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INTRODUCCIN A LA

ADMINISTRACIN
COORDINACIN
PRESENTA:
Garca Falcn Dulce Mara
Hernndez Ramos Lyze!"#
L$ez P%rez Norma#
Reyes Luen&as Aler!o#
Profesor:
RAL SANTIAGO PINELO
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Chapingo, Mxico a 13 de Julio de 2009.


COORDINACIN
La coordinacin es el proceso de integrar los objetivos y actividades de unidades
independientes de una organizacin, a fin de conseguir las metas organizacionales.
El sistema de coordinacin cubre desde la alta administracin (Nivel estratgico)
asta las actividades operativas (nivel operativo).
La administracin media (Niveles de coordinacin), esta implicada en la traduccin
de los planes integrales, en planes operacionales y procedimientos. !articipa en la
interpretacin de los resultados del sistema operativo y de la canalizacin de los
recursos e"istentes acia las direcciones apropiadas.
El administrador facilita la coordinacin de varias funciones, planes y objetivos,
proyectos o programas dentro del organismo social.
Coordinacin administrativa
Es una actividad, #ue tiene su origen en la planeacin y en la toma de decisiones. La
cual se nutre de una decisin o conjunto de decisiones de tipo program$tico.
!a ra obtener un buen manejo de los recursos es necesario #ue los sujetos
colaborar entre si, coordinando las respectivas acciones, sincroniz$ndolas y
repartindose el esfuerzo de la manera m$s idnea. Es por ello #ue la colaboracin
entre el personal se considera condicin indispensable para la e"istencia del
organismo.
%oordinacin consiste en& 'Lograr #ue las cosas sucedan en el lugar adecuado, por
la o las personas idneas, en el momento oportuno, y a los costos previamente
estipulados.(
IMPORTANCIA DE LA COORDINACIN
)mportante para la e"istencia de un organismo
Necesaria para alcanzar la eficiencia productiva & *uma de esfuerzos de varias
personas reunidas en un grupo organizado, a+adiendo sincronizacin y
armonizacin de dicos esfuerzos.
NECESIDAD DE LA COORDINACIN
*in coordinacin, la gente y las unidades org$nicas perder,an de vista su papel
dentro de la empresa, necesaria para la supervivencia y buen funcionamiento de un
organismo social.
La necesidad de la coordinacin depende de la naturaleza y re#uisito de
comunicacin de las tareas #ue se ejecutan y el grado de interdependencia de las
diversas unidades org$nicas #ue las ejecutan. %uando esas tareas e"igen o pueden
aprovecar bien, el flujo de informacin entre unidades lo mejor es un alto grado de
coordinacin, pero en caso contrario, el trabajo puede acerse mejor si se dedica
menos tiempo a la interaccin con miembros de otras unidades. -n alto grado de
coordinacin resulta benfico para el trabajo #ue no es de rutina y no puede
predecirse, para el trabajo en #ue los factores del ambiente est$n cambiando y para
el trabajo en #ue ay una gran interdependencia. -n alto nivel de coordinacin,
tambin se necesita en las organizaciones #ue se fijan altos objetivos de
desempe+o.
Tipos de interdependencia
.ay tres variedades de interdependencia entre las unidades org$nicas&
Interdependencia conjunta. %uando las unidades org$nicas no dependen una
de otra para llevar a cabo su trabajo cotidiano, pero si dependen del
adecuado desempe+o de todas las unidades, para la supervivencia final,
cada parte ace un aporte independiente al todo y es apoyado por el todo.
Interdependencia consecutiva. /#u, una unidad tiene #ue actuar antes de #ue
pueda actuar la siguiente.
Interdependencia Reciproca. )mplica relaciones constantes entre
subunidades.
NATURALEZA DE LA COORDINACIN
La planeacin y coordinacin:
*e toma una decisin con respecto a un plan. La planeacin abarca todo el proceso
de coordinacin, por#ue proporciona un marco de referencia para la toma de
decisiones, integrada dentro del organismo.
Es la funcin administrativa clave, por medio de la cual, tanto el personal como el
organismo se enfrentan a una medio ambiente complejo, din$mico y cambiante
El control y coordinacin:
0odo proceso administrativo, se ocupa de coordinar los esfuerzos del personal,
instrumentos y e#uipo, as, como otros recursos asignados a la utilidad. *i los
resultados deseados se obtuvieran por medio de las otras funciones el control no
ser,a necesario. No se ajusta a los planos reales. %onforme evoluciona la tecnolog,a
administrativa, se inventan m$s y m$s medios de control, pero ninguna puede
sustituir a la vigilancia personal de las actividades (administracin).
LA COORDINACIN COMO SISTEMA
Las partes de un organismo social, forman un todo con actividades estrecamente
entrelazadas y ajustadas, interrelacionadas, vinculadas y unidas #ue forman una
unidad de trabajo. !ara el "ito de sus operaciones, un organismo social depende
de varios elementos sustentadores, #ue provienen de su medio ambiente. 1e#uieren
de empleados y obreros, de dinero de materias primas, ma#uinaria y e#uipo, etc.,
todo ello es proporcionado por los proveedores. !ara realizar estas actividades con
toda certeza tendr$ #ue operar en un ambiente est$tico, donde los administradores
podr,an predecir con e"actitud el comportamiento de los clientes, los competidores,
proveedores y el gobierno. *in embargo en la realidad esto no es as,, puesto #ue
todo opera en un medio din$mico propio afrontando los administradores la
incertidumbre del medio. !ronostican la direccin y la magnitud de cambios, #ue
pueden ocurrir en el medio ambiente y planean la estrategia adecuada para reducir
al m,nimo, los efectos sobre el organismo social.
0odas las acciones deben contribuir, a lograr los objetivos organizacionales y deben
evitarse todo obst$culo #ue lo impida. Esto es lo #ue a dado importancia a la
afirmacin, de #ue la esencia del trabajo es la coordinacin y #ue gracias a ella dan
posibles casi todos los esfuerzos administrativos.
EL PROCESO DE COORDINACIN
El sistema de coordinacin esta siempre en la realidad organizacional, adopt$ndola
a las diversas e"igencias de la situacin. /l evolucionar y transformarse, las
caracter,sticas de la situacin en la #ue el organismo social vive y act2a, var,an
obviamente y tambin las condiciones necesarias, para alcanzar los objetivos
cuando no var,an los objetivos mismos.
La coordinacin resulta de todo un conjunto de acciones, de decisiones, de actitudes
y de comportamiento en los #ue se manifiesta y se compone el proceso
administrativo. !roceso #ue se utiliza precisamente, como gu,a y a la presin
ENTRADAS
Personal
Dinero
Materia
prima
Maquinaria
y equipo
SISTEMA DE
COORDINACIN
PROCESO DE
COORDINACION
SALIDAS
Activiaes
interepeni
entes
Acciones
sincroni!a
as"
Relaciones
arm#nicas"
RETROALIMENTACIN
constante de un organismo social, a travs de un es#uema lgico de accin, para la
consecucin de sus objetivos organizacionales con la m$"ima eficacia.
/lgunos autores como 3c4arland, define a la coordinacin como un 'proceso a
travs del cual, un administrador desarrolla entre sus subordinados un es#uema
ordenado de esfuerzos de grupo(, donde la calidad constituye el factor crucial en la
supervivencia de la organizacin, e"tendindose a travs de todo el proceso
administrativo.
El proceso de coordinacin es una de las funciones b$sicas en el desarrollo de la
administracin en cual#uier organismo social, es indispensable identificarla con cada
uno de los elementos #ue intervienen en su proceso.
Inormacin
Los ecos, datos y primeras impresiones, son la materia prima de los sistemas de
procesos, #ue tienen como resultado& la informacin. La comunicacin se realiza
mediante palabras, letras o medios similares, e implica un intercambio de
pensamientos u opiniones.
La informacin puede ser transmitida de varias maneras, tanto informal, mediante
informes o reportes peridicos, con un formato tipo suministran retroalimentacin
sobre las operaciones, los rumores ilustran como las relaciones informales e
interpersonales suministran canales de comunicacin.
La informacin se concibe como el elemento necesario, para #ue la direccin de la
empresa pueda actuar, solo de acuerdo a lo #ue el administrador sabe lo #ue ocurre
y da a conocer sus decisiones, es posible mantener el principio de coordinacin, y
mantener un sistema de administracin integral.
0omando en cuenta #ue la direccin es el medio de administrar la empresa tiene
una entrada, #ue es la informacin interpretativa, y una salida, #ue es la informacin
determinativa.
La primera, la informacin interpretativa. Es una rama de car$cter ascendente, #ue
permite al administrador, el conocimiento de resultados y de los factores del medio
interno y e"terno. El papel de este tipo de informacin en el resultado de las
decisiones, es fundamental para el citado desarrollo de la actividad.
La informacin determinativa, por su parte, es una rama descendente, #ue no por
contener informacin, #ue establece lo #ue la direccin superior decide. Esta
informacin est$ constituida, por todo el conjunto de normas de actuacin,
instrucciones, rdenes, etc., las cuales emanan del administrador, a travs de su
toma de decisiones en orden de establecer cmo a de desarrollarse la actividad.
5e modo #ue un buen administrador deber$ tener un adecuado sistema de
informacin administracin.
Toma de decisiones
La toma de decisiones es la parte central del proceso de coordinacin, ya #ue
constituye la base del comportamiento racional. !ara ser racional, ay #ue elegir
entre varias alternativas, y elegir es tomar una decisin.
-n administrador elegir$ una decisin de entre varias soluciones, evaluando las
soluciones opcionales, aciendo uso de su buen juicio.de modo #ue una decisin es
un juicio& elegir entre lo adecuado y lo inadecuado.
!ara tomar una decisin, se sigue un proceso #ue abarca cuatro etapas a
continuacin e"plicadas.
1. Investi!ar "a sit#acin$ La primera tarea del administrador es buscar
factores #ue puedan crear el problema o #ue se pueda incorporar, a una
eventual solucin.
2. Desarro""ar a"ternativas$ La tentacin de aceptar la primera alternativa,
impide #ue los gerentes alcancen la mejor solucin. 5esarrollar alternativas,
les permite mayores posibilidades de lograr una decisin efectiva.
3. Eva"#ar "as a"ternativas % se"eccionar "a me&or$ 5espus de #ue se an
desarrollado varias alternativas, los administradores tienen #ue evaluarlas. La
efectividad se mide por dos criterios& si la alternativa es realista en trminos
de los objetivos y recursos de la organizacin, y si ayudar$ a resolver el
problema.
4. E&ec#tar "a decisin % se!#ir"a$ %uando se a escogido la mejor alternativa
disponible, los administradores tienen #ue acer frente, a los re#uisitos y los
problemas #ue puedan encontrarse al ponerla en accin.
La presin #ue obliga a un administrador a tomar una decisin, puede tener origen
interno o e"terno. El origen interno, cuando el administrador encuentra
personalmente un problema #ue e"ige solucin. En tanto la presin se origina
e"ternamente, cuando el administrador recibe orden de un superior, para #ue
ejecute alguna cosa, o cuando le es solicitado por alguien ajeno a su unidad
org$nica.
/lgunos administradores #ue no soportan la presin, toman un curso de accin
r$pido para reducir la tensin. *in embargo cuando ya madura, eval2a
cuidadosamente la seriedad del problema y lo somete a un an$lisis apropiado.
Tiempo % Espacio
El tiempo se entiende como el lapso de tiempo optimo, al #ue deben sujetarse las
actividades.
La coordinacin ocurre en una dimensin de actuacin y tiempo. La divisin de
trabajo separa las acciones necesarias, para realizar una tarea total en una serie de
acciones eslabonadas. Esto lo ace en una dimensin de tiempo, ya #ue cada fase,
deber,a realizarse antes #ue la siguiente, para #ue el proceso productivo pueda
llevarse a cado.
La fijacin del tiempo, depender$ de los estudios #ue previamente se ayan
realizado, con base en la e"periencia ad#uirida, tanto en el propio organismo como
fuera de l.
El espacio es otro factor importante. Este deber$ implantarse para $reas tanto de
produccin como administrativas.
La mala disposicin de una oficina o un taller, desperdicia el tiempo y el esfuerzo del
personal, por dejar de proporcionar los medios para tomar $bitos de trabajo
eficaces. *i no ay una distribucin sistem$tica del espacio, el flujo de trabajo ser$
desigual y el resultado ser$& mala coordinacin y lgicamente, menos productiva.
!or lo tanto es importante la planeacin del espacio, la cual consistir$ en
determinacin del arreglo de todos los componentes f,sicos del trabajo,
considerados necesariamente para la realizacin del mismo y la coordinacin de
estos componentes en una unidad eficiente y atractiva.
Medio am'iente
El medio ambiente #ue rodea a un organismo social es el entorno es decir, todo
a#uello #ue est$ afuera de sus l,mites, pero por supuesto, algunos factores del
medio repercuten m$s directamente #ue otros en sus actividades y su forma de
operar.
Las organizaciones dependen considerablemente, del medio #ue las rodea. La
estructura de cada una y el modo como funcionan, son determinadas en buena
medida por cuatro clases de relaciones con los elementos de su medio.
1. Los proveedores de empleados y obreros, materia prima, ma#uinaria, dinero,
tecnolog,a, todo lo necesario para la produccin de bienes y servicios.
2. Los clientes #ue ad#uieren esos bienes y servicios.
3. Los competidores, con los cuales compiten cada uno, por la ad#uisicin de
recursos y clientes.
4. Los grupos reguladores, #ue incluyen las dependencias gubernamentales
sindicatos, asociaciones entre otros.
Las organizaciones obtienen sus recursos del medio, con ellos crean su produccin
y la distribucin en el medio. La clave de un funcionamiento efectivo radica en ser
capaz de satisfacer las demandas del medio ambiente, de manera #ue el ciclo&
obtencin, produccin y distribucin se repita de manera constante.
Los administradores no producen por s, mismos, bienes y servicios, si no #ue
coordinan el trabajo de sus subordinados, analizan las fuerzas e"ternas del medio
ambiente, #ue puedan afectar la accin coordinada de un organismo social.
TIPOS DE COORDINACIN$
La coordinacin no slo abarca a las acciones y las operaciones, sino tambin los
recursos con #ue cuenta un organismo social& los umanos, los financieros, los
materiales, as, como el factor estructural.
a$ Coordinacin interna % e(terna$
La coordinacin interna busca la
sincronizacin y armonizacin de esfuerzos
para como consecuencia obtener los
objetivos& planes, programas, relaciones,
funciones, recursos umanos, etc. Es la
responsable de #ue la planeacin y la
organizacin sean ejecutados de manera
eficaz y permite aplicar con efectividad la
integracin, la direccin y el control6 lo #ue
garantiza la integracin de todas las etapas
del proceso administrativo.
5ebido a un organismo se encuentra en
estreca relacin con otros organismos, por
lo cual debe e"istir coordinacin entre los
elementos internos y e"ternos. 5ebido a #ue
no e"isten operaciones aisladas, ya #ue una
actividad e"terna puede llegarse a convertir
en un servicio o informacin, se establece
una %oordinacin e"terna.
La coordinacin se refiere tambin, a la integracin de los esfuerzos de cada
organismo con las organizaciones, las fuerzas y las condiciones e"ternas.
'$ Coordinacin vertica" % )ori*onta"$
La coordinacin interna puede ser considerada bajo dos aspectos diferentes (vertical
y orizontal), seg2n el punto de vista de la organizacin.
En la coordinacin vertical los distintos niveles jer$r#uicos no deben estar en
desacuerdo ni alejados de los objetivos, las actividades y pol,ticas del organismo. En
cambio, la coordinacin orizontal ace referencia a los niveles jer$r#uicos en
sentido orizontal y sincronizar todas las actividades de las distintas unidades, tanto
entre s, como las actividades y pol,ticas generales del organismo social.
La coordinacin debe involucrar diferentes planes, actividades, programas, a los
recursos en conjunto. E"isten distintos mtodos por los cuales la coordinacin puede
lograr esto&
Coordinacin persona"$+ nos conduce a la planeacin y toma de decisiones a la
direccin, se trata de una actividad personal.
