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SUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIA

Secretaria de Documentao
Coordenadoria de Gesto Documental
PROGRAMA DE GESTO DOCUMENTAL
Manual Simplicado do
SISTEMA FLUXUS
SUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIA
Secretaria de Documentao
Coordenadoria de Gesto Documental
PROGRAMA DE GESTO DOCUMENTAL
Manual Simplicado do
SISTEMA FLUXUS
Braslia 2012
Copyright 2011 Superior Tribunal de Justia
Permitida a reproduo sem ns lucrativos, parcial ou total, por qualquer meio, se citados a fonte
e o stio da Internet no qual pode ser encontrado o original.
Tiragem: 100 exemplares
Impresso no Brasil
Secretaria de Documentao
Rosa Maria de Abreu Carvalho
Coordenadoria de Gesto Documental
Edson Alves Lacerda
Equipe Tcnica
Elaborao: Jlio Cesar de Andrade Souza
Reviso: Adriana dos Santos Santana Amorim
Projeto grco: Coordenadoria de Programao Visual
Superior Tribunal de Justia
Secretaria de Documentao
SAFS Q. 6 Lote 1, Trecho III, Bloco F, 1 andar
Braslia DF
CEP 70095-900
Tel: (61)3319-9003 Fax: (61)3319-9609
Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)
B823a
Brasil. Superior Tribunal de Justia. Secretaria de
Documentao. Coordenadoria de Gesto Documental.
Agilis : manual simplicado do Sistema Fluxus : programa
de gesto documental / Superior Tribunal de Justia,
Secretaria de Documentao, Coordenadoria de Gesto
Documental. -- Braslia : STJ, 2012.
61 p.
1. Gesto Documental, manual, Brasil. 2. Documento
administrativo, Brasil. 3. Documento eletrnico, Brasil. 4.
Tribunal superior, manual, Brasil. I. Ttulo.
CDU 004.7:658(81)(035)
APRESENTAO ...................................................................................7
O SISTEMA .......................................................................................... 9
1. Acessando o Sistema ........................................................................................................ 9
2. Trocando a senha de acesso ......................................................................................10
3. Visualizando o sistema .................................................................................................. 11
4. Saindo do sistema ............................................................................................................ 12
MDULO DOCUMENTO .....................................................................13
1. Criando um documento ............................................................................................... 13
2. Anexando um arquivo digital ao documento .................................................... 16
3. Movimentando um documento ................................................................................ 18
4. Inserindo um despacho ................................................................................................ 21
5. Arquivando o documento ........................................................................................... 22
6. Consultando o arquivo corrente (setorial) ...........................................................23
7. Criando um modelo de documento ...................................................................... 25
8. Usando um modelo cadastrado .............................................................................. 28
9. Cadastrando um pacote de documentos ............................................................. 31
10. Movimentando o pacote de documentos .........................................................33
MDULO PROCESSO ........................................................................ 35
1. Autuando um processo .................................................................................................35
2. Criando documento dentro de um processo .....................................................38
3. Incluindo arquivo digital no processo .................................................................... 41
4. Desentranhando documentos (retirada de documento do processo) ..... 42
5. Movimentando um processo .....................................................................................43
6. Cadastrando pacote de processos .......................................................................... 46
SUMRIO
7. Criando, em lote, documentos em processos ................................................... 48
8. Movimentando pacote de processos .................................................................... 50
9. Pesquisando / consultando um processo ........................................................... 52
10. Pesquisando / consultando processos fsicos digitalizados ......................53
11. Acompanhando um processo ................................................................................ 54
12. Arquivando um processo .......................................................................................... 56
13. Desarquivando um processo ....................................................................................57
14. Encaminhando processos encerrados para arquivamento ...................... 58
15. Solicitando processo arquivado na Seo de Documentos
Administrativos ..................................................................................................................... 59
DVIDAS FREQUENTES .....................................................................61
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
APRESENTAO
A Portaria n. 898 de 31 de dezembro de 2009 estabeleceu o uso do sistema
informatizado de gesto arquivstica de documentos em todas as atividades
relacionadas gesto documental administrativa do Superior Tribunal de
Justia. Dessa forma, hoje, a produo, tramitao, uso, arquivamento e
destinao nal de documentos administrativos so atividades realizadas
totalmente em ambiente virtual.
Para viabilizar a automao dessas atividades, foi customizado e implantado
no Tribunal o sistema Fluxus ferramenta informatizada desenvolvida
pela Justia Federal do Cear. Essa implantao foi resultado do Termo de
Cooperao n. 06/2009, celebrado entre o STJ, o Tribunal Regional Federal
da 5 Regio e aquela Justia Federal.
