1.1.

Qu es Auditoria

Capitulo 1: ANTECEDENTES

Auditoria es la recopilacin y evaluacin de datos sobre informacin cuantificable de una entidad econmica, para determinar e informar sobre el grado de correspondencia entre la informacin y los criterios establecidos. La auditoria debe ser realizada por una persona competente e independiente.1 El ILACIF la define como el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones ejecutadas, con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y emitir un informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones.2 Analizando esta ltima definicin, tenemos que: Examen Objetivo porque analiza hechos que ya se han dado en una empresa y por esa misma condicin no se puede aplicar ningn supuesto. Examen Sistemtico por cuanto la puesta en prctica de una auditora se basa en procesos preestablecidos y prediseados. Examen Profesional ya que es realizada por profesionales de las reas de auditora o contabilidad, pudiendo ser ejecutada por profesionales de reas afines a la auditora y que hayan adquirido una buena experiencia en esta clase de exmenes. Examina Operaciones ejecutadas, quiere decir que el auditor revisa operaciones o actividades financieras o administrativas que ya han sido ejecutadas por la institucin que est siendo sometida a examen. Emitir un Informe con Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones, significa que al final de un examen el auditor, como producto de su trabajo

CEPEDA, Gustavo Alonso. Auditoria y Control Interno. Editorial McGraw-Hill. 1997, Colombia CISNEROS, Gustavo, Universidad Tcnica Particular de Loja, Gua Didctica-Auditora I, 2002. 12p
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deber presentar un informe, en el cual, si se ha incluido la revisin de estados financieros, deber presentar adems, un informe corto llamado, Dictamen. Evaluar y Verificar las Operaciones Ejecutadas, es decir comparar entre como se proces la operacin y como debi haber sido procesada y comprobar y determinar que esas operaciones guarden las condiciones de propiedad, legalidad y veracidad. Un auditor es contratado para que emita un informe escrito, en el cual concluya sobre si la documentacin revisada por el y de responsabilidad de un tercero es confiable y a esto se llama la funcin de atestar. As mismo podemos decir que las auditoras a los estados financieros son las que ms se practican, pero se puede atestar sobre la confiabilidad de un amplio rango de diversos tipos de informacin sobre control interno, cumplimiento de leyes, anuncios y de fraudes perpetrados en la entidad.

1.2. Tipos de auditoria Se puede dividir a los tipos de exmenes de auditora en; 1.2.1. Por su Naturaleza: a) Auditora Financiera.- Este tipo de auditora generalmente consiste en la revisin del balance general, los estados de prdidas y ganancias, los flujos de efectivo, entre otros. El objetivo es llegar a determinar si los estados financieros antes citados fueron preparados en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados y/o con los principios y normas establecidas por los organismos de control, que en nuestro pas es la Superintendencia de Bancos y Seguros. b) Auditora de Cumplimiento.- Esta clase de auditoras se las realiza dependiendo de si existe o no informacin que se pueda verificar, adems de las polticas y procedimientos existentes en la entidad auditada. Un ejemplo de esta clase de auditoras la realiza la Superintendencia de 9

Bancos y Seguros, ya que sus supervisores verifican en las entidades controladas el cumplimiento de las resoluciones y normativa expedida por ella. c) Auditora Operacional.- Es el estudio o examen a una unidad o rea especfica, con el objetivo de determinar el grado de desempeo que ha tenido. Este desempeo puede medirse por la eficiencia demostrada al utilizar de la mejor manera los recursos asignados a aquel departamento. Estas auditoras se basan en un juicio ms subjetivo del que se presenta en las auditoras de estados financieros o las auditoras de cumplimiento, esto debido a que los criterios de efectividad y eficiencia no estn claramente determinados como si lo estn los principios de contabilidad generalmente aceptados y otras leyes y regulaciones.

