Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

*


Alina Pavelescu


n noiembrie 2005, Banca Naional a Romniei a organizat o mas rotund
cu participarea unor reprezentani ai diferitelor instituii din sfera privat i din cea
public, n ncercarea de a lua pulsul unei activiti aflate nc la nceput n Romnia:
constituirea i administrarea arhivelor electronice. n cursul discuiilor care au avut
loc atunci, a reieit limpede c, dei instituiile reprezentate se aflau aparent la nivele
diferite n ceea ce privete experiena de constituire a arhivelor electronice,
operaiunile de selecionare i, mai ales, de gestionare a lor le puneau tuturor mari
probleme i c necesitatea ca Arhivele Naionale instituia tutelar n activitatea de
administrare a documentelor s se implice i s elaboreze norme i direcii de
aciune n acest sens a devenit o problem vital. Miza succesului unei astfel de
operaiuni este cu att mai mare i, implicit, un eventual eec este cu att mai
inacceptabil cu ct documentele electronice au ncetat de ani buni s reprezinte
doar arhive cu valoare practic, a cror pstrare s-ar impune numai pe termen scurt i
mediu. O bun parte a arhivitilor din Romnia a neles deja sau sunt pe cale s
neleag c memoria istoric a comunitii pe care o slujesc va fi reprezentat n
viitorul apropiat, aproape exclusiv, de documentele electronice. De aceea, ratarea
misiunii de pstrare i administrare a documentelor electronice ar echivala, n cazul
Arhivelor Naionale, cu ratarea misiunii lor fundamentale: aceea de a prezerva
memoria istoric a romnilor. Observaiile de mai jos sunt rodul unei reflecii
personale pe marginea celor constatate la masa rotund organizat de B.N.R. Ele nu
au pretenia s treac dincolo de stadiul modest de prezentare a unor principii
generale de aciune, iar autoarea lor nu are pretenia de a deine nici pe departe
cheia soluiilor tehnice care s-ar impune n procesul de informatizare a Arhivelor
Naionale. Cum ns, cu ocazia aceleiai mese rotunde, am constatat o oarecare

*
Acest material a fost redactat n aprilie 2006. De atunci, n Arhivele Naionale a nceput, anevoios
i dup o lung stagnare, un proces de reformare instituional n cursul cruia problema
informatizrii revine tot mai des, ca tem recurent. Din pcate, progresele efective sunt
deocamdat cvasi-inexistente, iar instituia se afl nc, i la acest capitol, ca i la acela mult mai
sensibil al condiiilor materiale n care arhivitii i desfoar activitatea, ntr-o stare de criz
acut, datorat constantei subfinanri din ultimii 18 ani. La dezbaterea organizat sub egida
Arhivelor Naionale n data de 14 februarie 2008, Informatizarea patrimoniului cultural o ecuaie
cu mai multe necunoscute, la care au participat arhiviti, bibliotecari, muzeografi, reprezentani ai
Ministerului Culturii i Cultelor i ai Ministerului Internelor i Reformei Administrative, s-a putut
constata decalajul ngrijortor ntre dificultile ieirii din inerie a Arhivelor Naionale i
progresele modeste, dar totui vizibile ale celorlalte instituii cu atribuii n administrarea
patrimoniului cultural.
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

111
dezorientare printre reprezentanii Arhivelor prezeni la discuii i ceea ce mi s-a
prut mult mai grav o lips de informare general asupra experienelor n domeniu
ale altor Arhive naionale, pornite de ceva vreme pe calea informatizrii, am
considerat util i actual un demers de adaptare a acestor experiene la situaia de fapt
din Romnia.

n momentul actual, administrarea arhivelor n format electronic implic
distincia ntre dou situaii care, fiecare n parte, impun un alt tip de abordare
tehnic, precum i strategii manageriale distincte:
1. Arhivarea i pstrarea documentelor create n format electronic
reprezint, din perspectiva arhivisticii contemporane, nu doar o realitate imediat,
impunnd gsirea rapid a unor soluii tehnice, ci i, mult mai important i cu btaie
mult mai lung, regndirea n profunzime a normelor i principiilor de baz ale
profesiei. Astfel, dac, n percepia general a publicului Arhivelor, imaginea clasic
a arhivistului este mai degrab aceea a unui profesionist preocupat de soarta
documentelor abia din momentul n care acestea ies din circuitul curent pentru a
deveni mrturii cu valoare istoric, realitatea este totui alta, iar utilizarea
documentelor electronice contribuie la accelerarea transformrilor profesiei. n noua
er a documentelor electronice, intervenia arhivistului, pentru a fi eficient, trebuie
s se produc ct mai devreme i s nsoeasc ntregul ciclu de via al
documentului
1
. Cea mai important consecin a unei atare situaii este reevaluarea
rolului arhivistului n relaia cu creatorii documentelor, nvestirea Arhivelor cu
responsabiliti sporite i repoziionarea profesiei de arhivist printre profesiile de
importan vital n evoluia societilor informatizate.
2. Digitalizarea documentelor cu valoare de patrimoniu aflate n
administrarea Arhivelor istorice reprezint o opiune la care instituiile de arhiv
recurg pe o scar tot mai larg, aceasta permind att economisirea spaiilor de
stocare, evitarea deteriorrii continue a originalelor, ct i diversificarea
considerabil a facilitilor de acces la informaie. Digitalizarea documentelor
istorice se nscrie ntre aciunile de promovare a patrimoniului cultural care au cea
mai mare eficien i un impact direct la public. Aceasta implic gsirea unor soluii
tehnice i de management specifice, n parte diferite de acelea necesitate de arhivarea
documentelor electronice i a cror urgen va rmne n viitorul apropiat la
latitudinea fiecrei instituii de arhiv.

