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UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES Educacin a Distancia. Huancayo. Impresin Digital SOLUCIONES GRAFICAS SAC Jr. Puno 564 - Hyo. Telf. 214433

NDICE
UNIDAD TEMTICA I Pgina Introduccin al Estudio de la Auditoria Administrativa UNIDAD TEMTICA II Normas de Auditoria Administrativa Normas Generales de Auditoria Administrativa Normas Relativas al Trabajo Profesional del Auditor Normas Relativas al Informe de Auditoria Administrativa 27 29 33 Introduccin Relacin con la Administracin Cientfica Definicin de Auditoria Administrativa (A. A.) Organizacin de los rganos de Auditoria 11 12 17 19

UNIDAD TEMTICA III El Proceso de Auditoria Administrativa Plan de Auditoria Administrativa Direccin y Control del proceso de A. A. Ejecucin de la Auditoria Administrativa Informe de Auditoria Administrativa 37 42 43 49

UNIDAD TEMTICA IV Aplicacin de la Auditoria Administrativa en la Empresa Aplicacin en las diferentes reas de la Empresa 65

El presente Texto Universitario, pone a disposicin de los futuros profesionales en administracin y contabilidad, un conjunto de definiciones y materias

tericas relacionadas con Auditoria Administrativa. La Auditoria Administrativa, es una materia poco difundida, pero con mucha aplicacin en las Empresas, por tal razn en el texto se desarrolla un conjunto de temas debidamente secuenciales para que el estudiante universitario comprenda la definicin de la auditoria administrativa, su relacin con las Ciencias Administrativas y la metodologa que se sigue en el proceso de auditoria: El estudiante finalmente, tendr las condiciones mnimas para llevar a cabo una auditoria administrativa. Con tal fin se pone al alcance adicionalmente, algunos modelos de los papeles de trabajo del auditor y

tambin se describe el mbito funcional del Auditor Administrativo. El texto consta de cuatro captulos. El primero esta referido a los aspectos introductorios de la auditoria administrativa y el segundo capitulo trata sobre las normas existentes en auditoria administrativa. El tercer capitulo describe con mucho detalle el proceso de realizacin de una auditoria administrativa. El ltimo capitulo, trata sobre la aplicacin de la auditoria administrativa en las diferentes reas de la Empresa El Autor

OBJETIVOS GENERALES

Conocer y aplicar los objetivos y caractersticas de la Auditoria Administrativa, as como los procedimientos ms usuales.

Conocer todo los relacionado con el contenido del Informe y el procedimiento para la realizacin de la Auditoria Administrativa

Identificar con claridad la estructura, funciones y procesos de una Empresa, para la aplicacin de la auditoria administrativa

Demostrar y conocer que la Auditoria Administrativa tiene los mecanismos suficientes que le permiten detectar, las desviaciones, deficiencias, limitaciones y dificultades para posteriormente adoptar las de las medidas de correccin

ESQUEMA RESUMEN DE CONTENIDOS


UNIDAD TEMTICA I Introduccin al Estudio de la Auditoria Administrativa 1.1 1.2 1.3 1.4 Introduccin Relacin con la Administracin Cientfica Definicin de Auditoria Administrativa (A. A.)

Organizacin de los rganos de Auditoria

UNIDAD TEMTICA II Normas de Auditoria Administrativa 2.2 2.3 2.4 Normas Generales de Auditoria Administrativa Normas Relativas al Trabajo Profesional del Auditor Normas Relativas al Informe de Auditoria Administrativa

UNIDAD TEMTICA III El Proceso de Auditoria Administrativa 3.1 3.2 3.3 3.4 Plan de Auditoria Administrativa Direccin y Control del Proceso de Auditoria Administrativa Ejecucin de la Auditoria Administrativa Informe de Auditoria Administrativa

UNIDAD TEMTICA IV Aplicacin de la Auditoria Administrativa en la Empresa 4.1 Aplicacin en las diferentes reas de la Empresa

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INTRODUCCIN AL ESTUDIO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1.1.

INTRODUCCIN ADMINISTRATIVA

AL

ESTUDIO

DE

LA

AUDITORIA

En materia de Auditoria Administrativa existe poco desarrollo en nuestro Pas. Sin embargo para complementar este vaco el Colegio de Licenciados en Administracin ha emitido en el ao 1986, el documento Normativo sobre la materia Titulado. Principios y Normas de Auditoria administrativa. Los textos existentes en el campo de la auditoria administrativa, presentan una diversidad de definiciones tanto en el aspecto terico como en su aplicacin, que resultan algunas veces divergentes entre ellos. Algunos textos sostienen que la Auditoria administrativa forma parte de la Auditoria Administrativa, probando mnima comprensin del tema, ya que la Auditoria Administrativa es total, comprende a todos y cada uno de los elementos de la Empresa. Por otro lado, la Auditoria Administrativa contiene un conjunto de definiciones, normas y procedimientos que son suficientes para lograr evaluar todo el comportamiento organizacional, los fenmenos que surgen, analizar en detalle los actos administrativos, as como verificar el desarrollo de las
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funciones,

el

grado

cumplimiento

de

los

objetivos

institucionales

y y

empresariales, de tal manera que sea perfectamente posible apreciar comparar los resultados.

1.2.

RELACIN CON LA ADMINISTRACIN CIENTFICA


La Administracin a travs de su evolucin ha experimentado cambios,

inicialmente la administracin se entenda como el medio para asegurar la mxima prosperidad de la empresa y por consecuencia se persegua elevar la produccin y la productividad, teora que surgi con el aporte de los ingenieros: Frederick W. Taylor y Henry Fayol. Posteriormente la Administracin se orienta hacia el desarrollo del movimiento empresarial, donde lo ms importante son las personas, como un factor determinante en la consecucin de los objetivos empresariales, imprimindole de esta manera mayor nfasis a las relaciones humanas. Hoy la administracin tiene un carcter social, de servicio a la colectividad y hasta medio ambiental porque se define como La Ciencia Social que busca satisfacer las necesidades de una sociedad a travs de la optimizacin de los recursos para la obtencin de bienes y servicios, tomando en cuenta el uso racional de los mismos y permitiendo en lo posible de no deteriorar el equilibrio de los eco-sistemas. Con tal fin, las empresas establecen sus , polticas, planes y estrategias, normas y procedimientos que permitan el logro de los objetivos empresariales o

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institucionales. En sus operaciones aplican del proceso administrativo en s. Para algunos existe el proceso de cuatro elementos: Planificacin,

Organizacin, Direccin y Control. Otros incluyen la Ejecucin y Coordinacin como elementos adicionales a los cuatro ya mencionados. Vamos a resumir en slo cuatro: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. Entendiendo que la Ejecucin y Coordinacin forman parte de la Direccin y nos basamos en la definicin de. Koontz O Donnell quien sostiene a la Direccin como el aspecto interpersonal de la Administracin por medio del cual los gerentes hacen que los subordinados entiendan, comprendan y contribuyan con su trabajo y esfuerzo al logro de los objetivos generales de la Empresa o Institucin. La coordinacin es una unidad integrada a los dems elementos del proceso. Los cuatro elementos, en algunos casos, se aplican en forma secuencial, pero no necesariamente se suceden en el orden enunciado. La por lo tanto, la administracin se apoya en la aplicacin de todas y cada una de las fases del proceso administrativo. La Auditoria Administrativa, en la prctica sigue este proceso administrativo, como lo explicaremos en el UNIDAD TEMTICA III Por otro lado, la Auditoria Administrativa es aplicable al mbito interno y externo de una organizacin; en el mbito interno cuando se trata de analizar la eficiencia de la gestin en un determinado perodo y en el entorno externo para analizar los problemas o fenmenos externos que influyen a la empresa o

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negocio, como la reduccin drstica de las ventas, el grado de captacin de nuevos mercados, problemas de distribucin, etc. Por lo tanto, la Administracin Cientfica se sostiene en principios, los cuales tambin son aplicables en la Auditoria Administrativa Se entiende por principio como la base, origen, fundamento o causa primera: Es la razn en la que se apoya una informacin o una creacin, toda ciencia, tcnica o enunciado y tiene un inicio o razn de existencia, como en la economa, contabilidad, filosofa y otras ciencias: Recapitularemos en forma sucinta los principios de la administracin, los cuales son tratados en los cursos bsicos de administracin, enuncindolos desde los principios clsicos, hasta los modernos Principios clsicos, enunciados por Frederick Winslow Taylor (1856-1915) Principio de Planeamiento: Pretende evitar la improvisacin Principio de Preparacin: Capacitar al trabajador a fin de que mejorar su rendimiento. Principio de Control: Supervisar el trabajo. Principio de Ejecucin: Distribuir funciones y responsabilidades

Principios de Emerson (1853-1931) Quien propuso los siguientes principios de rendimiento:


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Trazar un plan y objetivo. Aplicar el sentido comn. Mantener la supervisin.

Mantener la disciplina. Honestidad en los contratos sociales. Registros precisos. Remuneracin proporcional. Normas estandarizadas. Instrucciones precisas. Crear incentivos adecuados para un mayor rendimiento y eficiencia.

Principios de Ford (1863-1947) Principio de Intensificacin: Disminuir el tiempo de produccin. Principio de Economicidad: Disminuir los costos de produccin. Principio de Productividad: Aumentar el rendimiento.

Principios Generales de Fayol: La Divisin del Trabajo: Especializacin de la mano de obra. Autoridad y Responsabilidad Disciplina: De los subordinados hacia los jefes. Unidad y Comando: Un solo Jefe. Unidad de Direccin: Para un equipo similar o afn. Subordinacin del Inters Individual al Inters General Remuneracin del Personal: Los adecuados y satisfactorios Centralizacin: Concentracin de la autoridad. Jerarqua o Cadena Escalar
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Orden Equidad Estabilidad del Personal Iniciativa Espritu de Equipo

Principios Modernos: Principio de Planeacin: El esfuerzo mental antes que el esfuerzo fsico. Principio de los hechos y la accin: Para disear un plan es necesario recoger todos los hechos. Principio de tica: Funcionarios honestos Principio de Traslape: Mnimo tiempo para ejecutar tareas sucesivas. Principio de Estandarizacin: Patrones y niveles predeterminados. Principio de la Simplificacin del Trabajo: Eliminar las tareas innecesarias y aplicar el sentido comn. Principio de Compromiso: Tiempo para los compromisos administrativos. Principio de las Funciones: Eje fundamental sobre el cual se construye la estructura orgnica. Principio del Aumento de las Relaciones Orgnicas: El nmero de relaciones orgnicas tiene relacin con el nmero de personas.
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Principio de Canales de Supervisin Definidos

Principio de Autoridad y Responsabilidad Principio de Responsabilidad Definida: Una persona produce ms cuando se le asigna una tarea definida.

Principio de la Organizacin Dinmica: Tomar en cuenta los cambios. Principio de la Ejecucin: Reconocimiento al trabajador como persona. Principio de Disciplina Principio de la Comunicacin Principio de la Excepcin: Control sobre las excepciones Principio de Control: Ejecucin de acuerdo con lo planeado.

1.3. DEFINICIN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Auditar proviene de la palabra audiogun, que significa escuchar. Por lo tanto Auditoria, es la accin de revisar o verificar lo ocurrido en la empresa, o u otro tipo de organizacin, referente a la administracin, el cumplimiento de las polticas, normas o reglamentos existentes que rigen el funcionamiento u operacin de la empresa, determinando en consecuencia las posibles desviaciones o irregularidades, de igual manera formular las observaciones y recomendaciones que cada caso requiere. Hay varias clases de auditoria: En funcin al rea donde se efecta:
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Auditoria Administrativa.- Llamada tambin como auditoria integral u operativa. Se refiere al anlisis, revisin y verificacin de todas las operaciones ejecutadas en la empresa, en comparacin con lo planificado, con las normas existentes, polticas y acuerdos tomados que rigen las actividades de la organizacin, determinando los niveles de eficiencia y eficacia a travs de los resultados alcanzados.

