TATACARA PENGURUSAN

PERAKAUNAN KUMPULAN
WANG SEKOLAH



BAHAGIAN AKAUN,
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA



2012
_____________________________________________________________________________________
HAK CETAK TERPELIHARA


Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan
2013
yang perlu dilakukan bagi menghasilkan
salah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan
cekap bagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan

Sehubungan itu, bagi merealisasikan
pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala
peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakan
kewangan yang cekap di peringkat sekolah
pelbagai jenis peruntukan dan bantuan

Tatacara Pengurusan Perakaunan
diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka
yang mengendalikan pengurusan k
audit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturan
Semoga semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah
buku panduan ini dengan sebaik mungkin
berkesan di peringkat sekolah.

Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa
Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah
berjaya menerbitkan edisi yang
tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan
secara berterusan.

Sekian, terima kasih.






Dato' Dr. Rosli bin Mohamed
Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran Malaysia

Bismillahirrahmanirrahim
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan
Salam 1 Malaysia.


engetua/Guru Besar selaku Pengurus
sahaja dikehendaki mahir dalam bidang
tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan,
khususnya pengurusan kewangan sekolah.
Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM)
2013 – 2025 menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan
yang perlu dilakukan bagi menghasilkan perubahan yang
alah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan
bagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.
Sehubungan itu, bagi merealisasikan PPPM, sekolah perlu memastikan segala s
pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala
peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakan secara efisyen dan optimum.
kewangan yang cekap di peringkat sekolah sangat penting kerana pihak sekolah menerim
antuan daripada Kerajaan.
Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang telah dikemaskini ini
diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka
yang mengendalikan pengurusan kewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran
audit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturan-peraturan kewangan yang berkuatkuasa.
semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah dapat
sebaik mungkin agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang
Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa
Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah
rjaya menerbitkan edisi yang dikemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan
tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan
Kementerian Pelajaran Malaysia
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan
engurus Sekolah bukan
sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan
mahir dalam bidang pengurusan,
Malaysia (PPPM),
menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan
perubahan yang mana
alah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan yang
, sekolah perlu memastikan segala sumber
pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala
secara efisyen dan optimum. Pengurusan
kerana pihak sekolah menerima
Sekolah yang telah dikemaskini ini
diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka
ewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran
peraturan kewangan yang berkuatkuasa.
dapat menggunakan
agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang
Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa
Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah
kemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan
tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan

menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah
Pengurusan perakaunan yang cekap dapat memberikan
di institusi pendidikan Negara. Pengetua/G
perlu memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap
Kerajaan dapat digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.
Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan
panduan dan rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan
kewangan di sekolah. Penerbitan
peraturan-peraturan kewangan
disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaita
aset, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.
Justeru itu, saya berharap buku ini dapa
peringkat sekolah untuk menguruskan
meningkatkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang
Sekolah. Moga dengan usaha ini akan dapat me
menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil
audit bersih atau tanpa teguran audit.
Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada
Tatacara Pengurusan Perakaunan Sekolah
menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun
tidak langsung. Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja
Bahagian Akaun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku
ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan.
Sekian, terima kasih. Wassalam


Hj. Senin Bin Yusof
Ketua Akauntan
Kementerian Pelajaran Malaysia
Bismillahirrahmanirrahim
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan
Salam Sejahtera,
lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi
dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya
Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha
menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah Tahun 2012.
yang cekap dapat memberikan impak yang penting dalam
pendidikan Negara. Pengetua/Guru Besar selaku pentadbir di peringkat Sekolah
memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap sumber yang
digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.
Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini adalah
rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan
Penerbitan Buku ini telah mengambilkira perubahan
peraturan kewangan semasa yang berkuatkuasa. Pentadbir Sekolah adalah juga
disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaitan dengan kewangan, perolehan,
set, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.
Justeru itu, saya berharap buku ini dapat dimanfaatkan oleh semua pegawai perakaunan
peringkat sekolah untuk menguruskan rekod-rekod kewangan dengan berkesan di samping
akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang
Moga dengan usaha ini akan dapat membantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk
menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil
audit bersih atau tanpa teguran audit.
Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli Jawatankuasa Penerbitan Buku
cara Pengurusan Perakaunan Sekolah tahun 2012 ini serta individu yang telah
menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun
Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja
aun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku
ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan.
Wassalam.
Kementerian Pelajaran Malaysia
abarakatuh dan
lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana
dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya,
Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha
menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan
dalam tadbir urus
pentadbir di peringkat Sekolah
sumber yang disediakan oleh
digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.
ini adalah sebagai garis
rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan dan
Buku ini telah mengambilkira perubahan dan pindaan
. Pentadbir Sekolah adalah juga
n dengan kewangan, perolehan,
set, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.
pegawai perakaunan
kewangan dengan berkesan di samping
akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang
mbantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk
menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil
watankuasa Penerbitan Buku
tahun 2012 ini serta individu yang telah
menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun
Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja
aun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku


KANDUNGAN




i
BAB TAJUK MUKASURAT

1 PENGENALAN
1.1 Pendahuluan 1
1.2 Tujuan 2
1.3 Penggunaan Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah
2
1.4 Kesimpulan 3

2 AKAUNTABILITI
2.1 Pendahuluan 4
2.2 Penurunan Kuasa 4
2.3 Serahan Tugas 5
2.4 Penyata Kewangan Sekolah 6
2.5 Melantik Juruaudit Dalam 6
2.6 Pelantikan Jawatankuasa Di Sekolah 7
2.7 Mengadakan Pemeriksaan Mengejut 8
2.8 Penyediaan Rekod/Dokumen Kewangan Untuk
Pengauditan
9
2.9 Menjawab Laporan/Pertanyaan Audit 9
2.10 Kehilangan dan Hapuskira 9
2.11 Surcaj dan Penalti 10
Lampiran 11 - 12

3 KUMPULAN WANG SEKOLAH
3.1 Pendahuluan 13
3.2 Jenis-jenis Kumpulan Wang Sekolah 13
3.3 Kumpulan Wang Kerajaan 13
3.4 Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam) 14
3.5 Kumpulan Wang Asrama 16

PERAKAUNAN

4 TERIMAAN
4.1 Pendahuluan 17
4.2 Tatacara Mengakaunkan Terimaan 17
4.3 Kawalan Terimaan dan Pungutan 19
4.4 Kutipan Melalui Bank 22
Lampiran 27 - 40
Carta Aliran 41 - 43


KANDUNGAN




ii
BAB TAJUK MUKASURAT

5 PEMBAYARAN
5.1 Pendahuluan 44
5.2 Tanggungjawab Pengurus Sekolah 44
5.3 Daftar Bil 45
5.4 Baucar Bayaran 46
5.5 Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran 46
5.6 Pulangan Balik Kutipan 48
5.7 Mengeluarkan Wang Untuk Dibahagi-bahagikan Bagi
Aktiviti/Program Yang Telah Diluluskan
49
5.8 Pembayaran Kepada Penerima Yang Tiada Akaun Bank 49
5.9 Pengeluaran Cek 50
5.10 Kuasa Menandatangan Cek 51
5.11 Pembatalan Cek Tamat Tempoh Laku atau Rosak 52
5.12 Penggantian Cek Hilang 53
5.13 Stok Buku Cek 53
5.14 Caj Bank 54
Lampiran 56 - 63
Carta Aliran 64

6 BUKU TUNAI
6.1 Pendahuluan 65
6.2 Jenis Buku Tunai 65
6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66
6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67
6.5 Akaun Subsidiari 69
6.6 Akaun Bank 69
6.7 Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank 70
6.8 Tatacara Penutupan Akaun Bank Bagi Sekolah Yang
Tamat Operasi
73
Lampiran 75-86

7 PANJAR WANG RUNCIT
7.1 Pendahuluan 87
7.2 Proses Untuk Mewujudkan Panjar Wang Runcit 87
7.3 Proses Penambahan Dana Panjar Wang Runcit 88
7.4 Tatacara Penyelenggaraan Panjar Wang Runcit 88
7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit 88
7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR 88


KANDUNGAN




iii
BAB TAJUK MUKASURAT
7.4.3 Pembayaran PWR 89
7.4.4 Rekupmen 90
7.5 Tatacara Penutupan Buku Tunai Panjar Wang Runcit Pada
Akhir Tahun
90
7.6 Penutupan Panjar Wang Runcit 91
Lampiran 92 - 102
Carta Aliran 103

8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN
8.1 Pendahuluan 104
8.2 Dokumen-dokumen Yang Diperlukan Untuk Menyediakan
Penyata Kewangan Tahunan Sekolah
104
8.3 Format Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 105
8.4 Penyata Penerimaan dan Pembayaran 105
8.5 Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 105
8.6 Kunci Kira-kira 106
8.7 Nota Kepada Akaun 108
8.8 Penyata Lain 109
8.9 Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 109
Lampiran 110 -112

9 AKAUN BELUM BAYAR (ABB)
9.1 Pendahuluan 113
9.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun
Belum Bayar (ABB)
113
9.3 Daftar ABB 113
9.4 Kelulusan Ketua PTJ 114
9.5 Langkah-langkah Untuk Mengelakkan ABB 114
9.6 Syarat Permohonan Pelarasan ABB 114
9.7 Permohonan Pelarasan ABB 115
9.8 Tindakan Selepas Kelulusan Pelarasan ABB 115
Lampiran 117 - 118

10 AKAUN BELUM TERIMA (ABT)
10.1 Pendahuluan 119
10.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun
Belum Terima (ABT)
119
10.3 Daftar ABT 119
10.4 Langkah-langkah Bagi Mengelakkan ABT 119
10.5 Tindakan Untuk Hapuskira 120


KANDUNGAN




iv
BAB TAJUK MUKASURAT
10.6 Tindakan Selepas Kelulusan Hapuskira Diperolehi 120
Lampiran 121 - 123

PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR

11 PEROLEHAN
11.1 Pendahuluan 124
11.2 Jenis-jenis Perolehan 124
11.3 Kaedah Perolehan 125
11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat 125
11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel 126
11.3.3 Pembelian Terus 127
11.3.4 Sebut Harga 128
11.4 Tatacara Perolehan 130
11.5 Proses Kerja Perolehan Di Sekolah 131
11.5.1 Pembelian Terus 131
11.5.2 Sebut Harga 134
11.5.3 Tender 146
11.6 Tatacara Perolehan Peralatan ICT Di Peringkat Sekolah 146
11.7 Permohonan Perolehan ICT 147
11.8 Perolehan Harta Modal 147
Lampiran 148 - 158
Carta Aliran 159 - 165

12 PENGURUSAN ASET ALIH
12.1 Pendahuluan 166
12.2 Definisi
• Aset
• Aset Alih
166
12.3 Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan 166
12.4 Pelaksanaan Pengurusan Aset Alih Kerajaan 167

13 PENGURUSAN STOR
13.1 Pendahuluan 168
13.2 Definisi
• Stor
• Stok
• Bekalan Pejabat (Barang Gunahabis)
• Pengurusan Kawalan Stok
168
13.3 Kategori Stor Sekolah 169


KANDUNGAN




v
BAB TAJUK MUKASURAT
13.4 Pelaksanaan Pengurusan Stor 169

PENGURUSAN AM

14 BANTUAN PERSEKOLAHAN 170

15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA
15.1 Pendahuluan 172
15.2 Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia
Sekolah
172
15.3 Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan
Multimedia Sekolah
173

16 PINDAH PERUNTUKAN
16.1 Pendahuluan 174
16.2 Bidang Kuasa 175
16.3 Pindah Peruntukan Yang Tidak Dibenarkan 175
16.4 Tatacara Pindah Peruntukan 176
16.5 Tatacara Mengakaun Pindah Peruntukan 177
Lampiran 180 - 183

17 TAKRIFAN 184 - 186


Bab 1 PENGENALAN

1

1.1 PENDAHULUAN

1.1.1 Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mana
pengurusan aset dan kewangan adalah tertakluk pada peruntukan yang
terdapat dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan
Perbendaharaan, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit)
2002 di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) serta peraturan-
peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa.

1.1.2 Di bawah peruntukan tersebut, pihak sekolah dikehendaki
menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan
dengan sempurna.

1.1.3 Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi:

(a) menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun
berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip
perakaunan yang diterima umum;

(b) mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada
Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang kemudiannya
dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari
31 Mac tahun berikutnya.

Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki
mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut satu (1)
bulan lebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun
berikutnya (yang mana berkenaan). Ini adalah bertujuan untuk
membolehkan pembetulan dibuat pada penyata kewangan
tahunan tersebut jika didapati perlu; dan

(c) memberi jawapan atas Laporan atau pertanyaan Audit tidak
lewat satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan.



Peraturan 6,
Peraturan-
Peraturan
Pendidikan
(Akaun Dan
Audit) 2002
Akta
Pendidikan
1996
SPK
Bil 4/88
AP 306
Seksyen
130(m), Akta
Pendidikan
1996
Bab 1 PENGENALAN

2
1.1.4 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab untuk
memastikan:

(a) Penyata kewangan tahunan sekolah dikemukakan kepada
Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun yang berikutnya;
dan

(b) Sekolah mengambil apa-apa tindakan, jika keadaan
memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang
berhubungan dengan sekolah tersebut.

1.2 TUJUAN

1.2.1 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah dikeluarkan bertujuan untuk memberi panduan
mengenai Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah yang seragam. Semakan semula dan pindaan telah
dibuat untuk mengemaskini isi kandungan buku Tatacara Pengurusan
Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat –
Tahun 2005, berdasarkan:

(a) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia,
Akauntan Negara Malaysia, dan Kementerian Pelajaran
Malaysia sehingga November 2011; dan

(b) maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku Tatacara
Pengurusan Kewangan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah
Edisi Keempat – Tahun 2005.

1.3 PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

1.3.1 Semua sekolah dikehendaki mematuhi tatacara yang terkandung di
dalam buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang
Sekolah. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling dan
surat pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.
Peraturan 7,
Peraturan-
Peraturan
Pendidikan
(Akaun Dan
Audit) 2002
Akta
Pendidikan
1996
Peraturan 12,
Peraturan-
Peraturan
Pendidikan
(Akaun Dan
Audit) 2002
Akta
Pendidikan
1996
Bab 1 PENGENALAN

3

1.3.2 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah ini berkuatkuasa mulai 1 JANUARI 2013.

1.4 KESIMPULAN

1.4.1 Buku ini dapat memberi faedah khususnya kepada pengurusan sekolah
bagi mempertingkatkan akauntabiliti dan kecekapan dalam
menguruskan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.
Bab 2 AKAUNTABILITI

4

2.1 PENDAHULUAN

Akauntabiliti adalah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang
ditentukan, secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya.

Ia merupakan obligasi seseorang untuk memberi penjelasan mengenai
tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak mendapatkan jawapan
tersebut.

Konsep akauntabiliti adalah tanggungjawab Pengurus Sekolah atau individu
yang menjalankan tugas menguruskan sumber-sumber awam melalui
perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melapor kepada pihak
yang mewakilkan kuasa mengenai segala urusniaga dan perubahan yang
berlaku mengikut tempoh yang ditetapkan.

Dalam menentukan akauntabiliti, Pengurus Sekolah perlu:

(a) mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan,
Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan
Kewangan Dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah serta arahan-
arahan dari KPM; dan

(b) mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan sistem
kawalan dalaman untuk menjalankan tanggungjawab dengan berkesan.


2.2 PENURUNAN KUASA

2.2.1 Surat Perwakilan Kuasa

Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai Pegawai
Perakaunan akan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk
menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang
menjadi tanggungjawab kepadanya.

Bab 2 AKAUNTABILITI

5

2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas

Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada
pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan
sekolah (Lampiran 2-1).

2.2.3 Sumber rujukan kuasa:

(a) AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang
(b) AP 70 : Pengeluaran Resit Rasmi
(c) AP 101 : Kuasa Menandatangan Baucar
(d) AP 119 : Kuasa Menandatangan Cek (AK 52)
(e) AP 11 : Kuasa Kewangan Yang Lain.
Contoh:
- Menyelenggara/mengemaskini/memeriksa dokumen
kewangan
- menyelenggara Panjar Wang Runcit

2.2.4 Ketiadaan Pengurus Sekolah

(a) Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat perwakilan kuasa
kepada pegawai yang lain untuk menjalankan tugas semasa
ketiadaannya.

(b) Sekiranya Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan
menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi
tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk
memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat
perwakilan kuasa.


2.3 SERAHAN TUGAS

2.3.1 Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah
menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan
Bab 2 AKAUNTABILITI

6
kedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota
Serah Tugas. Contoh dan panduan pengisian Borang Serahan
Dokumen Kewangan adalah seperti di Lampiran 2-2.


TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

2.4 PENYATA KEWANGAN SEKOLAH

2.4.1 Penyediaan Penyata Kewangan

Pengurus Sekolah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan
Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut
prinsip perakaunan yang diterima umum; dan

Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan
Tahunan kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan
penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah
Negeri tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya.

Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata
Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada
Ketua PTJ.


2.5 MELANTIK JURUAUDIT DALAM

2.5.1 Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang
tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan dan
perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud
kawalan dalaman dalam pengurusan kewangan dan perakaunan
sekolah.



2.4.2 Mengemukakan Penyata Kewangan

Peraturan-
peraturan
Pendidikan
(Akaun dan
Audit) 2002
Pekeliling
SPK Bil
4/1988
Bab 2 AKAUNTABILITI

7

2.5.2 Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut:

(a) menyemak rekod kewangan;

(b) memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi; dan

(c) menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan mengemukakan
kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan dalam Mesyuarat
JPKA.


2.6 PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH

2.6.1 JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN
(JPKA)

(a) Ahli-ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada:-

Pengerusi : Pengurus Sekolah
Setiausaha : KPT/PT yang mentadbir kewangan
Ahli : Semua Guru Penolong Kanan
Ketua Bidang/Ketua Panitia
Juruaudit Dalam
Pegawai-pegawai lain yang sesuai

(b) Bidang tugas jawatankuasa adalah untuk membantu Pengurus
Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan
kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati
kehendak Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan
Perbendaharaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan Tatacara yang
berkuat kuasa.

(c) Bidang tugas jawatankuasa meliputi pengurusan bajet,
perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, aset
dan stor, penyediaan dan pembentangan penyata kewangan
SPK Bil.
6/2009
PP
10/2008
Bab 2 AKAUNTABILITI

8
dan laporan tahunan sekolah. Jawatankuasa ini juga perlu
meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan
Audit serta perancangan latihan untuk kakitangan yang
mengurus hal-hal pengurusan kewangan.

(d) Kekerapan mesyuarat

Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang-
kurangnya tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku
tahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu
jawatankuasa mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan
perakaunan dengan lebih berkesan.


2.6.2 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (rujuk
Bab 12)

2.6.3 JAWATANKUASA SEBUT HARGA (rujuk Bab 11)


2.7 MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT

2.7.1 Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut
secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam
penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang
berharga.

2.7.2 Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam
enam (6) bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan dalam Buku
Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Butir-butir yang perlu dicatat:-

(a) tarikh dan masa pemeriksaan;

(b) nama pegawai yang bertanggungjawab menyimpan wang tunai dan
setem;

PP 10/2008
& SPK6/2009
AP 309
Bab 2 AKAUNTABILITI

9
(c) amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya;

(d) perihal barang-barang berharga yang diamanahkan termasuk buku
resit dan cek yang belum digunakan;

(e) hasil pemeriksaan termasuk catatan nombor siri cek (akaun KWK/
SUWA/ Asrama) yang belum digunakan pada tarikh pemeriksaan;
dan
(f) tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.

2.8 PENYEDIAAN REKOD/DOKUMEN KEWANGAN UNTUK PENGAUDITAN

Pengurus Sekolah bertanggungjawab:

(a) menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan
kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri;

(b) memberi penjelasan atau maklumat yang diperlukan

(c) membenar dan memberi kerjasama ke atas pengauditan atau
pemeriksaan.


2.9 MENJAWAB LAPORAN/PERTANYAAN AUDIT

Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan ke atas laporan atau
pertanyaan audit dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau
pertanyaan audit.


2.10 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Sekiranya berlaku kehilangan wang atau aset awam Pengurus Sekolah
hendaklah bertanggungjawab untuk mengambil tindakan seperti yang
digariskan di dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan.
AP 306
Bab 2 AKAUNTABILITI

10

2.11 SURCAJ DAN PENALTI

2.11.1Surcaj

Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:-

(a) gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkan
ke atasnya;

(b) telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam yang
tidak disahkan dengan sempurna;

(c) telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang
awam atau harta benda kerajaan;

(d) Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna
dan teratur; atau

(e) Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi apa-
apa kelewatan dalam pembayaran wang awam.

2.11.2 Penalti

Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun
Dan Audit) 2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996
adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila
disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu Ringgit Malaysia
(RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3)
bulan atau kedua-duanya.



Seksyen
18 AAK
1957
Akta
Pendidikan
1996
Peraturan-
peraturan
(Akaun dan
Audit) 2002


Lampiran 2-1

SURAT KEBENARAN MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN

Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SM/SK …………………………………….
dengan ini memberi kebenaran kepada …………………………………………………
no. Kad Pengenalan ………………………. Jawatan …………………………………...
untuk menjalankan tugas-tugas kewangan berikut:
1. Menerima wang awam
2. Menandatangan Resit Rasmi Pejabat
3. Menyelenggara Buku Tunai
4. Menyelenggara Panjar Wang Runcit
5. Menandatangan Pesanan Sekolah
6. Memperaku Baucar Bayaran
7. Memasukkan wang ke bank
8. Menyelenggara rekod-rekod kewangan yang lain.

Kebenaran ini berkuatkuasa mulai tarikh surat ini sehingga dibatalkan.

Dengan ini surat kebenaran ………………………………………(no.rujukan)
bertarikh…………… adalah terbatal.

…………………………………..
t.t Pengetua/ Guru Besar Tarikh:………………

Saya ……………………………. No. Kad Pengenalan ………………………….
dengan ini menerima kebenaran bagi menjalankan tugas-tugas kewangan seperti di
atas.
……………………………
Tandatangan Tarikh:………………………..


Lampiran 2-2

BORANG SERAHAN DOKUMEN KEWANGAN

Nama Pegawai Bertukar :
Jawatan :
Nama Pegawai Terima Tugas :
Jawatan :


Perihal, Siri dan
No. Borang


Nombor Siri
Borang yang
digunakan
sehingga tarikh


Nombor Siri
Borang Belum
Guna

Catatan


Resit Rasmi
Pejabat
No. Siri:

Mula Akhir Mula Akhir

Borang Pesanan
Sekolah
No. Siri :



Cek KWK
No. Siri :

Cek KWS
No. Siri :

Cek KWA
No. Siri :



Saya/kami memperakui bahawa dokumen-dokumen yang ditunjukkan dalam
jadual di atas telah disemak oleh saya/kami dan didapati betul.


..............(t.t Penyerah)....................... ..............(t.t Penerima)......................
Nama : Nama :

Tarikh : Tarikh :
Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

13

3.1 PENDAHULUAN

Kumpulan Wang Sekolah terdiri daripada tiga jenis kumpulan wang yang
dipertanggungjawabkan kepada Pengurus Sekolah untuk diurus dan
diperakaunkan mengikut peraturan dan tatacara yang telah ditetapkan.


3.2 JENIS-JENIS KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.2.1 Tiga jenis Kumpulan Wang Sekolah adalah seperti berikut:-

(a) Kumpulan Wang Kerajaan (KWK);
(b) Kumpulan Wang SUWA (KWS); dan
(c) Kumpulan Wang Asrama (KWA).

3.2.2 Setiap kumpulan wang diuruskan secara berasingan dan satu akaun
bank dibuka bagi setiap kumpulan wang tersebut. Walau
bagaimanapun, sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada 150
orang atau Sekolah Kurang Murid (SKM) dibenarkan mempunyai satu
akaun bank bagi menguruskan semua Kumpulan Wang Sekolah.

3.2.3 Sekolah tidak dibenarkan untuk mengakaunkan kutipan bayaran balik
yang melibatkan Vot seperti bayaran balik emolumen, bayaran balik
utiliti dan lain-lain yang berkaitan ke dalam akaun bank Kumpulan
Wang Sekolah.


3.3 KUMPULAN WANG KERAJAAN

3.3.1 Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) bertujuan mengakaunkan terimaan
dan bayaran daripada sumber Kerajaan termasuk biasiswa daripada
lain-lain agensi kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut
maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama.


Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

14

3.3.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWK termasuklah:

(a) Bantuan Persekolahan daripada KPM
(b) Bantuan Biasiswa ;
(c) Faedah bank; dan
(d) Pemberian lain bagi program khas Kementerian Pelajaran
Malaysia dan lain-lain agensi Kerajaan.

3.3.3 Walau bagaimanapun, sumber kewangan KWK adalah tertakluk
kepada pekeliling/surat edaran yang berkuat kuasa dari semasa ke
semasa.


3.4 KUMPULAN WANG SUWA (Sumbangan Wang Awam)

3.4.1 Kumpulan Wang SUWA (KWS) bertujuan mengakaunkan terimaan dan
bayaran daripada sumber awam termasuk terimaan daripada murid/
pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta
dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan
dengan asrama.

3.4.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWS termasuklah:

(a) Semua kutipan daripada murid/pelajar/ibu bapa/penjaga yang
telah mendapat kelulusan daripada Pendaftar atau bayaran-
bayaran yang dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan
1996, Peraturan-Peraturan Pendidikan dan Surat-Surat Siaran
berkaitan Bayaran Persekolahan yang masih berkuatkuasa
kecuali yuran PIBG.
(b) Sewa kantin sekolah dan kedai buku sekolah;
(c) Sumbangan daripada kedai buku sekolah/ koperasi sekolah;
(d) Sumbangan daripada orang awam;
(e) Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan
sekolah;
(f) Deposit diterima;
SPI
11/2011
Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

15

(g) Faedah bank; dan
(h) Terimaan-terimaan lain yang berkaitan.

3.4.3 Kegunaan wang SUWA adalah seperti berikut:

(a) Wang Yang Dikutip Khas Untuk Sesuatu Tujuan

Apabila pihak sekolah membuat kutipan daripada
murid atau orang awam untuk sesuatu tujuan seperti:

(i) Bayaran tambahan di Sekolah Agama Bantuan
Kerajaan (SABK);
(ii) Penerbitan Majalah Sekolah; dan
(iii) Lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar.

(b) Wang Yang Dikutip Secara Am

Kutipan seperti sewa kantin, derma am, pendapatan daripada
kedai buku sekolah, caj yang dikenakan ke atas penggunaan
harta dan kemudahan sekolah, faedah bank dan pelbagai
merupakan kutipan yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan.
Wang yang diterima daripada punca ini boleh digunakan oleh
pihak sekolah untuk:

(i) Perbelanjaan menjalankan aktiviti-aktiviti murid;
(ii) Perbelanjaan membawa murid mendapatkan rawatan
kecemasan;
(iii) Perbelanjaan yang memberi manfaat secara langsung
kepada murid.

(c) Kegunaan Lain Wang SUWA

Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan
mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ sebelum sebarang
perolehan dibuat.
Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

16

3.5 KUMPULAN WANG ASRAMA

3.5.1 Kumpulan Wang Asrama (KWA) bertujuan mengakaunkan terimaan
dan bayaran berkaitan dengan asrama daripada sumber kerajaan dan
awam termasuk terimaan daripada murid/pelajar/orang awam/agensi
bukan kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud
setiap terimaan.

3.5.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan di bawah KWA termasuklah:

(a) Bantuan Geran Per Kapita Lain-lain Perbelanjaan Berulang
Tahun untuk asrama (LPBT Asrama);
(b) Bantuan Makanan Asrama (BMA);
(c) Bayaran Kokurikulum Asrama (BKKA);
(d) Derma/Sumbangan dari orang ramai/Agensi Kerajaan/Badan
Berkanun
(g) Faedah bank; dan
(h) Pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama yang
diluluskan oleh Pendaftar dan bayaran-bayaran yang
dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996,
Peraturan-Peraturan Pendidikan dan surat-surat siaran
berkaitan bayaran persekolahan yang masih berkuatkuasa.

3.5.3 Bagi asrama yang disediakan berasingan daripada sekolah (Asrama
Pusat), sekolah yang dilantik oleh Ketua PTJ hendaklah mengurus
serta mengendalikan kewangan dan perakaunan berkaitan dengan
KWA. Ketua Warden bertanggungjawab membuat kutipan bayaran
makanan asrama dan pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan
asrama yang dibenarkan mengikut peraturan-peraturan sedia ada.
Bab 4 TERIMAAN

17

4.1 PENDAHULUAN

Terimaan adalah wang yang diperolehi oleh pihak sekolah daripada Kerajaan
dan orang awam dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan
dana elektronik (EFT). Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan
betul dan tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi
mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang mungkin
berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod, kecuaian dan
penyelewengan.


4.2 TATACARA MENGAKAUNKAN TERIMAAN

4.2.1 Sekolah hendaklah mengeluarkan resit rasmi yang ditetapkan bagi
memperakui setiap terimaan. Resit rasmi yang digunakan di sekolah
adalah seperti berikut:

(a) Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikeluarkan oleh
Pengurus Sekolah bagi setiap terimaan.

(i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-1.
(ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-1A.

(b) Resit Rasmi Murid (RM.01) dikeluarkan oleh guru kelas/warden/
penyelia asrama kepada murid.

(i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-2.
(ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-2A.

4.2.2 Sekolah hendaklah menggunakan buku resit yang berasingan bagi
setiap kumpulan wang.

4.2.3 Sekolah hanya dibenarkan memperolehi buku resit daripada
Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB).

Bab 4 TERIMAAN

18

4.2.4 Kutipan yang diterima daripada murid hendaklah dikeluarkan resit oleh
guru dan dicatat di dalam Jadual Kedatangan Murid. Pengurus
Sekolah hendaklah memastikan bahawa nombor resit serta jumlahnya
direkod di dalam ruangan yang disediakan dalam buku tersebut.

4.2.5 Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan dalam
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat seperti format di
Lampiran 4-3, diisi dalam dua (2) salinan dan satu salinan diserahkan
bersama-sama buku resit dan wang pungutan kepada Pengurus
Sekolah pada hari yang sama. Panduan pengisian borang ini adalah
seperti di Lampiran 4-3A.

4.2.6 Semua terimaan melalui pos hendaklah direkodkan di dalam Daftar
Penerimaan Wang Melalui Pos seperti di Lampiran 4-4. Resit untuk
terimaan ini hendaklah dihantar melalui pos ke alamat pembayar.
Nombor resit hendaklah dicatat dalam daftar ini dan seterusnya
direkodkan di dalam Buku Tunai.

4.2.7 Berpandukan resit yang telah dikeluarkan, Pengurus Sekolah
hendaklah menentukan jenis kumpulan wang bagi terimaan tersebut
untuk direkod dalam Buku Tunai.

4.2.8 Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan
hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama.

4.2.9 Pengurus Sekolah yang menerima wang sekolah adalah dikehendaki
jika:

Pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah pungutan
(termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi
RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan
oleh Pusat Tanggungjawab masing-masing, hendaklah dimasukkan ke
dalam bank pada hari itu juga dan jika lewat diterima, hendaklah
dimasukkan pada hari kerja yang berikutnya. Walau bagaimanapun,

Bab 4 TERIMAAN

19

tiap-tiap cek yang diterima mestilah dikreditkan ke akaun sekolah dalam
tempoh seminggu selepas diterima.

4.2.10 Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan
hendaklah dimasukkan ke akaun bank sekolah pada hari kerja yang
akhir dalam bulan berkenaan. Semua pungutan yang diterima pada
sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga.

4.2.11 Slip Bayar Masuk Bank hendaklah disediakan mengikut kumpulan
wang yang berkenaan apabila pungutan hendak dimasukkan ke akaun
bank sekolah. Slip berkenaan boleh didapati dari bank di mana akaun
sekolah dibuka. Pastikan nombor akaun bank di Slip Bayar Masuk Bank
adalah betul sebelum pungutan dibankkan.

4.2.12 Salinan Slip Bayar Masuk Bank yang telah diakui terima oleh bank
hendaklah disemak dengan Buku Tunai oleh Pengurus Sekolah dan
ditandatangan ringkas beserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis
kumpulan wang.

4.2.13 Pungutan juga boleh dimasukkan ke akaun bank melalui Mesin Deposit
Tunai (Cash Deposit Machine). Slip urusniaga dan salinan fotokopinya
hendaklah ditandatangan ringkas beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah
dan difailkan dengan sempurna.