1.2.2. Por quien la Realiza: a) Auditora Interna.- El departamento o unidad de auditora interna de una institucin est destinada a salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la informacin financiera y de las operaciones, adems de propiciar que los funcionarios y empleados cumplan con las polticas, prcticas y procedimientos internos y de esa forma alcanzar las metas y objetivos propuestos por la administracin. b) Auditora Externa.Cuando es efectuada por profesionales

independientes a la institucin que solicita se realice el examen y tiene la finalidad de emitir un juicio o dictamen sobre si los estados financieros se presentan razonables

1.3. El Fraude y sus causas El crimen que ms preocupa a los empresarios de Latinoamrica, es el fraude, Por ser una preocupacin tan grande, pareciera ser que debera estar bajo control, pero al parecer est adquiriendo ms fue mpetu por la dinamia con la 10

que se mueven los negocios hoy en da, la globalizacin de todas las transacciones de dinero, el mayor uso de aspectos tecnolgicos como el

Internet y el uso de cajeros automticos y las remesas de dinero por parte de las personas que trabajan en pases extranjeros. Ha ocasionado que se perciba una sensacin de mayor riesgo entre los empresarios de los ms diversos sectores y pases. Las Normas Internacionales de Auditora (NIA) definen al fraude de la siguiente manera: El trmino fraude se refiere a un acto intencional por uno o ms individuos dentro de la administracin, empleados, o terceras partes, el cual da como resultado una representacin errnea de los estados financieros. Otra acepcin de fraude es el de que es un error intencional de los estados financieros, por parte de la administracin, o robo de los activos empresariales por parte de los empleados de la organizacin. Otro concepto es el de que fraude es una distorsin de la informacin financiera con el nimo de causar perjuicio.

1.4. Cmo Identificar seales de Alerta Miguel Cano, en su artculo Fraude y Estafa en los negocios, incluye una lista de seales de alerta que seran validas para cualquier organizacin: No existe una separacin de funciones en los procesos. Un solo individuo es una transaccin Tenemos que ser productivos, eliminemos los controles

innecesarios Liderazgo por miedo Empleados sin vacaciones Conflictos de inters Compartir passwords o claves 11

Estas son algunas de las muchas bombas de tiempo que van a llevar a que ocurra un fraude y a que tengamos problemas. prevencin de fraudes, termina diciendo Cano.3 Todos estos

elementos deberan ser la base para establecer una plan estratgico de

1.5. Fraude Financiero En nuestro pas se han producido algunos casos de fraude financiero los mismos que son de naturaleza diversa. Lamentablemente ninguna institucin financiera est dispuesta ha proporcionar los detalles exactos de estos hechos ya que los directivos temen que su divulgacin acte en forma negativa y se convierta en un riesgo de reputacin para esas instituciones. Internacionalmente se han presentado grandes escndalos financieros o contables en los ltimos aos, los mismos que han dejado prdidas por cientos de millones de dlares y obviamente en el campo bancario financiero, creo que el ms sonado es el del Barings Bank El Dr. CPA. Jorge Badillo en su documento Auditora Forense Fundamentos seala las siguientes modalidades de fraude financiero: Alteracin de registros. Apropiacin indebida de efectivo o activos de la empresa. Apropiacin indebida de las recaudaciones de la empresa mediante el retraso en el depsito y contabilizacin de las mismas (denominado: jineteo, centrfuga o lapping). Castigo financiero de prstamos vinculados a la alta gerencia.

CANO, Miguel, El Fraude y la Estafa en los Negocios [en linea]. [Consulta: agosto de 2008].

http://interamericanusa.com

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Defraudacin tributaria. Inclusin de transacciones inexistentes (falsas). Lavado de dinero y activos. Obtener beneficios econmicos a travs del cometimiento de delitos informticos.

Ocultamiento de activos, pasivos, ingresos, gastos. Ocultamiento de un faltante de efectivo mediante la sobrevaloracin del efectivo en bancos aprovechando los perodos de transferencias entre cuentas.

Omisin de transacciones existentes. Prdidas o ganancias ficticias. Sobre o sub valoracin de cuentas. Sobre valoracin de acciones en el mercado.