Visando auxiliar o usurio a dirimir as principais dvidas no manuseio desse
sistema, e tomando como base o treinamento realizado mensalmente pela
CGED em parceria com a CDEP, a equipe da Gesto Documental elaborou
este manual simplicado, que traz o passo a passo para a realizao das
atividades bsicas proporcionadas pela ferramenta.
A equipe da Gesto Documental espera que este manual lhe auxilie na
utilizao do sistema Fluxus. Porm, entre em contato sempre que precisar
de ajuda. Estamos sua disposio!
Atenciosamente,
Coordenadoria de Gesto Documental (CGED)
Ramais: 8058 / 8543
Seo de Documentos Administrativos (SEDAD)
Ramais: 8552 / 8553 / 8554 / 8555
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
O SISTEMA
1. ACESSANDO O SISTEMA
a) Na intranet, clique em gesto documental, localizado nos menus
superiores.
b) Na tela seguinte, clique em acesse agora, na gura do sistema uxus.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
c) Em seguida, faa o seu login.
2. TROCANDO A SENHA DE ACESSO
a) Na tela principal, no menu sistema, clique em trocar senha de acesso.
FIQUE ATENTO!
Ao fazer o primeiro
acesso, troque a senha
que lhe foi enviada por
e-mail. Coloque uma
de sua preferncia.
Veja abaixo como fazer.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
b) Na tela seguinte, faa a troca no menu sistema, clique em trocar senha
de acesso.
3. VISUALIZANDO O SISTEMA
a) Clique na aba processos para visualizar as estantes que a compem.
LEMBRE-SE:
Sua senha pessoal
e intransfervel. Ela
sua autenticao
no sistema.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
b) Clique na aba documentos para alternar a visualizao de processos
para documentos.
4. SAINDO DO SISTEMA
a) Feche os documentos ou processos, caso estejam abertos, e clique no
comando sair, localizado no canto superior da tela do Sistema.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
1. CRIANDO UM DOCUMENTO
a) No menu cadastrar, clique em Documentos do meu setor virtuais.
MDULO
DOCUMENTO
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
b) Na tela que se abre, insira o tipo de documento (memorando, relatrio,
etc.), a classicao PCTT (ex: 02.02.02.02 relacionamento com estagirio) e a
descrio (conjunto de palavras que resuma o contedo do seu documento).
c) Preencha o campo contedo, conforme as regras do Manual de Atos
Ociais Administrativos e clique em incluir.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
e) Ao clicar em incluir, aparecer a mensagem o documento no foi
assinado! Deseja assin-lo agora? Clicando em OK, o documento ser
assinado. Caso no queira assin-lo, clique em cancelar. Neste caso, o
documento ser includo como uma minuta, podendo ser editado e
assinado a qualquer momento.
ATENO:
NO marque o
destino da
assinatura e NO
marque assinado!
FIQUE ATENTO!
Em caso de edio do
contedo, necessrio
clicar em atualizar.
Caso contrrio, voc
perder todas as
atualizaes feitas!
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
e) Uma vez assinado, o documento recebe um nmero sequencial (da
unidade). A partir desse momento, ele no poder mais ser alterado.
2. ANEXANDO UM ARQUIVO DIGITAL AO DOCUMENTO
a) Clique na aba anexos. Na tela que ser aberta, selecione tipo e preencha
o campo descrio do Anexo.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
b) Preenchidos os campos indicados, clique em procurar.
c) Localizado o arquivo, clique em incluir.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
3. MOVIMENTANDO UM DOCUMENTO
a) Clique na aba movimentaes, em seguida clique em movimentar.
b) Na prxima tela, selecione o fazer, clicando na barra de rolagem direita.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
c) Selecionado o fazer, clique em localizar lotaes.
d) Na tela seguinte, digite a sigla ou o nome da unidade de destino (nos
respectivos campos) e clique em pesquisar.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
e) Na tela seguinte, d um clique duplo sobre o nome da unidade de destino.
Espere carregar e clique em movimentar.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
4. INSERINDO UM DESPACHO
a) Clique na aba despacho. Em seguida preencha o campo destinado ao
contedo. Depois clique em incluir.
b) Na tela seguinte, clique em assinar (se o documento estiver pronto) ou
cancelar (caso o documento ainda esteja em processo de edio).
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
5. ARQUIVANDO O DOCUMENTO
a) Clique no boto arquivar.
b) Preencha o motivo do arquivamento e clique em arquivar.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
6. CONSULTANDO O ARQUIVO CORRENTE (SETORIAL)
a) No menu cadastrar, clique em documentos do meu setor virtuais.
b) Na tela seguinte, nos botes localizados abaixo do campo contedo,
clique no cone que representa um arquivo.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
c) Na janela que ser aberta, realize os seguintes passos:
> clique sobre a espcie documental que voc quer consultar
(memorando, ocio, relatrio, etc.);
> clique no cdigo PCTT do documento que voc procura;
> selecione (lado direito) o documento de seu interesse;
> caso necessite, clique no boto desarquivar.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
7. CRIANDO UM MODELO DE DOCUMENTO
No menu cadastrar, clique em modelos de documentos.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
b) Na janela que ser aberta, clique em novo diretrio. Preencha o nome
do diretrio e clique no boto verde.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
c) Na janela seguinte, selecione o diretrio que voc criou. Em seguida, realize
as seguintes operaes:
> Preecha o nome do modelo;
> selecione o tipo de documento do modelo; e
> selecione a classicao PCTT e marque quem poder ter acesso ao
seu modelo: pblico local ou hierrquico.
d) Em seguida, preencha o campo contedo e clique em incluir.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
8. USANDO UM MODELO CADASTRADO
a) No menu cadastrar, clique em Documentos do meu setor virtuais.
b) Em seguida, logo abaixo do campo contedo, clique em modelo.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
c) Na tela acima, abra o diretrio (clicando no smbolo +).
d) Em seguida, selecione o modelo e clique em OK.
e) Conrme a classicao PCTT.
f) Aps conrmar a classicao, o texto aparecer no campo contedo.
Faa os ajustes necessrios.
g) Preencha a descrio do documento e clique em incluir.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
h) Para nalizar, conrme a assinatura, caso seja voc o responsvel por
assin-lo. Do contrrio, clique em cancelar!
9. CADASTRANDO UM PACOTE DE DOCUMENTOS
a) No menu cadastrar, clique em pacote documentos.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
b) Na tela seguinte, d um nome para o seu pacote e clique em incluir.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
c) Agora, marque os documentos que voc gostaria de incluir em seu
pacote. Em seguida, clique em incluir marcados.
10. MOVIMENTANDO O PACOTE DE DOCUMENTOS
a) Na tela principal, clique em Pacotes de Documentos.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
b) Selecione o pacote e clique em movimentar.
c) Na tela seguinte, escolha a unidade (localizar lotao) e determine a
ao (fazer) a ser a tomada pelo destinatrio e clique em movimentar.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
MDULO
PROCESSO
1. AUTUANDO UM PROCESSO
a) No menu cadastrar, clique em documentos do meu setor virtuais.
b) Em seguida, logo abaixo do campo contedo, clique em modelo.
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c) Em seguida, clique em Pblico Global + 2010 Agils + Processos
+ Termo de Autuao e clique em OK.
d) Conrme a classicao PCTT.
e) No modelo que ser carregado, preencha o campo descrio.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
f) Preencha, no contedo do modelo, os campos Favorecidos, Classicao
PCTT e Assunto/Objeto.
g) Em seguida, clique em incluir.
h) Conrme a assinatura.
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i) Uma vez assinado, movimente o documento para a Seo de Protocolo
Administrativo, solicitando autuao.
2. CRIANDO DOCUMENTO DENTRO DE UM PROCESSO
a) Na pgina principal, clique na aba processos. Em seguida, clique na
estante de processos virtuais por setor, clique na lupa direita para abrir
o processo desejado.
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b) Na tela seguinte, clique novamente na lupa (espiar) do processo
desejado.
c) Em seguida, clique na aba documentos.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
d) Na tela que ser aberta, preencha os dados do documento (siga os
mesmos passos e orientaes para a criao de documentos).
e) Em seguida clique em incluir.
f) Ao clicar em incluir, aparecer a mensagem o documento no foi
assinado! Deseja assin-lo agora? Clicando em OK, o documento ser
assinado. Caso no queira assin-lo, clique em cancelar. Neste caso,
o documento ser includo como uma minuta, podendo ser editado e
assinado a qualquer momento.
g) Conrme a assinatura, se o for o caso.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
3. INCLUINDO ARQUIVO DIGITAL NO PROCESSO
a) Seguindo os mesmos passos acima, na tela de cadastro, preencha os
dados do seu documento.
b) Preenchidos os campos indicados, clique em procurar para fazer a
anexao do arquivo.
c) Localizado o arquivo, d um clique duplo e clique em incluir.
d) Conrme a assinatura.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
4. DESENTRANHANDO DOCUMENTOS
(RETIRADA DE DOCUMENTO DO PROCESSO)
a) Com o processo aberto (seguir os passos do item 12), clique na aba
documentos.
b) Na listagem ser aberta, selecione o documento desejado e clique em
excluir.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
c) Na caixa de dilogo que ser aberta, marque o campo desentranhar,
coloque o motivo da retirada do documento e clique em enviar.
d) Conrme o desentranhamento.