Auditoria Contable y Financiera.- Es la verificacin de la documentacin del rea econmica y financiera de una empresa, para comprobar la adecuada formulacin de los estados financieros en aplicacin de las normas de

contabilidad, formulando los dictmenes correspondientes, como resultado de la investigacin efectuada. En relacin a quin la efecta: Auditoria Interna.- Realizado por los rganos de Auditoria Interna de la propia empresa, quienes se encargan la evaluacin y supervisin permanente dentro de la organizacin. Auditoria Externa.- Existen compaas auditoras independientes que no tienen ningn tipo de relacin con la organizacin, especializadas en realizar la auditoria de de todas la reas de la Empresa. En el medio actual hay varias definiciones de Auditoria administrativa, Dentro de todas las definiciones existentes, vale la pena mencionar las siguientes:

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Roberto Quedaron Pineda: Es necesaria una continua verificacin y un control cuidadoso para asegurarse de que las prcticas y programas de la negociacin alcanzan los resultados para las que se crearon y siguen manteniendo. Las polticas deben considerarse cuidadosamente, deben ser consistentes con los objetivos bsicos de la empresa y deben ser apropiadas en trminos de poltica pblica corriente. Antonio Fernndez Arenas:La Auditoria Administrativa es la revisin objetiva, metdica y completa (I) de la satisfaccin de los objetivos institucionales (II), en base a los niveles jerrquicos de la empresa (III), en cuanto a su estructura (IV) y a la participacin individual de los integrantes de la institucin (V). Por lo tanto; se define a la Auditoria Administrativa en los siguientes trminos:Rama de la ciencia administrativa que tiene por funcin examinar, revisar, inspeccionar y verificar las operaciones en las diferentes reas de la empresa, en un perodo determinado, con la finalidad de detectar el grado de eficiencia y eficacia con que han sido dirigidas, as como determinar la participacin y responsabilidad del equipo gerencial en los resultados logrados.

1.4.

ORGANIZACIN DE LOS RGANOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


Los rganos de Auditoria por la magnitud y alcance de los resultados

que obtiene, as como por la complejidad de los temas que trata y al total de las

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reas que examina, tienen la mas alta jerarqua administrativa del proceso de control, inclusive mas arriba de las Gerencia Generales que son rganos eminentemente ejecutivos. Estos rganos que evalan el comportamiento administrativo total, abarcando cada parte o cada rea de las organizaciones y que por lo tanto, comprende todo el contexto administrativo de la organizacin, razn por la cual su ubicacin dentro de la estructura, se localiza al ms alto nivel de la Empresa. En el organigrama se grafican al extremo izquierdo del mismo, relacionado con una lnea principal hacia el mas alto nivel administrativo de la Empresa. Los resultados que obtiene, deben ser sometidos a consideracin y conocimiento del ms alto nivel empresarial para que desde all, se pueda ordenar y disponer las correcciones y soluciones correspondientes. Los rganos de Auditoria Administrativa, en su interior comprenden en la mayora de los casos dos reas, el rea de Auditoria Administrativa o tambin denominado rea de Auditoria Operativa y el rea de Auditoria Financiera o Contable. Todos ellos estn dirigidos por la Jefatura General de Auditoria Administrativa o tambin denominando rgano de Control Interno, similar desagregacin se produce en las sociedades de Auditoria Externa y siempre estn vinculados con el mas alto nivel de decisin de la empresa, sea esta el la Junta de Accionistas, la Presidencia de la Junta Empresarial o del Directorio, segn el tipo de organizacin de la Empresa, tal cono se muestra en el siguiente organigrama.
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UBICACIN DE LOS ORGANOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

AUDITORIA ADMINISTRA TIVA

PRESIDENCIA

NIVEL DIRECTIVO O DE DECISION

GERENCIA GENERAL

GERENCIA DE COMERCIALIZACION

GERENCIA DE PRODUCCION

GERENCIA DE FINANZAS

NIVEL EJECUTIVO

Auditoria Contable y Financiera


CONTABILI DAD ECONOMIA

NIVEL DE APOYO

NIVEL OPERATIVO
Dpto de Produccin A Dpto de Produccin B Dpto de Produccin C

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Auditoria Administrativa o Auditoria Contable? Auditoria contable y financiera.- El CPC.Csar Canalleti A. define a la

auditoria contable como: La revisin, fiscalizacin de todo proceso contable en sus aspectos tcnicos, econmicos, administrativos, operacionales y tributarios, viene a constituir la especialidad contable denominada, Auditoria General. Por mucho tiempo la Auditoria Contable y Financiera se ha entendido como la nica y la ms importante de las Auditorias, este criterio se ha mantenido en razn a la clsica concepcin de la empresa y por la definicin tradicional de la administracin y la conviccin de que la razn de ser de la empresa, es la utilidad o rentabilidad. As mismo se pensaba que la nica forma de conocer la situacin real de la empresa, era analizando los estados financieros para ver si reflejaban o no de manera coherente lo acontecido econmica y

financieramente en la misma. Por lo tanto, la atencin se centraba en el aspecto econmico y financiero, descuidando otros aspectos de mayor importancia, como por ejemplo las polticas de la empresa, la calidad del recurso humano, la coherencia de sus normas, etc. A simple vista se pude determinar que la Auditoria Administrativa es la de mayor eficiencia por su carcter integral y del cual el rea contable forma parte. En conclusin al Auditoria Contable es parte de la Auditoria

Administrativa, en tal razn fundamentalmente se deben efectuar Auditorias

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Administrativas, las mismas que incluyen, la revisin del aspecto econmico y financiero. La empresa, en su estructura orgnica presenta diferentes niveles: (Direccin, Ejecutivos y Operativos), los mismos que obedecen a las siguientes caractersticas: Nivel de Direccin.- En este nivel se encuentran los cuerpos colegiados, la junta de accionistas y la gerencia general. Nivel Ejecutivo.- Es el nivel intermedio de la pirmide empresarial, encargados de orientar y hacer que las cosas se hagan. Se considera como parte de ste nivel a los Gerentes especializados en cada rea de la empresa (Produccin, Comercializacin, Finanzas, Administracin, etc.) Nivel Operativo.- Son los niveles inferiores de la empresa encargados de operar o manipular la maquinaria y equipos para lograr la produccin o servicio, objeto de la empresa. Tomando en cuenta lo expresado anteriormente, y conociendo lo que es una estructura orgnica, la Auditoria Administrativa hace un anlisis integral de toda estructura empresarial en sus diferentes niveles, donde el rea de contabilidad y finanzas, es slo una parte de ella.

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NIVELES JERARQUICOS EN LA EMPRESA

DIRECTORIO DECIDEN PLANIFICAN ESTABLECEN POLITICAS PRESIDENTE NIVEL DIRECTIVO O DE DECISION

GERENTES

HACEN QUE SE CUMPLA LO PLANIFICADO, LAS DECISIONES Y LAS RDENES

SUB GERENTES NIVEL INTERMEDIO O EJECUTIVO SUPERVISORES

OPERAN MAQUINAS CUMPLEN FUNCIONES ORDENADAS EJECUTAN ACCIONES

OBREROS

EMPLEADO

AUXILIARES

NIVEL OPERATIVO O DE EJECUCION

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La Auditoria Administrativa tiene poco desarrollo en nuestro Pas. Los textos existentes en el campo de la auditoria administrativa, presentan una diversidad de definiciones tanto en el aspecto terico como en su aplicacin, que resultan algunas veces divergentes entre ellos. Algunos textos sostienen que la Auditoria administrativa forma parte de la Auditoria Administrativa, probando mnima comprensin del tema, ya que la Auditoria Administrativa es total, comprende a todos y cada uno de los elementos de la Empresa. Por lo tanto, la Auditoria Administrativa consiste en la revisin del proceso administrativo que se desarrolla en la Empresa el cual incluye al examen del rea financiera que es un proceso parcial, referido al campo contable y financiero nicamente. En ese sentido los rganos de auditoria tiene relacin directa con el mas alto nivel de la Empresa, Actividad para el aprendizaje: Los estudiantes individualmente, investigarn en una organizacin privada y en otra pblica, sobre las funciones y ubicacin que tienen los rganos Internos de Auditoria. A partir del cual debern opinar sobre las funciones,

seleccionando las que corresponden a la Auditoria Administrativa y las que corresponden a la contable o financiera. As mismo opinan, si la ubicacin que tiene es la mas adecuada.

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Auditoria. Benjamn Rolando Tellez - Edicin 2004 Introduccin a la administracin con enfoque de sistemas. Joaqun Rodrguez Valencia Edicin 2003 Ejercicios de Autoevaluacin 1. Explique para que se crean los rganos de Auditoria Administrativa. 2. Porque se relaciona la auditoria administrativa con la administracin cientfica? 3. Es lo mismo auditoria administrativa que auditoria contable? 4. Porque los rganos de Auditoria Administrativa no dependen de la Gerencia de Administracin?

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NORMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

2.1

NORMAS GENERALES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


De acuerdo al diccionario, norma es toda aquella descripcin que indica

una orden que debe ser cumplida, en ese sentido normatividad, son un conjunto de disposiciones que rigen a una organizacin, actividad o a los individuos. Por lo tanto las normas, constituyen el eje o parmetro por el cual discurren las acciones del ser humano, orientado al logro de determinados objetivos. Durante el ao 1986 el Colegio de Licenciados del Per, aprueba los Principios de Auditoria Administrativa, mediante Resolucin Decanatural N 04-86-CLAP/CDN, como el instrumento rector de la aplicacin de la Auditora Administrativa. Esta norma considera como: Normas Generales: De la Auditoria Administrativa.- Es el proceso de anlisis y evaluacin que se efecta en una entidad o parte de ella, para determinar si sus estrategias, polticas, estructuras, normas y procedimientos cumplan o no los objetivos
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propuestos con el fin de formular conclusiones y recomendaciones que contribuyan a la optimizacin de su gestin. Este principio establece las pautas generales para su ejecucin, indicando que es un proceso de anlisis y evaluacin a una empresa o parte de ella, con la finalidad de emitir opinin de las acciones, tareas y operaciones que han caracterizado a la gestin. De las normas y procedimientos.- La Auditoria Administrativa se efectuar de acuerdo a las normas y procedimientos formulados y aprobados por el Comit de Normas y Procedimientos de Auditora Administrativa del Consejo Directivo Nacional del Colegio de Licenciados de Administracin. Los principios se formulan con el fin de que constituyan el lineamiento directriz del trabajo de Auditoria; por lo tanto, todo el proceso de auditoria deber ceirse a estas normas de tal manera que tenga seriedad, sustento y validez en el momento de formular su dictamen, conclusiones y

recomendaciones. Normas relativas a los sistemas administrativos.El Auditor

Administrativo, en la realizacin de su trabajo profesional, deber tomar en cuenta las normas vigentes relativas a los sistemas administrativos. En nuestro pas existen dos tipos de organizaciones la pblica y la privada. La privada se rige por principios de eficiencia y rentabilidad. Las Entidades Publicas estn regidas por los sistemas administrativos como: Sistema Nacional de Presupuesto, Sistema Nacional de Inversin Publica,

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Sistema Nacional de Tesorera, Sistema de Personal, Sistema Nacional de Control, y otros.

2.2

NORMAS RELATIVAS AL TRABAJO PROFESIONAL DEL AUDITOR

2.1. Normas ticas: De la idoneidad profesional.- El Auditor Administrativo debe poseer ttulo

profesional universitario de Licenciado en Administracin o similar, ser miembro hbil del Colegio de Licenciados en Administracin, contar con entrenamiento tcnico, capacidad profesional para ejercer la Auditora Administrativa, tener experiencia profesional y cumplir los requisitos establecidos por el Comit de Normas y Procedimientos de Auditora Administrativa del Consejo Directivo Nacional del Colegio de Licenciados de Administracin. Del Registro de Auditores Administrativos.- El Colegio de Licenciados en

Administracin a travs del Consejo Directivo Nacional y el Comit de Normas y Procedimientos de Auditora Administrativa, aperturan en el cual se inscriben los profesionales que el registro nacional, la Auditoria

realizan

Administrativa de manera individual o en Asociacin Profesional. De la Asociacin Profesional.- Para el registro de una sociedad de

auditora, se debe cumplir con los requisitos que determine el Comit de Normas y Procedimientos de Auditora Administrativa del Consejo Directivo Nacional del Colegio de Licenciados en Administracin.
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Independencia.- El Profesional Auditor mantendr la independencia

profesional, con el fin de asegurar imparcialidad y objetividad al expresar sus observaciones, opiniones, conclusiones y recomendaciones. Del Esmero Profesional.- El auditor administrativo realiza su trabajo

profesional y elabora el informe respectivo, con esmero y diligencia, de manera ordenada y minuciosa, aplicando los principios de la administracin y las normas y procedimientos de auditora administrativa. De la Confidencialidad.- El auditor administrativo guarda absoluta reserva

en el desempeo de su trabajo profesional, manteniendo en todo momento la naturaleza confidencial del mismo, an despus de haberlo concluido. De Incompatibilidad.- El Auditor Administrativo, que haya tenido relacin sujeta al

laboral en los dos ltimos ejercicios econmicos con la entidad examen, deber abstenerse de participar

en el proceso de auditora. De

manera similar, cuando uno de los miembros de una sociedad de auditora se encuentra en la situacin antes mencionada, la sociedad se abstiene de participar Del Impedimento de Recibir Beneficios Adicionales: El Auditor Administrativo, est impedido de recibir todo tipo de compensacin adicional, ajena a la contraprestacin o remuneracin pactada por sus servicios profesionales.