1
Cf. Catherine Dhrent, Les archives lectroniques. Manuel pratique, Paris, 2002, p. 8; a se vedea,
de asemenea, Comprendre et pratiquer le records management. Analyse de la norme ISO 15489 au
regard des pratiques archivistiques franais par le Groupe mtiers AAF-ADBS Records
management, 8 aprilie 2005, p. 5: Necesitatea de a intercepta documentele la surs constituie
principala diferen ntre records management i administrarea arhivelor [la gestion des
archives], dei, de cteva decenii, arhivitii sunt preocupai s asigure gestiunea documentelor din
momente ct mai apropiate de crearea lor i nu doar din momentul n care trec n stadiul de arhive
istorice. Dhrent utilizeaz, n lucrarea sa, termenul englezesc de records management pentru a
desemna exclusiv administrarea arhivelor electronice.
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

112
Problemele ridicate de administrarea celor dou categorii de documente
(cele create n format electronic i cele digitalizate ca opiune de promovare a
patrimoniului arhivistic) sunt ns, n cea mai mare parte, comune. Ele vizeaz n
primul rnd necesitatea de a concepe i de a perfeciona un sistem coerent de
gestionare a documentelor electronice, ai crui parametri s fie aplicai cu
consecven, de la crearea documentului pn la integrarea sa n arhiva istoric (i
chiar mai departe de acest moment, dat fiind c integrarea i meninerea
documentului electronic n circuitul istoric implic o permanent reactualizare a
formatelor i suporturilor care fac posibil conservarea sa). Un astfel de sistem are
rolul de a permite administrarea eficient pe termen lung a documentelor electronice
i, ca o consecin capital, perpetuarea i promovarea memoriei naionale n
contextul societii informaionale. Obiectivul lucrrii de fa este acela de a schia
principiile generale care ar trebui s formeze baza strategiei de constituire a unui
astfel de sistem de administrare a documentelor n format electronic.

I. Observaii generale
Constituirea unui sistem de administrare a arhivelor electronice este o
aciune complex, cu implicaii asupra unei ntregi reele de actori instituionali i
care antreneaz competene profesionale multiple. De aceea, poziionarea Arhivelor
n cadrul acestei reele instituionale reprezint o operaiune preliminar de o
deosebit importan. Este nevoie, n primul rnd, ca la nivelul personalului
Arhivelor s fie contientizat i asumat modificarea de rol i de atribuii derivnd
din trecerea de la administrarea documentelor pe suport clasic la administrarea
documentelor pe suport electronic. Arhivistul trebuie s se obinuiasc cu ideea c
responsabilitatea sa fa de documente ncepe, n noile condiii, mult mai devreme i
nu mai reprezint o misiune mai degrab exterioar n raport cu activitatea
creatorilor. Misiunea Arhivelor trebuie s acompanieze ntregul ciclu de via al
documentului cu o strategie adecvat de prezervare i administrare, ale crei puncte
majore s susin n mod real rolul-cheie al instituiei n interiorul reelei de actori
implicai n gestionarea documentelor electronice. Unele dintre atribuiile ce revin
instituiei n contextul informatizrii nu fac dect s continue, cu mijloace adaptate,
misiunea sa clasic; altele, ns, reprezint prin noutatea lor o provocare la
flexibilitate i la demonstrarea capacitilor manageriale
2
.

2
Responsabilitile pe care norma ISO 15489-1:2001 le stabilete n cazul records managers pot
fi, n fapt, considerate general valabile pentru toi administratorii de arhive i pentru Arhivele
Naionale, n relaia lor cu creatorii: construirea unei strategii de administrare a documentelor,
implementarea ei i urmrirea cu regularitate a modului n care este aplicat; dezvoltarea acestei
strategii la toate nivelele sistemului de administrare a arhivelor, prin intermediul redactrii de
norme i proceduri de aplicare, al constituirii instrumentelor necesare pentru implementarea ei, al
impunerii unor practici unitare n domeniul arhivrii documentelor electronice etc.; garantarea
coerenei sistemului de administrare a arhivelor la nivel global i local; asigurarea colaborrii ntre
toi actorii sistemului de administrare a documentelor electronice, prin semnalarea i gestionarea
interferenelor i a complementaritilor; asigurarea respectrii procedurilor de administrare a
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

113
Definirea unei strategii de gestionare a documentelor electronice reprezint,
totodat, o aciune al crei impact asupra tuturor nivelelor de responsabilitate
politic, administrativ, juridic impune desfurarea unei ct mai eficiente aciuni de
comunicare public. Scopul principal pe care ar trebui s l aib n vedere aceast
aciune const n sensibilizarea actorilor instituionali fa de efectele procesului de
informatizare, informarea asupra responsabilitilor ce le revin i crearea unei stri de
spirit favorabil cooperrii interinstituionale. Sensibilizarea ar trebui s vizeze cel
puin patru paliere: primul i cel mai important este acela al factorilor de decizie
politic; urmeaz breasla arhivistic nsi; creatorii i deintorii de documente;
opinia public n general, cu un accent special pentru formatorii de opinie (pres,
personaliti ale vieii publice, ONG-uri etc.)
A estima c sensibilizarea opiniei publice i a factorilor de decizie fa de
problema arhivelor electronice se va produce de la sine i, n consecin, a nu se
preocupa de construirea unei strategii de lobby profesional reprezint, din partea
Arhivelor Naionale, mult mai mult dect o naivitate; aceast atitudine va conduce,
mai devreme sau mai trziu, la fragilizarea instituiei n faa provocrilor viitorului
apropiat i, n consecin, la delegitimarea ei n ansamblul instituiilor administrative.
Aceast afirmaie, departe de a fi excesiv, este pe deplin demonstrat de situaia
actual din Romnia, caracterizat prin carene semnificative n domeniul legislaiei
arhivelor electronice
3
i printr-o lips cronic de preocupare a responsabililor politici
att fa de conceperea unor proiecte pe termen lung n acest sens, ct i fa de
susinerea material a proiectelor iniiate de ceilali actori instituionali. Lipsa de

documentelor de ctre personalul de specialitate att n cadrul Arhivelor, ct i la creatori i
deintori; asigurarea transparenei operaiunilor arhivistice i a fezabilitii sistemului de
administrare a documentelor pe tot parcursul ciclului de via al documentului, inclusiv n faza n
care documentele sunt nc parte a arhivei curente a unei instituii/organizaii (aceast obligaie are
ca pandant obligaia Arhivelor Naionale de a repera documentele la creatori, de a controla modul
n care sunt arhivate i gestionate i de a concepe normele dup care documentele electronice sunt
inventariate nc de la crearea lor); determinarea creatorilor de documente, prin msuri adecvate, s
i asigure existena permanent a unor servicii specializate de arhiv n cadrul organismelor pe
care le administreaz; reprezentarea i susinerea, n raportul cu instanele competente, a profesiei
de arhivist i depunerea unor eforturi constante pentru asigurarea finanrilor necesare n vederea
unei bune administrri a documentelor electronice. Cf. Internaional Standard ISO 15489-1.
Information and Documentation Records Management. Part 1: General, 15 septembrie 2001, p.
5-6.
3
Civa pai, timizi i destul de confuzi, au fost fcui totui, sub presiunea integrrii n Uniunea
European. Legea nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semntura electronic, nsoit de Normele
tehnice i metodologice pentru aplicarea ei, publicate la 13 decembrie 2001, i Legea nr. 589 din 15
decembrie 2004 privind regimul juridic al activitii electronice notariale sunt, n acest context,
dou exemple importante. n 2007 a fost, n sfrit, adoptat proiectul de lege a arhivrii electronice,
depus nc din 2004 n Parlamentul Romniei de deputatul Varujan Pambuccian, devenit Legea nr.
135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic. Din pcate, Arhivele Naionale au
ratat ocazia de a fi parte n procesul de elaborare, respectiv de amendare a acestei legi; din fericire,
instituia este actualmente reprezentat n echipa care elaboreaz Normele metodologice de aplicare
a Legii 135/2007.
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

