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Que son herramientas ofimticas

La ofimtica es el conjunto de tcnicas, aplicaciones y herramientas


informticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar
y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.
Para que nos sirve la ofimtica
Las herramientas ofimticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar
informacin necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estn
conectadas a una red local y/o a Internet.
Tics
Internet: Muchas actividades se pueden realizar all, pero por la TICS,
informacin actualizada y un medio de comunicacin gil y rpido.
Correo electrnico: Es un Medio fcil y efectivo para comunicarse y para
obtener informacin.
Listas de correo electrnico: Es una opcin de Internet que permite, mediante
el correo electrnico, poner en contacto varias personas.
Grupos de discusin (Foros): Un Foro temtico en lnea es aquel en el que los
participantes plantean temas relacionados con sus intereses particulares.
Cualquier miembro del foro puede expresar sus opiniones en respuesta a esos
temas o formular sus propios temas de discusin.
Saln de conversacin (Chat room): Servicio de conversacin en tiempo real
dedicado a un tema particular.
Los Weblogs o Blogs ofrecen un espacio para escribir que se caracteriza por
la mezcla de un diario personal en lnea y una herramienta de discusin.
Presentaciones con diapositivas: Programas como PowerPoint permiten la
presentacin de diapositivas y ofrecen una forma sencilla para incorporar texto,
imagen, sonido y animacin en las presentaciones realizadas.
Manejo de datos: Preparacin y presentacin de estadsticas. Se requiere de
un Software sencillo para manejo de datos, permite procesar informacin y
presentarla grficamente en diferentes formatos.
Fotografa digital: Es un medio muy til y efectivo para recoger y presentar
informacin visual (comunicacin visual).


Procesador de texto. El procesador de texto, en informtica: es la aplicacin utilizada
para la manipulacin de documentos basados en texto. Es el equivalente electrnico
del papel, el bolgrafo, la mquina de escribir, el borrador y el diccionario. En principio,
los procesadores de textos se utilizaban en mquinas dedicadas especficamente a esta
tarea; se usan en ordenadores o computadoras de propsito general, en los que el
procesador de texto es slo una de las aplicaciones instaladas.
Microsoft Word
Microsoft Word, es un procesador de texto que puede utilizar para crear documentos
nuevos y modificar documentos existentes. Con Word puede componer un documento,
una carta, resumen, memoria, presentacin, historia corta, y a continuacin, llevar a
cabo cambios fcil y rpidamente. Puede agregar y eliminar texto, cambiar la
disposicin y el formato. Puede obtener ayuda con la ortografa y con la gramtica
mientras escribe e incluso corregir errores automticamente con Autocorreccin.
El origen de la ofimtica
La ofimtica surge como una necesidad de mecanizar tareas costosas y repetitivas que
se desarrollaban en una oficina. En esta lnea aparecieron las mquinas de escribir y las
calculadoras y con el nacimiento del ordenador personal se intent evolucionar con
aplicaciones como un procesador de textos, agenda, calculadora, etc.
Por ello, la ofimtica est ligada al ordenador personal casi desde sus orgenes, de
hecho la primera versin de Office se cre en 1989 para incorporarla al primer
Macintosh que desarroll la empresa Apple estando Steve Jobs a la cabeza del
proyecto. Por supuesto, esta primera versin de Office fue desarrollada por la
archiconocida empresa Microsoft de Bill Gates que se dedicaba a crear software y que
por aquel entonces colaboraba con Apple. Un ao ms tarde, en 1990 aparecera
Microsoft Office para el sistema operativo Microsoft Windows.
La primera versin de Microsoft Office contena un procesador de textos (Microsoft
Word), una hoja de clculo (Microsoft Excel) y una aplicacin para presentaciones
(Microsoft PowerPoint). Esta versin se poda completar con la versin profesional
que tena una aplicacin de bases de datos (Microsoft Access) y un gestor de
informacin personal (Microsoft Schedule Plus) que ms tarde se convertira en lo que
hoy conocemos como Microsoft Outlook.
Con el paso del tiempo todas las herramientas de Microsoft Office han evolucionado
mucho tanto para Windows como para MAC y actualmente la ofimtica es algo comn
e imprescindible en casi todos los trabajos. El avance ha sido tal que la mayor parte de
los usuarios no utilizan ni un 30% de las posibilidades que ofrece cada herramienta de
la suite ofimtica.
La ofimtica libre
En 1994 la empresa StarDivision comenz el desarrollo de otra suite ofimtica
propietaria llamada StartOffice que fue de vital importancia para que actualmente
podamos contar con herramientas libres de ofimtica. Como casi todo software libre
desarrollado por una comunidad de usuarios avanza poco a poco y hasta 2005 no se
lanz OpenOffice.org 2.0 de forma oficial que ya tena muchas mejoras e intentaba ser
compatible con la suite de Microsoft.