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De la Abstencin de Opiniones Polticas.- El Auditor Administrativo,

durante el desempeo de su labor, est prohibido expresar opiniones polticas ante el personal de la institucin que est examinando. De la Discrecin en Opiniones o Expresiones.- El Auditor Administrativo,

est impedido de emitir juicios o expresiones que lesionen la imagen, moral, permanencia o prestigio del personal, de la entidad sujeta a examen.

2.2.

Normas Relativas al Trabajo Profesional del Auditor Del Planteamiento General.- Para elaborar el programa de Auditora

Administrativa, el auditor desarrolla con anticipacin el planteamiento general, el mismo que esta sujeto a los principios y normas de Auditora Administrativa. De la Organizacin y Direccin.- El Auditor Administrativo organiza y dirige

la labor del personal de Auditoria, delegando en ellos, funciones especficas, teniendo en cuenta los principios de autoridad y responsabilidad, de manera que obtenga los elementos de juicio necesarios para expresar su opinin. De la Evaluacin y Control de Gestin.- El Auditor Administrativo, aplica su

criterio tcnico, cuantitativos y cualitativos y de anlisis, para poder determinar el grado de efectividad de los planes, polticas y procedimientos, as como la existencia de un adecuado sistema de informacin y control en la gestin y en la toma de decisiones. De la Evidencia Suficiente.Mediante la observacin, anlisis y

comprobacin, el Auditor Administrativo, obtiene evidencias suficientes que le


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permiten evaluar la eficiencia, desempeo y efectividad de la administracin de la empresa, el mismo que fundamenta el informe final. Del Lugar de Trabajo.- Toda labor de Auditora Administrativa, hasta

elaborar el borrador final, preferentemente debe ser efectuada en la misma entidad auditada. Las tareas relativas a la labor externa sern comunicadas a la Alta Direccin de la entidad. De la Cedula de Auditoria Administrativa.- Las cdulas de Auditora

Administrativa que se emplean en el levantamiento de informacin y en el desarrollo del trabajo, se ordenan de acuerdo a codificaciones establecidas por el auditor responsable. De la Coordinacin con el Personal de la Entidad.- El Auditor Administrativo

evitar interferencias en la labor del personal de la entidad auditada, manteniendo la necesaria coordinacin y las buenas relaciones, al de obtener la informacin necesaria el desarrollo de la auditoria y segn el plan establecido. Del Conocimiento del Plan de Auditoria.- El programa de Auditora

Administrativa debe mantenerse con carcter confidencial y ser slo es de conocimiento del personal y de la Alta Direccin de la Empresa bajo examen, en un sentido general. De la Estabilidad.- El Auditor Administrativo no puede ser trasladado a una

labor distinta, hasta concluir la labor asignada en el programa de Auditora Administrativa.

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De la Presentacin de Pruebas de Descargo.- Durante el desarrollo del

examen, el Auditor Administrativo anotar en las cdulas de Auditora Administrativa documentacin. las pruebas de descargo que le presentan con la

2.3

Normas Relativas al Informe de Auditoria Administrativa

De la opinin del Auditor Administrativo.- El informe de Auditora referido a la calidad de la

Administrativa expresar la opinin del Auditor

administracin, gestin y resultados de la entidad auditada o parte de ella. Esta opinin deber estar respaldada en las cdulas de Auditora Administrativa, incluyndose los anexos necesarios que lo fundamentan. Del Contenido y Requisitos del informe: El informe de Auditora Administrativa deber ser objetivo, basado en acontecimientos reales. Contendr una sucinta introduccin que indica el propsito y los procedimientos utilizados. Con captulos separados sobre los hallazgos y observaciones significativas, incluyendo informacin relevante, conclusiones recomendaciones. El informe se redactar de manera clara y sencilla que permita su comprensin y manifestando el grado de eficiencia de la gestin. De los Informes Preliminares.Corresponde presentar informes

preliminares, si durante el desarrollo de la Auditora, se detectan hechos que requieren acciones correctivas inmediatas.

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Del Informe Definitivo.- El informe definitivo antes de ser presentado oficialmente a la autoridad competente, ser expuesto a los directivos de la Empresa, para su conocimiento y la adopcin de las medidas que corrijan las desviaciones administrativas.

Las normas de auditoria administrativa son aquellas que dicta el Colegio de Licenciados en Administracin. En este instrumento se delinean las pautas que orientan el proceso de ejecucin de la auditoria administrativa, Por lo tanto, existen normas generales relacionadas con al auditoria administrativa, as como relacionadas el trabajo del Auditor y relativas al informe de Auditoria. Las Pautas son explicitas respecto al proceso que se sigue por lo tanto deben ser analizados uno por uno, comprendiendo el alcance y la forma de su aplicacin en la practica. El informe de Auditoria es el producto final mas importante del proceso, el cual tiene determinadas caractersticas y un contenido mnimo lo cual exige mucha habilidad, concomimiento y experiencia para su formulacin

Actividad para el aprendizaje: Los estudiantes individualmente, visitaran a la Oficina de Auditoria Interna de una Entidad con la finalidad de observar y analizar un informe de auditoria. Respecto al cual observaran sobre el contenido y las partes del informe, as como la forma como aborda el tema el Auditor

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Auditoria Administrativa. Enrique Benjamn Franklin Fincowsky Edicin 2006 Auditoria administrativa. William P. Leonard Edicin 1981 Ejercicios de Autoevaluacin 1. Explique porque existen norma ticas del auditor administrativo y le parecen suficientes para el desenvolvimiento del auditor en la actualidad? 2. Cuales son los objetivos que persigue las normas relativas al trabajo profesional del auditor administrativo? 3.- Cual es la parte mas importante de la auditoria, a parte del Informe de Auditoria? 4. Se requiere de mayor detalle respecto las pautas establecidas para el Informe?

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EL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.1

PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Planeamiento de la Auditoria Administrativa: El desarrollo de la Auditoria Administrativa requiere de la previsin

racional y anticipada de la de accin, logrando que el planeamiento gue el desarrollo del trabajo. Este proceso, permite programar las actividades, los trabajos por reas, los procedimientos, definir la metodologa y los recursos que se requiere para realizar el examen. Plan de Auditora: A continuacin observaremos un modelo, que ser tomado como referencia. Cada institucin o empresa disea el plan de auditoria teniendo en cuenta las caractersticas y necesidades propias de entidad. Contenido Mnimo de un Plan de Auditora:

Datos de identificacin de la Empresa a Auditar. o Nombre o Razn Social o Direccin o Localizacin. o reas de Auditoria Datos de Auditor o Empresa Auditora:
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o Nombre o Razn Social o Direccin o Del Personal Auditor o o Currculum Vitae de la Empresa Auditora. Del Trabajo de Auditora: o Duracin o Descripcin de la Empresa. o Antecedentes de Auditorias Anteriores. o Objetivos de la Auditoria: Objetivos Generales. Objetivos Especficos o Fases de la Auditora. o Descripcin de la Empresa. o Ubicacin de las reas y su respectiva delimitacin funcional. o Recoleccin de la informacin por reas. Encuestas Entrevistas Revisin de Archivos y Documentos o Depuracin y Seleccin de informacin o datos. o Ordenamiento de la informacin o los datos. o Procesamiento de la Informacin. o Anlisis de la Informacin. o Elaboracin y presentacin del dictamen e informe final. Metodologa y Procedimientos:
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o Metodologa aplicada. o Los procedimientos usados. Recursos: Cronograma de Actividades.

Plazo de Ejecucin de la Auditoria

Se establece en funcin a: o Magnitud de la Entidad.- La pequea empresa requiere treinta das de ejecucin aproximadamente y una empresa grande requiere de noventa o ms das. o Tipo de Auditoria.- Si la auditoria es parcial, es decir a un rea de la entidad, puede ser efectuado en un perodo mnimo mientras que la auditoria total o integral, demanda un perodo ms extenso. o Equipo de Trabajo.- La auditoria puede ser ejecutado por un grupo grande de auditores o un grupo pequeo, esto, determina el perodo de ejecucin. o Tecnologa Empleada.- Se recomienda utilizar computadoras u otras tcnicas sofisticadas de recopilacin, procesamiento y anlisis de la informacin, para simplificar el periodo de ejecucin de la auditoria. o Experiencia del Equipo Auditor.- La experiencia es importante en la determinacin de los plazos de auditoria, es mucho ms fcil calcular el perodo que se emplear en una auditoria cuando se tiene experiencia porque se conoce los procedimientos, dificultades e imprevistos del trabajo en si.

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o Complejidad.- Es determinante en el plazo la complejidad de las operaciones de la entidad, pues depende de la organizacin de los documentos y los archivos. Hay organizaciones que voluntariamente o no, mantienen su informacin desordenada. Lo cual exige reconstruir acciones, procedimientos y ottas acciones para poder obtener la informacin. o Perodo de la Auditoria.- Este podra comprender uno o ms aos. o Examen Preliminar.- En caso de organizaciones grandes, algunas veces es necesario un examen preliminar de la entidad a auditar y los plazos varan entre 30 y 90 das como mximo. Cronograma de Ejecucin de la Auditoria: El cronograma permite definir actividades, tareas y metas que se ajustan al tiempo de ejecucin de la auditora, constituyndose posteriormente en un instrumento de control del avance del trabajo. El cronograma puede basarse en el diagrama de Gantt Definicin de la Metas de Auditoria Existirn metas por cada rea de la entidad, as como tambin se identificaran metas de trabajo diario: Por ejemplo, el anlisis de un determinado documento, el anlisis del organigrama, de puestos de trabajo, etc. Organizacin del Trabajo de Auditoria: La organizacin es necesaria si se quiere aprovechar los recursos adecuadamente, reducir el tiempo y el esfuerzo. Por tanto, el trabajo de auditora deber sujetarse a los siguientes pasos de organizacin:

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o Recursos Disponibles: Humanos, materiales y econmicos o Subdividir el Trabajo de Auditoria. o Clasificar al Personal Auditor: Podra clasificarse tres tipos de recursos humanos: El Jefe, Los Analistas y Los Auxiliares. o Responsabilidad de la Auditoria.- Recae en la Empresa auditora en cuanto a su calidad, veracidad y seriedad, siendo el responsable en primer lugar el gerente o propietario de la organizacin. Corresponde tambin al Auditor si acta como persona natural. o Delegacin.Se puede delegar para efectuar los anlisis, solicitar

informacin, detectar anomalas y formular juicios, conclusiones o recomendaciones. o Responsabilidades por reas.- Se puede dividir el trabajo por cada rea de la Empresa, como por ejemplo: Comercializacin, produccin, abastecimiento, etc. o Instalaciones y otros Recursos.- se debe facilitar ambientes de trabajo aparentes y cmodos. Todos estos aspectos debern ser previstos en el contrato correspondiente. o Organizacin Documentaria.- Es necesario organizar la informacin para su tabulacin y anlisis en forma adecuada, mediante carpetas de trabajo, por rubros. o Recopilacin, Seleccin y Anlisis.- Al igual que la recopilacin, el anlisis, es un paso importante, del anlisis depende la calidad de las conclusiones y recomendaciones

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3.2.

