EUROHOSTEL

∂·ÁÁÂÏÌ·ÙÈΤ˜ ¢ÂÍÈfiÙËÙ˜

ΕΠΙΚΕΦΑΛΗΣ
ΡΕΣΕΨΙΟΝΙΣΤ

C1

C1.1
C1.2
C1.3
C1.4
C1.5
C1.6
C1.7
C1.8
C1.9
C1.10
C1.11
C1.12
C1.13
C1.14
C1.15
C1.16

C2
C3
C3.1
C3.2
C3.3
C3.4
C3.5
C3.6
C3.7
C3.8

C4
C4.1
C4.2
C4.3
C4.4
C4.5
C4.6
C4.7
C4.8

C5
C5.1
C5.2
C5.3
C5.4
C5.5

HEAD RECEPTIONIST

ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ / ∆ΕΞΙΟΤΗΤΕΣ

TASKS / COMPETENCES

ΕΠΙΚΕΦΑΛΗΣ ΡΕΣΕΨΙΟΝΙΣΤ

HEAD RECEPTIONIST

ΗΓΕΙΤΑΙ, ΕΠΙΒΛΕΠΕΙ ΚΑΙ ΣΧΕ∆ΙΑΖΕΙ ΟΛΕΣ LEAD, SUPERVISE AND PLAN ALL
ΤΙΣ ∆ΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΣΤΟ ΧΩΡΟ ΤΗΣ
ACTIVITIES IN THE RECEPTION AREA
ΥΠΟ∆ΟΧΗΣ
Σχεδιάζει την περιγραφή για κάθε θέση εργασίας
Αξιολογεί την ποιότητα και τα ειδικά χαρακτηριστικά κάθε
οµάδας
Εκχωρεί αρµοδιότητες
Εκτιµά και παρέχει βοήθεια, όταν απαιτείται
Εφιστά την προσοχή, όταν απαιτείται
Τονώνει το ενδιαφέρον των νέων µελών του προσωπικού
Ελέγχει τη συµµόρφωση µε τους κανόνες εργασίας
Ελέγχει τη συµπεριφορά/ εµφάνιση/ ένδυση/ εικόνα
Ενθαρρύνει
Παρακινεί
Προτείνει για προαγωγή
Προτείνει τη λήξη της συνεργασίας εάν είναι απαραίτητο
∆ίνει προσωπικά παραδείγµατα
Επιδεικνύει προσωπικό ενδιαφέρον
∆ιεξάγει συνεντεύξεις
Προτείνει τη πρόσληψη προσωπικού

ΣΥΝΕΡΓΑΖΕΤΑΙ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΕΙ ΜΕ
ΤΟΥΣ ∆ΙΕΥΘΥΝΤΕΣ ΑΛΛΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ
ΟΡΓΑΝΩΝΕΙ, ΗΓΕΙΤΑΙ ΚΑΙ ΣΥΝΤΟΝΙΖΕΙ
ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ

Design a job profile for each position
Evaluate the quality and special characteristics of the
team
Delegate responsibilities
Assess and help when required
Caution when required
Stimulate the interest of new personnel members
Check compliance with work rules
Control behaviour /appearance /dress/ image
Give encouragement
Motivate
Recommend for promotion
Recommend termination of employment if necessary
Give personal examples
Demonstrate personal interest
Interview
Suggest recruitment

COOPERATE AND COMMUNICATE WITH
OTHER DEPARTMENTAL MANAGERS
ORGANIZE, LEAD AND COORDINATE
TASKS

Αξιολογεί τους Ανθρώπινους Πόρους
Αξιολογεί τις απαιτήσεις εργασίας
Συµµορφώνεται µε την σχετική εργατική νοµοθεσία
Καταρτίζει λίστα των ωρών εργασίας
Υποδεικνύει ειδικά καθήκοντα
∆ιανέµει/Παρουσίαζει το πρόγραµµα εργασίας
Ειδοποιεί για αλλαγές εκ των προτέρων
Οργανώνει τις περιόδους των διακοπών

Evaluate Human Resources
Evaluate work requirements
Comply with pertinent Labour Legislation
Compile a list of working hours
Indicate special duties
Distribute/ Present the work schedule
Notify changes beforehand
Organize holiday periods

Παρατηρεί τις συνηθισµένες εργασιακές πρακτικές
Αξιολογεί την ανάγκη για εκπαίδευση
Αναλύει τις εκπαιδευτικές ανάγκες
Επιλέγει συµµετέχοντες
∆ιδάσκει
Παραδίδει πρακτικές εκπαιδευτικές ασκήσεις
Αξιολογεί
Ελέγχει την πρόοδο ή την επανεξέταση

