Libro de inventario y balances - Contabilidad Pgina 1
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SANTA
TEMA: LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES ESCUELA PROFESIONAL: Derecho y Ciencias Polticas CICLO: III PROFESOR: NAZARETH VELSQUEZ PERALTA CURSO: CONTABILIDAD GENERAL INTEGRANTES: Algarate Sanchez Angell Azaedo Clavijo Blessy Lopez Capa Marjorie Sing Snchez Melani
NUEVO CHIMBOTE, 01 DE JULIO 2014
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AGRADECIMIENTO Este trabajo es el resultado del esfuerzo conjunto de todos los que formamos el grupo de trabajo. Por eso agradecemos a nuestra profesora del curso de Contabilidad General, a nuestros compaeros de aula. A nuestros padres quienes a lo largo de todo el transcurso de nuestras vidas nos han apoyado y motivado a seguir siempre adelante, que creyeron en nosotras en todo momento y no dudaron de nuestras habilidades. A nuestros profesores quienes da a da nos transmiten ms conocimientos para ser unos grandes profesionales, gracias a su paciencia y enseanza y finalmente un eterno agradecimiento a esta prestigiosa universidad la cual abri sus puertas a jvenes como nosotros, preparndonos para un futuro competitivo y formndonos como personas de bien.
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DEDICATORIA Este trabajo va dedicado a Dios, nuestros padres y a nuestro profesor que es quien nos dio esa fuerza para poder seguir con este trabajo.
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PRESENTACIN Prof. Nazareth Velsquez Peralta, dada la tarea asignada, como grupo nos ha tocado desarrollar el tema tan importante como es el libro de inventario y balances. Nuestro trabajo se aboca a trabajar de manera general dicho tema asignado. Presentamos entonces este trabajo que esperamos sea de claro entendimiento para usted y nuestros compaeros.
El grupo.
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LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
DEFINICIN Es un libro principal y obligatorio de filiacin simple, su finalidad principal es de mostrar la situacin econmica de la empresa. En este libro se registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza dos veces al ao, uno al inicio de las operaciones (cualquier mes del ao llamado Inventario Inicial) y otro al finalizar el periodo Por su aspecto legal y tcnico este libro es obligatorio y principal de foliacin simple (enumeracin de folios) en el que anotaran y registraran todos los inventarios que la empresa realiza bajo su firma y responsabilidad como reflejo de todo lo que posee la empresa o negocio para su funcionamiento y desarrollo. CONTENIDO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: Art. 37 del C.C. El Art. 37 de Cdigo de Comercio determina que el Libro de Inventarios y Balances se iniciara reflejando el INVENTARIO que deber formar el comerciante o propietario del negocio al inicio de sus actividades comerciales especificando lo siguiente: El libro de inventarios y balances, empezar por el inventario que deber formar el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendr: a. La relacin exacta del dinero, valores, crditos, efectos al cobro, bienes muebles e inmuebles, mercaderas y efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que constituyan su activo. b. La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo. c. Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que ser el capital con que principia sus obligaciones. ASPECTO LEGAL: De acuerdo al cdigo de comercio todo comerciante empezar sus operaciones con el inventario inicial el cual contendr:
Libro de inventario y balances - Contabilidad Pgina 6 A. Relacin exacta del dinero, bienes y valores de toda clase, apreciadas en su valor real, constituyendo de esta forma el Activo. B. Relacin exacta de todas las deudas y obligaciones contradas, constituyendo de esta forma el pasivo. C. Se fijar la diferencia entre el activo y el pasivo dando como resultado el patrimonio.
Es obligatorio para toda persona jurdica, as como para algunas personas naturales, segn los ingresos brutos medidos en unidades impositivas tributarias (UIT) tal como lo establece el Artculo 65 del Impuesto a la Renta. Este libro debe ser legalizado ante un Notario Pblico o Juez de Paz Letrado.