Adems seala el Doctor Badillo que el porcentaje de las prdidas por fraude es mayor mientras mayor es el nivel dentro de la organizacin de quienes lo cometen; por ello, se establece una relacin inversa entre el porcentaje de personal en un determinado nivel organizacional y el porcentaje de prdidas por fraude que provoca. El fraude frecuentemente consta de los siguientes tres componentes: 1. Motivo.- Presin o incentivo (necesidad, justificacin, desafo) para cometer el fraude (la causa o razn). Ejemplos de motivos para cometer fraude pueden ser: alcanzar metas de desempeo (como volmenes de venta), obtener bonos en funcin de resultados (incremento en las utilidades o rebaja en los costos), mantener el puesto demostrando ficticios buenos resultados, deudas personales.

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2. Oportunidad Percibida.- El o los perpetradores del fraude perciben que existe un entorno favorable para cometer los actos irregulares pretendidos. La oportunidad para cometer fraude se presenta cuando alguien tiene el acceso, conocimiento y tiempo para realizar sus irregulares acciones. Las debilidades del control interno o la posibilidad de ponerse de acuerdo con otros directivos o empleados para cometer fraude (colusin) son ejemplos de oportunidades para comportamientos irregulares. 3. Racionalizacin.- Es la actitud equivocada de quien comete o planea cometer un fraude tratando de convencerse a si mismo (y a los dems si es descubierto), consiente o inconscientemente, de que existen razones vlidas que justifican su comportamiento impropio; es decir, tratar de justificar el fraude cometido. Ejemplos de racionalizacin para justificar el fraude cometido pueden ser: alegar baja remuneracin (convencerse de que no es fraude sino una compensacin salarial, un prstamo), falta de reconocimiento en la organizacin (convencerse de que es una bonificacin), fraude cometido por otros empleados y/o directivos (convencerse de que si otros cometen fraudes el fraude propio est justificado).

1.6. Tipos de Fraude Financiero El fraude financiero es la distorsin de la informacin financiera con nimo de causar perjuicio a otros y puede ser clasificado de la siguiente manera: 1.6.1 Fraude Corporativo.- El que comete la alta gerencia para perjudicar a la empresa misma, a los clientes a inversionistas a los mismos accionistas, a los dems funcionarios y empleados e inclusive puede ser a la sociedad en general y al estado en ltima instancia. Al fraude corporativo se lo denomina de algunas maneras, algunos, como la Declaracin de Normas de Auditora lo llaman: reportes financieros fraudulentos, otros autores lo denominan revelaciones financieras 14

engaosas, fraude de la administracin, crimen corporativo o crimen de cuello blanco. Cuando la administracin de una empresa quiere cometer un fraude, puede distorsionar los estados financieros en dos sentidos: Distorsin para fingir fortaleza financiera. Distorsin para fingir debilidad financiera.

Fingir Fortaleza Financiera.- Respecto de esta situacin, El Dr. Jorge Badillo seala que Generalmente las empresas fraudulentas tienden a aparentar fortaleza financiera cuando trabajan en un entorno con las siguientes caractersticas: Mercado de Valores: Activo Empresas de Tipo: Cotizadas en Bolsa Administracin Tributaria: Fuerte Carga Tributaria (costo / beneficio) Razonable Para aparentar fortaleza financiera las empresas fraudulentas tienden a: Sobre - Valorar Activos. Ingresos. Y Sub - Valorar Pasivos. Gastos. Fingir Debilidad Financiera.- As mismo Jorge Badillo explica que:

Generalmente las empresas fraudulentas tienden a aparentar debilidad financiera cuando trabajan en un entorno con las siguientes caractersticas: Mercado de Valores: Inactivo Empresas de Tipo: Familiar Administracin Tributaria: Dbil (o moderada) Carga Tributaria (costo / beneficio) Irrazonable