Observe normal working practices
Evaluate the need for training
Analyse training needs
Select students
Instruct
Assign practical training exercises
Evaluate
Progress or re-assess

ΟΡΓΑΝΩΝΕΙ ΤΗΝ ΕΚΠΑΙ∆ΕΥΣΗ «ΚΑΤΑ ΤΗ MANAGE “ON THE JOB” TRAINING
∆ΙΑΡΚΕΙΑ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ»

ΣΥΝΕΡΓΑΖΕΤΑΙ ΜΕ ΤΟΝ ∆ΙΕΥΘΥΝΤΗ,
ΣΥΝΤΑΣΣΕΙ ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΚΑΙ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ

LIAISE WITH THE DIRECTOR, COMPILE
REPORTS AND STATISTICS

Συντάσσει καθηµερινά/εβδοµαδιαία/µηνιαία αναφορές για
τα «Ποσοστά Πληρότητας ∆ωµατίων»
Ενηµερώνει το γράφηµα πληρότητας
Επιθεωρεί περιοδικά τις αναµενόµενες κρατήσεις
Συντάσσει αναφορές για τις µη-εξαργυρωµένες επιταγές
Συντάσσει αναφορές για τους αφερέγγυους/ επισφαλείς
πελάτες

∂¶π∫∂º∞§∏™ ƒ∂™∂æπ√¡π™∆

Compile daily/weekly/monthly, “Room Occupancy
Percentages” reports
Update the occupancy graph
Periodically review anticipated reservations
Compile a report of un-cashed cheques
Compile a report of insolvent / un-creditworthy guests

39

HEAD RECEPTIONIST

EUROHOSTEL

Η πλειονότητα των ακολούθων δεξιοτήτων
συµπίπτει µε το προφίλ του ΡΕΣΕΨΙΟΝΙΣΤ.
ΣΥΜΠΗΡΩΜΑΤΙΚΕΣ ∆ΕΞΙΟΤΗΤΕΣ που
απαιτούνται από τον ΕΠΙΚΕΦΑΛΗΣ
ΡΕΣΕΨΙΟΝΙΣΤ επισηµαίνονται

ΡΕΣΕΨΙΟΝ – ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ –
ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ

∂·ÁÁÂÏÌ·ÙÈΤ˜ ¢ÂÍÈfiÙËÙ˜

The majority of the following competences
coincide with the profile of RECEPTIONIST.
ADDITIONAL COMPETENCIES performed
by the HEAD RECEPTIONIST are indicated

RECEPTION -RESERVATIONSINVOICES

ΦΡΟΝΤΙΖΕΙ ΤΟΥΣ ΦΙΛΟΞΕΝΟΥΜΕΝΟΥΣ
ΣΤΗΝ ΥΠΟ∆ΟΧΗ
ΑΦΙΞΕΙΣ

ATTEND TO GUESTS IN RECEPTION

ΑΝΑΧΩΡΗΣΕΙΣ

DEPARTURES

Κατανέµει σωστά τις αποσκευές

Χρησιµοποιεί µακροπρόθεσµες τεχνικές πωλήσεων
Χρησιµοποιεί τεχνικές για την προσέλκυση πελατών

ARRIVALS
Distribute the luggage correctly
Use long-term sales techniques
Utilizing techniques to attract guests

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΕΙ ΜΕ ΤΑ ΑΛΛΑ ΤΜΗΜΑΤΑ

COMMUNICATE WITH OTHERS
DEPARTMENTS
ΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΙΣ ΑΛΛΑΓΕΣ ∆ΩΜΑΤΙΩΝ
DEALING WITH ROOM CHANGES
ΕΝΗΜΕΡΩΝΕΙ ΤΑ ΑΡΧΕΙΑ ΤΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ UPDATING CLIENT RECORDS

Ενηµερώνει την «µαύρη λίστα»

ΕΛΕΓΧΕΙ ΤΑ ΚΛΕΙ∆ΙΑ ΤΩΝ ∆ΩΜΑΤΙΩΝ
∆ΙΑΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΙΣ ΘΥΡΙ∆ΕΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
ΦΡΟΝΤΙΖΕΙ ΤΟΝ ΒΡΑ∆ΙΝΟ ΈΛΕΓΧΟ
ΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΗΝ ΕΜΠΟΡΙΚΗ
ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ
ΜΕΡΙΜΝΑ ΓΙΑ ΤΑ ΠΑΡΑΠΟΝΑ
ΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΙΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ ΤΗΣ
ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ∆ΩΜΑΤΙΟΥ
ΠΩΛΗΣΕΙΣ