RAYADO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES El rayado para el registro contable del libro de Inventarios y Balances es el siguiente: Para el Inventario: a. Se anota el ttulo y la fecha. Puede decir: Inventario Inicial al 1 de Enero del 2010 b. Se anota el cdigo de la cuenta a nivel de 2 dgitos. c. Se anota el sub-cdigo de las subcuentas a nivel de 3 dgitos. d. Se anota el nombre de las cuentas y subcuentas correspondientes al Activo, Pasivo as como tambin las cantidades fsicas. e. Llamada columna falsa sirve para anotar unitarios. f. Llamada columna auxiliar destinada al registro de importes parciales de las subcuentas. As como el resumen correspondiente. g. Columna que sirve para anotar los valores totales correspondientes a cada cuenta. Tambin se anota el valor total del activo y pasivo.
Para el Balance del Inventario: h. Se anota el ttulo y la fecha. Puede decir Balance de Inventario al 1 de Enero del 2010 i. Se anota el cdigo de las cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio. j. Se anota el sub-cdigo de la sub-cuenta correspondiente cada cuenta. k. Se anota el nombre de las cuentas y sub-cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio.
Libro de inventario y balances - Contabilidad Pgina 7 l. Se anota el importe de las subcuentas. m. Columna del Debe. Se coloca el importe de las cuentas del Activo. n. Columna del Haber. Se coloca el importe de las cuentas del Pasivo y Capital (Patrimonio). El rayado para registro contable del libro de inventarios y Balances es el siguiente:
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CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS 1.1. INVENTARIO FISICO: Conteo e inspeccin de los Activos, viene a ser la relacin detallada de todos los bienes y valores de los derechos y obligaciones que poseen los comerciantes o las empresas en general al empezar sus actividades econmicas y comerciales
1.2. INVENTARIO CONTABLE: Es el registro de las informaciones previa documentacin.
1.3. INVENTARIO INICIAL.- Es el que se realiza al inicio de la operaciones comerciales, para empresas que por primera vez inician actividades se realizara en la fecha que inicia operaciones mientras que para empresa en marcha se deber efectuar al inicio del periodo econmico (02 de
Libro de inventario y balances - Contabilidad Pgina 8 Enero de cada ao).
1.4. INVENTARIO DE SITUACION o ESPECIAL.- Es el que se practica en cualquier poca del ao, esencialmente por circunstancias especiales como por ejemplo: robo, sustracciones, prdidas, desastres naturales, etc.
1.5. INVENTARIO FINAL O DEL EJERCICIO.- Es aquel que se realiza al finalizar el periodo econmico (31 de Diciembre de cada ao) y es el que nos sirve para determinar las ganancias o las prdidas y consecuentemente el incremento del capital con las ganancias o la disminucin con las prdidas, tambin nos sirve para la reapertura de los Libros para el ejercicio siguiente.
1.6. INVENTARIO DE HOJAS SUELTAS GENERAL.- Es la misma relacin de los valores bienes y derechos de las deudas y obligaciones que tiene la empresa al iniciar o finalizar un ejercicio econmico tomadas del Libro principal de Inventarios y Balances en hojas sueltas y preparadas especialmente con la finalidad d presentar a las diversas reparticiones Pblicas o Privadas quienes tienen que ver con el funcionamiento y desarrollo de nuestra actividad comercial. Cuando se efecta un Inventario se debe tomar en cuenta los detalles siguientes:
* Dimensiones * Elementos que conforman parte de su estructura o elaboracin * Marca * Modelo * Color * Nmero * Serie, etc. FASES PARA LA PREPARACIN DEL INVENTARIO
Libro de inventario y balances - Contabilidad Pgina 9 Para preparar un el inventario se debe realizar una cuidadosa labor Administrativa, que comprende las siguientes fases: a. Determinacin de todos los elementos, activos, pasivos, y patrimonio. b. Descripcin de dichos elementos, caracterizando su individualidad. c. Valorizacin de cada elemento. d. Agrupacin conveniente de las partidas, atendiendo a unos criterios de homogeneidad contable. e. Suma de valores por grupos homogneos y totalizacin separada del activo y del pasivo. f. Diferencia entre el activo y el pasivo, determinando el patrimonio neto. g. Comparacin con el neto anterior para conocer las variaciones globales experimentadas durante el perodo.
