You are on page 1of 529

ARCHIVAL PRACTICE 16

Publisher:
Arhiv Tuzlanskog kantona
Drutvo arhivskih zaposlenika
Tuzlanskog kantona
For Publisher:
dr. Izet aboti
Organisational Board:
dr. Izet aboti (president), Saneta Adrovi, Eefa
Begovi, Nijaz Brbutovi, dr. Walter Brunner, Tunjo
ordi, Hatida Fetahagi, Marijana Galui,
Selma Isi, dr. Peter Pavel Klasinc, dr. Azem
Koar, Esaf Levi, dr. Sead Selimovi, Omer Zuli.
Editors:
Sejdalija Gui, dr. ivana Hebeli, Selma Isi,
dr. Azem Koar, dr. Miroslav Novak, dr. Sead
Selimovi, dr. Izet aboti, Omer Zuli, dr. Peter
Wiesfecker
Editor-in-Chief:
dr. Izet aboti
Editor:
dr. Azem Koar
Lektor:
Hatida Fetahagi
Proff Readers:
Eefa Begovi
Selma Isi
English Translation:
Adnan Tinji
Slovenian Translation:
Maksida Hajdarevi
Print:
OFF-SET
For OFF-SET
Sadika Muri
Edition:
500 copies
Ministry of Education, Culture and Sport of Tuzla
Podrinje Canton has given approval No 10/1-452-
20-2/98, on May 8.1998. to publish this magazine.
Sead of the Editorial Board Archives Canton Tuzla,
Franjo Leder 1, 75000 Tuzla,
Tel/fax + +387 35 252 620
e-mail: arhiv.tk@bin.net.ba
ARHIVSKA PRAKSA 16
Izdavai:
Arhiv Tuzlanskog kantona
Drutvo arhivskih zaposlenika
Tuzlanskog kantona
Za izdavae:
dr. Izet aboti
Organizacioni odbor:
dr. Izet aboti (predsjednik), Saneta Adrovi,
Eefa Begovi, Nijaz Brbutovi, dr. Walter Brunner,
Tunjo ordi, Hatida Fetahagi, Marijana Galui,
Selma Isi, dr. Peter Pavel Klasinc, dr. Azem
Koar, Esaf Levi, dr. Sead Selimovi, Omer Zuli.
Redakcija:
Sejdalija Gui, dr. ivana Hebeli, Selma Isi,
dr. Azem Koar, dr. Miroslav Novak, dr. Sead
Selimovi, dr. Izet aboti, Omer Zuli, dr. Peter
Wiesfecker
Odgovorni urednik:
dr. Izet aboti
Urednik:
dr. Azem Koar
Lektor:
Hatida Fetahagi
Korektori:
Eefa Begovi
Selma Isi
Prevod na engleski jezik:
Adnan Tinji
Prevod sa slovenakog jezika:
Maksida Hajdarevi
tampa:
OFF-SET
Za tampariju:
Sadika Muri
Tira:
500 primjeraka
Saglasnost za izdavanje asopisa dalo je
Ministarstvo za obrazovanje, nauku, kulturu i sport
Tuzlanskog kantona pod brojem 10/1-452-20-2/98,
od 08.05.1998. godine.
Sjedite Redakcije je u Arhivu Tuzlanskog kantona,
Franje Ledera 1, 75000 Tuzla,
Tel/fax: ++387 35 252 620
e-mail: arhiv.tk@bih.net.ba
UDK 930.25 ISSN 1512-5491
A R H I V S K A P R A K S A
A R C H I V A L P R A C T I C E
ARHIVSKA PRAKSA, GOD. 16/2013, STR.1-519 TUZLA, 2013.
1 6
Pokrovitelji:
Federalno ministarstvo obrazovanja i nauke Sarajevo,
Ministarstvo obrazovanja, nauke, kulture i sporta TK
Medijski pokrovitelj:
Radio Televizija Tuzlanskog kantona
Generalni sponzor:
d.o.o. Kabas Sarajevo
SADRAJ
UMJESTO PREDGOVORA ................................................................................... 1
INTRODUCTORY REMARKS .............................................................................. 5
I ARHIVISTIKA I ARHIVSKA STRUKA ............................................... 9
Mr. Jasmina IVKOVI,
Arhivska graa privrednih stvaralaca u postupku tranzicije, iskustvo Istorijskog
arhiva Poarevac .................................................................................................... 11

Dr. Aco ANGELOVSKI,
Klasifkacijska ema steajnih i likvidiranih organizacija pruzetih u dravni
arhiv Republike Makedonije u periodu 1990. 2010. i sudbina nepreuzete
dokumentacije steajnih i likvidiranih organizacija u skladu sa novim Zakonom
o arhivskom materijalu .......................................................................................... 31

Jasmina LATINOVI,
Stanje i zatita registraturne grae imalaca u tranziciji ................................. 45

Marija TODOROVI,
Zatita arhivske grae steajnih dunika na podruju umadije .......................... 55
Nevena KARABAEVI,
Zatita registraturne grae kod preduzea u steaju u Niavskom okrugu ........... 71
Dragan KNEEVI,
Poslovi sreivanja arhivske grae preuzete u toku steaja ................................... 76
Miroslav DuI,
Ekonomski efekti prijema grae preduzea u steaju ............................................ 83
Dr. Peter WIESFLECKER,
Privredni arhivi u tajerskom Zemaljskom arhivu
tradicije neuspjesi mogunosti ......................................................................... 91
Omer ZuLI,
Uloga arhiva u zatiti registraturne grae privatiziranih registratura ................. 99
Stojanka BOJOVI,
Aktivnosti, problemi i zadaci slube zatite van arhiva Istorijskog arhiva Ni,
kod privatizovanih preduzea u Niavskom okrugu ............................................. 109
Melita RONEVI,
Posljedice neadekvatne zatite gradiva kod stvaratelja ...................................... 117
Ivana POSEDI,
Izluivanjem gradiva kod stvaratelja do preuzimanja gradiva
u sreenom stanju ................................................................................................ 128
Ram MANAJ,
Zakonska osnova arhivske djelatnosti u Republici Kosovo ................................. 134
Prof. dr. Azem KOAR,
Privatna arhivska graa u Bosni i Hercegovini ................................................... 140
Darko RuBI,
Obrazovanje djelatnika u pismohranama - iskustva hrvatskih arhivista ............ 151
Dr. Mateja JERAJ, dr. Jelka MELIK, mag. Aida KORO BABI,
Putevi i razilaenja uvanja evropske historije ................................................... 157
Jovan P. POPOVI,
Afrmacija i popularizacija arhiva kroz arhivski normativizam
na prostorima bive SFRJ .................................................................................... 174
Maja KOVAEVI KuZMANI,
Elektroniko gradivo: problemi kod evidentiranja, vrednovanja i ouvanja
elektronikog gradiva ........................................................................................... 185
Slobodanka CVETKOVI,
Web 2.0 alati nove mogunosti za arhive .......................................................... 196
Prof. dr. Sergey SILKOV,
Dostupnost i uvanje arhivske grae i informacija u arhivima elektronskih
dokumenata i informacijskih resursa u Bjelorusiji .............................................. 210
Dr. Bogdan Florin POPOVICI,
Upravljanje dokumentacijom za upravljanje arhivima? ..................................... 217
Mag. Nada IBEJ,
ISO 13008:2012 informatika i dokumentacija - postupci konverzije i
migracije digitalnih dokumenata ......................................................................... 222
Dr. Peter Pavel KLASINC, doc.
Med poslovanjem z dokumenti in arhivsko teorijo in prakso ............................... 231
Dr. Miroslav NOVAK, doc.
Neki problemi strune obrade reprodukcija arhivskog gradiva .......................... 245
Aleksandar RADNI, Nikola MOKROVI, Dr. sc. ivana HEBELI, doc.
Documenta - sluaj arhiviranja sudske dokumentacije OESS-a ......................... 260
Mag. Zdenka SEMLI RAJH,
Opis funkcija korporativnih tjela i linih osoba u arhivskoj teoriji i praksi ........ 266
Saneta ADROVI,
Preuzimanje i rukovanje javnom arhivskom graom sa posebnim reimom
korienja ............................................................................................................. 276
Stevan MAKOVI,
Nauno-informativna sredstva i korisnici (teorija i praksa u Istorijskom arhivu
Subotica) .............................................................................................................. 282
Branka MOLNAR,
Otvoreni pristup znanstvenim informacijama doprinos arhivista ............ 289
Dr. Bojan HIMMELREICH,
Arhivsko gradivo o prognanicima iz Republike Bosne i Hercegovine na teritoriju
Republike Slovenije u periodu 1991. - 1995. ....................................................... 299
Bojana ARISTOVNIK,
Znaaj povezivanja kulturnih i obrazovnih institucija za rad s uenicima
u arhivu na primjeru projekta Mii Mica u arhivu ............................................. 315
II IZ DRUGIH ASOPISA ............................................................................. 399
Dr. sc. ivana HEBELI, doc.
Elektroniko uredsko poslovanje u Hrvatskoj ......................................................... 331
III IZ GRAE .................................................................................................. 349
Dr. sc. Izet ABOTI, doc., mr. sc. efko SuLEJMANOVI,
Doprinos Adema Handia razvoju historiografske nauke
u Bosni i Hercegovini ........................................................................................... 351
Mr. sc. Salkan uIANIN,
Industrija Bosne i Hercegovine u vrijeme velike ekonomske krize
(1930.1934.) ....................................................................................................... 382
Mr. sc. efko SuLEJMANOVI,
Jedan iskaz o tuzlanskim mektebima iz 1934/35. mektebske godine ................... 404
Dr. sc. Sead SELIMOVI, van. prof.
Trgovina na podruju tuzlanskog kraja u periodu 1945.-1952. godine ............... 422
Eefa BEGOVI,
Sumarni inventar: Narodni odbor optine Graanica (1955.-1963.) .................. 440
IV PRIKAZI I OCJENE ................................................................................. 451
Selma ISI,
ATLANTI, Vol. 22 N. 1 i 2, Trst 2012., str. 450 - Revija za modernu
arhivsku teoriju i praksu ...................................................................................... 453
Nermana HODI,
Glasnik arhiva i Arhivistikog udruenja Bosne i Hercegovine, XLII/2012.,
Sarajevo 2012., Str. 292. ...................................................................................... 458
Eefa BEGOVI,
Zapisi, Godinjak Istorijskog arhiva Poarevac, godina I, broj 1,
Poarevac, 2012.................................................................................................... 461
Nijaz BRBuTOVI,
Dr. Senaid Hadi Dr. Sead Selimovi Kultura i tradicija u Bosni
i Hercegovini Viemilenijski kontinuitet, .......................................................... 464
Dr. Safet BANDOVI,
Olivera Milosavljevi, injenice i tumaenja: dva razgovora sa Latinkom
Perovi, izd. Helsinki odbor za ljudska prava u Srbiji, ...................................... 468
V IZVJETAJI ................................................................................................. 479
Adnan TINJI,
Kulturna i obrazovna djelatnost Arhiva Tuzlanskog kantona od oktobra 2012.
do jula 2013. godine ............................................................................................. 481
Eefa BEGOVI,
Zapisnik o toku 25. meunarodnog savjetovanja Arhivska praksa 2012. ....... 489
Hatida FETAHAGI,
Izvjetaj sa meunarodnog arhivskog savjetovanja Arhivska teorija i praksa
da li je budunost stigla? ................................................................................ 495
Selma ISI,
Izvjetaj sa Meunarodnog savjetovanja Tehnini in vsebinski problemi
klasinega in elektronskega arhiviranja ............................................................ 498
Selma ISI,
Izvjetaj sa II kongresa arhivista Bosne i Hercegovine ....................................... 500
Saneta ADROVI,
Promocija publikacija Arhiva Tuzlanskog kantona na 4. meunarodnom sajmu
knjige u Tuzli ........................................................................................................ 508
1
UMJESTO PREDGOVORA
u esnaestom broju asopisa Arhivska praksa prezentovana je raznovrsna,
ali veoma aktualna i zanimljiva arhivska problematika, sa kojom se susree ne samo
arhivska struka u Bosni i Hercegovini, ve i u irem njenom okruenju. Naime,
posljedice dugogodinjih tranzicijskih procesa po arhivsku struku su evidentne i
brojne, to nas je opredijelilo da ovog puta u asopisu ovo pitanje stavimo u fokus
naeg interesovanja. S druge strane nauno-tehniki napredak, i u okviru istog ubrzan
razvoj informacijskih tehnologija imali su znaajnog uticaja na razvoj arhivske
struke, to je takoer bio razlog naeg opredjeljenja da i ovom pitanju posvetimo
znaajniju panju u ovom broju asopisa.
Naravno, i ovaj broj asopisa je ostao u strukturalnom dijelu dosljedan ranije
zacrtanoj struno-naunoj programskoj koncepciji, to je dalo mogunosti da se u
istom predstave i drugi raznovrsni struni i nauni sadraji iz oblasti arhivske teorije
i prakse i historije, ali i predstave najnovija izdanja iz ovih oblasti, te upozna struna
i nauna javnost sa vrijednim sadrajima realiziranim u protekloj godini. Struktura
i navedeni sadraji su garancija, da ovaj broj asopisa nije ispod strune i naune
razine dosadanjih brojeva, to nam daje za pravo da vjerujemo da e isti biti na fonu
unapreenja arhivske struke, to mu i jeste primarni zadatak.
asopis na najbolji nain predstavlja potvrdu dugogodinjega strunoga
i sistematinog rada Arhiva Tuzlanskog kantona i Drutva arhivskih zaposlenika
Tuzlanskog kantona s ciljem iznalaenja najkonzistentnijih rjeenja brojnih sloenih
problema s kojima je optereena arhivska djelatnost u Bosni i Hercegovini u vremenu
tranzicije. Stoga smo prezentovanjem znanja i umijea od strane eminentnih
strunjaka iz vie evropskih zemalja, putem ovog broja asopisa Arhivska praksa,
nastojali na valjan nain dati doprinos rjeavanju brojnih otvorenih pitanja sa kojima
se susreu arhivske slube zemalja u tranziciji. Istovremeno, vjerujemo da asopis
daje znaajan podsticaj na planu snanijeg iskoraka u pravcu unapreenja i podizanja
nivoa arhivskog znanja zemalja u tranziciji.
vrsto vjerujemo, da i ovaj esnaesti po redu broj asopisa Arhivska praksa,
nudi vana znanja i potvruje opravdanost izlaenja i u godinama velike fnansijske
krize, materijalnog i kadrovskog reduciranja arhivske struke u Bosni i Hercegovini.
Zadovoljstvo vie jeste to je trajanje asopisa zasnovano, pored upornosti i
entuzijazma i na validnom znanju i umijeu, kao vrstom garantu uspjenog razvoja
arhivske struke.
Znaajan dio ovog broja asopisa, kao i svih dosadanjih, vezan je za
odravanje tradicionalnog meunarodnog (dvadest i estog po redu) arhivskog
savjetovanja Arhivska praksa 2013., odranog 26. i 27. septembra 2013. godine
u Tuzli u organizaciji Arhiva Tuzlanskog kantona i Drutva arhivskih zaposlenika
Tuzlanskog kantona. Na pomenutom savjetovanju problematizirane su tri aktuelne
arhivske teme, svrstane u prvoj rubrici asopisa Arhivistika i arhivska praksa.
Prva se odnosi na Zatitu arhivske grae registratura u tranziciji, gdje je dat
2
poseban akcenat na zbrinjavanje i zatitu arhivske grae u steaju i likvidaciji, te
odnosu stvaraoca, arhiva i drave spram ove problematike. Razliita struna i zrela
promiljanja i stavovi autora radova iz nekoliko evropskih drava na ovu temu idu u
pravcu validnog dijagnosticiranja problematike, te davanja konzistentnih prijedloga
u pravcu sistematskog pristupa rjeavanju ove za arhivsku struku vane problematike.
Vaan faktor i garant uspjenog apsolviranja ove sloene problematike jeste vrsta
veza izmeu steajnih izvrioca i arhiva, emu je u asopisu posveena znaajna
panja.
Druga tema, Zatita registraturne grae u nastajanju problematizira
irok spektar vanih pitanja iz ove oblasti, poput: obrazovanja arhivskih kadrova,
odreenih posebnosti provoenja procesa odabiranja arhivske grae, sreivanja
arhivske grae pravosudne provenijencije, sa posebnim osvrtom na arhivsku grau
o ratnim dogaajima i zloinima, sistema kontrole zatite grae u nastajanju,
problematici privatne arhivske grae u Bosni i Hercegovini, produkciji i zatiti
nekonvencionalnih nosaa informacija i drugoj vanoj problematici. Svoja iskustva
i vienja o navedenim pitanjima da li su arhivski strunjaci iz Bosne i Hercegovine,
Srbije, Hrvatske, Slovenije, Makedonije, Austrije i Kosova. Poseban akcenat u
navedenim radovima, pored defnisanja stanja, sadran je u prijedlozima i sugestijama
poboljanja i iznalaenja validnih rjeenja.
u okviru tree grupe pitanja pod zajednikim nazivom Aktuelna pitanja
arhivske teorije i prakse, posebna panja od strane vie strunjaka iz Slovenije,
Hrvatske, Rumunije, Srbije, Bjelorusije i Bosne i Hercegovine posveena je
savremenim trendovima u oblasti zatite i koritenja elektronskih informacija,
primjene raznovrsnih informacionih programa sa razliitim iskustvima arhivskih
slubi navedenih zemalja. Tu su i konkretni prijedlozi i rjeenja za uspostavu
kompleksnih arhivskih informacijskih sistema sa moguom primjenom istih i u
Bosni i Hercegovini. u okviru ove teme otvorena su neka sasvim nova pitanja, koja
se tiu obrade i zatite reproducirne arhivske grae, te grae stvarane u specifnim
okolnostima. Vana panja je posveena pitanjima saradnje arhiva sa strukovnim
asocijacijama, te realizaciji strunih i kulturnih sadraja arhiva i kola, to znaajno
doprinosi afrmaciji i popularizaciji arhivske struke. u okviru ove teme raspravlja se
i o drugim vanim pitanjima, kao to su i izrada, opravdanost i unapreenje nauno-
informatikih sredstava, te stavljanje istih u funkciju koritenja arhivske grae.
U rubrici Iz drugih asopisa prenijet je prilog arhivistice dr. ivane Hebeli
iz Hrvatske: Elektroniko uredsko poslovanje u Hrvatskoj, objavljen u asopisu
Atlanti br. 22, Trst-Maribor 2012. koji izlazi u izdanju Meunarodnog instituta
arhivskih znanosti iz Trsta i Maribora.
u treem poglavlju Graa, od strane vie eminentnih historiara i arhivista
predstavljeno je pet zanimljivih radova, koji tretiraju raznovrsnu historijsku i
arhivistiku problematiku. Tako je u ovom poglavlju ukazano na doprinos dr. Adema
Handia razvoju historijske nauke, te dat zanimljiv pregled rada mekteba u Tuzli u
1934/35. godini. Zanimljivi i nauno utemeljeni radovi odnose se na razvoj industrije
3
u Bosni i Hercegovini u vrijeme ekonomske krize 1930.-1834., te rad koji govori
o razvoju trgovine na tuzlanskom podruju nakon Drugog svjetskog rata (1945.-
1952.). Ovo poglavlje obogaeno je i sumarnim inventarom fonda Narodni odbor
optine Graanica (1955.-1963.).
u ovom broju asopisa posebno je sadrajno i bogato poglavlje Ocjene i
prikazi, u kojem je od strane eminentnih naunika i strunjaka ne samo predstavljeno,
ve i analizirano pet zanimljivih publikacija izalih u Bosni i Hercegovini i zemljama
okruenja. Predstavljena su tri struna asopisa: Atlanti, Trst-Maribor 2012., Glasnik
arhiva i Arhivistikog udruenja BiH, Sarajevo 2012. i prvi broj asopisa Arhivski
zapisi, Poarevac 2013. Pored toga, predstavljene su i publikacije, historijsko djelo
Kultura i tradicija BiH - viemilenijski kontinuitet, dr. S. Hadia i dr. S. Selimovia,
Tuzla 2012., i publikacija injenice i tumaenja: dva razgovora sa Latinkom Perovi,
Beograd 2010.
U rubrici Izvjetaji pored Izvjetaja i zapisnika sa 25. meunarodnog
savjetovanja Arhivska praksa 2012 odranog 27. i 28. septembra. 2012. godine u
Tuzli, dati su i izvjetaji sa meunarodne konferencije Tehnini i vsebinski problemi
klasinega i elektronskega arhiviranja, Radenci 10.-12. aprila 2013., II kongresa
arhivista Bosne i Hercegovine, Biha 5.-7. juna 2013., promocije izdanja Arhiva
Tuzlanskog kantona, sa 4. meunarodnog sajma knjige, Tuzla 24. maj 2013.,
te izvjetaj sa Meunarodnog savjetovanja Arhivistika u teoriji i praksi da li je
budunost stigla?, Andreljevo (Vojvodina) 6.-7. decembra 2012.
Vjerujemo da e predoeni struni i nauni sadraji u ovom esnaestom
broju asopisa Arhivska praksa, pobuditi panju poklonika arhivske, informatike i
historijske tematike, te da e i ovaj broj asopisa doprinijeti razvoju arhivske struke
u Bosni i Hercegovini i okruenju.
Redakcija

5
INSTEAD OF THE FOREWORD
The sixteenth edition of Archival practice presents a diverse but highly
actual and interesting archival problems, faced by not only archival profession in
Bosnia and Herzegovina, but also in its wider environment. Specifcally, the long-
term consequences of the transition process on archival profession are obvious and
numerous, so we chose to devote this issue of the journal to this problem. On the other
hand, scientifc and technical advances, and in the same time rapid development of
information technology had a signifcant impact on the development of the archival
profession, which was also the reason for our commitment to this issue and devoting
much attention to it.
Of course, this issue of the journal has remained consistent in the structural part
of the previously outlined professional-scientifc conception of the program, which
is able to give the same performance, and other various professional and scientifc
activities in the feld of archival theory and practice, and history, but also shows
the latest releases in these areas, and meet professional and scientifc community
with valuable features implemented in the past year. The structure and contents
mentioned are the guarantee that this issue is under the technical and scientifc level
of the previous numbers, which gives us the right to believe that they will be in the
frame to improve the archival profession, what he has is a primary task.
The Journal is on the best way to confrm a long professional and systematic
work that the Archive of Tuzla Canton and the Association of Archival Employees
of Tuzla Canton, with the aim of fnding most consistent solution of many complex
problems which burdened archival activity in Bosnia and Herzegovina in the period
of transition. Therefore, we have presented the knowledge by eminent experts from
several European countries, through the issue of archival practice, and we tried on a
valid way to contribute to solving a number of outstanding issues faced by archival
services in countries in transition. At the same time, we believe that the journal gives
a signifcant boost in terms of stronger steps towards improving and raising the level
of archival knowledge of countries in transition.
We frmly believe that this sixteenth issue of archival practice, provides
important knowledge and justifes the big issue in the years of the fnancial crisis,
reduced material and human resources that the archival profession in Bosnia and
Herzegovina is experienced. Satisfaction is higher as the duration of the journal is
based, along with persistence and enthusiasm and valid knowledge and skills as well
as strong guarantee of successful development of the archival profession.
A signifcant part of this issue of the magazine, as well as all previous is related
to the maintenance of traditional international (twenty-sixth) archival conference
Archival Practice 2013., held on 26. and 27. September 2013. in Tuzla, organized
by the Archive of Tuzla Canton and the Association of Archival Employees of Tuzla
Canton. At the aforementioned consultation problematizes three current archival
topics, grouped in the frst section of the journal Archival science and archival
6
practice. The frst relates to the protection of archives registry in transition, where
he will give special attention to the care and protection of archives in bankruptcy or
liquidation, and the relation of the creator, the archive and the government towards
this issue. Various professional and mature refection and those of the authors of
papers from several European countries on this topic go in the direction of a valid
diagnosis of the problem, and providing consistent proposals towards a systematic
approach for addressing this important issue archival profession. An important
factor and a guarantee of a successful flling out these complex issues is a strong link
between bankruptcy executors and archives, which has been analyzed in the journal.
The second theme, protection current records emerging probematizira wide
range of important issues in this feld, such as education of archival personnel,
certain particularities of the process of selecting archive material, sorting archives of
judicial origin, with special reference to the wartime archives and the crimes of the
system protection controls holdings in emerging issues of private archives in Bosnia
and Herzegovina, the production and protection of non-conventional sources of
information and other important issues. Their experiences and views on these issues
are exposed by archival experts from Bosnia and Herzegovina, Serbia, Croatia,
Slovenia, Macedonia, Austria and Kosovo. Particular emphasis in these works, in
addition to defning the condition, is contained in the proposals and suggestions to
improve and to fnd valid solutions.
In the third group of questions collectively the current issues of archival
theory and practice, special attention by a number of experts from Slovenia,
Croatian, Romania, Serbia, Belarus, Bosnia and Herzegovina is dedicated to current
trends in the feld of protection and use of electronic information, the application
of a variety of information programs with different experiences archival services
of these countries. There are also specifc proposals and solutions for establishing
complex archival information systems with possible applications of the same in
Bosnia and Herzegovina. Within these topics we opened a completely new questions
concerning the processing and protection of archives and materials created in specifc
circumstances. Important attention was paid to issues of cooperation between archives
with professional associations, and implementation of professional and cultural
content archives and schools, which contributes signifcantly to the popularization
and promotion of archival profession. Under this topic is also discussed other
important issues, such as development and, justifcation and promotion of scientifc
information resources, and placing them in the function using archival material.
The section from the other magazines convey a contribution archivist Dr.
ivana Hebeli from Croatia: Electronic Records Management in Croatia, published
in Atlanti no. 22, Trieste - Maribor 2012., which is published in the edition of the
International Institute of Archival Science of Trieste and Maribor.
In the third chapter, The archival material, several eminent historians
and archivists presented fve interesting papers dealing with diverse historical and
archival issues. So this chapter introduces the contribution of Dr. Adem Handzic
7
in the development of historical science, and gives an interesting overview of
mektebs in Tuzla in 1934/35. Interesting and scientifcally based work related to the
development of industry in Bosnia and Herzegovina during the economic crisis 1930
to 1934, and the work that speaks about the development of trade in the Tuzla area
after World War II ( 1945 to 1952). This chapter is enriched with the inventory of
archival fund Peoples Comitee of Gracanica (1955 to 1963).
This issue is particularly rich in content in the chapter Reviews, which is
made by eminent scientists and experts that not only presented, but also analyzed
fve interesting publications published in Bosnia and Herzegovina and neighboring
countries. Presented are three professional journals: Atlanti, Trieste Maribor 2012,
Messenger of archives and archival associations, Sarajevo 2012, The frst issue
of the Journal Archives records, Pozarevac 2013. In addition, we presented the
publication: Historical work Culture and traditions of B&H - several millennias
of continuity, by Dr. S. Hadzic and Dr. S. Selimovic, Tuzla 2012, and publications
Facts and interpretations: two conversations with Latinka Perovic, Belgrade 2010.
The section Reports contains reports and minutes of the 25th International
Conference Archival Practice 2012 held on 27 and 28 September of 2012 in
Tuzla, the reports from the international conference Tehnini i vsebinski problemi
klasinega i elektronskega arhiviranja, that was held in Radenci 10-12 of April 2013,
II Congress of archivists of Bosnia and Herzegovina, Bihac 5th-7th June 2013, the
promotions of publications by the Archive of Tuzla Canton at the 4th International
Book Fair in Tuzla (24th May 2013), and the report from the International Archival
conference titled: Archival theory and practice: has the future arrived?, held in
Andreljevo (Vojvodina) 6th-7th of December 2012.
We believe that the presented technical and scientifc content in this sixteenth
edition of Archival practice, can gain the attention of those interested in achival
science, informational and historical themes, and that this issue will contribute
to the development of the archival profession in Bosnia and Herzegovina and its
surroundings.
The Redaction
I
ARHIVISTIKA I
ARHIVSKA SLUBA
11
Mr. Jasmina IVKOVI
Istorijski arhiv Poarevac
ARHIVSKA GRAA PRIVREDNIH STVARALACA U
POSTUPKU TRANZICIJE
ISKUSTVO ISTORIJSKOG ARHIVA POAREVAC
Abstrakt: Drutveno-politike i ekonomske promene koje su se u Srbiji
dogodile u poslednje dve decenije uslovile su otvaranje znaajnih pitanja u oblasti
zatite arhivske grae i registraturskog (dokumentarnog) materijala. Ovo se posebno
odnosi na preventivnu zatitu arhivske grae i registraturskog materijala privrednih
stvaralaca, jer su sutinske ekonomske promene, oliene u opteprihvatljivom
nazivu tranzicija, najoiglednije u domenu ekonomskih odnosa. S toga je posebno
aktuelna zatita istorijski vredne dokumentacije koja nastaje u oblasti privreivanja,
jer je ona istovremeno ne samo svedoanstvo o individualnom razvitku privrednog
subjekta kao stvaraoca, ve ima neosporni znaaj za izuavanja privrednih kretanja
na dravnom pa i irem planu. U radu je predstavljen opti normativni okvir zatite
arhivske grae i njegova zastupljenost u odnosu na posebnu zakonsku regulativnu
koja tretira privredne subjekte. Praktina primena zakonskih reenja u preventivnoj
zatiti arhivske grae privrednih stvaralaca u postupku tranzicije u Srbiji, analitiki
je predstavljena kroz iskustvo Istorijskog arhiva u Poarevcu. Na osnovu toga, autor
je pokuao da izvede sintetike zakljuke o dometima arhivske slube u Srbiji danas,
kada je re o zatiti arhivske grae privrednih stvaralaca u aktuelnom politikom,
drutvenom i ekonomskom trenutku.
Kljune rei: Arhivska graa, registraturski materijal, privredni subjekat,
steaj, likvidacija, privredno drutvo, privatizacija preduzea, preventivna zatita,
nadlenost, arhiv, istorijski znaaj.
Abstract: Socio-political and economic changes that have occurred
in Serbia in the last two decades, have caused signifcant open issues in the
feld of archives and registry (documentary) material. This is especially true for
preventive protection of archives and registry materials business creators, because
the fundamental economic change, embodied in the title of generally acceptable -
transition, most notably in the area of economic relations. It is therefore particularly
appropriate protection of historically valuable records generated in the feld of
economy, because it is also a testimony not only to the individual development of the
enterprise as a creator, but has undeniable signifcance for the study of economic
developments at the national and global social plan. This paper presents a general
normative framework for the protection of archives and its representation in relation
12
Mr. Jasmina IVKOVI
to the special treats that regulatory legal businesses. The practical application of
legislation in the preventive conservation of archives of creators in the process
of economic transition in Serbia, the analytic experience is presented through the
experience of Historical archive in Pozarevac. On this basis, the author attempts to
draw synthetical conclusions about the scope of archival services in Serbia today,
when it comes to the protection of commercial archives of authors in the current
political, social and economic moment.
Keywords: Archives, registratry material, undertaking, bankruptcy,
liquidation, company, enterprise privatization, preventive care, competence,
archives, historical signifcance.
Uvodne napomene

Arhivska graa kao kulturno dobro i svedoanstvo o nacionalnom identitetu,
u svakom istorijskom trenutku uiva prioritetnu zatitu. Pravovremena i celovita
zatita arhivske grae obezbeuje se, pre svega, dobrom i potpunom zakonskom
regulativom i njenom efkasnom primenom. Registrature ili stvaraoci arhivske grae
mesta gde arhivski fondovi nastaju, ali i sreuju se, odabiraju i uvaju do predaje
arhivu predstavljaju predmet intenzivnog praenja od strane arhivskih ustanova.
Sav pisani, tampani ili na drugi nain nastao dokumentarni materijal, kao rezultat
poslovne delatnosti, odnosno posledica i rezultat opteg drutvenog, ekonomskog
i politikog kretanja relevantnog za istoriju jednog naroda od izuzetnog je znaaja,
jer predstavlja izvorite arhivske grae kao kulturne batine. Otuda je, kako smatra
O. Giler, velika istina da je registratura temelj arhiva i da bez ureene registrature
nema ni arhiva.
1

Srpsku dravu i drutvo su poslednjih dvadeset godina obeleila znaajna
ekonomska kretanja. Ona se sastoje u sutinskim promenama svojinsko-pravnih
odnosa sa ciljem oivljavanja privrednih procesa po osnovu privatizacije drutvenog
i dravnog kapitala. To je dovelo do obrazovanja novih oblika privrednih preduzea,
drugaijeg naina organizovanja proizvodnje i novih vlasnikih odnosa. u tom
vremenu, transparentno promovisanom kao tranzicija, arhivska struka opravdano
postavlja pitanje zatite arhivske grae kao kulturnog dobra i registraturskog
(dokumentarnog) materijala, kao dobra koje uiva prethodnu zatitu. Pitanje je
posebno aktuelno kada se kao stvaraoci, pravni naslednici ili, po bilo kom drugom
osnovu, imaoci arhivske grae pojavljuju pravni subjekti privredne delatnosti. upravo
je predmet naeg zanimanja, u ovom sluaju, zatita arhivske grae i registraturskog
materijala privrednih subjekata koji se nalaze u postupku ekonomske transformacije:
privatizacije, statusnih i vlasnikih promena, steaju ili likvidaciji.
2
1 Giler, Olga. Prirunik za zatitu arhivske grae van arhiva, Titograd (Podgorica), 1983., str. 19.
2 O ovoj temi autor je objavio lanak u biltenu Arhivistikog drutva Srbije, Arhivski glasnik, br. 2,
Beograd 2011., str. 13-14.
13
Arhivska graa privrednih stvaralaca u postupku tranzicije, iskustvo Istorijskog arhiva Poarevac
Normativni okviri
Dobro organizovana zatita arhivske grae uslovljena je adekvatnom
pravnom regulativom. Briga o arhivskoj grai u nastajanju, bez obzira na delatnost,
nije novina u zakonskim propisima: ona je imala svoje mesto jo u Zakonu o
dravnim arhivama,
3
kojim je 1951. godine praktino i zapoela sistemska zatita
arhivske grae u Srbiji. Iako Zakon tada nije posebno regulisao pitanje zatite
arhivske grae privrednog porekla u postupku njenog nastajanja, uveo je pojam
arhivsko-registraturskog materijala, koji moemo smatrati preteom dananjeg
pojma registraturskog odnosno dokumentarnog materijala. Istaknute su bile i
pojedine, dodue, naelne obaveze imalaca istorijsko-arhivskog materijala,
koje su se odnosile na dostavljanje nadlenoj dravnoj arhivi popisa materijala i
obavetavanje o svim promenama koje nastanu u vezi sa njim. Takoe je, na strani
imalaca i stvaralaca bila obaveza da, ukoliko su nameravali da izdvoje ili unite
svoj arhivsko-registraturski materijal, imali obavezu da o tome prethodno izveste
nadlenu dravnu arhivu koja e im dati svoju saglasnost ili narediti ta dalje sa
materijalom da rade.
4

Plodonosniji period za zatitu arhivske grae kod stvaralaca u Srbiji nastao
je 1967. godine, donoenjem Zakona o arhivskoj grai i arhivskoj slubi,
5
koji je
ponudio arhivskoj struci znaajna i dobra reenja. Defnisana je arhivska graa, koja
je dobila svojstvo spomenika kulture, kao deo dokumentarnog materijala od znaaja
za istoriju i druge naune oblasti, za kulturu uopte i ostale drutvene potrebe, koji je
nastao u radu ranijih dravnih organa i organizacija, drutveno-politikih zajednica,
radnih i drugih organizacija, graanskih pravnih lica i pojedinaca. Pojmovno je
regulisano ko je tvorac, a ko imalac arhivske grae, zatien je bio sav registraturski
(dokumentarni) materijal kao izvor za arhivsku grau, bez obzira iji je, gde se
nalazi i da li je evidentiran ili ne.
6

Obaveze dravnih arhiva u zatiti arhivske grae van arhiva takoe su bile
utvrene zakonom. Pri tome bismo istakli struni nadzor i pomo, odnosno inspekciju
stanja u kome se nalazi registraturski materijal i izdavanje obaveznih uputstva za
njegovo uvanje. Posebno poglavlje je regulisalo prava i obaveza drutvenih
subjekata (stvaraoca i imaoca grae i arhiva) u pogledu zatite uvanja,
sreivanja, odabiranja i njenog davanja na korienje. Za stvaraoce, pravna lica
koja su prestala sa radom, bilo je predvieno da na osnovu odgovarajueg akta Vlade
Srbije, ukoliko nemaju pravnog sledbenika, arhivsku grau nastalu njihovim radom
preuzme nadlena dravna arhiva. Deo zakonskog teksta bio je posveen obavezi,
rokovima i nainu predaje arhivske grae nadlenom arhivu.
3 Zakon o dravnim arhivama, Slubeni glasnik NRS, br. 4/1951.
4 Isto; ivkovi, Jasmina, Zatita arhivske grae van arhiva u Branievskom okrugu (master rad,
rukopis), Beograd 2010., str. 75.
5 Slubeni glasnik SRS, br. 12/1967.
6 Petrovi, Mili, Zatita arhivske grae van arhiva u Srbiji, Arhivski pregled, br. 1-2, Beograd
1980., str. 39.
14
Mr. Jasmina IVKOVI
Pravni okviri zatite arhivske grae privrednih stvaralaca u Srbiji danas,
zasnivaju se na normativima postavljenim pre vie decenija, odnosno u periodu kada
je arhivska struka u Srbiji (i Jugoslaviji) bila na zavidnom nivou. Aktuelni Zakon o
kulturnim dobrima (1994)
7
nije doneo bitne novine, ve je praktino preuzeo odredbe
svojih prethodnika. Posebnom odredbom je, pored dravnih organa i ustanova,
predviena i obaveza preduzea i drugih pravnih lica u toku ijeg rada nastaje
registraturski materijal i arhivska graa da se o istima staraju. Decidirane zakonske
obaveze pravnih lica, kao stvaralaca registraturskog materijala, podrazumevaju
oznaavanje i datiranje registraturskog materijala i voenje osnovne evidencije
o njemu, uvanje registraturskog materijala u sreenom i bezbednom stanju,
klasifkaciju i arhiviranje registraturskog materijala, kao i odabiranje arhivske grae
i izluivanje bezvrednog registraturskog materijala u odreenim rokovima, a na
osnovu pismenog odobrenja nadlenog arhiva.
8
Iz toga proizilazi obaveza za sve,
pa i privredne subjekte kao stvaraoce arhivske grae i registraturskog materijala, da
normativno reguliu nain kancelarijskog poslovanja, rokove uvanja registraturskog
materijala kao i nain zatite, korienja registraturskog materijala i predaje arhivske
grae nadlenom arhivu na uvanje.
Zatitu arhivske grae stvaralaca privredne delatnosti koji su prestali sa
radom, Zakon je regulisao jednim lanom, u kome je predvideo da se arhivska
graa i registraturski materijal pravnih lica koja su ukinuta ili su prestala sa radom,
smatraju dospelim za preuzimanje, ako niko nije preuzeo njihova prava i obaveze.
9

Odredbe koje smo naveli nisu specifne za registrature privredne delatnosti niti
su izraz osobenosti ekonomskih transformacija i radikalnih promena u kojima se
politiki i privredni sistem Srbije nalazio od kraja osamdesetih godina 20. veka. Radi
se o optem i naelnom regulisanju zatite arhivske grae i registraturskog materijala
u postupku njihovog nastajanja.
Zbog toga je vano da sagledamo da li i na koji nain ovo pitanje obrauju
zakonski propisi koji reguliu status i delokrug rada privrednih subjekata kao
stvaralaca arhivske grae. Zakonski okvir rada pravnih lica privredne delatnosti
u Srbiji danas predstavlja Zakon o privrednim drutvima.
10
Osnivanje privrednih
drutava i preduzetnika, upravljanje drutvima, prava i obaveze osnivaa, ortaka,
lanova i akcionara, povezivanje i reorganizacija (statusne promene i promene
pravne forme privrednih drutava, njihove reorganizacije ili povezivanja sa drugim
privrednim drutvom), prestanak preduzetnika i likvidacija privrednih drutava, bitna
su pitanja o privrednim registraturama koje regulie Zakon o privrednim drutvima.
u njemu se predvia vie oblika privrednih drutava: ortaka drutva, komanditna
drutva, drutva sa ogranienom odgovornou, akcionarska drutva, preduzetnika
drutva.
7 Slubeni glasnik RS, br. 71/1994.
8 Zakon o kulturnim dobrima, Slubeni glasnik RS, br. 71/1994.
9 Isto.
10 Slubeni glasnik RS, br. 36/2011., 99/2011.
15
Arhivska graa privrednih stvaralaca u postupku tranzicije, iskustvo Istorijskog arhiva Poarevac
Odeljci 12. i 16. Zakona, pod nazivom Akti i dokumenta drutva, sadri
odredbe o uvanju dokumenata u privrednim subjektima. Njima su precizirane
kategorije dokumenata koje nastaju radom privrednih drutava, nain i rokovi
njihovog uvanja. Tako je drutvo sa ogranienom odgovornou duno da osnivaki
akt i ugovor lanova drutva uva trajno, dok se u sluaju akcionarskog drutva trajno
uvaju osnivaki akt i sve njegove izmene. Sva druga dokumenta iz rada ovih
privrednih subjekata, predviena Zakonom, uvaju se najmanje pet godina, a po
isteku tog roka uvaju se u skladu sa propisima o arhivskoj grai.
11
injenica da je
predmetni Zakon uvaio propise o arhivskoj grai, posredno stavljajui privrednim
subjektima obavezu da se upoznaju i pridravaju istih u tretmanu svoje poslovne
dokumentacije, ohrabruje u nastojanju arhivskih ustanova da zatite arhivsku grau
i registraturski materijal ovih stvaralaca pre nego to doe do njenog eventualnog
propadanja ili unitenja.
Meutim, nailazimo na zakonske i strune nedoumice. Naime, poslovna
dokumenta, koja prema naem miljenju imaju svojstvo arhivske grae, privredno
drutvo je duno da uva u svom seditu ili u drugim mestima poznatim i dostupnim
svim lanovima drutva. Postavlja se pitanje kako tumaiti odrednicu da posle isteka
predvienog roka dokumentaciju trajne vrednosti treba uvati prema propisima o
arhivskoj grai, a pri tome se ne predvia njihova predaja nadlenom arhivu kao
ustanovi zatite, ve se ista ostavlja u seditu stvaraoca. Da li to znai devastaciju
znaaja arhiva, ili se samo nedovoljno poznaje njegova uloga u zatiti arhivske
grae kao kulturnog dobra? Nedoreen zakonski tekst, po naem miljenju, ostavlja
mogunost za eventualne zloupotrebe, u najmanju ruku, pogrena tumaenja, od
kojih neka mogu biti pogubna za ouvanje arhivske grae.
Zakon o privrednim drutvima je utvrdio da imovinu drutva u smislu ovog
zakona ini pravo svojine i druga prava koje drutvo ima na ulozima ili je steklo
poslovanjem. Da li je imovina privrednog drutva samo materijalno i fnansijski
odreena, ili se delom njegove imovine, u irem smislu, smatraju arhivska graa i
registraturski materijal, kao izvor za arhivsku grau? Prema naem miljenju, tu ne bi
trebalo da bude dileme, jer arhivska graa u stvari predstavlja imovinu neprocenjive
vrednosti, na kojoj se, u odreenom smislu, temelji i belei ne samo pravni promet
privrednog subjekta sa treim licima, sveukupno njegovo poslovanje, ve i iri
istorijski i drutveni interes privrede jednog regiona ili drave u celini.
Odreena pitanja iz domena rada privrednih drutava, posebno statusna,
regulisana su Zakonom o privatizaciji,
12
preciznije, uslovi i nain promene vlasnitva
drutvenog odnosno dravnog kapitala jednog pravnog lica, samim tim i njegove
statusne promene. u skladu sa odredbama ovog Zakona mogue je privatizovati
kapital i imovinu u drutvenim preduzeima osnovanim od delova preduzea u
Republici Srbiji, ije je sedite na teritoriji republika bive SFRJ. Ovde ve uoavamo
znaajnu statusnu promenu na dva nivoa: u pogledu vlasnitva i u pogledu sedita
privrednog subjekta, prema kome je utvrena i teritorijalna nadlenost arhiva u
11 Zakon o privrednim drutvima, Slubeni glasnik RS, br. 36/2011.
12 Slubeni glasnik RS, br. 38/2001., 18/2003., 45/2005., 123/2007., 30/2010.
16
Mr. Jasmina IVKOVI
pogledu zatite arhivske grae. Zakon je nalagao da privatizacija drutvenog kapitala
mora biti okonana do kraja 2008. godine, to znai da danas na podruju Srbije kao
stvaraoci arhivske grae i registraturskog materijala postoje privredna drutva sa
drugaijom strukturom kapitala i organizacijom poslovanja. To dalje uslovljava i
drugaije vrste dokumentacije koja nastaje radom ovih stvaralaca. Meutim, pitanje
zatite arhivskog materijala koji je nastao radom pravnih prethodnika dananjih
privrednih drutava nije zatvoreno, niti se moe dozvoliti nekontrolisano i
nepropisno postupanje sa njime.
Za sluaj da nije sprovedena privatizacija odnosno promena vlasnitva, nad
nekadanjim drutvenim preduzeem obavezan je postupak prinudne likvidacije,
to je neto drugaija situacija, kada se radi o zatiti arhivske grae. Posebno je
predviena i mogunost restrukturiranja privrednog subjekta u likvidaciji, to
podrazumeva, pored ostalog i statusne promene u preduzeu, oblika organizovanja
(kao drutvo kapitala), unutranje strukture i druge organizacione promene, to sve
ima odreene implikacije i u oblasti zatite arhivske grae. Ovaj zakon nije predvideo
nain zatite dokumentacije koja je nastala u privrednom preduzeu do momenta
otvaranja postupka privatizacije. Izuzetno je Zakonom predvieno da Agencija za
privatizaciju vodi centralni registar, evidenciju udela iz kojih izdaje odgovarajue
potvrde privrednom subjektu u postupku privatizacije na osnovu kojih ovaj moe da
ostvari odreena prava.
Meutim, kao jedna od dunosti zastupnika kapitala u postupku privatizacije,
predvieno je preduzimanje neophodne mere za zatitu imovine subjekta
privatizacije
13
. Ako smo ve istakli da arhivsku grau opravdano smatramo delom
imovine subjekta privatizacije, tada emo zakljuiti da je obaveza zastupnika kapitala
u naem sluaju da se brine i o arhivskoj grai i registraturskom (dokumentarnom)
materijalu koji je nastao ne samo u postupku privatizacije, ve i u pravnom licu koje
je poslovalo i do otvaranja privatizacije.
Pitanje prestanka rada privrednog subjekta, naelno je regulisano Zakonom
o privrednim drutvima.
14
Kao jedan od naina prestanka privrednog drutva
(brisanja preduzetnika iz registra), Zakon je predvideo steaj (bankrotstvo).
Steajem privrednih drutava detaljnije se bavi Zakon o steajnom postupku,
15
koji
regulie uslove, nain pokretanja, sprovoenje i zakljuenje steajnog postupka.
Postupanje sa arhivskom graom i registraturskim materijalom privrednog subjekta
u steaju (steajnog dunika), meutim, ni ovim Zakonom nije izriito regulisano.
Analognim tumaenjem zakonskih odredaba, poslovna dokumentacija koja nastane
radom privrednog subjekta i u ovom sluaju, moe se smatrati delom njegove
imovine. S toga smo miljenja da osnov zatite arhivske grae ovih stvaralaca
predstavljaju odredbe Zakona koje se odnose na imovinu steajnog dunika,
odnosno na obavezu steajnog upravnika da preduzima sve neophodne mere za
13 Zakon o privatizaciji, Slubeni glasnik RS, br. 38/2001., 30/2010.
14 Slubeni glasnik RS, br. 36/2011.
15 Slubeni glasnik RS, br. 84/2004.
17
Arhivska graa privrednih stvaralaca u postupku tranzicije, iskustvo Istorijskog arhiva Poarevac
zatitu imovine steajnog dunika.
16
u skladu sa time, zakljuiemo da je jedna
od dunosti steajnih upravnika u postupku steaja da se stara o arhivskoj grai
i registraturskom materijalu nastalom u toku poslovanja steajnog dunika, kako
do trenutka otvaranja steaja, tako i u steajnom postupku. Ozbiljan nedostatak je
svakako to to pozitivni zakonski propisi koji reguliu svojinsku transformaciju ili
prestanak rada privrednih subjekata, ne tretiraju problem zatite arhivske grae u
celini. Pravne praznine ostavljaju uesnicima navedenih postupaka mogunost da ne
ispunjavaju obaveze u zatiti arhivske grae, u obimu i kvalitetu koji predvia Zakon
o kulturnim dobrima.
Zakonsko ovlaenje steajnog upravnika da odredi meru obezbeenja
reenjem o pokretanju prethodnog steajnog postupka, a radi spreavanja
promene imovinskog poloaja steajnog dunika, odnosno unitavanja poslovne
dokumentacije, ako postoji opasnost da e steajni dunik otuiti imovinu odnosno
unititi dokumentaciju do pokretanja steajnog postupka, predstavlja mogunost da
problem arhivske grae i njene zatite bude evidentiran u okviru propisa o postupku
steaja i likvidacije privrednih subjekata.
Na osnovu Zakona o steajnom postupku, a po predlogu Agencije za
licenciranje steajnih upravnika, Ministar privrede je 2005. godine doneo Pravilnik
o utvrivanju nacionalnih standarda za upravljanje steajnom masom.
17
Pravilnik
sadri devet standarda, od kojih je deveti posveen uvanju poslovne dokumentacije
steajnog dunika odnosno privrednog drutva u steaju. Prema ovom standardu,
steajni upravnik ima obavezu da poslovnu dokumentaciju steajnog dunika i
steajnog postupka uva odnosno ne unitava. Posle preuzimanja dokumentacije
steajnog dunika, steajni upravnik nastavlja da vodi urednu evidenciju
dokumentacije i stara se o njoj u skladu sa zakonom, drugim propisima i ovim
standardom, ali i uva poslovnu dokumentaciju istog u skladu sa zakonom kojim
se ureuje arhivska graa. Po okonanju steajnog postupka, steajni upravnik je
duan da preda dravnom arhivu dokumentaciju koja se uva u skladu sa zakonom
kojim se ureuje arhivska graa. Ove propise istiemo jer se u praksi pokazalo da
slubena lica koja su odgovorna za njihovu primenu to ne ine, a pri tome ne snose
nikakve zakonske sankcije.
Na osnovu prethodne, kratke analize pravne regulative, miljenja smo da
vaei Zakon o kulturnim dobrima, navedeni specijalizovani zakonski i podzakonski
propisi pruaju, skroman, ali ne i potpuno neefkasan, instrumentarij za zatitu
arhivske grae pravnih subjekata u postupku privatizacije ili steaja odnosno
likvidacije. Ovde bismo istakli i pravo aktivne legitimacije arhiva kao ustanova
zatite kulturnih dobara, predvieno lanom 72. Zakona o kulturnim dobrima. Pravo
aktivne legitimacije predstavlja dopunsku, ali vrlo znaajnu, meru zatite, koja Arhiv
stavlja u poloaj konane odgovornosti za procesuiranje lica koja su protivpravno
postupala sa arhivskom graom kao kulturnim dobrom, a da prethodno protiv istih
lica nadleni dravni organ (javni tuilac ili pravobranilac) nije pokrenuo postupak.
16 Isto.
17 Subeni glasnik RS, br. 43/2005.
18
Mr. Jasmina IVKOVI
Navedeni specijalni propisi, diskretno, ili samo naelno odnosno delimino,
pomau u zatiti arhivske grae, a uoili smo i da pojedine odredbe nisu u saglasju
sa Zakonom o kulturnim dobrima. Prema iskustvu Istorijskog arhiva u Poarevcu,
takva situacija je dovela do oteenja ili unitenja znaajne arhivske grae nastale
radom registratura privredne delatnosti, koje su u jednom periodu predstavljale
okosnicu privrednog razvitka, ne samo Branievskog okruga, ve i Srbije u celini.
u tom smislu se pretpostavlja da bi budua zakonodavna reenja zatite arhivske
grae i registraturskog materijala, kao i zakonodavstvo drugih oblasti, morala biti u
meusobnom skladu odnosno razumevanju i potovanju, a u cilju zatite arhivske
grae.
Praksa Istorijskog arhiva Poarevac
Pokuali smo da kroz prikaz aktuelnih propisa o zatiti arhivske grae
privredne provenijencije proniknemo dublje u problematiku njenog tretmana u
postupku nastajanja kod privrednih subjekata koji se nalaze u procesu ekonomskih,
vlasnikih, statusnih promena ili su u postupku prestanka rada. Praksa govori da
su ovi stvaraoci u toku tranzicionih promena suoeni sa ozbiljnim problemom
u zatiti svoje poslovne dokumentacije, odnosno dokumentacije nastale u periodu
rada privrednog preduzea iju su imovinu otkupili, koje je promenilo vlasniku
strukturu, ili se integrisalo u vei privredni sistem.
ta initi u takvim sluajevima, esto je pitanje na terenu. Vazda je
prisutan skoro neprijateljski stav novih vlasnika nekadanjih drutvenih preduzea
prema arhivskim ustanovama. Pokuaj strune slube zatite arhivske grae kod
stvaralaca da ukae na znaaj potpune zatite, i postupanja sa arhivskom graom
koju su preuzeli sa panjom dobrog domaina, esto nailazi na otpor, jer se smatra
da su privatizovana preduzea - privredna drutva danas izvan nadlenosti arhivskih
ustanova. Pri tome se zanemaruje injenica da su drava i lokalne samouprave
osnovali arhive da vre zatitu arhivske grae kao kulturnog dobra.
Pitanje jeste sloeno, a nedostatak savremenih zakonskih reenja u oblasti
zatite kulturnih dobara odnosno arhivske grae, prua mogunost za razliite
manipulacije. Svakako je istina da ne stvaraju sva privredna drutva arhivsku grau
kao kulturno dobro: nisu svi privredni subjekti od nacionalnog ili regionalnog
znaaja, niti svojim radom proizvode dokumentarni materijal, kao izvor arhivske
grae. Meutim, nije mali broj privrednih subjekata koji su znaajno obeleili jedan
istorijski trenutak u regionalnoj ili nacionalnoj istoriji. S toga smo miljenja da je
prisustvo arhiva obavezno kod zatite arhivske grae i registraturskog materijala
privredne provenijencije, u postupku njihovog nastanka, sa jednakom panjom kao
to je to u sluaju dravnih organa ili javnih slubi.
Prks rhivskih ustnov u ovoj oblsti rd pokzivl je d su rzliiti
rzlozi i motivi odluivli o uvidu u stnje registrtur i ztitu mterijl u njim.
19
Arhivska graa privrednih stvaralaca u postupku tranzicije, iskustvo Istorijskog arhiva Poarevac
Evidentno je d rhivi ne mogu posvetiti podjednku pnju svim privrednim
registrturm, pored injenice znaaja odreenog pravnog subjekta, i zbog
disproporcije koj postoji izmeu velikog broj ovih registrtur, estih statusnih
promena i likvidacija, posebno malih privrednih preduzea, ali i stlnog porst
gre u njim kao i objektivnih (ne)mogunosti rhiv d odrv kontkte i vri
njihovu ztitu, pod istim uslovim. Zbog toga su bili razumljivi rzlozi Arhivskog
vea Srbije da jo 1969. godine donese strunu Preporuku kriterijum z izrdu
list prioritetnih registrtur, koja je iml veliki znj, jer se rzbilo dotdnje
shvtnje d sve registrture stvrju rhivsku gru istog znj.
18

Obavljajui svoju nadlenost shodno lanu 76. st. 1. taka 1, 2, 3. Zakona
o kulturnim dobrima
19
Istorijski Arhiv Poarevac je, u okviru svoje teritorijalne
nadlenosti, evidentirao 1504 aktivnih registratura. Od toga, u privrednoj delatnosti
ima ukupno 794 registratura, po strukturi privrednih drutava sa udeonikim,
akcionarskim ili privatnim kapitalom. Shodno Zakonu o privatizaciji, sva nekadanja
drutvena preduzea su prola kroz postupak privatizacije. Za vreme tranzicionih
promena, pojedina preduzea su ukrupnjavala kapital, pripajala se veim sistemima,
menjala svoju organizacionu strukturu. Nekadanji veliki privredni sistemi, kao
to je jo uvek Privredno drutvo Termoelektrane i kopovi Kostolac, formirali
su svoje erke frme, koje sada posluju kao samostalna privredna drutva. Takav
primer su PD Autotransport Kostolac, PD RIO Kostolac, PD Prim Kostolac,
PD Kostolac usluge Kostolac ili PD Georad Drmno.
Sa druge strane, na podruju teritorijalne nadlenosti Istorijskog arhiva u
Poarevcu, ekonomsku transformaciju uspeno su prebrodili nekadanje DP Litas
preduzee za transport putnika Poarevac i Koncern zdrave hrane Bambi a.d.
Poarevac. Oni danas posluju kao deo velikih privrednih sistema, u kojima dominira
privatni kapital. Meutim, ovi privredni subjekti, ili njihovi delovi, i dalje su
stvaraoci arhivske grae i registraturskog materijala. u praksi poarevakog arhiva
oni se istiu po savesnom, odgovornom i ozbiljnom odnosu prema svojoj poslovnoj
dokumentaciji. Pored strunog nadzora od strane Arhiva, obavezu ureenosti arhivske
grae i registraturskog (dokumentarnog) materijala ovim stvaraocima nameu i
propisi standardizacije, jer svi oni su u svoje celokupno poslovanje implementirali
meunarodne ISO standarde. To se odnosi kako na oblast svoje osnovne delatnosti,
tako i na oblast ljudskih resursa, kancelarijskog poslovanja i arhiviranja poslovne
dokumentacije.
20

Zbog toga ove registrature, na podruju Branievskog okruga, uredno
izvravaju svoje obaveze prema arhivskoj grai i registraturskom materijalu. uz
strunu pomo spoljne slube Arhiva, one nastoje da adekvatno urede smetajni
prostor arhive, normativno regulitu oblast zatite registraturskog materijala i vode
18 Petrovi, Mili, Zatita arhivske gradje van arhiva u Srbiji, Arhivski pregled, br. 1-2, Beograd
1980., str. 41.
19 Slubeni glasnik RS, br. 71/1994.
20 Istorijski arhiv Poarevac (dalje: IAP), a.f. Istorijski arhiv Poarevac, 1948. - , Slubene
evidencije Odeljenja zatite arhivske grae van arhiva (spoljna sluba) za period 2005.-2012.
20
Mr. Jasmina IVKOVI
propisano kancelarijsko i arhivsko poslovanje. Redovno sreuju arhivsku grau i
registraturski materijal, odabiraju arhivsku grau i izluuju bezvredni registraturski
materijal. Tako ovi stvaraoci sprovode zatitu arhivske grae i registraturskog
materijala u skladu sa nacionalnim, ali i meunarodnim propisma i standardima iz
ove oblasti.
Manje reprezentativni pokazatelji odnosa privrednih subjekata prema
pisanom materijalu koji nastaje njihovim radom su mala privredna drutva,
preduzetnici, trgovake radnje, ija je delatnost od slabijeg znaaja za eventualno
izuavanje regionalne ili nacionalne privredne istorije. u ovim sluajevima, spoljna
sluba Istorijskog arhiva u Poarevcu evidentirala je neureeno i nepotpuno
kancelarijsko poslovanje, neadekvatan odnos prema registraturskom materijalu iz
koga se odabira arhivska graa, izluivanje bez saglasnosti Arhiva to je rezultiralo
veoma malom koliinom sauvane arhivske grae o ovim subjektima.
21

Ovde bismo ukzli n najizrazitije probleme u oblasti preventivne zatite
arhivske grae privredne provenijencije u praksi Istorijskog arhiva Poarevac.
Prvenstvenu panju spoljna sluba pridaje kncelrijskom poslovnju u registrturm
privredne deltnosti. Kncelrijsko poslovnje se rzvijlo uporedo d rzvojem
drvnih orgn, orgn loklne vlsti i smouprve, koreni mu zprvo seu do
prvih godin moderne srpske drve. Uredb o kncelrijskom poslovnju donet
1957. godine,
22
koja je vaila za podruje Jugoslvije, kao i svi kasniji uredbeni
propisi o kancelarijskom poslovanju, tretirali su samo dravne organe: upravu,
sudstvo, javne slube. Ovi su propisi, ko pomon sredstv u primeni Zkon,
znjno uticli n poboljnje kvlitet rd strunih slubi u ztiti rhivske
gre vn rhiv. Meutim, otvoren su i nek prktin pitnj, dileme struke,
problemi kod ztite rhivske gre prvnih lic - nedrvnih stvrlc iste. Iko
su, kko nvodi M. Petrovi, ovi propisi predstvljli bum u rhivskoj prksi,
njihov ogrnien primen n orgne uprve i orgne i orgnizcije koje vre
jvn ovlenj, ostvil je prvnu przninu u ureenju kncelrijskog poslovnj
nedrvnih registrtur.
23

D li to prktino zni d nedrvne registrture imju prvo d sopstveno
kncelrijsko poslovnje urede po slobodnom nhoenju, elji, znnju (ili neznnju)
bez odreenih smernica odnosno uputstv? D li to zni d je rhivsk gra i
registrturski mterijl koji nstje rdom privrednih stvaralaca mnjeg znj
u odnosu n mterijl uprvnih i sudskih registrtur, zbog eg je drv
nezinteresovn d uredi, ili postvi pravila z ureenje kncelrijskog poslovnj
ovih registrtur? Tkoe, oprvdno je pitnje i d li nedosttk bliih uputstv
otvr mogunost stihijnog i nemrnog odnos registratura privredne deltnosti
prem rhivskoj gre i registrturskom mterijlu, svojoj poslovnoj dokumentaciji.
N lost, rhivsk prks u Srbiji je i dns uskren z nek konkretn
reenj po tom pitnju. Osim nznene zakonske obveze stvrlc registrturskog
21 Isto.
22 Slubeni list FNRJ, br. 50/1957.
23 Petrovi, Mili, nav. delo, str. 43.
21
Arhivska graa privrednih stvaralaca u postupku tranzicije, iskustvo Istorijskog arhiva Poarevac
mterijl d utvrde nin evidentirnj registrturskog mterijl, njegovog
uvnj, klsifkcije i rhivirnj, ko z pojedine orgne i orgnizcije zkonom
nije drukije odreeno, drugih smernic z ureenje kncelrijskog poslovnj
registrtur koje se ne bve uprvnom ili sudskom deltnou, do sd nije bilo.
Uputstvo o kncelrijskom poslovnju orgn drvne uprve,
24
doneto 1993.
godine, kko i sm nziv govori, smo je redkcij uputstv iz 1970. godine kojim
je bilo ureeno kancelarijsko poslovanje dravnih organa.
Kakva su dosdnj iskustv spoljne slube Istorijskog rhiv Porevc
u ovom delu preventivne zatite? Ona ukazuju na negativne posledice nepostojanja
normativne regulative kancelarijskog poslovanja za oblast privrednih delatnosti. Ako
znmo d je ureeno kncelrijsko poslovnje u registrturi preduslov dobre ztite
rhivske gre i registrturskog mterijl ko izvor z rhivsku gru, miljenj
smo d je n kritiki odnos prem postojeim normtivnim okvirim ovog pitnj
ssvim oprvdn.
25

Pored toga, tehnoloki napredak doveo je do novih medija, nosaa
informacija, tako da papir vie nije jedini oblik na kome nastaje arhivski dokument.
Sve vei broj registratura koristi elektronske medije u tekuem poslovanju, obrazujui
tako posebnu vrstu elektronske arhive. Zbog toga je zakonodavac predvideo i
obavezu stvaralaca arhivske grae da urede nain zatite i korienja podataka i
dokumenata nastalih u procesu automatske obrade podataka. Pravno posmatrano,
registrature ovo ine u obliku posebnog Pravilnika, odnosno sve ee Procedure,
kako se, u skladu sa meunarodnim standardima kancelarijskog poslovanja, naziva
sistem ureenja elektronske arhive, odnosno nain elektronskog kancelarijskog
poslovanja.
26
Takoe, ne mali broj registratura, koji je u cilju osavremenjavanja ukupnog
poslovanja nabavio raunare, mikroflmsku opremu i savremene laboratorije, snima
dokumenta ili prenosi njihove sadraje na nove medije. Tako se novi mediji efkasno
koriste za operativne potrebe, dok originalni dokument, sainjen na papiru ostaje
tamo gde se i nalazio (tavan, podrum), u stanju u kakvom se i do tada nalazio
(nesreen, neodabran), a mikroflmske arhive i razne savremene datoteke otvaraju
nove probleme i zadatke arhivima, zahtevajui od njih uurbano prestrojavanje i
struno osposobljavanje za nove obaveze.
27
Zbog toga, spoljna sluba Istorijskog
arhiva prilikom nalaganja mera zatite, zahteva d registrture ustroje svoje
kncelrijsko poslovnje, kao i nain elektronske i automatske obrade podataka.
28

Jedna od mera zatite na kojoj spoljna sluba Arhiva posebno insistira jeste da svaka
registratura privredne delatnosti utvrdi Listu kategorija registraturskog materijala sa
24 Slubeni glasnik RS, br. 10/1993. i 14/1993.
25 Beuc, Ivan. Osnovi registrature u teoriji i praksi, Sremski Karlovci 1973., str. 61-64.
26 IAP, a.f. Istorijski arhiv Poarevac, 1948. - , slubene evidencije Odeljenja zatite arhivske grae
van arhiva - dosije registrature Regionalna privredna komora Poarevac.
27 Giler, Olga. Stanje i problemi zatite arhivske grae i registraturskog materijala van arhiva na
podruju SFRJ, Arhivist, br. 1-2,1986., str. 23.
28 IAP, a. f. Istorijski arhiv Poarevac, 1948 - , slubene evidencije Odeljenja zatite arhivske grae
van arhiva (spoljna sluba), godinji izvetaji o radu, 1980.-2009.
22
Mr. Jasmina IVKOVI
rokovima uvanja, u formi Pravilnika kao posebno internog akta ili sastavnog dela
Pravilnika o kancelarijskom i arhivskom poslovanju.
Struna praznina u pogledu valorizacije arhivske grae i izdvajanja
bezvrednog registraturskog materijala upravo je nastala zbog nedosledne i neozbiljne
primene odredaba zakona u pogledu lista kategorija u registraturama koje nisu iz
oblasti upravne i dravnih struktura. Izrd Liste ktegorija s rokovim uvnj
je obvez registrture. Pozitivne zkonske propise rzumemo u smislu d su sve
registrature stvroci i imoci rhivske gre, bez izuzetk, obvezni d sine
sopstvenu Listu ktegorij. Specifnosti odreenih dokument ili odreenih
institucij u kojim nstju, ko i period u kome su nstli, upuuje ns n veliku
opreznost i odgovornost pri konnom opredeljenju t suvti, t unititi. Otud
n stv d Listu ktegorij rdi svki imlc gre, bez obzir n vrstu deltnosti,
ugrujui u nju sve svoje specifnosti i osobenosti u odnosu n slinu ili istu
orgnizciju po deltnostim, pogotovu n pravne subjekte iz ostlih deltnosti.
29
u tom prvcu, spoljn slub Istorijskog rhiv Porevc prilikom strunog
ndzor u ztiti rhivske gre i registrturskog mterijl nle obvezujue mere
registrturm. Rezultt tkvog odnos prem ztiti vn rhiv jeste i pojno
interesovnje registrtur d urede sopstveno kncelrijsko poslovnje odnosno d
utvrde Listu ktegorij s registrturskim mterijlom. Pored registrtur optinskih
i grdske uprve u Brnievskom okrugu, Liste ktegorij je doneo i znjn broj
registrtur privredne deltnosti, ko to je n primer Koncern Bmbi Bnt,
.d, Preduzee z puteve Porevc, ili preduzee Mesn industij Porevc,
Porevc, u steju.
30
Posebna, veoma znaajna oblast u preventivnoj zatiti predstavlja tehniku
zatitu arhivske grae i registraturskog materijala. Ona pretpostavlja obezbeen
adekvatan samo smetaj i uvanje registraturskog materijala, arhiviranih predmeta i
akata u arhivima pisarnica odnosno arhivskom depou, u sreenom stanju i na nain
kojim se obezbeuje njihova fzika zatita od unitenja, oteenja ili nestajanja. u
nedostatku preciznijih uputstava, spoljna sluba Istorijskog arhiva u Poarevcu, u
postupku strune pomoi registraturama sa svoje teritorijalne nadlenosti, primenjuje
pravila tehnike zatite u skladu sa standardima arhivistike, strunim uputstvima o
tehnikoj zatiti arhivske grae i registraturskog materijala u arhivskim ustanovama.
Pretpostavka je da nain na koji se arhivska graa uva i titi u depoima istorijskih
arhiva moe i treba da bude model njene zatite i u procesu nastanka, odnosno u
registraturama.
31


29 Giler, Olga. Prirunik za zatitu arhivske grae van arhiva, str. 20.
T.R. Schellenberg, Modern archives, Principles and techniques, Chicago, 1957, 25.
30 IAP, a. f. Istorijski arhiv Poarevac, 1948. - , slubene evidencije Odeljenja zatite arhivske grae
van arhiva dosijea registratura.
31 , , , ,
, , 2000., c. 126-132.
23
Arhivska graa privrednih stvaralaca u postupku tranzicije, iskustvo Istorijskog arhiva Poarevac
Problem smetaja arhive kod registratura je u ranijoj praksi poarevakog
arhiva bio izraeniji, jer su privredne registrature mnogo manje panje posveivale
ovom pitanju, za razliku od dravnih organa i javnih slubi kao stvaralaca. u
poslednje vreme, slika na terenu je drugaija: nova privredna drutva opredeljuju
poseban, odgovarajui prostor za arhivski depo, nabavljaju namenske arhivske police
i drugu opremu, a svoju dokumentaciju arhiviraju i sreuju u skladu sa strunim
uputstvima nadlene slube Arhiva. Istovremeno, aurnije se i odgovornije vode
Arhivske knjige kao sumarne evidencije celokupne arhivske grae i registraturskog
materijala, znaajne kako za stvaraoca, tako i za nadleni arhiv. Arhivsku knjigu
registratura vodi na osnovu tekueg kancelarijskog poslovanja, a njen prepis koji se
dostavlja arhivu predstavlja izvor informacija o koliini grae koja je nastala tokom
jedne, protekle godine, sadraju istorodnih kategorija materijala, smetaju, fzikoj
sauvanosti i kompletnosti arhivskog fonda privrednog stvaraoca. Primer dobro
ureenog sistema preventivne zatite arhivske grae i registraturskog materijala u
privrednoj delatnosti predstavljaju danas registrature PD Termoelektrane i kopovi
Kostolac Kostolac, PD Preduzee za puteve Primorje Poarevac, PD Georad
Drmno ili PD Autotransport Kostolac, kao i Holding kompanija Bambi Banat
Beograd i PD Dunav osiguranje Beograd, za organizacione jedinice u Poarevcu.
Jedan od primera dobro ureene rhive privrednih stvaralaca
(PD Primorje Preduzee za puteve Poarevac)
Posebnu oblast rada u zatiti arhivske grae i registraturskog materijala
privrednih stvaralaca predstavljaju registrature koje se nalaze u postupku prestanka
svog rada steaj ili likvidacija. Kvantitativni elemenat strunog angaovanja
Arhiva u ovoj oblasti uslovljava dinamika i broj privrednih subjekata koji se
nalaze u postupku steaja ili likvidacije. Istorijski arhiv Poarevac je u periodu od
24
Mr. Jasmina IVKOVI
2005. do 2012. godine izvrio struni nadzor u 32 privredne registrature u steaju.
Dinamiku i broj registratura u ovom delu strunog rada na terenu, odreuje dinamika
i procedura otvaranja postupka steaja u privrednom sektoru. Pravovremenom i
strunom aktivnou spoljne slube u Arhivu, na podruju Branievskog okruga je
u navedenom periodu zatieno i preuzeto u depo Istorijskog arhiva Poarevac oko
1306 m/1 arhivske grae i registraturskog materijala (kome nije istekao rok uvanja)
privrednih stvaralaca u steaju.
32

u postupku vrenja nadzora nad stanjem zatite arhivske grae i
registraturskog materijala registratura u steaju uoeni su problemi: neadekvatan
smetaj arhivske grae i registraturskog materijala, nepostojanje Liste kategorija
registraturskog materijala sa rokovima uvanja, neaurno voenje ili uopte
nepostojanje osnovne evidencije o arhivskoj grai i registraturskom materijalu,
nedostatak arhivske grae u okviru vie godina ili ak decenija za pojedine registrature,
nemaran odnos steajnih upravnika prema zatiti arhivske grae steajnog dunika.
Stie se utisak da steajni upravnici odnosno poverenici steajnog upravnika, ali i
steajne sudije u praksi pridaju veoma mali znaaj odredbama Zakona o kulturnim
dobrima, ostvarujui kontakt sa Arhivom samo po okonanju steajnog postupka,
sa imperativnim zahtevom za preuzimanje arhive steajnog dunika, bez
prethodno ispotovane procedure odabiranja arhivske grae, izluivanja bezvrednog
registraturskog materijala i primopredaje arhivske grae.
Postoje sluajevi, kada steajne sudije nisu ni upoznate sa Zakonom o
kulturnim dobrima u pogledu zatite arhivske grae, ili se odnose prema arhivskoj
ustanovi kao spremitu koje je duno da primi u svoje depoe nesreenu i, za predaju,
nepripremljenu arhivsku grau. Izrazito negativni su primeri registratura u kojima
je za vreme steajnog postupka unitavana arhivska graa i registraturski materijal,
to potvruje da se steajni upravnici prema zatiti ovog pokretnog kulturnog dobra,
u pojedinim sluajevima, odnose krajnje neodgovorno i suprotno utvrenim im
obavezama, prema propisima i standardima koji reguliu tretman arhivske grae u
steaju.
Na primer, u registraturi Poarevaka banka AD Poarevac u steaju,
prilikom strunog nadzora je konstatovano da nedostaje velika koliina znaajne
arhivske grae i registraturskog materijala nastalog radom iste. Poverenik steajnog
upravnika je zastupao stav da ...steajne upravnike obavezuje samo Zakon o steaju,
raunovodstveni propisi i odluke steajnog sudije..., to ukazuje na mogunost da
su arhivska graa i registraturski materijal u ovoj registraturi, unitavani u toku
steajnog postupka.
33

Do slinih saznanja su struni radnici spoljne slube doli i prilikom
pregleda stanja zatite arhivske grae i registraturskog materijala u registraturi DOO
Promet Veliko Gradite u steaju. u sluaju ove registrature postoje indicije da je,
u saglasnosti sa steajnim upravnikom, novi vlasnik objekta u kome se nalazilo njeno
32 IAP, a.f. Istorijski arhiv Poarevac, 1948.- , slubene evidencije o registraturama u postupku
steaja.
33 IAP, a.f. Istorijski arhiv Poarevac, 1948.- , slubene evidencije o registraturama.
25
Arhivska graa privrednih stvaralaca u postupku tranzicije, iskustvo Istorijskog arhiva Poarevac
sedite, izbacio oko 6 tona poslovne dokumentacije nastale dugogodinjim radom
ovog trgovinskog preduzea. Primer fabrike Industrija koe i proteina u steaju
Petrovac na Mlavi, koja je u vreme svoje najvee produkcije svakako raspolagala
i znaajnom koliinom dokumentarnog materijala, a danas, pri kraju steaja sa
jedva oko 70,00 m duinskih i to uglavnom bezvrednog materijala, govori nam o
nemarnom odnosu odgovornih lica u ovom preduzeu prema pisanoj dokumentaciji
kao svedoanstvu njegovog postojanja, kako u vreme aktivnog rada tako i u vreme
prestanka istog.
Ovi i slini primeri nehata i neodgovornosti prema jednom delu poslovanja i
imovine svakog privrednog subjekta, u krajnoj liniji marginalizuju funkciju i znaaj
Arhiva kao ustanove zatite kulturnog dobra. Oni uzrokuju nenadoknadivu tetu,
jer gubitak, oteenje ili unitenje arhivske grae, sluajno ili namerno, posebno
u postupku steaja, dovodi do trajnog gubitka pismenih svedoanstava o jednom
periodu nacionalne ili regionalne privredne istorije. Istovremeno, otvara se pitanje
odgovornosti lica koja su svojim injenjem ili neinjenjem dovela do situacije da
graa pojedinih stvaralaca privredne delatnosti jednostavno ne postoji.
Iz arhive stvroc DOO Promet Veliko Grdite u steju
Kako u takvim sluajevima postupa nadlena sluba poarevakog arhiva?
u sluaju utvrenih nedostataka na polju zatite arhivske grae i registraturskog
materijala, isti se konstatuju, prua se neposredna struna pomo i nalau mere za
otklanjanje uoenih nepravilnosti, sa rokovima za njihovo izvrenje. Struna lica
Odeljenja kontinuirano prate realizaciju naloenih mera. Po isteku roka i izostanka
informacija iz registratura o otklanjanju utvrenih nepravilnosti, radi se kontrolni
pregled zatite arhivske grae i registraturskog materijala. Kada se utvrdi da postoje
opravdani razlozi, registraturama se produava rok izvrenja naloenih mera. Na
taj nain, pre svega preventivnim delovanjem, Arhiv nastoji da obezbedi to veu
koliinu pravilno zatiene arhivske grae i registraturskog materijala u privrednim
registraturama.
26
Mr. Jasmina IVKOVI
Nije retka pojava da registratura ne sprovede naloene mere u datom roku
iz neopravdanih razloga, ne uvaava napor nadlene slube Arhiva ili samovoljno
sprovodi mere zatite kao, na primer, da bez odobrenja Arhiva, izlui i uniti
registraturski materijal i arhivsku grau. u tom sluaju Arhiv aktivira zakonsko
pravo aktivne legitimacije pokretanjem prekrajnog i krivinog postupka. Ovo je
pravo spoljna sluba Arhiva koristila i davne 1967. godine, kada je Optinskom
javnom tuilatvu u Poarevcu dostavljena prijava protiv tadanjeg preduzea
Metalopromet - otkupna stanica u Poarevcu, zbog otkupa arhive pre nego to
je odabrana arhivska graa, ili podneta tuba protiv registrature Zemljoradnika
zadruga Srednjevo iz Srednjeva jer je arhivu prodala kao sirovinu.
34
Arhiv je ovo
svoje pravo primenio i u sluaju registrature u steaju, kada je 2010. godine protiv
stvaraoca Poarevaka banka AD Poarevac u steaju, pokrenuo postupak pred
nadlenim organom, sa ciljem da se utvrdi konkretna odgovornost za nepostojanje
dela znaajne arhivske grae ovog stvaraoca.
Meutim, kao to je to sluaj sa pojedinim aktivnim privrednim subjektima,
jedan broj registratura u steaju obezbedio je i zatitio svoju arhivsku grau. Steajni
upravnici u ovim registraturama se blagovremeno obraaju Arhivu, sa zahtevom
za pruanje strune pomoi oko zatite arhivske grae i registraturskog materijala
nastalog radom registrature do otvaranja postupka steaja, ali i one nastale u toku
steaja. Na primer, u registraturi Mesna industrija Poarevac u steaju, zahvaljujui
doslednom potovanju zakonskih propisa i odgovornom radu organa u toku steaja,
sauvana je znaajna arhivska graa o poecima rada ovog privrednog preduzea,
odnosno o razvoju mesne industrije u poarevakom kraju. Na isti nain je sauvana
arhivska graa pojedinih delova nekadanjeg Agroindustrijskog kombinata u
Poarevcu, koji je u periodu posle 1945. godine slovio za giganta poljoprivredne
proizvodnje ne samo u Srbiji, ve i tadanjoj Jugoslaviji. Tako su u Arhiv preuzeti
arhivski fondovi DP Centar za ivinarstvo u steaju Poarevac, DP Voeprodukt
u steaju Poarevac, FSH Stianka u steaju Poarevac, koji su nekada bili u
sastavu AIK-a. Meutim, problem arhivskog fonda Agroindustrijskog kombinata
Poarevac, koji je kasnije prerastao u Poljoprivredno-industrijski kombinat jo uvek
je aktuelan. Naime, preuzeta arhivska graa ini samo mali deo poslovanja ovako
velikog privrednog sistema. usitnjavanjem preduzea koje je poelo osamdesetih
godina 20. veka, primenom Zakona o udruenom radu, u ovom sluaju je dovelo
i do rasparavanja arhivske grae i preuzimanja njenih pojedinih delova od strane
novonastalih organizacija udruenog rada. Kako su promene od tada bile viestruke
i vieslojne, radikalnije nastavljene i tokom poslednje dve decenije, a u sveukupnim
uslovima nedovoljno razvijene spoznaje o znaaju arhivskog materijala iz oblasti
privrednog sektora, danas smo svedoci toga da upravo u grai ove provenijencije
postoji nenadoknadiva praznina.
35