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Para aparentar debilidad financiera las empresas fraudulentas tienden a: Sobre Valorar Pasivos. Gastos. Y Sub Valorar Activos. Ingresos. Al respecto Miguel Cano y Danilo Lugo expresan: Es por esta razn que la Auditora Forense, se convierte en una herramienta eficaz para la investigacin cuando se comete un delito, pero tambin sirve de control y prevencin, pues no necesariamente la Auditora Forense est concebida para encontrar un hecho delictivo sino tambin para esclarecer la verdad de los hechos y exonerar de responsabilidad a un sospechoso que sea inocente o a una empresa o entidad que haya sido acusada de un fraude con la intencin de obtener beneficios econmicos. A raz de los escndalos contables generados principalmente por el Gobierno Corporativo de empresas de clase mundial como Merck, Nortel, Worldcom, Global Croossing, AIG, Enron, Ahold, Parmalat, Drogas la rebaja y Grupo empresarial Grajales, se ha retomado la auditora y la contabilidad forense, como una actividad que facilita desenmascarar especialmente a los delincuentes de cuello blanco que hacen parte de la alta directiva de las organizaciones y que con sus actuaciones no garantizan transparencia ni confiabilidad para preservar el inters pblico, por ello el auditor forense debe tener en cuenta que cualquier funcionario de una compaa tiene que informar de un hecho delictivo que descubra durante sus funciones, si de alguna forma omite, oculta o manipula la informacin, estar claramente en violacin de la ley, incurriendo en los delitos de: Obstruccin a la Justicia, Encubrimiento, Omisin, Ceguera intencional, Complicidad, o Falsedad. Estos delitos lo convierten automticamente en parte comprometida en un proceso de investigacin criminal y ser el auditor forense el encargado de obtener evidencia para probar el conocimiento, la intencin y la voluntad del imputado.4 1.6.2. Fraude Laboral.- Es realizado por empleados de niveles medios y bajos de la organizacin a travs de la malversacin de los activos empresariales,

CANO, Miguel. LUGO, Danilo. La Auditora Forense en el Sistema Judicial Acusatorio.

United States InterAmerican Community Affairs; www.interamericanusa.com.

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con el nimo de perjudicar a la empresa, a sus compaeros y a los clientes de la entidad. Se entiende por fraude laboral a la distorsin de la informacin financiera o a la concusin de los activos de la empresa con la intencin de provocar un dolosamente

perjuicio. Este tipo de fraude es perpetrado empleados que

distorsionan la informacin financiera para beneficiarse ilcitamente de los bienes de la empresa que para el caso del fraude bancario pueden ser activos: dinero en efectivo, ttulos valores, bienes, certificados de depsitos robo de claves de tarjetas de dbito y crdito, entre otros. Al hecho de que dos o ms personas se ponen de acuerdo y acten juntas para perjudicar a un tercero, se dicen que estn operando en colusin. Rodrigo Estupin en su libro de Control Interno y Fraudes5 seala, entre otros, los siguientes fraudes cometidos por empleados en contra de empresas y que pudieran ser aplicados a instituciones financieras: Hurtar mercancas, herramientas y otras partidas del equipo. Apropiarse de pequeas sumas de los fondos de caja y de registradoras. Colocar en la caja chica vales o cheques sin fecha, con fecha adelantada o con fecha atrasada. Crear sobrantes en los fondos de caja y en las registradoras, no registrando o registrando por menos, determinada transaccin. Sobrecargar las cuentas de gastos con gastos ficticios (Kilometrajes, gastos de representacin, etc.). Malversar el pago recibido de un cliente y sustituirlo con pagos posteriores a ste o de otros.

ESTUPIAN, Rodrigo. Control Interno y Fraudes. Ecoe Ediciones; Bogot-Colombia; 2004;

278 p.

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Apropiarse de pagos hechos por clientes y emitir el recibo en un pedazo de papel.

Cobrar un crdito atrasado, guardar el dinero y cargarla a cuentas incobrables.

Cobrar una cuenta ya cargada a cuentas incobrables y no informarlo. Acreditar falsos reclamos de clientes No depositar diariamente en los bancos o depositar solo parte de lo cobrado.

Alterar las fechas en las planillas de depsito para cubrir apropiaciones. Hacer depsitos por sumas redondas tratando de cubrir los faltantes. Mantener personal imaginario en las nminas de pago. Mantener en las nminas de pago a empleados con posterioridad a la fecha de su despido.

