente quando apropriado para maximizar a utilizao do espao. possvel anexar um documento do Microsoft Office Word 2007 a um registo ou guardar uma srie de imagens digitais. Poder inclusive anexar vrios itens a um nico registo. IMPORTANTE O tipo de dados anexo apenas suportado utilizando o novo formato de ficheiro .accdb. Integrao melhorada com o Windows SharePoint Services e o Microsoft Office Outlook 2007 Anteriormente, os ficheiros do Access no formato .mdb eram bloqueados pelo Windows SharePoint Services ou pelo Outlook devido ao facto de o cdigo no seguro poder ser includo numa base de dados do Access. O Office Access 2007 permite que o cdigo seja verificado como sendo seguro ou seja desactivado. Isto possibilita uma integrao mais completa das bases de dados do Access com o Windows SharePoint Services ou o Outlook. IMPORTANTE Esta capacidade de integrao melhorada das bases de dados do Access com o Windows SharePoint Services ou o Outlook s suportada utilizando o novo formato de ficheiro .accdb. Utilizar offline uma lista do SharePoint com o Access Pode utilizar offline as listas do SharePoint com um s clique utilizando o Office Access 2007. Trabalhe nos dados no Access e, em seguida, sincronize as alteraes ou restabelea posteriormente a ligao ao site do SharePoint.
Pag. 16 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

IMPORTANTE A capacidade de utilizar offline uma lista do SharePoint com o Access s suportada utilizando o novo formato de ficheiro .accdb. Controlo do histrico de campos memo Os campos memo so teis para armazenar grandes quantidades de informaes. No Office Access 2007, pode definir uma propriedade (AnexarApenas) que force o Access a reter um histrico de todas as alteraes efectuadas a um campo Memo. Poder depois ver um histrico dessas alteraes. Esta funcionalidade tambm suporta a funcionalidade de controlo de verses no Windows SharePoint Services 3.0 para que possa utilizar o Access para controlar alteraes em vrias linhas de um campo de texto armazenado numa lista do SharePoint (desde que o campo tenha a opo Acrescentar Alteraes ao Texto Existente definida como Sim). IMPORTANTE O controlo do histrico de campos Memo s suportado utilizando o novo formato de ficheiro .accdb. Encriptao melhorada Poder optar por definir uma palavra-passe da base de dados e encriptar o contedo da mesma. Quando o fizer atravs do Office Access 2007 e de um ficheiro que utilize o novo formato de ficheiro, o Access utiliza o API do Windows Crypto para encriptar os dados. IMPORTANTE A encriptao melhorada s suportada utilizando o novo formato de ficheiro .accdb. O formato de ficheiro da verso anterior (.mdb) As verses do Access anteriores ao Office Access 2007 suportam formatos de ficheiro que utilizem a extenso .mdb. No Office Access 2007 pode continuar a abrir ficheiros .mdb. Se o ficheiro estiver armazenado no formato de ficheiro do Access 2002-2003 ou Access 2000, poder abri-lo e utiliz-lo no Office Access 2007 como faria normalmente. No entanto, no possvel tirar partido das novas funcionalidades que requerem o formato de ficheiro .accdb. Se o ficheiro estiver armazenado no formato de ficheiro do Access 95 ou Access 97, quando o abrir pela primeira vez no Office Access 2007, o Access prope actualizar a base de dados para o formato de ficheiro actualmente especificado como formato de ficheiro predefinido (geralmente o formato de ficheiro .accdb, a menos que o utilizador ou um administrador tenha alterado a definio). Se no pretender utilizar a base de dados com verses do Access anteriores ao Access 2007, no for partilh-la com outros utilizadores que utilizem verses do Access anteriores ao Access 2007 e no utilizar replicao nem segurana de nvel do utilizador, deve actualizar ficheiro da base de dados para o novo formato .accdb. depois de actualizar a base de dados para o novo formato de ficheiro .accdb, no poder abri-la utilizando uma verso do Access anterior ao Access 2007. Se o ficheiro estiver armazenado no formato do Access 95 ou Access 97 e optar por no o actualizar para o formato .accdb, no poder efectuar alteraes estrutura. Poder ver objectos e efectuar alteraes aos dados no Office Access 2007, mas no poder efectuar alteraes estrutura. Converter para o novo formato de ficheiro Para converter explicitamente uma base de dados do Access para o novo formato de ficheiro .accdb, primeiro tem de abrir a base de dados e, em seguida, guard-la no formato de ficheiro .accdb. O seguinte procedimento destina-se apenas a ficheiros criados no Access 97, Access 2000,
Pag. 17 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Access 2002 ou Access 2003. Para obter informaes sobre a importao e converso de ficheiros de base de dados do Access 2.0 ou Access 95, consulte as hiperligaes na seco Consulte tambm. Primeiro, abra a base de dados: 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados que pretende converter. Agora, converta a base de dados: 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, aponte para Guardar Como.

2. Em Guardar a base de dados noutro formato, clique em Base de Dados do Access 2007. 3. Na caixa de dilogo Guardar Como, na caixa Nome de ficheiro, introduza um nome de ficheiro ou utilize o nome de ficheiro fornecido. 4. Clique em Guardar. criada uma cpia da base de dados no formato de ficheiro .accdb.

Exportar para PDF e XPS

Agora pode exportar dados para um formato de ficheiro PDF (Portable Document Format) ou XPS (XML Paper Specification) para impresso, publicao e distribuio de correio electrnico, desde que instale primeiro o suplemento Publicar Como PDF ou XPS. A exportao de um formulrio, relatrio ou folha de dados para um ficheiro .pdf ou .xps permite-lhe capturar informaes de uma forma de distribuio fcil que mantm todas as caractersticas de formatao, mas no requer que as outras pessoas tenham o Access instalado nos computadores para conseguirem imprimir ou rever os dados. PDF (Portable Document Format) Um PDF um formato de ficheiro electrnico de esquema fixo que preserva a formatao do documento e permite a partilha de ficheiros. O formato PDF assegura que o ficheiro mantm exactamente o formato pretendido quando visualizado online ou impresso e que, os dados nele contidos no podem ser facilmente copiados ou alterados. O formato PDF tambm muito til para documentos que sero reproduzidos utilizando mtodos de impresso comercial. XPS (XML Paper Specification) XPS um formato de ficheiro electrnico que preserva a formatao do documento e permite a partilha de ficheiros. O formato XPS assegura que o ficheiro mantm exactamente o formato pretendido quando visualizado online ou impresso e que, os dados nele contidos no podem ser facilmente copiados ou alterados.

S possvel exportar dados para um formato de ficheiro .pdf ou .xps a partir do Office Access 2007 depois da instalao do suplemento. Para mais informaes, consulte Activar suporte para outros formatos de ficheiro, tais como PDF e XPS.

Pag. 18 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Princpios bsicos da estrutura de bases de dados

Uma base de dados concebida correctamente fornece-lhe acesso a informaes actualizadas e precisas. Uma vez que essencial uma estrutura correcta para atingir os seus objectivos de trabalho com uma base de dados, essencial investir algum tempo para aprender os princpios de concepo de uma estrutura adequada. No final, ter uma base de dados que satisfaz as suas necessidades e que acomoda facilmente alteraes. Este artigo fornece directrizes para planeamento de uma base de dados. Obter informaes sobre como decidir quais as informaes de que necessita, como dividir essas informaes nas tabelas e colunas apropriadas, bem como essas tabelas se relacionam entre si. Dever ler este artigo antes de criar a sua primeira base de dados. Alguns termos de base de dados que dever conhecer O Microsoft Office Access 2007 organiza as informaes em tabelas: listas de linhas e colunas provenientes de um bloco de notas ou uma folha de clculo do Microsoft Office Excel 2007 de um utilizador. Numa base de dados simples, poder ter apenas uma tabela. Na maioria das tabelas necessria mais do que uma. Por exemplo, poder ter uma tabela que armazena informaes sobre produtos, outra tabela que armazena informaes sobre encomendas e uma outra com informaes sobre os clientes.

Cada linha designada tambm por registo e cada coluna tambm designada por campo. Um registo consiste numa forma til e consistente de combinar informaes sobre um determinado tema. Um campo consiste num item de informaes individual: um tipo de item que aparece em todos os registos. Na tabela Produtos, por exemplo, cada linha ou registo teria informaes sobre um produto. Cada coluna ou campo tem um tipo de informaes sobre esse produto como, por exemplo, o nome ou o preo. O que uma estrutura de base de dados adequada? Existem determinados princpios que orientam o processo de estruturao da base de dados. O primeiro princpio dita que as informaes duplicadas (tambm denominadas por dados redundantes) so um aspecto negativo, porque ocupam espao e aumentam a probabilidade de erros e inconsistncias. O segundo princpio diz que a exactido e a integralidade dos dados so importantes. Se a base de dados incluir informaes incorrectas, todos os relatrios que utilizem as
Pag. 19 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

informaes da base de dados tambm incluiro informaes incorrectas. Deste modo, todas as decises tomadas com base nesses relatrios sero erradas. Assim, uma estrutura de base de dados adequada aquela que: Divide as informaes em tabelas com base em assuntos, de forma a reduzir a quantidade de dados redundantes. Fornece ao Access as informaes de que necessita para agregar as informaes em tabelas conjuntas de acordo com o necessrio. Ajuda a suportar e a garantir a exactido e integridade das informaes. Acomoda as necessidades de processamento de dados e de gerao de relatrios.

O processo de estruturao O processo de estruturao consiste nos seguintes passos: Determinar o objectivo da base de dados Este passo ajuda-o a preparar-se para os seguintes. Localizar e organizar as informaes necessrias Recolher todos os tipos de informaes que pretende registar na base de dados, como, por exemplo, o nome do produto e o nmero da encomenda. Dividir as informaes em tabelas Dividir os itens de informaes em entidades ou assuntos mais abrangentes, como, por exemplo, Produtos ou Encomendas. Assim, cada assunto transforma-se numa tabela. Transformar os itens de informaes em colunas Decidir quais as informaes que pretende armazenar em cada tabela. Cada item transforma-se num campo e apresentado como uma coluna na tabela. Por exemplo, uma tabela Empregados poder incluir campos, como, por exemplo, Apelido e Data de Admisso. Especificar chaves primrias Escolher a chave primria de cada tabela. A chave primria uma coluna que utilizada para identificar exclusivamente cada linha. Um exemplo poder ser o Cdigo do Produto ou o Cdigo da Encomenda. Configurar as relaes entre tabelas Observar cada tabela e decidir de que forma os dados de uma tabela se relacionam com os dados de outras tabelas. Adicionar campos a tabelas ou criar novas tabelas para clarificar as relaes, se necessrio. Optimizar a estrutura Analisar a existncia de erros na estrutura. Criar as tabelas e adicionar alguns registos de dados de exemplo. Verificar se obtm os resultados pretendidos das tabelas. Efectuar ajustes na estrutura, se necessrio.
Pag. 20 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador Aplicar as regras de normalizao

J. Ferreira

Aplicar as regras de normalizao de dados para verificar se as tabelas esto estruturadas correctamente. Efectuar ajustes nas tabelas, se necessrio.

Determinar o objectivo da base de dados aconselhvel anotar num papel o objectivo da base de dados o objectivo, como espera utiliz-la e quem a ir utilizar. Por exemplo, numa base de dados reduzida de um negcio domstico, poder escrever algo como "A base de dados de clientes mantm uma lista de informaes sobre os clientes para gerao de correio e relatrios." Se a base de dados for mais complexa ou se for utilizada por vrias pessoas, como acontece normalmente numa empresa, o objectivo poder ocupar um pargrafo ou mais e deve incluir quando e como cada pessoa utilizar a base de dados. A ideia criar uma instruo bem delineada sobre a misso, que possa ser consultada durante o processo de estruturao. Este tipo de instruo ajuda-o a centrar-se nos objectivos quando toma decises. Localizar e organizar as informaes necessrias Para localizar e organizar as informaes necessrias, comece com as informaes existentes. Por exemplo, pode registar ordens de compra num razo ou manter as informaes do cliente em formulrios em papel num arquivo de ficheiros. Recolha esses documentos e liste cada tipo de informaes mostrado (por exemplo, cada caixa que preenche num formulrio). Se no tiver formulrios existentes, imagine que os tem para estruturar um formulrio para registar as informaes do cliente. Que informaes incluiria no formulrio? Que caixas de preenchimento criaria? Identifique e liste cada um destes itens. Por exemplo, supondo que mantm actualmente a lista de clientes em cartes de ndice. A anlise destes cartes pode mostrar que cada carto contm um nome de cliente, morada, localidade, distrito, cdigo postal e nmero de telefone. Cada um destes itens representa uma coluna potencial numa tabela. Quando preparar esta lista, no se preocupe em faz-la perfeita primeira. Em vez disso, liste cada item que lhe vier ideia. Se a base de dados se destinar a mais utilizadores, solicite-lhes tambm as suas ideias. Pode optimizar a lista mais tarde. Em seguida, considere os tipos de relatrios ou correio que poder pretender criar a partir da base de dados. Por exemplo, pode pretender um relatrio de vendas de um produto para mostrar as vendas por regio ou o resumo de um inventrio que mostre os nveis do inventrio do produto. Tambm poder pretender criar cartas de formulrio para enviar aos clientes anunciando um acontecimento de vendas ou a oferta de um prmio. Crie a estrutura do relatrio mentalmente e imagine qual o aspecto que ter. Que informaes incluiria no relatrio? Liste todos os itens. Faa o mesmo para a carta de formulrio e para todos os relatrios que prev criar.

Pag. 21 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Os relatrios e correio que pode pretender criar ajudam-no a identificar itens de que ir necessitar na base de dados. Por exemplo, supondo que concede aos cliente a opo de receberem (ou no receberem) actualizaes peridicas por correio electrnico e que pretende imprimir uma lista dos clientes que optaram por receber. Para registar essas informaes, adiciona uma coluna Enviar correio electrnico tabela de clientes. Para cada cliente, pode definir o campo para Sim ou No. O requisito de envio de mensagens de correio electrnico para clientes sugere outro item para registo. Depois de saber que um cliente pretende receber mensagens de correio electrnico, tambm tem de saber o respectivo endereo de correio electrnico para o qual as enviar. Por esse motivo, tem de registar um endereo de correio electrnico para cada cliente. aconselhvel construir um prottipo de cada relatrio ou lista de resultados e considerar quais os itens que necessitar para criar o relatrio. Por exemplo, quando examina uma carta de formulrio, podero ocorre-lhe determinadas hipteses. Se pretender incluir um saudao adequada por exemplo, a cadeia "Sr.", "Sra." ou "Dr." que inicia uma saudao, ter de criar um item de saudao. Tambm poder iniciar uma carta por Exm. Sr. Martins, em vez de Exm. Sr. Paulo Martins. Isto indica que pretende armazenar o apelido em separado do nome prprio. Um ponto chave a lembrar que deve dividir cada parte das informaes em elementos teis mais pequenos. No caso de um nome, para disponibilizar prontamente o apelido, divide-o em dois elementos Nome Prprio e Apelido. Para ordenar por apelido, por exemplo, deve armazenar o apelido do cliente em separado. De forma geral, se pretender ordenar, procurar, calcular ou criar um relatrio com base num item de informaes, deve colocar esse item no seu prprio campo. Pense nas questes a que pretende que a base de dados responda. Por exemplo, quantas vendas do seu produto fechou no ms anterior? Onde vivem os seus melhores clientes? Qual o fornecedor do produto com mais procura? A antecipao destas questes ajuda-o a identificar os itens adicionais a registar. Depois de recolher estas informaes, est pronto para o passo seguinte. Dividir as informaes em tabelas Para dividir as informaes em tabelas, escolha as entidades ou assuntos mais importantes. Por exemplo, depois de localizar e organizar as informaes de uma base de dados de vendas de um produto, a lista preliminar poder ter o seguinte aspecto:

Pag. 22 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

As entidades mais importantes aqui mostradas so os produtos, os fornecedores, os clientes e as encomendas. Como tal, aconselhvel comear com estas quatro tabelas: uma para os factos sobre os produtos, uma para os factos sobre os fornecedores, uma para os factos sobre os clientes e uma para os factos sobre as encomendas. Embora a lista no fique completa, um bom ponto de partida. Pode continuar a optimizar esta lista at obter uma estrutura que funcione correctamente. Quando examina pela primeira vez a lista preliminar de itens, poder ficar tentado em coloc-las numa nica tabela, em vez das quatro mostradas na ilustrao anterior. Ir descobrir por que motivo no uma boa ideia. Considere por alguns momentos a tabela aqui mostrada:

Neste caso, cada linha contm informaes sobre o produto e o respectivo fornecedor. Uma vez que pode ter vrios produtos do mesmo fornecedor, as informaes do nome e da morada do fornecedor tm de ser repetidas vrias vezes. Desta forma, ocupa demasiado espao em disco. O registo das informaes do fornecedor apenas uma vez numa coluna em separado e, em seguida, a respectiva associao tabela Produtos, uma soluo mais eficaz. Um segundo problema desta estrutura ocorre quando necessrio modificar informaes sobre o fornecedor. Por exemplo, supondo que necessita de alterar a morada de um fornecedor. Uma vez que aparece em vrios locais, poder alterar a morada num local, mas esquecer-se, acidentalmente, de alter-la noutros. O registo da morada do fornecedor num nico local resolve o problema. Quando estrutura a base de dados, tente sempre registar cada facto apenas uma vez. Se detectar que est a repetir as mesma informaes em mais de um local, como, por exemplo, a morada de um determinado fornecedor, coloque essas informaes numa tabela em separado. Por fim, suponha que existe apenas um produto fornecido pela Adega Coho e pretende eliminar o produto, mas manter as informaes sobre o nome e a morada do fornecedor. De que forma elimina o registo do produto sem perder tambm as informaes do fornecedor? No possvel. Uma vez que cada registo inclui factos sobre o produto, bem como factos sobre um fornecedor, no possvel eliminar um sem eliminar o outro. Para manter estes factos em separado, tem de dividir a tabela em duas: uma tabela para as informaes sobre o produto e outra para as informaes sobre o fornecedor. A eliminao do registo de um produto deve eliminar apenas os factos referentes ao produto e no os factos sobre o fornecedor. Depois de escolher o assunto que representado por uma tabela, as respectivas colunas devem armazenar factos apenas sobre o assunto. Por exemplo, a tabela de produtos deve armazenar factos apenas sobre produtos. Uma vez que a morada do fornecedor um facto sobre o fornecedor e no um facto sobre o produto, pertence tabela de fornecedores. Transformar os itens de informaes em colunas Para determinar as colunas de uma tabela, decida quais as informaes que necessita registar sobre o assunto registado na tabela. Por exemplo, para a tabela Clientes, o Nome, Morada, Cdigo postal, Enviar mensagem de correio electrnico, Saudao e Endereo de correio electrnico formam uma lista inicial de colunas adequada. Cada registo na tabela contm o mesmo conjunto de colunas, pelo que pode armazenar as informaes sobre o Nome, Morada,
Pag. 23 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Cdigo postal, Enviar mensagem de correio electrnico, Saudao e Endereo de correio electrnico de cada registo. Por exemplo, a coluna de endereos contm as moradas dos clientes. Cada registo inclui dados sobre um cliente e o campo da morada contm a morada desse cliente. Depois de determinar o conjunto inicial de colunas para cada tabela, pode optimiz-las. Por exemplo, aconselhvel armazenar o nome do cliente em duas colunas separadas: nome prprio e apelido, para poder ordenar, procurar e indexar nessas colunas. Da mesma forma, a morada composta por cinco componentes individuais, morada, localidade, distrito, cdigo postal e pas/regio, sendo tambm aconselhvel armazen-los em colunas em separado. Se pretender efectuar uma operao de procura, filtro ou ordenao por distrito, por exemplo, necessita das informaes sobre o distrito armazenadas numa coluna em separado. Tambm deve ter em considerao se a base de dados incluir informaes apenas de origem nacional ou tambm internacional. Por exemplo, se pretender armazenar moradas internacionais, aconselhvel criar uma coluna Regio em vez de Distrito, porque esta coluna pode acomodar distritos nacionais e regies de outros pases/regies. Da mesma forma, Cdigo Postal mais indicado do que Cdigo Zip (E.U.A.) se armazenar moradas internacionais. A lista seguinte mostra algumas sugestes para determinao das colunas a utilizar. No incluir dados calculados Na maioria dos casos, no deve armazenar o resultado de clculos em tabelas. Em vez disso, o Access pode efectuar os clculos quando pretender ver o resultado. Por exemplo, supondo que existe um relatrio Produtos Da Encomenda que apresenta o subtotal de unidades na encomenda para cada categoria de produtos na base de dados. No entanto, no existe uma coluna de subtotal Unidades Da Encomenda em qualquer tabela. Em vez disso, a tabela Produtos inclui uma coluna Unidades Da Encomenda que armazena as unidades da encomenda por cada produto. Utilizando esses dados, o Access calcula o subtotal sempre que imprime o relatrio. O prprio subtotal no deve ser armazenado numa tabela. Armazenar informaes nos respectivos elementos lgicos mais pequenos. Poder preferir utilizar um nico campo para nomes completos ou para nomes de produtos em conjunto com as respectivas descries. Se combinar mais de um tipo de informaes num campo, difcil obter os factos individuais posteriormente. Experimente dividir as informaes em elementos lgicos; por exemplo, crie campos em separado para o nome prprio e apelido ou para o nome do produto, categoria e descrio.

Pag. 24 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Depois de optimizar as colunas de dados de cada tabela, est pronto para escolher a chave primria para cada tabela. Especificar chaves primrias Cada tabela deve incluir uma coluna ou conjunto de colunas que identifiquem em exclusivo cada linha armazenada na tabela. Normalmente, trata-se de um nmero de identificao exclusivo, como, por exemplo o nmero do cdigo de um empregado ou um nmero de srie. Na terminologia de bases de dados, estas informaes so designadas por chave primria da tabela. O Access utiliza campos de chave primria para associar rapidamente dados de vrias tabelas e apresent-los em conjunto. Se j tiver um identificador exclusivo para uma tabela, como, por exemplo, um nmero de produto que identifique exclusivamente cada produto no catlogo, pode utilizar esse identificador como chave primria da tabela mas s se os valores nessa coluna forem sempre diferentes para cada registo. No possvel ter valores em duplicado numa chave primria. Por exemplo, no utilize nomes de pessoas como chave primria, porque os nomes no so exclusivos. Podem existir duas pessoas com o mesmo nome na mesma tabela. Uma chave primria tem de ter sempre um valor. Se, a determinado momento, o valor de uma coluna vier a deixar de estar atribudo ou se tornar desconhecido (um valor em falta), no pode ser utilizado como um componente numa chave primria. Deve escolher sempre uma chave primria em que o valor no alterado. Numa base de dados que utiliza mais de uma tabela, pode ser utilizada a chave primria de uma tabela como referncia noutras tabelas. Se a chave primria for alterada, a alterao tem de ser aplicada tambm em todos os locais em que esta referenciada. A utilizao de uma chave primria que no sofre alteraes reduz as hipteses de esta vir a deixar de estar sincronizada com outras tabelas em que referenciada. Normalmente, utilizado um nmero exclusivo arbitrrio como a chave primria. Por exemplo, pode atribuir um nmero de encomenda exclusivo a cada encomenda. O nico objectivo do nmero de encomenda identificar uma encomenda. Depois de atribudo, nunca alterado. Se no lhe ocorrer nenhuma coluna ou conjunto de colunas que possam constituir uma chave primria adequada, considere utilizar uma coluna que tenha um tipo de dados Numerao Automtica. Quando utiliza o tipo de dados Numerao Automtica, o Access atribui automaticamente um valor. Este tipo de identificador no inclui factos; no contm informaes factuais que descrevam a linha que representa. Os identificadores sem factos so indicados como chave primria, uma vez que no so alterados. Uma chave primria que inclua factos sobre uma linha um nmero de telefone ou o nome de um cliente, por exemplo tem mais probabilidades de ser alterada, porque as prprias informaes factuais podem ser alteradas.

Normalmente, uma coluna definida com o tipo de dados Numerao Automtica constitui uma chave primria adequada. No existem dois cdigos de produto iguais.
Pag. 25 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Em determinados casos, poder pretender utilizar dois ou mais campos que, em conjunto, forneam a chave primria de uma tabela. Por exemplo, uma tabela Detalhes da Encomenda que armazene itens de linha para encomendas, utilizaria duas colunas na respectiva chave primria: Cdigo da Encomenda e Cdigo do Produto. Quando uma chave primria emprega mais de uma coluna, tambm designada por chave composta. Para a base de dados de vendas de produtos, pode criar uma coluna Numerao Automtica para cada uma das tabelas, que servir de chave primria: CdigoDoProduto para a tabela Produtos, CdigoDaEncomenda para a tabela Encomendas, CdigoDoCliente para a tabela Clientes e CdigoDoFornecedor para a tabela Fornecedores.

Criar as relaes entre tabelas Depois de dividir as informaes em tabelas, necessrio associ-las novamente de forma coerente. Por exemplo, o formulrio seguinte inclui informaes de vrias tabelas.

Pag. 26 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

As informaes neste formulrio derivam da tabela Clientes... ...tabela Empregados... ...tabela Encomendas... ...tabela Produtos... ...e da tabela Detalhes da Encomenda.

O Access um sistema de base de dados relacional. Numa base de dados relacional, as informaes so divididas em tabelas separadas baseadas em assuntos. Em seguida, as relaes entre as tabelas so utilizadas para associar as informaes conforme necessrio. Criar um relao um-para-muitos Considere este exemplo: as tabelas Fornecedores e Produtos na base de dados de encomendas de produtos. Um fornecedor pode fornecer vrios produtos. Portanto, para qualquer fornecedor representado na tabela Fornecedores, podem existir vrios produtos representados na tabela Produtos. A relao entre a tabela Fornecedores e a tabela Produtos , por conseguinte, uma relao um-para-muitos.

Pag. 27 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Para representar uma relao um-para-muitos na estrutura da base de dados, adicione a chave primria do lado "um" da relao como uma coluna ou colunas adicionais tabela no lado "muitos" da relao. Neste caso, por exemplo, adicione a coluna Cdigo do Fornecedor tabela Produtos. Em seguida, o Access pode utilizar o nmero do cdigo do fornecedor na tabela Produtos para localizar o fornecedor correcto de cada produto. A coluna Cdigo do Fornecedor na tabela Produtos designada por chave externa. Uma chave externa a chave primria de outra tabela. A coluna Cdigo do Fornecedor na tabela Produtos uma chave externa, porque tambm a chave primria na tabela Fornecedores.

O utilizador fornece a base para associar as tabelas relacionadas estabelecendo pares de chaves primrias e de chaves externas. Se no tiver a certeza de quais as tabelas que devem partilhar uma coluna comum, a identificao de uma relao um-para-muitos assegura que as duas tabelas envolvidas iro, efectivamente, necessitar de uma coluna partilhada. Criar uma relao muitos-para-muitos Considere a relao entre a tabela Produtos e a tabela Encomendas. Uma nica encomenda pode incluir mais de um produto. Por outro lado, um nico produto pode aparecer em vrias encomendas. Como tal, para cada registo na tabela Encomendas, podem existir vrios registos na tabela Produtos. E para cada registo na tabela Produtos, podem existir vrios registos na tabela Encomendas. Este tipo de relao designada por uma relao muitospara-muitos, porque para qualquer produto, podem existir vrias encomendas; e para qualquer encomenda, podem existir vrios produtos. Note que para detectar relaes muitos-para-muitos entre as tabelas, importante considerar ambos os lados da relao. Os assuntos das duas tabelas encomendas e produtos tm uma relao muitos-para-muitos. Isto representa um problema. Para compreender o problema, imagine o que aconteceria se tentasse criar a relao entre as duas tabelas adicionando o campo Cdigo do Produto tabela Encomendas. Para ter mais de um produto por encomenda, necessita de mais de um registo na tabela Encomendas por encomenda. Repetiria as informaes da encomenda em cada linha associada a uma nica encomenda resultando numa estrutura ineficaz que poderia gerar dados imprecisos. O mesmo problema ocorre se colocar o campo Cdigo da Encomenda na
Pag. 28 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

tabela Produtos teria mais de um registo na tabela Produtos para cada produto. Como resolver este problema? A resposta criar uma terceira tabela, normalmente designada por tabela de unio, que divide a relao muitos-para-muitos em duas relaes um-para-muitos. O utilizador introduz a chave primria de cada uma das duas tabelas na terceira tabela. Como resultado, a terceira tabela regista todas as ocorrncias ou instncias da relao.

Cada registo na tabela Detalhes da Encomenda representa um item de linha numa encomenda. A chave primria da tabela Detalhes da Encomenda composta por dois campos as chaves externas das tabelas Encomendas e Produtos. Se utilizar o campo Cdigo da Encomenda sozinho, este no funcionar como chave primria para esta tabela, porque uma encomenda pode ter vrios itens de linha. O Cdigo da Encomenda repete-se em todos os itens de linha numa encomenda, pelo que o campo no contm valores exclusivos. Se utilizar o campo Cdigo do Produto sozinho, este tambm no funciona, porque um produto pode aparecer em vrias encomendas diferentes. No entanto, utilizados em conjunto, os dois campos geram sempre um valor exclusivo para cada registo. Na base de dados de vendas de produtos, a tabela Encomendas e a tabela Produtos no esto directamente associadas uma outra. Esto indirectamente associadas atravs da tabela Detalhes da Encomenda. A relao muitos-para-muitos entre encomendas e produtos representada na base de dados utilizando duas relaes um-para-muitos: A tabela Encomendas e a tabela Detalhes da Encomenda tm uma relao um-paramuitos. Cada encomenda tem mais de um item de linha, mas cada item de linha est associado apenas a uma encomenda. A tabela Produtos e a tabela Detalhes da Encomenda tm uma relao um-para-muitos. Cada produto pode ter vrios itens de linha associados, mas cada item de linha est associado apenas a um produto.

A partir da tabela Detalhes da Encomenda, possvel determinar todos os produtos numa determinada encomenda. Tambm possvel determinar todas as encomendas de um determinado produto. Depois de incorporar a tabela Detalhes da Encomenda, a lista de tabelas e campos dever ter o seguinte aspecto:
Pag. 29 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Criar uma relao um-para-um Outro tipo de relao a relao um-para-um. Por exemplo, supondo que necessita de registar informaes adicionais sobre o produto, as quais necessita raramente ou se aplicam apenas a alguns produtos. Uma vez que no necessita dessas informaes frequentemente e porque o armazenamento das informaes na tabela Produtos resultaria em espaos vazios para todos os produtos aos quais no se aplicam, coloque-as numa tabela em separado. Tal como acontece com a tabela Produtos, o Cdigo do Produto utilizado como chave primria. A relao entre esta tabela adicional e a tabela Produtos uma relao um-para-um. Para cada registo na tabela Produtos, existe um nico registo com correspondncia na tabela adicional. Quando identifica uma relao deste tipo, ambas as tabelas tm de partilhar um campo comum. Quando detecta a necessidade de uma relao um-para-um na base de dados, considere se possvel colocar as informaes das duas tabelas juntas numa nica tabela. Se no pretender fazlo por qualquer motivo, talvez porque resultaria em muitos espaos vazios, a lista que se segue mostra como representar a relao na estrutura: Se as duas tabelas tiverem o mesmo assunto, poder configurar a relao utilizando a mesma chave primria em ambas. Se as duas tabelas tiverem assuntos diferentes com chaves primrias diferentes, escolha uma das tabelas (qualquer uma) e introduza a respectiva chave primria na outra tabela como chave externa.