5. MOVIMENTANDO UM PROCESSO
a) Clique na aba movimentaes, em seguida clique em movimentar.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
b) Na prxima tela, selecione o fazer, clicando na barra de rolagem direita.
c) Selecionado o fazer, clique em localizar lotaes.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
d) Na tela seguinte, digite a sigla ou o nome da unidade de destino (nos
respectivos campos) e clique em pesquisar.
e) Na tela seguinte, d um clique duplo sobre o nome da unidade de destino.
Espere carregar e clique em movimentar.
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6. CADASTRANDO PACOTE DE PROCESSOS
a) No menu cadastrar, clique em pacote de processos.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
b) Na tela seguinte, d um nome para o seu pacote e clique em incluir.
c) Agora, marque os processos que voc gostaria de incluir em seu pacote.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
d) Para nalizar, clique em incluir marcados.
7. CRIANDO, EM LOTE, DOCUMENTOS EM PROCESSOS
a) Com o pacote selecionado, clique na aba documentos.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
b) Na tela seguinte, preencha os campos solicitados e clique em incluir.
c) Assine o documento, caso seja voc o responsvel.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
8. MOVIMENTANDO PACOTE DE PROCESSOS
a) Com o pacote selecionado, clique em movimentar.
b) Na prxima tela, selecione o fazer, clicando na barra de rolagem direita.
Em seguida, clique em localizar lotaes.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
c) Na tela seguinte, digite a sigla ou o nome da unidade de destino e clique
em pesquisar.
d) Na prxima tela, d um clique duplo sobre o nome da unidade de destino.
Espere carregar e clique em movimentar.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
9. PESQUISANDO / CONSULTANDO UM PROCESSO
a) Na tela principal, clique em consultar processo.
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b) Na tela seguinte, preencha um ou mais campos e clique em pesquisar.
10. PESQUISANDO / CONSULTANDO PROCESSOS FSICOS
DIGITALIZADOS
a) Na tela principal, clique em consultar processo (passos do item 19).
b) Na tela seguinte, preencha no campo observao o nmero e o ano do
processo fsico e clique em pesquisar.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
11. ACOMPANHANDO UM PROCESSO
a) Com o processo aberto (dados bsicos), clique no boto acompanhar
processo.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
b) Na tela seguinte, marque os campos de seu interesse e clique em incluir.
c) Para excluir o acompanhamento, adote o mesmo procedimento e clique
em excluir. Conrme a excluso.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
12. ARQUIVANDO UM PROCESSO
a) Com o processo aberto (dados bsicos), clique no boto arquivar.
b) Na caixa de dilogo que ser aberta, justique o arquivamento e clique
em enviar.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
13. DESARQUIVANDO UM PROCESSO
a) Siga os passos do item 19 para localizar o processo.
b) Uma vez localizado, clique em espiar.
c) Com o processo aberto (dados bsicos), clique no boto desarquivar.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
14. ENCAMINHANDO PROCESSOS ENCERRADOS PARA
ARQUIVAMENTO
a) Seguindo os passos descritos no item 12, insira um despacho no processo
solicitando o seu arquivamento.
b) Seguindo os passos descritos no item 15, movimente o processo para a
Seo de Documentos Administrativos SEDAD.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
15. SOLICITANDO PROCESSO ARQUIVADO NA SEO DE
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
a) Na intranet, na coluna destaques, clique em documentos ou processos
administrativos.
b) Na pgina seguinte, faa o seu login.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
c) Na pgina seguinte, clique em nova solicitao.
d) Na tela seguinte, marque o campo documento cadastrado no lince
(no), descreva o processo na linha seguinte, marque o campo disponvel
no Fluxus. Em seguida, clique em adicionar documento.
e) Em seguida, clique em enviar solicitao.
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Programa de Gesto Documental MANUAL SIMPLIFICADO DO SISTEMA FLUXUS
a) Como fao para solicitar meu login e senha para acesso ao sistema
Fluxus?
R. Assim que voc zer o treinamento oferecido pela SEDET / CGED, pea
ao titular da sua unidade que solicite junto ao Servio de Atendimento ao
cliente SAC (9393) o seu acesso ao sistema. Voc receber, via e-mail, seu
login e a sua senha para o primeiro acesso. Caso seja voc o titular, entre
em contato com SAC.
b) Como fao para conseguir a minha assinatura digitalizada?
R. Solicite ao SAC. Eles lhe enviaro um carto de autgrafo. Depois de
assinado por voc, ele ser digitalizado e inserido no sistema.
c) Onde posso tirar dvidas quanto classicao PCTT?
R. Entre em contato com a Seo de Documentos Administrativos SEDAD,
no ramal 8555.
d) O que eu devo fazer caso tramite um processo ou documento para
a unidade errada? Posso cancelar a tramitao?
R. No. Entre em contato com a unidade e solicite a devoluo ou a
correo do trmite do processo ou documento.
DVIDAS
FREQUENTES
ANOTAES
ANOTAES
ANOTAES
ANOTAES
ANOTAES