TTULO: Procedimiento para Organizacin de Eventos

CDIGO: P-CO-01 EMISIN: 04/09/06

PGINAS: 1/3 VERSIN: UNO
ELABOR:

Secretario Tcnico de
Comunicacin
REVIS:


Director de Eventos
APROB:


Coordinador de Asesores
Fecha Seccin Cambio y Razn de Cambio



TTULO: Procedimiento para Organizacin de Eventos
CDIGO: P-CO-01 EMISIN: 04/09/06
PGINAS: 2 / 3 VERSIN: UNO

2
1.0 OBJETIVO
Organizar los eventos de las diversas reas del Instituto Latinoamericano de la Comunicacin
Educativa (ILCE).

2.0 ALCANCE
Aplica a la organizacin de eventos a nivel nacional.

3.0 DEFINICIONES Y /O ABREVIATURAS
3.1 Programa de Trabajo: Es el documento que define las acciones que se llevarn a cabo durante
un periodo de tiempo determinado para cumplir con los requerimientos de cada evento.
3.2 Suficiencia Presupuestal: Formato mediante el cul se solicita el presupuesto requerido para
cada proyecto del instituto.

4.0 DESARROLLO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1.
Coordinador(a)
de Asesores
Recibe Formato para Solicitud de Eventos (F01-P-CO-01) y revisa que este
completamente requisitada y que este acompaada del Formato para
Solicitud de Suficiencia Presupuestal (F05-P-RF-01).
La informacin de la solicitud esta completa?
No: Regresa la solicitud pidiendo la documentacin faltante.
Si: Informa del evento al rea responsable y entrega documento.
2.
Elabora Formato para Programa de Trabajo (F02-P-CO-01) en base al
Formato para Solicitud de Eventos (F01-P-CO-01) requisitada.

3.
Direccin de
Eventos/
Secretara Tcnica
de
Comunicacin/
Secretara Tcnica
Administrativa e
Informacin
Electrnica
Presenta el Formato para Programa de Trabajo (F02-P-CO-01) a la
Coordinacin de Asesores para su VoBo.
4.
Revisa que el Formato para Programa de Trabajo (F02-P-CO-01) sea de
acuerdo al Formato para Solicitud de Eventos (F01-P-CO-01), y que no
sobrepase el presupuesto indicado.
Autoriza el Formato para Solicitud de Eventos (F01-P-CO-01)?
No: Hace comentarios al programa. Ver actividad 2
Si: Ver actividad 5.
5.
Coordinador(a)
de Asesores
Determina los apoyos internos.
Se requiere de apoyo interno?
No: Se ejecutan las acciones. Ver actividad 6
Si: Solicita los servicios.
6.
Ejecutan las acciones de acuerdo al Formato para Programa de Trabajo
(F02-P-CO-01) establecido.
7.
Da seguimiento a los apoyos internos para asegurar el cumplimiento de
los servicios solicitados y registra avances en Formato para Programa de
Trabajo (F02-P-CO-01).
8. Informa al rea usuaria los avances de la organizacin del evento.
9.
Direccin de
Eventos/
Secretara Tcnica
de
Comunicacin/
Secretara Tcnica
Administrativa e
Informacin
Electrnica
Recibe y revisa que los apoyos internos cumplan las caractersticas
solicitadas y los tiempos establecidos.
Cumple con las caractersticas solicitadas?
No: Indica adecuaciones. Ver actividad 7.
Si: Asegura la disponibilidad de los recursos para la ejecucin del evento.

TTULO: Procedimiento para Organizacin de Eventos
CDIGO: P-CO-01 EMISIN: 04/09/06
PGINAS: 3 / 3 VERSIN: UNO

3
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
10.
Designa al personal responsable de dar seguimiento y supervisin del
evento.
11. Coordina y supervisa la realizacin del evento.
12. Aplica Formato para Evaluacin del Evento (F03-P-CO-01).
13.
Elabora Formato para Informe del Evento (F04-P-CO-01) realizado y
presenta al Coordinador.
14.
Direccin de
Eventos
Archiva.


5.0 REFERENCIAS
Manual Integral de Gestin de la Calidad M-GS-01
Manual de Planeacin de la Calidad M-GS-02
Formato para Solicitud de Suficiencia Presupuestal F05-P-RF-01

6.0 ANEXOS
Formato para Solicitud de Eventos. F01-P-CO-01
Formato para Programa de Trabajo. F02-P-CO-01
Formato para Evaluacin del Evento. F03-P-CO-01
Formato para Informe del Evento. F04-P-CO-01