DIRECCIN

CONTROL

DEL

PLAN

DE

AUDITORIA

ADMINISTRATIVA Direccin Responsable de la Direccin: La Direccin esta a cargo de un profesional Licenciado en Administracin que tenga capacidad y experiencia profesional reconocida. La Direccin orienta la ejecucin, motiva y lidera al grupo humano. El lder necesita poseer tres tipos de autoridad: a) La Autoridad Delegada Se obtiene mediante el nombramiento como tal. b) La Autoridad de Conocimientos Es el dominio de cierto nivel de conocimientos y en una determinada rea. Es reconocida por los clientes, subalternos y pblico en general y c) La Autoridad Moral. La debe orientar se a las acciones siguientes: Comunicar y Explicar los Objetivos a los Subordinados: El grupo recibir la orientacin necesaria respecto al trabajo de auditoria, por lo tanto sus esfuerzos estarn orientados adecuadamente hacia le logro de los objetivos. Conducir y Motivar para que el trabajo sea eficiente: El encargado de la Direccin, no slo se limita a dar rdenes, adems deber conducir, orientar y efectuar el trabajo en equipo. Control

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Supervisin del Trabajo de Auditora: La Auditoria Administrativa, debe estar supervisado en forma

permanente por parte de los responsables, con la finalidad de verificar el cumplimiento del plan de auditora. Se verifica la calidad y cantidad de los trabajos, as como los procedimientos y mtodos que se utilizan. Avances y Medidas: Verificar el cumplimiento del cronograma, se supervisa los avances del trabajo a fin de que se cumpla con los perodos propuestos. Si existen retrasos o errores, se procede a reprogramar. Verificacin de los Resultados: Se verifican los resultados obtenidos ms de una vez a fin de tener la certeza de los resultados y la calidad de los informes o dictmenes.

3.3

PROCEDIMIENTO

DE

EJECUCIN

DEL

PLAN

DE

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Los Procedimientos: La Auditoria Administrativa exige la realizacin de un procedimiento tcnico y sistemtico que se debe seguir con la finalidad de realizar el anlisis o examen correspondiente. Necesariamente, el trabajo de auditora administrativa pasa por un reconocimiento previo de la empresa o institucin, a fin de conocer en forma
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genrica la misin, objetivos y actividad de la misma, de tal manera que al recopilar la informacin y seleccionar la misma no se efecte trabajos improductivos. Se define con suma claridad la misin y finalidad de la empresa o institucin, el nivel de prestigio, referencias comerciales, referencias de parte del pblico o consumidores y otros aspectos que son importantes para el

examen, mediante conversaciones preliminares con los trabajadores y los directivos. Adems se debe conocer las instalaciones, ambientes, capacidad, niveles de productividad o servicios que viene brindando en la Empresa. Tcnicas de Recopilacin de Informacin:

Se recomienda lo siguiente: o Tcnica Documentaria o de Archivo.- Se refiere a la recopilacin de la informacin de los archivos existentes Estatutos, planes, acuerdos, en la empresa, como: polticas, tcticas,

programas,

estrategias, etc. o Tcnicas de Encuestas.- Consiste en disear un cuestionario de preguntas que deben ser aplicadas a trabajadores, directivos y pblico en general para obtener informacin sobre el manejo interno de la empresa, como el cumplimiento de polticas, estrategias, logro de objetivos, as como tambin para conocer el temperamento de los trabajadores, en funcin a la organizacin. o Tcnicas de Entrevistas.- Se usa para despejar dudas, descartar o confirmar si algn dato o informacin, en funcin a la auditoria. Se aplica a los directivos y trabajadores. Las entrevistas deben ser

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dinmicas, concretas y directas. El levantamiento de la informacin se hace en formatos denominados papeles de trabajo, especialmente diseados para tal efecto, donde se consolida la informacin. Registro de la informacin: La informacin que se obtenga como resultado del trabajo de recopilacin, debe ser registrada en forma coherente, legible y ordenada,

tomando en cuenta las caractersticas de la empresa o institucin, de manera que permita un anlisis correcto. En estos casos se usan los cuadros y/o sbanas de trabajo. Pruebas selectivas: Son los medios o instrumentos mediante los cuales el auditor comprueba dudas o hiptesis. Estas pruebas se aplican de acuerdo a los criterios del auditor, que segn el trabajo, su experiencia y capacidad, determinar las reas, rubros y momentos en los que se aplicarn. Una prueba selectiva permite desechar indicios falsos o comprobar sospechas del auditor, an cuando su mayor aplicacin se ajusta a la auditora contable o financiera, no se descarta su utilidad en la Auditora Administrativa. Muestreo: El muestreo es una tcnica estadstica por intermedio del cual se puede efectuar exmenes a un gran volumen de informacin de una manera simplificada. Se toman muestras, al azar o estratificada y/o sistemtica, cuya tcnica depende de las caractersticas, tipo y forma de trabajo se est realizando.
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Procedimientos mnimos: Es necesario establecer adicionalmente ciertos procedimientos que

servirn de gua para la accin de la Auditora Administrativa. Procedimiento sugerido para la auditoria administrativa: o Aspecto legal de la empresa: Escritura Pblica de Constitucin.- Se verifica si los estatutos se ajustan a las normas legales vigentes, adems se observa si los artculos del estatuto se vienen cumpliendo o no por sus integrantes. Se verifican los fines y objetivos de la institucin para despus compararlos con los resultados obtenidos. Se procede a verificar la composicin social, composicin del capital, funciones y atribuciones de los rganos de gobierno para comprobar si estos estn cumpliendo con las atribuciones y funciones que le competen. o Registros, Licencias y otros Documentos: Son objeto de verificacin los Registros y Licencias como: Registro Comercial, Registro Patronal, Registro Industrial, Registro de Centro de Trabajo, licencia Municipal, etc., De ellos se verifica la vigencia,

autenticidad y beneficios: En el caso de alguna omisin se proceder a formular las recomendaciones para la regularizacin correspondiente. o Libro de Actas: El Libro de Actas, contiene muchos detalles, sobre los acuerdos tomados por el Directorio, Consejos, Asambleas de Accionistas, Delegados, etc., debiendo contrastarse para comprobarse si se
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implementaron y que efectos tienen sobre la administracin y los resultados alcanzados.

o Planificacin Empresarial: Se debe verificar, si la empresa planifica, considerando si la misma es slo indicativa o tiene carcter imperativo. Si se orientan hacia el logro de los objetivos, metas, programas y presupuestos. Si los

presupuestos se incrementaron o redujeron, para compararlos con lo que sucedi en la organizacin, detectando sus causas y efectos sobre los resultados. Se verifica tambin, el grado de compromiso de los trabajadores con el proceso de formulacin y aplicacin de los planes por la incidencia en los resultados parciales o totales de la empresa. o Organizacin: Los aspectos a verificar son: grados de autoridad y responsabilidad; procedimientos operativos; interferencia o duplicidad de funciones, tipos de organizacin, magnitud de la estructura orgnica, existencia de reglamentos, manuales, directivas y vigencia de todos los instrumentos de gestin; as mismo el grado de aplicacin y su incidencia en los resultados obtenidos.

o El Control: Se comprueba si existe o no sistemas de control en la empresa y el grado de efectividad, los tipos de control que se aplican, si se aplica el
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control concurrente en la ejecucin de los planes, administracin de inventarios, direccin de personal, etc. Se detectan los aspectos dbiles en el control, la posibilidad de irregularidades por parte del personal en cuanto a ingreso, permanencia, rendimiento, adquisicin, recepcin, internamiento y almacenamiento de bienes y materia prima. Si hay control en el manejo de fondos de acuerdo a normas establecidas, si existe una adecuada reposicin de fondos, si se realizan los arqueos de manera permanente y finalmente se verifica si los gastos se orientan en funcin a los programas presupuestales y a los objetivos propuestos. o Los Informes y Formularios: Se realiza un anlisis a los informes, documentos y formularios empleados por la empresa en las operaciones rutinarias y en sus

diferentes unidades orgnicas; con el propsito de determinar si sirven al fin para el cual han sido formulados, si el diseo se ajusta a los objetivos para los que se usan: Determinar tambin la utilidad de los mismos o si ocasionan gastos innecesarios para la organizacin. Esquema del Procedimiento: Insumos Escritura Pub. Libros de Actas Planes Objetivos Metas
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Procesamiento Tabulacin Depuracin Anlisis Exmenes Comparaciones

Resultados Informes Dictmenes Conclusin Recomendacin

Programas Presupuestos Reglamentos Manuales Informes Memorias.

Derivaciones Comprensiones

3.4

INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


A la palabra informe lo entenderemos como sinnimo de opinin, juicio o

dictamen, el mismo que se emite sobre de una persona o cosa En la Auditoria Administrativa, tambin se redactan las conclusiones, los cuales deben ser expresados con sus respectivos resmenes a travs de un informe dictamen. El informe o dictamen se puede definir como: La opinin tcnica, razonable, imparcial e independiente que se emite sobre el grado de eficiencia, eficacia y efectividad con que se ha administrado una empresa o institucin, derivada y sustentada en la evaluacin administrativa; realizada a las operaciones o a los resultados obtenidos. El informe de Auditora Administrativa es la constancia del trabajo efectuado, refleja adems la labor realizada por el equipo auditor, por lo que, este debe ser objetivo, real y preciso. Objetivo porque refleja la realidad de las operaciones ocurridas en la empresa durante un perodo, basado en evidencias
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concretas posibles de verificar. Real porque se ajusta a lo ocurrido, sin subjetividades o especulaciones. Contenido del informe: Encabezamiento.- Ejemplo: Dictamen de Auditoria Administrativa Empresa Philips S. A. Carta Dictamen.- Es una especie de presentacin, en el cual, de manera resumida se expresa la opinin general del estudio efectuado y contiene los rubros siguientes: o Destinatario.- Es la denominacin o nombre a quien o quienes se dirige el informe final. Generalmente el informe debe ser dirigido Al mas alto nivel, Ejemplo: A los Seores Accionistas de la Empresa Philips S.A. o Perodo de la Auditoria.- Consigna las fechas que corresponden al perodo del examen. o Cuerpo del Dictamen.- Contiene los aspectos ms relevantes del trabajo de Auditoria. o Fecha o Firma y sello del Auditor Responsable Objetivos de la Auditora: Se establecen los aspectos ms importantes que pretenda lograr la Auditoria.
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Perodo de la Auditora:

Establece el

perodo que comprende la auditora, sealndose las

fechas de inicio y finalizacin. Alcance de la Auditora: Se sealan las reas comprendidas en la Auditoria y se detallan todos los aspectos analizados. Detalle del Examen segn reas: Es el documento ms extenso del informe y contiene en detalle, los pasos seguidos en el examen, as como los informes hallados, los aspectos examinados, las dificultades, los instrumentos utilizados, las eficiencias y deficiencias, y la cuantificacin de los valores asignados a los aspectos examinados. Conclusiones: Es el resumen de todos los datos encontrados en el examen, el cual es determinado tcnicamente desde el punto de vista administrativo e indica la situacin en que se encuentra la empresa, as como el grado de aplicacin de la administracin en las operaciones y la aplicacin de normas internas y externas que han incidido en los resultados de la empresa. Recomendaciones: Contiene las recomendaciones del auditor o del grupo auditor que tienden a superar los aspectos negativos que han venido ocurriendo en la gestin administrativa de la institucin. Anexos:

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Adjunto

al

informe

definitivo,

se

presentan

los

instrumentos

sustentatorios o evidencias de lo que se afirma en el informe y adems se puede incluir los cuadros que respaldan las conclusiones. Tipos de opinin: Existen opiniones generales que reflejan un juicio integral de la empresa o institucin, es decir, en trminos genricos se expresa un juicio sobre el grado de eficiencia con que se ha administrado la empresa, determinando el grado de incidencia en los resultados obtenidos. Otras opiniones, determinan juicios por reas, de tal manera que los informes se presentan en forma dividida, porque en el proceso de estudio se ha determinado que existen reas que vienen operando eficientemente, mientras que otras presentan problemas en su labor administrativa los mismos que afectan a resultados integrales de la empresa. Otros aspectos que influyen en los tipos de opinin, es el grado de eficiencia, el tipo de administracin aplicada, el grado de capacidad del personal para ejercer una adecuada gestin, la intencionalidad de las acciones con respecto a las irregularidades. En tal sentido existen: o Opinin con Salvedad: Se emite cuando no se tiene evidencias suficientes que sustentan una determinada conclusin o cuando no existe la informacin suficiente para poder arribar a deducciones lgicas de acuerdo con los principios administrativos. Por ejemplo:

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Cuando no existen planes y polticas que sustentan la actuacin de los gerentes o personal ejecutivo. Cuando a la falta de planes, programas, polticas y presupuestos, los ejecutivos y el personal subalterno, actan con criterio profesional y sentido comn, obteniendo buenos resultados. Cuando el examen ha tenido limitaciones por falta de informacin, debido a que el cliente no los present en forma oportuna.