OpenOffice.org incluye Writer (procesador de textos), Calc (hoja de clculo), Impress
(presentaciones), Draw (dibujo vectorial), Base (base de datos) y Math (editor de
expresiones matemticas). Trataremos estas herramientas ms adelante y tambin la
relacin de OpenOffice.org con el proyecto LibreOffice.
El sistema operativo GNU/Linux ha estado unido al software libre desde su inicio y por
tanto las primeras suites ofimticas libres KOffice y GNOME Office surgieron para
Linux.
KOffice es una suite ofimtica que se lanz por primera vez en el ao 2000 como parte
de KDE2.0 para distribuciones Linux y ha mejorado mucho desde entonces. En la
actualidad la propia comunidad de KDE desarrolla otro proyecto paralelo llamado
Calligra Suite del que hablaremos ms adelante. KOffice incluye Kword, Kspread,
Kpresenter, Krita, Karbon14, Kplato, Kexi, Kivio, Kchart y Kformula.
Gnome Office es otra suite ofimtica desarrollada en este caso por el proyecto GNOME
que incluye AbiWord, Gnumeric, Erase, Dia, GnuCash, GNOME-DB, Gimp, Inkscape,
Evince, Simple Scan, Evolution, Planner, GLabels, etc. Se trata de un proyecto especial
porque hay aplicaciones como Gimp que no han sido desarrolladas por ellos pero que
han adoptado. Es una suite hetereognea y lo que tienen en comn es que usan las
libreras GTK+. Est disponible en varios sistemas operativos como Linux, Windows y
Mac OS X aunque principalmente se utiliza en Linux con GNOME.
Writer
Es el procesador de textos que tiene todas las caractersticas necesarias para crear
libros completos. Incluye estilos, asistentes, combinaciones de correspondencia,
vinculaciones, marcos de texto, corrector ortogrfico, tablas de contenidos, tablas,
ilustraciones, etc.
Puede exportar directamente a formato PDF, HTML, MediaWiki, etc.
El formato por defecto en el que guarda los documentos es OpenDocument que es el
estndar internacional para documentos de texto.
Calc
Es una hoja de clculo con una gran abanico de funciones avanzadas siempre con
asistentes que nos guan en la eleccin elegida.
Con Solo ver podemos resolver problemas de optimizacin para calcular el valor
ptimo de una celda con las restricciones impuestas en otras celdas.
Calc tambin tiene soporte multiusuario de manera que varios usuarios pueden
trabajar de forma colaborativa en una misma hoja de clculo sin conflictos de edicin.
Al igual que Writer el formato estndar en que se guardan los archivos de Calc tambin
es OpenDocument.
Impress
Herramienta para crear presentaciones multimedia donde podemos aadir imgenes
en 2D/3D, animaciones, transiciones con efectos y estilos, etc.
Tambin dispone de ayudantes y diapositivas maestras que nos ahorrarn tiempo y
nos ayudarn a que nuestras presentaciones sean ms profesionales y homogneas. A
esto hay que aadir una gran cantidad de plantillas que se pueden descargar desde la
propia web oficial. Existe la opcin de incluir notas adjuntas a una diapositiva y por
defecto incorpora la Consola del Presentador para facilitarnos la presentacin. Adems
tambin soporta mltiples monitores. Podemos utilizar distintas herramientas de
dibujo como Fontworks para crear grficos 2D/3D e imgenes a partir de texto.
Draw
Herramienta para grficos y diagramas vectoriales en 2D y 3D con opcin de
manipulacin de objetos (agrupar, desagrupar, rotar, renderizar, perspectiva, etc.).
Puede importar grficos en multitud de formatos (incluyendo BMP, GIF, JPEG, PNG,
TIFF, WMF, etc.) y al igual que Impress puede exportar a Flash generando un archivo
.swf.
Base
Es la ltima aplicacin que se ha incorporado a la suite y pretende ser una base de
datos monousuario completa que satisfaga las necesidades de los usuarios. Tiene
asistentes para tablas, formularios, informes y consultas para que no resulte difcil
iniciarse en la aplicacin. Adems contiene tablas predefinidas que nos pueden ayudar
mucho. Es ideal para usuarios que no tienen muchos conocimientos de bases de datos
y slo necesitan almacenar datos y utilizarlos.