114
comunicare ntre diferitele segmente ale mecanismului decizional i marginalizarea
vizibil a Arhivelor n procesul de luare a deciziilor completeaz peisajul unor
nceputuri nu foarte promitoare.
n acest context, construirea unei strategii de afirmare a Arhivelor Naionale
ca actor instituional credibil, avizat i coerent n domeniul administrrii
documentelor electronice pare a reprezenta condiia sine qua non a oricrei ncercri
de sistematizare a multitudinii de practici i experiene din societatea romneasc
actual. Din exemplul altor Arhive Naionale, se poate observa cu uurin c
interesul social fa de reglementarea juridic a gestionrii documentelor electronice
nu precede, ci este mai degrab precedat de interesul i iniiativele factorului politic.
De aceea, lobby-ul politic pentru adoptarea iniiativelor legislative n domeniu i
implicarea activ n elaborarea acestor iniiative reprezint condiii obligatorii pentru
buna desfurare a activitii Arhivelor n era informaional.
Un prim pas ctre construirea unei imagini de actor instituional credibil l-ar
putea constitui chiar elaborarea de ctre Arhivele Naionale a unei strategii globale
de informatizare a instituiei, al crei scop ar trebui s fie acela de a permite
gestionarea ulterioar a arhivelor electronice, fixarea unor norme unice pertinente
destinate uzului creatorilor i deintorilor de astfel de arhive, precum i transferul lor
de la acetia din urm ctre Arhivele Naionale.

II. Etapele strategiei de administrare a documentelor electronice de la
elaborare la aplicare
n practica internaional, articularea unei strategii prealabile de administrare
a documentelor electronice este considerat o condiie-cheie a succesului ntregii
operaiuni. Documentele de lucru publicate de Consiliul Internaional al Arhivelor
subliniaz importana unei atitudini flexibile din partea arhivitilor, crora li se
recomand s aib o viziune clar, pre-definit a etapelor de parcurs, rmnnd
totodat pe terenul realitilor din comunitile lor spre a putea s sesizeze
momentele propice pentru o intervenie i soluiile corecte ce se impun, n funcie de
fiecare situaie n parte
4
. Precizarea clar, de ctre responsabilii Arhivelor, a

4
A se vedea, n acest sens, Electronic Record: A Workbook for Archivists, International Council of
Archives, aprilie 2005, p. 17. Acelai manual definete cele patru principii care esenializeaz
funcia Arhivelor Naionale n procesul de administrare a documentelor electronice: facilitarea
adoptrii de strategii, proceduri, sisteme, standarde i ghiduri practice menite s i ajute pe creatorii
de documente electronice n activitatea de creare i deinere a unor documente autentice, coninnd
toate datele tehnice necesare n procesul de arhivare; implicarea arhivistului n toate etapele ciclului
de via al documentului electronic (concepere, constituire, pstrare), aceasta fiind cea mai sigur
modalitate de a prezerva valoarea lor practic i istoric, dar i singura posibilitate de a asigura
accesibilitatea acestor documente pe termen lung; controlul permanent al arhivitilor asupra
procesului de selecionare a documentelor electronice (stabilirea unor norme i practici arhivistice
n acest domeniu, dar i supravegherea respectrii lor); elaborarea unor norme practice de pstrare a
documentelor electronice i de asigurare a accesului la aceste documente pe termen lung (cf.
ibidem, p. 7).
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

115
obiectivelor imediate i pe termen lung este, de asemenea, considerat o condiie
important, dat fiind c, prin formularea clar a acestor obiective, este mai uor de
evideniat importana social a activitii de prezervare a documentelor electronice i,
n consecin, este facilitat aciunea de sensibilizare a factorilor politici i a opiniei
publice
5
. Totodat, precizarea n detaliu a obiectivelor strategiei de administrare a
documentelor electronice permite instituiei Arhivelor s aib o imagine clar asupra
punctelor de interes pe care trebuie s le urmreasc n studiul preliminar
implementrii planului de informatizare
6
, precum i a exigenelor pe care trebuie s
le formuleze n momentul redactrii caietului de sarcini
7
.
Elaborarea i implementarea unei strategii de administrare a documentelor
electronice trece prin trei etape majore: ntocmirea unui studiu preliminar, care s
retraseze tabloul de bord al situaiei (sau situaiilor) de fapt de la care se pleac, s
identifice actorii implicai i principalele aspecte (sociale, profesionale, de ordin
tehnic sau managerial) ale contextului n care vor evolua, cel mai probabil, Arhivele
Naionale odat cu implementarea i dezvoltarea strategiei de administrare a
documentelor electronice; elaborarea planului propriu-zis de administrare a
documentelor electronice, urmat de redactarea unui caiet de sarcini; realizarea i
implementarea aplicaiei informatice. n cele ce urmeaz, vom ncerca s precizm,
pentru fiecare dintre cele trei etape, principalele direcii de aciune i principalele
probleme care vor trebui surmontate.

a) ntocmirea studiului preliminar
Alegerea echipei care va ntocmi studiul preliminar reprezint, din punctul
de vedere al responsabililor de proiect, o prim opiune important. Se poate opta
ntre dou soluii: alctuirea unei echipe de lucru n interiorul instituiei (din care s
fac parte arhiviti, informaticieni, personal administrativ: juriti, economiti,
responsabili cu politica de personal a instituiei) sau poate fi contactat o firm
specializat n audit care, pe baza unui contract i a unui caiet de sarcini n care s fie
specificate precis obiectivele studiului preliminar, s fie nsrcinat cu redactarea
acestuia. Prima opiune prezint avantajul de a fi mai puin costisitoare financiar i de
a beneficia de experiena unor persoane familiarizate cu problematica arhivelor;
exist totui un dezavantaj demn de luat n seam: implicarea direct a echipei de
lucru n realitile pe care trebuie s le analizeze poate impieta asupra obiectivitii