Falsear los clculos y las sumas en las nminas de pago. Registrar descuentos de caja que son injustificables. Aumentar las sumas de los pagos hechos al contabilizar los gastos

Pero de las investigaciones realizadas se desprende que los fraudes ms temidos son aquellos que se realizan a travs de computadores y tarjetas de crdito. Despus se anotan otras reas, como el robo de efectivo, fraudes en tesorera, fraudes en impuestos, fraudes en seguros y fraudes por negociacin directa. Aunque las modalidades de fraude son innumerables, todos estos hechos pueden prevenirse y para ello se deben tomar ciertas estrategias, precauciones y actitudes.

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1.7. Estrategias Contra el Fraude Para luchar contra el fraude, las empresas o mejor dichos los mandos altos de ellas, deben adoptar ciertas pautas o estrategias que redundarn en el mejoramiento de la prevencin de los fraudes. A continuacin se presentan las siguientes estrategias: Los empleados deben ser capacitados y de buena manera en lo que se refiere al manejo de los sistemas de la organizacin ya que es un rea muy sensible y muy utilizada para desfalcar. Se debe crear una cultura organizacional de modo que los empleados o clientes que conozcan de que se ha cometido fraude o se lo va a cometer, tenga la oportunidad de denunciarlo a travs de una lnea telefnica o en persona pero asegurando la

confidencialidad. Se debe mantener acuerdos con empresas de la misma clase de negocio o de la misma zona geogrfica a fin de intercambiar informacin sobre procesos o personas de riesgo, esto si, para no difamar a nadie se debe guardar reserva hasta tener seguridad de los hechos. La alta direccin debe disear e implementar una serie de polticas de control interno para prevenir, detectar y reducir las oportunidades de riesgo existentes dentro de la empresa. Tambin se debe procurar que en el pas se creen leyes que sean fciles de aplicar para que en caso de acciones judiciales estas no se compliquen. Realizar a travs del departamento de auditora interna,

investigaciones por indicios de posibles desfalcos y que hayan sido detectadas por cualquier rea de la empresa.

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1.8. Controles para el Fraude Para poder controlar o mejor an erradicar el cometimiento de los fraudes bancarios, es de mucha utilidad tener la habilidad de ponerse en la mente de la persona que comete estos ilcitos. Para ello y de acuerdo con lo sealado por Miguel Cano C., el empresario o banquero debera auto realizarse las siguientes interrogantes: Cules son los puntos dbiles del proceso del que yo soy responsable? Cunto tiempo tardara mi organizacin en descubrir un fraude? Cmo puedo destruir las pruebas? Cmo puedo engaar a los auditores? En mi negocio, cmo se aprueban y controlan las excepciones? Cmo se controlan las cuentas por correo retenido y extractos devueltos? Qu controles fsicos existen sobre efectivo, valores y garantas? Qu controles hay sobre cuentas inactivas? Qu procedimientos existen para abrir nuevas cuentas y documentar transacciones? Qu controles fsicos hay sobre formularios numerados?

1.9. Perfil del Defraudador El funcionario o empleado que pretende cometer un fraude por lo general demuestra las siguientes actitudes. Concentracin de funciones Luce como imprescindible 20

Siempre est dispuesto para resolver los problemas de la entidad Nunca toma vacaciones Inestabilidad financiera Cambios en los hbitos de consumo y nivel de vida

1.10. Actitud que se debe mostrar Para evitar o disminuir los fraudes que se puedan ocasionar en nuestra institucin, tenemos que tomar siempre y en conjunto, estas tres simples acciones, que son: Recuperar el dinero Entablar acciones legales Reforzar procesos

Finalmente deberemos revisar todos nuestros procesos, ubicar donde se fall y tomar los correctivos necesarios para que los hechos no vuelvan a repetirse.

