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XIV Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Salvador de Bahia, Brasil, 27 - 30 oct.

2009

Sistema Integrado Administrativo Financiero Municipal: diseño e implementación

Denis Leonel Aguilar López

I. Introducción

El sistema integrado administrativo financiero municipal (SIAFM), es una herramienta para la


gestión administrativa y financiera de las alcaldías municipales del país, simplificando las
tareas en este ámbito y fortalecer las capacidades con la implementación de las plataformas
tecnológicas, automatizando la información y su proceso.

El sistema integra los procedimientos más usuales y recoge la normatividad vigente de cada
uno de los organismos que legislan y promueven las buenas prácticas, el orden en el uso de
recursos públicos, la rendición de cuentas y la transparencia.

 Centralización normativa / Descentralización operativa.


 Único registro de transacciones.
 Procedimientos que delimiten funciones y asignen niveles de responsabilidad.
 Producción simultánea de información presupuestaria económica, financiera, contable
y de gestión.
 Información gerencial.

El SIAF-M cuenta con los siguientes Módulos:

 Formulación Presupuestaria (Formulación, Modificaciones, Asignación Mensual)


 Contabilidad (Ejecución Presupuestaria - Tesorería)
 Caja (Registro de los ingresos)
 Banco (Registro de los egresos)
 Cuentas por pagar (Ejecución)
 Administración Tributaria (Registro del Contribuyente y control de ingresos)
 Activos Fijos (Maquinaria, equipos, terrenos, etc)

Y se está trabajando en la inclusión de un módulo de inventario (Almacén) y otro de recursos


humanos (Nómina) Este sistema es un sistema modular cliente-servidor montado en un
sistema gestor de base de datos Oracle 10g y programado en PL-SQL con Forms & Reports
6i.

II. Diseño

El sistema está diseñado con una estructura modular interrelacionada de manera que cada
modulo afecta la base de datos en su conjunto. Este sistema está pensado con la lógica de la
planificación de las acciones comprendiendo como actores del medio que establecen el plan
estratégico de desarrollo, al gobierno local, es sector privado y la población.

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Las unidades de planificación encargadas de la conformación del presupuesto que a su vez


es aprobado por el consejo municipal y el alcalde como representante de la administración
del erario público municipal, por medio de las unidades ejecutoras de los proyectos son las
encargadas de la ejecución del presupuesto.

La afectación del presupuesto está dada por la parte administrativa financiera mediante sus
componentes de administración de los recursos financieros en los que se encuentran la
contabilidad, el presupuesto y la tesorería así como la administración de los recursos reales
con recursos humanos, contrataciones y la administración de los bienes.

La integración:

La información registrada en cada módulo es compartida por uno o más de los otros
módulos. Así, el módulo de caja que es el encargado del registro y la captación de los
tributos, afecta directamente al de administración tributaria en el registro de los pagos
realizados por el o los contribuyentes (registro de una operación de pago de un tributo, tasa o
servicio municipal) está inmediatamente a disposición del área Contable para proceder a su
contabilización, que relaciona Clasificadores Presupuestarios de Gasto con el Plan Contable.

Igual ocurre con el resumen de Caja del Módulo de Recaudación que genera un resumen de
ingresos en el Registro Contable incluyendo fecha del mismo y los campos del banco y fecha
de depósito de lo recaudado.

III. Objetivos

 Objetivo General

Contar con un sistema capaz de realizar la gestión administrativa financiera de las alcaldías
municipales.

 Objetivos específicos

 Realizar la gestión de los recursos públicos en un marco de absoluta transparencia.


 Generar información, útil, oportuna y confiable para la toma de decisiones.
 Lograr que la gestión municipal se realice con economicidad, eficiencia y efectividad.
 Interrelacionar los sistemas de administración financiera con los de control interno y
externo a efectos de incrementar la eficacia de estos.

IV. Implementación

El desarrollo de las condiciones modernas y la aplicación de los avances tecnológicos en los


procedimientos administrativos y la necesidad de las comunas en el desempeño de las
actividades propias de estas, crea las condiciones necesarias para la creación de
herramientas que acompañen a las y los funcionarios en el cumplimiento de las tareas
propias de la administración de los bienes públicos.

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En tal sentido se utilizan las aplicaciones necesarias para el fortalecimiento y la potenciación


de los procesos que ayuden al cumplimiento de las tareas propias de las comunas.

El SIAFM ha sido en este sentido, una aplicación que ha logrado establecer el cambio y la
consolidación de la solución a los requerimientos presentados por estas alcaldías y se ha
cristalizado como una respuesta que ha venido a resolver las necesidades insatisfechas de
las mismas.

Al ser pues este sistema parte integral del acondicionamiento validado y sugerido por las
alcaldías, acondicionado para la solución y satisfacción de los requerimientos expuestos en
varios procesos AVAR y además validado por las autoridades legislativas e inspectoras del
cumplimiento de las normas, decretos y leyes nacionales, se ha convertido en un software
con una solidez que presenta soluciones reales para los usuarios finales.