34 IAP, a.f. Istorijski arhiv Poarevac, 1948.- , slubene evidencije Odeljenja zatite arhivske grae
van arhiva dosijea registratura.
35 IAP, a.f. Istorijski arhiv Poarevac, 1948.- , slubene evidencije Odeljenja zatite arhivske grae
van arhiva.
27
Arhivska graa privrednih stvaralaca u postupku tranzicije, iskustvo Istorijskog arhiva Poarevac
Perspektive
uoili smo da se kvalitetna zatita arhivske grae obezbeuje, pre svega,
dobrom i potpunom zakonskom regulativom i njenom efkasnom primenom.
Arhivsko zkonodvstvo, nesumnjivo, njbolje oslikv, pored rzvoj prvnog
sistema ztite i korienj rhivske gre, i napredak rhivistike misli. Savremena
prvna regultiva, u oblasti zatite kulturne i istorijske batine, pretpostvlj
stabilnu drutvenu svest o potrebi i znju ztite rhivske gre ko nezmenjivog
multidisciplinrnog nunog izvor sznnj. Da bi se to postiglo, ali i da bi arhivska
struka odgovorila zahtevima vremena u kome se nalazimo, miljenja smo da
prethodno pitanje, istovremeno obaveza, jeste izmena i dopuna pozitivnih zakonskih
propisa o zatiti arhivske grae.
Znaaj arhivske grae je, po naem miljenju, takav da se njen status mora
urediti posebnim zakonom. Ne vidimo opravdane razloge dugotrajnom postupku
usvajanja predloga Zakona o arhivskoj grai i arhivskoj slubi u Srbiji, kada je nacrt
istog ve nekoliko godina pred vratima nadlenih dravnih organa.
36
u oekivanju
Godoa, vreme neumitno prolazi, a arhivska struka u Srbiji, gde naglaavamo
preventivnu zatitu arhivske grae, trpi nenadoknadive posledice.
Kako vidimo zatitu arhivske grae kod stvaralaca u buduim propisima?
Svakako istiemo kao osnovnu preventivnu zatitnu funkciju arhivske ustanove, koju
treba permanentno unaprediti adekvatnim obrazovanjem, kontinuiranim strunim
usavravanjem i poveanjem broja odgovarajuih strunih kadrova u arhivima.
Miljenja smo da je daleko iza nas vreme kada su se u arhivima zapoljavali kadrovi
sa neodgovarajuom strunom spremom i obrazovanjem, koja praksa je velikim
delom rezultirala devastacijom uloge i znaaja arhiva u Srbiji.
Potom smo miljenja da je novim propisima neophodno decidirano utvrditi
prava i obaveze stvaralaca arhivske grae, ali i arhiva u pogledu procesuiranja
sluajeva za koje se sumnja da postoji unitavanje, zloupotreba ili nepropisno
postupanje sa arhivskom graom njenih stvaralaca ili imalaca. Pravo aktivne
legitimacije u pogledu nalaganja i ostvarivanja mera zatite i korienja arhivske
grae kao kulturnog dobra, i, u tom smislu pokretanja krivinog i prekrajnog
postupka, koje je arhivima priznao aktuelni Zakon o kulturnim dobrima, daje
mogunost da novi propis ovu funkciju arhiva nadogradi u interesu potpunije zatite
arhivske grae.
37
Istovremeno, na ovaj nain se otvara i mogunost odreenih
upravnih funkcija arhiva, to sve ee predstavlja efkasan instrument da stvaraoci
arhivske grae uoe ozbiljnost svojih obaveza i odgovornosti u zatiti arhivske grae
i registraturskog materijala. Miljenja smo da bi uvoenjem upravnih ingerencija u
nadlenost arhivskih ustanova, zatita arhivske grae kao prvorazrednog istorijskog
36 Nacrt Zakona o arhivskoj grai i arhivskoj slubi Radne grupe Ministarstva kulture Republike
Srbije je bio predmet javne rasprave u arhivskim ustanovama u Srbiji jo 2009. godine.
37 Grupa autora, Prirunik iz arhivistike, Zagreb 1977., str. 48. Leki, Bogdan, Arhivistika, Beograd
2006., str. 56.
28
Mr. Jasmina IVKOVI
izvora i kulturnog blaga u privrednim, politikim i socijalnim uslovima u kojima se
kao drava i narod nalazimo, postala kvalitetnija i efkasnija.
Ne manji znaaj pridajemo i edukaciji zaposlenih lica kod stvaralaca arhivske
grae o potrebi i nainu njene adekvatne zatite u postupku nastajanja. Ovde posebno
istiemo potrebu za arhivarima, kao odgovornim licima koji sreuju i arhiviraju
poslovnu dokumentaciju privrednih subjekata. Savremeno kancelarijsko poslovanje,
primena meunarodnih standarda u pogledu arhiviranja i uvanja arhivske grae
i registraturskog (dokumentarnog) materijala, sve aktuelnija elektronska arhiva
pretpostavlja i odgovarajuu strunu osposobljenost administrativnih kadrova
u registraturama, kako u smislu informatike pismenosti tako i u pogledu zatite
arhivskog materijala. Tematski seminari i edukacija stvaralaca, posebno u privrednoj
delatnosti, predstavljaju jedan od efkasnih naina da se pobolja preventivna
zatita arhivske grae privredne provenijencije. Takoe smo miljenja da bi i
specijalizovanim propisima koji reguliu rad privrednih subjekata ili, na primer,
postupak steaja, bilo potrebno predvideti obaveznu edukacija strunih lica koja
uestvuju u postupku steaja (poverenici steajnog upravnika, steajni sudija) u
pogledu nunosti ouvanja celovitosti arhivskog fonda nastalog radom odreene
privredne registrature i zatite arhivske grae u svemu prema propisima arhivske
struke.
Naravno, okosnicu zatite arhivske grae i registraturskog materijala u
procesu njihovog nastanka, kod svih, pa i stvaralaca privredne delatnosti, treba
da predstavlja arhivska ustanova. U tom smislu, perspektiva u preventivnoj zatiti
arhivske grae u naelu zavisi od poloaja i odnosa drave prema arhivima, njihovoj
ekonomskoj utemeljenosti i primeni savremenih tendencija u arhivistikoj struci i
pozitivnoj razvojnoj politici u pogledu potrebe i znaaja ouvanja arhivske grae
kao dela kulturne batine jednog naroda i drave, koje predstavlja svojevrsno
svedoanstvo prolosti i zalog budunosti.
Zakljuak

Politike, ekonomske i drutvene promene koje su se u Srbiji, kao i u okvirima
ostalih pravnih naslednica nekadanje jugoslovenske drave, dogodile u poslednjih
25 godina, uslovile su otvaranje znaajnih pitanja u oblasti zatite arhivske grae i
registraturskog (dokumentarnog) materijala. Ovo se posebno odnosi na preventivnu
zatitu arhivske grae i registraturskog materijala privrednih stvaralaca, jer su
sutinske ekonomske promene, oliene u opteprihvaenom terminu tranzicija,
najoiglednije u domenu ekonomskih odnosa. S toga je posebno aktuelna zatita
istorijski vredne dokumentacije koja nastaje radom privrednih stvaralaca, jer ona ne
svedoi samo o individualnom razvitku privrednog subjekta kao stvaraoca, ve ima
regionalni, esto i nacionalni znaaj za izuavanja privrednih kretanja.
Pretpostavka dobre preventivne zatite arhivske grae privrednih subjekata
pre svega je adekvatna normativna regulativa, kako u oblasti arhivske delatnosti tako
29
Arhivska graa privrednih stvaralaca u postupku tranzicije, iskustvo Istorijskog arhiva Poarevac
i u domenu specijalnih propisa o osnivanju, radu ili prestanku privrednih subjekata. U
aktulenoj arhivskoj praksi u Srbiji primenjuje se jo uvek Zakon o kulturnim dobrima
iz 1994. godine, ija reenja treba inovirati i uskladiti sa savremenim arhivistikim
tendencijama. S toga su znaajna oekivanja na strani budueg Zakona o arhivskoj
grai i arhivskoj delatnosti u Republici Srbiji, koji je ve due vreme u postupku
donoenja.
Posebni propisi koji reguliu rad privrednih subjekata takoe su malo
prostora posvetili tretmanu arhivske grae ovih stvaralaca. Posebno smo istakli
negativne posledice kod privrednih subjekata u steaju, gde je praksa Istorijskog
arhiva u Poarevcu zabeleila znaajna oteenja ili gubitke arhivske grae ovog
porekla. Pozitivni propisi nas dovode u sumnju u pogledu zainteresovanosti
drave za ouvanje arhivske grae privredne provenijencije: na primer, nedostatak
regulative kancelarijskog poslovanja kod privrednog sektora, ostavlja mogunost da
se neadekvatnim postupanjem sa arhivskom graom i dokumentarnim materijalom
zauvek izgube znaajna svedoanstva o znaajnim privrednim subjektima na
regionalnom ili dravnom nivou.
Primena meunarodnih strunih standarda u oblasti arhivskog poslovanja
neminovno utie i na promenu odnosa prema zatiti arhivske grae. Praksa
Istorijskog arhiva Poarevac poslednjih godina pokazuje, da, nasuprot negativnim
primerima neodgovornog odnosa prema sopstvenoj dokumentaciji pojedinih
privrednih subjekata, sve vie novih privrednih drutava pridaje znaaj ureenoj
arhivi, implementira procedure ISO standarda u oblasti kancelarijskog i arhivskog
poslovanja, stara se o pravilnom uvanju, sreivanju, izluivanju bezvrednog
registraturskog materijala i odabiranju arhivske grae, sprovodi propisanu tehniku
zatitu grae u svom prostoru.
U procesu preventivne zatite registraturskog materijala, koju smatramo
osnovom za dalju zatitu arhivske grae, znaajna je uloga arhivske ustanove.
Blagovremenom strunom pomoi, efkasnom primenom prava aktivne legitimacije
u pogledu nalaganja mera zatite i nadzorom nad njihovom primenom, na podruju
teritorijalne nadlenosti Arhiva u Poarevcu zatieno je, na terenu i u arhivu, vie od
1.500 dunih metara arhivske grae i registraturskog materijala privrednog porekla.
Iskustva Istorijskog arhiva u Poarevcu koja smo u radu pokuali da prikaemo, a
imajui u vidu uporedna istraivanja prakse drugih regionalnih arhiva u Srbiji, mogu
nam pruiti relevantna saznanja o dometima, potrebama i buduem razvoju arhivske
slube na ovim podrujima, kada je u pitanju preventivna zatita arhivske grae ne
samo privrednih stvaralaca, ve i druge provenijencije.
Conclusion
Political, economic and social changes that took place in Serbia, as well as
within other legal successor of the former Yugoslav state, occurred in the last 25 years,
have caused signifcant open issues in the feld of archives and registry (documentary)
material. This is particularly true when it comes to preventive protection of archives
30
Mr. Jasmina IVKOVI
and business creators registration materials, because substantial economic changes
embodied in the generally accepted term - transition, most notably in the area of
economic relations. It is therefore particularly appropriate protection of historically
valuable documents produced by the moving business creators, because it does
not only testify of the individual development of the subject as a creator, but has a
regional and often national signifcance for the study of economic trends.
The presumption of good preventive care of archive businesses primarily an
adequate legal and regulatory environment, both in the feld of archival activities and
in the feld of special regulations on the establishment, operation and termination of
businesses. In current archival practices applied in Serbia is still the Law on Cultural
Goods in 1994, whose decisions must innovate and adapt to modern archival
tendencies. This is why, the considerable expectations on the side of the future Law
on archives and archival activities in the Republic of Serbia, which is a long time in
the making, are important.
Special regulations governing the operation of business entities also have a
little space dedicated to the treatment of archives of the creators. In particular, we
highlight the negative consequences of economic entities in bankruptcy where the
practice of Historical Archives in Pozarevac recorded signifcant damage or loss of
archives of origin. Positive regulation lead us in doubt as to the interest of the state
to preserve the archives of economic origin: for example, the lack of regulation of
offce management in the business sector, leaving the possibility that inadequate
management of archives and documentary material forever loses important
testimonies of key business entities at the regional or state level.
The application of international standards in the area of archival operations
inevitably affects the change of attitude towards the conservation of archives. The
practice of Historical Archives Pozarevac recently showed that, in contrast to the
negative examples of irresponsible behavior to its own documentation of individual
businesses, more and more new companies are very important, archive-constituted,
implement procedures ISSO standards in the feld of offce and archive operations,
ensure the proper preservation, arrangement, excretion worthless registration
materials and selection of archival materials, implements prescribed physical
security holdings in its territory.
In the process of registration materials preventive care, we consider the basis
for the further protection of archives, a signifcant role of archival institutions. With
timely medical assistance, the effective enforcement of the law of standing in terms
of ordering measures and monitoring their application, in the territorial jurisdiction
of the Archives of Pozarevac is protected on the feld and in the archives, over 1,500
linear meters of archives and registration materials of the origin. Experience of
Historic Archives in Pozarevac which we have attempted to show, and given the
comparative research practices of other regional archives in Serbia, can provide
us with relevant information about the scope, needs and future development of
archival services in these areas, when it comes to preventive care archives not only
commercial artists, but also of the same origin.
31
Dr. Aco ANGELOVSKI
Dravni arhiv R. Makedonije
KLASIFIKACIJSKA EMA STEAJNIH I LIKVIDIRANIH
ORGANIZACIJA PRUZETIH U DRAVNI ARHIV
REPUBLIKE MAKEDONIJE U PERIODU 1990. 2010. I
SUDBINA NEPREUZETE DOKUMENTACIJE STEAJNIH
I LIKVIDIRANIH ORGANIZACIJA U SKLADU SA NOVIM
ZAKONOM O ARHIVSKOM MATERIJALU
Abstrakt: Autor u tekstu ukratko sublimira odreena stanja koja su dovela
do steaja i likvidacija odreenih privrednih organizacija u Republici Makedoniji.
Prvi put radi se klasifkacijska ema: po djelatnostima, arhivskim fondovima i
koliini pruzete dokumentacije imalaca u steaju i likvidacija za navedeni period.
Iako se stie utisak da se radi o ogromnim koliinama preuzetog materijala,
ovo je samo mali dio od mnogobrojnih organizacija koje su otile u steaj i likvidaciju,
dok se dokumentaciji ostalih gubi svaki trag i nada da e nekada biti preuzeta i
zatiena. Sa eljom da se izae u susret uposlenima bio je preuzet dokumentarni
materijal sa duim rokovima uvanja, ime je ogroman dio slobodnog prostora u
depoima bio popunjen.
Donoenjem Zakona o arhivskom materijalu ne prua se mnogo mogunosti
za ovaj akutni problem i ne nudi odgovarajue rjeenje. Arhiv se oslobodio pritiska
stranaka, ali nije odgovorio na pitanje ta e se desiti sa ovom dokumentacijom, koja
institucija e je preuzeti i na koji nain e se regulirati. Moda je vrijeme za novu
pravnu regulativu i novi zakon.
Kljune rijei: Klasifkacijska ema, arhivski i dokumentarni materijal,
dokumentacija, fondovi, steajne i likvidirane organizacije, pravna regulativa.
Abstract: The author briefy summarizes the specifc conditions that led to
the bankruptcy and liquidation of certain economic organizations in the Republic of
Macedonia. The frst time it is a classifcation scheme: Activities, archival holdings
and the amount of documentation provides holders in bankruptcy and liquidation for
the specifed period.
Although there is an impression that it is a huge amount of aquired material,
this is only a small part of the many organizations that have gone into bankruptcy
and liquidation, while the documentation of other unaccounted for and hopes to be
taken once and protected. With a desire to go out to meet the employees was taken
documentary material with longer storage periods, which is a huge part of the free
space in the depots was completed.
32
Dr. Aco ANGELOVSKI
The adoption of the archival material does not provide a lot of opportunities
for this acute problem, and does not offer an appropriate solution. Archives are
free of pressure, but did not answer the question of what will happen with this
documentation, which institutions will take and how it will be regulated. Maybe its
time for a new legal regulations and new legislation.
Keywords: Classifcation scheme, archival and documentary material,
documentation, funds, bankruptcy and liquidated organizations, legal regulations.
Uvod
Drutvenim promjenama u oblasti ekonomskih odnosa u Republici
Makedoniji, sa privatizacijom drutvene svojine, promijenio se vlasnik imovine, a
time i odnos prema zatiti arhivskog i dokumentarnog materijala. Tranzicija je u
velikoj mjeri promijenila sudbinu privrednih aktivnosti preduzea.
Novonastala situacija doprinijela je da dio organizacija ode u steaj i
likvidaciju, ime je nastala jedna haotina situacija. Svi pokuaji da se to normalizuje
i uspjeno rijei teko su se provodili iz razloga to nije bio reguliran pravni poloaj
arhiva u novonastalim uslovima. Drava nije vie imala interes da vodi brigu o
dokumentaciji nastaloj u prethodnom periodu.
Oekivano dosljedno provoenje zakonodavstva pokazalo se kao nedovoljno
i neproduktivno. Zatita dokumentacije bila je preputena pojedincima koji nisu bili
zainteresirani za istu. Tendencija ovih lica, kao i odreenih pravnih lica bila je da ne
postupaju u skladu sa normativnim aktima za zatitu ove vrste dokumentacije. Oni
su se jedino interesirali samo za dokumentaciju sa kojom su postali vlasnici imovine
i objekata. Ranija stara dokumentacija samo im je zauzimala prostor, te su se po
svaku cijenu trudili da je se oslobode. Za steajne i likvidacione upravnike, jedina
vrijedna dokumentacija bila je ona koja se odnosi na uposlene, dok preostala nema
nikakvu vrijednost.
Dokumentacija je ostala zaboravljena po kancelarijama, magacinima,
podrumskim i tavanskim prostorijama, prenosila se iz jedne u drugu prostoriju
ili se nosila i bacala negdje, kako bi se oslobodile prostorije i objekti za prodaju.
Nesavjestan odnos, kao i nekoordinacija i tumaenje propisa za dravnu upotrebu,
doveli su do toga da se vei dio ove obimne dokumentacije, zauvijek izgubio, a da
zato niko ne odgovara, a sve u okviru privatne regulative.
Znaaj i status arhivskog materijala nastao u radu novih imalaca u tranziciji
Znaaj i status arhivskog materijala kod imalaca u tranziciji (steaj i
likvidacija) regulisan je Zakonom o arhivskoj grai
1
, iz razloga to novi Zakon o
1 Sl. novine SRM, br. 36/90., Sl. novine RM, br. 36/95. i 86/2009.
33
Klasifkacijska ema steajnih i likvidiranih organizacija preuzetih u Dravni arhiv Republike Makedonije
arhivskom materijalu
2
, ima drugaiji pristup prema ovom vidu imalaca, o emu
emo opirnije govoriti kasnije.
Zatita, uvanje i koritenje arhivske grae prema l. 1a Zakona o arhivskoj
grai, jeste od javnog interesa i kao dobro od opeg interesa, ima posebno kulturno
i historijsko znaenje. Ista je posebno zatiena prema propisima o zatiti kulturnog
naslijea (l. 4). Zatita arhivske grae i dokumentarnog materijala vri se neovisno
od vremena, mjesta i naina njihovog nastanka, vlasnitva i registracije (l. 3).
Arhivska graa i dokumentarni materijal koji su nastali u radu dravnih
organa, javnih slubi, javnih preduzea i organa lokalne samouprave (dravni organi,
preduzea i druga pravna lica), prema l. 6 jesu vlasnitvo Drave.
u ovom Zakonu, glava III (u lanovima 28, 29 i 30) prava i obaveze imalaca
dokumentarnog materijala i arhivske grae date su obaveze imalaca. Pored ostalih
navest emo samo neke: vri i provodi nain prijema, pregledanje i rasporeivanje
dokumentarnog materijala, obiljeava, datira i vodi osnovnu evidenciju, vri
administrativno-tehniku obradu, na vrijeme vraa zavrene predmete, njihovo
klasifciranje, izrauje i dostavlja arhivu Plan arhivskih oznaka, Listu arhivske grae
i Listu dokumentarnog materijala, dostavlja na uvid stanje materijala, obezbjeuje
uslove uvanja, poduzima posebne mjere zatite u uslovima rata i vanrednim
uslovima, pedaje arhivsku grau u arhiv.
Prema l. 27 imalac ima pravo da uva i titi materijal u izvornom i
bezbjednom stanju, koristi materijal, strunu pomo, bez novane naknade u pogledu
zatite, uvanja i koritenja.
Radi zatite arhivske grae i trajnog uvanja imaoci (dravni organi,
preduzea i druga pravna lica) predaju grau nadlenom arhivu izvorno, kompletnu i
u sreenom stanju sa popisom i opisom arhivske grae, smjetenu u kutijama, nakon
prethodne provjere njenog stanja i evidencije za istu.
Uslovi uvanja dokumentacije kod imalaca u steaju i likvidaciji
Promjene koje su nastale u R. Makedoniji, u periodu 1990. 2010. godine,
odrazile su se i na ekonomski i privredni ivot u zemlji. Rezultat toga je privatizacija
drutvenih preduzea, odnosno promjena vlasnitva imovine i kapitala, a pojavio se i
problem zatite arhivske grae kod imalaca. To proizilazi iz injenice to je u mnogim
privrednim organizacijama bio uveden steaj i likvidacioni postupak. uvanje
i zatita arhivske grae bila je preputena steajnim i likvidacionim upravnicima
ija je preokupacija bila fokusirana u fnansijskom segmentu (izmirivanje obaveza
prema povjeriocima i doprinosima zaposlenih), dok je uvanju i zatiti arhivske
grae davan sekundaran karakter.
Prilikom privatizacije drutvenog kapitala, nedovoljno se potovala pravna
regulativa to je rezultiralo da se nije obezbijedio adekvatan prostor za uvanje i
zatitu arhivske grae, kao i njeno sreivanje i voenje prepisa evidencija u skladu
sa vaeim propisima.
2 Sl. novine RM, br. 95/2012.
34
Dr. Aco ANGELOVSKI
Po pravilu dokumentacija je bila smjetana svugdje, a najvie u
neodgovarajuim uslovima prostorijama, obino u magacine, hodnike, tavanske i
podrumske prostorije i garae.
uvanje i zatita arhivske grae i dokumentarnog materijala najvie je
zavisila od strune osposobljenosti uposlenika koji su radili na ovim poslovima,
odnosno od njihove dobre volje. Uvijek je bio problem sa prostorom za smjetaj i
velika prepreka da arhivi ne izvravaju svoju zakonsku obavezu preuzimanja sreene
i evidentirane arhivske grae starije od 20 godina. Ovakva situacija je dodatno bila
pogorana i loom saradnjom i neodgovarajuom koordinacijom izmeu odreenih
faktora zaduenih za prevazilaenje ovog, godinama nakupljanog problema.
Postupak i nain preuzimanja arhivske grae i dokumentarnog materijala sa
duim rokovima uvanja
Odabiranje i evidentiranje arhivske grae, odnosno obaveza predaje arhivske
grae nadlenom Dravnom arhivu i njegovim odjeljenjima regulisani su u l. 16,
odnosno l. 13. Zakona o arhivskoj grai, kao i l. 37 Uredbe
3
i glava X t. 73
Uputstva
4
, gdje se vidi da se arhivska graa predaje arhivu izvorno, kompletna i u
sreenom stanju sa popisom i opisom arhivske grae na nain i utvrenim rokovima
sporazumno izmeu imaoca grae i arhiva.
Rok za predaju arhivske grae koja je vlasnitvo R. Makedonije ne moe biti
dui od 20 godina od njenog nastanka.
Kod primopredaje arhivske grae sainjava se zapisnik koji sadri sljedee
elemente: naziv imaoca, granine godine predate arhivske grae, datum i mjesto
predaje, kratak sadraj arhivske grae, koliina arhivske grae (arhivske kutije i
knjige), fziko stanje arhivske grae, rokovi, nain i uslovi za koritenje grae i
zabiljeka o kompletnosti arhivske grae koja se predaje, a iji sastavni dio je popis
i opis grae.
Obaveza predaje arhivske grae bila je stavljena na margine aktivnosti
steajnih i likvidacionih upravnika.
Za ovakvo nepovoljno stanje, izmeu ostalog, bismo izdvojili sljedee
segmente: izostanak koordinacije izmeu nadlenog suda, steajnog (likvidacionog)
upravnika i Dravnog arhiva sa aspekta da se na vrijeme ne informie o otvaranju
steaja ili likvidacionog postupka, este promjene kod imenovanja i razrjeenja
steajnih i likvidacionih upravnika u okviru jedne organizacije, imenovanje jednog
steajnog ili likvidacionog upravnika za vie steajnih ili likvidacionih organizacija
bez da se prethodno izvri postupak njihovog zatvaranja (zakljuenja), kao i
oslobaanje steajnog i likvidacionog upravnika po okonanju postupka od obaveze
i odgovornosti za nepredatu arhivsku grau nadlenom arhivu.
3 Uredba o kancelarijskom i arhivskom poslovanju,Sl. novine RM, br. 58/96.
4 Uputstvo o nainu i tehnici postupanja sa dokumentarnim materijalom i arhivskom graom kod
kancelarijskog i arhivskog poslovanja, Sl. novine RM, br. 60/97.
35
Klasifkacijska ema steajnih i likvidiranih organizacija preuzetih u Dravni arhiv Republike Makedonije
Na ovaj nain, esto puta, arhiv je bio doveden pred svren in. Izmeu
ostalog, ovo proizilazi iz injenice da obaveze steajnih i likvidacionih upravnika
oko predaje arhivske grae nadlenom arhivu su neprecizne i nedoreene.
Nain i tok postupka predaje arhivske grae po okonanju odreenog steaja
ili likvidacije nisu bili dovoljno razraeni i precizirani u odgovarajuim propisima.
I u starim propisima, kako od ranije savezne drave
5
, tako i u republikim
6
, ova
problematika bila je fragmentarno tretirana.
u republikom Zakonu ova problematika se tretira samo u nekoliko reenica
i to u lanu 26., gdje su nabrojane obaveze steajnog upravnika. u taci 12 se kae:
Steajni upravnik je obavezan lino da aurira posao oko odabiranja i evidentiranja
arhivske grae i preda nadlenom arhivu.
S druge strane, u novom Zakonu o steaju
7
, u glavi V Okonanje steajnog
postupka rjeenje o zakljuivanju steajnog postupka, u l. 200 stav 5 taka 2
kae se: da sredi arhivsku grau, u skladu sa Zakonom o arhivskoj grai i da
arhivsku grau izvorno, kompletnu i u sreenom stanju sa popisom i opisom, kao i
dokumentarnim materijalom sa duim rokovima uvanja (platne liste, EVT 2 kartoni,
obrasce M 4, prijave i odjave uposlenika) da ih preda Dravnom arhivu RM.
injenica je da od velikog broja okonanih steajnih i likvidacionih
postupaka arhivska graa nije predata arhivima. Ono to je predato najee je u
fragmentarnom stanju. Predata dokumentacija u najveem dijelu nije arhivska
graa ve dokumentaran materijal sa duim rokovima uvanja i to samo odreena
dokumenta, rijetko cjelovita i kompletna (dosijea uposlenih, prijave i odjave, platne
liste, kartoni plata EVT 2 i obrasci M 4).
Negativan pristup pojedinih upravnika, kao i nedovoljno struna obuenost
i edukacija, kao i nedostatak motivacije za rad, imat e dalekosene negativne
posljedice na stanje i zatitu dokumentacije. Tretman i status zaposlenika u arhivama
kod imalaca ostao je nepromijenjen. Nikada nisu bili cijenjeni i vrednovani. Isto
tako, postoje i odreene nedoreenosti i neodgovarajua pravna regulativa (Zakon
o steaju, Zakon o poreznom postupku, djelovodnik sudova i dr.) gdje pristup i
vrednovanje istih dokumenata je razliito. Sve to ide u prilog donoenju istih pravnih
regulativa, kojim treba da se razrijee odreene dileme i godinama nagomilani
problemi.
Naalost, sve gore reeno dovelo je do unitenja i nestanka velikog dijela
dokumentacije koju je trebalo predati u arhive, te po okonanju postupka, mnogi
imaoci, nisu predali dokumentaciju i tako joj se gubi svaki trag.
5 Zakon o prisilnom poravnjanju, steaj i likvidacija, Sl. list SFRJ, br. 84/89.
6 Zakon o steaju, Sl. novine RM, br. 55/97.
7 Zakon o steaju, Sl. novine RM, br. 34/2006., 126/2006., 84/2007., i 47/2011.
36
Dr. Aco ANGELOVSKI
Pregled preuzetih steajnih i likvidiranih organizacija u Dravni arhiv R.
Makedonije
- korelacija arhivskog i dokumentarnog materijala sa duim rokovima uvanja
- klasifkacijska ema arhivskih fondova i preuzete dokumentacije po
djelatnostima
Neovisno od cjelokupne situacije s kojom smo suoeni, ipak nepobitna je
injenica da uposleni u Dravnom arhivu R. Makedonije kao i Odjel za inspekcijski
nadzor i zatitu arhivske grae kod imalaca uloili su velik trud kako bi preuzeli
velik dio dokumentacije u tranziji (steaj i likvidacija) i na taj nain istu su adekvatno
zatitili. Ostaje prisutna dilema jesmo li bili dovoljno uporni, prisutni i uticajni, da li
smo dovoljno struno osposobljeni i kada emo imati dovoljno slobodnog prostora
da sve preuzmemo i zatitimo.
u periodu od 1990. 2010. godine u Dravnom arhivu R. Makedonije i
njegovim odjeljenjima
8
(Bitolj, Veles, Kumanovo, Prilep, Skoplje, Strumica, Tetovo,
Ohrid i tip) preuzeta je dokumentacija od 381 imaoca
9
.
Veinom je to dokumentacija iz sedamdesetih godina prolog vijeka, mada
ima dokumentacije odreenih fondova i iz 1945. godine. u dva fonda (Odjeljenja iz
tipa) dokumentacija je iz 1942. godine. Na osnovu pregleda lako je vidljivo da skoro
1/3 preuzetih fondova je u Odjeljenju Skoplje. To ne bi trebalo da bude iznenaenje
iz razloga to je Skoplje najvei ekonomski, kulturni, politiki i privredni centar R.
Makedonije.
Naizgled ini se da je preuzeta ogromna dokumentacija, meutim, injenica
je drugaija i poraavajua. u to vrijeme, u R. Makedoniji uveden je steajni i
likvidacioni postupak u vie od 11 000 imaoca
10
. Prema tome, preuzeta je samo kap
u moru, a ostalo je izgubljeno nepovratno.
ukupna koliina preuzete dokumentacije iznosi: 6.039 knjiga, 13.727
arhivskih kutija, 1.730 fascikli i 710 registratora. Ukoliko se uradi usporedba
izmeu preuzetog materijala: 4.094 knjige, 3.876 a/k, 48 fascikli i 13 registratora; i
dokumentarni materijal sa duim rokovima uvanja: 1.950 knjiga, 9.851 a/k, 1.682
fascikli i 697 registratora; moemo konstatirati da skoro 2/3 dokumentacije nije
arhivski materijal. To su, uglavnom, dokumenta iz radnog odnosa (dosijea, platne
liste, prijave i odjave, kartoni plate EVT 2 i obrazac M 4). Vei dio arhivskog
materijala ine akta o osnivanju, registraciji, i statusnim promjenama, organizacija,
integracija, transformacija, normativna akta (pravilnici, statuti, kolektivni ugovori,
samoupravni sporazumi, godinji planovi, programi i izvjetaji o radu), godinji
obrauni, godinji fnansijski planovi, zapisnici organa upravljanja i rukovoenja
8 Pregledi su napravljeni na osnovu spiskova dostavljenih od 10 odjeljenja i rukovodilaca Odjela.
Neki podaci su koriteni iz Vodia arhivskih fondova i zbirki u R.M (1994.) za dokumentaciju iz
perioda 1981. 1992. i Vodia arhivskih fondova i zbirki 10. pojedinanih odjeljenja, objavljeni 2006.
godine. Za dokumentaciju od 1993. 2005. i na osnovu subjektivne procjene i analize autora teksta.
9 Vidi: Tabela 1.
10 Podaci su dobiveni iz Centralnog registra R. Makedonije.
37
Klasifkacijska ema steajnih i likvidiranih organizacija preuzetih u Dravni arhiv Republike Makedonije
(samoupravljanja) Savjet, Zbor, Skuptina, upravni odbor, razne stalne i povremene
komisije, djelovodnici, godinji statistiki izvjetaji, tehnika dokumentacija (za
objekte koji su ve srueni i ne postoje), matine knjige uposlenih, opa prepiska i
prepiska u steaju, knjige i kartice osnovnih sredstava, stambena problematika i sl.
Skoro sve knjige koje su preuzete su djelovodnici i matine knjige uposlenih.
Iz klasifkacijske eme arhivskih fondova po djelatnostima
11
od preuzete
dokumentacije
12
, koja je uraena na osnovu objavljenih vodia u dijelu za privredu
i bankarstvo gdje pripadaju ovi fondovi, vidi se da za odreene djelatnosti nema niti
jedan fond (pr. Privredna drutva i preduzea). Najvie imalaca ima iz oblasti trgovine,
ugostiteljstva i turizma (139), a potom industrija i rudarstvo (77) i zanatstvo (42).
Najmanje ima iz oblasti saobraaja (13), zadruge (19) i banke i novani zavodi (9).
Iako je najvei broj fondova iz oblasti trgovine, ugostiteljstva i turizma,
koliinski najvie dokumentacije ima iz industrije i rudarstva. Ako se uradi
usporedba: trgovina, ugostiteljstvo i turizam = 1.142 knjige, 2.614 a/k, 712 fascikli i
282 registratora; a industrija i rudarstvo = 3.068 knjiga, 5.815 a/k, 507 fascikli i 289
registratora; to predstavlja dva puta vie arhivskih kutija i tri puta vie knjiga.
Iz datog pregleda nije teko izvui zakljuak da i sa ovim malim obimom
preuzimanje ove vrste dokumentacije u cjelosti se iskoristio i popunio prazan
prostor u arhivima. Takoer, iz pregleda se vidi da dokumentacija najveih giganata
makedonske privrede nije preuzeta u arhive. Pitanje je vremena kada e se zaposleni
ovih organizacija suoiti sa problemom rjeavanja proteklog radnog odnosa i gdje e
nai dokumentaciju?
Zakon o arhivskom materijalu i odnos prema dokumentaciji u steaju i
likvidaciji
Donoenjem Zakona o arhivskom materijalu od 26. 7. 2012. godine, prvi put
u R. Makedoniji je uraena podjela javnog i privatnog arhivskog i dokumentarnog
materijala i izjednaeni su pojmovi arhivska graa i arhivski materijal.
Prema ovom Zakonu arhivski i dokumentarni materijal nastao u radu
dravnih organa, institucija, javnih ustanova i slubi, javnih preduzea, jedinice
lokalne samouprave i gradske uprave Skoplje, trgovaka drutva osnovana od
drave ili u kojma veinski kapital ima drava i pravna i fzika lica kojima je
Zakon dodijelio javna ovlatenja (imaoci) predstavlja javni ahivski i dokumentarni
materijal i vlasnitvo je R. Makedonije (l. 16) i isti je neotuiv (l. 17). Imalac
arhivskog i dokumentarnog materijala prema l. 19 alineja 17 duan je da preda
arhivski materijal Dravnom arhivu R. Makedonije u stanju i rokovima utvrenim
ovim Zakonom, to znai da Dravni arhiv preuzima javni arhivski materijal na
trajno uvanje (l. 36).
11 Tabela 2.
12 Tabela 3.
38
Dr. Aco ANGELOVSKI
Prestankom sa radom imaoca javnog i dokumentarnog materijala, njihov
materijal u izvornom stanju, kompletan, odabran, sreen i evidentiran predaje se
imaocu koji preuzima njegova prava i obaveze. Ukoliko imalac nema pravnog
nasljednika, odnosno nema imaoca koji bi preuzeo njegova prava i obaveze, javni
arhivski i dokumentarni materijal kojem nije istekao rok uvanja odabran, u
evidentiranom i sreenom stanju predaje se Dravnom arhivu (l. 26).
Privatni arhivski i dokumentarni materijal, prema l. 30 jeste materijal koji
je nastao u radu privatnih pravnih i fzikih lica (imaoca), odnosno je u vlasnitvu
privatnih pravnih i fzikih lica.
Dalje, u lanu 31 konstatira se da Dravni arhiv utvruje popis imaoca
privatnog arhivskog i dokumentarnog materijala, o kojem e ocijeniti je li od interesa
za R. Makedoniju. Tom prilikom se daje mogunost imaocu (l. 33) privatnog
arhivskog i dokumentarnog materijala da isti pokloni, proda ili da na uvanje treem
licu.
Dravni arhiv R. Makedonije preuzima privatni arhivski i dokumentarni
materijal putem poklona, otkupa i uvanja, ukoliko procijeni da je od interesa za
Dravu (l. 36). Privatni arhivski materijal ne smije da se otui ili na drugi nain
ustupi stranim fzikim i pravnim licima.
Zakonom su osnovani i dokumentarni centri (l. 34) o kojima se kae da
su interesna drutva koja vre zatitu, uvanje i koritenje privatnog arhivskog i
dokumentarnog materijala.
Dokumentarni centri vre prijem i privremeno uvanje privatnog, javnog
i dokumentarnog materijala. Ovi centri su obavezni da ispunjavaju odreene
kadrovske, tehnike i smjetajne uslove. uslove propisuje direktor Dravnog arhiva
R. Makedonije u ovisnosti od vrste i obima arhivskog i dokumentarnog materijala.
to se tie imaoca javnog arhivskog i dokumentarnog materijala nema
nikakvih dilema. Jasno i konkretno data su prava i obaveze imaoca i nadlenosti
Dravnog arhiva.
U odnosu prema imaocima privatnog arhivskog i dokumentarnog materijala
ostaju odreene dileme i nedoreenosti, kao na primjer: koji su kriteriji koji e biti
od interesa za R. Makedoniju njihovi obilasci i preuzimanje dokumentacije, koje e
djelatnosti biti, da li e kriterij biti broj uposlenih ili kapital s kojim raspolau?
Dokumentarni centri, kao interesna drutva, e na prvom mjestu imati
fnansijski aspekt za privremeno uvanje, zatitu, sreivanje, evidentiranje i
koritenje privatnog arhivskog i dokumentarnog materijala. Koji e biti uslovi za
funkcionisanje ovih dokumentarnih centara koje treba da propie direktor Dravnog
arhiva kada oni ve uveliko rade i funkcioniu!? ta e se deavati sa dokumentacijom
imaoca u steaju i likvidaciji, koja se do sada preuzimala u nadleene arhive?
u lanu 69 Zakona decidno se kae: danom stupanja na snagu ovog Zakona
prestaje da vai Zakon o arhivskoj grai (citirane slubene novine) i rijei: i arhivska
graa u izvornom, kompletnom i sreenom stanju, sa popisom i opisom, kao i
dokumentarni materijal sa duim rokovima uvanja: platne liste, EVT 2 kartoni,
39
Klasifkacijska ema steajnih i likvidiranih organizacija preuzetih u Dravni arhiv Republike Makedonije
obrazac M 4 i prijave i odjave uposlenih da preda u Dravni arhiv RM, l. 200 stav
5, taka 2 Zakona o steaju (citirane slubene novine).
Iz lanova Zakona jasno proizilazi da arhivi vie nee preuzimati
dokumentaciju od imalaca koji su u steaju ili likvidaciji.
u prolom periodu arhivima se obratilo vie steajnih i likvidacionih
upravnika sa namjerom da predaju dokumentaciju. Meutim, u skladu sa Zakonom,
to vie nije obaveza arhiva.
Postavlja se pitanje koja institucija e preuzeti obavezu zatite ove
dokumentacije. Hoeli to biti Fond penzijskog i invalidskog osiguranja, makar za
dokumentaciju iz radnog odnosa ili e se ista skenirati; a ta e se desiti sa drugom
dokumentacijom i gdje e zavriti?
Isto tako, injenica je da dokumentarni centri nee preuzeti ovu dokumentaciju iz
razloga to se za njeno uvanje trai fnansijska nadoknada, ako znamo da se po
okonanju steajnog i likvidacionog postupka raun zatvara.
Hoe li dokumentacija doivjeti istu sudbinu vrlo pogreene i pogubne
politike iz prethodnog perioda, kada je bar postojao nekakav nain njene predaje u
nadleni arhiv i ko e za sve to da odgovara?
Ovaj rad nema za cilj da analizira uzroke koji su doveli do ovako nepovoljnog
stanja, kako sa aspekta zatite i statusa dokumentacije kod imaoca, kao i izazova od
donoenja novog Zakona o arhivskom materijalu. u tom pravcu nameu se odreene
preporuke o koje idu u prilog poboljanju ovog stanja, a to su:
- odreivanje institucije koja e da vodi brigu o dokumentaciji imalaca u
steaju i likvidaciji,
- kompletiranje dokumenata iz radnog odnosa za uposlene njihovo skeniranje
i kompletiranje podataka o plaenim doprinosima,
- iznalaenje naina za unitenje dokumentarnog materijala sa isteklim rokom
uvanja i iznalaenje mogunosti zatite linih podataka uposlenika od
zloupotrebe,
- iznalaenje rjeenja za dokumentarni materijal sa duim rokovima uvanja
koji je smjeten u arhivima,
- i na kraju, nakon sagledavanja svih aspekata od donoenja Zakona, moda
je vrijeme za donoenje novog Zakona, u kojem e se dobro osmisliti ta da
se radi u budue.
Zakljuak
Lijepe elje ne zavravaju uvijek dobro. Sa eljom da se pomogne uposlenima
kod imaoca u steaju i likvidaciji, a radi ostvarenja prava iz radnog odnosa, nemajui
tada moda adekvatan nain za rjeenje problema, arhiv je preuzeo nadlenosti i
ingerencije drugih ovlatenih institucija. Na poetku kada se imalo dovoljno
40
Dr. Aco ANGELOVSKI
smjetajnog prostora i kada je bio mali priliv zahtjeva pravnih i fzikih lica, to nije
predstavljalo poseban teret. S godinama problem je postupno eskalirao. Prostor se
napunio sa nepotrebnim arhivskim materijalom i dokumentarnim materijalom sa
duim rokovima uvanja, a institucijama nadlenim za ovaj problem (Fond penzijsko
invalidskog osiguranja i Fond zdravstvenog i socijalnog osiguranja) bilo je najlake,
da sve zahtjeve, ak i za dokumentaciju imaoca koji jo funkcioniu, usmjeravaju u
arhiv. uostalom, u arhivu ne moe da nema dokumentacije.
I pored naizgled ogromne koliine dokumentacije koja je preuzimana u
arhive po ovom osnovu, to je vrlo mali dio od ukupne dokumentacije hiljade imalaca
u steaju i likvidaciji kojima se gubi svaki trag.
Donoenjem Zakona o arhivskom materijalu oekivalo se da e se konano
iznai adekvatno rjeenje za ovaj aktuelni problem u arhivima. Na alost, iako je
Zakon donio odreene novitete (podjela na javni i privatni arhivski i dokumentarni
materijal, elektronski arhivski i dokumentarni materijal, novine u terminima,
osnivanje trgovinskih drutava i sl.) nije odgovorio na pitanje ta da se radi sa ovom
dokumentacijom. Samo sa jednim lanom ovog Zakona zatvorili smo sve nade za
hiljade zaposlenih koji nee moi da rijee svoj gorljivi problem: o tome jesu li radili
ili ne, jesu li im bili uplaeni doprinosi ili ne. Tano je to da arhiv nije nadlean da
rjeava ovaj problem, no, isto tako trebalo je da se kae da nije trebalo samo da se
zatvore vrata nego i da se ponude odgovarajua miljenja i rjeenja.
Moda, kada se malo poslovi slegnu i na osnovu praktinih iskustava sa
terena, sa drugim relevantnim faktorima u R. Makedoniji zajedno, e se iznai
rjeenje za prevazilaenje ovog problema.
Conclusion
Good intentions do not always end well. With a desire to help the employees
of the holder into bankruptcy and liquidation, and to achieve labor rights, then perhaps
having no adequate way to solve the problem, the archive has taken jurisdiction and
powers of other authorized institutions. At the beginning when imalao enough storage
space and when he was a small infux of requests legal entities and individuals, it was
not a special burden. Over the years the problem has gradually escalated. The space
is flled with unnecessary archival footage and documentary material with longer
storage periods, and institutions responsible for this problem (Pension and Disability
Insurance Fund and the Health and Social Security) was the easiest to all requests,
even for documents holder who still operate, channeled into the archive. After all,
the archive can not be that there is no documentation.
Despite the seemingly huge amount of documentation that has taken over in the
archives on this basis, it is a very small part of the overall documentation thousands
holders in bankruptcy and liquidation which is unaccounted for.
41
Klasifkacijska ema steajnih i likvidiranih organizacija preuzetih u Dravni arhiv Republike Makedonije
The adoption of the archival material was expected to fnally fnd an adequate
solution to the current problem in the archives. unfortunately, although the law has
brought some innovations (the distinction between private and public archival and
documentary material, electronic archival and documentary material, newspapers in
terms of, the establishment of trade associations, etc.) did not answer the question of
what to do with this documentation. Only one member of this law we closed all hope
for thousands of employees who will not be able to resolve their ardent problem:
whether working or not, whether they were paid contributions or not. It is true that
the archive is not competent to deal with this problem, but also should have said that
should not have been just to close the door, but also to supply the relevant opinions
and solutions.
Perhaps, when jobs settle down a bit on the basis of practical experience
in the feld, with other relevant factors in Macedonia, we will fnd a solution to the
problem.
42
Dr. Aco ANGELOVSKI













T
a
b
e
l
a

1
P
R
E
G
L
E
D

A
R
H
I
V
S
K
I
H

F
O
N
D
O
V
A

S
A

K
O
L
I

I
N
O
M

D
O
K
u
M
E
N
T
A
C
I
J
E

S
T
E

A
J
N
I
H

I

L
I
K
V
I
D
I
R
A
N
I
H

O
R
G
A
N
I
Z
A
C
I
J
A

P
R
E
u
Z
E
T
I
H

u

D
R

A
V
N
I

A
R
H
I
V

R
.

M
A
K
E
D
O
N
I
J
E

u

P
E
R
I
O
D
u

1
9
9
0
.


2
0
1
0
.

g
o
d
i
n
e





R
e
d
.
b
r
.
A
R
H
I
V
B
r
o
j

f
o
n
d
o
v
a
G
r
a
n
i

n
e

g
o
d
i
n
e
u
k
u
p
n
a

k
o
l
i

i
n
a

p
r
e
u
z
e
t
e

d
o
k
u
m
e
n
t
a
c
i
j
e
A
r
h
i
v
s
k
i

m
a
t
e
r
i
j
a
l

D
o
k
u
m
e
n
t
a
r
n
i

m
a
t
e
r
i
j
a
l

s
a

d
u

i
m

r
o
k
o
v
i
m
a

u
v
a
n
j
a
k
n
j
i
g
a
k
u
t
i
j
a
d
r
u
g
o
k
n
j
i
g
a
k
u
t
i
j
a
d
r
u
g
o
K
n
j
i
g
a

k
u
t
i
j
a
d
r
u
g
o
1
.
D
A
R
M
-
C
e
n
t
r
a
l
n
i

d
i
o
8

1
9
4
5
.
-
2
0
0
7
.
9
6
1
0
7
3
1
8

f
a
s
c
i
k
3
4
5
4
0
/
6
2
5
3
3
1
8

f
a
s
c
i
k
l
i
2
.
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

B
i
t
o
l
j
3
4
1
9
4
5
.
-
2
0
1
0
.
1
2
2
3
1
8
8
2
2
1

f
s
c
i
k
.
8
2
6
6
4
7
/
3
9
7
1
2
3
5
2
1

f
a
s
c
i
k
l
a
3
.
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

V
e
l
o
s
3
8
1
9
4
7
.

-
2
0
0
9
.
1
3
6
0
1
9
5
0
6
7
4

r
e
g
.

7
9
5

f
a
s
c
.
4
3
2
5
8
8
2
5

f
a
s
c
.
9
2
8
1
3
6
2
6
7
4

r
e
g
.

i

7
7
0

f
a
s
c
i
k
l
i
4
.
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

K
u
m
a
n
o
v
o
1
1
1
9
4
6
.
-
2
0
1
0
.
9
4
2
8
/
5
3
/
9
3
7
5
/
5
.
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

O
h
r
i
d
1
6
1
9
5
5
.
-
2
0
0
6
.
3
6
3
7
2
9
3
2
2

f
a
s
c
.
3
4
5
2
4
3
/
1
8
5
4
9
3
2
2

f
a
s
c
i
k
l
e
6
.
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

P
r
i
l
e
p
6
1
1
9
4
5
.
-
2
0
1
0
.
8
2
5
1
6
5
5
3
1
0

f
a
s
c
.
8
2
5
3
6
4
/
/
1
2
9
1
3
1
0

f
a
s
c
i
k
l
i
7
.
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

S
k
o
p
l
j
e
1
3
5
1
9
4
5
.
-
2
0
0
9
.
1
2
0
0
2
6
9
0
1
3
5

f
a
s
c
.
9
2
1
6
1
6
/
2
7
9
2
0
7
4
1
3
5

f
a
s
c
i
k
l
i
8
.
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

S
t
r
u
m
i
c
a
3
0
1
9
4
6
.
-
2
0
0
7
.
5
4
2
1
2
3
9
1
2
9

f
a
s
c
.
i

3
6

r
e
g
.
5
4
2
5
0
0
2
3

f
a
s
c
.
i

1
3

r
e
g
.
/
7
3
9
1
0
6

f
a
s
c
i
k
l
i

i

2
3

r
e
g
.
9
.
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

T
e
t
o
v
o
8
1
9
4
9
.
-
2
0
0
7
.
1
5
2
2
4
2
/
1
5
2
9
4
/
/
1
4
8
/
1
0
.
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

t
i
p
4
2
1
9
4
2
.
-
2
0
0
6
.
2
7
9
1
7
7
6
/
2
2
2
3
1
/
2
5
7
1
5
4
5
/
















43
Klasifkacijska ema steajnih i likvidiranih organizacija preuzetih u Dravni arhiv Republike Makedonije


T
a
b
e
l
a

2
K
L
A
S
I
F
I
K
A
C
I
J
S
K
A

E
M
A

A
R
H
I
V
S
K
I
H

F
O
N
D
O
V
A

P
O

D
J
E
L
A
T
N
O
S
T
I
M
A

S
T
E

A
J
N
I
H

I

L
I
K
V
I
D
I
R
A
N
I
H

O
R
G
A
N
I
Z
A
C
I
J
A

P
R
E
u
Z
E
T
I
H

u

D
R

A
V
N
I

A
R
H
I
V

R
.

M
A
K
E
D
O
N
I
J
E

u

P
E
R
I
O
D
u

1
9
9
0
.


2
0
1
0
.

g
o
d
i
n
e
R
e
d
.
b
r
.
A
R
H
I
V
B
a
n
k
e

i

n
o
v

a
n
i

z
a
v
o
d
i
I
n
d
u
s
t
r
i
j
a

i

r
u
d
a
r
s
t
v
o
P
o
l
j
o
p
r
i
v
r
e
d
a

i

u
m
a
r
s
t
v
o
T
r
g
o
v
i
n
a
,

u
g
o
s
t
i
t
e
l
j
s
t
v
o

i

t
u
r
i
z
a
m
S
a
o
b
r
a

a
j
Z
a
n
a
t
s
t
v
o
Z
a
d
r
u
g
e
T
r
g
o
v
a

k
a

p
r
e
d
.

n
a

v
e
l
i
k
o

i

m
a
l
o
O
s
t
a
l
i
U
k
u
p
n
o
1
D
A
R
M
-
C
e
n
t
r
a
l
n
i

d
i
o
3
1
/
/
1
/
/
/
1
6
2
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

B
i
t
o
l
j
1
1
6
2
9
2
/
/
/
4
3
4
3
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

V
e
l
e
s
2
9
6
1
4
1
/
1
/
/
3
8
4
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

K
u
m
a
n
o
v
o
1
3
/
6
/
/
1
/
/
1
1
5
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

O
h
r
i
d
/
1
/
1
2
/
/
2
/
1
1
6
6
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

P
r
i
l
e
p
/
2
4
6
1
7
4
3
4
/
3
6
1
7
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

S
k
o
p
l
j
e
1
7
8
6
0
2
3
5
/
1
2
1
0
1
3
5
8
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

S
t
r
u
m
i
c
a
1
3
9
5
1
3
5
/
3
3
0
9
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

T
e
t
o
v
o
/
1
2
2
/
1
1
/
1
8
1
0
O
d
j
e
l
j
e
n
j
e

t
i
p
/
1
2
5
1
4
2
/
5
/
4
4
2






U
K
U
P
N
O
9
7
7
3
8
1
3
9
1
3
4
2
1
9
1
2
3
2
3
8
1
44
Dr. Aco ANGELOVSKI

a
b
e
l
a

3

L
A
S
I
F
I
K
A
C
I
J
S
K
A

E
M
A

P
R
E
u
Z
E
T
E

D
O
K
u
M
E
N
T
A
C
I
J
E

P
O

D
J
E
L
A
T
N
O
S
T
I
M
A

S
T
E

A
J
N
I
H

I

L
I
K
V
I
D
I
R
A
N
I
H

O
R
G
A
N
I
Z
A
C
I
J
A

u

D
R

A
V
N
O
M

A
R
H
I
V
u

R
.

M
A
K
E
D
O
N
I
J
E

Z
A

P
E
R
I
O
D

1
9
9
0
.


2
0
1
0
.

g
o
d
i
n
a
R
e
d
.

b
r
.
A
R
H
I
V
B
a
n
k
e

i

n
o
v

a
n
i

z
a
v
o
d
i
I
n
d
u
s
t
r
i
j
a

i

r
u
d
a
r
s
t
v
o
P
o
l
j
o
p
r
i
v
r
e
d
a

i

u
m
a
r
s
t
v
o
T
r
g
o
v
i
n
a
,

u
g
o
s
t
i
t
e
l
j
s
t
v
o

i

t
u
r
i
z
a
m
S
a
o
b
r
a

a
j

Z
a
n
a
t
s
t
v
o

Z
a
d
r
u
g
e

T
r
g
o
v
i
n
s
k
a

p
r
e
d
.

n
a

v
e
l
i
k
o

i

m
a
l
o
O
s
t
a
l
o
k
n
j
.
a
/
k
d
r
.
k
n
j
.
a
/
k
d
r
.
k
n
j
.
a
/
k
d
r
.
k
n
j
.
a
/
k
d
r
.
k
n
j
.

/
k
d
r
.
k
n
j
.
a
/
k
d
r
.
k
n
j
.
a
/
k
d
r
.
k
n
j
.
a
/
k
d
r
a
/
k
1
D
A
R
M


C
E
N
T
R
A
L
N
I

D
I
O
4
7
1
4
1
8

f
a
s
c
.
6
2
1
6
2
/
/
/
/
/
/
3
0
1
3
1
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
2
O
D
J
E
L
J
.
B
I
T
O
L
J
3
3
7
2
9
1
2
0
8
2
1

1
5
1
3
2
1
3
6
3
1
9
2
4
4
1
2
1
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
3
O
D
J
E
L
J
.
V
E
L
E
S
3
7
6
0
7
4
f
a
s
c
.

5
5
r
e
g
.
8
7
2
8
8
1
1
6
0

f
a
s
c
.

2
8
9

r
e
g
.
4
0
6
3
2
5
1
5
6

f
a
s
c
.

2
1

r
e
g
.
3
4
8
5
6
7
2
4
0

f
a
s
c
.

2
8
2

r
e
g
.
/
1
2
/
/
/
/
/
/
3

r
e
g
/
/
/
1
6
3

f
a
s
c
.

2
7

r
e
g
.
4
O
D
J
E
L
J
.
K
U
M
A
N
O
V
O
5
8
4
1
8
3
/
/
/
5
1
8
1
/
/
/
/
/
6
/
/
/
/
/
5
O
D
J
E
L
J
.
O
H
R
I
D
/
/
/
6
7
3
1
8
/
/
/
2
6
4
3
7
6
3
2
2

f
a
s
c
.
/
/
/
/
/
/
1
7
1
8
/
/
/
/
/
6
O
D
J
E
L
J
.
P
R
I
L
E
P
/
/
/
5
4
4
1
0
6
9
1
8
0

f
a
s
c
.
1
9
4
5
6

f
a
s
c
.
8
5
3
0
2
1
2
0

f
a
s
c
.
9
7
1
/
9
5
8
1
2f
a
s
5
5
5
/
/
/
2

f
a
s
c
.
7
O
D
J
E
L
J
.
S
K
O
P
L
J
E
1
6
1
7
1
0
3
5
9
8

f
a
s
c
.
3
5
1
2
6
2
0
5
4
9
3
3
0

f
a
s
c
.
7
4
3
1
3
6
6
2
1
7f
a
s
c
.
/
/
/
7
8
1
7
0
/
8

D
J
E
L
J
.
S
T
R
U
M
I
C
A
6
3
6
2
5
8
4
7
f
a
s
c
.

3
6

r
e
g
.
4
0
6
7
9
4
6
4

f
a
s
c
.
1
1
6
6
3
5
5
3
1
7
f
a
s
c
.
1
1
2
1

f
a
s
c
.
7
2
7
/
/
/
9
O
D
J
E
L
J
.

T
E
T
O
V
O
/
/
/
1
2
2
8
1
0
8
1
3
0
1
1
5
7
/
/
3
1
3
3
4
/
/
1
0
O
D
J
E
L
J
.

I
P
/
/
/
4
9
8
7
0
3
5
2
6
6
7
7
3
5
3
8
6
1
6
7
/
1
9
8
1
/
/
u
K
u
P
N
O
:
4
7
8
6
9
9
2

f
a
s
c
.

5
5

r
e
g
.
3
0
6
8
5
8
1
5
5
0
7

f
a
s
c
.

2
8
9

r
e
g
.
1
0
2
4
1
8
1
8
2
2
6

f
a
s
c
.

2
1

r
e
g
.
1
1
4
2
2
6
1
4
7
1
2

f
a
s
c
.


2
8
2

r
e
g
.
3
3
1
5
9
8
1
7

f
a
s
c
.
2
3
5
7
2
7
1
0

f
a
s
c
.
5
1
1
9
1
3

r
e
g
7
8
1
7
0
1
6
5

f
a
s
c
.

2
7

r
e
g
.
45
Jasmina LATINOVI
Istorijski arhiv Kikinda
STANJE I ZATITA REGISTRATURNE GRAE
IMALACA U TRANZICIJI
(steaj, likvidacija, privatizacija, reforma)
Abstrakt: Nedovoljno jasna i precizna uputstva, zakonska i podzakonska
akta, koja arhivski delatnici mogu koristiti u svom radu, kada je u pitanju stanje i
zatita registraturne grae imalaca u tranziciji, dovode do injenice da se zatita
na terenu, u registraturama u kojima je otvoren steajni postupak, likvidacija ili je
ostvarena privatizacija rade od sluaja do sluaja.

Kljune rei: Tranzicija, steaj, likvidacija, privatizacija, registratura,
arhivski delatnici, struni nadzor.
Abstract: Lack of clear and precise instructions, laws and by-laws, which
archival agents may use in their work, when it comes to state and protection of
current records holders in transition, leading to the fact that the protection on the
ground, in agencies where the open bankruptcy, liquidation or privatization was
working on a case-by-case basis.
Keywords: Transition, bankruptcy, liquidation, privatization, registry,
archival agents, under the expert supervision.
Uvodne naznake
Postupak tranzicije u svim republikama bive Socijalistike Federativne
Republike Jugoslavije, pa i u Republici Srbiji, u velikoj meri promenio je tokove
privrednih aktivnosti preduzea. Privatizacija, kao opta pojava s kraja dvadesetog
veka, postala je sinonim za proces korenitih promena koje su se odvijale uporedo u
svim segmentima jednog drutva, promene su bile vidljive u socijalnom, kulturnom,
ekonomskom, ali i u drutveno-politikom pogledu.
u tranziciji, kao osnovnom procesu transformacije vlasnike strukture
dravnog u privatno vlasnitvo, trebalo je da doe do znaajnih pozitivnih pomaka
koji e doprineti promeni svojinskih odnosa u privredi i boljem sveobuhvatnom
stanju u drutvu u celini. Meutim opta ocena srpske tranzicije je da je ona
Republiku Srbiju proizvela u privredno devastiranu, kulturno izmenjenu i socijalno
46
Jasmina LATINOVI
pauperizovanu dravu. Dvadeset godina traenja pravog modela privatizacije,
obeleio je nedostatak dobre volje da se ona i sprovede.
1
Kada je u pitanju stanje i zatita arhivske grae i registraturskog materijala
u nastajanju, u registraturama koje se nalaze u postupku steaja, likvidacije,
privatizacije ili reforme bilo koje vrste, arhivisti su prilikom strunog nadzora nad
radom registrature prvo pristupali analizi stvarnog stanja registraturskih jedinica koje
se nalaze na terenu a potiu iz perioda pre tranzicionih promena, a potom sainjavali
jasan pregled stanja arhivske grae i registraturskog materijala koji se odnosi na
period tranzicionih promena.
Postupci arhivista nad radom registrature koja prethodno nije evidentirana u
registar aktivnih registratura nadlenog arhiva
Namee se pitanje, ta je arhivskim delatnicima initi, kojim redosledom
obaviti struni nadzor nad radom registrature koja je tokom postojanja promenila
vlasniku strukturu ili status? Koje sve korake preduzeti u situaciji kada registratura
nije, na primer, evidentirana u registar aktivnih registratura nadlenog arhiva, a
nalazi se u procesu steajnog postupka (likvidicije/reorganizacije)?
Osnovni problem svakako je nepostojanje jedinstvenog uputstva te
odgovarajuih propisa koje bi arhivisti i arhivski pomonici sledili na terenu. Mnoga
preduzea, frme, ustanove kulture, hoteli, ugostiteljski objekti, sportska drutva
su prestajala da rade, nestajala u vrtlogu tranzicije ili otila pod steaj. Promene
u frmama donosile su promene u registraturama, odnosno promene u frmama
donosile su promene u odnosu prema arhivskoj grai i registraturskom materijalu
u registraturama. Tako se iz dana u dan poveavala potreba da se zaposlenim
arhivistima u Slubi zatite arhivske grae van arhiva daju uputstva za postupanje
u novonastalim okolnostima. Potreba je bila uveana injenicom da je nestankom
nekadanje dravne zajednice krajem osamdesetih nestalo i arhivsko vee, ba kao i
matinost republikog arhiva Arhiva Srbije, te je nestalo pravovremenih i valjanih
uputstava i smernica po pitanjima rada arhivista u registraturama.
2
Arhivski delatnici koji rade na poslovima zatite arhivske grae i
registraturskog materijala van arhiva, su u proteklom periodu na organizovanim
tematskim konsultacijama i interaktivnim radionicama izneli zapaanja iz vlastite
prakse koja se tiu stanja i zatite registraturne grae imalaca u tranziciji, te
prosledili meusobno pitanja i predloge reenja za pojedine postupke kako bi doli
blie odgovorima, a rad na terenu ujednaili i sinhronizovali.
Postojei Zakoni i propisi koji se primenjuju u Republici Srbiji nemaju
posebno odreene smernice po pitanju prava nadlenih arhiva te obaveza steajnih
1 Jugoslav Veljkovski, Problematika zatite i preuzimanja arhivske grae registratura u steaju,
Arhivska praksa, broj 15, Tuzla 2012., str. 234.
2 Zoran Veljanovi, Arhivi u procesu steajnog postupka, Ex pannonia broj 15 16, Subotica
2012. , str. 88.
47
Stanje i zatita registraturne grae imalaca u tranziciji
upravnika u vezi sa registraturskim materijalom registratura koje se nalaze u procesu
steaja, likvidacije ili reforme.
Pored lanova 37 i 38 Zakona o kulturnim dobrima
3
i Zakona o steaju
4

nema posebne odredbe vezane za obaveze uvanja i zatite nastale radom imalaca,
a koje proizilaze iz rada steajnog upravnika/poverenika, odnosno obaveze koje su
vezane za rad nadlenog suda koji pokree steajni postupak.
Nekoliko pitanja nametnulo se arhivskim delatnicima, koji obavljaju poslove
zatite registraturskog materijala i arhivske grae van arhiva, kao osnov problema u
registraturama koje se nalaze u postupku tranzicije:
1. Na koji nain se najbre informisati o pokretanju steaja u registraturama
na podruju nadlenog arhiva poto pozitivnim zakonskim propisima ta
vrsta obaveze steajnog upravnika/poverenika prema nadlenom arhivu
nije jasno naglaena?
Direktnim angaovanjem arhivista i arhivskih pomonika Slube
zatite registraturskog materijala i arhivske grae van arhiva putem
internet stranica Narodne banke Srbije, Agencije za privredne
registre Republike Srbije, Agencije za privatizaciju, Agencije za
steaj, praenjem objava u Slubenom glasniku Republike Srbije,
direktnim obavetavanjem kod steajnih sudija, informisanjem sa
oglasne table ili tokom strunog nadzora u nadlenim Privrednim
sudovima.
5
2. Koje su obaveze steajnog upravnika/poverenika nakon otvaranja
steajnog postupka u registraturi i koji postupci nadlene Slube zatite
registraturskog materijala i arhivske grae van arhiva slede?
Nakon dobijanja obavetenja o pokretanju steajnog postupka
u registraturi, stupiti u vezu sa steajnim upravnikom i zakazati
struni nadzor nad radom registrature. utvrditi stepen sreenosti i
3 Slubeni glasnik R Srbije br. 71/94.
lan 37. Dravni organi i organizacije, organi jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave,
ustanove, preduzea i druga pravna lica u toku ijeg rada nastaje registraturski materijal duni su
da: 1) oznaavaju i datiraju registraturski materijal i vode osnovnu evidenciju o njemu; 2) uvaju
registraturski materijal u sreenom i bezbednom stanju; 3) klasifkuju i arhiviraju registraturski
materijal i 4) odabiraju arhivsku grau i izluuju bezvredni registraturski materijal u roku od godine
dana isteka utvrenog roka uvanja; Izlueni bezvredni registraturski materijal moe se unititi samo
na osnovu pismenog odobrenja nadlenog arhiva.
lan 38. Dravni organi i organizacije, organi jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave,
ustanove, preduzea i druga pravna lica utvruju: 1) nain evidentiranja registraturskog materijala,
njegovog uvanja, klasifkacije i arhiviranja, ako za pojedine organe i organizacije zakonom nije
drukije odreeno; 2) liste kategorija registraturskog materijala s rokovima uvanja i 3) nain zatite
korienja podataka i dokumenata nastalih u procesu automatske obrade podataka. Liste kategorija
registraturskog materijala sa rokovima uvanja utvruju se u saglasnosti s nadlenim arhivom.
4 Slubeni glasnik R Srbije, broj 104/2009.
5 Zakljuak sa radionice svih arhivista i arhivskih pomonika zaposlenih u Slubi zatite
registraturskog materijala i arhivske grae van arhiva sa podruja AP Vojvodine odrane maja 2012.
godine u Kikindi, AP Vojvodina, R Srbija. zajedniki stav, tom prilikom je bio da bi zakonski trebalo
sprovesti nunost da steajni upravnik/poverenik dopisom obavesti nadleni arhiv o steaju koji vodi.
48
Jasmina LATINOVI
ouvanosti registraturskog materijala i arhivske grae, ustanoviti
raspon godina, koliinu i drugo. Insistirati na fzikom obezbeenju
registrature kako bi se spreilo eventualno dalje propadanje,
rasturanje i unitavanje dokumentacije zateene u tom trenutku u
registraturi.
Sainiti Zapisnik o strunom nadzoru, izdati Reenje o izvrenju
naloenih mera.
ukoliko u registraturi postoji Lista kategorija arhivske grae i
registraturskog materijala sa rokovima uvanja naloiti izdvajanje
i popisivanje arhivske grae za primopredaju odnosno izdvajanje
i popisivanje registraturskog materijala za izluivanje ukoliko su
registraturske jedinice u sreenom, evidentiranom i zatienom
stanju.
ukoliko su registraturske jedinice u nesreenom stanju, Lista u
registraturi nije blagovremeno usvojena, naloiti njeno usvajanje u
skladu sa delatnou i postupiti u skladu sa prethodno navedenim
propisima.
6
3. Kako se vri preuzimanje arhivske grae i registraturskog materijala
nakon okonanja steajnog postupka (likvidacije/reorganizacije)
registrature?
Nadleni arhiv moe preuzeti samo odabranu, sreenu i popisanu
arhivsku grau kao i registraturski materijal nastao u radu organa,
ustanova, preduzea i drugih pravnih lica koji su ukinuti ili su
prestali s radom, smatraju se dospelim za preuzimanje, ako niko
nije preuzeo njihova prava i obaveze
7
Steajni upravnik/poverenik alje nadlenom arhivu zahtev za
prijem registraturskih jedinica koji obuhvata detaljan popis po
vrstama, godinama nastanka, jasno izraenu koliinu u dunim
metrima te stanje u kom se graa nalazi. Nakon provere, arhivista
sainjava Zapisnik o primopredaji.
Dokumentacija steajnog upravnika/poverenika preuzima se
od strane nadlenog arhiva nakon tri godine od dana okonanja
steajnog postupka u registraturi to je regulisano i Zakonom o
steajnom postupku.
4. Koja zakonska i podzakonska akta predstavljaju pozitivan zakonski
okvir u postupku zatite arhivske grae i registraturskog materijala koje
se nalaze u steaju (likvidaciji, reorganizaciji)?
Zakon o kulturnim dobrima (Sl. glasnik R Srbije, br. 71/94.)
Zakon o steaju (Sl. glasnik R Srbije, br. 104/2009.)
6 Zakljuak sa radionice svih arhivista i arhivskih pomonika zaposlenih u Slubi zatite
registraturskog materijala i arhivske grae van arhiva sa podruja AP Vojvodine odrane maja 2012.
godine u Kikindi, AP Vojvodina, R Srbija.
7 lan 41. Zakona o kluturnim dobrima, Slubeni glasnik R Srbije, br. 71/94.
49
Stanje i zatita registraturne grae imalaca u tranziciji
Pravilnik o utvrivanju nacionalnih standarda u steajnom postupku
(Sl. glasnik R Srbije, br. 13/2010.)
Pravilnik o primopredaji arhivske grae (R Srbija, SAP Vojvodina
1975. g).
Opti je zakljuak meutim, da se ni jedan trenutno vaei zakon niti
podzakonski akt, ne bavi detaljnije obavezama steajnih upravnika/poverenika, kada
je u pitanju registraturski materijal i arhivska graa zateena u registraturi, u kojoj
je proglaen steajni postupak (postupak likvidacije, reorganizacije, privatizacije).
8
Problem neevidentirane registrature u registru aktivnih registratura
nadlenog arhiva
Preuzimanje arhivske grae i registraturskog materijala u registraturama
koje nisu bile u evidenciji Registra aktivnih registratura nadlenog arhiva kao to su
Interpromet doo u steaju i Ceramica unica doo u steaju, privredni subjekti koji
su na podruju Severnobanatskog okruga otvoreni 1989., odnosno 2008. godine, sve
radnje i postupci nadlene Slube zatite registraturskog materijala i arhivske grae
van arhiva obavljeni su shodno gore navedenim redosledom.
Steajni postupak u preduzeu/registraturi Interpromet u doo otvoren je
Reenjem privrednog suda u Zrenjaninu broj St. 214/2011., od 3. 2. 2012. godine
9
,
dok je u registraturi Ceramica unica steaj otvoren Reenjem istog suda, broj St.
447/2010 od 30. 7. 2010. godine.
10
Prilog 1

8 Zakljuak sa Radionice arhivista ....
9 Dosije registrature broj 629, omot spisa 2.
10 Dosije registrature broj 632, omot spisa 2.
50
Jasmina LATINOVI
Nakon Zapisnika o strunom nadzoru, sainjenom nad radom ove registrature
broj 2/22 od 30. 3. 2012. godine i upisa u Registar aktivnih registratura nadleni su
postupili po svim naloenim merama nadlenog Istorijskog arhiva Kikinda. Prema
utvrenom stanju u Zapisniku se izmeu ostalog navodi sledee:
1. Interpromet doo u steaju, poseduje Pravilnik o kancelarijskom
poslovanju sa Listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima
uvanja i arhivske grae od 22. 3. 2012. godine, va broj akta 097/12 -
01, koji je usklaen sa Zakonom o kulturnim dobrima (Slubeni glasnik
Republike Srbije, br. 71 / 94 ).
Napomena Registratura nije bila evidentirana u Spoljnoj slubi
Istorijskog arhiva Kikinda te je to retroaktivno uinila. Poslovanje
zapoinje 1998. godine, kada je na osnovu Reenja Osnovnog suda
udruenog rada Kikinda, broj Fi. 270/89 od 26. 12. 1989. godine
osnovano privatno preduzee pod nazivom Preduzee Inter-promet za
uvoz-izvoz, trgovinu na veliko i malo i usluge u prometu. Steaj, u ovoj
registraturi, otvoren je na osnovu pravosnanog Reenja Privrednog suda
Zrenjanin broj St. 214/2011 od 3. 2. 2012. g., kojim se otvara steajni
postupak nad steajnim dunikom DOO za proizvodnju, trgovinu i usluge
Interpromet. Treba napomenuti da se nadlenom Istorijskom arhivu
Kikinda obratio steajni upravnik ove registrature s molbom, da na dalje
uvanje i upotrebu, preda 2 m1 reg. materijala i arhivske grae zbog
toga je postupak evidentiranja, u opti inventarni pregled Spoljne slube
Istorijskog arhiva Kikinda, uinjen retroaktivno.
2. Arhivska knjiga u registraturi nije bila ustrojena od njenog osnivanja.
- u registraturi su nakon otvaranja steajnog postupka neposredno
pre predaje zateene dokumentacije evidentirali reg. jedinice u arhivsku
knjigu.
3. Arhivska knjiga sadri 22 redna broja. To je prema reima Irene Galeev,
sve od reg. jedinica koje su zateene u registraturi nakon otvaranja
steajnog postupka nad steajnim dunikom.
- Arhivska knjiga poinje rednim brojem 1 Devizni izvodi.
(2005. g) i zavrava se rednim brojem 22 ugovori, krediti obraun
zarada (2010. 2012. g)
4. Nakon upisa zateenih reg. jedinica sainjen je prepis arhivske knjige,
od strane administrativnog radnika steajnog upravnika Irene Galeev, i
predat nadlenom Istorijskom arhivu Kikinda.
5. Izluivanje bezvrednog reg. materijala, u registraturi nee biti obavljeno.
6. Registraturske jedinice, do momenta predaje Istorijskom arhivu Kikinda
nalaze se u ormaru kancelarije Interprometa doo u steaju, u sreenom
i popisanom stanju.
51
Stanje i zatita registraturne grae imalaca u tranziciji
7. Prilikom strunog nadzora ustanovljeno je da su na svim spoljnim
omotima registraturskih jedinica, jasno ispisani podaci predvieni lanom
23. Pravilnika o kancelarijskom poslovanju registrature.
8. Iz kancelarija registrature sve reg. jedinice bie predate na uvanje i
dalju upotrebu nadlenom Istorijskom arhivu Kikinda nakon to se saini
Zapisnik o preuzimanju.
9. Trenutna koliina registraturskog materijala i arhivske grae, koju
poseduje imalac, iznosi oko 2 m.
Zahvaljujui brzoj i efkasnoj saradnji Slube zatite registraturskog
materijala i arhivske grae van arhiva Istorijskog arhiva Kikinda kao i steajnog
upravnika ove registrature svi postupci predvieni Zapisnikom o strunom nadzoru
obavljeni su u veoma kratkom roku.
Izvod iz sadraja dosijea registrature Interpromet doo u steaju:
Red.
broj
Datum
ulaska
Naziv dokumenta
1/1 30.3.2012. Zapisnik o strunom nadzoru
2/2 30.3.2012. Prepiska sa registraturom Reenje o osnivanju registrature
3/2 30.3.2012. Prepiska sa registraturom Reenje o otvaranju steajnog
postupka
3/2 02.4.2012. Pravilnik o kanc.poslovanju sa Listom
4/3 02.4.2012. Prepis arhivske knjige (1989.-2012.) br. 1-22
5/3 02.4.2012. Zapisnik o preuzimanju (1989.-2012. ) sa Spiskom

Kod registrature Ceramica unica doo u steaju postupci su obavljeni
slinim redosledom i s jednakom efkasnou kao i kod prethodne registrature. Vie
od 50 dunih metara, koliko je evidentirano u registraturi,
11
sada se nalazi na uvanju
i daljoj upotrebi kod nadlenog Istorijskog arhiva Kikinda.
11 Dosije registrature broj 632, Omot spisa 3, Prepis arhivske knjige broj 3/82 od 24. 9. 2012.
52
Jasmina LATINOVI
Prilog br. 2 - Naslovna strana Prepisa arhivske knjige broj 3/82 od 24. 9. 2012. g.
Zanimljivo je istai da je prilikom preuzimanja registraturskih jedinica zbog
smanjenog kapaciteta smetajnog prostora nadlenog arhiva uinjen ustupak te je u
registraturi ostao registraturski materijal sa rokom uvanja od pet godina koji e u
narednom periodu, od strane registrature, blagovremeno biti izluen. Dok je arhivska
graa sa trajnim rokom uvanja, kao i one kategorije koje bi prema pozitivnim
zakonskim propisima i Listi kategorija arhivske grae i registraturskog materijala sa
rokovima uvanja registrature trebalo uvati deset godina, predata na dalje uvanje i
upotrebu nadlenom arhivu.
53
Stanje i zatita registraturne grae imalaca u tranziciji
Prilog br. 3 - Zapisnik o primopredaji arhivske grae broj 10/10 od 10. 9. 2012. g

Do jasno defnisanog upustva u radu, interaktivne radionice, zakljuci,
iskustva kolega na terenu, nauno istraivaki radovi kao i drugi vidovi informisanja
mogu pomoi da se arhivska graa i registraturski materijal sauva od propadanja i
unitavanja savesnim i samosvesnim radom arhivista. U zavisnosti od situacije do
situacije iznalaziti mogua reenja kojima e obe strane koje uestvuju u postupku
biti zadovoljne.
Zbog toga arhivski radnik mora da poznaje nau stvarnost da bude
orjentisan prema interesima drutva, da poseduje odreeni stepen strunog
obrazovanja i obavezno mora da prati razvoj kulturnih i tehnolokih dostignua.
54
Jasmina LATINOVI
Posle teoretskog obrazovanja tek predstoji uenje kroz neposredan praktini rad,
uz stalno praenje strune i ire literature, ime bi se dopunjavla i obogaivala, ve
usvojena teoretska podloga.
12
Zakljuak
u tranziciji, kao osnovnom procesu transformacije vlasnike strukture
dravnog u privatno, trebalo je da doe do znaajnih pozitivnih pomaka koji e
doprineti promeni svojinskih odnosa u privredi i boljem sveobuhvatnom stanju u
drutvu u celini. Meutim, opta ocena srpske tranzicije je, po miljenju domaih
i stranih strunjaka, negativna. u skladu sa tim, mnogobrojne reforme koje su se
dogodile u srpskim preduzeima u proteklom periodu, ocenjene su kao negativne, a
dokazi u vezi sa tim (registraturski materijal i arhivska graa) bespovratno uniteni.
Kada je u pitanju zatita registraturskog materijala i arhivske grae,
nepostojanje jasno defnisanog uputstva, zakonskog i podzakonskog akta dovodi do
situacije da arhivski delatnici na terenu ne rade sinhronizovano i ujednaeno titei
tako registrature u tranziciji.
Summary

Economic transition, which is fundamental process of transformation from
state to private ownership, was supposed to signifcantly change ownership structure
and should have led toward better society in general. However, local and foreign
experts have come to negative conclusions about Serbian transition. In line with
those opinions, most reforms which have been conducted in serbian companies in
recent past, have been deemed unsuccessful, and most of the evidence (registrature
and archival material) has been lost forever.
One of the main issues of maintaining registrature and archival material
in transitional companies, is a lack of clearly defned instruction, law or bylaw
act, which leads to situation that archival employees in the feld are not working
uniformly, or by the same standards.