Χρησιµοποιεί τεχνικές πωλήσεων µέσω ηλεκτρονικής
αλληλογραφίας
Χρησιµοποιεί διαπροσωπικές τεχνικές πωλήσεων

ΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΙΣ ΠΡΟΚΡΑΤΗΣΕΙΣ
∆ΩΜΑΤΙΩΝ

Επιβεβαιώνει / απορρίπτει κρατήσεις
Καταγράφει και ξαναβρίσκει τις κρατήσεις µέσω
ταχυδροµείου
Ενηµερώνει τα στατιστικά των κρατήσεων
∆ιευθετεί τις συναντήσεις και τα ραντεβού

ΣΥΝΤΑΣΣΕΙ ΤΟΥΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥΣ ΤΩΝ
ΠΕΛΑΤΩΝ

Καταγράφει τα προηγούµενα υπόλοιπα και τα
αντιπαραβάλει µε τα λογιστικά βιβλία
Ελέγχει το υπόλοιπο κάθε πελάτη µε τα λογιστικά βιβλία
των πελατών
Αφαιρεί µερικές πληρωµές των πελατών

∆ΙΑΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΟΥΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥΣ
ΤΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ

Επιβεβαιώνει τα προηγούµενα υπόλοιπα σε σχέση µε
τους λογαριασµούς των πελατών

ΕΙΣΠΡΑΤΤΕΙ ΚΑΙ ΠΛΗΡΩΝΕΙ ΜΕΣΩ ΤΟΥ
ΤΑΜΕΙΟΥ

Υπολογίζει τις ακυρωµένες ή τις τροποποιηµένες
αποδείξεις
Ελέγχει τις πληρωµές σε αντιπαραβολή µε τα λογιστικά
των πελατών
Κρατάει το µικρό ταµείο
Χειρίζεται τις ακάλυπτες επιταγές

ΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΗΝ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΜΗΧΑΝΗ
Χειρίζεται την ταµειακή µηχανή και αναλαµβάνει
διοικητικούς ελέγχους
Μηδενίζει την ταµειακή µηχανή και καταθέτει το
περιεχόµενο σε χρηµατοκιβώτιο

∂¶π∫∂º∞§∏™ ƒ∂™∂æπ√¡π™∆

Update the “black list”

CONTROL OF ROOM KEYS
MANAGEMENT OF SAFE DEPOSIT BOXES
LOOKING AFTER THE NIGHT AUDIT
DEALING WITH COMMERCIAL MAIL
ATTENDING TO COMPLAINTS
DEALING WITH ROOM SERVICE ORDERS
SALES
Use sales-by-e-mail techniques
Use interpersonal sales techniques

HANDLING OF ADVANCE ROOM
RESERVATIONS
Confirm/refuse reservations
Store and retrieve mailed reservations
Update reservation statistics
Handle arrangements for meetings and appointments

COMPILATION OF GUEST’S BILLS
Record the previous totals and check them against
Accounts Book
Check the balance for each guest against Guest Accounts
Book
Deduct clients partial payments

GUEST ACCOUNTS MANAGEMENT
Verify the previous totals against the guest’s bills

COLLECTIONS AND PAYMENTS
THROUGH THE CASHIER
Account for all cancelled or modified receipts
Check all cash payments against the Guest Accounts
Book
Maintain the Petty cash book
Deal with the bad cheques

USING THE CASH-REGISTER
Operate the cash-register for to undertake management
checks
Zero the cash-register and deposit contents in the safe

40

HEAD RECEPTIONIST

EUROHOSTEL

∂·ÁÁÂÏÌ·ÙÈΤ˜ ¢ÂÍÈfiÙËÙ˜

Προσδιορίζει και ειδοποιεί για εσφαλµένες λειτουργίες

Identify and notify erroneous operations

ΘΥΡΩΡΕΙΟ – ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟ
ΚΕΝΤΡΟ

PORTER’S LODGE - TELEPHONE

ΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΙΣ ΜΗΧΑΝΕΣ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ OPERATION OF OFFICE MACHINERY

ΛΑΜΒΑΝΕΙ ΚΑΙ ∆ΙΑΝΕΜΕΙ ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΑ,
ΓΡΑΠΤΑ Ή ΠΡΟΦΟΡΙΚΑ ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΓΙΑ
ΤΟΥΣ ΠΕΛΑΤΕΣ

RECEIVE AND DISTRIBUTE TELEPHONE,
WRITTEN OR ORAL MESSAGES FOR
GUESTS

Φροντίζει προσωπικά τις ερωτήσεις των πελατών
Φροντίζει τις ερωτήσεις των µη-πελατών