4.3 KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN

4.3.1 Setiap kutipan mestilah mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

4.3.2 Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara
bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi
pihaknya. Pemungut hendaklah menyelenggara rekod mengenai
kebenaran yang telah diberi. Format Surat Kebenaran Menerima Wang
Awam seperti di Lampiran 4-5.

Bab 4 TERIMAAN

20

4.3.3 Pengurus Sekolah adalah dibenarkan menerima cek sebagai bayaran
bagi pihak sekolah. Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah
hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.

4.3.4 Sekiranya cek yang dibayar masuk ke bank ditolak oleh pihak bank,
pihak sekolah perlu mengambil tindakan berikut:

(a) membuat pelarasan di bahagian BAYARAN Buku Tunai dengan
catatan ‘kontra-cek tak laku’.

(b) hendaklah menyelenggara Daftar Cek Tak Laku seperti di
Lampiran 4-6.

(c) segera mendapatkan balik pungutan tersebut.

(d) apabila menerima bayaran gantian, prosedur terimaan hendaklah
dipatuhi semula.

4.3.5 Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikendalikan oleh
dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran untuk menerima
wang awam hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua
muka dan hendaklah ditandatangan oleh pegawai yang lain.

4.3.6 Pengeluaran Resit Rasmi Murid (RM.01) boleh ditulis dan
ditandatangan oleh pegawai yang sama.

4.3.7 Pindaan pada resit adalah dilarang. Jika terdapat sebarang kesilapan
semasa resit ditulis, resit itu hendaklah dibatalkan dan resit yang baru
dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersama-
sama salinannya untuk tujuan pengauditan.

4.3.8. Sebagai langkah kawalan, resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh
pegawai yang menandatangan resit.


Bab 4 TERIMAAN

21

4.3.9. Semua buku resit yang diterima daripada PNMB hendaklah disemak
bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah lengkap dan betul.

Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan di belakang
helaian pertama salinan pejabat dalam buku resit dengan catatan
perakuan berikut:-

“Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi .............
helai resit berpendua yang bernombor dengan betul daripada nombor
.................. hingga nombor ...........................”

Tandatangan Pemungut ……………....
Nama Penuh Pemungut……………….
Tarikh : ………

4.3.10 Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara Daftar Stok Buku Resit
seperti di Lampiran 4-7 yang menunjukkan semua buku resit yang
diterima dan dikeluarkan.

4.3.11 Buku resit hanya boleh dikeluarkan kepada pegawai yang diberi
kebenaran menerima wang awam. Daftar Stok Buku Resit mestilah
ditandatangan oleh pegawai yang menerima buku resit. Buku resit
hendaklah dikeluarkan mengikut jumlah yang dikehendaki dengan
susunan nombor siri yang betul. Contoh dan panduan pengisian Daftar
Stok Buku Resit adalah seperti di Lampiran 4-7A.

4.3.12 Apabila pemungut bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah
menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan
kedudukan helaian resit.

4.3.13 Baki helaian Buku Resit Murid (RM.01) yang tidak digunakan sehingga
akhir tahun hendaklah dibatalkan. Walau bagaimanapun, baki helaian
Buku Resit Murid tersebut boleh terus digunakan pada tahun berikutnya
dengan merekodkan semula baki helaian tersebut dalam Daftar Stok
Buku Resit.
Bab 4 TERIMAAN

22

4.3.14 Sekolah dibenarkan menggunakan baki helaian Buku Resit Pejabat
(RP.01) pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam
Daftar Stok Buku Resit.

4.3.15 Semua pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dimasukkan ke
bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti besi. Bagi
sekolah yang tidak mempunyai peti besi, wang tunai melebihi RM500
atau jumlah pungutan termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah
disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan karung
berkunci dan suatu resit didapatkan daripada pegawai polis yang
menjaga.

4.3.16 Wang pungutan tidak boleh dibelanjakan atau ditukarkan terlebih
dahulu sebelum dibankkan ke akaun bank sekolah.


4.4 KUTIPAN MELALUI BANK

4.4.1 Sekolah dibenarkan untuk membuat kutipan secara bayaran terus ke
akaun bank sekolah dengan mematuhi syarat-syarat seperti berikut:

(a) Sekolah perlu mendapat persetujuan bertulis daripada bank untuk
memulakan sistem ini dan berbincang dengan pihak bank mengenai
format Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-8;

(b) Slip Bayar Masuk Bank perlu dicetak khas bagi tujuan memenuhi
keperluan sekolah dan bank. Maklumat berikut perlu dimasukkan
dalam Slip Bayar Masuk bank iaitu:

(i) Dicetak terus atas borang.
• No. Siri Slip Bayar Masuk Bank (bermula dengan huruf K
(KW Kerajaan), S (KW SUWA), A (KW Asrama).
• Nama dan alamat sekolah.
• Nombor Akaun Bank.
• Tujuan bayaran (Jenis kutipan)
Bab 4 TERIMAAN

23

(ii) Diisi oleh murid.
• Nama.
• Nombor Kad Pengenalan.
• Tingkatan.
• Amaun.

(c) Mendapat kelulusan bertulis daripada Bahagian Akaun, KPM
dengan mengemukakan:

(i) Persetujuan bertulis dari bank.
- persetujuan ini mestilah mengandungi klausa berikut:
‘Dengan ini pihak bank bersetuju untuk tidak menerima
pembayaran yang menggunakan slip bayar masuk bank
selain daripada yang telah dipersetujui’.

(ii) Format slip bayar masuk bank yang telah dipersetujui.

(d) Pastikan Slip Bayar Masuk Bank diserahkan kepada murid untuk
tujuan bayaran sebelum cuti persekolahan akhir tahun. Slip Bayar
Masuk Bank ini perlu direkodkan dalam satu Daftar Slip Bayar
Masuk Bank seperti di Lampiran 4-9. Contoh pengisian adalah
seperti di Lampiran 4-9A.

(e) Slip Bayar Masuk Bank perlu disediakan dalam tiga (3) salinan
(berkarbon) untuk kegunaan bank, sekolah dan murid.

(f) Sekolah hendaklah memastikan tiada halangan kepada ibubapa
sekiranya mereka memilih untuk membuat bayaran seperti biasa.

(g) Resit Rasmi Murid (RM.01) hanya dikeluarkan setelah Slip Bayar
Masuk Bank diakui terima oleh bank (cetakan komputer) dan
diserahkan kepada sekolah. Sekiranya berlaku kekeliruan seperti
kehilangan salinan Slip Bayar Masuk Bank, semakan boleh dibuat
dengan Penyata Bank dan Daftar Slip Masuk Bank.

Bab 4 TERIMAAN

24

4.4.2 Tatacara Kutipan Melalui Bank

(a) Guru Kelas/Warden/Penyelia Asrama hendaklah mengeluarkan
Resit Rasmi Murid (RM.01) setelah menerima salinan Slip Bayar
Masuk Bank. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dicatat
pada ruang ‘Tunai/Cek’ di resit. Nombor resit tersebut hendaklah
direkod dalam Jadual Kedatangan Murid/ Daftar Penghuni Asrama
berpandukan nombor siri dan tarikh Slip Bayar Masuk Bank
diterima.

(b) Daftar Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dilampirkan bersama
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat dan dikemukakan
kepada pejabat sekolah pada hari yang sama atau selewat-
lewatnya hari kerja berikutnya.

(c) Sekolah hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Pejabat kepada
guru kelas/warden/penyelia asrama bagi mengakui terima kutipan
sekolah. Tarikh Resit Rasmi Pejabat adalah tarikh penerimaan
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat.

(d) Catatan di Buku Tunai perlu direkod pada hari yang sama Resit
Rasmi Pejabat dikeluarkan.

(e) Tarikh urusniaga kutipan yang direkodkan dalam buku tunai adalah
berdasarkan tarikh terimaan nota kredit/ penyata bank.

(f) Jika slip bayar masuk bank hilang sebelum pembayaran dibuat,
pihak sekolah hendaklah:

(i) Mengeluarkan slip yang baru dan merekodkan di dalam
Daftar Slip Bayar Masuk Bank; dan
(ii) Membuat catatan kehilangan pada rekod slip yang hilang
di Daftar Slip Bayar Masuk Bank.




Bab 4 TERIMAAN

25

4.4.3 Deposit Diterima

(a) Deposit diterima hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai
Kumpulan Wang SUWA (Bahagian Terimaan) di bawah lajur
Pelbagai dengan menyelenggara Akaun Subsidiari.

(b) Deposit diterima hendaklah dikembalikan oleh sekolah kepada
pendeposit tanpa faedah, tidak lewat dari tujuh (7) hari daripada
tarikh tamat perjanjian, tertakluk kepada apa-apa potongan
bayaran yang tertunggak dan dibenarkan di dalam perjanjian.
Resit Rasmi Pejabat asal perlu dikemukakan bagi tujuan
pemulangan deposit.

4.4.4 Sewaan

(a) Sewa kantin hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai
Kumpulan Wang SUWA di bawah lajur Caj/Sewaan Kantin.

(b) Lain-lain caj dan sewaan hendaklah diakaunkan dalam buku
tunai Kumpulan Wang Suwa di bawah lajur Caj/Sewaan Lain-
lain.

(c) Sekolah hendaklah menyelenggara satu Daftar Sewaan bagi
setiap jenis sewaan.

4.4.5 Terimaan Bantuan Persekolahan

(a) Resit dikeluarkan berdasarkan tarikh terimaan Nota Kredit/
Penyata Bank/makluman rasmi secara bertulis daripada pihak
yang menyalurkan peruntukan dengan pengesahan daripada
bank.

(b) Terimaan hendaklah dicatatkan di dalam Buku Tunai di bawah
lajur yang telah ditetapkan.



Lampiran
14 Buku
PPKS m/s
77 dan 78
Bab 4 TERIMAAN

26
(c) Perbelanjaan hanya boleh dibuat selepas terimaan direkodkan
di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah.

4.4.6 Faedah Bank

Faedah bank merupakan terimaan sekolah. Resit Rasmi Pejabat perlu
dikeluarkan berdasarkan tarikh terima penyata bank. Wang ini boleh
dibelanjakan mengikut maksud yang ditetapkan di bawah kumpulan
wang berkenaan.





Lampiran 4-1





RESIT RASMI PEJABAT




RP.01(Pin.09)
A
ASAL


KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH: ……………………………………………………….
TAHUN: ………………

Diterima daripada: …………………………………………………………………….
………………………………………………………………………

Bil.
Perihal Penerimaan
RM Sen
1. Peruntukan PCG
2. Kutipan Murid





JUMLAH

Ringgit Malaysia: ……………………………………………………………
…………………………………………………………...

*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT
(Potong yang tidak berkenaan)
*No.: ……………………………..

Tarikh: ……………….. ……………………….
(Tandatangan dan Cop)

Pengetua / Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L.


Lampiran 4-1A





RESIT RASMI PEJABAT




RP.01(Pin.09)
A
ASAL


KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH: ……………………………………………………….

TAHUN: ………………




Diterima daripada: …………………………………………………………………….

………………………………………………………………………




Bil.
Perihal Penerimaan
RM Sen
1. Peruntukan PCG
2. Kutipan Murid







JUMLAH


Ringgit Malaysia: ……………………………………………………………

…………………………………………………………...



*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT

(Potong yang tidak berkenaan)


*No.: ……………………………..


Tarikh: ……………….. ……………………….
(Tandatangan dan Cop)

Pengetua / Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L.


1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Panduan mengisi :
1. Nama Sekolah
2. Tahun kewangan
3. Nama pembayar
4. Perihal penerimaan
5. Amaun yang diterima
6. Jumlah amaun yang diterima
7. Jumlah terimaan dalam perkataan
8. Kaedah pembayaran
9. No. Rujukan cek/wang pos/bankdraf/kiriman wang/EFT
10. Tarikh terima wang
11. Tandatangan Pengurus Sekolah
Lampiran 4-2




RESIT RASMI MURID




RM.01(Pin.09)
B

ASAL



KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH: ……………………………………………………………
TAHUN: ………………………….

Diterima daripada: …………………………………………………………...
Kelas: ……………………………………………………………………...
Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama

(Potong yang tidak berkenaan)


Bil. Perihal Penerimaan RM Sen
1
Kokurikulum

2 Kertas Ujian Dalaman
3 Sukan Tahunan Sekolah
4 Skim Perlindungan Diri
5 MSSM
6 Majalah Sekolah
7 Asrama : Makanan
Pendaftaran
Dobi
Lain-lain
8 Pelbagai
JUMLAH

Ringgit Malaysia: ……………………………………………………………
. …………………………………………………………...

*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang
(Potong yang tidak berkenaan)
*No. : ……………………………..

Tarikh: ……………….. ……………………….
(Tandatangan dan Cop)
Pengetua/Guru Besar
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(21) JD108638 - PNMB., K.L.


Lampiran 4-2A




RESIT RASMI MURID




RM.01(Pin.09)
B

ASAL



KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH: ……………………………………………………………
TAHUN: ………………………….



Diterima daripada: …………………………………………………………...
Kelas:
……………………………………………………………………...

Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama

(Potong yang tidak berkenaan)


Bil. Perihal Penerimaan RM Sen
1
Kokurikulum

2 Kertas Ujian Dalaman
3 Sukan Tahunan Sekolah
4 Skim Perlindungan Diri
5 MSSM
6 Majalah Sekolah
7 Asrama : Makanan
Pendaftaran
Dobi
Lain-lain
8 Pelbagai


JUMLAH



Ringgit Malaysia: ……………………………………………………………
. …………………………………………………………...



*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang

(Potong yang tidak berkenaan)


*No. : ……………………………..


Tarikh: ……………….. ……………………….

(Tandatangan dan Cop)
Pengetua/Guru Besar
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(21) JD108638 - PNMB., K.L.


1
2
3
4
5 6
7
8
9
10
11
Panduan mengisi :
1. Nama Sekolah
2. Tahun kewangan
3. Nama pembayar
4. Kumpulan Wang yang dikenakan
5. Perihal penerimaan
6. Amaun yang diterima
7. Jumlah amaun yang diterima
8. Jumlah terimaan dalam perkataan
9. Kaedah pembayaran
10. No. Rujukan wang pos/bankdraf/kiriman wang
11. Tarikh terima wang
12. Tandatangan Guru Kelas/Pegawai yang diberi kuasa
12
N
A
M
A

G
U
R
U

:
T
a
h
u
n

:
D
A
R
J
A
H

/

T
I
N
G
K
A
T
A
N

:
B
i
l
a
n
g
a
n

M
u
r
i
d

:
J
U
M
L
A
H

K
U
T
I
P
A
N

H
A
R
I
A
N
J
U
M
L
A
H

K
U
T
I
P
A
N

T
E
R
K
U
M
P
U
L
J
U
M
L
A
H

S
E
P
A
T
U
T
N
Y
A
L
a
m
p
i
r
a
n

4
-
3
B
O
R
A
N
G

K
U
T
I
P
A
N

D
A
N

S
E
R
A
H
A
N

G
U
R
U

K
E

P
E
J
A
B
A
T
T
a
r
i
k
h
N
o
.

S
i
r
i

R
e
s
i
t

M
u
r
i
d
B
i
l
.
M
u
r
i
d
J
E
N
I
S

K
U
T
I
P
A
N
J
u
m
l
a
h

B
a
y
a
r
a
n
R
e
s
i
t

R
a
s
m
i

P
e
j
a
b
a
t
T
u
n
a
i
/
C
e
k
M
e
l
a
l
u
i

B
a
n
k
J
u
m
l
a
h

B
e
s
a
r
N
o
m
b
o
r
T
a
r
i
k
h
J
U
M
L
A
H

S
E
P
A
T
U
T
N
Y
A
J
U
M
L
A
H

B
E
L
U
M

T
E
R
I
M
A
I
s
i

d
a
l
a
m

2

s
a
l
i
n
a
n

s
e
t
i
a
p

k
a
l
i

s
e
r
a
h
a
n

d
i
b
u
a
t

(
s
a
t
u

s
a
l
i
n
a
n

d
i
s
i
m
p
a
n

o
l
e
h

g
u
r
u

G
u
r
u
/
P
e
g
a
w
a
i

y
a
n
g

m
e
n
y
e
r
a
h
k
a
n

w
a
n
g
;
P
e
g
a
w
a
i

y
a
n
g

m
e
n
e
r
i
m
a

w
a
n
g
d
a
n

s
a
t
u

s
a
l
i
n
a
n

d
i
s
i
m
p
a
n

o
l
e
h

p
e
j
a
b
a
t
)
.




































T
a
n
d
a
t
a
n
g
a
n

G
u
r
u
T
a
n
d
a
t
a
n
g
a
n

(
N
a
m
a

:















)
(
N
a
m
a

:













)
T
a
r
i
k
h
:














T
a
r
i
k
h
:














N
A
M
A

G
U
R
U

:

P
u
a
n

N
o
r
l
a
i
l
a

b
t
.

A
l
i
T
a
h
u
n

:
2
0
0
5
B
i
l
a
n
g
a
n

M
u
r
i
d

:
3
0
3
.
1
.
2
0
0
5
0
5
1
-
0
6
0
1
0
1
2
0
1
0
0
1
2
0
1
5
4
0
3
9
5
3
9
5
A

0
0
1
3
.
1
.
2
0
0
5
3
.
1
.
2
0
0
5
0
6
1
-
0
7
0
1
0
1
2
0
1
0
0
1
2
0
1
5
4
0
3
9
5
3
9
5
A

0
0
2
3
.
1
.
2
0
0
5
J
E
N
I
S

K
U
T
I
P
A
N
J
u
m
l
a
h

B
a
y
a
r
a
n
J
u
m
l
a
h

B
e
s
a
r
N
o
m
b
o
r
L
a
m
p
i
r
a
n

4
-
3
A
B
O
R
A
N
G

K
U
T
I
P
A
N

D
A
N

S
E
R
A
H
A
N

G
U
R
U

K
E

P
E
J
A
B
A
T
D
A
R
J
A
H

/

T
I
N
G
K
A
T
A
N

:
2
A
T
a
r
i
k
h
N
o
.

S
i
r
i

R
e
s
i
t

M
u
r
i
d


B
i
l
.
M
u
r
i
d
T
a
r
i
k
h
R
e
s
i
t

R
a
s
m
i

P
e
j
a
b
a
t
Y
u
r
a
n

K
h
a
s
K
e
r
t
a
s

U
j
i
a
n
M
a
j
a
l
a
h
I
n
s
u
r
a
n
s
M
S
S
D
/

M
S
S
M
T
u
n
a
i
M
e
l
a
l
u
i

B
a
n
k
1
2
8
6
7
5
4
3
P
a
n
d
u
a
n

m
e
n
g
i
s
i

b
o
r
a
n
g
:
1
.



N
a
m
a

G
u
r
u

k
e
l
a
s
2
.



N
a
m
a

d
a
r
j
a
h
/
t
i
n
g
k
a
t
a
n


3
.



T
a
h
u
n

k
e
w
a
n
g
a
n
4
.



J
u
m
l
a
h

m
u
r
i
d

d
a
l
a
m

k
e
l
a
s
5
.



T
a
r
i
k
h

t
e
r
i
m
a
a
n

t
u
n
a
i

a
t
a
u

S
l
i
p

B
a
y
a
r

M
a
s
u
k

B
a
n
k
6
.



N
o
m
b
o
r

s
i
r
i

r
e
s
i
t

m
u
r
i
d

(
d
a
r
i

-
h
i
n
g
g
a
)
7
.



B
i
l
a
n
g
a
n

m
u
r
i
d

m
e
m
b
a
y
a
r

y
u
r
a
n

(
r
u
j
u
k

r
e
s
i
t
)
8
.



A
m
a
u
n

m
e
n
g
i
k
u
t

a
n
a
l
i
s
a

p
e
r
u
n
t
u
k
a
n

y
a
n
g

d
i
t
e
r
i
m
a

9
.



J
u
m
l
a
h

b
a
y
a
r
a
n

m
e
l
a
l
u
i

t
u
n
a
i

d
a
n

m
e
l
a
l
u
i

b
a
n
k
1
0
.

J
u
m
l
a
h

k
u
t
i
p
a
n


h
a
r
i
a
n

y
a
n
g

d
i
t
e
r
i
m
a
1
1
.

J
u
m
l
a
h

k
u
t
i
p
a
n


y
a
n
g


t
e
l
a
h

d
i
t
e
r
i
m
a

(
j
i
k
a

a
d
a
)

d
i
t
a
m
b
a
h

j
u
m
l
a
h

k
u
t
i
p
a
n

h
a
r
i
a
n
1
2
.

J
u
m
l
a
h

s
e
p
a
t
u
t
n
y
a

d
i
t
e
r
i
m
a

m
e
n
g
i
k
u
t

j
u
m
l
a
h

m
u
r
i
d

d
a
l
a
m

k
e
l
a
s
1
3
.

J
u
m
l
a
h

b
e
l
u
m

t
e
r
i
m
a
1
4
.

T
a
n
d
a
t
a
n
g
a
n

d
a
n

t
a
r
i
k
h

G
u
r
u

K
e
l
a
s

y
a
n
g

m
e
n
y
e
r
a
h
k
a
n

w
a
n
g

k
e

p
a
j
a
b
a
t
1
5
.

T
a
n
d
a
t
a
n
g
a
n

d
a
n

t
a
r
i
k
h

p
e
g
a
w
a
i

y
a
n
g

d
i
b
e
r
i

k
u
a
s
a

m
e
n
e
r
i
m
a

w
a
n
g

d
i
p
e
r
i
n
g
k
a
t

p
e
j
a
b
a
t
1
6
.

N
o
m
b
o
r

r
e
s
i
t

p
e
j
a
b
a
t

d
a
n

t
a
r
i
k
h

d
i
k
e
l
u
a
r
k
a
n

r
e
s
i
t
.
9
1
6
J
U
M
L
A
H

K
U
T
I
P
A
N

H
A
R
I
A
N
2
4
0
2
0
0
2
4
0
3
0
8
0
3
9
5
3
9
5
7
9
0
J
U
M
L
A
H

K
U
T
I
P
A
N

T
E
R
K
U
M
P
U
L
J
U
M
L
A
H

S
E
P
A
T
U
T
N
Y
A
3
6
0
3
0
0
3
6
0
4
5
1
2
0
1
1
8
5
J
U
M
L
A
H

B
E
L
U
M

T
E
R
I
M
A
1
2
0
1
0
0
1
2
0
1
5
4
0
3
9
5
I
s
i

d
a
l
a
m

2

s
a
l
i
n
a
n

s
e
t
i
a
p

k
a
l
i

s
e
r
a
h
a
n

d
i
b
u
a
t

(
s
a
t
u

s
a
l
i
n
a
n

d
i
s
i
m
p
a
n

o
l
e
h

g
u
r
u

G
u
r
u
/
P
e
g
a
w
a
i

y
a
n
g

m
e
n
y
e
r
a
h
k
a
n

w
a
n
g
;
P
e
g
a
w
a
i

y
a
n
g

m
e
n
e
r
i
m
a

w
a
n
g
d
a
n

s
a
t
u

s
a
l
i
n
a
n

d
i
s
i
m
p
a
n

o
l
e
h

p
e
j
a
b
a
t
)
.


































T
a
n
d
a
t
a
n
g
a
n

G
u
r
u
T
a
n
d
a
t
a
n
g
a
n

(
N
a
m
a

:














)
(
N
a
m
a

:













)
T
a
r
i
k
h
:














T
a
r
i
k
h
:














1
4
1
3
1
4
.

T
a
n
d
a
t
a
n
g
a
n

d
a
n

t
a
r
i
k
h

G
u
r
u

K
e
l
a
s

y
a
n
g

m
e
n
y
e
r
a
h
k
a
n

w
a
n
g

k
e

p
a
j
a
b
a
t
1
5
.

T
a
n
d
a
t
a
n
g
a
n

d
a
n

t
a
r
i
k
h

p
e
g
a
w
a
i

y
a
n
g

d
i
b
e
r
i

k
u
a
s
a

m
e
n
e
r
i
m
a

w
a
n
g

d
i
p
e
r
i
n
g
k
a
t

p
e
j
a
b
a
t
1
6
.

N
o
m
b
o
r

r
e
s
i
t

p
e
j
a
b
a
t

d
a
n

t
a
r
i
k
h

d
i
k
e
l
u
a
r
k
a
n

r
e
s
i
t
.
1
2
1
0
1
5
1
1
T
.
T
.

P
E
N
E
R
I
M
A
N
O
.

R
E
S
I
T

P
E
J
A
B
A
T
C
A
T
A
T
A
N
L
a
m
p
i
r
a
n

4
-
4
D
A
F
T
A
R

P
E
N
E
R
I
M
A
A
N

W
A
N
G

M
E
L
A
L
U
I

P
O
S
N
O
.

R
U
J
U
K
A
N

M
E
L
N
O
.

C
E
K
/
W
A
N
G

P
O
S
T
A
R
I
K
H

T
E
R
I
M
A
B
I
L
N
A
M
A

P
E
N
G
I
R
I
M
A
M
A
U
N

(
R
M
)
P
E
R
I
H
A
L
N
A
M
A

D
A
N

J
A
W
A
T
A
N

P
E
N
E
R
I
M
A
Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SMK/SK ………………………………
dengan ini memberi kebenaran menerima wang awam serta menulis dan menandatangan
Resit Rasmi Murid kepada:
Nama : _________________________________________________________
Kad Pengenalan : _________________________________________________
Jawatan :________________________________
2. Kebenaran menerima wang awam yang diberi adalah seperti berikut :-
i) _______________________________________________
ii) _______________________________________________
iii) _______________________________________________
3. Kebenaran ini diberi mulai ……………………… sehingga …………………….
atau kebenaran ini ditarik balik.
Lampiran 4-5
SURAT KEBENARAN
MENERIMA WANG AWAM, MENULIS DAN MENANDATANGAN RESIT
(AP 69 dan AP 70(a)(iv))
atau kebenaran ini ditarik balik.
………………………………..
t.t PENGETUA / GURU BESAR
COP NAMA DAN JAWATAN
Saya……………………………………………..
yang telah diberi seperti di atas.
………..
TARIKH
Nota :
i. Gunakan Kepala Surat Rasmi Sekolah
ii. Isi dalam 2 salinan. Tandatangan tidak boleh menggunakan karbon
iii. Asal disimpan oleh penerima kuasa
iv. Pendua disimpan dalam fail sekolah
…………………………………………………….
TANDATANGAN
TARIKH
dengan ini menerima kebenaran
…………
L
a
m
p
i
r
a
n

4
-
6
N
a
m
a

P
e
n
g
i
r
i
m
N
o
.

C
e
k
T
a
r
i
k
h
A
m
a
u
n

(
R
M
)
S
e
b
a
b

C
e
k

T
a
k

L
a
k
u
C
a
t
a
t
a
n
D
A
F
T
A
R

C
E
K

T
A
K

L
A
K
U
P
e
r
i
h
a
l

C
e
k

T
a
k

L
a
k
u
T
a
r
i
k
h

C
e
k

T
a
k

L
a
k
u

D
i
t
e
r
i
m
a

D
a
r
i

B
a
n
k

B
i
l
T
E
R
I
M
A
A
N
B
a
k
i

(
N
a
s
k
a
h
)
C
a
t
a
t
a
n
T
a
r
i
k
h
J
u
m
l
a
h

N
a
s
k
a
h
K
e
p
a
d
a

(
N
a
m
a

&

J
a
w
a
t
a
n
)
T
a
n
d
a

t
a
n
g
a
n

P
e
n
e
r
i
m
a
K
E
L
U
A
R
A
N
N
o
m
b
o
r

S
i
r
i
N
o
m
b
o
r

S
i
r
i
T
a
r
i
k
h
J
u
m
l
a
h

N
a
s
k
a
h
O
l
e
h

(
N
a
m
a

&

J
a
w
a
t
a
n
)
L
a
m
p
i
r
a
n

4
-
7
D
a
r
i
H
i
n
g
g
a
D
a
r
i
H
i
n
g
g
a
D
A
F
T
A
R

S
T
O
K

B
U
K
U

R
E
S
I
T
3
.
0
1
.
1
0
1
0
A
B
2
5
1
0
0
1
A
B
2
5
1
5
0
0
H
j
.

A
h
m
a
d

K
a
r
i
m

(
G
B
)
a
h
m
a
d
1
0
4
.
0
1
.
1
0
1
A
B
2
5
1
0
0
1
A
B
2
5
1
0
5
0
S
i
t
i

A
z
r
i
n
a

D
a
u
d

(
P
T
)
s
a
d
9
K
W
K
T
a
r
i
k
h
J
u
m
l
a
h

N
a
s
k
a
h
O
l
e
h

(
N
a
m
a

&

J
a
w
a
t
a
n
)
L
a
m
p
i
r
a
n

4
-
7
A
D
a
r
i
H
i
n
g
g
a
D
a
r
i
H
i
n
g
g
a
D
A
F
T
A
R

S
T
O
K

B
U
K
U

R
E
S
I
T
T
E
R
I
M
A
A
N
B
a
k
i

(
N
a
s
k
a
h
)
C
a
t
a
t
a
n
T
a
r
i
k
h
J
u
m
l
a
h

N
a
s
k
a
h
K
e
p
a
d
a

(
N
a
m
a

&

J
a
w
a
t
a
n
)
T
a
n
d
a

t
a
n
g
a
n

P
e
n
e
r
i
m
a
K
E
L
U
A
R
A
N
N
o
m
b
o
r

S
i
r
i
N
o
m
b
o
r

S
i
r
i
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0
1
1
P
a
n
d
u
a
n

m
e
n
g
i
s
i

:
1
.



T
a
r
i
k
h

t
e
r
i
m
a

s
t
o
k

b
u
k
u

r
e
s
i
t
2
.



J
u
m
l
a
h

b
u
k
u

r
e
s
i
t

y
a
n
g

d
i
t
e
r
i
m
a
3
.



N
o
m
b
o
r

s
i
r
i

p
e
r
t
a
m
a

b
u
k
u

p
e
r
t
a
m
a

h
i
n
g
g
a

n
o
m
b
o
r

s
i
r
i

t
e
r
a
k
h
i
r

b
u
k
u

t
e
r
a
k
h
i
r
4
.



N
a
m
a

P
e
g
a
w
a
i

P
e
m
u
n
g
u
t

d
a
n

j
a
w
a
t
a
n
5
.



T
a
r
i
k
h

b
u
k
u
r
e
s
i
t

d
i
k
e
l
u
a
r
k
a
n
6
.



J
u
m
l
a
h

b
u
k
u

r
e
s
i
t

y
a
n
g

d
i
k
e
l
u
a
r
k
a
n
7
.



N
o
m
b
o
r

s
i
r
i

b
u
k
u

r
e
s
i
t

y
a
n
g

d
i
k
e
l
u
a
r
k
a
n
8
.



N
a
m
a

P
e
g
a
w
a
i

y
a
n
g

m
e
n
g
e
n
d
a
l
i
k
a
n
b
u
k
u

r
e
s
i
t

d
a
n

j
a
w
a
t
a
n
9
.



T
a
n
d
a
t
a
n
g
a
n

p
e
n
e
r
i
m
a

b
u
k
u

r
e
s
i
t
1
0
.

B
a
k
i

s
t
o
k

b
u
k
u

r
e
s
i
t

y
a
n
g

b
e
l
u
m

d
i
g
u
n
a
k
a
n
1
0
.

B
a
k
i

s
t
o
k

b
u
k
u

r
e
s
i
t

y
a
n
g

b
e
l
u
m

d
i
g
u
n
a
k
a
n
Contoh Slip Bayar Masuk Bank
TUNAI
BUKAN TUNAI
NAMA PENERIMA: No. Akaun:
ALAMAT PENERIMA: Nama:
Tingkatan:
No. KP
Bank Pembayar No. Cek: Tempat: Amaun
Tujuan Pembayaran (Jenis Yuran/Penggal/Tahun)
Lampiran 4-8
Logo
Sekolah
Nama & alamat Sekolah:.
…………………………………………………
………………………………………………...
Logo
Bank
Nama & alamat bank:
……………………………………………...
……………………………………………...
BORANG MASUK
KIRA-KIRA SEMASA Tarikh: …………….
NO. SIRI: ……………………..
Sah apabila ada cetakan komputer
PERHATIAN KEPADA PELANGGAN-PELANGGAN NOTICE TO CUSTOMERS
Resit ini hanya diakui sah apabila ada pengesahan komputer atau This slip is only valid with computer validation or it bears a signature of
ditandatangani oleh pegawai pegawai bank ini. an authorized officer.
Peringatan:
1 Bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya.
2 Murid dikehendaki mengambil 2 salinan slip selepas pembayaran di bank.
3 Murid mesti menyerahkan salinan ketiga kepada Guru Kelas sebagai bukti bayaran telah dibuat.
4 Pindaan pada slip bank adalah tidak dibenarkan.
N
A
M
A

G
U
R
U
/
W
A
R
D
E
N
/
P
E
N
Y
E
L
I
A

A
S
R
A
M
A


:















.
.
K
E
L
A
S
/
B
L
O
K
/
D
O
R
M

A
S
R
A
M
A


:







.
N
O
.