Coordinacin #nciona"$+ es m$s impersonal, implica una supervisin de
resultados6 si una funcin no es bien atendida, la coordinacin funcional fracasa y da
lugar a la coordinacin personal.
Coordinacin pro!ram,tica$+ es la mas aceptada para lograr un objetivo
determinado, involucra a todo el organismo social en uno o varios programas.
%orresponde a varias de $reas funcionales y se tienen responsables directos.
c$ Coordinacin vo"#ntaria % diri!ida$
La coordinacin voluntaria funciona mejor en situaciones sencillas, sin #ue nadie de
ordenes y donde se trabaja para alcanzar un objetivo com2n. /justando actividades
mediante la observacin.
En cambio, la coordinacin dirigida se basa en concatenar actividades mediante la
autoridad de un supervisor.
-ASES DE LA COORDINACIN
La coordinacin est$ relacionada directamente, con la direccin y con el control de
todo organismo. La coordinacin se desarrolla en tres aspectos b$sicos&
Oportunidad. La oportunidad en todos los actos administrativos, es imprescindible
ya #ue debemos tener presente, #ue las operaciones aisladas no e"isten, dentro de
un organismo todo el trabajo 'viene( de alguna parte y se 'dirige( acia otra.
Accin. La accin debe realizarse de manera ordenada y conjunta, ya #ue el
organismo comprende, un conjunto de esfuerzos, #ue aun#ue muy distintos entre si,
van enfocados acia un solo objetivo general. Este tipo de accin por lo general se
le domina 'trabajo en e#uipo(.
Unidad. El grupo de trabajo debe ser manejado como una unidad, sin perder de
vista #ue se pueden presentar divisiones formales. El propsito de la unidad dentro
de la coordinacin, es asegurarse de #ue las distintas operaciones se desarrollen sin
interferencias y con un gran sentido de la unidad de esfuerzos.
Los tres aspectos mencionados, aparecen estrecamente vinculados entre s, e
integran un solo cuerpo dentro del proceso de administracin.
Instr#mentos para rea"i*ar "a coordinacin$
La coordinacin en un organismo, puede ser promovida por medio de una variedad
de instrumentos y soluciones tales como&
a. )ntroduccin en la estructura, en los distintos niveles jer$r#uicos, pero sobre todo
en los m$s altos para el e"amen y la discusin conjunta de los problemas y la
coordinacin de las actividades, las decisiones, los planes y los objetivos, las
pol,ticas de los diversos niveles (estratgico, de coordinacin y operativo) en sus
m2ltiples unidades administrativas.
'. /plicar en grupo, las decisiones y determinar tambin en grupo las pol,ticas, los
planes y los objetivos, los programas y las normas de actuacin.
c. Establecer un sistema de informacin eficaz, #ue abar#ue aspecto como&
comunicaciones internas, transmisin de informacin, flujo de datos y documentos,
redaccin y distribucin de informes peridicos, sobre las diversas actividades, #ue
sirvan para facilitar el acuerdo y la rec,proca comprensin entre los adscritos a los
diversos niveles del organismo.
d. 7rganizacin peridica, a intervalos regulares o en coincidencia con
determinados problemas y situaciones, de reuniones con el fin de conocer los puntos
de vista de las personas interesadas en un tema, recoger indicaciones, sugerencias.
e. %reacin de cuadros, por lo menos en los niveles superiores, con una mentalidad
com2n y capaces de tener una visin global y no fraccionada de los problemas de la
empresa. !ara este fin podemos recurrir al mtodo rotativo.
. %onstitucin de rganos adecuados creados por la coordinacin, entre los
diversos puestos de trabajo y unidades org$nicas.
8Cmo se o'tiene "a coordinacin/
!ara lograr una coordinacin eficaz es necesario, por una parte, una capacidad
especial de los individuos (de realizar la coordinacin espont$nea), y por otra, #ue el
administrador propicie entre el personal una serie de condiciones #ue permitan su
realizacin&
9.: 5efinicin clara de los objetivos, de las pol,ticas generales.
;.: 5efinicin clara de las tareas y funciones de cada puesto y de cada unidad
org$nica.