Personally attend to guest’s´questions
Attend to the questions of non-guests

ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙ ΤΟ ΦΑΞ
ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ∆ΗΜΟΣΙΩΝ
ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΕΩΝ
ΦΡΟΝΤΙΖΕΙ ΤΟΥΣ ΠΕΛΑΤΕΣ
ΕΚΤΕΛΕΙ ΑΛΛΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ

USE OF THE FAX
USING THE PUBLIC ADDRESS SYSTEM
ATTEND TO GUESTS
PERFORM OTHER SERVICES

∆ιεξάγει ελέγχους
Καταγράφει
Ελέγχει τη διανοµή
Υπολογίζει το κόστος
Σχεδιάζει τον προϋπολογισµό

Perform tests
Record
Check distribution
Calculate costs
Design a budget

ΒΟΗΘΟΣ ΡΕΣΕΨΙΟΝΙΣΤ
ΑΦΙΞΕΙΣ
ΠΑΡΑΜΟΝΗ

RECEPTION ASSISTANT
ARRIVALS
ACCOMMODATION

Φροντίζει για τα προβλήµατα που προκύπτουν
Πληροφορεί τα άλλα τµήµατα

Take care of problems that arise
Inform other departments

ΕΛΕΓΧΕΙ ΤΙΣ ΑΦΙΞΕΙΣ ΚΑΙ ΤΙΣ
ΑΝΑΧΩΡΗΣΕΙΣ

CONTROL ARRIVALS AND DEPARTURES

Προλαµβάνει τον κίνδυνο πυρκαγιάς και κλοπής από το
χρηµατοκιβώτιο

Prevent fire risk, theft, from the safe

ΠΑΡΕΧΕΙ ΠΡΩΤΕΣ ΒΟΗΘΕΙΕΣ

ADMINISTER FIRST AID

Κρατάει τα σχετικά αρχεία
Παρέχει υλικά και αξεσουάρ

Note all pertinent records
Maintain a supply of material and accessories

ΛΑΜΒΑΝΕΙ ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΑ ΜΕΤΡΑ ΓΙΑ
ΕΚ∆ΗΛΩΣΗ ΠΥΡΚΑΓΙΑΣ ΚΑΙ ΜΕΤΡΑ
ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

TAKE FIRE PREVENTION AND SECURITY
MEASURES

ΕΚΤΕΛΕΙ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΚΑΤΑ ΤΗ
∆ΙΑΡΚΕΙΑ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ ΕΚΤΑΚΤΗΣ
ΑΝΑΓΚΗΣ
ΟΡΙΖΕΙ ΤΑ ΕΠΙΠΕ∆Α ΤΗΣ ΥΓΙΕΙΝΗΣ ΚΑΙ
ΤΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΗΣ ΕΜΦΑΝΙΣΗΣ

DUTIES DURING EMERGENCIES

ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΩΝ ΤΗΣ
∆ΙΟΙΚΗΣΗΣ

USE THE MANAGEMENT COMPUTER
SYSTEM

Αποσυνδέει το γκάζι και τις ηλεκτρικές συσκευές

Disconnect gas and electrical supplies

ESTABLISH HYGIENE AND PERSONAL
APPEARANCE STANDARDS

∆ιασφαλίζει τη διακριτική χρήση µακιγιάζ και κοσµηµάτων Ensure discrete personal make-up and jewellery

Κατανοεί το εγχειρίδιο χρήσης
Ελέγχει τα υπόλοιπα από το προηγούµενο βράδυ
Μηδενίζει τη µηχανή και την ελέγχει
Παραλαµβάνει και διαχειρίζεται τα κουπόνια από τα άλλα
τµήµατα
Σηµειώνει κάθε ενέργεια
Επικυρώνει τα κουπόνια των άλλων τµηµάτων
∆ιεξάγει καθηµερινά ελέγχους του ισοζυγίου
Ελέγχει το βιβλίο του ισοζυγίου καθηµερινά
Κλείνει τα αρχεία
Αρχειοθετεί και ταξινοµεί τους λογαριασµούς
Ειδοποιεί για τα λάθη

∂¶π∫∂º∞§∏™ ƒ∂™∂æπ√¡π™∆

Understand the instruction manual
Review the balances from the previous night
Zero the machine and check it
Obtain and process the vouchers from other departments
Note down action taken
Certify other departments´ vouchers
Carry out check balances daily
Check the cash-book balances daily
Close the records
Archive and sort bills
Notify errors

41

HEAD RECEPTIONIST

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful