Laporan

Audit Manajemen pada SDM

Atas Pelatihan Karyawan PT Indojewel
Disusun untuk memenuhi tugas presentasi mata kuliah Audit Manajemen yang diampu oleh
Ibu Nurul Fachriyah, MSA., Ak.

Oleh :
1. Gita Sarastya W 115020300111047
2. Fery Handoko 115020300111053
3. DitaWidyaPutri 115020300111059
4. Nurvita Anggraeni 115020300111070
5. Maria Meilina Inge 115020300111115

Kelas CC



JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
Malang, 01 April 2008
No : 018/KAP/IV/2008
Lampiran : 3 Eksemplar
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada
Yth. Direktur Utama PT. Indojewel
Di Malang

Kami telah melakukan audit atas Pelatihan Karyawan pada PT. Indojewel untuk
periode tahun 2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas
kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan
pendapat atas laporan HRD tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Pelatihan
Karyawan yang dilaksanakan (terjadi pada) PT. Indojewel. Audit tersebut dimaksudkan untuk
menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna) dan efektivitas (hasil guna) Pelatihan
Karyawan yang dilakukan dan memberikan saran atas kelemahan yang ditemukan selama
audit, hingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan
tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efeisien dan efektif dalam
mencapai tujuannya.
Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit dan Rekomendasi
Bab III : Ruang Lingkup Audit
Dalam melaksanakan audit kami telah memeroleh banyak bantuan, dukungan dan
kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan
pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah
terjalin dengan baik ini.

KAP & Management Consultant
Rawiatmaja & Partner

Tn. Kris Palguna


BAB I
INFORMASI LATAR BELAKANG

PT. Indojewel bergerak di bidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan
emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam
rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari dalam negeri. Desain produk
sudah cukup dikenal di pasar, merupakan hasil pengembangan bagian litbang perusahaan
yang dipimpin oleh tenaga ahli di bidangnya.
Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak
yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning
service di seluruh divisi perusahaan, dengan peghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK
yang ditetapkan pemerintah.
Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi
sebesar Rp1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp500 miliar untuk membeli peranti
lunak termasuk sistem informasi, yang mengintegrasikan seluruh divisi ke dalam satu
rangkaian operasi dan sistem pelaporan.
Pelatihan karyawan bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan
sesuai dengan anggaran yang tersedia.
Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut:
Direktur Utama : Tn. Kevin Suparno
Direktur Akuntansi dan Keuangan : Tn. Cecep Mulyadi
Direktur Pemasaran : Nn. Sandra Gultom
Direktur Produksi : Tn. Steve Handayana
Manager SDM : Tn. Syam Nugroho

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk:
1. Menilai prosedur Pelatihan Karyawan yang dilakukan Perusahaan.
2. Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas Pelatihan Karyawan yang telah
dilaksanakan.
3. Memberi berbagai saran atas kelemahan dalam pelaksanaan Pelatihan Karyawan yang
ditemukan
BAB II
KESIMPULAN AUDIT DAN REKOMENDASI

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat
menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi :
1. Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi
untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar
manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikkannya dilokasi
mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan
klasikal di kelas untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM
diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada
praktik lapangan.
2. Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan
berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa
melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya
dibutuhkan karyawan.
3. Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari
laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan
pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar 650,75 miliar.
4. Terjadi penurunan produk gagal sebesar 18% dibanding sebesar 20% pada tahun lalu
(penurunan produk gagal hanya 2% saja).
5. Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen
atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah
dilakukan.
6. Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan
tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:
a. Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan
kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.
b. Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan
yang diberikan.
c. Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti
pelatihan.
d. Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak
cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan
tersebut.
7. Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses
pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan
produk yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta.
8. Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari
total penjualan Rp 7,5 triliun.

Kriteria:
1. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan secara jelas dan
disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk:
a. Meningkatkan keterampilan karyawan.
b. Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.
c. Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.
d. Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan
kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya.
2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama
dengan penyusunan anggaran perusahaan.
3. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan
pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi:
a. Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu
berkontribusi maksimal kepada perusahaan.
b. Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang
tepat.
c. Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan
umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.
d. Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam
mengelola program pelatihan dan pengembangan.
4. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.
5. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai
umpan balik dalam meningktkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.


Penyebab :
1. Pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami
petunjuk (manual), padahal untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan
sesuai dengan standar manual perlu dilakukan pelatihan intensif dengan
mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan.
2. Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan.
3. Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian
efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.
4. Dana SDM tidak mencukupi untuk melanjutkan pelatihan karyawan sampai pada praktik
lapangan secara intensif terkait dengan adanya mesin baru.
5. Kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru membuat banyak
produk yang tidak sesuai dengan keinginan pelanggan dan akhirnya mengembalikan
produk.

Akibat :
1. Banyak karyawan menjadi kurang terampil ketika mengoperasikan mesin baru
perusahaan.
2. Tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil
pelatihan yang telah dilakukan.
3. Tidak diketahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas proses dan
produk yang dihasilkan sehingga tidak ada umpan balik dalam peningkatan kualitas
produk.
4. Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses.
5. Banyak tercipta produk yang gagal.
6. Pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan semakin menurun.
7. Terjadi pemborosan biaya produksi sehingga merugikan perusahaan.
8. Banyak produk dikerjakan ulang karena tidak sesuai standar.