12 Stanislava Blaevi, Zanimanje arhivsit aktuelnost ili ne, Arhivska praksa, broj 15., Tuzla
2012. , str. 13.
55
Marija TODOROVI
Istorijski arhiv umadije Kragujevac
ZATITA ARHIVSKE GRAE STEAJNIH DUNIKA
NA PODRUJU UMADIJE
Abstrakt: Za ouvanje javne arhivske grae pravnih lica u steaju, tzv.
,,steajnih dunika podjednako su zainteresovani radnici bankrotiranih preduzea,
arhivi i organi steajnog postupka. Radnici zbog podataka o radnom stau, u cilju
ostvarivanja prava na penziju i za regulisanje stambenih pitanja. Nadleni arhivi
zbog arhivske grae koja svedoi o nastanku, organizacionoj strukturi i osnovnoj
delatnosti tvorca arhivskog fonda, a steajni upravnici zbog dokaza u postupku
privatizacije, prodaje objekata steajnog dunika.
Analizirajui stanje javne arhivske grae preuzetih arhivskih fondova
steajnih dunika na podruju mesne nadlenosti kragujevakog arhiva, autor je
otvorio pitanje tzv. ,,steajeva bez kapitala i fnansiranja primo-predaje poslovno-
tehnike dokumentacije steajnih dunika, bez imovine. Ovo pitanje nije decidno
regulisano propisima o steaju, a na njega trenutno nema odgovor arhivska sluba
u Srbiji, a ni organi steajnog postupka.
Kljune rei: Arhivi, zakon, steajni dunik, javna arhivska graa, steajni
upravnici.
Abstract: To preserve the public archives of legal entities in bankruptcy,
so. called ,, bankruptcy debtors is the issue that has equal interest of workers of
bankrupt enterprises, archives and public proceedings. Workers are interested mainly
because of getting their work history in order to exercise the right to a pension and
to regulate housing.
The relevant archives for archival material testify to the emergence,
organizational structure and the primary activity creator of archival holdings and
bankruptcy administrators for evidence in the privatization process and the sale of
the debtor objects.
Analyzing the state of public archives created by the bankruptcy debtors
in the territorial jurisdiction of Kragujevac archives, the author raised the issue of
the so-called. ,, bankruptcies without capital, and the funding of primo-delivery
business and technical documentation bankruptcy debtor with no assets. This issue is
not explicitly regulated by legislation on bankruptcy, and it currently has no answer
among the archival service in Serbia and bodies of the bankruptcy proceedings.
Keywords: Archives, the law, the debtor, public archives, bankruptcy
administrators.
56
Marija TODOROVI
Uvod
Pojaana delatnost trgovinskih sudova u Srbiji na poslovima likvidacije i
steajeva privrednih drutvenih preduzea, praena navalom steajnih upravnika na
arhive ugrozila je dugogodinju, plansku politiku arhiva na poslovima preuzimanja
javne arhivske grae.
Iako po l. 41 Zakona o kulturnim dobrima
1
arhivi imaju obavezu
preuzimanja javne arhivske grae pravnih lica koja su ukinuta ili prestala sa radom,
kada niko nije preuzeo njihova prava i obaveze, popunjenost smetajnih kapaciteta
ustanova zatite dovela je mnoge arhive u situaciju da ogranie ili stopiraju svako
budue preuzimanje dokumentacije. Iako slube zatite van arhiva ulau veliki trud
pri izluivanju bezvrednog registraturskog materijala stvaralaca pre primo-predaje
javne arhivske grae, gotovo je nemogue arhivirati dokumentaciju ogromnog broja
steajeva. Situacija je dodatno pogorana besparicom fnansijera arhiva, nadlenog
ministarstva i lokalne samouprave, koji ne mogu investirati u proirenje postojeih i
izgradnju novih arhivskih objekata. Neke ustanove zatite su zakupile dodatni prostor
za smetaj dokumentacije steajnih dunika, koji u veini sluajeva ne zadovoljava
propisane tehnike standarde smetaja, a udaljenost njihove lokacije poveava
materijalne trokove arhiva na poslovima izdavanja podataka iz arhivske grae.
Objektivno gledano, u uslovima ekonomske krize nedostatak prostora u arhivima
nee se brzo otkloniti, ali e sigurno u narednom periodu doprineti dezintegraciji
arhivskih fondova, privredne provenijencije. Ako tome dodamo sluajeve nesavesnih
steajnih upravnika i ,,divljih arhivista, odnosno Agencija
2
koje steajni upravnici
angauju za registratursko sreivanje dokumentacije steajnih dunika, trebalo bi da
se zabrinemo za sudbinu mnogih dokumenata, iji nestanak moe da ugrozi interes
pojedinca, ali i drutvene zajednice.
upravo ovakav prikaz stanja javne arhivske grae privredne provenijencije
opominje arhive da je vreme da se reformiu, centralizuju i deluju kao ureena javna
sluba, sa jedinstvenom strunom metodologijom rada, zasnovanom na preciznim
odredbama zakonskih i podzakonskih akata. Do tog momenta presudni faktor u
odreivanju kontura budueg arhivskog fonda bie profesionalni arhivisti, slube
zatite van arhiva. U nedostatku preciznih zakonskih reenja, dobro poznavanje
arhivske teorije omoguuje arhivistima bolje snalaenje u praksi, pri izvoenju
struno-tehnikih mera zatite.
Arhivisti ,,operativci najbolje poznaju aktuelnu arhivsku problematiku na
poslovima zatite, prednosti i nedostatke vaee pravne regulative. Dugogodinje
radno iskustvo profesionalnog arhiviste i rezultati u radu, implementirani u tekstove
strunih arhivskih publikacija, dodatno e popuniti nedostatke postojee arhivske
teorije i pomoi edukaciji brojnih administratora i arhivista-pripravnika. Primena
arhivske teorije u praksi i nalaenje praktinih reenja arhivske problematike, kojih
1 Slubeni glasnik RS, br. 71/94.
2 Mnogi od njih nisu poloili struni ispit u Arhivu Srbije i ne poznaju pravila arhivske struke, a
registrovani su kao doo.
57
Zatita arhivske grae steajnih dunika na podruju umadije
nema u arhivistikoj strunoj literaturi je put koji treba da sledi svaki profesionalni
arhivista, u cilju unapreenja arhivske struke.
Steaj, pravni propisi, organi steajnog postupka, posledice steaja
Steaj je prinudni nain prestanka postojanja steajnog dunika, u uslovima
poremeene poslovne aktivnosti. Steajni postupak sprovode nadleni privredni
odnosno trgovinski sudovi, na ijoj teritoriji se nalaze sedita steajnih dunika -
pravnih lica u steaju.
Smisao otvaranja steajnog postupka nad privrednim subjektom je da se
eventualno sprovede plan reorganizacije poslovne delatnosti ili okona njegovo
bankrotstvo. Insolventni steajni dunici okonanjem postupka steaja prestaju da
posluju i gube svojstvo pravnog lica. Njihovu imovinu rasprodaje steajni upravnik,
kao zakonski zastupnik pravnog lica u steaju i na taj nain namiruje steajne
poverioce odnosno lica koja imaju izvesna potraivanja na imovinu steajnog
dunika.
Za razliku od steaja po ijem zavretku se privredni subjekt brie iz Registra
privrednih subjekata, postupak reorganizacije steajnog dunika podrazumeva
namirenje poverilaca prema planu reorganizacije, redefnisanjem duniko-
poverilakih odnosa, statusnim promenama steajnog dunika. u ovom sluaju
revitalizuje se poslovna aktivnost steajnog dunika, a on i dalje postoji kao pravno
lice. u praksi trgovinskih sudova u Srbiji ima malo sluajeva uspene reorganizacije
nelikvidnih steajnih dunika, uglavnom se postupci zavravaju unovenjem imovine
i gaenjem preduzea kao pravnog lica.
3
Postupak reorganizacije podrazumeva
nastavak poslovanja steajnog dunika i sprovodi se do zavretka roita za glavnu
deobu imovine. Pored trajnije nemogunosti plaanja, jedan od razloga za otvaranje
steaja je nepostupanje po usvojenom planu reorganizacije steajnog dunika.
Iako za izvoenje steajnih radnji vai pravilo hitnosti i efkasnosti, u praksi
trgovinskih sudova u Srbiji steajevi traju u proseku dve godine, to se obino loe
refektuje na poslovno-tehniku dokumentaciju steajnih dunika. Po miljenju
jednog broja steajnih sudija, postoji tendencija ,,umiljajnih steajeva, gde se uz
pomo povezanih frmi, sa drutvenih preduzea prebacuju imovina i kapital na
druga novoosnovana preduzea. Na taj nain drutvena preduzea iz kojih je izvuen
kapital usled steaja prestaju da posluju i da postoje, a novoosnovana preduzea
nastavljaju sa radom, pod novim imenom.
Na ovaj nain otila su pod steaj mnoga drutvena preduzea u Srbiji, a vei
deo njihove poslovne dokumentacije je uniten. Sluajevi nelegalne privatizacije
privrednih subjekata i uzurpiranje dravnog kapitala devalviraju instituciju steaja,
pa se smatra da on nije opravdao svoje postojanje u praksi.
3 Npr. DOO za visokogradnju i inenjering ,,Ratko Mitrovi u Kragujevcu.
58
Marija TODOROVI
Izgleda da tetu od steaja najvie trpe radnici propalih drutvenih
preduzea, jer ostaju bez redovnih primanja i podataka o radnom stau
4
, ali i
arhivi u sluajevima oteenja ili unitenja kompletnih arhivskih fondova. Steajni
upravnici esto naglaavaju da je arhivsku grau steajnog dunika unitio prethodni
vlasnik privatizovanog preduzea, pre njihovog ulaska u posed steajne mase, ili
pre otvaranja steajnog postupka. u arhivskoj praksi u Srbiji esti su sluajevi tzv.
,,steajeva bez kapitala
5
pa steajni upravnici zahtevaju prijem javne arhivske grae
u arhiv, uz obrazloenje da ne mogu platiti trokove arhiviranja i primopredaje.
Detaljnom analizom steajnih propisa moe se pronai reenje ovog
problema, iako pitanje nije regulisano posebnom zakonskom odredbom.
u zadnje vreme intenzivno se sprovode tzv. ,,automatski steajevi
6
koji su
znatno ubrzali postupak steaja.
Organi steajnog postupka sprovode procesne radnje u postupku steaja,
rukovodei se pozitivno-pravnim odredbama Zakona o steajnom postupku
7
, a od
31. 12. 2010. godine u primeni je Zakon o steaju.
8
Pored ovih propisa u postupku
steaja primenjuju se Nacionalni standardi Ministarstva ekonomije i regionalnog
razvoja
9
, kao i Zakon o privatizaciji
10
, Zakon o izmenama i dopunama Zakona za
licenciranje steajnih upravnika
11
i mnogi drugi.
Organi steajnog postupka su: Steajni sudija, steajni upravnik, Skuptina
poverilaca i Odbor poverilaca. Steajni postupak zapoinje predlogom za otvaranje
steajnog postupka, koji sudu podnose steajni poverioci ili steajni dunik, kao
predlagai. Ovlaeni steajni sudija donosi reenje o otvaranju steaja kada utvrdi
da kod steajnog dunika postoji trajnija nesposobnost plaanja i da je zahtev
predlagaa osnovan. Reenjem o otvaranju steajnog postupka imenuje se steajni
upravnik, koji treba da sprovede postupak unovenja imovine steajnog dunika,
radi namirenja zahteva steajnih poverilaca.
Steajni upravnik je najee Agencija za privatizaciju,
12
a steajni upravnici
su poverenici Agencije za privatizaciju, kojoj odgovaraju za svoje postupke u radu.
u prethodnom steajnom postupku sud imenuje privremenog steajnog upravnika,
koji treba da ispita da li imovina steajnog dunika moe da podmiri visinu trokova
steajnog postupka? ukoliko ne moe, sud reenjem obustavlja steajni postupak.
Suprotno od ovog pravila steajni postupak e se nastaviti, ako steajni poverioci
4 u sluajevima unitene dokumentacije steajnog dunika.
5 Sluajevi kada je steajna masa minimalna ili nedovoljna da podmiri trokove steajnog postupka.
6 Steajevi nad pravnim licima koja su obustavila plaanja, odnosno kojima je blokiran raun due
od 3 godine.
7 Slubeni glasnik RS, br. 84/04. i 85/05.
8 Slubeni glasnik RS, br. 104/2009, 99/2011.- dr. zak. i 71/2012. - Odluka uS.
9 - Nacionalni standard za upravljanje steajnom masom.
- Nacionalni standard o nainu voenja i uvanju evidencije steajnog dunika.
- Nacionalni standard o zavrnom raunu steajnog upravnika.
- Nacionalni standard o izvetavanju i obavetavanju Agencije za licenciranje steajnih upravnika.
10 Slubeni glasnik RS, br.38/01., 18/03., 45/05., 123/07., 30/2010.
11 Slubenik glasnik RS, br. 104/2009.
12 Kada su u pitanju pravni subjekti sa drutvenim i dravnim kapitalom.
59
Zatita arhivske grae steajnih dunika na podruju umadije
ili steajni dunik poloe predujam za pokrie trokova steajnog postupka, koji
se kasnije isplauje iz steajne mase.
13
Steajni poverioci moraju prijaviti svoja
potraivanja u roku od 30 dana od momenta otvaranja steaja. Ako sud na osnovu
ekonomsko-fnansijskog izvetaja steajnog upravnika proceni da ne postoji
mogunost reorganizacije, steajni upravnik e sprovesti prodaju imovine steajnog
dunika. Prodajom steajne mase
14
dobijaju se novana sredstva za namirenje
steajnih poverilaca i steajnog upravnika, a podmiruju se i trokovi steajnog
postupka. Na prvom poverilakom roitu, na Skuptini poverilaca bira se Odbor
poverilaca, a zatim sledi ispitno roite na kome se ispituju prijavljena potraivanja
poverilaca. Donoenjem zakljuka sud utvruje konanu listu osporenih i utvrenih
potraivanja, a poverioci osporenih potraivanja se upuuju na parnicu, koja moe
znatno da uspori steajni postupak.
Nakon to steajni upravnik rasproda imovinu steajnog dunika i izvri
deobu steajne mase sastavlja zavrni izvetaj i zavrni raun. Na predlog steajnog
upravnika sud na zavrnom roitu donosi reenje o zakljuenju steaja, ako utvrdi
osnovanost predloga i ako nema primedbi na zavrni izvetaj i zavrni raun
steajnog upravnika. u zavrnom izvetaju steajni upravnik treba da se izjasni o
stanju i potrebi arhiviranja poslovne dokumentacije steajnog dunika, pod uslovom
da je u zavrnom raunu predvideo fnansijska sredstva za primo-predaju javne
arhivske grae steajnog dunika.
Reenje o zakljuenju steaja je javno, stavlja se na oglasnu tablu suda i
oglaava u Slubenom glasniku. Po pravosnanosti, ono se dostavlja: APR-u, radi
brisanja steajnog dunika iz registra, Agenciji za licenciranje steajnih upravnika,
Beograd, NBS-Odeljenju prinudne naplate, ovlaenom steajnom upravniku. Jedan
primerak reenja o otvaranju steaja i reenja o zakljuenju steaja trebalo bi dostaviti
nadlenom arhivu, uz zahtev za primopredaju arhivske grae, da bi se blagovremeno
sprovele struno-tehnike operacije izluivanja bezvrednog registraturskog
materijala i pripremila za predaju arhivu slubena dokumentacija steajnog dunika.
Posledice otvaranja steajnog postupka pogaaju ne samo zaposlene
kod steajnog dunika, ve i zateenu imovinu i postojeu poslovno-tehniku
dokumentaciju steajnog dunika. Nelikvidno drutveno preduzee dobija oznaku
,, u steaju pored zadnjeg naziva frme, a ista se biljei u Registru privrednih
subjekata. Na osnovu reenja o otvaranju steaja, banke kod kojih steajni dunik
ima raun blokiraju raun, a steajni upravnik otvara novi iro-raun steajnog
dunika, preko kojeg e se realizovati plaanja.Veina zaposlenih radnika dobija
otkaz ugovora o radu, a vrlo esto se deava da neki od zaposlenih budu angaovani za
potrebe izvrenja odreenih poslova od strane steajnog upravnika,
15
to se fnansira
13 l. 59. Zakona o steaju.
14 ini je celokupna imovina steajnog dunika od otvaranja steaja i ona koja je nastala u toku
steajnog postupka.
15 Npr. za potrebe registraturskog sreivanja javne arhivske grae, to je mnogo bolje reenje od
pomenutih agencija, jer ovi radnici najbolje poznaju poslovno-tehniku dokumentaciju steajnog
dunika.
60
Marija TODOROVI
sredstvima iz steajne mase. Danom otvaranja steajnog postupka prekidaju se svi
sudski postupci protiv steajnog dunika.
Iako Zakon o steaju u nedovoljnoj meri regulie uvanje javne arhivske
grae steajnog dunika, pojedine njegove odredbe su posebno znaajne za postupak
zatite.
16
lan 33. Zakona sadri odredbu po kojoj razreeni steajni upravnik mora
imovinu i poslovnu dokumentaciju steajnog dunika da preda novoizabranom
steajnom upravniku i da o tome poalje izvetaj steajnom sudiji i Odboru
poverilaca.
lan 63. Zakona predvia mere obezbeenja na imovinu steajnog dunika,
koje odreuje sud da bi spreio promene imovinskog poloaja steajnog dunika i
onemoguio unitenje njegove poslovne dokumentacije, ako postoji opasnost da e
steajni dunik otuiti imovinu ili unititi dokumentaciju, do pokretanja steajnog
postupka. u ovakvim sluajevima sud imenuje privremenog steajnog upravnika, a
reenje o odreivanju mera bezbednosti na imovinu steajnog dunika objavljuje se
na oglasnoj tabli suda.
lan 106. Zakona odnosi se na ovlaenja steajnog upravnika da po
preuzimanju steajne mase zatrai da slubeno lice suda, pre popisa stvari ili posle
njega, zapeati prostorije sa stvarima steajnog dunika.
lan 110. Zakona izriito odreuje da poslovne knjige steajnog dunika
posle otvaranja steajnog postupka vodi steajni upravnik ili lice koje on odredi.
u arhivskoj praksi esti su sluajevi korienja predate dokumentacije
steajnog dunika, kada ona vie nije u posedu steajnog upravnika,
17
pa je
neophodno da dokumentacija steajnog dunika, pre njene predaje arhivu bude
dobro registraturski sreena, radi lakeg pronalaenja traenih dokumenata.
Ovlaenja i odgovornost steajnih upravnika i saradnja sa arhivom
Steajni upravnici u skladu sa pravilima struke sprovode unovenje imovine
steajnog dunika i za izvrenje strunih radnji odgovaraju Odboru poverilaca,
Agenciji za privatizaciju, Agenciji za licenciranje steajnih upravnika i steajnom
sudiji. Njihov obrazovni profl je vrlo razliit, tako da poslove steajnog upravnika
sada obavljaju lica sa dobijenom licencom, a po zanimanju su diplomirani: pravnici,
ekonomisti, politolozi, sociolozi, profesori narodne odbrane, inenjeri mainstva,
organizacije rada, poljoprivrede, menadmenta, agronomi i dr.
Steajni upravnici se biraju metodom sluajnog izbora, sa liste aktivnih
steajnih upravnika, a izuzetno ih imenuje steajni sudija po svojoj proceni, kada
to zahteva sloenost steaja. Steajni upravnik moe biti lice koje nije u radnom
16 Npr. l. 33, l. 63, l. 106, l.110. Zakona o steaju.
17 Najsveiji primer je Ad Zastava promet Arena motors, gde je steajni upravnik zahtevao
dostavljanje podataka iz pravno-tehnike dokumentacije prodatog objekta u Surdulici, za potrebe
privatizacije i ugovore o stanovima, radi regulisanja stambenih pitanja radnika.
61
Zatita arhivske grae steajnih dunika na podruju umadije
odnosu, a u steaju ima poloaj vlasnika ili organa upravljanja steajnog dunika.
Preliminarnu nagradu steajnom upravniku odobrava steajni sudija, a o visini
njegove konane nagrade i naknadi trokova steajnog postupka odluuje steajno
vee. Kriterijumi za valorizaciju rada steajnog upravnika su: efkasnost u radu,
stepen namirenja poverilaca i duina trajanja steajnog postupka.
Steajni upravnici pored poznavanja pravila struke, u svom radu primenjuju
odredbe drugih pozitivno-pravnih propisa iz oblasti penzijsko-invalidskog osiguranja,
zakona o radu, zakona o kulturnim dobrima i mnoge druge. Neprimenjivanje pravila
struke i nesavestan rad steajnih upravnika sankcionie Agencija za licenciranje
steajnih upravnika, koja od 2010. godine sprovodi struni nadzor nad njihovim
radom.
lan 26. Zakona o steaju predvia da Agencija za licenciranje steajnih
upravnika u postupku strunog nadzora steajnim upravnicima izrie: opomenu,
javnu opomenu, novanu kaznu i oduzimanje licence za rad. Ovlaeni steajni
upravnici su duni da o svom radu alju tromesene izvetaje steajnom sudiji,
Odboru poverilaca i Agenciji za licenciranje steajnih upravnika. Kao organ koji ima
kontrolna ovlaenja nad radom steajnih upravnika, Agencija izdaje obavezujua
uputstva za rad, izdaje i obnavlja licence ili vri njihovo oduzimanje.
Nacionalni standard za steajne upravnike br. 4 o izvetavanju i obavetavanju
Agencije za licenciranje steajnih upravnika, predvia obavezu steajnih upravnika
da nadlenoj agenciji dostave izmeu ostalog: reenje o otvaranju steajnog postupka,
kopiju sudske odluke o bankrotstvu steajnog dunika, po pravosnanosti i kopiju
zavrnog rauna steajnog dunika.
Napred navedeno izlaganje o poloaju steajnih upravnika ima za cilj da
upozna arhiviste sa stepenom odgovornosti steajnih upravnika, kao zastupnika
steajne mase i imalaca poslovne dokumentacije steajnih dunika, u cilju uspene
primopredaje arhivskih fondova privredne provenijencije. Traei reenja zatite
arhivske grae u nastanku kod mnogih privrednih subjekata na svom podruju
rada, Spoljna sluba kragujevakog arhiva prisustvovala je seminaru Agencije za
licenciranje steajnih upravnika, koji je odran u Regionalnoj privrednoj komori
u Kragujevcu, 29. marta 2013. godine. Iako se tema skupa odnosila primarno na
steaj,
18
arhivska sluba je u kontaktu sa vrsnim steajnim sudijama predavaima,
dobila odgovore na vrlo vana pitanja arhiviranja poslovne dokumentacije
steajnih dunika, za koje ne postoje reenja u praksi. u cilju spreavanja dalje
dezintegracije arhivskih fondova steajnih dunika, kragujevaki arhiv je uputio
dopis Agenciji za licenciranje steajnih upravnika u Beogradu, sa zahtevom da u
vidu obavezujueg uputstva sprovede edukaciju aktivnih steajnih upravnika, na
poslovima kancelarijskog i arhivskog poslovanja i rei problem arhiviranja, odnosno
preuzimanja poslovne dokumentacije ,,steajnih dunika bez kapitala.
Po miljenju autora teksta, tesna saradnja izmeu dobrih poznavalaca
arhivske i steajne struke moe otkloniti aktuelne probleme pri primopredaji javne
18 Ispitivanje prijava potraivanja i poloaj steajnog upravnika.
62
Marija TODOROVI
arhivske grae steajnih dunika, koje zakon nije izriito regulisao. Neujednaeni
cenovnici arhivskih ustanova i razliiti iznosi za prijem steajne dokumentacije u
arhiv dodatno oteavaju rad na primopredaji, jer u praksi postoji tendencija namernog
unitenja dokumentacije, da bi se izbegli trokovi arhiviranja. Kako se smetaj u
arhiv naplauje prema broju dunih metara arhivske grae, neki steajni upravnici
nastoje da predaju manju koliinu dokumentacije, pravdajui se poplavom, poarom,
kraom ili drugim vidovima neskrivljenog nestanka javne arhivske grae steajnog
dunika.
Primopredaja javne arhivske grae i trokovi steajnog postupka
Zakon o steaju propisuje obavezu steajnim upravnicima da uvaju
imovinu i poslovnu dokumentaciju steajnog dunika, a nadleni arhivi u Srbiji
preuzimaju na trajno uvanje pomenutu dokumentaciju na osnovu l. 41. Zakona
o kulturnim dobrima. Preduslov primopredaje dokumentacije je da je iz arhivske
grae steajnog dunika izluen bezvredni registraturski materijal, koji neosnovano
uveava koliinu arhivske grae. Potrebno je takoe da je arhivska graa sreena,
tehniki opremljena, upisana u Arhivsku knjigu i propisno oznaena. Obavezu
registraturskog sreivanja javne arhivske grae steajnog dunika ima steajni
upravnik, a on te poslove uglavnom poverava agencijama ili bivim radnicima, koji
nisu dobili otkaz ugovora o radu. Trokovi registraturskog sreivanja i primopredaje
javne arhivske grae steajnog dunika se tretiraju kao trokovi steajnog postupka
i podmiruju se iz steajne mase. Steajni upravnik ima obavezu da do zakljuenja
steajnog postupka, rei pitanje sreivanja i arhiviranja dokumentacije i taj podatak
unese u zavrni izvetaj i zavrni raun steajnog dunika. Kako se izvetaji
dostavljaju organizaciji koja vri struni nadzor, odnosno Agenciji za licenciranje i
ona ima podatke o tretmanu poslovne dokumentacije ugaenog privrednog subjekta.
,,Steajevi bez kapitala su posebno sporni u praksi arhiva u Srbiji i steajnih
sudova, jer izazivaju sukobe kod uesnika u postupku primopredaje. Dok predstavnici
nadlenih arhiva insistiraju na plaanju polica za smetaj steajne dokumentacije,
ovlaeni steajni upravnici tvrde da je imovina preduzea prodata i da je iznos
sredstava u steajnoj masi nedovoljan za podmirenje trokova steajnog postupka,
pa ne mogu pokriti trokove predaje dokumentacije na trajno uvanje.
Meutim, po miljenju autora,
19
reenje postoji u predujmu za pokretanje
steajnog postupka. ukoliko se predujam ne uplati nadleni sud e doneti reenje
o obustavi steajnog postupka, ali ako ovlaeni predlagai uplate avans, on e se
kasnije refundirati iz steajne mase.
lan 59. Zakona o steaju regulie trokove steajnog postupka, koji
obuhvataju: povraaj predujma za pokretanje steajnog postupka, sudske trokove,
trokove oglaavanja, preliminarnu nagradu steajnog upravnika, naknadu trokova
lanova Odbora poverilaca i dr.
19 A takav stav su zauzele i neke steajne sudije.
63
Zatita arhivske grae steajnih dunika na podruju umadije
Steajevi sa kapitalom u arhivskoj praksi nisu sporni, ali zbog duine
njihovog trajanja i nesavesnosti pojedinih steajnih upravnika, pa i propusta u radu
samih arhiva, moe doi do problema. Najee su to: oteenje arhivskog fonda,
gubljenje slubene dokumentacije, pokuaj predaje registraturski nesreene grae
arhivu, planiranje predaje arhivskog fonda kada vie nema sredstava u steajnoj
masi, neplaene fakture arhivu za prijem arhivske grae
20
i mnoge druge situacije.
Neujednaena arhivska praksa na poslovima primopredaje
Notorna je injenica da arhivi u Srbiji ve dui niz godina na poslovima
preuzimanja javne arhivske grae ugaenih privrednih subjekata, ispoljavaju razliitu
arhivsku praksu. Kod nekih su izluivanje bezvrednog registraturskog materijala i
izrada Arhivske knjige preduslov preuzimanja, dok drugi preuzimaju arhivsku grau
komercijalno u rasutom stanju, da bi poslove registraturskog sreivanja obavljali u
ustanovi zatite.
Razliiti su i smetajni prostori arhiva i cenovnici istovrsnih usluga
graanima. Razliit je nivo fnansiranja arhivske slube od strane lokalne samouprave
i mnogo drugih pitanja. Na poslovima preuzimanja arhivskih fondova privredne
provenijencije arhivi su ispoljili specifan dualizam kod predaje dokumenata kojima
rokovi uvanja nisu istekli, a nisu ocenjeni kao arhivska graa.
Jedna grupa arhiva, pravdajui se nedostatkom prostora, ne preuzima
celokupan registraturski materijal stvaraoca, ve samo arhivsku grau, a registraturski
materijal ostavlja na uvanje steajnom upravniku. Pitanje je da li e po okonanju
steaja i isteku zakupa on biti sauvan, jer se tretira kao privatna dokumentacija
steajnog upravnika?
Druga grupa arhiva
21
preuzima kompletan arhivski fond steajnog dunika,
a izluivanje odreenih dokumenata, koji nemaju svojstvo arhivske grae obavlja
se u arhivu, po proteku operativnih rokova uvanja. Smatram da je ovaj nain
preuzimanja jedino ispravan, jer nekada i ova dokumentacija ima snagu dokaza u
nedostatku arhivske grae. Na ovaj nain ne kri se princip celovitosti arhivskog
fonda, a javna arhivska graa koja nema pravnog naslednika se mora kompletno
preuzeti.
Celokupnu poslovnu dokumentaciju steajnog dunika, s obzirom na vremenski
period nastanka moemo podeliti na dve grupe i to:
1. Dokumentacija od nastanka do momenta otvaranja steajnog postupka.
Ovaj deo poslovne dokumentacije steajnog dunika sadri vredne podatke o istorijatu
tvorca arhivskog fonda, kao to su: osnivanje, registracija, unutranja organizacija,
statusne promene, osnovna delatnost i kancelarijsko i arhivsko poslovanje. Npr.:
odluke o osnivanju, reenja o registraciji, matina knjiga zaposlenih, personalna
20 Sluaj primopredaje javne arhivske grae steajnog dunika ,,Izolma AD u steaju Raa.
21 Kojoj pripada kragujevaki arhiv.
64
Marija TODOROVI
dosijea, zapisnici i odluke organa upravljanja, normativni akti, ugovori o radu,
ugovori o stambenim kreditima radnika, projektna dokumentacija, delovodnici i
pomone knjige, zavrni rauni, kartoni zarada, platni spiskovi zaposlenih, popisi
osnovnih sredstava, M4 obrasci, evidencije o upisu udela i akcija, ugovori o poslovno-
tehnikoj saradnji, pravilnici o unutranjoj organizacionoj strukturi, statuti, zapisnici
skuptine akcionara i druga dokumentacija.
2. Dokumentacija od momenta otvaranja steajnog postupka do njegovog
zakljuenja.
u ovu grupu tzv. ,,dokumentacije steajnog dunika spadaju: predlog za pokretanje
steajnog postupka, reenje o otvaranju steaja, reenje o imenovanju steajnog
upravnika, zapisnik o primopredaji imovine steajnog dunika, obavetenje banci o
pokretanju steajnog postupka, zahtev za izjanjenje i odgovor steajnog upravnika
da nema zaposlenih, ugovori o delu, spisi o otvaranju iro rauna steajnog dunika,
izvetaj o ekonomsko-fnansijskom stanju steajnog dunika, plan toka steajnog
postupka sa predraunom trokova, zapisnici sa prvog poverilakog i ispitnog
roita, reenje steajnog vea o odobrenju prodaje steajnog dunika, spisi o proceni
imovine steajnog dunika, odluke i ugovori o prodaji imovine, prijave potraivanja
i lista potraivanja steajnih poverilaca, nacrt reenja za glavnu deobu steajne mase,
predlog steajnog upravnika za odreivanje zavrnog roita, reenje steajnog vea
za odreivanje zavrnog roita, reenje o odobrenju trokova lanovima Odbora
poverilaca, zavrni izvetaj i zavrni raun steajnog upravnika, zapisnik sa zavrnog
roita sa svim izvetajima i dr.
Neki primeri primopredaje steajnih dunika u umadijskom regionu
DPIM ,,CRVENA ZVEZDA u STEAJu KRAGuJEVAC (1953.-2008.)
22 dm
Preduzee je nastalo davne 1887. godine, kada je Grk Ilija Licika
22

otvorio u Kragujevcu fabriku za proizvodnju pekmeza, koja se dodatno bavila
prodajom drveta i klanjem stoke. U periodu od 1906. do 1945. godine fabrika
je bila vlasnitvo Svetozara Stefanovia i sinova, da bi posle osloboenja
bila nacionalizovana. Od 1960. do 1978. godine preduzee se nakon brojnih
statusnih promena integrie u SOuR AIK ,,umadija RO Inex - fabrika
konzervi RVI ,,Crvena zvezda Kragujevac. Graa ovog arhivskog fonda je
preuzeta u fragmentarnom stanju od steajnog upravnika, registraturski je
sreena pre preuzimanja u Arhiv, uredno oznaena brojevima iz Arhivske
knjige stvaraoca i propisno tehniki opremljena. Prvi deo dokumentacije
ine spisi od nastanka preduzea do momenta otvaranja steaja, a drugi
deo grae se odnosi na dokumentaciju steajnog dunika. Najvie ima
22 Podaci o istorijatu i statusnim promenama za navedena drutvena preduzea, preuzeti su iz
slubenih arhivskih Evidencija o stvaraocima arhivske grae.
65
Zatita arhivske grae steajnih dunika na podruju umadije
kadrovske dokumentacije, koja je azbuno sreena, materijalno-fnansijske
i dokumentacije koja regulie stambena pitanja radnika.
GRAFIKO PREDuZEE ,,NIKOLA NIKOLI u STEAJu
KRAGuJEVAC (1954.-2006.) 8 dm
Osnovano je reenjem Gradskog narodnog odbora 1952.
godine pod nazivom tamparsko Preduzee ,,Napredak, zajedno sa
redakcijom kragujevakog lista ,,Svetlost, a od 1962. godine nosi
naziv ,,Nikola Nikoli Kragujevac, da bi 1989. godine Grafko
izdavaka radna organizacija ,,Nikola Nikoli Kragujevac postala
tamparsko preduzee ,,Nikola Nikoli Kragujevac. Arhivski fond
je preuzet 2010. godine, nekompletan, u registraturski sreenom
stanju.
DP ,,ROMANIJA u STEAJu KRAGuJEVAC (1963.-2001.) 65 dm
GNO Kragujevac je osnovao preduzee 1954. godine. Po pripajanju
graevinsko-zanatskog preduzea ,,Sloga formira se DP za montau,
proizvodnju i projektovanje ,,Romanija Kragujevac, a od 1989. godine
nosi naziv DP ,,Romanija Kragujevac. Po otvaranju steajnog postupka
2001. godine, steajni upravnik je organizovao registratursko sreivanje
javne arhivske grae, da bi kasnije ista bila iskoriena za povezivanje staa
zaposlenih. Arhivski fond je nekompletan, ali sadri projekte svih vanijih
objekata u Srbiji.
DP ,,ORTOTEKS u STEAJu KRAGuJEVAC (1958.-2005.) 18 dm
Preduzee je nastalo spajanjem uarskog preduzea ,,Lepenica-
Gronica i Ortopedskog Preduzea ,,RuDO Kragujevac. Godine 1971.
na osnovu Odluke Radnikog saveta Tvornice zavojnog materijala Velika
Kladua formira se OUR Saniteks Velika Kladua SOUR Kragujevac. Godine
1989. RO SOuR ,,Bosnalijek-Saniteks RO za proizvodnju konfekcijskih
i ortopedskih proizvoda ,,Ortoteks Kragujevac preregistrovana je u DP
za izradu konfekcijskih, ortopedskih i uarskih proizvoda ,,Ortoteks
Kragujevac. Steajni postupak nad preduzeem okonan je 2005. godine, a
2006. godine izvreno je preuzimanje njegove arhivske grae.
Arhivski fond je preuzet po hitnom postupku, jer su prostorije u kojima se
nalazio izdate pod zakup, a imovina steajnog dunika rasprodata.
DP ,,FILIP KLJAJI u STEAJu KRAGuJEVAC (1954.-2008.) 117 dm
Ovo drutveno preduzee je nastalo 1954. godine. Sedamdesetih
godina posluje pod nazivom Industrija galovih i tehnikih lanaca i
industrijskih transportera ,,Filip Kljaji eksport - import. Godine 1991.
fabrika ima status Holdinga. Steajni postupak je otvoren nad drutvenim
preduzeem 2010. godine, a 2011. preuzeta njegova arhivska graa.
,,ZASTAVA TRANSPORT u STEAJu KRAGuJEVAC (1976.-2003.)
45 dm
Preduzee je osnovano 1973. godine, a 1977. godine ulazi u sastav
RO FAZ. Jedno vreme radi kao radna jedinica Preduzea u drutvenoj
66
Marija TODOROVI
svojini za proizvodnju i promet putnikih automobila ,,Zastava Yugo
automobili Kragujevac. Godine 1999. dobija status DOO u drutvenoj
svojini za obavljanje transportnih usluga ,,Zastava transport Kragujevac.
Preduzee je imalo status drutvenog preduzea kada je nad njim otvoren
steajni postupak. Prilikom preuzimanja arhivske grae, prethodno je
izluen bezvredni registraturski materijal.
AD ,,ZASTAVA PROMET - ARENA MOTORS u STEAJu
KRAGuJEVAC (1960.-2011.) 96 dm
Prvobitno je poslovalo kao OOUR ,,Zastava auto Kragujevac
1974. godine. Do 1977. godine preduzee je imalo status RO sa OOuR-ima
u svom sastavu, a 1990. godine RO za promet i odravanje vozila, lovakog
i sportskog oruja ,,Zastava auto Kragujevac transformie se u DOO u
drutvenoj svojini ,,Zastava promet Kragujevac. Godine 2006. preduzee
dobija status otvorenog akcionarskog drutva i menja naziv u AD ,,Zastava
promet - Arena Motors Kragujevac. Arhivski fond su registraturski sredili
zaposleni kod steajnog dunika, posle otvaranja steajnog postupka 2011.
godine. Primljen je u Arhiv 2012. godine i vie puta korien za potrebe
privatizacije i reavanja stambenih pitanja bivih radnika.
,,ALLMAC INDuSTRY AD BATOINA (1946.-2007.) 3 dm
Batoinska dravna trikotaa formirana je 1952. godine pod nazivom
Preduzee trikotaa ,,Lepenica. Godine 1960. dobija naziv tekstilna
industrija triko-konfekcija ,,Duan Dugali Batoina. Sedamdesetih godina
ima status OOuR-a ,,Duan Dugali Batoina. Krajem osamdesetih godina
udruuje se sa preduzeem ,,22 decembar Kragujevac, a zatim se izdvaja
i postaje samostalno pravno lice, koje posluje pod nazivom Preduzee za
proizvodnju trikotae ,,Duan Dugali sa p.o. Batoina. Preduzee je
privatizovano 2004. godine i nad njim je otvoren steaj.
DP FABRIKA STONE HRANE ,,MILAN BLAGOJEVI NATALINCI
TOPOLA (1980.-2008.) 1,7 dm
Fabrika je zapoela sa radom 1980. godine. Devet godina kasnije
fabrika dobija status drutvenog preduzea, kada se OOuR Fabrika stone
hrane ,,Milan Blagojevi Natalinci Topola transformie u Drutveno
preduzee Fabrika stone hrane ,,Milan Blagojevi Natalinci Topola.
Arhivski fond je u fragmentarnom stanju primljen u Arhiv, 2012. godine.
ZEMLJORADNIKA ZADRuGA TOPOLA (1976.-1996.) 5,1 dm
Zadrugu je formirao NO Sreza Oplenac 1955. godine, pod nazivom
Zemljoradnika zadruga Topola. u periodu od 1965. godine do 1973.
godine zadruga je vie puta menjala naziv. Godine 1975. zadruga se
pripojila Preduzeu NAVIP Zemun, a u periodu od 1975. godine do 1989.
godine imala je poloaj OOuR-a u okviru PIK ,,Oplenac Topola. Godinu
dana kasnije zadruga se izdvaja iz PIK-a i posluje kao posebno pravno lice,
pod nazivom Zemljoradnika zadruga Topola. Poremeaji u njenoj osnovnoj
delatnosti doveli su do gaenja pravnog subjekta.
67
Zatita arhivske grae steajnih dunika na podruju umadije
TAMPARIJA ,,NAPREDAK AD ARANELOVAC (1944.-2006.) 23 dm
Osnovana je kao tamparija Sreskog komiteta KPS, a zatim
menja naziv u tamparija narodnog fronta u Aranelovcu. Godine 1951.
preduzee posluje pod nazivom Gradsko grafko preduzee ,,Napredak
u Aranelovcu, a godinu dana kasnije dobija naziv tamparija ,,Napredak
Aranelovac. Sedamdesetih godina preduzee ima status RO tamparija
NapredakAranelovac. Poloaj drutvenog preduzea dobija 1989. godine,
a godinu dana kasnije se transformie u DD tamparija Napredak sa p.o.
Aranelovac. Po dobijanju statusa akcionarskog drutva, preduzee odlazi
pod steaj. tamparija je izmeu ostalog obezbeivala etikete za fairane
proizvode Preduzea ,,Knjaz Milo Aranelovac, a nalazi se preko puta
fabrike kisele vode. Neposredno posle gaenja steajnog dunika otvorena
je nova tamparija u centru Aranelovca. Arhivski fond je fragmentarno
sauvan i preuzet u Arhiv 2007. godine.
DD ,,AMOT FABRIKA OPREME I MAINA u STEAJu
ARANELOVAC (1947.-2003.) 16 dm
Fabrika je osnovana reenjem Vlade NRS 1950. godine. U toku svog
razvoja nosila je razliite nazive u skladu sa izvrenim statusnim promenama,
prvobitno kao Fabrika amota ,,Duan Petrovi - ane Aranelovac, zatim
kao ,,amot Rudnici industrija amota Aranelovac. Sedamdesetih godina
posluje pod nazivom RO ,,amot Rudnici industrija amota Aranelovac,
koja u svom sastavu ima vie OOuR-a. Godine 1991. preduzee ima status
holdinga i nosi naziv ,,amot Holding company Aranelovac. u svom
sastavu ima tri deonika drutva i dva deonika drutva sa ogranienom
odgovornou. Godine 1995. preduzee posluje pod nazivom ,,amot
Holding kompanija Aranelovac, a zatim menja naziv u Holding korporacija
,,amot Rudnici i industrija Aranelovac. Pod steaj odlazi pod nazivom
DD,,amot fabrika opreme i maina u steaju Aranelovac. Arhivski fond
je registraturski sreen.
AD ,,ZASTAVA ELEKTRO RAA u STEAJu (1964.-2011.) 22 dm
Preduzee je nastalo reorganizacijom ,,Zavoda Crvena Zastava
Kragujevac i 1977. godine radilo je kao OOuR ,,25 maj Raa, u okviru RO
FAZ Kragujevac. Osamdesetih godina ulazi u sastav RO Zastava komponente
kao OOuR ,,25 maj Raa. Godine 1991. dobija status doo u drutvenoj
svojini za proizvodnju elektrine opreme i elektrinih instalacija za motorna
vozila ,,Zastava WB elektro
23
sa p.o. Tri godine kasnije transformie se u
Deoniko drutvo u meovitoj svojini za proizvodnju opreme i elektrinih
instalacija za motorna vozila, ,,Zastava elektro d.d. Raa. Preduzee 2011.
godine odlazi u steaj sa statusom akcionarskog drutva. Arhivski fond je
fragmentarno sauvan, sadri: azbuno sreenu kadrovsku dokumentaciju,
dokumentaciju o osnivanju i registraciji, zapisnike organa upravljanja, te
materijalno fnansijsku dokumentaciju.
23 WB - Viner broker.
68
Marija TODOROVI
MDD ,,MILAN IVI RAA (1948.-2008.) 21,5 dm
Prvobitno preduzee je imalo status zemljoradnike zadruge 1949.
godine, a 1966. godine menja naziv u Poljoprivredna zadruga ,,Milan ivi
Raa. u narednom periodu se integrie sa IPK ,,Srbija 10. oktobar Velika
Plana. Nakon izdvajanja nosi naziv Poljoprivredno preduzee ,,Milan ivi
u Rai, da bi 1980. godine promenilo naziv u Zemljoradnika zadruga
,,Milan ivi u Rai. Godine 1991. preduzee se transformie u Meovito
deoniko drutvo ,,Milan ivi sa p.o Raa. Steaj nad Drutvom je otvoren
2001. godine, a grau je u registraturski sreenom stanju predao Arhivu
steajni upravnik, 2008. godine. u dokumentaciji steajnog dunika nalaze
se: matina knjiga radnika, reenja o pravu vlasnitva na zemlju, zapisnici
organa upravljanja, zapisnici o sei uma, fnansijska dokumentacija i
dokumentacija steajnog upravnika.
,,IZOLMA AD u STEAJu RAA (1961.-2008.) 7,2 dm
Fabrika je osnovana kao preduzee za iskoriavanje pronalazaka,
reenjem NOO Raa, 1961. godine. Sedamdesetih godina posluje pod
nazivom ,,Patent komerc preduzee za proizvodnju izolacionog materijala
,,Izolma Raa. Do 1986. godine ima status RO, bez OOuR-a u svom
sastavu, a 1990. godine ,,Izolma Raa dobija status drutvenog preduzea.
Preduzee je poslovalo do 11. novembra 2008. godine, kada je sa statusom
akcionarskog drutva otilo u steaj. Arhivski fond je fragmentarno
sauvan, sadri osnivake akte, dokumentaciju delatnosti steajnog dunika,
fnansijsku dokumentaciju i zapisnike organa upravljanja.
Zakljuak
Kanjenje u donoenju Zakona o arhivskoj grai i arhivskoj slubi, kao i
nepotpunost zakonodavnih odredbi, pozitivno - pravnih propisa o steaju u RS, vidno
su doprineli oteenju i nekompletnoj primopredaji javne arhivske grae registratura
privredne provenijencije.
Fragmentarnost preuzetih arhivskih fondova, ugaenih privrednih subjekata
uzrokovana dugogodinjim neprimenjivanjem propisa o kancelarijskom i arhivskom
poslovanju, kao i samovoljom steajnih upravnika i novih vlasnika privatizovanih
preduzea, opominje arhivske ustanove da pronau bolja reenja i efkasnije metode
zatite slubene dokumentacije stvaralaca.
Optepoznato je da su neki momenti u arhivskoj praksi ustanova zatite u
Srbiji pogodovali dezintegraciji arhivskih fondova steajnih dunika. Oni se obino
manifestuju u nedostatku osnovnih evidencija o registraturskom materijalu stvaraoca,
samovoljnoj valorizaciji javne arhivske grae, bez saglasnosti ustanove zatite, a
sve vei problem ine nedostatak smetajnog prostora i visoke cene smetaja javne
arhivske grae.
69
Zatita arhivske grae steajnih dunika na podruju umadije
Radi iznalaenja boljih metoda zatite slubene dokumentacije privrednih
subjekata u steaju, kragujevaki arhiv vri edukaciju steajnih upravnika i osoblja,
angaovanog na poslovima sreivanja i arhiviranja, u cilju uspene primopredaje i
celovitosti arhivskih fondova.
Jedan od oblika saradnje je uee u radu, odnosno poseivanje seminara,
organizovanih na nivou Agencije za licenciranje steajnih upravnika, gde se u
kontekstu izloenih radova eminentnih profesionalaca u ovoj oblasti pokuavaju nai
reenja za arhiviranje slubene dokumentacije registratura privredne provenijencije.
Primere rasparavanja arhivskih fondova moemo nai kod svih ustanova zatite
u Srbiji. Oni se ne mogu pripisati nehatu odgovornih lica, a njihovo procesuiranje
ne moe povratiti kompletnost i izgubljene delove arhivskih fondova. Najvea
profesionalnost arhiviste u ovakvim sluajevima ne pomae, jer je dugogodinje
neinjenje izazvalo tetne posledice na objektu zatite.
u cilju prevazilaenja aktuelnih problema, odnosno otklanjanja uzroka
registraturske nesreenosti i fragmentarnosti preuzetih arhivskih fondova predlaem
da nadlene arhivske ustanove:
- koordiniraju svoje aktivnosti sa subjektima tranzicije, registraturama i
organima steajnog postupka;
- prate tok steajnog postupka, radi blagovremenog inkorporiranja
trokova primopredaje u zavrni raun steajnog upravnika;
- insistiraju na dobroj registraturskoj sreenosti preuzetih arhivskih
fondova, kako se poslovi registratura ne bi obavljali u arhivima;
- ujednae cenovnike smetaja javne arhivske grae insolventnih
drutvenih preduzea, jer razliite cene arhivskih usluga zbunjuju
steajne upravnike u Srbiji;
- preko Drutva arhivista Srbije pospee donoenje Zakona o arhivskoj
grai i arhivskoj slubi i predloe stroije represivne mere u sluajevima
oteenja ili unitenja slubene dokumentacije pravnih lica u procesu
tranzicije.
Summary
The delay in passing the Law on Archival material and services as well
as the incompleteness of legislative provisions of positive legal regulations
on bankruptcy in the Republic of Serbia have added to noticeable damage and
incomplete handover of public archival material from register offces of economic
provenance.
The incompleteness of archival fonds taken over from extinguished business
entities, caused by the lack of implementation of regulations on offce and archive
management over many years, as well as the arbitrariness of bankruptcy managers and
new owners of privatized enterprises give a warning to archival institutions to fnd
70
Marija TODOROVI
a better solution and more effcient methods for preserving offcial documentation of
its creators.
It is generally known that some archival practices at the institutions for
preservation in Serbia fostered the disintegration of archival fonds of bankruptcy
managers.They are usually manifested as the lack of basic of the registry material
of its creator and arbitrary valorisation of public archival material without the
consent of institutions for preservation. Moreover, the lack of storage capacity for
public archival material and its high prices are becoming more frequent problems
today.
In order to fnd a better method for preserving offcial documentation of
business entities in bankruptcy, the Archives in Kragujevac trains bankruptcy
managers and appointed staff in the area of records management and archiving
to conduct a successful handover of complete archival fonds. An aspect of
cooperation is participation in all activities such as attending seminars organised
by the Agency for licensing bankruptcy managers. In the context of the papers
presented by eminent authorities in this feld, efforts are made to fnd a
solution for archiving offcial documentation of register offces of economic
provenance.
Defragmentation of archival fonds can be exemplifed in all institutions
for protection in Serbia. These examples cannot be assigned to the negligence
of responsible entities.Even if they were processed, completeness and the lost
part of archival fonds could not be restored. In such cases, even the greatest
professionalism of an authorized archivist fails to help since the absence of
action over many years has caused harmful effects on the object of protection.
In order to remove the causes of registry negligence and fragmentariness of acquired
archival fonds, I suggest that responsible archival institutions:
- coordinate all their activities with transition entities, registries and
bankruptcy proceedings bodies;
- supervise bankruptcy proceedings in order to incorporate handover expenses
in the balance sheet of a bankruptcy manager;
- insist on adequate orderliness of acquired archival fonds from register
offces so as to avoid performing registry tasks in archives;
- balance price lists for the storage of public archival material of insolvent
social enterprises since different prices confuse bankruptcy managers in
Serbia;
- stimulate passing the law on archival material and service with the help of The
Society of Serbian Archivists;
- propose more repressive measures in the case of damage and destruction of
offcial documentation of a legal entity in a transition process.
71
Nevena KARABAEVI
Istorijski arhiv Ni
ZATITA REGISTRATURNE GRAE KOD PREDUZEA U
STEAJU U NIAVSKOM OKRUGU
Abstrakt: Rezultat rada Slube za zatitu arhivske grae i registraturskog
materijala, Istorijskog arhiva Ni su, preuzeta graa velikog broja preduzea u
kojima je steajni postupak zavren i onih kod kojih je steaj pri kraju. Sluba zatite
van arhiva, Istorijskog arhiva Ni ima teritorijalnu i stvarnu nadlenost u 8 optina
u regionu. U proteklim godinama, uloila je veliki napor, kako bi se celokupna
arhivska graa i registraturski materijal privatnih i drutvenih preduzea, u kojima
se vodi steajni postupak, zatitila i sauvala, kako pruanjem strunih uputstava
tako i njenom pripremom za preuzimanje u Arhiv.
Kljune rei: Sluba zatite, steaj, steajni postupak, steajni upravnik,
arhivska graa i registraturski materijal, preduzea, dokumentacija, preuzimanje,
zatita.
Abstract: The result of the Service for the Protection of archives and
Registry Materials of the Historical Archive of Nis were taken in large number from
companies in which bankruptcy proceedings have been completed, and those in
which the bankrupt is at the end. Protection service of the Historical Archive of
Nis has territorial jurisdiction near Nis and in 7 municipalities in the region. In
recent years, we invested great effort in order to acquire entire archives and registry
material from private and public companies, which are in the bankruptcy state, to
protect and preserve the records, and to provide expert guidance and preparations
for acquiring the material.

Keywords: Customer care, bankruptcy, bankruptcy, bankruptcy trustee,
archives and registry material, companies, documentation, protection.
Uvod
Zakon o prinudnom poravnanju, steaju i likvidacij
1
i (Sl. list SFRJ 84/89.
Sl. list SRJ 37/93 i 28/96), stari Zakon o steajnom postupku (Sl. glasnik RS
br. 84/04)
2
i novi steajni zakon (Sl. glasnik RS br. 85/05)
3
, imali su zadatak da
1 Sl. list SFRJ, br. 84/89., Sl. list SRJ, br. 37/93. i 28/96.
2 Prirunik za steajne upravnike, Zakon o steajnom postupku; Beograd 2005., str. 259.
3 Zbirka propisa za steajne upravnike, Zakon o steajnom postupku; Beograd 2005., str. 9.
72
Nevena KARABAEVI
pomognu da se resursi u Srbiji, sa neekonominih, neproduktivnih ili neproftabilnih
preduzea preusmeravaju tamo gde e biti efkasnije upotrebljeni.
Uloga donetih zakona je imala zadatak da postavi sistem zatite, obligacija
i stvarnih prava: vlasnika, preduzea, poverioca i radnika. Iz najnovijeg Zakona
prizilazi i da svaka od ovih strana mora da snosi deo gubitaka, prouzrokovanih
steajem preduzea i da svaka od njih mora da rtvuje deo svojih interesa u
preraspodeli imovine, koja nije uvek dovoljna da se svi u potpunosti namire.
Pitanjima prestanka rada pravnog lica u Republici Srbiji, bave se, Zakon o
privrednim drutvima
4
i Zakon o steajnom postupku. Prema lanu 502. Zakona o
privrednim drutvima, steaj je samo jedan od devet sluajeva prestanka sa radom
privrednog drutva, odnosno brisanja iz privrednog registra. U ovom Zakonu se ni
jednom reju ne spominje arhivska graa niti njeno preuzimanje po gaenju drutva.
Zakon o steajnom postupku je brigu o arhivskoj grai pravnog lica nad kojim
je pokrenut steajni postupak prepustio steajnim upravnicima. Na osnovu lana
14. stav 8. Zakona o steajnom postupku, ministar privrede je 2005. godine doneo
Pravilnik o utvrivanju Nacionalnih standarda za upravljanje steajnom masom.
Nacionalnim standardom br. 9 koji se odnosi na voenje i uvanje evidencije
5
,
steajni upravnik treba da preuzme i vodi urednu evidenciju u skladu sa zakonom
kojim se ureuje arhivska graa.
Iskustva Istorijskog arhiva Ni u preuzimanju arhivske grae registratura u
steaju i likvidaciji
Rezultat rada Slube za zatitu arhivske grae i registraturskog materijala
su, preuzeta graa velikog broja preduzea u kojima je steajni postupak zavren i
onih kod kojih je steaj pri kraju.
Sluba zatite van arhiva, Istorijskog arhiva Ni ima teritorijalnu i stvarnu
nadlenost pored grada Nia, jo u 7 optina u regionu. u proteklim godinama, uloila
je veliki napor, kako bi se celokupna arhivska graa i registraturski materijal privatnih
i drutvenih preduzea, u kojima se vodi steajni postupak, zatitila i sauvala, kako
pruanjem strunih uputstava, tako i njenom pripremom za preuzimanje u Arhiv.
Od prestanka rada preduzea do otvaranja steajnog postupka proe dosta
vremena. u tom periodu esto dolazi do raznoenja arhivske grae i registraturskog
materijala. Deavalo se da radnici, po prestanku radnog odnosa, nakon otvaranja
steajnog postupka preduzea, ponesu svoje dosijee. Takoe je unitavana
dokumentacija, koja bi sluila kao dokazno sredstvo na sudu, usled malverzacija i
nepravilnog poslovanja. u vie sluajeva se deavalo da u preduzeu nije zateena
dokumentacija o osnivanju i registraciji frme, projektna dokumentacija, celokupna
dokumentacija vezana za rad i radne odnose.
u toku trajanja steajnog postupka, stvari retko idu po planu. Steajni
4 Sl. glasnik RS br. 36/2011. i 99/2011.
5 Zbirka propisa za steajne upravnke, Nacionalni standard br. 9; Bgd. 2005, 154-159.
73
Zatita registraturne grae kod preduzea u steaju u Niavskom okrugu
postupci traju i po nekoliko godina, pa to donosi sa sobom i rizik, ne samo za steajnu
masu ve i u pogledu potencijalne line odgovornosti da se sauva u celosti nastala
dokumentacija do predaje Arhivu.
Do kraja juna 2013. godine preuzeta je dokumentacija 78 preduzea kod
kojih je zavren steaj ili je priveden kraju. Sa teritorije grada Nia preuzeta je graa
57 stvaralaca, Aleksinaca 11, Svrljiga 6, Sokobanje i Ranja po 3, Gadinog Hana 2
i Doljevca 1. Rezultat je 905 dunih metara smetenih u depoe Istorijskog arhiva
Ni.
6
Vei broj steajnih upravnika obraao se Slubi zatite arhivske grae van
Arhiva, za pruanje strunih uputstava, oko pripreme arhivske grae i registraturskog
materijala za predaju na trajno uvanje u Arhivu. u jednom broju preduzea struni
radnici Arhiva su na terenu obavljali: izluivanje, popis bezvrednog registraturskog
materijala i sreivanje dokumentacije po vrsti i hronologiji u cilju smetaja u arhivske
depoe.
Doneto je 37 reenja za unitenje bezvrednog registraturskog materijala,
iz kojih se vidi da je izlueno ukupno oko 2.400 dunih metara bezvrednog
registraturskog materijala. Ostalih 47 preduzea nije zatrailo od Arhiva odobrenje
za unitenje, to znai da nije dostavljalo popis izluenog bezvrednog materijala,
na ta su bili obavezni. Iz popisa preuzete dokumentacije, tih preduzea, vidi se
da dokumentacija nije celovita i da je bila izloena unitenju i propadanju i pre
zapoinjanja steajnog postupka.
7
Problem je to se nadlena sluba Arhiva poziva u poslednjoj fazi okonanja
steajnog postupka. Nae je miljenje da zakonodavac treba da obavee steajnog
upravnika da to uini na poetku otvaranja steajnog postupka, kako bismo
konstatovali stanje i koliinu dokumentacije, te strunim uputstvima i kontinuiranim
praenjem, doprineli celovitom ouvanju arhivske grae i registraturskog materijala.
Prilikom prodaje imovine i inventara preduzea, novi vlasnici kupljenih
prostorija ponaaju se veoma nesavesno prema zateenoj dokumentaciji. Bilo
je sluajeva kada su smatrali, da su kupovinom prostorija postali jedini vlasnici
imovine i svega ostalog to je zateeno u prostorijama biveg preduzea, da je i
dokumentacija njihovo vlasnitvo, pa su je prodavali kao sekundarnu sirovinu.
Arhivska graa je esto odlagana u hodnike, pomone prostorije, garae, na
stepenita, pa ak i ispred samih ulaza u zgradu. Kada bi steajni upravnik to utvrdio
bilo je kasno, jer je dokumentacija ve bila desetkovana, uz lakonsko obrazloenje
da ona nema znaaja. Tako su o sudbini dokumentacije, njenoj kulturnoj vrednosti i
istorijskom znaaju odluivala lica liena svakog strunog znanja o tome.
Dodatni problem u ouvanju arhivske grae i registraturskog materijala, je i
ponitavanje tendera i prodavanje imovine vie puta, u kojim prilikama je uvek deo
dokumentacije bivao uniten ili je jednostavno nestajao.
Nadleni Arhiv, u ovom sluaju Istorijski arhiv Ni, je u obavezi da preuzme
dokumentaciju tek posle okonanja steajnog postupka. Nalazili smo se u veoma
6 Dosijea steajnih postupaka od br. 1-78.
7 Zapisnici o pregledu.
74
Nevena KARABAEVI
nezavidnom poloaju, kada smo bili prinueni da preuzimamo dokumentaciju pre
okonanja steajnog postupka, da bismo je doslovno spasili od fzikog unitenja.
Zakonito i profesionalno postupanje Arhiva, proizvodilo je u svakodnevnom radu
niz praktinih problema. Najvanije je bilo kako izdavati dokumenta iz grae
nezavrenih steajeva (kad je steajni postupak u toku), jer je to ovlaenje steajnog
upravnika, kod koga je peat. Radnicima tih preduzea, zainteresovanim za
dokumentaciju vezanu za rad i radne odnose, a zahtevi takve prirode su po pravilu
hitni, izlazimo u susret, tako to pronalazimo potrebna dokumenta, a onda pozivamo
steajnog upravnika da to potpie i overi.
Sve ovo Arhivu proizvodi dodatni posao, koji nije njegov, ali kompromise
takve vrste smatramo nunim radi vieg cilja, tj. zatite arhivske grae. u novije
vreme taj posao revnosnije rade steajni upravnici zadravajui dokumentaciju koja
se najee izdaje radnicima tih preduzea: obrasce M-4, kartone linih dohodaka,
aktivna personalna dosijea i dokumentaciju o registraciji preduzea, koju po
zavrenom steaju predaju Arhivu.
Jedan broj steajnih upravnika zadrava deo dokumentacije steajnog
dunika (kopije), a koja se odnosi na: osnivanje, bitne odluke skuptine, upravnog i
Nadzornog odbora, isplate zarada, kao i dokaze o svojinskim pravima nad imovinom
steajnog dunika. Steajni upravnik uva i kopije dela dokumentacije steajnog
dunika, kao i svoju dokumentaciju o toku steajnog postupka, o komunikaciji sa
sudskim i drugim organima i uesnicima steajnog postupka, kao i sva dokumenta
o steajnoj masi i potraivanjima poverilaca. Ovu evidenciju steajni upravnik uva
najmanje 3 godine od dana prestanka vrenja dunosti steajnog upravnika.
Posle okonanja steajnog postupka, dokumentaciju nastalu tokom voenja
steajnog postupka i donoenja Reenja o zakljuenju steajnog postupka, steajni
upravnik, odnosno poverenik predaje, arhivi Agencije za privatizaciju, odnosno
rukovodiocu projekta, na nain odreen Nacionalnim standardom br. 9. Miljenja
smo da i ovu dokumentaciju treba predati nadlenom Arhivu, a ne ekati da je arhivi
preuzimaju u budunosti od Agencije.
Akutni problem Istorijskog arhiva Ni je smetajni prostor, to je problem
skoro svih arhiva u Srbiji. Istorijski arhiv Ni za est decenija trajanja na ovim
prostorima je obavio ogroman posao na prikupljanju i zatiti arhivske grae,
doprineo istraivanju prolosti Nia i nikog kraja, uporno podseajui na ono to
je stvarno bilo, sluei uvek i svagda istini baziranoj na istorijskim injenicama,
sluei narodnom pamenju koje mu je snaga i uporite.
8
Zakljuak
Iskustva koja smo ovih nekoliko tranzicionih godina stekli, a ona su
preovlaujue negativna, nametnula su nam dodatnu obavezu da i ubudue moramo,
8 Ivanka Stancevski, Jubilej istorijskog arhiva Ni, Arhivski glasnik, br. 5, Beograd 2008. str. 12.
75
Zatita registraturne grae kod preduzea u steaju u Niavskom okrugu
u svakom steajnom postupku, preventivno da preduzimamo odreene mere u cilju
zatite arhivske grae kod stvaralaca, kod kojih je pokrenut steaj.
Prema naim saznanjima u pripremi su izmene i dopune Zakona o steajnom
postupku, koji bi predvideo obavezu steajnih upravnika i poverenika, ali i obavezu
novih vlasnika objekata da se pridravaju vaeih propisa koji reguliu oblast
zatite arhivske grae, konkretno Zakona o kulturnim dobrima.
9
Ovim bi dolo i do
efkasnijeg rada Slube zatite arhivske grae van Arhiva i potpunog ostvarenja svih
zadataka zbog kojih je ova ustanova osnovana.
Conclusion
Experiences that we have gained in these few transitional years are
prevailing negative, but impose an additional obligation to the future, as we must, in
any bankruptcy proceedings, take certain preventive measures in order to protect the
archives of the creators, who had initiated bankruptcy.
According to our knowledge, the preparation of the amendment of the Law on
Bankruptcy, which predicted an obligation bankruptcy trustee, but also the obligation
of the owner of new facilities to comply with applicable regulations that regulate the
protection of archives, notably those of the cultural importance (Offcial Gazette
no. 71/94). This would led to more effcient operation of the Service protection of
archives out of the archive and the full realization of all tasks of why this institution
was founded.
9 Sl. glasnik RS, br. 71/94.
76
Dragan KNEEVI
Istorijski arhiv Uice
POSLOVI SREIVANJA ARHIVSKE GRAE
PREUZETE U TOKU STEAJA
(iskustva Istorijskog arhiva u Uicu)
Abstrakt: U depo Istorijskog arhiva u Uicu proteklih godina smetena
je velika koliina arhivske grae nastale radom privrednih subjekata u kojim je
pokrenut steajni postupak. Prodaja imovine steajnog dunika nametnula je Arhivu
obavezu da hitno preuzme ovu grau. Prilikom prijema izvreno je grubo sreivanje,
odvajanje po vrsti, bez spoljnih obeleavanja, umesto kojih su zadrana ona koja su
nastala u registraturi. Ve u toku prvih dana po prijemu arhivska sluba zasuta je
zahtevima za uverenjima na osnovu podataka iz preuzete dokumentacije. Zbog toga
se morao hitno zapoeti rad na sreivanju ove grae, iako ti poslovi nisu mogli biti
blagovremeno planirani.
Kljune rei: Arhivska graa, steaj, depo, Zakon o javnim radovima,
invalidi, arhiv, registratursko sreivanje.
Abstract: The Depot of Historical Archive in Uzice in recent years has gained
a large amount of archival material created by economic operators undergoing the
bankruptcy proceedings. Sale of assets of the debtor imposed Archives obligation to
urgently take this material. Upon receiving the completed rough sorting, separation
by type, with no external markings, instead of which they retained those which
occurred in the registry system. Already during the frst days of the receipt of archival
service is swamped by requests for convictions on the basis of data from the aquired
documents. Therefore, we had to urgently begin work on resolving these materials,
although these jobs could not be timely planned.
Keywords: Archives, bankruptcy, Depository Act, public works, archive,
registry sorting.
Uvod
Istorijski arhiv u uicu je regionalna ustanova zatite, ija nadlenost
obuhvata devet optina Zlatiborskog okruga i jednu optinu u Okrugu moravikom.
Po prostoru na kom obavlja svoje poslove, jedan je od najveih arhiva u Republici
Srbiji.
77
Poslovi sreivanja arhivske grae preuzete u toku steaja
Do 2009. godine uiki arhiv bio je smeten u prizemlju zapadnog krila
zgrade tada uike optine, danas uprave grada uica, u neuslovnom prostoru za
zatitu arhivske grae, vlanom i nedovoljnom u odnosu na koliinu arhivske grae
o ijoj se zatiti starao. Od te godine Arhiv radi u novom, savremenom objektu, koji
je, kad je re o uslovima za smetaj arhivske grae i rad na njenoj zatiti, jedan od
najsavremenijih u Republici Srbiji. Izgradnjom modernog kancelarijskog prostora
i kvalitetnih depoa, zaposlenim je omogueno da adekvatno odgovore na zadatke
delatnosti kojom se bave. Dobijanjem savremenih depoa rad na prijemu arhivske
grae je intenziviran.
Arhiv je zapoeo sa intenzivnijim preuzimanjem arhivske grae jo od
2004. U proteklih devet godina, izvrena su 102 prijema dokumentacije po raznim
osnovama. Od ovog broja, 80 primljenih arhivskih fondova nastali su u radu
privrednih subjekata, a u depo Arhiva su pristigli u toku steajnog postupka. Od
aktivnih registratura preuzeto je 10 fondova u redovnom postupku prijema arhivske
grae; 4 fonda bivih drutveno-politikih organizacija i 10 fondova nastalih u radu
pravnih lica, ali u posedu fzikih lica i sa karakterom privatnih zbirki, te su u ovoj
podeli svrstani pod razno.
Predmet ovog saoptenja su arhivski fondovi nastali u radu privrednih
subjekata. Napomenuli smo da je u proteklih devet godina izvren prijem 80 fondova
ove provenijencije. Smatrajui pod privrednim subjektom sva pravna lica koja se
bave proizvodnjom materijalnih dobara i usluga, u ovu su grupu svrstana privredna
preduzea, zemljoradnike zadruge i banke.
Od 80 pomenutih fondova, 2 su nastala u radu banaka, 6 su fondovi
zemljoradnikih zadruga, dok su preostala 72 fonda nastala radom privrednih
subjekata iz ostalih glavnih privrednih grana. Od 72 fonda privredna subjekta, 62
su nekadanja drutvena preduzea, koja su okonala svoj rad steajem. uzimajui
u obzir da su i banke i zemljoradnike zadruge, iji su fondovi preuzeti, obavljale
delatnost u vreme socijalistikog perioda, to i njih pridruujemo grupi od 62
fonda drutvenih preduzea. Tako se u Istorijskom arhivu u uicu, u pomenutom
periodu od devet godina, nalo 80 fondova nastalih radom privrednih subjekata
socijalistikog perioda. Njihovi stvaraoci mahom su okonali svoj radni vek nakon
neuspele vlasnike transformacije, odnosno privatizacije drutvene svojine.
Steaj kao pravni osnov za prijem arhivske grae
Skuptina Republike Srbije donela je 23. jula 2004. godine Zakon o
steajnom postupku i Zakon o Agenciji za licenciranje steajnih upravnika. Zakon o
steajnom postupku izriito nalae da steajno vee pri sudu imenuje specijalizovanu
instituciju, koja e biti osnovana prema posebnim propisima, a koja e biti postavljena
za steajnog upravnika u postupku sprovoenja steaja nad pravnim licem koje je u
veinskoj dravnoj odnosno drutvenoj svojini.
78
Dragan Kneevi
Zakon o steajnom postupku stupio je na snagu 1. februara 2005. godine.
Od tog dana, Centar za steaj, u okviru Agencije za privatizaciju, imenovan je za
steajnog upravnika u veini drutvenih ili dravnih preduzea za koja je pokrenut
steajni postupak. Pored toga, kao rezultat prelaznih odredaba Zakona o steajnom
postupku, svaki postupak pokrenut po dotadanjem Zakonu o prinudnom poravnanju,
steaju i likvidaciji, koji nije doao do odreene faze, bio je regulisan odredbama
novog Zakona o steajnom postupku. To znai da je Centar za steaj, od dana svog
osnivanja preuzeo odgovornost za odreen broj steajnih postupaka.
Ne moramo napominjati da je po naim saznanjima svaki postupak pokrenut
kao steajni nad bivim drutvenim preduzeem okonan likvidacijom tog drutvenog
preduzea. Zanemarljivi su izuzeci kada je steajni dunik prodat kao pravno lice,
ali to se Arhiva tie, posledice su iste, jer su poverenici Centra za steaj, odnosno
steajni upravnici, i u ovim sluajevima zahtevali da se izvri prijem arhivske grae.
Drei se tano odredaba vaeeg Zakona o kulturnim dobrima, po kome
je arhivska graa pravnih lica prestalih sa radom dospela za preuzimanje, Arhiv je
izvravao svoju obavezu. Blia i slikovitija iskustva deo su izlaganja Slube zatite
arhivske grae van arhiva, koja je vrila pripremu ove dokumentacije za prijem u
Arhiv.
Zbog hitnosti postupka preuzimanja grae steajni upravnici nisu ispunili
svoju obavezu da dokumentaciju predaju popisanu i sreenu, a umesto da se prijem
grae obavlja u Arhivu, dokumentacija je preuzimana tamo gde je nastala, u radnim
prostorijama steajnog dunika. Broj aktivnosti koji je ovim pao na lea Arhiva
bio je sveobuhvatan.
Problemi sa primljenom arhivskom graom
Potrebno je izneti podatke koji se odnose na stanje ove grae da bi se
ilustrovao redosled aktivnosti na njenom sreivanju, radi dovoenja u stanje u kom
je bilo mogue koristiti istu za potrebe korisnika.
Napomenuli smo da je dokumentaciju pripremala za primopredaju spoljna
sluba Arhiva. u vrlo malom broju sluajeva pripremu su izvrili steajni upravnici,
ali s obzirom na vrstu materijala koji je predat Arhivu, slobodno moemo rei da je i
u ovim sluajevima bilo bolje da je ovaj posao obavila struna sluba Arhiva. u ovim
sluajevima smo se susretali sa problemom slobodne procene steajnog upravnika
ta predstavlja arhivsku grau, a ta ne. Tako su se u predatoj dokumentaciji nali
nalozi za knjienje, popis magacinskog materijala, otpremnice, a izostajali M-4
obrasci, zapisnici organa upravljanja, osnivaka dokumenta.
Jedan od osnovnih problema koji je morao biti reen bio je i smetajni prostor.
Imajui u vidu koliinu arhivske grae koja je preuzimana, a pojedini fondovi su
premaali koliinu od stotinu dunih metara arhivske grae, to je prostor novog
arhivskog depoa aktuelizovan. U depoima nove zgrade Arhiva smetena je uglavnom
79
Poslovi sreivanja arhivske grae preuzete u toku steaja
starija dokumentacija, fondovi iz XIX veka mahom fondovi organa uprave,
pravosua, prosvete. Zato je za smetaj novije dokumentacije trebalo hitno pronai
drugi prostor, jer ni prostor Mesne kancelarije Bela Zemlja, u prigradskom uikom
naselju, koji se ve dui niz godina koristi za potrebe Arhiva, nije zadovoljavao sve
potrebe. Zbog toga smo se, zarad reavanja novonastale situacije, obratili gradskoj
upravi.
Reenje smo pronali u objektima starih osnovnih kola, u naseljima u
okolini grada. Za arhivske depoe priveli smo nameni stare zgrade osnovnih kola
u prigradskim naseljima Sevojnu i Volujcu. Tako se arhivska graa privrednih
subjekata nala u jednom zajednikom prostoru, to je donekle olakalo, odnosno
pojednostavilo njenu upotrebu.
Navedene objekte smo najpre renovirali, uradili nove betonske podove,
popravili krovnu konstrukciju, iznutra okreili, instalirali hladno osvetljenje i
postavili arhivske police. Na fasadi objekata, kod ulaznih vrata, okaili smo table
koje oznaavaju da su prostorije u funkciji arhivskih depoa. Time smo predupredili,
odnosno prekinuli negativnu praksu po kojoj su ovi objekti esto obijani, jer su lica
sumnjive prolosti navodili na pomisao da se tu odlae kakav njima interesantan
materijal.
Dopremljenu arhivsku grau smo najpre odlagali na pod, jer smo iz
sredstava dobijenih za pokrie primopredajnih trokova, naknadno nabavljali police
i montirali u depo. Kako je prispee novanih sredstava na raun Arhiva teklo sporije
od dinamike prijema grae, to se u jednom trenutku znatan broj arhivskih fondova
naao neuloen u police, odnosno grubo, tehniki razvrstan po stvaraocima i odloen
po podu. Napominjemo da je i ovakva praksa bila efkasnija i celishodnija, nego da je
arhivska graa ostala kod novih vlasnika objekata bivih drutvenih preduzea, koji
prema Arhivu imaju rezervisane stavove, to je iz ugla njihovog interesa i shvatljivo.
Takoe, kako su i ovako renovirane prostorije bile podlone vlazi, jer su zgrade tih
bivih kola stare, to smo esto, kako se dokumentacija ne bi otetila, vrili njeno
premetanje i suenje. Prilikom jedne nepogode, izazvane viom silom, odnosno
usled pucanja vodovodnih cevi za vreme izuzetno velikih mrazeva u toku zime 2012.
godine, jedan mali fond je u potpunosti uniten.
1
Poslovi sreivanja

u poetku kampanje prijema dokumentacije steajnih dunika, nismo
imali projekciju o tome koja koliina arhivske grae e biti dopremljena u Arhiv. Par
sluajeva u poetku nije nagovetavao da e se poslovi prijema pretvoriti u veliki
angaman.
Osim toga, nakon prvih sedam dana po prijemu dokumentacije poeli su
da stiu zahtevi za izdavanje podataka iz tek primljenih arhivskih fondova. Iste te
zahteve su bivi radnici preduzea u steaju postavljali i pred steajnog upravnika,
1 Radi se o fondu Fasau trade ad, uice, koji je uniten vodom iz naprslih vodovodnih instalacija.
80
Dragan Kneevi
odnosno lica koja je on u registraturi angaovao u vreme dok se graa jo nalazila
kod steajnog dunika, meutim, iz svojih razloga, njihovi zahtevi nisu reavani dok
graa nije predata Arhivu.
Jedan od osnovnih zadataka koji se postavlja pred arhive jeste pruanje
usluga zainteresovanim licima. u sluajevima kojim se bavimo u ovom radu, radilo
se o zahtevima mahom iz radnog odnosa. Reavanje ovih zahteva direktno je uticalo
na ostvarivanje odreenih prava radnika pred drugim dravnim organima. Na Arhiv
je stoga morao primljenu arhivsku grau dovesti u stanje upotrebljivosti, odnosno
registraturske sreenosti, kako bi se licima sa ovakvim zahtevima izalo u susret.
2

Pored redovnih aktivnosti koje su obavljali radnici Arhiva, aktivnosti oko
sreivanja dokumentacije novoprimljenih fondova imali su karakter vanrednih
zadataka. Ovi poslovi su najpre obavljani u arhivskim depoima u objektima koji se,
kako smo napomenuli, nalaze u prigradskim naseljima. Nepotrebno je napominjati
da se tu radilo o neadekvatnim i oteanim uslovima rada. u rano prolee, odnosno s
jeseni, u ovim prostorijama je bilo hladno, a sam proces zagrevanja, kako se one nisu
redovno grejale, bio je otean. Odlazak u ove prostorije na rad oduzimao nam je jedan
dio radnog vremena, a samo putovanje je poslu davalo karakter terenskog rada.
Higijenski uslovi u pomenutim radnim prostorima bili su ispod praga tolerancije.
Uprkos svemu, radnici Arhiva su ove poslove obavljali u redovnim
rokovima. Arhivska graa je registraturski sreena. Najvei deo dokumentacije
ostao je uloen u klasine registratore u kojima je bio odloen kod stvaraoca, samo
to su ispisane nove spoljne oznake. Graa koja je bila u stanju rasutosti, odloena
je u arhivske kutije. uraena su na svim arhivskim jedinicama spoljna obeleja,
naznaena pripadnost fondu, a arhivske police obeleene i uraen je topografski
pokaziva u depou.
2 Napomenuemo ovde osnovne odrednice iz Uputstva o primopredaji arhivske grae, doneto na
sednici Arhivskog vea SR Srbiji 08.12.1987:
lan 1.
Ovim Uputstvom se propisuju uslovi, nain i postupak primopredaje arhivske grae (u daljem tekstu:
graa) izmeu imalaca grae i nadlenog arhiva.
lan 3.
Graa se preuzima po isteku roka od 30 godina od dana njenog nastanka.
U izuzetnim sluajevima, kada to zahteva data situacija, a pozitivni zakonski propisi omoguavaju, rok
iz stava 1. ovog lana moe se skratiti ili produiti iskljuivo uz saglasnost nadlenog arhiva.
lan 4.
Datum primopredaje grae utvruju sporazumno imalac grae i nadleni arhiv, a u skladu sa njegovim
mogunostima.
lan 5.
Graa se predaje o troku predavaoca grae i na mestu koje odredi nadleni arhiv.
lan 6.
Primopredaju grae i registraturskog materijala ukinutih organa, organizacija i zajednica vri steajni
upravnik, najkasnije est meseci po okonanju redovnog postupka likvidacije, odnosno steaja.
lan 7.
Odabrana graa predaje se u registraturski sreenom stanju.
Izuzetno (ukoliko je graa izloena oteenju i propadanju), graa se moe preuzeti u nesreenom
stanju, s tim da se nadlenom arhivu nadoknade trokovi njenog sreivanja.
81
Poslovi sreivanja arhivske grae preuzete u toku steaja
u kasnijoj fazi poslova sreivanja dokumentacije novopristiglih fondova
nastalih u radu privrednih subjekata socijalistikog perioda, susreli smo se sa novim
izazovima. Sve vea koliina dokumentacije i sve vei broj zahteva stranaka, delovali
su kao navala pred kojom emo pokleknuti. No, to nam je bilo samo trenutno
iskuenje.
Kako bi se i novi poslovi obavili, pored osoblja Arhiva, angaovana su,
po Zakonu o javnim radovima
3
, i nezaposlena lica i lica sa invaliditetom, preko
Nacionalne slube zapoljavanja. Ova lica su najpre prola kroz obuku u Arhivu,
a zatim su, uz asistenciju, obavila poslove koji su im povereni. U toku izvravanja
posla i po zavretku vren je neprestano struni nadzor.
U proteklih est godina Arhiv je putem konkursa, uz posredovanje
Nacionalne slube zapoljavanja, zapoljavao lica koja su, izmeu ostalog radila i
na sreivanju arhivske grae. Ova su lica obavljala rad u ogranienom vremenskom
roku od est meseci. uobiajen broj lica koje je Arhiv dobijao po javnom konkursu
kretao se do deset radnika. Pojedina radno angaovana lica radila su na kurirskim
poslovima, odnosno poslovima odravanja objekata i pojedinim fzikim poslovima,
a najvei broj lica, pet do est, osposobljeno je za sreivanje dokumentacije. Povoljna
okolnost bila je injenica to su se na konkurs javljala i od strane Nacionalne slube
zapoljavanja upuivana ista lica, tako nismo morali permanentno vriti obuku novih
radnika. Trudili smo se da lica koja e biti zaposlena na ovim poslovima, ponovo
budu angaovana u Arhivu.
Svakako da i pored te injenice da su svoje poslove obavljali valjano,
neprestan nadzor nad izvrenjem njihovih zadataka bio je neophodan. Time je vrena
i neka vrsta revizije njihovog posla.
Od ovih lica najpre smo zahtevali da srede podatke o zaradama zaposlenih,
jer su zahtevi korisnika najee bili iz ove materije. Potom smo sreivali personalna
dosijea, a onda preostalu dokumentaciju. Zahvaljujui ovim licima, zaposleni u
Arhivu su mogli da obavljaju svoje redovne poslove. Takoe, u depoima se stvarao
slobodan prostor za prijem novih fondova, zahtevi su reavani blagovremeno i
donoena pozitivna, kao i negativna reenja, u sluajevima gde graa nije sauvana.
Smetaj ovako sreene arhivske grae u police vren je iskljuivo od strunog,
odnosno stalno zaposlenog osoblja Arhiva. Rezultat naeg rada je injenica da, sem
dva fonda primljena u tekuoj godini, nemamo drugih novoprimljenih fondova
privrednih subjekata koji su nesreeni. Svi fondovi, sem dva novoprimljena su
uloeni u police, a koliina arhivske grae i broj fondova najslikovitije govore o
kompleksnosti obavljenog posla.
3 Javni radovi su mera aktivne politike zapoljavanja koja predvia odobravanje sredstava za
zapoljavanje nezaposlenih lica sa evidencije Nacionalne slube za zapoljavanje i podrazumeva
sprovoenje aktivnosti koje preduzima poslodavac - izvoa javnog rada, a koje imaju za cilj ostvarenje
odreenog drutvenog interesa (npr. prevencija i pomo starima, sanacija divljih deponija, ureenje
i izgradnja puteva i dr.). Javne radove sprovodi poslodavac - izvoa javnog rada, koga odreuje
Nacionalna sluba na osnovu Javnog konkursa.
Javni radovi su mera aktivne politike zapoljavanja iji je cilj zapoljavanje tee zaposlivih lica, ali
i ostvarivanje drutvenog interesa. Javni radovi mogu biti u socijalnim, humanitarnim, kulturnim i
drugim oblastima, u odravanju javne infrastrukture i zatiti ivotne sredine.
82
Dragan Kneevi
Summary
Reading the legislative activity relating to records management and
archives, we get the impression of fxed and regular procedural activities: archive
material created by the author, are kept in their depots, after the fulfllment of legal
requirements it arrives in relevant archive who issue the data for the needs of the
citizens or made it available to those interested n the scientifc research.
The practice, however, is often different. What should be the exception,
is becoming the rule, ie. archival records of the bankruptcy debtor, almost before
destruction, arrive to the responsible institution for the protection, incomplete
and disordered. Historical Archives in uice fulflled its obligations in respect of
delivered material. At frst, the Archive did all this archival material to arrive at the
Archives depot and then arranged the documentation in order to provide the citizens
data they need for regulation of private legal requirements.
Dynamics of fulfllment of this job took the alarming state at one moment.
We suspected that we wouldnt be able to, in addition to regular duties, perform
these. Thanks to the engagement of persons, by means of the public works, their
training and the work, all 80 funds of bankruptcy debtors, former SOEs (socially
owned enterprises), which were received in the Archives, are placed on the shelves
in the depot.
83
Miroslav DUI
Istorijski arhiv Uice
EKONOMSKI EFEKTI PRIJEMA GRAE PREDUZEA U
STEAJU
Abstrakt: Ovaj rad se bavi pitanjem naknade u postupku prijema arhivske
grae od strane steajnog dunika. U praksi arhivske slube pojavila su se i takva
miljenja da arhivi svoje usluge ne treba da naplauju prilikom preuzimanja arhivske
grae. S druge strane, neki arhivi u Srbiji naplauju preuzimanje, formirajui cene
usluga, koje, u dobroj meri, potcenjuju rad arhivista. Ovim se rad arhivista sveo na
rad fzikog radnika. Analiziraju se posledice razliitih pristupa ovom problemu.
Kljune rei: Steaj, steajni upravnik, preuzimanje, cena usluga preuzimanja,
smetaj u arhiv, nabavka opreme za dalje uvanje.
Abstract: This paper addresses the issue of fees in the process of reception
of archives by the debtor. In practice, the archive service appeared and such opinions
to archive their services should not be charged when you take over the material. On
the other hand, some archives in Serbia charged the service, forming the price of
services, which, to a large extent, underestimate the work of archivists. Thus work of
archivists was reduced to working laborer. We analyze the consequences of different
approaches to this problem.
Keywords: Bankruptcy, bankruptcy trustee, aquisition of arhival material,
accommodation in the archives, procurement of equipment for further storage.
Uvodne napomene
Arhivistika praksa u Srbiji, po pitanju prijema arhivske grae u postupku
gaenja i likvidacije jednog privredno-pravnog subjekta, prilino je razliita, to nije
dobro i moe da izazove i negativne konotacije. Naime, Zakon o kulturnim dobrima
1

u lanu 41 kae da ,,odabrana, sreena i popisana arhivska graa, kao i registraturski
materijal, nastali u radu organa, ustanova preduzea i drugih pravnih lica, koji su
ukinuti ili prestali sa radom, smatraju se dospelim za preuzimanje, ako niko nije
preuzeo njihova prava i obaveze. Zakonodavac je pred arhive postavio jasnu i
nedvosmislenu normu. Interes drutva i drave je da arhivi sauvaju svu arhivsku
grau nastalu u radu privrednih subjekata, ali i drugih institucija koje stvaraju
arhivsku grau.
1 Sl. glasnik R. Srbije, br. 71/ 94.
84
Miroslav Dui
Arhiv uica je u potpunosti primenio ovu normu, stvorio je uslove za
preuzimanje i ispunjava sve zahteve koji su upueni od strane subjekata, koji se
nalaze u postupku likvidacije. u okviru ovog je uspostavljena i praksa da se graa
moe preuzeti i u nesreenom stanju, to je u najveem broju sluajeva tako.
Postupajui u skladu sa Uputstvom o postupku odabiranja arhivske grae,
izluivanju bezvrednog registraturskog materijala i o nainu primopredaje arhivske
grae
2
, kao i u skladu sa potrebama da se nabavi adekvatana oprema i smesti preuzeta
graa, Arhiv uica je formirao cenu za preuzimanje i ona u ovom momentu iznosi
20.000 dinara ili oko 190 po dunom metru (u daljem tekstu sve cene usluga koje
se budu navodile iskazivae se u evrima).
Razliita praksa arhiva, prilikom preuzimanja grae u steaju, uoava se ve
2003. godine, kada se intenzivira proces steajeva. Arhivi su bili ,,zateni velikim
brojem likvidacija privrednih subjekata. Stanje smetajnih kapaciteta je bilo prilino
loe tako da je bilo sluajeva kada su arhivi odbijali prijem grae steajnog dunika.
Ovakvi primeri nisu bili tako esti. Priliv nove registraturne grae je ve postao
ozbiljan problem i trebalo je pronalaziti novi prostor za smetaj.
Arhiv uica je ovaj problem reio time to je naao prostor koji nije bio idealan,
ali je za krai period bio dobro reenje. Kao dobar prostor pokazale su se kolske
zgrade ili neki delovi zgrada, koje su trenutno zadovoljavale uslove za smetaj
3
. Ti
prostori su samo kratkorona reenja, jer su zgrade prilino davno izgraene, pomalo
ruinirane i nemaju potrebnu infrastrukturu, a neke se i ne odravaju. Ipak, za period
dok osniva Arhiva ne obezbedi adekvatan prostor, ovi objekti mogu biti u funkciji
smetaja. U ponudi su bili i mnogo bolji prostori za smetaj,
4
ali se pokazalo da su
veoma skupi, to je za skromni budet Arhiva bila nemogua misija.
Sledei problem koji je iskrsao pred arhive je sreenost grae koju treba
preuzeti. Iako Zakon jasno nalae arhivima da primaju sreenu i popisanu grau od
strane predavaoca, u ovom sluaju steajnog dunika,
5
u praksi je stanje potpuno
drugaije. Ako se uspostavi praksa prijema nesreene grae, postavlja se logino
pitanje ko e ovu grau sreivati i koliko e kotati ovi poslovi. ini se da i u ovom
veoma bitnom poslu za arhive postoje razliiti pristupi.
6