Math
Se trata de un editor de frmulas que puede ser invocado desde cualquier aplicacin
de la suite desde el men Insertar > Objeto > Frmula. La forma de crear expresiones
matemticas es a partir de botones y desplegables que generan el cdigo adecuado
para ir completando la expresin. Aunque no sea necesario, si se utiliza a menudo, es
fcil aprender el lenguaje y crear expresiones matemticas casi sin necesidad de
utilizar los botones de Math.
Los elementos generados se insertarn en los documentos y tambin se pueden
guardar en formato ODF, MathML y PDF.
KOffice-Calligra Suite
El 6 de diciembre de 2010, la comunidad de KDE anuncia un nuevo proyecto llamado
Calligra Suite como continuacin de KOffice con la intencin de acelerar el desarrollo,
mejorar la calidad y aadir nuevas experiencias al usuario. El 21 de diciembre de 2011
se lanz la primera versin para Windows. El 11 de abril de 2012 se libera la versin
2.4 y la ltima versin es la 2.6.2 liberada el 13 de marzo de 2013.
Aunque inicialmente era para sistemas operativos Linux, desde la versin 2.0 es
posible utilizarla en Mac OS X, Windows y FreeBSD.
Kword-Words
Es un procesador de textos sencillo basado en marcos y eso es lo que lo hace diferente
a otros, ya que quien est acostumbrado a utilizar Writer o Microsoft Word tiene que
cambiar la idea para adaptarse a la nueva forma de trabajar.
Creando un marco columna por pgina ya tendramos la misma forma de documento
que en los procesadores de texto tradicionales. Pero con Kword tenemos la opcin de
ir poniendo marcos donde queramos.
Author
La versin 2.6 de Calligra incorpora por primera vez la herramienta Author dirigida a
los usuarios que quieren escribir libros digitales aprovechando las posibilidades que
ofrecen los eBooks. Incluye soporte para libros electrnicos en formato EPUB2 y MOBI.
La intencin del equipo de desarrollo es ir diferenciando poco a poco Words de Author
de tal forma que esta ltima se vaya especializando en su cometido.
Kspread-Tables
Es la herramienta de hoja de clculo que tiene plantillas, grficos, formateo clasificado,
corrector ortogrfico, hipervnculos, soporte para series, funciones y frmulas,
formateo condicionado, etc.
Puede importar otros formatos de hojas de clculo como Excel, CSV, etc.
KPresenter-Stage
Es la herramienta para crear presentaciones donde se puede utilizar textos, imgenes,
grficos, etc. Es extensible a travs de plugins para aadir nuevos efectos y elementos.
Tiene diversas utilidades como notas y resumen de transparencias para el presentador
adems de contar con multitud de ejemplos. Utiliza el estndar de formato
OpenDocument y es compatible con Microsoft Office.
Kplato-Plan
Aplicacin destinada a la gestin de proyectos grandes que ofrece diferentes tipos de
dependencias de tareas y restricciones de tiempo. Si hay cambios tambin se puede
reprogramar todo el proyecto y compararlo con el primero. Las tareas se pueden
organizar segn la estructura de cdigo EDT.
Kivio-Flow
Herramienta para crear diagramas de flujo integrada con el resto de aplicaciones de la
suite. Permite crear diagramas de red, organigramas, diagramas de flujo y mucho ms.
Kexi
Aplicacin para crear y gestionar bases de datos de forma rpida, potente y portable
ya que se puede utilizar fuera del escritorio KDE. Por ejemplo en Linux con el escritorio
GNOME, en Microsoft Windows y en Mac OS X (utilizando Fink).
Krita
Es una aplicacin de dibujo y pintura que tiene todo lo necesario para que los usuarios
puedan crear un trabajo profesional de principio a fin. El nombre de Krita significa
dibujar o tiza en sueco.
Karbon
Es un editor de grficos vectoriales.
Kchar
Es una aplicacin para el dibujo de grficos que luego pueden importarse a otras
herrameintas de la suite como Kword/Words o Kpresenter/Stage.
Puede presentar grficos de barras, lneas, anillo, pastel, mximo y mnimo, etc., tanto
en 2D como 3D. Soporta valores por defecto en los campos y ordenacin automtica
de ejes.
Formula
Editor de expresiones matemticas.
Gnome Office
Esta suite surge en el 2005 como parte del desarrollo del escritorio GNOME para Linux.
Actualmente est disponible para Linux, Windows, Mac OS X y Unix bajo la licencia
LGPL y GPL.
Slo citaremos algunas de las aplicaciones ofimticas que tiene y para lo que sirven.
AbiWord es el procesador de textos, Gnumeric la hoja de clculo y Erase la aplicacin
para presentaciones. Por otro lado est Dia que es una herramienta para crear
diagramas, Evince es el visor de documentos oficial de GNOME, Evolution la aplicacin
de correo e Inkscape la herramienta de dibujo vectorial. GnuCash es un software de
contabillidad, gLabels es un programa para crear etiquetas y tarjetas de visita y, por
ltimo, vamos a citar a Glom que es un software similar a Filemaker para disear
sistemas de bases de datos.
Un procesador de texto es una aplicacin informtica que permite crear y editar
documentos de texto en una computadora. Se trata de un software de mltiples
funcionalidades para la redaccin, con diferentes tipografas, tamaos de letra,
colores, tipos de prrafos, efectos artsticos y otras opciones. Los procesadores de
texto cumplen con una funcin similar a la que cumplan las mquinas de escribir hace
algunas dcadas, aunque mucho ms completa y compleja. En la mquina de escribir,
por ejemplo, cada letra tipeada por el usuario era impresa de forma inmediata en el
papel, lo que imposibilitaba la posibilidad de borrar. Con un procesador de texto, en
cambio, es posible borrar y editar el contenido en todo momento ya que su
funcionalidad bsica se realiza sobre la pantalla. Una vez que la tarea de redaccin ya
est completada, el usuario tiene la opcin de guardar el documento en un soporte
informtico (ya sea en el disco rgido de su computadora, en Internet o en CD) o de
imprimir el material. En concreto, nos permiten editar por completo un texto y hacerlo
lo ms atractivo posible. Eso supone, entre otras, el dotarle de una tipografa concreta,
un tamao de letra determinado as como proceder a utilizar herramientas para
resaltar determinadas palabras o frases. Es decir, nos da la oportunidad de usar
recursos tales como la negrita, la cursiva o el subrayado, alineacin del texto, a
espaciado entre prrafos, a las sangras, al color de las letras e incluso a la inclusin de
listas numeradas. Otra opcin que brindan los procesadores de texto es la utilizacin
de un corrector ortogrfico (una aplicacin que detecta las faltas ortogrficas y sugiere
las correcciones necesarias) o de un diccionario de sinnimos (que recomienda
palabras alternativas a las escritas sin que se altere el significado del texto). Los
procesadores de texto tambin permiten intercalar imgenes y distintos tipos de
grficos dentro del texto, lo que permite crear documentos ms avanzados al no
limitarse a las palabras escritas.
Microsoft Word, WordPerfect y OpenOffice.org Writer son algunos de los
procesadores de texto ms populares.
Es interesante resaltar el hecho de que, por ejemplo, Word se incluye dentro de un
paquete de programas llamado Microsoft Office que se enmarca en la categora
ofimtica. Con ellos se pueden realizar y trabajar con textos, hojas de clculo,
presentaciones de diapositivas, bases de datos o correos electrnicos. De ah que este
tipo de conjuntos sean vitales para las labores administrativas de muchas empresas.
Hoja de clculo. Concepto.
Una hoja de clculo es una herramienta muy til para las personas que trabajan con
nmeros y que necesitan realizar clculos con ellos. Ella permite trabajar con una gran
cantidad de nmeros y lleva incorporada una serie de funciones capaces de realizar
clculos matemticos, estadsticos, tcnicos y financieros.
La hoja de clculo es una herramienta muy importante para la toma de decisiones,
sobre todo, porque nos permite ver el efecto que los cambios en las variables
ocasionan en el resultado buscado.
Hoja de clculo. (Cont.)
La estructura principal que utiliza este software para almacenar y organizar la
informacin es un rea de trabajo en forma de matriz, como si fuera una hoja de papel
cuadriculado, formada por un nmero determinado de filas y columnas, es lo que se
llama hoja de clculo
Celda y celda activa.
La interseccin de una fila y una columna se denomina celda, que en Excel, tiene un
ancho predeterminado de 11 caracteres. La celda puede ser identificada por sus
coordenadas columna/fila, lo que se llama direccin de celda. Primero va la columna y
luego el nmero de fila.
La celda que tengamos seleccionada con el cursor o el ratn se llama celda activa y es
la que se ve resaltada en la hoja de clculo
El programa EXCEL.
Forma parte del paquete Office de Microsoft y es el software ms utilizado en cuanto a
hoja de clculo. Sus predecesores fueron Quattro Pro,
Lotus 1-2-3, pero el que se ha consolidado realmente es el EXCEL, debido a la evolucin
de la informtica y al auge de los paquetes con aplicaciones para la oficina que
permiten una interaccin entre sus diferentes aplicaciones, pudiendo importar del
Word al Excel, por ejemplo, o introducir imgenes, crear grficos y hasta insertar
hipervnculos.