A partir de la validación y teniendo como premisa la instauración del sistema en cada una de
las alcaldías participantes, se ha tomado como objetivo número uno la implementación del
sistema para el uso en el campo.

Esta implementación se ha venido realizando paulatinamente comenzándose con las


comunas que han participado en el primer evento AVAR (Aprendizaje Vinculado a
Resultados), en un pilotaje de quince (15) participantes.

El equipo técnico de la Unidad de Informática y los técnicos de la oficina de finanzas


municipales de INIFOM, han sido los encargados de llevar la instalación, asistencia técnica y
la capacitación personalizada a los usuarios finales de las alcaldías y técnicos informáticos
que han sido contratados por la alcaldía para formar parte de las unidades de informática que
han sido una sugerencia.

A. Implantación del sistema.

Implantar un sistema desde el punto de vista de Proyecto SIAFM, significa contar con una
versión de Sistema instalada en la institución (en este caso un la Alcaldía Municipal), contar
con el personal técnico capacitado.

Esto supone varias fases y participación de consultores con diferentes capacidades: Diseño y
Desarrollo del Sistema, Control de Calidad, los técnicos informáticos residentes, Pasantes
universitarios y Soporte Técnico.

Este proceso de implantación supone la realización de las siguientes actividades:

1. Capacitación al personal administrativo en temas referidos a manejo presupuestal,


contabilidad, tesorería y normatividad en procesos de compras y adquisiciones del Estado,
entre otros; a fin de garantizar la calidad de registro SIAFM.

2. Adecuación de los procedimientos básicos del Municipio y la implementación de las


normas técnicas de control interno.

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3. Proceso crítico de migración de datos de sistemas anteriores al sistema actual al


módulo de Administración Tributaria del SIAFM.

4. Atención remota vía internet o asistencia técnica vía telefónica desde la sede central
del INIFOM para resolver problemas consultados.

5. Apoyo de Control de Calidad in situ (Visitas técnicas en el municipio).

6. Soporte Técnico para atender a las alcaldías en la operación del Sistema.

B. Proceso de implantación del SIAFM.

En el año y medio en que se ha venido trabajando con todos los municipios:

A partir de junio del 2008 el proceso de implantación se concentró en el uso de los módulos
de caja y banco, contabilidad y Formulación Presupuestaria del SIAFM, para que todas las
alcaldías estuviesen en capacidad de formular su presupuesto y ejecutarlo a una manera de
pilotaje.

La cobertura ha ido creciendo desde 2008 a 2009 ya que de quince (15) municipios que se
iniciaron en el primer proceso AVAR (Aprendizaje Vinculado a Resultados), en la primera
etapa más otros tres (3) que pidieron ser incluidos en el pilotaje para un total de dieciocho
(18), en la implementación se ha instalado hasta el momento en dieciséis (16) municipios de
los cuales solamente once (11) están activamente operando con una cantidad de tres (3) a
siete (7) módulos SIAFM, se ha llevado a cabo una segunda etapa con un segundo bloque
de otros quince (15) municipios con otro AVAR de los cuales ya tienen instalado el sistema
ocho (8) y están igualmente activados con la mayoría de los módulos integrados en el
SIAFM.

Más allá que el uso del Sistema, lo importante ha sido capacitar al personal de las alcaldías
en el uso de la metodología y el proceso de formulación de su presupuesto y el manejo de
los módulos a los usuarios finales.

En ésta y otras tareas ha jugado un rol fundamental la presencia de los técnicos informáticos
residentes por cada municipio (actualmente son 24), que han venido acompañando a los
funcionarios municipales en todo el proceso de implantación y reforzando el esquema de
orientación al usuario del sistema.

En algunos casos y a falta de las condiciones necesarias para la implementación (falta de


equipos con los requerimientos mínimos, falta de personal informático y conectividad de
redes), se ha instalado en equipos alternos para lograr las metas que estamos queriendo
cumplir.

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V. Reseña Biográfica

Ing. Leonel Aguilar López


Cargo: Responsable Unidad de Informática
Institución/Organismo: INIFOM CENTRAL
Teléfono: 22666050/ Ext 165
FAX: 22664903
Email: denis,aguilar@inifom.gob.ni
Página WEB: http://www.inifom.gob.ni
Formación
Ingeniero en sistemas de computación Graduado en la Universidad del Norte de Nicaragua
(UNN),programador (en lenguajes Visual Basic y VBA), Bases de datos Access,
Administración de redes, reparación de equipos, Técnico de Administración tributaria, con
cursos de políticas y estrategias de recaudación.
Técnicos
Técnico Superior en Química Analítica /Control de Calidad
Nuevitas, Camagüey, Cuba
1992
Experiencia
 Responsable de la Unidad de Informática de INIFOM CENTRAL, Managua
 Catedrático en ciencias de la educación / Informática / UNN 2006-2009
 Administrador de redes, Alcaldía Municipal de Ocotal, Nueva Segovia, Nicaragua
 Auditor/Inspector de Administración Tributaria (9 años).
 Coordinador Municipal de Cedulación CSE (Consejo Supremo Electoral) 1996
 Delegado Municipal de Estadísticas y Censos (INEC) 1995.