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Diseo Resumido de un Informe con Salvedad. Seores: (1) (2). Presente.Se ha efectuado el examen Administrativo del perodo comprendido entre (4) el .. de.del 20. al dede ..20 La evaluacin fue realizada de acuerdo a los Principios Administrativos y a las Normas de Auditora Administrativa aprobadas por Resolucin Decanatural N 04-86-CLAP/CDN y en consecuencia se incluyen evidencias de lo detectado, a excepcin de lo siguiente: (5) Indicar las limitaciones o situaciones que han determinado la salvedad y

que no permite dar opinin. (6) Como producto del examen efectuado, salvo las restricciones

enunciadas

en el prrafo anterior, la funcin Administrativa ejercida en la

empresa, presenta un grado de efectividad, eficiencia y eficacia positiva, hecho que demuestra un alto grado de responsabilidad, autoridad y compromiso que tienen los trabajadores con la empresa, desde los niveles operativos, habindose obtenido niveles de resultados aceptables, comparados con la situacin econmica y social del pas y con los resultados de los perodos anteriores. (7) de.de 20.

(8).
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Lic. en Administracin Registro N Leyenda: (1) Asamblea, Directorio o Gerencia General (2) Razn Social de la Empresa. (3) Nombre de la Empresa o Institucin. (4) Fechas comprendidas en el estudio. (5) Expresar las limitaciones o apreciaciones que origina la salvedad. (6) Cuerpo del Dictamen. (7) Fecha de emisin del Dictamen. (8) Firma y sello Auditor

o Opinin sin Salvedad.- En Auditoria Administrativa se emite un dictamen sin salvedad, cuando la empresa fue dirigida de acuerdo con los Principios Administrativos, se aplicaron los procesos administrativos de Planificacin, Organizacin, Direccin y Control en forma efectiva; asimismo, se cumpli con las polticas, programas, presupuestos y las normas laborales, tributarias y sociales emitidas por el Estado, de tal manera que no ha generado desequilibrio en las operaciones y en los resultados de la organizacin.

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Diseo Resumido de un Informe sin Salvedad Seores: (1) (2). Presente.Hemos Auditado Administrativamente a la

(3).......................................en el perodo comprendido entre el dede 20al .de..de 20. (4) El examen fue realizado de acuerdo a los Principios

Administrativos y a las normas de Auditora Administrativa aprobadas por Resolucin Decanatural N 04-86-CLAP/CDN y en consecuencia se incluyen evidencias de lo detectado La funcin Administrativa ejercida en la empresa, presenta un alto grado de eficiencia y efectividad, demostrndose la capacidad e idoneidad de todo el personal en el ejercicio de sus funciones, determinado por la autoridad, responsabilidad e identificacin del personal con la actividad de la empresa. Los resultados de las operaciones y los cambios positivos experimentados han determinado la consolidacin, crecimiento y desarrollo de la empresa, evidencindose por el volumen de ventas, captacin de nuevos mercados, identificacin de objetivos y la alta rentabilidad obtenida en comparacin con los perodos anteriores: Se proyectan similares resultados en los perodos posteriores.
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(5)..de .del 20. (6) Lic. en Administracin Leyenda: (1) Asamblea, Directorio, Gerencia General. (2) Razn Social de la Empresa o Institucin. (3) Nombre de la Empresa o Institucin. (4) Cuerpo del Dictamen. (5) Fecha de Emisin del Dictamen (6) Firma y sello Auditor.

o Opinin con Abstencin.- Se emite una opinin con abstencin cuando la auditoria se obstaculiza porque la informacin se entrega incompleta o no se entrega forma oportuna. Por ejemplo: Durante las entrevistas los propietarios, directores, gerentes y ejecutivos, manifiestan que la empresa o institucin tiene todos los instrumentos de gestin, al igual que cuanta con normas y directivas, sin embargo por razones ajenas a su voluntad no la presentan, aduciendo una

serie de justificaciones, como prdida de llaves, vacaciones del personal, etc. Estos hechos limitan la opinin del Auditor

Administrativo, por lo que se deber verter un dictamen con abstencin.

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Diseo Resumido de un Informe con Abstencin Seores: (1) (2). Se ha realizado la evaluacin Administrativa de la empresa: (3).. del perodo comprendido entre (4)

el.de..del 20alde..del 20.. (5) El examen ha sido realizado de acuerdo a los Principios Administrativos por Resolucin

y a las normas de Auditora Administrativa y aprobadas

Decanatural N 04-86-CLAP/CDN y en consecuencia se incluyen evidencias de lo examinado y otros procedimientos de Auditora Administrativa, a excepcin de lo indicado en el prrafo siguiente: (6) Descripcin de las limitaciones que generan la abstencin

Debido a la importancia de las limitaciones para poder expresar una opinin profesional de la auditora, nos abstenemos de emitir opinin alguna, sobre la situacin administrativa de la: (7) (8)dedel 20. (9).. Lic. en Administracin Registro N..
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Leyenda: (1) Asamblea, Directorio, Gerencia General. (2) Razn Social de la Empresa o Institucin. (3) Nombre de la Empresa o Institucin. (4) Perodo que comprende la Auditora (5) Cuerpo del Dictamen. (6) Expresar las limitaciones que origina la abstencin. (7) Empresa o Institucin. (8) Fecha de emisin del dictamen. (9) Firma y sello del Auditor. o Opinin Negativa.- La opinin negativa es un dictamen en el cual se afirma que en la administracin de la empresa no cumple con los principios administrativos, no aplica el proceso administrativo en el manejo de las operaciones de la empresa y cuando en el total o parte de la organizacin se administra empricamente, incidiendo

negativamente en los resultados obtenidos. Otro de los aspectos que origina una opinin negativa, es cuando se administra desconociendo los planes, polticas, lineamientos, programas y presupuestos,

ocasionando prdidas, reduccin de las ventas, prdida del mercado y disminucin de las operaciones y del rendimiento de la empresa. Por ejemplo: a. Falta de todo instrumento de gestin para el manejo administrativo de la empresa.

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b. Falta de criterios en la aplicacin de principios, tcnicas y aspectos cientficos de la administracin en el manejo de la empresa. c. Carencia de planes de corto, mediano y largo plazo, as como organigramas adecuados, manuales reglamentos y manuales de procedimientos. d. Falta de sistemas como de costos, de personal, de abastecimientos, de control interno, etc.

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Diseo Resumido de un Informe Negativo Seores: (1). (2) Se ha efectuado el examen operativo de la empresa (3).en el perodo comprendido entre (4) eldedel

20.al..dedel 20. (5) La evaluacin ha sido realizada de acuerdo con los Principios de Administrativos y a los principios de Auditora Administrativa y aprobadas por Resolucin Decanatural N 04-86-CLAP/CDN y en consecuencia se y procedimientos de

incluyen evidencias del aspecto administrativo

auditora, que consideramos necesarios, a excepcin de lo indicado en el siguiente prrafo: (6) Descripcin de los aspectos negativos detectados y su incidencia en los resultados (7) (8) de.de 20 .

Lic. en Administracin Registro Reg. N. Leyenda: (1) Asamblea, Directorio, Gerencia General (2) Razn Social de la Empresa o Institucin.
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(3) Nombre de la Empresa o Institucin. (4) Perodo que comprende la Auditoria (5) Cuerpo del Dictamen. (6) Expresar los aspectos negativos detectados. (7) Fecha de emisin del dictamen. (8) Firma y sello del Auditor.

Mtodos para la ejecucin de la auditoria El trmino Mtodo, es concebido con diferentes significados, sin embargo los diccionarios definen: Manera de decir o hacer con orden las cosas. Manera de proceder u obrar, que cada uno tiene y observa. Procedimiento seguido en las ciencias para encontrar la verdad y ensearlas. En auditora, se sigue un determinado orden a fin de arribar a conclusiones objetivas y reales. o Tipos de mtodos: Se utilizan los mismos mtodos de la Investigacin Cientfica: Mtodo inductivo.- Se denomina as al procedimiento que parte de la seleccin de un problema especfico dentro de un conjunto o dentro de un problema general. El anlisis se inicia con el problema seleccionado. Mtodo deductivo.- Este mtodo, parte su anlisis de lo general hacia lo particular, es decir, se ubica inicialmente en el problema como un todo, para luego ir deduciendo hasta llegar al problema especfico.
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Mtodo analtico.- Consisten en la divisin del problema en sus partes con el fin de analizar cada parte en forma independiente, para descubrir la causa de los problemas parciales y ver como han influido en la generacin del problema principal o general.

El proceso de auditoria no es complejo, pero si exige mucha dedicacin y cuidado en su realizacin. En ese contexto, la Auditoria Administrativa tiene las suficientes herramientas para una realizacin exitosa. El plan es la primera herramienta til capaz de delinear de manera anticipada el curso de accin a seguir. La direccin, ejecucin y control que se siguen en el proceso son fases claves que permitirn seguir paso a paso el proceso de auditoria de tal manera que no se pierda ningn detalle administrativo que acontece en la Entidad. El informe trata esta vez, con mucho detalle respecto a su contenido. La calidad del mismo es responsabilidad que corresponde enfocar al Auditor. Es necesario por lo tanto estudiar cada fase del proceso, hasta comprender la esencia del mismo, con la finalidad de realizar un proceso de auditoria administrativa de calidad.

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Actividad para el aprendizaje: Los estudiantes individualmente, formularan una Plan de Auditoria de la Facultad de Administracin y Contabilidad. Lo disearan para ser realizado a la Gestin 2007 y el plazo de ejecucin, ser de 30 das.

Bibliografa de Apoyo: 1. Auditoria Administrativa. Jos Antonio Fernndez Arena Edicin 1973 2. Auditoria Administrativa. Carlos Enrique Anaya Snchez Edicin 1978

Ejercicios de Autoevaluacin 1. Explique para que se formula el Plan de Auditoria Administrativa y cual es su contenido 2. Que objetivo persigue la Direccin y Control del Plan de Auditoria Administrativa? 3. Comente sobre la ejecucin de la Auditoria administrativa y cuales son los factores mas importantes. 4. Que apreciacin tiene respecto a los tipos de informe que emite el auditor.

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APLICACIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA EN LA EMPRESA

4.1

APLICACIN EN LAS DIFERENTES REAS DE LA EMPRESA

rea de Planeamiento: El planeamiento consiste en definir los diferentes cursos de accin que las organizaciones deben trazar con la finalidad de lograr sus objetivos y metas en el cumplimiento de sus propsitos institucionales, para los cuales fueron creadas. La planeacin debe cumplir con cuatro aspectos principales: 1) Contribucin al propsito y a los objetivos de la Empresa, 2) Preeminencia entre las tareas de la Gerente General, 3) Su generalizacin y 4) La eficiencia de los resultados. La Auditora en el rea de planeamiento o planificacin como tambin suele llamarse, demanda un procedimiento especial para obtener el tipo de informacin que deber ser recopilada y analizada, de tal manera que se obtenga la informacin mas importante y adecuada para arribar a conclusiones concretas. o Recopilacin de la informacin:

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Recopilacin de la informacin escrita, como: Planes operativos, programas, polticas, directivas, etc., sobre los cuales deben formularse las preguntas siguientes: o Se han formulado los planes de corto, mediano y largo plazo? o Se han formulado los programas para la ejecucin de planes? o Todos los planes se han reflejado a travs de presupuestos? o Se han formulado los objetivos y las estrategias de planificacin para todas las reas de la empresa? o Se han formulado los planes independientes para cada rea de la empresa? o Qu criterios se han utilizado en la formulacin de los planes? o Qu tipo de profesionales conforman el equipo de planeamiento? o Qu destino tienen los planes formulados? o Se ha difundido los planes a todos los miembros de la Empresa? o Los planes indican, que se espera de cada uno de los miembros de la organizacin? o Existen rdenes expresas de los niveles superiores para la formulacin de los planes? o Los planes aplicados tienen algn tipo de evaluacin? o Existen los mecanismos para la retroalimentacin de los planes? o Los planes estn plasmados en documentos? o La formulacin de los planes ha cumplido con los pasos o requisitos indispensables? o Existe un anlisis FODA de la organizacin?
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o Se formularon los objetivos de corto, mediano y largo plazo? o Garantizan los objetivos, el crecimiento o el desarrollo de la organizacin en el mercado? o Los objetivos son claros, precisos y realizables? o Se disearon las polticas que garanticen la aplicacin de las estrategias? o Se plantearon las reglas que permitirn el cumplimiento de los planes en su conjunto?

o Tabulacin de la informacin: Toda esta informacin debe ser seleccionada, tabulada y analizada, de tal manera que en el estudio se tome en cuenta la informacin depurada, con tal efecto se hace uso de formularios u hojas de trabajo diseadas para tal fin.

o Anlisis y evaluacin de la informacin: Consiste en el anlisis minucioso de los documentos, los datos o informacin, con la finalidad de determinar el grado de eficiencia en la formulacin, ejecucin y control de los planes.

o Hojas de trabajo: Existen diversidad de formularios para efectuar la auditoria y cada auditor disea sus propios formularios para el examen, sin embargo, se plantea un modelo.