Rekomendasi :
Hasil audit yag dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian
manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan utama adalah:
1. Kelemahan yang terjadi pada prosedur pelatihan karyawan yang belum terencana dengan
baik serta kurang terlatihnya karyawan dalam menggunakan mesin baru.
2. Kelemahan yang terjadi pada proses pendokumentasian laporan atas hasil pelatihan
karyawan.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau
langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.
Rekomendasi:
1. Perusahaan harus membuat program pelatihan karyawan yang dilakukan secara periodik
dan meningkatkan anggaran untuk mendukung pengelolaan pelatihan karyawan
2. Menurunkan gaji karyawan yang mencapai 250%
3. Perusahaan harus melakukan penilaian terhadap pelatihan karyawan untuk perbaikan dan
melakukan benchmarking pada industri sejenis yang lebih berhasil dalam mengelola
program pelatihan karyawan
4. Perusahaan harus mendokumentasikan laporan biaya kualitas untuk menyediakan
informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang
dihasilkan.
5. Pelatihan intensif dan terjadwal mesti dilakukan oleh karyawan, supaya mengefisienkan
penggunaan sumber daya dalam proses produksi yang gagal.
6. Memproduksi sedikit terlebih dahulu sampai karyawan menguasai mesin baru agar tidak
terjadi pemborosan sumber daya.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen,
tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang
lebih buruk pada Pelatihan Karyawan di masa yang akan datang.

DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

Nama Perusahaan : PT INDOJEWEL
Daftar : Temuan dan Rekomendasi
Periode Audit :
2007/2008



No.

Kondisi Kriteria Penyebab Akibat Rekomendasi
1. Pelatihan
bersifat
Situasional
Pelatihan harus
dilakukan secara
periodic atau
terstruktur
Tidak ada rencana
pelatihan secara
periodik
Pelatihan disusun
berdasar permintaan
departemen yang
membutuhkan
Waktu pelatihan terlalu
singkat


Terjadi 40%
kegagalan produksi
Pelatihan hanya
dilakukan jika ada
permintaan
departemen
Karyawan tidak
menguasai
penggunaan mesin
baru
Karyawan mengeluh
atas kurangnya waktu
pelatihan
- Penyusunan jadwal pelatihan
karyawan yang dilakukan setahun
sekali atau dua kali
- Waktu pelatihan dilakukan
selama 2 minggu
- Pelatihan karyawan dilaksanakan
dengan jadwal terstruktur


2. Pelatihan
bersifat Klasikal
Manajemen
mengharapkan
pelatihan di lapangan
dan kelas
- Anggaran tidak
digunakan secara efektiv
dan efisien
- Tidak maksimalnya
produksi yang
menyebabkan
kegagalan produksi
35%
- Karyawan kurang
menguasai
- Pengiriman perwakilan karyawan
dalam satu kelompok
beranggotakan 5-10 orang untuk
mengikuti pelatihan dalam kelas
maupun lapangan di pabrik
pembuatan mesin baru
- Pemanggilan tim pelatihan dari
penggunaan mesin
baru
pembuat mesin untuk melakukan
pelatihan lapangan di perusahaan
- Pemilihan karyawan yang dilatih
dilakukan secara acak dan
independen
- Perusahaan meimilih tim trainer
yang sekaligus memberikan sesi
training motivation pada sesi-sesi
tertentu
- Tim trainer memberikan sesi
outbond untuk meningkatkan
kerjasama antar karywan
3. Penurunan
produk gagal
menjadi 18%
Menurunkan tingkat
kegagalan sampai
2,5%
Karyawan tidak
memahami secara
keseluruhan
pengoperasian mesin
baru
Pelatihan dirasa
mengalami kegagalan

Retur produk tetap
tinggi yaitu 7,5%
Banyak produk
dikerjakan ulang
karena tidak sesuai
standar.
Rekomendasi auditor samadengan
angka (2)
4. Tidak ada
dokumen
penilaian atas
hasil pelatihan
Perusahaan harus
mempunyai laporan
hasil pelatihan
karyawan
Tidak ada aturan yang
menetapkan perlunya
laporan hasil pelatihan
karyawan
Manajemen tidak
meminta laporan

- Manjemen tidak
mempunyai arsip
hasil pelatihan
karyawan
- Manajemen tidak
dapat mengetahui
perkembangan
karyawan setelah
pelatihan
- Tim panitia pelatihan karyawan
membuat laporan hasil pelatihan
- Manajemen meminta dokumentasi
atas pelatihan karyawan pada tim
trainer
- Manejemen membuat aturan tim
panitia trainer maupun tim trainer
untuk memberikan laporan hasil
pelatihan serta laporan
- perkembangan sebelum dan
sesudah pelatihan yang dilakukan
karyawan











BAB III
RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi
masalah Program Pelatihan Karyawan PT. Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit
kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Program Pelatihan
Karyawan, personalia yang bertugas dalam program pelatihan karyawan, dan aktivitas
Program Pelatihan Karyawan itu sendiri.