5
Op. cit., p. 17. Ca obiective generale, sunt precizate: mbuntirea calitii serviciilor oferite de
Arhive, creterea nivelului de ncredere al cetenilor n instituiile statului, ca urmare a ameliorrii
posibilitilor de regsire i administrare a informaiilor cuprinse n documente, mbuntirea
infrastructurii informaionale. Obiectivele punctuale, a cror realizare ar fi de natur s faciliteze
activitatea instituiilor administrative, sunt: mbuntirea suportului tehnic i, n consecin,
fluidizarea procesului administrativ, eficientizarea cheltuielilor pentru actualizarea mijloacelor
tehnice utilizate n administraie, o mai bun comunicare cu cetenii, prin intermediul serviciilor
electronice.
6
A se vedea Anexa 1.
7
A se vedea Anexa 2.
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

116
observaiilor i concluziilor formulate n studiul preliminar. Cea de-a doua opiune, al
crei dezavantaj major este costul ridicat, prezint ns avantajul de a lsa mai puin
loc pentru subiectivitate, concluzii pariale sau eronate, ntrzieri n demararea
proiectului (n general, n contractele ncheiate ntre beneficiar i firma de audit sunt
specificate termene precise a cror nerespectare atrage penaliti financiare). De
altfel, dat fiind complexitatea tehnic a proiectului, externalizarea unei pri
importante a serviciilor (cel puin acelea care in de conceperea, implementarea i
administrarea ulterioar a aplicaiei informatice) este inevitabil. De aceea, pentru
succesul global al operaiunii, mentalitatea de autarhie instituional nu poate avea
dect un efect negativ.
Scopul principal al studiului preliminar este acela de a oferi o perspectiv
general asupra mediului juridic, administrativ i economic n care va trebui s se
integreze proiectul de administrare a documentelor electronice, de a identifica
punctele slabe i punctele forte ale practicii arhivistice i nevoile legate de adaptarea
acesteia la noile condiii tehnologice, de a identifica nivelul de corelare a practicilor
profesionale la diverii deintori de arhive, precum i gradul de corelare ntre
normele i practicile arhivistice interne i cele internaionale, de a stabili gradul de
pregtire al personalului i msura n care se impune organizarea unui training de
specialitate, categoriile de personal crora trebuie s li se adreseze cu precdere acest
training, de a face un tablou al situaiei arhivelor electronice la creatori n vederea
nelegerii orizontului de ateptare al acestora n raport cu Arhivele Naionale
8
. Din
punct de vedere strict arhivistic, studiul preliminar ar mai trebui s clarifice o serie de
probleme
9
, cum ar fi:
I. analiza patrimoniului arhivistic: identificarea documentelor electronice
care urmeaz a fi pstrate (stabilirea tipurilor de documente care ar trebui pstrate n
form electronic i a scopurilor n care vor fi pstrate: cu valoare juridic,
administrativ, fiscal, istoric etc.);
II. analiza prevederilor legale n domeniul arhivistic: termenele de pstrare
pentru fiecare categorie de documente, exigenele generale pe care trebuie s le
satisfac sistemul de arhivare (integritatea documentului, parametrii de autenticitate
fixai n raport cu coninutul su iniial etc.), existena (sau lipsa) unor penaliti
juridice n cazul distrugerii documentelor sau al alterrii coninutului lor;
III. analiza reglementrilor referitoare la dreptul de consultare a
documentelor electronice: existena unor reglementri de acces difereniate ntre
utilizatorii interni i publicul larg; frecvena solicitrilor de acces i tipologia acestora

8
A se vedea i Electronic Records: A Workbook for Archivists, p. 32-39. Un exemplu de studiu
preliminar, realizat cu ajutorul unei firme specializate, poate fi consultat pe site-ul Arhivelor de Stat
din Geneva. A se vedea www.geneve.ch/archives/, consultat la 23 noiembrie 2005; acest studiu
privete ns doar un detaliu al strategiei de administrare a documentelor electronice: transferul
instrumentelor arhivistice n format electronic de la Arhivele departamentale ctre Arhivele
centrale.
9
Cf. Valrie Sedillan, Larchivage de lacte lctronique, p. 7 [= http://www.internet-juridique.
net], consultat la 10 ianuarie 2006.
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

117
(determinarea scopurilor preponderente n care sunt accesate documentele electronice
permite stabilirea necesarului de servicii care fac posibil consultarea lor); modul n
care sunt inventariate documentele la deintori i problemele care pot rezulta din
acesta n momentul transferului documentelor de la deintori la Arhivele Naionale.

b) Elaborarea planului de administrare a documentelor electronice i
redactarea caietului de sarcini
10

n aceast etap de lucru, prioritile sunt reprezentate de: stabilirea
principiilor generale dup care se va conduce operaiunea; fixarea normei (principiile
operaiunilor arhivistice i ordinea efecturii lor; precizarea datelor i metadatelor
care trebuie s se regseasc n inventarul documentelor electronice); fixarea
terminologiei i definirea ct mai precis a termenilor ce vor fi utilizai; precizarea
parametrilor tehnici pe care trebuie s i ndeplineasc sistemul de administrare a
documentelor electronice; stabilirea categoriilor de actori ce vor fi implicai n
administrarea documentelor electronice i a rolului ce i va reveni fiecruia; stabilirea
ordinii de prioriti n privina fondurilor de arhiv ce vor fi digitalizate (n cazul n
care se opteaz pentru digitalizarea documentelor istorice); estimarea impactului
adoptrii unor practici de lucru noi asupra activitii instituiei i stabilirea msurilor
care se impun pentru urgentarea eficientizrii activitii profesionale; stabilirea
modului n care vor fi divizate competenele la punerea n practic a planului de
administrare a documentelor electronice; estimarea detaliat a costurilor, att globale,
ct i pe etape i operaiuni.
Dintre problemele specifice legate de administrarea documentelor
electronice, cea mai important este aceea a metadatelor. Metadatele (sau date
despre date) constituie descriptorii externi ai documentelor electronice, iar rolul lor
este acela de a garanta autenticitatea acestor documente, integritatea lor,
inteligibilitatea i capacitatea tehnic de a fi utilizate n diferitele sisteme de
operare
11
. Obligaia de a stabili un sistem coerent de captare i redare a metadatelor
constituie, din punctul de vedere al arhivistului, principala provocare profesional,
deoarece aceast operaiune poate conduce actorii internaionali n domeniul
arhivisticii consider c a condus deja la o veritabil revoluionare a normelor i
practicilor arhivistice. Necesitatea de a se adapta caracteristicilor specifice
documentelor electronice pune arhivistul n faa unei situaii noi, care implic
flexibilitate, o viziune creatoare asupra misiunii sale i o abordare din perspectiv
interdisciplinar a raportului cu documentul. Desigur, nu ne aflm n faa unui
demers de reinventare a arhivisticii, ci de lrgire considerabil a orizontului profesiei.
Pe plan internaional, exist mai multe ncercri de elaborare a unor
standarde pentru metadate. n domeniul arhivisticii, cele mai cunoscute sunt normele
de descriere internaional ISAD(G) i standardul DTD EAD (Encoded Archival