Determinar as relaes entre tabelas ajuda a garantir que tem as colunas e tabelas adequadas. Quando existe uma relao um-para-um ou um-para-muitos, as tabelas envolvidas tm de partilhar uma coluna ou colunas comuns. Quando existe uma relao muitos-para-muitos, necessria uma terceira tabela para representar a relao. Optimizar a estrutura Depois de ter as tabelas, campos e relaes de que necessita, deve criar e preencher as tabelas com dados de exemplo e experimentar trabalhar com as informaes: criando consultas, adicionando novos registos, etc. Este mtodo ajuda a realar problemas potenciais por exemplo, poder ser necessrio adicionar uma coluna que se esqueceu de inserir durante a fase
Pag. 30 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

de estruturao ou poder ter uma tabela que necessrio dividir em duas tabelas para remover duplicados. Verifique se consegue utilizar a base de dados para obter as respostas que pretende. Faa rascunhos dos seus formulrios e relatrios e veja se apresentam os dados que esperava. Procure dados em duplicado desnecessrios e, se existirem, altere a estrutura para elimin-los. medida que experimenta a base de dados inicial, provavelmente descobrir pontos a melhorar. Seguem-se alguns elementos que dever verificar: Esqueceu-se de alguma coluna? Se for o caso, as informaes encontram-se nas tabelas existentes? Se se tratarem de informaes sobre outro assunto, poder ser necessrio criar outra tabela. Crie uma coluna para todos os itens de informaes que pretende registar. Se no for possvel obter as informaes a partir de outras colunas, provvel que necessite de uma nova coluna. Existem colunas desnecessrias passveis de serem calculadas a partir de campos existentes? Se um item de informaes for passvel de ser calculado a partir de outras colunas existentes por exemplo, um preo com desconto calculado a partir do preo de retalho melhor no efectuar qualquer outra aco e evitar criar uma nova coluna. Est a introduzir repetidamente informaes em duplicado numa das tabelas? Se for o caso, poder ser necessrio dividir a tabela em duas tabelas com uma relao um-para-muitos. Existem tabelas com vrios campos, um nmero limitado de registos e vrios campos vazios em registos individuais? Se for o caso, experimente criar uma nova estrutura da tabela para que contenha menos campos e mais registos. Todos os itens de informaes foram divididos em elementos teis mais pequenos? Se for necessrio criar um relatrio, ordenar, procurar ou efectuar clculos com base num item de informaes, coloque-os numa coluna individual. Todas as colunas contm factos sobre o assunto da tabela? Se uma coluna no incluir informaes sobre o assunto da tabela, significa que pertence a uma tabela diferente. Esto representadas todas as relaes entre as tabelas, por campos comuns ou por uma terceira tabela? As relaes um-para-um e um-para-muitos requerem colunas em comum. As relaes muitos-para-muitos requerem uma terceira tabela.

Optimizar a tabela Produtos Suponha que cada produto na base de dados de vendas de produtos est compreendido numa determinada categoria, como, por exemplo, bebidas, condimentos ou marisco. A tabela Produtos poderia incluir um campo que mostre a categoria de cada produto. Suponha que aps examinar e optimizar a estrutura da base de dados, decide armazenar uma descrio da categoria juntamente com o respectivo nome. Se adicionar um campo Descrio da Categoria tabela Produtos, tem de repetir cada descrio da categoria para cada produto correspondente mesma esta no uma soluo eficaz. A melhor soluo criar um novo assunto, Categorias, na base de dados para efectuar o registo na sua prpria tabela e chave primria. Em seguida, pode adicionar a chave primria da tabela Categorias tabela Produtos como chave externa. As tabelas Categorias e Produtos tm uma relao um-para-muitos: uma categoria pode incluir mais de um produto, mas um produto pode pertencer apenas a uma categoria. Quando examina as estruturas das tabelas, tenha ateno aos grupos repetidos. Por exemplo, considere uma tabela que contm as seguintes colunas: Cdigo do Produto Nome
Pag. 31 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador Cdigo do Produto1 Nome1 Cdigo do Produto2 Nome2 Cdigo do Produto3 Nome3

J. Ferreira

Aqui, cada produto um grupo repetido de colunas que s difere das restantes pela adio de um nmero no fim do nome da coluna. Quando v as colunas numeradas desta forma, deve rever a estrutura. Este tipo de estrutura apresenta diversas falhas. Para comear, fora-o a colocar um limite mximo no nmero de produtos. Quando excede esse limite, tem de adicionar um novo grupo de colunas estrutura da tabela, o que significa uma tarefa administrativa mais extensa. Outro problema prende-se com o facto de que os fornecedores que tm um nmero de produtos inferior ao limite mximo ocupam espao desnecessrio, porque as colunas adicionais esto vazias. A falha mais grave neste tipo de estrutura tornar difcil a execuo de algumas tarefas, como, por exemplo, a ordenao ou indexao da tabela por cdigo do produto ou nome. Sempre que vir grupos repetidos, reveja a estrutura atentamente, com vista a dividir a tabela em duas. No exemplo anterior, mais eficaz utilizar duas tabelas, uma para fornecedores e uma para produtos, associadas por um cdigo de fornecedor. Aplicar as regras de normalizao No passo seguinte, pode aplicar as regras de normalizao de dados (por vezes designadas apenas por regras de normalizao) na estrutura. Estas regras so utilizadas para verificar se as tabelas esto estruturadas correctamente. O processo de aplicao das regras na estrutura da base de dados denominado por normalizao da base de dados ou apenas normalizao. A normalizao til, sobretudo depois de ter representado todos os itens de informaes e de ter criado uma estrutura preliminar. A ideia ajud-lo a certificar-se de que colocou os itens de informaes nas tabelas apropriadas. O que a normalizao no consegue fazer garantir que tem todos os itens de dados indicados para comear. As regras so aplicadas em sequncia, certificando-se em cada fase de que a estrutura considerada aquilo que se chama de "formulrio de normalizao." So aceites cinco formulrios de normalizao : do primeiro formulrio de normalizao ao quinto formulrio de normalizao. Este artigo descreve os primeiros trs, pois so os necessrios para a maioria das estruturas de base de dados. Primeiro formulrio de normalizao O primeiro formulrio de normalizao indica que em todas as interseces de linhas e colunas existe um nico valor e nunca uma lista de valores. Por exemplo, no possvel ter um campo com o nome Preo, em que coloca mais de um Preo. Se pensar em cada interseco de linhas e colunas como uma clula, cada clula pode incluir apenas um valor. Segundo formulrio de normalizao O segundo formulrio de normalizao requer que todas as colunas que no so chave sejam totalmente dependentes da chave primria completa e no apenas de parte da mesma. Esta regra aplica-se quando tem uma chave primria composta por mais de uma coluna. Por exemplo, suponha que tem uma tabela que contm as seguintes colunas, onde Cdigo da Encomenda e Cdigo do Produto formam a chave primria:
Pag. 32 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador Cdigo da Encomenda (chave primria) Cdigo do Produto (chave primria) Nome do Produto

J. Ferreira

Esta estrutura viola o segundo formulrio de normalizao, porque Nome do Produto dependente de Cdigo do Produto, mas no de Cdigo da Encomenda, pelo que no dependente da chave primria completa. Tem de remover Nome do Produto da tabela. Pertence a uma tabela diferente (Produtos). Terceiro formulrio de normalizao O terceiro formulrio de normalizao requer que todas as colunas que no so chave sejam dependentes da chave primria completa, mas tambm que estas colunas sejam independentes umas das outras. Por outras palavras, todas as colunas que no so chave tm de ser dependentes s e apenas da chave primria. Por exemplo, suponha que tem uma tabela que contm as seguintes colunas: Cdigo do Produto (chave primria) Nome PVR Desconto

Suponha que a coluna Desconto depende do preo de venda recomendado (PVR). Esta tabela viola o terceiro formulrio de normalizao, porque uma coluna que no chave, Desconto, depende de outra coluna que no chave, PVR. A independncia das colunas significa que o utilizador dever conseguir alterar uma coluna que no chave sem afectar qualquer outra coluna. Se alterar um valor no campo PVR, o campo Desconto seria alterado em conformidade, o que violaria essa regra. Neste caso, o campo Desconto deve ser movido para outra tabela baseada na chave-primria PVR. Para obter mais informaes Para obter informaes adicionais sobre a estrutura de bases de dados, consulte os seguintes livros: Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003. Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-Wesley Professional. 1989. Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional. 2005.

Pag. 33 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Tabelas
Quando cria uma base de dados, os dados so armazenados em tabelas listas de linhas e colunas, baseadas em assuntos. Por exemplo, pode criar uma tabela Contactos para armazenar uma lista de nomes, moradas e nmeros de telefone ou uma tabela Produtos para armazenar informaes sobre os produtos. Deve comear sempre a estruturao de uma base de dados criando as respectivas tabelas mesmo antes de criar quaisquer outros objectos da base de dados. Este artigo explica como criar tabelas. Ir obter informaes sobre como criar uma tabela, adicionar campos tabela e definir a chave primria de uma tabela. Tambm obter informaes sobre os tipos de dados e como definir as propriedades dos campos e das tabelas. Antes de criar as tabelas, deve examinar cuidadosamente os requisitos e planear a base de dados para saber quais as tabelas de que necessita. Para uma introduo sobre como planear e estruturar uma base de dados, consulte o artigo Princpios bsicos da estrutura de Bases de Dados.

O que uma tabela? Uma tabela contm dados sobre um determinado assunto, como, por exemplo, empregados ou produtos. Cada registo numa tabela contm informaes sobre um item como, por exemplo, um determinado empregado. Um registo composto por campos, tais como nome, morada e nmero de telefone. Normalmente, um registo tambm designado por linha e um campo frequentemente denominado por coluna.

Registo ou linha Campo ou coluna Uma base de dados pode incluir vrias tabelas, em que cada uma delas armazena informaes sobre um assunto diferente. Cada tabela pode conter vrios campos de tipos diferentes, incluindo texto, nmeros, datas e imagens. A lista que se segue mostra alguns exemplos comuns de tabelas que poder criar. Uma tabela de clientes que mostra os clientes da sua empresa e as respectivas moradas Um catlogo de produtos comercializados, incluindo preos e imagens de cada item Uma tabela de tarefas que regista as tarefas e as datas para concluso Um inventrio do equipamento ou do stock disponvel

Dever planear e estruturar a base de dados cuidadosamente, a fim de garantir a sua exactido e evitar vir a ter de efectuar muitas alteraes posteriormente. Para obter informaes sobre como planear e estruturar a base de dados, consulte o artigo Princpios bsicos da estrutura de Bases de Dados. Criar uma nova tabela
Pag. 34 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Uma base de dados simples, como, por exemplo, uma lista de contactos, pode utilizar apenas uma tabela. No entanto, muitas bases de dados, utilizam vrias tabelas. Quando cria uma nova base de dados, cria um novo ficheiro no computador, que tem a funo de contentor de todos os objectos da base de dados, incluindo as tabelas. Pode criar uma tabela criando uma nova base de dados, inserindo uma tabela numa base de dados existente, importando ou estabelecendo ligao a uma tabela de outra origem de dados por exemplo, um livro do Microsoft Office Excel 2007, um documento do Microsoft Office Word 2007, um ficheiro de texto ou outra base de dados. Quando cria uma nova base de dados em branco, inserida automaticamente uma nova tabela em branco. Em seguida, pode introduzir os dados para comear a definir os campos. Criar uma nova tabela numa nova base de dados 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Novo.

2. Na caixa Nome do Ficheiro, escreva um nome do ficheiro. Para alterar a localizao, clique no cone da pasta para procurar. 3. Clique em Criar. aberta a nova base de dados e criada uma tabela com o nome Tabela1, aberta na Vista de Folha de Dados. Criar uma nova tabela numa base de dados existente 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

inserida uma nova tabela na base de dados, que aberta na Vista de Folha de Dados. Criar uma tabela com base num modelo de tabela Para criar uma tabela Contactos, Tarefas, Problemas, Acontecimentos ou Activos, poder pretender comear com os modelos de tarefa para estes assuntos, includos no Office Access 2007. Os modelos de tabela so compatveis com as listas do Windows SharePoint Services 3.0 com o mesmo nome. 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Modelos de Tabela e, em seguida, seleccione um dos modelos disponveis na lista.

Pag. 35 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

inserida uma nova tabela, com base no modelo de tabela escolhido. Importar ou estabelecer ligao para criar uma tabela Pode criar uma tabela importando ou estabelecendo ligao a informaes armazenadas noutro local. Por exemplo, pode importar ou estabelecer ligao a informaes numa folha de clculo do Excel, uma lista do SharePoint, um ficheiro XML, outra base de dados do Access, uma pasta do Microsoft Office Outlook 2007, etc. Quando importa as informaes, pode criar uma cpia das mesmas numa nova tabela na base de dados actual. Por outro lado, quando estabelece ligao s informaes, cria uma tabela ligada na base de dados actual, que representa uma ligao directa s informaes existentes armazenadas noutro local. Desta forma, quando altera os dados na tabela ligada, estes tambm so alterados na origem (com algumas excepes consulte a nota abaixo). Quando as informaes so alteradas na origem utilizando outro programa, as alteraes so visveis na tabela ligada. NOTA Em alguns casos, no possvel efectuar alteraes na origem atravs de uma tabela ligada, principalmente se a origem dos dados for uma folha de clculo do Excel. Criar uma nova tabela importando ou estabelecendo ligao a dados externos 1. Para utilizar uma base de dados existente, no menu Ficheiro, clique em Abrir. 2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. Para criar uma nova base de dados, no menu Ficheiro, clique em Novo. Na caixa de texto Nome do Ficheiro, escreva um nome do ficheiro. Para alterar a localizao, clique no cone da pasta. Clique em Criar. aberta a nova base de dados e criada uma tabela com o nome Tabela1, aberta na Vista de Folha de Dados. 4. No separador Dados Externos, no grupo Importar, clique numa das origens de dados disponveis.

5. Siga as instrues das caixas de dilogo. O Access cria a nova tabela e apresenta-a no Painel de Navegao. NOTA Tambm possvel importar ou estabelecer ligao a uma lista do SharePoint utilizando um comando no separador Criar. Consulte a seco seguinte para obter instrues detalhadas. Criar uma tabela com base numa lista do SharePoint

Pag. 36 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Pode criar uma tabela na base de dados, importada ou ligada a uma lista do SharePoint. A lista pode j existir, onde possvel importar ou estabelecer ligao mesma ou pode criar uma nova lista personalizada ou uma lista baseada num modelo predefinido. Os modelos predefinidos no Office Access 2007 incluem Contactos, Tarefas, Problemas e Acontecimentos. Primeiro, abra a base de dados em que pretende criar a tabela. 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Listas do SharePoint.

Em seguida, execute um dos seguintes procedimentos: Criar a lista com base num modelo 1. Clique em Contactos, Tarefas, Problemas ou Acontecimentos. 2. Na caixa de dilogo Criar Nova Lista, escreva o URL para o site do SharePoint em que pretende guardar a lista. Introduza tambm o nome da nova lista do SharePoint e a respectiva descrio. 3. Se pretender abrir a tabela ligada depois de cri-la, seleccione a caixa de verificao Abrir a lista depois de concludo (est seleccionada por predefinio). Caso contrrio, desmarque a caixa de verificao. 4. Clique em OK. Criar uma nova lista personalizada. 1. Clique em Personalizado. 2. Na caixa de dilogo Criar Nova Lista, escreva o URL para o site do SharePoint em que pretende guardar a lista. Introduza tambm o nome da nova lista do SharePoint e a respectiva descrio. 3. Se pretender abrir a tabela ligada depois de cri-la, seleccione a caixa de verificao Abrir a lista depois de concludo (est seleccionada por predefinio). Caso contrrio, desmarque a caixa de verificao. 4. Clique em OK. Importar os dados de uma lista existente 1. Clique em Lista do SharePoint Existente. 2. Na caixa de dilogo Obter Dados Externos , escreva o URL para o site do SharePoint que contm a lista. 3. Clique em Importar os dados de origem para uma nova tabela na base de dados actual . 4. Clique em Seguinte. 5. Seleccione uma caixa de verificao junto a qualquer lista do SharePoint que pretende importar. 6. Clique em OK. Ligar a uma lista existente
Pag. 37 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

1. Clique em Lista do SharePoint Existente. 2. Na caixa de dilogo Obter Dados Externos , escreva o URL para o site do SharePoint que contm a lista. 3. Clique em Ligar origem de dados criando uma tabela ligada . 4. Clique em Seguinte. 5. Seleccione uma caixa de verificao junto a qualquer lista do SharePoint qual pretende estabelecer ligao. 6. Clique em OK. Adicionar campos a uma tabela na Vista de Folha de Dados Os itens de informaes que pretende registar so armazenados em campos (tambm designados por colunas). Por exemplo, numa tabela Contactos poder criar campos para Apelido, NomePrprio, Nmero de Telefone, Morada, etc. Para uma tabela Produtos poder criar Nome do Produto, Cdigo do Produto e Preo. importante escolher os campos cuidadosamente. Por exemplo, no boa ideia criar um campo para armazenar um valor calculado. Em vez disso, pode definir o Office Access 2007 para calcular o valor sempre que necessrio. Quando escolhe os campos, tente armazenar as informaes em pequenos elementos teis. Por exemplo, em vez de NomeCompleto, considere armazenar nos campos Apelido e NomePrprio. Falando de modo geral, se necessitar de criar um relatrio, ordenar, procurar ou efectuar clculos com base num item de informaes, coloque-o numa coluna individual. Para mais informaes sobre como conceber uma base de dados e escolher os campos, consulte o artigo Princpios bsicos da estrutura de Bases de Dados. Um campo tem determinadas caractersticas que o definem. Por exemplo, todos os campos tm um Nome que os identifica exclusivamente numa tabela. Um campo tambm tem um tipo de dados que escolhido de acordo com as informaes a armazenar. O tipo de dados determina os valores que podem ser armazenados e as operaes que possvel efectuar, bem como a quantidade de espao de armazenamento disponvel para cada valor. Os campos tm tambm um grupo de definies associado denominado por propriedades, que definem o aspecto e as caractersticas de comportamento de cada um. Por exemplo, a propriedade Formato define o esquema de apresentao de um campo, ou seja, de que forma este dever aparecer quando apresentado. Quando cria uma nova tabela, esta aberta na Vista de Folha de Dados. Pode adicionar imediatamente um campo escrevendo as informaes na coluna Adicionar Um Novo Campo.

Adicionar um novo campo a uma tabela existente 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No Painel de Navegao, faa duplo clique numa das tabelas disponveis para abri-la. 4. Escreva os dados na clula abaixo do cabealho da coluna Adicionar Um Novo Campo. Adicionar um novo campo a uma nova tabela
Pag. 38 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

1. Clique no Boto do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

O Access insere uma nova tabela na base de dados e abre-na Vista de Folha de Dados. 4. Escreva os dados na clula abaixo do cabealho da coluna Adicionar Um Novo Campo. Quando introduz os dados na nova coluna, o Office Access 2007 utiliza as informaes que escrever para reconhecer o tipo de dados apropriado para o campo. Por exemplo, se escrever uma data na coluna, como, por exemplo 1/1/2006, o Office Access 2007 v as informaes que introduziu, reconhece-as como uma data e define o tipo de dados do campo para Data/Hora. Se a partir do que introduziu o Access no tiver informaes suficientes para detectar o tipo de dados, este definido para Texto. A tabela seguinte mostra como funciona a deteco automtica do tipo de dados na Vista de Folha de Dados.
O OFFICE ACCESS 2007 CRIA UM CAMPO COM UM TIPO DE DADOS DE:

SE INTRODUZIR:

Joo Texto Hiperligao http://www.contoso.com Pode utilizar qualquer prefixo de Protocolo Internet vlido. Por exemplo, http://, https:// e mailto: so prefixos vlidos. 50000 Nmero, Nmero Inteiro Longo 50.000 Nmero, Nmero Inteiro Longo 50.000,99 Nmero, Duplo 50000,389 Nmero, Duplo Data/Hora 31/12/2006 Os formatos de data e hora reconhecidos so os da regio do utilizador. 31 de Dezembro de 2006 Data/Hora 10:50:23 Data/Hora 10:50 am Data/Hora 17:50 Data/Hora Moeda $12,50 O smbolo de moeda reconhecido o da regio do utilizador. 21,75 Nmero, Duplo 123,00% Nmero, Duplo 3,46E+03 Nmero, Duplo

Alm de determinar o tipo de dados, o Office Access 2007 pode definir a propriedade Formato, dependendo do que introduzir. Por exemplo, se escrever 10:50, o Access define o tipo de dados Data/Hora e a propriedade Formato para Hora Normal. Se pretender definir explicitamente o tipo de dados e o formato para um campo substituindo a opo do Office Access 2007 , poder efectu-lo utilizando os comandos no grupo Tipos de Dados e Formatao no separador Folha de Dados. Definir explicitamente o tipo de dados

Pag. 39 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

1. No separador Folha de Dados, no grupo Tipos de Dados e Formatao, clique em Tipo de Dados.

2. Clique no tipo de dados pretendido. Definir explicitamente o formato 1. No separador Folha de Dados, no grupo Tipos de Dados e Formatao, clique em Formato. 2. Clique no formato pretendido. Quando adiciona um campo escrevendo as informaes na clula abaixo do ttulo Adicionar um Novo Campo, o Office Access 2007 atribui automaticamente um nome ao campo. Estes nomes comeam por Campo1 para o primeiro campo, Campo2 para o segundo campo e assim sucessivamente. aconselhvel utilizar nomes de campos mais descritivos. possvel mudar o nome do campo clicando com o boto direito do rato no respectivo ttulo e, em seguida, clicando em Mudar o Nome da Coluna no menu de atalho. Os nomes de campos podem ter at 64 caracteres (letras ou nmeros), incluindo espaos. Deve tentar atribuir nomes descritivos aos campos, de forma a identific-los facilmente quando v ou edita os registos. Por exemplo, pode utilizar nomes de campos, como, por exemplo, Apelido, Morada e Telefone da Residncia. Adicionar campos utilizando modelos de campo Por vezes, mais fcil escolher de entre uma lista predefinida de campos do que criar manualmente um campo. Pode utilizar o painel de tarefas Modelos de Campos para escolher de entre uma lista de campos predefinidos. O Office Access 2007 inclui um conjunto de modelos de campos incorporado que lhe pode poupar tempo ao criar campos. Para criar um novo campo utilizando um modelo de campo, apresenta o painel Modelos de Campos e, em seguida, arrasta e larga um ou mais modelos na tabela que est aberta na Vista de Folha de Dados. Um modelo de campo um conjunto predefinido de caractersticas e propriedades que descrevem um campo. A definio do modelo de campo inclui um nome de campo, um tipo de dados, uma definio para a propriedade do formato do campo, bem como outras propriedades do mesmo, que, em conjunto, formam um modelo que serve de base para a criao de um novo campo. 1. Certifique-se de que a tabela est na Vista de Folha de Dados. 2. No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Novo Campo.

apresentado o painel Modelos de Campos.

Pag. 40 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

3. Seleccione um ou mais campos no painel Modelos de Campos e arraste-os para a tabela. Quando a linha de insero apresentada, largue os campos na posio pretendida. Os campos aparecem na folha de dados. Os modelos de campos so exemplos. Fornecem uma base a partir da qual pode criar um novo campo. Mas no a nica a partir da qual pode criar um novo campo. Alm de criar um novo campo a partir de um modelo, tambm pode cri-lo a partir de um campo existente noutra tabela. Adicionar um campo a partir de uma tabela existente Se estiver a utilizar uma base de dados que contm vrias tabelas, pode adicionar um campo a partir de outra tabela. De facto, bastante provvel que essas tabelas estejam relacionadas. Numa base de dados relacional, as informaes so armazenadas em tabelas baseadas em assuntos em separado e, em seguida, so definidas as relaes, de modo a fornecer ao sistema de gesto de bases de dados o que necessita para associar as informaes, conforme necessrio. O Office Access 2007 permite criar um novo campo, adicionando-o a partir de outra tabela relacionada ou a partir de uma tabela para a qual ainda no tenha sido criada uma relao. O campo adicionado utilizando a Lista de Campos, que mostra os campos disponveis noutras tabelas da base de dados.

Abrir o painel Lista de Campos 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No Painel de Navegao, faa duplo clique na tabela na qual pretende adicionar um campo existente. A tabela aberta na vista de folha de dados.
Pag. 41 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

4. No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas , clique em Adicionar Campos Existentes.

O painel Lista de Campos apresentado. O painel Lista de Campos lista todas as outras tabelas da base de dados, agrupadas em categorias. Ao trabalhar com uma tabela na Vista de Folha de Dados, aparecem duas categorias no painel Lista de Campos: Campos disponveis em tabelas relacionadas e Campos disponveis noutras tabelas. A primeira categoria lista todas as tabelas com as quais a tabela que abriu tem uma relao. A segunda categoria lista todas as tabelas com as quais a tabela no tem qualquer relao. Para mais informaes sobre relaes entre tabelas, consulte o artigo Criar, editar ou eliminar uma relao. Quando clica no sinal de adio (+) junto a uma tabela, v uma lista de todos os campos disponveis nessa tabela. Para adicionar um campo tabela, arraste e largue o campo pretendido do painel Lista de Campos para a tabela na Vista de Folha de Dados. Adicionar um campo a partir do painel Lista de Campos 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No Painel de Navegao, faa duplo clique na tabela na qual pretende adicionar um campo existente. A tabela aberta na vista de folha de dados. 4. No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas , clique em Adicionar Campos Existentes.

O painel Lista de Campos apresentado. 5. Clique no sinal de adio (+) junto a uma tabela para apresentar a lista de campos dessa tabela. 6. Arraste o campo pretendido do painel Lista de Campos para a tabela na Vista de Folha de Dados. 7. Quando a linha de insero for apresentada, largue o campo na posio pretendida.

Pag. 42 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

O Assistente de Pesquisas iniciado. 8. Siga as instrues para executar o assistente. Depois de executar o assistente, o campo apresentado na tabela na Vista de Folha de Dados. NOTA Quando arrasta e larga um campo a partir de uma tabela no relacionada e, em seguida, executa o Assistente de Pesquisas, criada automaticamente uma nova relao umpara-muitos entre a tabela no painel Lista de Campos e a tabela que abriu. Definir um tipo de dados de campo na Vista de Folha de Dados O Office Access 2007 eficaz na deteco automtica do tipo de dados de um campo criado na Vista de Folha de Dados. No entanto, por vezes, necessrio substituir a opo definida pelo Access. Por exemplo, pode ter cdigos de produtos existentes que servem para identificar os produtos que vende. Se escrever um cdigo numrico como, por exemplo, 1003, numa tabela na Vista de Folha de Dados, a funcionalidade de deteco automtica do tipo de dados define um tipo de dados numricos para o campo. No entanto, s deve utilizar um tipo de dados numricos para campos associados a clculos aritmticos. Normalmente, os identificadores, como, por exemplo, um cdigo de produto, devem ser armazenados como tipo de dados Texto. Se pretender definir explicitamente o tipo de dados e o formato para um campo, substituindo a opo do Office Access 2007, poder efectu-lo utilizando os comandos no grupo Formatao e Tipo de Dados no separador Dados. Definir explicitamente o tipo de dados 1. No separador Folha de Dados, no grupo Tipos de Dados e Formatao, clique em Tipo de Dados.

2. Clique no tipo de dados pretendido. Utilize a tabela seguinte para determinar o tipo de dados correcto. Definir explicitamente o formato 1. No separador Folha de Dados, no grupo Tipos de Dados e Formatao, clique em Formato. 2. Clique no formato pretendido. A tabela seguinte descreve os tipos de dados disponveis para os campos no Office Access 2007.

Pag. 43 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

TIPO DE DADOS Texto

J. Ferreira

ARMAZENA

TAMANHO At 255 caracteres. At 1 gigabyte de caracteres ou 2 gigabytes de armazenamento (2 bytes por carcter), dos quais pode apresentar 65.535 caracteres num controlo. 1, 2, 4 ou 8 bytes e 16 bytes quando utilizado para ID de replicao. 8 bytes.

Caracteres alfanumricos Utilizar para texto ou texto e nmeros que no so utilizados em clculos (por exemplo, um cdigo do produto). Memorando Caracteres alfanumricos (mais de 255 caracteres de comprimento) ou texto com formatao RTF. Utilizar para texto com mais de 255 caracteres de comprimento ou para texto que utiliza formatao RTF. Notas, descries extensas e pargrafos com formatao, como, por exemplo, negrito ou itlico, so bons exemplos de quando deve utilizar um campo Memo. Nmero Valores numricos (nmeros inteiros ou valores fraccionais). Utilizar para armazenamento de nmeros para clculos, excepto valores monetrios (utilizar o tipo de dados Moeda para valores monetrios). Data/Hora Datas e horas. Utilizar para armazenamento de valores de data/hora. Note que cada valor armazenado inclui um componente de data e um componente de hora. Moeda Valores monetrios. Utilizar para armazenamento de valores monetrios (moeda). Numerao Um valor numrico exclusivo que o Office Access 2007 insere Automtica automaticamente quando adicionado um registo. Utilizar para gerao de valores exclusivos que podem ser utilizados como chave primria. Note que o campos Numerao Automtica podem ser incrementados sequencialmente, por um incremento especificado ou escolhido aleatoriamente. Sim/No Valores booleanos. Utilizar para campos Verdadeiro/Falso que podem conter um de dois valores possveis: Sim/No ou Verdadeiro/Falso, por exemplo. Objecto OLE Objectos OLE ou outros dados binrios. Utilizar para armazenamento de objectos OLE de outras aplicaes Microsoft Windows. Anexo Fotografias, Imagens, Ficheiros binrios, Ficheiros do Office. Este o tipo de dados preferencial para armazenamento de imagens digitais e qualquer tipo de ficheiro binrio. Hiperligao Hiperligaes. Utilizar para armazenamento de hiperligaes para fornecer acesso a pginas Web com um clique atravs de um URL (Uniform Resource Locator) ou a ficheiros atravs de um nome no formato UNC (universal naming convention). Tambm pode estabelecer ligao a objectos do Access armazenados numa base de dados. Assistente deNa realidade, no um tipo de dados; em vez disso, invoca o Pesquisas Assistente de Pesquisas. Utilizar para iniciar o Assistente de Pesquisas para poder criar um campo que utiliza uma caixa de combinao para pesquisar um valor noutra tabela, consulta ou lista de valores.

8 bytes. 4 bytes ou 16 bytes quando utilizado para ID de replicao.

1 bit (8 bits = 1 byte). At 1 gigabyte. Para anexos comprimidos, 2 gigabytes. Para anexos no comprimidos, aproximadamente 700k, dependendo do grau a que o anexo pode ser comprimido. At 1 gigabyte de caracteres ou 2 gigabytes de armazenamento (2 bytes por carcter), dos quais pode apresentar 65.535 caracteres num controlo. Baseado numa tabela ou consulta: O tamanho da coluna vinculada. Baseado num valor: O tamanho do campo Texto utilizado para armazenar o valor.

SUGESTO Para nmeros de telefone, nmeros de peas e outros nmeros que no pretende utilizar para clculos matemticos, deve seleccionar o tipo de dados Texto e no o tipo de dados Nmero. Para os tipos de dados Texto e Nmero, pode especificar o tamanho do campo ou o tipo de dados mais especificamente, definindo um valor na caixa da propriedade FieldSize. Guardar uma tabela Depois de adicionar campos a uma tabela, deve guardar a respectiva estrutura. Quando guarda uma nova tabela pela primeira vez, atribui-lhe um nome que descreve as informaes que contm. Pode utilizar at 64 caracteres (letras ou nmeros), incluindo espaos. Por exemplo, pode nomear uma tabela Clientes, Inventrio de Peas ou Produtos. 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Guardar.
Pag. 44 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador -ou-

J. Ferreira

Clique com o boto direito do rato no separador do documento da tabela e, em seguida, clique em Guardar no menu de atalho. -ouClique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido. 2. Se estiver a guardar a tabela pela primeira vez, escreva um nome para a tabela e, em seguida, clique em OK. Definir a chave primria A chave primria de uma tabela composta por um ou mais campos que identificam exclusivamente cada linha armazenada na tabela. Normalmente, um nmero de identificao exclusivo, como, por exemplo, um nmero de ID, um nmero de srie ou cdigo, que funciona como chave primria. Por exemplo, poder ter uma tabela Clientes, na qual cada cliente tem um nmero de cdigo de cliente exclusivo. O campo Cdigo do cliente a chave primria da tabela. Um bom candidato a chave primria apresenta vrias caractersticas. Em primeiro lugar, identifica de forma exclusiva cada linha. Em segundo lugar, nunca est vazio nem nulo tem sempre um valor. Em terceiro lugar, raramente alterado (idealmente, nunca). O Access utiliza os campos de chave primria para associar rapidamente os dados provenientes de vrias tabelas. Deve especificar sempre uma chave primria para uma tabela. O Access cria automaticamente um ndice para a chave primria, que ajudar a tornar mais rpidas as consultas e outras operaes. O Access tambm assegura que cada registo apresenta um valor no campo de chave primria e que sempre exclusivo. Ao criar uma nova tabela na Vista de Folha de Dados, o Access cria automaticamente uma chave primria e atribui mesma um nome de campo "ID" e o tipo de dados Numerao Automtica. O campo est oculto na Vista de Folha de Dados, mas possvel v-lo se mudar para a Vista de Estrutura. Mudar para a Vista de Estrutura 1. Clique com o boto direito do rato no separador do documento e, em seguida, clique em Vista de Estrutura. - ou Clique com o boto direito do rato no Painel de Navegao e, em seguida, clique em Vista de Estrutura. - ou Clique em Vista de Estrutura na barra de estado do Access. Para alterar ou remover a chave primria, ou para definir a chave primria para uma tabela que ainda no tem nenhuma, tem de utilizar a Vista de Estrutura. Definir ou alterar a chave primria 1. Abra a tabela na Vista de Estrutura.
Pag. 45 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador 2. Seleccione o campo ou campos que pretende utilizar como chave primria.

J. Ferreira

Para seleccionar um campo, clique no selector de linha correspondente ao campo pretendido. Para seleccionar mais de um campo, mantenha premida a tecla CTRL e, em seguida, clique no selector de linha correspondente a cada campo. 3. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Chave Primria.

adicionado um indicador de chave esquerda do campo ou campos que especificou como chave primria. Remover a chave primria 1. Abra a tabela na Vista de Estrutura. 2. Clique no selector de linha correspondente chave primria actual. Se a chave primria for constituda por um nico campo, clique no selector de linha correspondente a esse campo. Se a chave primria for constituda por vrios campos, clique no selector de linha correspondente a qualquer campo na chave primria. 3. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Chave Primria.

O indicador de chave removido do campo ou campos que especificou anteriormente como chave primria. NOTA Quando guarda uma nova tabela sem definir uma chave primria, o Access pede ao utilizador para criar uma. Se escolher Sim, o Access cria um campo ID que utiliza o tipo de dados Numerao Automtica para fornecer um valor exclusivo para cada registo. Se a tabela j incluir um campo Numerao Automtica, o Access utiliza-o como chave primria. Definir as propriedades do campo Pode controlar o aspecto das informaes, evitar entradas incorrectas, especificar valores predefinidos, acelerar as procuras e a ordenao, bem como controlar outras caractersticas do aspecto ou comportamento definindo propriedades do campo. Por exemplo, pode formatar nmeros para facilitar a respectiva leitura ou pode definir uma regra de validao que tem de ser respeitada para que as informaes sejam introduzidas num campo.
Pag. 46 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

O tipo de dados do campo determina as propriedades que pode definir. Por exemplo, a propriedade AcrescentarApenas s se aplica a um campo definido para o tipo de dados Memorando. No possvel definir esta propriedade num campo com outro tipo de dados. O Access utiliza as definies das propriedades do campo quando v ou edita dados. Por exemplo, as propriedades Formato, MscaraDeIntroduo e Legenda afectam o modo com as informaes so apresentadas na tabela e nas folhas de dados das consultas. Alm disso, por predefinio, todos os controlos em novos formulrios e relatrios baseados em campos da tabela, herdam estas mesmas definies de propriedades. So utilizadas outras propriedades para definir um valor predefinido para um campo ou para exigir a um utilizador a introduo de um valor, que o Access fora sempre que adiciona ou edita dados na tabela. Definir uma propriedade do campo para uma tabela na Vista de Folha de Dados 1. Abra a tabela na Vista de Folha de Dados. 2. Clique no campo em que pretende definir a propriedade. 3. No separador Folha de Dados, no grupo Tipos de Dados e Formatao, seleccione um dos seguintes comandos:

Exclusivo Define a propriedade Indexado. Necessrio Alterna a definio da propriedade Necessrio. Se estava definido para Sim, definido para No. Se estava definido para No, definido para Sim. Na Vista de Folha de Dados s possvel alterar algumas das propriedades do campo disponveis. Para definir propriedades do campo adicionais, tem de abrir a tabela na Vista de Estrutura.

Para aceder e definir a lista completa de propriedades do campo, tem de utilizar a Vista de Estrutura. Definir uma propriedade do campo para uma tabela na Vista de Estrutura 1. Abra a tabela na Vista de Estrutura. 2. Na parte superior da grelha de estrutura da tabela, clique no campo em que pretende definir as propriedades (ou desloque-se para o campo utilizando as teclas de seta). 3. O Access apresenta as propriedades deste campo na parte inferior da grelha de estrutura da tabela. O tipo de dados do campo determina as propriedades que pode definir. 4. Na parte inferior da janela, em Propriedades do Campo, clique na caixa da propriedade do campo que pretende definir. Em alternativa, pode premir F6 e, em seguida, deslocar-se para a propriedade utilizando as teclas de seta. 5. Escreva uma definio para a propriedade ou, caso aparea uma seta no lado direito da caixa da propriedade, clique na seta para escolher a partir de uma lista de definies para a propriedade. A tabela seguinte lista as propriedades do campo disponveis.
UTILIZE ESTA PROPRIEDADE DO CAMPO FieldSize PARA

Definir o tamanho mximo dos dados armazenados como tipo de dados Texto, Nmero ou Pag. 47 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Numerao Automtica. Personalizar o modo como o campo aparece quando apresentado ou impresso. Especificar o nmero de casas decimais a utilizar na apresentao de nmeros. Definir se um campo Numerao Automtica incrementado ou se atribudo um valor aleatrio. Apresentar caracteres de edio para orientar a introduo de dados. Definir o texto apresentado por predefinio em etiquetas para formulrios, relatrios e consultas. Atribuir automaticamente um valor predefinido a um campo quando so adicionados novos registos. RegraDeValidao Fornecer uma expresso que tem de ser verdadeira sempre que adiciona ou altera o valor neste campo. TextoDeValidao Introduzir texto que aparece quando um valor viola a expresso da RegraDeValidao. Necessrio Exigir que os dados sejam introduzidos num campo. PermitirComprimentoZero Permitir a introduo (definindo para Sim) de uma cadeia de comprimento zero ("") num campo Texto ou Memo. Indexado Acelerar o acesso a dados neste campo criando e utilizando um ndice. CompressoUnicode Comprimir texto armazenado neste campo quando armazenada uma grande quantidade de texto (> 4.096 caracteres) ModoIME Controlar a converso de caracteres numa verso asitica do Windows. ModoDeFraseIME Controlar a converso de caracteres numa verso asitica do Windows. EtiquetasInteligentes Anexar uma etiqueta inteligente a este campo. AcrescentarApenas Permitir o controlo de verses (definindo para Sim) de um campo Memo. FormatoTexto Escolher Rich Text (RTF) para armazenar texto como HTML e permitir a formatao RTF. Escolher Texto Simples para armazenar apenas texto. AlinhamentoDoTexto Especificar o alinhamento predefinido do texto num controlo. Preciso Especificar o total de dgitos permitidos, incluindo direita e esquerda da vrgula decimal. Escala Especificar o nmero mximo de dgitos que podem ser armazenados direita do separador decimal. Formato CasasDecimais NovosValores MscaraDeIntroduo Legenda ValorPredefinido

Se pretender utilizar mais espao para introduzir ou editar uma definio da propriedade na caixa da propriedade, prima SHIFT+F2 para apresentar a caixa Zoom. Se estiver a introduzir uma mscara de introduo ou uma expresso de validao e pretender obter ajuda na respectiva construo, clique em construtor apropriado. junto caixa de propriedade para apresentar o

6. Para guardar as alteraes, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido. -ouClique com o boto direito do rato no separador do documento da tabela e, em seguida, clique em Guardar no menu de atalho. -ouClique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Guardar.

A tabela seguinte fornece informaes adicionais sobre as propriedades dos campos FieldSize, Formato e Novos Valores.
PROPRIEDADE FIELDSIZE Texto Nmero DESCRIO Introduza um valor de 1 a 255. Os campos Texto podem ter entre 1 e 255 caracteres. Para campos de texto maiores, utilize o tipo de dados Memorando. Seleccione uma das seguintes opes: Byte Para valores numricos entre 0 e 255. O requisito de armazenamento de um byte. Nmero Inteiro Para valores numricos entre -32.768 e +32.768. O requisito de armazenamento de dois bytes. Nmero Inteiro Longo Para valores numricos entre -2.147.483.648 e +2.147.483.647. O requisito de armazenamento de quatro bytes. SUGESTO Utilize o Nmero Inteiro Longo para armazenar como chave externa o valor que aparece no campo Numerao Automtica da chave primria de outra tabela. Simples Para valores numricos com vrgula flutuante entre -3,4 x 1038 e +3,4 x 1038 e at sete dgitos significativos. O requisito de armazenamento de quatro bytes. Pag. 48 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

Numerao Automtica

J. Ferreira

Propriedade Formato Texto

Duplo Para valores numricos com vrgula flutuante entre -1,797 x 10308 e +1,797 x 10308 e at quinze dgitos significativos. O requisito de armazenamento de oito bytes. ID de Replicao Para armazenamento de um identificador exclusivo global obrigatrio para replicao. O requisito de armazenamento de dezasseis bytes. Note que a replicao no suportada no formato de ficheiro .accdb. Decimal Para valores numricos entre -9,999... x 1027 e +9,999... x 1027. O requisito de armazenamento de doze bytes. Seleccione uma das seguintes opes: Nmero Inteiro Longo Para valores numricos exclusivos entre 1 e +2.147.483.648 quando a propriedade do campo Novos Valores est definida para Incremento e entre -2.147.483.648 e +2.147.483.647 quando a propriedade do campo Novos Valores est definida para Aleatrio. O requisito de armazenamento de quatro bytes. ID de Replicao Para armazenamento de um identificador exclusivo global obrigatrio para replicao. O requisito de armazenamento de dezasseis bytes. Note que a replicao no suportada no formato de ficheiro .accdb.

possvel definir um formato personalizado. Para mais informaes, consulte Formatar dados em tabelas, formulrios e relatrios. Nmero Seleccione uma das seguintes opes: Nmero Geral Apresenta o nmero tal como introduzido. Por exemplo, 3456,789 apresentado como 3456,789 Moeda Apresenta o nmero utilizando o separador de milhares e aplica as Definies Regionais no Painel de Controlo para montantes negativos, smbolos decimais e de moeda, bem como casas decimais. Por exemplo, 3456,789 apresentado como 3.456,79 Euro Apresenta o nmero utilizando o smbolo de moeda do Euro, independentemente do smbolo especificado nas Definies Regionais. Fixo Apresenta, pelo menos, um dgito e aplica as Definies Regionais no Painel de Controlo para montantes negativos, smbolos decimais e de moeda, bem como casas decimais. Por exemplo, 3456,789 apresentado como 3456,79 Padro Apresenta o nmero utilizando o separador de milhares e aplica as Definies Regionais no Painel de Controlo para montantes negativos, smbolos decimais e casas decimais. Este formato no apresenta qualquer smbolo de moeda. Por exemplo, 3456,789 apresentado como 3.456,79 Percentagem Multiplica o valor por 100 e apresenta o nmero com um sinal de percentagem adicionado no final. Aplica as Definies Regionais no Painel de Controlo para montantes negativos, smbolos decimais e casas decimais. Por exemplo, 0,3456 apresentado como 35% Cientfico apresenta o valor na notao cientfica padro Por exemplo, 3456,789 apresentado como 3,46E+03 Data/Hora Seleccione um dos seguintes formatos de apresentao predefinidos: Data Geral Apresenta o valor utilizando uma combinao das definies Data Abreviada e Hora Completa. Data Por Extenso Apresenta o valor utilizando a definio Data Por Extenso das Definies Regionais no Painel de Controlo. Data Normal Apresenta o valor utilizando o formato dd-mmm-aa (14-Jul-06, por exemplo). Data Abreviada Apresenta o valor utilizando a definio Data Abreviada das Definies Regionais no Painel de Controlo. Hora Completa Apresenta o valor utilizando a definio Hora das Definies Regionais no Painel de Controlo. Hora Normal Apresenta o valor utilizando o formato HH:MM PM, onde HH a hora, MM os minutos, e PM AM ou PM. A hora pode estar compreendida entre 1 e 12. Os minutos podem estar compreendidos entre 0 e 59. Hora Abreviada Apresenta o valor utilizando o formato HH:MM, onde HH a hora e MM so os minutos. A hora pode estar compreendida entre 0 e 23. Os minutos podem estar compreendidos entre 0 e 59 Sim/No Seleccione uma das seguintes opes: Verdadeiro/Falso Apresenta o valor como Verdadeiro ou Falso. Sim/No Apresenta o valor como Sim ou No. Ligado/Desligado Apresenta o valor como Ligado ou Desligado. NOTA Ligado, Verdadeiro e Sim so equivalentes. Falso, No e Desligado tambm so equivalentes. Propriedade Novos Valores Numerao Seleccione uma das seguinte opes (apenas para o tipo de dados Numerao Automtica): Automtica Incremento Inicia o valor em 1 e incrementa 1 para cada novo registo. Aleatrio Inicia com um valor aleatrio e atribui um valor aleatrio a cada novo registo.

Pag. 49 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador Definir uma propriedade da tabela

J. Ferreira

Alm das propriedades dos campos, possvel definir propriedades que se aplicam a uma tabela completa e a todos os registos. Estas propriedades so definidas na folha de propriedades da tabela. 1. Abra a tabela na Vista de Estrutura. 2. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Folha de Propriedades.

A folha de propriedades da tabela apresentada. 3. Clique na caixa da propriedade que pretende definir. 4. Introduza uma definio para a propriedade. A tabela seguinte lista as propriedades da tabela disponveis.
UTILIZE ESTA PROPRIEDADE DA TABELA Descrio VistaPredefinida RegraDeValidao TextoDeValidao Filtro OrdenarPor NomeDeFolhaDeDados LigarCamposIncorporados LigarCamposPrincipais AlturaSubFolhaDeDados SubFolhaDeDadosExpandida Orientao ApresentarVistasNoSharePoint FiltroAoCarregar OrdenarPorAoCarregar PARA Fornecer uma descrio da tabela. Definir FolhaDeDados, TabelaDinmica ou GrficoDinmico como vista predefinida quando abre a tabela. Fornecer uma expresso que tem de ser verdadeira sempre que adiciona ou altera um registo. Introduzir texto que aparece quando um registo viola a expresso da RegraDeValidao. Definir critrios para apresentar apenas linhas com correspondncia na Vista de Folha de Dados. Seleccionar um ou mais campos para especificar a sequncia de ordenao predefinida das linhas na Vista de Folha de Dados. Especificar se dever aparecer uma subfolha de dados na Vista de Folha de Dados e, se for o caso, qual a tabela ou consulta que deve fornecer as linhas para a subfolha de dados. Listar os campos da tabela ou consulta utilizados para a subfolha de dados, que correspondem ao(s) campo(s) de chave primria desta tabela. Listar o(s) campo(s) de chave primria nesta tabela que correspondem aos campos incorporados da subfolha de dados. Especificar se expandida para mostrar todas as linhas da subfolha de dados disponveis (predefinio) quando aberta ou para definir a altura da janela da subfolha de dados a mostrar quando aberta. Definir se todas as subfolhas de dados so expandidas quando abre a tabela. Definir a orientao da vista consoante o idioma seja de leitura da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda. Especificar se os formulrios e relatrios associados a esta tabela devem ser disponibilizados no menu Ver do Windows SharePoint Services se a base de dados for publicada num site do SharePoint. Aplicar automaticamente os critrios de filtro na propriedade Filtro (definido para Sim) quando a tabela aberta na Vista de Folha de Dados. Aplicar automaticamente os critrios de ordenao na propriedade OrdenarPor (definido para Sim) quando a tabela aberta na Vista de Folha de Dados.

Se pretender utilizar mais espao para introduzir ou editar uma definio na caixa da propriedade, prima SHIFT+F2 para apresentar a caixa Zoom. Se estiver a definir a propriedade RegraDeValidao para uma expresso e pretender obter ajuda na respectiva construo, clique em junto caixa da propriedade RegraDeValidao para apresentar o Construtor de Expresses.. 5. Para guardar as alteraes, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido.
Pag. 50 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador -ou-

J. Ferreira

Clique com o boto direito do rato no separador do documento da tabela e, em seguida, clique em Guardar no menu de atalho. -ouClique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Guardar.

Pag. 51 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Consultas
Quando pretender rever, adicionar, alterar ou eliminar dados da base de dados, considere utilizar uma consulta. Utilizando uma consulta, pode responder a perguntas muito especficas sobre os dados que seriam difceis de responder observando os dados directamente na tabela. Pode utilizar consultas para filtrar, efectuar clculos e resumir os dados. Tambm pode utilizar consultas para automatizar diversas tarefas de gesto de dados e rever alteraes aos dados antes de as aplicar. Descrio Geral Uma consulta consiste num pedido de resultados de dados, de aco em dados ou ambos. Pode utilizar uma consulta para responder a uma questo simples, efectuar clculos, combinar dados de tabelas diferentes ou at mesmo para adicionar, alterar ou eliminar dados de tabelas. As consultas que utiliza para obter dados de uma tabela ou para efectuar clculos so denominadas consultas Seleccionar. As consultas que adicionam, alteram ou eliminam dados so denominadas consultas de aco. Este artigo fornece informaes bsicas sobre consultas e apresenta exemplos dos diferentes tipos de consultas. Para mais informaes sobre cada tipo de consulta, procure na Ajuda ou clique nas hiperligaes na seco Consulte Tambm deste artigo. Tambm pode utilizar uma consulta para fornecer dados para um formulrio ou relatrio. Numa base de dados bem estruturada, os dados que pretende apresentar utilizando um formulrio ou relatrio esto frequentemente localizados em vrias tabelas diferentes. Utilizando uma consulta, pode reunir os dados que pretende utilizar antes de estruturar o formulrio ou relatrio. Para mais informaes sobre como utilizar uma consulta para fornecer dados para formulrios e relatrios, consulte as hiperligaes na seco Consulte Tambm ou procure na Ajuda. NOTA Os exemplos neste artigo utilizam uma base de dados criada utilizando o modelo de base de dados Adamastor 2007. Observar um subconjunto dos dados numa tabela Por vezes, poder necessitar de rever todos os dados de uma tabela, no entanto, noutras alturas, poder necessitar de rever apenas os dados de determinados campos ou de rever dados apenas se determinados campos cumprirem determinados critrios. Para rever dados utilizando critrios, deve utilizar uma consulta Seleccionar. Suponha que pretende rever uma lista de produtos e os respectivos preos. Pode criar uma consulta que devolva informaes sobre o produto e o preo utilizando o seguinte procedimento: 1. Abra o modelo Adamastor 2007. 2. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Estruturar Consulta. 3. Na caixa de dilogo Mostrar Tabela, no separador Tabelas, faa duplo clique em Produtos. 4. Feche a caixa de dilogo Mostrar Tabela. 5. Na tabela Produtos, faa duplo clique em Nome do Produto e Preo de Lista para adicionar estes campos grelha de estrutura da consulta. 6. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar.
Pag. 52 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

A consulta executada e, em seguida, apresenta uma lista de produtos e respectivos preos. Rever dados de mais de uma tabela em simultneo As tabelas numa base de dados bem estruturada comportam relaes lgicas reciprocamente. Estas relaes existem com base nos campos que as tabelas tm em comum. Quando pretender rever dados de tabelas relacionadas, deve utilizar uma consulta Seleccionar. Suponha que pretende rever encomendas de clientes que residam numa cidade especfica. Os dados sobre encomendas e os dados sobre clientes so armazenados em duas tabelas na mesma base de dados. Cada tabela tem um campo Cdigo do Cliente, que constitui a base de uma relao um-para-muitos entre as duas tabelas. Pode criar uma consulta que devolva encomendas de clientes de uma localidade especfica, por exemplo, Las Vegas, utilizando o seguinte procedimento: 1. Abra o modelo Adamastor 2007. 2. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Estruturar Consulta. 3. Na caixa de dilogo Mostrar tabela, no separador Tabelas, faa duplo clique em Clientes e Encomendas. 4. Feche a caixa de dilogo Mostrar Tabela. Observe a linha, denominada associao, que liga o campo ID na tabela Clientes ao campo Cdigo do Cliente na tabela Encomendas. Esta linha mostra a relao entre as duas tabelas. 5. Na tabela Clientes, faa duplo clique em Empresa e Localidade para adicionar estes campos grelha de estrutura da consulta. 6. Na grelha de estrutura da consulta, na coluna Localidade, desmarque a caixa de verificao na linha Mostrar. 7. Na linha Critrio da coluna Localidade, escreva 'Las Vegas' (inclua as plicas). Desmarcando a caixa de verificao Mostrar impede a consulta de apresentar a localidade nos respectivos resultados e escrevendo 'Las Vegas' na linha Critrio especifica que pretende ver apenas registos nos quais o valor do campo Localidade contenha o texto Las Vegas. Neste caso, a consulta devolve apenas os clientes localizados em Las Vegas, a Empresa L e a Empresa AA. Note que no necessita de visualizar um campo para o utilizar com um critrio. 8. Na tabela Encomendas, faa duplo clique em Cdigo da Encomenda e Data Encomenda para adicionar estes campos s duas colunas seguintes da grelha de estrutura da consulta. 9. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. A consulta executada e, em seguida, apresenta uma lista de encomendas de clientes em Las Vegas. 10. Prima CTRL+G para guardar a consulta. apresentada a caixa de dilogo Guardar Como. 11. Na caixa Nome da consulta, escreva Encomendas por Localidade e, em seguida, clique em OK.

Pag. 53 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador Pedir variaes de uma questo utilizando parmetros com uma consulta

J. Ferreira

Por vezes, poder necessitar de executar uma consulta que seja apenas ligeiramente diferente de uma consulta existente. Pode alterar a consulta original para utilizar os novos critrios, mas se pretender executar frequentemente variaes de uma consulta especfica, considere utilizar uma consulta parametrizada. Quando executar uma consulta parametrizada, a consulta pede-lhe valores de campos e, em seguida, utiliza os valores fornecidos para criar critrios para a consulta. No exemplo anterior, criou uma consulta que devolve encomendas de clientes localizados em Las Vegas. Pode modificar a consulta para lhe pedir para especificar a localidade sempre que a executar utilizando o seguinte procedimento: 1. Abra o modelo Adamastor 2007. 2. Clique na Barra de Redimensionamento para visualizar o Painel de Navegao. NOTA Este passo no necessrio se o Painel de Navegao estiver apresentado. 3. No Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato na consulta com o nome Encomendas por Localidade (criada na seco anterior) e, em seguida, clique em Vista de Estrutura no menu de atalho. 4. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Critrio da coluna Localidade, elimine 'Las Vegas' e, em seguida, escreva [De que localidade?]. A cadeia [De que localidade?] o pedido de parmetro. Os parnteses rectos indicam que pretende que a consulta pea um parmetro, e o texto (neste caso, De que localidade?) a questo colocada pelo pedido. NOTA No pode utilizar um ponto final (.) nem um ponto de exclamao (!) como texto num pedido de parmetro. 5. Seleccione a caixa de verificao na linha Mostrar da coluna Localidade, para que os resultados da consulta apresentem a localidade. 6. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. A consulta pede-lhe para introduzir um valor para a Localidade. 7. Escreva Nova Iorque e, em seguida, prima ENTER. A consulta executada e, em seguida, apresenta encomendas de clientes em Nova Iorque. E se no souber os valores que pode especificar? Para tornar o parmetro mais flexvel, pode utilizar caracteres universais como parte do pedido: 8. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura. 9. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Critrio da coluna Localidade, escreva Como [De que localidade?]&"*". Neste pedido de parmetro, a palavra-chave Como, o E comercial (&) e o asterisco (*) colocados entre aspas permitem que o utilizador escreva uma combinao de caracteres, incluindo caracteres universais, para devolver vrios resultados. Por exemplo, se o utilizador escrever *, a consulta devolve todas as localidades; se o utilizador escrever L, a consulta devolve todas as localidades que comecem pela letra "L"; e se o utilizador escrever *s*, a consulta devolve todas as localidades que contenham a letra "s".
Pag. 54 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador 10. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. No pedido da consulta, escreva Nova e, em seguida, prima ENTER.

J. Ferreira

11. A consulta executada e, em seguida, apresenta encomendas de clientes em Nova Iorque. Especificar tipos de dados de parmetros Tambm pode especificar o tipo de dados que um parmetro deve aceitar. Pode definir o tipo de dados para qualquer parmetro, mas especialmente importante definir o tipo de dados para dados numricos, monetrios ou de data/hora. Quando especificar o tipo de dados que um parmetro deve aceitar, os utilizadores conseguiro ver uma mensagem de erro mais til se introduzirem o tipo de dados incorrecto como, por exemplo, texto em vez de moeda. NOTA Se um parmetro estiver definido para aceitar dados de texto, qualquer entrada interpretada como texto e no apresentada nenhuma mensagem de erro. Para especificar o tipo de dados dos parmetros numa consulta, utilize o seguinte procedimento: 1. Com a consulta aberta na Vista de estrutura, no separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Parmetros. 2. Na caixa de dilogo Parmetros da consulta, na coluna Parmetro, escreva o pedido para cada parmetro para o qual pretende especificar o tipo de dados. Certifique-se de que cada parmetro corresponde ao pedido utilizado na linha Critrio da grelha de estrutura da consulta. 3. Na coluna Tipo de Dados, seleccione o tipo de dados para cada parmetro. Efectuar clculos com base nos dados Na maior parte das vezes, no so utilizadas tabelas para armazenar valores calculados com base em dados da mesma base de dados. Por exemplo, a tabela Detalhes da Encomenda no modelo Adamastor 2007 no armazena subtotais de produtos, uma vez que o subtotal de qualquer produto especfico calculado utilizando dados armazenados nos campos Quantidade, Preo Unitrio e Desconto da tabela Detalhes da Encomenda. Em alguns casos, os valores calculados podem ficar desactualizados, porque os valores em que se baseiam so alterados. Por exemplo, no aconselhvel armazenar a idade de uma pessoa numa tabela, porque, se o fizer, ter de actualizar o valor todos os anos; em vez disso, deve armazenar a data de nascimento e, em seguida, utilizar uma expresso numa consulta para calcular a respectiva idade. Utilize o seguinte procedimento para criar uma consulta que calcule subtotais de produtos com base nos dados da tabela Detalhes da Encomenda. 1. Abra o modelo Adamastor 2007. 2. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Estruturar Consulta. 3. Na caixa de dilogo Mostrar Tabela, no separador Tabelas, faa duplo clique em Detalhes da Encomenda. 4. Feche a caixa de dilogo Mostrar Tabela. 5. Na tabela Detalhes da Encomenda, faa duplo clique em Cdigo do Produto para adicionar este campo primeira coluna da grelha de estrutura da consulta. 6. Na segunda coluna da grelha, clique com o boto direito do rato na linha Campo e, em seguida, clique em Zoom no menu de atalho.
Pag. 55 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador 7. Na caixa Zoom, escreva ou cole o seguinte:

J. Ferreira

Subtotal: ([Quantidade]*[Preo Unitrio])-([Quantidade]*[Preo Unitrio]*[Desconto]) Clique em OK. Este o campo calculado. O campo calculado multiplica a quantidade de cada produto pelo preo unitrio referente a esse produto, multiplica a quantidade de cada produto pelo preo unitrio e pelo desconto referente a esse produto e, em seguida, subtrai o desconto total do preo unitrio total. 8. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. A consulta executada e, em seguida, apresenta uma lista de produtos e subtotais, por encomenda. 9. Prima CTRL+G para guardar a consulta e, em seguida, atribua-lhe o nome Subtotais de Produtos. Observar dados resumidos ou agregados Quando utilizar tabelas para registar transaces ou armazenar dados numricos que ocorram regularmente, til conseguir rever esses dados em agregado como, por exemplo, somas ou mdias. O Microsoft Office Access 2007 fornece uma nova funcionalidade, a linha Total, que lhe permite rever dados agregados simples numa folha de dados. Adicione uma linha Total consulta Subtotais de Produtos que criou no exemplo anterior utilizando o seguinte procedimento: 1. Execute a consulta Subtotais de Produtos e deixe os resultados abertos na Vista de folha de dados. 2. No separador Base, no grupo Registos, clique em Totais. apresentada uma nova linha na parte inferior da folha de dados, com a palavra Total na primeira coluna. 3. Clique na clula da ltima linha da folha de dados denominada Total. Note que apresentada uma seta na clula. 4. Clique na seta para ver as funes de agregao disponveis. Uma vez que a coluna contm dados de texto, existem apenas duas opes: Nenhum e Contagem. 5. Seleccione Contagem. O contedo da clula alterado de Total para uma contagem dos valores da coluna. 6. Clique na clula adjacente (a segunda coluna). Note que apresentada uma seta na clula. 7. Clique na seta e, em seguida, clique em Soma.
Pag. 56 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador O campo apresenta uma soma dos valores da coluna. 8. Deixe a consulta aberta na Vista de folha de dados. Criar uma consulta de totais para resumos mais complexos

J. Ferreira

A linha Total numa folha de dados bastante til, mas para questes mais complexas, deve utilizar uma consulta de totais. Uma consulta de totais uma consulta seleccionar que lhe permite agrupar e resumir dados. Por exemplo, suponha que pretende ver o volume de vendas por produto. Numa consulta de totais, pode utilizar a Soma, uma funo de agregao, para ver o volume de vendas por produto. Utilize o seguinte procedimento para modificar a consulta Subtotais de Produtos de forma a que a mesma resuma subtotais de produtos por produto. 1. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura. A consulta Subtotais de Produtos aberta na Vista de estrutura. 2. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais. A linha Total apresentada na grelha de estrutura da consulta. NOTA Embora tenham nomes semelhantes, a linha Total na grelha de estrutura e a linha Total numa folha de dados no so iguais: Pode agrupar por valores de campos utilizando a linha Total na grelha de estrutura. Pode adicionar a linha Total de uma folha de dados aos resultados de uma consulta de totais. Quando utilizar a linha Total na grelha de estrutura, ter de escolher uma funo de agregao para cada campo. Se no pretender efectuar um clculo num campo, poder agrupar pelo campo. 3. Na segunda coluna da grelha de estrutura, na linha Total, seleccione Soma na lista pendente. 4. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. A consulta executada e, em seguida, apresenta uma lista de produtos com subtotais. 5. Prima CTRL+G para guardar a consulta. Deixe a consulta aberta. Criar uma consulta cruzada para adicionar outro nvel de agrupamento Agora suponha que pretende rever subtotais de produtos, mas tambm pretende agregar por ms, para que cada linha mostre subtotais de um produto e cada coluna mostre subtotais de produtos num ms. Para mostrar subtotais de um produto e mostrar subtotais de produtos num ms, utilize uma consulta cruzada. Pode alterar novamente a consulta Subtotais de Produtos para que a mesma devolva linhas de subtotais de produtos e colunas de subtotais mensais. 1. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura. 2. No grupo Configurao da Consulta, clique em Mostrar Tabela.
Pag. 57 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

3. Na caixa de dilogo Mostrar tabela, faa duplo clique em Encomendas e, em seguida, clique em Fechar. 4. No separador Estrutura, no grupo Tipo de Consulta, clique em Cruzada. Na grelha de estrutura, a linha Mostrar ocultada e mostrada a linha Referncia cruzada. 5. Na terceira coluna da grelha de estrutura, clique com o boto direito do rato na linha Campo e, em seguida, clique em Zoom no menu de atalho. aberta a caixa Zoom. 6. Na caixa Zoom, escreva ou cole o seguinte: Ms: "Ms " & PartData("m", [Data Encomenda]) 7. Clique em OK. 8. Na linha Referncia cruzada, seleccione os seguintes valores na lista pendente: Ttulo da linha para a primeira coluna, Valor para a segunda coluna e Cabealho da coluna para a terceira coluna. 9. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. A consulta executada e, em seguida, apresenta subtotais de produtos, agregados por ms. 10. Prima CTRL+G para guardar a consulta. Criar uma nova tabela utilizando dados de outras tabelas Pode utilizar uma consulta criar tabela para criar uma nova tabela a partir de dados armazenados noutras tabelas. Por exemplo, suponha que pretende enviar dados sobre as encomendas de Chicago para um parceiro comercial que reside em Chicago e que utiliza o Access para preparar relatrios. Em vez de enviar todos os dados de encomendas, pretende enviar apenas os dados especficos s encomendas de Chicago. Pode criar uma consulta seleccionar que contenha dados de encomendas de Chicago e, em seguida, utilizar a consulta seleccionar para criar a nova tabela utilizando o seguinte procedimento: 1. Abra o modelo Adamastor 2007. 2. Para executar uma consulta Criar tabela, poder necessitar de activar o contedo da base de dados utilizando a Barra de Mensagens, que apresentada abaixo do Friso (parte do interface de utilizador Microsoft Office Fluent) se a base de dados no for fidedigna quando a abrir. NOTA Se a base de dados estiver numa localizao fidedigna, a Barra de Mensagens no apresentada e a activao de contedo no necessria. 3. Feche o formulrio Caixa de Dilogo Iniciar Sesso. 4. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Estruturar Consulta. 5. Na caixa de dilogo Mostrar Tabela, faa duplo clique em Detalhes da Encomenda e Encomendas. 6. Feche a caixa de dilogo Mostrar Tabela. 7. Na tabela Encomendas, faa duplo clique em Cdigo do Cliente e Cidade do Envio para adicionar estes campos grelha de estrutura.
Pag. 58 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

8. Na tabela Detalhes da Encomenda, faa duplo clique em Cdigo da Encomenda, Cdigo do Produto, Quantidade, Preo Unitrio e Desconto para adicionar estes campos grelha de estrutura. 9. Na coluna Cidade do Envio da grelha de estrutura, desmarque a caixa na linha Mostrar. Na linha Critrio, escreva 'Chicago' (inclua as plicas). Verifique os resultados da consulta antes de os utilizar para criar a tabela. 10. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. 11. Prima CTRL+G para guardar a consulta. apresentada a caixa de dilogo Guardar Como. 12. Na caixa Nome da consulta, escreva Consulta de Encomendas de Chicago e, em seguida, clique em OK. 13. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura. 14. No separador Estrutura, no grupo Tipo de Consulta, clique em Criar tabela. apresentada a caixa de dilogo Criar Tabela. 15. Na caixa de dilogo Criar Tabela, na caixa Nome da Tabela, escreva Encomendas de Chicago e, em seguida, clique em OK. 16. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. 17. Na caixa de dilogo de confirmao, clique em Sim para confirmar. A nova tabela criada e apresentada no Painel de Navegao. NOTA Se j existir uma tabela com o nome especificado, essa tabela eliminada antes de a consulta ser executada. 18. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. Uma vez que a tabela Encomendas de Chicago j existe, apresentada uma caixa de dilogo de aviso. 19. Clique em No para cancelar a aco e fechar a caixa de dilogo. Adicionar dados a uma tabela utilizando dados de outras tabelas Pode utilizar uma consulta de acrscimo para obter dados de uma ou mais tabelas e adicionar esses dados a outra tabela. Suponha que criou uma tabela para partilhar com um parceiro comercial que reside em Chicago, mas chega concluso que o parceiro tambm trabalha com clientes na rea do Milwaukee. Agora necessrio adicionar tabela linhas que contenham dados referentes rea do Milwaukee antes de a partilhar com o parceiro. Pode adicionar dados referentes rea do Milwaukee tabela Encomendas de Chicago que criou no exemplo anterior utilizando o seguinte procedimento: 1. Abra a consulta denominada "Consulta de Encomendas de Chicago" na Vista de estrutura.
Pag. 59 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

2. No separador Estrutura, no grupo Tipo de Consulta, clique em Anexar. aberta a caixa de dilogo Acrescentar. 3. Na caixa de dilogo Acrescentar, clique na seta na caixa Nome da tabela e, em seguida, seleccione Encomendas de Chicago na lista pendente. 4. Clique em OK. A caixa de dilogo Acrescentar fechada. Na grelha de estrutura, a linha Mostrar ocultada e mostrada a linha Acrescentar a. 5. Na grelha de estrutura, na linha Critrio da coluna Cidade do Envio, elimine 'Chicago' e, em seguida, escreva 'Milwaukee'. 6. Na linha Acrescentar a, seleccione o campo apropriado para cada coluna. Neste exemplo, os valores da linha Acrescentar a devem corresponder aos valores da linha Campo, mas esta correspondncia no necessria para que as consultas de acrscimo funcionem. 7. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. Alterar dados de uma forma automatizada Pode utilizar uma consulta Actualizar para alterar os dados nas tabelas, bem como para introduzir critrios que especifiquem as linhas que devem ser actualizadas. Uma consulta Actualizar fornece uma oportunidade para rever os dados actualizados antes de efectuar a actualizao. IMPORTANTE No possvel anular uma consulta de aco. Deve considerar criar uma cpia de segurana de quaisquer tabelas que pretenda actualizar utilizando uma consulta Actualizar. No exemplo anterior, acrescentou linhas tabela Encomendas de Chicago. Na tabela Encomendas de Chicago, o campo Cdigo do Produto mostra o Cdigo do Produto em formato numrico. Para tornar os dados mais teis para relatrios, aconselhvel substituir os cdigos de produtos por nomes de produtos. Para substituir os cdigos de produtos, primeiro tem de alterar o tipo de dados do campo Cdigo do Produto da tabela Encomendas de Chicago de Nmero para Texto, para que o campo Cdigo do Produto consiga aceitar nomes de produtos. Pode actualizar os valores na tabela Encomendas de Chicago utilizando o seguinte procedimento: 1. 2. 3. 4. Abra a tabela Encomendas de Chicago na Vista de estrutura. Na linha Cdigo do Produto, altere o Tipo de Dados de Nmero para Texto. Guarde e feche a tabela Encomendas de Chicago. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Estruturar Consulta.

5. Na caixa de dilogo Mostrar Tabela, faa duplo clique em Encomendas de Chicago e Produtos. 6. Feche a caixa de dilogo Mostrar Tabela. 7. No separador Estrutura, no grupo Tipo de Consulta, clique em Actualizar. Na grelha de estrutura, as linhas Ordenao e Mostrar so ocultadas e mostrada a linha Actualizar para. 8. Na tabela Encomendas de Chicago, faa duplo clique em Cdigo do Produto para adicionar este campo grelha de estrutura. 9. Na grelha da estrutura, na linha Actualizar para da coluna Cdigo do Produto, escreva ou cole o seguinte:
Pag. 60 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador [Produtos].[Nome do Produto]

J. Ferreira

SUGESTO Pode utilizar uma consulta Actualizar para eliminar valores de campos utilizando uma cadeia vazia ("") ou NULO na linha Actualizar para. 10. Na linha Critrios, escreva ou cole o seguinte: [Cdigo do Produto] Como ([Produtos].[Cdigo]) A palavra-chave Como necessria porque os campos que est a comparar contm tipos de dados diferentes (o Cdigo do Produto contm dados de texto e o ID contm dados numricos). 11. Pode rever os valores que sero alterados por uma consulta Actualizar visualizando a consulta na Vista de folha de dados. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Folha de Dados. A consulta devolve uma lista de Cdigos de Produtos que sero actualizados. 12. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. Quando abrir a tabela Encomendas de Chicago, poder observar que os valores numricos no campo Cdigo do Produto foram substitudos pelos nomes dos produtos da tabela Produtos. Eliminar dados de uma forma automatizada Pode utilizar uma consulta Eliminar para eliminar dados das tabelas, bem como para introduzir critrios que especifiquem as linhas que devem ser eliminadas. Uma consulta Eliminar fornece uma oportunidade para rever as linhas que sero eliminadas antes de efectuar a eliminao. Suponha que est a preparar o envio da tabela Encomendas de Chicago (actualizada no exemplo anterior) para o seu parceiro comercial residente em Chicago e repara que algumas das linhas contm vrios campos vazios. Gostaria de remover as linhas que contm campos vazios antes de enviar a tabela. Para tal, poderia simplesmente abrir a tabela e eliminar as linhas manualmente, mas seria til utilizar uma consulta eliminar se existissem mais do que algumas linhas para eliminar e tivesse critrios explcitos sobre as linhas que deveriam ser eliminadas. Pode utilizar uma consulta para eliminar linhas da tabela Encomendas de Chicago que no tenham um valor de Cdigo da Encomenda utilizando o seguinte procedimento: 1. 2. 3. 4. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Estruturar Consulta. Na caixa de dilogo Mostrar tabela, faa duplo clique em Encomendas de Chicago. Feche a caixa de dilogo Mostrar Tabela. No separador Estrutura, no grupo Tipo de Consulta, clique em Eliminar. Na grelha de estrutura, as linhas Ordenao e Mostrar so ocultadas e mostrada a linha Eliminar. 5. Na tabela Encomendas de Chicago, faa duplo clique em Cdigo da Encomenda para o adicionar grelha. 6. Na grelha de estrutura, na linha Critrio da coluna Cdigo da Encomenda, escreva Nulo. 7. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar.

Pag. 61 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Formulrios
O Access disponibiliza vrias ferramentas de criao rpida de formulrios no separador Criar que permitem criar um formulrio com um nico clique. Contudo, se quiser ser mais selectivo relativamente aos campos que aparecem no formulrio, pode utilizar antes o Assistente de Formulrios. O assistente tambm lhe permite definir a forma como os dados so agrupados e ordenados, assim como utilizar campos de mais do que uma tabela ou consulta (desde que especifique previamente as relaes entre as tabelas e as consultas). Iniciar o Assistente de Formulrios 1. No separador Criar, no grupo Formulrios, clique em Mais Formulrios e, em seguida, clique em Assistente de Formulrios .

2. Siga as instrues nas pginas do Assistente de Formulrios. NOTA Se pretender incluir campos de vrias tabelas e consultas no formulrio, no clique em Seguinte nem em Concluir depois de seleccionar os campos da primeira tabela ou consulta na primeira pgina do Assistente de Formulrios. Em vez disso, repita os passos para seleccionar uma tabela ou consulta e, em seguida, clique nos campos adicionais que pretenda incluir no formulrio. Em seguida, clique em Seguinte ou Concluir para continuar. 3. Na ltima pgina, clique em Concluir. O Assistente de Formulrios pode criar vrios resultados consoante as opes seleccionadas. Assim, recomendamos que execute o assistente vrias vezes experimentando vrias opes de cada vez at obter os resultados pretendidos Criar um formulrio utilizando a ferramenta de formulrio Pode utilizar a ferramenta Formulrio para criar rapidamente um formulrio de item nico. Este tipo de formulrio apresenta informaes acerca de um registo de cada vez, como mostrado na seguinte ilustrao:

Pag. 62 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

O formulrio apresenta informaes referentes a um nico registo. Nalguns casos, o Access adiciona uma subfolha de dados para apresentar informaes relacionadas. Para mais informaes, consulte a seco Criao automtica de subfolhas. Quando utiliza a ferramenta Formulrio, todos os campos da origem de dados subjacente so adicionados ao formulrio. Pode comear a utilizar de imediato o novo formulrio, ou modific-lo na vista de esquema ou na vista de estrutura para que melhor corresponda s suas necessidades. Criar um formulrio de item nico 1. No Painel de Navegao, clique na tabela ou consulta que contm os dados que pretende ver no formulrio. 2. No separador Criar, no grupo Formulrios, clique em Formulrio. O Access cria o formulrio e apresenta-o na vista de esquema. Na vista de esquema, possvel efectuar alteraes ao formulrio aquando da apresentao de dados. Por exemplo, poder ajustar o tamanho das caixas de texto aos dados. Para mais informaes sobre vistas de formulrio, consulte o artigo Que vista dever ser utilizada: Vista de esquema ou vista de estrutura?. 3. Para comear a trabalhar com o formulrio, mude para a vista Formulrio: No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Formulrio. Criao automtica de subfolhas Se o Access encontrar uma tabela que tenha uma relao um-para-muitos com a tabela ou consulta utilizada para criar o formulrio, o Access ir adicionar uma subfolha de dados ao formulrio baseado na consulta ou tabela relacionada. Por exemplo, se criar um formulrio simples com base na tabela Cliente, e se existir uma relao um-para-muitos definida entre a tabela Cliente e a tabela Encomendas, a subfolha de dados ir apresentar todos os registos na tabela Encomendas que dizem respeito ao registo de Cliente actual. Se decidir que no pretende a subfolha no formulrio, pode eliminar a subfolha de dados mudando para a vista de Esquema, seleccionando a folha de dados e, em seguida, pressionando DELETE. Se houver mais do que uma tabela com uma relao um-para-muitos com a tabela utilizada para criar o formulrio, o Access no ir adicionar nenhuma folha de dados ao formulrio. Criar um formulrio que contenha um subformulrio (um formulrio um-para-muitos) Ao trabalhar com dados relacionais (quando os dados relacionais so armazenados em tabelas separadas), frequente ser necessrio ver os dados a partir de mais do que uma tabela ou consulta no mesmo formulrio. Por exemplo, poder pretender ver dados sobre um cliente, mas tambm ver informaes sobre as encomendas desse cliente em simultneo. Os subformulrios so uma ferramenta apropriada para tal e o Microsoft Office Access 2007 oferece muitas formas que o ajudam a criar rapidamente subformulrios. Obter informaes sobre subformulrios Um subformulrio consiste num formulrio inserido noutro formulrio. O formulrio primrio denomina-se formulrio principal, e o formulrio dentro do formulrio denomina-se subformulrio. Uma combinao formulrio/subformulrio por vezes designada por formulrio hierrquico, formulrio principal/detalhado ou formulrio principal/subordinado.

Pag. 63 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Os subformulrios so particularmente eficazes quando pretende mostrar dados de tabelas ou consultas que tenham uma relao um-para-muitos. Por exemplo, possvel criar um formulrio que contenha um subformulrio para mostrar dados de uma tabela Categorias e de uma tabela Produtos. Os dados da tabela Categorias so o lado "um" da relao. Os dados da tabela Produtos so o lado "muitos" da relao (cada categoria pode ter mais do que um produto).

O formulrio principal apresenta dados do lado "um" da relao. O subformulrio apresenta dados do lado "muitos" da relao. O formulrio principal e o subformulrio deste tipo de formulrio esto ligados, de forma a que o subformulrio apresente apenas os registos relacionados com o registo actual no formulrio principal. Por exemplo, quando o formulrio principal apresenta a categoria Bebidas, o subformulrio apresenta apenas os produtos da categoria Bebidas. Se o formulrio e subformulrio no estivessem ligados, o subformulrio apresentaria todos os produtos, e no apenas os da categoria Bebidas. A tabela que se segue define alguma da terminologia associada a subformulrios. O Access ir tratar da maioria dos detalhes se os procedimentos deste artigo forem utilizados, mas til saber o que sucede em segundo plano caso seja necessrio efectuar alteraes posteriormente.
TERMO Controlo de subformulrio DEFINIO Controlo que incorpora um formulrio noutro formulrio. Poder encarar o controlo de subformulrio como uma "vista" de outro objecto na base de dados, quer se trate de outro formulrio, uma tabela ou uma consulta. O controlo de subformulrio fornece propriedades que permitem ligar os dados apresentados no controlo aos dados no formulrio principal. Propriedade do controlo de subformulrio que determina qual o objecto apresentado no controlo.

Propriedade Objecto de Origem Folha de dados Apresentao simples de dados em linhas e colunas, semelhana de uma folha de clculo. O controlo de subformulrio apresenta uma folha de dados quando o respectivo objecto de origem uma tabela ou consulta, ou quando o objecto de origem um formulrio cuja propriedade Vista Predefinida est definida como Folha de Dados. Nestes casos, o subformulrio por vezes referenciado como folha de dados em vez de subformulrio. Propriedade Ligar Propriedade do controlo de subformulrio que especifica qual o campo ou campos no subformulrio que Campos o ligam ao formulrio principal. Subordinados Propriedade Ligar Propriedade do controlo de subformulrio que especifica qual o campo ou campos no formulrio Campos Principais principal que o ligam ao subformulrio.

Para melhores resultados, defina primeira todas as relaes. Tal permite que o Access crie automaticamente as ligaes entre subformulrios e formulrios principais. Para ver, adicionar ou modificar relaes entre as tabelas na base de dados, no separador Ferramentas Avanadas , no grupo Analisar, clique em Relaes. Para mais informaes sobre como criar relaes, consulte as hiperligaes na seco Consulte Tambm. Quando um controlo de subformulrio tem um formulrio como objecto de origem, aquele contm os campos que forem colocados no formulrio e poder ser visto como formulrio simples, formulrio contnuo ou folha de dados. Uma vantagem de basear um subformulrio num objecto de formulrio consiste em poder adicionar campos calculados ao subformulrio; por exemplo [Quantidade] * [Preo unitrio].
Pag. 64 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

tambm possvel inserir uma folha de dados num formulrio criando um controlo de subformulrio cujo objecto de origem seja uma tabela ou consulta. Uma folha de dados no to personalizvel quanto um subformulrio; por exemplo, no possvel adicionar um campo calculado a uma folha de dados. Contudo, possvel criar um subformulrio baseado num formulrio que contenha um campo calculado, e definir depois a propriedade Vista Predefinida do formulrio como Folha de Dados. Tal d origem a um tipo de folha de dados que contm um campo calculado. Criar um formulrio que contenha um subformulrio utilizando o Assistente de Formulrios Este procedimento cria uma nova combinao de formulrio e subformulrio utilizando o Assistente de Formulrios. 1. No separador Criar, no grupo Formulrios, clique em Mais Formulrios e, em seguida, clique em Assistente de Formulrios .

2. Na primeira pgina do assistente, na lista pendente Tabelas/Consultas, seleccione uma tabela ou consulta. Para este exemplo, para criar um formulrio Categorias que apresente produtos para cada categoria num subformulrio, seleccione Tabela: Categorias (o lado "um" da relao um-para-muitos). NOTA No interessa qual a tabela ou consulta que escolhe primeiro. 3. Faa duplo clique nos campos que pretende incluir a partir desta tabela ou consulta. 4. Na mesma pgina do assistente, na lista pendente Tabelas/Consultas seleccione outra tabela ou consulta a partir da lista. Para este exemplo, seleccione a tabela Produtos (o lado "muitos" da relao um-para-muitos). 5. Faa duplo clique nos campos que pretende incluir a partir desta tabela ou consulta. 6. Quando clicar em Seguinte, assumindo que configurou correctamente as relaes antes de iniciar o assistente, o assistente ir perguntar Como deseja ver os dados? ; ou seja, por que tabela ou consulta. No caso deste exemplo, para criar um formulrio Categorias, clique em por Categorias. O assistente ir apresentar um pequeno diagrama do formulrio. A caixa na parte inferior do formulrio representa o subformulrio. 7. Na parte inferior da pgina do assistente, seleccione a opo Formulrio com subformulrio(s) e clique em Seguinte. 8. Na pgina Qual o esquema que deseja para o subformulrio? do assistente, clique em Tabela ou em Folha de Dados, consoante o esquema pretendido para o subformulrio. Ambos os estilos de esquema dispem os dados do subformulrio por linhas e colunas, mas um esquema de tabela mais personalizvel. possvel adicionar cores, grficos e outros elementos de formatao a um subformulrio de tabela, enquanto que uma folha de dados mais compacta, tal como a vista de folha de dados de uma tabela. Depois de efectuar a seleco, clique em Seguinte. 9. Na pgina Qual o estilo que deseja? do assistente, seleccione um estilo de formatao para o formulrio. Se tiver escolhido Tabela na pgina anterior, o estilo de formatao que escolher ser tambm aplicado ao subformulrio. Depois de efectuar a seleco, clique em Seguinte. 10. Na ltima pgina do assistente, escreva os ttulos pretendidos para os formulrios. O Access atribui nomes aos formulrios com base nos ttulos escritos, criando um rtulo para o subformulrio baseado no ttulo escrito para o subformulrio. Tambm nesta pgina, especifique se pretende abrir o formulrio na vista de formulrio para poder ver ou introduzir informaes, ou se pretende abrir o formulrio na vista de estrutura para poder modificar a respectiva estrutura. Depois de efectuar a seleco, clique em Concluir. O Access ir criar dois formulrios: um para o formulrio principal que contm o controlo de subformulrio, e outro para o subformulrio propriamente dito.
Pag. 65 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador Criar um subformulrio arrastando um formulrio para outro

J. Ferreira

Utilize este processo se tiver dois formulrios existentes e pretender utilizar um formulrio como subformulrio no outro formulrio. 1. Na vista de estrutura, abra o formulrio que pretende utilizar como formulrio principal. 2. No separador Estrutura, no grupo Controlos, se a caixa Utilizar Assistentes de Controlos no estiver seleccionada, clique na mesma para a seleccionar.

3. Arraste um formulrio do Painel de Navegao para o formulrio principal. O Access adiciona um controlo de subformulrio ao formulrio principal e vincula o controlo ao formulrio arrastado a partir do Painel de Navegao. O Access tambm tenta ligar o subformulrio ao formulrio principal, com base nas relaes definidas na base de dados. Se o Access no conseguir determinar como ligar o subformulrio ao formulrio principal, as propriedades Ligar Campos Subordinados e Ligar Campos Principais do controlo de subformulrio iro permanecer em branco, e ter de definir manualmente essas propriedades efectuando o seguinte procedimento: 1. Clique com o boto direito do rato no formulrio principal no Painel de Navegao e clique em Vista de Estrutura. . 2. Clique uma vez no controlo de subformulrio para o seleccionar. 3. Se a folha de propriedades ainda no estiver a ser apresentada, prima F4 para a apresentar. 4. No separador Dados da folha de propriedades, clique em Ligar Campos Subordinados. junto caixa de propriedade

apresentada a caixa de dilogo Ligaes Entre Campos de Subformulrio. 5. Nas listas pendentes Campos Principais e Campos Subordinados, seleccione os campos aos quais pretende ligar os formulrios. Se no souber quais os campos a utilizar, clique em Sugerir para que o Access tente determinar os campos de ligao. Quando terminar, clique em OK. Se no conseguir ver o campo que pretende utilizar para ligar os formulrios, possvel que seja necessrio editar o registo de origem do formulrio principal ou subordinado para garantir que o campo de ligao est includo. Por exemplo, se o formulrio se basear numa consulta, dever certificar-se de que o campo de ligao est presente nos resultados da consulta. 6. Guarde o formulrio principal, mude para a vista de formulrio e verifique se o formulrio funciona conforme esperado. Abrir um subformulrio numa nova janela na vista de estrutura Se pretender efectuar alteraes estrutura de um subformulrio enquanto trabalha no respectivo formulrio principal na vista de estrutura, poder abrir o subformulrio numa janela prpria. 1. Clique no subformulrio para o seleccionar. 2. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Subformulrio em Nova Janela .

Pag. 66 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador Criar um formulrio que contenha dois subformulrios

J. Ferreira

Este procedimento cria um formulrio e dois subformulrios com as seguintes caractersticas: O formulrio principal tem uma relao um-para-muitos com o primeiro subformulrio. O primeiro subformulrio tem uma relao um-para-muitos com o segundo subformulrio. O formulrio principal contm ambos os controlos de subformulrio.

Criar o formulrio 1. No separador Criar, no grupo Formulrios, clique em Mais Formulrios e, em seguida, clique em Assistente de Formulrios .

2. Na primeira pgina do assistente, na lista pendente Tabelas/Consultas, seleccione a tabela ou consulta do formulrio principal. Por exemplo, suponha que pretende criar um formulrio Clientes que tenha dois subformulrios: um subformulrio Encomendas e um subformulrio Detalhes de Encomenda. Seleccione a tabela Clientes (o lado "um" da primeira relao umpara-muitos). NOTA No interessa qual a tabela ou consulta que escolhe primeiro. 3. Faa duplo clique nos campos que pretende incluir a partir desta tabela ou consulta. 4. Na mesma pgina do assistente, na lista pendente Tabelas/Consultas, seleccione a tabela ou consulta do primeiro subformulrio. Para este exemplo, clique na tabela Encomendas (o lado "muitos" da primeira relao um-para-muitos) e faa duplo clique nos campos que pretende incluir a partir desta tabela ou consulta. 5. Na mesma pgina do assistente, na lista pendente Tabelas/Consultas, seleccione a tabela ou consulta do segundo subformulrio. Para este exemplo, seleccione a tabela Detalhes de Encomenda (o lado "muitos" da segunda relao um-para-muitos) e faa duplo clique nos campos que pretende incluir a partir desta tabela ou consulta. 6. Quando clicar em Seguinte, assumindo que configurou correctamente as relaes antes de iniciar o assistente, o assistente ir perguntar Como deseja ver os dados? ; ou seja por que tabela ou consulta. Para este exemplo, para criar um formulrio Clientes, clique em Por Clientes. 7. Seleccione a opo Formulrio com subformulrio(s). 8. Siga as instrues nas pginas restantes do assistente. Depois de clicar em Concluir, o Access ir criar um formulrio principal contendo dois controlos de subformulrio, bem como dois outros objectos de formulrio, um para cada subformulrio. Criar um formulrio que contenha subformulrios aninhados Este procedimento cria um formulrio e dois subformulrios com as seguintes caractersticas: O formulrio principal tem uma relao um-para-muitos com o primeiro subformulrio. O primeiro subformulrio tem uma relao um-para-muitos com o segundo subformulrio. O primeiro subformulrio contm o segundo subformulrio.

NOTA Este procedimento cria dois nveis de subformulrios, mas possvel repetir o procedimento para criar at sete nveis de subformulrios. 1. Crie um formulrio que contenha um subformulrio. 2. Abra o formulrio principal na vista de estrutura. 3. Clique no subformulrio para o seleccionar.

Pag. 67 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira .

4. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Subformulrio em Nova Janela

O Access abre o subformulrio numa nova janela. 5. Arraste um formulrio, tabela ou consulta a partir do Painel de Navegao para o subformulrio. O Access ir criar outro subformulrio dentro do primeiro subformulrio e criar um formulrio para o subformulrio. O Access adiciona um controlo de subformulrio ao subformulrio e vincula o controlo ao formulrio arrastado a partir do Painel de Navegao. O Access tambm tenta ligar os subformulrios entre si, com base nas relaes definidas na base de dados. Se o Access no conseguir determinar como ligar os subformulrios, as propriedades Ligar Campos Subordinados e Ligar Campos Principais do controlo de subformulrio iro permanecer em branco, e ter de definir manualmente essas propriedades efectuando o seguinte procedimento: 1. Clique uma vez no controlo de subformulrio para o seleccionar. 2. Se a folha de propriedades ainda no estiver a ser apresentada, prima F4 para a apresentar. 3. No separador Dados da folha de propriedades, clique em Ligar Campos Subordinados. junto caixa de propriedade

apresentada a caixa de dilogo Ligaes Entre Campos de Subformulrio. 4. Nas listas pendentes Campos Principais e Campos Subordinados , seleccione os campos aos quais pretende ligar os formulrios. Se no souber quais os campos a utilizar, clique em Sugerir para que o Access tente determinar os campos de ligao. Quando terminar, clique em OK. Se no conseguir ver o campo que pretende utilizar para ligar os formulrios, possvel que seja necessrio editar o registo de origem do formulrio principal ou subordinado para garantir que o campo de ligao est includo. Por exemplo, se o formulrio se basear numa consulta, dever certificar-se de que o campo de ligao est presente nos resultados da consulta. 5. Guarde os formulrios, mude para a vista de formulrio e verifique se o formulrio funciona conforme esperado.

Criar um formulrio utilizando a ferramenta Mltiplos Itens Um formulrio de mltiplos itens, por vezes designado por formulrio contnuo, permite-lhe mostrar informaes de mais do que um registo em simultneo. Um formulrio de mltiplos itens pode assemelhar-se a uma folha de dados quando criado inicialmente, como mostrado na seguinte ilustrao:

Pag. 68 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Os dados so dispostos em colunas e so apresentados registos mltiplos de uma s vez. Contudo, visto que se trata de um formulrio, existem mais opes de personalizao do que numa folha de dados. Pode adicionar funcionalidades, tais como elementos grficos, botes e outros controlos. Criar um formulrio de mltiplos itens 1. No Painel de Navegao, clique na tabela ou consulta que contm os dados que pretende ver no formulrio. 2. No separador Criar, no grupo Formulrios, clique em Mltiplos Itens. O Access cria o formulrio e apresenta-o na vista de esquema. Na vista de esquema, possvel efectuar alteraes ao formulrio aquando da apresentao de dados. Por exemplo, poder ajustar o tamanho das caixas de texto aos dados. 3. Para comear a trabalhar com o formulrio, mude para a vista Formulrio: No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Formulrio. Criar um formulrio com separadores A adio de separadores a um formulrio pode torn-lo mais organizado e fcil de utilizar, especialmente se o formulrio contiver muitos controlos. Ao colocar os controlos relacionados em pginas separadas do controlo de separador, pode reduzir a desorganizao e tornar o trabalho com os dados mais fcil.

Para adicionar separadores a um formulrio, utilize a ferramenta Controlo de Separador. Cada pgina de um controlo de separador funciona como um contentor para outros controlos, tais
Pag. 69 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

como caixas de texto, caixas de combinao ou botes de comandos. Os seguintes procedimentos mostram como adicionar um controlo de separador a um formulrio. NOTA Todos os procedimentos seguintes partem do princpio de que j foi criado um formulrio e que este foi aberto na Vista de Estrutura. Para apresentar um formulrio numa Vista de Estrutura, no Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato no formulrio e, em seguida, clique em Vista de Estrutura. Adicionar um controlo de separador a um formulrio 1. No separador Estrutura, no grupo Controlos, clique na ferramenta Controlo de Separador 2. Clique no formulrio no qual pretende colocar o controlo de separador. O Access coloca o controlo de separador no formulrio. Mover controlos existentes para uma pgina de separador 1. Seleccione os controlos que pretende mover para a pgina de separador. Para seleccionar vrios controlos, mantenha a tecla a SHIFT premida e clique nos controlos que pretende mover. 2. No separador Base, no grupo rea de Transferncia, clique em Cortar. 3. Clique no texto da etiqueta no separador que corresponde pgina na qual pretende colocar os controlos. Aparecer uma caixa de seleco na pgina de separador. NOTA Se a caixa de seleco no for apresentada na pgina de separador, os controlos no sero anexados correctamente pgina quando efectuar o passo seguinte. 4. No separador Base, no grupo rea de Transferncia, clique em Colar. O Access coloca o controlo ou controlos na pgina de separador. Para confirmar que os controlos esto anexados correctamente pgina, clique noutro separador no controlo de separador. Os controlos acabados de colar devem desaparecer e, em seguida, reaparecer quando clicar no separador original. Arrastar campos do painel de tarefas Lista de Campos para uma pgina de separador 1. Seleccione a pgina de separador qual pretende adicionar os campos. 2. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes. 3. Navegue para a tabela que contm os campos que pretende adicionar. 4. Arraste cada cada campo do painel de tarefas Lista de Campos para a pgina de separador. Alternativamente, seleccione vrios campos premindo a tecla CTRL ou SHIFT enquanto clica nos campos e, em seguida, arraste-os todos para a pgina de separador ao mesmo tempo. NOTA Quando arrasta os campos sobre a pgina de separador, a pgina fica preta para indicar que os campos sero anexados a essa pgina. 5. Liberte o boto do rato. O Access coloca o campo ou campos na pgina de separador. Adicionar outros controlos a uma pgina de separador
Pag. 70 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Pode adicionar outros tipos de controlo, tais como imagens, botes de comandos e caixas de verificao a um controlo de separador. 1. Seleccione a pgina de separador qual pretende adicionar o controlo. 2. No separador Estrutura, no grupo Controlos, clique no controlo que pretende adicionar.

3. Mova o ponteiro para a pgina de separador. Quando move o ponteiro sobre a pgina, esta fica preta para indicar que o controlo ser anexado a essa pgina. 4. Clique na pgina de separador na qual pretende colocar o controlo. O Access coloca o controlo na pgina de separador. Adicionar uma nova pgina de separador 1. Seleccione um separador ou clique na rea em branco na parte superior do controlo de separador para seleccionar todo o controlo. 2. No separador Estrutura, no grupo Controlos, clique em Inserir Pgina. Alternativamente, pode clicar com o boto direito do rato no controlo de separador e, em seguida, clicar em Inserir Pgina. O Access adiciona uma nova pgina em branco no fim das pginas existentes. Reordenar as pginas de separador 1. Clique com o boto direito do rato num separador ou clique com o boto direito do rato na rea em branco na parte superior do controlo de separador. 2. Clique em Ordem das Pginas. 3. Na caixa de dilogo Ordem das Pginas, seleccione a pgina que pretende mover. 4. Clique em Mover Para Cima ou Mover Para Baixo para colocar a pgina na ordem pretendida. 5. Repita os passos 1 e 4 para quaisquer outras pginas que pretenda mover. NOTA O comando Ordem das Pginas no deve ser confundido com o comando Ordem de Tabulao. O comando Ordem de Tabulao utilizado para definir a ordem pela qual o cursor avana nos controlos num formulrio quando a tecla de tabulao premida. Mudar o nome de uma pgina de separador 1. Clique no separador ao qual pretende mudar o nome. 2. Se o painel de tarefas Folha de Propriedades no for apresentado, prima F4 para o visualizar. 3. No separador Tudo da Folha de Propriedades, modifique o texto na caixa de propriedades Nome e prima ENTER. Eliminar uma pgina de separador Clique com o boto direito do rato na pgina de separador que pretende eliminar e, em seguida, clique em Eliminar Pgina.

O Access elimina a pgina e todos os controlos nela contidos.

Pag. 71 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Relatrios
Pode criar uma variedade de relatrios diferentes no Microsoft Office Access 2007, desde um relatrio simples a um relatrio complexo. Comece pela origem de registos do relatrio. Quer o relatrio seja uma listagem simples de registos ou um resumo agrupado de vendas por regio, deve determinar primeiro quais os campos que contm os dados que pretende ver no relatrio e em que tabelas ou consultas residem. Depois de escolher a origem de registos, achar mais fcil criar o relatrio, utilizando o Assistente de Relatrios. O Assistente de Relatrios uma funcionalidade do Access que o ajuda atravs de uma srie de questes e, em seguida, gera um relatrio com base nas respostas do utilizador.

Escolher uma origem de registos Um relatrio composto por informaes extradas de tabelas ou consultas, bem como por informaes armazenadas com a estrutura do relatrio como, por exemplo, etiquetas, cabealhos e grficos. As tabelas ou consultas que fornecem os dados subjacentes tambm so conhecidas como origem de registos do relatrio. Se todos os campos que pretende incluir existirem numa nica tabela, utilize essa tabela como origem de registos. Se existirem campos em mais do que uma tabela, ser necessrio utilizar uma ou mais consultas como origem de registos. Essas consultas podero j existir na base de dados, ou poder ser necessrio criar novas consultas que se adaptem especificamente s necessidades do relatrio. Poder encontrar hiperligaes para mais informaes sobre consultas na seco Consulte Tambm. Criar um relatrio utilizando a ferramenta de relatrio A ferramenta de relatrio fornece a forma mais rpida para criar um relatrio, porque gera imediatamente um relatrio sem lhe pedir informaes. O relatrio apresenta todos os campos a partir da tabela ou consulta subjacente. A ferramenta de relatrio poder no criar o produto final e aperfeioado que o utilizador pretendia, mas bastante til como meio de consulta rpida dos dados subjacentes. Em seguida, pode guardar o relatrio e modific-lo na vista de esquema ou na vista de estrutura, de modo a servir melhor os objectivos do utilizador. 1. No Painel de Navegao, clique na tabela ou consulta na qual pretende basear o relatrio. 2. No separador Criar, no grupo Relatrios, clique em Relatrio. O Access cria o relatrio e apresenta-o na vista de esquema. Depois de ver o relatrio, pode guard-lo e, em seguida, fech-lo, bem como a tabela ou consulta subjacente que utilizou como uma origem de registos. Da prxima vez que abrir o relatrio, o Access apresentar os dados mais recentes a partir da origem de registos. Criar um relatrio utilizando o Assistente de Relatrios Poder utilizar o Assistente de Relatrios para ser mais selectivo relativamente aos campos que aparecem no relatrio. Poder tambm especificar a forma como os dados so agrupados e ordenados, bem como utilizar campos de mais do que uma tabela ou consulta, desde que tenha especificado de antemo as relaes entre as tabelas e consultas. Poder encontrar hiperligaes para mais informaes sobre como criar relaes na seco Consulte Tambm. 1. No separador Criar, no grupo Relatrios, clique em Assistente de Relatrios.

Pag. 72 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

2. Siga as instrues nas pginas do Assistente de Relatrios. Na ltima pgina, clique em Concluir. Quando pr-visualiza o relatrio, v o relatrio tal como ir aparecer depois de impresso. Poder tambm aumentar a ampliao para maior detalhe. Para mais informaes sobre como ver e imprimir o relatrio, consulte a seco Ver, imprimir ou enviar o relatrio como mensagem de correio electrnico. NOTA Se pretender incluir campos de vrias tabelas e consultas no relatrio, no clique em Seguinte nem em Concluir depois de seleccionar os campos da primeira tabela ou consulta na primeira pgina do Assistente de Relatrios. Em vez disso, repita os passos para seleccionar uma tabela ou consulta, e clique nos campos adicionais que pretenda incluir no relatrio. Em seguida, clique em Seguinte ou Concluir para continuar. Criar etiquetas utilizando o Assistente de Etiquetas Utilize o Assistente de Etiquetas para criar facilmente etiquetas para uma grande variedade de tamanhos de etiquetas padro. 1. No Painel de Navegao, abra a tabela ou consulta que ser a origem de registos para as etiquetas fazendo duplo clique na mesma. 2. No separador Criar, no grupo Relatrios, clique em Etiquetas. 3. Siga as instrues nas pginas do Assistente de Etiquetas. Na ltima pgina, clique em Concluir. O Access apresenta as etiquetas no modo Pr-visualizar, para que as possa ver conforme iro aparecer quando forem impressas. Poder utilizar o controlo de deslocamento na barra de estado para ampliar os detalhes. NOTA A vista Pr-visualizar a nica que poder utilizar para ver vrias colunas; as outras vistas apresentam os dados numa nica coluna. Criar um relatrio utilizando a ferramenta de Relatrio em Branco Se no estiver interessado em utilizar a ferramenta de Relatrio ou o Assistente de Relatrios, poder utilizar a ferramenta de Relatrio em Branco para criar um relatrio de raiz. Isto poder ser uma forma bastante rpida de criar um relatrio, especialmente se planear colocar apenas poucos campos no relatrio. O seguinte procedimento explica como utilizar a ferramenta de Relatrio em Branco: 1. No separador Criar, no grupo Relatrios, clique em Relatrio Em Branco. apresentado um relatrio em branco na vista de esquema, sendo que o painel Lista de Campos apresentado no lado direito da janela do Access. 2. No painel Lista de Campos, clique no sinal de adio junto da tabela ou tabelas que contm os campos que pretende ver no relatrio. 3. Arraste cada campo para o relatrio vez, ou mantenha premida a tecla CTRL e seleccione vrios campos arrastando-os de seguida para o relatrio em simultneo. 4. Utilize as ferramentas no grupo Controlos do separador Formatao para adicionar um logtipo, ttulo, nmeros de pgina ou a data e hora ao relatrio.

Pag. 73 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Poder encontrar hiperligaes para mais informaes sobre como adicionar funcionalidades ao relatrio na seco Consulte Tambm. Obter noes sobre as seces do relatrio No Access, a estrutura de um relatrio dividida em seces. Pode ver o relatrio na Vista de estrutura para ver as respectivas seces. Para criar relatrios teis, tem de compreender como funciona cada seco. Por exemplo, a seco em que escolhe colocar um controlo calculado determina o modo como o Access calcula os resultados. A lista que se segue um resumo dos tipos de seco e respectivas utilizaes: Cabealho do Relatrio Esta seco impressa apenas uma vez, no incio do relatrio. Utilize o cabealho do relatrio para informaes que podero aparecer normalmente numa pgina de rosto como, por exemplo, um logtipo, um ttulo ou uma data. Quando colocado um controlo calculado que utiliza a funo de agregao Soma no cabealho do relatrio, a soma calculada destina-se a todo o relatrio. O cabealho do relatrio impresso antes do cabealho da pgina. Cabealho de Pgina Esta seco impressa no incio de cada pgina. Por exemplo, utilize um cabealho de pgina para repetir o ttulo do relatrio em todas as pginas. Cabealho do Grupo Esta seco impressa no incio de cada novo grupo de registos. Utilize o cabealho do grupo para imprimir o nome do grupo. Por exemplo, num relatrio agrupado por produto, utilize o cabealho do grupo para imprimir o nome do produto. Quando colocado um controlo calculado que utiliza a funo de agregao Soma no cabealho do grupo, calculada a soma do grupo actual. Detalhe Esta seco impressa uma vez em todas as linhas da origem de registos. nesta seco que so colocados os controlos que compem o corpo principal do relatrio. Rodap de Grupo Esta seco impressa no final de cada grupo de registos. Utilize um rodap de grupo para imprimir informaes de resumo de um grupo. Rodap de Pgina Esta seco impressa no final de cada pgina. Utilize um rodap de pgina para imprimir os nmeros de pgina ou as informaes por pgina. Rodap de Relatrio Esta seco impressa apenas uma vez no final do relatrio. Utilize o rodap de relatrio para imprimir os totais do relatrio ou outras informaes de resumo do relatrio completo. NOTA Na Vista de estrutura, o rodap de relatrio aparece abaixo do rodap de pgina. No entanto, quando o relatrio impresso ou pr-visualizado, o rodap de relatrio aparece acima do rodap de pgina, logo a seguir ao ltimo rodap de grupo ou linha de detalhe da ltima pgina. Obter noes sobre os controlos Os controlos so objectos que apresentam dados, executam aces e permitem-lhe visualizar e trabalhar com informaes que optimizam a interface de utilizador, como etiquetas e imagens. O Access suporta trs tipos de controlos: vinculados, no vinculados e calculados: Controlo dependente Um controlo cuja origem dos dados um campo de uma tabela ou consulta denomina-se controlo dependente. Os controlos dependentes so utilizados para apresentar valores de campos da base de dados. Os valores podem ser texto, datas, nmeros, valores Sim/No, imagens ou grficos. Uma caixa de texto o tipo mais comum de controlo dependente. Por exemplo, uma caixa de texto num formulrio que apresente o
Pag. 74 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

apelido de um empregado poder obter esta informao a partir do campo Apelido da tabela Empregados. Controlo independente Um controlo que no tem uma origem de dados (um campo ou expresso) um controlo independente. Os controlos independentes so utilizados para apresentar informaes, linhas, rectngulos e imagens. Por exemplo, uma etiqueta que apresente o ttulo de um relatrio um controlo independente. Controlo calculado Um controlo cuja origem dos dados uma expresso e no um campo um controlo calculado. O valor pretendido especificado no controlo atravs da definio de uma expresso como a origem dos dados para o controlo. Uma expresso uma combinao de operadores (como, por exemplo, = e + ), nomes de controlos, nomes de campos, funes que devolvem um valor nico e valores constantes. Por exemplo, a seguinte expresso calcula o preo de um item com um desconto de 25 por cento, multiplicando o valor no campo Preo Unitrio por um valor constante (0,75). = [Preo Unitrio] * 0,75 Uma expresso pode utilizar dados de um campo na tabela ou na consulta subjacente do relatrio ou de um controlo no relatrio. Poder encontrar hiperligaes para mais informaes sobre expresses na seco Consulte Tambm.

Quando cria um relatrio, poder ser mais eficaz adicionar e dispor todos os controlos dependentes em primeiro lugar, especialmente se estes formarem a maioria dos controlos no relatrio. Em seguida, poder adicionar os controlos independentes e calculados que completam a estrutura utilizando as ferramentas no grupo Controlos no separador Estrutura . Um controlo vinculado a um campo identificando-se o campo a partir do qual o controlo obtm os respectivos dados. possvel criar um controlo vinculado ao campo seleccionado arrastando o campo a partir do painel Lista de Campos para o relatrio. O painel Lista de Campos apresenta os campos da consulta ou tabela subjacente do relatrio. Para apresentar o painel Lista de Campos, no separador Estrutura, no grupo Controlos, clique em Adicionar Campo Existente. Em alternativa, pode vincular um campo a um controlo, escrevendo o nome do campo no prprio controlo ou na caixa do valor OrigemDoControlo na folha de propriedades do controlo. A folha de propriedades define as caractersticas do controlo como, por exemplo, o respectivo nome, a origem dos respectivos dados e o respectivo formato. Utilizar o painel Lista de Campos a melhor forma de criar um controlo, por dois motivos: Um controlo dependente tem um rtulo anexado, ao qual atribudo por predefinio o nome do campo (ou a legenda definida para esse campo na tabela ou consulta subjacente) como respectiva legenda, para que no seja necessrio escrever manualmente a legenda. Um controlo dependente herda muitas das definies do campo na tabela ou consulta subjacente (como acontece com as propriedades Formato, CasasDecimais e MscaraDeIntroduo). Deste modo, estas propriedades do campo permanecem iguais sempre que cria um controlo dependente desse campo.

Se j tiver criado um controlo independente e pretender vincul-lo a um campo, defina a propriedade OrigemDoControlo do controlo como o nome do campo. Para obter detalhes sobre a propriedade OrigemDoControlo, procure a Ajuda de "OrigemDoControlo". Optimizar o relatrio na vista de esquema

Pag. 75 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Depois de criar um relatrio, pode facilmente optimizar a respectiva estrutura, trabalhando na vista de estrutura. Ao utilizar os dados reais do relatrio como guia, pode ajustar as larguras das colunas, reordenar as colunas e adicionar nveis de agrupamento e totais. Pode colocar novos campos na estrutura do relatrio e definir as propriedades do relatrio e respectivos controlos. Para mudar para a vista de esquema, clique com o boto direito do rato no nome de relatrio no Painel de Navegao e clique em Vista de Esquema O Access mostra o relatrio na Vista de esquema. possvel utilizar a folha de propriedades para modificar as propriedades do relatrio e respectivos controlos e seces. Para apresentar a folha de propriedades, prima a tecla F4. Poder utilizar o painel Lista de Campos para adicionar campos da tabela ou consulta subjacente estrutura do relatrio. Para apresentar o painel Lista de Campos, efectue um dos seguintes procedimentos: No separador Formatar, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes. Prima ALT+F8. .

possvel adicionar depois campos arrastando-os a partir do painel Lista de Campos para o relatrio. Optimizar o relatrio na vista de estrutura Tambm possvel optimizar a estrutura do relatrio trabalhando na vista de estrutura. Poder adicionar novos controlos e campos ao relatrio, adicionando-os grelha de estrutura. A folha de propriedades oferece-lhe acesso a um grande nmero de propriedades que poder definir para personalizar o relatrio. Para mudar para a vista de estrutura, clique com o boto direito do rato no nome do relatrio no Painel de Navegao e clique em Vista de Estrutura O Access apresenta o relatrio na vista de estrutura. possvel utilizar a folha de propriedades para modificar as propriedades do prprio relatrio e dos controlos e seces nele contidos. Para apresentar a folha de propriedades, prima a tecla F4. Poder utilizar o painel Lista de Campos para adicionar campos da tabela ou consulta subjacente estrutura do relatrio. Para apresentar o painel Lista de Campos, efectue um dos seguintes procedimento: No separador Formatar, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes. Prima ALT+F8. .

possvel adicionar depois campos arrastando-os a partir do painel Lista de Campos para o relatrio. Adicionar campos a partir do painel Lista de Campos

Pag. 76 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Para adicionar um nico campo, arraste o campo a partir do painel Lista de Campos para a seco do relatrio onde pretende apresent-lo. Para adicionar vrios campos de uma s vez, mantenha premida a tecla CTRL e clique nos campos que pretende. Em seguida, arraste os campos seleccionados para o relatrio.

Quando larga os campos numa seco do relatrio, o Access cria um controlo caixa de texto vinculado para cada campo e coloca automaticamente um controlo etiqueta junto de cada campo. Adicionar controlos ao relatrio Alguns controlos so criados automaticamente, tal como o caso do controlo de caixa de texto dependente, o qual criado aquando da adio de um campo a partir do painel Lista de Campos ao relatrio. Muitos outros controlos podem ser criados na vista de estrutura com as ferramentas do grupo Controlos no separador Estrutura.

Determinar o nome de uma ferramenta Coloque o ponteiro do rato sobre a ferramenta. O Access apresenta o nome da ferramenta. Criar um controlo utilizando as ferramentas do grupo Controlos 1. Clique na ferramenta do tipo de controlo que pretende adicionar. Por exemplo, para criar uma caixa de verificao, clique na ferramenta Caixa de Verificao . 2. Clique na grelha de estrutura do relatrio onde pretende colocar o canto superior esquerdo do controlo. Clique uma vez para criar um controlo com dimenso predefinida ou clique e arraste o relatrio para criar um controlo com a dimenso pretendida. 3. Se no colocar o controlo correctamente primeira tentativa, pode mov-lo utilizando o seguinte procedimento: 1. Clique no controlo para o seleccionar. 2. Coloque o ponteiro do rato sobre o limite do controlo at que o ponteiro se transforme numa seta de quatro pontas . 3. Arraste o controlo para a localizao pretendida. Este procedimento cria um controlo "independente". Se o controlo for do tipo que consegue apresentar dados (por exemplo, uma caixa de texto ou caixa de verificao), ser necessrio introduzir um nome de campo ou uma expresso na propriedade OrigemDoControlo do controlo, antes que o mesmo apresente dados. Ver a folha de propriedades Para apresentar a folha de propriedades na vista de estrutura, efectue um dos seguintes procedimentos: No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Folha de Propriedades.
Pag. 77 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador Prima a tecla F4.

J. Ferreira

Guardar o trabalho Depois de guardar a estrutura do relatrio, pode executar o relatrio as vezes necessrias. A estrutura do relatrio permanece igual, mas o utilizador obtm dados actuais sempre que imprime o relatrio. Se necessitar de alterar o relatrio, pode modificar a estrutura do mesmo ou criar um novo relatrio semelhante com base no original. Guardar a estrutura do relatrio 1. Clique no Boto do Microsoft Office Em alternativa, clique em Guardar e, em seguida, clique em Guardar. na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido.

2. Se o relatrio no tiver ttulo, escreva um nome na caixa Nome do Relatrio e, em seguida, clique em OK. Guardar a estrutura do relatrio com um novo nome 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Guardar Como.

2. Na caixa de dilogo Guardar Como, escreva o nome na caixa Guardar Relatrio em, seleccione Relatrio na caixa Como e, em seguida, clique em OK. Ver, imprimir ou enviar o relatrio como uma mensagem de correio electrnico Depois de guardar a estrutura do relatrio, pode utiliz-la repetidamente. A estrutura do relatrio permanece igual, mas o utilizador obtm dados actuais sempre que visualiza ou imprime o relatrio. Se necessitar de alterar o relatrio, pode modificar a estrutura do mesmo ou criar um novo relatrio semelhante com base no original. Visualizar o relatrio Existem vrias formas de visualizar o relatrio. O mtodo que escolher depende do que pretende fazer com o relatrio e respectivos dados: Se pretender efectuar alteraes temporrias aos dados que aparecem no relatrio antes de o imprimir, ou pretender copiar dados do relatrio para a rea de transferncia, utilize a vista de relatrio. Se pretender alterar a estrutura do relatrio enquanto v os dados, utilize a vista de esquema. Se pretender simplesmente ver o aspecto do relatrio quando for impresso, utilize Prvisualizar.

NOTA Se o relatrio estiver formatado com vrias colunas, s conseguir ver o esquema de coluna em Pr-visualizar. A vista de esquema e a vista de relatrio apresentam o relatrio numa nica coluna.

Pag. 78 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador Ver o relatrio na vista de relatrio

J. Ferreira

A vista de relatrio a vista predefinida utilizada quando faz duplo clique num relatrio no Painel de Navegao. Se o relatrio no for aberto, faa duplo clique no mesmo no Painel de Navegao para o ver na vista de relatrio. Caso o relatrio j esteja aberto, clique com o boto direito do rato no nome do relatrio no Painel de Navegao e clique em Vista de Relatrio. Trabalhar com os dados na vista de relatrio Na vista de relatrio, possvel seleccionar texto e copi-lo para a rea de transferncia. Para seleccionar linhas inteiras, clique e arraste a margem junto s linhas que pretende seleccionar. Em seguida, poder enviar essas linhas para a rea de transferncia efectuando um dos seguintes procedimentos: No separador Base, no grupo rea de Transferncia, clique em Copiar. Clique com o boto direito do rato nas linhas seleccionadas e clique em Copiar. Atalho do teclado Prima CTRL+C.

Mostrar apenas as linhas pretendidas utilizando filtros Poder aplicar filtros directamente no relatrio sem sair da vista de relatrio. Por exemplo, se tiver uma coluna "Pas/Regio" e pretender ver apenas as linhas em que o pas/regio for "Canad", efectue o seguinte procedimento: 1. Localize a palavra "Canad" no relatrio e clique com o boto direito do rato na mesma. 2. Clique em Igual a "Canad". O Access criar e aplicar o filtro. Criar um filtro mais detalhado 1. 2. 3. 4. Clique com o boto direito do rato no campo que pretende filtrar. Clique em Filtros Comuns. Clique na condio do filtro que pretende. Introduza os critrios.

Activar e desactivar um filtro possvel alternar entre uma apresentao filtrada e no filtrada clicando em Activar/Desactivar Filtro no grupo Ordenar e Filtrar do separador Base. Tal no remove o filtro: apenas o activa e desactiva. Remover um filtro 1. Clique com o boto direito do rato no campo do qual pretende remover o filtro. 2. Clique em Remover Filtro. Uma vez removido um filtro, no possvel voltar a activ-lo utilizando o comando Activar/Desactivar Filtro. Ter primeiro de recriar o filtro.

Pag. 79 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

NOTA Se aplicar um filtro a um relatrio e depois guardar e fechar esse relatrio, o filtro ser guardado. Contudo, da prxima vez que abrir o relatrio, o Access no ir aplicar o filtro. Para aplicar novamente o filtro, no separador Base, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Activar/Desactivar Filtro. Pr-visualizar o relatrio utilizando a opo Pr-visualizar Clique com o boto direito do rato no relatrio no Painel de Navegao e clique em Pr-visualizar no menu de atalho. Pode utilizar os botes de navegao para ver as pginas de um relatrio sequencialmente ou para ir para qualquer pgina no relatrio.

Clique para apresentar a primeira pgina. Clique para apresentar a pgina anterior. Clique para apresentar a pgina seguinte. Clique para apresentar a ltima pgina. Escreva um nmero de pgina nesta e prima a tecla ENTER para ir para essa pgina especfica.

Em Pr-visualizar, possvel ampliar para ver detalhes, ou reduzir a ampliao para ver o posicionamento dos dados na pgina. Com o cursor posicionado sobre o relatrio, faa clique uma vez. Para inverter o efeito do zoom, faa clique novamente. Tambm poder utilizar o controlo de zoom na barra de estado do Access para ampliar ou reduzir mais. Para fechar Pr-visualizar, efectue um dos seguintes procedimentos: No separador Pr-visualizar, clique em Fechar a Pr-visualizao. Clique com o boto direito do rato no relatrio no Painel de Navegao e clique em Vista de Esquema ou em Vista de Estrutura no menu de atalho.

SUGESTO Depois de pr-visualizar o relatrio, pode exportar os resultados para o Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 ou para vrios outros programas do Office. No separador Dados Externos, no grupo Exportar Dados, clique no boto do formato que pretende e siga as instrues. Imprimir o relatrio possvel imprimir um relatrio enquanto o mesmo est aberto em qualquer vista, ou quando est fechado. Antes de imprimir, certifique-se de que verifica as definies da pgina, tais como as margens ou a orientao da pgina. O Access guarda as definies da pgina com o relatrio, pelo que s necessrio defini-las uma vez. Caso as necessidades de impresso se alterem, poder reconfigurar as definies mais tarde. Alterar as definies da pgina

Pag. 80 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

1. Abra o relatrio no modo Pr-visualizar. Pode alterar as definies da pgina em qualquer vista, mas o modo Pr-visualizar melhor porque pode ver imediatamente os efeitos de quaisquer alteraes. 2. No separador Pr-visualizar, no grupo Esquema de Pgina, clique em Vertical Horizontal para definir a orientao da pgina, Tamanho ou para definir o tamanho do

papel, Margens para ajustar as margens, e assim sucessivamente. 3. Depois de efectuar uma alterao, utilize os botes de navegao para visualizar vrias pginas, para se certificar de que no criou problemas de formatao em pginas posteriores. Enviar o relatrio para uma impressora 1. Abra o relatrio em qualquer vista ou seleccione-o no Painel de Navegao. 2. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Imprimir.

O Access apresenta a caixa de dilogo Imprimir. 3. Introduza as opes referentes impressora, ao intervalo de impresso e ao nmero de cpias. 4. Clique em OK. Enviar o relatrio como uma mensagem de correio electrnico Pode enviar o relatrio a destinatrios como uma mensagem de correio electrnico em vez de imprimir uma cpia em papel: 1. No Painel de Navegao, clique no relatrio para o seleccionar, clique no Boto do Microsoft Office e clique em Correio Electrnico . 2. Na caixa de dilogo Enviar Objecto Como, na lista Seleccionar Formato de Exportao, clique no formato de ficheiro que pretende utilizar.

3. Preencha as restantes caixas de dilogo. 4. Na aplicao de correio electrnico, escreva os detalhes da mensagem e envie a mensagem.

Pag. 81 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Macros
Macro uma aco ou conjunto de aces que podem ser utilizadas para automatizar tarefas. possvel criar uma macro para efectuar um srie especfica de aces, bem como um grupo de macros para efectuar sries de aces relacionadas. No Microsoft Office Access 2007, as macros podem estar contidas em objectos de macro (por vezes, denominados macros autnomas) ou podem estar incorporadas nas propriedades de evento de formulrios, relatrios ou controlos. As macros incorporadas passam a pertencer ao objecto ou controlo onde esto incorporadas. Os objectos de macro so visveis no Painel de Navegao, em Macros; as macros incorporadas no o so. Obter informaes sobre o Construtor de Macros Utilize o Construtor de Macros para criar e modificar macros. Para abrir o Construtor de Macros: No separador Criar, no grupo Outros, clique em Macro.Se este comando no estiver disponvel, clique na seta existente abaixo do boto Mdulo ou Mdulo de Classe e, em seguida, clique em Macro. apresentado o Construtor de Macros.

Na janela do Construtor de Macros, possvel construir a lista de aces que pretende que sejam executadas quando a macro for executada. Quando abrir, pela primeira vez, o Construtor de Macros so apresentadas a coluna Aco, a coluna Argumentos e a coluna Comentrio. Em Argumentos de Aco, introduza e edite argumentos, no lado esquerdo, para cada aco de macro, se forem obrigatrios. apresentada, no lado direito, uma caixa de descrio que fornece uma breve descrio de cada aco ou argumento. Clique numa aco ou argumento de aco para ler a descrio na caixa.
Pag. 82 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

possvel utilizar os comandos no separador Estrutura do Construtor de Macros para criar, testar e executar uma macro. A tabela seguinte descreve os comandos que esto disponveis no separador Estrutura.
GRUPO Ferramentas COMANDO Executar Passo a Passo DESCRIO

Executa as aces listadas na macro. Activa o modo de passo individual. Quando executa a macro neste modo, executada uma aco de cada vez. Depois de cada aco estar concluda, apresentada a caixa de dilogo Passo Individual. Clique em Passo na caixa de dilogo para avanar para a aco seguinte. Clique em Parar Todas as Macros para parar esta e quaisquer outras macros em execuo. Clique em Continuar para sair do modo de passo individual e executar as aces restantes sem parar. Construtor Quando introduz um argumento que aco que possa conter uma expresso, este boto est activado. Clique em Construtor para abrir a caixa de dilogo Construtor de Expresses, a qual poder utilizar para criar a expresso. Linhas Inserir Linhas Insere uma ou mais linhas de aco em branco acima da linha ou linhas seleccionadas. Eliminar Linhas Elimina a linha ou linhas de aco seleccionadas. Mostrar/OcultarMostrar Todas Apresenta mais ou menos aces de macros na lista pendente Aco. as Aces Para apresentar uma lista de aces de macros mais extensa, clique em Mostrar Todas as Aces. Quando a lista de aces de macros mais extensa estiver disponvel, o boto Mostrar Todas as Aces aparece seleccionado. Se seleccionar uma aco de macro desta lista de aces de macros mais extensa, ento pode ter de conceder explicitamente base de dados o estado de fidedignidade antes de poder executar a aco. Para mudar de uma lista de aces de macros mais extensa para uma lista menos extensa que apresente apenas as aces de macros que podem ser utilizadas numa base de dados sem fidedignidade, certifique-se de que o boto Mostrar Todas as Aces no est seleccionado. SUGESTO Se o boto Mostrar Todas as Aces estiver seleccionado, clique no boto Mostrar Todas as Aces para desmarcar a seleco. Quando o boto Mostrar Todas as Aces no est seleccionado, est disponvel a lista de aces de macros fidedignas menos extensa. Mostra ou oculta a coluna Nome da Macro. Os nomes de macros so obrigatrios em grupos de macros para distinguir as macros individuais umas das outras, mas nos outros casos os nomes de macros so opcionais. Para mais informaes, consulte a seco Criar um grupo de macros. Mostra ou oculta a coluna Condio. Utilize esta coluna para introduzir expresses que controlem quando uma aco executada. Mostra ou oculta a coluna Argumentos. Esta coluna apresenta os argumentos de cada aco de macro e torna mais fcil ler a macro. Se a coluna Argumentos no estiver apresentada, tem de clicar em cada aco e ler os argumentos em Argumentos de Aco. No possvel introduzir argumentos na coluna Argumentos.

Nomes de Macros Condies Argumentos

Criar uma macro autnoma 1. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Macro. Se este comando no estiver disponvel, clique na seta existente abaixo do boto Mdulo ou Mdulo de Classe e, em seguida, clique em Macro. apresentado o Construtor de Macros. 2. Adicionar uma aco macro: No Construtor de Macros, clique na primeira clula vazia na coluna Aco. Escreva a aco que pretende utilizar, ou clique na seta para fazer apresentar a lista de aces disponveis e seleccione depois a aco que pretende utilizar.

Pag. 83 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Em Argumentos de Aco (na parte inferior do Construtor de Macros), especifique argumentos para cada aco de macro, se forem necessrios.

NOTAS medida que for escrevendo argumentos no painel Argumentos de Aco, estes sero apresentados na coluna Argumentos na lista de aces. Contudo, a coluna Argumentos destina-se apenas a apresentao, no sendo possvel introduzir argumentos nessa coluna. Para ver uma breve descrio de cada argumento, no painel Argumentos de Aco, clique na caixa de argumento e leia a descrio na caixa adjacente. Opcionalmente, escreva um comentrio para a aco na coluna Comentrio. 3. Para adicionar mais aces macro, passe para outra linha de aco e, em seguida, repita o passo 2. Quando executa a macro, o Access executa as aces pela ordem em que foram listadas. Criar um grupo de macros Se pretender agrupar vrias macros relacionadas num objecto de macro, pode criar um grupo de macros. 1. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Macro.Se este comando no estiver disponvel, clique na seta existente abaixo do boto Mdulo ou Mdulo de Classe e, em seguida, clique em Macro.

Pag. 84 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador apresentado o Construtor de Macros. 2. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Nomes de Macros no estiver seleccionado. A coluna Nome da Macro apresentada no Construtor de Macros.

J. Ferreira

, se ainda

NOTA Em grupos de macros, os nomes de macro so necessrios para distinguir as macros individuais entre si. O nome de macro aparece na mesma linha da primeira aco de macro. A coluna do nome de macro deixada em branco para eventuais aces subsequentes na macro. A macro termina quando o nome de macro seguinte encontrado. 3. Na coluna Nome da Macro, escreva um nome para a primeira macro do grupo de macros. 4. Adicione as aces que deseja que a primeira macro execute: Na coluna Aco, clique na seta para apresentar a lista de aces. Clique na aco que pretende utilizar. Em Argumentos de Aco, especifique argumentos para a aco, se forem obrigatrios. Para ver uma breve descrio de cada argumento, clique na caixa de argumento e, em seguida, leia a descrio direita do argumento. Se desejar, escreva um comentrio para a aco.

5. Passe para a linha vazia seguinte e, em seguida, escreva um nome para a macro seguinte na coluna Nome da Macro. 6. Adicione as aces que deseja executar com a macro. 7. Repita os passos 5 e 6 para cada macro no grupo de macros. A ilustrao seguinte mostra um pequeno grupo de macros. O grupo de macros contm duas macros, cujos nomes so apresentados na coluna Nome da Macro. Cada macro contm duas aces.

NOTAS Quando guarda o grupo de macros, o nome especificado o nome do grupo de macros. No exemplo anterior, o nome do grupo de macros Macro3. Este nome apresentado em
Pag. 85 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Macros no Painel de Navegao. Para fazer referncia a uma macro individual num grupo de macros, utilize esta sintaxe: nomedogrupodemacros.nomedamacro Por exemplo, na ilustrao anterior, Macro3.FoundMsg refere-se segunda macro no grupo de macros. Se executar um grupo de macros fazendo duplo clique no mesmo no Painel de Navegao ou clicando em Executar no grupo Ferramentas do separador Estrutura, o Access ir executar apenas a primeira macro no grupo, parando quando chegar ao segundo nome de macro. Criar uma macro incorporada As macros incorporadas so diferentes das macros autnomas, pois so armazenadas nas propriedades de evento de formulrios, relatrios ou controlos. No so apresentadas como objectos em Macros no Painel de Navegao. Tal poder facilitar a gesto da base de dados porque no necessrio controlar objectos de macro separados que contenham macros para um formulrio ou relatrio. Alm disso, as macros incorporadas so includas com o formulrio ou relatrio sempre que este for copiado, importado ou exportado. Por exemplo, se pretender impedir que um relatrio seja apresentado quando no existirem dados, poder incorporar uma macro na propriedade de evento Se Nenhum Dado do relatrio. Poder utilizar a aco CxMsg para apresentar uma mensagem e utilizar depois a aco Cancelar Acontecimento para cancelar o relatrio, em vez de apresentar uma pgina em branco. 1. No Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato no formulrio ou relatrio que ir conter a macro e clique em Vista de Estrutura ou em Vista de Esquema. . 2. Se a folha de propriedades ainda no estiver a ser apresentada, prima F4 para a apresentar. 3. Clique no controlo ou seco que contm a propriedade de evento onde pretende incorporar a macro. Tambm possvel seleccionar o controlo ou seco (ou todo o formulrio ou relatrio) utilizando a lista pendente em Tipo de Seleco na parte superior da folha de propriedades. 4. Na folha de propriedades, clique no separador Evento. 5. Clique na propriedade de evento onde pretende incorporar a macro e clique em . 6. Na caixa de dilogo Escolher Construtor, clique em Construtor de Macros e, em seguida, clique em OK. 7. No Construtor de Macros, clique na primeira linha da coluna Aco. 8. Na lista pendente Aco, clique na aco pretendida. 9. Introduza quaisquer argumentos necessrios em Argumentos de Aco. 10. Se pretender adicionar outra aco, clique na linha seguinte da coluna Aco e repita os passos 8 e 9. 11. Quando a macro estiver concluda, clique em Guardar e clique em Fechar. A macro executada sempre que a propriedade de evento for activada. NOTAS O Access permite construir um grupo de macros como uma macro incorporada. No entanto, apenas a primeira macro no grupo ser executada quando o evento for activado. As macros subsequentes so ignoradas.

Pag. 86 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

No possvel converter macros incorporadas em VBA (Visual Basic for Applications) utilizando a ferramenta Converter Macros em Visual Basic no grupo Macro no separador Ferramentas da Base de Dados. Se pretender eventualmente converter as macros em cdigo VBA, aconselhvel criar macros autnomas em vez de macros incorporadas. Nesse caso, poder utilizar a ferramenta Converter Macros em Visual Basic para as converter em VBA.

Editar uma macro Para inserir uma linha de aco Clique com o boto direito do rato na linha de aco

acima da qual pretende inserir a nova linha de aco e clique em Inserir Linhas . Para eliminar uma linha de aco Clique com o boto direito do rato na linha de aco que pretende eliminar e clique em Eliminar Linhas. . Para mover uma linha de aco Seleccione a linha de aco clicando no cabealho da linha esquerda da aco e, em seguida, arraste para uma nova posio.

possvel inserir, eliminar ou mover vrias linhas seleccionando primeiro o grupo de linhas e efectuando depois a operao pretendida. Para seleccionar um grupo de linhas, clique no cabealho de linha da primeira linha que pretende seleccionar, mantenha premida a tecla SHIFT e clique depois no cabealho de linha da ltima linha que pretende seleccionar. (O cabealho de linha a caixa sombreada esquerda de cada linha de aco.) Um mtodo alternativo para seleccionar vrias linhas consiste em posicionar o ponteiro sobre o cabealho de linha da primeira linha que pretende seleccionar e depois clicar e arrastar para cima ou para baixo para seleccionar as outras linhas. NOTA Ao seleccionar-se linhas clicando e arrastando, a primeira linha seleccionada no pode estar j seleccionada. Se j estiver seleccionado, o Access ir assumir que o utilizador est a tentar arrastar a linha para uma nova localizao. Utilizar condies para controlar aces de macro possvel utilizar qualquer expresso que seja avaliada como Verdadeiro/Falso ou Sim/No numa condio. A aco de macro ser executada se a condio for avaliada como Verdadeiro (ou Sim). Para introduzir uma condio para uma aco de macro, ter primeiro de fazer apresentar a coluna Condio no Construtor de Macro: No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Condies .

Escreva uma expresso na coluna Condio. No preceda a expresso de um sinal de igual (=). Para fazer com que uma condio seja aplicada a vrias aces em simultneo, escreva ... em cada linha subsequente. Por exemplo:

Pag. 87 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

SUGESTO Para fazer com que o Access ignore temporariamente uma aco, introduza Falso como condio. Ignorar temporariamente uma aco poder ser til quando estiver a tentar localizar problemas numa macro. Exemplos de condies de macro
UTILIZE ESTA EXPRESSO [Cidade]="Faro" PARA EXECUTAR A ACO SE

Faro o valor de Cidade no campo no formulrio a partir de onde a macro foi executada. DContar("[CdigoDaEncomenda]", "Encomendas")>35 Existem mais do que 35 entradas no campo CdigoDaEncomenda da tabela Encomendas. DContar("*", "Detalhes da Encomenda", Existem mais de trs entradas na tabela "[CdigoDaEncomenda]=Formulrios![Encomendas]![CdigoDaEncomenda]")>3 Detalhes da Encomenda para a qual o campo CdigoDaEncomenda da tabela corresponde ao campo CdigoDaEncomenda do formulrio Encomendas. [DataDeEnvio] Entre #2-Fev-2007# E #2-Mar-2007# O valor do campo DataDeEnvio no formulrio a partir do qual a macro executada no anterior a 2-Fev-2007 nem posterior a 2-Mar-2007. Formulrios![Produtos]![Existncias]<5 O valor do campo Existncias no formulrio Produtos inferior a 5. Nulo([Nome]) O valor Nome no formulrio a partir do qual a macro executada Nulo (no possui nenhum valor). Esta expresso equivalente a [Nome] Nulo. [Pas]="Reino Unido" E Formulrios![TotaisDasVendas]![TotalDasEncomendas]>100 O valor no campo Pas no formulrio a partir do qual a macro executada Reino Unido e o valor do campo TotalDasEncomendas no formulrio TotaisDasVendas maior que 100. [Pas] Em ("Frana", "Itlia", "Espanha") E Compr([CdigoPostal])<>5 O valor no campo Pas do formulrio a partir do qual a macro executada Frana, Itlia ou Espanha e o cdigo postal no tem 5 caracteres de comprimento. CxMsg("Confirmar alteraes?",1)=1 Clique em OK numa caixa de dilogo na qual a funo CxMsg apresenta Confirmar alteraes?. Se clicar em Cancelar na caixa de dilogo, o Access ignora a aco. [VarsTemp]![MyVar]=43 O valor da varivel temporria MyVar (criada utilizando-se a aco de macro DefinirVarTemp) igual a 43. [ErroMacro]<>0 O valor da propriedade Nmero do objecto ErroMacro no igual a 0, significando que ocorreu um erro na macro. Esta condio pode ser utilizada em conjunto com as aces de macro LimparErroMacro e AoOcorrerErro para controlar o que acontece quando ocorre um erro.

Obter mais informaes sobre aces de macros Enquanto est a trabalhar no Construtor de Macros, pode obter mais informaes sobre uma aco ou argumento clicando na mesma ou no mesmo e lendo a respectiva descrio na caixa no canto inferior direito da janela do Construtor de Macros. Alm disso, cada aco de macro tem um tpico de Ajuda associado mesma. Para obter mais informaes sobre uma aco, escolha a aco na lista de aces e, em seguida, prima F1.

Pag. 88 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Glossrio do Access
A

aco Bloco de construo base de uma macro; instruo autnoma que pode ser combinada com outras aces para automatizar tarefas. Por vezes, designada por comando noutras linguagens de macros. accionador Forma especial de um procedimento armazenado que executado automaticamente quando os dados de uma tabela especificada so modificados. Os accionadores so frequentemente criados para impor a integridade referencial ou a consistncia entre dados relacionados de forma lgica em tabelas diferentes. activao no local Activao do servidor OLE de um objecto OLE a partir de um campo ou controlo. Por exemplo, possvel reproduzir um ficheiro waveform udio (.wav) contido num controlo, fazendo duplo clique no controlo. actualizao em cascata Nas relaes que impem a integridade referencial entre tabelas, diz respeito actualizao de todos os registos relacionados na tabela ou tabelas relacionadas, quando actualizado um registo na tabela primria. actualizar Numa base de dados do Access, significa voltar a apresentar os registos num formulrio ou folha de dados para que reflictam as alteraes que outros utilizadores tenham efectuado. Num projecto do Access, significa voltar a executar uma consulta subjacente ao formulrio ou folha de dados activos, de modo a reflectir as alteraes efectuadas nos registos. actualizar Aceitar as alteraes efectuadas nos dados de um registo. As alteraes so guardadas na base de dados quando passa para outro registo num formulrio ou folha de dados, ou quando guarda explicitamente o registo. ala de movimentao Quadrado grande apresentado no canto superior esquerdo do controlo ou esquema de controlo seleccionado na vista de Estrutura ou vista de Esquema. possvel arrastar a ala para mover o controlo ou o esquema de controlo para outra localizao. aplicao anfitri Qualquer aplicao que suporte a utilizao do Visual Basic for Applications. aplicao de base de dados Conjunto de objectos que pode incluir tabelas, consultas, formulrios, relatrios, macros e mdulos de cdigo concebidos para funcionarem em conjunto a fim de facilitar a utilizao de uma base de dados. Normalmente, uma aplicao de base de dados implementada num grupo de utilizadores. aplicao front-end/back-end Aplicao de base de dados que inclui um ficheiro de base de dados "back-end", que contm tabelas e cpias de um ficheiro de base de dados "front-end", que contm todos os outros objectos de base de dados com ligaes s tabelas "back-end". rea de colocao rea na Vista de Tabela Dinmica ou Vista de Grfico Dinmico onde pode colocar campos da lista de campos para apresentar os dados no campo. Os rtulos de cada rea de colocao indicam o tipo de campos que pode criar na vista. rea de colunas A parte da Vista de Tabela Dinmica que contm campos de coluna. rea de dados

Pag. 89 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

A parte da Vista de Tabela Dinmica ou Vista de Grfico Dinmico que contm dados de resumo. Os valores na rea de dados so apresentados como registos na Vista de Tabela Dinmica e como pontos de dados na Vista de Grfico Dinmico. rea de detalhes A parte da Vista de Tabela Dinmica que contm campos de detalhes e de totais. rea de filtro A parte de uma Vista de Tabela Dinmica ou Vista de Grfico Dinmico que contm campos de filtro. rea de linhas A parte da Vista de Tabela Dinmica que contm campos de linha. rea de trabalho do Access rea de trabalho que utiliza o motor de base de dados do Access para aceder a uma origem de dados. A origem de dados pode ser um ficheiro de base de dados do Access, uma base de dados ODBC, tal como uma base de dados Paradox ou Microsoft SQL Server ou uma base de dados ISAM. argumento de aco Informaes adicionais requeridas por algumas aces de macros. Por exemplo, o objecto afectado pela aco ou as condies especiais em que a aco executada. rvore de chamada Todos os mdulos que podem ser chamados por qualquer procedimento do mdulo no qual o cdigo esteja actualmente em execuo. ASCII Sigla de American Standard Code for Information Interchange para um conjunto de caracteres de 7 bits utilizado para representar letras e smbolos presentes num teclado dos E.U.A. padro. associao automtica Associao em que uma tabela associada a si prpria. Os registos da tabela so combinados com outros registos da mesma tabela quando existem valores correspondentes nos campos associados. associao exterior Associao na qual cada registo correspondente de cada uma de duas tabelas combinado num nico registo nos resultados da consulta e na qual pelo menos uma tabela contribui com todos os respectivos registos, mesmo que os valores do campo associado no correspondam aos valores da outra tabela. associao externa direita Associao externa em que todos os registos do lado direito da operao RIGHT JOIN na instruo SQL da consulta so adicionados aos resultados da consulta, mesmo que no existam valores correspondentes no campo associado da tabela esquerda. associao externa esquerda Associao externa em que todos os registos do lado esquerdo da operao LEFT JOIN na instruo SQL da consulta so adicionados aos resultados da consulta, mesmo que no existam valores correspondentes no campo associado da tabela direita. atributo XML Informaes adicionadas a uma tag para fornecer mais informaes sobre a tag, tais como <quantidade de ingredientes="2"unidades="chvenas">farinha</ingrediente>. Neste exemplo, a quantidade e as unidades so atributos.

barra de ferramentas incorporada No Access 2003 e verses anteriores, corresponde a uma barra de ferramentas que faz parte da interface de utilizador do Access quando este instalado no computador. Por oposio, uma barra de ferramentas
Pag. 90 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

personalizada criada propositadamente pelo utilizador para a respectiva aplicao de base de dados. No Access 2007, as barras de ferramentas so substitudas pelo Friso, que dispe comandos em grupos relacionados em separadores. Alm disso, pode adicionar comando que utiliza frequentemente Barra de Ferramentas de Acesso Rpido. barra de ferramentas personalizada No Access 2003 e verses anteriores, corresponde a uma barra de ferramentas criada propositadamente pelo utilizador para a aplicao. Por oposio, a barra de ferramentas incorporada constitui parte integrante do Access quando este instalado no computador. barra de menu global No Access 2003 e verses anteriores, uma barra de menus especial e personalizada que substitui a barra de menus incorporada em todas as janelas da aplicao de base de dados, excepto onde tenha sido especificada uma barra de menus personalizada para um formulrio ou relatrio. base de dados activada Verso anterior de uma base de dados que foi aberta no Access 2000 ou posterior sem que o respectivo formato tenha sido convertido. Para alterar a estrutura da base de dados, tem de abrir a mesma na verso do Access em que foi criada. base de dados de biblioteca Conjunto de procedimentos e objectos de base de dados que podem ser chamados a partir de qualquer aplicao. Para utilizar os itens da biblioteca, necessrio estabelecer primeiro uma referncia entre a base de dados actual e a base de dados de biblioteca. base de dados de mltiplos utilizador (partilhada) Base de dados que permite o acesso e a modificao, por mais de um utilizador, do mesmo conjunto de dados ao mesmo tempo. base de dados de referncia Base de dados do Access actual a partir da qual o utilizador criou uma referncia para outra base de dados do Access. O utilizador pode criar uma referncia para uma base de dados e, em seguida, chamar procedimentos no mbito dos mdulos padro dessa base de dados. base de dados do Microsoft Access Conjunto de dados e objectos (por exemplo, tabelas, consultas ou formulrios) relacionados com um determinado tpico ou propsito. base de dados do Microsoft SQL Server Base de dados no Microsoft SQL Server, composta por tabelas, vistas, ndices, procedimentos armazenados, funes e accionadores. possvel ligar uma base de dados do Access aos dados do SQL Server via ODBC ou atravs da criao de um ficheiro de projecto (*.adp) do Access. base de dados externa Origem da tabela que vai ser ligada ou importada para a base de dados actual ou o destino de uma tabela que vai ser exportada. base de dados ODBC Base de dados para a qual fornecido um controlador ODBC (Open Database Connectivity) um controlador que pode ser utilizado para importar, ligar ou exportar dados. base de dados referenciada Base de dados do Access com a qual o utilizador estabeleceu uma referncia a partir da base de dados actual. O utilizador pode criar uma referncia para uma base de dados e, em seguida, chamar procedimentos no mbito dos mdulos padro dessa base de dados. base de dados SQL Base de dados baseada em linguagem SQL (Structured Query Language). biblioteca de objectos Ficheiro que contm definies de objectos e os respectivos mtodos e propriedades. O ficheiro que contm uma biblioteca de objectos tem, normalmente, a extenso de nome de ficheiro .olb.
Pag. 91 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

bloqueado

J. Ferreira

Condio de um registo, conjunto de registos ou base de dados que faz com que fique no modo s de leitura para todos os utilizadores, excepto para o utilizador que o est a modificar actualmente. boto de alternar Controlo utilizado para fornecer opes de activao/desactivao num formulrio ou relatrio. Este boto permite visualizar texto ou uma imagem e pode ser autnomo ou estar integrado num grupo de opes. boto de comando Controlo que executa uma macro, chama uma funo do Visual Basic ou executa um procedimento de evento. Um boto de comando , por vezes, designado simplesmente por boto noutras aplicaes. boto de opo Controlo normalmente utilizado como parte de um grupo de opes para apresentar alternativas num formulrio ou relatrio. O utilizador no pode seleccionar mais do que uma opo. botes de navegao Botes utilizados pelo utilizador para se deslocar entre os registos. Estes botes encontram-se no canto inferior esquerdo das Vista de Folha de Dados e Vista de Formulrio. Os botes tambm esto disponveis na prvisualizao, permitindo que o utilizador se desloque entre as pginas do documento.

cabealho de pgina utilizado para apresentar um ttulo, cabealhos de coluna, datas ou nmeros de pgina no incio de cada pgina de um formulrio ou relatrio. Num formulrio, o cabealho de pgina aparece apenas quando o formulrio impresso. cabealho de relatrio Seco do relatrio utilizada para colocar informaes (tais como um ttulo, data ou introduo de relatrio) no incio de um relatrio. cabealho de seco Barra horizontal localizada acima de uma seco de formulrio ou relatrio na Vista de Estrutura. A barra de seco apresenta o tipo e nome da seco. utilizada para aceder folha de propriedades da seco. cabealho do formulrio Utilizado para apresentar um ttulo de um formulrio, instrues de utilizao do formulrio ou botes de comando que abram formulrios relacionados ou que executem outras tarefas. O cabealho do formulrio aparece na parte superior do formulrio na Vista de Formulrio e no incio de uma impresso. cabealho do grupo Utilizado para colocar informaes, tais como o nome do grupo ou o total do grupo, no incio de um grupo de registos. cadeia de comprimento zero Cadeia que no contm caracteres. possvel utilizar uma cadeia de comprimento zero para indicar que tem conhecimento de que no existe nenhum valor para um campo. Para introduzir uma cadeia de comprimento zero, escreva duas aspas sem qualquer espao entre ambas (" "). cadeia de ligao Expresso de cadeia utilizada para abrir uma base de dados externa. cadeia/instruo SQL Expresso que define um comando SQL, tal como SELECT, UPDATE ou DELETE e que inclui clusulas como WHERE e ORDER BY. As cadeias/instrues SQL so geralmente utilizadas nas consultas e funes de agregao. caixa de combinao
Pag. 92 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Controlo utilizado num formulrio que fornece a funcionalidade combinada de uma caixa de listagem e de uma caixa de texto. possvel escrever um valor numa caixa de combinao ou clicar no controlo para apresentar uma lista e, em seguida, seleccionar um item a partir da lista. caixa de dilogo de propriedades personalizadas Folha de propriedades personalizada que permite aos utilizadores definir propriedades para um controlo ActiveX. caixa de ferramentas Conjunto de ferramentas disponvel na Vista de Estrutura para adicionar controlos a um formulrio ou relatrio. caixa de lista pendente Controlo numa pgina de acesso a dados que, ao ser clicado, apresenta uma lista a partir da qual possvel seleccionar um valor. No possvel escrever um valor numa caixa de listagem pendente. caixa de nmero de registo Pequena caixa que apresenta o nmero do registo actual no canto inferior esquerdo da Vista de Folha de Dados e da Vista de Formulrio. Para se deslocar para um registo especfico, pode escrever o nmero do registo na caixa e premir ENTER. caixa de texto Controlo, tambm designado por campo de edio, utilizado num formulrio ou relatrio para apresentar texto ou aceitar introduo de dados. A caixa de texto pode ter um rtulo anexado. caixa de verificao Controlo que indica se uma opo est seleccionada ou no. Quando a opo est seleccionada, aparece uma marca de verificao na caixa. campo calculado Campo, definido numa consulta, que apresenta o resultado de uma expresso em vez de apresentar dados armazenados. O valor recalculado de cada vez que um valor da expresso alterado. campo de categoria Campo que apresentado na rea de categorias da Vista de Grfico Dinmico. Os itens num campo de categoria aparecem como rtulos no eixo de categorias. campo de coluna Campo na rea de colunas da Vista de Tabela Dinmica. Os itens nos campos de coluna so listados na parte superior de uma lista de tabela dinmica. Os campos de coluna internos encontram-se mais prximos da rea de detalhes; os campos de coluna externos so apresentados acima dos campos de coluna internos. campo de dados Campo que contm dados resumidos na Vista de Tabela Dinmica ou Vista de Grfico Dinmico. Normalmente, um campo de dados contm dados numricos. campo de detalhes Campo que apresenta todas as linhas ou registos da origem de registos subjacente. campo de filtro Campo na rea de filtro que pode ser utilizado para filtrar dados apresentados na Vista de Tabela Dinmica ou Vista de Grfico Dinmico. Os campos de filtro executam as mesmas funes que os campos de pgina nos relatrios de tabela dinmica do Microsoft Excel. campo de grupo personalizado Campo na rea das linhas ou colunas que contm grupos personalizados como sendo os respectivos itens. campo de hiperligao Campo que armazena endereos de hiperligao. Numa base de dados do Access, um campo com um tipo de dados Hiperligao. Num projecto do Access, um campo que tem a propriedade UmaHiperLigao definida como Verdadeiro. campo de linha
Pag. 93 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Campo na rea de linhas da Vista de Tabela Dinmica. Os itens nos campos de linha so listados no lado esquerdo da vista. Os campos de linha internos esto mais prximos da rea de detalhes; os campos de linha externos ficam esquerda dos campos de linha internos. campo de mltiplos valores Campo de pesquisa com capacidade para armazenar mais do que um valor. campo de Pesquisa Campo, utilizado num formulrio ou relatrio de uma base de dados do Access, que apresenta uma lista de valores obtidos a partir de uma tabela ou consulta, ou que armazena um conjunto esttico de valores. campo de srie Campo apresentado na rea de sries de um grfico e que contm itens de srie. Uma srie um grupo de pontos de dados relacionados. campo de total Campo que resume os dados da origem de registos subjacente. Um campo de total pode utilizar uma funo de resumo, como, por exemplo, Soma ou Contar, ou uma expresso para calcular os valores de resumo. campo nulo Campo que contm um valor Nulo. Um campo nulo no o mesmo que um campo que contm uma cadeia de comprimento zero (" ") ou um campo com o valor 0. caracteres universais Caracteres utilizados em consultas e expresses destinados a incluir todos os registos, nomes de ficheiros ou outros itens que comeam com caracteres especficos ou que correspondem a um determinado padro. cascata Processo de uma aco que despoleta outra aco. Por exemplo, quando uma relao de actualizao em cascata definida para duas ou mais tabelas, uma actualizao chave primria na tabela primria despoleta automaticamente alteraes tabela externa. chave externa Um ou mais campos (colunas) de tabela que se referem ao campo (ou campos) de chave primria noutra tabela. Uma chave externa indica o modo como as tabelas esto relacionadas. chave primria Um ou mais campos (colunas) cujos valores identificam exclusivamente cada registo de uma tabela. Uma chave primria no permite valores Nulo e tem de ter sempre um ndice exclusivo. A chave primria utilizada para relacionar uma tabela com chaves externas de outras tabelas. clusula WHERE Parte de uma instruo SQL que especifica quais os registos a obter. cdigo do carcter Nmero que representa um determinado carcter de um conjunto, como o conjunto de caracteres ANSI. coleco definida pelo utilizador Coleco criada ao adicionar objectos a um objecto Coleco. Os itens de uma coleco definida pelo objecto Coleco so indexados e comeam por 1. coliso Conflito que ocorre durante uma actualizao em massa. Um cliente l dados a partir do servidor e, em seguida, tenta modificar esses dados numa actualizao em massa, mas antes de a tentativa de actualizao ser executada, outro cliente altera os dados do servidor original. coluna Localizao numa tabela de base de dados que armazena um tipo de dados especfico. tambm a representao visual de um campo numa folha de dados e, numa base de dados do Access, a grelha de estrutura da consulta ou a grelha de estrutura do filtro. coluna vinculada
Pag. 94 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Coluna numa caixa de listagem, caixa de combinao ou caixa de lista pendente que est vinculada ao campo especificado pela propriedade OrigemDoControlo do controlo. comparao bit a bit Comparao bit a bit, entre bits com um posicionamento idntico em duas expresses numricas. concentrador Rplica global pela qual todas as rplicas no conjunto de rplicas sincronizam as respectivas alteraes. O concentrador utilizado como rplica principal. conflito Condio que ocorre se os dados forem alterados no mesmo registo de dois membros do conjunto de rplicas. Quando ocorre um conflito, a alterao prevalecente seleccionada e aplicada a todas as rplicas e, por sua vez, a alterao preterida gravada como um conflito em todas as rplicas. conjunto de registos Designao colectiva atribuda a objectos de conjunto de registos do tipo tabela, dynaset e instantneo, que constituem conjuntos de registos que funcionam como objectos. conjunto de rplicas A Rplica da Estrutura Global e todas as rplicas que partilham a mesma estrutura de base de dados e o identificador do conjunto de rplicas exclusivo. constante intrnseca Constante fornecida pelo Access, VBA, ADO ou DAO. Estas constantes esto disponveis no Localizador de Objectos, clicando em globals em cada uma destas bibliotecas. construtor Ferramenta do Access que simplifica uma tarefa. Por exemplo, possvel criar rapidamente uma expresso complexa utilizando o Construtor de Expresses. Construtor de Cadeias de Ligao ODBC Ferramenta do Access que pode ser utilizada para estabelecer ligao com uma base de dados SQL quando criada uma consulta pass-through. Se a consulta for guardada, a cadeia de ligao armazenada com a consulta. Construtor de Expresses Ferramenta do Access que pode ser utilizada para criar uma expresso. Inclui uma lista de expresses comuns que podem ser seleccionadas. Construtor de Macros Separador de objectos onde pode criar e modificar macros. Pode iniciar o Construtor de Macros a partir de uma variedade de locais, como um formulrio ou relatrio, ou directamente do separador Criar no Friso. consulta Pergunta acerca dos dados armazenados nas tabelas ou pedido para que seja executada uma aco nos dados. Uma consulta pode reunir dados de vrias tabelas de forma a ser utilizada como a origem de dados de um formulrio ou relatrio. consulta acrescentar Consulta de aco que adiciona os registos do conjunto de resultados de uma consulta ao final de uma tabela existente. consulta actualizao Consulta de aco (instruo SQL) que altera um conjunto de registos de acordo com os critrios (condies de procura) que especificar. consulta criar tabela Consulta (instruo SQL) que cria uma nova tabela e, em seguida, cria registos (linhas) nessa tabela, copiando os registos dos resultados de uma tabela ou consulta existente. consulta de aco
Pag. 95 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Consulta que copia ou altera dados. As consultas de aco incluem consultas acrescentar, eliminar, criar tabela e actualizao. Estas so identificadas por um ponto de exclamao (!) junto aos respectivos nomes no Painel de Navegao. consulta de definio de dados Consulta especfica de SQL que consegue criar, alterar ou eliminar uma tabela ou criar ou eliminar um ndice numa base de dados. O ANSI define-as como consultas DDL e utiliza os tokens CREATE, DROP e ALTER. consulta de definio de dados Consulta especfica de SQL que contm instrues DDL (Data Definition Language). Estas instrues permitem criar ou alterar objectos na base de dados. consulta de tabela de referncia cruzada Consulta que calcula uma soma, mdia, contagem ou outro tipo de total de registos e, em seguida, agrupa o resultado em dois tipos de informaes: um no lado inferior da folha de dados e o outro na parte superior. consulta de totais Consulta que apresenta um clculo sumrio, tal como uma mdia ou uma soma, para valores existentes em vrios campos de uma ou mais tabelas. Uma consulta de totais no um tipo separado de consulta; pelo contrrio, pois permite expandir a flexibilidade das consultas seleccionar. consulta eliminar Consulta (instruo SQL) que remove linhas que correspondem aos critrios especificados numa ou em mais tabelas. consulta especfica de SQL Consulta que consiste numa instruo SQL. As subconsultas e as consultas pass-through, de unio e de definio de dados so consultas especficas de SQL. consulta parametrizada Consulta na qual um utilizador especifica interactivamente um ou mais valores de critrios. Uma consulta parametrizada no um tipo separado de consulta; pelo contrrio, pois permite expandir a flexibilidade de uma consulta. consulta pass-through Consulta especfica de SQL utilizada para enviar comandos directamente para um servidor de base de dados ODBC. A utilizao de consultas pass-through permite trabalhar directamente com as tabelas no servidor, em vez de os dados serem processados pelo motor de base de dados do Access.) consulta seleccionar Consulta que coloca uma pergunta acerca dos dados armazenados nas tabelas e que devolve um conjunto de resultados no formulrio de uma folha de dados, sem que os dados sejam alterados. consulta unio Consulta que utiliza o operador UNIO para combinar os resultados de duas ou mais consultas seleccionar. conta de grupo Coleco de contas de utilizador num grupo de trabalho, identificada pelo nome de grupo e identificador pessoal (PID). As permisses atribudas a um grupo aplicam-se a todos os utilizadores no grupo. conta de utilizador Conta identificada por um nome de utilizador e ID pessoal (PID), criada para gerir as permisses de utilizador de acesso a objectos de base de dados num grupo de trabalho do Access. contentor OLE Programa que contm um objecto OLE ligado ou incorporado pertencente a outro programa. Por exemplo, se um objecto OLE, numa base de dados do Access, contiver uma folha de clculo do Excel, o Access o contentor OLE. controlo calculado Controlo utilizado num formulrio, relatrio ou pgina de acesso a dados para apresentar o resultado de uma expresso. O resultado calculado de novo sempre que houver uma alterao em qualquer um dos valores nos quais a expresso se baseia.
Pag. 96 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

controlo com uma hiperligao

J. Ferreira

Controlo que torna possvel a um utilizador ir para um documento, pgina Web ou objecto. Um exemplo uma caixa de texto vinculada a um campo que contm hiperligaes. controlo composto Controlo e um rtulo anexado como, por exemplo, uma caixa de texto com um rtulo anexado. controlo de edio Tambm conhecido como uma caixa de texto, um controlo de edio uma regio rectangular na qual um utilizador pode introduzir e editar texto. controlo de expanso Controlo numa pgina de acesso a dados que, ao ser clicado, expande ou fecha um registo agrupado para apresentar ou ocultar os respectivos registos de detalhe. controlo de filtro de grupo Controlo de caixa de listagem pendente numa pgina de acesso a dados que obtm registos a partir de um conjunto de registos subjacente, com base no valor seleccionado a partir da lista. Numa pgina agrupada, o controlo obtm um grupo de registos especfico. controlo de hiperligao vinculado Controlo utilizado numa pgina de acesso a dados para vincular uma hiperligao, um endereo da intranet ou um endereo da Internet a um campo Texto subjacente. possvel clicar na hiperligao para ir para a localizao de destino. controlo de imagem Controlo utilizado para apresentar uma imagem num formulrio ou relatrio. controlo de imagem de hiperligao Controlo utilizado numa pgina de acesso a dados para apresentar uma imagem no vinculada que representa uma hiperligao para um ficheiro ou pgina Web. No modo de procura, possvel clicar na imagem para ir para a localizao de destino. controlo de navegao em registos Controlo utilizado numa pgina de acesso a dados para apresentar uma barra de ferramentas de navegao em registos. Numa pgina agrupada, possvel adicionar uma barra de ferramentas de navegao a cada nvel de grupo. possvel personalizar o controlo de navegao em registos, alterando as respectivas propriedades. controlo de origem de dados Motor subjacente s pginas de acesso a dados e aos Componentes Web do Microsoft Office que gere a ligao origem de dados subjacente. O controlo de origem de dados no tem qualquer representao visual. controlo de separador Controlo que pode ser utilizado para criar um nico formulrio ou caixa de dilogo que contenha vrias pginas, cada uma com um separador e com controlos semelhantes, tais como caixas de texto ou botes de opo. Quando um utilizador clica num separador, essa pgina fica activa. controlo de span vinculado Controlo utilizado numa pgina de acesso a dados para vincular cdigo HTML a um campo Texto ou Memo, numa base de dados do Access, ou a uma coluna varchar, num projecto do Access. No possvel editar o contedo de um controlo span vinculado. controlo de subformulrio/sub-relatrio Controlo que apresenta um subformulrio noutro formulrio ou um subformulrio ou sub-relatrio num relatrio. controlo desactivado Controlo que aparece esbatido num formulrio. Um controlo desactivado no pode ficar com o foco nem responder a cliques do rato. controlo do Snapshot Viewer
Pag. 97 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Controlo ActiveX (Snapview.ocx) que pode ser utilizado para visualizar um relatrio de instantneo a partir do Microsoft Internet Explorer 3.0 ou posterior ou a partir de qualquer programa que suporte controlos ActiveX como, por exemplo, o Access ou o Microsoft Visual Basic. controlo no vinculado Controlo que no est ligado a um campo numa tabela, consulta ou instruo SQL subjacentes. Um controlo no vinculado muitas vezes utilizado para apresentar texto informativo ou imagens decorativas. controlo vinculado Controlo utilizado num formulrio, relatrio ou pgina de acesso a dados para apresentar ou modificar dados de uma tabela, consulta ou instruo SQL. A propriedade OrigemDoControlo armazena o nome do campo do qual o controlo est vinculado. controlos agrupados Dois ou mais controlos que podem ser tratados como uma unidade ao estruturar um formulrio ou relatrio. possvel seleccionar o grupo em vez de seleccionar cada controlo individual quando estiver a dispor controlos ou a definir propriedades. Correco Automtica de Nome Funcionalidade que corrige automaticamente efeitos secundrios comuns que ocorrem quando muda o nome a formulrios, relatrios, tabelas, consultas, campos ou controlos em formulrios e relatrios. No entanto, a Correco Automtica de Nome no consegue reparar todas as referncias a objectos cujo nome foi mudado.

DAO (Data Access Objects) DBCS Conjunto de caracteres que utiliza 1 ou 2 bytes para representar um carcter, permitindo que sejam representados mais de 256 caracteres. declarao Cdigo no executvel que designa uma constante, uma varivel ou um procedimento e especifica as respectivas caractersticas, como o tipo de dados. Para procedimentos de DLL, as declaraes especificam nomes, bibliotecas e argumentos. definio de dados Campos em tabelas e consultas subjacentes e expresses que constituem a origem dos registos de uma pgina de acesso a dados. Descries Breves descries dos nomes de comandos e dos botes presentes no Friso. apresentada uma descrio quando o ponteiro do rato permanece sobre estes comandos e botes. desvio padro Parmetro que indica a forma na qual uma funo de probabilidade se centra em torno da respectiva mdia que igual raiz quadrada do momento em que o desvio da mdia elevado ao quadrado. diagrama de base de dados Representao grfica de qualquer parte de um esquema de base de dados. Pode ser toda ou parte de uma imagem da estrutura da base de dados. Inclui tabelas, as respectivas colunas e as relaes entre as tabelas. DLL (dynamic-link library) Conjunto de rotinas que podem ser chamadas a partir de procedimentos do Visual Basic e que so carregadas e ligadas na aplicao em tempo de execuo. Documentador da Base de Dados Ferramenta que cria um relatrio com informaes detalhadas sobre os objectos contidos numa base de dados.
Pag. 98 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

domnio

J. Ferreira

Conjunto de registos definido por uma tabela, consulta ou expresso SQL. As funes de agregao de domnio devolvem informaes estatsticas sobre um domnio especfico ou um conjunto de registos.

eco Processo do Access segundo o qual o ecr actualizado ou redesenhado enquanto est a ser executada uma macro. elemento XML Informaes delimitadas por uma marca de incio e de fim num documento em linguagem XML (Extended Markup Language). Exemplo de um elemento XML: <Apelido>Dias</Apelido>. eliminao em cascata Nas relaes que impem a integridade referencial entre tabelas, diz respeito eliminao de todos os registos relacionados na tabela ou tabelas relacionadas, quando eliminado um registo na tabela primria. endereo de hiperligao Caminho para um destino, tal como um objecto, documento ou pgina Web. Um endereo de hiperligao pode ser um caminho de rede UNC (endereo para um ficheiro localizado numa rede local) ou URL (endereo para um site da Internet ou da intranet). entidades XML Combinaes de caracteres e smbolos que substituem outros caracteres quando um documento XML analisado, normalmente os caracteres e smbolos que tm outros significados em XML. Por exemplo, &lt; representa o smbolo < que tambm o parntese de abertura de uma tag. especificao de importao/exportao Especificao que armazena as informaes de que o Access necessita para executar uma operao de importao ou exportao num ficheiro de texto com largura fixa ou delimitado. estilo predefinido do controlo Predefinio das propriedades de um tipo de controlo. possvel personalizar um tipo de controlo antes de criar dois ou mais controlos semelhantes para evitar personalizar cada controlo individualmente. evento em cascata Sequncia de eventos originada por um procedimento de evento que se chama a si prprio directa ou indirectamente; tambm designado por cascata de eventos ou recursividade. necessrio ter ateno ao utilizar eventos em cascata, uma vez que causam, frequentemente, a sobrecarga da pilha ou outros erros durante a execuo. exclusivo Modo de acesso a dados numa base de dados partilhada em rede. Quando abre uma base de dados em modo exclusivo, impede que outros utilizadores abram a base de dados. exportar Copiar dados e objectos da base de dados para outra base de dados, ficheiro de folha de clculo ou formato de ficheiro para que outra base de dados ou programa possa utilizar os dados ou objectos da base de dados. possvel exportar dados para uma variedade de bases de dados, programas e formatos de ficheiro suportados. expresso de data Qualquer expresso que possa ser interpretada como uma data, incluindo literais de data, nmeros e cadeias que se assemelham a datas e datas que so devolvidas por funes. expresso de variante Qualquer expresso que possa equivaler a dados numricos, de cadeia ou de data, alm dos valores especiais Vazio e Nulo.
Pag. 99 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

ficheiro ACCDE Ficheiro de base de dados (.accdb) do Access 2007 com todos os mdulos compilados e todo o cdigo fonte editvel removido. ficheiro ADE Projecto do Access (um ficheiro .adp para o Access 2003 e verses anteriores, um ficheiro .accdp para o Access 2007) com todos os mdulos compilados e todo o cdigo fonte editvel removido. ficheiro de dados do Microsoft Access Ficheiro de base de dados do Access ou ficheiro de projecto do Access. Uma base de dados do Access 2007 armazena objectos de base de dados e dados num ficheiro .accdb e verses anteriores do Access utilizam o formato .mdb. Um ficheiro de projecto no contm dados e utilizado para estabelecer ligao com uma base de dados do Microsoft SQL Server. ficheiro MDE Ficheiro de base de dados (.mdb) do Access 2003 ou verses anteriores com todos os mdulos compilados e todo o cdigo fonte editvel removido. ficheiros de texto com largura fixa Ficheiro que contm dados em que todos os campos tm uma largura fixa. ficheiros IDC/HTX O IIS da Microsoft utiliza um ficheiro IDC e um ficheiro HTX para obter dados a partir de uma origem de dados ODBC e format-los como um documento HTML. filtragem condicional Filtragem de um campo para mostrar os itens n superiores ou inferiores com base num total. Por exemplo, pode filtrar as trs localidades que geram a maioria das vendas ou os cinco produtos que so os menos rentveis. filtrar automaticamente Filtragem de dados na Vista de Tabela Dinmica ou na Vista de Grfico Dinmico seleccionando um ou mais itens num campo que permita a filtragem. Filtrar Eliminando Seleco Tcnica atravs da qual possvel filtrar registos num formulrio ou folha de dados para obter apenas os registos que no contm o valor seleccionado. Filtrar por Entrada Tcnica de filtragem de registos que utiliza um valor ou expresso introduzida para localizar apenas os registos que contenham o valor ou que satisfaam a expresso. Filtrar por Formulrio Tcnica de filtragem de dados que utiliza uma verso do formulrio ou folha de dados actual com campos vazios, nos quais possvel escrever os valores que pretende que os registos filtrados contenham. Filtrar por Seleco Tcnica de filtragem de registos num formulrio ou folha de dados, atravs da qual so obtidos apenas os registos que contm o valor seleccionado. filtro Conjunto de critrios aplicados aos dados de forma a apresentar um subconjunto de dados ou para ordenar os dados. No Access, possvel utilizar tcnicas de filtragem, tais como Filtrar Por Seleco e Filtrar Por Formulrio para filtrar dados. Filtro do Servidor por Formulrio

Pag. 100 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Tcnica que utiliza uma verso do formulrio ou folha de dados actual com campos vazios, nos quais possvel escrever os valores que pretende que os registos filtrados contenham. Os dados so filtrados pelo servidor antes de serem obtidos a partir da base de dados. flutuante Capaz de se mover livremente, tal como a respectiva janela. Uma janela flutuante est sempre visvel. O Construtor de Expresses, o Documentador da Base de Dados, a caixa de ferramentas e as paletas podem flutuar. folha de dados Dados de uma tabela, formulrio, consulta, vista ou procedimento armazenado apresentados num formato de linhas e colunas. folha de propriedades Painel utilizado para visualizar ou modificar as propriedades de vrios objectos, tais como tabelas, consultas, campos, formulrios, relatrios, pginas de acesso a dados e controlos. formatao automtica Coleco de formatos que determina o aspecto dos controlos e das seces num formulrio ou relatrio. formatao condicional Formatao do contedo de um controlo num formulrio ou relatrio com base numa ou em mais condies. Uma condio pode fazer referncia a outro controlo, o controlo com o foco, ou a uma funo do Visual Basic for Applications definida pelo utilizador. formato Especifica a forma como os dados so apresentados e impressos. Uma base de dados do Access fornece formatos padro para tipos de dados especficos, da mesma forma que o faz um projecto do Access para os tipos de dados SQL equivalentes. Tambm possvel criar formatos personalizados. formulrio Objecto de base de dados do Access, no qual podem ser colocados controlos para executar aces ou para introduzir, apresentar e editar dados em campos. formulrio contnuo Formulrio que apresenta mais do que um registo no ecr, na Vista de Formulrio. formulrio de pop-up Formulrio que permanece sobreposto s outras janelas. Um formulrio de menu de contexto pode ser modal ou no modal. Formulrio de Tabela Dinmica Tabela interactiva que resume grandes quantidades de dados, utilizando mtodos de formato e clculo seleccionados pelo utilizador. possvel rodar os respectivos cabealhos de colunas e linhas para visualizar os dados de formas diferentes, do mesmo modo que num relatrio de tabela dinmica do Excel. formulrio ou relatrio no vinculado Formulrio ou relatrio que no est ligado a uma origem de registos como, por exemplo, uma tabela, consulta ou instruo SQL. (A propriedade OrigemDosRegistos do formulrio ou do relatrio fica em branco.) formulrio principal Formulrio que contm um ou mais subformulrios. fornecedor OLE DB Programa da arquitectura OLE DB que permite o acesso nativo aos dados, em vez do acesso aos dados utilizando controladores ODBC ou IISAM, que constituem formas externas de aceder aos dados. funo Consulta que recebe parmetros de entrada e devolve um resultado como um procedimento armazenado. Tipos: escalar (com mltiplas instrues; devolve um valor), inline (uma instruo; valor de tabela actualizvel) e tabela (com mltiplas instrues; valor de tabela). funo de agregao
Pag. 101 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

Funo, tal como Soma, Contar, Mdia ou Var, que pode ser utilizada para calcular totais. funo de agregao de domnio

J. Ferreira

Funo como, por exemplo, DMdia ou DMx, utilizada para calcular estatsticas relacionadas com um conjunto de registos (um domnio). funo definida pelo utilizador Consulta que recebe parmetros de entrada e devolve um resultado semelhante a um procedimento armazenado. Tipos: escalar (com mltiplas instrues; devolve um valor), inline (uma instruo; valor de tabela actualizvel) e tabela (com mltiplas instrues; valor de tabela). fundo da aplicao rea de fundo da janela de uma aplicao.

grfico Representao grfica de dados num formulrio, relatrio ou pgina de acesso a dados. grelha (Vista de Estrutura) Disposio de linhas verticais e horizontais slidas e pontilhadas que o ajudam a posicionar os controlos de forma precisa quando elaborada a estrutura de um formulrio ou relatrio. grelha (Vista de Folha de Dados) Linhas verticais e horizontais que dividem visualmente linhas e colunas de dados em clulas numa tabela, consulta, formulrio, vista ou procedimento armazenado. possvel visualizar e ocultar estas linhas de grelha. grelha de estrutura Grelha utilizada para estruturar uma consulta ou um filtro na Vista de Estrutura da consulta ou na janela Filtro/Ordenao avanados. Nas consultas, esta grelha era anteriormente conhecida como grelha QBE. grupo de macros Coleco de macros relacionadas armazenadas em conjunto sob um nico nome de macro. Esta coleco frequentemente designada simplesmente por macro. grupo de opes Moldura que pode conter caixas de verificao, botes de alternar e botes de opo num formulrio ou relatrio. possvel utilizar um grupo de opes para apresentar alternativas a partir das quais o utilizador pode seleccionar uma nica opo. grupo de trabalho seguro Grupo de trabalho do Access, no qual os utilizadores iniciam sesso com um nome de utilizador e uma palavra-passe e no qual o acesso a objectos de base de dados restringido consoante as permisses concedidas a contas de utilizador e grupos especficos. grupo personalizado Item de um campo de grupo personalizado. Um grupo personalizado contm dois ou mais itens de um campo de linha ou de coluna. grupo Utilizadores Conta de grupo que contm todas as contas de utilizador. O Access adiciona automaticamente as contas de utilizador ao grupo Utilizadores ao cri-las.

HTML gerado pelo servidor

Pag. 102 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Ficheiro ASP (Active Server Pages) ou IDC/HTX que exportado a partir de uma tabela, consulta ou formulrio, ligado a uma origem de dados ODBC e processado pelo IIS para criar dinamicamente ficheiros HTML s de leitura. HTML gerado pelo servidor: Active Server Pages

ID pessoal Cadeia alfanumrica sensvel a maisculas e minsculas, com um comprimento de 4 a 20 caracteres, e que o Access utiliza em conjunto com o nome da conta para identificar um utilizador ou grupo num grupo de trabalho do Access. identificador (expresses) Elemento de uma expresso que se refere ao valor de um campo, controlo ou propriedade. Por exemplo, Formulrios![Encomendas]![CdigoDaEncomenda] um identificador que se refere ao valor do controlo CdigoDaEncomenda do formulrio Encomendas. identificador (Visual Basic) Membro de dados num mdulo de cdigo do Visual Basic. Um identificador pode ser um procedimento Sub, Function ou Property, uma varivel, uma constante, uma instruo DECLARE ou um tipo de dados definido pelo utilizador. identificador exclusivo global (GUID) Campo de 16 bytes utilizado numa base de dados do Access para estabelecer um identificador exclusivo para replicao. Os GUID so utilizados para identificar rplicas, conjuntos de rplicas, tabelas, registos e outros objectos. Numa base de dados do Access, os GUID so designados por ID de replicao. imagem vinculada Controlo utilizado num formulrio, relatrio ou pgina de acesso a dados para vincular uma imagem a um campo Objecto OLE numa base de dados do Access ou coluna de imagem num projecto do Access. importar Copiar dados a partir de um ficheiro de texto, ficheiro de folha de clculo ou tabela de base de dados para uma tabela do Access. possvel utilizar os dados importados para criar uma nova tabela ou acrescent-los (adicion-los) a uma tabela existente com uma estrutura de dados correspondente. incorporar Inserir uma cpia de um objecto OLE a partir de outra aplicao. A origem do objecto, denominada servidor OLE, pode ser qualquer aplicao que suporte a ligao e incorporao de objectos. As alteraes efectuadas num objecto incorporado no se reflectem no objecto original. indicador de expanso Boto utilizado para expandir ou fechar grupos de registos; o indicador apresenta o sinal de adio (+) ou de subtraco (-). ndice Funcionalidade que acelera a velocidade de procura e ordenao numa tabela baseada em valores chave e que permite reforar a exclusividade das linhas de uma tabela. A chave primria de uma tabela automaticamente indexada. Alguns campos no podem ser indexados devido ao respectivo tipo de dados, como Objecto OLE ou Anexo. ndice de lista Sequncia de nmeros para itens de uma lista, comeando no 0 para o primeiro item, 1 para o segundo item e assim sucessivamente. ndice exclusivo ndice definido ao definir a propriedade Indexado de um campo para Sim (duplicao no autorizada). Um ndice exclusivo no ir permitir entradas duplicadas no campo indexado. Ao definir um campo como chave primria est automaticamente a defini-lo como exclusivo.
Pag. 103 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

instncia

J. Ferreira

Objecto criado a partir da classe que contm a respectiva definio. Por exemplo, vrias instncias de uma classe de formulrio partilham o mesmo cdigo e so carregadas com os mesmos controlos que foram utilizados para estruturar a classe de formulrio. instantneo Imagem esttica de um conjunto de dados como, por exemplo, os registos apresentados como resultado de uma consulta. Os objectos do Conjunto de registos do tipo instantneo podem ser criados a partir de uma tabela base, de uma consulta ou de outro conjunto de registos. instantneo actualizvel Tipo de conjunto de registos que funciona de forma eficaz num ambiente cliente/servidor, colocando dados em cache no cliente e minimizando o nmero de visitas ao servidor para aceder e actualizar dados. instantneo de relatrio Ficheiro (extenso de nome de ficheiro .snp) que contm uma cpia de alta fidelidade de cada pgina de um relatrio do Access. Preserva o esquema, grficos e outros objectos incorporados bidimensionais do relatrio. integridade referencial Regras que devem ser seguidas para preservar as relaes definidas entre tabelas ao adicionar, actualizar ou eliminar registos. ISAM instalvel Controlador que pode ser especificado e que permite o acesso a formatos de bases de dados externas, tais como dBASE, Excel e Paradox. O motor da base de dados do Microsoft Access instala (carrega) estes controladores ISAM quando referenciados pela aplicao. item Elemento exclusivo de dados num campo. Quando um nvel inferior de itens est disponvel para ser apresentado numa lista de tabela dinmica ou na lista de campos, aparece um indicador de expanso (+) ao lado do item. item de dados Conjunto de dados especfico de uma aplicao que pode ser transferido atravs de um canal DDE (Dynamic Data Exchange).

janela Consulta Janela na qual possvel trabalhar com consultas na Vista de Estrutura, Vista de Folha de Dados, Vista de SQL ou no modo Pr-visualizar. Janela da Base de Dados No Access 2003 e verses anteriores, corresponde a uma janela apresentada quando se abre uma base de dados do Access ou um projecto do Access. Apresenta atalhos para a criao de novos objectos da base de dados e a abertura de objectos existentes. No Access 2007, foi substituda pelo Painel de Navegao) Janela Filtro/Ordenao Avanados Janela na qual possvel criar um filtro de raiz. possvel introduzir expresses de critrios na grelha de estrutura do filtro para restringir os registos do formulrio ou da folha de dados aberta a um subconjunto de registos que cumpram os critrios. janela ndices Numa base de dados do Access, uma janela na qual possvel visualizar ou editar ndices de uma tabela ou criar ndices de vrios campos.

Pag. 104 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

legenda Caixa que identifica os padres ou cores atribudos a sries de dados ou categorias de um grfico. ligao automtica Ligao de um objecto OLE no Access a um servidor OLE que actualiza automaticamente o objecto no Access quando as informaes do ficheiro de objecto so alteradas. ligao manual Ligao que requer que seja executada a aco de actualizao de dados aps uma alterao efectuada nos dados do documento de origem. ligao OLE/DDE Ligao entre um objecto OLE e o respectivo servidor OLE ou entre um documento de origem DDE (Dynamic Data Exchange) e um documento de destino. ligar (tabelas) Aco que estabelece uma ligao com dados provenientes de outro programa de modo a ser possvel visualizar e editar os dados no programa original e no Access. limitador de cadeia Caracteres de texto que separam uma cadeia incorporada noutra cadeia. As aspas simples (') e as aspas duplas (") so delimitadores de cadeia. limite mximo de registos Para melhorar o desempenho, possvel especificar o nmero mximo de registos que sero obtidos a partir de uma base de dados do Microsoft SQL Server num formulrio ou folha de dados de um projecto do Access. linguagem DDL (Data Definition Language) Linguagem utilizada para descrever os atributos de bases de dados, especialmente tabelas, campos, ndices e a estratgia de armazenamento. O ANSI define-a de modo a ter os tokens CREATE, DROP e ALTER. DDL um subconjunto de SQL (Structured Query Language).) linguagem DML (Data Manipulation Language) Linguagem utilizada para obter, inserir, eliminar e actualizar dados numa base de dados. O DML um subconjunto de SQL (Structured Query Language). linha de aco Linha na parte superior do separador de objectos Macro, onde so introduzidos nomes de macros, aces, argumentos e comentrios associados a uma macro ou grupo de macros especfico. Linha total Linha numa folha de dados que apresenta a informao de resumo escolhida pelo utilizador para cada campo, com base no tipo de dados existente no campo. lista de aces Lista que aparece quando clica na seta da coluna Aco do separador de objectos Macro. lista de tabela dinmica Componente Web do Microsoft Office utilizado para analisar dados interactivamente numa pgina Web. Os dados apresentados num formato de linha e coluna podem ser movidos, filtrados, ordenados e calculados para que sejam teis para a audincia. literal de data Qualquer sequncia de caracteres com um formato vlido rodeado por cardinais (#). Os formatos vlidos incluem o formato de data especificado pelas definies regionais relativas ao cdigo do utilizador ou o formato de data universal.

Pag. 105 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

macro Aco ou conjunto de aces que podem ser utilizadas para automatizar tarefas. Marcador Propriedade de um objecto de conjunto de registos ou de um formulrio que contm uma cadeia binria identificando o registo actual. marcador de dados Barra, rea, ponto, sector ou outro smbolo num grfico que representa um ponto ou valor de dados nico. Os marcadores de dados relacionados de um grfico constituem uma srie de dados. mscara de bits Valor que utilizado com operadores bit a bit (And, Eqv, Imp, Not, Or e Xor) para testar, definir ou repor o estado de bits individuais num valor de campo bit a bit. mscara de introduo Formato que consiste em caracteres literais de apresentao (tais como parnteses, pontos finais e hfenes) e em caracteres de mscara que especificam o local onde os dados devem ser introduzidos, bem como o tipo de dados e quantos caracteres so permitidos. menu de atalho global Menu de atalho personalizado que substitui o menu de atalho incorporado para os seguintes objectos: campos em folhas de dados de tabelas e de consultas; formulrios e controlos de formulrio na Vista de Formulrio, na Vista de Folha de Dados e no modo Pr-visualizar e relatrios no modo Pr-visualizar. Microsoft Data Engine Motor de dados cliente/servidor que fornece armazenamento local de dados num sistema informtico de menores dimenses como, por exemplo, um computador de apenas um utilizador ou um servidor de um pequeno grupo de trabalho, e que compatvel com o Microsoft SQL Server 6.5, SQL Server 7.0 e SQL Server 2000. modo de consulta ANSI SQL Um de dois tipos de sintaxe SQL: ANSI-89 SQL (tambm designado Microsoft Jet SQL e ANSI SQL), que a sintaxe Jet SQL tradicional; e ANSI-92 SQL, que possui novas e diferentes palavras reservadas, regras de sintaxe e caracteres universais. modo Mover Modo no qual possvel mover uma coluna na Vista de Folha de Dados, utilizando as teclas de setas para a esquerda e para a direita. mdulo de classe Mdulo que pode conter a definio de um novo objecto. Cada instncia de uma classe cria um novo objecto. Os procedimentos definidos no mdulo tornam-se as propriedades e os mtodos do objecto. Os mdulos de classe podem existir independentemente ou com formulrios e relatrios. mdulo de formulrio Mdulo que inclui cdigo VBA (Visual Basic for Applications) para todos os procedimentos de evento accionados por eventos que ocorrem num formulrio especfico ou nos respectivos controlos. mdulo de relatrio Mdulo que inclui cdigo VBA (Visual Basic for Applications) para todos os procedimentos de evento accionados por eventos que ocorrem num relatrio especfico ou nos respectivos controlos. mdulo padro Mdulo VBA (Visual Basic for Applications) no qual que pode colocar os procedimentos Sub e Function que pretende que estejam disponveis para outros procedimentos em toda a base de dados. moldura de objecto no vinculada
Pag. 106 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Controlo colocado num formulrio ou relatrio para conter um objecto no vinculado. Um objecto no vinculado um objecto como, por exemplo, uma imagem, cujo valor no deriva de dados armazenados numa tabela. moldura de objecto vinculado Controlo de um formulrio ou relatrio utilizado para apresentar e manipular objectos OLE armazenados em tabelas. motor de base de dados do Access Parte do sistema da base de dados do Access que obtm e armazena dados em bases de dados de utilizador e de sistema. O mecanismo pode ser considerado um gestor de dados com base no qual so construdos sistemas de base de dados como o Access.

nvel de grupo A profundidade a que um grupo est aninhado dentro de outros grupos num relatrio ou pgina de acesso a dados. Os grupos esto aninhados quando um conjunto de registos est agrupado em mais de que um campo, expresso ou origem de registos de grupo. nvel de mdulo Descreve qualquer varivel ou constante declarada na seco de declaraes de um mdulo VBA (Visual Basic for Applications) ou fora de um procedimento. As variveis ou constantes declaradas ao nvel do mdulo esto disponveis para todos os procedimentos de um mdulo. nvel de procedimento Descreve as variveis ou constantes declaradas num procedimento. As variveis e constantes declaradas num procedimento esto disponveis apenas para esse procedimento. nome da classe Nome utilizado para fazer referncia a um mdulo de classe. Se o mdulo de classe for um mdulo de relatrio ou de formulrio, o nome da classe precedido pelo tipo de mdulo por exemplo, Formulrio_FormulrioDeEncomenda. nome da classe (OLE) Nome predefinido utilizado para fazer referncia a um objecto OLE em Visual Basic. O nome da classe OLE consiste no nome da aplicao utilizada para criar o objecto OLE, no tipo do objecto e, opcionalmente, no nmero da verso da aplicao. Exemplo: Excel.Folha. normalizar Minimizar a duplicao de informaes numa base de dados relacional atravs de uma estrutura eficiente da tabela. possvel utilizar o Assistente de Anlise de Tabelas para normalizar a base de dados. Nulo Valor que pode ser introduzido num campo ou utilizado em expresses ou consultas para indicar dados em falta ou desconhecidos. No Visual Basic, a palavra-chave Nulo indica um valor Nulo. Alguns campos como, por exemplo, os campos de chave primria, no podem conter um valor Nulo. nmero de canal Nmero inteiro que corresponde a um canal aberto DDE (Dynamic Data Exchange). Os nmeros de canal so atribudos pelo Microsoft Windows 95 ou posterior, criados utilizando a funo DDEIniciar e utilizados por outras funes e instrues DDE DDE. nmero de erro Um nmero inteiro entre 0 - 65.535 que corresponde definio de propriedade Number do objecto Err. Quando combinado com a definio de propriedade Description do objecto Err, este nmero representa uma mensagem de erro especfica. nmero de ficheiro
Pag. 107 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Nmero utilizado na instruo Open para abrir um ficheiro. Utilize nmeros de ficheiro no intervalo 1 - 255, inclusive, para ficheiros que no podem ser acedidos atravs de outros programas. Utilize nmeros de ficheiro no intervalo 256 - 511 para ficheiros que podem ser acedidos a partir de outros programas.

objecto DAO Objecto definido pela biblioteca DAO (Data Access Object). Pode utilizar objectos DAO, tais como Database, TableDef e Recordset para representar objectos utilizados para organizar e manipular dados, tais como tabelas e consultas, em cdigo. objecto de sistema Objectos de base de dados definidos pelo sistema, como por exemplo, a tabela MSysIndexes, ou pelo utilizador. possvel criar um objecto de sistema atribuindo um nome ao objecto utilizando USys como os quatro primeiros caracteres do nome do objecto. objecto definido pelo utilizador Objecto personalizado definido no mdulo de classe de um formulrio ou relatrio. Num mdulo de classe, possvel criar propriedades e mtodos para um novo objecto, criar uma nova instncia do objecto e manipular o objecto atravs dessas propriedades e mtodos. objecto do Microsoft Access Objecto definido pelo Access relacionado com o Access, com a respectiva interface ou com formulrios e relatrios, Alm disso, pode utilizar um objecto do Microsoft Access para programar os elementos da interface utilizada para introduzir e apresentar dados. objecto local Tabela, consulta, formulrio, relatrio, macro ou mdulo que permanece na rplica ou Rplica da Estrutura Global em que foi criado. Nem o objecto nem as alteraes efectuadas no objecto so copiados para outros membros do conjunto de rplicas. objecto OLE Objecto que suporta o protocolo OLE para a ligao e incorporao de objectos. possvel ligar ou incorporar um objecto OLE de um servidor OLE (por exemplo, uma imagem do Windows Paint ou uma folha de clculo do Excel) num campo, formulrio ou relatrio. objecto persistente Objecto armazenado na base de dados; por exemplo, uma tabela de base de dados ou objecto QueryDef. Os objectos de conjunto de registos do tipo dynaset ou do tipo instantneo no so considerados objectos persistentes porque so criados na memria conforme necessrio. objectos da base de dados Uma base de dados do Access contm objectos, tais como tabelas, consultas, formulrios, relatrios, pginas, macros e mdulos. Um projecto do Access contm objectos, tais como formulrios, relatrios, pginas, macros e mdulos. objectos de acesso a dados Interface de programao que pode ser utilizada para aceder e manipular objectos da base de dados. Objectos de Replicao e Jet Conjunto de interfaces de automatizao que pode ser utilizado para executar aces especficas de bases de dados do Microsoft Jet. Ao utilizar objectos de replicao Jet (JRO, Jet Replication Objects), possvel compactar bases de dados, actualizar dados em cache e criar e manter bases de dados replicadas. ODBCDirect Tecnologia que permite aceder directamente a origens de dados ODBC utilizando funcionalidades DAO que ignoram o motor da base de dados do Microsoft Jet. OLE DB
Pag. 108 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Arquitectura de base de dados de componentes que fornece um acesso eficaz rede e Internet para vrios tipos de origens de dados, incluindo dados relacionais, ficheiros de correio, ficheiros simples e folhas de clculo. operador de comparao Operador utilizado para comparar dois valores ou expresses. Por exemplo, < (menor que), > (maior que) e = (igual a). ordem personalizada Sequncia de ordenao definida pelo utilizador. Por exemplo, pode definir uma sequncia de ordenao personalizada para apresentar valores na coluna "CargoDoEmpregado" com base na antiguidade do cargo. origem de dados ODBC Dados e informaes necessrias para aceder a esses dados a partir de programas e bases de dados que suportem o protocolo ODBC (Open Database Connectivity). origem de registos Origem de dados subjacente de um formulrio, relatrio ou pgina de acesso a dados. Numa base de dados do Access, pode ser uma tabela, consulta ou instruo SQL. Num projecto do Access, pode ser uma tabela, vista, instruo SQL ou procedimento armazenado.

pgina (armazenamento de dados) Parte do ficheiro de base de dados na qual so armazenados os dados de registo. Uma pgina (com um tamanho de 4 KB) pode conter mais do que um registo, dependendo do tamanho dos registos. pgina de acesso a dados Pgina Web concebida para ver e trabalhar com dados da Internet ou de uma intranet. Estes dados so normalmente armazenados numa base de dados do Access. pgina de acesso a dados agrupada Pgina de acesso a dados que tem dois ou mais nveis de grupos. Painel de listas de campo Painel que lista todos os campos presentes no objecto da base de dados ou na origem de registos subjacente. Painel de Navegao Painel que aparece quando abre uma base de dados do Access ou um projecto do Access. O Painel de Navegao apresenta os objectos na base de dados e pode ser personalizado para ordenar e agrupar objectos de vrias formas. painel Dependncias do Objecto Mostra objectos que tm uma dependncia no objecto seleccionado e tambm objectos nos quais o objecto seleccionado tem dependncias. painel rolante Texto em movimento utilizado numa pgina de acesso a dados para chamar a ateno do utilizador para um elemento de pgina especfico, tal como um ttulo ou um anncio importante. Para colocar um painel rolante numa pgina, crie um controlo de texto de deslocamento. palavra reservada Palavra que faz parte de uma linguagem como o Visual Basic. As palavras reservadas incluem os nomes de instrues, funes predefinidas e tipos de dados, mtodos, operadores e objectos. permisses Conjunto de atributos que especifica o tipo de acesso que um utilizador tem aos dados ou objectos de uma base de dados. pessimista
Pag. 109 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Tipo de bloqueio no qual uma pgina com um ou mais registos, incluindo o registo a editar, est indisponvel para outros utilizadores quando utiliza o mtodo Editar, permanecendo indisponvel at que seja utilizado o mtodo Actualizar. pi Constante matemtica igual a aproximadamente 3,1415926535897932. ponteiro de sinal de adio Ponteiro que aparece quando o ponteiro movido para a extremidade esquerda de um campo numa folha de dados. Quando o ponteiro de sinal de adio apresentado, possvel clicar para seleccionar todo o campo. ponto de srie Valor de dados individual desenhado num grfico e representado por uma coluna, barra, linha, sector de grfico circular ou em anel ou outro tipo de marcador de dados. posicionamento absoluto ou fixo Coloca o elemento em relao ao elemento principal ou, caso este no exista, ao respectivo corpo. Os valores das propriedades Esquerda e Superior do elemento esto colocados no canto superior esquerdo do elemento principal. posicionamento relativo ou inline Coloca o elemento no fluxo de HTML natural do documento, mas altera a posio do elemento com base no contedo anterior. preciso dupla Caracterstica de um nmero armazenado duas vezes (duas palavras; normalmente 8 bytes) a memria do computador que necessria para armazenar um nmero menos preciso (preciso simples). Normalmente tratado por um computador sob a forma de vrgula flutuante. Preenchimento Ampliao de um relatrio que preenche a janela de instantneo de relatrio, ajustando a largura ou altura de uma pgina, em funo da orientao vertical ou horizontal do relatrio. procedimento Sequncia de declaraes e instrues num mdulo que so executadas como uma unidade. Os procedimentos num mdulo VBA (Visual Basic for Applications) incluem os procedimentos Sub e Function. procedimento armazenado Coleco previamente compilada de instrues SQL e de instrues de controlo de fluxo opcionais, armazenada com um determinado nome e processada como uma unidade. A coleco armazenada numa base de dados SQL e pode ser executada atravs de uma chamada de um programa. procedimento Function No Visual Basic for Applications (VBA), um procedimento que devolve um valor e que pode ser utilizado numa expresso. Para declarar uma funo utilizando a instruo Function e para a terminar, utilize a instruo End Function. procedimento privado Um procedimento Sub ou Function declarado como privado atravs da utilizao da palavra-chave Private numa instruo Declare. Os procedimentos privados esto disponveis para serem utilizados apenas por outros procedimentos dentro do mesmo mdulo. procedimento Sub Procedimento VBA (Visual Basic for Applications) que executa uma operao. Ao contrrio de um procedimento Function, um procedimento Sub no devolve um valor. O procedimento Sub iniciado utilizando uma instruo Sub e terminado utilizando uma instruoEnd Sub. produto Cartesiano Resultado da execuo de uma instruo SELECT de SQL que inclui duas ou mais tabelas na clusula FROM mas nenhuma clusula WHERE ou JOIN que indique como as tabelas devem ser unidas. projecto
Pag. 110 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Conjunto de todos os mdulos de cdigo numa base de dados, incluindo mdulos padro e mdulos de classe. Por predefinio, o projecto tem o mesmo nome que a base de dados. projecto do Microsoft Access Ficheiro do Access que estabelece ligao com uma base de dados do Microsoft SQL Server e que utilizado para criar aplicaes cliente/servidor. Um ficheiro de projecto no contm quaisquer dados ou objectos baseados em definies de dados, tais como tabelas e vistas. propriedade predefinida Propriedade que pode ser definida para um controlo de modo a que, sempre que seja criado um novo controlo desse tipo, a propriedade tenha o mesmo valor. propriedades da tabela Numa base de dados do Access, so os atributos de uma tabela que afectam o aspecto ou o comportamento da tabela como um todo. As propriedades da tabela so definidas na Vista de Estrutura da tabela, tal como as propriedades do campo. propriedades de pgina de acesso a dados Atributos de uma pgina de acesso a dados que identificam a base de dados qual a pgina est ligada e definem o aspecto e comportamento da pgina. propriedades do documento Propriedades como, por exemplo, o ttulo, assunto e autor, que so armazenadas em cada pgina de acesso a dados. propriedades do formulrio Atributos de um formulrio que afectam o respectivo aspecto ou comportamento. Por exemplo, a propriedade VistaPredefinida uma propriedade de formulrio que determina se um formulrio ser automaticamente aberto na Vista de Formulrio ou na Vista de Folha de Dados. proprietrio Quando a segurana est a ser utilizada, trata-se da conta de utilizador que possui o controlo sobre uma base de dados ou objecto de base de dados. Por predefinio, o proprietrio a conta de utilizador que criou uma base de dados ou um objecto de base de dados. pseudo ndice Referncia cruzada dinmica de um ou mais campos de dados de tabelas (colunas) que permite uma tabela ODBC (tabela de servidor) sem que seja editado um ndice nico. publicao Num projecto do Access, uma publicao pode conter uma ou mais tabelas publicadas ou artigos de procedimento armazenado provenientes de uma base de dados de utilizador. Cada base de dados de utilizador pode ter uma ou mais publicaes. Um artigo um agrupamento de dados replicados como uma unidade. publicar Guardar uma base de dados num servidor de gesto de documentos, tal como um servidor com o Windows SharePoint Services.