PARTES DEL INVENTARIO 1. ACTIVO.- Esta representado por el conjunto de bienes y derechos que la empresa posee para su funcionamiento y desarrollo. Se divide en dos partes: 1.1. ACTIVO CORRIENTE O A CORTO PLAZO Agrupa los valores y derechos que tiene la empresa en un ejercicio contable, es decir del 02 de Enero al 31 de Diciembre de cada ao. El activo corriente comprende: 1.1.1. Activo Circulante o Disponible: Agrupa el dinero en efectivo y cheques a favor que la empresa posee y que puede utilizar cualquier momento del perodo econmico. Comprende la cuenta: CAJA Y BANCOS; del Plan Contable General Empresarial. Caja (dinero en efectivo) Fondos Fijos Efectivo en trnsito Cta. Cte. En instituciones financiera. 1.1.2. Activo Exigible: Se agrupa en esta clase de activo a todos los documentos que se tenga que cobrar. Ejemplo: Clientes (Facturas por cobrar, Letras por cobrar)
Libro de inventario y balances - Contabilidad Pgina 10 Cuentas por cobrar al personal, a los accionistas, directores y gerentes. Cuentas por Cobrar Diversas terceros. 1.1.3. Activo Realizable: Constituido por las existencias y realizando una transaccin operacional se puede convertir en efectivo. Comprende las cuentas: Mercadera Productos Terminados Subproductos, Desechos y Desperdicios. Productos en Proceso Materias Primas Materiales auxiliares y repuestos Embases y embalajes Existencias por Recibir 1.2. ACTIVO NO CORRIENTE O A LARGO PLAZO Agrupa a todos los activos que posee una empresa en un tiempo comprendido en ms de un ejercicio econmico contable. El activo no corriente comprende: 1.2.1. Activo Fijo: Son conjuntos de bienes duraderos que tiene la empresa, con los cuales realiza su negocio y que no son cambiables constantemente. Ejemplo: Muebles, Terrenos, Edificios, Maquinarias, equipos, etc. Comprende las ctas. Inmuebles, Maquinarias y Equipos. Valorizacin Adicional del Inmueble, Maquinarias y Equipos. 1.2.2. Activo Diferido: Este activo se registra en el Debe por los gastos que no corresponden aplicar como carga del ejercicio, sujetos a liquidacin futura, entonces diremos que es todo anticipo que la empresa posee para tener beneficios con posterioridad. Ejemplo: Adelanto de alquilares, pago de seguros por adelantado, etc. Comprende la cta. Cargas Diferidas. Del PCGE.
Libro de inventario y balances - Contabilidad Pgina 11 1.2.3. Otros Activos o Inversiones: Conformado por: Acciones, Bonos, Patentes y Marcas, Gastos de Investigacin. Comprende las cuentas: Valores Intangibles del PCGE. 2. PASIVO.- Es el conjunto de obligaciones y deudas que la empresa contrae frente a terceros, proveedores, trabajadores y el estado por el mismo efecto de la ejecucin de funcionamiento y desarrollo; obligaciones que pueden ser valoradas y afecten o puedan afectar al conjunto del patrimonio (compromisos a cumplir); riesgos y responsabilidades asumidas por la empresa, en conclusin el pasivo demuestra la financiacin de las inversiones u origen de los fondos (dinero y crdito) que se han adscrito a la empresa. Se divide en dos partes:
2.1. PASIVO CORRIENTE O A CORTO PLAZO 2.1.1. Pasivo Exigible: Representa la deuda contrada cancelable solo dentro de un perodo econmico. Ejemplo: Sobregiros Bancarios (div. 10.4) Tributos por pagar (cta. 40) Remuneraciones (cta. 41) Proveedores (cta. 42) Cuentas por pagar Diversas (cta. 46) Dividendos por pagar (una vez al ao) (cta. 45) .T.S. (Depsito semestral) (cta. 47)
2.2. PASIVO NO CORRIENTE O A LARGO PLAZO 2.2.1. Pasivo No Exigible: Agrupa las deudas, obligaciones y compromisos que contrae una empresa en ms de un ejercicio contable. (Deudas a largo plazo, Prstamos recibidos a largo plazo, provisin para prdidas en ventas a futuro, Intereses Diferidos, etc. Comprende las cuentas: 42 Proveedores 46 Cuentas por Pagar Diversas
Libro de inventario y balances - Contabilidad Pgina 12 3. PATRIMONIO Conjunto de bienes que posee una empresa, adquiridos por cualquier ttulo que comprende la clase 5 del PCGR, estas cuentas son: 50 Capital 55 Acciones de Inversin 56 Capital Adicional 57 Excedente de Revaluacin 58 Reservas 59 Resultados Acumulados
CLASIFICACIN DEL PATRIMONIO:
De acuerdo a las ecuaciones descritas anteriormente podemos clasificar el patrimonio en: A. Patrimonio Positivo: Cuando el activo es mayor que el pasivo. Activo Pasivo = Patrimonio 100 40 = 60 B. Patrimonio Negativo: Cuando el activo es menor que el pasivo. Activo Pasivo = Patrimonio 70 80 = -10 C. Patrimonio Neto: Cuando el activo es igual que el pasivo. Activo Pasivo = Patrimonio 50 50 = 0
4. RESUMEN.- Es el tercer paso que incluye en el Inventario y que viene a ser la comparacin del Total Activo con el Total Pasivo cuya diferencia nos determina el Capital, de la empresa o negocio.
Viene a ser el resultado entre el Activo y el Pasivo: As tenemos: Activo Pasivo = Patrimonio (Capital)
Libro de inventario y balances - Contabilidad Pgina 13 De cuya frmula se puede deducir: Pasivo + Patrimonio = Activo Activo Patrimonio = Pasivo
Qu es el patrimonio? Pues bien ahora conceptualizaremos lo que significa el patrimonio. Como se ha podido apreciar en la ecuacin: Activo Pasivo = Patrimonio Se reemplaz la palabra Capital (como muchos autores lo nombran) por el de Patrimonio en vista de que el PCGR al Capital lo considera como una cuenta principal del Patrimonio, en otras palabras el Patrimonio es el todo y el Capital la parte. El Capital representa el conjunto de valores mensurables en dinero u objetos de que se dispone para dar inicio a las operaciones de la empresa, por consiguiente: El Patrimonio est representado por todos los derechos y obligaciones que toda actividad econmica adquiere. Est conformado en s por el conjunto de bienes econmicos materiales e inmateriales pertenecientes a una unidad econmica. Algunos autores consideran al Capital igual que al Patrimonio aqu lo tenemos que tratar desde un punto de vista econmico, el cual hace que ambos trminos sean diferentes. El Patrimonio de la empresa entraa pues, en trminos contables, un conjunto productivo que podemos describir atendiendo a su significado instrumental o genuinamente econmico (ACTIVO) o atendiendo al origen de los valores, es decir las fuentes de financiamiento u obligaciones (PASIVO). El patrimonio viene a representar la deuda u obligaciones que la empresa contrae con los dueos del capital. De lo descrito podemos determinar que:
Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital)
Por lo tanto llegamos a la conclusin que: Lo que posee = Lo que debe la empresa + Lo que debe la Empresa la Empresa o terceros a los dueos del capital
De hecho puede parecer una anomala que el patrimonio figure como lo que debe la empresa, pero esta impresin desaparece si se examina la cuestin
Libro de inventario y balances - Contabilidad Pgina 14 detenidamente. En efecto la cuenta capital representa a la persona que puso el capital en la empresa, por lo tanto la cuenta capital se convierte en acreedor y la empresa en s es deudora, por ello que contablemente es preciso separar la personalidad del dueo y la personalidad de la empresa considerndolos conceptos distintos. Como sea que un inventario es inventario de la empresa y no de los dueos, por tanto la cuenta capital debe configurar como deuda de la empresa hacia los dueos:
Si tomamos en cuenta la empresa Velarde S.R.Ltda., anteriormente tratada, diremos que el dinero que el seor Velarde aport a la empresa considerada como Capital, es decir que la empresa Velarde S.R.Ltda., le debe al Seor Velarde S/. 20,000 soles a pesar de que ste ltimo es el gestor o propietario del negocio. El inventario final de la Empresa Velarde S.R.Ltda, tomando en cuenta el Activo, Pasivo y Resumen sera:
I. Activo:
Dinero en Cuenta Corriente S/. 3,000 Mercadera S/. 4,500 Inmuebles S/. 12,500 Camioneta S/. 3,000 TOTAL ACTIVO S/. 23,000
II. Pasivo:
Deuda contrada con el Banco Continental S/. 3,000 TOTAL PASIVO 3,000
Libro de inventario y balances - Contabilidad Pgina 15 Segn nuestro caso se tiene un patrimonio positivo de S/. 20000. Por consiguiente la ecuacin quedara as: Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital) 23000 = 3000 + 20000
5. BALANCE DEL INVENTARIO.- Consiste en representar en forma resumida las cuentas del activo como cuentas DEUDORAS (CARGO) y las cuentas del pasivo como cuentas ACREEDORAS (ABONO) determinando el equilibrio entre ambas a fin de reflejar el principio de la partida doble. Toma el criterio de cuentas deudoras (cargo) y cuentas acreedoras (abono) porque el Balance del Inventario va a constituirse como el registro o asiento de apertura en el Libro Diario, lo cual se efecta aplicando los principios de la partida doble lo que estudiaremos ms adelante.