10
Cf. specificaiilor din Anexele 1 i 2 ale prezentului articol.
11
Cf. Electronic Records: A Workbook for Archivists, p. 44-47.
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

118
Description)
12
. Un foarte util manual elaborat de Arhivele australiene
13
este tot mai
des invocat n mediile de specialitate ca o referin indispensabil. Pentru
completarea golului de informaii din arhivistica romneasc, un prim pas necesar l-
ar putea constitui chiar traducerea i popularizarea n mediile profesionale interesate
a acestor documente de lucru.
n administrarea documentelor electronice, descrierea contextului n care a
fost creat i n care a fost vehiculat documentul este obligatorie pentru corecta lui
interpretare, iar rolul metadatelor este tocmai de a retrasa n mod ct mai complet
acest context
14
. Trei categorii generale de metadate fac obiectul ateniei arhivistului:
A) metadatele referitoare la crearea documentului i la creatorul su:
dosarul sau problema n care se ncadreaz documentul (trebuie avut n vedere faptul
c, n orizontul virtual, termenul de dosar capt o semnificaie diferit fa de
aceea din arhivistica clasic), data i ora la care a fost creat, autorul documentului
etc.; aceast etap are rolul de a permite identificarea documentului original (sau
forma cea mai complet a documentului), n condiiile n care, de obicei, documentul
electronic sufer, din momentul crerii sale, intervenii i modificri din partea unor
utilizatori multipli;
B) metadatele referitoare la contextul exploatrii documentului: relaia
n care se afl cu alte documente din acelai dosar i din dosare diferite; aceast
operaiune faciliteaz regsirea ulterioar a documentelor cu problematici identice
sau conexe, plecnd de la o cutare simpl prin cuvinte-cheie (de exemplu, toate
documentele referitoare la aceeai problem patrimonial pot fi regsite cu uurin
n arhiva electronic);
C) metadate referitoare la contextul tehnic n care a fost creat i
exploatat documentul: informaii referitoare la caracteristicile tehnice ale aplicaiei
informatice n care a fost creat i a evoluat documentul pn la arhivarea sa; aceast
descriere permite stocarea informaiilor de ordin tehnic care fac posibil utilizarea
ulterioar a documentului prin intermediul altor sisteme i aplicaii informatice.

Un alt exemplu de structurare a metadatelor este propus de Catherine
Dhrent, plecnd, n linii generale, de la aceleai trei categorii
15
:
A) Metadate de conservare (considerate indispensabile, acestea constituie,
de fapt, date despre parametrii tehnici ai documentelor):

12
Ambele consultabile pe site-ul Consiliului Internaional al Arhivelor, www.ica.org; pentru
varianta romneasc a normelor ISAD(G), a se vedea Buletin de informare i documentare
arhivistic, 2004, 1, p. 1-75, traducere i studiu introductiv de Laura Neagu, Bogdan-Florin
Popovici i Carmen-Elena Dobrot.
13
Intitulat DIRKS A Strategic Approach to Managing Business Information, acest manual
constituie, n fapt, o norm metodologic destinat creatorilor de arhive electronice i menit s
faciliteze aciunea ulterioar de transfer al arhivelor instituionale ctre Arhivele Naionale;
manualul a fost consultat pe site-ul http://www.naa.gov.au/recordkeeping/, la 23 ianuarie 2006.
14
Cf. Comprendre et pratiquer le records management, p. 18.
15
Cf. C. Dhrent, op. cit., p. 20-22.
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

119
- numele de identificare al fiierului sau al aplicaiei;
- dicionarul de termeni prin care urmeaz s se fac regsirea n baza de
date (este vorba, n fapt, despre termenii care vor fi utilizai ulterior pentru regsirea
documentului);
- dicionarul de balizare
16
(precizarea modalitii de codificare a
documentului);
- structura fiierelor;
- arborescena electronic a fiierelor i a datelor;
- codificarea datelor ce vor fi incluse n baza de date
17
;
- sistemul de exploatare (sistemul informatic n care a evoluat documentul
pn la momentul arhivrii; de exemplu, Windows);
- programul informatic n care a fost creat i stocat documentul (de exemplu,
Word).
B) Metadatele de descriere:
- titlul documentului;
- rezumatul coninutului i scurt descriere a contextului n care a fost creat
documentul;
- serviciul emitent (la aceast rubric, se recomand completarea
informaiilor n conformitate cu norma arhivistic naional);
- autorul (sau autorii);
- expeditorul;
- destinatarul (sau destinatarii);
- informaiile privind crearea, modificarea i transferul documentului;
- formatul electronic;
- limbajul electronic utilizat pentru nscrierea datelor;
- aplicaiile n care a fost utilizat documentul;
- suportul electronic de origine;
- datele de indexare a tematicii documentului;
- situaia documentului n nomenclatorul instituiei creatoare.
C) Metadatele de administrare:
- serviciul (instituia) de la care provine documentul;
- date privind modalitile de transfer electronic al acestuia;
- adresa la care poate fi localizat (adresa electronic);
- suportul electronic de conservare;
- dimensiunile electronice ale documentului;
- drepturi de reproducere;

16
n terminologia informatic, baliza este marca electronic destinat descrierii,, decriptrii sau
stabilirii tipului de fiiere (cf. Vocabulaire de linternet et e linformatique. Termes et definitions
publis au Journal official, Paris, 2001, p. 21).
17
n limbaj informatic, codul constituie ansamblul de instruciuni general aplicabile pentru orice tip
de procesor, iar rolul su este acela de a furniza posibilitatatea citirii documentului n orice tip de
aplicaie; cf. op. cit., p. 22.
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

120
- termenele la care poate fi comunicat publicului;
- durata de conservare.