<.: 5eterminacin clara de los sistemas, los procedimientos, los mtodos y las
tcnicas para el desarrollo de las diversas actividades.
=.: Establecer un sistema de informacin (flujos de informacin).
>.: )ntegrar e#uipos de trabajo inter y multidisciplinarios.
Entre otros.
EL SISTEMA DE COORDINACIN 0 SU INTERRELACIN CON LOS DEM1S
SISTEMA$
El proceso administrativo es universal y significa #ue los sistemas de planeacin, de
organizacin, de integracin de recursos, etc., son factibles de satisfacerse cuando
est$ presente la accin de coordinar en #uienes practican la coordinacin.
La coordinacin se despliega, a travs de todo el proceso de administracin, y por
todos los niveles de un organismo social. !or tanto, el sistema coordinacin sirve
como eslabn para el funcionamiento del proceso administrativo, propiciando #ue el
sistema planeacin, organizacin, integracin de recursos, etc., se ejecute de
manera eficaz y #ue se apli#uen con efectividad, los sistemas de direccin y control.
-n adecuado sistema de coordinacin, permite la interaccin en todos los dem$s
subsistemas, del sistema administrativo.
La toma de decisiones y la coordinacin. La toma de decisiones es la esencia
misma de la administracin.
Planeacin y coordinacin. La coordinacin se interrelaciona con la planeacin,
para llevar a cabo acciones integradas en la fijacin de planes, objetivos, pol,ticas,
procedimientos.
Or!ani*acin % coordinacin. La organizacin aplica la divisin del trabajo,
separando las operaciones y acciones necesarias, para realizar una tarea total. La
coordinacin por su parte re2ne las actividades separadas en una forma diferente y
lo #ue busca es lograr la sincronizacin de esfuerzos.
Rec#rsos % coordinacin. 0odo organismo social funciona y opera, gracias a la
presencia de recursos. *in embargo se re#uiere tambin, establecer procesos de
planeacin, de toma de decisin, de direccin, de control y de coordinacin para
utilizar todos los recursos de manera ptima.
Direccin y coordinacin. La direccin se encarga de conducir las tareas y las
actividades de los subordinados #ue forma parte de su grupo de trabajo del mismo
nivel. La coordinacin conecta las actividades de grupo, con las de otras unidades
#ue opera, en los niveles inmediatos de superior e inferior de la organizacin.
Control y coordinacin. 3ediante el control, el administrador debe verificar #ue los
recursos del organismo son utilizados, en la cantidad precisa para conseguir el
cumplimiento de los objetivos. El sistema de control tiene como finalidad, asegurar
#ue el organismo actu conscientemente. La coordinacin se ocupa de sincronizar
los esfuerzos del personal, grupos, instrumentos, e#uipo, as, como otros recursos
asignados, a una unidad org$nica.
PERSPECTI2AS DEL SISTEMA DE COORDINACIN$
E"isten diferencias en el modo en #ue los administradores realizan la coordinacin,
en ocasiones dependiendo del nivel jer$r#uico #ue ocupan en la empresa o debido a
#ue las responsabilidades son diferentes.
5estacan las funciones primarias pues son las m$s importantes y b$sicas en una
empresa y est$n creadas bas$ndose en caracter,sticas como son& finanzas,
contabilidad, relaciones p2blicas, etc.
-n modelo propuesto para dividir funciones b$sicas se apoya en la teor,a de
sistemas& elementos, interrelacionados entre s, y con el medio ambiente. 5e acuerdo
a esto se puede dividir a la empresa (sistema) en subsistemas (funciones
operacionales).
a) *ubsistemas de regulacin& se encarga de la fijacin de planes, objetivos,
programar, organizar, controlar y evaluar. Ej. ?erencia general, asesor,a
tcnica, etc.
b) *ubsistema sustantivo& establecer normas, lineamientos e instrumentos de
ejecucin de las $reas funcionales. Ej. ?erencia de compras, gerencia de
produccin.
c) *istema de apoyo& genera informacin, asistencia tcnica al subsistema de
regulacin y al sustantivo. Ej. ?erencia de finanzas y contabilidad, gerencia
de recursos umanos.