Elementos bsicos.
Hoja y libro.
La hoja es la unidad fundamental que define el rea de trabajo, como ya hemos dicho.
En el caso de
Excel 97, sta consta de 65.536 filas numeradas en el margen izquierdo y 256
columnas, que van desde la letra A hasta las letras IV.
Varias hojas, relacionadas entre s, conforman un libro. Excel trae predeterminada la
cantidad de 3 hojas por libro, pero eso no impide que podamos reducir o aumentar la
cantidad de hojas de un libro, segn las necesidades e inclusive darle un nombre de
terminado o cambirselo. Las distintas celdas de las hojas contendrn los
datos o la informacin, que puede ser no solamente en forma numrica, sino tambin
textos (llamados rtulos) y frmulas donde intervengan el contenido de otras celdas y
funciones predefinidas para clculos ya sea financieros, matemticos, estadsticos, etc.
Las frmulas tienen la capacidad de recalcularse si el contenido de una de las celdas a
la que hace referencia cambia. Esta capacidad es una de las prestaciones
fundamentales de este tipo de software, debido a la utilidad para resolver los
problemas decisionales, analizando varias hiptesis.
Barras de ttulos: Se encuentra en la parte superior de la pantalla y contiene el icono
del men de control de la aplicacin y el nombre de la aplicacin (Microsoft
Excel) junto al nombre del libro de trabajo (o fichero) activo. Si se acaba de abrir,
aparecer Libro 1. A la derecha aparece la opcin de minimizar ventana,
maximizar/restaurar y cerrar ventana, que son los tpicos del Windows. Cuando se
trabaja con otras aplicaciones puede resultar muy til reducir el tamao de la ventana
a una ventana flotante, ya que se puede variar su tamao y no ocupa toda la pantalla.

Barra de men: Situada debajo de la barra de ttulos. Contiene todos los comandos de
la aplicacin agrupados en nueve mens: ARCHIVO, EDICIN, VER,
INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS,
DATOS, VENTANA Y AYUDA (?). Adems, siempre y cuando la ventana de libro de
trabajo que est activa se visualice a tamao completo, en el extremo derecho
aparecen los tres botones para la utilizacin de ventanas: minimizar, restaurar y cerrar.
Barra de herramientas o iconos.
En Microsoft Excel hay 13 barras de herramientas predefinidas que contienen botones
que proporcionan un acceso fcil y rpido a los comandos de uso ms frecuente.
Cuando se ejecuta por primera vez este software se visualizan, bajo la barra de mens,
la barra de herramientas estndar y la barra de herramientas formato.

Barra de herramientas estndar: contiene botones con las opciones ms utilizadas
para manejar los archivos, imprimirlos, etc.
Barra de herramientas formato: Contiene los botones para elegir el tipo de fuente,
tamao, tipo de letra, alineacin, bordes y sombreados, etc.
Barra de frmulas.
Est situada bajo la de formato, es la barra donde se van a editar los datos
introducidos en la hoja de clculo. En caso de que no se visualice esta barra, se activar
desde VER/BARRA DE FORMULAS.
Esta barra contiene cuatro elementos: cuadro de referencia que recoge la direccin de
la celda u objeto activo; botn con la flecha hacia abajo, que abre la lista con los
nombres asignados a celdas o grupos de celdas (rangos).
Barra de frmulas (Cont.)
Un cuadro con tres botones, de los cuales, los dos primeros solo se muestran si se
estn introduciendo o modificando datos. El botn cancelar (x) que se utiliza para
anular los datos introducidos. El botn introducir ( ) que se utiliza para aceptar la
entrada. El botn introducir/modificar frmula (=) que sirve para acceder a la paleta de
frmulas que asiste al usuario en la construccin de las mismas.
El cuadro de edicin, que muestra el contenido de la celda activa con independencia
de su formato.
- No necesitas instalar software.
- Muchas son gratis: aunque no todas las aplicaciones web son gratis la gran mayora.
- No saturacin del uso del disco duro en el ordenador o aplicacin que se usa, debido
a que solo se necesita un navegador web, e internet.
- Desarrollo barato, sencillo y rpido.
- Pocos requerimientos tcnicos.

- En ocasiones, puede que debido a una catstrofe natural o error humano, dicho
servicio quede fuera de servicio, con las malas repercusiones a los clientes (nosotros).
- Posibilidad de que delincuentes cibernticos revienten la seguridad
del servicio y se hagan con datos privados.
- La interactividad no se produce en tiempo real, en las aplicaciones web cada accin
del usuario conlleva un tiempo de espera excesivo hasta que se obtiene la reaccin del
sistema.