S
I
R
I

S
L
I
P
A
M
A
U
N
N
O
.

R
E
S
I
T
T
A
R
I
K
H
B
I
L
.
N
A
M
A

M
U
R
I
D
B
A
Y
A
R

M
A
S
U
K
(
R
M
)
R
A
S
M
I

M
U
R
I
D
R
E
S
I
T
B
A
N
K
L
a
m
p
i
r
a
n

4
-
9
S
E
R
A
H
A
N

S
L
I
P
D
A
F
T
A
R

S
L
I
P

B
A
Y
A
R

M
A
S
U
K

B
A
N
K

(
U
N
T
U
K

K
U
T
I
P
A
N

Y
U
R
A
N

M
E
L
A
L
U
I

B
A
N
K

S
A
H
A
J
A
)
T
E
R
I
M
A
A
N

S
L
I
P
C
A
T
A
T
A
N
N
A
M
A

G
U
R
U
/
W
A
R
D
E
N
/
P
E
N
Y
E
L
I
A

A
S
R
A
M
A


:















.
.
K
E
L
A
S
/
B
L
O
K
/
D
O
R
M

A
S
R
A
M
A


:







.
N
O
.

S
I
R
I

S
L
I
P
A
M
A
U
N
N
O
.

R
E
S
I
T
T
A
R
I
K
H
B
I
L
.
N
A
M
A

M
U
R
I
D
B
A
Y
A
R

M
A
S
U
K
(
R
M
)
R
A
S
M
I

M
U
R
I
D
R
E
S
I
T
B
A
N
K
1
.
A
i
n
u
l

M
a
i
s
a
r
a
h

B
i
n
t
i

K
h
a
i
r
u
l

A
n
u
a
r
2
1
1
0
2
0
0
.
0
0
A
K

9
1
3
4
1
3
1
6
.
0
1
.
2
0
1
0
2
.
D
a
n
i
a

A
i
s
y
a
h

B
i
n
t
i

I
s
k
a
n
d
a
r
2
1
1
1
6
0
0
.
0
0
A
K

9
1
3
4
1
0
1
6
.
0
1
.
2
0
1
0
3
.
N
u
r
u
l

A
i
n

B
i
n
t
i

M
o
h
d

A
m
i
n
2
1
1
2
2
0
0
.
0
0
A
K

9
1
3
4
1
1
1
6
.
0
1
.
2
0
1
0
4
.
S
i
t
i

F
a
t
i
m
a
h

B
i
n
t
i

A
h
m
a
d
2
1
1
3
2
0
0
.
0
0
A
K

9
1
3
4
1
2
1
6
.
0
1
.
2
0
1
0
L
a
m
p
i
r
a
n

4
-
9
A
S
E
R
A
H
A
N

S
L
I
P
D
A
F
T
A
R

S
L
I
P

B
A
Y
A
R

M
A
S
U
K

B
A
N
K

(
U
N
T
U
K

K
U
T
I
P
A
N

Y
U
R
A
N

M
E
L
A
L
U
I

B
A
N
K

S
A
H
A
J
A
)
T
E
R
I
M
A
A
N

S
L
I
P
C
A
T
A
T
A
N
H
j
h
.

R
a
m
l
a
h

b
t

I
s
m
a
i
l
A
s
r
a
m
a

K
e
n
a
n
g
a
1
2
3
4
5
6
7
8
P
a
n
d
u
a
n

m
e
n
g
i
s
i

:
1
.



N
a
m
a

P
e
g
a
w
a
i

y
a
n
g

d
i
b
e
r
i

k
u
a
s
a

m
e
m
b
u
a
t
k
u
t
i
p
a
n
9
P
a
n
d
u
a
n

m
e
n
g
i
s
i

:
1
.



N
a
m
a

P
e
g
a
w
a
i

y
a
n
g

d
i
b
e
r
i

k
u
a
s
a

m
e
m
b
u
a
t
k
u
t
i
p
a
n
2
.



N
a
m
a
k
e
l
a
s
/
b
l
o
k
/
d
o
r
m

a
s
r
a
m
a
3
.



B
i
l
a
n
g
a
n

m
u
r
i
d
/
p
e
n
g
h
u
n
i

a
s
r
a
m
a
4
.



N
a
m
a

m
u
r
i
d
/
p
e
n
g
h
u
n
i
a
s
r
a
m
a
5
.



N
o
m
b
o
r
s
i
r
i

S
l
i
p

B
a
y
a
r

M
a
s
u
k

B
a
n
k

m
e
n
g
i
k
u
t

s
e
t
i
a
p

m
u
r
i
d
/
p
e
n
g
h
u
n
i

a
s
r
a
m
a
6
.



J
u
m
l
a
h

k
u
t
i
p
a
n

y
a
n
g

p
e
r
l
u

d
i
j
e
l
a
s
k
a
n

o
l
e
h

m
u
r
i
d
/
p
e
n
g
h
u
n
i

a
s
r
a
m
a
7
.



N
o
m
b
o
r

r
u
j
u
k
a
n

R
e
s
i
t

R
a
s
m
i

M
u
r
i
d

y
a
n
g

d
i
k
e
l
u
a
r
k
a
n
8
.



T
a
r
i
k
h

R
e
s
i
t

R
a
s
m
i

M
u
r
i
d

d
i
k
e
l
u
a
r
k
a
n

k
e
p
a
d
a

m
u
r
i
d
/
p
e
n
g
h
u
n
i

a
s
r
a
m
a


BAB 4 - TERIMAAN
TAJUK : 4.1 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWS)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran






1.




2.



3.





4.



5.


6.




7.





8.







Terima kutipan daripada
murid / pembayar.



Tulis dan tandatangan Resit
Rasmi Murid (RM01)


Serahkan kepada murid /
pembayar




Rekod dalam Daftar Slip
Bayar Masuk Bank (sekiranya
kutipan terus ke dalam bank)

Rekod dalam Buku
Kedatangan Murid

Catat dalam Borang Kutipan
Dan Serahan Guru Ke
Pejabat


Serah kutipan bersama-sama
Borang Kutipan Dan Serahan
Guru Ke Pejabat (Lampiran
5-5) dan buku Resit Murid
(RM01) berkaitan ke pejabat.

Dapatkan Resit Pejabat untuk
dikepil dan dicatat pada
Borang Kutipan dan Serahan
Guru Ke Pejabat.







Guru Kelas




Guru Kelas



Guru Kelas





Guru Kelas



Guru Kelas


Guru Kelas




Guru Kelas





Guru Kelas





Terima Kutipan
Mula
Sedia Resit Rasmi Murid
(RM01)
Catat Dalam Borang
Kutipan Dan Serahan Guru
Ke Pejabat
Rekod Dalam Buku
Kedatangan Murid
Tamat
1. Wang Kutipan
2. Buku Resit Murid
3. Borang (Lampiran 5-5)
Serah Ke
Pejabat
Resit Rasmi
Murid (RM01)

Murid /
Pembayar
Kutipan terus
ke bank?
Rekod Dalam
Daftar Slip Bayar
Masuk Bank
Ya
Tidak
Dapatkan Resit Pejabat


BAB 3 - TERIMAAN
TAJUK : 3.2 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWA)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran






1.




2.



3.





4.




5.


6.




7.





8.






Terima kutipan dari murid /
pembayar.



Tulis dan tandatangan Resit
Rasmi Murid (RM01)


Serahkan kepada murid /
pembayar




Rekod dalam Daftar Slip
Bayar Masuk Bank
(sekiranya kutipan terus ke
dalam bank)

Rekod dalam Buku
Kedatangan Murid

Catat dalam Borang Kutipan
Dan Serahan Guru Ke
Pejabat


Serah kutipan bersama-
sama Borang Kutipan Dan
Serahan Guru Ke Pejabat
(Lampiran 5-5) dan buku
Resit Murid (RM01) berkaitan
ke pejabat.

Dapatkan Resit Pejabat
untuk dikepil dan dicatat
pada Borang Kutipan dan
Serahan Guru Ke Pejabat.







Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa


Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa

Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa



Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa

Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa

Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa


Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa



Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa






Terima Kutipan
Mula
Sedia Resit Rasmi Murid
(RM01)
Catat Dalam Borang
Kutipan Dan Serahan Guru
Ke Pejabat
Rekod Dalam Buku
Kedatangan Murid
Tamat
4. Wang Kutipan
5. Buku Resit Murid
6. Borang (Lampiran 5-5)
Serah Ke
Pejabat
Resit Rasmi
Murid (RM01)

Murid /
Pembayar
Kutipan terus
ke bank?
Rekod Dalam
Daftar Slip Bayar
Masuk Bank
Ya
Tidak
Dapatkan Resit Pejabat
No Resit Pejabat



BAB 3 - TERIMAAN
TAJUK : 3.3 PROSES TERIMAAN OLEH PEJABAT
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran





1.




2.





3.





4.






5.






6.











Terima wang tunai/ cek/
kiriman wang / terimaan atas
talian (EFT).


Rekod terimaan melalui pos
ke dalam Daftar Penerimaan
Wang Melalui Pos (sekiranya
menerima kiriman wang/cek
melalui pos)

Tulis Resit Rasmi Pejabat
(RP01) dan dapatkan
tandatangan Pengurus
Sekolah


Serahkan Resit Pejabat
kepada pembayar. Bagi
pungutan melalui pos, Resit
Pejabat hendaklah dikirimkan
melalui pos.


Rekod dalam Buku Tunai di
bahagian Terimaan setiap
Resit Pejabat yang
dikeluarkan termasuk yang
dibatalkan pada hari yang
sama.

Sediakan Slip Bayar Masuk
Bank untuk memasukkan
kutipan (tunai/cek/kiriman
wang) ke bank pada hari yang
sama.







PT / Penyelia
Asrama



PT / Penyelia
Asrama




PT / Penyelia
Asrama &
Pengurus
Sekolah


PT / Penyelia
Asrama





PT / Penyelia
Asrama





PT / Penyelia
Asrama


Terima Kutipan
Mula
Rekod Daftar
Mel
Sedia Resit Pejabat
(RP01)
Serah Kutipan
Tamat
Resit Pejabat
(RP01)

Melalui Pos
Pembayar
Rekod Dalam Buku
Tunai (Terimaan)
Sediakan Slip Bayar
Masuk Bank Bank
Tunai/ Cek/
EFT
Bab 5 PEMBAYARAN

44

5.1 PENDAHULUAN

Pembayaran merupakan proses menyelesaikan tanggungan sekolah.
Pengurus Sekolah perlu memahami kaedah pembayaran dengan baik untuk
melicinkan lagi pengurusan pentadbiran kewangan. Selaku Pegawai
Perakaunan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Tatacara Kewangan 1957,
Pengurus Sekolah bertanggungjawab tentang kesahihan semua perbelanjaan
yang dilakukan berkenaan dengan kumpulan wang yang diselenggarakan di
sekolah.


5.2 TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

5.2.1 Dalam urusan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan
bahawa:

(a) Peruntukan bagi setiap kumpulan wang yang terlibat mencukupi
dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang dibuat.

(b) Semua bil/invois/tuntutan dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari
tarikh bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan
sempurna.

(c) Segala pembayaran yang dilakukan oleh sekolah adalah sah
serta disokong dengan Baucar Bayaran dan dokumen
sokongan.

(d) Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah.

(e) Sekiranya membenarkan atau mengarahkan sesuatu
perbelanjaan tanpa kuasa sepatutnya, akan
dipertanggungjawab bagi jumlah yang dibelanjakan.



AP3 & AP9
Sek.3 Akta
Tatacara
Kewangan
1957
(Akta61)

AP 92b

Bab 5 PEMBAYARAN

45

5.3 DAFTAR BIL

5.3.1 Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang
diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Format Daftar Bil adalah
seperti di Lampiran 5-1 dan contoh pengisian adalah seperti di
Lampiran 5-1A. Tujuan daftar ini diselenggara adalah bagi
memastikan:-

(a) Semua bil/invois/tuntutan (kecuali bil Panjar Wang Runcit)
direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh
ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. Bagi tujuan ini
semua bil/invois/tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh
terima.

(b) Semua bil/invois/tuntutan yang belum dijelaskan pada akhir
tahun kewangan hendaklah diambil kira sebagai Akaun Belum
Bayar.

5.3.2 Catatan dalam Daftar Bil perlu dibuat mengikut turutan tarikh sebaik
sahaja bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna.
Daftar Bil hendaklah dikemaskini selepas Baucar Bayaran disediakan
dan cek bayaran dikeluarkan.

5.3.3 Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh
Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah
ditandatangan beserta tarikh.

5.3.4 Bil/invois/tuntutan yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil dan tidak
diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan,
hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat
pembayaran.




AP 103(a)
AP 103(b)
Bab 5 PEMBAYARAN

46

5.4 BAUCAR BAYARAN

5.4.1 Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan
sesuatu pembayaran dibuat.

5.4.2 Terdapat dua jenis Baucar Bayaran yang digunakan di sekolah:-

(a) Baucar Bayaran ( DKS 006 )
(b) Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)


5.4.3 Baucar Bayaran

(a) Baucar Bayaran perlu disertakan dengan dokumen sokongan
yang lengkap serta diperakukan dan diluluskan oleh Pengurus
Sekolah/pegawai yang diberi kuasa.

(b) Format Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2.

(c) Contoh pengisian Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2A.

5.4.4 Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)

Baucar Kecil disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui
Panjar Wang Runcit (untuk keterangan lanjut, sila rujuk Bab 8 Panjar
Wang Runcit).


5.5 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN

5.5.1 Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/tuntutan yang
lengkap diterima.

5.5.2 Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan. Baucar asal
hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan di sekolah dan
salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama cek.
Bab 5 PEMBAYARAN

47

5.5.3 Baucar Bayaran bernilai kurang daripada RM10,000 hendaklah
diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa.

(a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir/Penolong Kanan) -
penyemak dan pengesah.
(b) perakuan II (Pengurus Sekolah) - pelulus

5.5.4 Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan
oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa.

(a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir /Penolong Kanan) -
penyemak dan pengesah
(b) perakuan II (Penolong Kanan)
(c) perakuan III (Pengurus Sekolah)

5.5.5 Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan
yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu
penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci.

5.5.6 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan maklumat yang
lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja
seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk membolehkan ianya disemak
tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang
dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak,
baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak
tersebut.

5.5.7 Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali
berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan
persendirian yang lain.

5.5.8 Sekiranya bil/invois/Pesanan Sekolah asal hilang, pembayaran
hendaklah dibuat terhadap salinan fotokopi Pesanan Sekolah (salinan
peniga) yang telah diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah
seperti berikut :
AP 99(a)
AP 99(b)
Bab 5 PEMBAYARAN

48

“Saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah
didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran
sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal
tersebut dijumpai, ia tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran”.

5.5.9 Sebelum meluluskan baucar, Pengurus Sekolah hendaklah
memastikan peruntukan adalah mencukupi dan pembayaran belum lagi
dibuat dengan menyemak Daftar Bil.

5.5.10 Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod di
dalam Buku Tunai.

5.5.11 Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, Baucar Bayaran dan semua
dokumen sokongan hendaklah dicop “TELAH BAYAR” bagi
mengelakkan berlaku pembayaran dua kali.

5.5.12 Baucar Bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan
mengikut turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang.


5.6 PULANGAN BALIK KUTIPAN

5.6.1 Jika mana-mana peraturan/pekeliling membolehkan untuk membuat
pulangan balik kutipan daripada murid, tindakan berikut perlu diambil:

(a) Pemohon hendaklah memperakukan jumlah wang yang hendak
dipulangkan dengan mengemukakan Resit Rasmi Murid; dan

(b) Bayaran pulangan balik tersebut hendaklah dipertanggungkan
kepada butiran peruntukan berkenaan.






Bab 5 PEMBAYARAN

49

5.7 MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN BAGI AKTIVITI/
PROGRAM YANG TELAH DILULUSKAN

5.7.1 Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama murid yang
diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan perakuan oleh penerima
wang tersebut.

5.7.2 Pengurus Sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk
menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama jawatan
Pengurus Sekolah.

5.7.3 Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat, senarai
nama penerima wang beserta tandatangan dan baki hendaklah
diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk dilampirkan bersama
Baucar Bayaran.

5.7.4 Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke dalam
peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah dikeluarkan atas
nama jawatan pengurus sekolah tersebut dan dikepilkan bersama
Baucar Bayaran.


5.8 PEMBAYARAN KEPADA PENERIMA YANG TIADA AKAUN BANK

5.8.1 Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun
bank tetapi terdapat bank yang berhampiran, suatu cek perintah yang
tidak berpalang boleh dikeluarkan atas nama penerima.

5.8.2 Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan beserta nama
jawatan Pengurus Sekolah dan juga dicatatkan nombor kad
pengenalan penerima.





AP 96(a)
AP 96(b)
AP 97(b)
Bab 5 PEMBAYARAN

50

5.9 PENGELUARAN CEK

5.9.1 Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek
yang dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat
kepada penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti di
para 5.7.2 sahaja.

5.9.2 Cek yang dikeluarkan bagi Panjar Wang Runcit dan cek pembayaran
agihan secara tunai hendaklah dibuat atas nama jawatan “Pengetua
Sekolah” atau “Guru Besar Sekolah”. Nama dan nombor kad
pengenalan pembawa perlu dicatat di belakang cek dan disahkan oleh
salah seorang pegawai pengesah yang dinyatakan di perenggan 4
borang Kuasa Tetap (borang AK 52).

Contoh:

”Saya dengan ini membenarkan ………….(nama)...................... No.
Kad Pengenalan ................................. menunaikan cek yang bernilai
RM....................... ini.”
Tandatangan: ……………………..

5.9.3 Bagi bayaran kepada penerima yang tiada akaun bank, cek hendaklah
dibuat atas nama penerima.

5.9.4 Semua butiran di atas cek perlu ditulis dengan jelas menggunakan
dakwat kekal. Keratan cek hendaklah dilengkapkan dengan maklumat
seperti yang terdapat di cek.

5.9.5 Jika berlaku kesilapan/kerosakan, cek tersebut hendaklah dibatalkan
dan dikepilkan bersama-sama keratan cek. Sekiranya perlu, cek yang
baru perlu dikeluarkan bagi menggantikan cek yang dibatalkan.

5.9.6 Cek-cek yang dikeluarkan hendaklah dihadkan tempoh laku selama tiga
bulan.


AP 117
Bab 5 PEMBAYARAN

51

5.9.7 Pihak sekolah tidak dibenarkan mengeluarkan cek tarikh tertunda (Post
Dated Cheque).

5.9.8 Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dilarang untuk
menandatangan cek yang belum disediakan dengan lengkap dan
sempurna.

5.9.9 Semua cek yang dikeluarkan hendaklah berdasarkan nama penerima
pada Baucar Bayaran. Pengeluaran cek ‘TUNAI’ adalah dilarang.

5.9.10 Nombor, tarikh dan amaun pada cek hendaklah direkod ke dalam
Daftar Bil bagi melengkapkan daftar tersebut.


5.10 KUASA MENANDATANGAN CEK

5.10.1 Cek hanya boleh ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa melalui
Kuasa Tetap (Borang AK 52).

5.10.2 Kuasa menandatangan cek bernilai kurang RM10,000.00 diberi kepada
dua (2) orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana
seorang daripada pegawai berikut:-

(a) Penolong Kanan (Pentadbiran)
(b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid)
(c) Penolong Kanan (Kokurikulum)

5.10.3 Kuasa menandatangan cek bernilai RM10,000.00 dan ke atas diberi
kepada tiga orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana
dua orang daripada pegawai berikut:-

(a) Penolong Kanan (Pentadbiran)
(b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid)
(c) Penolong Kanan (Kokurikulum)


SPK Bil
3/1999
Bab 5 PEMBAYARAN

52

5.10.4 Semasa ketiadaan Pengurus Sekolah dalam tempoh yang panjang
seperti cuti belajar, cuti haji dan sebagainya, cek boleh ditandatangan
oleh Penolong Kanan (Pentadbiran)/Guru Kanan untuk menggantikan
Pengurus Sekolah sekiranya ada surat kuasa daripada Ketua PTJ.


5.11 PEMBATALAN CEK TAMAT TEMPOH LAKU ATAU ROSAK

5.11.1 Cek yang tamat tempoh laku atau rosak dan telah direkod dalam Buku
Tunai hendaklah dibatalkan seperti berikut :-

(a) Satu resit perlu dikeluarkan mengikut kumpulan wang atas
nama Jawatan Pengurus Sekolah bagi membatalkan cek
berkenaan dengan keterangan pada resit “Untuk Pembatalan
Cek Nombor …………………………………… bertarikh
……………………..serta No Baucar Asal………..”.

(b) Cek yang dibatalkan perlu direkod ke dalam Daftar Cek Batal
seperti di Lampiran 5-3. Contoh pengisian Daftar Cek Batal
seperti di Lampiran 5-3A.

(c) Resit berkenaan hendaklah direkod sebagai terimaan di lajur
peruntukan yang asal dalam Buku Tunai.

(d) Untuk membuat pembayaran semula, satu Baucar Bayaran
yang baru perlu disediakan dan hanya resit asal pembatalan cek
perlu dikepilkan sebagai dokumen sokongan.

(e) Butiran cek gantian perlu direkodkan ke dalam Daftar Cek Batal.

(f) Cek gantian yang tidak dapat dikeluarkan sehingga akhir tahun
hendaklah diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar.

(g) Sekiranya cek gantian tidak diperlukan, ia tidak diambilkira
sebagai Akaun Belum Bayar dan catatan ‘Cek Gantian Tidak
Diperlukan’ hendaklah ditulis di dalam Daftar Cek Batal.
Bab 5 PEMBAYARAN

53

5.11.2 Cek rosak yang belum direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan
dan dikepilkan bersama keratan cek dan direkod di dalam Daftar Cek
Batal.


5.12 PENGGANTIAN CEK HILANG

5.12.1 Apabila berlaku kehilangan cek yang masih sah tempoh laku, Pengurus
Sekolah hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:-

(a) Mendapatkan surat pengesahan tentang kehilangan cek
daripada penerima.

(b) Memaklumkan pihak bank secara bertulis untuk menahan
pembayaran dan mendapatkan pengesahan daripada pihak
bank secara bertulis.

(c) Setelah dipastikan bahawa cek yang hilang itu tidak ditunaikan,
maka tindakan menggantikan cek boleh diambil seperti yang
diterangkan dalam para 5.11.1.

(d) Semakan hendaklah dibuat terhadap Penyata Bank bagi bulan
berkenaan untuk memastikan cek yang hilang tidak ditunaikan
sehingga tarikh arahan menahan pembayaran.


5.13 STOK BUKU CEK

5.13.1 Setiap buku cek yang diterima daripada bank perlu diperiksa oleh
Pengurus Sekolah untuk menentukan ia berada dalam keadaan baik
dan nombor cek adalah berturutan. Sekiranya ada cek yang rosak atau
tidak sempurna, buku cek tersebut hendaklah dipulangkan kepada
pihak bank.



Bab 5 PEMBAYARAN

54

5.13.2 Pengurus Sekolah hendaklah membuat perakuan dengan
menandatangan ringkas di belakang keratan cek yang terakhir dengan
catatan seperti berikut :

“Diperakui cek bernombor………hingga………adalah betul.”
Tandatangan :
Nama :
Tarikh :

5.13.3 Semua buku cek yang diterima atau dikeluarkan hendaklah direkod
dengan serta merta dalam Daftar Stok Buku Cek seperti di
Lampiran 5-4. Contoh pengisian format Daftar Stok Buku Cek seperti
di Lampiran 5-4A. Sekolah dibenarkan menggunakan baki cek pada
tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku
Cek.

5.13.4 Buku cek hendaklah disimpan di dalam peti besi sekolah. Manakala
bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, buku cek hendaklah
disimpan di dalam kabinet besi yang berkunci di tempat yang selamat di
premis sekolah.


5.14 CAJ BANK

5.14.1 Caj Bank adalah satu jumlah wang yang dikenakan kepada pemegang
akaun atas perkhidmatan yang diberi oleh pihak bank. Ianya
merupakan perbelanjaan bagi pihak sekolah.

5.14.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan Baucar Bayaran Tanpa Cek
untuk direkodkan di ruang bayaran di buku tunai di bawah butiran
Faedah Bank/Caj Bank mengikut kumpulan wang masing-masing.

5.14.3 Sekiranya tiada faedah bank diberi oleh pihak bank, jumlah wang
tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada peruntukan/butiran
seperti berikut:
AP 115
AP 116
Bab 5 PEMBAYARAN

55

Bil. Jenis Kumpulan Wang Peruntukan/Butiran
i. Kerajaan LPBT
ii. Asrama LPBT
iii. SUWA
• Pelbagai (Kantin) atau
• Sumbangan

5.14.4 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan salinan Penyata
Bank yang menunjukkan jumlah amaun dikenakan dan perlu diakui sah.
T
A
R
I
K
H


N
O
M
B
O
R
T
A
R
I
K
H
N
O
M
B
O
R
T
A
R
I
K
H
N
O
M
B
O
R

D
A
F
T
A
R

B
I
L

L
a
m
p
i
r
a
n

5
-
1
P
E
M
B
E
L
I
A
N

B
A
R
A
N
G
A
N

/

P
E
R
K
H
I
D
M
A
T
A
N
B
A
Y
A
R
A
N
(
D
K
S

0
0
8
)
J
E
N
I
S

K
U
M
P
U
L
A
N

W
A
N
G

:
B
I
L
N
O
.
P
E
S
A
N
A
N
S
E
K
O
L
A
H

/

K
O
N
T
R
A
K
P
E
R
U
N
T
U
K
A
N
A
M
A
U
N

(
R
M
)
N
A
M
A

P
E
M
B
E
K
A
L

/

K
O
N
T
R
A
K
T
O
R
T
A
R
I
K
H

B
I
L
/
I
N
V
O
I
S
D
I
T
E
R
I
M
A
C
A
T
A
T
A
N
C
E
K
B
I
L
/
I
N
V
O
I
S
B
A
U
C
A
R
N
o
.

K
e
l
u
l
u
s
a
n
:

B
P
K
S
(
8
.
1
5
)
2
4
8
-
1
1
(
2
4
)
T
A
R
I
K
H


N
O
M
B
O
R
T
A
R
I
K
H
N
O
M
B
O
R
T
A
R
I
K
H
N
O
M
B
O
R

N
A
M
A

P
E
M
B
E
K
A
L

/

K
O
N
T
R
A
K
T
O
R
T
A
R
I
K
H

B
I
L
/
I
N
V
O
I
S
D
I
T
E
R
I
M
A
C
A
T
A
T
A
N
C
E
K
B
I
L
/
I
N
V
O
I
S
B
A
U
C
A
R
D
A
F
T
A
R

B
I
L

L
a
m
p
i
r
a
n

5
-
1
A
P
E
M
B
E
L
I
A
N

B
A
R
A
N
G
A
N

/

P
E
R
K
H
I
D
M
A
T
A
N
B
A
Y
A
R
A
N
(
D
K
S

0
0
8
)
J
E
N
I
S

K
U
M
P
U
L
A
N

W
A
N
G

:
B
I
L
N
O
.
P
E
S
A
N
A
N
S
E
K
O
L
A
H

/

K
O
N
T
R
A
K
P
E
R
U
N
T
U
K
A
N
A
M
A
U
N

(
R
M
)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0
1
1
1
2
1
1
P
a
n
d
u
a
n

m
e
n
g
i
s
i

:
1
.



J
e
n
i
s

K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g
2
.



B
i
l
a
n
g
a
n

b
i
l

3
.



T
a
r
i
k
h

b
i
l
/
i
n
v
o
i
s

d
i
t
e
r
i
m
a
4
.



N
a
m
a

P
e
m
b
e
k
a
l
/
k
o
n
t
r
a
k
t
o
r
5
.



T
a
r
i
k
h

b
i
l
/
i
n
v
o
i
s

d
i
k
e
l
u
a
r
k
a
n

o
l
e
h

p
e
m
b
e
k
a
l
6
.



N
o
.

r
u
j
u
k
a
n

b
i
l
/
i
n
v
o
i
s
7
.



A
m
a
u
n

y
a
n
g

t
e
r
c
a
t
a
t

d
i

b
i
l
/
i
n
v
o
i
s
8
.



P
e
r
u
n
t
u
k
a
n

y
a
n
g

a
k
a
n

d
i
k
e
n
a
k
a
n

9
.



N
o
.

r
u
j
u
k
a
n

P
e
s
a
n
a
n

S
e
k
o
l
a
h
/
k
o
n
t
r
a
k
N
o
.

K
e
l
u
l
u
s
a
n
:

B
P
K
S
(
8
.
1
5
)
2
4
8
-
1
1
(
2
4
)
6
.



N
o
.

r
u
j
u
k
a
n

b
i
l
/
i
n
v
o
i
s
7
.



A
m
a
u
n

y
a
n
g

t
e
r
c
a
t
a
t

d
i

b
i
l
/
i
n
v
o
i
s
8
.



P
e
r
u
n
t
u
k
a
n

y
a
n
g

a
k
a
n

d
i
k
e
n
a
k
a
n

9
.



N
o
.

r
u
j
u
k
a
n

P
e
s
a
n
a
n

S
e
k
o
l
a
h
/
k
o
n
t
r
a
k
1
0
.

T
a
r
i
k
h

b
a
u
c
a
r

b
a
y
a
r
a
n

d
i
s
e
d
i
a
k
a
n
1
1
.

N
o
.

r
u
j
u
k
a
n

b
a
u
c
a
r

b
a
y
a
r
a
n
1
2
.

T
a
r
i
k
h

c
e
k

d
i
s
e
d
i
a
k
a
n
1
3
.

N
o
m
b
o
r

c
e
k
1
4
.

S
e
b
a
r
a
n
g

c
a
t
a
t
a
n

b
e
r
k
a
i
t
a
n

b
i
l
/
b
a
u
c
a
r
/
c
e
k

Lampiran 5-2

( DKS 006 )

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA


Tahun Kewangan ...................
BAUCAR BAYARAN

Bayaran Tahun Sebelumnya



Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar

Tarikh Baucar

Nama Sekolah :
Nama Penerima :
Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank :
Alamat/Nama Bank :
Perihal :
Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal

Tarikh


No. Rujukan
Amaun

Tarikh

No. Rujukan
Amaun
RM Sen RM Sen








Jumlah Jumlah
PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH
Butiran Cek

Peruntukan Akaun Subsidiari
Amaun
Tarikh Nombor RM Sen





















Jumlah Bersih
Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia :
Disediakan oleh :

Tandatangan dan Tarikh
Perakuan I :

Tandatangan, Nama dan Jawatan
Cop Sekolah :



Perakuan II :

Tandatangan, Nama dan Jawatan
Perakuan III:

Tandatangan, Nama dan Jawatan
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(23)
* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan


Lampiran 5-2A

( DKS 006 )

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA


Tahun Kewangan ...................
BAUCAR BAYARAN

Bayaran Tahun Sebelumnya



Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar

Tarikh Baucar

Nama Sekolah :
Nama Penerima :
Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank :
Alamat/Nama Bank :
Perihal :
Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal

Tarikh


No. Rujukan
Amaun

Tarikh

No. Rujukan
Amaun
RM Sen RM Sen








Jumlah Jumlah
PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH
Butiran Cek

Peruntukan
Akaun Subsidiari Amaun
Tarikh Nombor RM Sen





















Jumlah Bersih
Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia :
Disediakan oleh :

Tandatangan dan Tarikh
Perakuan I :

Tandatangan, Nama dan Jawatan
Cop Sekolah :



Perakuan II :

Tandatangan, Nama dan Jawatan
Perakuan III:

Tandatangan, Nama dan Jawatan
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(23)
* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan

1
2 3
4
5
6
7
8
9 10
11
13 14
15
12
16
17 18
19 20
21
22
23
24 25
25
25



Panduan Pengisian:

1. Tahun kewangan semasa
2. Nombor Baucar Bayaran yang berturutan mengikut Kumpulan Wang
3. Tarikh Baucar Bayaran disediakan
4. Nama Sekolah
5. Nama penerima bayaran/pembekal
6. Nombor akaun bank (syarikat) atau nombor kad pengenalan (individu)
7. Alamat penerima atau nama dan alamat bank bagi syarikat
8. Butir-butir pembayaran tentang bekalan/perkhidmatan yang telah dibekalkan/dilaksanakan
9. Tarikh Pesanan Sekolah dikeluarkan kepada pembekal
10. Nombor siri Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal
11. Amaun berdasarkan Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal.
12. Jumlah berdasarkan Pesanan Sekolah yang telah dikeluarkan kepada pembekal.
13. Tarikh invois dikeluarkan oleh pembekal.
14. Nombor rujukan invois yang telah dikeluarkan oleh pembekal.
15. Amaun berdasarkan invois yang dikeluarkan oleh pembekal.
16. Jumlah berdasarkan invois-invois yang telah dikeluarkan kepada pembekal.
17. Tarikh cek disediakan.
18. Nombor siri cek.
19. Peruntukan yang akan dikenakan bagi perbelanjaan yang terlibat.
20. Akaun Subsidiari yang akan dikenakan (jika ada).
21. Amaun berdasarkan setiap peruntukan yang dikenakan.
22. Jumlah bersih seperti yang tercatat dalam cek.
23. Amaun bayaran dalam perkataan.
24. Tandatangan beserta tarikh oleh penyedia
25. Tandatangan perakuan baucar seperti yang digariskan dalam para 7.5.3 dan para 7.5.4
D
A
F
T
A
R


C
E
K

B
A
T
A
L
C
a
t
a
t
a
n
L
a
m
p
i
r
a
n



5
-
3
B
i
l
.
N
o
m
b
o
r
T
a
r
i
k
h
N
o
m
b
o
r

P
e
n
e
r
i
m
a

C
e
k

A
m
a
u
n

(
R
M
)
C
e
k


Y
a
n
g


D
i
b
a
t
a
l
k
a
n
R
e
s
i
t

R
a
s
m
i

P
e
j
a
b
a
t
T
a
r
i
k
h
N
o
m
b
o
r
S
e
b
a
b
-
s
e
b
a
b

C
e
k


D
i
b
a
t
a
l
k
a
n
T
.
T
.


