Alexandre Jorge, Fabrício Paes, Jefferson Sales, Luan Pimentel, Geise Lima e Leonardo Soares!

!Curso técnico de informática, Campus de Garanhuns– Instituto Federal da Pernambuco, IFPE. E-mail: cti@garanhuns.ifpe.edu.br

SISTEMA DE GESTÃO DE ATIVIDADES DE EXTENSÃO NO INSTITUTO
FEDERAL DE PERNAMBUCO CAMPUS GARANHUNS
A SlLuação aLual do lnsuLuLo lederal de Þernambuco
(llÞL) - Campus Caranhuns [1], em Lermos de admlnlsLração,
e marcada por documenLações e processos felLos
manualmenLe ou, no máxlmo, com a[uda de planllhas
eleLrônlcas crladas pelos próprlos servldores. Lsse upo de
problema gera perda de Lempo e e suscepuvel a falhas,
gerando um aLraso para aunglr meLas em curLo prazo e
consequenLemenLe frusLração para os envolvldos no
Lrabalho. Cs problemas se agravam, pols a demanda de
lnformações que preclsam ser manlpuladas e crescenLe e
requerem agllldade.
A ulvlsão de LxLensão (ulLx), seLor responsável pela
gesLão das auvldades de exLensão do campus, sofre dos
mesmos problemas clLados anLerlormenLe. A demora em
receber e proLocolar Loda a documenLação necessárla, bem
como o cadasLro de manuLenção dos dados dos envolvldos,
resulLa em perca de Lempo com quesLões de menos
lmporLâncla, aLrasando processos de malor relevâncla. Alem
dlsLo, os processos aLuals demandam a lmpressão de dlversos
documenLos ocaslonando gasLos desnecessárlos com papel.

Com a apllcação do SulLx fol percepuvel uma malor
agllldade na malorla dos processos da dlvlsão, que foram
auLomauzados posslblllLando a manlpulação dos dados de
forma ráplda e segura, alem de reduzlr a demanda por papel,
consequenLemenLe auxlllando na economla de dlnhelro publlco.
Þela lnexlsLôncla de slsLemas de soûware que auLomauzem as
auvldades do servlço publlco, dlversos processos são
reallzados de forma manual. LsLe problema, em geral,
aumenLa a probabllldade de erros, demanda um uso excesslvo
de papel e gera frusLrações aos servldores envolvldos

Þara mlnlmlzar esLes problemas, os alunos do curso Lecnlco de
lnformáuca desenvolveram um slsLema, como parLe do seu
Lrabalho de conclusão do curso, Lendo por ob[euvo suprlr as
necessldades da ulLx.

ApresenLa-se como llmlLações do slsLema, o faLo de que suas
funclonalldades foram baseadas nas necessldades da ulLx do
llÞL, o que pode dlferenclar de ouLras lnsuLulções de enslno.
1. lllí - losutoto leJetol Je letoomboco - compos
Cotooboos. ulspoolvel em. <bup.//qotooboos.lfpe.eJo.bt>.
Acesso em: 30 de [unho de 2013.

no servlço publlco há dlversos processos que são
reallzados de forma manual e com excesslvo uso de papel, o que
acarreLa em um malor uso de recursos publlcos e os Lorna
passlvels de erro. no lnsuLuLo lederal de Þernambuco, campus
Caranhuns, esLes problemas ocorrem em dlversos seLores,
lnclulndo a sua dlvlsão de exLensão. 1endo por ob[euvo mlnlmlzar
esLes problemas os alunos do curso Lecnlco de lnformáuca desLe
campus desenvolveram um soûware para lnformauzar os
processos da dlvlsão de exLensão. Seu uso posslblllLa ao seLor
uma manlpulação das lnformações de forma mals segura e ráplda,
alem de garanur uma economla para o servlço publlco por reduzlr
o uso de papel. Com o desenvolvlmenLo desLe slsLema percebe-se
que dlversos ouLros seLores do lnsuLuLo federal Lambem podem
Ler seus processos lnformauzados Lrazendo ganhos para o servlço
publlco e população no geral.

!"#"$%"&'()"$*. lofotmóuco, setvlço pobllco, Jeseovolvlmeoto Je
sofwote, cotsos Je exteosõo, sofwote llvte.
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lnlclalmenLe fol esLudado como funclonavam os
processos da dlvlsão de exLensão. 1endo como resulLado,
depols de algumas reunlões, o ßuxograma llusLrado na llgura
1.
!"8"!9+5*1#
1odo o processo lnlcla-se quando um servldor submeLe
uma proposLa de auvldade de exLensão. Após lsLo o chefe da
ulLx avalla a auvldade reallzando sua aprovação, re[elção LoLal
ou sollclLando modlñcações, nouñcando o servldor.
Cuando aprovada, a auvldade e aberLa para maLrlcula dos
alunos. nesLe processo haverá o preenchlmenLo em papel de
uma ñcha de cadasLro de cada esLudanLe lndlcando as
auvldades de seu lnLeresse. LsLe processo se repeLe aLe que
não ha[am mals vagas dlsponlvels, quando lsLo ocorrer o chefe
da ulLx lrá, manualmenLe, gerar uma ñcha de frequôncla dos
alunos em uma planllha eleLrônlca e encamlnhá-la para o
servldor proponenLe que deverá preenchô-la duranLe a
reallzação da auvldade. Ao ñnal o proponenLe deverá lnformar
se o aluno fol aprovado ou não. Após lsso o chefe da dlvlsão
lrá gerar os ceruñcados dos aprovados.
Þara mlnlmlzar os esforços manuals e uullzação
demaslada de papel nos processos da dlvlsão fol crlado o
SlsLema ulLx (SulLx), desenvolvldo por alguns alunos do curso
Lecnlco em lnformáuca do campus Caranhuns como Lrabalho
de conclusão de curso. C ßuxo de uullzação do slsLema se
lnlcla com a reallzação do cadasLro dos usuárlos que lrão
uullzá-lo. São eles: Cs servldores, que podem ser docenLes e/
ou Lecnlco-admlnlsLrauvos, e o chefe da ulLx que Lerá
permlssão LoLal sobre o domlnlo do SulLx.
Após o cadasLro dos usuárlos, Lorna-se posslvel submeLer
as proposLas das auvldades de exLensão. A parur daqul, Lodo o
processo do slsLema se assemelha ao ßuxograma da llgura 1. L
lmporLanLe sallenLar que os alunos Lambem deverão ser
cadasLrados no slsLema para as maLrlculas, embora esses não
Lenham acesso dlreLo a ele.
Agradecemos ao nosso orlenLador Þrofessor Ms.c Leonardo
Soares por acredlLar na equlpe e apresenLar a oporLunldade
do desenvolvlmenLo do SlsLema ulLx. Agradecemos Lambem
ao Þrofessor ur. Andre Þadllha, aLual chefe da dlvlsão de
exLensão, pela ldela e por nos conñar Lodos os dados e
lnformações lmporLanLes para o desenvolvlmenLo.
8:;<=> ' ? lluxograma dos processos da dlvlsão de exLensão (ulLx)

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