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} FORMULARIO N

PROGRAMA DE AUDITORA EN EL REA DE: EMPRESA PERIODO DE AUDITORA.. FECHA DE AUDITRA.. FORMULARIO DE RECOPILACION DE INFORMACIN
N DE FOLIOS PERSONAL QUE PROPORCIONA LA INFORMACION

DOCUMENTO 1.Plan Operativo 2. Manual de Polticas

AREA QUE PROPORC.

OBSERVACIONES

Se obtuvo en forma Planificacin 105 Lic. Lus Salazar inmediata.

Gerencias

50

Ing. Fernando Ortega

Faltan datos

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FORMULARIO N PROGRAMA DE AUDITORA EN EL REA DE:.. EMPRESA PERIODO DE AUDITORA.. FECHA DE AUDITRA.. FORMULARIO PARA TABULACIN Y ANALISIS DE INFORMACION
DOCUMENTOS DE PLANIFICACION

SI

NO

1. Existe planificacin en la X empresa. 2. Existen planes Formulados en Documentos.

POR QU? Existe una oficina que formula el presupuesto anual y el programa de de ejecucin mensual

OBSERVACION Se entiende a la planificacin como la formulacin de presupuestos solamente.

Las autoridades no lo Hay una falta de orientacin, de han hecho o en todo responsabilidad y conocimiento caso no se exigen

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FORMULARIO N PROGRAMA DE AUDITORA EN EL REA DE:.. EMPRESA: PERIODO DE AUDITORA:.. FECHA DE AUDITRA:.. FORMULARIO PARA LA TABULACION Y ANALISIS DE INFORMACION

DOCUMENTO DE PLANIFICACION 1. El plan ha sido formulado en la fecha propicia.

SI NO

POR QU?

OBSERVACION

No existe en las No se ha comprendido rdenes en forma necesidad de planeacin. oportuna.

la

2. El plan ha sido publicado y es de conocimiento de todos los integrantes de la empresa.

Porque los No se ha creado conciencia pera trabajadores no lo el cumplimiento. toman en cuenta para efectuar su trabajo.

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FORMULARIO N PROGRAMA DE AUDITORA EN EL REA:. EMPRESA: PERIODO DE AUDITORA:.. FECHA DE AUDITORA:.. DOCUMENTO A ANALIZAR: FORMULARIO PARA EL ANALISIS COMPARATIVO DE LA INFORMACION DOCUMENTARIA
LA EMPRESA AUDITADA Los integrantes no conocen cual es la misin o propsito de la empresa

MODELO 1. Los integrantes de la organizacin deben comprender el propsito y fines de la empresa. 2. Los Directivos deben comprender que la planeacin antecede a todas las dems funciones de la empresa.

OBSERVACION

CONCLUSION

El trabajado se realiza No se ha tomado en los principios por inercia, no existe cuenta entusiasmo en los administrativos por parte trabajadores. de los directivos.

Estos formularios deben ser rediseados, cada vez que sean aplicados el otras reas de la Empresa. El contenido y su complejidad son adaptados por el Auditor Administrativo, segn las funciones que desarrolla el rea

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rea de Comercializacin: El rea de comercializacin esta encargada de las funciones de ventas, promocin, publicidad, propaganda, definicin de clientes, determinacin del precio, diseo, forma, presentacin y calidad del producto. La Auditora Administrativa en el rea de comercializacin verifica si se cumple con la funcin comercializadora, si hay debilidades en el proceso de distribucin que ocasionen reduccin de participacin en el mercado. Adems determina a las personas o ejecutivos responsables de tales debilidades. El rea de Comercializacin por lo general tiene tres campos, que se enuncian a continuacin: Auditoria Interna (Dpto. de Comercializacin). Auditoria Externa (Anlisis de los Canales de Distribucin) Auditoria Interna y Externa Cada una de las auditorias tiene un plan especfico que se detalla a continuacin: Se debe responder a las siguientes preguntas: Existe un departamento de comercializacin? Es eficiente? Existe por parte de los directivos de la organizacin, el criterio claro sobre la comercializacin? Mantiene el departamento de comercializacin una nmina de clientes por reas geogrficas? Existe una lista de clientes potenciales?
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Existe un file con las caractersticas de los clientes que contenga: a) edad, b) ingresos promedios, c) volumen de compras, d) reas de influencia, etc.? Se cuenta con la relacin de fuentes de abastecimiento de los clientes? Se tiene el estudio del mercado actualizado? Se conoce cunto, cundo y como compran los clientes? Hay un anlisis detallado de los motivadores y actitudes de compra del cliente? Cuenta el departamento con la informacin siguiente?: a. Cantidad de competidores. b. Cantidad y calidad de marcas. c. Contribucin de cada marca en el mercado. d. Ventajas diferenciales del producto con las dems marcas. Cuenta con un plan de comercializacin para los productos? El plan de comercializacin tiene la estrategia apropiada para los productos ofertados? Existe un plan de ventas? Se tiene un plan de promocin y publicidad? Los planes fueron aplicados correctamente? Existe el presupuesto para el funcionamiento del rea El presupuesto esta bien formulado de tal manera que cubre las necesidades del rea satisfactoriamente?
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El departamento cuenta con una seccin de diseo de los productos? Hay investigaciones permanentes sobre la aceptacin del producto en el mercado? Existe coordinacin directa y permanente entre el comercializacin y el departamento de produccin? Cuenta el rea de comercializacin con un control por reas geogrficas y pronstico de ventas? El departamento cuenta con el personal profesional idneo para el desarrollo de sus funciones? Las funciones del departamento de comercializacin se ajusta al plan general de la empresa? departamento de

Un plan de Auditora del aspecto externo de comercializacin tiene un tratamiento especial, debiendo tratar entre otros factores sobre lo siguiente: Qu canales de distribucin se utilizan en la empresa? Qu canales de distribucin son los ms adecuados para el producto que se oferta? Los medios publicitarios que se utilizan son efectivos? Las promociones han incrementado las ventas? Los clientes se encuentran satisfechos con los productos, promociones y mtodos de atencin?
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Existe reduccin de las cuotas de ventas por reas geogrficas? Cules son los factores que influyeron en la reduccin de las ventas? Hay otros problemas en el mercado? Se atiende a los clientes, sean mayoristas o minoristas? Qu estrategias emplea la competencia? Son captadas, la disminucin de las ventas del competidor? Cules son las razones que dan los clientes para no comprar los productos? Qu opina el rea de distribucin respecto a la disminucin de las ventas? Qu papel juegan los responsables de la comercializacin por la disminucin de las ventas? Existe responsabilidad de los miembros de la empresa en la reduccin de las ventas? Qu hacen par revertir tal situacin?

Entre la informacin que se debe recopilar del rea de Comercializacin, se encuentran los siguientes documentos: o Plan de Comercializacin. o Plan de ventas. o Plan de Promocin y Publicidad. o Plan de captacin de nuevos mercados. o Relacin de reas geogrficas de ventas.
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o Rcord de ventas por cada vendedor. o Relacin de clientes por reas geogrficas. o Volmenes de ventas durante el perodo de auditora. o Organizacin del rea de Comercializacin. o Relacin del personal que labora en el rea de Comercializacin. o Manuales de funciones y de procedimientos. o Sistema de control en el rea de Comercializacin. o Presupuesto del rea de Comercializacin.

rea de Recursos Humanos: El recurso humano en una empresa es el elemento y ms importante para el logro de los objetivos, por tal razn debe ser seleccionado, reclutado e integrado a la empresa en forma tcnica y cientfica, de tal manera que constituya un grupo humano organizado, que se oriente hacia el logro de los objetivos establecidos. Una buena administracin de los recursos humanos implica entre otros aspectos lo siguiente: a. Adecuada seleccin y reclutamiento del personal. b. Especial atencin a la prctica de integracin, evaluacin y interna del personal. rotacin

c. Eficiente plan de entrenamiento, capacitacin y desarrollo del personal. d. Un perfecto registro y control del personal.

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Adems, se debe establecer un plan coherente que permita una evaluacin real y objetiva, de tal manera que no se descuide ningn aspecto de la Empresa, con el contenido lo siguiente: a. Denominacin de la Auditora. b. Divisin de sistemas y sub-sistemas. c. Mtodo de Auditora. d. Procedimiento. e. Cronograma de trabajo. f. Formulacin del informe.

El procedimiento, debe contener aspectos como la Planificacin, Organizacin, Direccin y Control del Recuros Humano. La informacin que se debe recopilar est constituida por todo tipo de documentos que puedan dar luces o indicios sobre: o Planes de provisin de recursos humanos. o Polticas de seleccin de recursos humanos. o Fuentes de reclutamiento de personal o Polticas de integracin del recurso humano. o Planes y polticas de rotacin del personal. o Planes y polticas salariales. o Planes y polticas de motivacin del personal. o Planes y polticas de capacitacin. o Planes y polticas de desarrollo de personal.
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o Planes y polticas de seguridad y de servicio social. o Planes y polticas de control del recurso humano. o Planes y polticas de evaluacin. o Programas de incentivos. o Programas de capacitacin y adiestramiento. o Planes de seleccin, integracin, desplazamiento y rotaciones.

Se recopilar adems,

informacin que detalle las polticas, sistemas,

mtodos y tcnicas de organizacin en el rea de Personal como: o Organigramas de la Oficina de Recursos Humanos. o Manual de organizacin y funciones. o Reglamento interno de trabajo. o Directivas para el desempeo del personal. o Normas de reclutamiento. o Reglamento de seleccin de personal. o Normas para el adiestramiento, capacitacin y desarrollo del personal. o Sistemas de evaluacin de puestos. o Sistemas de evaluacin del personal. o Mtodos de integracin del personal. o Sistemas salariales. o Normas de seguridad y servicio social. o Tcnicas de capacitacin y desarrollo del personal. o Documentos y formularios del personal.

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Adems, se recopila los aspectos ms importantes y representativos del rea y entre otros se debe solicitar lo siguiente: o Manual de polticas para la administracin de personal. o Directivas, resoluciones, normas sobre reclutamiento, integracin y desarrollo de personal. o Mtodos y tcnicas empleados para la seleccin, integracin y desarrollo de personal. o Sistema salarial existente. o Resultados de evaluacin de puestos y personal. o Resultados sobre la capacitacin. o Resultados sobre la motivacin. o Files de personal. o Resultados de las rotaciones de personal. o Estadsticas sociales. o Resultados de la aplicacin de normas sobre recreacin y deporte. o Mtodos y tcnicas de puntuacin empleados en la evaluacin de personal. o Estadsticas de ascensos, rotacin y movilizacin del personal. o Estadsticas sobre cantidad, permanencia, calidad e identificacin y contribucin del personal con la institucin.