P
e
n
g
u
r
u
s

S
e
k
o
l
a
h
C
e
k


G
a
n
t
i
a
n
T
a
r
i
k
h
N
o
.


B
a
u
c
a
r
D
A
F
T
A
R


C
E
K

B
A
T
A
L
1
.
2
5
1
6
2
2
3
.
0
5
.
2
0
1
1
A
C
2
3
4
7
8
1
2
3
.
0
5
.
2
0
1
1
S
y
k
t
.

S
e
r
i

M
e
l
u
r
3
0
0
.
0
0







K
e
s
i
l
a
p
a
n

e
j
a
a
n

n
a
m
a

p
e
n
e
r
i
m
a
A
C
2
3
4
7
9
0
2
4
.
0
5
.
2
0
1
1
K
5
3
/
1
1
T
a
r
i
k
h
N
o
m
b
o
r
S
e
b
a
b
-
s
e
b
a
b

C
e
k


D
i
b
a
t
a
l
k
a
n
T
.
T
.


P
e
n
g
u
r
u
s

S
e
k
o
l
a
h
C
e
k


G
a
n
t
i
a
n
T
a
r
i
k
h
N
o
.


B
a
u
c
a
r
C
a
t
a
t
a
n
L
a
m
p
i
r
a
n



5
-
3
A
B
i
l
.
N
o
m
b
o
r
T
a
r
i
k
h
N
o
m
b
o
r

P
e
n
e
r
i
m
a

C
e
k

A
m
a
u
n

(
R
M
)
C
e
k


Y
a
n
g


D
i
b
a
t
a
l
k
a
n
R
e
s
i
t

R
a
s
m
i

P
e
j
a
b
a
t
N
o
m
b
o
r


S
i
r
i
O
l
e
h

N
o
m
b
o
r


S
i
r
i
K
e
p
a
d
a
D
a
r
i
H
i
n
g
g
a
(
N
a
m
a

&

J
a
w
a
t
a
n
)
D
a
r
i
H
i
n
g
g
a

(
N
a
m
a

&

J
a
w
a
t
a
n
)


T
a
r
i
k
h
L
a
m
p
i
r
a
n


5
-
4
D
A
F
T
A
R

S
T
O
K

B
U
K
U

C
E
K
T
E
R
I
M
A
A
N
J
e
n
i
s

K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g
J
u
m
l
a
h

N
a
s
k
a
h
B
a
k
i

N
a
s
k
a
h
C
a
t
a
t
a
n
T
.
T

P
e
n
e
r
i
m
a
K
E
L
U
A
R
A
N
N
o
m
b
o
r


S
i
r
i
O
l
e
h

N
o
m
b
o
r


S
i
r
i
K
e
p
a
d
a
D
a
r
i
H
i
n
g
g
a
(
N
a
m
a

&

J
a
w
a
t
a
n
)
D
a
r
i
H
i
n
g
g
a

(
N
a
m
a

&

J
a
w
a
t
a
n
)
5
.
2
.
2
0
1
0
1
K
W
K
2
6
5
1
0
1
2
6
5
2
0
0
E
n
.

Y
a
z
i
d

b

D
o
l
l
a
h

(
G
B
)
Y
a
z
i
d
Y
a
z
i
d
Y
a
z
i
d
Y
a
z
i
d
1
2
6
5
1
0
1
2
6
5
2
0
0
E
n
.

Y
a
z
i
d

b

D
o
l
l
a
h

(
G
B
)
Y
a
z
i
d
Y
a
z
i
d
Y
a
z
i
d
Y
a
z
i
d
0
T
a
r
i
k
h
L
a
m
p
i
r
a
n


5
-
4
A
D
A
F
T
A
R

S
T
O
K

B
U
K
U

C
E
K
T
E
R
I
M
A
A
N
J
e
n
i
s

K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g
J
u
m
l
a
h

N
a
s
k
a
h
B
a
k
i

N
a
s
k
a
h
C
a
t
a
t
a
n
T
.
T

P
e
n
e
r
i
m
a
K
E
L
U
A
R
A
N

BAB 5 - PEMBAYARAN
TAJUK : 5.1 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran




1.









2.




3.









4.




5.








6.








Terima bil / invois / tuntutan
dan dokumen yang tidak
lengkap hendaklah
dikembalikan kepada
Pembekal / Penerima.





Cop tarikh terima pada bil /
invois / tuntutan yang
lengkap dan rekod dalam
Daftar Bil.

Sediakan Baucar bayaran
dalam dua (2) salinan.
Dapatkan 2 tandatangan
peraku baucar bagi amaun
<RM 10,000 dan 3
tandatangan peraku bagi
amaun >RM10,000. Rekod
no. Baucar serta tarikh dalam
Daftar Bil.

Rekod dalam Buku Tunai di
bahagian Bayaran mengikut
Kumpulan Wang masing-
masing.

Sediakan Cek serta rekod
dalam Buku Tunai dan
Daftar Bil






Cop ’Sudah Bayar’ pada
baucar serta semua
dokumen sokongan setelah
cek ditandatangan oleh
Pengurus Sekolah.





Pembantu
Tadbir








Pembantu
Tadbir



Pembantu
Tadbir /
Pengurus
Sekolah dan
Pegawai yang
diberi kuasa
untuk
tandatangan
baucar

Pembantu
Tadbir



Pembantu
Tadbir /
Pengurus
Sekolah dan
Pegawai yang
diberi kuasa
untuk
tandatangan
cek

Pembantu
Tadbir



Tamat

Mula

Terima Bil /
Invois/ Tuntutan
Lengkap?
Ya
Tidak
Pembekal /
Penerima
Cop tarikh terima Rekod Dalam
Daftar Bil
Sedia Baucar
Bayaran dan
dapatkan
tandatangan
Rekod dalam Buku
Tunai (Bayaran)
Sedia Cek & Rekod
dalam Buku Tunai
Cop ’Sudah
Bayar ’
Bab 6 BUKU TUNAI

65

6.1 PENDAHULUAN

Buku Tunai merupakan buku perakaunan utama bagi merekod semua
urusniaga penerimaan dan pembayaran serta perlu diselenggara mengikut
peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Buku Tunai merupakan
dokumen asas yang penting bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan
Sekolah.


6.2 JENIS BUKU TUNAI

6.2.1 Terdapat 3 jenis Buku Tunai di sekolah iaitu:-

(a) Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) - DKS 009
Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan
Kumpulan Wang Kerajaan. Format Buku Tunai adalah seperti di
Lampiran 6-1 dan Lampiran 6-2.

(b) Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (KWS) – DKS 010
Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan
Wang SUWA. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-3
dan Lampiran 6-4.

(c) Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama (KWA) – DKS 011
Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan
Wang Asrama. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-5
dan Lampiran 6-6.

6.2.2 Penerangan berkaitan ruangan yang terdapat dalam Buku Tunai dan
panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-1A dan Lampiran 6-
2A.




SPK Bil
1/2003
dan SPK
Bil 9/2004
Bab 6 BUKU TUNAI

66

6.3 PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

6.3.1 Buku Tunai hendaklah diselenggara secara berasingan bagi setiap
kumpulan wang iaitu KWK, KWS dan KWA (bagi sekolah yang
mempunyai asrama), termasuk sekolah yang mempunyai satu (1)
akaun bank yang menguruskan lebih daripada satu (1) Kumpulan Wang
Sekolah. Ini bertujuan untuk memudahkan proses penyediaan Penyata
Penyesuaian Bank dan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah.

6.3.2 Buku Tunai perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun
kewangan.

6.3.3 Buku Tunai perlu sentiasa dikemaskini. Catatan terimaan dibuat
mengikut turutan sebaik sahaja resit dikeluarkan, manakala catatan
bayaran dibuat berdasarkan Baucar Bayaran yang telah disediakan dan
nombor cek dicatat sebaik sahaja cek dikeluarkan.

6.3.4 Pengurus Sekolah hendaklah mengesahkan setiap urusniaga terimaan
dan bayaran dengan menurunkan tandatangan ringkas pada ruangan
tandatangan di Buku Tunai.

6.3.5 Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat dengan tepat dan betul.
Jika berlaku kesilapan, catatan yang salah itu tidak boleh dipadam,
tetapi hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja dan catatan yang
betul perlu ditulis semula di bahagian atas catatan asal serta
ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.

6.3.6 Sekiranya catatan terimaan atau bayaran dalam Buku Tunai
memerlukan lebih daripada satu muka surat, jumlahkan semua
terimaan atau bayaran dalam muka surat itu dan pindahkan kepada
muka surat yang berikutnya.



AP 147
AP 144
Bab 6 BUKU TUNAI

67

6.3.7 Pada akhir setiap bulan Buku Tunai hendaklah diimbangkan tanpa
perlu menunggu Penyata Bank. Baki pada akhir bulan berkenaan akan
menjadi baki awal bagi bulan berikutnya.

6.3.8 Barisan kosong sebelum garisan imbangan pada urusniaga terakhir
dalam Buku Tunai hendaklah dibuat garisan lintang dari kiri ke kanan
dan dari atas kanan ke bawah kiri sama ada di Bahagian Terimaan atau
Bahagian Bayaran Buku Tunai.

6.3.9 Buku Tunai yang telah diimbang perlu ditandatangan beserta tarikh
oleh penyedia dan pengesah (Pengurus Sekolah).

4.3.10 Buku Tunai hendaklah disimpan di tempat yang selamat.


6.4 MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN BUKU TUNAI

6.4.1 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWK:

Bil Lajur Maksud/Fungsi
1 Bantuan Perkapita - Mata
Pelajaran
Mengakaunkan semua bantuan PCG
Mata Pelajaran.
2 Bantuan Perkapita -
Bukan Mata Pelajaran
Mengakaunkan semua bantuan PCG
Bukan Mata Pelajaran.
3 Pra Sekolah Mengakaunkan semua bantuan
berkaitan Pra Sekolah.
4 Pendidikan Khas Integrasi Mengakaunkan semua bantuan
berkaitan Pendidikan Khas Integrasi.
5 Biasiswa Mengakaunkan semua Bantuan
Biasiswa kepada pelajar/murid.
6 Bantuan Persekolahan
Lain
Mengakaunkan semua bantuan yang
diterima oleh semua sekolah secara
berterusan.
Bab 6 BUKU TUNAI

68
Bil Lajur Maksud/Fungsi
7 Pelbagai Mengakaunkan semua bantuan yang
diterima oleh sekolah tertentu dan
terimaan lain.


6.4.2 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWS:

Bil Lajur Maksud/Fungsi
1 Ko-Kurikulum
Mengakaunkan kutipan bayaran
tambahan yang diluluskan.
2 Kertas Ujian
3 Sukan Tahunan Sekolah
4 Skim Perlindungan Diri
5 MSSM
6 Caj/Sewaan

Mengakaunkan kutipan sewaan dan
caj kemudahan sekolah.
7 Sumbangan Mengakaunkan semua sumbangan
untuk sekolah.
8 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain.


6.4.3 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWA:

Bil Lajur Maksud/Fungsi
1 LPBT/LPK Mengakaunkan bantuan asrama
yang terlibat. 2 Bantuan Makanan Asrama
3 Makanan
Mengakaunkan kutipan yang
berkaitan.
4 Pendaftaran
5 Dobi
6 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain.





Bab 6 BUKU TUNAI

69

6.5 AKAUN SUBSIDIARI

6.5.1 Akaun Subsidiari perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun
kewangan bagi peruntukan yang memerlukan keterangan lanjut .

6.5.2 Akaun Subsidiari yang perlu diselenggara adalah seperti yang
digariskan dalam surat arahan yang dikeluarkan oleh Bahagian Akaun
yang sedang berkuat kuasa.

6.5.3 Format Akaun Subsidiari adalah seperti di Lampiran 6-7. Penerangan
berkaitan dengan ruangan yang terdapat dalam Akaun Subsidiari dan
panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-7A.


6.6 AKAUN BANK

6.6.1 Akaun bank sekolah (akaun semasa) hendaklah dibuka di bank
tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan. Bank yang dipilih
hendaklah berhampiran dengan sekolah dan memberi perkhidmatan
yang terbaik.

6.6.2 Satu akaun bank perlu dibuka bagi setiap kumpulan wang yang
diselenggara seperti yang dinyatakan di Bab 2 perenggan 2.2.2.
Pembukaan akaun bank bagi tujuan selain daripada yang dinyatakan
adalah tidak dibenarkan.

6.6.3 Permohonan untuk membuka, menutup atau menukar akaun bank dan
menukar kuasa menandatangan cek hendaklah diperakukan oleh Ketua
PTJ atau pegawai yang diberi kuasa dan dikemukakan kepada Pejabat
Perakaunan di negeri/cawangan masing-masing untuk kelulusan. Lima
(5) salinan asal Borang Kuasa Tetap (AK 52) seperti di Lampiran 6-8
dan lima (5) keping kad/borang contoh tandatangan asal daripada bank
yang berkenaan perlu dilengkapkan.

6.6.4 Akaun bank mesti dibuka atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.
SPK
Bil
3/1999
Bab 6 BUKU TUNAI

70

6.7 PENYATA BANK DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK

6.7.1 Penyata Bank

(a) Penyata Bank merupakan penyata yang diterima oleh sekolah
daripada bank pada setiap bulan. Sekiranya penyata ini tidak
diterima selepas 10 haribulan bulan berikutnya, pihak sekolah
hendaklah berhubung dengan bank untuk mendapatkannya.

(b) Penyata Bank hendaklah dicop tarikh terima dan difailkan mengikut
kumpulan wang masing-masing.

6.7.2 Penyata Penyesuaian Bank

(a) Penyata Penyesuaian Bank ialah penyata yang disediakan oleh
sekolah bagi menyesuaikan baki Buku Tunai dengan baki Penyata
Bank.

(b) Penyata Penyesuaian Bank perlu disediakan bagi setiap akaun
bank kumpulan wang yang diselenggara. Bagi sekolah yang
mempunyai satu (1) akaun bank dan menguruskan lebih daripada
satu (1) kumpulan wang, sekolah hanya perlu menyediakan satu (1)
Penyata Penyesuaian Bank.

(c) Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada
tarikh Penyata Bank diterima.

6.7.3 Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank

(a) Penyata Penyesuaian Bank disediakan untuk mengenal pasti
perbezaan yang terdapat antara Buku Tunai dengan Penyata Bank
supaya apa-apa perbezaan yang berlaku boleh diambil tindakan
atau diselaraskan. Antara sebab-sebab berlaku perbezaan adalah
seperti berikut:

Bab 6 BUKU TUNAI

71
(i) Kemasukan wang yang tidak dikreditkan oleh pihak bank ke
akaun sekolah yang berkaitan.
(ii) Cek yang dikeluarkan tidak direkodkan ke dalam Buku
Tunai.
(iii) Amaun cek di Buku Tunai berbeza dengan amaun di
Penyata Bank.
(iv) Kesilapan pihak bank seperti mendebitkan cek pihak lain ke
dalam akaun bank sekolah.
(v) Cek yang telah dikeluarkan masih belum ditunaikan.
(vi) Cek yang dibayar masuk didapati tidak laku.
(vii) Terimaan wang telah dikreditkan terus ke dalam bank yang
belum diambilkira dalam Buku Tunai.
(viii) Faedah bank yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai.
(ix) Caj bank dan caj perkhidmatan yang belum diambilkira ke
dalam Buku Tunai.

(b) Buku Tunai disemak menggunakan teknik rujukan silang dengan:-

(i) Membandingkan catatan di sebelah terimaan Buku Tunai
dengan catatan di sebelah kredit/wang masuk di Penyata Bank.

Senaraikan amaun yang tidak sama:
• Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di
Penyata Bank, contoh faedah bank.
• Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada
di Buku Tunai, contoh kemasukan tunai/cek yang belum
diambilkira oleh bank.

(ii) Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai
dengan catatan di sebelah debit/wang keluar di Penyata Bank.

Senaraikan amaun yang tidak sama:
• Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di
Penyata Bank, contoh caj bank atau caj perkhidmatan.
• Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada
di Buku Tunai, contoh cek yang belum ditunaikan.
Bab 6 BUKU TUNAI

72

(c) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan pihak bank maka
pihak bank hendaklah diberitahu segera secara bertulis supaya
pembetulan dapat dibuat.

(d) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan dan kecuaian pihak
sekolah, maka siasatan dan pembetulan hendaklah segera dibuat.
Sekiranya perbezaan tersebut melibatkan kehilangan wang atau
penyelewengan, sekolah hendaklah mengambil tindakan bagi
kehilangan dan hapuskira sepertimana yang digariskan dalam Bab
C (II) Arahan Perbendaharaan (AP).

(e) Sekiranya terdapat perbezaaan, amaun ini hendaklah ditunjukkan di
dalam Penyata Penyesuaian Bank dan tindakan pembetulan
hendaklah dibuat dengan segera antaranya:

(i) Mengeluarkan resit bagi terimaan yang tiada di Buku Tunai.
(ii) Mengambil tindakan bagi cek tamat tempoh seperti di Bab 5
para 5.11.

(f) Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan secara berasingan
perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah.
Penyata tersebut difailkan secara berasingan. Contoh format
Penyata Penyesuaian Bank adalah seperti di Lampiran 6-9.

6.7.4 Faedah Bank

Faedah bank hendaklah dicatat di bawah lajur Pelbagai dalam Buku
Tunai kumpulan wang yang berkaitan.






Bab 6 BUKU TUNAI

73
6.8 TATACARA PENUTUPAN AKAUN BANK BAGI SEKOLAH YANG TAMAT
OPERASI

Akaun bank hendaklah ditutup apabila akaun bank tersebut tidak lagi
diperlukan. Tindakan berikut hendaklah diambil bagi tujuan penutupan:

(a) Sekolah perlu mengemukakan permohonan kepada Pejabat
Perakaunan melalui Ketua PTJ untuk mendapatkan kelulusan.

(b) Pastikan ABT dan ABB telah diselesaikan serta semua cek bayaran
yang dikeluarkan telah ditunaikan.

(c) Imbangkan Buku Tunai dan Akaun Subsidiari.

(d) Dapatkan Penyata Bank bagi akaun bank yang hendak ditutup dan
sediakan Penyata Penyesuaian Bank berkenaan.

(e) Sekolah menyediakan Penyata Kewangan Akhir dan kemukakan
kepada Ketua PTJ untuk dikemukakan kepada Bahagian Audit
Sekolah, KPM serta disalinkan kepada Bahagian Akaun, KPM.
Dokumen yang perlu disediakan adalah seperti berikut:

(i) Kunci Kira-Kira;
(ii) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan;
(iii) Penyata Penerimaan dan Pembayaran;
(iv) Nota Kepada Akaun; dan
(v) Penyata lain yang berkaitan (jika ada).

(f) Bahagian Audit Sekolah, KPM akan mengeluarkan sijil pengesahan
audit kepada Ketua PTJ dan satu (1) salinan kepada Seksyen Akaun
Sekolah, Bahagian Akaun, KPM.

(g) Baki wang yang masih ada perlu diselaraskan sebagaimana Surat
Pekeliling Kewangan Dan Akaun Bilangan 5/1979 – Peraturan
Penutupan Akaun Bagi Sekolah-Sekolah Yang Ditutup.

SPKA
Bil.
5/1979
dan
SPK
Bil.
3/1999
Bab 6 BUKU TUNAI

74
(h) Setelah pelarasan baki dibuat, Ketua PTJ perlu berurusan dengan bank
untuk menutup Akaun Bank dengan menyertakan surat penutupan
rasmi dan cek-cek yang belum digunakan.

(i) Bahagian Akaun, Kementerian Pelajaran Malaysia dan Pejabat
Perakaunan perlu dimaklumkan setelah akaun bank berjaya ditutup.


N
o
.

K
e
l
u
l
u
s
a
n
:

B
P
K
S
(
8
.
1
5
)
2
4
8
-
1
1
(
2
6
)
L
a
m
p
i
r
a
n

6
-
1
T
E
R
I
M
A
A
N
(
D
K
S

0
0
9
)
















































































































































B
U
K
U

T
U
N
A
I














































































































































K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g

K
e
r
a
j
a
a
n
B
a
g
i

B
u
l
a
n













T
a
h
u
n





.
.
T
a
r
i
k
h
P
e
r
i
h
a
l
N
o
.
R
e
s
i
t

P
e
j
a
b
a
t
P
E
R
U
N
T
U
K
A
N
J
u
m
l
a
h
T
e
r
i
m
a
a
n
M
a
s
u
k

B
a
n
k
T
.
T
B
a
n
t
u
a
n

P
e
r
k
a
p
i
t
a

-

M
a
t
a

P
e
l
a
j
a
r
a
n
B
a
n
t
u
a
n

P
e
r
k
a
p
i
t
a

-
B
u
k
a
n

M
a
t
a

P
e
l
a
j
a
r
a
n
P
r
a
S
e
k
o
l
a
h
P
e
n
d
i
d
i
k
a
n
K
h
a
s
I
n
t
e
g
r
a
s
i
B
i
a
s
i
s
w
a
B
a
n
t
u
a
n

P
e
r
s
e
k
o
l
a
h
a
n

L
a
i
n
P
e
l
b
a
g
a
i
J
u
m
l
a
h
T
a
r
i
k
h
M
a
s
u
k
T
e
r
a
s
W
a
j
i
b
T
a
m
b
a
h
a
n
/
B
a
h
a
s
a
A
s
i
n
g
E
l
e
k
t
i
f

I
E
l
e
k
t
i
f

I
I
E
l
e
k
t
i
f

I
I
I
L
P
B
T
B
i
m
b
i
n
g
a
n
K
a
u
n
s
e
l
i
n
g
P
u
s
a
t
S
u
m
b
e
r
S
e
k
o
l
a
h
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
T
e
r
a
s
W
a
j
i
b
T
a
m
b
a
h
a
n
/
T
.
B
a
h
a
s
a
A
s
i
n
g
E
l
e
k
t
i
f
E
l
e
k
t
i
f
E
l
e
k
t
i
f
L
P
B
T
B
i
m
b
i
n
g
a
n
K
a
u
n
s
e
l
i
n
g
P
u
s
a
t
S
u
m
b
e
r
S
e
k
o
l
a
h
P
E
R
U
N
T
U
K
A
N
B
a
y
a
r
a
n
N
o
.
C
e
k
B
a
n
t
u
a
n

P
e
r
k
a
p
i
t
a

-
B
u
k
a
n

M
a
t
a

P
e
l
a
j
a
r
a
n
P
r
a
S
e
k
o
l
a
h
P
e
r
i
h
a
l
B
a
n
t
u
a
n

P
e
r
k
a
p
i
t
a

-

M
a
t
a

P
e
l
a
j
a
r
a
n
J
u
m
l
a
h
B
a
y
a
r
a
n
P
e
n
d
i
d
i
k
a
n
K
h
a
s
I
n
t
e
g
r
a
s
i
B
i
a
s
i
s
w
a
P
e
l
b
a
g
a
i
N
o
.
B
a
u
c
a
r
P
e
p
e
r
i
k
s
a
a
n
K
e
r
a
j
a
a
n











D
K
S

0
0
9
L
a
m
p
i
r
a
n

6
-
2
T
.
T
B
U
K
U

T
U
N
A
I
K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g

K
e
r
a
j
a
a
n
B
a
g
i

B
u
l
a
n















T
a
h
u
n





.
.

T
a
r
i
k
h
N
o
.

K
e
l
u
l
u
s
a
n
:

B
P
K
S
(
8
.
1
5
)
2
4
8
-
1
1
(
2
7
)
(
D
K
S

0
1
0
)
M
a
s
u
k

B
a
n
k
L
a
m
p
i
r
a
n

6
-
3
T
E
R
I
M
A
A
N
B
U
K
U

T
U
N
A
I
K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g

S
U
W
A
B
a
g
i

B
u
l
a
n














T
a
h
u
n






.
.
T
a
r
i
k
h
P
e
r
i
h
a
l
K
a
n
t
i
n
K
e
r
t
a
s
U
j
i
a
n
S
k
i
m

P
e
r
l
i
n
d
u
n
g
a
n

D
i
r
i
M
S
S
M
S
u
m
b
a
n
g
a
n
S
u
k
a
n

T
a
h
u
n
a
n

S
e
k
o
l
a
h
L
a
i
n
-
l
a
i
n
K
o
-
k
u
r
i
k
u
l
u
m
N
o
.
R
e
s
i
t

P
e
j
a
b
a
t
R
M
C
a
j
/
S
e
w
a
a
n
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
T
a
r
i
k
h
T
.
T
R
M
R
M
R
M
R
M
P
e
l
b
a
g
a
i
J
u
m
l
a
h
T
e
r
i
m
a
a
n
J
u
m
l
a
h
P
E
R
U
N
T
U
K
A
N
B
a
g
i

B
u
l
a
n














T
a
h
u
n






.
.
T
a
r
i
k
h
P
e
r
i
h
a
l
L
a
m
p
i
r
a
n

6
-
4
(
D
K
S

0
1
0
)
B
A
Y
A
R
A
N
B
U
K
U

T
U
N
A
I
K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g

S
U
W
A
J
u
m
l
a
h
B
a
y
a
r
a
n
T
.
T
S
u
k
a
n

T
a
h
u
n
a
n

S
e
k
o
l
a
h
P
e
l
b
a
g
a
i
K
o
-
k
u
r
i
k
u
l
u
m
K
e
r
t
a
s
U
j
i
a
n
S
k
i
m

P
e
r
l
i
n
d
u
n
g
a
n

D
i
r
i
M
S
S
M
R
M
R
M
R
M
N
o
m
b
o
r
B
a
u
c
a
r
P
E
R
U
N
T
U
K
A
N
R
M
R
M
N
o
m
b
o
r
C
e
k
K
a
n
t
i
n
L
a
i
n
-
l
a
i
n
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
C
a
j
/
S
e
w
a
a
n
S
u
m
b
a
n
g
a
n
N
o
.

K
e
l
u
l
u
s
a
n
:

B
P
K
S
(
8
.
1
5
)
2
4
8
-
1
1
(
2
8
)
M
a
s
u
k

B
a
n
k
D
o
b
i
P
e
l
b
a
g
a
i
T
a
r
i
k
h
J
u
m
l
a
h
T
e
r
i
m
a
a
n
T
E
R
I
M
A
A
N
B
U
K
U

T
U
N
A
I
K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g

A
s
r
a
m
a
N
o
.
R
e
s
i
t

P
e
j
a
b
a
t
P
E
R
U
N
T
U
K
A
N
R
M
R
M
R
M
R
M
L
P
B
T
/
L
P
K
J
u
m
l
a
h
M
a
k
a
n
a
n
P
e
n
d
a
f
t
a
r
a
n
R
M
R
M
B
a
n
t
u
a
n
M
a
k
a
n
a
n
P
e
r
i
h
a
l
L
a
m
p
i
r
a
n

6
-
5













(
D
K
S

0
1
1
)
B
a
g
i

B
u
l
a
n













T
a
h
u
n





.
.
R
M
T
.
T
R
M
T
a
r
i
k
h
L
a
m
p
i
r
a
n

6
-
6
B
U
K
U

T
U
N
A
I
K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g

A
s
r
a
m
a
B
a
g
i

B
u
l
a
n













T
a
h
u
n





.
.













(
D
K
S

0
1
1
)
B
A
Y
A
R
A
N
D
o
b
i
P
e
l
b
a
g
a
i
R
M
R
M
R
M
T
a
r
i
k
h
P
e
r
i
h
a
l
N
o
.
B
a
u
c
a
r
P
E
R
U
N
T
U
K
A
N
N
o
.

C
e
k
J
u
m
l
a
h
B
a
y
a
r
a
n
R
M
R
M
R
M
R
M
T
.
T
L
P
B
T
/
L
P
K
B
a
n
t
u
a
n
M
a
k
a
n
a
n
M
a
k
a
n
a
n
P
e
n
d
a
f
t
a
r
a
n
N
o
.

K
e
l
u
l
u
s
a
n
:

B
P
K
S
(
8
.
1
5
)
2
4
8
-
1
1
(
2
6
)
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
B
i
m
b
i
n
g
a
n
K
a
u
n
s
e
l
i
n
g
P
u
s
a
t
S
u
m
b
e
r
S
e
k
o
l
a
h
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
R
M
B
i
a
s
i
s
w
a
B
a
n
t
u
a
n

P
e
r
s
e
k
o
l
a
h
a
n

L
a
i
n
T
a
r
i
k
h
M
a
s
u
k
T
e
r
a
s
W
a
j
i
b
T
a
m
b
a
h
a
n
/
B
a
h
a
s
a
A
s
i
n
g
E
l
e
k
t
i
f

I
E
l
e
k
t
i
f

I
I
E
l
e
k
t
i
f

I
I
I
L
P
B
T
B
a
g
i

B
u
l
a
n













T
a
h
u
n





.
.
T
a
r
i
k
h
P
e
r
i
h
a
l
N
o
.
R
e
s
i
t

P
e
j
a
b
a
t
P
E
R
U
N
T
U
K
A
N
J
u
m
l
a
h
T
e
r
i
m
a
a
n
M
a
s
u
k

B
a
n
k
T
.
T
P
r
a
S
e
k
o
l
a
h
P
e
n
d
i
d
i
k
a
n
K
h
a
s
I
n
t
e
g
r
a
s
i
B
a
n
t
u
a
n

P
e
r
k
a
p
i
t
a

-

M
a
t
a

P
e
l
a
j
a
r
a
n
B
a
n
t
u
a
n

P
e
r
k
a
p
i
t
a

-
B
u
k
a
n

M
a
t
a

P
e
l
a
j
a
r
a
n
L
a
m
p
i
r
a
n

6
-
1
A
T
E
R
I
M
A
A
N
(
D
K
S

0
0
9
)
















































































































































B
U
K
U

T
U
N
A
I














































































































































K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g

K
e
r
a
j
a
a
n
P
e
l
b
a
g
a
i
J
u
m
l
a
h
3
4
5
6
1
2
7
8
9
1
0
P
a
n
d
u
a
n

m
e
n
g
is
i
:
1
.



B
u
la
n

k
e
w
a
n
g
a
n
2
.



T
a
h
u
n

k
e
w
a
n
g
a
n


3
.



T
a
r
ik
h

u
r
u
s
n
ia
g
a
4
.



N
a
m
a

P
e
m
b
a
y
a
r
5
.



N
o
.

R
e
s
it

P
e
ja
b
a
t
6
.



P
e
r
u
n
t
u
k
a
n

y
a
n
g

d
ik
e
n
a
k
a
n
7
.