Dup cum se poate constata din cele prezentate, o parte a metadatelor ce
servesc la descrierea documentului electronic provin din practica arhivistic clasic
i, ca atare, nu pun probleme deosebite arhivitilor. Noutatea intervine acolo unde se
impune n mod inevitabil descrierea detaliat a caracteristicilor tehnice ale
documentului. n cazul documentelor virtuale, mediul electronic reprezint suportul
fizic al documentului, iar descrierea amnunit a caracteristicilor tehnice prezint o
importan vital n vederea conservrii i utilizrii lor. Aceast nou perspectiv
asupra responsabilitilor arhivistului impune familiarizarea rapid a acestuia cu
tehnicile i limbajul informatic. n acelai timp, aa cum cititorul lucrrii de fa a
putut, probabil, constata, este nevoie de definirea precis a termenilor utilizai n
administrarea documentelor electronice, confuziile dintre acetia i terminologia
arhivistic clasic ngreunnd considerabil efortul arhivistului de a nelege
documentul electronic i de a-l gestiona n mod corect. De aceea, aa cum artm la
punctul 2 al modelului de caiet de sarcini, elaborarea unui dicionar de termeni unic,
validat i nsuit de toi actorii implicai n procesul de administrare a documentelor
electronice, este una dintre primele operaiuni ce trebuie efectuate n ansamblul
elaborrii strategiei generale.
Din parcurgerea Anexelor 1 i 2, se poate constata cu uurin c elaborarea
strategiei de administrare a documentelor electronice implic dou categorii mari de
competene. Prima dintre ele este competena managerial, capacitatea de a stabili un
plan de aciune, de a-i ierarhiza obiectivele, de a-i fixa etapele principale, de a stabili
componena echipei care trebuie s l concretizeze i s l pun n aplicare,
organizarea licitaiei pentru identificarea firmei ce urmeaz a realiza i implementa
aplicaia informatic etc. Cea de a doua categorie este cea a competenelor
profesionale. n acest punct, interdisciplinaritatea este obligatorie, ndeplinirea
obiectivelor stabilite i redactarea caietului de sarcini necesitnd prezena n echip
att a unor arhiviti experimentai (de preferin, deintori ai unor cunotine de baz
n informatic), a cel puin un jurist (de preferin cunosctor al problematicii
dreptului de autor i a legislaiei referitoare la documentele electronice) i, desigur, a
unor informaticieni familiarizai mcar n parte cu funcionarea general a unui
sistem arhivistic. ncredinarea misiunii de a redacta o strategie de administrare a
documentelor electronice unei echipe mono-profesionale sau, nc mai grav, unei
singure persoane (chiar dac, pe lng competenele profesionale de baz, aceasta
mai deine cunotine elementare ntr-unul sau mai multe domenii conexe) nu poate fi
dect o soluie greit, care condamn dinainte la eec. De asemenea, echipa pluri-
disciplinar care trebuie constituit are nevoie s menin permanent o bun
comunicare cu mediile direct vizate (sau doar interesate) de demersul su, s solicite,
n faza iniial a proiectului, opinii avizate din aceste medii i s ncerce s in
seama, n elaborarea caietului final de sarcini, de ecourile pe care le-a primit, att din
interiorul Arhivelor Naionale, ct i de la instituiile interesate.
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

121

c) Realizarea i implementarea aplicaiei informatice
n aceast etap, ultima n procesul de elaborare i implementare a strategiei,
rolul preponderent revine specialitilor informaticieni care au conceput programul i
care au misiunea de a-l face operaional. Rolul arhivistului i al echipei manageriale
nu este ns deloc minor. Informaticienii au nevoie de asistena de specialitate a
arhivitilor pentru a putea identifica i corecta din mers punctele slabe ale aplicaiei,
iar echipa managerial are misiunea de a supraveghea desfurarea operaiunii. De
asemenea, training-ul personalului care urmeaz s utilizeze aplicaia se desfoar
cu precdere n aceast etap a activitii, iar organizarea lui face parte din atribuiile
managementului instituiei.

III. Chestiuni privind administrarea accesului la baza de date electronice
Asigurarea accesului la baza de date electronice reprezint scopul final al
strategiei de administrare a documentelor electronice. Comunicarea informaiilor prin
intermediul tehnologiei informatice are ca efect imediat creterea accesibilitii
acestora, eliminnd elementul distan i constrngerile reprezentate de cererea
excesiv direcionat ctre anumite categorii de documente. De asemenea, prin
intermediul cutrii pe baz de cuvinte-cheie, att sarcina arhivistului, ct i aceea a
publicului beneficiar este considerabil uurat. n administrarea accesului la bazele
de date electronice, exist mai multe aspecte care trebuie luate n considerare:
aspectul juridic (obligaia arhivitilor de a cunoate i respecta legislaia n vigoare
referitoare la drepturile de autor, elementele de conservare a autenticitii
documentelor electronice, normele de codificare a datelor electronice, termenele de
declasificare pentru fiecare categorie de documente n parte), aspectul profesional
(constituirea instrumentelor de cercetare pentru documentele electronice reprezint,
aa cum am ncercat s artm prin detalierea problemei metadatelor, o operaiune
mult mai ndelungat i mai delicat dect n cazul documentelor pe suport clasic,
solicitnd din partea arhivistului un efort de asimilare rapid a unor cunotine
informatice indispensabile; de asemenea, activitatea serviciilor care administreaz
accesul la documente trebuie s cunoasc modificri de substan care, pe termen
scurt, pot avea drept consecin o scdere a eficienei lor); aspectul tehnic
(preocuparea pentru actualizarea permanent a formatelor i suporturilor de
conservare; asigurarea compatibilitii dintre aplicaia de baz i aplicaiile utilizate
de creatori, pe de o parte, de bazele de date naionale i internaionale, pe de alt
parte; necesitatea de actualizare periodic a elementelor de hardware i software).