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FORMATO 3.1 : "LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - BALANCE GENERAL" (1)
EJERCICIO:
RUC:
APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZN SOCIAL:
EJERCICIO O
EJER CICIO O
PERIODO
PERIO DO
ACTIVO
PASIVO Y PATRIMONIO
ACTIVO CORRIENTE
PASIVO CORRIENTE
Caja y Bancos
Sobregiros y Pagars Bancarios
Valores Negociables
Cuentas por Pagar Comerciales
Cuentas por Cobrar Comerciales
Cuentas por Pagar a Vinculadas
Cuentas por Cobrar a Vinculadas
Otras Cuentas por Pagar
Otras Cuentas por Cobrar
Parte Corriente de las Deudas a Largo Plazo Existencias
TOTAL PASIVO CORRIENTE Gastos Pagados por Anticipado
TOTAL ACTIVO CORRIENTE
PASIVO NO CORRIENTE
Deudas a Largo Plazo ACTIVO NO CORRIENTE
Cuentas por Pagar a Vinculadas Cuentas por Cobrar a Largo Plazo
Ingresos Diferidos Cuentas por Cobrar a Vinculadas a Largo Plazo
Impuesto a la Renta y Participaciones Diferidos Pasivo Otras Cuentas por Cobrar a Largo Plazo
TOTAL PASIVO NO CORRIENTE Inversiones Permanentes
Inmuebles, Maquinaria y Equipo (neto de depreciacin acumulada)
TOTAL PASIVO Activos Intangibles (neto de amortizacin acumulada)
Libro de inventario y balances - Contabilidad Pgina 17 Impuesto a la Renta y Participaciones Diferidos Activo
Contingencias
Otros Activos
Inters minoritario
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE
PATRIMONIO NETO
Capital
Capital Adicional
Acciones de Inversin
Excedentes de Revaluacin
Reservas Legales
Otras Reservas
Resultados Acumulados
TOTAL PATRIMONIO NETO
TOTAL ACTIVO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO NETO
(1) Se podr hacer uso del formato aprobado por la CONASEV, en tanto se cumpla con registrar la informacin mnima requerida para este Formato.
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BIBLIOGRAFA
GIRALDO JARA, Demetrio (2009). Contabilidad bsica general l. Lima: ADESA CALDERN BOQUILLAZA, Jos .G Contabilidad general 1(2009). GIRALDO JARA, Demetrio - contabilidad bsica general l (2009) Ediciones ADESA Lima Per. GMEZ RONDON, Francisco Contabilidad I semestre "Teora y Prctica" Ediciones Fragor HARRY A. FINNEY, Herbert E. Miller Curso de Contabilidad Introduccin PALOMINO GUILLEN, Rosa Mara contabilidad comercial(2008) Lima Per PINGO ROLANDO, F. Manual de Control de Inventario (2011) SNCHEZ NAVARRO , Fortunato contabilidad general y finanzas de empresas (1998)