J
u
m
la
h

t
e
r
im
a
a
n

(
r
u
ju
k

r
e
s
it
)
8
.



A
m
a
u
n

y
a
n
g

d
im
a
s
u
k
k
a
n

k
e

b
a
n
k

(
b
e
r
d
a
s
a
r
k
a
n

s
lip

m
a
s
u
k

b
a
n
k
)
9
.



T
a
r
ik
h

m
a
s
u
k

b
a
n
k
1
0
.

T
a
n
d
a
t
a
n
g
a
n

r
in
g
k
a
s

P
e
n
g
u
r
u
s

S
e
k
o
la
h
T
e
r
a
s
W
a
j
i
b
T
a
m
b
a
h
a
n
/
T
.
B
a
h
a
s
a
A
s
i
n
g
E
l
e
k
t
i
f
E
l
e
k
t
i
f
E
l
e
k
t
i
f
L
P
B
T
B
i
m
b
i
n
g
a
n
K
a
u
n
s
e
l
i
n
g
P
u
s
a
t
S
u
m
b
e
r
S
e
k
o
l
a
h
P
E
R
U
N
T
U
K
A
N
B
a
y
a
r
a
n
N
o
.
C
e
k
B
a
n
t
u
a
n

P
e
r
k
a
p
i
t
a

-
B
u
k
a
n

M
a
t
a

P
e
l
a
j
a
r
a
n
P
r
a
S
e
k
o
l
a
h
P
e
r
i
h
a
l
B
a
n
t
u
a
n

P
e
r
k
a
p
i
t
a

-

M
a
t
a

P
e
l
a
j
a
r
a
n
J
u
m
l
a
h
B
a
y
a
r
a
n
P
e
n
d
i
d
i
k
a
n
K
h
a
s
I
n
t
e
g
r
a
s
i
B
i
a
s
i
s
w
a
P
e
l
b
a
g
a
i
N
o
.
B
a
u
c
a
r
P
e
p
e
r
i
k
s
a
a
n
K
e
r
a
j
a
a
n











D
K
S

0
0
9
L
a
m
p
i
r
a
n

6
-
2
A
T
.
T
B
U
K
U

T
U
N
A
I
K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g

K
e
r
a
j
a
a
n
B
a
g
i

B
u
l
a
n















T
a
h
u
n





.
.

T
a
r
i
k
h
1
2
3
4
5
6
7
8
9
P
a
n
d
u
a
n

m
e
n
g
i
s
i

:
1
.



B
u
l
a
n

k
e
w
a
n
g
a
n
2
.



T
a
h
u
n

k
e
w
a
n
g
a
n


3
.



T
a
r
i
k
h

b
a
u
c
a
r
4
.



N
a
m
a

P
e
m
b
e
k
a
l
/
p
e
n
e
r
i
m
a

c
e
k
5
.



N
o
.

B
a
u
c
a
r
6
.



N
o
.

c
e
k
7
.



P
e
r
u
n
t
u
k
a
n

y
a
n
g

d
i
k
e
n
a
k
a
n
8
.


J
u
m
l
a
h

b
a
y
a
r
a
n

(
r
u
j
u
k

b
a
u
c
a
r
)

9
.

T
a
n
d
a
t
a
n
g
a
n

P
e
n
g
u
r
u
s

S
e
k
o
l
a
h
J
E
N
I
S

K
U
M
P
U
L
A
N

W
A
N
G

:

















.
P
E
R
U
N
T
U
K
A
N

:






















.
.
S
U
B
S
I
D
I
A
R
I
:

























.
N
o
.

K
e
l
u
l
u
s
a
n
:

B
P
K
S
(
8
.
1
5
)
2
4
8
-
1
1
(
2
5
)


(
D
K
S
0
0
7
)
J
u
m
l
a
h
B
a
y
a
r
a
n
S
e
h
i
n
g
g
a
T
a
r
i
k
h
B
a
k
i
J
u
m
l
a
h

T
e
r
i
m
a
a
n
S
e
h
i
n
g
g
a

T
a
r
i
k
h
R
M
A
K
A
U
N

S
U
B
S
I
D
I
A
R
I
R
M
R
M
L
a
m
p
i
r
a
n

6
-
7
T
a
r
i
k
h
P
e
r
i
h
a
l
N
o
.

B
r

/
N
o
.

R
e
s
i
t
T
e
r
i
m
a
a
n
T
.
T
B
A
G
I

T
A
H
U
N










.
R
M
R
M
B
a
y
a
r
a
n
J
E
N
I
S

K
U
M
P
U
L
A
N

W
A
N
G

:

















.
P
E
R
U
N
T
U
K
A
N

:






















.
.
S
U
B
S
I
D
I
A
R
I
:

























.
L
a
m
p
i
r
a
n

6
-
7
A
T
a
r
i
k
h
P
e
r
i
h
a
l
N
o
.

B
r

/
N
o
.

R
e
s
i
t
T
e
r
i
m
a
a
n
T
.
T
B
A
G
I

T
A
H
U
N










.
R
M
R
M
B
a
y
a
r
a
n
R
M
A
K
A
U
N

S
U
B
S
I
D
I
A
R
I
R
M
R
M


(
D
K
S
0
0
7
)
J
u
m
l
a
h
B
a
y
a
r
a
n
S
e
h
i
n
g
g
a
T
a
r
i
k
h
B
a
k
i
J
u
m
l
a
h

T
e
r
i
m
a
a
n
S
e
h
i
n
g
g
a

T
a
r
i
k
h
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0
1
1
2
1
3
N
o
.

K
e
l
u
l
u
s
a
n
:

B
P
K
S
(
8
.
1
5
)
2
4
8
-
1
1
(
2
5
)
P
a
n
d
u
a
n

m
e
n
g
i
s
i

:
1
.



T
a
h
u
n

k
e
w
a
n
g
a
n

2
.


J
e
n
i
s

K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g

3
.


P
e
r
u
n
t
u
k
a
n

y
a
n
g

d
i
k
e
n
a
k
a
n

(
r
u
j
u
k

B
u
k
u

T
u
n
a
i
)
4
.



A
k
a
u
n

S
u
b
s
i
d
i
a
r
i

y
a
n
g

d
i
k
e
n
a
k
a
n
5
.



T
a
r
i
k
h

u
r
u
s
n
i
a
g
a
6
.



N
a
m
a

p
e
m
b
a
y
a
r
/
p
e
n
e
r
i
m
a

c
e
k
7
.



N
o
.

R
e
s
i
t

R
a
s
m
i

P
e
j
a
b
a
t
/

N
o
.

B
a
u
c
a
r
8
.



A
m
a
u
n

y
a
n
g

d
i
t
e
r
i
m
a
(
b
e
r
d
a
s
a
r
k
a
n

R
e
s
i
t

R
a
s
m
i

P
e
j
a
b
a
t
)
9
.


J
u
m
l
a
h

t
e
r
i
m
a
a
n

t
e
r
k
u
m
p
u
l

s
e
h
i
n
g
g
a

t
a
r
i
k
h

u
r
u
s
n
i
a
g
a

t
e
r
a
k
h
i
r
1
0
.

A
m
a
u
n

y
a
n
g

d
i
b
a
y
a
r

(
b
e
r
d
a
s
a
r
k
a
n

B
a
u
c
a
r

B
a
y
a
r
a
n
)
1
1
.


J
u
m
l
a
h

b
a
y
a
r
a
n

t
e
r
k
u
m
p
u
l

s
e
h
i
n
g
g
a

t
a
r
i
k
h

u
r
u
s
n
i
a
g
a

t
e
r
a
k
h
i
r
1
2
.


B
a
k
i

A
k
a
u
n

S
u
b
s
i
d
i
a
r
i
1
3
.


T
a
n
d
a
t
a
n
g
a
n

r
i
n
g
k
a
s

P
e
n
g
u
r
u
s

S
e
k
o
l
a
h
.
Rujukan : Bertarikh : ( AK 52)
KUASA TETAP
Kepada Bank : ............................................................................ Tarikh : ..........................................
Alamat Bank : .........................................................................
.........................................................................

(1) Nama Akaun Bank : .......................................................................................
(2) Jenis Kumpulan Wang : …………………………………………………………
(Kerajaan, SUWA dan Asrama)

(3) Nombor Akaun : .......................................................................................
(4) Kebenaran diberi kepada :-
Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan
(a)
(b)
(c)
(d)
Untuk menguruskan kira-kira di atas seperti yang ditentukan di bawah :-
i) Seseorang pegawai hanya dibenarkan menandatangan satu penandatangan sahaja di atas satu-satu cek.
ii) Cek-cek yang berjumlah kurang dari RM10,000 hendaklah ditandatangan oleh 2 orang pegawai seperti di atas
iii) Cek-cek yang berjumlah RM10,000 ke atas hendaklah ditandatangan oleh 3 orang pegawai seperti di atas
iv) Dalam keadaan tertentu, cek boleh ditandatangan oleh (b) bagi menggantikan (a), sekiranya ada surat kuasa.
(5) Nama Penuh Dua (2) Pegawai Pengesah ialah :
Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan
(a)

(b)
Ataupun seseorang daripada mereka yang dibenarkan untuk mengesahkan cek-cek bagi bayaran tunai.
(6) Semua kebenaran sebelumnya mengenai tandatangan pembenar adalah dibatalkan melainkan menandatangan
cek-cek dan lain-lain perkara yang bertarikh sebelum daripada tarikh ini dan diserahkan untuk bayaran
pada atau selepas tarikh ini.
(Sekiranya tidak sesuai potong/pinda seperti yang dikehendaki)

Pegawai Yang Mengesahkan : …………………………… Perakuan Jabatan Pelajaran Negeri/Ketua Pusat Tanggungjawab
Tandatangan : …………………………………………………
Disokong : ...........................................................
Nama Pengurus Sekolah :...........................................................
Jawatan: …………………………………………
Cop Rasmi Sekolah : ...........................................................
Pegawai Yang Meluluskan : …………………………..
Tandatangan : ………………………………………
Nama : (……………………………………..)
Jawatan Rasmi: (…………………...............…..)
Tarikh : (………………….....)
Nota :1) Borang AK 52 lima salinan sahaja
2) Kad Bank lima salinan bagi setiap akaun
Lampiran 6-8
iaitu (a) dan (b), ( c) atau (d) untuk menggantikan (b)
iaitu (a) dan (b) dan ( c) atau (a)+(b)+(d) atau (a)+(c)+(d)
1. Nama Bank : …………………………………………………………
2. No. Akaun : …………………………………………………………
3. Jenis Kumpulan Wang : …………………………………………………………
RM RM
Baki seperti di Penyata Bank pada : ………………………………………… XXX
CAMPUR :
1. Terimaan di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank
a) Kemasukan tunai/cek yang belum diambilkira oleh bank :
Tarikh No. Resit Amaun
XXX
XXX
2. Debit di Penyata Bank tiada di Buku Tunai
a) Cek bayaran yang telah ditunaikan tetapi
belum direkodkan di Buku Tunai
Tarikh No. Cek Amaun
XXX
XXX
b) Caj perkhidmatan, caj bank XXX XXX
XXX
TOLAK :
1. Bayaran di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank
a) Cek-cek yang belum ditunaikan
Tarikh Nama No. Cek Peruntukan Amaun
Penerima
XXX
XXX
2. Kredit di Penyata Bank yang tiada dalam Buku Tunai :
a) Terimaan yang dikreditkan terus ke bank tetapi
belum direkodkan di Buku Tunai
Tarikh No. Rujukan Amaun
XXX
XXX
b) Faedah bank XXX XXX
Baki seperti di Buku Tunai pada ..... ...... ..... ...... ....... ....... ...... XXX
Tandatangan Penyedia Tandatangan Pengesah
(Sila gunakan lampiran bagi ruangan yang tidak mencukupi)
Lampiran 6-9
Disediakan oleh
....................................................... ..........................................
Penyata Penyesuaian Bank Pada …………………...
Sekolah :……………………………………………
Tarikh………..
Disahkan Oleh
Tarikh………..
Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

87

7.1 PENDAHULUAN

7.1.1 Panjar Wang Runcit (PWR) adalah sejumlah wang yang membolehkan
Pengurus Sekolah membuat pembayaran kecil yang SEGERA dan
perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu
kepada butiran peruntukan.

7.1.2 Dana permulaan bagi PWR hendaklah dikeluarkan daripada Kumpulan
Wang SUWA di bawah butiran Kantin/Pelbagai.

Bagi sekolah yang tidak mempunyai sumber kantin/pelbagai atau
sumber tersebut tidak mencukupi, dana permulaan PWR boleh
dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Kerajaan peruntukan LPBT/LPK.

7.1.3 PWR boleh digunakan untuk semua jenis pembayaran kecil kumpulan
wang yang diselenggarakan oleh sekolah.


7.2 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT

7.2.1 Kebenaran untuk mewujudkan PWR hendaklah diperoleh daripada
Ketua PTJ masing-masing. Permohonan pengendalian PWR hendaklah
dibuat dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-1.

7.2.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar
bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan
mengikut kumpulan wang yang diluluskan.

7.2.3 Had maksimum dana permulaan untuk PWR yang boleh diluluskan oleh
Ketua PTJ adalah seperti berikut:-

(a) Sekolah Menengah - RM 700.00; dan
(b) Sekolah Rendah - RM 500.00.


AP 3(e)
SPK
Bil 2/03
Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

88

7.3 PROSES PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT

7.3.1 Kebenaran untuk menambah dana PWR hendaklah diperoleh daripada
Ketua PTJ masing-masing. Permohonan hendaklah dibuat dengan
menggunakan format seperti di Lampiran 7-1A beserta salinan
kelulusan PWR terdahulu.

7.3.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar
bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan
mengikut kumpulan wang yang diluluskan.


7.4 TATACARA PENYELENGGARAAN PANJAR WANG RUNCIT

7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit

Semua urusniaga secara tunai hendaklah direkod dalam Buku Tunai
PWR dengan menggunakan karbon dua belah muka. Format Buku
Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2. Contoh dan panduan pengisian
Buku Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2A.

7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR

Cek permulaan/rekupmen yang ditunaikan hendaklah direkod di
bahagian terimaan Buku Tunai PWR seperti berikut:-

(a) Tarikh cek ditunaikan.
(b) Permulaan PWR/Rekupmen PWR
(c) Nombor baucar
(d) Nombor cek
(e) Amaun




Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

89

7.4.3 Pembayaran PWR

(a) Pastikan baki peruntukan yang berkaitan adalah mencukupi
sebelum membuat sesuatu perbelanjaan supaya rekupmen dapat
dibuat.

(b) Bil/tuntutan yang tidak melebihi RM200.00 boleh dibayar daripada
PWR. Arahan ini tidak menghalang bil yang lebih besar jumlahnya
dibayar daripada PWR jika keadaan praktikal dan berfaedah.

(c) Setiap bayaran daripada PWR hendaklah menggunakan baucar
kecil dengan nombor siri berturutan. Setiap baucar kecil hendaklah
disertakan dengan dokumen sokongan yang telah disahkan oleh
Penolong Kanan/Ketua Bidang/Panitia sebelum diluluskan oleh
Pengurus Sekolah.

Format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran 7-3.
Contoh pengisian format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran
7-3A.

(d) Setiap bayaran hendaklah direkodkan di bahagian bayaran Buku
Tunai PWR seperti berikut:-

Bil Perkara Penjelasan
i. Tarikh Tarikh bayaran dibuat
ii. Perihal Nama pegawai yang menuntut
iii.
No. Baucar
Kecil
Nombor siri baucar kecil
iv Peruntukan Amaun mengikut jenis peruntukan
v Jumlah Jumlah Baucar Kecil
vi
Amaun
Rekupmen
Amaun yang didapatkan daripada Kumpulan
Kerajaan/SUWA/Asrama
vii
Jumlah
Besar
Jumlah Keseluruhan (bersamaan dengan
jumlah kelulusan permulaan PWR)
Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

90

Sekiranya butiran bayaran melebihi lajur yang disediakan, lajur
pelbagai boleh diwujudkan seperti di Lampiran 7-4 dan contoh
pengisian di Lampiran 7-4A.

7.4.4 Rekupmen

(a) Rekupmen adalah proses mendapatkan semula wang yang telah
dibelanjakan.

(b) Pihak sekolah perlu mengawasi baki PWR. Sebelum proses
rekupmen dilakukan, Buku Tunai PWR perlu diimbangkan.
Rekupmen boleh dibuat lebih daripada sekali dalam sebulan.

(c) Perbelanjaan tersebut hendaklah dikenakan kepada butiran
peruntukan di bawah kumpulan wang berkaitan. Jika perbelanjaan
melibatkan lebih daripada satu kumpulan wang maka rekupmen
perlu dibuat dengan menyediakan baucar bayaran berasingan bagi
setiap kumpulan wang.

(d) Baucar bayaran bagi tujuan rekupmen hendaklah disokong
dengan dokumen asal buku tunai, baucar kecil dan dokumen
sokongan. Semua dokumen perlu disimpan/difailkan secara
berturutan mengikut kumpulan wang berkaitan.

(e) Setelah cek rekupmen ditunaikan, ruangan terimaan di Buku Tunai
PWR direkod seperti di para 7.4.2.


7.5 TATACARA PENUTUPAN BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT PADA
AKHIR TAHUN

7.5.1 Buku Tunai PWR hendaklah diimbangkan dan ditutup pada akhir tahun
serta membuat rekupmen akhir sebelum 31 Disember tahun kewangan
semasa supaya baki PWR adalah bersamaan dengan amaun PWR
yang diluluskan. Amaun ini hendaklah direkodkan sebagai Wang Dalam
Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

91

Tangan di bawah butiran Aset dalam Kunci Kira-Kira bagi kumpulan
wang yang berkenaan.

7.5.2 Pihak sekolah perlu menyediakan satu Sijil Perakuan PWR seperti di
Lampiran 7-5 pada 31 Disember setiap tahun dan dikemukakan
kepada Ketua PTJ. Satu salinan difailkan untuk tujuan pengauditan.
Contoh pengisian seperti di Lampiran 8-5A.


7.6 PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT

7.6.1 Kebenaran untuk menutup PWR hendaklah diperoleh daripada Ketua
PTJ masing-masing. Permohonan penutupan PWR hendaklah dibuat
dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-6.

7.6.2 Selepas kelulusan penutupan diterima, sekolah perlu mengambil
tindakan seperti berikut:

(a) mengeluarkan resit rasmi pejabat atas nama jawatan Pengurus
Sekolah;
(b) merekodkan terimaan mengikut butiran peruntukan kumpulan
wang yang diluluskan;
(c) memasukkan amaun ke dalam bank mengikut kumpulan wang
yang berkaitan; dan
(d) resit asal dikepilkan bersama surat kelulusan penutupan PWR
dan difailkan.










131

PERMOHONAN PENGENDALIAN
PANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH


Rujukan :
Tarikh :

Ketua PTJ

………………………

Tuan,

PERMOHONAN PENGENDALIAN PANJAR WANG RUNCIT

Merujuk kepada perkara di atas, pihak sekolah memohon mengendalikan Panjar
Wang Runcit sejumlah RM……… daripada peruntukan ……………………………
untuk kemudahan perbelanjaan runcit secara tunai bagi pembelian yang
berharga kurang daripada RM100.00.

2. Anggaran jumlah perbelanjaan runcit bagi sebulan adalah seperti berikut :-

(i) Setem, telefon, telegram .………………………
(ii) Minyak mesin rumput ……………………….
(iii) Tambang untuk murid ke sekolah ……………………….
(iv) Alat tulis …………………….....
(v) Pelbagai perkhidmatan (membaiki mesin taip, ..…………………….
mesin pendua dan mesin potong rumput)
(vi) Lain-lain ..…………………….

------------------------------
JUMLAH
=================

3. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini yang
berkaitan. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

…………………………
(Tandatangan Pengetua/Guru Besar)
(Cop Rasmi Sekolah)
Lampiran 7-1

PERMOHONAN PENAMBAHAN DANA
PANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH.

Ketua PTJ

………………………

Tuan,

PERMOHONAN PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT

Saya dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas.

2. Pihak sekolah memohon untuk membuat penambahan Dana Panjar
Wang Runcit sebanyak RM………………… daripada peruntukan
……………………………menjadikan jumlah keseluruhan adalah sebanyak RM
……………… yang diluluskan oleh pihak tuan seperti surat rujukan tuan
………………………………….. bertarikh …………………….


3. Sehubungan dengan itu, berikut adalah senarai perbelanjaan sebenar dan
senarai kekerapan rekupmen untuk pertimbangan tuan.

Bil. Tarikh No. Baucar Jumlah
Rekupmen
(RM)
Baki Dalam
Tangan
(RM)
No. Cek





4. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini dan
baucar rekupmen yang berkaitan serta salinan surat kelulusan terdahulu.

5. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.


Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

Lampiran 7-1A

…………………………
(Tandatangan Pengurus Sekolah)
T
a
r
i
k
h
P
e
r
i
h
a
l
N
o
.


N
o
.
J
u
m
l
a
h
T
a
r
i
k
h
P
e
r
i
h
a
l
N
o
.


B
r
.
*
*
*
*
J
u
m
l
a
h
K
e
r
a
j
a
a
n
S
U
W
A
A
s
r
a
m
a
B
a
u
c
a
r
C
e
k
(
R
M
)
K
e
c
i
l
(
R
M
)
J
u
m
l
a
h

B
a
y
a
r
a
n
J
u
m
l
a
h

B
e
s
a
r
N
o
t
a

*
L
a
j
u
r

p
e
r
l
u

d
i
i
s
i

o
l
e
h

p
i
h
a
k

s
e
k
o
l
a
h
J
u
m
l
a
h

B
e
s
a
r
B
a
k
i

L
a
m
p
i
r
a
n

7
-
2
B
A
Y
A
R
A
N
T
E
R
I
M
A
A
N
d
a
r
i
p
a
d
a

K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g

(
R
M
)
B
U
K
U

T
U
N
A
I

P
A
N
J
A
R


W
A
N
G


R
U
N
C
I
T
A
m
a
u
n

r
e
k
u
p
m
e
n
N
o
.

B
a
u
c
a
r

:
1
6
/
0
7
/
1
2
B
a
k
i

b
/
h
-
-
1
0
.
0
0











1
8
/
0
7
/
2
0
1
2
E
n
c
i
k

A
P
W
R

2
1
/
1
2
5
0
.
0
0










5
0
.
0
0










5
0
.
0
0










1
7
/
0
7
/
1
2
R
e
k
u
p
m
e
n
K
0
3
5
/
1
2
1
2
3
4
5
6
3
5
0
.
0
0









1
8
/
0
7
/
2
0
1
2
E
n
c
i
k

B
P
W
R

2
2
/
1
2
3
0
.
0
0










3
0
.
0
0










3
0
.
0
0










1
7
/
0
7
/
1
2
R
e
k
u
p
m
e
n
S
0
3
0
/
1
2
6
5
4
3
2
1
1
4
0
.
0
0









1
8
/
0
7
/
2
0
1
2
E
n
c
i
k

C
P
W
R

2
3
/
1
2
1
3
8
.
0
0








1
3
8
.
0
0








1
3
8
.
0
0








1
8
/
0
7
/
2
0
1
2
E
n
c
i
k

D
P
W
R

2
4
/
1
2
5
0
.
0
0










5
0
.
0
0










5
0
.
0
0










1
8
/
0
7
/
2
0
1
2
E
n
c
i
k

E
P
W
R

2
5
/
1
2
4
0
.
0
0










4
0
.
0
0










4
0
.
0
0










1
8
/
0
7
/
2
0
1
2
E
n
c
i
k

F
P
W
R

2
6
/
1
2
1
2
5
.
0
0








1
2
5
.
0
0








1
2
5
.
0
0








1
8
/
0
7
/
2
0
1
2
E
n
c
i
k

G
P
W
R

2
7
/
1
2
6
5
.
0
0










6
5
.
0
0










6
5
.
0
0










J
u
m
l
a
h

B
a
y
a
r
a
n
5
0
.
0
0










3
0
.
0
0










5
0
.
0
0










3
6
8
.
0
0








4
9
8
.
0
0








1
7
0
.
0
0








3
2
8
.
0
0








2
.
0
0





















5
0
0
.
0
0

J
u
m
l
a
h

B
e
s
a
r
5
0
0
.
0
0








N
o
t
a

*

L
a
j
u
r

p
e
r
l
u

d
i
i
s
i

o
l
e
h

s
e
k
o
l
a
h
D
i
s
e
d
i
a
k
a
n

o
l
e
h
:
D
i
s
a
h
k
a
n

o
l
e
h
:
K
W






S
U
W
A
K
W



A
s
r
a
m
a
A
m
a
u
n

R
e
k
u
p
m
e
n
























d
a
r
i
p
a
d
a

K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g

(
R
M
)
T
E
R
I
M
A
A
N
P
e
r
i
h
a
l
N
o
.






B
a
u
c
a
r
N
o
.










C
e
k
J
u
m
l
a
h




(
R
M
)
*

























T
e
r
a
s
*












W
a
j
i
b
*











L
P
B
T
T
a
r
i
k
h
K
W

K
e
r
a
j
a
a
n
J
u
m
l
a
h

B
e
s
a
r
T
a
r
i
k
h
P
e
r
i
h
a
l
N
o
.












B
r
.

K
e
c
i
l
B
a
k
i
L
a
m
p
i
r
a
n

7

-

2
A
B
U
K
U

T
U
N
A
I

P
A
N
J
A
R

W
A
N
G

R
U
N
C
I
T
J
u
m
l
a
h

B
e
s
a
r

(
R
M
)
*






P
e
l
b
a
g
a
i

B
A
Y
A
R
A
N
D
i
s
e
d
i
a
k
a
n

o
l
e
h
:
D
i
s
a
h
k
a
n

o
l
e
h
:











.











.
N
a
m
a
:
N
a
m
a
:
J
a
w
a
t
a
n
:
J
a
w
a
t
a
n
:
T
a
r
i
k
h
:
T
a
r
i
k
h
:


Sekolah : ........................................................................
BAUCAR KECIL BAYARAN
Bahagian A
Bayar kepada :
.............................................................................
No. Baucar Kecil
............................................................................. ...........................
RM
Jumlah
Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan dengan
betul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia .............................................................
.............................................. (RM ...................................................) adalah betul.
Tarikh : ........................................ Tandatangan
Pengetua/Guru Besar : ..............................................
(Cop Rasmi Sekolah)
Bahagian B
Perakuan Penerima
Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia ............................................................................
(RM .............................................)
Tarikh : ................................... Tandatangan Penerima : .........................................

(Nama Penuh : ........................................................)
Lampiran 7-3
Tarikh Bekalan /
Perkhidmatan
Peruntukan Butiran Bekalan/Perkhidmatan
Jumlah


Sekolah : ........................................................................
BAUCAR KECIL BAYARAN
Bahagian A
Bayar kepada :
.............................................................................
No. Baucar Kecil
............................................................................. ...........................
RM
Jumlah
Lampiran 7-3A
Tarikh Bekalan /
Perkhidmatan
Peruntukan Butiran Bekalan/Perkhidmatan
Jumlah
SK Sri Lanang
En. Ismail b Sabri
PWR 001/11
12.07.2011 Sivik Kewarganegaraan Pembelian Poster Kemerdekaan 70.00
70.00
Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan dengan
betul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia .............................................................
.............................................. (RM ...................................................) adalah betul.
Tarikh : ........................................ Tandatangan
Pengetua/Guru Besar : ..............................................
(Cop Rasmi Sekolah)
Bahagian B
Perakuan Penerima
Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia ............................................................................
(RM .............................................)
Tarikh : ................................... Tandatangan Penerima : .........................................

(Nama Penuh : ........................................................)
70.00
70.00
tujuh puluh
16.07.2011
Ibrahim
tujuh puluh
70.00
16.07.2011
Ismail b Sabri
Ismail
N
o
.

B
a
u
c
a
r

:
J
u
m
l
a
h

B
e
s
a
r

N
o
t
a

*

L
a
j
u
r

p
e
r
l
u

d
i
i
s
i

o
l
e
h

s
e
k
o
l
a
h
D
i
s
e
d
i
a
k
a
n

o
l
e
h
:
D
i
s
a
h
k
a
n

o
l
e
h
:







*
*

L
a
m
p
i
r
a
n

i
n
i

p
e
r
l
u

d
i
s
e
d
i
a
k
a
n

d
a
l
a
m

d
u
a

(
2
)

s
a
l
i
n
a
n

(
s
a
l
i
n
a
n

A
s
a
l

d
a
n

P
e
j
a
b
a
t
)
S
a
l
i
n
a
n

A
s
a
l

u
n
t
u
k

d
i
k
e
p
i
l
k
a
n

b
e
r
s
a
m
a

b
a
u
c
a
r

r
e
k
u
p
m
e
n
S
a
l
i
n
a
n

P
e
j
a
b
a
t

p
e
r
l
u

d
i
k
e
p
i
l
k
a
n

d
i

d
a
l
a
m

b
u
k
u

P
W
R











.











.
N
a
m
a
:
N
a
m
a
:
J
a
w
a
t
a
n
:
J
a
w
a
t
a
n
:
T
a
r
i
k
h
:
T
a
r
i
k
h
:
L
A
M
P
I
R
A
N

K
E
P
A
D
A

L
A
J
U
R

P
E
L
B
A
G
A
I

B
U
K
U

T
U
N
A
I

P
A
N
J
A
R

W
A
N
G

R
U
N
C
I
T
*




















*




















*




















*





















T
a
r
i
k
h
P
e
r
i
h
a
l
N
o
.












B
r
.

K
e
c
i
l
*





















*





















*




















*




















*





















B
A
Y
A
R
A
N

P
E
L
B
A
G
A
I
*





















L
a
m
p
i
r
a
n

7

-

4
*











*












A
m
a
u
n

R
e
k
u
p
m
e
n
























d
a
r
i
p
a
d
a

K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g

(
R
M
)
K
W

K
e
r
a
j
a
a
n
K
W






S
U
W
A
K
W



A
s
r
a
m
a
J
u
m
l
a
h

B
e
s
a
r

(
R
M
)
N
o
.

B
a
u
c
a
r

:
1
8
/
0
7
/
2
0
1
2
E
n
c
i
k

C
P
W
R

2
3
/
1
2
1
3
8
.
0
0







1
3
8
.
0
0








1
3
8
.
0
0








1
8
/
0
7
/
2
0
1
2
E
n
c
i
k

E
P
W
R

2
5
/
1
2
4
0
.
0
0









4
0
.
0
0










4
0
.
0
0










1
8
/
0
7
/
2
0
1
2
E
n
c
i
k

F
P
W
R

2
6
/
1
2
1
2
5
.
0
0







1
2
5
.
0
0








1
2
5
.
0
0








1
8
/
0
7
/
2
0
1
2
E
n
c
i
k

G
P
W
R

2
7
/
1
2
6
5
.
0
0









6
5
.
0
0










6
5
.
0
0










J
u
m
l
a
h

B
e
s
a
r

1
3
8
.
0
0







4
0
.
0
0









1
2
5
.
0
0







6
5
.
0
0









-













-













-













-













-













-













-













-













3
6
8
.
0
0








4
0
.
0
0










3
2
8
.
0
0








N
o
t
a

*

L
a
j
u
r

p
e
r
l
u

d
i
i
s
i

o
l
e
h

s
e
k
o
l
a
h
D
i
s
e
d
i
a
k
a
n

o
l
e
h
:
D
i
s
a
h
k
a
n

o
l
e
h
:







*
*

L
a
m
p
i
r
a
n

i
n
i

p
e
r
l
u

d
i
s
e
d
i
a
k
a
n

d
a
l
a
m

d
u
a

(
2
)

s
a
l
i
n
a
n

(
s
a
l
i
n
a
n

A
s
a
l

d
a
n

P
e
j
a
b
a
t
)
S
a
l
i
n
a
n

A
s
a
l

u
n
t
u
k

d
i
k
e
p
i
l
k
a
n

b
e
r
s
a
m
a

b
a
u
c
a
r

r
e
k
u
p
m
e
n
S
a
l
i
n
a
n

P
e
j
a
b
a
t

p
e
r
l
u

d
i
k
e
p
i
l
k
a
n

d
i

d
a
l
a
m

b
u
k
u

P
W
R











.











.
N
a
m
a
:
N
a
m
a
:
J
a
w
a
t
a
n
:
J
a
w
a
t
a
n
:
L
A
M
P
I
R
A
N

K
E
P
A
D
A

L
A
J
U
R

P
E
L
B
A
G
A
I

B
U
K
U

T
U
N
A
I

P
A
N
J
A
R

W
A
N
G

R
U
N
C
I
T
*











S
e
w
a

K
a
n
t
i
n






*











P
u
s
a
t

S
u
m
b
e
r





*











F
a
e
d
a
h

B
a
n
k



*











S
u
m
b
a
n
g
a
n

T
a
r
i
k
h
P
e
r
i
h
a
l
N
o
.