Ve vie godina unazad u Srbiji se pokuavaju utvrditi jedinstveni cenovnici
usluga za poslove koje obavljaju arhivi. To se jo uvek nije desilo, pa tako imamo
situacije da za iste poslove arhivi razliito vrednuju svoj rad. Skoro svi arhivi su
2 Sl. glasnik R. Srbije, br. 47/81.
3 kolske zgrade prigradskih kola, imaju sve manje aka, neke su potpuno puste, pa su zbog svoje
blizine i putne infrastrukture bile zadovoljavajue reenje za arhive. uglavnom se ovi prostori mogu
dobiti bez nadoknade. Naravno da se i o ekonomskom segmentu vodilo rauna.
4 Nove zgrade bivih uspenih fabrika koje su likvidirane, nude se u zakup, a veoma su blizu sedita
arhiva, ali cene iznajmljivanja su velike i neekonomine za ustanove kulture.
5 Nacionalni standard broj 8 (Pravilnik o utvrivanju nacionalnih standarda za upravljanje
steajnom masom Sl. glasnik R. Srbije, br.13/2010) koji se odnosi na obaveze steajnog upravnika
u postupku otvaranja steaja, popisivanja kompletne grae, uredno voenje kancelarijskog poslovanja
i predaje grae nadlenom arhivu u sreenom stanju, ne primenjuje se ni u jedom sluaju steajnog
postupka
6 Arhiv aka, Poarevca i Kragujevca ne prima grau steajnog dunika ako nije sreena i popisana.
85
Ekonomski efekti prijema grae preduzea u steaju
doneli cenovnike usluga. Neko je to nazvao ,,Cenovnik usluga, a neko ,,nadoknade
za izvrene poslove. Cenovnici se uglavnom odnose na usluge izdavanja uverenja i
trokove preuzimanja, smetaja i sreivanja preuzete dokumentacije.
Ovde treba naglasiti da arhivi ne uvode takse za izvrene usluge, kako to
neki korisnici usluga prikazuju, ve naplauju trokove koje su imali za uraene
poslove. Takse imaju drugaiji tretman, uvode ih razliiti nivoi vlasti kao deo svojih
prihoda, uplauju se njihovom budetu, to, naravno, ne ide u korist arhiva.
Na cenovnike, kao pojednane akte ustanova, saglasnost bi trebalo da daje
lokalna samouprava, odnosno osniva i to odeljenje za fnansije, ili kako se kod nekih
arhiva deava, saglasnost daje Upravni odbor.
7
Arhiv uica je utvrdio Cenovnik
usluga, Upravni odbor je isti potvrdio, a pri tome je ovlastio direktora ustanove da,
po potrebi, moe uskladiti cene pojednih usluga, opet u skladu sa poveanjem cena
na malo ili poveanjem infacije.
Nejednako vrednovanje utroenog rada, zatim, trokova nastalih kupovinom
polica i drugog materijala u postupku preuzimanja grae od steajnih dunika,
naroito nesreene dokumentacije, jako je izraeno kod arhiva u Srbiji. Ovakva
praksa nanosi velike tete arhivima, pre svega na ekonomskom planu, pa moe se
rei i na polju sticanju autoriteta arhiva kao dravnih ustanova. Cena po dunom
metru preuzete grae u Valjevu je 10 , u Zajearu je 40, u aku oko 30, u abcu
35, u Beogradu 135 i u uicu 190 . Cene su neujednaene i pomalo zbunjujue.
Detalj iz registrature (snimljeno prilikom preuzimnja dokumentacije)
7 Ko daje saglasnost na cenovnik usluga koje arhiv prua je nejasno, jer nijedan propis to jasno ne
istie. Zakon o budetskom sistemu (Sl. glasnik Srbije, br. 54/2009., 73/2010., 101/2010., 101/2011.
i 93/2012.) pominje takse i regulie postupak za saglasnost koja se dobija na tako uvedene takse.
Naglaavamo, da arhivi ne naplauju takse ve naplauju trokove ili usluge za utroen rad, a naroito
prilikom preuzimanja nesreene arhivske grae od steajnog dunika.
86
Miroslav Dui
Nakon kratke analize raspoloivih cenovnika, stie se utisak da se uporeuju
podaci o ustanovama iz razliitih drava. Moglo bi se zakljuiti da ne postoji nikakva
saradnja meu arhivima, pa ipak, dosta se razgovaralo o ovoj temi, ali jedinstvenost
po pitanju vrednovanja rada arhivista nije uspostavljena. Kao razlog, mogu se
navesti i razliita tumaenja propisa iz oblasti arhivistike. Bilo je takvih zahteva
da arhivi treba da rade bez ikakve nadoknade. Da apsurd bude vei, zagovornici
besplatnih usluga dolaze iz arhiva koji nemaju ak ni osnovna sredstva za rad, a
da ne govorimo o posedovanju slubenog automobila bez kojeg se danas ne moe
zamisliti funkcionisanje jednog arhiva.
Drava je ve davno sve ustanove kulture, gde pripadaju i arhivi, na neki
nain stavila na trite, a da toga nisu bili ni svesni, a zatim je poruila da ona
jedino moe da fnansira plate zaposlenih i deo materijalnih trokova. Neka druga
sredstva koja bi zadovoljila potrebe kulturne delatnosti, poput izdavake delatnosti,
savetovanja, usavravanja zaposlenih, nabavke modernije opreme, kupovine
slubenog vozila i drugo ne treba da oekujemo. Sve ovo se mora traiti na drugom
mestu i to kroz donacije, putem konkursa ili sticanjem sopstvenih prihoda.
Drava ini da i ono malo prihoda prikupljanih radom i snalaljivou
zaposlenih uzme u svoju kasu, i da ih deli na kaiicu, donosei jako restriktivan
propis krajem 2012. godine.
8
Citat: ,,Danom stupanja na snagu ovog zakona prestaju da vae odredbe
zakona i drugih propisa kojima se ureuje pripadnost sopstvenih prihoda korisnika
budetskih sredstava i korisnika sredstava organizacija za obavezno socijalno
osiguranje.
Izuzetno od stava 1. ovog lana, odredbe zakona kojima se ureuje
korienje i raspodela sopstvenih prihoda koje ostvare ustanove osnovane od strane
Republike Srbije, odnosno lokalne vlasti, nad kojima osniva, preko direktnih
korisnika budetskih sredstava, vri zakonom utvrena prava u pogledu upravljanja
i fnansiranja, ukljuujui i zavode za izvrenje krivinih sankcija, kao i korisnici
sredstava organizacija za obavezno socijalno osiguranje, prestaju da vae 1. januara
2014. godine, ukoliko se za to stvore tehniki uslovi.
Jo uvek se ne mogu sagledati posledice ovako restriktivne norme, ali
sigurno da e prihodi ustanova biti mnogo manji, motiv za rad e nestati, a korist
od ovakve mere nee imati niko. Na gubitku e biti arhivi i celokupna kultura, a i
obrazovanje kojim je ovaj propis zahvaen.
Utvrivanje realne cene za izvrene poslove preuzimanja
Zakon o steaju
9
obavezuje steajnog upravnika
10
da u roku od 30 dana
od dana imenovanja sastavi plan steajnog postupka sa predraunom trokova i
vremenskim planom. Steajni upravnik je u ovom roku, izmeu ostalog, duan i
8 Izmene Zakona o budetskom sistemu, Sl. glasnik R. Srbije, br. 93/ 2012.
9 Zakon o steaju, Sl. glasniku R. Srbije br. 104/2009., 9/2011. i 71/2012.
10 Isti Zakon, lan 27.
87
Ekonomski efekti prijema grae preduzea u steaju
da obavesti nadleni arhiv da je otvoren steaj, zatim, da arhiv pregleda celokupnu
dokumentaciju i da predloi priblinu cenu usluge oko preuzimanja grae. Ove
rokove, kada je u pitanju arhiv, steajni upravnici uglavnom ne potuju. Kasnije,
u odmakloj fazi steaja, kada trokovi steajnog postupka stiu na realizaciju,
uglavnom nastaju problemi, kako za arhiv tako i za druge uesnike postupka.
Isti Zakon jasno propisuje da se iz steajne mase prioritetno namiruju trokovi
steajnog postupka, a po njihovom punom namirenju obaveze steajne mase.
11
I
ovde arhivi mogu napraviti propust, upravo zbog nepoznavanja proceduralnih normi
Zakona o steaju. Naglaavamo da arhivi nisu poverioci i oni se ne razvrstavaju u
redove poverilaca koji se kasnije mogu iskljuivati u naplati u zavisnosti od novane
mase koja je na raspolaganju. Jo jednom istiemo da se arhivi namiruju iz
trokova steajne mase i njihovi tokovi su uvek naplativi i ne razvrstavaju se u
isplatne redove.
upravo zbog toga, ovde e se navesti isplatni redovi koji se namiruju nakon
punog namirenja trokova steajnog postupka. Steajni poverioci nieg isplatnog
reda mogu se namiriti tek poto se namire steajni poverioci vieg isplatnog reda.
U prvi isplatni red ulaze
12
neisplaene neto zarade zaposlenih i bivih zaposlenih u
iznosu minimalnih zarada za poslednju godinu dana pre otvaranja steajnog postupka,
kao i potraivanja po osnovu zakljuenih ugovora s privrednim drutvima iji su
predmet neisplaene obaveze na ime doprinosa za penzijsko i invalidsko osiguranje.
U drugi isplatni red spadaju potraivanja po osnovu svih javnih prihoda dospelih u
poslednja tri meseca pre otvaranja steajnog postupka, osim doprinosa za penzijsko
i invalidsko osiguranje. U treem isplatnom redu su potraivanja ostalih steajnih
poverilaca.
Na osnovu poslova i aktivnosti koji su sadrani u postupku pripreme i
preuzimanja dokumentacije steajnog dunika, moe se formirati cena ove usluge.
Iako je meu arhivima bilo dogovora, razmene cenovnika i konsultacija po ovom
pitanju, razlike i dalje postoje. Oigledno je da Arhiv uica trenutno ima najveu
cenu za prezimanje grae, ali smatramo da je cena realna. Arhiv ne moe poslovati
trino, ali mora pokrivati realne vlastite trokove. Drava je sve manje u mogunosti
da arhivima fnansira i one nune trokove, pre svega obezbeivanje prostora za
smetaj i moderne arhivske police. Evo ukratko elemenata ili vrste poslova na
osnovu kojih bi se trebala formirati cena:
Poslovi koji se obavljaju na terenu:
Korienje slubenog vozila prilikom obilazaka i pripreme za preuzimanje;
Dnevnice zaposlenima koji pripremaju grau na terenu;
Angaovanje fzike radne snage iz omladinske zadruge;
Prevoz celokupne dokumentacije u prijemne depoe arhiva;
11 Isti Zakon, lan 54.
12 Isto.
88
Miroslav Dui
Ishrana angaovanih radnika;
Sortiranje dokumentacije radi transporta.
Aktivnosti vezane za rad u depou arhiva:

Izluivanje bezvrednog registraturskog materijala;
Dezinfekcija grae pre smetaja u police;
Nabavka arhivskih kutija i kouljica;
Nabavka kompakt polica za smjetaj arhivske grae;
Preuzimanje preostale arhivske grae koja je nastala u postupku steaja,
predaje je steajni upravnik nakon zatvaranja steajnog postupka;
Arhivistiko sreivanje koje podrazumeva klasifkaciju, ulaganje i ostale
operacije kako bi se fond osposobio za korienje;
Smetaj i uvanje u depoima, to podrazumeva viegodinje ienje,
odravanje mikroklimatskih uslova, trokova elektrine energije. Sve
ovo se radi na neodreeno vreme.
u strukturi navedenih trokova vidi se da su veina njih nuni i realni. Oni su
vidljivi i lako se mogu izraziti, tako da se na njih ne mogu stavljati prigovori. Dakle,
ostaje dilema koliki su trokovi izluivanja bezvrednog materijala i sreivanja
arhivske grae radi daljeg korienja. ini se da u ovoj vrsti poslova ima najvie
razlika. Na osnovu raspoloivih cenovnika arhiva u Srbiji uoava se velika razlika u
postupku izluivanja po jednom metru dunom i ona se kree od 6 do 25.
Vrednost sreivanja prispele grae u depoe arhiva, bez obrade, lako se
izraunava na osnovu postojee Nomenklature poslova u arhivima i Jedinstvene
orijentacione norme rada u arhivima R. Srbije
13
i prosene vrednosti sata jednog
arhivskog pomonika, koji zapravo ove poslove i treba da radi. Do cene jednog sata
dolazi se tako to se bruto zarada, uveena za doprinose od poslodavca, podeli sa
prosenim brojem sati u mesecu, a to su 174 sata. Tako dobijena cena sata se opet
mnoi sa brojem ukupnih sati koji su potrebni da se neke od operacija sreivanja
zavre. Napominjemo da je Arhiv uica primenio ovaj metod i da primedbi do sada
nije bilo.
Ono to je u strukturi trokova prikazano kao trokovi odravanja depoa,
moda su poslovi najkomplikovaniji za procenu, a u svakom sluaju znatno utiu na
cenu preuzimanja. Taj deo cene ugraen je u strukturi trokova kao odravanje depoa
na neodreeno vreme. Veina arhiva ove trokove i ne uzima ozbiljno, a trebalo bi,
jer se oslanjaju na svoje osnivae od kojih e po pravilu svake godine uredno da
trae sredstva za proirenje, odravanje i opremanje depoa. Da li je ovakav pristup
u sticanja novca, kojim se fnansira oprema, meterijalni trokovi i drugo ispravan,
teko je proceniti.
13 Nomenklatura poslova u arhivima SRS i Jedinstvane orijentacione norme u arhivima SRS
objavljene su u Arhivskom pregledu, br. 1-2, Beograd 1977.
89
Ekonomski efekti prijema grae preduzea u steaju
u postupku odobravanja trokova, steajne sudije su uglavnom prihvatale
iznose koje je arhiv fakturisao. Treba istai da stvarno nadleni Privredni sud koji
reava steajne postupke, sa seditem u uicu, ima istu mesnu nadlenost kao i
Arhiv uica,
14
to kod nekih arhiva nije sluaj, pa ima nedoslednosti u odreivanju
nadoknada. Postoje i primedbe od strane steajnih upravnika, ali to je i razumljivo,
s obzirom da oni imaju pravo na nagradu koju im sud odreuje nakon sprovedenog
steajnog postuka. Ta nagrada se isplauje iz trokova steajnog postupka, iz kojih
se isplauju i naknade za preuzetu grau. Razumljivo je zato steajni upravnici ele
da taj fond bude neokrnjen.
Neophodno je osvrnuti se na praksu drugih arhiva i cene usluga za preuzetu
grau. Barem prema raspoloivim cenama do kojih se dolo, moe se uoiti da su
neke ustanove umeno iskoristile mogunost da zarade novac od steajeva i na
taj nain poveaju imovinu arhiva ili ga plasiraju u neke druge namene. Za one
arhive ija je cena preuzimanja ispod svakog minimuma, a smatram da je cena ispod
100 potpuno nerazumna cena, mislim da su u velikom gubitku i da na neki nain
potcenjuju sopstveni rad. Bez obzira da li se dokumentacija predaje u sreenom
stanju, a ona to nikad nije, ima mnogo dodatnih poslova koje arhivisti moraju u
kasnijoj fazi da urade. utvrenim cenovnicima neki od arhiva nesvesno su sveli rad
arhivskog radnika na rad fzikog radnika.
Novac dobijen kao nadoknada u postupku preuzimanja grae od steajnog
dunika, Arhiv uica je namenski troio u skladu sa planom za tekuu godinu.
15

Kao neke od primera gde je plasiran novac, naveu da je Arhiv za 10 godina kupio
2 slubena vozila, benzin se kupuje iz sopstvenih prihoda,
16
kupovina opreme za
depoe, za redovne materijalne trokove i dr. Za zarade zaposlenih sredstva su se
izdvajala do 2009. godine.
Od 2014. godine arhivi nee imati svoj poseban raun sopstvenih prihoda.
Sav novac, dobijen kao sopstveni prihod, slivae se na raun osnivaa ili drave. u
ovom momentu se jo uvek ne zna kako e arhivi raspolagati steenim prihodima.
I dalje e se planirati prihodna i potrona pozicija, ali neposredno raspolaganje je
iskljueno, i po svemu sudei, dugo e se ekati na povraaj zaraenih prihoda.
Znajui koliko je dravi novac potreban, oekujemo znaajne restrikcije i nedovoljno
novca na raspolaganju ustanovama. Svakako da e i motivacija radnika biti na
niskom nivou, imajui u vidu injenicu da neko drugi raspolae vaim prihodom.
14 Privredni sud u Kraljevu je stvarno nadlean na teritoriji arhiva Kraljeva, Kruevca i Novog
Pazara. Bilo je sluajeva razliitog postupanja u odreivanju nadoknada.
15 Zavrni rauni Arhiva od 2004. godine.
16 Osniva ve osam godina Arhivu ne prenosi sredstva za putovanja i za gorivo.
90
Miroslav Dui
Summary:
The acquisition and disposition of income is a signifcant stimulating
measure for employees and a great beneft for the institution. Regardless of the
economic and social consequences of the closure of one debtor, the archivists work
must be adequately charged. And archives, as budgetary institutions, must have the
attribute of partial economic independence, which slightly affects the creation of
the authority of the institution. One should not expect that the founder or the state
provides the necessary infrastructure for the functioning of the institution. Although
the state has indicated total control of own income of its institutions from 2014, we
hope that the archives will not lose their income. Also, the bankruptcy proceedings
of economic legal entities are at the end, so the income will be largely reduced.
91
Dr. Peter WIESFLECKER
Zemaljski arhiv tajerske, Grac - Austrija
PRIVREDNI ARHIVI U TAJERSKOM ZEMALJSKOM ARHIVU
TRADICIJE NEUSPJESI MOGUNOSTI
Abstrakt: U radu su date osnovne karakteristike o fondovima registratura
privrede pohranjenih u Zemaljskom arhivu tajerske u Gracu. Rije je o preduzeima
koja imaju dugu tradiciju i koja su pripadala poznatim plemikim porodicama i koja
su imala veliki uticaj na privredna i drutvena kretanja u tajerskoj i cijeloj Austriji.
Jedan broj fondova ove vrste preuzet je u Zemaljski arhiv tajerske u Gracu, te i
pored toga to nisu u cjelosti sauvani predstavljaju znaajne historijske izvore za
izuavanje ne samo privrede, ve i historije austrijskog drutva uope.
Kljune rijei: Privredni fondovi, fondovi plemikih porodica, Zemaljski
arhiv tajerske Grac, arhivska graa, historijski izvori.
Abstract: This paper presents the basic characteristics of the funds of
industrys registry stored in the National Archives of Styria in Graz. It is the archives
of companies that have a long tradition and that belonged to the famous aristocratic
families and who have had a major impact on economic and social trends in Styria
and throughout Austria. A number of funds of this kind has been taken to the National
Archives in Graz, Styria, and despite the fact that they were not totally preserved
are important historical sources for the study of not only the economy, but also the
history of Austrian society in general.
Keywords: The fonds of economic provenance, funds noble families, the
National Archives of Styria Graz, archives, historical sources.
Uvod
tajerski zemaljski arhiv je sa arhivskom graom ukupne duine od oko
60.000 metara, ne samo najvei austrijski zemaljski arhiv, nego poslije austrijskog
dravnog arhiva i najvei austrijski arhiv uope.
1
Njegovi fondovi datiraju od 9.
do 21. stoljea i podijeljeni su u pet odjela (zona), od kojih su dvije podruje
korporativnih i privatnih arhiva, te ekonomskih i kolskih arhiva od interesa za
upoznavanje sa ovom problematikom.
1 Walter BRuNNER (Hg.=Izdava), tajerski zemaljski arhiv, Graz 2001 (=VStLA 27). uporedi
takoer i Fritz POSCH (Hg.), ukupni inventar tajerskog zemaljskog arhiva, Graz 1959. (VstLA 1).
92
Dr. Peter WIESFLECKER
u Austriji, privredni ili arhivi preduzea nisu imali neku naroitu ulogu.
2
Tek
1971. godine su privrednii arhivi bili tema rasprava na Danu arhiva u Innsbrucku.
3

Godine 1982. na ovu temu pojavio se svezak asopisa Scrinium, izdat od Austrijskog
arhivskog drutva.
4
Napori Austrijskog drutva arhivista, te Austrijskog dravnog
arhiva, da kod poslovnih preduzea formiraju svijest, bili su tada, a ostali i nakon
1982. godine dalekoseno bezuspjeni.
5
Tek u zadnjih nekoliko godina, posvetilo se vie panje privrednim i
arhivama preduzea. Tako se 2008. godine u Scriniumu pojavilo nekoliko priloga,
izmeu ostalog i onaj od Waltera Antonowicza, O bankovnom historijskom arhivu
Austrijske narodne banke
6
, a 3. decembra 2012. godine se odrao 1. Dan historije
preduzea u Kui industrije (Be), koji je posveen ekonomskim arhivima.
u Austriji se dakle moe konstatovati ne samo defcit i potreba za
nadoknadom, nego i nedostatak tradicije. Zastupnik udruenja njemakih privrednih
arhiva, Michael Jurk je u okviru Konferencije za arhive preduzea u decembru
2012. godine u Beu, arhivisticu Juliu Kleindienst u jednom prilogu o Siemens AG
sterreich u 2008. godini uputio na Njemaku koja od poetka 20. stoljea razvija
tradiciju o arhivima preduzea. Prema Kleindienstu su ve poetkom 20. stoljea u
nekoliko njemakih preduzea osnovani historijski arhivi, ija je osnovna djelatnost
bila i ostala prikupljanje, dokumentovanje, vrednovanje i priprema za koritenje i
izradu historije njihovih preduzea.
7
2 Uporedi dio o Arhiv o ekonomiji kod Michaela HOCHEDLINGERA, Austrijska historija arhiva.
Od kasnog srednjeg vijeka do kraja ere papira, Wien-Mnchen 2013, str. 314.-320.
3 uporedi Izvjetaj konferencije od Christiane THOMAS u Izjave Austrijskog dravnog arhiva 24
(1972.), 484 ff. HOCHEDLINGER, Historija arhiva, str. 319.
4 Scrinium Bd. 26/27 (1982.) izmeu ostalog sa prilozima Ekonomskog historiara Alois
MOSSERA, Zapisi o ekonomiji. Nastanak Ouvanje Razvoj, str. 257.-263. Angela TOuSSAINT
je dala pregled o Arhive ekonomije u historiji i sadanjosti. Pregled o razvoju u Saveznoj Republici
Njemakoj, str. 248.-256. Carl Hermann COLSHORN se bavio Znaajem tvornikih arhiva za
istraivanje preduzea, str. 264.-280., samostan Klosterneuburg arhivist Floridus RHRIG sa Izvori
ekonomske historije u Pen arhivi, str. 293.-298.
5 HOCHEDLINGER, Historija arhiva, str. 319.-320. uporedi za to dalje: Hanns Leo
MIKOLETZKY, Privredne arhive. u: Njemaki arhiv, br. 6 (1953.) str. 201.-206. Alfred HOFFMANN,
Planiranje poduzetnitva, Poduzetnike tradicije i tvornike arhive. u: Ekonomskopolitiki listovi, br.
17 (1970.), str. 364.-366. Franz GREILER, Austrijske komore se prihvataju frminih i ekonomskih
arhiva. u: Tradicija, br. 17 (1972.), str. 193.-197. Lorenz MIKOLETZKY, Prema trenutnom stanju
obuhvata arhiva preduzea i poduzetnika u Austriji. u: Arhiv i ekonomija 13 (1980.), 13.-16.
6 Walter ANTONOWICZ/Bernhard MuSSAK, Historijski arhiv Austrijske narodne banke. u:
Scrinium 61/62 (2007/2008.), str. 7.-27. u ovom svezku su takoer bili i prilozi Stephanie BONSACK,
SWAROVSKI Jedno preduzee sa mnogo aspekata i sa novim Swarovski Corporate Archive, str. 28.-
34., Julia KLEINDIENST, Arhiv siemens AG Austrija u okviru Siemens Corporate Archive Mnchen,
str. 35.-42., i Thomas ZELLOTH Arhive preduzea kao ekonomski i drutveni izvori iz perspektive
historiara predstavljeno na primjeru arhive Bleiberger Bergwerk unije u Kmtnerovoj nacionalnoj
arhivi, str. 43.-51. Od ulrike Zimmerl potiu dva priloga o arhivi Bank Austria: ulrike ZIMMERL,
Historijski arhiv Banke Austria. u: Arhiv i ekonomija, br. 41 (2008.), 168.-171. DIES., historijska
komisija centar za dokumentaciju Bank Austria. u: Scrinium, br. 65 (2011.), str. 139.-145. Hans
MATTHAEI je 1984. sainio jedan prilog o arhivi Siemens Austrija: Arhiv za historiju Siemens AG
sterreich. u: Scrinium, br. 30 (1984. ), str. 445. -457.
7 KLEINDIENST, Siemens-Archiv, str. 35.
93
Privredni arhivi u tajerskom zemaljskom arhivu tradicije neuspjesi mogunosti
Posmatrajui tradiciju i rad tajerskog zemaljskog arhiva, isti nije u punom
opsegu brinuo o arhivima privrednog poduzetnitva, kako se to danas eli. Na prvi
pogled moe se rei da su privredni arhivi pastorci dravne uprave. Odgovor na to,
moe biti i da i ne da, sa pogledom na privatna preduzea s kraja 19. i 20. stoljea,
ne sa pogledom na arhive preduzea ranog Novog doba 18. i 19. stoljea.
Arhivi (historijskih) poslovnih preduzea u tajerskoj nacionalnoj arhivskoj
djelatnosti
U oko 2.000 korporativnih i privatnih arhiva pohranjenih u depoima arhiva,
pored porodinih, javnih i crkvenih arhiva, kao ostavtina ubrajaju se takoer i
mnogobrojni bivi arhivi plemikih porodica, iji je opseg i unutranji sadraj itekako
razliit.
8
Razdvajanje u porodine i arhive vladara je upravo kod plemikih porodica
teko mogue. Njihove arhive nisu samo arhive porodice u pravom smislu te rijei,
nego ujedno i pismena dokumentacija djelimino opsenih privrednih preduzea,
iako njihovo teite nije bilo u industriji, nego na poljoprivrednom sektoru. Ali od
kraja srednjeg vijeka je i plemstvo bilo prinueno da sve vie sudjeluje u privrednom
ivotu, da bi i prirodne proizvode mogli plasirati na tritu, koje su dobivali iz
vlastite proizvodnje i od podreenih seljaka. Ako to plemi nije razumio ili se pri
tome zatvorio, privredni krah je bio predodreen. ukoliko je htio zadrati svoj status
ili uspjeti u novim okolnostima, jer je sve manje bio traen plemeniti ratnik, a sve
vie specijalista za upravu i dvorsku slubu, odgovarajui resursi, a time i solidna
ekonomska pozadina bili su vrlo vani.
Iako je za velike plemike porodice zemljini posjed bio dio njihovog
vlasnitva naslijednog karaktera, ipak je bio i ekonomskog znaaja, a ne samo
vlasnikog. Mnogobrojne plemike porodice su radile kao poduzetnici, a neki
su prelazili u graanske strukture postajui novo plemstvo ranog novog doba u
vidu predvodnika u industriji 19. stoljea. Tako se osnovni posjed od oko 20.000
hektara porodice Schwarzenberg u tajerskoj vraa Anni Neumann, kerki jednog
velikog poduzetnika Villacha.
9
Kasniji grofovi Strgkh su bili rod trgovaca iz
june Njemake,
10
Eggenbergovih, tajerske porodice trgovaca, koji su u nekim
generacijama napredovali u kneevski stale.
11
8 uporedi Elke HAMMER, Gradovi, samostani i porodice. Posebni arhivi. u: Brunner, Nacionalni
arhiv, str. 48.-52.
9 Za porodicu Neumann na Wasserloenburgu uporedi izmeu ostalog: Wolfgang WIELAND, Anna
Neumannin od Wasserloenburga. Vladarka Muraua, Judenburg 1986.; Wolfram HALLER, Wilhelm
Neumann, najvei trgovac bambergskog grada Villach i njegovo naslijee. u Carinthia I 153 (1963.),
str. 439.-456.
10 O historiji porodice: Peter WIESFLECKER, u staroj i u novoj Austriji. Biljeke o historiji
porodice Strgkh. u: Josef RiEGLER (Hg.), Seljaci, graani i visoki vlasnici, Graz 2005., str. 105.-134.
(=VstLA 34).
11 Gerhard B. MARAuSCHEK, Kneevi Eggenberga. S obzirom na umjetniko pokroviteljstvo,
1568.-1717. Diss. Phil. Graz 1968. Walther Ernst od HEYDENDORFF, Kneevi i baroni Eggenberga
94
Dr. Peter WIESFLECKER
Vladarski arhivi, ne predstavljaju prvenstveno izvor za ekonomsku i
drutvenu historiju, zato to se kroz njih predstavljala ivotna stvarnost ljudi koji
su ivjeli u udruenjima podreenih, ve oni dokumentuju ujedno i ekonomski
razvoj ili neuspjeh, a mogu dati i informacije i o ulaganjima dobiti, snalaenju u
ekonomskim krizama itd. Naroito su vani arhivi velikih preduzea sa svojim
direkcijama roba. Za tajersku se ovdje mogu navesti Herbersteinschova uprava roba
ili Schwarzenbergova direkcija roba. Oni daju podatke strukture, a time i upravnih
postupaka i procesa odluivanja od, u najirem smislu, preduzea ranog novog doba
do industrijskog doba.
Dravna uprava arhiva je oduvijek bila stalno svjesna vrijednosti izvora
i znaaja ovih arhiva, te je prije svega u 19. stoljeu vodila aktivnu akvizicionu
politiku,
12
iako ne sa ciljem da time dokumentuje poduzetniko djelovanje, nego vie
da osigura izvore politike, drutvene i ekonomske historije.
Ve je napomenuto da su socijalne i politiki relevantne snage do vremena
prosvijeenog apsolutizma, pod Marijom Terezom i Josephom II bili uglavnom
plemstvo i crkva koji su djelovali ne samo u okviru imanja i posjeda, nego konstantno
su obuhvatale i druge ekonomske sektore, kao to su rudarstvo i prerada drveta. Tako
je bilo i u tajerskoj. upravo rudarstvo i industrija prerade eljeza su u tajerskoj
stvorile poseban stale poduzetnika, uniju ekia i eljeza Gornje tajerske, koju
su lahko i ironino nazivali crni grofovi.
13
Arhive (fondovi) ovih poduzetnikih
porodica su do danas samo malim dijelom sauvani u tajerskom zemaljskom arhivu.
upravo ovdje se zapaaju prekidi u prijenosu, naroito kroz drutvene i ekonomske
promjene 20. stoljea, jer je izdavanje mjesta i/ili sjedita, prodaja imanja i osnovnog
posjeda za arhivu uglavnom nepovoljna.
Da je ova grana industrije, koja je za tajersku kroz stoljea bila od
elementarne vanosti, sauvana i izvanredno dokumentovana, najvie se moe
zahvaliti Innerbergovom glavnom sindikatu, koji se moe smatrati najstarijim i
najznaajnijim arhivom preduzea tajerskog zemaljskog arhiva.
14
Nastao je jo
1625. godine kao reakcija na krizu, u koju je upalo tajersko rudarstvo. Osnovana
je unija Innerbergove regije, unija ekia i trgovaca eljeza grada Steyer pri
Innerbergerovom glavnom sindikatu.
15
Od njihove djelatnosti sauvana je bogata
arhivska graa, koja ne dokumentuje samo historiju preduzea, nego je i duboko
i njihovi preci, Graz 1965. Othmar PICKL, Graki fnansijeri i trgovci na daljinu u 15. i 16. stoljeu.
u: 850 godina Graza 1128.-1978. Zbirka umjetnikih djela izdata od Wilhelm STEINBCKA,
Graz-Wien-Kln 1978., str. 149.-150. Paul W. ROTH, Porijeklo Eggenbergovih. Nova razmiljanja.
u: Listovi za povijest, br. 67 (1993.), str. 50.-54. Hannes P. NASCHENWENG, Prvi Eggenbergovi i
njihovo porijeklo. Objanjenja Legende injenice. u: BlfHK, br. 69 (1995.), str. 106.-122.
12 uporedi Gerhard PFERSCHY, Privredni arhivi u tajerskom zemaljskom arhivu. u: Izjave
tajerskog zemaljskog arhiva br. 22 (1972.), str. 29.-36.
13 u gornje tajerske unije izmeu ostalog Anton Ritter PANTZ, unije u krugu tajerskog Erzberga,
Be 1918.
14 uporedi opis arhivske grae sveukupnog inventara, str. 350.-378.
15 uporedi: Ludwig BITTNER, Bie eljeza u Innerberg-Eisenerz do osnivanja Innerbergskog
sindikata 1625. godini, Be 1901 (=A 29). Anton PANTZ, Innerbergski glavni sindikat 1625.-1783.,
Graz 1906.
95
Privredni arhivi u tajerskom zemaljskom arhivu tradicije neuspjesi mogunosti
povezana sa historijom regije i stoga i predstavlja prvorazredan izvor regionalne
i nacionalne historije. Arhiva pojedinanih uprava, knjigovodstva ili moderno
reeno upravljanja preduzea, su isto tako sauvana, kao i ona od poduzetnikih i
dravnih kontrolnih komisija. Ve 1872. su poeli pregovori o preuzimanju arhive,
koja je uslijedila 1886. i 1887. godine. Otprilike 10.000 fascikli i knjiga je predato
Zemaljskom arhivu. Ova koliina se dopunjavala sa poslovnim evidencijama
dravnih ustanova koja su djelovale na polju eljeza i rudarstva (Grofovska uprava
i Glavna ekipa rudara ) kao i one minerske, tvornice ekia, te fabrike za topljenje.
16
Pored arhive IHG i one dravnih mjesta, znaajne su koliine arhivske grae
drugih historijskih ekonomskih preduzea, koje se takoer uvaju u Zemaljskom
arhivu, ali u manjim izuzetim koliinama. u to se ubrajaju arhivi pojedinanih
tvornica ekia,
17
mali broj srednjih preduzea ili trgovina koje vie ne postoje,
18
koje
djelimino ne predstavljaju odvojene fondove, nego se po svom mjestu uvrtavaju u
arhive pojedinih tajerskih komuna.
19
Znaajnu dopunu ovih fondova tajerski arhiv
je preuzeo od preduzea zadnji puta 2001. godine kroz preuzimanje fonda VEST
Alpine Erzberg.
20
Dugo vremena je u radu arhiva vailo pravilo, da se arhivi preduzea,
naroito malih ekonomskih preduzea, trebaju preuzimati samo po uzorku, to znai
da se arhiv (poslovne knjige i korespondencije) jednog ekonomskog ili trgovakog
preduzea moe preuzeti, i tim primjerom ilustrirati odreene nivoe poduzetnikih
djelatnosti. Ni u kom sluaju se ne bi mogla voditi aktivna akviziciona politika.
Takve fondove bi bolje sauvali u lokalnom arhivu, nego u dravnom arhivu na
nacionalnom nivou.
Mogunosti i granice aktivnije akvizicije arhive preduzea
Svaki arhiv posjeduje, ili bi barem trebao posjedovati, dosije arhive. Isti
opisuje one zadatke, koji su pojedinim arhivima prenesena kroz svoje nosioce
arhiva. ukratko saeto, jedan arhiv prvenstveno ima zadatak da dokumentuje svog
stvaratelja. Pored toga tzv. funkcionalni dio arhivske djelatnost sadri i agende koje
se nazivaju disponibilne, to znai iako u njegovom dosijeu nije eksplicitno opisano,
jedan arhiv moe svoju djelatnost (naroito kroz djelatnost sakupljanja i kupovine)
proiriti na dijelove, koji sa djelatnosti njegovog stvaraoca nisu u neposrednoj vezi,
mada su za istoga od interesa i koristi. Preneseno na nivo grae dravnog arhiva, to
znai, da se njihov zadatak prvenstveno i prije svega sastoji u tome, da kroz svoju
djelatnost dokumentuje djelatnosti dravne uprave i time osigura pravni i historijski
16 uporedi dio Vlasti za eljezaru u sveukupni inventar, str. 341.-350.
17 Npr. Arhivska graa bive tvornice ekia Pruggem (1700.-1801., koliina: est kartona).
18 Npr. Arhiv jedne pekare iz Mautema (Gornja tajerska).
19 Npr. Arhiv jedne Furstenfelder robne kue, koji se svrstao u arhivsku grau A. Furstenfeld, grad.
20 Roman ZEHETMAYER, Dravna ekonomija, podrunog i opinskog ureda do 1925., kola i
pota. u: Brunner, Nacionalni arhiv, str. 74.-78.
96
Dr. Peter WIESFLECKER
kontinuitet. Po osnovu ovog naina djeluju izmeu ostalog i veliki aktivni dravni
arhivi (nacionalni arhivi) 19. stoljea, ne samo oni iz dravne uprave postojee izvore
putem preuzimanja u arhiv dugotrajno zatiujemo, te ih time inimo otvorenim i
dostupnim. Na taj nain, doli smo do novih fondova, koji su za nacionalnu historiju
u najirem smislu od velikog znaaja. To su: opinski, plemiki i porodini fondovi,
i druga ostavtina, odnosno zbirke koje potiu iz raznih perioda.
Svim pomenutim arhivskim fondovima, nebitno da li se radi o fondovima
jedne zajednice, plemstva, privatne osobe ili porodice, bilo je i ostalo zajedniko
to, da one neovisno o stepenu sreenosti ili stanju sauvanosti pretstavljaju
kompaktnu cjelinu, ija struktura predstavlja cjelinu, to nije sluaj kod arhiva
preduzea. uz to dolazi da su u znanstvenom smislu od 19. do poetka 20. stoljea,
ovi izvori bili dovoljni kako bi zadovoljili prioritetna podruja istraivanja
politike, upravljake i ustavne historiju. Ekonomska i naroito drutvena historija
su bile sporedna podruja. Na to je naravno uticala politika preuzimanja iz koje se
razvila tradicija.
Iz tog razloga, ni danas u preduzeima jo uvijek ne postoji odgovarajua
svijest, da svoju dokumentaciju urede u skladu sa potrebama arhivske struke.
ak i preduzea, koja rade stoljeima, a i ranije i sada su u porodinom
vlasnitvu, ne vode dovoljnu panju kao to nam pokazuje primjer jednog
Krntnerskog preduzea koje irom svijeta proizvodi alat, a imaju dokumente
smjetene u nekoliko arhivskih kartona.
21
Pozitivan protuprimjer potie iz Bea.
uesnicama jedne konferencije austrijskog udruenja iz 2007. godine, ponuena je
obuka za arhivistice i arhivare, meu kojima je bila i arhivistica jednog renomiranog
bekog juvelira i zlatara, koji se jo u Monarhiji ubrajao u prva imena Bea. Ona je
saoptila, da arhiva njenog preduzea ne sadri samo uobiajene zapise (poslovne
knjige, poslovne korespondencije), nego i skoro sve skice izraenih nakita. Ove
skice ne dokumentuju samo djelatnost kue, nisu samo primaran izvor za umjetnost
i historiju kulture, nego se unutar preduzea uvijek uzimaju kao inspiracija za nove
skice. Jedan drugi primjer: tajerski zemaljski arhiv uva jedan dio poslovnih knjiga
fotografa Leopolda Bude iz Graza naalost, samo za period 1862. do 1882. One
ne dokumentuju samo krug muterija, ne pokazuju samo recepturu novog medija
fotografje, nego su u meuvremenu postale traen izvor za svakodnevnu historiju i
istraivanje porodice.
Naravno da se moe prigovoriti, da su ova dva primjera skice jednog
renomiranog juvelira i desetine hiljada raznih fotografja izuzetci, poto e interes
za njima biti sigurno vei, nego za zapisima jedne frme o impregnaciji drveta
22
ili
fabrici odjee.
23
Fondovi istih se u ostalom takoer uvaju u tajerskom zemaljskom
21 ZELLOTH, Arhive preduzea, 44. uporedi DERS., Tradicija i preokret. 250 godina Johann
Offner, Wolfsberg 2005.
22 Radi se o arhivi frme Guido Rtgers sa oko 86 metara i razdobljem od 1877.-1976. Fond je 1993.
doao u Nacionalni arhiv.
23 Radi se o arhivi frme fabrike odjee Kraft, koja ima ispostave u Grazu, Badenu i Bozenu.
Vremenski period se protee od sredine 19. stoljea do 1940. godine. Arhivska graa sa koliinom od
oko 50 m je kupljena 1952. godine, manje koliine dopune su dole do 1982. u Nacionalni arhiv.
97
Privredni arhivi u tajerskom zemaljskom arhivu tradicije neuspjesi mogunosti
arhivu. Iskustva sa korisnicima arhiva pokazuju da postoji iroko interesovanje
za arhivskom graom preduzea, sa razliitim intencijama. Obljetnice nisu jedini
povodi, kad se sa aljenjem zakljui, bilo da su u fondovima frmi neki dokumenti,
blago reeno, reducirani i uprkos zahtjevnom istraivanju i timskom radu, ira slika
ostaje blijeda, jer osnovni dokumenti (poslovne knjige, korespondencije) ne postoje.
Ista iskustva su i sa preduzeima u posljednjem desetljeu, kada je trebalo istraiti
pitanje vezano za prinudni rad za vrijeme NS reima. Takoer i regionalna historija
je sve vie razvila interes ne samo za ekonomskom historijom, nego i za konkretnim
lokacijama i/ili preduzeima. Sreom da su se arhivski fondovi manjih frmi sauvali
u regionalnim arhivima.
Prekidi u ouvanim dokumentima se nerijetko deavaju zbog promjene
vlasnika, zatvaranja, promjene lokacije ili steajnog postupka, koji se odnose na
istu oblast trgovake djelatnosti. tajerski zemaljski arhiv se prije nekoliko godina
kroz poziv jednog steajnog upravitelja konfrontirao sa pitanjem da li arhiv ima
interesa za dokumentaciju jedne u steaju pokrenute tajerske graevinske frme.
Nakon pregleda su se odluili za preuzimanje, jer je arhivska graa bila sauvana i
time je djelatnost preduzea bila dobro dokumentovana.
Zakljuak
Kad bi se iz reenoga htio izvesti zakljuak, to je neophodno, to se moe
uiniti na vie naina. Kao prvo postoji potreba za jaom svijesti kod preduzea, kako
bi se poduzetnika djelatnost dugorono trebala dokumentovati, za to su potrebne i
odreene strukture i resursi. Ovo vai i za preduzea nad kojima drava ima nadzor.
tajerski Arhivski zakon koji je trenutno na snazi predvia obavezu preuzimanja
zapisa preduzea na kojima drava tajerska ima 50 % vlasnitva. Kao drugo dravni
arhivi Austrije morat e vie panje poklanjati arhivskoj grai preduzea i to sa vie
aspekata. Za poetak je potrebna edukacija, koja bi prvo obuhvatila stvaraoce velikih,
znaajnih fondova, veinom dravnih ustanova. Isto tako neophodna je rasprava o
tome, kako se u budue treba ponaati na planu preuzimanja arhiva preduzea u
dravne arhive. u vremenu kada resursi postaju sve manji i nacionalni arhivi se sve
vie moraju ograniavati na svoj osnovni zadatak, ovo ih ne oslobaa obaveze da
mogu biti savjetodavni, ali e biti potekoa na planu preuzimanja arhivske grae
privatnih privrednih preduzea u velikom obimu.
Ostaje nada, da pokuaji da se privredni i arhivi preduzea, znaajnije
ukljue u polje znanosti arhiva i tako ne pokleknu, zbog sve manjih personalnih i
fnansijskih resursa, koji arhivima stoje danas na raspolaganju.
98
Dr. Peter WIESFLECKER
Summary
When he wanted the foregoing inference, which is necessary, it can be done
in several ways. Firstly there is a need for greater awareness of the company, to
the long-term entrepreneurial activity should be documented, as required for certain
structures and resources. This also applies to companies over which the government
has control. Styrian Archival law currently in force provides for the obligation of
taking record companies in which the state Styria has a 50% ownership. Like other
national archives of Austria we have paid more attention to the company archives
and from several aspects. To begin the necessary training, which included the frst
major artists, signifcant funding, most state institutions. Also needed is a debate
about how the future should be handled in terms of taking over the company archives
in the state archives. At a time when resources are becoming smaller and national
archives are increasingly must be limited to its main task, that they are not relieved
of the duty to be advisory, but there will be diffculties in terms of aquiring archival
material of private economic enterprises in large scale.
The hope remains that attempts to economic and archives of enterprises
signifcantly involved in the feld of science and so do not give in to the challenges,
because of the smaller personnel and fnancial resources, which the archives have
available at the moment.
99
Omer ZULI
Arhiv Tuzlanskoga kantona
ULOGA ARHIVA U ZATITI REGISTRATURNE GRAE
PRIVATIZIRANIH REGISTRATURA
(Primjer Arhiva Tuzlanskog kantona Tuzla)
Abstrakt: Tranzicijski procesi koji su u Bosni i Hercegovini zapoeli
nakon prvih parlamentarnih izbora, devedesetih godina XX stoljea i traju i danas,
ostavili su traga u svim segmentima drutva. Tranzicijski procesi su podrazumijevali
pretvorbu drutvenog, odnosno dravnog vlasnitva u privatno. Ovim pitanjem
aktuelizirana je i problematika zatite arhivske grae privatiziranih pravnih
subjekata. Naime, ratna pustoenja s jedne strane, prekinula su u znaajnoj mjeri
ranije uspostavljene i dobro ureene oblike saradnje izmeu registratura i nadlenih
arhiva. S druge strane, promjena vlasnike strukture, podrazumijeva dolazak novih
upravljakih struktura, koje ranije nisu imale iskustava sa arhivskom djelatnou i
nadlenim arhivima. Stoga je u postdejtonskom periodu, u dijelu privatiziranih frmi,
bilo neophodno iznova uspostavljati kontakte, vriti nadzor, ukazivati na zakonske
obaveze zatite arhivske grae i sl. Rad ima za cilj da ukae na znaaj arhiva po
pitanju zatite arhivske grae privatiziranih registratura, sa posebnim osvrtom na
iskustva Arhiva Tuzlanskoga kantona.

Kljune rijei: Registraturna graa, privatizacija, privatizirani pravni
subjekti, zakonska regulativa, Arhiv Tuzlanskog kantona, zatita arhivske grae,
preuzimanje arhivske grae.
Abstract: Transition processes in Bosnia and Herzegovina started after the
frst parliamentary elections, in the nineties of the twentieth century and to this day,
and they have left their marks in all segments of society. Transition processes are
understood as transformation of social and state ownership to private one. This
issue is also relevant in conservation issues of records owned by privatized entities.
Specifcally, the ravages of war on the one hand, broke up signifcantly previously
established and well regulated forms of cooperation between the registry and the
relevant archives. On the other hand, the change in ownership structure means the
arrival of new management structures, which previously had no experience with
archival activities and archives. Therefore, it is in the post, in the privatized frms,
it was necessary to re-establish contact, supervise, indicate the legal obligations
for protection of archives, etc. The paper aims to show the importance of archives
regarding the protection of archives privatized registry, with special reference the
experiences of the Archives of Tuzla Canton.
100
Omer ZULI
Keywords: Current records, privatization, privatized legal entities,
legislation, Archives of Tuzla Canton, the protection of archives.
Uvodne napomene
Tranzicija bosanskohercegovakog drutva ostavila je mnogobrojne
posljedice, ali i otvorila brojna pitanja u svim segmentima drutva zahvaenim
tranzicijskim procesima, a naroito u oblasti privatizacije. Tranzicijski procesi
u Bosni i Hercegovini imali su direktnog uticaja i usko su vezani za arhivsku
djelatnost i arhivsku slubu Bosne i Hercegovine. Svaki tranzicijski proces usko je
vezan za problematiku zatite i zbrinjavanja registraturne grae u odreenoj oblasti.
Tranzicijskim procesima su otvarana mnogobrojna pitanja, u oblasti privrede,
uprave, zdravstva, kolstva, nevladinog sektora, na koja je arhivska sluba morala
pravovremeno i adekvatno odgovoriti. S druge strane, arhivska sluba Bosne
i Hercegovine susretala se sa brojnim problemima sadranim u injenici da u
postojeem arhivskom zakonodavstvu, nije u dovoljnoj mjeri tretirana problematika,
proizvedena tranzicijskim procesima.
Necjelovita arhivska mrea, nedostatak kadrovskih i materijalnih
pretpostavki u arhivima u Bosni i Hercegovini, dodatno su uticali na pravovremeno
rjeavanje mnogobrojnih otvorenih pitanja na planu zatite arhivske grae na
terenu. Aktuelizirano je i pitanje zatite i nadzora registraturne grae, u postupku
privatizacije, koji jo uvijek traju. Mnogobrojni, ranije pokrenuti, privatizacijski
postupci, okonani su na nain da su nad pravnim licima otvoreni steajni postupci.
To je dodatno uslonilo i aktueliziralo pitanje zatite registraturne grae registratura
u privredi.
uzimajui u obzir teko stanje u oblasti privrede, zakonsku regulativu
koja tretira pitanje privatizacije, a koja je u potpunosti bila manjkava u dijelu koji
se odnosi na registraturnu grau privatiziranih subjekata, stanje iste je postalo
alarmantno. u procesima privatizacije stremljenja rukovodeih struktura bila
su usmjerena na sticanje dobiti. S druge strane zbog loih modela privatizacije
poslovnost i opstojnost mnogih privrednih subjekata je dovedena u pitanje, pri emu
je problematika zaite registraturne grae marginalizirana i stavljena u drugi plan. S
druge strane, Arhiv Tuzlanskog kantona, koji je iz perioda agresije izaao kadrovski
i materijalno oslabljen, susreo se sa brojnim otvorenim pitanjima, na planu zatite
arhivske grae van arhiva. To je podrazumijevalo ponovno uspostavljanje nadzora i
strune saradnje na cijelom prostoru nadlenosti.
u takvim okolnostima struni zaposlenici Arhiva Tuzlanskog kantona,
odgovornim odnosom i zalaganjem, stavili su se u slubu zatite registraturne grae
privatiziranih registratura. Rezultat toga jeste zatita znaajne grae od unitavanja,
propadanja i nebrige rukovodnih struktura. Naravno, problematika cjelovitog
zbrinjavanja i zatite registraturne grae privatiziranih subjekata, jo nije rijeena.
101
Uloga arhiva u zatiti registraturne grae privatiziranih registratura
Mnoga pitanja su samo otvorena ili tek trebaju biti otvorena, a njihovo rjeavanje
treba biti prioritetno za arhivsku slubu Bosne i Hercegovine. u nastavku rada pokuat
e se ukazati na neke glavne karakteristike problematike zatite registraturne grae
privatiziranih registratura, sa posebnim osvrtom na iskustva Arhiva Tuzlanskog
kantona
Zakonska regulativa
Nakon Dejtonskog sporazuma, zapoet je proces pretvorbe dravnog
vlasnitva u privatno. Za provoenje ovog vrlo znaajnog procesa usvojeni su i
odgovarajui propisi. Meutim, postavlja se pitanje u kolikoj mjeri je propisima koji
tretiraju pitanje privatizacije obuhvaena problematika zatite arhivske grae istih?
U postdejtonskome periodu, usvojen je Zakon o privatizaciji preduzea, a
koji je u vie navrata mijenjan i dopunjavan
1
kao i drugi propisi koji tretiraju ovu
problematiku.
2
Meutim, navedeni Zakon o privatizaciji, kao temeljni propis za
provoenje ovog vanog procesa, niti u jednoj odredbi i lanu ne nudi rjeavanje
pitanja zatite registraturne grae.
S druge strane, kanjenje u donoenju arhivskih propisa dodatno je
uslonjavalo pravovremeno i adekvatno ukljuivanje arhiva i rjeavanje pitanja
zatite i zbrinjavanja registraturne grae privatiziranih pravnih lica. usvajanjem
Zakona o arhivskoj djelatnosti,
3
napravljeni su odreeni pomaci po pitanju zatite
registraturne grae privatiziranih privrednih subjekata u Tuzlanskom kantonu.
Istina, ovo pitanje je i u navedenom Zakonu tretirano samo jednim lanom u kome je
navedeno da: ustanove, privredna drutva i druga pravna lica nastala privatizacijom,
koja su bila dravno, odnosno drutveno vlasnitvo, te vjerske zajednice i druga
graansko-pravna i fzika lica kao imaoci arhivske i registraturne grae na podruju
kantona, duni su predati Arhivu grau u roku od godinu dana od dana stupanja
na snagu ovoga Zakona, osim onoga dijela grae, koji im je neophodan za tekue
poslovanje, odnosno obavljanje djelatnosti, to se utvruje posebnim zapisnikom.
4

Znai, navedenim lanom Zakona decidno je naloeno da se arhivska i registraturna
graa preda nadlenom Arhivu, osim operativnog dijela grae. Izmjenama i
dopunama Zakona o arhivskoj djelatnosti pitanje statusa arhivske grae privatiziranih
registratura defnisano je na nain da arhivska graa nastala radom privrednih
subjekata u dravnoj i drutvenoj svojini do 1990. godine predstavlja javnu arhivsku
grau, a u skladu s tim i da je javna arhivska graa, kao dio kulturne batine,
neotuiva i ne moe prei u privatno vlasnitvo.
5
1 Sl. novine Federacije Bosne i Hercegovine, br. 27/97.; 8/99.; 32/00.; 45/00., 54/00., 61/01.,
27/02., 33/02., 8/04., 44/04., 42/06., 4/09.
2 Zakon o privrednim drutvima, Sl. novine Federacije Bosne i Hercegovine, br. 23/99. i Zakon o
kantonalnoj agenciji za privatizaciju, Sl. novine Tuzlansko-podrinjskog kantona, br. 3/97.
3 Sl. novine Tuzlanskoga kantona, br. 15/00.
4 Sl. novine Tuzlanskoga kantona, br. 15/00., lan 73.
5 lan 4. Zakona o izmjenama i dopunama Zakona o arhivskoj djelatnosti, Sl. novine TK, br. 13/11.
102
Omer ZULI
usljed mnogobrojnih otvorenih pitanja vezanih za registraturnu grau
privatiziranih frmi, u praksi je ostavljena mogunost da novi vlasnik zadri
cjelokupnu registraturnu grau, s obavezom da sa istom postupa u skladu sa arhivskim
propisima. To je sasvim logino i struno rezimiranje navedenog pitanja, budui
da su mnogobrojni fondovi registratura bili nesreeni, necjeloviti, neevidentirani,
itd. Vremenom, kada je arhivsko poslovanje istih ureeno u skladu sa arhivskim
propisima, pristupilo se i preuzimanju istih, u skladu sa kategorizacijom registratura
za preuzimanje.
Dakle, novim propisima najveim dijelom su obuhvaene samo osnovne
sfere arhivske djelatnosti, ali ne i na adekvatan nain. Ovo se prije svega odnosi na
injenicu da se zbog odreenih nedostataka u propisima, na valjan nain nisu mogli
pratiti brojni tranzicijski procesi. Pitanje zatite i zbrinjavanja registraturne grae,
posebno je loe, povrno i nedovoljno tretirano u najveem broju kako arhivskih, tako
i drugih propisa, a koji se odnose na pitanje privatizacije, steajnih postupaka, rada
nevladinih organizacija, vjerskih zajednica i drugih novina pokrenutih tranzicijskim
procesima. Zahvaljujui tome, stvorene su nepogodne okolnosti, koje su negativno i
u mnogim sluajevima pogubno uticale na sudbinu registraturne grae subjekata koji
su obuhvaeni tranzicijskim procesima. Takav je sluaj i sa provoenjem procesa
privatizacije u Bosni i Hercegovini.
6
Stanje registraturne grae privatiziranih registratura na podruju nadlenosti
Arhiva Tuzlanskog kantona

uzimajui u obzir hitnost i vanost rjeavanja ove problematike struni
radnici Arhiva Tuzlanskog kantona su uzeli aktivno uee, prije svega na planu
zatite registraturne grae, a zatim i daljem zbrinjavanju iste u skladu sa zakonskim
propisima. U cilju dobijanja pravovremenih informacija o privatiziranim subjektima,
Arhiv Tuzlanskog kantona je uspostavio saradnju sa nadlenom Agencijom za
privatizaciju, jer je to bio jedini nain za pravovremeno dobijanje informacija
o privatizaciji pravnih subjekata. Naime, iako su u skladu sa odredbama Zakona
o arhivskoj djelatnosti, pravna lica obavezana da sve statusne promjene prijave
nadlenom arhivu, te zatrae struno miljenje o daljnjem postupanju sa graom, to
uglavnom nije bila praksa.
7
Ovaj podatak nam posredno govori u kolikoj mjeri su
nove vlasnike i upravljake strukture ozbiljno shvatile obavezu zatite i zbrinjavanja
registraturne grae.
u toku privatizacije, od strane strunih radnika Arhiva Tuzlanskog kantona
pokrenut je itav niz aktivnosti na prevazilaenju tekoga stanja registraturne grae
6 Izet aboti, Registraturna graa privatiziranih privrednih subjekata, Arhivska praksa, br. 6.,
Tuzla 2003., str. 51-52.
7 lan 11. Zakona o arhivskoj djelatnosti, Sl. novine TK, br. 15/00., u kojem je naznaeno:
Stvaraoci javne arhivske grae, odnosno javne registraturne grae duni su o svom osnivanju, te o
promjeni statusa i organizacije, obavijestiti Arhiv radi davanja miljenja o postupanju sa graom.
103
Uloga arhiva u zatiti registraturne grae privatiziranih registratura
u istim od: kontinuiranih pregleda arhivskoga poslovanja i registraturne grae,
analiziranja stanja ureenosti arhivskog poslovanja, odreivanja prioriteta djelovanja,
nalaganja mjera za otklanjanje nedostataka, davanja uputstava za prevazilaenje
propusta, do pruanja direktne strune pomoi mnogim registraturama u procesu
privatizacije. Prema podacima Agencije za privatizaciju u Tuzlanskom kantonu,
do sada je izvrena privatizacija 194 pravna subjekta.
8
Ovaj podatak se najveim
dijelom odnosi na privatizaciju privrednih subjekata, a manjim dijelom i na javna
preduzea u oblasti komunalnih usluga. u nastavku rada e biti detaljnije izloena
analiza stanja registraturne grae u oblasti privatiziranih pravnih subjekata na
prostoru Tuzlanskog kantona. (vidi Tabelu 1).
Opina Broj
registra
tura
Nadzor
Arhiva
TK
Koliina
grae u
m
1
Pro
stor
m
Lista
kate-
gorija
Izlui
vanje
Arhi
vska
knjiga
Zaduena osoba:
broj i struna
sprema
broj sss vs vss
Banovii 12 11 1.110 11 9 7 8 8 7 - 1
Doboj I. 5 3 25 - 1 - - 1 1 - -
Graanica 20 17 1.955 15 11 7 4 11 10 - 1
Gradaac 12 12 570 7 9 6 5 7 6 - 1
Kladanj 11 11 825 6 9 3 2 8 7 1 -
Kalesija 8 8 425 8 5 3 3 3 2 1 -
Lukavac 12 11 2.775 10 10 4 4 6 6 - -
Sapna 2 1 90 - - - - - - - -
Srebrenik 10 10 1185 7 8 4 5 6 5 - 1
Tuzla 89 85 15.575 63 77 51 36 52 45 3 4
Teoak 3 2 45 1 1 1 - - - - -
ivinice 10 10 1.015 8 8 8 6 6 6 - -
eli - - - - - - - - - - -
Ukupno 194 181 25.525 137 149 91 70 103 90 5 8
Tabela 1. Tabelarni pregled privatiziranih pravnih subjekata i ureenosti arhivskog
poslovanja na podruju nadlenosti Arhiva Tuzlanskog kantona
9
Od ukupnoga broja privatiziranih preduzea Arhiv Tuzlanskog kantona
uspostavio je struni nadzor nad 181 ili oko 93% preduzea. Preostali broj
privatiziranih registratura odnosi se na one koji su u postupku privatizacije uli u
sastav drugih pravnih lica. u takvim sluajevima, Arhiv Tuzlanskog kantona, kroz
nadzor nad pomenutim pravnim licima vri nadzor i nad arhivskim poslovanjem i
arhivskom graom privatiziranih pravnih subjekata.
8 Podaci Kantonalne agencije za privatizaciju u Tuzlanskom kantonu. Kod est pravnih lica iz
Tuzle, ugovor je raskinut, a to su: Tuzlakvarc Tuzla, Elektromontaa Tuzla, Polet Tuzla, Integra
inenjering, Sloboda Tuzla i Livnica elika Tuzla.
9 Evidencije Vanjske slube Arhiva Tuzlanskog kantona.
104
Omer ZULI
ukupna koliina registraturne grae nastala u radu ovih preduzea iznosi
preko 25 hiljada metara dunih grae. Navedeni podatak odnosi se na arhivsku grau
i registraturski materijal nastao prije i poslije privatizacije. Analizom predoenih
podataka iz tabele, vidljivo je da ureenost arhivskog poslovanja u oblasti
privatiziranih registratura jo uvijek nije na potrebnom nivou. Razlog najveim
dijelom lei u injenici loe poslovnosti navedenih registratura, naroito od 2008.
godine, odnosno od poetka recesije u Bosni i Hercegovini. u takvim okolnostima,
jedna od nepopularnih mjera bila je i otputanje radnika, svakako i arhivara, to je
uticalo na stepen ureenosti arhivskog poslovanja. Evidentni su sluajevi u kojima
su i arhivari prerasporeivani u proizvodnju ili su pak na arhivskim poslovima
imenovani radnici pred penziju. Teka ekonomska situacija, esto je bila i izgovor za
neizvrene poslove i obaveze koje proistiu iz arhivskog zakonodavstva. Skup svih
navedenih, kako objektivnih, tako i subjektivnih razloga, uticali su na cjelokupno
stanje ureenosti arhivskog poslovanja, kod privatiziranih registratura.
Meutim, uzimajui u obzir stanje arhivskog poslovanja prvih godina
privatizacije, moe se konstatovati da su rezultati Arhiva Tuzlanskog kantona na polju
strune zatite i zbrinjavanja registraturne grae izuzetno dobri. Naime, uzimajui u
obzir sve navedene objektivne okolnosti i potekoe, kadrovske i materijalne prirode,
sa kojima su se susretali struni zaposlenici Arhiva Tuzlanskog kantona, te sadanje
stanje ureenosti arhivskog poslovanja, vidljivo je u kolikoj mjeri su napravljeni
pozitivni struni pomaci na planu zatite i zbrinjavanja registraturne grae. To je
vidljivo i iz tabele br. 1. u kojoj su prezentovani rezultati strunih aktivnosti Arhiva
Tuzlanskog kantona, na planu zatite arhivske grae privatiziranih registratura. u
narednom periodu neophodno je ulagati dodatne strune napore, kako bi sudbina
arhivske grae istih bila to izvjesnija.
u daljnjem slijedu strunih aktivnosti usmjerenih na defnitivno provoenje
zakonskih obaveza, vidljivo je i u segmentu preuzimanja arhivske grae privatiziranih
registratura. U skladu sa kategorizacijom registratura, Arhiv Tuzlanskog kantona vri
preuzimanje arhivske grae, od registratura Prve kategorije, a koje su u proteklom
periodu privatizovane, te po uzornom primjerku registratura Druge kategorije.
Znaajne koliine registraturne grae unitene su kao posljedica ratnih
razaranja, boravka pripadnika Armije Bosne i Hercegovine i nebrigom rukovodnih
struktura, u postdejtonskome periodu. U ratnom periodu najvie je unitena
graa u opinama koje su se nalazile na linijama razgranienja, u prvome redu u
opinama Gradaac i Kalesija. u navedenim opinama unitena je veim dijelom
ili u potpunosti registraturna graa gotovo u svim privrednim subjektima.
10
Usljed
boravka pripadnika Armije Bosne i Hercegovine unitena je znatna koliina grae
u privrednim subjektima opine Kladanj. Evidentni su primjeri gdje je registraturna
graa ostala na prostoru drugoga entiteta, o ijoj se sudbini ni danas ne zna nita.
Naime, Dejtonskim sporazumom i podjelom Bosne i Hercegovine na entitete
evidentni su primjeri gdje je dio objekata, a samim time i arhivska graa, ostao
na prostoru Federacije, a dio u drugom entitetu. Takav je sluaj sa preduzeem
10 Evidencije Vanjske slube Arhiva Tuzlanskog kantona.
105
Uloga arhiva u zatiti registraturne grae privatiziranih registratura
Transport d.d. Graanica, ija je cjelokupna registraturna graa, nastala do 1992.
godine, ostala na prostoru drugoga entiteta, a o ijoj sudbini ne postoje pouzdani
podaci.
11
Osim navedenih opina, unitavanje grae je u manjoj mjeri prisutno i na
prostoru ostalih opina Tuzlanskoga kantona. Koliina i vrsta unitene grae ne
moe se sa sigurnou utvrditi. Ni sami imaoci grae u svojim izvjetajima ne iznose
precizne podatke, ve uglavnom iznose paualne podatke o navedenim parametrima.
u retrospektivi ovaj podatak direktno ukazuje na ureenost arhivskoga poslovanja,
a prije svega na validnu evidenciju registraturne grae. Tamo gdje je graa uredno
evidentirana u arhivsku knjigu, moe se sravnjenjem iste sa postojeim stanjem
utvrditi koliina grae koja je unitena. Pretpostavlja se da koliina unitene grae
iznosi vie hiljada metara dunih.
Privatizacijski procesi na prostoru Tuzlanskoga kantona, jo uvijek nisu
okonani, a odreeni postupci se ponitavaju, dok se istovremeno kod odreenog
broja istih pokree steajni postupak. Ovi podaci govore u prilog konstataciji
ozbiljnosti i obimnosti strunih poslova na planu zatite arhivske grae privatiziranih
pravnih lica, na podruju nadlenosti Arhiva Tuzlanskog kantona.
u kolikoj mjeri je privatizacija uticala na stanje i zatitu registraturne grae
govori i injenica da je u znatnom broju privatiziranih registratura u proteklom
periodu, otvoren steajni postupak, a u velikom broju njih i okonan. Za arhivsku
slubu, optereenu mnogobrojnim otvorenim pitanjima, pokrenuti tranzicijski
procesi, predstavljaju jedan problem vie. Struni zaposlenici Arhiva, su bili
ponovno na poetku. Naime, za pravovremeno i adekvatno struno djelovanje bilo
je neophodno prije svega prikupiti relevantne informacije o privrednim subjektima
u kojima je otvoren steajni postupak, odgovornim osobama, te modalitetima
zbrinjavanja, odnosno preuzimanja arhivske grae.
12