QueryDef Definio armazenada de uma consulta numa base de dados do Access ou definio temporria de uma consulta numa rea de trabalho de ODBCDirect.

R
Pag. 111 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

recolha de dados

J. Ferreira

Mtodo de recolha de informaes de utilizadores atravs do envio e recepo de formulrios HTML ou formulrio do InfoPath 2007 atravs do Access 2007. No Access, os pedidos de recolha de dados podem ser criados e enviados aos utilizadores num formulrio contido numa mensagem de correio electrnico. Em seguida, os utilizadores preenchem um formulrio e enviam-no. rectngulo de seleco Rectngulo formado pelas linhas (registos) e colunas (campos) actualmente seleccionadas na Vista de Folha de Dados. redesenhar Voltar a desenhar o ecr. O mtodo Redesenhar conclui todas as actualizaes do ecr pendentes de um formulrio especificado. regio Conjunto de informaes que corresponde a um determinado idioma e pas. registo actual Registo num conjunto de registos a partir do qual pode modificar ou obter dados. S pode existir um registo actual num conjunto de registos num determinado perodo de tempo, mas um conjunto de registos pode no ter qualquer registo actual por exemplo, aps um registo ter sido eliminado de um conjunto de registos do tipo dynaset. regra de validao Propriedade que define valores de entrada vlidos para um campo ou registo de uma tabela ou para um controlo de um formulrio. O Access apresenta a mensagem especificada na propriedade TextoDeValidao quando a regra violada. relao Associao estabelecida entre campos comuns (colunas) de duas tabelas. Uma relao pode ser de umpara-um, um-para-muitos ou muitos-para-muitos. relao muitos-para-muitos Associao entre duas tabelas, em que um registo de qualquer uma das tabelas pode estar relacionado com vrios registos da outra tabela. Para estabelecer uma relao muitos-para-muitos, crie uma terceira tabela e adicione os campos de chave primria das outras duas tabelas a esta tabela. relao um-para-muitos Associao entre duas tabelas em que o valor da chave primria de cada registo da tabela primria corresponde ao valor de vrios registos no campo ou campos correspondentes da tabela relacionada. relao um-para-um Associao entre duas tabelas em que o valor da chave primria de cada registo da tabela primria corresponde ao valor de apenas um nico registo no campo ou campos correspondentes da tabela relacionada. relatrio Objecto da base de dados do Access que pode ser impresso com informaes formatadas e organizadas de acordo com as especificaes do utilizador. Exemplos de relatrios: resumos de vendas, listas telefnicas e etiquetas de endereo. repetir a consulta Voltar a executar uma consulta subjacente ao formulrio ou folha de dados activos para reflectir as alteraes efectuadas nos registos, apresentar registos recentemente adicionados e eliminar registos eliminados. rplica Cpia de uma base de dados membro de um conjunto de rplicas e que pode ser sincronizada com outras rplicas do conjunto. As alteraes efectuadas nos dados de uma tabela replicada numa rplica so enviadas e aplicadas s outras rplicas. rplica annima
Pag. 112 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Numa base de dados do Access (apenas formato de ficheiro .mdb), um tipo de rplica especial em que o utilizador no mantm um registo dos utilizadores individuais. A rplica annima especialmente til numa situao de Internet na qual se espera que muitos utilizadores efectuem a transferncia de rplicas. Rplica da Estrutura Global nico membro do conjunto de rplicas no qual possvel efectuar alteraes estrutura da base de dados que podem ser propagadas a outras rplicas. rplica global Rplica na qual as alteraes so totalmente registadas e podem ser trocadas por qualquer rplica global do conjunto. Uma rplica global tambm pode trocar alteraes com quaisquer rplicas annimas ou locais para as quais se torne o concentrador. rplica local Rplica que troca dados com o respectivo concentrador ou com uma rplica global, mas no com outras rplicas do conjunto de rplicas. rplica parcial Base de dados que contm apenas um subconjunto dos registos numa rplica completa. Com uma rplica parcial, possvel definir filtros e identificar relaes que definem qual o subconjunto de registos da rplica completa que deve estar presente na base de dados. replicao Processo que permite copiar uma base de dados de modo a que duas ou mais cpias possam trocar actualizaes de dados ou objectos replicados. Esta troca designada por sincronizao. replicao de bases de dados Processo de criao de duas ou mais cpias especiais (rplicas) de uma base de dados do Access. As rplicas podem ser alteraes sincronizadas efectuadas em dados numa rplica ou as alteraes de estrutura efectuadas na Rplica de Estrutura Global so enviadas para outras rplicas. restrio Limitaes sobre o valor que pode ser introduzido numa coluna ou numa linha. Por exemplo, os valores da coluna Idade no podem ser inferiores a 0 nem superiores a 110. restrio CHECK Permite regras empresariais que abrangem vrias tabelas. Por exemplo, uma tabela Encomendas com uma restrio CHECK impediria as encomendas de um cliente de ultrapassarem um limite de crdito definido para o cliente na tabela Clientes. reverso Processo de trmino ou cancelamento de uma transaco pendente sem guardar as alteraes. rodap de pgina utilizado para apresentar resumos de pgina, datas ou nmeros de pgina no fim de cada pgina de um formulrio ou relatrio. Num formulrio, o rodap de pgina aparece apenas quando o formulrio impresso. rodap de relatrio Seco do relatrio utilizada para colocar informaes que normalmente aparecem no fim da pgina, tais como nmeros de pgina, datas e somas. rodap do formulrio Utilizado para apresentar instrues sobre como utilizar um formulrio, botes de comando ou controlos no vinculados para aceitar entradas. Aparece na parte inferior do formulrio na Vista de Formulrio e no fim de uma impresso. rodap do grupo Utilizado para colocar informaes, tais como o nome do grupo ou o total do grupo, no final de um grupo de registos. rotina de tratamento do teclado Cdigo que determina e responde a teclas ou combinaes de teclas premidas pelo utilizador.
Pag. 113 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

rtulo

J. Ferreira

Controlo que apresenta texto descritivo como, por exemplo, um ttulo, uma legenda ou instrues, num formulrio ou relatrio. Os rtulos podem ou no estar anexados a outro controlo. rtulo de dados Rtulo que fornece informaes adicionais sobre um marcador de dados, que representa um ponto ou valor de dados nico.

seco Parte de um formulrio ou relatrio como, por exemplo, um cabealho, rodap ou seco de detalhes. seco de declaraes Seco de um mdulo que contm declaraes que se aplicam a todos os procedimentos do mdulo. possvel incluir declaraes para variveis, constantes, tipos de dados definidos pelo utilizador e procedimentos externos numa biblioteca de ligao dinmica. seco de legendas Seco numa pgina de acesso a dados agrupada que apresenta legendas de colunas de dados. Aparece imediatamente antes do cabealho do grupo. No possvel adicionar um controlo vinculado a uma seco de legenda. seco Detalhe utilizada para conter o corpo principal de um formulrio ou relatrio. Normalmente, esta seco contm controlos vinculados aos campos existentes na origem de registos, mas tambm pode conter controlos no vinculados como, por exemplo, rtulos que identifiquem o contedo de um campo. segurana de nvel de utilizador Quando utilizada segurana de nvel de utilizador numa base de dados do Access, significa que um administrador de base de dados ou um proprietrio de objecto podem conceder permisses especficas a utilizadores individuais ou grupos de utilizadores especficos para tabelas, consultas, formulrios, relatrios e macros. selector de campos Pequena caixa ou barra em que possvel clicar para seleccionar uma coluna inteira numa folha de dados. selector de colunas Barra horizontal na parte superior de uma coluna. possvel clicar num selector de colunas para seleccionar uma coluna inteira na grelha de estrutura da consulta ou na grelha de estrutura do filtro. selector de formulrios Caixa onde as rguas se cruzam no canto superior esquerdo de um formulrio na Vista de Estrutura. Esta caixa utilizada para executar operaes ao nvel do formulrio como, por exemplo, seleccionar o formulrio. selector de linha Pequena caixa ou barra que, ao ser clicada, selecciona uma linha inteira na Vista de Estrutura da tabela ou da macro ou quando os registos so ordenados e agrupados na Vista de Estrutura do relatrio. selector de registos Pequena caixa ou barra esquerda de um registo, na qual possvel clicar para seleccionar todo o registo na Vista de Folha de Dados e na Vista de Formulrio. selector de relatrio Caixa onde as rguas se cruzam no canto superior esquerdo de um relatrio na Vista de Estrutura. Esta caixa utilizada para executar operaes ao nvel do relatrio como, por exemplo, seleccionar o relatrio. selector de seco
Pag. 114 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Caixa do lado esquerdo de uma barra de seco quando se abre um objecto na Vista de Estrutura. Esta caixa utilizada para executar operaes ao nvel da seco como, por exemplo, seleccionar a seco. semente Valor inicial utilizado para gerar nmeros pseudoaleatrios. Por exemplo, a instruo Randomize cria um nmero de propagao utilizado pela funo Aleatrio para criar sequncias exclusivas de nmeros pseudoaleatrios. separador Carcter que separa unidades de texto ou nmeros. separador de objectos Formulrio Separador de objectos onde trabalha com formulrios na Vista de Estrutura, Vista de Formulrio, Vista de Folha de Dados ou no modo de pr-visualizao. separador de objectos Relaes Separador de objectos no qual possvel visualizar, criar e modificar relaes entre tabelas e consultas. separador de objectos Relatrio Separador de objectos onde possvel trabalhar com relatrios na Vista de Estrutura, no modo de prvisualizao de esquema ou no modo de pr-visualizao. separador de objectos Tabela Numa base de dados do Access, um separador de objectos onde possvel trabalhar com tabelas na Vista de Estrutura ou na Vista de Folha de Dados. separadores de data Caracteres utilizados para separar o dia, o ms e o ano quando os valores de data esto formatados. Os caracteres so determinados pelas definies do sistema ou pela funo Formatar. sequncia de ordenao Geral A sequncia de ordenao predefinida determina o modo como os caracteres so ordenados em toda a base de dados como, por exemplo, em tabelas, consultas e relatrios. Dever definir a sequncia de ordenao Geral se pretender utilizar uma base de dados com vrias edies de idiomas do Access. srie de dados Pontos de dados relacionados que so desenhados num grfico. Cada srie de dados num grfico tem uma cor ou padro exclusivos. possvel desenhar uma ou mais sries de dados num grfico. servidor OLE Programa ou DLL que fornece um objecto OLE ligado ou incorporado a outro programa. Por exemplo, se um objecto OLE, numa base de dados do Access, contiver uma folha de clculo do Excel, o Excel o servidor OLE. sesso Sequncia de operaes, executada pelo motor da base da dados do Access, que comea quando um utilizador inicia sesso e concluda quando o utilizador termina sesso. Todas as operaes que decorrem durante uma sesso formam um mbito de transaco e esto sujeitas s permisses de incio de sesso do utilizador. sincronizao Processo que permite actualizar dois membros de um conjunto de rplicas, trocando todos os registos e objectos actualizados em cada membro. Diz-se que dois membros do conjunto de rplicas esto sincronizados quando as alteraes efectuadas em cada membro tiverem sido aplicadas ao outro membro. sincronizao directa Mtodo utilizado para sincronizar dados entre rplicas directamente ligadas rede local e disponveis atravs de pastas de rede partilhadas. sincronizao indirecta Mtodo de sincronizao utilizado num ambiente no ligado como, por exemplo, quando viaja com um computador porttil. necessrio utilizar o Gestor de Replicao para configurar a sincronizao indirecta.
Pag. 115 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

sincronizao via Internet

J. Ferreira

Utilizada para sincronizar rplicas num ambiente no ligado no qual est configurado um servidor Internet. necessrio utilizar o Gestor de Replicao para configurar a sincronizao via Internet.) Snapshot Viewer Programa que pode ser utilizado para visualizar, imprimir ou enviar por correio electrnico um instantneo como, por exemplo, um instantneo de relatrio. O Snapshot Viewer inclui um programa executvel autnomo, um controlo do Snapshot Viewer (Snapview.ocx) e outros ficheiros relacionados. stub de cdigo Segmento de cdigo do Visual Basic que define o incio e o fim de um procedimento. subconsulta Uma instruo SELECT de SQL dentro de outra consulta seleccionar ou de aco. subfolha de dados Folha de dados que se encontra aninhada noutra folha de dados e que contm dados relacionados ou associados primeira folha de dados. subformulrio Formulrio contido noutro formulrio ou num relatrio. sub-relatrio Relatrio contido noutro relatrio. subscrever Aceitar receber uma publicao numa base de dados do Access ou num projecto do Access. Uma base de dados subscritora subscreve dados replicados a partir de uma base de dados de publicao. subscrio Base de dados que recebe tabelas e dados replicados a partir de uma base de dados de publicao num projecto do Access.

tabela Objecto de base de dados que armazena dados em registos (linhas) e campos (colunas). Os dados so, normalmente, acerca de uma determinada categoria de coisas como, por exemplo, empregados ou encomendas. tabela base Tabela numa base de dados do Access. Pode manipular a estrutura de uma tabela base utilizando os objectos DAO ou instrues SQL para definio de dados (DDL) e pode modificar dados numa tabela base utilizando objectos do conjunto de registos ou consultas de aco. tabela com chave externa Tabela (por exemplo, Encomendas dos Clientes) que contm um campo de chave externa (por exemplo, CdigoDoCliente), que o campo de chave primria noutra tabela (por exemplo, Clientes) da base de dados e que est, normalmente, no lado "muitos" de uma relao um-para-muitos. tabela externa Tabela fora da base de dados ou do projecto do Access aberto actualmente. tabela ligada Tabela armazenada num ficheiro que se encontra fora da base de dados aberta a partir da qual o Access pode aceder a registos. possvel adicionar, eliminar e editar registos numa tabela ligada, mas no possvel alterar a respectiva estrutura. tabela primria
Pag. 116 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

O lado "um" de duas tabelas relacionadas numa relao um-para-muitos. Uma tabela primria deve ter uma chave primria e cada registo deve ser exclusivo. tipo de dados bigint Num projecto do Access, um tipo de dados de 8 bytes (64 bits) que armazena nmeros inteiros no intervalo entre -2^63 (-9.223.372.036.854.775.808) e 2^63-1 (9.223.372.036.854.775.807). tipo de dados binrio Num projecto do Access, um tipo de dados de comprimento fixo com um mximo de 8.000 bytes de dados binrios. tipo de dados bit Num projecto do Access, um tipo de dados que armazena um valor 1 ou 0. Os valores inteiros diferentes de 1 ou 0 so aceites, mas so sempre interpretados como 1. tipo de dados Byte Tipo de dados de uma base de dados do Access utilizado para conter pequenos nmeros inteiros positivos entre 0 e 255. tipo de dados char Num projecto do Access, um tipo de dados de comprimento fixo com um mximo de 8.000 caracteres ANSI. tipo de dados Data/Hora Tipo de dados de uma base de dados do Access que utilizado para conter informaes de data e hora. tipo de dados datetime Num projecto do Access, um tipo de dados de data e hora que se situa entre 1 de Janeiro de 1753 e 31 de Dezembro de 9999, com uma preciso de trs centsimos de segundo, ou seja, 3,33 milissegundos. tipo de dados de cursor Num projecto do Access, um tipo de dados que s pode ser utilizado para criar uma varivel de cursor. Este tipo de dados no pode ser utilizado para colunas numa tabela. Um cursor um mecanismo utilizado para trabalhar com uma linha de cada vez, no conjunto de resultados de uma instruo SELECT. tipo de dados de dinheiro Num projecto do Access, um tipo de dados que armazena valores monetrios no intervalo entre 922.337.203.685.477,5707 e 922.337.203.685.477,5807, com uma preciso de dez milsimos de uma unidade monetria. tipo de dados de imagem Num projecto do Access, um tipo de dados de comprimento varivel que pode conter um mximo de 2^31 1 (2.147.483.647) bytes de dados binrios. utilizado para armazenar objectos BLOB (Binary Large Objects) como, por exemplo, imagens, documentos, sons e cdigo compilado. tipo de dados de tabela Num projecto do Access, um tipo de dados especial utilizado para armazenar um conjunto de resultados numa varivel local ou valor devolvido de uma funo definida pelo utilizador para processamento posterior. Pode ser utilizado para substituir uma tabela temporria armazenada na base de dados tempdb. tipo de dados de texto Num projecto do Access, um tipo de dados de comprimento varivel que pode conter um mximo de 2^31 1 (2.147.483.647) caracteres; o comprimento predefinido 16. tipo de dados Decimal (base de dados do Access) Tipo de dados numrico exacto que contm valores entre -10^28 -1 e 10^28 -1. possvel especificar a escala (nmero mximo total de dgitos) e a preciso (nmero mximo total de dgitos direita da vrgula decimal). tipo de dados Decimal (projecto do Access) Tipo de dados numrico exacto que contm valores entre -10^38 -1 e 10^38 -1. possvel especificar a escala (nmero mximo total de dgitos) e a preciso (nmero mximo de dgitos direita da vrgula decimal). tipo de dados definido pelo utilizador
Pag. 117 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Definio do tipo de dados que uma coluna pode conter numa base de dados do Microsoft SQL Server. O tipo de dados definido pelo utilizador e baseado nos tipos de dados existentes do SQL Server. As regras e predefinies apenas podem estar vinculadas aos tipos de dados definidos pelo utilizador. tipo de dados flutuantes Num projecto do Access, um tipo de dados numrico aproximado com uma preciso de 15 dgitos. O tipo de dados flutuantes pode conter valores positivos entre, aproximadamente, 2,23E - 308 e 1,79E + 308, valores negativos entre, aproximadamente, -2,23E - 308 e -1,79E + 308 ou zero. tipo de dados GUID Cadeia de identificao exclusiva utilizada com chamadas de procedimento remoto. Cada interface e classe de objecto utiliza um GUID (Globally Unique Identifier) para identificao. Um GUID um valor de 128 bits. tipo de dados Hiperligao Tipo de dados de um campo de base de dados do Access que armazena endereos de hiperligao. Um endereo pode ter at quatro partes e escrito com o seguinte formato de sintaxe: mostrartexto#endereo#subendereo#. tipo de dados int Num projecto do Access, um tipo de dados de 4 bytes (32 bits) que armazena nmeros inteiros no intervalo entre -2^31 (-2.147.483.648) e 2^31 - 1 (2.147.483.647). tipo de dados Memo Numa base de dados do Access, um tipo de dados de campo. Os campos de memorando podem conter um mximo de 65.535 caracteres. tipo de dados Moeda Numa base de dados do Access, um tipo de dados que til para clculos que envolvem dinheiro ou para clculos de ponto fixo em que a preciso extremamente importante. tipo de dados nchar Num projecto do Access, um tipo de dados de comprimento fixo com um mximo de 4.000 caracteres Unicode. Os caracteres Unicode utilizam 2 bytes por carcter e suportam todos os caracteres internacionais. tipo de dados ntext Num projecto do Access, um tipo de dados de comprimento varivel que pode conter um mximo de 2^30 1 (1.073.741.823) caracteres. As colunas com o tipo de dados ntext armazenam um ponteiro de 16 bytes na linha de dados e os dados so armazenados em separado. tipo de dados Numerao Automtica Numa base de dados do Access, um tipo de dados de campo que armazena automaticamente um nmero exclusivo para cada registo medida que adicionado a uma tabela. Podem ser gerados trs tipos de nmeros: sequencial, aleatrio e ID de Replicao. tipo de dados numrico Num projecto do Access, tipo de dados numrico exacto que contm valores entre -10^38 -1 e 10^38 -1. possvel especificar a escala (nmero mximo total de dgitos) e a preciso (nmero mximo de dgitos direita da vrgula decimal). tipo de dados Nmero Numa base de dados do Microsoft Access, tipo de dados de campo concebido para dados numricos que sero utilizados em clculos matemticos. No entanto, para apresentar ou calcular valores monetrios, deve utilizar o tipo de dados Moeda. tipo de dados Nmero inteiro Tipo de dados fundamental que contm nmeros inteiros. Uma varivel Nmero inteiro armazenada como um nmero de 16 bits (2 bytes) com um valor entre -32.768 e 32.767. tipo de dados nvarchar(n) Num projecto do Access, um tipo de dados de comprimento varivel com um mximo de 4.000 caracteres Unicode. Os caracteres Unicode utilizam 2 bytes por carcter e suportam todos os caracteres internacionais.
Pag. 118 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

tipo de dados Objecto

J. Ferreira

Tipo de dados fundamental que representa qualquer objecto que possa ser reconhecido pelo Visual Basic. Embora possa declarar qualquer varivel de objecto com o tipo Objecto, prefervel declarar variveis de objecto de acordo com os respectivos tipos especficos. tipo de dados Objecto OLE Tipo de dados de campo utilizado para objectos criados noutros programas que podem ser ligados ou incorporados (inseridos) numa base de dados do Access. tipo de dados real Num projecto do Access, um tipo de dados numrico aproximado com uma preciso de sete dgitos. Pode conter valores positivos entre, aproximadamente, 1,18E - 38 e 3,40E + 38, valores negativos entre, aproximadamente, -1,18E - 38 e -3,40E + 38 ou zero. tipo de dados Sim/No Tipo de dados de campo utilizado para campos que iro conter apenas um de dois valores como, por exemplo, Sim ou No e Verdadeiro ou Falso. No so permitidos valores nulos. tipo de dados smalldatetime Num projecto do Access, um tipo de dados de data e hora que menos preciso do que o tipo de dados datetime. Os valores de dados situam-se entre 1 de Janeiro de 1900 e 6 de Junho de 2079, com uma preciso de um minuto. tipo de dados smallint Num projecto do Access, um tipo de dados de 2 bytes (16 bits) que armazena nmeros inteiros no intervalo entre -2^15 (-32.768) e 2^15 - 1 (32.767). tipo de dados smallmoney Num projecto do Access, um tipo de dados que armazena valores monetrios no intervalo entre -214.748,3648 e 214.748,3647, com uma preciso de dez milsimos de uma unidade monetria. Quando os valores smallmoney so apresentados, estes so arredondados para cima duas casas decimais. tipo de dados sql variant Num projecto do Access, um tipo de dados que armazena valores de vrios tipos de dados, excepto os tipos de dados text, ntext, image, timestamp e sql_variant. O tipo de dados sql variant utilizado numa coluna, parmetro, varivel ou valor devolvido de uma funo definida pelo utilizador. tipo de dados sysname Num projecto do Access, um tipo de dados especial, fornecido pelo sistema e definido pelo utilizador, utilizado para colunas de tabela, variveis e parmetros de procedimentos armazenados que armazenam nomes de objectos. tipo de dados Texto Numa base de dados do Access, um tipo de dados de campo. Os campos de texto podem conter at 255 caracteres ou o nmero de caracteres especificado pela propriedade TamanhoDoCampo, consoante o que for menor. tipo de dados timestamp Num projecto do Access, um tipo de dados que automaticamente actualizado sempre que uma linha inserida ou actualizada. Os valores das colunas em timestamp no so dados datetime, mas sim binary(8) ou varbinary(8), que indicam a sequncia das alteraes dos dados. tipo de dados tinyint Num projecto do Access, um tipo de dados de 1 byte (8 bits) que armazena nmeros inteiros no intervalo entre 0 e 255. tipo de dados uniqueidentifier Num projecto do Access, um identificador exclusivo global (GUID) de 16 bytes. tipo de dados varbinary Num projecto do Access, um tipo de dados de comprimento varivel com um mximo de 8.000 bytes de dados binrios.
Pag. 119 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

tipo de objecto

J. Ferreira

Tipo de objecto exposto por um programa via Automatizao, por exemplo, Aplicao, Ficheiro, Intervalo e Folha. Utilize o Localizador de Objectos no Visual Basic Editor ou consulte a documentao do programa para obter uma listagem completa dos objectos disponveis. tipo definido pelo utilizador No Visual Basic for Applications (VBA), qualquer tipo de dados definido utilizando a instruo Type. Os tipos de dados definidos pelo utilizador podem conter um ou mais elementos de qualquer tipo de dados. As matrizes de tipos definidos pelo utilizador e outros tipos de dados so criados atravs da instruo Dim. tipos de dados dos campos Caracterstica de um campo que determina o tipo de dados que este pode armazenar. Por exemplo, um campo cujo tipo de dados corresponda a Texto pode armazenar dados que incluam texto ou caracteres numricos, mas um campo Nmero s pode armazenar dados numricos. topologia Ordem pela qual as alteraes so propagadas de rplica para rplica. A topologia importante uma vez que determina a velocidade com que as alteraes efectuadas numa determinada rplica aparecem na rplica que estiver a ser utilizada. topologia do conjunto de rplicas Ordem pela qual as alteraes so propagadas de rplica para rplica. A topologia determina a velocidade com que as alteraes efectuadas numa determinada rplica aparecem na rplica que estiver a ser utilizada. transaco Srie de alteraes efectuadas aos dados ou esquema de uma base de dados. Se algum dos elementos da transaco falhar, toda a transaco falhar e os dados sero "revertidos".

validao Processo pelo qual existe a verificao dos dados introduzidos relativamente ao cumprimento de determinadas condies ou limitaes. valor predefinido Valor introduzido automaticamente num campo ou controlo ao adicionar um novo registo. Pode aceitar o valor predefinido ou substitu-lo, escrevendo um valor. varchar Num projecto do Access, um tipo de dados de comprimento varivel com um mximo de 8.000 caracteres ANSI. varincia Quadrado do desvio padro. uma medida da quantidade em que todos os valores num grupo variam do valor mdio do grupo. varivel de nvel de modo Varivel declarada na seco de declaraes de um mdulo VBA (Visual Basic for Applications), atravs da utilizao da palavra-chave Private. Estas variveis esto disponveis para todos os procedimentos do mdulo. varivel de nvel de procedimento Varivel declarada num procedimento. As variveis de nvel de procedimento so sempre privadas em relao ao procedimento em que so declaradas. varivel de objecto Varivel que contm uma referncia a um objecto. varivel pblica
Pag. 120 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Varivel declarada com a palavra-chave Public na seco de declaraes de um mdulo VBA (Visual Basic for Applications). Uma varivel pblica pode ser partilhada por todos os procedimentos em todos os mdulos de uma base de dados. visibilidade Propriedade de uma rplica que indica os membros do conjunto de rplicas com os quais possvel sincronizar e as regras de resoluo de conflitos que se aplicam. As rplicas tm trs tipos de visibilidade: global, local e annima. vista Num projecto do Access, um tipo de consulta que consiste numa tabela virtual baseada numa instruo SELECT de SQL. Por exemplo, uma vista poder apenas conter 3 de 10 colunas disponveis numa associao de duas tabelas, de modo a limitar o acesso a determinados dados. Vista de Esquema No Access 2007, uma vista onde pode efectuar quaisquer tipos de alteraes de estrutura a formulrios e relatrios enquanto ver dados dinmicos. Vista de Estrutura Vista que apresenta a estrutura dos seguintes objectos da base de dados: tabelas, consultas, formulrios, relatrios e macros. Na Vista de Estrutura, possvel criar novos objectos da base de dados e modificar a estrutura de objectos existentes. Vista de Folha de Dados Vista que apresenta dados de uma tabela, formulrio, consulta, vista ou procedimento armazenado num formato de linhas e colunas. Na Vista de Folha de Dados, possvel editar campos e adicionar, eliminar e procurar dados. No Access 2007, tambm pode modificar e adicionar campos a uma tabela na Vista de Folha de Dados. Vista de Formulrio Vista que apresenta um formulrio que utiliza para mostrar ou aceitar dados. A Vista de Formulrio a forma primria de adicionar e modificar dados nas tabelas. Tambm pode alterar a estrutura de um formulrio nesta vista. Vista de Grfico Dinmico Vista que apresenta uma anlise grfica dos dados de uma folha de dados ou formulrio. possvel visualizar nveis de detalhe diferentes ou especificar o esquema, arrastando campos e itens ou mostrando e ocultando itens nas listas pendentes dos campos. Vista de Tabela Dinmica Vista que resume e analisa dados de uma folha de dados ou formulrio. possvel utilizar nveis de detalhe diferentes ou organizar dados, arrastando os campos e itens ou mostrando e ocultando itens nas listas pendentes dos campos. vista SQL Separador de objecto que apresenta a instruo SQL da consulta actual ou que utilizado para criar uma consulta especfica de SQL (de unio, pass-through ou de definio de dados). Quando uma consulta criada na Vista de Estrutura, o Access cria o equivalente SQL na vista de SQL.

Pag. 121 / 122

Access 2007 Guia do Utilizador

J. Ferreira

Mais informaes em: http://office.microsoft.com/pt-pt/access-help/CL010072900.aspx

Pag. 122 / 122