B
r
.

K
e
c
i
l
*





















*





















*




















*




















*





















B
A
Y
A
R
A
N

P
E
L
B
A
G
A
I
*





















L
a
m
p
i
r
a
n

7

-

4
A
*











*












A
m
a
u
n

R
e
k
u
p
m
e
n
























d
a
r
i
p
a
d
a

K
u
m
p
u
l
a
n

W
a
n
g

(
R
M
)
K
W

K
e
r
a
j
a
a
n
K
W






S
U
W
A
K
W



A
s
r
a
m
a
J
u
m
l
a
h

B
e
s
a
r

(
R
M
)
J
a
w
a
t
a
n
:
J
a
w
a
t
a
n
:
T
a
r
i
k
h
:
T
a
r
i
k
h
:
RM RM
a) Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember…………… XXXX
b) Perbelanjaan Panjar Wang Runcit
yang belum direkup mengikut
jenis kumpulan wang:-
Kumpulan Wang Kerajaan XXXX
Kumpulan Wang SUWA XXXX
Kumpulan Wang Asrama XXXX XXXX
Jumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember…………..
(seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab)
Disediakan oleh, Disahkan oleh,
Tandatangan Tandatangan
Nama : Pengetua/Guru Besar
Jawatan: Cop Sekolah
Tarikh: Tarikh:
XXXX
PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT
Lampiran 7-5
SEPERTI PADA 31 DISEMBER ………………
RM RM
a) Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember……………
b) Perbelanjaan Panjar Wang Runcit
yang belum direkup mengikut
jenis kumpulan wang:-
Kumpulan Wang Kerajaan
Kumpulan Wang SUWA
Kumpulan Wang Asrama
Jumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember…………..
(seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab)
Disediakan oleh, Disahkan oleh,
PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT
Lampiran 7-5A
SEPERTI PADA 31 DISEMBER ………………
2010
300.00
-
-
- -
300.00
2010
2010
Tandatangan Tandatangan
Nama : Pengetua/Guru Besar
Jawatan: Cop Sekolah
Tarikh: Tarikh:
Idayu
Nurul Idayu bt Husin
31.12.2010
Pembantu Tadbir
Ramlah
31.12.2010

PERMOHONAN PENUTUPAN
PANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH.

Ketua PTJ

………………………

Tuan,

PERMOHONAN PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT

Saya dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas.

2. Sekolah ini memohon kelulusan untuk menutup Panjar Wang Runcit
sedia ada sebanyak RM ……………… yang telah diluluskan oleh pihak tuan
seperti surat rujukan tuan ………………………………….. bertarikh
…………………….


2. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini, baucar
rekupmen terakhir dan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit serta salinan surat
kelulusan terdahulu.


3. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.


Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”


Saya yang menurut perintah,


…………………………………..…
(Tandatangan Pengurus Sekolah)
Lampiran 7-6

BAB 7 - PANJAR WANG RUNCIT
TAJUK : 7.1 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran





1.











2.




3.















4.



5.











Sedia surat permohonan
kelulusan pengendalian
PWR.

Hantar surat permohonan
kepada Ketua PTJ masing-
masing.





Sedia baucar bayaran untuk
mengeluarkan wang
pendahuluan PWR dan
rekod dalam Buku Tunai

Sedia Cek atas nama
jawatan “Pengetua Sekolah”
atau “Guru Besar Sekolah”
dan rekod dalam
BukuTunai.
Cek tersebut hendaklah
dibatalkan palang dengan
mencatat nama, nombor
Kad Pengenalan pembawa
cek serta disahkan oleh
salah seorang pegawai
pengesah yang dinyatakan
di perenggan 4 borang
Kuasa Tetap (AK52) di
belakang cek tersebut.

Tunaikan cek dan simpan
wang tunai dalam Peti Wang
Tunai (cash box)

Rekod wang pendahuluan
PWR dalam Buku Tunai
PWR di sebelah Terimaan.





Tidak
Sedia surat permohonan
kelulusan pengendalian PWR
Hantar surat permohonan
kepada Ketua PTJ
Lulus?
Sedia Baucar Bayaran
Sedia Cek
Rekod Buku
Tunai
Tunaikan Cek dan simpan
wang tunai
Rekod Dalam Buku Tunai
PWR
Tamat
Mula
Ya
Bab 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN
TAHUNAN

104

8.1 PENDAHULUAN

8.1.1 Penyata Kewangan Tahunan Sekolah adalah penyata yang
menunjukkan kedudukan kewangan untuk sesuatu tahun berakhir pada
31 Disember. Penyata ini perlu disediakan untuk setiap kumpulan wang
yang diselenggarakan oleh sekolah mengikut Peraturan Pendidikan
(Akaun Dan Audit) 2002 di bawah Akta Pendidikan 1996.

8.1.2 Penyata Kewangan Tahunan Sekolah mengandungi penyata berikut:

(a) Kunci Kira-Kira;
(b) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan;
(c) Penyata Penerimaan dan Pembayaran;
(d) Nota Kepada Akaun; dan
(e) Penyata-penyata lain.

8.2 DOKUMEN-DOKUMEN YANG DIPERLUKAN UNTUK MENYEDIAKAN
PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH

Dokumen-dokumen dan rekod kewangan yang lengkap, sempurna dan
kemaskini seperti berikut diperlukan untuk penyediaan penyata kewangan
tahunan:
(a) Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan, SUWA dan Asrama
(b) Buku Tunai Panjar Wang Runcit
(c) Rekod Akaun Subsidiari
(d) Daftar Bil
(e) Daftar Penghuni Asrama
(f) Jadual Kedatangan Pelajar
(g) Senarai Akaun Belum Terima
(h) Senarai Akaun Belum Bayar
(i) Penyata Kewangan Tahunan Sekolah tahun sebelumnya yang telah
diaudit atau jika tiada, penyata belum diaudit yang disahkan (kecuali
sekolah menyediakan penyata ini bagi kali pertama).
(j) Penyata Penyesuaian Bank
Bab 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN
TAHUNAN

105

8.3 FORMAT PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH
Format penyediaan Penyata Kewangan Tahunan sekolah mengikut susunan
adalah seperti berikut :
(a) Penyata Penerimaan dan Pembayaran (Lampiran 8-1)
(b) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan (Lampiran 8-2)
(c) Kunci Kira-Kira (Lampiran 8-3)
(d) Nota Kepada Akaun
(e) Penyata lain yang berkaitan (jika ada)


8.4 PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN

8.4.1 Penyata ini menunjukkan jumlah terimaan yang sebenarnya telah
diterima dan jumlah bayaran sebenarnya yang telah dibayar dalam
tempoh tahun kewangan yang berkenaan serta kedudukan baki wang
yang ada dalam bank pada akhir tahun.

8.4.2 Penyata ini menunjukkan satu ringkasan terimaan dan bayaran
daripada Buku Tunai dengan mengambil kira baki wang dalam bank
pada awal tahun dan dicampurkan jumlah terimaan serta ditolak jumlah
bayaran untuk mendapatkan baki wang dalam bank pada akhir tahun.

Baki wang di bank pada 31
Disember
=
Baki wang di bank pada 1 Januari + jumlah
terimaan – jumlah bayaran


8.5 PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN

8.5.1 Penyata ini menunjukkan jumlah semua penerimaan yang sepatutnya
diterima dan jumlah semua pembayaran yang sepatutnya dibayar pada
tahun berkenaan. Penyata ini diimbangkan dengan menunjukkan
lebihan/kurangan pendapatan atas perbelanjaan bagi tahun berkenaan.


Bab 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN
TAHUNAN

106

8.5.2 Penyata ini disediakan dengan mengambil kira:-

(a) penerimaan yang diterima dan sepatutnya diterima tetapi masih
belum diterima dalam tahun kewangan (Akaun Belum Terima); dan

(b) semua pembayaran yang dibuat dan sepatutnya dibayar tetapi
masih belum dibayar dalam tahun kewangan (Akaun Belum Bayar) .

8.5.3 Amaun ABT ditunjukkan sebagai Aset dan amaun ABB ditunjukkan
sebagai Liabiliti dalam Kunci Kira-Kira pada 31 Disember.


8.6 KUNCI KIRA-KIRA

Kunci Kira-Kira adalah penyata mengenai kedudukan kewangan sesebuah
sekolah pada satu tempoh kewangan. Penyata ini menunjukkan amaun lebihan
Aset berbanding dengan Liabiliti serta diimbangkan dengan jumlah Kumpulan
Wang Terkumpul pada 31 Disember tahun yang dilapor.

8.6.1 Aset

(a) Aset adalah sumber ekonomi yang dimiliki oleh sesebuah sekolah.
Sumber ini boleh memberi faedah untuk mengendalikan aktiviti
sekolah pada masa hadapan.

(b) Perkara yang diambil kira sebagai aset adalah:-

(i) Wang Tunai Dalam Tangan

Wang Tunai Dalam Tangan adalah wang yang telah dikutip dan
belum dimasukkan ke bank pada 31 Disember termasuk baki
PWR.


Bab 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN
TAHUNAN

107

(ii) Wang Tunai Dalam Bank

Wang Tunai Dalam Bank adalah baki seperti di Buku Tunai
pada 31 Disember.

(iii) Deposit Dibayar

Wang yang dibayar oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu
maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian
dan dibayar balik kepada sekolah apabila maksud telah
tercapai.

(iv) Bayaran Terdahulu

Perbelanjaan bagi tahun hadapan yang dibayar dalam tahun
kewangan semasa.

(v) Akaun Belum Terima

Terimaan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima
sehingga berakhir tahun kewangan semasa.

8.6.2 Liabiliti

(a) Liabiliti adalah tanggungan yang perlu dijelaskan. Liabiliti ini wujud
kerana bekalan/perkhidmatan/kerja telah diterima/disempurnakan
tetapi bayarannya belum dijelaskan.

(b) Perkara berikut diambil kira sebagai liabiliti:-

(i) Deposit Diterima

Wang yang diterima oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu
maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian
Bab 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN
TAHUNAN

108

dan dibayar balik kepada pendeposit apabila maksud telah
tercapai.

(ii) Terimaan Terdahulu

Pendapatan tahun hadapan yang diterima dalam tahun
kewangan semasa.

(iii) Akaun Belum Bayar

Perbelanjaan yang sepatutnya dibayar tetapi masih belum
dijelaskan oleh pihak sekolah sehingga berakhir tahun
kewangan semasa.

8.6.3 Kumpulan Wang Terkumpul

Kumpulan Wang Terkumpul adalah baki awal tahun ditambah jumlah
perbezaan antara pendapatan dengan perbelanjaan bagi tiap-tiap
peruntukan.
Kumpulan Wang Terkumpul =
Baki awal + Pendapatan semasa –
Perbelanjaan semasa


8.7 NOTA KEPADA AKAUN

8.7.1 Nota Kepada Akaun mengandungi maklumat berikut:-

(a) Prinsip dan asas perakaunan yang diguna pakai

(b) Penerangan mengenai akaun yang diselenggara

(i) Menerangkan jumlah yang ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira
dan Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan.


Bab 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN
TAHUNAN

109

(ii) Membantu memahami kandungan Penyata Kewangan Tahunan
Sekolah.

(iii) Memperincikan sesuatu amaun dalam Kunci Kira-Kira seperti
Akaun Belum Terima, Deposit Dibayar, Bayaran Terdahulu,
Akaun Belum Bayar, Deposit Diterima dan Terimaan Terdahulu.

(iv) Memberi maklumat terperinci mengenai sesuatu butiran
peruntukan dalam Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan
seperti peruntukan Teras, Elektif, Pendidikan Khas Integrasi dan
Pelbagai.


8.8 PENYATA LAIN

Penyata ini merupakan satu penyata yang menyokong kepada Penyata
Kewangan Tahunan Sekolah iaitu:-

(a) Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember; dan
(b) Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit pada 31 Disember.


8.9 PENYERAHAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH

Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan penyata kewangan tahunan
kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan penyata kewangan
tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri tidak lewat daripada 31
Mac tahun berikutnya.

Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata
Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada Ketua
PTJ.



Pekeliling
SPK Bil
4/1988
SEKOLAH……………………………………..
20xx 20xx
RM RM
BAKI WANG DI BANK PADA 1 JANUARI
PENERIMAAN
JUMLAH PENERIMAAN
Tolak :
PEMBAYARAN
JUMLAH PEMBAYARAN
BAKI WANG DI BANK PADA 31 DISEMBER
Lampiran 8-1
Nota
(Kumpulan Wang……………………………..)
PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN
BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER…….
Format Penyata Penerimaan Dan Pembayaran
20xx 20xx
RM RM
PENDAPATAN
JUMLAH PENDAPATAN
Tolak :
PERBELANJAAN
JUMLAH PERBELANJAAN
LEBIHAN/(KURANGAN)
PENDAPATAN ATAS PERBELANJAAN
Nota
Lampiran 8-2
SEKOLAH…………………………………..
PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN
BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER ……
(Kumpulan Wang…………………………………..)
Format Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan
20xx 20xx
RM RM
ASET
Akaun Belum Terima
Bayaran Terdahulu
Deposit Dibayar
Baki wang di bank
Wang Dalam Tangan
JUMLAH ASET
Tolak :
LIABILITI
Akaun Belum Bayar
Deposit Diterima
Terimaan Terdahulu
JUMLAH LIABILITI
ASET/(LIABILITI) BERSIH
Dibiayai Oleh:
KUMPULAN WANG TERKUMPUL
BAKI PADA 1 JANUARI
Pelarasan
Lebihan/(Kurangan) Pendapatan
Atas Perbelanjaan
BAKI PADA 31 DISEMBER
Nota
Lampiran 8-3
KUNCI KIRA-KIRA
(Kumpulan Wang ………………………………)
Sekolah ……………………….
PADA 31 DISEMBER ……
Format Kunci Kira-kira
Bab 9 AKAUN BELUM BAYAR

113

9.1 PENDAHULUAN

Akaun Belum Bayar (ABB) merupakan perbelanjaan yang sepatutnya dibayar
tetapi tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan semasa. Ia
hendaklah dinyatakan sebagai ABB di dalam Penyata Kewangan.


9.2 PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA AKAUN
BELUM BAYAR (ABB)

(a) Sekolah gagal membuat pembayaran dalam tahun semasa ke atas
pembelian/perolehan yang telah dibuat.

(b) Peruntukan tidak mencukupi disebabkan sekolah membuat perolehan
tanpa perancangan.

(c) Pembekal tidak dapat dikesan.

(d) Cek batal/cek tamat tempoh tidak diganti.

(e) Pembayaran kepada pihak ketiga tidak dapat diselesaikan pada tahun
kewangan semasa. Contohnya bayaran balik kehilangan skim pinjaman
buku teks, Insuran dan Biasiswa.

(f) Daftar Bil tidak dikemaskini.


9.3 DAFTAR ABB

Perbelanjaan yang tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan
hendaklah didaftarkan di dalam Daftar ABB seperti di Lampiran 9-1.




Bab 9 AKAUN BELUM BAYAR

114

9.4 KELULUSAN KETUA PTJ

Bil/invois yang tidak diambilkira sebagai ABB pada akhir tahun kewangan
hendaklah mendapat kelulusan Ketua PTJ bagi tujuan pembayaran.


9.5 LANGKAH-LANGKAH UNTUK MENGELAKKAN ABB

(a) Memastikan semua bil/invois/tuntutan dikemukakan dengan segera dan
menjelaskannya dalam tempoh 14 hari daripada tarikh diterima.

(b) Memastikan pembayaran kepada pihak ketiga dibuat dengan kadar
segera dalam tahun kewangan semasa.

(c) Mengelakkan pembelian pada akhir tahun.

(d) Menyemak dan mengemaskini Daftar Bil serta memastikan tiada bil
yang belum dijelaskan.

(e) Mengambil tindakan segera ke atas cek batal/cek tamat tempoh.

(f) Menghubungi Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)/Jabatan
Pendaftaran Negara (JPN) bagi tujuan mengesan pembekal.


9.6 SYARAT PERMOHONAN PELARASAN ABB

Permohonan pelarasan ABB perlu dibuat dengan mematuhi syarat-syarat
berikut:

(a) Tempoh ABB telah melebihi tiga (3) tahun.

(b) Segala usaha telah diambil untuk membayar kepada penerima tetapi
gagal.

(c) Tiada unsur-unsur penyelewengan.


AP 130 (a)
Bab 9 AKAUN BELUM BAYAR

115

9.7 PERMOHONAN PELARASAN ABB

9.7.1 Pelarasan ABB hendaklah mendapat kelulusan Bahagian Akaun, KPM.

9.7.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan tiga (3) salinan Permohonan
Pelarasan ABB seperti di Lampiran 9-2. Satu salinan disimpan oleh
pihak sekolah manakala dua (2) salinan lagi dikemukakan kepada
Ketua PTJ masing-masing untuk dipanjangkan ke Bahagian Akaun,
KPM iaitu:

(a) salinan asal untuk Bahagian Akaun, KPM; dan
(b) satu (1) salinan disimpan oleh Ketua PTJ.


9.7.3 Permohonan tersebut hendaklah disokong dengan salinan Laporan
Audit dan Penyata Kewangan Tahunan serta bukti segala usaha telah
diambil untuk menjelaskan bayaran. Contohnya surat-menyurat atau
bukti pos.


12.8 TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN PELARASAN ABB

9.8.1 Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABB hendaklah diselaraskan
dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:-

(a) Diambilkira sebagai pendapatan di dalam Penyata Pendapatan Dan
Perbelanjaan mengikut peruntukan yang berkenaan.
(b) Mengurangkan amaun ABB dalam Kunci Kira-Kira.

9.8.2 Sekiranya terdapat tuntutan selepas pelarasan dilakukan, Pengurus
Sekolah boleh membuat pembayaran jika bukti yang munasabah dan
boleh diterima dikemukakan untuk menyokong tuntutan tersebut.
Bayaran mesti dibuat menggunakan peruntukan yang berkenaan.



Bab 9 AKAUN BELUM BAYAR

116

9.8.3 Daftar ABB hendaklah dikemaskini selepas:

(a) tuntutan bayaran ABB dijelaskan.
(b) kelulusan pelarasan ABB diperolehi.












L
a
m
p
i
r
a
n

9
-
1
J
E
N
I
S

K
U
M
P
U
L
A
N

W
A
N
G

:



















.
.
T
A
R
I
K
H
N
O
M
B
O
R
T
A
R
I
K
H
N
O
M
B
O
R
T
A
R
I
K
H
N
O
M
B
O
R
T
A
R
I
K
H
N
O
.
R
U
J
U
K
A
N
B
A
U
C
A
R
N
A
M
A

P
E
M
B
E
K
A
L
/
I
N
D
I
V
I
D
U
B
I
L
D
A
F
T
A
R

A
K
A
U
N

B
E
L
U
M

B
A
Y
A
R

(
A
B
B
)
K
E
L
U
L
U
S
A
N

H
A
P
U
S
K
I
R
A
C
A
T
A
T
A
N
A
M
A
U
N

(
R
M
)
I
N
V
O
I
S
/
B
I
L
/
B
A
U
C
A
R
P
E
R
U
N
T
U
K
A
N
M
A
K
L
U
M
A
T

B
A
Y
A
R
A
N
C
E
K
118
Lampiran 9-2

PERMOHONAN PELARASAN AKAUN BELUM BAYAR

(1) Nama dan alamat pemiutang:

.............................................................................................................................

(2) Maklumat Perbelanjaan:

Peruntukan/Subsidiari Amaun (RM) Tarikh Urusniaga





(3) Sila nyatakan sebab-sebab mengapa pembayaran tidak dijelaskan (jika ruang
tidak mencukupi sila sertakan lampiran).


(4) Tindakan yang telah diambil untuk membuat bayaran:


(5) Tandakan ( √ ) dokumen sokongan yang disertakan:-

Salinan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah (telah diaudit) terkini
Salinan surat-menyurat kepada pembekal/pemiutang
Salinan surat daripada Suruhanjaya Syarikat Malaysia /Jabatan
Pendaftaran Negara (jika berkenaan)
Dokumen-dokumen lain yang berkaitan (sila nyatakan):
………………………………………………..

(6) Adakah pegawai yang terlibat telah dinyatakan untuk tindakan tatatertib; jika
tidak berikan sebab-sebab. (jika berkaitan)
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………

(7) Saya memperakui bahawa maklumat yang diberi di atas adalah benar.


Tarikh: ……………… …………………………...
Tandatangan dan cop
Pengetua/Guru Besar
Bab 10 AKAUN BELUM TERIMA

119

10.1 PENDAHULUAN

Akaun Belum Terima (ABT) merupakan terimaan yang sepatutnya diterima
tetapi masih belum diterima sehingga berakhir tahun kewangan semasa dan
hendaklah diisytiharkan di dalam Penyata Kewangan.


10.2 PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA AKAUN
BELUM TERIMA (ABT)

Perkara-perkara yang menyebabkan berlakunya Akaun Belum Terima (ABT)
adalah seperti berikut:

(a) Bayaran-bayaran daripada murid yang tidak dapat dikutip sehingga
berakhir tahun kewangan semasa. Contoh: Bayaran balik atas
kehilangan buku teks.

(b) Caj/sewaan yang tidak dapat dikutip dalam tahun kewangan semasa.
Contoh: sewa dewan, sewa kantin/kedai buku sekolah.


10.3 DAFTAR ABT

Pendapatan yang tidak diterima sehingga berakhir tahun kewangan hendaklah
didaftarkan di dalam Daftar ABT seperti di Lampiran10-1.


10.4 LANGKAH-LANGKAH BAGI MENGELAKKAN ABT

Pengurus Sekolah atau wakil yang diberi kuasa hendaklah mengambil tindakan
seperti berikut:-

(a) Menyemak Jadual Kedatangan Murid/Daftar Penghuni Asrama, Buku Resit
Murid dan Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat bagi memastikan
tiada tunggakan bayaran-bayaran daripada murid yang belum dikutip.
Bab 10 AKAUN BELUM TERIMA

120

(b) Menyemak dokumen/daftar yang berkaitan dengan caj/ sewaan kantin/
lain-lain kemudahan dengan salinan Buku Resit Pejabat (RP.01) bagi
memastikan tiada tunggakan caj/ sewaan yang belum dikutip.

(c) Menyemak resit pejabat dengan Buku Tunai bagi memastikan setiap
terimaan telah direkod.

(d) Memastikan tuntutan pelarasan bantuan dibuat mengikut tarikh yang
telah ditetapkan.

(e) Menghantar surat-surat peringatan dan sekurang-kurangnya satu (1)
Surat Berdaftar Akuan Terima (AR registered) kepada penghutang
seperti ibubapa, penyewa Kantin Sekolah, penyewa Kedai Buku
Sekolah dan lain-lain penghutang.

(f) Melaporkan amaun ABT kepada mesyuarat Jawatankuasa Kewangan
dan Akaun di peringkat sekolah untuk tindakan susulan.


10.5 TINDAKAN UNTUK HAPUSKIRA

10.5.1 Semua ABT yang belum diterima selepas enam (6) tahun hendaklah
dilaporkan kepada Bahagian Kewangan, KPM melalui Ketua PTJ
dengan menggunakan format seperti di Lampiran 10-2.


10.6 TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN HAPUSKIRA DIPEROLEHI

10.6.1 Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABT hendaklah diselaraskan
dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:-

(a) Diambilkira sebagai perbelanjaan di dalam Penyata Pendapatan
Dan Perbelanjaan mengikut peruntukan yang berkenaan.

(b) Mengurangkan amaun ABT dalam Kunci Kira-Kira.

10.6.2 Daftar ABT hendaklah dikemaskini selepas kelulusan pelarasan ABT
diperolehi.
L
a
m
p
i
r
a
n

1
0
-
1
J
E
N
I
S

K
U
M
P
U
L
A
N

W
A
N
G

:




















T
A
R
I
K
H
N
O
M
B
O
R
T
A
R
I
K
H
N
O
.
R
U
J
U
K
A
N
N
A
M
A


P
E
N
G
H
U
T
A
N
G
A
M
A
U
N

(
R
M
)
D
A
F
T
A
R

A
K
A
U
N

B
E
L
U
M

T
E
R
I
M
A

(
A
B
T
)
C
A
T
A
T
A
N
R
E
S
I
T
J
E
N
I
S

T
E
R
I
M
A
A
N
T
A
H
U
N

K
E
W
A
N
G
A
N
M
A
K
L
U
M
A
T

T
E
R
I
M
A
A
N
K
E
L
U
L
U
S
A
N

H
A
P
U
S
K
I
R
A
B
I
L

122
Lampiran 10-2

LAMPIRAN L

[ Arahan Perbendaharaan No. 328(b) ]

LAPORAN MENGENAI TUNGGAKAN HASIL/AKAUN BELUM
TERIMA (ABT) YANG TIDAK BOLEH DIDAPATKAN


1. Nama dan alamat pihak yang kena membayar wang itu;

2. Untuk apakah wang yang kena bayar itu, jumlahnya, tarikh mula-mula
dikenakan membayar wang itu kepada kerajaan;

3. Tarikh bil dihantar atau tarikh diberitahu tentang jumlah yang genap masanya
untuk didapatkan balik wang itu;

4. Apakah tindakan yang telah diambil untuk mendapatkan bayaran semenjak bil
dihantar atau bila diberitahu jumlah yang genap masanya untuk didapatkan.
Jika tatacara memberi notis dan mendapatkan wang itu ditetapkan dalam
undang-undang, adakah tatacara tersebut dipatuhi;

5. Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab memungut wang itu;

6. Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab selaku penyelia;

7. Sama ada kegagalan memungut disebabkan oleh kegagalan mematuhi
sesuatu peraturan atau arahan atau sebab-sebab lain;

8. Sama ada tindakan tatatertib disyorkan terhadap seseorang pegawai. Jika
tiada surcaj disyorkan, sebab-sebab hendaklah diberi;

9. Dalam tiap-tiap satu hal di mana nama seseorang pegawai disebut, nyatakan
sama ada pegawai itu ialah seorang Pegawai Negeri atau Persekutuan, dalam
jawatan tetap atau dalam perkhidmatan sementara.

(i) Pegawai Persekutuan
(ii) Jawatan Tetap

Tarikh : ………………………………...
Tandatangan Pengetua
/Guru Besar

Nama :
Jawatan :
Cop Sekolah :

123

Ulasan dan Syor Pegawai Pengawal

















Tarikh:
Tandatangan Pegawai Pengawal
( Ketua Setiausaha Kementerian )


Nama :

Jawatan :

Cop Jabatan :
Bab 11 PEROLEHAN

124

11.1 PENDAHULUAN

11.1.1 Pengurus Sekolah bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua
perolehan yang menggunakan peruntukan daripada Kumpulan Wang
Sekolah.

Pengurus Sekolah hendaklah:-
(a) mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuatkuasa;
(b) membuat perancangan perolehan dengan bijak;
(c) melaksanakan perolehan dengan teratur dan sempurna; dan
(d) membuat kajian pasaran supaya harga bekalan/perkhidmatan yang
hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan kerajaan di
samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal
tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan.

11.1.2 Perwakilan kuasa kepada Pengurus Sekolah hanya terhad kepada
perolehan melalui sebutharga dan pembelian terus sahaja.


11.2 JENIS-JENIS PEROLEHAN

Pada umumnya jenis perolehan di sekolah adalah seperti berikut:

11.2.1 Perolehan bekalan

Perolehan bekalan adalah perolehan barangan dan peralatan bagi
sesuatu aktiviti atau program seperti peralatan bantuan mengajar,
perabot, bekalan pejabat, bahan mentah dan pakaian.




Bab 11 PEROLEHAN

125

11.2.2 Perolehan perkhidmatan

Perkhidmatan bermaksud khidmat tenaga manusia atau
kepakaran/kemahiran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu
kerja tertentu. Bidang perkhidmatan yang dimaksudkan adalah
perkhidmatan bukan perunding seperti pengendalian kursus dan latihan,
penyenggaraan, dan pembaikan, pembersihan, penyewaan, pengurusan
bangunan dan pengendalian makanan.

11.2.3 Perolehan kerja

Perolehan kerja melibatkan pembinaan dan penyelenggaraan fizikal, ia
juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.


11.3 KAEDAH PEROLEHAN

Sekolah boleh membuat perolehan melalui kaedah berikut:
a) Perolehan Melalui Kontrak Pusat
b) Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel
c) Pembelian Terus
d) Sebut Harga

11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat

Bekalan/perkhidmatan yang terdapat dalam kontrak pusat hendaklah
dibeli terus daripada pembekal yang disenaraikan dalam kontrak pusat.
Walau bagaimanapun, sekolah dibenarkan membeli di luar daripada
kontrak pusat sekiranya jumlah pesanan itu tidak mencapai had pesanan
minima yang ditetapkan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan bagi
barangan berkenaan.

Bab 11 PEROLEHAN

126

Bekalan/perkhidmatan yang tidak disenaraikan dalam kontrak pusat,
pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan harga
yang berpatutan dan berkualiti tertakluk kepada nilai
bekalan/perkhidmatan tersebut.

11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel

(a) Perolehan bagi item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel
hendaklah diuruskan sendiri oleh setiap sekolah di kalangan
syarikat panel pembekal yang dilantik.

(b) Tatacara bagi perolehan ditetapkan seperti berikut:

(i) Perolehan bernilai di bawah RM50,000.00 setahun atau dalam
satu kontrak, sekolah dibenarkan melaksanakan perolehan
secara pembelian terus di kalangan mana-mana syarikat
panel pembekal yang dilantik;

(ii) Perolehan melebihi RM50,000.00 sehingga RM500,000.00
setahun atau dalam satu kontrak, hendaklah diuruskan melalui
kaedah sebut harga di kalangan syarikat panel pembekal yang
dilantik. Pemilihan syarikat panel pembekal yang berjaya
hendaklah diputuskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga;

(iii) Perolehan melebihi RM500,000.00 setahun atau dalam satu
kontrak,hendaklah dirujuk kepada Bahagian Perolehan dan
Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua PTJ;

(iv) Kontrak formal hendaklah ditandatangani bagi kontrak yang
bernilai melebihi RM50,000.00 selaras dengan Arahan
Perbendaharaan (AP)176.1; dan

Bab 11 PEROLEHAN

127

(v) Kajian pasaran yang berpatutan hendaklah dibuat supaya
perolehan yang hendak dilaksanakan adalah yang paling
sesuai dan menguntungkan. Kajian hendaklah mengambil kira
aspek kualiti, harga, kegunaan dan fakta-fakta lain yang
berkaitan.

(c) Pengurus sekolah dikehendaki merujuk kepada Pekeliling Kontrak
Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa bagi mengenalpasti
item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel.


11.3.3 Pembelian Terus

(a) Bekalan dan Perkhidmatan

Pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan
tahunan sehingga RM 50,000 boleh dibuat secara pembelian terus
dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar
dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf bumiputera atau
bukan bumiputera.

Walau bagaimanapun, kelulusan Ketua PTJ hendaklah diperoleh bagi
semua perolehan melebihi RM20,000 setahun bagi setiap jenis item.

(b) Kerja-kerja

Rujuk Jadual 11.3.4 (b) : Perolehan Kerja-kerja Kecil





SPP
12/2007
Bab 11 PEROLEHAN

128

11.3.4 Sebut Harga

Had Perolehan Mengikut Pekeliling Perbendaharaan

(a) Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

Had Nilai Perolehan
Cara
Perolehan
Pembekal

(i) Melebihi
RM50,000.00 hingga
RM100,000.00
setahun bagi setiap
jenis item.


Sebut Harga

Lima (5) syarikat/pembekal
bertaraf bumiputra yang
berdaftar dengan
Kementerian Kewangan.

(ii) Melebihi RM100,000
hingga RM500,000
setahun bagi setiap
jenis item.


Sebut Harga




Lima (5) pembekal/syarikat
yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan.

(iii) Melebihi RM500,000
setahun.

Tender
(Peringkat
Kementerian)


-

Jadual 11.3.4 (a): Perolehan Bekalan/Perkhidmatan




SPP
5/2009

AP
170.1
Bab 11 PEROLEHAN

129

(b) Perolehan Kerja-kerja Kecil

Had bagi setiap jenis
kerja
Cara
Perolehan
Pembekal

(i) tidak melebihi
RM20,000.