I ovoga puta odgovorne osobe u predmetnim registraturama (steajni
upravnici) u najveem broju sluajeva su se ogluili o obavezu izvjetavanja Arhiva
o statusnim promjenama. ak i nadleni sudovi, zadueni za otvaranje i praenje
steajnih postupaka, su se ogluili o navedenu obavezu. Stoga se Arhiv Tuzlanskog
kantona, ponovno sam naao u situaciji da rjeava pitanje zbrinjavanja arhivske grae
privatiziranih registratura, ovoga puta onih kod kojih je otvoren steajni postupak.
Tragom rjeenja ovoga pitanja, struni zaposlenici su prikupili neophodne podatke
vezane za steajne postupke, te na terenu izvrili utvrivanje stanja arhivskog
poslovanja, upoznavanje odgovornih osoba sa zakonskim obavezama, pruali strunu
pomo na planu ureenja arhivskog poslovanja i preuzimanja arhivske grae. Kao
11 Zapisnik o redovnome pregledu registraturne grae, br. 04-2a-359/99. od 9.11.1999. godine.
12 Kad je rije o strunim modalitetima zbrinjavanja i preuzimanja arhivske grae registratura u
steaju, Arhiv Tuzlanskog kantona preferira da se odmah nakon otvaranja steajnog postupka, preuzme
arhivska graa do otvaranja steaja, odnosno ona koja nije operativna. Nakon okonanja steajnog
postupka, preuzima se i ostatak arhivske grae. Ovaj struni pristup je daleko bolji od modaliteta
preuzimanja cjelokupne arhivske grae nakon okonanja steajnog postupka. Ovo navodimo iz razloga
jer se znaajan broj steajnih postupaka provodi i vie godina, pri emu postoji objektivna opasnost da
se dio arhivske grae u meuvremenu oteti, uniti ili pak otui.
106
Omer ZULI
rezultat navedenih aktivnosti, danas Arhiv Tuzlanskog kantona ima izuzetno dobru
saradnju sa steajnim upravnicima. uspostavljeni sistem, graen godinama, ogleda
se i u injenici da ovoga puta steajni upravnici sami dolaze u Arhiv, trae strunu
pomo i rjeenja za zakonito zbrinjavanje arhivske grae.
Od pomenutog broja privatiziranih registratura kod njih 42 je otvoren steajni
postupak. Iako su za cilj imali restrukturiranje i ponovno oivljavanja privrednih
subjekata, naalost vei broj pokrenutih steajnih postupaka se zavrio likvidiranjem
pravnih lica iz sudskog registra. Tako je od 42 privatizirane frme u kojima je
pokrenut steajni postupak, isti okonan u 22 registrature. Struni zaposlenici su
i u tom segmentu profesionalno odradili struni dio posla, koji je za rezultat imao
preuzimanje arhivske grae od 22 privatizirane registrature, kod kojih je pokrenut ili
okonan steajni postupak. ukupna koliina preuzete registraturne grae iznosi 795
metara dunih. (Vidi Tabela 2!).
Opina Broj otvorenih
steajnih postupaka
nad privatiziranim
frmama
Broj registratura od
kojih je preuzeta
graa u postupku
ili okonanjem
steaja
Koliina preuzete
arhivske grae u
m
1
Banovii 3 1 23
Doboj Istok 1 0 0
Gradaac 1 0 0
Graanica 2 1 38
Kalesija 1 1 66
Kladanj 5 4 145
Lukavac 3 1 2
Sapna 0 0 0
Srebrenik 2 1 45
Teoak 0 0 0
Tuzla 20 11 323
ivinice 4 2 153
eli 0 0 0
Ukupno 42 22 795
Tabela 2. Pregled privatiziranih registratura po opinama, kod kojih je otvoren steajni
postupak
13
Na osnovu podataka iz tabele evidentno je u kolikoj mjeri su privatizacijski
procesi uticali na potrebu mobilnosti strunih zaposlenika Arhiva Tuzlanskog
kantona. Naime, nakon kontinuiranog i sistematskog praenja stanja registraturne
grae u privatiziranim registraturama, vremenom su pokrenuta i druga pitanja, u
13 Evidencije Vanjske slube Arhiva Tuzlanskog kantona Tuzla. Pomenuti broj otvorenih steajnih
postupaka se odnosi samo na registrature koje su bile privatizirane, s napomenom da je ukupni broj
pokrenutih steajnih postupaka u Tuzlanskom kantonu vei. Naime, kod odreenog broja registratura
steajni postupak je otvoren i prije privatizacije, a u odreenom broju sluajeva steajni postupci su
otvarani i kod pravnih lica koja uope i nisu bila predmetom privatizacije, pa i kod privatnih pravnih
lica.
107
Uloga arhiva u zatiti registraturne grae privatiziranih registratura
vidu otvaranja steajnih postupaka. Ista su iznova alarmirala strune zaposlenike,
ovoga puta u defnitivnom zbrinjavanju arhivske grae istih. Analizom se dolazi
do zakljuka da je od ukupnog broja pokrenutih steajnih postupaka (iz segmenta
privatiziranih frmi), do polovine 2013. godine, u 52,6% sluajeva, isti okonan
likvidacijom, odnosno brisanjem istih iz sudskog registra.
14
Usljed zakonske, ali
nadasve profesionalne i moralne obaveze, struni zaposlenici Arhiva Tuzlanskog
kantona, su pravovremeno odgovorili i preuzeli vrijednu arhivsku grau ukupne
koliine oko 800 metara dunih.
uzimajui u obzir injenicu da tuzlanski bazen, jo od austrougarskog
perioda predstavlja znaajan industrijski prostor, to je preuzimanje pomenute
arhivske grae kljuno kako za nauno istraivake svrhe, u segmentu izuavanja
privredne historije, ali i sa aspekta ostvarivanja osnovnih graanskih prava, iz
preuzete arhivske grae.
Dalji pravci djelovanja
u cilju adekvatnog, strunog i dugoronijeg rjeavanja problematike zatite i
zbrinjavanja registraturne grae privatiziranih registratura, neophodna je sistematska,
kontinuirana i koordinirana akcija nadlenih arhiva, imalaca registraturne grae i
ostalih sudionika privatizacijskih procesa. Zajednike aktivnosti trebalo bi usmjeriti
na obezbjeivanje neophodnih pretpostavki za trajnije rjeavanje ove problematike,
a kako bi sudbina arhivske grae bila to izvjesnija. Budui da postoji itav niz
objektivnih i subjektivnih razloga koji onemoguavaju kvalitetno rjeavanje ove
problematike, arhivi bi u narednom periodu trebali uraditi slijedee:
- Dopuniti postojeu legislativu i u istoj znaajnije tretirati arhivsku grau
privatiziranih registratura,
- Odravati stalnu saradnju sa nadlenim sudovima i Agencijom za
privatizaciju, u cilju redovnog auriranja podataka vezanih za privatizirane
frme i pokrenute steajne postupke,
- Prioritetno i kontinuirano praenje registratura kojima predstoji privatizacija,
- upoznati rukovodne strukture sa vaeim zakonskim propisima, te insistirati
na njihovom ukljuivanju u rjeavanje ove problematike,
- Kontinuirano pratiti stanje registraturne grae, kod ranije privatiziranih frmi
na terenu u cilju redovnog auriranja evidencija i baza podataka,
- Na osnovu prikupljenih podataka, kao i postojeih evidencija (evidencije
Vanjske slube, baze podataka) uraditi precizne analize vezane za
registraturnu grau (koliina grae, vrste grae, vremenski raspon grae,
stanje u kojem se graa nalazi itd.);
- Intenzivirati aktivnosti i saradnju sa osnivaima nadlenih arhiva, kao i irom
drutvenom zajednicom u cilju prevazilaenja materijalnih i kadrovskih
pretpostavki za dugorono rjeavanje ove problematike,
14 Prema evidencijama Vanjske slube Arhiva Tuzlanskog kantona, do danas su samo dva pravna
subjekta, kod kojih je otvoren steajni postupak, uspjeno restruktuirana.
108
Omer ZULI
- Izvriti valjanu valorizaciju registraturne grae, te na osnovu toga utvrditi
prioritete za preuzimanje. Ovdje naroito treba obratiti panju na privredne
subjekte koji su u toku agresije na Bosnu i Hercegovinu, svoje kapacitete
ustupili namjenskoj proizvodnji,
- Ostvariti saradnju sa nadlenim sudovima i steajnim upravnicima, u cilju
pravovremenog zbrinjavanja, odnosno preuzimanja arhivske grae istih.
Naime, neophodna je stalna saradnja svih sudionika privatizacije i steaja
(arhivi, registrature, Agencija za privatizaciju, sudovi, steajni upravnici,
drutvena zajednica), a sve u cilju adekvatne strune i zakonom propisane
zatite arhivske grae. u protivnom susreemo se sa opasnou da arhivska
graa od neprocjenjive vanosti i dalje bude predmet unitavanja i nestajanja,
a tragovi prologa vremena i ljudskoga djelovanja izbisani.
Zakljuak
uzimajui u obzir analizu stanja registraturne grae u oblasti privatiziranih
subjekata, evidentno je u kolikoj mjeri je kljuna i odluujua uloga arhiva, na
polju sistemskog djelovanja i zatite registraturne grae privatiziranih registratura.
Ovo se naroito odnosi na injenicu da privatizacija jo uvijek nije okonana, a u
odreenom broju sluajeva je ponitena, gdje se zatita grae iznova aktuelizira. u
datim okolnostima, sudbina registraturne grae je izvjesna jedino uz pravovremeno i
profesionalno djelovanje arhiva. Ako ovome dodamo i injenicu da nove upravljake
strukture prevashodno misle na proft, onda emo se sloiti sa konstatacijom da
je uloga arhiva odluujua. u takvim okolnostima, arhivi moraju biti generatori
sistemskog ureenja zatite registraturne grae u istim. Svojim profesionalnim
djelovanjem, arhivi moraju dati primjer ostalim sudionicima u procesu privatizacije i
steajnih postupaka, adekvatnog i zakonskog regulisanja zatite registraturne grae.
Conclusion
Taking into account the analysis of the current records in the feld of privatized
entities, it is evident in the extent to which the key and decisive role of the archives,
in the feld of system operation and protection of current records privatized registry.
This applies in particular to the fact that privatization is not yet fnalized, and in some
cases is reversed, where the protection of the materials again for updating. In the
circumstances, the fate of current records is certain only to timely and professional
activity archives. Add to this the fact that the new management structure primarily
think of proft, then we would agree with the statement that the role of archives
decisive. In such circumstances, the archive must be generators of system design
protection current records of the same. Their professional activities, archives must
set an example to other participants in the process of privatization and bankruptcy
procedures, adequate and legal regulation of protection current records.
109
Stojanka BOJOVI
Arhiv Kosova i Metohije (angaovana u Istorijskom arhivu Ni)
AKTIVNOSTI, PROBLEMI I ZADACI SLUBE ZATITE
VAN ARHIVA ISTORIJSKOG ARHIVA NI, KOD
PRIVATIZOVANIH PREDUZEA U NIAVSKOM OKRUGU
Abstrakt: Sluba zatite arhivske grae i registraturskog materijala,
Istorijskog arhiva Ni je dala doprinos uspenijem procesu i okonanju procesa
privatizacije, koji inae traje ve otprilike dvadesetak godina, i koji tee uzlaznom
linijom u Niavskom okrugu, bar to se tie izrastanja velikog broja privatizovanih
drutvenih preduzea. Spoljna sluba Istorijskog arhiva Ni je u okviru redovnih
obilazaka, a uz pomo podataka iz Agencije za privatizaciju, konstatovala da je
u Niavskom okrugu do sada privatizovano 57 preduzea, a 104 je spremno za
privatizaciju, ali jo uvek nisu prodata. Uvidom je utvreno, da se na terenu, kod
ovih stvaralaca nalazi oko 5.000 dunih metara arhivske grae i dokumentarnog
materijala. U privatizovanim preduzeima vlasnici se suoavaju sa problemima
pri ouvanju i odravanju arhivske grae kao celine i obezbeenju njihove zatite.
To zahteva uspostavljanje saradnje izmeu: privatizovanih preduzea, odnosno
vlasnika, agencija za privatizaciju i arhiva.
Kljune rei: Arhiv, Sluba zatite, arhivska graa, registraturski materijal,
privatizacija, vlasnici, preduzea, dokumentacija, sreivanje, unitenje, uslovi,
arhive, svaraoci, zatita.
Abstract: Public protection of archives and Registry Materials, Historical
Archive Ni has contributed successfully to the process and the completion of the
privatization process, which normally lasts for about twenty years, and fowing
upward in Nis district, at least as far as the emergence of a large number of privatized
public companies go. Historical Archive Ni is part of their regular visits, and with
the help of data from the Agency for privatisation, konstatovanala that in Nis district
so far privatized 57 companies, and 104 is ready for privatization, but not yet sold.
After examining the evidence, to be on the feld with these creators is approximately
5,000 linear meters of archives and documentary material. The privatized companies
owners are facing problems with the preservation and maintenance of archives as a
whole and securing their protection. This requires the establishment of cooperation
between: privatized companies or owners, privatization agency and the archive.
Keywords: Archives, Environmental Protection Department, archives,
registry material, privatization, owners, companies, documentation, arranging,
destruction, conditions, archives, svaraoci, protection.
110
Stojanka BOJOVI
Uvod
Tranzicione promene koje su zahvatile sve segmente drutva u Republici
Srbiji nisu mimoile ni arhivsku delatnost u Niavskom okrugu. Na stanje i odnos
prema arhivskoj grai najvie utiu, politike promene, potom nazainteresovanost
vlasti za arhivsku delatnost, nedostatak adekvatnog arhivskog prostora, nedostatak
pozitivnih propisa, nepotivanje postojeih propisa iz arhivske delatnosti, pa samim
tim i nemogunost, iako struno osposobljenih kadrova u Arhivu, da se uhvate u
kotac sa izazovima koje nosi ova vrsta tranzicije.
Spoljna sluba Istorijskog arhiva Ni je u okviru redovnih obilazaka, a
uz pomo podataka iz Agencije za privatizaciju, konstatovala da je u Niavskom
okrugu do sada privatizovano 57 preduzea, a 104 je spremno za privatizaciju, ali
jo uvek nisu prodata. uvidom je utvreno, da se na terenu, kod ovih stvaralaca
nalazi oko 5.000 dunih metara arhivske grae i dokumentarnog materijala. Veina
ovih preduzea nisu dosad vrila izluivanje bezvrednog materijala pa je zbog
prenatrpanosti dobar deo arhive nezatien. Takoe, ni jedno preduzee se nije
samoinicijativno obratilo Arhivu, sa obavetenjem o promeni vlasnitva i priloilo
dokumentaciju o tome, jer nisu ni obratili panju na ovu zakonsku obavezu.
Iz evidencije stvaralaca arhivske grae i dokumentarnog materijala na
teritoriji Niavskog okruga, utvrdili smo brojano stanje privatizovanih preduzea:
u Niu 71 preduzee, Aleksincu 8, Gadinom Hanu 4, Meroini, Raanju i Svrljigu
po 3 i Doljevacu 2 preduzea. to se tie privatizovanih preduzea u gradu Niu, od
navedenog broja samo je u mainskoj industriji Ni privatizovano 12, a elektronskoj
industriji Ni 9 preduzea. Kod ostalih preduzea mainske i elektronske industrije,
privatizacija je u toku, dok su kod jednog broja preduzea ugovori o privatizaciji
raskinuti. Inae, Ni je grad koji prednjai u broju raskinutih ugovora privatizovanih
preduzea.
Nadleni radnici Spoljne slube Istorijskog arhiva Ni su u proteklom periodu
obili, sve vee stvaraoce dokumentacije u Niu u kojima je izvrena privatizacija:
Institutu za kvalitet radne i ivotne sredine Prvi maj Ni, GP Graevinar DO
Ni, Izdavako-grafko preduzee Prosveta Ni, AD za saobraajnu delatnost
Niekspres Ni, AD Saputnik Ni, SP Biljur AD Ni, DIN Fabrika duvana
AD Ni u sastavu Philip Morris International AD Ni, Nissal AD Ni, AD
fabrika pumpi Jastrebac Ni, Niskogradnja AD Ni, Narodne novine Ni,
DO Jugoterm Meroina, Pomoravlje preduzee za proizvodnju boja i lakova
Ni, TP Angropromet Ni, Eksportimport AD Ni, AD graevinskog materijala
ele Kula Ni, Vodoprivredno preduzee Juna Morava AD Ni, Preduzee za
proizvodnju pekarskih proizvoda i promet itopek Ni, Preduzee itopromet
Ni, Industrija gume Vulkan AD Ni, Messer Tehnogas AD Ni, AD Pivara Ni
u Niu. Veina novih vlasnika, preduzea koja su se privatizovala, su srpski dravljani,
a ostali su iz: Bugarske, Nemake, Francuske i Maarske, to ne predstavlja neku
povoljnost, niti prua garanciju da e dokumentacija biti bolje zatiena od unitenja
i propadanja (izuzetak je odnos prema dokumentaciji u Duvanskoj industriji Ni).
111
Aktivnosti, problemi i zadaci slube zatite van arhiva Istorijskog arhiva Ni
Stanje i problemi uvanja dokumentacije u privatizovanim preduzeima
Zahuktala mainerija privatizacije sigurno ostavlja velikog traga, nesavesnog
odnosa i prema arhivskoj grai i registraturskom materijalu kod ovih stvaralaca.
Poetak procesa privatizacije je i inae nasledio lo odnos i tretman prema arhivskoj
grai i registraturskom materijalu. Stare arhive, koje su bile odreene kao centralne
arhive, su jako nesreene, a one su ponekad jedini autentini izvor podataka, na
osnovu kojih bi se reili neki sporovi. Arhive su zabaene, neke teko pristupane,
pa se gubi vreme dok se pronau podaci potrebni za dokaz ili odbranu prava vlasnika
ili radnika u procesu privatizacije.
uslovi u kojima se uva dokumentacija su veoma loi. Smetena je u
podrumskim ili tavanskim prostorijama ili po atomskim sklonitima. Poto period
privatizacije traje dugo, o zatiti tog arhivskog materijala niko ne birine, jer im
to nije prioritet, kako veina nadlenih u ovim preduzeima kae. Zatekli smo
vlana i pobuala dokumenta da skoro uopte vie nisu za bilo kakvo korienje
( EI Elektromedicina). ta vie, ona vie ne moe i kad bi postojali uslovi da se
mikroflmuje ili da se vri njena preparacija i konzervacija. Nadleni u preduzeu
EI Informatika, koje je u procesu privatizacije, a koje se bavi mikroflmovanjem, su
nam rekli da ni jedno preduzee sa ovim statusom nije bilo zainteresovano do sada
da mikroflmovanjem na neki nain zatiti svoju arhivsku grau.
Mnoga preduzea nisu sauvala arhivsku grau i zbog toga to nisu imala
Listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima uvanja, pa je izluivanje
vreno nasumice, i tom prilikom je unitena arhivska graa, vana za neke segmente
procesa privatizacije tog preduzea.
Zbog prenatrpanosti tj. nagomilanog pisanog materijala koji se uva od
osnivanja preduzea, poto nita nije izluivano, oteano je pronalaenje pojedinih
dokumenata. Takoe, i statusne promene preduzea, spajanja i razdvajanja, su
doprinele gubljenju traga delovima arhivske grae.
Naalost, u veini sluajeva stvaraoci obrate panju na arhivu tek kada
vie nemaju gde da je odlau, ili im zauzima neki prostor koji bi iskoristili za
poslovni prostor. u pokuaju da razree akutni problem prvo pomisle na izluivanje
bezvrednog registraturskog materijala, iako nisu obavili niz poslova koji prethode
pravilnom izluivanju. Nije retkost da tamo gde nema evidencije: arhivske knjige,
popisa, ili detaljnog zapisnika o pregledu u kome je evidentirano naeno stanje po
vrstama, vremenu i koliini registraturskog materijala, te odlue da na svoju ruku
nau reenje, tj. bace ono to ocene da im fziki smeta.
Arhivske knjige skoro nigde nisu popunjavane, popisi o izluenom materijalu
nisu pravljeni, pa samim tim nije traeno od Arhiva ni reenje za unitenje tog
materijala. Dokumentacija ini integralni deo jednog preduzea, pa njeno gubljenje
predstavlja nenadoknadiv gubitak, a novi vlasnik ostaje uskraen za deo imovine
koja mu privatizacijom pripada.
Deava se da fabrika stane sa proizvodnjom, jer nije u mogunosti da bez
dokumentacije preduzea izvri recimo remont maine, koja je glavni oslonac
112
Stojanka BOJOVI
proizvodnje, ili da promeni, odnosno kupi rezervni deo, a ne zna ni koji je tip maine,
ili ko je njen proizvoa.
u preduzeima treba da postoje radnici koji su posebno zadueni za uvanje i
sreivanje arhivske grae, zato to je to preduslov za zatitu dokumentacije. Meutim
na terenu retko sreemo savesnog radnika koji se u potpunosti bavi zatitom arhivske
grae i dokumentarnog materijala.
Neki vlasnici se vrlo odgovorno odnose prema arhivskoj grai, pa esto ta
briga ide u drugu krajnost i ne ele da izlue nita od bezvrednog registraturskog
materijala. Njihov glavni motiv je da zadre sav pisani materijal, bez obzira to je
rok uvanja istekao, a sve pod sloganom hleba ne trai.
Problemi uvanja tehniko-tehnoloke dokumentacije
Kao nadlena sluba veoma smo zabrinuti, ponaanjem novih vlasnika
prema arhivskoj grai, jer kada novi vlasnik preduzea promeni proces proizvodnje
i delokrug rada, ugovorom nije regulisano ta treba uiniti sa dokumentacijom.
Vlasnicima je u tom sluaju dozvoljeno, da kupljenom imovinom raspolau kako
hoe, pa i da preduzea preprodaju. u tom sluaju dokumentacija pogotovo
tehniko-tehnoloka sa patentnim autorskim i licentnim pravom je najvie ugroena.
Uvidom smo konstatovali, a i vlasnici su nam gotovo u svim privatizovanim
preduzeima iznosili probleme koji se javljaju u vezi tehniko-tehnoloke
dokumentacije. Veliki i najvei problem u njenom uvanju je njena masovnost.
Masovnost se ogleda i u velikom broju kopija dokumenata koje su uglavnom smeteni
u pogonima u kojima se odvija proces proizvodnje. Takoe, rokovi uvanja ove vrste
dokumentacije su dui pa je i veliki problem sauvati u celosti ovu dokumentaciju.
Posmatrajui tehniko-tehnoloku dokumentaciju u ijem sastavu se nalazi
nekoliko vrsta dokumenata i to: crtei, eme, tehniki crtei, prorauni, tehniki
opisi, grafkoni, tehnoloki materijali, foto snimci, predrauni, kartografski materijal
i dr. Specifnost ove dokumentacije se ogleda i u uslovima koje treba obezbediti za
uvanje ove vrste dokumentacije (metalni ormani za crtee i skice).
Poto proces privatizacije dosta dugo traje, dug je i period u kome su struni
kadrovi - ininjeri i tehniari naputali ova preduzea i osnivali privatna preduzea
(od 1992.). Odlaskom su odnosili, bukvalno upali delove tehnike dokumentacije
koja se odnosila na skupocene maine. Kada je dolazilo do kvarova na tim mainama
pozvani servisi za njihovu opravku, nisu mogli reagovati zbog nedostatka tehnike
dokumentacije, pa su maine ostajale neupotrebljive. Vlasnicima je ovaj problem
zadao velike nevolje, jer kupovinom preduzea nisu bili upoznati sa ovim injenicama.
Odgovorni u timovima za privatizaciju izraavaju veliku zabrinutost za
sudbinu tehniko-tehnoloke dokumentacije ukoliko vlasnik nakon 2 godine od dana
privatizacije ne produi delatnost preduzea, a za koju je vezana tehniko-tehnoloka
dokumentacija. Zakonom o privatizaciji nije propisano ta sa tehniko-tehnolokom
113
Aktivnosti, problemi i zadaci slube zatite van arhiva Istorijskog arhiva Ni
dokumentacijom u tom sluaju. S obzirom da se ova dokumentacija ne nalazi na listi
osnovnih sredstava, vlasnik prilikom kupovine ima licencno, patentno i autorsko
pravo, da sa istom raspolae kako eli.
Pojedini vlasnici su izrazili elju da nau reenje i predaju ovu masovnu
dokumentaciju Istorijskom arhivu Ni na trajno uvanje. Dodatni problem u ovom
momentu je nedostatak smetajnog prostora. Osim toga dokumentacija je mlaa od
30 godina, da bi Arhiv bio u zakonskoj obavezi da je preuzme u celini.
Takoe, arhivska sluba Srbije, pa i Nia je veoma slaba sa kadrovima i
uputstvima o uvanju i sreivanju tehniko-tehnoloke dokumentacije. Istorijski
arhiv Ni nema radnika koji je ovladao nauno-tehnolokom terminologijom ove
oblasti.
Aktivnosti i mere za pravilno uvanje dokumentacije (uloga i znaaj Arhiva)
Novim vlasnicima je potrebno pruiti informacije o vanosti arhivske grae,
o njenom uvanju, potrebi da bude sreena i evidentirana. Treba im ukazati da se
arhivska graa moe vrednovati na razne naine, za operativne tokove preduzea i
za istraivanja koja bi kasnije usledila.
Arhiv treba da ima najveu ulogu u pruanju instrukcija i pomoi vlasnicima
privatizovanih preduzea, kao i da nam se omogui kontrola i pregled arhivske grae
i registraturskog materijala. Neki novi vlasnici nisu upoznati sa delatnou Arhiva,
pa je kod pojedinih prisutan otpor prilikom kontakta sa slubenicima Arhiva. Zato je
neophodno da se prilikom privatizacije, daju zvanina obavetenja o delokrugu rada
Arhiva kao institucije. Potrebno je organizovati odgovarajue programe informisanja
koje vlasnik treba da dobije, i prava i obaveze koje iz toga proistiu.
Mi se drimo odreenih kriterijuma koji moda nisu dovoljno jasni, jer
se neke stvari rade na odreeni nain, zbog nasleene prakse, koji nisu u skladu
sa situacijom u procesu privatizacije. u postupku zatite arhivske grae treba
konsultovati i vlasnika i dati mu mogunost da da svoj komentar na predloene
naloge.
uloga Istorijskog arhiva Ni, tj. Slube koja se bavi zatitom arhivske
grae i registraturskog materijala u registraturama je u prvoj fazi bila na razvijanju
svesti kod vlasnika ovih preduzea. Vrena je edukacija uglavnom vlasnika ili lica
neposredno zaduenih za njeno uvanje o vrednostima i istorijskom, kulturnom,
socijalnom, sociolokom i drugom znaaju arhivske grae i registraturskog
materijala. S obzirom da su neke arhive zahtevale hitno preduzimanje poslova
na osnovu Zakona o kulturnim dobrima
1
nalagano im je izluivanje bezvrednog
registraturskog materijala i pruana blia struna uputstva u vezi s tim. Reeno im
je, da bi se izluivanjem bitnije smanjio obim iste, te ujedno obezbedili adekvatniji
uslovi za njeno uvanje.
1 Sl. Glasnik RS, br. 71/94.
114
Stojanka BOJOVI
Arhivska graa i registraturski materijal u procesu privatizacije se vrednuju
na razliite naine od strane razliitih vlasnika preduzea. Veina vlasnika tokom
razgovora i nakon izdavanja naloga za izvrenje zatite takve dokumentacije od
strane nadlene slube, nije bila zainteresovana i nije postupila po naloenom,
uz obrazloenje da e tek nakon isteka 2 godine od dana privatizacije preduzea
doneti odluku o sreivanju dokumentacije. Vlasnici ovih preduzea su trenutno
zainteresovani da zatite pravnu dokumentaciju (personalna dosijea raednika)
i fnansijsku dokumentaciju (platne spiskove, kartone linih dohodaka i M-4
obrasce), koja slui za ostvarivanje prava radnika na penziono osiguranje. Takoe su
zainteresovani za zatitu dokumentacije koja se odnosi na ranije duniko-poverilake
odnose u preduzeu ili sa drugim preduzeima. Takoe nae iskustvo prilikom
obilaska ovih registratura govori da je vlasnik odmah nakon izvrene privatizacije
tj. kupovinom preduzea drastino smanjio broj radnika u administraciji, tako da i
ne postoje zaduena lica za arhivu. u veini sluajeva ne postoje struna lica koja bi
obavila sreivanje arhiva, to izmeu ostalog podrazumeva izluivanje bezvrednog
registraturskog materijala na osnovu vaeih Lista kategorija sa rokovima uvanja.
Zatita dokumentacije kod DIN Fabrika duvana AD Ni
Najzanimljivije privatizovano preduzee (u pozitivnom smislu), to se tie
odnosa prema arhivskoj grai i registraturskom materijalu, je svakako DIN Fabrika
duvana AD Ni u sastavu Philip Moris Internacional.
Fabrika je pre privatizacije imala delimino sreenu arhivu, ali rasutu po
raznim prostorijama u krugu fabrike. Nakon privatizacije, angaovan je tim od
pedeset ljudi, uglavnom zaposlenih u DIN-u, koji su godinu dana radili na sreivanju
i obeleavanju arhivske grae i registraturskog materijala. To se radilo po amerikim
i meunarodnim standardima. Svaka sluba je imala zadueno lice (koordinatora),
koji se bavio sreivanjem svog dela arhivske grae i registraturskog materijala. Tako
da sada DIN Fabrika duvana Ni u svojoj glavnoj flijali u regionu Nia i u ostalim
poslovnim jedinicama ima 13 sreenih depoa (po vrsti i hronologiji).
Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima uvanja, je uraena
detaljno, tako da svaki dokument, iz svake slube, ima svoju ifru-kod, pa dokumenti,
osim roka uvanja imaju oznaku, istorijske, opte ili fskalne vrednosti.
Najinteresantnije je kako se arhivska graa i registraturski materijal
obeleavaju. Svaki registrator ima svoj bar cod. Svaka kutija, u koju je smeteno
po 4 registratora, ima svoj bar cod, kao i paleta ili polica na kojoj se nazi kutija.
uraen je poseban softver za voenje arhivskog poslovanja. uz pomo itaa, za
bar cod, u svakom momentu se moe znati koji registrator, koja kutija i polica
sadre koju vrstu dokumenata. uz taj podatak ide i kada, i ko je pakovao kutiju, a
i kada je rok za izluivanje, ukoliko su u pitanju dokumenti koja nemaju trajni rok
uvanja. Sve flijale ovog regiona su povezane u bazu podataka u Lozani, pa se moe
u svakom momentu znati, u kojoj flijali se nalazi neki dokument.
115
Aktivnosti, problemi i zadaci slube zatite van arhiva Istorijskog arhiva Ni
Zakljuak
Od poetka 2003. godine Spoljna sluba Istorijskog arhiva Ni, koja se
bavi zatitom arhivske grae i registraturskog materijala, je u svojim godinjim
programima i planovima uvrstila obilazak i zatitu dokumentacije privatizovanih
preduzea u Niavskom okrugu. Time je i ova ustanova svojim aktivnostima dala
doprinos uspenijem procesu i okonanju procesa privatizacije, koji inae traje ve
otprilike desetak godina i koji tee da kaemo nekom uzlaznom linijom u Niu i
okolini. Tu se postavlja pitanje da li je na Zakon o kulturnim dobirma zastareo,
jer i on nije lien vremena i promena do kojih je dolo, tako da mora biti podloan
preispitivanju i izmenama koje dolaze sa promenom sistema, odnosno prelaska
drutvene u privatnu svojinu. Zakon bi trebao da prui isti stepen zatite arhivske
grae i registraturskog materijala bez obzira u ijem je vlasnitvu. Time treba podstai
i inicijative novih vlasnika koji moda imaju ideje o merama koje treba uvesti da bi
se ouvale zatiene celine arhivske grae. Preporuke bi trebalo da budu racionalne,
kako bi se prilagodili postojeoj situaciji. Meutim, ne mogu se nametnuti idealni
modeli za sva privatizovana preduzea. Potrebno je dovesti do ograniavanja linih
sloboda i prava vlasnika, koji misle da kupovinom preduzea mogu raspolagati i
arhivskom graom i da mogu sa njom raditi ta hoe.
Takoe, samoinicijativna procena ta predstavlja dokument i kakav sve
znaaj on ima ili moe da ima, je u ovom momentu procesa privatizacije preduzea
u Niavskom okrugu vrlo negativna. S obzirom da je u novom Ustavu Republike
Srbije izvrena transformacija drutvene u privatnu svojinu neophodno je da i Zakon
o arhivskoj grai, koji je u proceduri, blie odredi obaveze i zadatke pravnih lica,
tj. vlasnika privatizovanih preduzea, celokupne arhivske grae i registraturskog
materijala. Vlasnici preduzea bi ovim Zakonom trebali da znaju unapred svoje
obaveze prema dokumentima i sve te obaveze bi trebali da ispotuju jo na samom
poetku, tj. datumom privatizacije preduzea.
Conclusion
Since the beginning of the 2003 the Historical Archive of Nis, which deals
with the protection of archives and documentary material, in their annual programs
and plans included a tour of the documentation and protection of privatized enterprises
in the Nis district. This is the institution with their activities contributed to more
successful process and the completion of the privatization process, which normally
lasts for about ten years and that fows to say an upswing in Nis and the surrounding
area. This raises the question whether our law on cultural goods outdated, because he
has not been deprived of time and the changes that have occurred, so it must be subject
to review and changes that come with the change of the system, and social transition
to private ownership. The law is supposed to provide the same level of protection
116
Stojanka BOJOVI
of archives and Registry Materials regardless of whose property it is. This should
encourage initiatives and new owners who may have ideas about the measures to
be introduced in order to preserve the whole protected archives. Recommendations
should be rational in order to adapt to the current situation. However, it cannot be
imposed for all models ideal for spending privatized companies. It is necessary to
lead to restriction of personal freedoms and rights of the owners, who think that by
buying companies, can use archival materials as they want.
Also, unsolicited estimate what constitutes a document and what the
signifcance of all he has, or can have, at this moment in the process of privatization
of Nis district is very negative. Given that the new Constitution of the Republic
of Serbia made social transformation into private property is essential to the Acts
archives (the Act is in the process), more closely defne the obligations and duties
of legal persons (owners of privatized enterprises), the entire archives and Registry
Materials. The owners of the company to this Act should know in advance of its
obligations according to the documents and all the obligations that should abide still
at the very beginning, i.e. the date of privatization of the company.
117
Melita RONEVI
Dravni arhiv u Osijeku
POSLJEDICE NEADEKVATNE ZATITE
GRADIVA KOD STVARATELJA
Abstrakt: U radu se obrauje problematika oteenja gradiva pravosua,
preuzetog u Dravni arhiv u Osijeku. Oteenja na gradivu su nastala kao posljedica
njegove neadekvatne zatite kod stvaratelja. Navode se mogui uzronici oteenja
kao i vrste oteenja koja nastaju njihovim djelovanjem. U radu su navedena uoena
oteenja na preuzetom gradivu pravosua. Slijedi pregled poduzetih zahvata
na saniranju i zatiti oteenog gradiva: restauratorski zahvati, fotografranje,
digitalizacija.
Kljune rijei: Gradivo, oteenja, restauracija, zatita, digitalizacija.
Abstract: This paper processes the problem of the damagings of archives
of Judiciary, which was taken over to The State Archives in Osijek. Damges have
been caused by inadequate protection by creating offce. Furthermore, this paper
gives possible causes of damages as well as the kinds of damagings that appear
by their activity. The paper lists the observed damages on taken archives, records
and books. It gives an overview of procedures taken in order to sanate and protect
damaged archives: restoration works, photographing, digitization.
Keywords: Archives, books, damages, restoration, preservation, digitization.
Uvod
u Dravnom arhivu u Osijeku nalazi se znatna koliina gradiva organa
pravosua s podruja Osjeko-baranjske upanije iz razdoblja od 1850.-1997.
godine. Veina fondova pravosua je arhivistiki obraena i sreena te su izraeni
Sumarni inventari.
Fondovi organa pravosua su izuzetno vrijedni i znaajni. Posebice su
znaajni fondovi: Kraljevski Sudbeni stol u Osijeku 1850.-1945. godina i Zemljino-
knjini ured Opinskog (Kotarskog) suda u Osijeku 1892.-1985. godina.
Fond Kraljevski Sudbeni stol u Osijeku 1850.-1945. godina sadri 3.410
inventarnih jedinica, od toga 454 knjige, te 2.956 kutija, u koliini od 325 d/m.
1

Podijeljen je na 10 serija unutar kojih je niz podserija i podpodserija. Iako gradivo
1 M. Ronevi, Kraljevski sudbeni stol u Osijeku 1850.-1945., Osijek: Dravni arhiv, 2006.
118
Melita RONEVI
nije u cjelosti sauvano, koliina i vrste sauvanog gradiva daju pregled poslovanja
izuzetno znaajnog pravosudnog organa od 1850. godine. Ako se zna da je u
Hrvatskoj vrlo malo sauvanog sudskog gradiva iz tog razdoblja, znaaj ovog fonda
je izuzetan. Gradivo fonda predstavlja znaajno izvorite za prouavanje kako
lokalne povijesti, tako i povijesti razvoja pravosua u Hrvatskoj.
Fond Zemljino-knjini ured Opinskog (Kotarskog) suda u Osijeku 1892.-
1985. godina sadri stare zemljine knjige u koliini od 1.193 knjige, ukupno 54 d/
m
2
. Zemljine knjige su posebna vrsta evidencije nekretnina u kojoj se vode podatci
o pravnom stanju nekretnina. Ovaj fond predstavlja izuzetno znaajno blago velike
povijesne i pravne vrijednosti ne samo za Dravni arhiv u Osijeku, nego i za grad
Osijek, te mnogobrojne istraivae. Sauvano arhivsko gradivo ovoga fonda svjedoi
nam o nekretninama te promjeni njihovih vlasnika, kao i o promjeni drutveno-
politikih situacija. Posebni znaaj, fond dobiva donoenjem Zakona o naknadi za
imovinu oduzetu za vrijeme jugoslavenske komunistike vladavine iz 1996. godine,
kojim se jami svim fzikim ili pravnim osobama, a koje dokau da im je oduzeta
imovina (konfskacijom, nacionalizacijom, eksproprijacijom) povrat imovine,
ili naknada za oduzetu imovinu. Preslici zemljino-knjinih uloaka omoguuju
strankama ostvarivanje prava temeljenih na navedenom Zakonu.
Preuzeto gradivo tako znaajnih fondova bilo je u izuzetno loem fzikom
stanju uslijed neadekvatne zatite kod stvaratelja gradiva.
Preuzimanje gradiva pravosua i uoena oteenja na gradivu
Kraljevski sudbeni stol u Osijeku 1850.-1945.
Fond Kraljevski sudbeni stol u Osijeku iz razdoblja 1850.-1945. godine,
primljen je u Dravni arhiv u Osijeku u specifnim i neuobiajeno oteavajuim
okolnostima 1991. godine (ratne godine).
Gradivo je bilo u izuzetno loem stanju, zatrpano prainom, izmijeano,
preteito u rasutom stanju. u kakvom se stanju nalazilo zateeno gradivo najbolje je
ilustrirao izvjetaj o preuzimanju gradiva dr. Stjepana Srana: Prilikom preuzimanja,
u krcatoj podrumskoj prostoriji Okrunog suda u Osijeku, nalazila se velika koliina
fascikala povaenih iz buntova te pobacanih na veliku hrpu, tako da se nije moglo
pratiti gradivo po registraturnim oznakama, niti po fondovima. ini se da je netko
to sve povadio i prekontrolirao odreene predmete te sasvim izmijeao fascikle i
predmete. To e svakako oteati rad kod sreivanja i identifkacije gradiva. ...ovo
gradivo spada meu najtee po svojem smjetaju, sauvanosti i nesreenosti odnosno
oteenosti te nebrizi...
3

2 D. Suec, Zemljino-knjini ured Opinskog (Kotarskog) suda u Osijeku 1892.-1985., Sumarni
inventar. Osijek: Dravni arhiv, 2009.
3 Izvjetaj o preuzimanju gradiva sastavni je dio Zapisnika o preuzimanju od 26. travnja 1991. godine.
119
Posljedice neadekvatne zatite gradiva kod stvaratelja
Veina preuzetih
sudskih knjiga bila je
oteena: korice su bile
oteene, iskidane ili su
nedostajale, neke knjige
nisu cjelovito sauvane
(nedostajao je poetak ili
kraj knjige), nedostajale
su naljepnice s oznakama
naziva knjige, listovi
knjiga su bili oteeni
ili slijepljeni, poutjeli,
a kod nekih je papir bio
krt, lagano je pucao.
Kako se radilo
o vrijednom gradivu
to su radnici Arhiva u
maskama, uz pomo
pritvorenika suda, izdvajali knjige i sve gradivo koje se moglo uzeti, te stavljali u
velike kartonske kutije i prireivali za transport. Preuzeto gradivo bilo je smjeteno
u dvije velike prostorije u dislociranom arhivskom spremitu, u zgradi biveg
Franjevakog samostana.
Tijekom rata gradivo je bilo esto premjetano (zbog zatite) s jednog kraja
prostorije na drugi, a zbog padanja dijela stropa i pucanja prozora, uslijed ratnih
razaranja u Osijeku, uniteno je cca 100 d/m gradiva.
Zemljino-knjini odjel Opinskog (Kotarskog) suda u Osijeku 1892.-1985.
Dravni arhiv u Osijeku preuzeo je 2005. godine od Zemljino-knjinog
odjela Opinskog suda u Osijeku stare zemljine knjige iz razdoblja 1892.-1985.
godine.
Ve tijekom preuzimanja zemljinih knjiga bilo je vidljivo da je veliki broj
zemljinih knjiga u loem fzikom stanju. uoena su brojna oteenja na knjigama
nastala kod stvaratelja djelovanjem raznih uzronika oteenja.
Knjige su bile pokrivene prainom. Uslijed toga poprimile su sivkastu
prevlaku. Hrbati knjiga su bili uniteni; iskidani djelomino ili potpuno ili su
nedostajali.
Prilog 1: Smjetaj arhivskog gradiva Kraljevskog sudbenog
stola u Osijeku u podrumu suda prije preuzimanja 1991.
120
Melita RONEVI
Prilog 2: Uniteni hrbati knjiga
Na vanjskim rubovima knjiga su uoena oteenja od glodavaca. Nedostajali
su dijelovi korica knjiga. Neke knjige su bile bez korica. Zbog raskonanih i potrganih
uveza ispadali su listovi iz knjiga. Na nekim knjigama su uoena izoblienja nastala
uslijed djelovanja raznih utjecaja (vlage, plijesni). uoene su brojne mrlje na papiru,
platnu i konom uvezu knjiga.
Pregledom knjiga evidentirana su i brojna oteenja na listovima. Neki listovi
su bili toliko oteeni da se nije mogao iitati tekst. Vidljiva su oteenja poput
razlijevanja tinte po papiru. Uslijed djelovanja plijesni je dolo do slijepljivanja
listova knjiga. Zbog dugotrajnog nepaljivog rukovanja s knjigama, listovi su bili
zaderani. Ima listova na kojima su vidljivi osueni tragovi ljepila.
Najvea su oteenja uoena na knjigama koje su najvie koritene. Naime,
Zemljino-knjini odjel Opinskog suda u Osijeku davao ih je svakodnevno na
uvid zainteresiranim strankama, obavljao brojna fotokopiranja zemljino-knjinih
uloaka upisanih u te knjige.
121
Posljedice neadekvatne zatite gradiva kod stvaratelja
Uzronici i vrste oteenja na arhivskom gradivu

uzronici oteenja na arhivskom gradivu mogu biti:
fzikalno-kemijski uzroci oteenja (vlaga, toplina, suneva svjetlost, zrak
oneien prainom i tetnim plinovima)
bioloki uzroci oteenja (bakterije, plijesni, glodavci i insekti)
mehaniki uzroci oteenja (nepaljivo rukovanje gradivom, smjetaj u
neodgovarajui prostor).
4
Svaki od ovih uzronika specifno djeluje na arhivsko gradivo. Oteenja
nastala na gradivu posljedica su pojedinanog ili uzajamnog djelovanja navedenih
uzroka.
Promjena temperature u prostorijama moe dovesti do promjene relativne
vlanosti zraka koji, ako je vlaga poviena, uzrokuje razlijevanje tinte, bubrenje
ljepila u papiru i ljepila u uvezima, to pogoduje razvoju plijesni i sljepljivanju
listova. Poviena temperatura uzrokuje isuivanje koe i papira to se oituje tako da
organski materijal postane krhak i lako lomljiv. Do oteenja koe i papira najee
dolazi kombiniranim djelovanjem poviene temperature i vlage, takozvane vlane
topline. u uvjetima previsoke vlage (iznad 65 %) i poviene temperature (vie od
18 C) dolazi do pojave mikrobiolokih uzronika oteenja. Papir i koa zbog vlage
postaju podloni mikrobiolokoj infekciji. Iako se bakterije i spore gljivica nalaze
i u samom materijalu koritenom pri izradi papira i knjiga, nalazimo ih i u zraku i
esticama praine. Ako je temperatura izmeu 18 i 36 C, a relativna vlaga iznad
65 %, velika je ansa da e se plijesan pojaviti na knjizi u roku 48-72 sata. Plijesan
izluuje enzime pomou kojih razgrauje, mijenja i oslabljuje organske materijale, a
obojene tvari iz plijesni uzrokuju nepovratne mrlje na papiru, platnu i koi knjige
5
.
Konani rezultat djelovanja plijesni moe biti pretvaranje podloge na kojoj su se
razvile u prainu. Plijesni mogu dovesti i do sljepljivanja listova
6
. Zrak oneien
raznim esticama i plinovima ima veliki utjecaj na razgradnju koe, papira i drugih
organskih materijala. Sunevo svjetlo jedan je od glavnih uzronika oteenja koe, a
najtetniji dio sunevog spektra je uV zraenje. Ono uzrokuje fotokemijska oteenja
i razgradnju organskog materijala. Tu vrstu oteenja teko je otkriti u poetnoj fazi,
jer postaje vidljivo tek nakon to organski materijal izgubi svoju vrstou i promijeni
boju. Predmeti ili dijelovi predmeta koji su due vrijeme izloeni toplini sunca
bre se oteuju (stare) od onih koji su zatieni, npr. hrbati knjiga na policama.
Djelovanjem svjetla papir uti, postaje krhak i lomljiv, pergamena i koa postaju
tvrde i pucaju, a tekst blijedi u veoj ili manjoj mjeri.
7
4 M. Juri, Sustav zatite katastarskoga gradiva arhiva mapa za Hrvatsku i Slavoniju nekad i danas,
Arhivski vjesnik, br.54, Zagreb: Hrvatski dravni arhiv, 2011., str. 69-95.
5 I. Kozjek, Prevencija oteenja na konim uvezima uzrokovanih oneienjem zraka. Arhivski
vjesnik, br. 54, Zagreb: Hrvatski dravni arhiv, 2011., str. 265.-275.
6 T. Munjak, Zatita arhivskoga gradiva. Struni ispit za zatitu i obradu arhivskog gradiva.
Prirunik., Zagreb: Hrvatski dravni arhiv., 2008., str. 129.-153.
7 Isto.
122
Melita RONEVI
Najzastupljeniji plinovi kao oneiivai zraka su oksidi sumpora, duika
i ozon. Koa apsorbira sumporov dioksid iz atmosfere i u kombinaciji s vlagom iz
zraka uz prisutnost oksidansa, tvori sumpornu kiselinu. Sumporna kiselina ubrzava
hidrolitiku razgradnju kolagena u koi ime se znaajno smanjuje vrstoa koe i
ubrzava korodiranje metalnih dijelova uveza.
8
Duikov dioksid u prisutnosti vlage
pospjeuje raspadanje organskog materijala i ubrzava korodiranje metala. Ozon
takoer, ubrzava starenje koe i razgradnju vlakana koe.
Praina se s vremenom taloi na gradivu. Papir, pergamena, knjige i drugi
materijali pokriveni prainom s vremenom dobivaju sivkastu prevlaku. Ona ne kvari
samo estetski izgled gradiva, nego mu s vremenom smanjuje i elastinost.
9

Najei mehaniki uzroci oteenja gradiva uzrokovani su premjetanjima,
nepaljivim rukovanjem kao to su pad, udarac, guvanje, zaderavanje, viekratno
presavijanje dokumenata.
Prilog 3: Oteena zemljina knjiga
Zakonska regulativa zatite gradiva u Republici Hrvatskoj

uslijed neadekvatne zatite gradiva fondova pravosua kod stvaratelja,
nastupila su brojna oteenja gradiva.
8 I. Kozjek. Prevencija oteenja na konim uvezima uzrokovanih oneienjem zraka. Arhivski
vjesnik, br. 54, Zagreb: Hrvatski dravni arhiv, 2011., str. 265.-275.
9 T. Munjak, Zatita arhivskoga gradiva. Struni ispit za zatitu i obradu arhivskog gradiva.
Prirunik., Zagreb: Hrvatski dravni arhiv., 2008., str. 129.-153.
123
Posljedice neadekvatne zatite gradiva kod stvaratelja
u Republici Hrvatskoj Zakon o arhivskom gradivu i arhivima
10
temeljni
zakon kojim se ureuju zatita i uvjeti koritenja, uvanje, uporaba i obrada arhivskog
gradiva, javna arhivska sluba te nadlenosti i zadae arhiva. Navedenim Zakonom
su propisane obveze stvaratelja i imatelja arhivskog i registraturnog gradiva u
pogledu njihove zatite i uvanja.
Na temelju Zakona o arhivskom gradivu i arhivima donesen je Pravilnik o
zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva
11
kojim se ureuju
uvjeti uvanja i zatite javnog arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva i
privatnog arhivskog gradiva za koje je utvreno da ima svojstvo kulturnog dobra.
Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnog gradiva obavezni su osigurati
primjeren prostor i opremu za smjetaj i zatitu gradiva. Ako imatelj javnoga
arhivskog i registraturnog gradiva uva gradivo nemarno ili nestruno, pa postoji
opasnost da ono bude oteeno ili uniteno, nadleni e mu dravni arhiv rjeenjem
naloiti da u odreenom roku provede mjere njegova sreivanja, popisivanja i ostalih
oblika zatite.
Zakon o arhivskom gradivu i arhivima propisao je da su stvaratelji i imatelji
arhivskog i registraturnog gradiva duni odrediti djelatnika odgovornog za rad
pismohrane, to je detaljnije propisano Pravilnikom o strunom usavravanju i
provjeri strune osposobljenosti djelatnika u pismohrani
12
.
Osim navedenih Pravilnika, na temelju Zakona o arhivskom gradivu i
arhivima donesen je i Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima
13
kojim se
utvruje nain i postupak predaje javnoga i privatnoga arhivskog gradiva arhivima.
Ciljevi ovih zakonskih i podzakonskih akata su uvanje i zatita gradiva u
svrhu produljenja trajnosti, kako bi isto moglo biti sauvano za budue narataje.
Saniranje i zatita oteenog gradiva u Dravnom arhivu u Osijeku
Nakon preuzimanja gradiva fonda Kraljevski sudbeni stol u Osijeku pristupilo
se njegovoj obradi i sreivanju. Kako se radilo o izuzetno velikoj kolini rasutog
gradiva (cca 70 %) najprije se izvrilo grubo razvrstavanje gradiva na serije. Gradivo
je vaeno iz velikih kartonskih kutija i odlagano po registraturnim oznakama na
police. Zbog velike koliine serija, kao i koliine gradiva unutar serija, gradivo istih
registraturnih oznaka potom je ponovno odlagano u velike kartonske kutije. Kutije
s gradivom su odlagane na palete ili debele najlone, kako bi se zatitile od vlage.
Potom je slijedila obrada i sreivanje gradiva unutar svake serije.
Vea koliina preuzetih spisa bila je oteena. Do oteenja je dolo uslijed
neadekvatnog smjetaja i zatite gradiva kod stvaratelja. Uslijed neadekvatne zatite
od vlage dolo je do razlijevanja tinte po papiru i stvaranja mrlja. uoeni su plijesnivi
10 Narodne novine, br. 105/1997.
11 Narodne novine, br. 63/2004.
12 Narodne novine, br. 93/2004.
13 Narodne novine, br. 90/2002.
124
Melita RONEVI
i slijepljeni listovi. Neki buntovi spisa su bili potpuno slijepljeni. Uslijed djelovanja
topline sunca dolo je do oteenja listova predmeta. Takvi listovi su bili uti, a tekst
blijed, neitljiv. Predmeti su uslijed dugotrajne izloenosti praini bili prekriveni
debelim slojevima praine. Prije odlaganja predmeta u arhivske kutije trebalo je
oistiti prainu s njih. uoena su i brojna oteenja od insekata i glodavaca. Na
velikom broju sudskih predmeta bile su oteene kouljice (omoti spisa). Oteene
kouljice su zamijenjene, a na nove su ispisani svi podatci sa starih kouljica.
Veina knjiga preuzeta je u oteenom stanju: korice su od dugotrajne
upotrebe oteene ili su otpale, neke knjige su djelomino sauvane (nedostajao
je poetak ili kraj knjige), nedostajale su naljepnice sa nazivom knjige, listovi su
bili slijepljeni ili oteeni, papir je bio krt, lagano je pucao. Na vanjskim rubovima
knjiga su uoena oteenja od glodavaca.
Knjige su prije odlaganja u metalne police u spremitu oiene od praine.
Odloene su u okomitom poloaju.
Knjigoveko-restauratorska radionica
u knjigoveko-restauratorskoj radionici Dravnog arhiva u Osijeku se
pristupilo manjim restauratorskim zahvatima na knjigama, u cilju sprjeavanja
njihovog daljnjeg oteenja i propadanja.
Prilog 4: Strojevi u Knjigoveko-restauratorskoj radionici Dravnog arhiva u Osijeku
Izdvojene su najoteenije knjige te se pristupilo njihovom restauriranju.
Izvreno je preuvezivanje knjiga. Savijeni listovi su izravnani, a pokidani listovi su
lijepljeni. Za nekoliko vrijednijih knjiga, poput registara estica, su izraene posebne
kutije u koje su odloene. Restaurirana je tek neznatna koliina knjiga.
Osim restauratorskih zahvata na knjigama poduzete su i druge mjere zatite.
Jedna zemljina knjiga je bila u tako u loem stanju (iskidana, pljesniva) da se iz nje
nisu mogli fotookopirati zemljino-knjini uloci, jer bi sa svakim fotokopiranjem
knjige uvelike pridonijeli njezinom daljnjem oteivanju, a u cilju sprjeavanja
njezinog daljnjeg oteivanja, te omoguavanja zainteresiranim strankama dobivanja
zemljino-knjinih uloaka, obavljeno je fotografranje cijele knjige. Izraeno je
229 snimaka. Fotografje su potom obraene te na taj nain uspjeno omogueno
izdavanje zemljino-knjinih uloaka zainteresiranim strankama.
125
Posljedice neadekvatne zatite gradiva kod stvaratelja
Daljnji koraci u zatiti gradiva pravosua
Fondovi Kraljevski sudbeni stol u Osijeku i Zemljino-knjini ured
Opinskog (Kotarskog) suda u Osijeku su opisani u ARHiNETu. ARHiNET je
mreni informacijski sustav za opis, obradu i upravljanje arhivskim gradivom.
ARHiNET je programsko rjeenje koje obuhvaa sve funkcije arhiva: uvanje,
zatitu, obradu i koritenje arhivskoga gradiva. Integracijom podataka i usluga arhiva
korisnicima su na jednome mjestu dostupni svi podatci o evidentiranome gradivu.
Registar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske, sredinja nacionalna
evidencija arhivskoga gradiva, sastavni je dio sustava i omoguuje on-line pristup
podatcima o arhivskim zapisima koji se uvaju u dravnim i drugim arhivima te kod
drugih imatelja arhivskog gradiva. u Dravnom arhivu u Osijeku e se nastaviti sa
opisivanjem gradiva fondova do razine komada, kako bi bili u cjelosti objavljeni na
internetu. Time bi s jedne strane, bilo omogueno bre pretraivanje, a s druge strane
se zatitilo gradivo od daljnjeg oteenja.
Prilog 5: ARHiNET
Dravni arhiv u Osijeku je u Stratekom planu rada za razdoblje 2013.-
2015. godine predvidio digitalizaciju starih i izuzetno vrijednih zemljinih knjiga.
Digitalizacija originalnih zemljinih knjiga predstavlja jedan oblik zatite zemljinih
knjiga jer se izvornici vie nee davati na uvid niti oteivati fotokopiranjem, a
strankama e se omoguiti bra i vea dostupnost podataka.
126
Melita RONEVI
Krajnji cilj je digitalne snimke povezati s analitikim opisima istih
arhivskih jedinica. Time je zaokruen postupak zatite gradiva i njegove dostupnosti
korisnicima.
Zakljuak

Gradivo fonda Kraljevski sudbeni stol u Osijeku 1850.-1945. godine i
fonda Zemljino-knjinog ureda Opinskog (Kotarskog) suda u Osijeku 1892.-
1985. godine predstavljaju izuzetno znaajno kulturno blago velike povijesne i
pravne vrijednosti ne samo za Dravni arhiv u Osijeku, nego i za grad Osijek, te
mnogobrojne istraivae. Stoga su poduzeti brojni zahvati na preuzetom gradivu
kako na saniranju oteenja tako i na sprjeavanju njihovog daljnjeg unitenja.
Temeljna svrha zatite pisane batine je produljenje njene trajnosti, kako bi
mogla biti sauvana i za budue narataje. Ovo je nemogue ispuniti bez poduzimanja
preventivnih mjera. Preventivnim se mjerama osiguravaju optimalni uvjeti uvanja,
koji usporavaju procese prirodnog starenja materijala od kojih je sastavljena pisana
batina. Optimalni uvjeti uvanja znae iskljuivanje svih tetnih utjecaja, s posebnom
pozornou na pravilno rukovanje gradivom, zatitu tijekom koritenja u itaonici,
prijevoza izvan arhiva i koritenja na izlobama, zatitu izvornog arhivskog gradiva
kopiranjem na druge medije, konzerviranje i restauriranje ve oteenog arhivskog
gradiva.
ARHiNET, mreni informacijski sustav za opis, obradu i upravljanje
arhivskim gradivom je zamiljen kao kombinirani sustav nadzora pismohrana i
arhivskog gradiva, tako da stvaratelji gradiva svoje podatke unose u isti informacijski
sustav kao i arhivi koji ih nadziru. Na taj nain Dravni arhiv u Osijeku prati stanje
i sudbinu gradiva od njegovog nastanka, to uvelike olakava nadzor nad zatitom
gradiva.
Za oekivati je da e taj informacijski sustav, kao i vaea zakonska regulativa,
sprijeiti ovakve drastine sluajeve zanemarivanja i oteivanja arhivskog gradiva
u pismohranama.
Conclusion
Material Fund Royal judicial desk in Osijek 1850-1945 The Fund and the
Land Registry Offce of the Municipal (the District) Court in Osijek 1892 to 1985
was an extremely important cultural treasure of great historical and legal value
not only for the State Archives in Osijek, but also for the city of Osijek, and many
researchers. Therefore, we took numerous interventions on the acquired material to
undo any damage and to prevent their further destruction.
127
Posljedice neadekvatne zatite gradiva kod stvaratelja
The fundamental purpose of protecting the written heritage of extending
shelf life in order to be preserved for future generations-it is impossible to fulfll
without taking preventive measures. Preventive measures ensure optimal storage
conditions, which slow down the natural aging process of the material making up the
written heritage. Optimal storage conditions mean exclusion of all adverse effects,
proper handling of material, protection during use in the reading room, transportation
outside the archives and exhibitions, protection of source archives copying to other
media, conservation and restoration of already damaged archives.
ARHiNET, network information system for the description, processing
and managing archives is designed as a combined monitoring system archives and
archives so that the creators of the material your data entries in the same information
system as well as the archives of the supervisor. In this way, the National Archives
in Osijek monitors and records the fate of his creation, which greatly facilitates the
monitoring of the protection material.
It is expected that this information system, as well as the current legislation,
to prevent such drastic cases of neglect and damage to archives in the archives.
128
Ivana POSEDI
Dravni arhiv u Varadinu
IZLUIVANJEM GRADIVA KOD STVARATELJA
DO PREUZIMANJA GRADIVA U SREENOM STANJU
Abstrakt: Izluivanje gradiva ogranienih rokova uvanja u dananje je
vrijeme vrlo bitno, s obzirom da se poveavaju koliine gradiva na papiru iz dana
u dan, stoga je briga arhiva da sprovedu to kvalitetniju edukaciju stvaratelja da bi
postigli eljene rezultate. Slijedei korak je nadzor stvaratelja, a da bi se olakalo
izluivanje potrebna je izrada opeg i granskih popisa gradiva koji omoguuju
stvarateljima da to adekvatnije sprovedu izluivanje gradiva. Bez granskog popisa
nekim je stvarateljima, kao to je bolnica, problem izluiti vee koliine gradiva, jer
se prema postojeim listama i popisima gotovo sve gradivo treba uvati trajno. Kako
i moemo li ustrajnim radom vanjskih slubi sprijeiti dosadanji nain preuzimanja
gradiva, kad preuzimamo gotovo sve gradivo i u nesreenom stanju i bez popisa da
sprijeimo njegovo propadanje.
Kljune rijei: Izluivanje, stvaratelji, edukacija stvaratelja, nadzor
stvaratelja, opi popis, granski popis.
Abstract: Extraction of the material terms of limited storage at the present
time is very important, since it increases the amount of material in the paper every
day, so it is a concern archives to carry out the quality education creator in order to
achieve the desired results. The next step is to monitor the creator, and to facilitate
the elimination of required preparation of general and sectoral list of materials that
allow creators to adequately carry out the elimination of the material. No branch
lists exist for some creators, such as hospitals, and the problem is large amounts
of material, because the existing lists note that almost all records should be kept
permanently. And how can we ensure perseverance of foreign ministry and prevent
the current way of acquiring material, somce we take almost all the material in the
disordered state and without a list to prevent its destruction.
Keywords: drains, creators, education of creators, monitoring of creators,
general list, branch list.
Uvod
Do 1945. godine zatita arhivske grae kod stvaratelja bila je vrlo slaba, jer
nije bilo posebnih arhivskih propisa, tek su pojedini stvaratelji (npr. banka, eljeznica,
carina) izdavali okrunice i naredbe o uvanju, odabiranju i izluivanju gradiva u
129
Izluivanjem gradiva kod stvaratelja do preuzimanja gradiva u sreenom stanju
pismohranama, a vrednovanje i izluivanje gradiva vrilo se bez sudjelovanja arhiva.
Tako se godine 1942. jednom okrunicom ministarstva odreuje da se unitavanje
starih spisa vri uz komisiju, te da izluivanje gradiva treba odobriti Dravni arhiv
u Zagrebu.
1

Stupanjem na snagu prvog Opeg zakona o dravnim arhivima
2
iz 1952.
godine odreeno je da e se donijeti i ostali propisi potrebni za primjenu tog zakona.
Tako se 1952. godine propisuje Uputstvo o prikupljanju, uvanju i pravovremenom
kartiranju arhivskog materijala.
3
To Uputstvo iako je nailo na mnogobroje kritike
malobrojnih strunjaka, ipak je bilo prvo i jedino, a nastavilo se primjenjivati u
Hrvatskoj dugi niz godina, iako je njegova obveznost prestala.
4
Nakon Uputstva
5
iz 1952. godine, u Hrvatskoj je tek 1981. godine doneen
novi Pravilnik o odabiranju i izluivanju registraturnog gradiva
6
nakon stupanja na
snagu novog Zakona o zatiti arhivske grae i arhivima.
7
Vrlo je zanimljivo da su
od 1962. godine voene rasprave o donoenju republikog pravilnika o odabiranju i
izluivanju, te je i nakon stupanja na snagu Zakona o zatiti arhivske grae i arhivima
8

iz 1965. godine bilo predvieno donoenje est provedbenih propisa, doneseno ih je
pet, jedino nije doneeno uputstvo o odabiranju i izluivanju registraturne grae.
9

Takva situacija dovela je i do stalnih ukazivanja na probleme u izluivanju
pa tako Marijan Rasti kae da Zakon o arhivskoj grai i arhivima nije predvidio
obveznost provedbe postupka odabiranja i izluivanja registraturne grae, te da bi se
u provedbenom postupku trebalo precizno odrediti koji su to rokovi, odnosno da bi
prema kategorizaciji imatelji A kategorije trebali svake godine obavezno provoditi
postupak odabiranja i izluivanja registraturne grae.
10
Nakon ukazanih takvih propusta u zakonu i pravilniku, u sljedeem
Pravilniku o vrednovanju, te postupku odabiranja i izluivanja arhivskog gradiva,
11

koji je donesen tek 2002. godine, pie da stvaratelj gradiva obvezan je redovito
provoditi izluiva nje gradiva iji je rok uva nja istekao, a najkasnije 5 godina od
pos ljed nje g provedenog postupka.
12

1 Bai Stjepan: O propisima za odabiranje i izluivanje registraturne grae, Arhivski vjesnik, br.
15, Zagreb, 1972., str. 255.
2 Opi zakon o dravnim arhivima, Slubeni list FNRJ, br. 12/50, l. 14.
3 Uputstvo o prikupljanju, uvanju i pravovremenom kartiranju arhivskog materijala, Slubeni
list FNRJ br. 8/52.
4 Bai Stjepan: O propisima za odabiranje i izluivanje registraturne grae, Arhivski vjesnik, br.
15, Zagreb, 1972., str. 256.
5 Uputstvo o prikupljanju, uvanju i pravovremenom kartiranju arhivskog materijala, Slubeni
list FNRJ br. 8/52.
6 Narodne novine, br. 36/81.
7 Narodne novine, br. 25/78.
8 Narodne novine, br. 31/65.
9 Bai Stjepan: O propisima za odabiranje i izluivanje registraturne grae, Arhivski vjesnik, br.
15, Zagreb, 1972., str. 256.
10 Rasti Marijan: Preuzimanje grae u arhivsku ustanovu, Arhivski vjesnik, br. 29, Zagreb, 1987.,
str. 43.
11 Narodne novine, br. 90/02.
12 Narodne novine, br. 90/02, l. 12, st. 1.
130
Ivana POSEDI
Bez obzira na propise vrlo esto se i dalje susreemo sa stvarateljima koji
ne izluuju gradivo redovito. Kako moemo poboljati situaciju i koji su eventualni
koraci koje bi trebali poduzeti da se stanje popravi pokuat u izloiti u nastavku.
Edukacija stvaratelja
Jednim od prvih koraka koje bi trebali provesti da se redovito vri izluivanje
gradiva svakako je edukacija stvaratelja. Prvi korak u edukaciji stvaratelja su
teajevi i ispiti za djelatnike u pismohranama, na kojima im trebamo ukazati na
nunost savjesnog postupanja s dokumentacijom, na pravne propise koji se odnose
na rukovanje s dokumentacijom u pismohrani, ali i na bitnost urednog voenja
uredskog poslovanja.
Vrlo je vano da se stvarateljima ukae na povezanost voenja uredskog
poslovanja, vrednovanja i izluivanja gradiva. ukoliko se prilikom izrade
klasifkacijskih planova, za obveznike uredskog poslovanja, ili drugih razredbenih
planova, pri odlaganju spisa ne misli na vrednovanje, ali i izluivanje spisa, vrlo
je teko izvriti vrednovanje, a jo tee izluivanje spisa. ukoliko se prilikom
razvrstavanja spisa na klase ili odreene razredbene planove ne misli na vrijednost
pojedinog spisa, te se spise ne odlae i po rokovima uvanja, a ne samo po sadraju,
nemogue je bez mnogo truda i vremena odjeliti spise za neko budue izluivanje,
budui da je u takvim sluajevima potrebno isitavanje svih spisa da se ne bi izluili
oni spisi koji imaju due rokove uvanja ili ak oni spisi koji se trajno uvaju. Pored
toga je bitno naglasiti da bez odzira to arhivi odobravaju njihove posebne popise i
prijedloge za izluivanje posljedice nesavjesnog izluivanja spisa snose stvaratelji
sami, a takoer smatram da je nuno prilikom teaja i nadzora naglasiti povijesnu
vanost pojedine dokumentacije, ali i posljedice koje mogu snositi zbog nesavjesnog
rukovanja spisima. Stoga bi najidealniji bio onaj plan klasifkacijskih ili razredbenih
oznaka koji bi uz svaku klasifkacijsku ili razredbenu oznaku i opis vrste gradiva
koja se odlae pod tu klasifkacijsku ili razredbenu oznaku imao i rokove uvanja te
klasifkacijske odnosno razredbene oznake.
Edukacijom, stvaratelje bi trebalo navesti da ponu razmiljati o vrednovanju
gradiva, ali i bitnosti izluivanja gradiva, jer samo izluivanjem gradiva moemo
sauvati i preuzeti ono gradivo koje e biti nama i istraivaima bitno za daljnja
istraivanja, jer je poznato da uvajui sve ne uvamo nita, naroito u dananje
vrijeme reprodukcije velike koliine spisa, kako u pisanom, tako u posljednje vrijeme
sve vee koliine grae u digitalnom obliku.
Da bi ukazali stvarateljima na vrijednost gradiva, treba sprovesti adekvatnu
edukaciju stvaratelja, koji vrlo esto zaborave na bitnost pojedinih dokumenata, s
obzirom na koliinu gradiva koja nastaje svakodnevno, esto se zaboravi da pojedini
dokumenti imaju i povijesnu vrijednost. Najei primjer takvog stava vidi se u
kolama kojima je bitno da sauvaju kurikulume koji su vrlo vrijedno gradivo za
istraivanje povijesti pojedine kole, ali isto tako zaboravljaju da su asopisi i novine
131
Izluivanjem gradiva kod stvaratelja do preuzimanja gradiva u sreenom stanju
koje izdaju svake godine moda i vrijedniji od kurikuluma buduim istraivaima,
jer sadre radove uenika kole, zabiljeena su sva zbivanja u koli koja su popraena
fotografjama, a navode i druge bitne podatake o pojedinoj kolskoj godini. S
obzirom da se prilikom istraivanja povijesti pojednih kola danas oslanjamo na
spomenice kola, miljenja sam da nam u dananje vrijeme asopisi ili novine koje
izdaje veina kola daju vie podataka od kurikuluma ili spomenica, budui da su
sva dogaanja popraena i fotografjama, nadalje se spominju rezultati uenika na
raznim natjecanjima, te drugi podaci koji bi mogli zatrebati istraivaima, a koji
nisu zabiljeeni u drugim dokumentima kole. Iako tiskovine ne spadaju u arhivsko
gradivo bitno je stvarateljima ukazati i na vrijednost takve vrste grae, budui da
pojedni stvaratelji nemaju sauvan nijedan primjerak tiskovina koje izdaju, kao ni
druge materijale koji su koriteni za pripremu za tisak tih tiskovina.
Nadzor pismohrana
Redovitim nadzorom pismohrana osim to vodimo brigu o gradivu u
nastajanju i upozoravamo stvaratelja odnosno imatelje gradiva na propise kojih su
se duni drati, brinemo i o tome da se ta graa sauva i sredi do predavanja u arhiv.
Da bi dobili uvid u gradivo koje nastaje u pismohranama, stvaratelji nam moraju
dostaviti popise gradiva prema kojima moemo izraunati eventualne koliine
gradiva koje emo preuzeti jednog dana u arhiv. Vrenjem nadzora upozoravamo
stvaratelje na odgovorno ponaanje prema gradivu u nastajnju, ali isto tako je vrlo
bitno da im prilikom nadzora propisujemo mjere obaveznog izluivanja gradiva s
ogranienim rokovima uvanja.
Pojedini stvaratelji vrlo se teko odluuju na izluivanje gradiva u
pismohranama. Dio stvaratelja ne vri izluivanje gradiva s ogranienim rokovima
uvanja zbog nemara i nebrige o gradivu u nastajanju, pa ako jo k tome imaju
i dovoljno mjesta u pismohranama ne izluuju ga dugi niz godina, iako im je
Pravilnikom
13
propisana obveza odabiranja i izluivanja gradiva kojemu je istekao
rok uvanja i to najkasnije 5 godina od posljednje g provedenog postupka.
14
Pojedini
stvaratelji zbog straha od snoenja moguih posljedica izluivanja gradiva, ne
odluuju se na izluivanje, pa bi se izradom opeg i granskih popisa trebao odagnati
njihov strah od izluivanja gradiva.
Iz bilo kojih razloga da stvaratelji ne izluuju gradivo s ogranienim rokovima
uvanja moramo se pobrinuti da ipak obavljaju izluivanje gradiva redovito.
Vjerojatno je najjednostavniji nain na koji ih se moe natjerati na izluivanje
gradiva je da se prilikom nadzora propie mjera obaveznog izluivanja gradiva u
to kraem razdoblju, pa da se na taj nain upozori na obvezu redovitog izluivanja
gradiva s ogranienim rokovima uvanja, budui da je zakonski i odreeno redovito
i obavezno izluivanje.
13 Isto.
14 Isto, l. 12, st. 1.
132
Ivana POSEDI
Opim i granskim popisima do cilja
u Hrvatskoj je izraen Opi popis gradiva s rokovima uvanja
15
koji je
velika pomo stvarateljima pri izradi posebnih popisa. u izradi su i granski popisi
koji bi trebali pomoi stvarateljima pri izluivanju gradiva. Opi popis pomogao je
stvarateljima, ali i arhivistima da to lake odrede rokove uvanja opem gradivu,
odnosno gradivu koje se stvara kod svih stvaratelja, a arhivima je vrlo esto potreban,
jer je preuzeto mnogo gradiva u nesreenom stanju radi spaavanja od nemarnog
rukovanja i unitenja.
Granski popisi za pojedine grupe stvaratelja su nuni, jer nije gradivu svih
stvaratelja zakonski odreen rok uvanja. Ona grupa stvaratelja koja ima najvie
problema s izluivanjem gradiva su zdravstvene ustanove, budui da prema postojeim
propisima, a i tendenciji arhiva gotovo sva medicinska dokumentacija se trajno uva.
Nadam se da emo uskoro izraditi granski popis barem za zdravstvene ustanove, jer
se u bolnicama stvaraju velike koliine gradiva svakodnevno. u Hrvatskoj postoji
Orijentacijska lista medicinske dokumentacije za bolnike ustanove
16
koja moe
posluiti kao temelj za izradu posebnog popisa pojedine zdravstvene ustanove,
posebno tu mislim na bolnice. Iako se navedenom orijentacijskom listom skratio
rok uvanja pojednog gradiva u bolnicama, gadiva koje se treba uvati trajno jo je
uvijek mnogo, iako sam autor navodi da vrlo vrijedne dokumentacije za istraivae
u bolnicama ima ak 25%.
17
usporedimo li koliine gradiva koje e se uvati trajno
kod drugih stvaratelja iji se omjeri prema izraunima strunjaka nekih zemlja
kreu od niskih 1% do 5% do maksimalno 20%, jasno se vidi znaaj medicinske
dokumentacije.
18
S druge strane, ako se uzme u obzir da unitenjem pojedine
medicinske dokumentacije moe doi do gubitka ili umanjenja prava pojedinaca ili
gubitka prava stvaratelja, ali i do prekrajnih odnosno kaznenih sankcija, problem
odreivanja rokova uvanja medicinskoj dokumentaciji se ini jo vei.
Takoer, trebalo bi donijeti novi plan klasifkacijskih oznaka, jer je na snazi
jo uvijek klasifkacijski plan iz 1988. godine,
19
kojim nije predviena mogunost
spajanja klasifkacijske oznake s rokom uvanja gradiva.
Zakljuak
Izluivanje gradiva vrlo je bitan proces koji se treba provoditi u pismohranama,
posebno u dananje vrijeme velike reprodukcije spisa. Da bi u arhive preuzeli samo
15 http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Novosti/Javnarasprava/index.htm
16 Darko Rubi: Orijentacijske lista medicinske dokumentacije za bolnike ustanove, Arhivski
vijesnik, br. 39, Zagreb, 1996, str. 103-115.
17 Josip Kolanovi: Vrednovanje arhivskog gradiva u teoriji i praksi, Arhivski vijesnik, br. 38,
Zagreb, 1995, str. 8.
18 Darko Rubi: Orijentacijske lista medicinske dokumentacije za bolnike ustanove, Arhivski
vijesnik, br. 39, Zagreb, 1996, str. 106.
19 Pravilnik o jedinstvenim klasifkacijskim oznakama i brojanim oznakama stvaralaca i primalaca
akata, Narodne novine, br. 38/88.
133
Izluivanjem gradiva kod stvaratelja do preuzimanja gradiva u sreenom stanju
gradivo koje se uva trajno vrlo je bitno vriti redovito izluivanje gradiva, da se ne
bi dogodilo da arhivi preuzmu cjelokupno gradivo, to se ranije deavalo. Da bi se
spasilo gradivo od unitenja, bitno je da se na vrijeme inzistira na brizi o gradivu u
nastajanju, a jedna od briga o gradivu u nastajanju je osim da ga u pismohranama
uvaju od unitenja i da redovito vre izluivanje gradiva s ogranienim rokovima
uvanja.
Prema svemu dosad navedenom za izluivanje gradiva, kako bi se u arhive
preuzelo gradivo u sreenom stanju potrebno je sprovesti sljedee mjere:
a) edukacija stvaratelja upoznati ih sa zakonskim obvezama;
b) redoviti nadzor stvaratelja, prilikom kojeg se izriu rjeanja o obaveznom
izluivanju gradiva u to kraem roku;
c) izrada opeg i granskih popisa.
Da bi se izluivanje gradiva moglo vriti redovito vrlo bitna stavka je
uredno voenje uredskog poslovanja. Stoga je prilikom edukacije i nadzora vrlo
bitno upozoriti na pravilno voenje uredskog poslovanja, jer bez pravilnog voenja
uredskog poslovanja vrlo je teko vriti izluivanje dokumentacije, osim naravno
fnancijske dokumentacije. Stoga bi bilo dobro da se u Hrvatskoj donese novi plan
klasifkacijskih oznaka, jer je na snazi jo uvijek klasifkacijski plan iz 1988. godine,
kojim nije predviena mogunost spajanja klasifkacijske oznake s rokom uvanja
gradiva.
Summary
Records disposal is a very important process that should be carried out in
record offces, especially in todays times of high production of records. In order to
accession only the material with unlimited retention period, it is very important to
carry out the disposal of records regulary. In order to avoid that the archives accession
entire holdings, as it has happened before, to save the material from destruction, it
is very important to insist on taking care for current records on time and this care,
besides preserving them from destruction in record offces, also includes regular
disposal of records with limited retention period.
According to everything we have said about records disposal, in order to
transfer the material in good order into the archives, it is necessary to implement the
following measures:
a) Education of the creators they should be familiar with legal requirements;
b) Regular monitoring of creators, during which decisions about mandatory
disposal of material are issued as soon as possible;
c) Creation of General and Special lists.
In order to carry out records disposal regularly, it is very important to have
proper and neat records management. Therefore, during the training and monitoring
it is very important to draw attention to the proper conduct of records management,
because without the proper conduct of records management it is very diffcult to
carry out the disposal of documentation.
134
Ram MANAJ
Dravna agencija arhiva Kosova
ZAKONSKA OSNOVA ARHIVSKE DJELATNOSTI
U REPUBLICI KOSOVO
Abstrakt: U radu, autor predstavlja kratku historiju razvoja zakonitosti
u arhivistici, po razvojnim periodama od osnivanja Arhiva na Kosovu do
konstituisanja Drzavne agencije arhiva Kosova. Obuhvaeni su izazovi sa kojima
je bio suoen Arhiv Kosova u prolosti: zakanjenje osnivanja arhiva u poreenju
sa drugim institucijama u ondanjoj Jugoslaviji, privremene mjere srpskog reima
1989. godine i drugo. Zatim predstavljen je razvoj i napredak arhivske slube,
ureen dotinim zakonskim odredbama i ostalim podzakonskim aktima, usvojenim
od strane nadlenih dravnih organa i usklaenim sa meunarodnim standardima i
sa praksom nekih drava sa tradicijim u arhivistici.
Kljune rijei: Arhivska zakonitost, arhivska sluba, arhivi na Kosovu,
zakon i podzakonski akti.
Abstract: In his paper, the author presents a brief history of the development
of the legality of the archivists, by development period of the establishment of archives
in Kosovo to the constitution of the State Agency of Kosovo Archive. Included are the
challenges faced by Kosovo archive in the past, delay of archives comparing with
other institutions in Yugoslavia, as well as temporary measures of Serbian regime
in 1989. Next is the development and progress of the archive service, arranged
relevant statutory provisions and other laws, adopted by the regulatory authorities
and compliance with international standards and with advanced experience of some
countries with a tradition of archivists.
Keywords: Archival legality, archive services, archives in Kosovo, the law
and the bylaws.
Uvodni dio
Jedna organizovana drutvena djelatnost, odreene nadlenosti, uvijek se
organizuje da bi ispunila odreene zahtjeve i potrebe drutva. Kao takva djelatnost
treba imati legalnu osnovu da bi bila drutveno korisna.
U okviru javne uprave jedne zemlje, arhivska djelatnost, organizovana
i izgraena na osnovu odreenih naela pravnog i drutvenog sistema, ini jednu
135
Zakonska osnova arhivske djelatnosti u Republici Kosovo
djelatnost od posebnog znaaja. to vie, pravo organizovanje ove djelatnosti znai
osnivanje iste na zakonskim normama. Zapravo, zakonitost kao sistem pravnih
normi koji rugulie osnivanje, izgradnju i razvoj, predstavlja osnovu funkcionisanja
i razvoja ove djelatnosti.
Zakonitost, kao to se zna, predstavlja formalni izvor prava i u sluaju
razvoja arhivske djelatnosti na Kosovu. Na poetku slui kao temelj na kojem je
izgraena arhivska zgrada, dok kasnije, a posebno u periodu poslije rata, to znai
poslije 1999. godine, arhivska zakonitost je pratila prosperirajui razvoj u ovom
domenu, ne samo u organizacionom, ve i u smislu funkcionisanja.
Kratak historijat organizaciono-zakonskog razvoja arhivske djelatnosti
Arhivistika kao organizovana djelatnost na Kosovu je relativno mlada. Ona
se raa krajem prve polovine prolog vijeka. Dakle, njen razvojni put poinje
1948. godine, kada se u okviru ondanje Pokrajinske Uprave za prosvetu i kulturu,
formira Arhivski centar, a 20. marta 1951. godine, na osnovu Zakona o dravnim
arhivima /jugoslavenski zakon/ i Odluke Pokrajinskog narodnog vijea, formira se
Dravni pokrajinski arhiv.
Iz gore navedenog proizilazi da razvoj ove dijelatnosti, odnosno razvoj
zakonitosti u ovom domenu, moe se dijeliti u slijedee vremenske periode:
- period 1948.-1974. godine, kada se na Kosovu u oblasti arhivistike sprovode
federalne zakonske odredbe i zakonske odredbe Republike Srbije,
- period nakon ustavnih promjena na nivou federalne zajednice, kada Kosovo
1974. godine dobija status konstitutivnog elementa u okviru jugoslovenske
federacije. (1976. godine Skuptina Pokrajine Kosovo usvaja novi Zakon o
arhivskoj grai i Arhivu, a docnije i ostale podzakonske akte),
- u mjesecu martu 1989. prinudom dravne vlasti i pod strogim srpskim
policijskim mjerama ukinuta je autonomnost Pokrajine Kosovo,
- od juna 1999. godine, osloboenjem Kosova i pod privremenom upravom
OuN-a, odnosno uNMIK-a, poinje reorganizacija arhivske slube, koju
prate organizacione i zakonske promjene.
Tokom prvog perioda, formiranjem kosovskog Arhiva kao samostalne
institucije sa sjeditem u Pritini, 20. marta 1951. godine, arhivska djelatnost poela
je da djeluje irom teritorije Kosova. Ova institucija djeluje prema jugoslavenskom
sistemu drutvenog samoupravljanja. Bazirajui se na tadanjim zakonskim
odredbama poinje proirenje arhivske djelatnosti na cijeloj teritoriji Kosova, poinje
formiranje arhiva, kao to su meuoptinski arhivi po veim gradovima Kosova.
Osnivanje meuoptinskih arhiva poinje 1967. godine. Ovi arhivi su
funkcionirali u okviru Samoupravnih interesnih zajednica za kulturu. Kosovski
Arhiv fnansira se od strane SIZ-a za kulturu pokrajinskog nivoa.
136
Ram MANAJ
Formiranje meuoptinskih arhiva razvija se slijedeom dinamikom:
- Meuoptinski arhiv u Prizrenu osnovan je Odlukom Optinske skuptine
Prizren, br. 14109 od 26. 12. 1967.;
- Meuoptinski arhiv u Pei osnovan je Odlukom Optinske skuptine Pe,
br. 1284/1 godine 1968.;
- Meuoptinski arhiv u Mitrovici osnovan je takoer 1968. godine;
- Arhiv grada Pritine osnovan je Odlukom Skuptine optine Pritina, br. 262
od 21. januara 1969. godine;
- Meuoptinski arhiv u Gnjilanu osnovan je Odlukom Optinske skuptine
Gnjilane, br. 01- 630 od 2. marta 1971. godine;
- Meuoptinski arhiv u akovici osnovan je Odlukom Optinske skuptine
akovica, 1969., a poinje sa radom 1971. godine.
u nedostatku dovoljnih prostorija meuoptinskih arhiva, u nekim optinama,
formiraju se optinski arhivi.
Malim administrativnim promjenama, donoenjem zakonskih i podzakonskih
akata iz oblasti arhivistike, arhivska sluba na Kosovu funkcionirala je u ovisnosti
od geografske upravno-teritorijalne podjele Kosova.
Razvoj stanja arhivske slube na Kosovu u periodu izmeu 1974. i 1989.
godine, izuzimajui odreene smetnje u zadnjoj deceniji, biljei uglavnom dobre
rezultate. Meutim, ovi rezultati su devalvirani ukidanjem autonomije Kosova.
Legitimni samoupravni organi se prinudno ukidaju 1989. godine i Kosovo se
stavlja pod jurisdikciju Republike Srbije. u najveem broju obrazovnih, kulturnih,
zdravstvenih i privrednih institucija uvedene su Privremene mjere i najvei broj
radnika albanske nacionalnosti izbacuje se s posla. Arhiv Kosova se stavlja pod
prinudne mjere vlasti Srbije. Stavlja se van snage, tj. ukida se Zakon o arhivima i
arhivskoj grai i sprovodi se Zakon o kulturnim dobrima Republike Srbije u koje
je spadala i arhivistika. Pod ovim okolnostima, na Kosovu je arhivska dijelatnost
svedena na minimum.
Stavljanjem pod jurisdikciju Republike Srbije kosovskom arhivu je
promjenjen naziv u Arhiv Kosova i Metohije.
Zavretkom rata, 21. juna 1999. godine, Arhiv Kosova se stavlja pod
upravljanje Institucija Privremene uprave Organizacije Ujedinjenih Naroda
(uNMIK) i vraa mu se naziv Arhiv Kosova.
Do 2003. godine, na osnovu Pravilnika uNMIK-a br. 24, koji je omoguio
sprovoenje nediskriminatornih zakona Federalne Jugoslavije, u oblasti arhivistike
primjenjuje se jugoslavensko zakonodavstvo. Zakon za arhive i arhivsku grau
(7/2003.) usvojen je 2003. godine., na osnovu kojeg se Arhiv Kosova organizira kao
Uprava Arhiva Kosova i kao takva funksionira do 2007. godine.
Na osnovu Zakona br. 03/L-077 i 02/L-80 o izmenama i dopunama Zakona
o arhivima i arhivskoj grai, uprava Arhiva Kosova se organizuje kao Dravna
agencija arhiva Kosova, kao najvia arhivska institucija koja funkcionira u okviru
Vlade Kosova, tj. pri Uredu Premijera. Prema tome institucionalna organizacija
Dravne agencije arhiva Kosova je centralizovana. Dravna agencija arhiva Kosova
137
Zakonska osnova arhivske djelatnosti u Republici Kosovo
i njena djelatnost tj. prijem arhivskog materijala trajne arhivske vrijednosti od svih
registratura u zemlji, regulisanje, klasifkacija, restauracija fzikog stanja, kao i
arhiviranje, uvanje i zatita ovog materijala da bi bilo u funkciji i zakonito korienje
od strane pravnih i fzikih lica, fnansijski se pokriva dravnim budetom.
Zakoni br. 2003/7., 02/L-80 i 03/L-077 odreuju organizovanje, nadlenosti,
djelatnost i funkcionisanje arhiva u zemlji. Meutim, ova tri zakona stavljena su
van snage donoenjem novog Zakona br. 04/L-088, od strane Republike Skuptine
Kosova 19. marta 2012. godine, koji je na snazi od 5. aprila iste godine.
Svojim sadrajem Zakon (Prvo poglavlje) utvruje cilj zakona, defnira
arhivsku djelatnost i defnie pojmove (Agencija, arhivska graa, dravni arhivski
fond i fond stvaratelja itd.).
Drugo poglavlje Zakona, sa osnovnim odredbama utvruje: organizaciju
Agencije, zadatke i odgovornosti Agencije, mreu arhivskih institucija, arhivski fond
centralnog nivoa i lokalnog nivoa, javni arhivski registar, odgovornosti za arhiviranje,
ponudu i prihvatanje arhivskog materijala, upravljanje i zatitu arhivskog materijala,
korienje arhivskog materijala, vremenske rokove za korienje arhivskog
materijala u Agenciji, zadatke i odgovornosti stvaratelja fonda, Listu kategorija za
uvanje i korienje arhivskog materijala i lokalni arhivski fond.
u treem i zadnjem poglavlju, Zakona obuhvaene su prelazne i zavrne
odredbe: podzakonske akte, rokove za donoenje podzakonskih akata, stavljanje van
snage ranijih propisa i stupanje na snagu Zakona.
Kao to se vidi prema sadraju, ovaj zakon je dosta intenzivan, jer tako rei
samo naelno regulie materiju, ostavljajui tako prostor i obavezu zakonodavcu
da donosi podzakonske akte komplementarnog karaktera, kojima e se dopuniti
odreene praznine. Zapravo predlaga zakona izgleda da je bio infuenciran
njemakim zakonom, u pokuaju da bi zakon bio kompatibilan sa aqui comunitare.
Meutim, arhivska djelatnost u Republici Kosovo, tj, zakonitost za ovu
oblast, u zadnje vrijeme dopunjeno je jo jednim novim zakonom. Donoen je Zakon
za administriranje dokumenata u kancelariji, (br. 04/L-184) koji je na snazi od 12.
juna 2013. godine.
Ovaj Zakon donosi komplementarne dopune zakonodavstva u oblasti
upravljanja sa dokumentima u kancelariji, prema tome i u oblasti arhivistike. Zakon
pokuava da regulie upravljanje sa dokumentima u kancelariji u svim institucijama
u Republici Kosovo (u javnim i privatnim institucijama zemlje) kao i javnim
preduzeima.
Zakon, svojim defnicijama unifcira upotrebu zakonskih izraza, koji se
tiu dokumenata, inei obavezujue za svaku instituciju formiranje organizacione
jedinice za upravljanje sa dokumentima i jasno i precizno utvruje postupke od
protokola i evidencije akata, knjigu protokola, arhiviranje i unitenje bezvrijednih
slubenih dokumenata, knjigu arhive, uptrebu arhivske grae, fziko i elektronsko
uvanje arhivske grae, slubeno komuniciranje i komuniciranje preko potanske
slube, preko elektronskog sistema, upotrebu peata i obrazaca, kao i zavrne
odredbe i stupanje na snagu.
138
Ram MANAJ
Zakon o Dravnim arhivama br. 04/L-088 kao osnovni zakon, svojim
prelaznim i zavrnim odredbama obavezuje svaku instituciju da usvoji Pravilnik o
nainu uvanja i korienja arhivskog (sopstvenog) materijala. Ovi pravilnici treba
obavezno da sadre:
- sistem slubenog upravljanja,
- procedure korienja arhivskog materijala,
- kriterijume i standarde za uvanje arhivskog materijala,
- proizvodnju kopija i reprodukcije,
- odgovornosti korisnika u sluaju oteenja arhivskog materijala,
- tarife i takse za korienje arhivskog materijala i naknadu za stvorene
trokove prilikom kopiranja i reprodukcija,
- ostale uvjete i procedure za korienje arhivskog materijala,
- rok od 3 godine za digitalizaciju Javnog arhivskog registra.
Zakonska regulativa arhivske djelatnosti u Republici Kosovo dopunjuju jo
dva administrativna uputstva koje je usvojila Vlada Kosova: 08/2007 za odabiranje
arhivske grae i unitenje bezvrijednog registraturnog materijala i 09/2007 za
predaju i prihvatanje arhivske grae. Ova dva administrativna uputstva, koja na
Kosovu imaju egzekutivni karakter, specifno ureuju segmente rada i djelatnosti.
Zakljuak
Gore navedeno taksativno i hronoloki predstavlja razvoj zakonitosti u
domenu arhivistike u Republici Kosovo. Meutim, zakonitost u ovoj oblasti dosta je
dinamina i evolutivna, posebno sa aspekta praenja organizacionog i funkcionalnog
razvoja u ovom dijelu javne uprave i to ne samo kao funkcionalna djelatnost, ve i
kao nauna disiplina.
Na kraju moe se dodati konstatacija da se u arhivskoj djelatnosti na Kosovu
sprovode i Meunarodni struni standardi Meunarodnog arhivskog savjeta, iji
je lan Dravna agencija arhiva Kosova od 2005. godine. Aktuelno se sprovode
slijedei standardi:
1. Meunarodni opti standard za opis arhivske grae /ISAD (G)/-2001.
2. Meunarodni standard za arhivske dokumente, normirane za pravna fzika
lica i za porodice /ISAAR (CPF)/2009.
3. Meunarodni standard informacije i dokumentacija, upravljanje sa
dokumentima /ISO 15489/ 2009.
4. Meunarodni standard za opis institucija sa arhivskom graom /ISDIAH/
2012. i
5. Meunarodni standard za opis funkcija /ISDF/. 2012.
Inae, ustav Republike Kosova, lanom 19 predvia neposrednu primjenu
meunarodnih sporazuma i standarda, tako da se i u domenu arhivske djelatnosti
mogu sprovoditi meunarodni arhivski standardi kako bi arhivska djelatnost bila
koherentna u sprovoenju svjetskih dostignua.
139
Zakonska osnova arhivske djelatnosti u Republici Kosovo
Rezime
Zakonitost, kao to se zna predstavlja formalni izvor prava. Na poetku
ove djelatnosti na Kosovu, zakonitost je sluila kao osnova nad kojom je izgraena
arhivska zgrada. Kasnije, posebno poslije rata, to znai poslije 1999. godine,
zakonitost prati razvoj i napredovanje ovog sektora, ne samo u organizacionom, ve
i u funkcionalnom smislu.
Tokom prvog perioda, nakon formiranja Arhiva Kosova sa sjeditem u
Pritini 20. marta 1951. godine, djelatnost se proirila cijelom teritorijom Kosova. Ova
institucija je djelovala po jugoslavenskom sistemu socijalistikog samoupravljanja.
Bazirajui se na tadanje zakonske odredbe formiraju se arhivi po veim gradovima
Kosova, koji se nazivaju meuoptinski arhivi. Ovaj sistem organizovanja arhivske
djelatnosti po veim urbanim centrima, s malim promjenama, funkcionira do 1989.
godine kada je ukinuta autonomija Pokrajine i kada se Arhiv Kosova stavlja pod
prinudnu mjeru upravljanja.
Nakon rata 1999. godine, nakon osloboenja zemlje, arhivi svoju djelatnost
obavljaju prema zakonskim odredbama uNMIK-a u okviru Minstarstva za kulturu.
Meuvremeno, Arhiv se transformie u upravu Arhiva Kosova i na kraju, Zakonom
o arhivama i arhivskoj slubi od 2007. godine osniva se Dravna agencija arhiva
Kosova, koja funkcionira po mjesnom zakonodavstvu i savremenim meunarodnim
standardima iz ove oblasti.
Summary
Principle, as it is known is a formal source of law. At the beginning of of
business in Kosovo, legality has been used as the basis of which it was built archival
building. Later, especially after the war, that means after the 1999, the legality of
the development and advancement of the sector, not only in organizational terms, but
also in functional terms.
During the frst period, after the formation of Archives of Kosovo, based
in Pristina 20th of March 1951, the activity has spread throughout the territory of
Kosovo. This institution was operated by the Yugoslav system of socialist self-
management. Based on the former statutory provisions formed archived at major
cities of Kosovo, also called regional is the archives. This system of organizing
archival of business by larger urban centers, with small changes, work up in 1989.
when abolish the autonomy of the province and when the Archives of Kosovo placed
under receivership Measures of management.
After the war, 1999 after the liberation of the country, archives your place of
business to the legal provisions of uNMIK under the Ministry of Culture. Meanwhile
Archive was transformed into the Directorate Archive of Kosovo and in the end, the
Law on archives and archival service of the 2007 he founded the National Agency of
Kosovo Archive, created by local legislation and modern international standards in
this feld.
140
Prof. dr. Azem KOAR
Drutvo historiara Tuzla
PRIVATNA ARHIVSKA GRAA U BOSNI I HERCEGOVINI
Abstrakt: Pojam privatna arhivska graa je zakonska kategorija,
defnirana aktuelnim (a na odreen nain i minulim) arhivskim i drugim propisima.
Ove vrste grae je u Bosni i Hercegovini sve vie, to je posljedica promjene
drutvenih odnosa nastalih erozijom socijalizma 1990. godine i kasnije tokom
cjelokupnog tranzicijskog procesa koji jo uvijek traje. Ovom vrstom grae su se
arhivisti znatno manje bavili nego to je to sluaj sa javnom arhivskom graom, to
je sasvim razumljivo sobzirom na sporu tranziciju vlasnitva i ulogu koju u drutvu
po inerciji socijalistike prakse imaju javni (dravni) arhivi.
Zbog svega toga, i niza drugih okolnosti, autor se u ovom prilogu bavi nekim
najznaajnijim pitanjima teorijske i pragmatine naravi brige o privatnoj arhivskoj
grai na podruju Bosne i Hercegovine, koja svakim danom postaje sve znaajnija.
Radi se prije svega o arhivskoj grai koja je svim arhivskim propisima tretirana
kao privatna (ukljuujui i grau vjerskih zajednica), kao i o ogromnim koliinama
grae koja nastaje sve intenzivnijom privatizacijom postojeih znaajnih privrednih
i drugih imalaca arhivske grae, te osnivanjem privatnih preduzea za obavljanje
raznovrsnih djelatnosti, to je doskora bilo neshvatljivo i nemogue.
Kljune rijei: Bosna i Hercegovina, privatna arhivska graa, javna
arhivska graa, imaoci arhivske grae, graansko-pravna i fzika lica, vjerske
zajednice, privatizirana preduzea, javni (dravni) arhivi, privatni arhivi, specijalni
arhivi, arhivsko zakonodavstvo, arhivisti.
Abstract: The term private archives is a legal category, defned by
the current (and in a certain way and prior) archival and other regulations.
These types of materials are in Bosnia and Herzegovina, increasingly, as a result
of changes in social relations caused by erosion of socialism in 1990. and later
during the entire transition process that is still ongoing. This kind of material are
archivists considerably less attention than is the case with public archives, which is
understandable as it relates to the slow transition of ownership and role in society
by inertia socialist practices of a public (state) archives.
Because of all this, and a number of other circumstances, the author of this article
deals with some of the most important issues of theoretical and pragmatic nature
to worry about private archives in Bosnia and Herzegovina, which is becoming
increasingly important. It is primarily about the archives that all archival regulations
is treated as a private (including the structure of religious communities), as well as
141
Privatna arhivska graa u Bosni i Hercegovini
huge amounts of material that occurs increasingly intense privatization of existing
signifcant economic and other holders of archives, and the establishment of private
companies to carry out various activities , which until recently was inconceivable
and impossible.
Keywords: Bosnia and Herzegovina, private archives, public archives,
the holders of archives, civil law and private individuals, religious communities,
privatized enterprises, public (state) archives, private archives, special archives,
archival legislation, archivists.
Uvodne napomene
Razvijene zemlje graanske demokratije su poodavno izbrisale barijere u
poimanju i tretmanu oblika vlasnitva javnog (dravnog) i privatnog. Podravljene
su samo neke najvitalnije i najznaajnije djelatnosti (organi vlasti, sigurnost,
saobraaj, prirodni resursi, nacionalna kulturna dobra i sl.), dok se sve drugo moe
obavljati pored javne i putem privatne djelatnosti vlasnitva.
1
Sobzirom na tako
sistemsko opredjeljenje zemalja razvijene demokratije i koliina arhivske grae
u privatnom vlasnitvu u njima je veoma znaajna kako po koliini tako i po
strukturi. Sve to itekako ima odraza na broj i strukturu arhivskih ustanova javnih
i privatnih u njima. Pored javnih arhiva u njima je pravno ureen i profesionalno
oblikovan status i djelokrug rada specijalnih i privatnih arhiva.
Bosna i Hercegovina je, kao i druge zemlje eks Jugoslavije i neke druge
zemlje socijalistike zajednice, tek od 1990. godine iz monopartijskog stupila na
put pluralnog viepartijskog sistema liberalne demokratije, a tada zapoeta tranzicija
bosanskohercegovakog drutva jo uvijek intenzivno traje. Sobzirom na karakter
vlasnitva u socijalistikoj etapi razvoja (od 1945. do 1990.), gdje je dominantno
dravno, drutveno, vlasnitvo, uz neznatan procenat postojanja i privatnog
vlasnitva, u arhivskim i drugim propisima je akcenat stavljen na ureenje pitanja u
ophoenju sa javnom (dravnom) arhivskom graom.
2
Meutim, u svim arhivskim
propisima donijetim na nivou socijalistike Jugoslavije i njenih federalnih jedinica
3
,
1 Teoretiari arhivistike su pojam arhivske grae (slubena i registraturna graa dravnih ustanova)
koji je dominirao do kraja 19. stoljea, u toku 20. stoljea proirili na svu dokumentaciju bez obzira
na porijeklo (slubena i privatna dokumentacija), utvrujui da je njeno osnovno obiljeje poslovni
karakter (Azem Koar, Arhivistika u teoriji i praksi, Knjiga prva, Tuzla, 1995., 13).
2 Posljednji arhivski zakon u SR Bosni i Hercegovini donijet je 1987. godine pod nazivom Zakon o
arhivskoj djelatnosti (Sl. list SR BiH, br. 21/87), a naredne 1988. godine donijeta su i dva provedbena
propisa (podzakonska akta) i to: Pravilnik o uslovima i rokovima uvanja registraturskog materijala
i arhivske grae, kao i odabiranja arhivske grae iz registaturskog materijala, te Upustvo o nainu
primopredaje arhivske grae izmeu imalaca arhivske grae i nadlenog arhiva, objavljeni u SL. listu
SR BiH, br. 41/88.
3 O arhivskim propisima donijetim u vrijeme socijalistike Jugoslavije vie vidi: Jovan Popovi
(priredio), Zbirka propisa iz arhivske delatnosti, Beograd, 1987.
142
Prof. dr. Azem KOAR
obuhvaena je, bar okvirno, i arhivska graa mjeovitog i privatnog sektora,
najee odreena kao arhivska graa graansko-pravnih i fzikih lica. Iako je ta
problematika vremenom sve vie i preciznije uobliavana, ona do kraja socijalistike
etape razvoja nije cjelovito pravno uobliena. Ipak, propisima je arhivska graa
u drutvenoj svojini, koja se nalazi u posjedu graansko-pravnih i fzikih lica,
zatiena na taj nain to je imaocima te grae utvrena obaveza da istu prijave
dostavljanjem potrebnih podataka o njoj, da omogue njeno snimanje i korienje za
naune i strune potrebe, da je predaju nadlenom arhivu, te da je ne mogu iznijeti
iz zemlje, niti otuiti prodajom graansko-pravnom ili fzikom licu niti na drugi
nain ustupiti stranom dravljaninu bez prethodne ponude nadlenom arhivu (pravo
pree kupnje) itd.
4

Privatnom arhivskom graom smatrana je graa linih i porodinih arhivskih
fondova i zbirki, te dio grae u posjedu graansko-pravnih lica, u koja su ubrajana
privatna i mjeovita preduzea te dio grae vjerskih zajednica. Prema naznaenom
Zakonu o arhivskoj djelatnosti Bosne i Hercegovine iz 1987. godine, u posjedu
vjerskih zajednica je postojala graa nastala do 1945. godine koja je smatrana
drutvenom svojinom (l. 7 stav 3 Zakona), i graa koja je nastala nakon 1945.
godine. Njen status (javna ili privatna) nije implicite odreen ni jednim arhivskom
propisom u ovom razdoblju. To je u odreenoj formi uraeno tek nakon rata u
dejtonskoj Bosni i Hercegovini.
5
Privatna arhivska graa u aktuelnom arhivskom
zakonodavstvu Bosne i Hercegovine
usljed administrativnih promjena koje su utvrene Dejtonskim mirovnim
sporazumom iz 1995. godine, dolo je do promjena u prijeratnoj arhivskoj mrei a
time i do osnivanja novih arhiva: na razini drave, dva entiteta, deset kantona u entitetu
Federacija BiH i Arhiva Brko distrikta BiH. Na nivou Bosne i Hercegovine i svakog
njenog administrativnog dijela, donijeti su odgovarajui arhivski propisi (zakoni i
podzakonska akta), koji su u mnogo emu (od terminologije do konkrentnih pravno-
strunih odredbi) neharmonizirani, to uslonjava koordinaciju i sinhronizaciju
neophodnih arhivistiko-strunih aktivnosti. Ipak, tranzicijske potrebe i izazovi
imali su odraza i na neke pozitivne promjene u sferi jasnijeg odreenja i tretmana
privatne arhivske grae. Ovdje emo okvirno ukazati na te promjene u arhivskim
zakonima na nivou Drave, oba entiteta i jednog (Tuzlanskog) kantona.
6
4 Vie o tome vidi u l. 2, 3, 7, 21, 27, 28 i 29 naznaenog Zakona o arhivskoj djelatnosti BiH iz
1987. godine.
5 O arhivskoj grai vjerskih zajednica vie vidi: Azem Koar, Stanje arhivske grae vjerskih
zajednica Bosne i Hercegovine, Arhivska praksa, broj 10, Tuzla, 2007., 203-219; Isti, Arhivska graa
vjerskih zajednica zemalja u tranziciji, Atlanti, broj 17, nmr. 1, Trieste, 2007., 287-295.
6 Opirnije o arhivskom zakonodavstvu dejtonske Bosne i Hercegovine vidi: Zoran Maki,
Zatita kulturnih dobara, komentari i objanjenja propisa Republike Srpske, Banja Luka, 2003.; Zoran
S. Maki, Kancelarijsko poslovanje, prirunik za neupuene ili podsjetnik za upuene, Banja Luka,
143
Privatna arhivska graa u Bosni i Hercegovini
U Zakonu o arhivskoj grai i Arhivu Bosne i Hercegovine
7
, donijetom 2001.
godine, pitanja privatne arhivske grae dobila su odgovarajue mjesto i znaaj,
u mnogo emu odreeniji i kompletniji od prethodnog prijeratnog Zakona. Tako
se u l. 2 ovog Zakona utvruje: Arhivska i registraturna graa zatiena je bez
obzira na to u ijem je vlasnitvu ili posjedu, te da li je registrirana ili evidentirana.
Ovim je briga o zatiti privatne arhivske grae stavljena u istu ravan sa brigom o
zatiti javne grae. Potom je u Zakonu posebno tretirana javna arhivska graa
(poglavlje II, lanovi 5 do 20), a posebno privatna arhivska graa (poglavlje III,
lanovi 21 do 29). Prvo je data defnicija pojma arhivske grae u l. 21 Zakona koja
glasi: Privatnom arhivskom graom smatra se arhivska graa nastala djelovanjem
pravnih i fzikih lica, ukoliko nije nastala tokom obavljanja javnih ovlaenja
ili tokom obavljanja javne slube i ako nije u drutvenom vlasnitvu. Potom je
utvrena obaveza i pravo Arhiva BiH da u dogovoru sa entitetskom arhivima,
utvruje popis pravnih osoba imaoca arhivske grae u privatnom vlasnitvu, za koju
po svojoj strunoj ocjeni utvrdi da je od interesa za dravu(l. 22 Zakona). u istom
lanu je utvreno da nadleni arhiv vodi registar vlasnika privatne arhivske grae
sa osnovnim podacima o imaocu grae. Ova vana odredba odnosi se ne samo na
Arhiv Bosne i Hercegovine, ve i na sve druge javne arhive u Bosni i Hercegovini,
to je od ogromnog znaaja za pravilan i ujednaen tretman privatne arhivske grae
na podruju cijele drave.
Zakonom je utvreno da se na stvaraoce i imaoce privatne arhivske
grae primjenjuju odredbe ovog zakona (l. 24), te pravo i obaveza Arhiva BiH
inspekcijskog nadzora nad arhivskom graom u privatnom vlasnitvu (l. 23), pri
emu se oito misli na privatnu arhivsku grau od interesa za dravu. Potom su
utvrene i prilino jasno formulirane obaveze koje imaju imaoci privatne arhivske
grae i nadleni arhivi na planu njenog uvanja, zatite, korienja, otkupa i iznoenja
u inostranstvo (lanovi 25, 26, 27, 28 i 29 Zakona). Ovim zakonskim odreenjima je
uinjen pokuaj nominalnog izjednaavanja statusa privatne i javne arhivske grae,
te prava i obaveze stvaralaca i imalaca te grae i nadlenosti arhiva. Zakonom je (l.
32) predviena mogunost osnivanja i djelovanja specijalnih i privatnih arhiva na
nain utvren ovim zakonom i drugim propisima.
2005.; Izet aboti, Arhivsko zakonodavstvo na nivou Bosne i Hercegovine, Arhivska praksa, broj 5,
Tuzla, 2002., 1622; Bojan Stojni, Zakon o arhivskoj djelatnosti Republike Srpske, Glasnik arhiva
i AUBiH, broj 41, Sarajevo 2011., 3946; Azem Koar, Arhivska legislativa u Bosni i Hercegovini,
Atlanti, broj 20, Trieste, 2010., 171185; Isti, Harmonizacija arhivskih propisa Bosne i Hercegovine
mogunost ili utopija, Glasnik arhiva i AUBiH, broj 41, Sarajevo, 2012., 5461; Esaf Levi, Arhivsko
zakonodavstvo i status arhiva, Glasnik arhiva i AUBiH, broj 41, 6972; Omer Zuli, Arhivska graa
i arhivsko zakonodavstvo Bosne i Hercegovine, Glasnik arhiva i AUBiH, 111117; Demila eki,
Zakonska regulativa arhivskog poslovanja u Kantonu Sarajevo, Glasnik arhiva i AUBiH, broj 37-38,
Sarajevo, 2007., 3540; Amira ehovi, Arhivsko zakonodavstvo Bosne i Hercegovine od 1990. do
2006. godine, Zbornik radova sa Prvog kongresa arhivista Bosne i Hercegovine, Sarajevo, 2006.,329
338 i dr.
7 Slubeni glasnik BiH, broj 16/01.
144
Prof. dr. Azem KOAR
Odreena nedoreenost je ostala na planu preciziranja vlasnitva grae
nastale u radu graansko-pravnih i fzikih lica, koja moe biti i javna i privatna.
Odredbama l. 21 utvreno je da je privatna arhivska graa sva ona graa koja je
nastala u njihovom radu ukoliko nije nastala tokom obavljanja javnih ovlatenja ili
tokom obavljanja javne slube i ako nije u drutvenom vlasnitvu. Ako se imaju u
vidu odredbe l. 35 Zakona u kojem se konstatuje da Arhiv BiH brine o arhivskoj
grai Bosne i Hercegovine nastaloj do 1992. godine, moguno je zakljuiti da je sva
graa graansko-pravnih i fzikih lica nastala do 1992. godine javna arhivska graa
koju Arhiv BiH (i arhivi) treba da preuzme od imalaca. To bi se, izmeu ostaloga
odnosilo i na grau vjerskih zajednica. Ovo tim prije to se u l. 47 Zakona konstatira
da se graa pravnih i graanskih lica smatra javnim dobrom. Da je u pitanju
odreena nedoreenost Zakona potvruju i odredbe Pravilnika o preuzimanju
arhivske grae u Arhiv BiH
8
u kojem (poglavlje III o preuzimanju arhivske grae
od graansko-pravnih i fzikih lica privatna arhivska graa) nije utvrena
obaveza Arhiva da preuzme ovu vrstu grae nastalu prije 1992. godine. Dakle, ta
sve spada u javnu a ta u privatnu arhivsku grau graansko-pravnih i fzikih
lica nije Zakonom i podzakonskim aktima cjelovito i nedvosmisleno razjanjeno,
to u praktinoj primjeni ovih propisa dovodi do odreene konfuzije. Posebno je
problematina odredba o ovoj grai koju treba smatrati drutvenim vlasnitvom.
Vjerovatno je ovaj termin ostao kao recidiv socijalistike arhivske i pravne
terminologije.
9
Zakonom je, takoar, nedovoljno jasno dato odreenje arhivske grae
privatiziranih javnih preduzea, mada se moe zakljuiti da ova graa zadrava
status javne arhivske grae. Zakonom je (lan 8) ureeno pitanje predaje arhivske
grae ukinutog dravnog organa vlasti, javnih ustanova i preduzea koja se
predaje pravnom slijedniku ili nadlenom arhivu, to se implicite ne odnosi samo
na privatizirana preduzea. Znatno su za ovu grau jasnije odredbe l. 48 Zakona
u kojima se konstatira: Preduzea i ustanove nastale privatizacijom, koje su do
privatizacije bile drutveno, odnosno dravno vlasnitvo, arhivsku grau koju su
preuzele privatizacijom, a potrebna im je u obavljanju njihove osnovne djelatnosti,
mogu zadrati najdue 10 godina nakon isteka kalendarske godine u kojoj je izvrena
privatizacija, ili dok se po zakonu ne steknu uslovi za preuzimanje u arhiv. Oba
ova lana Zakona se vie odnose na postupanje sa ovom vrstom grae, a znatno
manje na karakter vlasnitva, mada smo skloni konstataciji da se u smislu odredaba
citiranog lana 48 Zakona, arhivska graa javnih preduzea (u drutvenoj svojini)
treba smatrati javnom arhivskom graom.
10
8 Slubeni glasnik BiH, broj 10/03.
9 U Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima Republike Hrvatske (Narodne novine broj 105/97,
64/00, 65/09 i 144/12) se, u lanu 29, umjesto ovog koristi termin dravno vlasnitvo.
10 Priblina ovim su i stajalita dr. sc. Izeta abotia iznijeta u prilogu Neke karakteristike stanja
zatite arhivske grae privatiziranih pravnih subjekata u Bosni i Hercegovini, Glasnik arhiva i AUBiH,
broj 37-38, Sarajevo, 2007., 163.
145
Privatna arhivska graa u Bosni i Hercegovini
Sline odredbe o privatnoj arhivskoj grai sadre i entitetski arhivski zakoni:
Zakon o arhivskoj grai Federacije Bosne i Hercegovine
11
i Zakon o arhivskoj
djelatnosti Republike Srpske
12
. Federalni arhivski zakon za privatnu arhivsku grau
koristi termin udruenja graana i druga pravna i fzika lica, a zakon Republike
Srpske privatna preduzea, graansko-pravna i fzika lica. Iako su mnoge
odredbe o privatnoj grai gotovo identine odredbama iz Zakona na nivou Bosne
i Hercegovine, ipak se one ne tretiraju u posebnom poglavlju o privatnoj arhivskoj
grai kako je to sluaj sa ovim Zakonom, te se i sa toga aspekta moe konstatirati da
po svojoj cjelovitosti ipak nisu na razini odredaba iz dravnog zakona.
Zakon o arhivskoj djelatnosti Tuzlanskog kantona
13
i Zakon o izmjenama i
dopunama Zakona o arhivskoj djelatnosti
14
tretiraju pitanja ophoenja sa privatnom
arhivskom graom na podruju Kantona na prilino obuhvatan i cjelovit nain, neto
slino odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima Republike Hrvatske
15
koji
se ve nekoliko godina nalazio u primjeni. Vjerovatno je ovaj zakon koriten i pri
izradi Zakona o arhivskoj grai i Arhivu Bosne i Hercegovine, koji je donijet godinu
dana iza tuzlanskog zakona. Od posebnog je znaaja to to je Arhivu, u vezi sa
privatnom arhivskom graom, u ovom Zakonu data obaveza da utvruje popis
imalaca arhivske grae u privatnom vlasnitvu (l. 31), te to se privatna arhivska
graa upisuje u Registar vlasnika privatne arhivske grae koji vodi Arhiv (l.
32). Ono to bi se moglo smatrati nedostatkom konzistentnosti tretmana privatne
arhivske grae u ovom Zakonu je injenica da se u lanu 38 meu evidencijama
koje Arhiv vodi ne navodi implicite Registar vlasnika privatne arhivske grae, mada
je na kraju ovog lana Zakona utvrena konstatacija da blii propis o voenju
registara i evidencija donosi ministar za obrazovanje, nauku, kulturu i sport u
Vladi TK. U Zakonu o izmjenama i dopunama Zakona o arhivskoj djelatnosti TK
(l. 33a), utvrena je obaveza imalaca privatne arhivske grae u digitalnom obliku
da dostavljaju Arhivu podatke o nainu i postupku njene zatite, kako je to u
osnovnom tekstu Zakona utvreno za ovu vrstu grae u izvornom obliku.
Potrebno je istai da o predaji arhivske grae privatiziranih subjekata
najpreciznije odredbe sadri l. 73 Zakona o arhivskoj djelatnosti TK, koji glasi:
ustanove, privatna drutva i druga lica nastala privatizacijom, koja su bila dravno
odnosno drutveno vlasnitvo, te vjerske zajednice i druga graansko-pravna i
fzika lica kao imaoci arhivske i registraturne grae na podruju Kantona, duni su
predati Arhivu grau u roku od godinu dana od stupanja na snagu ovog Zakona, osim
onog dijela grae koji im je neophodan za tekue poslovanje odnosno obavljanje
djelatnosti, to se utvruje posebnim zapisnikom. Dakle, Zakonom o arhivskoj
grai i Arhivu BiH se ne utvruje vrijeme predaje grae privatiziranih preduzea
11 Slubene novine Federacije BiH, broj 45/2002.
12 Slubeni glasnik Republike Srpske, broj35/99 i 9/00.
13 Slubene novine Tuzlanskog kantona, broj 15/00
14 Slubene novine Tuzlanskog kantona, broj 13/11.
15 Prvobitni tekst ovog Zakona objavljen je u Narodnim novinama, broj 105/97, a dopune u
brojevima 64/00, 65/09 i 144/12.
146
Prof. dr. Azem KOAR
pravnom slijedniku, ve se odreuje vrijeme od deset godina za predaju onog dijela
grae koji je potreban za potrebe poslovanja, dok se u Zakonu o arhivskoj djelatnosti
TK, rok za predaju te (ali, to je takoer veoma znaajno, i grae vjerskih zajednica
i drugih graansko-pravnih i fzikih lica) ograniava na godinu dana, odnosno za
dio koji je potreban za poslovanje prema sporazumu Arhiva i imaoca. Kako e se iz
kasnije naznaenih podataka vidjeti, ove odredbe nisu imale odgovarajuu primjenu
na planu preuzimanja ove arhivske grae.
Naprijed naznaeno upuuje na zakljuak da je i u arhivskim propisima na
kantonalnom nivou posveena znaajna panja pitanjima ophoenja sa privatnom
arhivskom graom, mada treba istai da svi kantonalni propisi po ovom pitanju nisu
na razini propisa Tuzlanskog kantona, odnosno ne slijede odredbe aktuelnog Zakona
o arhivskoj grai i Arhivu Bosne i Hercegovine, tako da je neharmoniziranost
arhivskih propisa na podruju Bosne i Hercegovine i po ovom pitanju evidentna.
16
Privatna arhivska graa u arhivima Bosne i Hercegovine
O razmjerama preuzimanja privatne arhivske grae u arhivima Bosne i
Hercegovine, nema tanih pokazatelja. uglavnom je samo javna arhivska graa
preuzimana po slubenoj dunosti, dok je privatna arhivska graa, u koju je dugo
vremena jedino ubrajana graa porodinih i linih fondova, preuzimana putem
poklona i otkupa. Institucija depozita je takoer koritena vie za privatnu nego za
javnu arhivsku grau. Graa vjerskih organizacija je podvoena pod pojam grae
graansko-pravnih lica.
17
Praksa bosanskohercegovakih arhiva je bila da otkupljuju privatnu arhivsku
grau, koju su potom arhivistiki oblikovali u porodine i line arhivske fondove i
zbirke. Pri tome se nisu rukovodili ujednaenom praksom da li se radi o fondu ili
o zbirki, tako da ovo pitanje podlijee obaveznoj revalorizaciji na bazi prethodno
utvrenih jedinstvenih strunih kriterija. Dogaalo se i to da se javna graa u posjedu
fzikih lica nudi arhivima na otkup. Neki arhivi su takvu grau odbili da otkupe
18
,
dok su drugi bezuspjeno pokuavali da ponuau dokau svoje pravo na nju.
19
Arhivi su najee vodili Knjige otkupa i poklona arhivske grae, kao neku
vrstu ulaznog registra. O pisanoj ponudi vlasnika grae, u pravilu su odluivale za
otkup posebno formirane komisije arhivista, a osnivai i fnansijeri arhiva su za te
potrebe dodjeljivali namjenska sredstva.
20
16 Azem Koar, Harmonizacija arhivskih propisa - mogunost ili utopija, Glasnik arhiva i AUBiH,
broj 41, Tuzla, 2012, 5461.
17 Andrej Rodinis, O privatnoj arhivskoj grai (s osvrtom na otkupe i poklone u Arhivu Bosne i
Hercegovine), Glasnik arhiva i AUBiH, broj 37-38, Sarajevo, 2007., 173.
18 Primjer ponude arhivske grae tzv. Crnog kabineta (ustvari povjerljivih spisa Zemaljske vlade u
Sarajevu), vie o tome vidi: A. Rodinis, O privatnoj arhivskoj grai, 175.
19 Na podruju djelovanja Arhiva Tuzla je takva rasprava, u koju su ukljuivani i elnici opinskih
organa vlasti, bezuspjeno voena sa nekoliko kolekcionara (vlasnika) arhivskih dokumenata.
20 To je bila praksa svih arhiva, kako Arhiva BiH, tako i regionalnih arhiva. O otkupu privatne
arhivske grae u Arhivu BiH vie vidi: A. Rodinis, O privatnoj arhivskoj grai, 173177.
147
Privatna arhivska graa u Bosni i Hercegovini
Na osnovu podataka koje donose pregledi arhivskih fondova i zbirki u
arhivima Bosne i Hercegovine, a koji su vreni 1979. godine, zatim 1990. te 2005.
godine, mogue je okvirno ptatiti dinamiku priliva fondova i zbirki koji po svojoj
strukturi, u cjelosti ili dijelom, sadre privatnu arhivsku grau, a oznaeni su kao :
Vjerske organizacije, Privatni i lini fondovi, Zbirke i Ostalo.
Prema objavljenim istraivanjima iz 1979. i 2005. godine, koja donose
fragmentarne podatke, podaci o ovoj vrsti preuzete arhivske grae su sljedei:
- Vjerske organizacije: 1979. = 20 arhivskih fondova i zbirki a 2005. = 21,
to znai da je u razdoblju od 25 godina preuzet samo jedan fond ove
grae;
- Porodini i lini fondovi: 1979. = 43 a 2005. = 106, tj. novopreuzetih je
63 fonda i zbirke;
- Zbirke: 1979. = 57 a 2005. = 127, tj. novopreuzetih je 70 zbirki;
- Ostalo: 1979. nisu evidentirani fondovi i zbirke u okviru ovog naslova, a
2005. godine ih je 50, to znai da je sva ta graa preuzeta u razdoblju od
25 godina.
21
Iz prednjih podataka je oito da u socijalistikoj Bosni i Hercegovini, iz
razloga o kojima je naprijed bilo rijei, privatnoj arhivskoj grai kako god da je
nazivana, nije pridavan odgovarajui znaaj, kako po pitanju evidentiranja i zatite
tako i na njenom preuzimanju u arhive. Znaajno poveanje u arhive preuzetih
arhivskih fondova i zbirki privatne arhivske grae u postratnom (tranzicijskom)
periodu, ukazuje da se osim nominalno u arhivskim propisima utvrenih kvalitativno
novih obaveza arhiva prema ovoj vrsti grae, otilo naprijed i u njihovoj primjeni.
To posebno potvruju podaci o 63 preuzeta privatna i lina arhivska fonda i zbirke,
jer oni ine isto privatnu arhivsku grau. Tako je npr. prvi preuzeti arhivski fond
u novoosnovanom Arhivu Federacije BiH bio privatni fond Branko Mikuli.
22

Meutim, bez posebne analize onoga to je preuzeto u okviru oznake Zbirke, a
posebno pod oznakom Ostalo, ne bi se mogli generalizirati podaci o cjelokupno
preuzetoj privatnoj arhivskoj grai. To ostaje u zadatak posebnog arhivistikog
istraivanja.
Evidentno je, pak, da se preuzeta arhivska graa Vjerskih organizacija
gotovo u cjelosti odnosi na stariju arhivsku grau nastalu prije 1945. godine, koja
je po svim arhivskim propisima trebala biti u cjelosti preuzeta u arhive. Nerijeen
status arhivske grae vjerskih zajednica u arhivskim propisima socijalistikog
zakonodavstva (kao graa graansko-pravnih lica) bitno je utjecao na odnose
izmeu arhiva i vjerskih organizacija, to je za posljedicu imalo zadravanje
21 Podaci za 1979. godinu crpljeni su iz publikacije Arhivski fondovi i zbirke u SFRJ, SR Bosna i
Hercegovina, Beograd, 1981. a za 2005. godinu iz priloga: Azem Koar, Arhivski fondovi i zbirke
u arhivima Bosne i Hercegovine, Zbornik radova sa Prvog kongresa arhivista Bosne i Hercegovine,
Sarajevo, 2006., 3952.
22 Amira ehovi, Osnivanje i rad Arhiva Federacije, Glasnik arhiva i AUBiH, broj 37-38,
Sarajevo, 2007., 135.
148
Prof. dr. Azem KOAR
postojeeg stanja.
23
Ni neto jasnije odreenje ove vrste grae, tanije dijela ove
grae, u arhivskom zakonodavstvu dejtonske Bosne i Hercegovine, a u smjeru
njenog tretiranja prevashodno kao privatne arhivske grae koja treba da bude briga
specijalnih i/ili privatnih arhiva, nije pokrenuto njeno preuzimanje u arhive, pa ni
onog dijela koji se moe smatrati javnom arhivskom graom. Arhivi ne insistiraju
na preuzimanju ove grae, ak ni u sredinama u kojima su im propisi prilino jasno
utvrdili tu obavezu. To je donekle i opravdano, sobzirom na injenicu da je kroz neke
druge propise
24
iskazano drutveno opredjeljenje da vjerske zajednice formiraju
svoje specijalne arhive. I ovo je jedno od znaajnih arhivskih pitanja koje eka na
cjelovito i struno utemeljeno rjeavanje.
25

Zakljuak
Privatna arhivska graa Bosne i Hercegovine je dugo vremena, pa i danas,
bila i ostala na margini interesiranja drave i drutva, te arhiva i arhivista. Razloga
za takvo stanje je svakako vie. Meu prvima je karakter socijalistikog sistema
u kojem privatno vlasnitvo nije imalo odgovarajui tretman u drutvu, posebno
ne u komparaciji sa dravnim odnosno drutvenim vlasnitvom, to se razumljivo
prenosilo i na odnos prema privatnoj arhivskoj grai. Terminoloke nedoreenosti
iz arhivskih propisa socijalistike etape razvoja Bosne i Hercegovine, ostavile su
traga na pragmatine tokove, to je za posljedicu imalo neadekvatno preuzimanje u
arhive privatne arhivske grae kako god da je nominalno nazivana, a to potvruju
fragmentarni podaci iz 1979. godine.
Neto je nominalno drugaije stanje statusa, zakonskog tretmana i
preuzimanja privatne arhivske grae iz tranzicijskog razdoblja Bosne i Hercegovine
poev od 1990. godine. u novonastalim arhivskim propisima je pitanjima privatne
arhivske grae posveeno znatno vie panje, izuzimajui donekle grau vjerskih
zajednica. Ona je u nekim arhivskim propisima jasno odreena, kao to su i prilino
jasno utvrene obaveze u ophoenju od strane njenih stvaralaca i imalaca i nadlenih
arhiva. To je doprinijelo i promjeni odnosa prema ovoj vrsti grae, to se, izmeu
ostaloga, moe pratiti prema podacima o intenziviranom preuzimanju ove grae,
opet sa izuzetkom grae vjerskih zajednica. Tako su prema okvirnim podacima iz
2005. godine u arhive preuzete znatno vee koliine ove grae. Dakle, sistemske
promjene su donijele novi okvir shvatanja znaaja privatne arhivske grae.
23 Vie o odnosima arhiva i vjerskih zajednica u Bosni i Hercegovini vidi: Azem Koar, Arhivistika
u teoriji i praksi, Knjiga 3, Tuzla, 2011., 167182.
24 Radi se, izmeu ostaloga o Zakonu o slobodi vjere i pravnom poloaju crkve i vjerskih zajednica
u Bosni i Hercegovini, Slubeni glasnik BiH, broj 5/04 i dr.
25 Prema podacima iz naznaene publikacije Arhivski fondovi i zbirke u SFRJ, SR Bosna i
Hercegovina, Beograd, 1981. (str. 65, 75, 92, 93, 140), do 1979. godine u arhivima Bosne i Hercegovine
je bilo 11 arhivskih fondova i zbirki Vjerskih zajednica, ukupne koliine 18,8 metara dunih arhivske
grae, to ini svega 0,6% do tada preuzetih fondova i zbirki, odnosno oko 1% u arhivima pohranjenog
arhivskog fonda. Izuzimajui Hrvatsku i Sloveniju slino stanje je bilo i u ostalim republikama bive
SFR Jugoslavije.
149
Privatna arhivska graa u Bosni i Hercegovini
Meutim, sve to je do sada uinjeno na planu pravilnog shvatanja znaaja
privatne arhivske grae, koje je svakim danom sve vie (privatizacija preduzea,
promjena vlasnikih odnosa u drutvu i sl.), ne zadovoljava potrebe ni drutva ni
arhivske struke. Na drutvu je, tanije na organima dravne vlasti, da stvori uvjete
za osnivanje kvalitetnih specijalnih i privatnih arhiva koji bi se dominantno bavili
pitanjima privatne arhivske grae, dok to danas javni arhivi, iz razliitih razloga,
ine samo sporadino. ukoliko bi, pak, dugorono briga o privatnoj arhivskoj grai
ostala u nadlenosti javnih arhiva, tj. arhiva opeg tipa, bilo bi neophodno izvriti
radikalne promjene, poevi od unapreenja arhivske prakse u primjeni postojeih
zakonskih odreenja, preko unapreenja odredaba arhivskog zakonodavstva, zatim
rjeavanja strunih pitanja kategorizacije i valorizacije ove grae, oblikovanja
u fondovske cjeline, sve do prostornih, kadrovskih i informatikih rjeenja. Za
postojee kapacitete javnih arhiva u Bosni i Hercegovini to je prezahtjevno i u
dogledno vrijeme nerjeivo pitanje.
Conclusion
Private archives of Bosnia and Herzegovina were for a long time, and
even today, was and remained on the margins of interest of the state and society,
as well as archives and archivists. The reasons for this situation is certainly more.
Among the frst character of the socialist system in which private property did
not have adequate treatment in society, especially in comparison with the state or
social property, which is understandable passed and the attitude to private archives.
Terminological vagueness of archival regulations socialist stage of development of
Bosnia and Herzegovina, have left their mark on pragmatic fows, which resulted
in inadequate taking over of archival material of private archives whatever that is
nominally referred to, which is confrmed by fragmentary data from the 1979.
Something is nominally different state status, the legal treatment and taking
private archives of the transitional period Bosnia and Herzegovina - ranging from
1990. under the new regulations, the archival issues of private archives devoted
considerably more attention, with the exception of material somewhat religious
communities. It is in some archival regulations clearly defned, as are pretty clearly
defned responsibilities in dealing by its creators and holders and relevant archives.
It has contributed to the change in attitude towards this type of material, which,
among other things, can be traced to data intensive downloading this material, again
with the exception of items of religious communities. Thus, according to data from
the framework of 2005 in the archives taken much larger amounts of material. Thus,
systemic changes have brought a new framework of understanding the importance
of private archives.
However, all that has been done in terms of the proper understanding of the
importance of private archives, which is every day more and more (the privatization
150
Prof. dr. Azem KOAR
of the company, changes in ownership in the company, etc.), does not meet the needs
of either the company or the archival profession. On society is precisely the organs
of state power, to create conditions for the establishment of high-quality specialty
and private archives which are predominantly engaged in matters of private archives,
and archives to the public today, for various reasons, are only sporadically. Should,
however, long-term care on the private archives remained under the jurisdiction of
public archives, ie archives of general type, it would be necessary to make radical
changes, starting with the promotion of archival practice in the application of
existing legal constraints, by improving the provisions of archival legislation, then
solving technical issues of categorization and evaluation of the material, forming the
fund units, until physical, personnel and IT solutions. For existing capacity of public
archives in Bosnia and Herzegovina it is overwhelming at times, and in due course
unresolvable issue.
151
Darko RUBI
Dravni arhiv u Zagrebu
OBRAZOVANJE DJELATNIKA U PISMOHRANAMA
ISKUSTVA HRVATSKIH ARHIVISTA
Abstrakt: U lanku su iznesene spoznaje hrvatskih arhivista tijekom
obrazovanja djelatnika u pismohranama. Prikazan je razvoj obrazovanja djelatnika
u pismohranama (registraturama) te rezultati u pogledu primarne zatite i
preuzimanja gradiva u arhiv.
Kljune rijei: Vanjska sluba, registratura, pismohrana, arhiv, obrazovanje,
klasifkacija, sreivanje, vrednovanje, dostupnost, primarna zatita.
Abstract: This article presents fndings of Croatian archivists during
training for employees in the archives. The development of education professionals
in the archives (registries) and the results in terms of primary care and taking the
material in the archives.
Keywords: Foreign Service, registry, archives, education, classifcation,
sorting, valuation, availability, primary care.
Uvod
u Republici Hrvatskoj ne postoji redovno obrazovanje za djelatnike u
pismohranama. Iskustva i spoznaje se odnose prvenstveno na njihovo dopunsko
obrazovanje.
Ipak moramo spomenuti da je bilo pokuaja redovitog kolovanja ( u okviru
drutveno-jezinog smjera srednjeg kolstva), pa je u pojedinim kolama uveden
predmet Arhivistika, ali se ona nakon kratkog vremena spojila sa drugim drutvenim
predmetima, te se na kraju potpuno izgubila.
Budui da je trebalo zatititi pisanu batinu i potivati obveze koje proizlaze
iz Zakona
1
, (stvaratelji i imatelji javnog arhivskog gradiva duni su ga predati
nadlenom arhivu u izvorniku, sreeno, oznaeno, popisano, u zaokruenim
cjelinama te tehniki opremljeno), arhivskoj slubi nije preostalo nita drugo nego
samostalno organizirati dopunsko obrazovanje. Logika je bila jasna, na taj nain
arhivska sluba ostvarila bi prvi dio zatite arhivskog gradiva i omoguila njegovo
preuzimanje, to predstavlja primarnu zatitu.
1 Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, Narodne novine, br. 105/97.
152
Darko RUBI
u Hrvatskoj je ve krajem 19. stoljea jasno naglaena povezanost
pismohrane (registrature) i arhiva. Meutim, ona je praktino zaivjela tek nakon
1945. godine ustrojem Slube zatite arhivskog gradiva izvan arhiva ili popularno
nazvane Vanjske slube.
u svijetu se suradnja stvaratelja i arhiva manifestirala kroz razliite oblike
(npr. u Francuskoj misije arhivista, jedinstveni sveuilini programi za arhiviste i
djelatnike u pismohranama, records manager i slino).
Jedini kontinuirani oblik edukacije djelatnika u pismohranama, na podruju
RH a i ire, obavljale su Vanjske slube, odnosno arhivisti koji su radili na zatiti
arhivskog gradiva izvan arhiva.
Koliko god gledali sa sumnjom na ovakav oblik obrazovanja djelatnika u
pismohranama, moramo odati priznanje naim kolegama, uvarima pisane batine,
jer bez njihova rada i na dananji bio bi mnogo siromaniji.
Osim ovog oblika edukacije, odravani su i povremeni teajevi, iji je
naglasak bio na savladavanju uredskog poslovanja. Jedan od prvih takvih teajeva
organiziran je 1961. godine s djelatnicima pisarnice Sabora RH
2
. Kasnije se teaj
proiruje na teme arhivsko zakonodavstvo, te na sreivanje, odabiranje i izluivanje
registraturnog gradiva.
Prvi takav proireni teaj odran je 1982. godine u organizacije Arhiva
Hrvatske, dananjeg Hrvatskog dravnog arhiva, za radnike u registraturama
organa i organizacija uprave sa zagrebakog podruja. Nakon toga odrani su slini
teajevi 1984. godine u Povijesnom arhivu u Zagrebu i Sisku. Pored navedenih,
bilo je organizirano jo nekoliko teajeva koji su prethodili donoenju Pravilnika o
obrazovanju djelatnika izvan arhiva.
Pratei arhivistiku literaturu moe se zamjetiti da nije bilo planskog i
kontinuiranog odravanja takvih teajeva, meutim, vidljivo je poveanje broja
tema koje se tretiraju na predavanjima.
Tri etape obrazovanja djelatnika u pismohranama
Razvoj obrazovanja djelatnika u pismohranama moe se, u periodu 1945.-
2012., podijeliti u tri vremenska razdoblja:
1. Prvo razdoblje kree od 1945. godine do kraja sedamdesetih godina
prolog stoljea, gdje je tema teaja iskljuivo kancelarijsko poslovanje,
a kao nain djelovanja koriteni su jedino savjeti i upute vanjske arhivske
slube;
2. Poetkom osamdesetih organiziraju se prvi specijalistiki seminari za
djelatnike u pismohranama, a program se proiruje na sve relevantne
teme iz arhivistike:
2 O tome je pisao S. Bai u tekstu Seminar o kancelarijskom poslovanju sa slubenicima
pisarnica, Arhivski vjesnik, god. IV-V, Zagreb1961.-1962., str. 397.-405.
153
Obrazovanje djelatnika u pismohranama-iskustva hrvatskih arhivista
3. Tree razdoblje obrazovanja poinje 1988. godine nakon donoenja
Pravilnika o polaganju ispita o strunoj osposobljenosti radnika za
zadatke i poslove zatite arhivske i registraturne grae izvan arhiva.
Godine 2004. doneen je novi Pravilnik o strunom usavravanju i
provjeri strune osposobljenosti djelatnika u pismohranama. Time je
uvedena i pravna regulativa - obveza polaganja ispita.
u prva dva razdoblja obrazovanje je imalo fakultativni karakter, dok tree
pretpostavlja i obvezu polaganja ispita. u treem razdoblju program je bio jasno
odreen, a sa Pravilnikom iz 2004. godine program je proiren, propisana literatura,
odreeni uvjeti i utemeljeno Povjerenstvo (Komisija) za ispite.
Program ispita obuhvaa:
- propise i norme koje se odnose na uredsko poslovanje, zatitu, obradu i
dostupnost gradiva,
- klasifkaciju, organizaciju, sreivanje i popisivanje gradiva,
- zatitu i uvanje gradiva,
- zatitu i upravljanje elektronikim zapisima,
- vrednovanje, izluivanje i predaju gradiva,
- zatitu i uvanje gradiva.
Program ispita prema Pravilniku iz 2004. godine preciznije predvia slijedee:
1. Klasifkacija, organizacija, sreivanje i popisivanje gradiva,
3
- svrha klasifkacije i klasifkacijski sustav u upravljanju dokumentacijom,
izrada i primjena klasifkacijskog sustava u organizaciji dokumentacije
upravnih tijela i javnih ustanova,
- vrste dokumentacije u upravi i javnim slubama, oblikovanje i
organizacija jedinica dokumentacije, dokument, predmet, dosije, serija,
- uredske evidencije: oblik, sadraj i nain voenja,
- postupci u rukovanju i obradi dokumentacije, praenje kretanja i obrade
dokumentacije, oznaavanje jedinica dokumentacije.
2. Zatita i uvanje gradiva
- svrha zatite, vrste i svojstva (fzikalna i kemijska) gradiva, vrste i
uzronici oteivanja i propadanja, procjena ugroenosti i faktori rizika
od nastupanja oteenja,
- preventivna zatita gradiva, uvjeti smjetaja i uvanja, uloga zgrade u
zatiti gradiva, organizacija spreminog prostora, oprema i ureenje
spremita, zatitna sredstva i postupci, zatita gradiva u koritenju,
- tehniko opremanje i odlaganje jedinica gradiva,
3 Pravilnik o strunom usavravanju i provjeri strune osposobljenosti djelatnika u pismohranama,
Narodne novine, br. 93/2004.
154
Darko RUBI
- sigurnosno i zatitno snimanje, zatita gradiva u sluaju rata, elementarnih
nepogoda i nesrea,
- vrste, osnovna svojstva, zatita i uvanje audiovizualnih i elektronikih
zapisa, nain tehnikog opremanja i odlaganja, zatita integriteta
elektronikih zapisa.
3. Vrednovanje, izluivanje i predaja gradiva
- svrha vrednovanja gradiva, metodologija i postupci u vrednovanju,
propisi o vrednovanju gradiva u Republici Hrvatskoj, utvrivanje
vrijednosti i rokova uvanja, izrada i primjena popisa gradiva s rokovima
uvanja,
- postupak izluivanja i unitavanja izluenog gradiva, dokumentacija o
izluivanju i unitenju gradiva,
- obveze i rokovi predaje gradiva nadlenom arhivu, postupak predaje
gradiva i dokumentacije o predaji gradiva, postupanje s gradivom u
sluaju prestanka djelatnosti i prijenosa nadlenosti na drugo tijelo.
Kao novina u ovom Pravilniku propisana je i ispitna literatura koja se sastoji od:
1. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (Narodne novine, br. 105/97.),
2. Zakon o pravu na pristup informacijama (Narodne novine, br. 172/03.),
3. Zakon o zatiti osobnih podataka (Narodne novine, br. 103/03.),
4. Pravilnik o zatiti i uvanju arhivskog gradiva izvan arhiva (Narodne
novine, br. 63/04.),
5. Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja arhivskog
gradiva (Narodne novine, br. 90/02.),
6. Pravilnik o predaji gradiva arhivima (Narodne novine, br. 90/02.),
7. uredba o uredskom poslovanju (Narodne novine, br. 38/87. i 42/88.),
8. uputstvo za izvrenje uredbe o uredskom poslovanju (Narodne
novine, br. 49/87. i 38/88.),
9. Pravilnik o jedinstvenim klasifkacijskim i brojanim oznakama
stvaralaca i primalaca akata (Narodne novine, br. 38/88.),
10. HRN ISO 15489 upravljanje spisima
11. Duranti, Luciana, Arhivski zapisi: Teorija i praksa, Zagreb 2000.
Osim navedenog, arhivima je preporueno da odravaju pripremne teajeve
za polaznike po ovom programu.
Danas je u ovaj program ukljuena i nova Uredba o uredskom poslovanju
a tiskana je od strane Hrvatskog dravnog arhiva i udbenik za djelatnike u
pismohranama. Moemo rei obavljene su sve predradnje da bi edukacija bila
uspjena. u diskusijama se esto postavljalo pitanje tko e obaviti edukaciju? Da
li imamo dovoljno kvalitetnog kadra u svakom arhivu i ako ne, kako realizirati
projekt dodatnog obrazovanja djelatnika u pismohranama? Bila su dva prijedloga,
155
Obrazovanje djelatnika u pismohranama-iskustva hrvatskih arhivista
jedan je nudio centralizirano obrazovanje (jedan struni tim koji bi obavljao
edukaciju na podruju cijele Republike Hrvatske), dok je drugi prijedlog zalagao
za decentralizaciju obrazovanja (svaki arhiv na svom podruju sa svojim strunim
kadrom, obavlja edukaciju po zajednikom programu).
Odgovore na postavljena pitanja tko, kako i gdje, dala je praksa u okviru
doneenih propisa. Danas svaki arhiv odrava pripremne teajeve po zajednikom
programu, a gdje nema kompetentnog strunjaka, angairaju se kolege iz drugih
arhiva. Na razini drave osnovano je Povjerenstvo za struni ispit za zatitu i obradu
arhivskog i registraturnog gradiva.
Svakako je potrebno istaknuti, da je danas u Republici Hrvatskoj pokrenut
i novi program obrazovanja, koji podrazumijeva osnovni i napredni program
osposobljavanja i strunog usavravanja, namijenjen osobama koje rade u uredskom
poslovanju, dokumentacijskim slubama ili sudjeluju u obradi i zatiti poslovne ili
slubene dokumentacije. Ovaj projekt zapoeo je sa djelovanjem 2012. godine u
Hrvatskom dravnom arhivu.
Ovakav nain rada pokazao se vrlo uinkovit i poluio je vrlo dobre rezultate
u zatiti pisane batine i kulturnog naslijea uope.

Zakljuak
Promatrajui obrazovanje djelatnika u pismohranama u zadnjih pedesetak
godina moemo zakljuiti da su uinjeni ogromni koraci u primarnoj zatiti pisane
batine. Znaajan pomak uinjen je 1988. godine donoenjem Pravilnika o polaganju
ispita o strunoj osposobljenosti radnika na zatiti arhivske i registraturne grae
izvan arhiva, a njegova nova verzija iz 2004. godine napravila je pravu revoluciju
u dodatnom obrazovanju djelatnika u pismohranama (primarnoj zatiti gradiva).
Pravilnik je bio alat kojeg do tada arhivisti nisu imali. Arhivisti su konano imali
pravno uporite koje je omoguilo da poslodavci shvate da je zatita dokumentacije u
njihovom interesu. Da bi zatitili svoje interese morali su zatiti svoju dokumentaciju,
svoje informacije. Najefkasniji nain zatite bila je edukacija vlastitog kadra.
Organizirajui strune seminare, arhivisti su kroz svoja izlaganja podizali svijest o
vanosti posla kojim se bave djelatnici zadueni za pismohrane (arhive, pisarnice)
elektronike informacije i slino. Koliko smo uspjeno prenijeli svoju strunost i
uvjerenost o vanosti uvanja dokumentacije na nae kolegice i kolege na terenu,
toliko je bila i jest uspjena zatita pisane batine u nastajanju.
Kao nepobitnu injenicu, koja potvruje ispravnost dosadanjeg rada, navesti
u nekoliko informacija. Od 1993. do 2012. godine, nakon odsluanog teaja, ispit
je poloilo 2579 kandidata (prema slubenoj evidenciji Hrvatskog dravnog arhiva).
Rezultat toga jest, kategorizirani stvaratelji redovito dostavljaju, nadlenom arhivu,
evidencije o gradivu, u velikom postotku imaju izraene Pravilnike o postupanju sa
dokumentacijom i Popise gradiva (Liste) sa rokovima uvanja, a gradivo se predaje
u arhive uglavnom u sreenom i popisanom stanju.
156
Darko RUBI
Takav rad omoguio je nama arhivistima da podignemu razinu svog strunog
rada, pruimo kvalitetniji proizvod i uslugu naim korisnicima (analitiki inventari,
tematski vodii, dostupnost gradiva, elektronski mediji i dr.).
Na zadatak nije zavren, on je tek poeo i moramo se izboriti za redovito
obrazovanje nas i naih kolegica i kolega na terenu.
Summary

Observing the training of employees in archives (record offces) in the
last ffty years, we can conclude that great steps have been taken in primary care
of written heritage. A signifcant shift was made in 1988., when the Regulation on
the qualifcation examinations of employees on protection of archival and current
records outside the archives were enacted.
The new version of this Regulation (from the year 2004.) created a revolution
in additional education of employees working in archiving (in the primary care of the
records). The Regulation was the tool that archivists did not have, until then.
Archivists fnally had a legal basis which enabled employers to realize that
protection of documentation is in their own interest. In order to protect their own
interests, they had to protect their own documentation, their own information.
The most effcient way of protection was by way of educating their own
staff. By organizing seminars, archivists were, through presentations, raising the
awareness of the importance of work done by employees in charge of the archives
(record offces), registries, electronic information etc.
The success of the protection of written heritage in the making is directly
related to the transference of expertise and conviction of the importance of keeping
documentation from archivists to their colleagues in the feld.
I shall point out some information as an undeniable fact, which confrms
the accuracy of the previous work. From 1993 to 2012, after the attended course,
2579 candidates passed the exam (according to offcial records of Croatian State
Archives). The result is that categorized creators regularly submit to responsible
archival institutions records regarding their documentation. Also, they, to a large
extent, have rules of procedure with documentation and records schedules, and the
documentation is submitted to archival institutions mostly arranged and listed.
Such work has enabled us archivists to raise the level of our work, provide
a higher quality product and service to our clients (analytical inventories, thematic
guides, accessibility, electronic media etc.) Our task is not yet fnished, it has just
begun. We have to struggle for regular education for us and our colleagues in the
feld.
157
Dr. Mateja JERAJ, Arhiv Republike Slovenije
Dr. Jelka MELIK, Arhiv Republike Slovenije
Mag. Aida KORO BABI, Arhiv Republike Slovenije
PUTEVI I RAZILAENJA UVANJA EVROPSKE HISTORIJE
(ARHIVSKA ZAKONODAVSTVA NEKIH OD EVROPSKIH
DRAVA)
Abstrakt: Rad tretira jednu, za arhivistike prilike, neobino vanu
problematiku vezanu za iskustva nekih od evropskih zemalja u uvanju historije.To
uvanje historije (pmenja) u velikoj mjeri zavisi od arhivskog prava, kao vanog
dijela arhivistike. Autori su se u navedenom radu fokusirali na iskustva Holandije,
zemlje koja ima dugu tradiciju, poev od 1888. godine na planu zakonodavnog
ureenja zatite i popisivanja arhivske grae, pri emu je uspostavljeno naelo izvora
i primarnog ureenja. Pored Holandije, autori su predstavili i iskusna ureenja
arhivske struke: Slovake, Finske, vedske i Maarske, pri emu je ukazano na
komponente zakonodavstva i drugih razliitosti u oblasti arhivske djelatnosti.
Kljune rijei: Arhivsko pravo, arhivi, arhivska graa, Holandija, Slovaka,
vedska, Finska, Maarska.
Abstract: This paper deals with one, for archival conditions, unusually
important issues related to the experience of some of the European countries in
keeping history (memory) that largely depends on the archival legislations, as an
important part of the archivistics. The authors in this work focused on the situation
in the Netherlands, a country with a long tradition, starting from the 1888 in the
legislative regulation of protection and inventory of archives, with the established
principle of primary sources and planning. In addition to the Netherlands, the
authors presented experiences of archival profession in Slovakia, Finland, Sweden
and Hungary, where they pointed out the components of the legislation and other
differences in the archival activities.
Keywords: Archival legislation, archives, archival material, Netherlands,
Slovakia, Sweden, Finland, Hungary.
Uvod
Arhivsko pravo je skup pravila i naela koja su po svakom pravnom redu
obavezna za organizaciju arhiva i za rad u njima, a arhivistika je nauka koja to pravo
obrauje.
1

1 Vie o tome: Jelka Melik, Osnove prava i pravne drave, Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana
2011.
158
Dr. Mateja JERAJ, dr. Jelka MELIK, mag. Aida KORO BABI
Arhivsko pravo je s jedne strane dio prava, pravnog reda neke drave, i s
druge strane dio arhivistike, nauke o arhivskoj grai, o arhivima i njihovoj djelatnosti.
Arhivsko pravo kao dio prava
Pravo predstavlja dio drutvenih pravila. ine ga pravila koja ureuju
naroito vanjsko ljudsko ponaanje i postupke, koji su takve prirode da ih drava
moe i mora prisilno urediti. Pravna pravila su znai drutvena pravila koja neke
postupke propisuju, zabranjuju ili dozvoljavaju. Cjelina pravnih pravila, pravnih
propisa i naela koji vae u odreenoj dravno-pravnoj zajednici te u pravnim
relacijama, gdje pravni subjekti ta pravila i naela obino ostvaruju, pravni je red te
drave. Pravni red znai postavljene pravne norme vlasti (pravne propise), takoer i
procese njihovog nastanka, mijenjanja i izvravanja.
Pravo moemo, s obzirom na sadrajnu povezanost drutvenih relacija
koje ga ureuju, podijeliti na vie pravnih disciplina ili grana prava. Tradicionalne
pravne discipline koje su se oblikovale prouavanjem i nastavom prava u Evropi
jesu krivino, civilno, upravno, ustavno, privredno, radno i meunarodno pravo.
upravno pravo je javno pravo koje ureuje ustroj i djelovanje dravne
i javne uprave, njene dunosti i odgovornosti. To je iroka pravna disciplina koja
takoer obuhvata i oblast unutranjih poslova (javni red i mir, sigurnost u saobraaju,
dravljanstvo, line karte, pasoe, strance, politike stranke, drutva i td.), odbranu
drave, privredne i neekonomske djelatnosti (zdravstvo, kolstvo, kulturu i td.),
zatitu okolia, socijalnu sigurnost. To je pravna disciplina koja ureuje rad upravne
grane vlasti, njenu organizaciju, oblasti djelovanja, sredstva koja su im na usluzi,
nain odluivanja te oblike nadzora njenoga djelovanja.
upravno pravo je novija pravna grana koja se pojavila nastajanjem dravne
vlasti, tanije u Francuskoj postankom graanske drave u 18. stoljeu. Francuski
parlament poeo je usvajati zakone, koji su regulisali djelovanje uprave i tako je
postepeno nastalo prvo upravno pravo u Evropi. Francuskoj primjer slijedile su i
druge evropske zemlje, posebno Pruska, kasnije Austrija, Italija i ostale. U Velikoj
Britaniji i anglosaksonskim zemljama openito, upravno pravo razvilo se kasnije,
sredinom 20. stoljea. Ovo pravo je postalo razvijenije - sloenije u drugoj polovini
20. stoljea zbog sve veeg uticaja industrijalizacije, urbanizacije i tehnolokog
razvoja drutva te time povezanim pojavama i problemima (ekologija, migracija),
a takoer zbog nastanka Evropske zajednice koja je uspostavila obiman birokratski
aparat s brojnim ovlastima. Sve vanija uloga upravnog prava, takoer je posljedica
sve jae izraenog zahtjeva za potivanje ljudskih prava i osnovnih dravnih sloboda.
U upravno pravo svrstavamo i arhivsko pravo koje regulie vrednovanje,
uvanje i korienje arhivske grae u dravi. Arhivsko pravo je skup pravila i naela
koja su po pravnom redu obavezna za organizaciju arhiva i rad u njima. Arhivsko
pravo razvija posebna pravila o arhivima. Ono odreuje organizaciju arhiva, odnosno
arhivske mree, nadlenosti arhiva, nain djelovanja arhiva i njihovu unutranju
159
Putevi i razilaenja uvanja evropske historije
organizaciju, odreuje pravna, odnosno fzika lica koja su duna saraivati sa
arhivima, te im uruivati arhivsku grau, propisuje njihove dunosti, oblikuje strune
pravno-obavezne smjernice arhivistike te predvia sankcije za krioce tih odredbi.
Znai, arhivsko pravo je dio pravnog reda neke drave. Pravni red se od
drave do drave razlikuje, zato se i arhivsko pravo pojedinih zemalja meusobno
razlikuje. Razlikuje se upotreba pojmova, nain organizacije arhiva, postupak
odreivanja i preuzimanja, odnosno predaje arhivske grae arhivima, nain uvanja
i uslovi korienja odnosno dostupnosti arhivske grae.
Arhivsko pravo kao dio arhivistike
Arhivsko pravo takoer je dio struke, dio arhivske nauke, pa su zato neka
pravila zajednika. uvijek je i prisutna tendencija jedinstvenim rjeenjima nekih
arhivskih pitanja, odnosno ujednaenju arhivskog prava.
Stvaranje zajednikih rjeenja ouvanja vanih dokumenata i omoguavanja
njihovog korienja povezana je sa poveanim korienjem arhivske grae, kad je
pitanje upravljanja grae postajalo sve vanije. Do kraja devetnaestog stoljea u
prvom je planu bilo prouavanje starijih dokumenata koji su razvrstavani na razliite
naine. Vodstvo u razvoju modernog arhivskog sistema ponovo je preuzela Francuska.
Godine 1841. francusko Ministarstvo unutranjih poslova za opredjeljivanje i
regulisanje departmanskih i komunalnih arhiva trailo je uvaavanje principa
respect des fonds koji je odreivao da se grupe dokumenata nastalih kao posljedica
poslovanja neke institucije tretiraju kao jedinstvene te se shodno tome uvaju. Poslije
1890. godine taj princip rairen je s pruskom doktrinom provenijencije. Pored toga,
zapise je trebalo uvati u primarnoj odnosno, izvornoj formi, te je trebalo potovati
i primarno ureenje, kakvo je razvila i koristila institucija u kojoj su nastali. Oba
naela (naelo izvora i naelo primarnog ureenja) struno su odobrili i postavili
za osnovu Holanani 1898. godine u prvom moderno publikovanom priruniku za
ureivanje i popisivanje arhiva.
I kasnije su nastajala, pa moraju nastajati i danas, zajednika struna
pravila. Struka, koja je vezana za dravni teritorij u biti nije prava struka. Treba se
osloboditi razmiljanja da je arhivistika u prvom redu nacionalna nauka. Time je
poniavamo. Na cilj mora biti da je podignemo iz teritorijalnih ogranienja, da je
ne podrazumijevamo samo kao zbir dravnih i zato na dravni teritorij ogranienih
propisa i naela, ve da u njoj prepoznamo mjerilo za ispravno znanje o zapisima
i postupanje sa dokumentima za cijelu Evropu, za cjelokupno civilizovano
ovjeanstvo.
Nastojanja u smjeru ujedinjenja struke i time i arhivskog prava odnosno
arhivskog zakonodavstva moi e se ostvariti ako najprije prepoznamo i razumijemo
raznolikosti. Danas nam to omoguuju brojni prijevodi arhivskih zakona na engleski
jezik i njihova dostupnost na svjetskom webu. Pogledat emo nekoliko vaeih
arhivskih zakona evropskih drava. Zbog lakeg usporeivanja, za svaku dravu
160
Dr. Mateja JERAJ, dr. Jelka MELIK, mag. Aida KORO BABI
najprije emo navesti oblik vladavine, oblik dravne vlasti, oblik politikog sistema
i oblik dravnog ureenja. Spomenut emo i upravnu podjelu pojedinih zemlja, jer
je to u stvari osnova za organizaciju arhivske slube. u prezentacijama arhivskih
zakona pogledat emo posebno: koji arhivi djeluju u zemlji, nadlenosti i rad tih
arhiva, ko i kako odreuje dokumente koji se uvaju trajno te ope uslove pod kojima
je arhivska graa dostupna korisnicima. u ovom prilogu zaobii emo posebne
specijalne arhive, kao na primjer one koji uvaju ostavtinu nekadanjih sigurnosno-
obavjetajnih slubi, jer su ta pitanja regulisana na drugim mjestima. Iz istih razloga
neemo se posveivati problemima koji nastaju kod arhivske grae na najmodernijim
nosiocima zapisa. Ovim prilogom zapravo emo nastaviti sa pregledom arhivskih
zakona Francuske, Estonije, eke, Danske, Italije i Austrije, koje smo predstavili
na meunarodnoj konferenciji u Radencima ovog proljea.
2

Poinjemo sa domovinom gore spomenutog prirunika za sreivanje i
popisivanje arhiva Holandijom. Zbog njenog posebnog mjesta u historiji arhivistike
ovaj e pregled ureenja arhivske slube biti malo podrobniji i opirniji.
Holandija
Holandija, zvanini naziv Kraljevina Holandija, jedna je od osnivaa Eu
(ve 18. aprila 1951. pristupila je uspostavljenoj Evropskoj zajednici za ugalj i elik,
prethodnici Eu). Kao nekadanja kolonijalna sila ima teritorije u Evropi i Karibima.
Kraljevinu Holandiju sainjavaju etiri meusobno ravnopravne drave: Holandija,
koja se nalazi u sjeverozapadnoj Evropi, Aruba i Curaao (otoci u Malim Antilima)
te Sint Maarten (juni dio otoka u Malim Antilima). Evropska Holandija podijeljena
je na 12 provincija (provincies) koje se dijele na opine (443). Evropskom dijelu
Kraljevine pripadaju i tri posebna regiona (openbaare lichamen), to su takozvani
Otoci BES (Bonaire, Sint Eustatius i Saba). Nalaze se u Karipskom moru i nisu
dio nijedne provincije. Kraljevina Holandija ima 16,4 miliona stanovnika. Glavni
grad drave je Amsterdam, a kralj i vlada imaju sjedite u Haagu. Po obliku
vladavine je ustavna monarhija, po obliku dravne vlasti Holandija je parlamentarna
drava, po obliku politikog sistema demokratina te po obliku dravnog ureenja
unitarna drava.
3
Moemo je odrediti kao decentralizovanu unitarnu dravu, poto
ima dugaku tradiciju lokalne samouprave. Provincije obavljaju i zadatke dravne
uprave na regionalnom, odnosno lokalnom nivou.
4
2 Nina Gostennik (urednica), Zbornik meunarodne konferencije Radenci 2013, Tehnini in
vsebinski problemi klasinega in elektronskega arhiviranja; Pokrajinski arhiv Maribor, 2013. http://
www.pokarh-mb.si/si/s/36/zbornik-mednarodne-konference-radenci-2013.html (10. 5. 2013)
3000 http://sl.wikipedia.org/wiki/Nizozemska, http://europa.eu/about-eu/countries/member-countries/
netherlands/index_sl.htm; http://europa.eu/about-eu/countries/member-countries/netherlands/index_
sl.htm (10. 5. 2013)
4 Goranka Kroelj, Lokalna samouprava na Nizozemskem province in obine, Lex localis, godite
I., br. 3, str. 39, https://www.google.si/search?q=nizozemska%20decentralizirana%20unitarna&ie=utf-
8&oe=utf-8&aq=t&rls=org.mozilla:en-uS:offcial&client=frefox-a&channel=np&source=hp (10. 5.
2013)
161
Putevi i razilaenja uvanja evropske historije
Holandski Nacionalni arhiv (The Nationaal Archief) ima sjedite u Haagu.
Osnovan je 1802. godine te je najvei javni arhiv u Holandiji. uva oko 110 km
arhivske grae holandskih centralnih vlasti (vlade i njenih prethodnika) i nekadanjih
kolonija kao i nacionalno vanih organizacija i pojedinaca. Tu se uva i glavni arhiv
holandske ujedinjene istono-indijske kompanije. Nacionalni arhiv nadlean je za
arhivsku grau svih ministarstava i svih javnih institucija na nacionalnom nivou,
ukljuujui i parlament. Odgovoran je za svu grau koju je preuzeo u svoje prostore,
ali ne i za grau provincijskih (pokrajinskih) arhiva, opinskih ili gradskih arhivskih
slubi kao i arhivsku grau uprava (ili agencija) za vode. u glavnim gradovima
provincija su provincijski arhivi (provincial archives). Izuzetak predstavlja samo
Juna Holandija iju grau uva Nacionalni arhiv u Haagu, koji je ujedno i pokrajinski
arhiv June Holandije (Haag je naime upravno sredite drave i upravno sredite
pokrajine Juna Holandija). Provincijski arhivi uvaju dokumente provincijskih
vlasti i sudova, takoer notarske arhive, a esto i crkvene knjige koje su bile 1811.
godine konfskovane. Regionalni i lokalni arhivi (Regional and Municipal archives)
uvaju arhivsku grau dviju ili vie opina. Veina gradova ima svoj lokalni arhiv.
Kraljevski i plemiki arhivi uvaju grau koja se odnosi na plemike stvari poput
grbova, zastava i td. Tu su jo crkveni arhivi (katolike i holandske protestantske
crkve), poslovni i razni drugi privatni arhivi.
Nacionalni arhiv je u nadlenosti Ministarstva za kolstvo, kulturu i nauku,
a vodi ga nacionalni arhivista (The National Archivist), ujedno i voa dravne
arhivske slube (The State Archive Service odnosno Rijksachiefdienst). Ministra za
kolstvo, kulturu i nauku savjetuje o svim pitanjima koja se odnose na rad arhiva.
Nacionalni arhiv mora adekvatno brinuti za arhivsku grau svih organa vlasti,
politikih institucija, organizacija i pojedinaca nacionalnog znaaja te oblikovati
saetke informacija koje ta graa sadri. Ima vodeu ulogu u oblikovanju arhivske
politike u dravi te u povezivanju holandskih institucija i organizacija koje brinu za
arhive i kulturnu batinu, kao i sa meunarodnim institucijama i organizacijama te
vrste.
Vaei arhivski zakon (Archiefwet)
5
je iz 1995. godine. Zamjenio je zakon
iz 1962. godine. Zakon regulie uvanje i postupanje sa registraturnom i arhivskom
graom holandskih organa vlasti, svih javnopravnih lica i svih institucija sa javnim
ovlatenjima, bez obzira na formu i nosilac zapisa (fziki ili elektronski dokumenti).
Detaljnije odredbe sadri Arhivska uredba (Archiefbesluit), takoer iz 1995. godine,
dok su neke oblasti detaljnije defnisane u pravilnicima ministarstava. upravljanje
registraturnom i arhivskom graom povezano je sa vie drugih pravnih propisa.
Holandski organi vlasti moraju ispuniti nekoliko zakonskih obaveza, koje pored ve
spomenutog arhivskog zakona propisuju takoer i Zakon o otvorenoj vlasti (Wet
openbaarheid van bestuur) te Zakon o uvanju linih podataka (Wet bescherming
persoons gegevens). Ta tri zakona sadre odredbe o postupanju s graom od strane
organa vlasti i to graom koju stvaraju i graom koju primaju, ukljuujui i grau u
digitalnom obliku.
5 Dutch Public Records Act (1995), http://en.nationaalarchief.nl/sites/default/fles/docs/wetten-
regels/Dutch_Public_Records_Act_1995.pdf (10. 5. 2013)
162
Dr. Mateja JERAJ, dr. Jelka MELIK, mag. Aida KORO BABI
Arhivski zakon pokriva sljedee oblasti: stvaranje registraturne i arhivske
grae te postupanje sa njom; unitavanje registraturne grae koju ne treba vie
uvati; predaju arhivske grae nadlenom arhivu i mogue otuivanje arhivske
grae te dostup do arhivske grae.
Organi vlasti stvaraju grau (archives) koja dokumentuje odnosno biljei
kako su sprovodili svoje poslove i dunosti. Bez obzira na formu odnosno nosilac
zapisa (papir, mikroflm, digitalna forma), ta je graa vaan sastavni dio poslovne
prakse organa i dokaz njihovog znaenja kojeg imaju za drutvo. Arhivski zakon
zahtjeva da arhivska graa mora biti ouvana i predata nadlenom arhivu u sreenom
stanju, da je dostupna odnosno da se moe koristiti.
Nadzor nad postupanjem s arhivskom graom kod organa dravne vlasti vri
arhivski dravni inspektorat, a kod pokrajinskih, opinskih i gradskih organa vlasti,
te kod organa nadlenih za vode pokrajinski arhivski inspektorat. u opinskim ili
gradskim organima i organima nadlenim za vode, nadzor moe da vri nadleni
arhivista. Nadzor nad ostalim javnim institucijama vri inspektorat za kulturnu
batinu.
Vaan segment upravljanja registraturnom graom je ocjena, da li neki
dokumenat treba unititi ili sauvati? Arhivski zakon odreuje da svaki organ vlasti
mora sastaviti plan uvanja (Retention schedule), odakle je jasno vidljivo koji su
dokumenti (to vai za dokumente u fzikoj i u elektronskoj formi) namijenjeni za
trajno uvanje i koje se moe nakon odreenog vremena unititi. Dokumenti koji
su bili odabrani za uvanje, nakon 20 godina predaju se javnom arhivu, predmeti
(dossier) moraju biti predati 20 godina od nastanka zadnjega dokumenta. Plan
uvanja (Retention schedule) mora da sadri vrijeme uvanja onih dokumenata koji
se s vremenom unitavaju. Taj rok je za razliite dokumente razliit, i to od 3 do 20
godina.
Arhivski propisi odreuju na ta treba obratiti panju kod valorizacije
odnosno vrednovanja registraturne grae. u obzir treba uzeti: dunosti organa
vlasti, odnos meu pojedinim organima vlasti, vrijednost dokumenata za nacionalnu
kulturnu batinu, znaaj dokumenta za organe vlasti, pojedine dravljane i istraivae
historije. Trajno treba sauvati grau koja je vana za organe vlasti, za pravnu
sigurnost graana i grau koja je od posebne drutvene vanosti ne samo za sadanja
ve i za budua istraivanja kulturne batine.
Plan uvanja (retention schedule) moe da vai za samo jedan organ, a moe
biti openit ili uzorak koji vai za vie istovrsnih organa (na primjer: za pokrajinske
ili opinske uprave, za odreene vrste sudova i sl.). Po arhivskom zakonu je za
oblikovanje plana uvanja svoje grae odgovoran pojedini organ vlasti, ali u procesu
valorizacije uestvuju ministar za kolstvo, kulturu i nauku koji je odgovoran za
vladinu arhivsku politiku, direktor Dravne arhivske slube (State Archives service)
koji ministra savjetuje o svim arhivskim stvarima, Vijee za kulturu koje je stalno
savjetodavno tijelo ministra te mu savjetuje po pitanju svakog nacrta plana uvanja
(retention schedule), vladina Agencija za koordinaciju koja esto uestvuje u
163
Putevi i razilaenja uvanja evropske historije
formiranju tih planova, vanjski eksperti (na primjer strunjaci za socijalnu historiju
(social history). uticaj na formiranje planova uvanja (retention schedule) imaju i svi
graani, jer plan uvanja prije njegovog usvajanja mora biti est sedmica stavljeni na
uvid svim graanima, koji mogu postavljati pitanja i davati prijedloge za promjene
ili poboljanja, koje zatim razmatraju direktor dravne arhivske slube i nadleni
upravnik grae u saradnji sa Vijeem za kulturnu batinu.
Planovi uvanja su javni. Do 2008. godine planovi uvanja bili su u cjelini
objavljeni u Staatscourant (holandske slubene novine Slubeni list Kraljevine
Nizozemske), kao to je bilo odreeno Zakonom o javnim arhivima iz 1995. godine.
Vladin program Informatie op orde je tu obavezu opozvao te se u slubenim
novinama sad objavljuju samo odluke o usvajanju, odnosno potvrivanju planova.
Planovi uvanja stalno su dostupni na internet stranici
6
. Ta promjena zakona nije
uticala na legitimnost plana uvanja, koji poinje da vai dva dana nakon objave
konane odluke.
Planovi uvanja (retention schedules) za oba doma parlamenta, dravno vijee
i sekretarijat kralja potvruju se kraljevim dekretom. Planove za grau ministarstava
potvruje ministar za kolstvo, kulturu i nauku u saradnji sa ministrom, nadlenim za
odreenu grau, a za grau drugih upravnih organa takoer ih potvruje ministar za
kolstvo, kulturu i nauku po prethodnoj konsultaciji sa Vijeem za kulturnu batinu.
Javnopravna lica nacionalnog znaaja duna su svoju arhivsku grau predati
Nacionalnom arhivu nakon 20 godina od nastanka dokumenta. Kad neka arhivska
graa doe u nacionalni arhiv, postaje dio nacionalne zbirke te je dostupna za javnost.
Graa u fzikom obliku dostupna je za javnost samo u arhivskoj itaonici, graa u
digitalnom obliku dostupna je i preko interneta. Arhivska graa organa centralne
vlasti najprije se predaje Dravnoj arhivskoj slubi (State Archives Service), a odatle
po pravilu Nacionalnom arhivu. Arhivska graa provincijalnih vlasti i centralnih
vlasti sa sjeditem u provincijama odlae se u arhivsko skladite Regionalnog
historijskog centra (Regional Historical Centre - RHC), a arhive opina u opinske
ili gradske arhive. Predaja privatne arhivske grae javnim arhivima nije zakonom
odreena, ve se vri na dobrovoljnoj bazi. Prije preuzimanja privatne grae od
strane arhiva grau treba ocijeniti, odnosno utvrditi kakvog je znaaja za nacionalnu
kulturnu batinu. Privatnik moe svoju arhivsku grau arhivu pokloniti ili deponirati.
Dravna arhivska sluba (Archive State Service) takoer ima zadatak da na terenu
trai interesantne arhive.
Po pravilu sva je arhivska graa javna i besplatno dostupna korisnicima.
Postoje i neke iznimke po pitanju dostupnosti. Kod javne arhivske grae moe se
ograniiti pristup grai zbog zatite privatnosti odreene osobe, zbog zatite interesa
drave ili njenih saveznika ili pak zato da se sprijei neosnovana prednost ili teta
fzikom ili pravnom licu koje se navodi u dokumentu. Takva ogranienja po pravilu
vae odreeno vremensko razdoblje. Sva arhivska graa, starija od 75 godina javno
6 Selectielijsten ter inzage en vastgesteld (samo u holandskom jeziku, svi konani planovi objavljeni
od novembra 2008. godine) http://www.nationaalarchief.nl/waardering-selectie/selectielijsten (11.
junij 2013.).
164
Dr. Mateja JERAJ, dr. Jelka MELIK, mag. Aida KORO BABI
je dostupna, osim u veoma rijetkim sluajevima, ako na primjer Vijee ministara
(Council of Ministers) odlui, da odreeni dokumenti zbog dravnog interesa moraju
biti nedostupni javnosti. Vlasnik privatne arhivske grae, bio to pojedinac, institucija
ili udruenje, moe ograniiti dostup do svoje arhivske grae, na primjer zbog zatite
privatnosti ivih osoba. u takvim sluajevima moe arhiv da predloi vlasniku da
razmisli da li je takvo ogranienje zaista potrebno te da li moe da bude za javnost
zatvoren samo dio grae i da li da ogranienje pristupa grai nakon odreenog
vremenskog perioda prestane da vai.
Slovaka
Slovaka, zvanino Slovaka Republika, je kontinentalna zemlja u Srednjoj
Evropi. Do kraja Prvog svjetskog rata vie stoljea bila je dio maarske drave.
Godine 1918. zajedno sa ekom formirala je zajedniku dravu ehoslovaku,
dok se 1939. godine odcijepila od ehoslovake i postala samostalna drava, ali
pod jakim uticajem nacistike Njemake. Poslije Drugog svjetskog rata ponovo je
uspostavljena ehoslovaka. Padom komunistike vlasti pod sovjetskim uticajem
1989. godine, ponovo je slijedila dioba zemlje. Jula 1992. godine Slovaka je
proglasila nezavisnost i tako su republike eka i Slovaka od 1. januara 1993.
godine dvije drave. Slovaka je postala lanica Evropske unije 2004. godine.
7

Slovaka ima 5,5 miliona stanovnika. Glavni grad je Bratislava. Slovaka
je parlamentarna republika. Parlament je jednodomno tijelo. Po obliku dravnog
ureenja je unitarna, a po obliku politikog sistema demokratska zemlja. Predsjednika
biraju dravljani na opim i direktnim izborima. Slovaka je upravno podijeljena
na osam pokrajina (slovaki kraj), imenovanih po njihovim upravnim sreditima.
Pokrajine se dalje dijele na 79 okruga (singular: okres; plural: okresy).
Vaei arhivski zakon je iz 2002. godine
8
. To je dosta kratak zakon, sastoji se
od samo 35 lanova. Sadri odredbe o organizaciji i djelovanju upravne grane vlasti
u oblastima arhiva i registratura, te odredbe o pravima i dunostima arhiva i njihovih
osnivaa, te registratura odnosno stvaraocima arhivske grae.
Izrazi upotrijebljeni u zakonu objanjeni su u posebnom lanu. Zbog
lakeg razumijevanja pogledat emo nekoliko izraza te ih pokuati pribliiti naoj
terminologiji. Arhivski dokumenat (archive document) je po ovom zakonu zapis
koji ima trajnu dokumentarnu vrijednost vanu za poznavanje historije Slovake
i slovakog naroda. u arhivske dokumente svrstani su i audio i video zapisi koji
su nastali prije 1950. godine, dok toj grupi ne pripadaju dokumenti biblioteka i
7 http://sl.wikipedia.org/wiki/Slova%C5%A1ka,http://europa.eu/about-eu/countries/member-
countries/slovakia/index_sl.htm (10. 5. 2013), Jurij Perovek, Na poti v moderno: poglavja iz zgodovine
evropskega in slovenskega liberalizma 19. in 20. stoletja, Intitut za novejo zgodovino, 2005 http://
www.sistory.si/publikacije/prenos/?urn=SISTORY:ID:1556.
8 Act of 17.may 2002 on archives and registries and on the amendment of certain acts, http://www.
unesco.org/culture/natlaws/media/pdf/slovakia/sk_actarchivesregistramdmts2002_engtof.pdf
(13. 6. 2013)
165
Putevi i razilaenja uvanja evropske historije
dijelovi muzejskih zbirki. Registratura znai cjelinu zapisa stvaralaca grae, dok je
registraturni zapis (registry record) informacija koju stvaralac registruje. Stvaralac
grae po ovom zakonu zove se registraturni stvaralac (registry originator).
Arhivi su sastavni dio kulturne batine. Preuzimanje, uvanje i omoguivanje
dostupa do arhivskih dokumenata stvar je od javnog interesa, apsolutna i neotuiva.
Arhivski dokumenti ne smiju se otuiti ili otetiti. Drava ima pravo pree kupovine
kad su u pitanju privatni arhivi. Arhivi su u nadlenosti ministarstva unutranjih
poslova. Arhiv se formira ili ukida samo na osnovu dozvole nadlenog ministarstva.
Arhivsku mreu (system of archives) sastavljaju javni i privatni arhivi. Javni
arhivi su dravni centralni arhivi i dravni regionalni arhivi, gradski arhivi i arhivi
samoupravnih lokalnih zajednica te zakonom odreeni drugi arhivi pravnih i
fzikih lica. Svi ostali arhivi su privatni arhivi. Dravni centralni arhivi su Slovaki
nacionalni arhiv (Slovak National Archive) i Dravni centralni rudarski arhiv.
Dravnih regionalnih arhiva je sedam.
9
Arhivi su duni brinuti za dokumente i u
vrijeme kad se jo nalaze kod stvaraoca, odnosno prije njihove predaje nadlenom
arhivu. Arhivi su duni primati, uvati, struno obraivati i urediti dostup do
arhivskih dokumenata. Svaki arhiv mora imati pored ostale dodatne opreme za
korienje arhivske grae, i poseban registar gdje su upisani svi arhivski dokumenti.
Dostup do grae je po pravilu neogranien. Zakon naravno predvia i iznimke.
Arhiv moe ograniiti korienje dokumenata zbog sigurnosti zemlje, njene obrane,
vanjskih poslova, politikih, ekonomskih i fnansijskih interesa te zbog ugroavanja
prava ili zakonski uvanih interesa ivih osoba. Takoer se moe odbiti mogunost
korienja dokumenata, kada bi time bio kren neki od uslova korienja koje kod
predaje odredi stvaralac dokumenata, kada postoji opasnost da bi se dokumenti
kod korienja ozbiljno otetili ili kad korisnik kri pravila korienja. Dostup do
tajnih ili povjerljivih dokumenata arhiv omoguava tek kad je uvanje tajnosti ili
povjerljivosti otklonjeno. Dostup do linih podataka u arhivskim dokumentima po
pravilu je mogu nakon 90 godina od postanka dokumenta.
Stvaralac registraturne ili arhivske grae (registry originator) odnosno
organi i organizacije koji su obavezni predavati grau arhivima, duni su izmeu
ostalog odrediti rokove uvanja svoje grae. O tome da li dokumenti imaju odreen
rok trajanja ili ih treba uvati trajno, odluuje ministarstvo preko arhiva, i to u
procesu kartiranja (discard procedure). Taj postupak se dijeli na postupak pripreme
i postupak sprovedbe.
Postupak kartiranja poinje podnoenjem preporuke za unitavanje, to
ga podnese stvaralac grae (registry originator). Ministarstvo preko centralnog
ili regionalnih arhiva provjerava dokumentarnu vrijednost registraturnih zapisa i
odreuje trajnu dokumentarnu vrijednost zapisa, te dan predaje u arhiv, ili unitenje
zapisa nakon isteka roka uvanja. unitavanje povjerljivih dokumenata reguliu
posebni propisi. u posebno odreenim sluajevima mogue je odrediti dokumentarnu
vrijednost zapisa i izvan postupka kartiranja.
9 Slovakia archives https://familysearch.org/learn/wiki/en/Slovakia_Archives_and_Libraries
(17. 6. 2013).
166
Dr. Mateja JERAJ, dr. Jelka MELIK, mag. Aida KORO BABI
Finska
Republika Finska jedna od pet nordijskih drava. Ima 5,3 miliona stanovnika.
Njen glavni grad je Helsinki. Izmeu 13. i 19. stoljea Finska je bila vedski posjed,
a poetkom 19. stoljea postala je autonomna velika vojvodina u okviru Rusije.
Izbijanjem Oktobarske revolucije 1917. godine Finska je proglasila nezavisnost.
lanica Eu je od 1995. godine.
Finska je demokratska, parlamentarna republika. Ima predsjednika koji
se bira na opim i direktnim izborima, ali ima prilino ograniene nadlenosti.
Zakonodavnu vlast predstavlja parlament (Eduskunta) kao jednodomno tijelo. Izvrni
organ je Dravno vijee (vlada) kojeg imenuje predsjednik drave.
10
Slubeni jezici
su fnski i vedski. vedski jezik je zapravo bio do 19. stoljea u Finskoj slubeni
jezik, a i jezik viih slojeva naroda. Finska je podijeljena na 19 regija (fnsko
maakunta, vedski landskap), 70 podregija (seutukunta, ekonomisk region)
11
i 320
opina (kunta, kommun).
Vaei arhivski zakon je iz 1994. godine
12
i sadri samo 23 lana. Zakon je
namijenjen taksativno nabrojanim stvaraocima dokumenata odnosno zapisa (record
creator). To su dravni upravni i pravosudni organi, opinski organi vlasti i dravne,
odnosno opinske organizacije, preduzea, Finska banka, univerzitet i institucije
socijalnog osiguranja, te druge nezavisne javne institucije, fnska pravoslavna crkva
kao i druge organizacije i lica - izvoai javnih slubi. Zakon se samo djelimino
odnosi na parlament i u potpunosti izuzima predsjednika republike, te evangeliku-
luteransku crkvu.
Nacionalnu arhivsku slubu ine Nacionalni arhiv, pod okriljem Ministarstva
za obrazovanje i pokrajinski arhivi. Pokrajinski arhivi podreeni su nacionalnom
arhivu te su nadleni za arhivsku grau javnopravnih lica na regionalnom i lokalnom
nivou.
Regionalne nadlenosti pokrajinskih arhiva odreuje Dravno vijee.
Nacionalni arhiv (fnsko Kansallisarkisto, vedski: Riksarkivet) je fnska vladina
agencija sa sjeditem u Helsinkiju. Zadatak dravne arhivske slube je zagarantovati
ouvanje i dostupnost zapisa koji pripadaju nacionalnoj kulturnoj batini, te poticati
istraivanja i voditi, razvijati i prouavati upravljanje dokumentima i arhivalijama.
Nacionalnu arhivsku slubu, odnosno nacionalni arhiv vodi generalni direktor.
Arhiv (an archive) ine zapisi koje je kreirao ili primio stvaralac zapisa
(record creator) kod obavljanja svojih dunosti i zadataka. Kao zapisi (record) ili
dokumenti u arhivskom zakonu odreeni su zapisi razliitih vrsta, bez obzira na oblik
i vrstu nosioca zapisa. Upravljanje zapisima, odnosno dokumenatima i arhivalijama
10 http://www.izvoznookno.si/Dokumenti/Podatki_o_drzavah/Finska/Predstavitev_drzave_4267.
aspx (12. 6. 2013)
11 http://en.wikipedia.org/wiki/Administrative_divisions_of_Finland (12. 6. 2013)
12 The Archives Act. Issued in Helsinki on the 23rd of September 1994, http://www.minedu.f/
export/sites/default/OPM/Tiede/lait_ja_ohjeet/liitteet/archives_act.pdf
(17.6. 2013)
167
Putevi i razilaenja uvanja evropske historije
mora biti takvo da je osigurano njihovo ouvanje i dostupnost, informacijska sluba,
odreivanje arhivske vrijednosti zapisa i uklanjanje odnosno kartiranje (disposal)
nepotrebne grae. Stvaralac zapisa odreuje rokove uvanja svojih dokumenata,
dok arhivska sluba odreuje koji se zapisi i informacije moraju trajno uvati. u
opinama je za organizaciju upravljanja zapisima i arhivalijama odgovorno opinsko
vijee. Dravna arhivska sluba izdaje raznovrsne uredbe i druge propise. Zapisi koji
su odreeni za dugotrajno uvanje primaju se u Nacionalni ili provincijske arhive, a
mogu se predati i drugim arhivima kojima upravlja dravna arhivska sluba. Zakon
sve detaljnije odredbe preputa podzakonskim aktima.
vedska
Kraljevina vedska, trea najvea drava u Evropskoj uniji sa 9,5 miliona
stanovnika je drava koja svoju nezavisnost uva jo od ranog 16. stoljea. vedska
je ustavna monarhija na elu koje je kralj, po obliku dravne vlasti je parlamentarna
drava. Zakonodavno tijelo je Riksdag (vedski parlament) sa 349 lanova, koji bira
premijera.
Kao unitarna odnosno jedinstvena drava podijeljena je na 21 kotar (In).
Kotare ine opine (kommuner) koje su podijeljene na upe (frsamlingar). upe
su tradicionalno podreene vedskoj crkvi, ali su u upravnom smislu vane zbog
popisa stanovnitva i izbora. To su i najmanje upravno-administrativne jedinice u
dravi.
vedska ima bogatu historiju. Njena posebnost je i ta da kao parlamentarna
drava postoji jo od 18. stoljea. Kao parlamentarna drava demokratinih naela
ve u 18. stoljeu uredila je pravo pristupa informacijama. Dostup do arhivske grae
koja se kroz historiju uvala prvenstveno za razliite svrhe i u pravne svrhe prestaje
vaiti kao posebna usluga pojedincima, ve postaje ope pravo. Svakako je to ope
pravo pristupa grai najvie koristilo istraivaima. Godine 1766. u vedskoj je
usvojen Zakon o slobodi tampe.
13
u tom je zakonu zastupano naelo slobodnog
pristupa do slubene ili javne grae. Slobodan pristup informacijama postao je vaan
dio vedskog drutva. Svakako je to naelo imalo veliko znaenje za arhivski rad.
Zakon koji regulie arhivska pitanja (Arhivski zakon) u vedskoj je usvojen
7. juna 1990. godine. Odredbe tog zakona odnose se na arhivsku grau dravnih
organa, ureda upa, te organa odnosno agencija koje se navode u prvom stavu lana
8. Zakona o tajnosti, kao i regionalnih zavoda socijalnog osiguranja. Zakon odreuje,
da je arhivska graa ona koja je odabrana iz slubene dokumentacije, te se odnosi na
rad javnopravnog lica i graa koja je takvom odreena Zakonom o slobodi tampe
(to je graa koja ne vai kao slubena dokumentacija, ve sadri dodatne informacije
o radu organa, odnosno organizacija). Arhivska graa javne uprave dio je nacionalne
kulturne batine.
13 The Freedom of the Press Act, http://www.riksdagen.se/en/How-the-Riksdag-works/Democracy/
The-Constitution/The-Freedom-of-the-Press-Act/ (30.6.2013)
168
Dr. Mateja JERAJ, dr. Jelka MELIK, mag. Aida KORO BABI
Zakon odreuje da se arhivska graa uva na nain da bude osigurano pravo
do slobodnog pristupa javnim ispravama, da bude arhivska graa dostupna u pravne
i upravne svrhe, te u svrhe istraivanja. Svako pojedino javnopravno lice odgovorno
je za uvanje svoje arhivske grae, osim ako je tu grau preuzeo nadleni arhiv.
Stvaralac arhivske grae mora posebnu panju obratiti upravljanju registraturnom
graom, odnosno da registraturni plan bude primjeren i za uvanje arhivske grae.
Kod nastanka dokumenata stvaralac mora obratiti panju na pitanje korienja
adekvatnih materijala i metoda zbog osiguravanja materijalne odrivosti arhivske
grae.
Javnopravno lice moe samo da uva svoju arhivsku grau, ali na nain
da omogui javnu dostupnost grae. Takoer mora imati na raspolaganju opis
arhivske grae koji e sadravati informacije o tome kakva se graa tu uva, kako je
sreena te sistematini arhivski inventar. Takoer, mora osigurati arhivsku grau od
oteenja, krae i nedozvoljenog pristupa. Mora obaviti valorizaciju grae i odrediti
grau za kartiranje. Arhiv je nadlean za nadzor svih obaveza stvaraoca. Arhivi ne
nadziru rad parlamentarnih organa, slube vladinog kabineta i vladinih ministarstava
ili stranih slubi. Vlada odluuje koji arhivski ured, odnosno arhiv nadzire vladine
slube. Dunost dravnog arhiva je da nadzire rad sa dokumentima dravnih organa,
ureda upa, organa, odnosno agencija, te regionalnih zavoda socijalnog osiguranja.
u opinama su za pitanje arhiva nadleni opinska izvrna vijea te okruni izvrni
komiteti u kotarima, osim ako gradsko vijee ili okruno vijee ne odrede neko
drugo vijee ili odbor koji e biti odgovoran za arhivsku grau.
Arhiv je nadlean da preuzme grau od stvaraoca, i to na osnovu sklopljenog
dogovora, odnosno jednostrane odluke arhivskog ureda, odnosno arhiva. Nakon
preuzimanja grae arhiv preuzima i potpunu odgovornost za grau. Kod sreivanja
dokumenata treba voditi rauna o tome, da je arhivska graa dio kulturne batine i
da graa, koja e se trajno uvati, mora ispunjavati ve spomenute uslove slobodnog
dostupa. Arhivska graa dravnih vlasti i organa predaje se nadlenome arhivu u
roku od tri mjeseca nakon prestanka djelovanja nosioca mandata ili institucije, osim
ako vlada ne odlui drugaije. Vladine arhivske slube, odnosno dravni arhivi mogu
prihvaati i dokumente pojedinaca (privatna graa).
Arhivsku mreu u vedskoj ine Nacionalni arhiv i deset regionalnih
arhiva, meu njima su i gradski arhiv u Stockholmu i gradski arhiv u gradu Malm.
Nacionalni arhiv jedna je od najstarijih institucija u vedskoj, jer postoji jo od 17.
stoljea. Nadlean je za arhivsku grau centralnih dravnih organa, ali uva i grau
privatnih korporacija i fzikih lica. u sklopu Nacionalnog arhiva nalazi se Vojni
arhiv koji uva vojnu grau jo od 16. stoljea, istraivaki centar, digitalni centar,
koji se bavi digitalizacijom grae. Arhivskim zakonom Nacionalni arhiv postao je
nadlean za davanje uputa po pitanju arhivske grae dravnih organa. Takoer je
nadlean za kljuna pitanja iz oblasti arhivskog zakonodavstva, zapisa, razmatranja
pitanja dostupnosti i moderne arhivske teorije.
14

14 http://www.riksarkivet.se/default.aspx?id=2138 (30.6.2013)
169
Putevi i razilaenja uvanja evropske historije
Korienje i dostupnost arhivske grae reguliu i Zakon o linim podacima,
Zakon o dostupnosti i tajnosti te ve spomenuti Zakon o slobodnoj tampi.
Registraturna i arhivska graa slobodno su dostupne javnosti.
15
Takoer je svakom
zainteresovanom pojedincu dozvoljeno kopiranje odnosno reprodukcija eljene
grae. Zakon o tajnosti odreuje da vladine slube odreuju tajnost dokumenata.
Po pravilu graa ostaje tajna 20 godina.
16
Zakon o linim podacima odreuje da je
zabranjena obrada osjetljivih linih podataka koji otkrivaju rasno, odnosno etniko
porijeklo, politiko opredjeljenje, vjersko, odnosno flozofsko ubjeenje ili lanstvo
u sindikatu, te podatke koji se odnose na zdravlje pojedinca ili njegov seksualni
ivot.
17

Maarska
Rije je o kontinentalnoj dravi u srednjoj Evropi sa glavnim i ujedno
najveim gradom Budimpetom. Ima 10 miliona stanovnika. Nakon 1867. godine
bila je sastavni dio Austro-ugarske, poslije Prvog svjetskog rata kratko je vrijeme
bila sovjetska republika i zatim kraljevina, poslije Drugog svjetskog rata do 1989.
godine republika pod komunistikim reimom, lanica istonog bloka, te od 1989.
godine demokratska parlamentarna republika. Maarska je lanica Evropske unije
od 2004. godine.
lanovi Narodne skuptine biraju predsjednika republike i premijera. Do
1. januara 2012. drava se zvanino zvala Republika Maarska kad su sa ustavnim
promjenama rije republika obrisali iz imena. Parlament odnosno Narodna skuptina
je jednodomno tijelo. Drava je upravno podijeljena na 19 okruga i glavni grad
(fvros) Budimpetu. Od 1996. godine okruzi i grad Budimpeta prerasporeeni su
u sedam regija. Maarsko arhivsku mreu ine Nacionalni arhiv, 19 okrunih arhiva,
te pet gradskih arhiva. Tu su jo specijalni dravni arhivi, meu njima Arhiv vojne
historije, Arhiv centralnog ureda za statistiku, Arhiv vodozatitnog ureenja, arhivi
visokih obrazovnih institucija i dr.
Arhivska pitanja regulie Zakon o javnim zapisima, javnim arhivima i zatiti
privatnih arhiva iz 1995. godine.
18
Zakon regulie pitanja upravljanja registraturnom
i arhivskom graom. Posebnu panju daje registraturnoj grai koju stvaralac trajno
uva.
Direktora Nacionalnog arhiva imenuje ministar za kulturu i javno
obrazovanje. Nacionalni arhiv sprovodi nadzor javnopravnih lica kod poslovanja sa
15 Public Acces to Informatin and Secrecy Act, Ministry of Justice, http://uadm.uu.se/
digitalAssets/9/9468_Public_Access_to_Information_and_Secrecy_Act.pdf (30.6.2013)
16 Sekretessfrordning (1980:657), http://www.wipo.int/wipolex/en/text.jsp?fle_id=237243
(30.6.2013)
17 Personal Data Act (1998:204), 29 April 1998, http://www.government.se/content/1/c6/01/55/42/
b451922d.pdf (30.6.2013)
18 Act LXVI of 1995 on Public Records, Public Archives, and the Protection of Private Archives
http://www.natarch.hu/english/menu_41.htm (30.6.2013)
170
Dr. Mateja JERAJ, dr. Jelka MELIK, mag. Aida KORO BABI
registraturnom graom, koja se ne smije unitavati. u sluaju nesporazuma sporna
pitanja rjeava ministar za kulturu i javno obrazovanje. u pitanju je znai pozitivna
valorizacija. Javne arhive pored dravne vlasti mogu osnovati i lokalne vlasti, ali
uz saglasnost ministra. Arhivski zakon odreuje nadlenost nacionalnog arhiva,
okrunih arhiva i gradskog arhiva u Budimpeti.
Dostup do arhivske grae pored arhivskog zakona reguliu i Zakon o zatiti
podataka, te Zakon o privatnosti. u skladu s arhivskim zakonom svako fziko lice
ima slobodan pristup arhivskoj grai. lan 22 arhivskog zakona odreuje da su
dokumenti koji su nastali prije 2. maja 1990. dostupni nakon petnaest godina od
nastanka dokumenta; dokumenti koji su nastali poslije 1. maja iste godine dostupni
su nakon 30 godina. Neki su dokumenti dostupni bez vremenskih ogranienja, kao
na primjer objavljeni materijali i graa koja sadri informacije javnoga znaaja.
Graa koja sadri line podatke (posebno podatke o rasnom porijeklu, narodnosti,
nacionalnom i etnikom statusu, politikom uvjerenju ili stranakoj pripadnosti,
vjerskom ili drugom ubjeenju, zdravstvenom stanju, nenormalnoj ovisnosti,
seksualnom ivotu i kaznenoj evidenciji) po pravilu je dostupna 30 godina poslije
smrti osobe na koju se podaci u grai odnose. Ako je godina smrti nepoznata graa je
dostupna 90 godina od roenja osobe na koju se graa odnosi. u sluaju da nijedna
godina nije poznata onda je graa dostupna 60 godina od postanka dokumenta. Ta
je graa dostupna i van tih vremenskih ogranienja, i to ako se nasljednik ili blii
roak slae sa dostupnou grae u istraivake svrhe odnosno za potrebe naunog
istraivanja, ako je prolo 15 ili 30 godina od nastanka dokumenta ili ako se na
trokove pojedinca urade reprodukcije grae na kojima se izvri anonimizacija.
Ogranien dostup vai i za arhivsku grau koja sadri podatke dravne tajnosti.
Najdui rok nedostupnosti je 90 godina od nastanka. Za uvid u odreenu grau
potrebno je dobiti saglasnost, odnosno odobrenje stvaraoca, ako je on dao oznaku
povjerljivosti. Iz tih odredbi izuzete su trgovinske odnosno bankovne povjerljive
informacije koje se moraju uvati i biti nedostupne bez vremenskog ogranienja.
19
Zakljuak
Na kraju emo se opravdano pitati: zato arhivisti moraju biti upoznati sa
zakonodavstvom, te zato se moraju baviti njime? utvrdili smo da arhivsko pravo
nije samo dio prava, ve je i dio arhivske nauke odnosno struke.
Do nedavno se arhivistika bavila ponajvie zapisima od trenutka kad su
preli prag javnog arhiva. Arhivista je bio onaj koji je preuzimao dokumente i bio
njihov uvar. u budue se mora teina njegovog rada usmjeriti na odreivanje grae,
ak i na nastanak i oblikovanje zapisa odnosno dokumenata. Sve potrebniji i nuniji
treba biti doprinos arhivista u prvoj fazi ivota dokumenta. Na taj nain bi arhivisti
omoguili lake odabiranje arhivske grae iz registraturne, veu mo izraavanja za
19 http://mnl.gov.hu/angol/bal_menusor/fomenu/acts_and_regulations.html (30.6.2013)
171
Putevi i razilaenja uvanja evropske historije
trajno uvanje adekvatnih dokumenata i time lake korienje odnosno jednostavniji
pristup vanim javnim informacijama.
Vano je saznanje da brojni arhivski dokumenti nisu samo interesantni stari
zapisi i svjedoci prolih dogaaja, ve su i danas vani vie nego samo potrebni
dokazi prolih djela i postupanja. Zato vrednovanje dokumenata nije i ne moe biti
samo rutinski posao, ve trai temeljito poznavanje drutvenih prilika. Od arhivista
zavisi koliko i koji e se dokumenti sauvati. Za taj odgovoran posao arhivista mora
biti upoznat s temeljima prava i pravne drave, te biti sposoban presudno uestvovati
u stvaranju arhivskog zakonodavstva. Moderan svijet trebao bi rijei arhiv i arhivska
graa povezivati sa pojmovima, kao to su prava i dunosti, demokratija, povjerenje,
pravna sigurnost i dostupnost. To nalae i Opa deklaracija o arhivima koju je
konano potvrdilo Meunarodno arhivsko vijee na Generalnoj skuptini u Oslu
septembra 2010. godine koja navodi: Arhivi su vjerodostojan izvor informacija,
podupiru odgovorno i pregledno upravno poslovanje. Igraju bitnu ulogu u razvoju
drutva, uvanju i pridonoenju individualnom i zajednikom sjeanju. Deklaracija
svakako nije pravno obavezujui akt, te predstavlja samo stajalita i usmjerenja za
dalje mjere i djelovanja.
20
Pred nama su znai veliki zadaci u daljim poboljanjima arhivskog
zakonodavstva. Rijei koje su prije skoro etrdeset godina zajedno napisali pravnik
Sergej Vilfan i historiar Joe ontar u predgovoru prve slovenake Arhivistike, i
danas su vrijedne da se o njima razmisli: Registraturna graa kojom se bave arhivi
na prvi pogled je svugdje u svijetu slina. Najee je rije o zapisima koji su nastali
kod slubenog poslovanja. unato tome arhivistika je nejedinstvena nauka i openito
su zajednika samo neka najosnovnija naela. Ta, danas jo veoma primjetna
raznolikost posljedica je mnogih historijskih okolnosti. Iz toga proizlazi izmeu
ostalog i razliitost nekih pojmova, a posebno veoma raznolika terminologija. Sve
se to odraava i u zakonodavstvima, koja jo poveavaju raznoliku sliku time da se
temelje na razliitim drutvenim strukturama i proizlaze iz razliitih oblika dravnog
ureenja. Iako je ta nejedinstvenost historijski osnovana i do neke mjere nuna, ona
ipak, znai slabost arhivske nauke, koja teko dolazi do nekih generalizacija. Ba
su takve generalizacije uslov za to da moemo govoriti o jedinstvenoj nauci. u
nastojanju da se uklone te slabosti i po jedinstvenosti nauke, jugoslovenski arhivi
imaju pred drugima prilinu prednost u tome da se u svojoj praksi bave sa veim
brojem historijskih pokrajina, zato i razliitim historijskim oblicima kancelarijskog
poslovanja, te ak razliitim tradicijama arhivske nauke.
21

Ove zadnje reenice navode arhiviste drava koje su nekad inile Jugoslaviju
na saradnju. Kao nasljednici zajednike tradicije moda i u budue naemo neka
zanimljiva rjeenja i njima obogatimo ak i iri evropski prostor!
20 Matev Koir, Splona deklaracija o arhivih in sodobna arhivska paradigma, Arhivi, 2010., letnik
33, t. 2.
21 Sergej Vilfan, Joe ontar, Arhivistika, Arhivsko drutvo Slovenije, Ljubljana 1973, str. 6-7.
172
Dr. Mateja JERAJ, dr. Jelka MELIK, mag. Aida KORO BABI
Conclusion
In the end, we can reasonably ask why we need archivists to be familiar with
the legislation and why we have to deal with it. We have found that the archive is not
only the right part of the right, but is also part of the archival science or profession.
Until recently it has dealt mostly archival records from the moment they
crossed the threshold of the public archives. Archivist was the one who took over
the documents and their keepers. The future must be the weight of his work focused
on the determination of the structure, even in the creation and shaping of records
or documents. All the more necessary and more urgent needs to be a contribution
to the archivist in the frst phase of the life of the document. This would allow
archivists easier odbiranje archives from, greater power of expression for permanent
preservation of adequate documents and thus easier to use and easier access to
important public information.
It is important to know that many archival documents are not only interesting
old records and witnesses of past events, but today more important than just the
evidence of past deeds and actions. Therefore, evaluation of documents is not and
can not be just a routine job, but requires a thorough knowledge of social conditions.
Of archivists depends how and who will preserve documents. Responsible for the
archivist must be familiar with the basics of law and the rule of law and be able to
decisively participate in the creation of archival legislation. Modern world should
word archives and archives connect with concepts such as rights and responsibilities,
democracy, trust, legal security and availability. It calls for the Universal Declaration
on Archives, which was fnally confrmed by the International Council on Archives
at the General Assembly in Oslo September 2010 year, which states: The archives
are a credible source of information, support responsible and clear administrative
operations. Play an essential role in the development of society, preserving and
contributing to individual and collective memory. Declaration certainly not a legally
binding document and is the only positions and orientations for further measures and
actions.
In front of us means big tasks in further improvements archival legislation.
Words that are almost forty years ago co-written by lawyer Sergiy Matter and
historian Joe ontar in the preface of the frst Slovenian archival science, and
today they are valuable to think about them, current records which deal with the
archives at frst glance is similar everywhere in the world. The most common are
records that have been incurred in offcial business. Nevertheless archival science is
disunited and are generally shared only a most basic principles ... This, now, there are
very noticeable due to the diversity of the many historical circumstances ... Hence,
among other things, the diversity of some of the concepts, especially the very diverse
terminology. All of this refection in the legislation, which is adding to a diverse
picture of the fact that based on different social structures and result from various
forms of government ... Although this disunity historically established and to some
173
Putevi i razilaenja uvanja evropske historije
extent is necessary, however, means weakness archival science, that hard to come up
with some generalizations . Youre such a generalization of the condition for it that
we can talk about the unique science. In an effort to eliminate these weaknesses and
uniqueness of science Yugoslav archives have a substantial advantage over others in
the fact that in his practice dealing with a large number of historical provinces, why
various historical forms of offce operations and even different traditions of archival
science.
And the last sentence stated archivist states that once compiled Yugoslavia
to cooperate. As heirs to a common tradition in the future might fnd some interesting
solutions and enrich them even in wider European area!
174
Jovan P. POPOVI, advokat i publicista
raniji direktor Arhiva Jugoslavije, Beograd
AFIRMACIJA I POPULARIZACIJA ARHIVA KROZ
ARHIVSKI NORMATIVIZAM NA PROSTORIMA BIVE SFRJ
Abstrakt: Osnovni stub uspenog obavljanja arhivske delatnosti u svakoj
dravi je arhivsko zakonodavstvo. Ureivanjem i primenom arhivskog zakonodavstva
umreavaju se arhivske institucije, nain upravljanja arhivima, zatita, valorizacija
i korienje arhivske grae. Zakoni u Jugoslaviji su esto menjani, najee
promenama ustava, koji su obavezivali nadlene subjekte (saveznu dravu, i
republike) da u propisanom roku zakonske propise, pa i arhivske usklade sa ustavima.
Prvi zakonski savezni propis usvojen nakon Drugog svetskog rata u
Federativnoj Narodnoj Republici Jugoslaviji je Opti zakon o dravnim arhivama,
donet 23. januara 1950. godine, kojim se pod zatitu stavlja sav istorijsko-arhivski
materijal na itavoj teritoriji FNRJ. Od tada je na prostorima bive SFRJ doneto
na stotinu zakonskih i podzakonskih propisa, to je najei razlog estih promena
ustava i sistemskih zakona.
Nakon donoenja Ustava Socijalistike Federativne Republike Jugoslavije
1974. godine sistem zatite arhivske grae preao je u nadlenost republika, pa je
broj zakonskih propisa iz arhivskog zakonodavstva postao jo brojniji.
Razdruivanjem republika, odnosno raspadom SFRJ, a time stvaranjem
novih meunarodno i meusobno priznatih drava stvorena su nova arhivska
zakonodavstva. esto menjanje propisa ne povlai za sobom neki pozitivizam a time
ni afrmatizam, ali se prioritetno u osnovnim odredbama materijalnih zakona, mora
obavezno propisati mesto, uloga i znaaj arhivske grae i institucija u kojima se ona
pohranjuje, jer to postaje obaveznost pa i saznajnost.
Autor ovog rada daje neke inicijative i predloge da se kroz arhivski normativizam
popularizuje, a time i upozna javnost sa vanou arhiva i arhivske grae pohranjene
u njima.
Kljune rei: Arhivi, status i nadlenosti arhiva, arhivska graa, arhivski
normativizam, amfrmacija i popularizacija arhiva kroz zakonske propise.
Abstract: The main pillar of the successful archival activity in every country
is an archival legislation. Regulation and application of archival legislature leads to
building a network of archival institutions, record management system, protection,
evaluation and use of archive material. Regulations in Yugoslavia were frequently
modifed due to frequent alteration of the Constitution, an obligatory act for all
relevant entities (Federal State and Republic) that had to, in due course, harmonize
the legislation, archival as well, with the Constitution.
175
Afrmacija i popularizacija arhiva kroz arhivski normativizam na prostorima bive SFRJ
The frst federal statutory regulation passed in the Federal Peoples Republic
of Yugoslavia after the Second World War was the General Law on State Archives,
adopted on January 23, 1950, designed to protect all of the historical and archive
material throughout FPRY. Since than, more than a hunderd regulations were
passed in Yugoslavia due to frequent alteration of the Constitution and Laws.
Following the adoption of the Constitution of the Socialist Federal Republic
of Yugoslavia in 1974, system of archival protection is transfered to the jurisdiction
of the Republic and the number of regulations from the archival legislation became
very numerous.
Disintegration of Socialist Federal Republic of Yugoslavia and thus the
creation of new internationally, and mutually, recognized countries created the new
archival legislation. Frequent modifcation of regulations primarily imply the need
to defne place, role and importance of archival materials as well as institutions
keeping it, in the basic provisions of substantive law. The author of this article gives
some suggestions and initiatives on how to inform the public about the importance
of Archives and archival materials, using the analisys of archive normativism.
Razvoj arhivskog zakonodavstva na prostorima bive SFRJ
Razvoj arhivskog zakonodavstva na prostorima bive SFRJ, od stvaranja
Kraljevine Srba Hrvata i Slovenaca 1918. godine mogao bi biti razmatran kroz tri
perioda i to: Period Kraljevine Jugoslavije 1918.-1941.; period Drugog svetskog
rata 1941.-1945. godine i period socijalistike Jugoslavije od 1945. do raspada
Jugoslavije.
Period od 1918. do 1941. godine u pogledu donoenja arhivskog
zakonodavstva bio je vrlo skroman i radilo se uglavnom prema ranijim ustrojstvima
i propisima koje su imale drave koje su ule u sastav Kraljevine SHS.
1
U tom
periodu doneta su dva propisa i to: Zakon o arhivima Ministarstva inostranih poslova
i diplomatskih i konzularnih zastupnitava Kraljevine Jugoslavije u inostranstvu iz
1930. godine i Projekat zakona o dravnim arhivima i registraturama Kraljevine
Jugoslavije iz 1935. godine. Smatra se da je Jugoslavija u ovom periodu bila bez
izgraenog pravnog sistema zatite arhivske grae, ime su ostala nesuavana brojna
kulturna blaga. Nije isticana vrednost i znaaj kulturnih dobara, a posebno arhivske
grae.
Period Drugog svetskog rata 1941.-1945. karakteriu propisi koji su
doneti u vremenu ratnog stanja. Vrhovni tab NOR-a putem nareenja nalagao je
rukovodsvima vojnih formacija, da se staraju o dokumentarnoj grai koja nastaje
1 Godine 1918. u novu dravu ule su nezavisne i meunarodno priznate drave Srbija i Crna Gora,
i teritorije koje su do osloboenja bile u sastavu Austrougarske monarhije Dalmacija i Slovenija kao
carski posedi, Hrvatska, Slavonija i Srem koji su bili pod ugarskom krunom i Bosna i Hercegovina kao
deo austrougarske drave od vremena aneksije 1908. godine. Tako osnovana Kraljevina Srba, Hrvata i
Slovenaca priznata je inom potpisivanja mirovnih ugovora na Konferenciji mira u Parizu. (B. Leki)
176
Jovan P. POPOVI
u toku rata, da bi AVNOJ krajem novembra 1944. godine, kao napredno vrhovno
telo naredilo da se tite i uvaju kulturno-istorijski spomenici na svim prostorima
bive KSHS. Pri kraju samog rata 20. februara 1945. godine Nacionalni komitet
osloboenja Jugoslavije donosi Odluku o zatiti i uvanju kulturnih spomenika i
starina, pod pretnjom krivine ili prekrajne odgovornosti. Na osnovu donetih odluka
sa zakonskom snagom u periodu rata moe se konstatovati da se i te kako vodilo
rauna o zatiti kulturnih spomenika i arhivskoj grai. Ratni period je i imperativni
period pa je svaka nesprovedena odluka ili naredba mogla nepotovaoca da kota
ivota, poto je svaka ratna odluka bila dostupna svim iniocima odluivanja.
Trei period nakon Drugog svetskog rata do raspada Jugoslavije karakterie
esto menjanje ustava i sistemskih zakona, to je uslovljavalo donoenje novih propisa
ili usklaivanje arhivskog zakonodavstva sa obavezama koje su proisticale iz ustava
i sistemskih zakona. Naime, odredbe ustava obavezivale su da se u propisanom
roku zakonski propisi, pa i arhivski usklade sa ustavima. Analogno tome, menjani
su i podzakonski propisi. Radilo se o Saveznom ustavu i est republikih ustava,
odnosno saveznom zakonu i est republikih zakona iz arhivskog zakonodavstva,
a nakon decentralizacije i jo dva zakonska propisa za AP Kosovo i Metohiju i AP
Vojvodinu.
Odmah nakon zavretka Drugog svetskog rata donet je Zakon o zatiti
spomenika kulture i prirodnjakih retkosti DFJ 20. 5. 1954. godine.
2
Prvi zakonski propis usvojen nakon Drugog svetskog rata u FNRJ je Opti
zakon o dravnim arhivama, donet 23. januara 1950. godine, Slubeni list FNRJ,
br. 12/50., 11/51. i 46/51., kada se arhivska graa na celoj teritoriji FNRJ stavlja pod
zatitu drave, bez obzira gde se nalazi i ije je vlasnitvo. To se smatra prekretnicom
u razvoju arhivskog normativizma na prostorima Jugoslavije. Poto su zakoni esto
menjani i bili su brojni o svima njima zbog obimnosti nee biti rei u ovom radu.
Nedoreenosti i razlike u arhivskim zakonodavstvima drava sa prostora bive
SFRJ.
Prouavajui oblast saveznog, republikih i pokrajinskih arhivskih
zakonodavstava dolo se do saznanja da su ona dosta ujednaena, ali da postoje i
neznatne razlike. Veliki propust ili nemogunost zbog birokratskih odnosa, a time
i ne dolaenja struke do izraaja moe se konstatovati da ni u jednom zakonu, pa i
vaeim nije data prava uloga i zasluno mesto arhivima i arhivskoj grai, koja im
pripadaju, onako kako je to ureeno u savremenim i modernim dravama.
2 Potrebno je istai da je nakon Rezolucije Informbiroa 1948. Jugoslavija bila u potpunoj ekonomskoj
izolaciji. Nije bilo ak ni dovoljno papira, pa je 27. 9. 1949. godine doneta Naredba o obaveznom
prikupljanju i predaji otpadaka od hartije. I pored zaista neophodnosti donoenja takve naredbe, ista je
za posledicu imala unitenje ogromne koliine arhivske grae. Teko se moglo suprostaviti, a pogotovu
od tada nedovoljno razvijene arhivske slube, pa je unitena vrlo vredna arhivska graa.
177
Afrmacija i popularizacija arhiva kroz arhivski normativizam na prostorima bive SFRJ
Karakteristino je i to da se razlike pojavljuju i u nazivima zakona koji
reguliu zatitu arhivske grae, odnosno ureuju arhivsku delatnost. u periodu
devedesetih godina prolog veka nazivi zakona su glasili: na nivou Federacije
Zakon o arhivskoj grai Federacije, u SR Bosni i Hercegovini Zakon o arhivskoj
gai i arhivskoj mrei, u SR Crnoj Gori Zakon o arhivskoj djelatnosti, u SR
Hrvatskoj Zakon o zatiti arhivske grae i arhivima, u SR Makedoniji Zakon za
arhivskata delatnost, u SR Sloveniji Zakon o naravni in kulturni dediini, u SR
Srbiji Zakon o zatiti kulturnih dobara, SAP Kosovo Zakon o arhivskoj grai i
arhivskoj slubi i Zakon o Arhivu Kosova i SAP Vojvodini Zakon o arhivskoj
grai i arhivima.
Razlike su iskazane i kod visine kazni za uinjeno krivino delo ili prekraje
u arhivskoj delatnosti,
3
rokovima dostupnosti arhivske grae za korienje i dr.
Nije na autoru ovog rada da procenjuje to je bilo ispravno initi u toj razuenoj
brojnosti propisa, ali je bio miljenja da u vremenu dok je postojala jedna drava
SFRJ, bar zbog celishodnosti i jednake vanosti arhivske grae svih subjekata trebalo
je donositi samo jedan zakon, a ne u odreenim vremenskim periodima devet koji
su donoeni i funkcionisali na prostorima jedne relativno male drave. Naravno na
stotinu podzakonskih propisa donosili su izvrni organi ili stareine matinih arhiva
republika, pokrajina i Federacije.
Donoenjem Ustava SFRJ 1974. godine delatnost nauke, kulture i
obrazovanja prela je u celini u nadlenost republika. Tako je sa ovom godinom
Federacija prestala da donosi opte propise iz arhivske delatnosti. Federaciji je ostalo
u nadlenosti da regulie samo pitanja koja se tiu zatite i korienja arhivske grae
nastale iz delatnosti saveznih jugoslovenskih institucija.
Nakon donoenja svojih ustava i konstituisanja sve drave sa prostora bive
SFRJ usvojile su sistemske i druge zakonske propise, pa i propise koji ureuju
zatitu i korienje arhivske grae koristei, primenjujui i potujui savremenu
arhivsku teoriju i praksu, kao i preporuke i druge propise meunarodnih arhivskih
organizacija i asocijacija.
Funkcije i nadlenosti arhiva u svim dravama sa prostora bive SFRJ
propisuju materijalni zakoni. Nadlenosti i obaveze su brojne, sloene i odgovorne.
Odredbe uglavnom svih zakona propisuju i ureuju: ta se smatra arhivskom graom,
a ta registraturskim materijalom; ta su stvaraoci, a ta imaoci arhivske grae i ta
su njihove obaveze; nain odabiranja arhivske grae iz registraturskog materijala
i obaveznost registratura - donoenje listi kategorija registraturskog materijala sa
rokovima uvanja; obavezu i postupak predaje arhivske grae nadlenom arhivu;
postupak koji ureuje korienje arhivske grae; ta se smatra privatnom arhivskom
graom i obaveze tih imaoca; organizaciju arhivske slube; osnivanje arhiva i njegovu
nadlenost, kako matinog tako i regionalnih, gradskih, optinskih, specijalnih,
3 Nelogino je da su visine sankcije za poinioca krivinog dela unitenja arhivske grae
razliito predviene od republike do republike, odnosno od drave do drave. u jednoj od drava bila
je predviena mera od tri godine zatvora, drugoj pet, a u treoj 8 godina zatvora. Po tome logiki ispada
da je arhivska graa razliito vrednovana zavisno od drava.
178
Jovan P. POPOVI
privatnih i dr.; nadzor nad arhivskom graom odnosno registraturskim materijalom;
tehnika, tehnoloka, fzika i bioloko-hemijska zatita, strunost zaposlenih u
arhivima; kaznene (krivine i prekrajne) odredbe i najzad prelazne i druge odredbe.
Skup zakonskih i podzakonskih propisa kao i drugih pravnih regulativa, koje
upravljaju ouvanjem, korienjem i zatitom arhivske grae i organizacijom arhiva
u dravi naziva se arhivsko zakonodavstvo. ureivanjem i primenom arhivskog
zakonodavstva, umreavaju se arhivske institucije, ureuje nain upravljanja
arhivima, zatita, valorizacija i korienje arhivske grae. Tim normativizmom se
na pouzdan i organizovan nain regulie ceo sistem zatite arhivske grae. To je
nesporno, ali pozitivno pravni normativizam nije dao arhivskoj struci i nauci ono
mesto koje im pripada, a to je potrebno urediti, jer je poznato da bez arhiva nema
racionalne istorijske grae, bez naune istoriografje nema odrivosti istorijske
svesti, a istorijska svest bi bila sastavni i prioritetni deo drutvene svesti. Arhivi,
odnosno ono to je u njima pohranjeno je vrli dokazni materijal, izvorite saznanja
(uvari pamenja) o svim vremenskim etapama, a naroito o prolosti, ime istoriju
prave skoro bezopasnom, jer je arhivska graa svedok istine.
Ovde je potrebno istai da oni koji odluuju o mestu i ulozi arhiva i arhivske
grae, ne znaju ili nee da znaju o kakvim se vrednostima za celokupnu dravu pa
i okruenju radi i ta ona znai. Ako se u objektima gde je smetena arhivska graa
nalaze jedino verifkovani izvori - dokumenti za izuavanje politikog, naunog,
kulturnog, javnog, dravnog, privrednog i diplomatskog znaaja, onda je ta vrednost
istine neprocenjiva i ne moe se bilo kojim arinom meriti. Naravno da se ovde
misli na kategorisanu, odnosno verifkovanu arhivsku grau ijom je ekspertizom
odreena trajnost njenog uvanja.
Koliko god su arhivisti sa prostora bive SFRJ pokuavali da informiu
domau i stranu javnost o znaaju i vrednosti arhivske grae pohranjene u arhivima,
njihov uticaj i zapomaganje u sveem, nepotrebnom i prljavom ratu ostao je u
pojedinim sluajevima bezuspjenim, jer je jedna koliina arhivske grae unitena
kako u meusobnim ratovanjima tako i od strane NATO bombardovanja. Stoga
nema dileme kako i ime zatititi arhivsku grau tog nezamenljivog kulturnog blaga
svake zemlje i odrediti joj pravo mesto i dati joj pripadajue delove trona u kulturi,
nauci, istoriji, javnoj upravi.
Naravno, to treba regulisati prije svega normativizmom. Verovatno bi to i do
sada bilo ureeno da naalost ne ispada da je i najneophodniji novac, a njega najee
nema u budetskim sredstvima, kada je u pitanju kultura najee nedostaje.
Treba znati i to da nepotpuno poznavanje ili nekonsultovanje osnova pravnog
poretka u svojim dravama, i svako suprotno ponaanje vodilo bi ka uruavanju
pravnog poretka, to bi bio opasan presedan sa posledicama, ne samo po arhivsku
instituciju ve i dravu u celini. Nema nikakvih prevazilaenja ili zaobilaenja
zakonskih propisa, a posebno ne tumaenja od strane nenadlenih organa ili
pojedinaca.
179
Afrmacija i popularizacija arhiva kroz arhivski normativizam na prostorima bive SFRJ
Za tumaenja propisa jedino validan organ je onaj koji je i doneo propis. To
je znano svima, jer tamo gdje u propisima postoje nedoreenosti ili pravne praznine,
inicijativama ili predlozima arhivskih ustanova i nadlenog ministarstva treba traiti
izmene i dopune vaeeg propisa ili dati predlog za donoenje novog zakona ili
podzakonskog propisa. To je sasvim logino, jer svi oblici delovanja institucija -
ustanova koje se bave zatitom kulturnih dobara (stvari materijalne i duhovne
kulture od opteg interesa) moraju biti ureeni - tieni zakonskim i podzakonskim
propisima svake drave. Ovde se pre svega misli na ustanove koje se bave zatitom
kulturnih dobara u svakoj dravi, a to su arhivi, muzeji, biblioteke, zavodi za zatitu
spomenika kulture, kinoteke i dr. Ako se potuju i u praksi primenjuju odredbe tih
propisa onda se sa sigurnou moe rei da su kulturna dobra pravno zatiena bar u
onoj meri koliko je to mogue.
Posebno je potrebno istai da je dobro to su kulturna dobra prela u dravnu
svojinu pa su naela na kojima se zasniva pravna zatita kulturnih dobara dola do
punog izraaja: jednaki pravni poloaj svih vrsta kulturnih dobara i njihovih vlasnika,
odnosno korisnika; dostupnost kulturnih dobara javnosti, kategorizacija kulturnih
dobara zavisno od njihovog znaaja, za kulturu, umetnost i istoriju; organizovanost
ustanova prema vrstama kulturnih dobara; utvrivanje mera zatite kulturnih dobara
i dr. Blie odredbe reguliu se i podzakonskim odnosno optim aktima koje propisuju
i utvruju organi odnosno ustanove zatite (arhivi, biblioteke, muzeji).
Velike promene koje su usledile rasprostranjenom upotrebom informacionih
tehnologija omoguile su da informacija svakom bude dostupna, ime se upoznaju
kulture raznih zemalja pa i postupanje arhivskih ustanova ime se afrmie arhivska
delatnost, a raznolikost medija u kulturnom nasleu i poveani zahtevi za njihovo
korienje iziskuje digitalizovanu prezentaciju.

180
Jovan P. POPOVI


Neke od publikacija koje se bave arhivskim zakonodavstvom na podruju bive SFRJ.
Kompjuterizacija, internet, telekomunikacija, (televizija, radio, telefon) avio
prevoz i digitalizacija uinile su preokret u prostoru i vremenu. Sve je prostorno i
dogaajno - saznajno, a vremenski trenutno. Samim time saznajno je i koji i u kojoj
koliini i u kome arhivu se nalaze arhivski fondovi i zbirke.
Savremene tehnologije, njihovo prihvatanje i ovladano korienje omoguila
su, ne samo lokalnu ve i meunarodnu saradnju u svim oblicima delatnosti muzeja,
arhiva i biblioteka. Tako da se ne moemo poaliti da ne moemo lako da doemo do
odreenih podataka o svim arhivskim ustanovama koje imaju dostup odnosno koje
su povezane na internet. Ali, sa sigurnou se moe tvrditi da i u dananje savremeno
doba, komparirajui vaee zakonske propise, u dravama sa prostora bive SFRJ
arhivi i arhivska graa, a time i arhivska delatnost nisu dobili mesto koje im pripada,
181
Afrmacija i popularizacija arhiva kroz arhivski normativizam na prostorima bive SFRJ
ni u sferi kulture, ni u sferi javne uprave. Svakako, jedan deo odgovornosti za to
snose vodei ljudi arhivske delatnosti u svojim dravama, a posebno nadlena
ministarstva. Sve to se stvara ili predlae mora imati temeljni princip i ishodinu
istinu, pa i u sluajevima brzog reagovanja, da kasnije ne bi bilo posledica. Postoje
dileme u kojoj meri su arhivske institucije deo kulture, odnosno deo javne uprave i
u kojoj meri arhivi obavljaju poslove iz oblasti kulture, odnosno poslove iz oblasti
javne uprave i koliki je njihov propust to arhivska delatnost nije zauzela mesto koje
joj pripada. To treba iskristalisati i pravno formulisati.
Funkcije arhiva su brojne: kulturne, upravne, nadzorne, inspekcijske i
nauno-prosvetne. Nabrojane nadlenosti daju jednaku vrednost i mesto arhivima u
javnoj upravi, ak i pre nego u sferi kulture, ali, arhivska nauka mora da ima svoje
pripadajue mesto u sferama svih drutvenih nauka, a posebno u oblasti kulture i
nauke.
Vidljivo je da sistemi na vlasti odnosno politike drava odluuju o strategijama
razvoja arhivske struke, njenom mestu i ulozi i drugim nadlenostima, pa je malo toga
ostalo u nadlenosti to odreuju arhivi.
4
Svima je znano da su arhivi jedinstvene,
nezamenljive, verodostojne osnove kulturnog identiteta svakog pojedinca, naroda i
drave, pa se opravdano postavlja pitanje, da li sa takvim prerogativima arhivistika
moe biti pomona nauka? Svakako ne! Ona se kao posebna nauka izuava na
fakultetima mnogih drava. Stoga status, mesto i ulogu arhivima u svakoj dravi
treba da propie pozitivno pravni normativizam, koji bi arhivistiku kao posebnu
arhivistiku nauku izjednaio sa ostalim drutvenim naukama.
Zakljuna razmatranja
Komparirajui vaee arhivske zakonske propise, u dravama sa prostora
bive SFRJ moe se zakljuiti:
- da arhivi, arhivska graa i uopte arhivska delatnost, a time i arhivska nauka
nisu dobili adekvatno mesto i znaaj koji im pripada u drutvu u celini, (jednako
bitno za svako fziko i pravno lice i dravu u celini) i da u osnovnim odredbama
materijalnih zakona nisu iskazane funkcije i nadlenosti arhiva u onoj meri da
bi kroz ostale odredbe zakona to bilo blie ureeno i razraeno, jer nadlenosti
mesto i ulogu svake delatnosti pa i arhivske odreuju. Svakako da jedan deo
odgovornosti za to snose vodei ljudi arhivske delatnosti u svojim dravama, a
posebno nadlena ministarstva;
4 Kako su arhivi deo kulture, a u isto vreme i deo javne uprave to je normalno da se u najvie
arhivistike strune i upravne organe i druga radna tela, kada se odluuje o arhivskoj struci, nauci
i organizaciji imenuju kako predstavnici odreenog broja ministarstava, pre svih: kulture, nauke,
pravosua, unutranjih i spoljnih poslova, fnansija, crkava tako i veinski broj arhivista. Veinski broj
arhivista je neophodan iz razloga da bi se na tim sastancima dao prioritet arhivistikoj strunoj misli i
nauci i da bi se izbeglo preglasavanje o bitnim stvarima, ime bi se i smanjio uticaj politike i birokratije.
182
Jovan P. POPOVI
- da nepotpuno poznavanje ili nekonsultovanje osnova pravnog poretka u svojim
dravama povlai za sobom posledice;
- da drave ne mogu i ne smeju olako da prelaze i da se odnose prema vanosti i
ulozi arhiva, bez obzira da li njihovo obavljanje poslova spada u nadlenost - pod
subordinaciju kulture, nauke, javne uprave ili u svakoj od njih po malo ili mnogo.
- da arhivi kroz arhivski normativizam (koji bi se striktno primenjivao u praksi)
moraju iskazivati svoju afrmativnost, a time i popularizaciju, obzirom na brojne
i vane uloge koje su mu date u nadlenost. Zakonom pre svega mora biti
defnisano pitanje statusa arhiva, njegove nadlenosti i mesto koje mu pripada
u svim sverama naunog, kulturnog i javnog ivota svake drave. To propisuju
materijalni zakoni.
- da arhivske organizacije, posebno nacionalni ili matini arhivi drava moraju
stalno pratiti preporuke i odluke Meunarodnog arhivskog saveta i drugih svetskih
i evropskih arhivskih organa i organizacija, to im omoguava upoznavanje sa
savremenim arhivskim normativizmom i iskustvima, to moe biti i temeljni
osnov kod izrade novih propisa ili kod donoenja konkretnih odluka - reenja.
- da svaka od drava sa prostora bive SFRJ ima isti cilj i interes da sauva
istorijske izvore - arhivsku grau svoje zemlje, jer i time potvruju kontinuitet
i istorijsku opravdanost postojanja svoje drave. To svim dravama sa prostora
bive SFRJ, omoguava na osnovu verifkovanih izvora jo blie upoznavanje sa
istorijom, odnosno prolostima svake od njih i time jo bliu saradnju i potrebu
za daljim dobrosusedskim odnosima na zajedniku dobrobit.
- da se to ee, ovlaeni arhivski predstavnici pojavljuju u sredstvima javnog
informisanja i time popularizuju arhive, a time i arhivsku grau pohranjenu u
njima ime upoznaju javnost sa stvarnom vrednou arhivske grae i ulogom i
znaajem arhiva.
- da moderni pravci arhivistike, bez njenog direktnog ukljuivanja u proces
informatizacije, digitalizacije i svih drugih oblika elektronskih zapisa i
ujednaavanja po vanosti sa klasinom graom, nemaju perspektive i budunosti.
Ignorisanjem i pasivnou prema ovom pitanju dovodi se budunost arhivske
delatnosti uopte, kao i pitanje egzistencije arhiva kao savremenih institucija u
modernom drutvu. Nastavak tradicionalnog rada i delovanja nije dovoljan da
bi se odgovorilo na sve zahteve i izazove modernog drutva postavljene pred
arhive i arhivsku slubu svake drave. To treba da propie pozitivno-pravni
normativizam.
Rezime
Ovim radom panja je posveena mestu i ulozi arhiva kroz arhivska
zakonodavstva na prostorima bive SFRJ. Broj donetih propisa bio je izuzetno
velik. To je naroito izraeno nakon decentralizacije SFRJ 1974. godine, kada
183
Afrmacija i popularizacija arhiva kroz arhivski normativizam na prostorima bive SFRJ
je svaka republika, a kasnije i pokrajina imala obavezu da donese svoja arhivska
zakonodavstva.
Prvu Zbirku propisa iz arhivske delatnosti na nivou tadanje SFRJ u izdanju
Saveza arhivskih radnika Jugoslavije priredio je 1987. godine Jovan P. Popovi,
koja je iste godine promovisana na Saveznom savetovanju u Zadru. Do tada je broj
donetih zakonskih i podzakonskih propisa pobrojanih u navedenoj Zbirci prelazio
100 normativnih jedinica, a u meuvremenu se taj broj duplirao. Kako na nivou
Federacije, tako i na nivou republika, a kasnije i autonomnih pokrajina (AP Vojvodina
1973. a AP Kosova 1976. godine) donoeni su zakoni kojima se ureivala zatita
arhivske grae.
Stvaranjem novih drava na prostorima bive SFRJ kulturna dobra su
uglavnom prela u dravnu svojinu pa su naela na kojima se zasniva pravna zatita
kulturnih dobara dola do punog izraaja. Svaka od drava donela je svoje propise.
Svim arhivistima je znano i moe se zakljuiti da arhivi, arhivska graa
i uopte arhivska delatnost, a time i arhivska nauka nisu dobili adekvatno mesto
i znaaj koje im u drutvu pripada, jednako bitno za svako fziko i pravno lice i
dravu u celini. Znaaj i uloga arhiva nisu iskazani ak ni u osnovnim odredbama
materijalnih zakona u onoj meri da bi kroz ostale odredbe donetog zakona to bilo
blie razraeno. Mesto i ulogu svake delatnosti pa i arhivske odreuju zakoni.
S obzirom na vanost arhivske delatnosti, arhivske organizacije,
posebno nacionalni ili matini arhivi drava moraju stalno pratititi preporuke
i odluke Meunarodnog arhivskog saveta i drugih svetskih i evropskih arhivskih
organa i organizacija, to im omoguava upoznavnje sa savremenim arhivskim
normativizmom i iskustvima, to moe biti i temeljni osnov kod izrade novih propisa
ili kod donoenja konkretnih odluka - reenja.
Arhivisti treba da znaju da moderni pravci arhivistike, bez njenog direktnog
ukljuivanja u proces informatizacije, digitalizacije i svih drugih oblika elektronskih
zapisa i ujednaavanja po vanosti sa klasinom graom, nemaju perspektive i
budunosti. Ignorisanjem i pasivnou prema ovom pitanju dovodi se budunost
arhivske delatnost uopte, kao i pitanje egzistencije arhiva kao savremenih institucija
u modernom drutvu. Nastavak tradicionalnog rada i delovanja nije dovoljna da bi
se odgovorilo na sve zahteve i izazove modernog drutva postavljene pred arhive i
arhivsku slubu svake drave. To treba da propie pozitivno pravni normativizam.
Autor je miljenja da se ovlaeni arhivski predstavnici pojavljuju ee
u sredstvima javnog informisanja i time popularizuju arhive i arhivsku grau
pohranjenu u njima upoznajui javnost sa stvarnom vrednou arhivske grae i
ulogom i znaajem arhiva, jer iz funkcija arhiva proizilazi pravo graana na istorijske
vrednosti kroz istinu, pravo na tanu i verifkovanu informaciju, kroz zatitu
korisnika arhivske grae i zagarantovanu zatitu prava linosti i zabranu oticanja
nedozvoljenih podataka je ogromna.
184
Jovan P. POPOVI
Summary
The main pillar of the successful archival activity in every country is an
archival legislation. Regulation and application of archival legislature leads to
building a network of archival institutions, record management system, protection,
evaluation and use of archive material. Regulations in Yugoslavia were frequently
modifed due to frequent alteration of the Constitution, an obligatory act for all
relevant entities (Federal State and Republic) that had to, in due course, harmonize
the legislation, archival as well, with the Constitution.
The frst federal statutory regulation passed in the Federal Peoples Republic
of Yugoslavia after the Second World War was the General Law on State Archives,
adopted on January 23, 1950, designed to protect all of the historical and archive
material throughout FPRY. Since than, more than a hunderd regulations were passed
in Yugoslavia due to frequent alteration of the Constitution and Laws.
Following the adoption of the Constitution of the Socialist Federal Republic
of Yugoslavia in 1974, system of archival protection is transfered to the jurisdiction
of the Republic and the number of regulations from the archival legislation became
very numerous. Disintegration of Socialist Federal Republic of Yugoslavia and thus
the creation of new internationally, and mutually, recognized countries created the
new archival legislation. Frequent modifcation of regulations primarily imply the
need to defne place, role and importance of archival materials as well as institutions
keeping it, in the basic provisions of substantive law.
The author of this article gives some suggestions and initiatives on how to
inform the public about the importance of Archives and archival materials, using the
analisys of archive normativism.
185
Maja KOVAEVI KUZMANI
Dravni arhiv u Splitu
ELEKTRONIKO GRADIVO: PROBLEMI KOD
EVIDENTIRANJA, VREDNOVANJA I OUVANJA
ELEKTRONIKOG GRADIVA
Abstrakt: Ve dugo vremena uoljiv je trend da se u redovnom poslovanju
poduzea sve vie oslanjaju na nove tehnologije. Razvoj informatike tehnologije
doveo je do toga da se danas sve vie iz upotrebe izbacuje papir i oslanja na
elektroniko gradivo. Ubrzo e ta problematika utjecati i na poslovanje arhiva.
Postavljaju se pitanja: na koji nain evidentirati elektroniko gradivo u posjedu
stvaratelja? Kako vrednovati elektronike zapise koji nemaju ekvivalent na papiru?
Kako uvati elektroniko gradivo, ako se mijenjaju i mediji na kojima se uvaju
zapisi i strojevi koji omoguuju itljivost? Svoju viziju odgovora na ova pitanja
donosi autor u ovom prilogu.
Kljune rijei: Evidentiranje i vrednovanje elektronikog gradiva,
preuzimanje elektronikog gradiva, dugorono ouvanje elektronikog gradiva.
Abstract: For a long time there is a visible trend in the ordinary course
of business enterprises increasingly rely on new technology. The development of
information technology has led to the fact that today more and more from the use
ejects the paper and rely on electronic records. Soon will these issues affect the
business archives. The questions are: How does the record electronic records in
the possession of the creator? How to evaluate electronic records that have no
equivalent in the paper? How to store electronic records, if you are changing the
media on which the records are kept and machines that allow readability?
Key words: identifcation and evaluation of digital materials, acquisition,
protection of digital materials, longterm preservation.

Uvod

Informacijsko doba je svoj zamah zapoelo devedesetih godina prolog
stoljea smjetanjem Interneta u privatnu sferu, a njegova obiljeja, upotreba
informacijske tehnologije i Interneta, danas prodiru u sve sfere ivota od globalne
politike i ekonomije do svakodnevne uporabe pojedinaca.
186
Maja KOVAEVI KUZMANI
Informacijska tehnologija donosi promjene i u poslovanju mijenjajui oblik
dokumenata. Papir malo po malo, neprimjetno sve vie postaje mogunost, a ne
nunost. Elektronike verzije dokumenata su pohranjene tako da se kopije na papiru
mogu napraviti kada i ukoliko je to zaista potrebno. Brz i stalan razvoj informacijske
tehnologije dovodi do velikih problema u uvanju elektronikih dokumenata.
Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima
1
, te temeljem
lanka 11. st. 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja
arhivskoga gradiva
2
, lanka 17 i 18. Pravilnika o zatiti i uvanju arhivskog i
registraturnog gradiva izvan arhiva
3
svaki kategorizirani stvaratelj gradiva izrauje
svoj Pravilnik o zatiti arhivskoga i registraturnog gradiva. U tom Pravilniku se
defnira:
- konvencionalno gradivo kao gradivo za ije isitavanje nisu potrebni posebni
ureaji,
- nekonvencionalno gradivo je ono za ije su isitavanje potrebni posebni
ureaji. u sluaju elektronikih dokumenata ti su ureaji raunala. Da bi
ona mogla funkcionirati, nije dostatno postojanje samog stroja, odnosno
hardvera, ve su potrebni i programi koji upravljaju radom hardvera i
omoguuju da raunalo obavi upravo ono to nam je potrebno. Programe
nazivamo softverom. Elektroniki dokumenti ovisni su kako o hardveru,
tako i o softveru koritenom za njihov nastanak, te ih u naelu nije mogue
koristiti na nekoj drugoj hardversko-softverskoj platformi od one koja ih
je proizvela. Isti se mogu pohraniti na optiko-magnetskim medijima, na
mikroflmu ili na CD-u.
Dalje se u Pravilniku nekonvencionalno gradivo u poslovanju defnira
kao dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektronikom obliku, baze podataka,
elektronike kopije dokumenata i drugi elektroniki zapisi nastali u poslovanju koji
se uvaju na nain koji ih osigurava od neovlatenog pristupa, brisanja, mijenjanja
ili gubitka podataka, sukladno vaeim standardima te dobroj praksi upravljanja i
zatite informacijskih sustava.
Za svaki raunalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu
ili rad s elektronikim dokumentima i drugim elektronikim zapisima, obvezno je
odrediti osobu koja je odgovorna za zatitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih
kopija i arhiviranje podataka te u pisanom obliku utvrditi postupak i uestalost
izrade sigurnosnih kopija te postupak obnove podataka u sluaju greke ili gubitka
podataka.
Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da
omogue sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.
Kod uvoenja ili izmjene aplikacije, baze podataka ili formata zapisa,
obvezno je u pisanom obliku opisati:
1 Narodne novine, br. 105/1997. i 64/2000.
2 Narodne novine, br. 90/2002.
3 Narodne novine br. 63/2004. i 106/07.
187
Elektroniko gradivo: problemi kod evidentiranja, vrednovanja i ouvanja elektronikog gradiva
- svrhu, opseg i nain koritenja aplikacije;
- minimalne hardverske i softverske zahtjeve;
- mjere zatite zapisa od neovlatenoga pristupa, mijenjanja i gubitka
podataka; format i strukturu zapisa;
- predvieni nain trajne pohrane zapisa (npr. uvanje u izvornom formatu,
konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.);
- nain (tehnologija) na koji e se osigurati pristup podacima ako je
predvieno uvanje izvan izvornog hardverskog i softverskog okruenja;
- nain predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija
za pristup podacima koja treba omoguiti iskoristivost podataka nakon
predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o
postupku pripreme za predaju).
Prema Pravilniku elektroniki dokumenti i drugi elektroniki zapisi
arhiviraju se i uvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti
takav da je iz njega mogue obnoviti podatke i mogunost njihova pregledavanja i
koritenja u sluaju gubitka ili oteenja podataka u raunalnom sustavu u kojem se
obavlja pohrana i obrada zapisa.
Pri izradi arhivske kopije obavezno se u pisanom obliku utvruje predmet
arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije te da li
se zapisi i dalje uvaju u izvorinom informacijskom sustavu ili briu iz njega.
Prije predaje arhivskih kopija na mjesto uvanja obvezno se provjerava
njihova cjelovitost, itljivost i ispravnost.
Arhivske se kopije predaju na mjesto uvanja s programima, odnosno
aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i koritenje, ili s podrobnim
uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i koritenje i navodom o
informacijskom sustavu koji trenutno to omoguuje.
Cjelovitost, itljivost i ispravnost arhivskih kopija elektronikih zapisa
redovito se provjerava najmanje jedanput godinje. Presnimavanje na novi medij
vri se najmanje svake pete godine, a obvezno, ukoliko su prilikom provjere uoene
pogreke ili ako je primjerak arhivske kopije neitljiv, oteen ili izgubljen.
Jedan od problema koji postoji kod elektronikih dokumenata jest to da, za
razliku od konvencionalnih, fziku strukturu razlikujemo od logike, to jest logika
i fzika struktura su odvojive.
Fizika struktura elektronikoga dokumenta ovisi o kombinaciji hardvera i
softvera i moe se mijenjati sa svakim prenoenjem dokumenta na drugi medij.
Logika struktura podudara se s onim to e korisnik vidjeti na ekranu i
ispisati na papir, ona je ono to elimo trajno sauvati.
Kao to smo rekli, logika struktura naelno je odvojena od fzikog zapisa
na mediju. Stoga identifkacija elektronikog dokumenta, njegov integritet, valjanost
i postojanost u vremenu ne ovise tek o stabilnosti zapisa na mediju i samog medija,
nego o sposobnosti da se oita logika struktura i da pri tome postoji razumno
jamstvo da su neizmijenjeni i pouzdani, to oteava posao arhiva.
188
Maja KOVAEVI KUZMANI
Trajnost elektronikih medija znatno je manja od trajnosti papira. Meutim,
zahvaljujui ve spomenutoj odvojenosti i lakoi izrade kopije identine izvorniku,
zadaa arhivista nije sauvati izvorni medij, ve samo izvorni zapis. Meutim, osim
medija, zastarijevaju i tehnologije kojima je zapis proizveden, pa tako i formati
zapisa.
Kada arhivisti odrede koji elektroniki dokumenti moraju biti sauvani,
potrebno je ouvati njihove temeljne osobine, kako ih navodi i meunarodna
norma za spisovodstvo, ISO 15489, a to su: autentinost, pouzdanost, integritet i
iskoristivost.
Autentinost se moe opisati kao mogunost dokazivanja da je dokument
upravo ono to se za njega tvrdi da jest, da ga je izradila osoba navedena kao njegov
autor i to u navedeno vrijeme.
Pouzdanost je vjerodostojnost sadraja dokumenta. Integritet je potpunost
i neizmijenjenost, a iskoristivost mogunost utvrivanja smjetaja, dohvata,
predoenja i interpretacije dokumenta.
Evidentiranje elektronikog gradiva kod stvaratelja
u Hrvatskoj su arhivi tek poeli slati stvarateljima upute i obrazac za
evidentiranje elektronikog gradiva u njihovom posjedu. Elektroniko gradivo kod
stvaratelja prema tipu moe se podijeliti u nekoliko skupina:
1. Registri slubene evidencije koje vode na temelju propisa u
elektronikom obliku (npr. registar dravljana, brodova i sl.),
2. Poslovne evidencije evidencije koje se vode iz poslovnih potreba
(npr. evidencija dobavljaa i sl.),
3. Raunovodstvene/knjigovodstvene aplikacije programi i sustavi za
fnancijsko poslovanje u elektronikom obliku,
4. Poslovni sustavi sustavi koji pokrivaju odreeno podruje poslovanja
i obuhvaaju dokumentaciju i evidencije te pokrivaju pojedine poslovne
procese (npr. e-zdravstvo, e-uputnice, riznica i sl.),
5. Sustavi za uredsko poslovanje dijele se na 2 vrste: samo urudbeni
zapisnici i spisovodstveni sustavi koji sadre izvorne elektronike
dokumente,
6. Elektronika pota,
7. Sustavi za kolaborativan rad sustavi kod kojih vie ljude radi na
istom resursu na internetu najee vezanom uz neku temu, projekt ili
sl. (npr. Share Point),
8. Sustavi koji pokrivaju cjelovito poslovanje stvaratelja (ERP sustavi
npr. MS NAV, SAP i sl.),
9. Ostalo multimedijalni zapisi, audio-vizualni zapisi i drugo.
189
Elektroniko gradivo: problemi kod evidentiranja, vrednovanja i ouvanja elektronikog gradiva
Stvaratelj gradiva bi trebao dostaviti popis svojega elektronikoga gradiva
na nain da sve razvrsta unutar navedenih tipova/kategorija i specifcira slijedee
elemente opisa:
A) OPIS GRADIVA
1. Naziv naziv dokumentacijske cjeline,
2. Razdoblje - vrijeme nastanka zapisa,
3. Stvaratelj / odgovornost za nastanak gradiva,
4. Opis sadraja,
5. Aktivnost da li je gradivo u operativnoj upotrebi ili se vie ne koristi,
6. Svrha i namjena poslovni proces, odredba ili svrha za koju je gradivo
nastalo,
7. Formati podataka (datoteni sustav, relacijska baza podataka ili dr.),
8. Tehnike karakteristike sustava (detaljan opis HW, SW i pripadajue
infrastrukture i platforme),
9. Tehnika specifkacija modela podataka/struktura podataka
defnicija formata datoteke, popis i defnicija objekata u sustavu, opis
svih relacija meu entitetima i objektima u sustavu,
10. Broj datoteka/koliina zapisa podaci o volumenu sustava, izraeni
u GB,
11. Pridrueni materijali popratni materijali uz sustav,
12. Objavljivanje.
B) ODRAVANJE
1. Medij pohrane mediji i sustavi na kojima je pohranjen izvornik gradiva,
2. Podaci o priuvi (back-up) - postojanje procedure za provoenje priuve
podataka, frekvencija, nain, mediji priuve za pojedinu vrstu podataka/
sustava, postojanje proceduru za povrat podataka u sluaju katastrofe,
3. Sigurnosna politika - postojanje pravilnika kojim je regulirana
informatika sigurnosna politika, njegova provedba,
4. Migracija i konverzija frekvencija i nain odravanja i nadgradnje
HW, SW i infrastrukture,
5. Smjetaj i nain uvanja gradiva lokacija i opis objekta u kojem je
sustav instaliran.
C) UPRAVLJANJE GRADIVOM
1. Nain pristupa i rada s gradivom - odgovorne osobe, vrste korisnikih
prava,
2. Dostupnost/Uvjeti koritenja,
3. Rokovi uvanja,
3. Veza sa evidencijama povezivanje sa klasifkacijskim planom, odnosno
smjetaj gradiva u Zbirni popis dokumentacije stvaratelja,
190
Maja KOVAEVI KUZMANI
4. Dokumentacija/evidencije o radu s gradivom - evidencije o zaprimanju,
auriranju, brisanju i koritenju gradiva,
5. Popratna dokumentacija publikacije nastale koritenjem podataka,
prirunici/upute za koritenje, biljeke korisnikih skupina i evidentirane
datoteke vezane uz planiranje i implementaciju skupova podataka.
Tek kada stvaratelji elektronikog gradiva na ovaj nain evidentiraju
svoje elektroniko gradivo, arhivi e znati stvarno stanje na terenu i tada se poeti
pripremati za preuzimanje do kojeg e doi u budunosti.
Vrednovanje
Vrednovanjem se ispituje vrijednost zapisa i odreuju rokovi uvanja, to jest
identifciraju se oni zapisi koje treba uvati nakon to se zadovolje poslovne potrebe
stvaratelja. U postupku vrednovanja vrijedni su znanje i savjeti stvaratelja i drugih
koji poznaju djelatnost stvaratelja zapisa, ali samo arhiv ima sveobuhvatno znanje o
upravljanju zapisima organizacije tijekom vremena.
Identifkacija i odabir elektronikih zapisa za kontinuirano uvanje jedna
je od vanijih zadaa arhivista. Postojee metode i postupci koje su arhivisti razvili
za strojno itljive podatke samo su djelomino iskoristivi za elektronike zapise,
tako da arhivisti u skladu s promjenama koje donosi informacijska tehnologija
na podruju stvaranja, koritenja i pohrane dokumenata trebaju formulirati nove
kriterije vrednovanja.
Jedan od korisnih pristupa je vrednovanje na razini aplikacije informacijskog
sustava, a ne na razini raunalnog sustava. Praktina posljedica tog pristupa bila bi
vrednovanje usmjereno na funkcije i nadlenosti koje su proizvele dokumente, a ne
na same dokumente.
Drugi koristan pristup jest ugradnja funkcija vrednovanja i uvanja u dizajn
aplikacija informacijskog sustava. u tom sluaju vano je da arhivisti surauju s
projektantima informacijskog sustava i da im kau koji su dokumenti vrijedni
po arhivistikim naelima vrednovanja, te da se intervenira u proces nastajanja
dokumenata kako bi se odabrali i sauvali dokumenti koji imaju kontinuiranu
vrijednost kroz ugradnju funkcije vrednovanja u dizajn aplikaciji informacijskog
sustava.
u elektronikom okruenju s poslovima vezanim uz vrednovanje i
odabiranje mora se zapoeti rano u ivotnom ciklusu. Arhivski odreene rokove
uvanja zapisa trebalo bi ugraditi u elektroniki sustav u doba njegova oblikovanja.
Inae postoji znatan rizik da e zapisi biti uvani u sustavu samo onoliko dugo
koliko zadovoljavaju poslovne zahtjeve korisnika te da e zatim biti odstranjeni.
Mogunost da se vrednovanje i odabiranje izvre nakon to je gradivo prolo iz
aktivnog u neaktivni stadij, koja postoji u tradicionalnom okruenju upravljanja
gradivom kod elektronikih zapisa ne postoji. Zahtjev da se vrednovanje i odabiranje
191
Elektroniko gradivo: problemi kod evidentiranja, vrednovanja i ouvanja elektronikog gradiva
zapisa izvre u fazi oblikovanja sustava prije nego li je bilo koji zapis stvoren
upuuje na opravdanost novog pristupa vrednovanju i odabiranju. Panju treba
usmjeriti osobito na djelatnost stvaratelja te poslovne procese i aktivnosti kroz koje
se ta djelatnost obavlja, radije nego li na same zapise.
Arhivi bi trebali biti ukljueni u itav ivotni ciklus elektronikih sustava
za stvaranje i uvanje arhivskog elektronikog gradiva, to ne znai da su arhivi
odgovorni za sve akcije vezane uz zapise tijekom njihovog ivotnog ciklusa. Arhivisti
bi trebali poticati razumijevanje za arhivsku djelatnost i promicati norme i praksu
kako bi se osiguralo da elektroniki zapisi budu kreirani i uvani kao vjerodostojni i
pouzdani zapisi prikladni za uvanje.
Arhiv koji ne moe djelovati uspjeno tijekom itavog ivotnog ciklusa
zapisa zbog svoje nadlenosti, sredstava ili ovlasti, bit e bitno ometen u radu s
elektronikim zapisima. Oni Arhivi ije aktivnosti poinju tek nakon preuzimanja
zapisa suoit e se s brojnim tehnolokim potekoama. Mnoge od njih mogue je
izbjei, ako arhivi mogu utjecati na stvaratelje ranije u ivotnom ciklusu zapisa.
Preuzimanje
Kod predaje arhivskog gradiva arhivima osobitu panju treba obratiti na
elektronike dokumente. Tu treba pripaziti na cjelokupno informacijsko okruenje
kontekstualne informacije, kontrolni trag, standardiziranost aplikacija i strukturu
pohranjenih podataka, to treba biti osigurano sukladno minimalnim zahtjevima koje
e vanjska sluba ustanoviti prije primopredaje. Prilikom primopredaje elektronikog
gradiva potrebno je arhivu zajamiti itljivost, autentinost i mogunost sigurnosne
zatite podataka. Nuno je preuzeti zapis i metapodatke koji ga identifciraju, opisuju,
omoguuju pronalaenje i razumijevanje konteksta i sadraja te dokumentiraju
relevantne dogaaje u povijesti zapisa (npr. migracija, konverzija) te mogunost
pristupa, koritenja i upravljanja. O tome treba voditi rauna prije preuzimanja,
da se ti metapodaci ne izgube. Jedino u tim uvjetima arhiv moe osigurati njihovu
vjerodostojnost i pravnu valjanost i biti jamcem autentinosti. Zbog pitanja sigurnosti
potrebno je uvati i zatitne kopije predanog gradiva.
Primjeri u praksi
u 2004. godini Dravni arhiv u Australiji zapoeo je novi projekt zvan
MADIRA Managing Digital Records for Access. MADIRA je identifcirala
ostale dijelove slagalice elektronikog arhiviranja koje su bile potrebne da Arhiv
stavi na mjesto da bi mogla ispuniti originalnu viziju iz 2001. Od agencija do
istraivaa. Ta vizija je imala misiju da se elektroniki dokumenti od agencija stave
u sigurni elektroniki arhiv i potpuno dokumentiraju svi procese do te toke. Jo je
192
Maja KOVAEVI KUZMANI
s vremenom potrebno arhivistiki obraditi i opisati to gradivo i srediti mogunost
pristupa krajnjih istraivaa kako bi se u potpunosti ostvarila poetna vizija.
Tehnoloko sveuilite u Beu i Nacionalni arhiv u Nizozemskoj razvili su,
u okviru programa DELOS: A Network of Excellence on Digital Libraries, sustav
za prepoznavanje, vrednovanje i odabir metoda za ouvanje elektronikoga gradiva.
Razvoj sustava ponajprije je bio motiviran postojanjem razliitih strategija,
odnosno metoda ouvanja. Vodio se i injenicom da nije mogue propisati odreene
postupke za odreenu vrstu gradiva, bez obzira gleda li se na nju s fzike, logike
ili konceptualne toke gledita. Naime, ouvanje ovisi o potrebama i defniranom
cilju, pa zbog toga kombinacija postupaka koji se pritom primjenjuju moe biti
individualnog karaktera za svaku skupinu zapisa. Dakle, ovisno o defniranim
zahtjevima, odreena kombinacija osnovnih znaajki moe biti bolja ili loija, no
postavlja se pitanje kako se to moe egzaktno potvrditi ili izmjeriti. Ovaj je sustav
ponudio upravo te mogunosti modeliranjem procesa ouvanja u kontroliranoj
okolini uz istodobno dokumentiranje svih imbenika koji su vani za kasnije
vrednovanje i odabir najpovoljnijih postavki. Sustavom se ispituju potrebne tehnike
postavke, njihov utjecaj na autentinost zapisa, potencijalni trokovi uvanja zapisa,
pripadajuih metapodataka i sl., s ciljem odreivanja mogunosti kvalitetnog
ouvanja zapisa.
Opseg mogueg testiranja moe se grupirati u etiri skupine:
1. vrste objekata na primjer, tekstualni zapisi, poruke elektronike pote,
proraunske tablice, audio, video, skupovi podataka, baze podataka;
2. pristupi ouvanju na primjer, migracija, emulacija;
3. metapodaci odreivanje zadanog podskupa za vrijeme eksperimenta;
4. znaajke elektronikih objekata sadraj, kontekst, struktura, izgled,
funkcionalnost.
Proces vrednovanja metoda za ouvanje sastoji se, prema DELOS-ovom
modelu, od etrnaest koraka trinaest aktivnosti i jedne mogunosti grananja, odnosno
odluke. Koraci se mogu podijeliti u tri skupine: odreivanje zahtjeva,vrednovanje
alternativa, analiza rezultata.
Odreivanje zahtjeva:
odreivanje osnova odreivanje nad kojim e se elektronikim objektima
provesti postupak testiranja metode ouvanja, te koje njihove osnovne
znaajke moraju biti ouvane, na primjer, sadraj, kontekst, struktura,
funkcionalnost i sl.;
odabir zapisa odabir vrste objekta, odnosno vrste zapisa, utjee na nain
vrednovanja testiranih metoda, jer se parametri vrednovanja prilagouju
vrstama objekata;
193
Elektroniko gradivo: problemi kod evidentiranja, vrednovanja i ouvanja elektronikog gradiva
odreivanje ciljeva odreivanje ciljeva ouvanja najprije na openitoj
razini, a zatim njihova specifkacija i organizacija u hijerarhijsku strukturu;
pridruivanje mjerljivih jedinica pridruivanje mjerljivih jedinica svakom
najniem elementu u prethodno defniranoj hijerarhijskoj strukturi;
odreivanje imbenika znaaja odreivanje mjere meusobne vanosti
pridruenih mjerljivih jedinica (izraavaju se u postotcima, pa je pritom
vano da njihov zbir na istoj hijerarhijskoj razini pojedine grane uvijek
iznosi punih 100 posto).
Vrednovanje alternativa:
odabir alternativa odabiranje metoda ouvanja za koje se smatra da bi bile
najbolje za ouvanje odabranih elektronikih objekata;
odluka o prekidu ili nastavku procjena hoe li biti korisno i isplativo nastaviti
proces s obzirom na oekivane rezultate i resurse (osoblje, fnancijski izdaci,
vrijeme) koji su potrebni za njegovo provoenje;
odreivanje resursa u sluaju donoenja odluke o nastavku, detaljnija
specifkacija resursa koji su potrebni za provoenje testiranja;
razvijanje eksperimenta detaljna razrada pojedinog eksperimenta, odnosno
testnog ispitivanja odabrane metode ouvanja, u zadanoj raunalno-
programskoj okolini i s odreenim parametrima izvrenja na uzorku
elektronikih objekata koji se ele ouvati;
provedba eksperimenta testiranje postupka eksperimenta (iz prethodnog
koraka) i, tek nakon dobivenih uspjenih rezultata, provoenje samog
testiranja na ranije odabranom uzorku;
vrednovanje eksperimenta vrednovanje uspjenosti na tehnikoj, ali i
na intelektualnoj razini, pri emu se ona moe usporeivati i sa prethodno
provedenim eksperimentima, ako ih je bilo.
Analiza rezultata:
transformacija izmjerenih vrijednosti izmjerena vrijednost svakoga
najnieg elementa u ranije defniranoj hijerarhijskoj strukturi mora se, zbog
mogunosti meusobnog usporeivanja, svesti uz pomo transformacijske
tablice na istovrsnu skalu vrijednosti;
zbrajanje rezultata vrijednosti se za svaki element zbrajaju te zatim mnoe
s pripadajuim imbenikom znaaja, a zatim se tako dobivene vrijednosti
agregiraju u vrijednosti njima nadreenih vorova, odnosno hijerarhijski
viih elemenata, redom sve do najvie razine;
procjena rezultata procjena najbolje metode ili kombinacije parametara za
ouvanje testirane vrste elektronikih objekata.
Prikazani sustav omoguuje sustavni i povezani pristup vrednovanju i
odabiru najpogodnijih metoda za ouvanje elektronikih objekata uvaavajui
pritom njihov sadraj, kontekst i strukturu, kao i autentinost, pouzdanost, integritet
194
Maja KOVAEVI KUZMANI
i upotrebljivost. Njime se mogu testirati jedna ili vie metoda na reprezentativnom
uzorku objekata koji se ele ouvati. Strukturirani, hijerarhijski pristup daje
mogunost provoenja analize senzitivnosti, tj. analize utjecaja pojedine promjene
na ukupan proces ouvanja. Time je mogue fno podeavanje parametara koje
metoda podrava te se stjee bolji uvid u to kako pojedina opcija utjee na cijeli
proces ouvanja ili, pak, na neki njegov dio.
Mogue je da se kao najbolja metoda ouvanja pokae kombinacija vie
metoda koje zajedno pokrivaju sve potrebne segmente ouvanja. Sustavom se moe
ne samo vrednovati i odabrati najpogodnija metoda ili metode, ve i provesti potreban
postupak, na primjer migracije, na cjelokupnoj zbirci objekata iji je reprezentativni
uzorak bio koriten za testiranje.
Najvanije odlike su mu mogunosti testiranja metoda i njihovih postavki,
komparativne analize dobivenih rezultata, te iskoristivosti za cjelovit postupak
ouvanja. Primjenom ovakva sustava za prepoznavanje, vrednovanje i odabir
metoda za ouvanje, elektroniko e gradivo biti zatieno od moguih gubitaka
nekih svojstava zbog primjene nedovoljno testiranog postupka ouvanja.
ARHiNET je mreni informacijski sustav za opis, obradu i upravljanje
arhivskim gradivom. Namijenjen je arhivima i drugim imateljima arhivskog gradiva
(muzeji, knjinice i dr.) te ustanovama, upravnim tijelima i poduzeima koja stvaraju
arhivsko gradivo. Jedinstveni je nacionalni arhivski sustav kojega je pokrenulo
Ministarstvo kulture 2006. godine u suradnji s Hrvatskim dravnim arhivom i
koji predstavlja temelj informatizacije arhivske slube u Republici Hrvatskoj.
ARHiNET programsko rjeenje obuhvaa sve funkcije arhiva: uvanje, zatitu,
obradu i koritenje arhivskoga gradiva. Integracijom podataka i usluga arhiva
korisnicima su na jednome mjestu dostupni svi podaci o evidentiranome gradivu i
njegovim imateljima i stvarateljima. uvoenje jedinstvenog nacionalnog arhivskog
informacijsko-evidencijskog sustava kod svih imatelja i stvaratelja arhivskoga
gradiva omoguuje integriranje i razmjenu podataka meu ustanovama koje uvaju
arhivsko gradivo, a istodobno osigurava njegovu zatitu i informacijsku cjelovitost.
Zakljuak
Kada se pogleda defnicija elektronikog gradiva i uzmu u obzir svi problemi
i sloenost u ouvanju njihove autentinosti, pouzdanosti, integriteta i iskoristivosti,
moe se zakljuiti da je evidentiranje, vrednovanje i ouvanje elektronikog gradiva
sloen proces.
Mnogo je uvjeta koji moraju biti zadovoljeni da bi se elektroniko gradivo
ouvalo kako treba, toga moraju biti svjesni i njegovi stvaratelji i suraivati s arhivima
to ranije u ivotnom ciklusu gradiva koje je potrebno prije svega evidentirati.
Logino se namee vanost suradnje i dobre komunikacije izmeu stvaratelja i
nadlenih arhiva.
195
Elektroniko gradivo: problemi kod evidentiranja, vrednovanja i ouvanja elektronikog gradiva
Stvarateljima arhivi trebaju pomoi u procesu vrednovanja tako da se
resursi iskoriste za ouvanje onog gradiva koje e se jednog dana preuzeti u arhiv.
u Europi se ve razvijaju sustavi kao npr. DELOS koji ispituju potrebne tehnike
postavke, njihov utjecaj na autentinost zapisa, potencijalni trokovi uvanja zapisa,
pripadajuih metapodataka i slino, s ciljem odreivanja mogunosti kvalitetnog
ouvanja zapisa. Primjenom ovakvih sustava za prepoznavanje, vrednovanje i odabir
metoda za ouvanje, elektroniko e gradivo biti zatieno od moguih gubitaka
nekih svojstava i kvalitetno ouvano.
unato ve dugotrajnoj upotrebi elektronikog gradiva u poslovnom ivotu
u arhivima se jo uvijek veina toga svodi na teoriju. u praksi tek treba poeti s
evidencijom elektronikog gradiva kod stvaratelja koje arhiv nadzire, a zatim e se
imati bolji uvid u stvarno stanje na terenu i poeti suraivati s njima u vrednovanju i
stvaranju uvjeta za preuzimanje.
Conclusion
When you look at the defnition of electronic records and take into account
all the problems and complexity of preserving their authenticity, reliability, integrity
and usability, it can be concluded that the registration, evaluation and preservation
of electronic records a complex process.
There are many conditions that must be met in order to preserve electronic
records as it should, and it and its creators must be aware of and work with the
archives as soon as possible in the life cycle of the material to be primarily recorded.
A logical importance of cooperation and good communication between the creator
and the relevant archives.
Creators of archives should help in the process of evaluation so that resources
will be used to preserve those records that will one day take over the archive. In
Europe, for developing systems such as DELOS examining the necessary technical
settings, their impact on the authenticity of the records, the potential costs of keeping
records associated metadata, etc., in order to determine the feasibility of preserving the
quality of records. The application of such systems for the identifcation, evaluation
and selection of methods for preservation, electronic records will be protected from
the possible loss of some properties and well preserved.
Despite the already long-term use of electronic records in the business life
of the archives are still most of it boils down to the theory. In practice, only to begin
with records of electronic records in the archives of the creator who supervises, and
then will have a better insight into the actual situation on the ground and start to work
with them in the evaluation and creation of conditions for aquisition.
196
Slobodanka CVETKOVI
Istorijski arhiv Poarevac
WEB 2.0 ALATI NOVE MOGUNOSTI ZA ARHIVE
Abstrakt: Internet era donela je novo vienje i tumaenje pojma istorijski
izvor. Uz osvrt na klasine i istorijske izvore digitalnog doba u lanku se posebno
razmatraju potencijali Web 2.0 mree i njenih alata za prezentovanje, prikupljanje
arhivske grae i informacija o arhivskoj grai. Navode se i konkretni primeri kako
arhivi mogu iskoristiti prednosti digitalnog doba i unaprediti svoj rad na polju
zatite.
Kljune rei: Istorijski izvori, elektronski izvori, Internet, Web 2.0,
digitalizacija, arhivska graa, arhivi.
Abstract: Internet era brought new consideration and interpretation of
the notion historical source. With retrospection on classical and historical sources
of a digital era, this article discuss the potentials of Web 2.0 net and its tools for
presenting, collecting archival materials and information about archival materials.
Concrete examples are presented as illustration how archives can use advantages of
digital era and enhance their work in the feld of protection.
Key words: Historical archives, electronic sources, Internet, Web 2.0,
digitizing, archival materials, archives
Uvod
Istorija kao nauna disciplina temelji se na prouavanju istorijskih izvora.
Bez njih, ona gubi karakter nauke, prelazi u mit, legendu. Istorijski izvori su istorijski
ostaci koji pruaju informacije i svedoe o svim oblastima ljudskog ivota, oni su
posrednici i veza izmeu sadanjosti i prolosti. Istorijski izvori, njihovo otkrivanje
i kritiko tumaenje (analiza) predstavljaju jedno od glavnih pitanja metodologije
istorijske nauke. Postoji vie razliitih podela istorijskih izvora sa razliitog
stanovita. Osnovni kriterijum za njihovu podelu moe i sme biti iskljuivo njihova
vrednost za istorijsko istraivanje. Tako se mogu deliti na izvore prvog i izvore
drugog reda u odnosu na dogaaje i procese o kojima govore. Prema odnosu izvora
prema istraivau mogu se podeliti na primarne i sekundarne, prema saznajnoj
vrednosti dele se na ostatke i tradiciju, prema sadrini se dele na izvore za istoriju
privrede, prava, drutva, umetnosti, religije i td, prema poreklu dele se na vrste kao
197
Web 2.0 alati nove mogunosti za arhive
to su novac, povelje, izvetaji, akta, novine i slino.
1
Novije podele istorijske izvore
dele na primarne, sekundarne i tercijarne. Pod primarnim izvorima ili izvorima
prvog reda podrazumevaju se ostaci prolosti koji su neposredno proizili iz nekog
istorijskog dogaaja, odnosno o njemu autentino mogu posvedoiti. Oni se uvaju
na svom izvornom mestu (gde su nastali) ili u ustanovama koje su za to odreene
(arhivi, muzeji, biblioteke). Sekundarni izvori se odnose na citate ili navoenja i
komentare koji se zasnivaju na primarnim izvorima, dakle to su posredni izvori
zasnovani na primarnim. Tercijarni izvori su publikacije kao to su enciklopedije i
druge zbirke koje uglavnom sumiraju sekundarne izvore. Izvori se prema vrsti dele
i na materijalne, usmene, pisane, slikovne i audiovizuelne. U materijalne spadaju
predmeti, graevine, materijalni ostaci, zapisi, novac, oruje, i td. u usmene spadaju
pesme, prie, predavanja, kazivanja svedoka. Pisani izvori su osnov za rekonstrukciju
dogaaja iz prolosti i podrazumevaju se pod pojmom arhivska graa. Oni se dele
na narativne, dokumenta i publikacije. Dokumenta su svakako najznaajniji izvor
za istorijska istraivanja, jer su nastala u vremenu o kome govore, najee radom
organa vlasti, ustanova i znaajnih pojedinaca. Slikovni izvori su crtei, slike, mape,
slikovna hijerografska pisma, ilustaracije na predmetima, fotografje. Audiovizuelni
izvori su zvuni i video zapisi iz prolosti, i u zavisnosti od naina na koji su nastali
mogu da poslue kao primarni ili sekundarni izvori.
2

