Zeven vaardigheden van de succesvolle informatie professional Dennie Heye (http://dennie.heye.

nl) Uitwerking van de aantekeningen van de presentatie bij het Haags Informatie Netwerk op 22-10-2009 De informatie professional heeft tegenwoordig een breder scala aan projecten en rollen die nieuwe (professionele) vaardigheden vereisen naast de meer "traditionele" vaardigheden. Voorbeelden van nieuwe rollen: 1. wiki redacteur / coordinator 2. implementatie van informatie management oplossingen zoals SharePoint (content management, collaboratie, wiki) 2. informatie management architect: het op organisatieniveau organiseren van processen, standaarden en interfaces rondom content en metadata De presentatie bevat voorbeelden en tips voor zeven vaardigheden, gebaseerd op onderzoek voor mijn boek "Characteristics of the successful 21st century information professional" Je bent creatief en innovatief In deze tijd zijn er meer dan ooit mogelijkheden om informatie te delen, creeeren en beheren (denk aan Twitter, blogs, intranet, Google). Dit vereist dat wij creatief en innovatief zijn om onze gebruikers van dienst te zijn. Blijf niet wachten tot het ideale idee komt, niet alle ideeen zullen werken - maar probeer! - neem risico's: als je niet probeert, heb je ook geen kans op succes. Gaat het fout, dan heb je in ieder geval geleerd - visualiseren: veel mensen zien visueel georienteerd. Breng je idee, probleem of oplossing visueel in beeld. Men vind het gemakkelijker om op iets visueels te reageren. Zie de kracht van mindmaps - blijf nieuwsgierig, blijf proberen Je ziet het grotere geheel Je bent een stukje in een organisatie, snel de neiging om oogkleppen op te hebben. Het is belangrijk het grotere geheel te zien om je prioriteiten en kansen te zien. - maak een overzicht van je stakeholders, systemen, processen waar je onderdeel van bent - door het grotere geheel te kennen, kan je beter je afdeling en diensten "verkopen" omdat je het in het bredere kader kan zetten - vraag eens om een ander perspectief op een oplossing of probleem, dat levert vaak verhelderende inzichten Je toont leiderschap Er is verschil tussen een manager en een leider: je kan benoemd worden tot manager, maar tot leider wordt je verkozen. Het gaat om het voortouw nemen, het voorop lopen op je vakgebied en als goeroe / koploper erkent worden door anderen

- doe wat je zegt, "walk the talk" om geloofwaardig te blijven - leer van de besten, oefen in het klein. Je kan leiderschap oefenen in een vakvereniging bv. - leiders gaan door om problemen te snappen: vraag "waarom" tot je bij de kern komt van het probleem... net als een 4 jarige Je hebt overtuigingskracht Binnen complexe, dynamische organisaties heb je overtuigingskracht nodig om je producten, diensten en ideeen aan de man / vrouw te brengen. Het handigste zou de Jedi mind trick zijn uit StarWars. De oude grieken hadden als ideaal dat je mensen met logica, argumenten overtuigde. Maar ze erkenden dat mensen niet alleen naar logica luisterden, dus werd er ook "pathos" emotie gebruikt. Het is goed te weten waar je managers / stakeholders de voorkeur voor hebben. - bedenk bij alles dat je wil overbrengen vanuit de ander zijn perspectief: WIIFM (What is in it for me?) Hoe past jouw product, idee, dienst in zijn / haar straatje? Weet wat de ander zijn/haar doelen zijn, probeer daar bij aan te sluiten - vertel altijd 2 kanten van het verhaal, de voordelen en de nadelen, zodat je een gebalanceerd beeld kan bieden. Dit geeft de ander ook vertrouwen dat je niet eenziidg bent. Effectief tijdbeheer en "nee" zeggen Veel van ons hebben moeite met onze tijd effectief beheren en nee zeggen. Dit ligt waarschijnlijk in onze aard om anderen van dienst te willen zijn. Maar als je tijd niet beheert als een kostbaar goed (net zoals geld) en je overal "ja" op zegt, kan je je doelen niet bereiken. - stel prioriteiten en doelen in je werk. Deel die met anderen in je organisatie, dat maakt schept duidelijkheid - als men je dringends iets vraagt te doen - vraag bedenktijd. Als men aandringt, vraag je af of men jou vraagt om je kwaliteiten of omdat je toch "ja" zegt - vraag je af: moet dit gedaan worden? moet dit nu? moet dit zo? moet ik dit doen? - volg een cursus timemanagement - leer efficient werken met software, kijk naar bv productiviteitstips van Office en Outlook. Vele seconden op een dag schelen weer veel tijd op jaarbasis Toegevoegde waarde Uitgebreider artikel over waarde toevoegen en meten is hier te vinden. Toegeoegde waarde is moeilijk "keihard" te maken voor een ondersteunende afdeling, maar er zijn middelen. In essentie bepaalt de klant de toegevoegde waarde, hij/zij moet die erkennen anders bestaat het niet. - ga voor transparantie in budget en kosten. Wat geef je uit aan wat en waarom? Wat zijn alternatieven? Waarom geef je daar je budget aan uit (link naar je doelen en wat je klanten willen) - imago en branding: zorg dat je als professioneel en waardevol overkomt in je uitingen. Dus je website, folders, je inrichting, je mensen dragen jouw imago uit.

- onderzoek wat voor imago je hebt bij je klanten - welke woorden associeren ze met je afdeling? Zijn dat de woorden waarmee je geassocieerd wil worden? En "hulpvaardig" en "aardig" zijn niet genoeg Je hebt presentatievaardigheden Tegenwoordig moet bijna elke medewerker zich op grotere of kleinere schaal presenteren en een boodschap overbrengen: een zaal toespreken over de strategie, het management team toelichten wat de prioriteiten zijn, je budget verdedigen bij de financiele afdeling, een training geven aan klanten, een rondleiding geven. - het allerbelangrijkste is zelfvertrouwen hebben: weet waar je voor staat, ken jezelf, erken dat niet iedereen een meester is in presenteren maar vind je methode. - ken je publiek: waar komen ze voor? Moet je ze informeren of overtuigen? Hebben ze voorkennis en eventueel een (afwijkende) mening? - Qua powerpoint: less is more. Een powerpoint is een ondersteuning / kapstop voor jouw verhaal, geen vervanging. - oefen met je collega's, vrienden en familie om vertrouwen te krijgen. - het publiek bijt echt niet Tot slot "Love what you do, do what you love" - vind liefde in wat je doet, omdat je snapt waarom het nodig is of omdat je persoonlijk veel haalt uit die taak / die doelstelling. Bedenk ook wat je graag doet en of je dat in je werk kan vinden (bv. kennis overbrengen, creatief zijn)