Lantikan
Terus

Kontraktor Kelas F yang
berdaftar dengan Pusat
Khidmat Kontraktor (PKK)
di bawah kepala dan sub
kepala yang berkaitan.

(ii) RM20,000 hingga
RM100,000
Perolehan kerja-kerja
kecil/ pembaikan
yang tidak mengubah
struktur asal yang
berdasarkan Jadual
Kadar Harga
Kejuruteraan Awam.

Secara
pusingan/
undian/Sebut
Harga

Kontraktor Kelas F di
daerah/daerah terdekat
yang berdaftar dengan PKK
di bawah kepala dan sub
kepala yang berkaitan.

(iii) RM20,000 hingga
RM200,000
Perolehan kerja-kerja
kecil yang tidak
mengubah struktur
dan yang tidak
mempunyai Jadual
Kadar Kerja
Kejuruteraan Awam.

Sebut Harga

Kontraktor di daerah/daerah
terdekat yang berdaftar
dengan PKK dalam kelas,
kepala dan sub kepala yang
berkaitan.

Jadual 11.3.4 (b): Perolehan Kerja-kerja Kecil
SPP
2/2001
SPP
12/2007
Bab 11 PEROLEHAN

130

(c) Bagi kerja-kerja baru/kerja-kerja penyenggaraan, pembaikan, ubah
suai dan naik taraf yang melibatkan perubahan struktur asal serta
kerja-kerja elektrikal dan mekanikal hendaklah merujuk kepada
Jabatan Teknikal (Jabatan Kerja Raya (JKR) atau Jabatan
Pengairan dan Saliran(JPS)) selaras dengan AP182.


11.4 TATACARA PEROLEHAN

11.4.1 PERANCANGAN

Pengurus Sekolah hendaklah merancang perolehan mengikut keperluan
dengan mengambilkira jumlah peruntukan yang diterima serta mematuhi
perkara-perkara berikut:

(a) perancangan perolehan dibincangkan dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun;

(b) peruntukan adalah mencukupi setelah mengambilkira Bil/Pesanan
Sekolah yang belum dijelaskan.

11.4.2 PELAKSANAAN

(a) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan:-

(i) semua perolehan perlu mematuhi peraturan, surat pekeliling
kewangan dan surat pekeliling perolehan KPM dibaca bersekali
dengan Arahan Perbendaharaan (AP), Pekeliling Perbendaharaan
(PP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) yang
berkuatkuasa;


Bab 11 PEROLEHAN

131
(ii) kelulusan Ketua PTJ diperoleh bagi semua perolehan melebihi
RM20,000 setahun bagi setiap jenis item;

(iii) permohonan perolehan bekalan/perkhidmatan untuk setiap
matapelajaran hendaklah dibuat melalui Ketua Bidang/Panitia
masing-masing;

(iv) bekalan/perkhidmatan yang diterima menepati spesifikasi yang
ditetapkan; dan

(v) bekalan yang diterima hendaklah direkod dalam dokumen
berkaitan. Rujuk pekeliling/Surat Pekeliling/garis panduan yang
sedang berkuatkuasa.

(b) Sekiranya peraturan di para 11.3.1 tidak dapat dipatuhi, pihak
sekolah hendaklah mendapat kelulusan khas daripada Bahagian
Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua PTJ.

(c) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan pembekal
bertanggungjawab untuk mengambil tindakan mengganti/
menyelenggara bekalan/perkhidmatan yang mempunyai tempoh
jaminan/penyelenggaraan berjadual.


11.5 PROSES KERJA PEROLEHAN DI SEKOLAH

11.5.1 Pembelian Terus

(a) Permohonan untuk mendapatkan bekalan dan perkhidmatan
termasuk program yang menggunakan kertas kerja hendaklah
menggunakan Nota Minta seperti di Lampiran 11-1. Nota minta
disediakan oleh Guru Penolong Kanan/ Ketua Bidang/ Ketua Panitia/

Bab 11 PEROLEHAN

132

Penyelia Asrama/ Pembantu Tadbir dan diluluskan oleh Pengurus
Sekolah.

(b) Semua perolehan hendaklah dibuat dengan menggunakan Pesanan
Sekolah (DKS 005) terus kepada pembekal yang terpilih.

(c) Perolehan secara kontrak/perjanjian tidak perlu menggunakan
Pesanan Sekolah kecuali kontrak makanan bermasak dan RMT.

(d) Sekolah perlu menyelenggara satu Daftar Stok Buku Pesanan
Sekolah seperti di Lampiran 11-2. Sekolah dibenarkan menggunakan
baki helaian Pesanan Sekolah pada tahun berikutnya tanpa perlu
merekod semula dalam Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah.

(e) Hanya Pengurus Sekolah sahaja boleh menandatangani Pesanan
Sekolah.

(f) Borang Pesanan Sekolah hendaklah diisi dalam tiga (3) salinan.
Salinan asal (kuning) (Lampiran 11-3) dan salinan kedua (merah
jambu) (Lampiran 11-4) hendaklah diserah kepada pembekal.
Salinan asal hendaklah dikembalikan kepada sekolah apabila
bekalan/ perkhidmatan dibekalkan dengan sempurna untuk tujuan
pembayaran. Salinan ketiga (hijau) (Lampiran 11-5) pula ditinggalkan
dalam buku pesanan untuk tujuan rujukan dan pengauditan.

(g) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Pesanan Sekolah yang
dikembalikan telah dilengkapkan oleh pembekal di ruangan
“Perakuan Mengenai Mutu” dengan tandatangan dan cop pembekal
beserta tarikh.

(h) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan pegawai memperakui
bekalan/perkhidmatan/kerja yang dipesan telah diterima. Bekalan/
Bab 11 PEROLEHAN

133
perkhidmatan/kerja yang diterima hendaklah didaftarkan dan
disimpan melainkan bekalan untuk kegunaan terus seperti bahan
mentah masakan. Pengurus Sekolah tidak dibenarkan memperakui
penerimaan bekalan/ perkhidmatan/ kerja dalam pesanan sekolah
sebagai langkah kawalan dalaman.

(i) Sekiranya senarai bekalan/perkhidmatan/ kerja yang dipesan melebihi
ruangan dalam borang pesanan sekolah, lampiran berasingan boleh
digunakan dengan diperakukan oleh Pengurus Sekolah. Contoh
format adalah seperti Lampiran 11-6.

(j) Sekiranya dokumen asal Pesanan Sekolah hilang, Pengurus Sekolah
boleh mengeluarkan satu salinan fotostat yang diperakui benar bagi
menggantikan pesanan asal tersebut. Salinan yang telah diperaku ini
hendaklah dilampirkan bersama bil untuk bayaran dan satu perakuan
hendaklah diberi bahawa pesanan tersebut belum pernah dibayar
sebelumnya. Contoh perakuan adalah seperti berikut:

“Saya mengesahkan bahawa dokumen asal Pesanan Sekolah telah
didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran
sebenarnya belum lagi dibuat dan jika dokumen asal Pesanan
Sekolah tersebut dijumpai, ia tidak boleh digunakan untuk tujuan
pembayaran”.

(k) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan salinan ketiga Pesanan
Sekolah yang ditinggalkan di dalam Buku Pesanan Sekolah dicop
‘TELAH BAYAR’ sebaik sahaja pembayaran dibuat.






Bab 11 PEROLEHAN

134

11.5.2 Sebut Harga
(Tatacara Pengurusan Sebut Harga adalah berdasarkan AP 170 dan juga
SPP Bil. 5 Tahun 2009)

A. Pengurusan Sebut Harga

(a) Perolehan secara Sebut Harga yang melebihi RM50,000 hingga
RM100,000 hendaklah dipelawa kepada sekurang-kurangnya lima
(5) pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan atau Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) /CIDB hendaklah
menggunakan borang Lampiran Q seperti di Lampiran 11-7.

(b) Pihak Sekolah adalah dilarang memecah kecilkan nilai bekalan
bagi mengelakkan pelawaan sebut harga.

(c) Pengurus Sekolah hendaklah mempamerkan pemberitahuan
sebut harga (Notis Sebut Harga) di papan kenyataan awam
sekolah masing-masing, selain daripada mempelawa sebut harga
kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti.

(d) Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari
berturut-turut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa
dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut.

(e) Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada
melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.

(f) Satu daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan
senarai edaran sebut harga atau pembuat/pembekal/kontraktor
yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga.


Bab 11 PEROLEHAN

135

(g) Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk
pengawalan.

(h) Satu penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu
tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak
dibenarkan.

(i) Pengurus Sekolah hendaklah mensyaratkan kepada penyebut
harga supaya mengemukakan tawaran harga dan tawaran
teknikal dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan berlakri
bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja memadai
tawaran dikemukakan dalam satu sampul surat berlakri sahaja.

(j) Notis Sebut Harga di papan kenyataan awam sekolah hendaklah
menyatakan:
(i) Sekolah yang memanggil sebut harga;
(ii) Tajuk sebut harga;
(iii) Syarat kelayakan penyebut harga;
(iv) Bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran;
(v) Tempat sebut harga perlu dihantar,
(vi) Tarikh dan waktu tutup.

(k) Sebut harga hendaklah diterima, dibuka dan dijadualkan
sebagaimana yang dilaksanakan bagi tender mengikut AP 195,
196 dan 197.

B. Tempoh Sah Laku Sebut Harga

Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi 90
hari dari tarikh tutup sebut harga bergantung kompleksiti sebut harga
yang dilaksanakan. Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak boleh
dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan
Bab 11 PEROLEHAN

136
tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah
dipelawa semula.

C. Penerimaan Sebut Harga

(a) Peti Tawaran

(i) Peti tawaran hendaklah disediakan dengan dilabelkan
tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran ditutup.

(ii) Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua kunci yang
berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang secara
berasingan oleh dua orang pegawai kanan sekolah.

(iii) Sekolah hendaklah menyediakan anggaran harga bagi
setiap sebut harga dan memasukkannya ke dalam peti
tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga.

(iv) Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh dan waktu yang
ditetapkan. Waktu sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan
pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja. Bagi tawaran
yang diterima melalui pos sebelum tarikh dan waktu tutup,
sekolah hendaklah memasukkan tawaran tersebut ke dalam
peti tawaran. Dokumen sebut harga yang lewat diterima dari
waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak boleh
dipertimbangkan.

(b) Pembukaan Peti Tawaran

(i) Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin selepas
sebut harga ditutup.

SPP Bil
5/2009
Bab 11 PEROLEHAN

137
(ii) Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka
Sebut Harga yang dilantik secara bertulis oleh Pengurus
Sekolah. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah
terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang
mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada
pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Bagi
sekolah yang tidak mempunyai pegawai Kumpulan
Pengurusan dan Profesional, sekolah boleh melantik
seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional di
PPD bagi menganggotai Jawatankuasa Pembuka Sebut
Harga.


D. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

(a) Tugas-Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

(i) Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang
ditetapkan;

(ii) Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut
harga;

(iii) Menandatangan ringkas pada lembaran yang menyatakan
harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau ditaip bertindih
dalam tawaran sebut harga;

(iv) Merekod pada borang jadual sebut harga dengan
mencatatkan nama penyebut harga, kod penyebut harga,
harga yang ditawarkan, tempoh siap/tempoh penyerahan
dan menandatangan borang tersebut;

Bab 11 PEROLEHAN

138
(v) Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran teknikal
telah dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang
berasingan dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan.
Bagi sebut harga kerja memadai tawaran dikemukakan
dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja; dan

(vi) Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan semua
dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai Semakan.

(b) Penilaian Sebut Harga

(i) Semua sebut harga yang diterima hendaklah dikaji dan
dinilai sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebut
Harga. Sebut harga yang paling menguntungkan Kerajaan
hendaklah disyorkan.

(ii) Dalam penilaian sebut harga, perkara-perkara seperti jangka
masa siap, kadar harga, kekerapan perkhidmatan, kawasan
perlaksanaan, kos penyelenggaraan untuk tempoh tertentu
dan sebagainya perlu diambil kira.

(iii) Bagi semua sebut harga, jika perlu, nasihat daripada
Jabatan Teknik seperti JKR dan JPS atau Agensi yang
seumpamanya hendaklah diperoleh.

(iv) Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam tempoh
empat belas (14) hari dari tarikh diterima daripada Urus
Setia.





Bab 11 PEROLEHAN

139

E. Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga, Keahlian dan Tugas
Jawatankuasa

Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah
dibuat secara bertulis oleh Pengurus Sekolah.

(1) Penilaian Sebut Harga Bekalan Dan Perkhidmatan

Penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan hendaklah dibuat
oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:

(a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal

(i) Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah
tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang
pengerusi dan dua (2) orang ahli.

(ii) Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah
terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan
berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut.
Sekiranya Sekolah tidak mempunyai kemahiran
dalaman, kepakaran dari Jabatan Teknik atau Jabatan
lain boleh digunakan, seperti JKR, JPS, Jabatan Kimia,
Jabatan Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan
sebagainya.

(iii) Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah membuat
penilaian berasaskan kepada spesifikasi perolehan
dalam dokumen sebut harga. Penilaian hendaklah dibuat
berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan,
pernyataan pematuhan (statement of compliance)
dan/atau penilaian fizikal.
Bab 11 PEROLEHAN

140
Walau bagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa
mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil
kira.

(iv) Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara
bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah
tidak dibenarkan.


(b) Jawatankuasa Penilaian Harga

(i) Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada
dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli.

(ii) Penilaian harga sesuatu sebut harga hendaklah
mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran,
kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran
terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya.
Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga
dengan tawaran penyebut harga yang lain hendaklah
dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama
(equal footing).

(iii) Penilaian bagi pembelian harta modal seperti kenderaan,
jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain hendaklah
berdasarkan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh
(total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga
barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan,
jaminan, penyenggaraan dan lain-lain.




Bab 11 PEROLEHAN

141
(iv) Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara
bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah
tidak dibenarkan.

(c) Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak
kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut, perabot,
ubat, rangsum atau catuan basah/kering, beg, alat tulis,
peralatan pejabat dan sebagainya, memadai sekolah
menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.

(d) Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dan
dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh empat
belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemukakan
kepada Jawatankuasa Penilaian.

(e) Laporan penilaian hendaklah ditandatangan oleh semua ahli
Jawatankuasa.


2. Penilaian Sebut Harga Kerja

(a) Penilaian sebut harga kerja hendaklah dibuat oleh satu (1)
Jawatankuasa Penilaian sahaja. Pelantikan ahli Jawatankuasa
hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pengurus Sekolah.

(b) Penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh satu
Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada tiga
(3) orang pegawai. Salah seorang ahli Jawatankuasa
hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja
tersebut.

Bab 11 PEROLEHAN

142
(c) Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam
tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga
diterima oleh Jawatankuasa Penilaian.

(d) Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli
Jawatankuasa.

3. Asas Penilaian Sebut Harga

(a) Asas-asas penilaian sebut harga termasuklah perkara-perkara
berikut:

(i) Penyebut harga memenuhi kesemua syarat yang
dinyatakan dalam dokumen sebut harga.

(ii) Keupayaan/kemampuan penyebut harga seperti
pengalaman kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak
semasa, projek yang sedang dilaksanakan/dalam
tangan.

(iii) Analisa harga dengan mengambil kira tempoh
siap/penghantaran.

(iv) Kemampuan kewangan hendaklah dinilai bagi sebut
harga bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000
dari segi modal minimum sekurang-kurangnya 1.5%
daripada anggaran harga sekolah. Modal minimum
hendaklah dalam bentuk aset mudah cair iaitu campuran
nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata
bulanan bank bagi tiga (3) bulan terakhir termasuk
deposit tetap, baki nilai kemudahan kredit dan nilai
kemudahan kredit

Bab 11 PEROLEHAN

143
tambahan yang layak/akan diperoleh oleh penyebut
harga daripada bank atau institusi kewangan.

F. Penyediaan Kertas Taklimat Sebut Harga

1. Setelah laporan penilaian sebut harga diterima oleh Urus Setia
Sebut Harga, kertas taklimat sebut harga hendaklah
disediakan dengan maklumat-maklumat seperti berikut :-

(a) Salinan borang/notis sebut harga;
(b) Salinan spesifikasi sebut harga;
(c) Jadual sebut harga;
(d) Senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat yang
menjawab/tidak menjawab;
(e) Salinan sijil pendaftaran dengan Kementerian
Kewangan/PKK/LPIPM/CIDB;
(f) Laporan Penilaian Sebut Harga;
(g) Kertas Perakuan/Taklimat Sebut Harga; dan
(h) Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau yang
disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga.

G. Jawatankuasa Sebut Harga

1. Penubuhan Dan Keahlian Jawatankuasa Sebut Harga

(a) Semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik
secara bertulis berdasarkan Perwakilan Kuasa Pegawai
Pengawal Kementerian Pelajaran Malaysia Di Bawah
Arahan Perbendaharaan 11.

(b) Keahlian jawatankuasa hendaklah terdiri daripada
sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai di mana
Bab 11 PEROLEHAN

144
seorang daripadanya hendaklah pegawai dari Kumpulan
Pengurusan dan Profesional.

(c) Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah
dilantik atas nama jawatan secara tahunan/dua tahun
sekali. Pengerusi adalah Pengurus Sekolah dan Ahli
Jawatankuasa Sebut Harga pula hendaklah terdiri
daripada:

(i) Sekolah Menengah – Ahli Jawatankuasa terdiri
daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai
kanan sekolah.

(ii) Sekolah Rendah – Ahli Jawatankuasa terdiri
daripada seorang pegawai kanan sekolah dan
seorang wakil JPN/PPD Kumpulan Pengurusan dan
Profesional.

(d) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang secepat
mungkin supaya keputusan dapat dibuat dengan segera.
Jawatankuasa Sebut Harga seboleh-bolehnya hendaklah
bersidang dalam tempoh dua (2) minggu selepas penilaian
dibuat.

(e) Ahli Jawatankuasa Sebut Harga tidak boleh menganggotai
Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau mana-mana
Jawatankuasa Penilaian.

2. Pertimbangan Sebut Harga

(a) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang sebut
harga dan memilih sebut harga yang paling
menguntungkan sekolah. Jawatankuasa Sebut Harga
Bab 11 PEROLEHAN

145
hendaklah berpuas hati semua penyebut harga telah diberi
peluang yang saksama.

(b) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah
bersidang/bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga.
Pertimbangan sebut harga secara edaran tidak
dibenarkan.

(c) Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga
hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh
pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-asas
pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas.

(d) Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah sebulat
suara. Keputusan yang tidak sebulat suara dan/atau
melebihi had nilai hendaklah dikemukakan kepada
Lembaga Perolehan Agensi yang berkenaan untuk
keputusan.

(e) Sekiranya penilaian sebut harga tidak menepati kriteria,
Jawatankuasa boleh memanggil semula sebut harga.

3. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga

(a) Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga,
pesanan sekolah hendaklah dikeluarkan dengan segera
kepada pembuat/pembekal/kontraktor yang berjaya.

(b) Sekolah hendaklah mengadakan satu kontrak formal bagi
perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa atau perolehan
kerja, yang mana berkenaan, untuk ditandatangani selaras
dengan AP 176.1(c).

Bab 11 PEROLEHAN

146
(c) Bagi bekalan/perkhidmatan/kerja di mana kontrak formal
tidak sesuai, memadai pesanan sekolah dikeluarkan.
Walau bagaimanapun, dokumen sebut harga hendaklah
disertakan bersama pesanan sekolah supaya kontraktor
jelas mengenai obligasinya.

(d) Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut Harga
hendaklah dipamerkan di papan kenyataan sekolah
dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga
tawaran dan tempoh siap/penghantaran secepat mungkin
selepas pesanan sekolah dikeluarkan.

11.5.3 Tender.

Tender dikendalikan oleh Bahagian Pembangunan, KPM dan Bahagian
Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM.


11.6 TATACARA PEROLEHAN PERALATAN ICT DI PERINGKAT SEKOLAH

11.6.1 Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada
Kumpulan Wang SUWA, atau Kumpulan Wang Asrama tidak termasuk
peruntukan daripada Kerajaan untuk membuat perolehan peralatan ICT
dengan mendapat kelulusan Ketua PTJ.

11.6.2 Perolehan ICT yang memerlukan kelulusan teknikal termasuklah:

(a) Perkakasan ICT yang dimaksudkan merangkumi semua jenis alat-alat
input/output yang memerlukan CPU untuk beroperasi seperti
pencetak, pengimbas, smart board, kecuali alat ganti seperti papan
kekunci, tetikus, penggantian monitor rosak, barang habis guna
(contoh : disket, pendrive), aksesori (web cam) dan perabot komputer.

SPK
8/2010
Bab 11 PEROLEHAN

147
(b) Perisian komputer merangkumi semua jenis pakej sedia ada (off -the-
shelf) untuk kegunaan tertentu dan seumpamanya. ( Contoh : Sistem
Perakaunan, Sistem Personel, Sistem Pengurusan Inventori).

(c) Talian internet seperti talian streamyx dan talian broadband.

11.6.3 Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peruntukan yang mencukupi
untuk membuat perolehan peralatan ICT dan melampirkan surat
kelulusan Ketua PTJ.


11.7 PERMOHONAN PEROLEHAN ICT

Pengurus Sekolah dibenarkan membuat perolehan peralatan ICT dengan
mendapat kelulusan teknikal daripada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)
serta mematuhi Surat Pekeliling/garis panduan yang sedang berkuatkuasa.

11.8 PEROLEHAN HARTA MODAL

Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada Kumpulan
Wang Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA atau Kumpulan Wang Asrama untuk
membuat perolehan harta modal dengan mematuhi pekeliling yang sedang
berkuatkuasa.

Bagi perolehan yang menggunakan peruntukan Kumpulan Wang SUWA,
Sekolah perlu mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum perolehan dilakukan.

148

Lampiran 11-1
NOTA MINTA

Rujukan:
Tarikh : _________

Kepada : Pengetua/Guru Besar
Sekolah:____________________________________________________

Daripada :___________________________________________________________


Permohonan Mendapatkan Bekalan Peralatan Bagi Tahun ________

Berhubung dengan perkara tersebut di atas, diharap dapat tuan meluluskan
permohonan mendapatkan bekalan seperti berikut:-

Bil
Perihal
Barang
Kuantiti
Harga/Unit


Anggaran
Harga

Tarikh
Diperlukan
Catatan oleh
Pengetua/Guru
Besar









Peruntukan dikenakan :…………………………………….

Baki Peruntukan Semasa : RM……………………………..…


Sekian, Terima kasih
Permohonan di atas
Yang Benar Diluluskan/tidak diluluskan


T.T Pemohon T.T Pengetua/Guru Besar
……………………………. ………………………………
( Nama ) ( Nama )

Tarikh: …………………… Tarikh …………………….
S
E
K
O
L
A
H


:




.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
T
E
R
I
M
A
A
N
K
E
L
U
A
R
A
N
N
o
m
b
o
r


S
i
r
i
O
l
e
h
N
o
m
b
o
r


S
i
r
i
K
e
p
a
d
a
D
a
r
i
H
i
n
g
g
a
(
N
a
m
a

d
a
n

J
a
w
a
t
a
n
)
D
a
r
i
H
i
n
g
g
a
(
N
a
m
a

d
a
n

J
a
w
a
t
a
n
)
T
a
n
d
a

t
a
n
g
a
n

P
e
n
e
r
i
m
a
B
a
k
i

(
N
a
s
k
a
h
)
C
a
t
a
t
a
n
L
a
m
p
i
r
a
n

1
1
-
2
D
A
F
T
A
R

S
T
O
K

B
U
K
U

P
E
S
A
N
A
N

S
E
K
O
L
A
H
T
a
r
i
k
h
J
u
m
l
a
h

N
a
s
k
a
h
T
a
r
i
k
h
J
u
m
l
a
h

N
a
s
k
a
h
(DKS 005)
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PESANAN SEKOLAH

ASAL
Hendaklah dikembalikan dengan invois
tuan kepada



(Cop Nama & Alamat Sekolah)
Pesanan ini akan dibatalkan jika barang
-barang tidak diterima sebelum tarikh
yang tersebut
No.
Nama Sekolah :
Kepada




Sila bekalkan barang-barang yang tersebut di bawah ini kepada
No. Perihal Kuantiti
Harga Seunit Dan
Diskaun
Harga Bersih
RM Sen RM Sen










BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR


Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia _____________________________________

___________________________________________________

Jumlah

Jenis Peruntukan dikenakan :
Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan Tandatangan : ___________________
Rujukan Nota Minta :
Jawatan : ___________________
Rujukan Kontrak Perbendaharaan :
Tarikh : ___________________

PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA
NASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN
PERAKUAN MENGENAI MUTU
(Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)
Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas
mengikut *surat saya / tuan ________________________________________________ bertarikh ____________________

Tarikh ________________________
Tandatangan dan Cop Pembekal ___________________________

PERAKUAN
(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)

Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang yang dipesan di atas telah diterima dan *dikeluarkan untuk terus digunakan
/*disimpan dan didaftarkan dalam (no.rujukan) ______________________________________
*(2) kerja yang dibutirkan di atas telah dilaksanakan dengan memuaskan.


Tarikh : ___________________ Tandatangan penerima : _________________________

*Potong mana yang tidak berkenaan Jawatan : _________________________
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)
laksanakan kerja untuk
pada atau sebelum
(DKS 005)
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PESANAN SEKOLAH

PENDUA
Hendaklah disimpan oleh Pembekal



(Cop Nama & Alamat Sekolah)
Pesanan ini akan dibatalkan jika barang
-barang tidak diterima sebelum tarikh
yang tersebut
No.
Nama Sekolah :
Kepada




Sila bekalkan barang-barang yang tersebut di bawah ini kepada
No. Perihal Kuantiti
Harga Seunit Dan
Diskaun
Harga Bersih
RM Sen RM Sen










BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR


Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia _____________________________________

___________________________________________________

Jumlah

Jenis Peruntukan dikenakan :
Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan Tandatangan : ___________________
Rujukan Nota Minta :
Jawatan : ___________________
Rujukan Kontrak Perbendaharaan :
Tarikh : ___________________

PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA
NASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN
PERAKUAN MENGENAI MUTU
(Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)
Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas
mengikut *surat saya / tuan ________________________________________________ bertarikh ____________________

Tarikh ________________________
Tandatangan dan Cop Pembekal ___________________________

PERAKUAN
(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)

Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang yang dipesan di atas telah diterima dan *dikeluarkan untuk terus digunakan
/*disimpan dan didaftarkan dalam (no.rujukan) ______________________________________
*(2) kerja yang dibutirkan di atas telah dilaksanakan dengan memuaskan.


Tarikh : ___________________ Tandatangan penerima : _________________________

*Potong mana yang tidak berkenaan Jawatan : _________________________

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)
laksanakan kerja untuk
pada atau sebelum
(DKS 005)
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PESANAN SEKOLAH

PENIGA
Ditinggalkan dalam Buku Pesanan



(Cop Nama & Alamat Sekolah)
Pesanan ini akan dibatalkan jika barang
-barang tidak diterima sebelum tarikh
yang tersebut
No.
Nama Sekolah :
Kepada




Sila bekalkan barang-barang yang tersebut di bawah ini kepada
No. Perihal Kuantiti
Harga Seunit Dan
Diskaun
Harga Bersih
RM Sen RM Sen











BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR


Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia _____________________________________

___________________________________________________

Jumlah

Jenis Peruntukan dikenakan :
Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan Tandatangan : ___________________
Rujukan Nota Minta :
Jawatan : ___________________
Rujukan Kontrak Perbendaharaan :
Tarikh : ___________________


Saya sahkan bahawa salinan asal pesanan ini telah ditandatangan oleh Penerima.


Saya sahkan bahawa butir-butir dalam pesanan asal adalah sama dengan butir-butir dalam salinan peniga.




_____________________________
Pegawai yang menyediakan baucar


No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)


laksanakan kerja untuk
pada atau sebelum
LAMPIRAN 11-6
PESANAN SEKOLAH (LAMPIRAN)

Tarikh : …………………………..

No. Pesanan : …………………………..

Pembekal : …………………………………………………………



No.


Perihal

Kuantiti

Harga Seunit
Dan Diskaun


Harga Bersih
RM Sen RM Sen
























JUMLAH



Disahkan oleh,


……………………………..
(t.t Pengurus Sekolah)

154

Lampiran 11-7
LAMPIRAN Q
(ARAHAN PERBENDAHARAAN 170)

Bila menjawab sila
nyatakan nombor ini

No. Sebut Harga………..


(Kew. 284 - Pin. 5/94)
KERAJAAN MALAYSIA
NEGERI...............................................

SEBUT HARGA UNTUK BEKALAN BARANG-BARANG/PERKHIDMATAN

Kepada (Nama Syarikat) ........................

...................................................................
Pelawaan sebut harga dikeluarkan oleh
Kementerian/Jabatan (Alamat lengkap)
..............................................................

No. Telefon : .......................................... ..............................................................

No. Pendaftaran dengan Kementerian
Kewangan ................................................
No. Telefon: ........................................

Kod Bidang Pendaftaran yang relevan
dengan pembelian ini .............................
Tarikh: ...............................................


1. Sila beri sebut harga untuk bekalan barang-barang/perkhidmatan yang
disenaraikan di bawah tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan:-

1.1 Syarat Penyerahan/Penyempurnaan......................................................

1.2 Tarikh Penyerahan/Penyempurnaan dikehendaki.................................

1.3 Arahan Pengiriman...................................................................................

1.4 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam suatu sampul berlakri dan
bertanda No. Sebut Harga..............................................................

1.5 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran yang berkenaan
di alamat di atas tidak lewat pada jam 12.00 tengahari .................................
hb. .........................................

1.6 Tempoh sah laku sebut harga hendaklah .........................................hari
selepas tarikh tutup.

Tarikh : ................................... Tandatangan : .....................................

Nama Pegawai : .................................

Jawatan : .............................................

155


Bil. Perihal bekalan/ perkhidmatan
dan Syarat-syarat Khas
Unit
Ukuran
Kuantiti/
Kelekapan
Kadar
(RM)
Harga
(RM)


Untuk Diisi oleh Jabatan Untuk diisi oleh
Penyebut Harga








Tarikh Penyerahan/
Penyempurnaan ditawarkan
..............................................

Sila sertakan sesalinan
Sijil Pendaftaran dengan
Kementerian Kewangan










JUMLAH










_______



(i) Harga yang ditawarkan adalah harga bersih; dan

(ii) Tarikh penyerahan/penyempurnaan ialah...............................................

Saya/Kami dengan ini menawarkan untuk membekalkan bekalan/perkhidmatan di atas
dengan harga dan syarat-syarat yang ditunjukkan di atas dengan tertakluk kepada
syarat-syarat di atas dan di belakang ini.






Tandatangan
Penyebut Harga : ................................

Nama dan K/P : ..................................

Alamat Syarikat : .................................

...............................................................


Tarikh : ......................................................


Mustahak - Lihat Syarat-syarat Am Di Belakang






156
SYARAT-SYARAT AM

Tertakluk kepada apa-apa syarat khas yang ditetapkan di tempat lain dalam pelawaan
ini, syarat-syarat am yang berikut hendaklah dipakai, melainkan setakat mana syarat-
syarat am itu ditolak atau diubah dengan khususnya oleh penyebut harga.

1. KEADAAN BARANG

Semua barang yang dibekalkan hendaklah tulen, baru dan belum digunakan.

2. HARGA

Harga yang ditawarkan hendaklah harga bersih termasuk semua diskaun dan kos
tambahan yang berkaitan.

3. SEBUT HARGA SEBAHAGIAN

Sebut harga boleh ditawarkan bagi semua bilangan item atau sebahagian
bilangan item.

4. BARANG SETARA

Sebut harga boleh ditawarkan bagi barang setara yang sesuai dengan syarat
butir-butir penuh diberi.

5. PENYETUJUAN

(i) Kerajaan tidak terikat untuk setuju terima sebut harga yang terendah atau
mana-mana sebut harga.

(ii) Setiap butiran akan ditimbangkan sebagai satu sebut harga yang
berasingan.

6. PEMERIKSAAN

(i) Kerajaan sentiasa berhak melantik pegawai untuk memeriksa dan menguji
bekalan itu semasa tempoh pembuatan atau pada bila-bila masa lain
sebelum penyerahan bekalan tersebut; dan

(ii) Penyebut harga hendaklah memberi kemudahan pemeriksaan atau
pengujian apabila dikehendaki.