Toate aceste atribuii implic nu doar asumarea de responsabiliti noi,
pentru care comunitatea arhivistic romneasc are nevoie de o pregtire adecvat, ci
i asigurarea unui buget care s permit exercitarea coerent i competent a misiunii
Arhivelor Naionale.
Arhivele din Romnia se afl deja mult n urma altor Arhive Naionale n
domeniul administrrii documentelor electronice. Pn la constituirea unor practici
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

122
arhivistice n materie, rmn de nsuit acei pai teoretici pe care alte instituii
similare i-au parcurs de mult i pe care organismele profesionale internaionale i
popularizeaz cu consecven. i, ca element-cheie al unui mult ateptat nceput,
rmne de fcut un efort asiduu de schimbare a mentalitilor, de informare i
sensibilizare a mediilor arhivistice naionale, a factorilor politici i a opiniei publice
din Romnia. Concluziile acestei lucrri rmn aadar deschise, intenia noastr
modest fiind nu aceea de a propune un model unic, ci doar de a ntreine dezbaterea
n jurul necesitii de gsire a soluiilor i mijloacelor adecvate. Lipsa de interes
pentru identificarea unor soluii, fie i pariale, a produs de pe acum un efect
dramatic, pe care l sperm remediabil n timp: lipsa cvasi-total de vizibilitate a
patrimoniului arhivistic romnesc n contextul unei culturi internaionale puternic
conectat la beneficiile tehnologiei moderne. Iar rapiditatea (sau lentoarea) cu care
aceast problem va fi remediat va constitui un vector al legitimrii Arhivelor
Naionale ca actor instituional i social.





























A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

123

Anexa nr. 1

Planul de informatizare etapele de lucru
18


Etapa Tipologia aciunilor Actori implicai
Termene
(termen-
limit
general:
1 an)
19

1. Etapa de
iniiere a
planului
- Identificarea actorilor ce vor
fi implicai (arhiviti,
informaticieni, juriti,
reprezentani ai administraiei
etc.);
- Fixarea componenei echipei
de lucru
- Responsabilul de
proiect
20

15 zile
2. Etapa de
precizare a
competenelor
- Organizarea de seminarii
pentru informarea i
sensibilizarea actorilor
implicai;
- Formarea profesional a
personalului care urmeaz s
participe la implementarea
programului
- Responsabilul de
proiect;
- Personal specializat
(informaticieni, cu
sprijinul arhivitilor
care dein deja
competene tehnice)
1 lun
3. Etapa de
studiu
preliminar
- Analiza de fezabilitate a
activitii: modul n care noile
tehnologii vor fi ncadrate n
structura actual a instituiei,
poziionarea n aceast
structur, bugetul ce trebuie
prevzut, planificarea iniial
a activitii;
- Responsabilul de
proiect;
- Personalul de
specialitate
(responsabili
financiari, serviciu de
personal,
informaticieni, etc.);
3 luni

18
Adaptat dup: Secrtariat Gnral du Gouvernement Franais, ATICA, Guide pour la
conservation des informations et des documents numriques pour les tlprocdures, les intrantes
et les sites internet, version 3 janvier 2002 [= http://www.atica.gouv.fr/interop/CCI/
lecadrecommun.shtml].
19
Dat fiind rapiditatea cu care evolueaz tehnologiile i programele informatice, recomandarea
general este de a se fixa termene medii i scurte pentru implementarea planurilor de informatizare,
n scopul de se evita situaiile n care mijloacele tehnice i programele ce urmeaz a fi utilizate s
devin deja depite din punct de vedere tehnic.
20
Responsabilul de proiect este numit de conducerea instituiei, cu mandat precis; conducerea
instituiei trebuie s aib n vedere susinerea deciziilor responsabilului de proiect i asumarea
implementrii planului de informatizare, cu toate efectele ce decurg din aceasta pentru desfurarea
activitii instituiei.
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

124
- Stabilirea tabloului
responsabilitilor
administrative (la nivelul
ntregii instituii);
- Stabilirea modului n care va
funciona echipa de lucru
(fixarea atribuiilor i
responsabilitilor individuale)
- Echipa de lucru
4. Etapa de
ntocmire a
caietului de
sarcini
- Definitivarea i confirmarea
tabloului responsabilitilor
administrative;
- Redactarea caietului de
sarcini
21
;
- Activitatea echipei de lucru
(conform calendarului i
repartiiei responsabilitilor,
aa cum au fost stabilite n
etapa anterioar);
- Lansarea ofertei pentru
achiziionarea aplicaiei i a
mijloacelor tehnice; alegerea
partenerului dintre firmele
specializate de pe pia
- Responsabilul de
proiect;
- Personal specializat
(informaticieni,
arhiviti);
- Echipa de lucru
2 luni
5. Etapa de
implementare
- Stabilirea specificaiilor i
procedurilor (definirea
normelor de lucru);
- Instalarea i punerea n
funciune a mijloacelor
tehnice, reglarea parametrilor
tehnici, testarea tehnologic
- Responsabilul de
proiect;
- Personal de
specialitate (arhiviti,
informaticieni);
- Echipa profesional a
firmei partenere
6 luni














21
A se vedea Anexa 2.
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

125

Anexa nr. 2

Caiet de sarcini pentru arhivarea i administrarea documentelor electronice
22

(model orientativ)

Nr.
crt.
Problema Note i comentarii

Strategia general

1. Identificarea actorilor implicai
Constituirea unei echipe de lucru
multidisciplinare, din care s fac parte
responsabili administrativi, informaticieni, juriti
i arhiviti.
2.
Precizarea listei termenilor i a
conceptelor ce vor fi utilizate
Adoptarea unei terminologii comune, care s fie
nsuit de toi actorii implicai.
3.
Identificarea i urmrirea
nevoilor utilizatorului
Precizarea i definirea obiectivelor utilizatorului
i a exigenelor crora aplicaia trebuie s le
rspund.
4.
Precizarea politicii instituiei
cu privire la valoarea juridic a
documentelor
Nevoia de a preciza aceast politic rezult din
problemele complexe pe care le pune noiunea de
original atunci cnd este utilizat pentru
documentele electronice: pe de o parte, ele pot fi
foarte uor multiplicate, pe de alt parte, un
document electronic poate fi definit ca atare
numai n legtur cu alte documente electronice.
5.
Politica de informare i de
formare a utilizatorilor
Politica de informare asupra obiectivelor i
etapelor strategiei de informatizare, precum i
aceea de formare a abilitilor necesare la
utilizatori se adreseaz att responsabililor
administrativi, ct i arhivitilor.
6.
Stabilirea caracteristicilor
tehnologice: infrastructura
material necesar, suporturile
pe care vor fi pstrate
documentele electronice,
formatele electronice n care se
va lucra etc.
Stabilirea parametrilor tehnici pe care trebuie s i
ndeplineasc att partea de hardwear, ct i aceea
de softwear.