El

control de personal, tambin constituye una parte importante en la

administracin de personal, por lo que la recopilacin de la informacin se debe referir a lo siguiente:


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o Mtodos y tcnicas empleadas en el control del personal. o Estadsticas sobre vacaciones, rcord de asistencia, enfermedad, permisos y licencias de cada ao. o Tcnicas y mtodos de supervisin del personal. o Mtodos y tcnicas de coordinacin con las dems oficinas para el control y evaluacin del personal. o Sistemas de sanciones y amonestaciones del personal. o Mtodos empleados para el control de cumplimiento de planes, normas, reglamentos y directivas en el rea de personal. En la tabulacin de la informacin, se debe elaborar sbanas de trabajo que permita vaciar la informacin en forma adecuada para efectuar el anlisis posterior. El anlisis de la informacin, utiliza un mtodo que nos permite evaluar en forma objetiva lo ocurrido en el rea de personal, como el anlisis causa/efecto, valorando el efecto de normas, directivas y acciones de personal que se han dado en el perodo de investigacin, estableciendo si los resultados logrados corresponden a los previstos. Por otro lado, se debe analizar el grado de cumplimiento de polticas, reglamentos, directivas y disposiciones emitidas en materia de personal.

rea de Finanzas: La contabilidad proporciona la documentacin que bajo criterios definidos, normas generalmente aceptadas los cuales son elaborados de
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acuerdo a los ingresos y gastos ocurridos en determinado perodo. Las finanzas tienen como funcin la adecuacin, anlisis y evaluacin de la informacin contable con la finalidad de planificar, organizar, dirigir y controlar aspectos relacionados como: a) Determinacin de la estructura de activos de una empresa. b) Determinar y mantener niveles ptimos de activos circulantes. c) Determinacin de la estructura de capital de la empresa. Estos aspectos constituyen la funcin de la Administracin Financiera, en otras palabras vender sin causar dficit de caja o comprar maquinaria analizando alternativas de financiamiento, o lograr crditos sin que estos constituyan cargas insalvables. El plan de auditora para el rea de finanzas, se basa en primer lugar a los datos generales, en segundo lugar se procede a establecer el mtodo para el anlisis y en tercer lugar se establece la recopilacin de la informacin. Posteriormente se efecta la tabulacin de la informacin, en quinto lugar se realiza el anlisis de la informacin y finalmente se obtiene las conclusiones y el informe final. El procedimiento que se debe adoptar en una auditora administrativa en el rea de finanzas, se inicia con el reconocimiento del rea para luego establecer las secciones objeto de la auditora, en tal razn se toman en

cuenta las polticas, decisiones, programas y directivas formuladas para la captacin de efectivos para la empresa, as como los diferentes desembolsos

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que realiza la empresa para hacer frente a sus gastos corrientes, e inversiones en equipos, infraestructura y otros. La recopilacin de la informacin para la auditora administrativa en el rea de finanzas se debe solicitar la organizacin, direccin y control y son: o Plan de ventas al contado y al crdito. o Presupuesto del punto de equilibrio. o Plan de apalancamiento financiero. o Plan de inversiones en equipos, maquinarias e infraestructura. o Plan de origen y aplicacin de fondos proyeccin de los estados financieros. o Presupuestos de produccin, mano de obra, materiales, gastos generales y otros. o Presupuesto de flujo de caja. o Poltica de venta. o Plan y polticas de manejo de capital de trabajo. o Presupuesto de la estructura financiera a corto, mediano y largo plazo. o Cartera de clientes. o Plan de emisin de valores negociables. o Polticas de crdito. o Planes de endeudamiento y/o arrendamiento financiero a corto, mediano y largo plazo. o Manual de organizacin y funciones del rea de finanzas. o Manual de procedimientos de rea. informacin sobre planeamiento,

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o Autoridad y responsabilidad. o Estructura orgnica del rea. o Normas y reglas de crdito, compras y ventas. o Personal directivo. o Sistemas salariales en la oficina de finanzas. o Sistemas de comunicacin en el rea. o Mtodos y sistemas de capacitacin y desarrollo del personal. o Recompensa remunerativas y morales. o Directivas para la ejecucin de polticas y programas financieros. o Informe de la ejecucin de planes financieros. o Estados financieros. o Avance e informes de las ventas y cobranzas. o Flujo de caja econmico y financiero. o Sistemas de control financiero. o Mtodos y tcnicas de supervisin. o Informes de los controles concurrentes. o Mtodos y tcnicas de control del desempeo del personal del rea financiera. o Sistemas de retroalimentacin. o Informe de evaluacin y cumplimiento de los planes.

Posteriormente se tabula la informacin recopilada evitando tratar o analizar documentos que no aporten al examen, en tal sentido se selecciona

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aquellos documentos que tengan que ver con la planificacin, organizacin, direccin y control financiero.

El proceso de anlisis de la informacin se efecta tomando en cuenta aspectos tales como: Formula planes de venta al crdito y al contado? Los planes, se ajustan al plan general de la empresa? Los planes renen los requisitos mnimos de formulacin? Se aplican los planes de manera eficiente? Los logros corresponden a los objetivos de la empresa? La estructura financiera corresponde a la estructura presupuestada? Se cumplen las directivas, polticas y programas financieros propuestos? La cartera de clientes, corresponde a la cartera planificada? La recuperacin de cuentas pendientes se realiza de acuerdo con los programas de cobranza? Los presupuestos de produccin, mano de obra, suministros y otros se ajustan a los planes formulados? La empresa cuenta con liquidez? Se financian eficientemente las ventas a crdito? Los gastos que efecta la empresa se encuentran financiados? Los crditos obtenidos corresponden a la capacidad de endeudamiento de la empresa? Se han cumplido con los planes de inversin programados?
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La empresa cuenta con solvencia y solidez financiera? Los trabajadores cumplen con sus funciones planteadas en el manual de organizacin y funciones? El personal directivo cumple con las funciones de acuerdo con su autoridad y responsabilidad? Las decisiones tomadas han concluido en resultados ptimos? Existe eficiencia en el cumplimiento de las funciones del personal? La organizacin actual del rea de finanzas es la ms eficiente y corresponde a la magnitud de la empresa? Existen sistemas de control? Los sistemas de control cumplen eficientemente su funcin? La supervisin es peridica? El capital de trabajo con que cuenta la empresa es la ms ptima? La comunicacin vertical y horizontal es eficiente? Los informes emitidos reflejan lo ejecutado? Se cumplen las directivas y rdenes emitidas por la alta direccin en materia de finanzas? Los salarios existentes satisfacen las expectativas del personal? Las inversiones se han analizado tcnicamente, con varias alternativas de compra?

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rea de Logstica o Abastecimientos En el campo empresarial o institucional para producir bienes o prestar servicios es necesario de materiales, suministros e insumos, stos deben proporcionarse en forma oportuna, en la cantidad requerida, en el lugar indicado y con el menor costo posible. Se establecen tres sub-funciones: a. Gestin de stock. b. Gestin de compras. c. Gestin de almacenes. Estos aspectos indicados son aplicables a las empresas de produccin como las de servicios, sean stas pblicas o privadas, sin embargo en la administracin pblica la funcin de abastecimientos se rige por una normatividad especfica. El plan de auditora en el rea de abastecimientos se orienta a verificar si la funcin de abastecimiento est cumpliendo con su objetivo, es decir si se proporcionan los recursos en forma oportuna, en calidad necesaria, al menor costo posible y proporcionados en el lugar requerido con la cantidad necesaria. Por tanto, el plan adems debe contener una metodologa que permita realizar un examen exhaustivo y objetivo de tal manera que se determine las deficiencias, causas y efectos que han ocasionado. En la institucin pblica al momento de elaborar el plan se debe observar las normas que rigen la funcin del sistema de abastecimientos, como:
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a. Catalogacin. b. Registro de proveedores. c. Programacin. d. Registro y control. e. Adquisiciones. f. Recuperacin de bienes. g. Almacenamiento. h. Mantenimiento. i. j. Seguridad. Distribucin y

k. Disposicin final.

El procedimiento utilizado exige la observacin de la oficina o dependencia encargada de la funcin logstica, distinguiendo la magnitud de las operaciones, el personal que labora, las funciones que cumplen, la

contribucin de actividades en el logro de los objetivos del rea y de la empresa en general. Se observa el cumplimiento de las funciones de cada subsistema. para finalmente, conocer si todas las acciones realizadas por la oficina contribuyen eficientemente en la produccin de bienes o prestacin de servicios. La recopilacin de la informacin, conlleva a acopiar un conjunto de documentos, realizar entrevistas, observaciones y encuestas, que nos permitan

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hacer un efectivo anlisis para detectar posibles irregularidades en la administracin del rea. En tal sentido se recopila la informacin siguiente: o Plan de aprovisionamiento. o Plan de compras. o Tasa de gastos por aprovisionamiento. o Plan de necesidades. o Cronograma de aprovisionamiento. o Presupuesto de compras. o Polticas de aprovisionamiento. o Polticas de recepcin de stock. o Plan de recepcin de stock. o Estndares de rotacin de stock. o Magnitud ptima de existencias. o Volmenes de las reservas de seguridad. o Volmenes de los stocks activos. o Puntos de compras o de renovacin de pedidos. o Tiempo de agotamiento de los stocks. o Costo esperado d mantenimiento de inventarios. o Manual de organizacin y funciones. o Organigrama del rea de abastecimientos. o Manual de procedimientos. o Normas de adquisicin o compras. o Registro de proveedores. o Flujograma de aprovisionamiento.
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o Clasificacin de los stocks. o Tcnicas de clasificacin empleadas. o Lista maestra de existencia. o Fichas de stock card. o Fichas de vigilancia de pedidos. o Fichas de requisitos de materiales. o Fichas de internamiento. o Manual de compras. o Flujograma de compras. o Solicitudes de cotizacin. o Mtodos para la seleccin del proveedor. o Fichas de recepcin de materiales. o Fichas e pagos al proveedor. o Estadsticas de compras. o Fichas de registros de materiales. o Mtodos de almacenaje. o Normas y tcnicas de distribucin. o Cantidad y calidad del personal de logstica. o Tipo de remuneracin. o Sistemas de comunicacin. o Sistemas de ascensos para el personal. o Sistema de incentivos. o Aspectos motivacionales. o Evaluacin de puestos.
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o Informes de evaluacin de personal. o Resultados de la gestin logstica. o Relaciones y coordinaciones con otros departamentos. o Informes de capacitacin y desarrollo del personal. o Directivas para la ejecucin de labores. o Decisiones tomadas en el marco del ejercicio funcional del personal jerrquico. o Entrevistas al personal sobre su desempeo. o Registros de recepcin cuantitativa y cualitativamente. o rdenes de adquisiciones. o Sistemas de control de stock. o Tcnicas y mtodos de seguimiento del stock. o Control concurrente de: kardex, libro de registros y fichas de stock. o Estadsticas de compras, consumo y almacenamiento de stock. o Registro de pago a proveedores. o Cantidad facturada. o Control del precio facturado. o Control por descuentos. o Control de gastos excepcionales. o Control de importe y vencimiento de obligaciones adquiridas. o Emisin de las solicitudes de cotizacin. o Cuadro comparativo de cotizaciones. o Registro de stock mnimo. o Registro de stock de seguridad.
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o Registro de lotes econmicos de compra. o Costo de mantenimiento de inventario.

Efectuada la recopilacin de la documentacin, se proceder con la tabulacin de la informacin mediante una seleccin de documentos y datos que servirn a la auditoria. Este proceso de vaciado se realiza en cuadros preparados especialmente. El vaciado de la informacin se hace con criterio sistemtico.

En el anlisis de la informacin se hacen preguntas sobre: Hay planificacin en el rea de abastecimientos? Cumple con la planificacin efectuada? Formulan los planes de compras? El plan de compras tiene relacin con el control de stock? Las tasas de gastos de aprovisionamiento son correctas? Existe una programacin de necesidades? Se cumple con los programas de aprovisionamiento en forma ptima? Hay presupuesto de compras? Se formularon las polticas de aprovisionamiento? Se cumplen las polticas de recepcin? Se cumplen los planes sobre: Magnitud ptima de existencia, reserva de seguridad, puntos de compra y tiempo de agotamiento? Hay costos esperados de mantenimiento? Se cumplen con los modelos de stock formulados para la empresa?
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Existe un manual de organizaciones y funciones para el rea? Cul es el grado de cumplimiento del manual de organizaciones y funciones? La estructura orgnica es la ms ptima? Se cuenta con un manual de procedimientos? Se cumple con la aplicacin de los manuales? Se cuenta con normas especficas de adquisiciones? Se cumple con las normas y directivas emitidas? Tienen un flujograma de aprovisionamiento? Estn adecuadamente clasificados los stocks? Existen listas maestras de existencias? Existen las fichas de stock card? Existen las fichas de vigilancia de pedidos? Existen fichas de internamiento? Se cuenta con los registros de los proveedores? Se encuentran al da los registros de abastecimientos? Se cumple con las normas de distribucin?

o Analizar la cantidad y calidad del personal que trabaja. o Verificar si los salarios son ptimos y satisfacen las expectativas del personal. o Examinar los sistemas de ascensos del personal y si stos se aplican en forma ptima. o Analizar el sistema de incentivos y si stos se aplican.

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o Evaluar el sistema motivacional y su influencia en el rendimiento del personal. o Analizar los resultados de la gestin logstica para determinar el grado de contribucin al logro de objetivos. o Evaluar las decisiones en el rea de logstica y el grado de contribucin al logro de los objetivos. o Comparar los resultados con los planes en general. o Evaluar los resultados y los estndares propuestos. o Evaluar las operaciones realizadas por el rea. o Verificar la efectividad de los sistemas de control empleados o Examinar el cumplimiento de las normas de control. o Los registros se hacen en forma permanente y efectiva. o Verificar el cumplimiento de los pagos a los proveedores. o Examinar si las facturas tienen modificaciones, por descuento, disminucin de precios o rectificaciones. o Las compras efectuadas se han realizado a los proveedores registrados y legalmente establecidos. o Verificar los stocks mnimos, stocks de seguridad, lotes econmicos de compra y costos de mantenimiento de inventario.

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Gerencia General:

La labor gerencial pasa en primer lugar por la formulacin de los objetivos, la capacidad de liderazgo para que el grupo humano adopte los objetivos como suyos, la comunicacin para que los subordinados conozcan lo que deben lograr, el tiempo los medios y mecanismos que se utilizan para lograrlos; la motivacin para que el grupo humano realice un trabajo comprometido, voluntario y eficiente, adems significa que el gerente ayuda a los subordinados a alcanzar los objetivos. El trabajo gerencial es de gran responsabilidad y requiere de habilidad y conocimientos, alto grado de destrezas administrativas, experiencia para que las personas hagan las tareas y logren los objetivos, el gerente organiza y administra su tiempo y convierte en resultados los objetivos. En el rea gerencial debe existir planes muy ambiciosos y

excelentemente diseados, pude existir una admirable organizacin, perfectos sistemas de control, sin embargo sta no funcionaria y si la organizacin no obtiene resultados, si no existe una buena direccin o un despliegue gerencial para gestionarlos. No basta tener aspectos administrativos perfectamente diseados y definidos, si stos no son activados y puestos en marcha o en funcionamiento. La funcin gerencial bsicamente administra el tiempo, los resultados, el crecimiento y desarrollo de la empresa, por tal razn la auditora en sta rea, debe contar con un plan especfico y definido, a fin de auscultar si la labor gerencial ha sido positiva en todos sus aspectos.
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El plan de auditora debe contener aspectos como: La observacin de la labor de todos y cada uno de los integrantes del grupo gerencial; las entrevistas con los gerentes; el seguimiento del trabajo gerencial y la verificacin de los resultados comparados con las decisiones tomadas. El procedimiento que se debe seguir es el de la observacin, las entrevistas y seguimiento, as como el anlisis de la informacin que arroja la toma de decisiones y la contrastacin de los resultados. En primer lugar se debe analizar la cantidad y calidad del equipo gerencial, para luego determinar los estilos gerenciales de cada uno de los gerentes: Posteriormente se debe analizar si los gerentes conocen la actividad de la empresa en todos sus elementos, si hacen uso de la delegacin, si las decisiones tomadas son acertadas y oportunas, si hay aplicacin de conocimientos tcnico y administrativos, si las relaciones humanas con los subordinados son buenas, si tienen habilidades para transformar los planes en resultados y hacen trabajo grupal uniendo y organizando esfuerzos; Finalmente averiguar si los gerentes gozan de credibilidad y ascendencia por parte de los subordinados. La recopilacin de la informacin en el rea Gerencial presenta dificultades, puesto que por lo general, los gerentes rechazan cualquier tipo de evaluacin, les disgusta que los observen y se incomodan cuando se les aplica cuestionarios. En tal sentido el auditor de ste rea debe ser muy cauto y deber explicar que la labor auditora brindara resultados positivos a su gestin La recopilacin se debe hacer en forma ordenada y cuidando que no interfiera con el trabajo diario y rutinario, lograr confianza en el equipo

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Gerencial y tambin del personal del rea, de tal manera que entiendan que la labor de auditora mejorar los resultados de toda la organizacin. El levantamiento de la informacin debe referirse a los documentos

siguientes: Actas de Directorio, planes, polticas, programas, agendas del gerente, la correspondencia, directivas, los cuales reflejan la toma de decisiones, tambin se deben realizar encuestas a los gerentes y trabajadores para analizar el cumplimiento de agendas y la administracin del tiempo, por ejemplo.

La tabulacin, en esta fase se observar el grado de eficiencia obtenido por la gerencia en el logro de los objetivos, comparndolo con los resultados logrados, se deber disear cuadros especiales para la tabulacin, de tal manera que pueda comparar con las decisiones adoptadas y los resultados obtenidos, las orientaciones impartidas versus las acciones ejecutadas. Con tal fin se disearn cuadros de doble entrada, de tal manera que por un lado se presente decisiones tomadas y por otro lado resultados obtenidos, en las intersecciones se deben colocar el grado de eficiencia alcanzado, bajo una ponderacin, por ejemplo de: A,B,C,D, que corresponder a la calificacin de bueno, regular, deficiente y malo: Finalmente se agregarn notas o apuntes que expliquen los resultados.

Una vez hecha la tabulacin, el siguiente paso es el anlisis de la informacin que no es otra cosa que la comparacin de lo tabulado y la

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interpretacin de los resultados: Para tal efecto se deber hacer absolver a las preguntas siguientes: Cul es el estilo de administracin que aplican los gerentes de la empresa? Qu cantidad y calidad de gerentes tiene la empresa o institucin? Qu grado de eficiencia tienen las decisiones tomadas por los gerentes? Los gerentes administran el tiempo a travs de agendas u otras tcnicas? Las agendas programadas se cumplen? Los gerentes tienen una fluida comunicacin con sus colaboradores? Cada que tiempo? Conocen los gerentes las expectativas, iniciativas y aspiraciones de los subordinados? Los gerentes formulan objetivos a corto, mediano y largo plazo? Los gerentes conocen en qu consiste la funcin gerencial? En qu grado influyen las decisiones y acciones del gerente en el logro de objetivos y metas de la empresa? Los resultados obtenidos corresponden a los planes formulados? Los gerentes trabajan en equipo? Los gerentes tienen reuniones de trabajo y coordinacin con sus subordinados? Los gerentes, tienen planes de contingencia hacia las fuerzas adversas del mercado y los resultados negativos? Gozan los gerentes de credibilidad y la suficiente autoridad tcnica y moral de parte de sus colaboradores?

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Tienen los gerentes experiencia y conocimientos de la actividad de la empresa? Los gerentes establecen planes y programas y sobre nuevos proyectos, objetivos y metas? Hay polticas de capacitacin para los gerentes y subordinados? Existen polticas de rotacin del personal y cmo han influido stas en los resultados? Qu prioridad vienen dndole los gerentes a las actividades empresariales

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FORMULARIO N

PROGRAMA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA GERENCIAL Razn Social:__________________________________________ Perodo de Auditoria:____________________________________ Fecha de Auditoria:_____________________________________ FORMULARIO PARA EL ANLISIS DE LA CAPACIDAD GERENCIAL Nombres y Apellidos del Gerente: ________________________________________________ Grado de Instruccin: ________________________________________________ Ttulo Profesional: ________________________________________________ Estudios de Post Grado: ________________________________________________ Perodo que trabaj en la empresa o institucin: ________________________________________________ rea en la que trabaja: ________________________________________________ Experiencia de trabajo: _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ Fecha en la que asumi el cargo: _____________________________________________________ Grado de conocimientos de sus funciones: ___________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________

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FORMULARIO N CUADRO COMPARATIVO ENTRE DECISIONES Y EFECTOS EN LAS DIVERSAS REAS


RESULT. POR REA DECIS. TOMADAS REA DE PRODUCCIN REA DE COMERCIALIZACIN

REA DE FINANZAS

Fecha:_____ Gerencia:______ Decisin:_________________

___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________

___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________

___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________

Fecha:_____ Gerencia:______ Decisin:_________________

Fecha:_____ Gerencia:______ Decisin:_________________

___________________ ___________________ ___________________

___________________ ___________________ ___________________

___________________ ___________________ ___________________

Fecha: 14-09-92 Gerencia: GENERAL. Decisin: Autorizar la compra de materiales, equipos y maquinarias en forma directa e inmediata sin entorpecimiento burocrtico.

La materia prima comprada no rene la calidad requerida. - Disminucin de la calidad de la produccin. Sobre stock de produccin.

- Reduccin de las ventas por la reduccin de la calidad del producto. Protesta de clientes, intermediarios y consumidores finales. - Prdida de mercado.

- Falta de programacin de adquisiciones. Incumplimiento de programa de pagos. - Dficit en el flujo de caja.

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FORMUALRIO N PROGRAMA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA GERENCIAL CUADRO COMPARATIVO ENTRE GERENCIAS
UNID GERENC. TIPO DE GERENCIA ORGAN GERENCIA GENERAL GERENCIA DE PRODUCCIN GERENCIA DE FINANZAS GERENCIA DE COMERCIALIZ

GERENTE ENERGICO Y - Da rdenes AGRESIVO verticalmente. - Los empleados le tienen miedo. - No acepta errores de subordinados. GERENTE BENEVOLENTE

GERENTE CONSULTIVO

- Conversa con sus colaboradores. Recibe sugerencias. - Acepta opiniones y propuestas.

GERENTE PARTICIPATIVO

OBSERVACIONES:

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FORMUALRIO N PROGRAMA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA GERENCIAL CUADRO COMPARATIVO ENTRE DECISIONES TOMADAS Y RESULTADOS OBTENIDOS
3 1 2 EL ENERGA LAS PERSONAL TRABAJO ELECTRIC VENTAS NO SIN EN FORMA SUFRIERON PERMANENT VARIACIN INTERRUPCS 4 SE DISMINUYE LOS TIEMPOS MUERTOS EN PROD 6 5 LA SE INCREM ATENCIN EL AL PBLICO VOLUMEN ES DE GASTOS REGULAR POR SUMINISTRO

RESULTADOS OBTENIDOS

DECISIONES TOMADAS

Fecha:_____ rea: ______ Decisin: Compra de un grupo electrgeno para alumbrado durante apagones

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La auditoria administrativa debe trasladarse al plano del desarrollo y comportamiento de la Empresa y en ese sentido se debe conocer como se realiza una auditoria en las diferentes reas de la Empresa. Se da por descontado que previamente el auditor realizo el diagnostico y conoce la empresa en todo su mbito y en toda su capacidad operativa. El diseo de los papeles de trabajo no es rgido respecto al modelo, por lo cual, cada auditor los disea en funcin a sus necesidades y al tipo de informacin que debe obtener. La aplicacin practica en las diferentes reas de la empresa, permite diagnosticar a profundidad el comportamiento administrativo de un rea determinado, para luego procesar y analizar la informacin. La informacin obtenida permite posteriormente elaborar los informes, los cuales son sustentados por estos materiales obtenidos y la informacin que lo contiene

Los estudiantes individualmente, diseara un modelo de cuestionario para ser atendido por el Gerente General, tratando de descubrir los inconvenientes administrativos que confronta con ms frecuencia y dificulta la gestin gerencial.

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As mismo, diseara un formulario para obtener informacin del rea de produccin de una supuesta Empresa dedicada a la fabricacin de partes de computadoras, adjuntando el cuestionario de preguntas que se deben absolver.

1. Gua Prctica de Auditoria Administrativa. Vctor Rubio Ragazzoni Edicin 1997

1.- Explique para que sirven los cuestionarios. 2.- Cuales son los objetivos que se alcanza con una entrevista?. 3.- Comente sobre el diseo y ventajas de un formulario de auditoria administrativa para el rea de produccin? 4.- Que puede realizar una auditoria administrativa al Directorio de la Empresa? Disee los formularios correspondientes que se usaran en este examen

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