7. PERAKUAN MENYATAKAN SPESIFIKASI TELAH DIPATUHI

Penyebut harga dikehendaki memperakui bahawa bekalan/perkhidmatan yang
dibekalkan oleh mereka adalah mengikut spesifikasi atau piawai (jika ada) yang
dinyatakan di dalam pelawaan ini.

8. PENOLAKAN

(i) Barang yang rendah mutunya atau yang berlainan daripada bekalan yang
telah dipersetujui sebut harganya boleh ditolak;


157
(ii) Apabila diminta penyebut harga hendaklah menyebabkan barang-barang
yang ditolak itu dipindahkan atas tanggungan dan perbelanjaannya sendiri,
dan ia hendaklah membayar balik kepada Kerajaan segala perbelanjaan
yang telah dilakukan mengenai bekalan yang ditolak itu; dan

(iii) Fasal-kecil (i) dan (ii) di atas ini tidaklah memudaratkan apa-apa hak
Kerajaan untuk mendapatkan ganti rugi kerana kegagalan memenuhi
obligasi kontrak.

9. PENGIKLANAN

Tiada apa-apa iklan mengenai persetujuan terhadap mana-mana sebut harga
boleh disiarkan dalam mana-mana akhbar, majalah, atau lain-lain saluran iklan
tanpa kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan
Negeri terlebih dahulu.

10. TAFSIRAN

Sebut harga ini dan apa-apa kontrak yang timbul daripadanya hendaklah diertikan
mengikut dan dikawal oleh undang-undang Malaysia, dan penyebut harga
bersetuju tertakluk hanya kepada bidang kuasa Mahkamah Malaysia sahaja
dalam apa-apa pertikaian atau perselisihan jua pun yang mungkin timbul
mengenai sebut harga ini atau apa-apa kontrak yang timbul daripadanya.

11. INSURANS

Tiada apa-apa insurans atas barang dalam perjalanan daripada negeri pembekal
atau dalam Malaysia dikehendaki dimasukkan ke dalam sebut harga.

BARANG-BARANG EX-STOK ATAU BARANG-BARANG KELUARAN
MALAYSIA

12. CUKAI

Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk cukai jika berkenaan.

13. PEMBUNGKUSAN

(i) Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja
bungkusan dan belanja pembungkusan; dan

(ii) Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan
yang tidak mencukupi atau yang cacat, hendaklah diganti oleh penjual.

14. PENGENALAN

Nama pembuat, jenama, nombor perniagaan atau nombor katalog dan negeri
tempat asal barang itu, jika berkenaan, hendaklah ditunjukkan.

BARANG DIPESAN DARI LUAR MALAYSIA

15. CUKAI


158
Harga tawaran hendaklah diertikan sebagai termasuk semua cukai dan unsur-
unsur cukai adalah dikehendaki ditunjukkan berasingan.

16. MATA WANG

Sebut harga hendaklah dinyatakan dalam Ringgit Malaysia (RM).

17. PEMBUNGKUSAN

(i) Barang hendaklah dibungkus dengan sesuai untuk dieksport ke Malaysia
melainkan jika mengikut norma perdagangan bekalan itu dieksport dengan
tidak membungkus;

(ii) Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja
bungkusan dan belanja pembungkusan; dan

(iii) Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan
yang tidak mencukupi atau cacat hendaklah diganti oleh penyebut harga.

BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran





1.





2.






3.







4.









5.





Tentukan bekalan /
perkhidmatan yang hendak
diperolehi.



Tetapkan spesifikasi (kuantiti,
kualiti, dll).





Tentukan jenis bekalan yang
hendak diperolehi.






Dapatkan kelulusan perolehan
daripada pihak yang
berkenaan. (melibatkan
perolehan harta modal dan
harta modal ICT sahaja)





Terus kepada proses
seterusnya. (sekiranya
kelulusan diperolehi)















Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir



Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir




Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir






Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir &
Pengurus
Sekolah



Mula
Tentukan bekalan /
perkhidmatan yang
hendak diperolehi
Tetapkan spesifikasi
Peralatan Harta
Modal?
Peralatan Harta
Modal ICT?
Dapatkan kelulusan
Pegawai Pengawal
Dapatkan kelulusan
JPICT JPN
Lulus?
Tamat
A
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran







6.











7.






8.




9.



10.




11.















Pastikan had nilai
bekalan/perkhidmatan yang
hendak diperolehi.









Mohon kelulusan daripada
Ketua PTJ bagi perolehan
melebih RM20,000




Pinda perolehan dengan
mengulangi proses kedua atau
batalkan perolehan. (sekiranya
kelulusan tidak diperolehi)

Sediakan Pesanan Sekolah.
(sekiranya kelulusan
diperolehi)

Tentukan samada item
bekalan/perkhidmatan dibawah
kontrak pusat atau tidak.


Keluarkan Pesanan Sekolah
kepada pembekal terpilih atau
pembekal yang telah
ditentukan dalam kontrak
pusat.













Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir









Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir &
Pengurus
Sekolah


Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir


Pembantu
Tadbir


Pembantu
Tadbir



Pengurus
Sekolah


A
Pastikan had nilai
perolehan
Amaun
≥ RM20,000
Mohon kelulusan
Ketua PTJ
Lulus?
Pinda/Batal perolehan
Ya
Ya
Tidak
Tidak
B
Sediakan Pesanan
Sekolah
Kontrak Pusat?
Keluarkan Pesanan
Sekolah kepada
pembekal
Pembelian melalui
kontrak pusat
Ya
Tidak
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran







12.




13.






14.






15.




16.





17.







Semak bekalan/perkhidmatan
yang telah diterima.



Kembalikan bekalan kepada
pembekal / minta pembekal
sempurnakan perkhidmatan.
(sekiranya bekalan tidak
mengikut spesifikasi)


Pastikan pembekal
menandatangan perakuan
mengenai mutu dalam ruang
salinan asal Pesanan Sekolah
yang dikembalikan.


Sahkan pesanan yang diterima
dengan menandatangan pada
ruang perakuan terima barang.


Daftar dan simpan barang-
barang yang diterima
melainkan barang-barang
untuk kegunaan terus seperti
bahan mentah masakan

Pastikan pembekal
mengemukakan bil/invois
untuk tujuan bayaran.
















Pegawai yang
memesan



Pegawai yang
memesan





Pegawai yang
memesan





Pegawai yang
memesan



Pegawai yang
memesan




Pegawai yang
memesan


B
Semak bekalan /
perkhidmatan yang
diterima
Mengikut
spesifikasi?
Pembekal
Pastikan pembekal
menandatangan
perakuan mutu
Sahkan pesanan yang
diterima
Daftar dan simpan
bekalan/aset
Pastikan pembekal
mengemukakan
bil/invois
Tamat
Ya
Tidak
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran






1.




2.



3.






4.









5.



6.




7.







Pamerkan pemberitahuan
sebut harga (Notis Sebut
Harga) di papan kenyataan
awam sekolah masing-masing.

Pelawa sebut harga kepada
penyebut harga yang telah
dikenal pasti.

Catat senarai edaran sebut
harga atau pembuat /
pembekal / kontraktor yang
telah mengambil sendiri
dokumen sebut harga di dalam
satu (1) daftar.

Sediakan peti tawaran dengan
dilabelkan tajuk/rujukan sebut
harga, tarikh dan waktu
tawaran ditutup dan dikunci
dengan dua (2) kunci yang
berbeza dan anak kuncinya
hendaklah dipegang secara
berasingan oleh dua (2) orang
pegawai kanan sekolah

Sediakan anggaran harga bagi
setiap sebut harga


Masukkan anggaran harga ke
dalam peti tawaran sebelum
tarikh tutup sebut harga.


Tutup peti tawaran pada tarikh
dan waktu yang ditetapkan.
Waktu sebut harga ditutup
hendaklah ditetapkan pada jam
12.00 tengah hari pada hari
bekerja.










Pengurus
Sekolah



Pengurus
Sekolah


Urusetia Sebut
harga





Urusetia Sebut
Harga








Pengurus
Sekolah


Urusetia Sebut
Harga



Urusetia Sebut
Harga

Mula
Pamer Notis Sebut Harga
Pelawa Sebut Harga
Catat senarai edaran sebut
harga
Sedia anggaran harga
Masukkan anggaran harga
ke dalam peti tawaran sebut
harga
Tutup peti tawaran sebut
harga
Sedia peti tawaran sebut
harga
A
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran






8.




9.




10.






11.







12.






13.






Buka peti tawaran secepat
mungkin pada tarikh dan waktu
yang ditetapkan.


Beri nombor kod untuk setiap
dokumen tawaran sebut harga
yang diterima.


Tandatangan ringkas pada
lembaran yang menyatakan
harga dan pada apa-apa
pindaan tulisan atau ditaip
bertindih dalam tawaran sebut
harga

Rekod nama penyebut harga,
kod penyebut harga, harga
yang ditawarkan, tempoh
siap/tempoh penyerahan
dalam borang jadual sebut
harga dan tandatangan borang
tersebut.

Asingkan sampul tawaran
harga dan tawaran teknikal.
Bagi sebut harga kerja,
tawaran dikemukakan dalam
satu (1) sampul surat berlakri
sahaja.

Sahkan penyebut harga telah
mengemukakan semua
dokumen yang diperlukan
seperti dalam Senarai
Semakan.












Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga


Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga



Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga



Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga





Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga




Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga


A
Buka peti tawaran sebut
harga
Beri nombor kod
Tandatangan ringkas
Rekod maklumat dalam
Borang Jadual Sebut Harga
Asing sampul tawaran
harga dan tawaran teknikal.
Sahkan dokumen yang
dikemukakan oleh penyebut
harga.
B
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran






14.





15.












16.




17.




18.



19.






Buat penilaian harga dan
teknikal ke atas semua sebut
harga yang diterima.



Sedia dan tandatangan
laporan penilaian harga dan
teknikal.










Sedia dan tandatangan kertas
taklimat sebut harga setelah
laporan penilaian sebut harga
diterima.

Adakan mesyuarat bagi
menimbang sebut harga yang
dikemukakan oleh penyebut
harga.

Pilih sebut harga yang paling
menguntungkan sekolah.


Catat perbincangan dan
keputusan Jawatankuasa
Sebut Harga dalam minit dan
ditandatangani. Asas-asas
pemilihan sebut harga
hendaklah dicatatkan dengan
jelas











Ahli
Jawatankuasa
Penilaian Sebut
Harga

Ahli
Jawatankuasa
Penilaian Sebut
Harga










Urusetia Sebut
Harga



Jawatankuasa
Sebut Harga



Jawatankuasa
Sebut Harga


Jawatankuasa
Sebut Harga


B
Buat penilaian sebut harga
Sedia dan tandatangan
laporan penilaian harga
dan teknikal
Sedia kertas taklimat sebut
harga
Pilih sebut harga paling
menguntungkan
Adakan mesyuarat
pemilihan
Catat dan tandatangan minit
mesyuarat
C
Bekalan
/perkhidmatan atau
kerja?
Sedia dan
tandatangan laporan
penilaian sebut harga
Bekalan /
perkhidmat Kerja
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran






20.





21.





22.






23.






24.




25.





26.












Keluarkan Pesanan Sekolah
kepada penyebut harga terpilih




Semak bekalan/perkhidmatan
yang telah diterima.




Kembalikan bekalan kepada
pembekal / minta pembekal
sempurnakan perkhidmatan.
(sekiranya bekalan tidak
mengikut spesifikasi)


Pastikan pembekal
menandatangan perakuan
mengenai mutu dalam ruang
salinan asal Pesanan Sekolah
yang dikembalikan.


Sahkan pesanan yang diterima
dengan menandatangan pada
ruang perakuan terima barang.


Daftar dan simpan barang-
barang yang diterima
melainkan barang-barang
untuk kegunaan terus seperti
bahan mentah masakan

Pastikan pembekal
mengemukakan bil/invois
untuk tujuan bayaran.










Pengurus
Sekolah




Pegawai yang
memesan




Pegawai yang
memesan





Pegawai yang
memesan





Pegawai yang
memesan



Pegawai yang
memesan




Pegawai yang
memesan



C
Semak bekalan /
perkhidmatan yang
diterima
Mengikut
spesifikasi?
Pembekal
Pastikan pembekal
menandatangan
perakuan mutu
Sahkan pesanan yang
diterima
Daftar dan simpan
bekalan/aset
Pastikan pembekal
menngemukakan
bil/invois
Tamat
Keluarkan Pesanan
Sekolah kepada
pembekal
Tidak
Ya

Bab12 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN


166
12.1 PENDAHULUAN

Pengurusan aset alih wajar diberi keutamaan oleh sekolah kerana ia adalah
aspek penting dalam pengurusan kewangan sekolah. Sekolah hendaklah
memastikan pengurusan aset alih kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap
dan berkesan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.


12.2 DEFINISI

12.2.1 Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah
kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang
Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi
melalui proses perundangan.

12.2.2 Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke
satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.


12.3 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

12.3.1 Sekolah hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah
untuk menyelaras pelaksanaan pengurusan aset alih.

12.3.2 Mesyuarat JKPAK perlu diadakan sekurang-kurangnya satu (1) kali
dalam tempoh tiga (3) bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan
kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah.
Agenda Mesyuarat JKPAK merangkumi:



Bab12 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN


167

(a) Kedudukan semasa Aset Alih Kerajaan
(b) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset
(c) Laporan Tindakan Pelupusan
(d) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib; dan
(e) Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset.

12.3.3 Pengurus Sekolah bertanggungjawab menamakan pegawai-pegawai
yang hendak dilantik oleh Pegawai Pengawal melalui PPD ke JPN dan
seterusnya kepada Kementerian:

(a) Seorang Pegawai Aset
(b) Dua (2) orang Pegawai Pemeriksa
(c) Dua (2) orang Lembaga Pemeriksa (KEW PA-15)


12.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun
2007 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. Penggunaan
tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan
yang sedang berkuatkuasa.

Bab13 PENGURUSAN STOR

168

13.1 PENDAHULUAN
Sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan perlu bagi memastikan
pengawasan, penggunaan, pembaikan serta pergerakan stok kerajaan adalah
teratur dan selamat.

13.2 DEFINISI

13.2.1 STOR
Stor ialah tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan,
penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

13.2.2 STOK
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk
tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan
pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel,
dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.

13.2.3 BEKALAN PEJABAT (BARANG GUNAHABIS)
Bekalan pejabat terdiri daripada semua barang yang mana setiap
satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan
penempatannya secara satu persatu. Antara contoh bekalan pejabat
adalah :-
(a) alat tulis cth: kertas, pen, pensil
(b) peralatan sukan cth : bola tangkis, bola hoki
(c) peralatan makmal cth : tabung uji, kanta pembesar
(d) alatan keperluan Kemahiran Hidup cth : kayu, bateri,
(e) testpen, sudu, garpu
(f) buku rujukan guru




Pekeliling
Perkhidmatan
Bil 5/2007
Bab13 PENGURUSAN STOR

169

13.2.4 PENGURUSAN KAWALAN STOK

Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan
yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan
pada setiap masa. Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan,
kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah
diambil kira supaya stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan.


13.3 KATEGORI STOR SEKOLAH

Stor sekolah dikategorikan sebagai stor unit yang menyimpan dan membekal
barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan
operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.


13.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN STOR

Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun
2009 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan. Penggunaan
tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan
yang sedang berkuatkuasa.






Bab 14 BANTUAN PERSEKOLAHAN

170

14.1 PENDAHULUAN

14.1.1 Bantuan Persekolahan adalah wang atau barangan yang diperuntuk
dan diagihkan kepada sekolah untuk murid bagi menampung keperluan
pengajaran dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau
bahan makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama serta
membiayai persekolahan murid.

14.1.2 Dua (2) kategori Bantuan Persekolahan:

(a) Bantuan Persekolahan berdasarkan Per Kapita Murid adalah
wang atau barangan yang diperuntuk dan diagihkan kepada
sekolah yang mana penerima manfaatnya merupakan semua
murid warganegara Malaysia yang bersekolah di Sekolah
Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan.

Bantuan ini bertujuan untuk menampung keperluan pengajaran
dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau bahan
makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama, contohnya
Bantuan Per Kapita, Bantuan Makanan Asrama dan Bantuan
Makanan Prasekolah.

(b) Bantuan Persekolahan berdasarkan kriteria/kelayakan ibu
bapa/penjaga adalah bantuan yang diberi bagi membantu
menampung keperluan murid serta membiayai persekolahan.
Bantuan yang diberikan kepada murid sekolah termasuklah
Rancangan Makanan Tambahan (RMT), Bantuan Kumpulan
Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM) dan lain-lain bantuan
yang ditetapkan dari semasa ke semasa.

14.1.3 Jenis-jenis Bantuan Persekolahan adalah sepertimana yang digariskan
dalam Pekeliling/Surat Pekeliling yang dikeluarkan oleh Bahagian
Kewangan, KPM.


Bab 14 BANTUAN PERSEKOLAHAN

171

14.1.4 Peruntukan ini perlu diakaunkan ke dalam Buku Tunai KWK di bawah
lajur yang telah ditetapkan.





Bab 15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

172

15.1 PENDAHULUAN

15.1.1 Majalah Sekolah

Majalah sekolah adalah merupakan penerbitan dalam apa-apa bahasa
yang mengandungi berita, risikan, laporan kejadian, ulasan,
pemerhatian dan komen yang disumbangkan oleh murid-murid dan
guru-guru. Tempoh penerbitan majalah sama ada secara berkala atau
tidak. Majalah sekolah ini tidak termasuk pengumuman atau notis
tentang aktiviti rutin sekolah.

15.1.2 Bahan Multimedia

Bahan multimedia adalah semua bahan yang dihasilkan oleh media
elektronik.


15.2 PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN MULTIMEDIA
SEKOLAH

15.2.1 Projek ini merupakan salah satu aktiviti sekolah.

15.2.2 Pihak sekolah hendaklah mengikut peraturan yang sedang
berkuatkuasa mengenai kutipan untuk melaksanakan penerbitan
majalah dan bahan multimedia. Permohonan penerbitan majalah
hendaklah menyatakan bentuk penerbitan majalah sama ada berbentuk
buku, cakera padat atau lain-lain bentuk yang bersesuaian.

15.2.3 Kutipan yuran majalah daripada murid, kutipan bayaran pengiklanan
dan sumbangan lain bagi penerbitan majalah dan bahan multimedia
hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA di
bawah lajur Pelbagai dengan menyelenggarakan Akaun Subsidiari
butiran Majalah.



SP Pentadbiran
BPSG Bil.2/92
– kuasa
memungut
yuran
Perenggan 8(2)
(c) – Peraturan
Pendidikan
(Majalah Sekolah
dan Bahan
Multimedia)’SPK
1/2003
Bab 15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

173

15.2.4 Pembiayaan penerbitan majalah dan bahan multimedia hendaklah
menggunakan wang yang dikutip khas untuk tujuan majalah dan bahan
multimedia sahaja.

15.2.5 Penerbitan serta pengedaran majalah dan bahan multimedia hendaklah
dibuat dalam tahun yuran majalah dikutip dalam bentuk yang telah
diluluskan.

15.2.6 Perubahan bentuk penerbitan majalah sekolah hendaklah mendapat
kebenaran daripada Pengurus Sekolah dan dimaklumkan kepada
Pendaftar.

15.2.7 Kos penerbitan hendaklah dijelaskan dalam tahun bayaran majalah
dikenakan ke atas murid.


15.3 PANDUAN PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN
MULTIMEDIA SEKOLAH

Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia Sekolah adalah
seperti yang digariskan dalam Peraturan-peraturan Pendidikan (Majalah
Sekolah Dan Bahan Multimedia), Akta Pendidikan 1996.










Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

174

16.1 PENDAHULUAN

Pindah peruntukan diperlukan jika sesuatu kumpulan wang/peruntukan/butiran
dalam Buku Tunai tidak mencukupi untuk menampung sesuatu perbelanjaan
yang tidak dapat dielakkan. Proses tersebut melibatkan dua transaksi iaitu
peruntukan yang hendak ditambah dan peruntukan yang hendak dikurangkan.


16.2 BIDANG KUASA

Kuasa meluluskan pindah peruntukan antara kumpulan wang/peruntukan/
butiran dan borang yang digunakan adalah seperti berikut:

BIL
PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN
BIDANG
KUASA
MELULUS
BORANG
1. Kumpulan Wang Kerajaan :

• Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG)
mata pelajaran - Teras, Wajib,
Tambahan/Bahasa Asing dan Elektif.

Nota: Pindah Peruntukan di antara mata
pelajaran Sains, Matematik dan Bahasa
Inggeris kepada mata pelajaran lain hendaklah
mendapat persetujuan daripada Ketua
Bidang/Panitia
Pengurus
Sekolah

Borang VPCG
SPK 8/2010

• Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG)
bukan mata pelajaran - LPBT/LPK, Bimbingan
dan Kaunseling dan Pusat Sumber.
Ketua PTJ

• Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG)
mata pelajaran dan bukan mata pelajaran.
Ketua PTJ

• Di antara elaun / bantuan di bawah Program
Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan Penan
(KEDAP) kecuali Elaun Guru
Pengurus
Sekolah/
PPD
SPK 7/2008

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

175
BIL
PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN
BIDANG
KUASA
MELULUS
BORANG
2.
Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang
SUWA
Ketua PTJ
Lampiran 16-2
3.
Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang
Asrama
Ketua PTJ
Lampiran 16-2
4.
Dari Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang
Kerajaan
Ketua PTJ
Lampiran 16-2
5.
Dari Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang
Asrama
Ketua PTJ
Lampiran 16-2


16.3 PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN
Pindah peruntukan seperti berikut adalah tidak dibenarkan:

BIL.
PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN
1.

Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang SUWA

2.

Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang Asrama

3.

Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan Wang Kerajaan

4.

Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan SUWA







Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

176

16.4 TATACARA PINDAH PERUNTUKAN

16.4.1 Sebelum tindakan pindah peruntukan dibuat, Pengurus Sekolah
hendaklah mengambil perhatian terhadap perkara-perkara berikut:

(a) Buku Tunai hendaklah dikemaskini.

(b) Baki butiran yang hendak dikurangkan mesti mencukupi bagi
membiayai perbelanjaan sehingga hujung tahun.

(c) Permohonan pindah peruntukan hanya dibuat bagi menampung
perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan dan mendesak.

16.4.2 Sebarang pindahan peruntukan yang telah dipindah keluar tidak
dibenarkan dipindah masuk semula atau sebaliknya dalam tahun
kewangan semasa.

16.4.3 Permohonan pindah peruntukan hendaklah menggunakan borang
permohonan yang berkaitan.

16.4.4 Borang Permohonan pindah peruntukan yang diluluskan oleh Pengurus
Sekolah (Lampiran 16-1) hendaklah diisi dalam tiga (3) salinan di
mana:-

(a) Dokumen asal disimpan di sekolah berkenaan.

(b) Salinan kedua dihantar ke Pejabat Ketua PTJ.

(c) Salinan ketiga dihantar ke Pejabat Audit Sekolah Negeri yang
berkenaan.





Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

177
16.4.5 Permohonan pindah peruntukan yang memerlukan kelulusan Ketua
PTJ, pihak sekolah perlu melengkapkan borang permohonan dalam
empat (4) salinan. Tiga (3) salinan dikemukakan kepada Ketua PTJ
untuk kelulusan dan satu (1) salinan difailkan di sekolah. Selepas
permohonan diluluskan, Ketua PTJ akan mengambil tindakan berikut:-

(a) Dokumen asal dipulangkan kepada pihak sekolah berkenaan.

(b) Salinan kedua dihantar kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri yang
berkenaan.

(c) Salinan ketiga disimpan di Pejabat Ketua PTJ.


16.4.6 Bagi pindah peruntukan antara Kumpulan Wang yang berbeza,
tindakan berikut perlu diambil oleh sekolah:-

(a) Sediakan Baucar Bayaran dan cek bagi peruntukan Kumpulan
Wang yang dikurangkan mengikut tarikh kelulusan diperolehi.

(b) Keluarkan Resit Rasmi Pejabat (RP.01) bagi peruntukan Kumpulan
Wang yang ditambah.


16.5 TATACARA MENGAKAUN PINDAH PERUNTUKAN

16.5.1 Sekolah hendaklah mengambil tindakan segera untuk mengakaunkan
pindah peruntukan tersebut di dalam Buku Tunai.

Contoh:

Pada bulan Julai 20xx, pihak sekolah telah memohon untuk membuat
pindah peruntukan sebanyak RM1,000.00 dari peruntukan Teras ke
Wajib. Pengurus Sekolah telah memberi kelulusan pada bulan Ogos
20xx.

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

178
Berikut adalah pelarasan dalam Buku Tunai:-

BUTIRAN
PERUNTUKAN
BAYARAN
Jumlah Dikurangkan
(RM)
TERIMAAN
Jumlah Ditambah
(RM)
Teras 1,000.00
Wajib 1,000.00

16.4.2 Pelarasan untuk amaun yang telah dipindahkan hendaklah diambilkira
dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran serta Penyata
Pendapatan dan Perbelanjaan pada akhir tahun kewangan seperti
berikut :-

(a) Di dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran RM1,000.00
dicatatkan sebagai penerimaan di lajur Wajib dan sebagai
pembayaran di lajur Teras.

Penyata Penerimaan dan Pembayaran


Baki awal xxxx

Penerimaan

Wajib 1,000.00



Pembayaran

Teras 1,000.00



Baki Akhir xxxx








Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

179
(b) Amaun pindah peruntukan (Wajib) yang telah ditambah hendaklah
diambilkira sebagai pendapatan.

(c) Amaun pindah peruntukan (Teras) yang telah dikurang hendaklah
diambilkira sebagai perbelanjaan.

Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan



Pendapatan

Wajib 1,000.00



Perbelanjaan

Teras 1,000.00



Jumlah xxxx

















Nama Sekolah : ……………………………………………………………….
Kod Sekolah : ………………...

BUTIRAN PERUNTUKAN
JUMLAH
DIKURANGKAN
(RM)
JUMLAH DITAMBAH
(RM)

JUMLAH





BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun)

(a) Baki pada 1 Januari RM ______________
(b) Peruntukan semasa RM ______________
(c) Tambah (pindah peruntukan) RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM ______________
(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM ______________
(f) Tanggungan yang belum selesai RM ______________
(g) Tanggungan yang diperlukan masa depan RM ______________
(h) Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM ______________
(i) Sebab – sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan
jumlahnya:
________________________________________________________________
________________________________________________________________




BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun)

(a) Baki pada 1 Januari RM ______________
(b) Peruntukan Semasa RM ______________
PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKAN
BANTUAN PER KAPITA (PCG)
2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DIKURANGKAN
1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DITAMBAH


Lampiran 16-1
(c) Pengurangan (Pindah Peruntukan) RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b-c) RM ______________
(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM ______________
(f) Tanggungan yang belum selesai RM ______________
(g) Baki (d-e-f) RM ______________

(h) Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.





Tarikh : ................................ ................................................................
Tandatangan Ketua Bidang / Panitia




(UNTUK KEGUNAAN PENGURUS SEKOLAH)

PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN



....................................................................
Guru Besar / Pengetua


Nama Sekolah : ……………………………………………………………….
Kod Sekolah : ………………...

KUMPULAN WANG
SEKOLAH
BUTIRAN
PERUNTUKAN
JUMLAH
DIKURANGKAN
(RM)
JUMLAH
DITAMBAH
(RM)






JUMLAH







BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun)

(a) Baki pada 1 Januari RM ______________
(b) Peruntukan semasa RM ______________
(c) Tambah (pindah peruntukan) RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM ______________
(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM ______________
(f) Tanggungan yang belum selesai RM ______________
(g) Tanggungan yang diperlukan masa depan RM ______________
(h) Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM ______________
(i) Sebab – sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan
jumlahnya:
________________________________________________________________
________________________________________________________________




BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun)

(a) Baki pada 1 Januari RM ______________
(b) Peruntukan Semasa RM ______________
PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKAN
KUMPULAN WANG SEKOLAH
2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DIKURANGKAN
1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DITAMBAH


Lampiran 16-2
(c) Pengurangan (Pindah Peruntukan) RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b-c) RM ______________
(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM ______________
(f) Tanggungan yang belum selesai RM ______________
(g) Baki (d-e-f) RM ______________

(h) Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.





Tarikh : ................................ ................................................................
Tandatangan Pengurus sekolah




(UNTUK KEGUNAAN KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB)

PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN



....................................................................
Pegawai Yang Meluluskan
184
Bab 17 TAKRIFAN

Berikut adalah senarai takrif istilah yang digunakan dalam Tatacara ini:

Bil Perkara Takrifan

1. AP Arahan Perbendaharaan

2. ABT Akaun Belum Terima

3. ABB

Akaun Belum Bayar

4 Baki b/h Baki yang akan di bawa ke tahun/bulan hadapan
atau ke mukasurat berikutnya.

5. Baki b/b Baki bawa ke bawah dari tahun/bulan atau
mukasurat sebelumnya.

6. Cek Dokumen perintah bertulis kepada pihak bank bagi
membayar sejumlah wang atas arahan/permintaan
daripada pemegang akaun semasa

7. Cek Tamat Tempoh Cek yang tidak ditunaikan selepas 3 bulan daripada
tarikh cek dikeluarkan

8. Deposit diterima Wang yang diterima oleh sekolah bagi sesuatu
maksud di bawah mana-mana undang-undang atau
perjanjian dan dibayar balik apabila maksud
tersebut telah dicapai.

9. Deposit dibayar Wang yang dibayar oleh sekolah bagi sesuatu
maksud di bawah mana-mana undang-undang atau
perjanjian dan diterima semula apabila maksud
tersebut telah dicapai

10. DKS Dokumen Kewangan Sekolah

11. Ketua PTJ Ketua Pusat Tanggungjawab Sekolah

(i) Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah
Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan
bagi Sekolah Berasrama Penuh.

(ii) Pengarah Bahagian Sukan bagi Sekolah Sukan

(iii) Pengarah Bahagian Kokurikulum dan Kesenian
185
bagi Sekolah Seni

(iv) Pengarah Bahagian Pendidikan Teknik dan
Vokasional bagi Sekolah Menengah Teknik dan
Sekolah Menengah Vokasional

(v) Pengarah Bahagian Pendidikan Khas bagi
Sekolah Pendidikan Khas; dan

(vi) Pengarah Pelajaran Negeri bagi Prasekolah,
Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan
Program Pendidikan Khas Integrasi di Sekolah
Rendah dan Menengah harian.

(vii) Pengarah Bahagian Pendidikan Islam bagi
Sekolah Agama Bantuan Kerajaan

12. KPT Ketua Pembantu Tadbir

13. MAMPU Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan
Pengurusan Malaysia

14. Pejabat Perakaunan Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Negeri/Cawangan dan Bahagian Akaun, KPM.

15. PIBG Persatuan Ibu Bapa dan Guru

16. PKK Pusat Khidmat Kontraktor, Kementerian
Pembangunan Usahawan.

17. Pegawai Pengawal Ketua Setiausaha , KPM

18. Pegawai Perakaunan Pegawai awam yang bertanggungjawab bagi
memungut, menerima atau mengakaun wang
awam; atau membelanja/membayar apa-apa wang
awam; atau menerima, menyimpan, mengeluar,
melupus atau mengakaun aset awam.

19. Pendaftar Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri

20. Penghutang Pihak yang berhutang dengan sekolah

21. Pengurus Sekolah Pengetua/Guru Besar; atau
Pegawai yang diberi kuasa secara bertulis untuk
menjalankan tugas sebagai Pengetua/Guru Besar
semasa ketiadaannya

186
22. Pemungut Pengetua/Guru Besar

23. Pemiutang Pihak yang memberi kredit atau memberi hutang
kepada sekolah.

24. PP Pekeliling Perbendaharaan

25. PT Pembantu Tadbir

26. PTJ Pusat Tanggungjawab

27. Resit Dokumen rasmi bagi memperakukan setiap
terimaan.

28. Sekolah Kurang
Murid (SKM)
Sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada
150 murid

29. SPBPP & B Surat Pekeliling Pentadbiran Bahagian Pendaftaran
Sekolah Dan Guru, KPM.
(Nama lama bagi salah satu bahagian dalam KPM)

30. SPI Surat Pekeliling Ikhtisas

31. SPK Surat Pekeliling Kewangan yang dikeluarkan oleh
Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran
Malaysia

32. SPKA Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun, Kementerian
Pelajaran Malaysia

33. SPP Surat Pekeliling Perbendaharaan

34. Tahun Kewangan Tempoh perakaunan yang bermula dari 1 Januari
dan berakhir pada 31 Disember tahun yang sama

35. Vot Sejumlah peruntukan yang diakaunkan dalam
akaun PTJ





Sign up to vote on this title
UsefulNot useful