22
Adaptat dup: Direction des Archives de France, Directives et rgles lusage interne de lEtat
sur les archives 08 [= http ://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr].
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

126
Administrarea documentelor electronice

7. Identificarea
responsabilitilor n materie
de administrare i
conservare a documentelor
electronice
Pentru fiecare operaiune legat de ciclul de via
al documentelor electronice, este necesar
identificarea responsabililor i a
responsabilitilor legate de conservarea lor fizic,
de administrarea lor i de asigurarea accesului.
8. Identificarea i nregistrarea
documentelor electronice
importante
Evaluarea informaiei coninute n documentele
electronice, n vederea stabilirii termenelor de
pstrare (a se vedea i punctul 10).
9. Reglementarea politicii de
documentare n vederea
stabilirii contextului n care au
fost create documentele
electronice
Pentru fiecare document electronic, este necesar
o documentaie contextual, care apoi s fie
administrat i actualizat de arhivistul
responsabil cu administrarea lui. Aceast
documentaie trebuie s priveasc att aspectele
tehnice, ct i contextul administrativ n care a
fost creat documentul (metadatele). Adecvarea
ntre documentul electronic i documentaia
contextual trebuie verificat periodic.
10. Definirea unui plan de
selecionare: stabilirea
procedurilor n vederea
selecionrii documentelor
electronice
Operaiunea are n vedere stabilirea acelor
documente electronice care vor fi pstrate
permanent i a acelora care vor fi eliminate;
selecionarea ine exclusiv de competenele
arhivistului.
11. Stabilirea unui plan de
inventariere a documentelor
electronice
Inventarierea trebuie s permit regsirea rapid a
unei informaii, cu ajutorul unor criterii
suplimentare de indexare (cuvinte-cheie, dicionar
tezaurus etc.)
12. Stabilirea strategiei de
asigurare a confidenialitii i
de autentificare a
documentelor electronice
De exemplu, stabilirea modalitilor de criptare a
datelor
13. Stabilirea modalitilor de
transfer al documentelor
electronice ntre diferitele baze
de date
Operaiunea cuprinde: alctuirea listei
elementelor care trebuie transferate, a listei de
control pentru fiecare transfer, stabilirea
suportului ce va fi utilizat pentru transferul fizic
(suportul original, reeaua securizat etc.)







A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

127
Conservarea documentelor electronice

14.
Stabilirea modului n care vor
fi conservate originalele
documentelor: numai n
format electronic, format
electronic i copie pe hrtie
etc.

15.
Alegerea tipului de suport pe
care vor fi conservate
documentele n format
electronic
Opiuni:
1. microfilm (are ca avantaj longevitatea, dar
rearanjarea i regsirea informaiilor se fac cu
greutate; necesit un control periodic pentru
stabilirea gradului de deteriorare);
2. suporturi magnetice (necesit un mediu de
stocare controlat): dischetele (au o fiabilitate i o
durat de existen reduse), casetele IBM de tip
DLT 3480 sau 3481, care trebuie rescrise o dat la
doi ani (acest tip de suport este utilizat doar
pentru stocare, nu i de publicul larg, aadar se
preteaz prea puin la operaiune de asigurare a
accesului la documente); benzile magnetice
(necesit rebobinarea o dat la doi ani i
rescrierea la un interval de 10-15 ani);
3. suporturi optice: CD-ROM compresat, CD-
ROM gravat (are o fiabilitate mai redus) CD-
ROM-urile trebuie rescrise o dat la 10-20 de ani,
DVD-uri, discurile optice WORM (nu permit
nicio modificare a coninutului i formatului
documentelor) i discurile optice reinscriptibile
necesit rescrierea la un interval de 10-20 de ani.
16.
Alegerea formatului n care
vor fi pstrate fiierele de date
Posibiliti:
- fiiere imagine;
- fiiere grafice;
- fiiere audio, video i multimedia;
- fiiere text;
- fiiere de date (pentru bazele de date, tabele,
formulare, documente compozite);
- programe
17.
Stabilirea modalitilor de
conservare a sistemelor i
aplicaiilor de origine, n care
au fost produse documentele
electronice arhivate
Problemele de administrare, conservare,
documentare etc.

Transformarea sau conservarea formatului documentelor electronice
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

128

18.
Stabilirea modalitilor de
documentare (actualizare a
documentaiei) referitoare la
formatele utilizate de diferitele
sisteme i aplicaii

19.
Opiunea pentru transformarea
sau conservarea formatelor
nvechite

20.
Opiunea pentru aranjarea ntr-
o nou structur (actualizat,
alta dect structura veche,
depit tehnic) a textelor i
datelor recuperate

21.
Opiunea pentru crearea unei
baze anonime de difuzare a
informaiei
Legat de aceast opiune: procedura de protejare a
anonimatului
22.
Stabilirea procedurilor pentru
analiza pierderilor de
informaii datorate
transformrii documentelor
electronice


Accesul i utilizarea documentelor electronice

23.
Stabilirea drepturilor
referitoare la acces
(vizualizarea, imprimarea, alte
forme de reproducere a
documentelor)

24.
Stabilirea modalitilor de
punere a informaiei la
dispoziia publicului
A. Punerea informaiei la dispoziia publicului
(difuzarea pasiv):
1. sala de lectur utilat pentru consultarea
documentelor electronice (stabilirea standardelor
de consultare);
2. copierea informaiei electronice n formate i
pe suporturi care nu permit modificarea;
3. copierea documentelor electronice ntr-un nou
format, n vederea difuzrii: stabilirea suportului,
protocoalelor, a limbajului electronic i a
formatului, a strategiei Internet;
4. conceperea unui mod de acces automat la
informaia digitalizat, adaptat nevoilor
utilizatorilor.
A. Pavelescu, Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor

129
B. Stabilirea politicii de promovare a
informaiilor electronice (difuzarea activ, n
cursul creia informaia n format electronic este
transmis unui grup-int de utilizatori).



Rsum

Repres pour une stratgie dinformatisation des archives


Larticle fait un bref expos des expriences internationales en matire de
linformatisation des archives. Son but est, dune parte, de raliser une comparaison entre
ces expriences et ltat actuel des dbats autour de linformatisation des archives en
Roumanie, dautre part, de faciliter la familiarisation des archivistes roumains avec les
principes, les stratgies et les techniques qui se sont imposs dans larchivistique
internationale en matire de cration, gestion et usage des bases de donns archivistiques.
Lauteur soutient le rle clef de larchiviste dans le bon choix des stratgies
dinformatisation et la ncessit, dj trs pressante pour les Archives Nationales de
Roumanie, de concevoir une politique de lobby institutionnel pour faire comprendre tant
aux acteurs politiques et la socit civile limportance particulire de la mise en marche
dune stratgie visant linformatisation des archives.