UNA REGLA FUNDAMENTAL: Conozca a sus empleados y Conozca su empresa Si el empresario, de cualquier tipo de empresa desea evitarse muchos dolores de cabeza, deber proceder a rajatabla con la anteriormente mencionada regla y para esto deber tomar las siguientes acciones: A quien contratamos? Pueden ser buenos profesionales, pero conocemos realmente cul en su condicin moral? 21

 Qu hbitos de vida tienen? Cmo se van a relacionar con los compaeros del trabajo? Para terminar este captulo, anotemos algunas conclusiones que hemos podido extraer de lo anotado en pginas anteriores. Estas pocas ideas tienen que ver con como podemos prevenir ser victimas de un fraude o estafa. Se debe establecer un cdigo de tica muy claro y que debe ser conocido por todos los funcionarios y empleados de la entidad, y se lo debe dar a conocer en el mismo proceso de induccin del contratado. Poner a disposicin de clientes y de los mismos empleados alguna forma de comunicacin de denuncias, las mismas que pueden ser conocidas por un comit conformado por representantes de todos los niveles de la organizacin para su estudio. As mismo puede crearse un plan de incentivos para los empleados que presenten denuncias que luego se confirmen. Implementar controles que nos ayuden a reducir las posibilidades de ocurrencia de fraudes en todas las reas de la empresa, debiendo realizarse evaluaciones de estos controles en forma peridica para asegurar su buen funcionamiento. Aprender a cooperar entre instituciones ya sean pblicas o privadas, de las malas experiencias que se haya vivido, para de ese modo proceder a implementar controles de ser necesario, en reas que no hayamos considerado nosotros como susceptibles de fraude. Hacerle frente a los estafadores o defraudadores ya que esta accin, que muchas empresas no la ponen en prctica por lo duro en el campo humano y engorroso en el campo legal es la nica que finalmente acabar con este mal empresarial. Impulsar la suspicacia como una forma de conducta en nuestros empleados. Se le debe formar para que estn alertas y a cualquier negocio 22

o transaccin de la que no estn seguros de cmo proceder. De esta manera evitar comprometerse en relaciones peligrosas con los clientes o proveedores y con sus mismos compaeros de trabajo.

1.11. Responsabilidad de los Auditores Internos Como es bien conocido, los fraudes son de una diversidad inmensa, lo cual causa que no se pueda establecer un procedimiento estndar de auditora que permita la realizacin de una investigacin sistemtica de fraudes. Como lo anotamos anteriormente, el conocer sobre fraudes perpetrados o por perpetrarse, se conoce a travs de una infinidad de formas, puede que se conozca a travs de denuncias de los mismos empleados o de los clientes, tambin la alta direccin puede tener sospechas, pueden ser detectadas a travs de auditorias operacionales, puede conocerse por actitudes

sospechosas de los funcionarios y empleados y por muchas otras formas. El control del cumplimiento de la normativa legal debe ser imprescindible en un examen de auditora, as como la evaluacin del sistema de control interno, de manera que se pueda obtener una seguridad razonable de que los errores, actividades ilegales, abusos de confianza, solicitud de coimas, etc., puedan ser detectados. En este momento bien vale transcribir el contenido de la NIA 1210.A.2 que dice: El auditor interno debe tener suficiente conocimiento para identificar los indicadores de fraude, pero no es de esperar que tenga conocimientos similares a los de aquellas personas cuya responsabilidad principal es la deteccin e investigacin del fraude. El consejo 7 para la prctica de esta norma indica que: La investigacin del fraude consiste en la realizacin de procedimientos tan amplios como sea necesario para determinar si el fraude, segn se deduce de los indicadores, ha ocurrido.

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As mismo la NIA 1210.A.1 tipifica: El director ejecutivo de auditora debe obtener asesoramiento competente y asistencia si el personal de auditoria interna carece de los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para llevar a cabo la totalidad o parte del trabajo. Al respecto. Si no se cuenta alguien capacitado de dentro del personal de la unidad de auditora interna, se puede recurrir a un proveedor de servicios externo. En este aspecto el numeral 3 de los consejos para la prctica detalla los campos de accin de este proveedor externo y entre otros consta: Investigaciones de fraude y seguridad. Este proveedor externo, para este caso puede ser un auditor forense.

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