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Acta de Constitucin del Proyecto


Componente Descripcin
Ttulo del Proyecto Mudanza de oficina X-Porta.
Gerente del Proyecto
El Gerente del Proyecto es el Ing. Industrial Renzo Rusca que trabaja en la empresa X-Porta y reporta al jefe
del rea de Administracin.
Nivel de autoridad:
Puede contratar a personal externo cuyas remuneraciones no excedan los US$2,000 dlares para cubrir
trabajos imprevistos.
Puede adquirir servicios y materiales por un monto menor igual a US$1,500 sin pasar por aprobaciones
previas del rea de Compras de X-Porta.

La responsabilidad de Renzo ser lograr los objetivos del proyecto cumplindolos en el cronograma y
presupuesto aprobado.
Patrocinador del Proyecto El Patrocinador del Proyecto es el Gerente General de X-Porta.
Descripcin del Proyecto

El proyecto bsicamente considera:
Mudanza de 100 empleados con sus computadoras personales y mobiliario.
Habilitacin de conexiones elctricas para 130 personas en el nuevo local.
Compra y despliegue de mobiliario nuevo para 30 puestos adicionales.



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El siguiente es un breve resumen del alcance del proyecto:
Personal
Oficina Actual Oficina Nueva
Mobiliario
Infraestructura
de Cmputo
Conexiones
elctricas/Otras
Mobiliario
Infraestructura
de Cmputo
Conexiones
elctricas/Otras
100 personas Existente Existente Existente
Se mudar el
actual
Se mudar el
actual
Se habilitar
nuevo
030 personas No existe No existe No existe
Se comprar
nuevo
No se instalar
Se habilitar
nuevo

El proyecto est considerado en 3 Fases:

Fase 1 Planeamiento
Definir el detalle del cronograma de actividades del proyecto.
Asegurar la participacin de las reas involucradas de X-Porta:
o rea de Sistemas para la instalacin de terminales, servidores, redes, instalaciones elctricas en el
nuevo local y pruebas de conexin.
o rea de Compras para finalizar la contratacin de Grupo PM para la mudanza de los 100
empleados.
o rea de Administracin para gestionar la disponibilidad del nuevo local (100 empleados actuales
ms los 30 futuros).
Aprobacin por el patrocinador del proyecto de los planes completos del proyecto.
Fase 2 Ejecucin
Habilitacin del nuevo local: infraestructura elctrica y de cmputo.
Mudanza de mobiliario y de cmputo.
Pruebas de funcionamiento integral durante el fin de semana y una semana posterior a la mudanza para



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solucionar cualquier imprevisto.

Fase 3 Cierre
Aprobacin por el patrocinador del Acta de Cierre del Proyecto.

Justificacin del Proyecto

Ahorros de aproximadamente US$50,000 anuales (los impuestos municipales del actual predio son muy
elevados en comparacin con la nueva localizacin).
Capacidad de crecimiento sostenido de X-Porta lo que significa mayores oficinas en un futuro (en adicin
al 30% de la actual expansin).
Mejor ubicacin que permite mayor facilidad para trasladarse hacia los clientes y proveedores.
Oficinas ms espaciosas.
Facilidad de estacionamiento para el personal y los clientes.




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Objetivos del proyecto y
criterios de medicin del xito

Objetivos del Proyecto
1) Mudanza de oficinas en los prximos 60 das sin interrupcin de sus
operaciones.
2) Mudanza del mobiliario, terminales ofimticos y servidores, redes telemticas
y gabinetes de archivos y conexiones elctricas de 100 empleados al nuevo
local en un fin de semana.
3) Habilitacin de 30 puestos en lo que respecta a las conexiones elctricas y
mobiliario.

Criterios de xito
1) Los 100 empleados trasladados estn trabajando sin problema en las nuevas
oficinas al da siguiente del fin de semana de la mudanza.
2) Contar con 30 mdulos habilitados para el nuevo personal (mobiliario y
conexiones elctricas nicamente).

Requerimientos Principales

La mudanza debe impactar lo mnimo con las labores de los empleados por
ello debe realizarse un fin de semana.
Haber finalizado previamente la contratacin de los proveedores involucrados.
Aceptacin formal de involucramiento de las reas internas de XPorta.
Reutilizacin del mobiliario de oficina existente.



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Riesgos Principales

1) Dao de algn bien (archivos, PC, etc.) durante la mudanza. La mitigacin
ser incluir clusulas de daos y perjuicios en el contrato con Grupo PM.
2) En el nuevo edificio no contar con las condiciones elctricas y ambientales
adecuadas. La mitigacin ser una inspeccin previa al edificio con el rea de
Administracin para comprobarlo y tomar las medidas correctivas de ser
necesario.
3) Falta de compromiso de las reas internas de X-Porta. La mitigacin ser
definir y asignar un responsable por rea.
Resumen del Cronograma de
Hitos

Da 00: Inicio del Proyecto 60 das antes del fin de la mudanza.
Da 07: Aprobacin del plan de la mudanza.
Da 20: Compra de nuevos mobiliarios y materiales.
Da 50: Finalizacin de las instalaciones elctricas y acondicionamiento
completo y entrega del nuevo local habilitado.
Da 53: Mudanza del mobiliario existente y conexin de la infraestructura
informtica.
Da 60: Levantamiento de las observaciones y Cierre del Proyecto.




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Presupuesto Resumido

El presupuesto aprobado para el proyecto es de US$35,000 considerndose
dentro de ese presupuesto US$3,500 de contingencia.

Este presupuesto considera un pago de US$10,000 al proveedor Grupo PM quien
se encargar de la mudanza y US$21,500 para compra de 30 mobiliarios nuevos,
materiales y gastos de acondicionamiento a cargo de la propia X-Porta as como
gastos de comidas y otros durante los trabajos.

Supuestos
1) Se asume que Grupo PM tiene experiencia en mudanzas similares y que por
ende cumplir adecuadamente con sus obligaciones contractuales.
2) Se asume que las reas internas de X-Porta involucradas en este proyecto
tienen el personal disponible para dedicarse a sus actividades que se
detallarn en el plan del proyecto.
3) Se asume que el nuevo local ser entregado por su dueo con agua y
desage y vigilancia adecuados y totalmente desocupado.
4) El nuevo edificio cuenta con el soporte elctrico para permitir la carga
adicional de las 130 personas de X-Porta.
5) El proyecto no considera la compra de componentes informticos para las 30
personas adicionales lo que se har posteriormente en otro proyecto
financiado por las reas a las que pertenecen los nuevos empleados.
6) Se reusarn los 100 mobiliarios existentes en el nuevo local.



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Restricciones

1) De acuerdo a las normas municipales en el nuevo edificio solo se pueden
hacer mudanzas entre las 8 am y las 5 pm por lo que ello debe ser
considerado en el plan de trabajo del proyecto.
2) La mudanza debe efectuarse en 60 das una vez iniciado el Proyecto.


Requerimientos de aprobacin
del proyecto


La aprobacin a cargo del Patrocinador debe considerar todos los objetivos del
proyecto as como los riesgos, presupuestos y cronograma mencionados en esta
Acta de Constitucin. Adicionalmente deben firmar los gerentes de las reas de
Sistemas, Compras y Administracin de X-Porta.

Relacin de Interesados Clave
Gerente General de X-Porta.
Gerente de Sistemas de X-Porta.
Gerente de Compras de X-Porta.
Gerente de Administracin de X-Porta.
Municipalidad
Serenazgo
Vecinos
Aprobacin requerida

Firma Patrocinador

Fecha



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