Arhivi u najuem smislu rei uvaju primarne pisane izvore, ali uvaju i
usmene (zabeleene na odgovarajui nain), odnosno slikovne i audiovizuelne.
Zakon o kulturnim dobrima Republike Srbije
3
u lanu 24 defnie pojam arhivske
grae. Arhivsku grau ine izvorni i reprodukovani pisani, crtani, kompjuterizovani,
tampani, fotografsani, flmovani, mikroflmovani, fonografsani ili na drugi nain
zabeleeni dokumentarni materijal od posebnog znaaja za nauku i kulturu koji
je nastao u radu dravnih organa i organizacija, organa jedinica teritorijalne
autonomije i lokalne samouprave, politikih organizacija i njihovih organa, ustanova
i drugih organizacija,verskih zajednica, kao i pojedinaca, bez obzira na to kad je i
gde nastao i da li se nalazi u ustanovama zatite ili van njih. Dakle, Zakonodavac
istorijske izvore - arhivsku grau vrednuje kvalitativno, sadrinski, bez obzira na
nain nastanka i formu postojanja, koliinu, pre svega cenei informacije koje oni
sadre.
U poslednje dve decenije nastaje nova vrsta istorijskih izvora kao posledica
ekspanzije informacionih tehnologija i njihovog uticaja na svakodnevni ivot svih
nas. Posebno je pojava Interneta promenila sve sfere ljudskog ivljenja, pa i nauku.
Istoriografja je takoe pretrpela, odnosno, trpi promene. Te promene su najvidljivije
u metodologiji istorijskog istraivanja. Dananje istraivanje, slobodno moemo
1 Sima irkovi, Uvod u istorijske studije, autorizovana skripta, Filozofski fakultet, Beograd,
1968., 21-40.
2 Izvor: Wikipedia: http://sr.wikipedia.org/sr/%D0%98%D1%81%D1%82%D0%BE%D1%80%D
0%B8%D1%98%D1%81%D0%BA%D0%B8_%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D1%80%D
0%B8 (1. 7. 2013.)
3 Slubeni glasnik Republike Srbije, br. 71/94.
198
Slobodanka CVETKOVI
rei, nemogue je, ili bolje reeno nepotpuno je bez korienja resursa koje pruaju
informacione tehnologije. Nove vrste istorijskih izvora su dokumentarni materijal
koji je roen u digitalnoj formi i onaj koji to postaje procesom digitalizacije.
Roeni digitalni su pre svih elektronski dokumenti koji nastaju kao proizvod
elektronskog poslovanja organa, ustanova, preduzea. u Republici Srbiji je donet
set zakonskih propisa koji regulie oblast elektronskog poslovanja i to: Zakon o
elektronskom dokumentu,
4
Zakon o elektronskom potpisu,
5
a u primeni je i Uredba
Vlade Republike Srbije o voenju elektronskog kancelarijskog poslovanja.
6

Elektronskim poslovanjem dakle, nastaje nova vrsta istorijskih izvora, koja je samo
u elektronskom obliku i kao takva se i uva. Kao nova vrsta elektronskih istorijskih
izvora moe se navesti i dokumentarni materijal koji nastaje na Internetu, kao to
su blogovi, forumi, web sajtovi, javni komentari, privatni i poslovni e-mejlovi i dr.
7
Sa druge strane imamo, takoe istorijske izvore u elektronskoj formi, ali
koji to postaju procesom digitalizacije. Iako je u Srbiji proces digitalizacije arhivskih
dokumenata jo uvek nedovoljno razvijen i na nivou pojedinanih poduhvata
arhivskih ustanova,
8
meu arhivistima sve ee se pominje digitalizacija kao
primarni zadatak arhiva. injenica je da jo uvek nema znaajnije koliine arhivske
grae dostupne na Internetu na sajtovima arhiva. Neto vie su na internet stranicama
arhiva u digitalnoj formi zastupljene informacije o arhivskoj grai kroz elektronske
verzije vodia, popise fondova i sl.
9
U arhivima u Srbiji jo uvek preovladava
klasian nain objavljivanja istorijskih izvora, odnosno informativnih sredstava
o arhivskoj grai u tampanom obliku, ali sve je vie i digitalnih izdanja zbirki
dokumenata, izlobenih kataloga, virtuelnih izlobi, koji same po sebi predstavljaju
zbirke/zbornike istorijskih izvora (odabranih) dostupnih u elektronskoj formi.
Nove vrste istorijskih izvora same po sebi istoriare navode na nov nain
rada i korienja istorijskih izvora. upravo kod korienja elektronskih izvora
otvaraju se nova pitanja metodologije istorijskog istraivanja, bez obzira u kojoj su
4 Slubeni glasnik Republike Srbije, br. 51/2009.
5 Slubeni glasnik Republike Srbije, br. 135/2004.
6 Slubeni glasnik Republike Srbije, br. 40/2010.
7 O pitanju elektronskih istorijskih izvora videti: Aleksandra Fostikov, Nenad Milenovi, Internet i
digitalizacija u istorijskom istraivanju, Istorijski asopis, knj. LI, Beograd, 2004, 187-203. Dostupno i na:
http://scindeks-clanci.ceon.rs/data/pdf/0350-0802/2004/0350-08020451187F.pdf#search=aleksandra
fostikov (1. 7. 2013.); Fostikov Aleksandra, Mandi Slobodan, New categories of historical sources,
E-mail and forum: Internet communication and history, Pregled Nacionalnog centra za digitalizaciju,
10, 2007., 40.-46.; Dostupno na: http://www.ncd.matf.bg.ac.rs/casopis/10/NCD10040.pdf (1. 7. 2013.);
Slobodan Mandi, Internet arhiv i nove vrste istorijskih izvora, Zbornik radova sa savetovanja, Novi
Sad, 17-18. decembar 2009, DARV, Novi Sad, 2010, 277.-287. Detaljnije o elektronskim istorijskim
izvorima u : Slobodan Mandi, Kompjuterizacija i istoriografja 1995.-2005., Beograd, 2008. Dostupno
na: http://www.udi.rs/articles/Kompjuterizacija_istoriografja.pdf (1. 7. 2013.);
8 Slobodanka Cvetkovi, Digitalizacija u arhivima u Srbiji izazovi i zamke, Arhiv, 1-2, Beograd,
2010, 79.-84.; Olivera Porubovi Vidovi, Digitalizacija izazov dananjice, potreba budunosti,
Arhiv, 2, Beograd, 2001., 50-60.
9 Slobodanka Cvetkovi, Dostupnost arhivske grae i informacija o arhivskoj grai na internetu u
arhivima u Srbiji, Zapisi, br. 1, Poarevac, 2012., 50-63.
199
Web 2.0 alati nove mogunosti za arhive
formi nastali, kao to su pitanje autentinosti, naina korienja, naina citiranja.
10

Kod onih koji su prevedeni u digitalnu formu javljaju se pitanja metodoloke
prirode u smislu njihove opravdanosti za korienje u naunom istraivanju, pitanja
kako ih navoditi (da li navesti da je korien original ili digitalna kopija), kako
utvrditi autentinost i spoljne karakteristike dokumenta itd.
11
Zato je na arhivima i
arhivistima najvea odgovornost u procesu digitalizacije. Arhivista digitalizacijom
ne moe potvrditi tanost i originalnost, ali snosi odgovornost da digitalna kopija u
potpunosti mora da odgovara originalu. Znaaj digitalizacije papirnih dokumenata
jeste u injenici da istraiva uvidom u digitalnu kopiju moe doneti odluku da li e
konsultovati original ili ne, ime se tedi vreme.
12

Iskorienost potencijala Web 2.0 mree
Pored pitanja digitalizacije arhivske grae, postupanja sa elektronskom
arhivskom graom, arhivi su suoeni i sa pitanjem korienja resursa koje era
kompjuterizacije sa sobom nosi. Kada kaemo resursi pre svega mislimo na Internet,
kao najvei informacioni resurs. Arhivi se zbog duha vremena i potreba korisnika
sve vie pretvaraju u uslune centre. Oni su tu da udovolje zahtevima i prohtevima
korisnika. Novi profl korisnika, koje Sneana Pejovi naziva digitalni korisnici
oekuje od arhiva da prue informaciju, da funkcioniu i zadovoljavaju njihove
potrebe u skladu sa mogunostima novih tehnologija.
13
u istraivanju Britanske
biblioteke i Komisije za zdruene informacione sisteme, generacija mladih
roena posle 1993. godine naziva se Googl generacija, a esto se uju i drugi
nazivi kao Net Generacija, Digitalni domoroci, Milenijalci i dr.
14
U tom smislu,
udovoljavajui potrebama savremenih digitalnih korisnika, odnosno buduih koji
pripadaju Google generaciji i koji tek sazrevaju u akademskom smislu, arhivi
10 Aleksandra Fostikov, Nenad Milenovi, The citation guide for Internet sources in History
and other sciences, 7, 2005., 34.-38.; Dostupno na: http://www.ncd.matf.bg.ac.rs/casopis/07/034/
NCD07034.pdf (1. 7. 2013.); O problematici citiranja govori se i u radovima navedenim u fusnoti br. 7.
11 Boria Radovanovi, Problematika korienja digitalnih kopija kao istorijskog izvora, Arhivska
praksa, br. 14, Tuzla, 2011., 283.-288., Isti autor, O digitalnoj kopiji kao istorijskom izvoru, Arhivistika,
28. 3. 2012., http://www.arhivistika.edu.rs/clanci/digitalizacija-i-mikroflmovanje/21-b-rish-r-d-v-
n-vic-digi-ln-pi-i-is-ri-s-izv-ru(29. 6. 2013.). Primeujemo da se ista ta pitanja mogu postaviti i za
korienje mikroflmovanog dokumenta. Naravno da su mogunosti falsifkovanja daleko vee kod
digitalnog oblika, ali svakako da se spoljne karakteristike dokumenta ne mogu utvrivati ni preko
mikroflma, ve iskljuivo na originalu. Koliku odgovornost snose arhivisti za digitalizovanje u smislu
autentinosti, ista tolika odgovornost je i u procesu mikroflmovanja i u tom smislu nema nikakve
razlike izmeu ova dva oblika zatite.
12 B. Radovanovi, nav. delo.
13 Sneana Pejovi, Arhivi i Web tehnologija: nezaobilazni imperativ modernog doba, Atlanti, Vol.
20, Trieste, 2010., 306., Dostupno na: http://www.iias-trieste-maribor.eu/fleadmin/atti/2010/Pejovic.
pdf (29. 6. 2013.);
14 Izvetaj Britanske biblioteke i Komisije za zdruene informacione sisteme, Informaciono
ponaanje istraivaa budunosti, prevod Gordana Ljubanovi, Glasnik Narodne biblioteke Srbije, br.
1, Beograd, 2009., 7.-27.; Dostupno na: http://www.nb.rs/view_fle.php?fle_id=2848 (28.6.2013)
200
Slobodanka CVETKOVI
moraju ii u korak sa vremenom i kao ostale ustanove kulture i ustanove zatite
kulturne batine moraju odgovoriti njihovim zahtevima kako u pogledu naina, tako
i u pogledu kvaliteta informacija. injenica da 66% odraslih Amerikanaca koristi
mogunosti socijalnih mrea
15
kao jednog od alata Web 2.0 mree govori koliko se
ta armija ljudi ne sme zanemariti i koliko arhivi moraju tu injenicu uzeti u obzir u
planovima razvoja svojih ustanova. Prema istraivanjima objavljenim u Srbiji 2011.
godine 41,2% domainstava u Srbiji posedovalo je Internet prikljuak, a 69,8%
korisnika Intereneta je isti koristilo za uee na socijalnim mreama (Facebook i
Twitter su najpopularnije).
16
To svakako predstavlja ogroman potencijal u smislu
irenja informacija o arhivima i arhivskoj grai, ali i prikupljanja arhivske grae i
informacija o arhivskoj grai. Zato arhivi moraju pokazati kreativnost i iskoristiti
kapacitete koji im besplatno stoje na raspolaganju kako bi uli u to vei broj domova
korisnika. Ipak, jo uvek, zainteresovanost arhivskih ustanova za mogunosti koje
pruaju Web 2.0 alati je nedovoljna.
17

u poetku razvoja Interneta, arhivi su bili prisutni svojim internet stranicama
gde su korisnici pronalazili potrebne informacije. Vee i nesluene mogunosti za
promene i kreativniji pristup prezentaciji i promociji arhiva i arhivske grae otvorile
su se od 2004. godine pojavom nove savrenije verzije World Wide Web-a popularno
nazvanog Web 2.0.
18
Ovom mreom je tehnologija ula u na svakodnevni ivot.
Svaki pojedinac je svesno ili nesvesno postao stanovnik Globalnog sela. Savrenija
verzija Weba omoguila je interaktivnost, dvosmernu komunikaciju izmeu korisnika
i raunara, odnosno drugih korisnika. Korisnik vie nije bio pasivan, on je postao
aktivni uesnik i kreator priloga i web sadraja. Web 2.0 alati su drutvene mree
(Facebook i My Space, Twitter...), blogovi, forumi, chat, tagovanje (tagging), Flickr,
You Tubee, Wiki stranice, RSS i dr. Ova mrea se i dalje usavrava.
19
Trenutno stanje korienja potencijala Web 2.0 mree u Srbiji i regionu nije
ohrabrujue. Arhivsku slubu u Srbiji ine arhivi u okviru arhivske mree Srbije i
Arhiv Jugoslavije. Pored njih postoje i specijalni arhivi. Reenjem o utvrivanju
teritorije arhiva mreu arhiva u Srbiji ini Arhiv Srbije, Arhiv Vojvodine, Arhiv
Kosova i Metohije i 34 istorijska arhiva, od kojih su 32 teritorijalno nadleni za vie
optina, dok je Istorijski arhiv Smederevo gradski arhiv nadlean za grad Smederevo,
15 Nina Gostennik, upotreba mree 2.0 u arhivskim institucijama primjer Pokrajinskog arhiva
Maribor, Arhivska praksa, br. 15, Tuzla, 2012., 355.
16 : http://elektronskoposlovanje.rs/koliko-se-koristi-internet-u-srbiji/ 18. 11. 2012.;
17 Amerika arhivistikinja Kejt Timer (ate heimer) primeuje da su mnogi arhivi i druge kulturne
institucije ostale zaglavljene u Web 1.0 nainu razmiljanja. (Videti u: Slobodan Mandi, Arhivi
i Web 2.0 okruenje, Istorijska batina, uice, 2010, str. 271-278. dostupno na: http://www.udi.rs/
articles/mandic_archives_web2.0.html (1. 7. 2013.).
18 Pojam Web 2.0 ulazi u iru upotrebu nakon prve Web 2.0 Konferencije OReilly Media group
2003. godine. Fraza je korienja pri pominjanju usluga i servisa druge generacije na Internetu. ORajli
medija grupa je organizovala niz konferencija sa tematkom vezanom za Web 2.0 pa je i fraza ula u iru
upotrebu 2004. Dostupno na: htp://sr.wikipedia.org/sr/Veb_2.0 (25. 6. 2013.).
19 Kate Theimer, Wat Is Web 2.0? Dostupno na: http://23thingsforarchivists.wordpress.com/
beginning-things-1-23/thing-3/ (25. 6. 2013.);
201
Web 2.0 alati nove mogunosti za arhive
a Istorijski arhiv Beograda za grad Beograd.
20
Arhiv Jugoslavije titi arhivsku grau
nastalu iz vremena postojanja jugoslovenske drave.
Od ukupno 38 arhiva
21
25 ima svoje internet prezentacije, dok 13 arhiva
nema.
22
Internet prezentaciju nema ni jedan od 6 arhiva nadlenih za arhivsku grau
na Kosovu i Metohiji. Na teritoriji Vojvodine svi arhivi imaju svoje veb prezentacije.
Sa prostora centralne Srbije, od 22 arhiva sajtove ima 15, dok 7 arhiva nema (arhivi u
Kruevcu, Leskovcu, Novom Pazaru, Pirotu, Prokuplju, Smederevu i Smederevskoj
Palanci). Poreenja radi nezadovoljavajue stanje je i na prostoru Crne Gore, dok
u Hrvatskoj od 18 dravnih arhiva (zajedno sa Dravnim arhivom Hrvatske, njih
15 ima svoje veb prezentacije. U Sloveniji svi arhivi imaju svoje sajtove. U Bosni i
Hercegovini od 10 arhiva, njih 4 imaju svoje sajtove.

u Makedoniji Dravni arhiv
ima svoj sajt, dok je 9 arhivskih odeljenja predstavljeno u okviru sajta Dravnog
arhiva.
23
Zastupljenost arhiva u Srbiji na internetu
66% ima veb prezentaciju
34% nema veb
prezentaciju
Pored zvaninih sajtova, jedan od najee korienih resursa Web 2.0 jesu
socijalne mree (social networks) kao najpopularniji vid komunikacije. Prema listi
20 Sl. glasnik R Srbije, br. 7/96.; Dostupno na: http://arhivistika.fles.wordpress.com/2011/02/
resenje_o_utvrdjivanju_teritorije_arhiva.pdf 13. 11. 2012. ; Pored optih, postoje i specijalizovani
arhivi, Arhiv SANu i Arhiv Ministarstva unutranjih poslova (Bogdan Leki, Arhivistika, Zavod za
udbenike, Beograd, 2006, 50.), i Vojni arhiv, kao i arhivi registratura kao to je Arhiv Narodne banke
Srbije.
21 Podaci su prezentovani u: Slobodanka Cvetkovi, Arhivi u Srbiji i internet, referat na
Meunarodnom arhivskom savetovanju Arhivska teorija i praksa - da li je budunost stigla, DARV,
Arhiv Vojvodine, Istorijski arhiv grada Novog Sada, Andrevlje, 6-7. decembar 2013. Podaci dostupni
na: http://www.slideshare.net/Arhivistika/ss-15560556 (28. 6. 2013.). u meuvremenu, situacija se
promenila jer je Istorijski arhiv Bela Crkva dobio svoju web prezentaciju.
22 Neki od arhiva imaju samo najosnovniju prezentaciju u okviru zvaninih web prezentacija optina
osnivaa.
23 Sneana Pejovi, rhivi i Web tehnologija: nezaobilazni imperativ modernog doba, Atlanti, Vol. 10,
Trieste, 2010., 305.-321. Dostupno na: http://www.iias-trieste-maribor.eu/fleadmin/atti/2010/Pejovic.
pdf (1. 7. 2013.); http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivski-izvori/On-line-izvori/Arhivi-u-Hrvatskoj/index.
htm (1. 7. 2013..); http://www.arhiv.gov.si/?id=1240 (1. 7. 2013.); http://www.arhivbih.gov.ba/arhivi
(1. 7. 2013.); http://www.arhiv.gov.mk/ (1. 7. 2013.)
202
Slobodanka CVETKOVI
Wikipedije ima ih vie desetina sa razliitim ciljevima i interesnim grupama.
24

Njihove mogunosti su ogromne na polju razmene i pregleda multimedijalnih
sadraja, komuniciranja sa osobama i grupama slinih interesovanja. Jedna od
najpopularnijih drutvenih mrea je Fejsbuk (Facebook), a postoji od 2004. Sve
vei broj velikih korporacija, novinskih kua, ustanova, kulture, biblioteka itd. ima
svoje profle ili stranice i na ovoj drutvenoj mrei. Mogunost deljenja i pregledanja
multimedijalnih sadraja, stavlja ovu drutvenu mreu meu prve po atraktivnosti. u
tom smislu i sve vei broj arhiva koristi potencijal Fejsbuka.
25

Ilustracije radi naveemo podatke vezane za stanje u Srbiji. Naime, od 38
arhiva u Srbiji samo Istorijski arhiv Beograda i Istorijski arhiv Bela Crkva sa svog
sajta imaju pristup zvaninoj fejsbuk stranici.
26
Pored IA Beograda, jo 16 srpskih
arhiva se mogu nai na Fejsbuku, to je 44,73% od ukupnog broja arhiva.
27

Prisutnost arhiva u Srbiji na Fejsbuku
44,7% imaju profil/stranicu
55,3% nemaju profil/stranicu
Ostale potencijale Web 2.0 mree arhivi u Srbiji ne koriste. Slina je situacija
i u drugim dravama regiona. Neto aktivniji su arhivi u Sloveniji, koji imaju svoje
profle/stranice na Fejsbuku i naloge na Tviteru (Twitter).
28
24 Dostupno na Wikipediji 26.11.2012: http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_social_networking_
websites.
25 N. Gostennik, nav. delo. O aktivnosti arhiva na socijalnim mreama u Nemakoj videti blog
Archive 2.0 (Dostupno 1. 7. 2013. na: http://archive20.hypotheses.org/149 gde se navode primeri
primene mogunosti socijalnih mrea u nemakim arhivima.) Videti i lanak Archives and Social
Media, na blogu Archivalia: http://archiv.twoday.net/stories/97058539/ (1. 7. 2013.) gde se govori o
stanju iskorienosti mogunosti Interneta i socijalnih mrea. O stanju u amerikim arhivima videti na
http://www.archives.gov/social-media/ (1. 7. 2013.)
26 http://www.arhiv-beograda.org/ (1. 7. 2013.); http://www.arhivbc.rs/index.php (30. 6. 2013.)
27 Pretraivanjem se mogu pronai i profli/stranice Arhiva Jugoslavije, arhiva u Jagodini, Kikindi,
Kragujevcu, Leskovcu, Negotinu, Niu, Novom Pazaru, Novom Sadu, Panevu, Prokuplju, apcu,
stranica Arhiva Vojvodine i Arhiva Srbije. Neki arhivi (Novi Sad i Subotica) imaju i profl i stranicu.
Stalno aktivni su arhiv IA Beograda, Novi Sad i Subotica, dok su ostali aktivni povremeno, a neki imaju
samo otvorenu stranicu/profl. Naravno, nema pouzdanih podataka o tome da li su postojei profli/
stranice zvanini.
28 O korienju potencijala Web 2.0 mree u Pokrajinskom arhivu Maribor videti: Nina Gostennik,
upotreba mree 2.0 u arhivskim institucijama primer Pokrajinskog arhiva Maribor, Arhivska praksa,
br. 15, Tuzla 2012., 353-365;
203
Web 2.0 alati nove mogunosti za arhive
Blog kao alatka Web 2.0 u arhivima na prostoru drava bive Jugoslavije
gotovo da nije nimalo korien. Iako besplatan, lak za upravljanje, nije pobudio
veu panju arhivskih strunjaka.
29
Primera radi ameriki Nationalni arhiv (National
archives and Record Admistration) ima ak 13 blogova za razliite namene.
30

Kao jedan od osnovnih razloga za nedovoljnu prisutnost na globalnoj mrei
vidimo nedovoljno razvijenu svest naih arhivskih strunjaka o znaaju i vanosti
interneta za njihovo poslovanje, strah i nepoverenje prema eletkronskim medijima
i takvom vidu komunikacije i otvaranja prema javnosti. Fejsbuk se jo uvek vidi
kao nain za gubljenje vremena, a njegovi potencijali jo uvek nisu dovoljno
iskorieni, niti shvaeni na pravi nain, iako je realno mnogo vea verovatnoa da
e proseni korisnik Interneta pre virtuelno posetiti Arhiv preko web ili fejsbuk
stranice, bloga, nego to e sam otii u arhiv.
31

Web 2.0 alati - mogunosti za arhive
Smisao primene Internet tehnologija nije samo u pruanju usluga i
informacija od strane arhiva, ve one mogu biti koristan nain za dobijanje
informacija i prikupljanje arhivske grae. Arhivi i arhivski strunjaci u budunosti
moraju razmiljati u pravcu dvosmerne komunikacije sa potencijalnim korisnicima,
te na samom sajtu, blogu ili preko fejsbuk stranice ili drugih socijalnih mrea
omoguiti da se uje glas korisnika.
Arhivi moraju koristiti sve raspoloive alate, ne samo za prezentovanje
svojih ustanova i davanje informacija, ve i za prikupljanje informacija. Na primer,
postavljanjem starih fotografja na fejsbuk stranama, forumima, blogovima i slino,
neke od njih mogu biti identifkovane (linosti, mesta, pojanjen njihov nastanak,
okruenje, trenutak, identifkovan njihov stvaralac). Postavljanjem dokumenata
o odreenoj temi moe se podstai rasprava, mogu se motivisati korisnici da
ispriaju svoju priu i na taj nain obogate opta saznanja. Isto tako, korisnicima
se moe omoguiti da sami ostavljaju dokumenta, ispriaju svoja seanja o nekom
dogaaju, linostima, mestu. Predlog nekog osnovnog menija koji bi svaki arhiv
na svojoj internet prezentaciji trebao da sadri bile bi stranice: O arhivu (gde bi u
podstranicama ile sve informacije o delatnosti, slubama, aktivnostima, slubena
akta, izvetaji o radu i dr..), Fondovi i zbirke (sa to iscrpnijim popisima i opisima
fondova, obavetajnim sredstvima i eventualno dostupnom arhivskom graom), Za
korisnike (stranke, istraivae, registrature, to detaljnija uputstva o radu u arhivu,
dolasku u arhiv, propise o korienju, obrasce i sl. sa mogunou povezivanja sa
29 O aktivnosti arhiva na socijalnim u amerikim arhivima videti na: http://www.archives.gov/
social-media/ (1. 7. 2013.).
30 The u.S. National Archives and Record Administration: http://www.archives.gov/social-media/
blogs.html (1. 7. 2013.)
31 Ljubinka kodri, Slobodanka Cvetkovi, Izlobena delatnost arhiva u Srbiji, Arhivska praksa,
br. 15, Tuzla, 2012., 422.
204
Slobodanka CVETKOVI
elektronskim sistemima stvaralaca i imalaca arhivske grae, odnosno mogunostima
povezivanja sa biblitekama i drugim ustanovama znaajnim za istraivae), zatim
stranica Novosti (dinamini deo sajta sa tekuim aktuelnostima, najavom program
itd), Linkovi (za druge srodne kulturne i obrazovne ustanove, organizacije, dravne
organe, ministarstva i dr). Predlaemo i postojanje posebne stranice sa detaljima iz
istorije podruja za koje je arhiv nadlean radi upoznavanja sa lokalnom istorijom.
Takoe, predlae se formiranje posebnog bloga, foruma ili drugog alata koji e
omoguiti posetiocima da ostavljaju svoje autorizovane zapise o pojedinim
dogaajima linostima, vremenu, to moe biti svojevrstan nain za prikupljanje
memoarske i usmene grae
Ovde emo prikazati tri primera kako se mogu iskoristiti potencijali Web 2.0
mree. Prvi primer je dobro osmiljen web sajt Istorijskog arhiva u Beloj Crkvi, gde
je kreiran forum u okviru kojeg po sekcijama (optinama za koje je arhiv teritorijalno
nadlean) je mogue postaviti fotografju, odnosno ostaviti zapis. Takoe, mogue je
da korisnici zaponu diskusiju na odreenu temu/rubriku koja ih interesuje.
32
Slika 1. Istorijski arhiv Bela Crkva - Stranica sa Forumom
(http://www.arhivbc.rs/index.php/forum/bela-crkva)
Fejsbuk stranica Istorijskog arhiva grada Novog Sada zahvaljujui
posvenosti administratora objavljuje zanimljive fotografje iz blie i dalje prolosti
Novog Sada, pruajui posetiocima mogunost da se podsete ili da naue kako
su pojedini delovi grada nekada izgledali, kako su se menjali, ali i da svojim
komentarima prodube priu o vienom i upotpune je novim detaljima.
33
32 S. Cvetkovi, Arhivi i internet...
33 https://www.facebook.com/Historical.Archives.of.Novi.Sad?fref=ts (4. 7. 2013.)
205
Web 2.0 alati nove mogunosti za arhive
Slika 2: Fejsbuk stranica Istorijskog arhiva grada Novog Sada
(https://www.facebook.com/Historical.Archives.of.Novi.Sad?fref=ts)
Interesantan primer za prikupljanje usmenih i pisanih, audio i vizuelnih
istorijskih izvora, dostupan na internetu, jeste ruski portal (I remember)
koji prikuplja pre svega seanja, ali i dokumenta uesnika Drugog svetskog rata, sa
mogunou komentarisanja datih izjava od strane korisnika.
34

Slika 3: Portal (I remember)
(http://iremember.ru/)
34 http://iremember.ru/ (4. 7. 2013.)
206
Slobodanka CVETKOVI
Ulaskom u eru kompjuterizacije, postepeno nestaju tradicionalne vrsta
istorijskih izvora, a sve vie se koriste blogovi, tvitovi, javni komentari, elektronska
pota za prepisku, izraavanje svog miljenja, stava i dr. To je materijal za buduu
drutvenu istoriju, za prouavanje trenutka koji sada ivimo, koga moda nismo ni
svesni. Te vrste zapisa predstavljaju neku vrstu usmene istorije koja je zapisana.
35

Kanalisanjem nastajanja istorijskih izvora na ove naine arhivi se uputaju u
kreiranje novih dokumenata, ali su i oni ti koji kontroliu stvaranje tih izvora, vre
njihovu valorizaciju.
To govorimo zbog injenice da se pojavljuje sve vei broj ustanova, web
sajtova, organizacija i udruenja koji prikupljaju arhivsku grau u elektronskom
obliku i time dovode do decentralizacije arhivske grae, jer se ona vie ne nalazi
samo u arhivima. Ta pojava je bila prisutna i ranije kada su osim arhiva opteg tipa
postojali i razliiti specijalni arhivi, razna rukopisna odeljenja pri bibliotekama i
drugim kulturnim, javnim i obrazovnim ustanovama. Danas, sa erom digitalizacije
to je jo izraenije, pa mnogi inioci samostalno, mimo arhiva prikupljaju arhivsku
grau, uglavnom u elektronskom obliku. To su razliite nevladine organizacije,
dokumentacioni centri koji se bave odreenom problematikom, odreenim
manjinskim grupama, i slino. Oni prikupljaju arhivsku grau razliite provenijencije
na zadatu temu. Takav vid dokumentovanja nosi sa sobom niz opasnosti pri
valorizovanju arhivske grae, njene dostupnosti i kompletnosti, bez uvida i
sagledavanja celokupne dokumentacije moe da deluje istrgnuto iz konteksta. Za
takve potrebe nije dovoljno samo prikupiti dokumenta, ve razraditi metodologiju,
kriterijume i postupak valorizacije do detalja jer parcijalna digitalizacija pojedinih
celina (fondova ili zbirki) moe dovesti do nebalansiranih impresija onih koji takvu
grau koriste, moda ak i do stvaranja neprimerenih stavova manje upuenih u
period koji graa predstavlja, opravdano primeuje Olivera Porubovi - Vidovi.
36

Iz tog razloga i zbog tih opasnosti decentralizovanje arhivske slube i arhivske
grae nije dobro reenje. Arhivi su ti koji treba da preuzmu inicijativu u prikupljanju
istorijskih izvora, bez obzira da li su u pitanju pisani ili usmeni istorijski izvori.
Prikupljanje arhivske grae i informacija o arhivskoj grai, odnosno kreiranje
arhivske grae/elektronskih istorijskih izvora nosi sa sobom odreene probleme koji
jo uvek nisu ni defnisani, moda nedovoljno ni prepoznati, jer tehnologija mnogo
bre napreduje nego to je ovek svestan svih posledica, ali i prednosti koje ona nosi.
Jedno od takvih pitanja jeste privatnost u virtuelnom okruenju. Onaj ko ostavlja
javne komentare, samim tim i one vezane za arhivsku grau da li poseduje odreena
prava i mogunosti za zabranu njenog korienja, ograniavanja itd. Da li je neto
javno samo zato to je svima dostupno? Da li to javno podlee zatiti intelektualne
svojine, autorskih prava, zatiti linih prava? Da li sadraji koji se iznose u javnim
35 O prikupljanju usmene oralne istorije videti: Svetlana Adi, Arhivistika i usmeni izvori, Arhiv,
br. 1-2, Beograd, 2003., 48.-52.; Ana Holjevac Tukovi, Ante Nazor, Problem prikupljanja memoarskog
gradiva na primjeru domovinskog rata - struka i etika kao preduvjeti njegove objektivne interpretacije,
Arhivski vjesnik, br. 52, Zagreb, 2009., 67.-79.;
36 Olivera Porubovi Vidovi, nav. delo, 52.
207
Web 2.0 alati nove mogunosti za arhive
komentarima, sadrajima koji se postavljaju (dokumenti, fotografje) mogu povrediti
neija druga prava i naneti tetu?
37
Dakle, korienje elektronskih izvora nosi sa
sobom pored metodolokih i pitanja etike. Nedavno je u Evropskom parlamentu
pokrenuta inicijativa za donoenje zakona kojima bi se dalo pravo pojedincu da
moe zauvek ukloniti i izbrisati podatke, fotografje i druge materijale koje ne eli
da ostavi za sobom. Zbog afere Prizma u SAD povodom nadgledanja miliona
graana Amerike i Evrope preko Interneta, Evropski parlament je odluio da donese
odgovarajui zakon kojim bi se zloupotrebe onemoguile. Meutim, protiv takvog
reenja pobunili su se francuski arhivisti koji su pokrenuli peticiju protiv donoenja
takvog zakona, jer bi se time, smatraju oni, onemoguila budua rekonstrukcija
sadanjeg vremena zbog nedostatka istorijskih izvora. Ako elimo da razumemo
dananje drutvo u budunosti, moramo ostaviti odgovarajue tragove, rekao je
predsednik udruenja francuskih arhivista.
38
Veliki problem korienja elektronskih izvora na internetu su i este
promene usled auriranja. Zato je znaajan projekat Britanske biblioteke koja je
preduzela obiman poduhvat ouvanja i zatite britanskih web sajtova, blogova,
elektronskih knjiga. Njihovi sadraji u zavisnosti od dinamike promena periodino
e biti skenirani i na taj nain zatiene i sauvane i sve promene koje su vrlo este
u virtuelnom svetu.
39
Najveu digitalnu biblioteku sajtova i drugih materijala na
internetu u tom smislu svakako predstavlja Internet arhiv (The Internet Archive).
40
To su samo neka od pitanja na koja u ovom trenutku ne moemo dati potpune
odgovore i dobra reenja, ali o kojima kao arhivisti, uvari izvora za budunost
moramo razmiljati i biti ih svesni. To ne znai da treba ii u drugu krajnost i ne
iskoristiti potencijale koji nam se nude, jer prosto to od nas zahteva i vreme i nai
korisnici, ve da tome pristupamo kontrolisano, svesno, organizovano, i temeljno.
41

Dinaminost je odlika savremenog, pre svega budueg korisnika informacija
u arhivima, te nove google generacije spomenute na poetku. u skladu s tim arhivi
kao najvee baze podataka moraju odogovriti adekvatno ukoliko ele da budu
konkurrentni na tritu informacija.
Korienje novih tehnologija, pre svega Interenta i njegovih mogunosti u
slubi arhiva, nikako ne sme biti samo usputna aktivnost, ve trajno programsko
opredeljenje arhiva i arhivskog menadmenta i u tom smislu se moraju kreirati i
37 Interesantne informacije iznete su u autorskom tekstu Milana Miia Testament za Fejsbuk u
kome govori o privatnosti na Fejsbuku i nemogunosti porodice da polae prava nad nalozima svojih
blinjih u sluaju smrti. Dokle dosee dalekovidost gospodara digitalnog kraljevstva kako autor
naziva gigante kao to su Google, Yahoo, Facebook i dr.
38 Videti lanak na: http://www.nytimes.com/2013/06/17/technology/archivists-in-france-push-
against-privacy-movement.html?pagewanted=all&_r=4& (1. 7. 2013.)
39 Izvor: Projekat vijeka: Britanska biblioteka pravi digitalni arhiv svih sajtova u zemlji, Vijesti
Online, objavljeno 4. 4. 2013. Dostupno na: http://www.vijesti.me/caffe/projekat-vijeka-britanska-
biblioteka-pravi-digitalni-arhiv-svih-sajtova-zemlji-clanak-121665 (4.7.2013.)
40 http://archive.org/index.php (4.7.2013.)
41 O opasnostima po privatnost na Internetu, kao i evropsku i svetsku regulativu u toj oblasti videti:
Vesna Injac, Privatnost u virtuelnom okruenju, Glasnik Narodne biblioteke Srbije, br. 1, Beograd,
2008., 31.-50. Dostupno na: http://www.nb.rs/view_fle.php?fle_id=2589 (1. 7. 2013.);
208
Slobodanka CVETKOVI
planovi i resursi za njihovu realizaciju. Arhivi moraju ii i u korak sa vremenom,
odgovarati potrebama vremena i korisnika, ali ii i korak ispred i predvideti te
potrebe i na njih odgovoriti na vreme planirano, svesno i odgovorno.
Rezime
Istoriari svoja istraivanja zasnivaju na istorijskim izvorima. Pored
tradicionalnih istorijskih izvora, materijalnih, pisanih i usmenih, sve vie je meu
istraivaima istorijske i srodnih nauka prisutno korienje novih-elektronskih
istorijskih izvora (Word Wibe Web sajtovi, e-mail, chat, forumi, blogovi, javni
komentari, izvori na CD-u, DVD-u, magnetnim trakama..). Dakle, elektronski izvori
mogu biti roeni kao digitalni ili predstavljati prekomponovane iz analognih u
digitalne procesom digitalizacije. Najobimniji deo istorijskih izvora ini upravo
arhivska graa. u Republici Srbiji Zakon o kulturnim dobrima defnie ta se sve
podrazumeva pod arhivskom graom koja dolazi u arhiv. Meutim, arhivi su sve
ee u poziciji da su i sami kreatori arhivske grae, da organizuju njeno prikupljanje
ili njeno dopunjavanje na nove alternativne naine u skladu sa mogunostima koje
prua informatiki razvoj. Web 2.0 alati pruaju arhivima nove mogunosti, ali i
stavljaju pred njih velike izazove. Arhivi vrlo brzo moraju odgovoriti tim novim
izazovima i potrebama nove generacije istraivaa tzv. Google generacije koja u
akademskom smislu sazreva i na ije potrebe sve ustanove kulture moraju adekvatno
odgovoriti. u tom smislu arhivi moraju kvantitativno (na raznovrsne naine) i
kvalitativno (koliinom sadraja i informacija) odgovoriti potrebama novog talasa
korisnika usluga u arhivima. Za to se moraju koristiti i iskoristiti sve mogunosti
koje pruaju digitalne tehnologije i Globalna mrea.
Web 2.0 Tools New Possibilities for Archives
Summary
Historians base their researches on historical sources. Besides traditional
historical sources, material, written and oral, among the researches of historical and
affliated sciences is more and more present the use of new electronic historical sources
(Word Wibe Web sites, e-mails, chats, chat forums, blogs, public comments, sources
on CDs, DVDs magnetic tapes...). So, electronic sources can be created as digital
data or present transfer from analog to digital data by the process of digitizing. The
most ample part of historical sources are archival materials. In the Republic of Serbia
the Cultural Property Law defnes what materials that come to archive are considered
to be archival materials. However, the archives are often in a position to be creators of
archival materials, to organize their collecting or suppplementing in new alternative
209
Web 2.0 alati nove mogunosti za arhive
ways in conformity with possibilities that developement of informatics technology
enables. Web 2.0 tools provide new possibilities to archives but they also challenge
them. Archives must answer to those new challenges very quickly and to the needs
of new generation of researchers so called Google Generation that matures in
academic sense and to whose needs these institutions of culture must adequately
answer. In that sense archives must quantitatively (in diverse ways) and qualitatively
(with the amount of content and information) answer to the needs of the new wave of
users of archives services. For that all possibilities that digital technology and global
net enables must be used.

210
Prof. dr. Sergey SILKOV
IBA Group, Bjelorusija
DOSTUPNOST I UVANJE ARHIVSKE GRAE I
INFORMACIJA U ARHIVIMA ELEKTRONSKIH
DOKUMENATA I INFORMACIJSKIH RESURSA U
BJELORUSIJI
Abstrakt: lanak analizira problematiku dostupnosti i sigurnosti informacija
u arhivima elektronskih dokumenata u Bjelorusiji. Opisujemo nove aplikacijske
projekte Arhivsko poslovanje iz okvira IBA aplikacijskog paketa Kancelar,
dizajniranog za javne arhive i arhive organizacija sa obrascima vlasnitva i drugim
organizacionim i pravnim formama.
Kljune rijei: Dostupnost, arhiva, elektronski zapis, informacijski
resursi, sistem za upravljanje, ouvanje, retrospektivna dokumentarna informacija,
aplikacioni paket Kancelar.
Abstract: This article examines the current problems of accessibility and
safety of retrospective information in the archives of electronic records in Belarus.
Here we describe a new application project Archival affairs of IBAs application
package Chancellor, intended for the public archives and archives of organizations
with all patterns of ownership and organizational-legal forms.
Keywords: accessability, archive, electronic record, information resource,
management system, preservation, retrospective documentary information,
application package Chancellor.
Uvod
U modernim organizacijama svih oblika vlasnitva ili organizacionih i
pravnih formi (ukljuujui i razliite teritorijalno rasporeene strukture) razliite
dokumentarne informacije i informacijski resursi (IR) svakodnevno se produciraju i
koriste.
Takve informacije sve vie i vie su dostupne graanima i dravi uglavnom
kroz konstantni internet pristup, te je stoga neophodno postojanje monih alata
za pretraivanje dokumenata tj. informacija na osnovu razliitih potreba (linih,
privrednih, dravnih).
Ouvanje dokumentacije je dobilo svoju formu u aktivnostima organizacije
odreenih klasa dokumenata i informacijskih resursa iz odreenih vremenskih
perioda, to je defnisano zakonskim aktima Bjeloruske Republike.
211
Dostupnost i uvanje arhivske grae i informacija u arhivima elektronskih dokumenata ...
Kao to je ve poznato, u zemljama Evropske unije vana uloga u formiranju
poslovnih arhiva, njihovih operativno-praktinih, nauno-obrazovnih i drugih vrsta
interakcija odigrana je od strane drave koja najee upravlja razvojem arhiva
nevladinih organizacija intervenirajui do striktno odreenog stepena u njihov rad
i djelovanje. u Sjedinjenim Amerikim Dravama poslovni arhivi se formiraju na
principu prioriteta mikro-ekonomije i ouvanja uloge savjetnika posmatraa iz
vladinih, naunih i strunih organizacije. Ranije, u Sovjetskom Savezu, a danas u
nekoliko zemalja, ukljuujui i Bjelorusiju, drava upravlja nacionalnom arhivskom
djelatnou i upravljanje dokumentima i dalje je pod totalnom kontrolom drave.
U informacijskom drutvu osnovne dunosti arhiva su:
- Ouvanje i dostupnost nacionalnog sjeanja u formi najvrijednijih informacija
(uvanje grae spram dravnih, strunih i dr. i osiguranje odgovarajueg
pristupa istoj);
- Biti centar strunosti i profesionalnosti arhivske nauke i upravljanja
dokumentima, odnosno graom;
- Pomoi graanstvu, pravnim licima i dravi u zatiti njihovih prava;
- Pruanje racionalne transparentnosti i odgovornosti javnih establimenta
strukturama civilnog drutva.
Termin poslovni (biznis) u ovom lanku podrazumijeva, u irem smislu,
aktivnosti koje obuhvataju rad (misiju), bilo kojeg pravnog lica, ukljuujui javne
ustanove.
Transformirajui uticaj informatikih tehnologija na arhive se ogleda u
slijedeem:
- Prebacivanje zapisa u elektronsku formu potpuno mijenja vrijednost
arhivskog materijala. Pri mogunosti pretrage i gotovo nebitnih elektronskih
zapisa, kao i iroke dostupnosti arhivskog materijala iz razliitih arhiva i
zbirki iz cijelog svijeta dovodi do bitnih promjena i mogunosti sinteze
grae;
- Pretvaranje pomonih sredstava arhiva u elektronski ekvivalent i njihova
dostupnost jaa veze korisnika i arhiva;
- Jaka ekspanzija elektronskih i informacionih dokumenata kod pravnih lica
i dravnih organa
- Generalni interes da se smanje poslovi sa papirnom dokumentacijom
na minimum. u takvim sluajevima historijsko blago nee biti sauvano
potpuno, formirani arhivski fondovi nee refektirati jasnu mogunost da
opstaju u korist drave i ire javnosti.
212
Prof. dr. Sergey SILKOV
Dostupnost RDI (retrospektivnih dokumentarnih informacija)
Kako su arhivi izvori informacija i igraju vanu ulogu u drutvu pristup
njihovoj grai vaan je dio dravne politike o pristupu informacijama u Bjelorusiji,
Programu stvaranja informacija u Bjelorusiji, kao i odredbama o elektronskoj
upravi Bjelorusije. Zakon u lanu 1, odjeljak 28 nalae da korisnici grae imaju
pravo na uvid u istu koja se nalazi pod nadlenou Nacionalne uprave za arhive
(Nacionalnog arhivskog fonda).
Najea praksa je pojednostavljivanje pristupa arhivskim resursima: od
toga da mogunosti i uslovi za pretragu i dobijanje potrebnih informacija zavisi od
autoriteta arhiva i taksi, te nacionalnog znaaja grae za nauku i kulturu.
Teke i spore klasine metode pristupa dokumentima ograniile su objektivno
broj korisnika, ne omoguavaju efkasnu pretragu, kompliciraju povezivanje srodne
grae u razliitim arhivima, zahtijevaju znaajno ulaganje radne snage i istraivanja.
Svakako da je osnovni nedostatak klasine metode pristupa informacijama nunost
prisustva u itaonici arhiva. Ali kada se iste mogu nai na internetu, broj korisnika se
eksponencijalno povea. Korisnik arhiva treba imati mogunost da slobodno pristupa
arhivskim fondovima za svoje potrebe, te potrebne alate i resurse za koritenje,
pretragu i kopiranje za svoje potrebe.
Automatizovani sistem za slobodni pristup dokumentima Nacionalnog
arhivskog fonda Bjelorusije
Ovaj sistem namijenjen je efkasnom pristupu korisnika informacijama koje
se uvaju u javnim arhivima Bjeloruske Republike putem modernih tehnologija, pri
tome uzevi u obzir standardizirani pristup razvijen u svjetskim strunim krugovima.
Sistem je informacioni resurs u posjedu drave i kreiran je sa ciljem pruanja usluga
javnih arhiva u zemlji, ali i za izradu tematskih projekata i virtuelnih izlobi na
osnovu primarnih, dokumentarnih izvora.
To znai da korisnik moe imati pristup informacijama na internetu ne samo
na nivou fonda, ve i na nivou inventara, sa mogunosti izrade digitalne kopije
zapisa koji se uvaju u arhivu.
Razvoj informacijsko-komunikacijske infrastrukture daje nove mogunosti
pristupa i ireg koritenja arhivskih fondova diljem svijeta. Realizacijom ovih
mogunosti omogueno je stvaranje arhivskih opisa i prebacivanje arhivskih fondova
u digitalni oblik, kojima se moe pristupiti internetom. Imena fondova i zbirki,
naslovi dokumenata i zasebni zapisi ine masivan sistem za realizaciju transakcija,
pretraga i pristupa bazi podataka.
Sistem Nacionalnog arhivskog fonda Bjelorusije biti e kreiran 2015.
godine. Do momenta njegove primjene arhivske institucije koriste pri poslovima
informacioni sistem AISPA koji automatizuje osnovne procese pri radu arhiva
Bjelorusije: preuzimanje, uvanje, stvaranje inventara i drugih pomagala i sl.
213
Dostupnost i uvanje arhivske grae i informacija u arhivima elektronskih dokumenata ...
Dio zapisa arhivskih fondova prebaen je u digitalni oblik i stavljen u Fond
digitalnih kopija, koji je primarni izvor dokumenata u digitalnoj formi za budui
sistem.
Dakle, novi informacioni sistem trebao bi pruati usluge vezano za
preuzimanje arhivskih opisa od stvaralaca, i njihovo auriranje (mijenjanje,
dodavanje i sl.). Zahtjevi za arhivski opis su u skladu sa standardima ISAD(G).
Sistem treba pruati formatiranje arhivskih opisa prema bjeloruskoj verziji navedenog
meunarodnog standarda.
Ovi poslovi biti e izvreni u okviru vladinog programa Arhivi Bjelorusije
za 2011.-2015. godinu. u oktobru 2012. otvorena je internet stranica Dravnog
kataloga sa informacijama (signature, osnovne informacije, datumi stvaranja
dokumenta i sl.) sa oko 55.000 dokumenata koji se uvaju u dravnim arhivima ili
drugim organizacijama. U toku 2012. godine u javne arhive Bjelorusije pristiglo
je vie od 20.000 zahtjeva za uvid u grau, uglavnom za biografska i genealoka
istraivanja. Na iste odgovaraju nacionalni historijski arhivi u Minsku i Grodnu.
Takoer, pristiglo je i oko 20.000 zahtjeva drutveno-pravnog karaktera, gdje graani
iz razliitih razloga trae podatke kojima bi ispunili svoja graanska prava.
Koritenje arhivske grae
Arhivski zakon Bjelorusije u lanu 27 kae da su osnovne aktivnosti u
radu arhiva usmjerene na koritenje grae za ispunjavanje prava graana, drutva i
drave, te da arhivi izvravaju obaveze: pruanja informacija korisnicima u skladu
sa njihovim zahtjevima, daju arhivsku grau za naune potrebe, pripremaju i ureuju
fondove i zbirke, izdaju pomona sredstva za lake koritenje arhivske grae,
populariziraju djelatnost u iroj javnosti i medijima, organiziraju izlobe arhivske
grae.
Problemi uvanja elektronskih dokumenata i informacija s kojima se susreu
arhivi
Danas je sve naglaenija potreba za razvojem i metodolokom registracijom
harmoniziranom sa meunarodnim principima uvanja elektronskih dokumenata.
Kao i mnoge ruske i druge kolege, smatram da je nuan dugoroni plan trajnog
uvanja originalnih elektronskih verzija dokumenta, to predstavlja tehnoloki
izazov. uvanje kopija elektronskih dokumenata zagarantovano je dopunama zakona
koji prepoznaje elektronski zapis kao dokument u elektronskoj formi sa posebnim
osobinama, na kojem nisu pravljene izmjene i dodaci, te elektronski potpis kao
sekvencu simbola koji potvruju autentinost i integritet elektronskog dokumenta.
214
Prof. dr. Sergey SILKOV
Imajui u vidu potrebu uvanja elektronskog dokumenta, nuno je prepoznati
originalno kreirani i sauvani elektronski dokument, koji se putem informacionog
sistema alje u arhiv ili drugu organizaciju. Dokument nastao kao dio informacionog
sistema treba ostati u istoj formi.
Klasifkacija dokumenata, ukljuujui i elektronske, koje su razliite
organizacije formirale tokom svog rada, kao i evaluacija istih esto se ne spominju u
Listi kategorija Nacionalnog arhivskog fonda Bjelorusije, dravnih tijela formiranih
u toku rada, drugih organizacija i poslovnih lica.
to se unitenja elektronskih dokumenata i informacija tie prema
potvrenim certifkatima o njihovom alokaciji i unitenju, smatram da takav proces
moe naruiti integritet strukture informatike baze arhiva te je nuan samo u hitnim
sluajevima.
Aplikacijski paket Kancelar
Kancelar predstavlja aplikacijski paket sa automatiziranim upravljanjem
zapisima, kolektivnim ili grupnim radom koji obuhvata stvaranje, preuzimanje,
usmjeravanje zapisa, centralizirano pohranjivanje arhive i obradu dokumentacije.
Kancelar koristi 16 aplikacija spojenih na osnovni sistem: Mobilni kancelar,
uvanje zapisa, Arhivski poslovi, Zahtjevi graana, Osoblje, ugovori, Formulari,
Skeniranje, Elektronski potpis, Sistem kontrole kvaliteta, Zadaci, Akta, Upravljanje
sadrajem, Poslovni putevi, Objavljivanje dokumenata i Oglasna tabla. IBA grupa
razvija, prva u Bjelorusiji, proizvodnju zasnovanu na modernim Cloud tehnologijama
(model sa mrenim pristupom generalnom izvoru konfgurisanih kompjuterskih
resursa mreama, serverima, sistemima pohranjivanja, aplikacijama, servisima i
dr.).
Aplikacija Arhivski poslovi u okviru paketa Kancelar
Aplikacija Arhivski poslovi ima za cilj odravanje:
1) sigurnosti i organizacije dokumentacije iji standardni period uvanja nije
istekao, sa podrkom za tipine procese obrade i odravanja,
2) regulisanog pristupa i efkasne obrade bez obzira na nosa podataka i prema
dravnim ili korporacijskim normama.
Nakon nekoliko godina prakse ove aplikacije u dravnim tijelima i drugim
organizacijama odlueno je da se nadogradi sa prebacivanjem platforme sa IBM
Lotus/Notes na besplatan softver, da bi se proirile mogunosti: obrada vee koliine
informacija, prebacivanje u elektronski ili papirni oblik po potrebi, komunikacije sa
eksternim izvorom dokumenata. Modernizirana aplikacija e podravati sve tipine
procese obrade velikih koliina podataka, izbor baze podataka (Oracle, MSSQL,
215
Dostupnost i uvanje arhivske grae i informacija u arhivima elektronskih dokumenata ...
MySQL, Postgre SQL) s obzirom na potrebe i obim grae, nain certifciranja
elektronskih dokumenata putem povezivanja istog sa njegovim papirnim originalom
odnosno verzijom, itd. Ova aplikacija se moe koristiti i za uvanje elektronskih
dokumenata koji imaju papirne originale, dokumenata koji postoje samo u
elektronskoj formi, elektronskih kopija skeniranih dokumenata.
Arhitektura aplikacije oslanja se na tri nivoa: 1) nivo interakcije sa korisnikom, 2)
nivo aplikacija i 3) nivo baza podataka.
Aplikacija prua potpuno upravljanje papirnim arhivom razliitih
organizacija i nudi podrku standardnih baza podataka za arhivsko poslovanje i
zavoenje podataka bez obzira na tip dokumenta i nosaa. Prava pristupa razliitim
kategorijama su striktno razdvojena s obzirom na tip korisnika koji ima pristup
odreenim funkcijama, od kojih niti jedna ne omoguava brisanje ili izmjene na
pohranjenim dokumentima. Aplikacija omoguava upravljanje neogranienim
brojem dokumenata, razliite strukture i forme, koristei generalni, arhivski server
na nivou nekoliko strukturalnih odjeljaka u okviru organizacije. Na nivou prijema
elektronskih dokumenata u arhivsku bazu, integritet i autentinost dokumenta se
provjerava i istom se dodjeljuje certifkat. Mogue je i dodavanje novih baza i
njihovo konfgurisanje za nekoliko nosaa informacija. Kontrolirano irenje strukture
omoguava istovremen rad 1.000 korisnika.
Zakljuak
Defnicija uloge arhiva u modernom drutvu mora se redefnirati kroz
rjeavanje problema modernim informacijskim sredstvima, kako to i prilii
informacijskom drutvu, koristei domete istog za glavni zadatak ouvanja
historijskog sjeanja jedne zemlje.
Neophodno je stalno unaprijeivanje pravne regulative za obavljanje
arhivskog poslovanja u modernim uslovima: usavravanje arhivskog pravnog
sistema; informacijske sigurnosti i nadziranje uticaja arhivista na dokumente.
Arhivi koji nemaju odgovarajue osoblje i resurse za daljnji razvoj ne mogu
odgovoriti na sve vee zahtjeve drave i ire javnosti. umjesto aktivnog uea u
odlukama javne i privatne administracije, operativnog razvoja i primjene modernih
arhivskih automatiziranih tehnologija, arhivi e tada biti ogranieni samo na elemente
izlobi i muzejske aktivnosti.
Bjeloruski arhivi danas nisu spremni suoiti se sa nunou da postanu
integralna komponenta informacijskog drutva u naoj zemlji, ali njihove brige i
probleme dijele mnogi arhivi diljem svijeta. Ipak, teko dostupna arhivska graa koja
se uva u arhivima e, prije ili kasnije, postati trajno dostupna, vrijedna informacija
za graane, pravna lica i drave.
216
Prof. dr. Sergey SILKOV
Summary
Clearness of defnition of a place of archives in a modern society will give the
chance to defne, they should solve what problems in an information society, besides
preservation of historical memory of the country.
It is necessary to improve constantly standard legal regulation of conducting
archival business and recordkeeping in modern conditions: all-round perfection of the
archival right; provision of information security (approval of access and legitimacy
of use retrospective documentary information (RDI) of electronic archive - execution
of inquiries, delivery of fles, records and information resources with the control of
completeness, integrity, timeliness, return); supervising infuences of archivists on
recordkeeping.
The archives which have been not provided with adequate personnel and
material resources for the further development, cannot meet escalating requirements
of the state and civil society. Instead of active participation in the decision of problems
public and corporate administration, operative development and application of the
modern archival automated technologies (including, processings and preservation
of electronic records and information resources), all-round increase of own status,
archives will be limited only to elements of exhibitional and museum activity.
Belarusian archives for the present are not ready to the full to that in deadlines
to become the integral component of an information society formed in our country,
to show all possibilities on its operative provision of RDI. But it concerns and the
majority of archives in the world. Nevertheless, from inaccessible resources of
RDI archives should become permanently accessible high-value assets of Citizens,
Entities, State.
217
Dr. Bogdan Florin POPOVICI
Nacionalni arhiv Rumunije Regionalno odjeljenje Braa
UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM ZA UPRAVLJANJE
ARHIVIMA?
Abstrakt: Meunarodni arhivski standardi osnova su za mnoge softvere koji
rade u skladu sa ISAD(g), ISSAR i dr. standardima. Meutim, pronai odgovarajui
softver moe predstavljati ogroman posao za arhivistu. Jedan od razloga jeste
da upravljanje arhivom treba da se vri koritenjem alata za upravljanje
dokumentacijom (zapisima). ISAD(g) je opisni alat; ali ta je sa upravljanjem
graom koju ISAD (g) opisuje? Ovaj rad bavi se navedenom problematikom, elei
razjasniti pojmove vezane za upravljanje graom.

Kljune rijei: Meunarodni arhivski standardi, arhivi, upravljanje
arhivima, arhivski informacioni sistemi.
Abstract: International archival standards were developed and many
software quickly aligned to compliance with ISAD(g), ISAAR etc. However, for the
archivist trying to fnd a proper software for her/his archives, it might be a diffcult
task to choose. One of the reasons is that, in many cases, it is missed from sight the fact
that managing archives products need to be managed with records management
tools. ISAD(g) is a description tool; but what about managing the holding described
by ISAD(g)? The paper address this topic, aiming to bring some clarifcations,
separating what rests for the holdings and what belongs to the managing of holdings.
Keywords: International archival standards, archives, managing archives,
archival information systems.
Uvod
Arhivska struka, pored toga to arhivisti misle drugaije, nije ni vitalna ni
kompleksna kako se na prvi pogled ini. Ne moe se uporediti sa radom fabrike
automobila ili fabrike hrane. Nivoi kompleksnosti, rizik ili tehnike greke u
arhivskom radu ne dovode do smrti ili povreda niti utiu na drutveni ivot u velikoj
mjeri. Meutim, velika dostupnost IT rjeenja otvara i arhivskoj struci mogunost da
tehniki rijei neka od aktuelnih pitanja.
218
Dr. Bogdan Florin POPOVICI
Kratak pregled rada u arhivima
Lokalni pristup
Kao to je poznato, arhivska praksa varira od zemlje do zemlje, od regije do
regije i sl. i pored nekih standarda koje profesija ima. Fokusirati emo se na glavne
aktivnosti historijskih arhiva, ne niih instanci. u isto vrijeme, panju treba posvetiti
i nekim detaljima, kako bi identifkovali potrebu za IT rjeenjima. Moja miljenja su,
dakako, formirana pod uticajem rumunske arhivske prakse, ali pokuati u dati to
generalnije ocjene.
Glavne aktivnosti
Institucija koja uva arhivsku grau (arhiv) ima, prije svega, politiku
prihvata grae. Na osnovu tog okvira ona pravi planove. Dokumenti koje arhiv
preuzme se uvaju u depoima, trajnim ili privremenim, dok se graa arhivistiki
adekvatno ne obradi. Ponekad je potrebna ponovna obrada (reevaluacija). Nakon
obrade, dokumenti se mogu koristiti u okviru arhiva, u itaonici ili putem interneta.
u nekim sluajevima, arhiv moe imati mandat da nadzire stvaraoce grae, te na taj
nain ima pravo inspekcije naina na koji stvaraoci upravljaju ili uvaju svoju grau.
Sporedni produkti arhivske administracije dokumentacija arhiva
Dok obavlja svoje redovne aktivnosti arhiv vodi evidenciju svojih
preuzimanja i generira i sam dokumente. Glavna dokumentacija govori kada se
preuzimanje grae izvrilo i od kada je arhiv zaduen za uvanje i upravljanje
graom. Ova se dokumentacija, kako je ve reeno, uva u depoima; sav protok
grae sa lokacije i nazad na istu treba biti evidentiran; barkod sistem, na primjer,
omoguava jednostavan nain evidentiranja cijelog protoka arhivskog materijala u i
iz depoa.
Dalje, esto je sluaj da obrada traje dui vremenski period, ovisno o tipu
grae i veliini fonda, te resursima s kojima arhiv raspolae. u veem arhivu obrada
moe trajati godinama, te ponekad prioritetni fondovi mogu da se promjene, a
novi dobiju primat, pa se obrada nekog fonda moe prekidati i nastavljati u toku
nekoliko godina. U takvim uslovima dobra je praksa imati planove obrade sa jasnim
opisom koraka koji se trebaju obaviti do konane obrade fonda. Zamislite da doe
do promjene osoblja, te da novo ne zna ta su prethodni arhivisti radili i kako su
planirali urediti i opisati grau! Dokumentacija o obradi treba, dakle, biti ureena
prema predmetima, odnosno fondovima.
Za potrebe upravljanja, neki statistiki podaci takoer trebaju biti uvani
za svaki fond. Na primjer, ako neko ima 30 fondova, nije isto imati 3 potpuno
219
Upravljanje dokumentacijom za upravljanje arhivima?
obraena fonda, a ostale netaknute ili imati 3 potpuno obraena fonda, 10 djelimino
obraenih, a 17 neobraenih. To je stvar odreivanja potreba i dodjele neophodnih
resursa na osnovu tih potreba; statistiki podaci mogu pruiti potpunu sliku o stanju
obrade svakog fonda.
Za uvanje i sigurnosne potrebe, neki arhivi prave sigurnosne kopije
dokumenata. Ova aktivnost, takoer mora biti kontrolirana, sa odgovarajuim
referentnim kodom izmeu originala i kopije i sl.
Inventari fondova i slina pomona sredstva nastala kao rezultat opisa
takoer mogu imati kratak ivotni vijek. Zamislite da treba dodati biljeke ili dopune
opisa i da trenutni inventar ili druga pomona sredstva postanu zastarjela. Naravno
da e ista biti zamjenjena. Da bi to mogli uiniti potrebno je imati kontrolu nad
zapisima i dokumentirati promjene.
Osiguravanje pristupa arhivskoj grai kritina je misija svakog arhiva.
Dokumentacija o uvidu u grau moe ukljuivati s jedne strane listu dostupnog
materijala, a s druge dokumentaciju o uslovima pristupa grai, line informacije o
korisniku grae, red koritenja fondova, izdavanje kopija i sl.
Upravljanje dokumentacijom arhiva
Prije nego nastavimo pogledajmo poblie termin arhivi. Generalno je
prihvaeno da arhivi podrazumijevanju organizaciju ili osobe koje rade na stvaranju,
primanju i uvanju arhivske grae iz razliitih razloga (ostvarivanje graanskih prava,
poslovnih razloga, dokaznih i sl.) S obzirom na znaenje imena da se primjetiti da
institucija sa arhivskom graom sadri mnoge arhive, po jedan ili nekoliko od svakog
stvaraoca. Iste arhive, svakako, formiraju razliite fondove u okviru odreene
ustanove, i oni se obrauju i opisuju od strane osoblja arhiva, te su konano i dostupni
za koritenje. upravo su za unos opisa grae razvijeni arhivski informacioni sistemi
(AIS), koji su progresom informacionih tehnologija i primjenom arhivskih standarda
doveli do efkasnijeg i lakeg rada arhivista.
Ali moramo spomenuti i ono to veina autora iz struke zaboravlja spomenuti.
Sem grae od historijskog znaaja arhiv uva i grau koju sam proizvodi, vlastitu
dokumentaciju nastalu pri arhivskom radu. Ista se mora posmatrati u okviru sistema
sa drugim fondovima, jer se odnosi upravo na te fondove i sadri vitalne informacije
o njima.
Nekoliko ilustracija ovog pitanja. Evidencija preuzete grae je prva forma
evidencije i informacije o fondu koja nastaje prilikom preuzimanja, odnosno ulaska
grae u arhiv. Ovaj dokument sadri jasan dokaz o tome kada je, ta je, odakle, kako
i koliko je grae preuzeto u arhiv; glavni je dakle dokaz o neprekinutoj nadlenosti
nad arhivskom graom. Bez takve dokumentacije autentinost arhivske grae dola
bi u pitanje. ta ako se odlui da se evidencija o preuzimanju (popis, zapisnik i dr.)
promijeni? ta se deava sa starijom verzijom? Da li se uva ili ne? Ako se uva,
koliko dugo?
220
Dr. Bogdan Florin POPOVICI
u sluaju veih arhiva, zbog nedostatka osoblja i resursa, neki fondovi
se obrauju godinama. u tako dugom periodu mnogi arhivisti rade na razliitim
zadacima i bez adekvatnog i sauvanog plana obrade, svako bi morao kretati od
poetka i na razliite naine obraivati grau.
Naravno, mnogo je druge dokumentacije koja nastaje u radu arhiva, a dotie
se fondova koje isti uva. Mislim prije svega na pomona sredstva (inventari i dr.)
koje osoblje arhiva izrauje. Mnogi strunjaci iste smatraju dijelom fonda! Takoer,
kopije dokumenata za mnoge imaju vano mjesto, podjednako kao i originali, te
se smjetaju kao dijelovi razliitih historijskih zbirki ili direktno uz originale.
U ovim primjerima jasno se vidi krenje osnovnih principa arhivistike vezanih za
provenijenciju fonda. Svaki dokument koji stvara arhiv pripada tom arhivu, a nikako
fondu drugog stvaraoca! Neprofesionalno je dodijeliti digitalnu kopiju povelje iz
1100. godine originalnom fondu stvaraoca iz 12. stoljea! Takoer, neophodno je
upravljati ovim dokumentima interno, sa odgovarajuim IT sistemom.
Oigledno je da, ukoliko se sa ovakvom dokumentacijom, koja nastaje kao
rezultat glavne aktivnosti rada arhiva, ne upravlja adekvatno, ista moe izazvati
ozbiljne probleme za osoblje, ali i za samu arhivsku grau u arhivu. To je i glavni
zakljuak ovog rada. Odgovarajui arhivski softver treba ukljuivati ne samo AIS
i AMS modele, niti jednostavnije forme i tokove za unos podataka o arhivskom
radu, nego i rigorozne module za upravljanje dokumentima. Arhiv svojom
dokumentacijom mora upravljati na pravi nain, koristei profesionalna rjeenja i
slijedei odgovarajua pravila, te u svakom trenutku biti u stanju prebaciti trajnu,
arhivsku grau iz arhivskog informacionog sistema ka arhivskom upravljakom
modulu.
Zakljuak
Ovaj rad pokuava identifcirati stranu arhivskih aktivnosti koju profesionalna
literatura esto zanemaruje: nain na koji arhivska ustanova upravlja sopstvenim
zapisima i kako isti direktno utiu na upravljanje arhivskom graom. Danas veina
IT rjeenja dizajniranih za arhivske usluge su ili arhivski informacioni sistemi, koji
primjenjuju strune standarde za arhivski opis, ili su arhivski upravljaki softver, koji
nadzire arhivski rad u irem okviru. Rijetki su sluajevi kada je dostupan kvalitetan
i profesionalan modul za upravljanje dokumentacijom. Sa rigoroznim sistemom
registracije, klasifkacije, kontrole pristupa, retencionom politikom, takva aplikacija
bila bi, po naem miljenju, od velikog znaaja za valjano arhivsko upravljanje.
Summary
This paper aimed to identify a side of the archival activity often neglected in
professional literature: the way an archival institution manage its own records and,
221
Upravljanje dokumentacijom za upravljanje arhivima?
most precisely, those records directly related with the administration of its holdings.
Most IT solutions today, designed as support for archival activities, are more
Archival Information Systems, implementing (mostly) professional standards for
archival description, or Archival Management Softwares, monitoring a larger range
of archival activities. There are although rare cases when a reliable and professional
module of records management is available. With its rigorous registration/capture
system, classifcation, access control, with its retention policies, such an application
would be, in our opinion, at the utmost relevance for a proper archival management.
222
Mag. Nada IBEJ
Pokrajinski arhiv Koper
ISO 13008:2012 INFORMATIKA I DOKUMENTACIJA -
POSTUPCI KONVERZIJE I MIGRACIJE DIGITALNIH
DOKUMENATA
Abstrakt: U vrijeme brzih promjena i razvoja tehnologije neizbjeno je
potrebna pretvorba (konverzija) dokumenata iz jednog formata u drugi te prenos
(migracija) dokumenata iz jednog sistema u drugi. Standard o kome se govori,
donosi upute kako pripremiti i voditi postupke pretvorbi i prenosa, te kako nadzirati
tijek postupaka.
Kljune rijei: Standardi, pretvorbe digitalnih dokumenata, prenos
digitalnih dokumenata.
Abstract: In a time of rapid change and development in technology it is
inevitable to conduct a conversion of documents from one format to another and
transfer (migration) of documents from one system to another. Standard that is the
subject of the paper issues instructions on how to prepare and lead the transformation
and transmission, and how to monitor the course of the proceedings.
Keywords: Standards, conversion of digital documents, transmission of
digital documents.
Uvodne naznake
u dananje vrijeme svi postupci koje vrimo u poslovnom svijetu, naroito
kod nastanka i ouvanja digitalne dokumentacije zahtijevaju od nas standardizaciju
rada. u takozvanom klasinom poslovnom okruenju standardizacija je bila
dobrodola, ali nije bila uvjet bez kojeg poslovni sistem nije mogao funkcionirati. U
digitalnom poslovnom okruenju standardizacija je postala temelj na kojem poslovni
sistem uope djeluje. Dakle, oprema, aplikacije, sistem, postupci i sve drugo mora
biti standardizirano, da moe meusobno komunicirati i izvriti zadane radnje.
I u arhivima smo sve blie nunosti standardizacije i to ne samo u poslovnom,
nego i u strunom dijelu rada, gdje moramo postaviti sistem, koji e omoguiti kako
prenos arhivske grae u arhiv, tako i njeno ouvanje, koritenje i zatitu.
Vodea misao kod takvih preokreta u struci mora biti daleko prije preuzimanja
grae. Jedini nain da postupak prenosa arhivske grae u arhiv tee bez problema
223
ISO 13008:2012 informatika i dokumentacija - postupci konverzije i migracije digitalnih dokumenata
je postavljanje sistema na terenu, priprema detaljnih uputa i zahtjeva i kontrola nad
graom u postupku nastajanja grae.
Primjena standarda u praksi
Mnogobrojni standardi to ih priprema organizacija ISO i drugi veliki
nacionalni instituti za standardizaciju temelje se upravo na tome, da kontroliu
postupke u procesu nastajanja grae i osiguravaju pravilne procese ouvanja i zatite
pred preuzimanjem u arhiv.
Standard
1
o kome govorimo i koji je dostupan od 2012. godine daje smjernice
u razumijevanju zahtjeva za upravljanje zapisima, organizacijski i poslovni okvir za
provoenje procesa pretvorbe i prenosa, pitanja tehnolokog planiranja te praenja/
kontrole procesa. Identifkuje korake, komponente i pojedine metodologije za
pretvorbu zapisa iz jednog formata u drugi, te prenos zapisa s jednog hardvera ili
softver konfguracije u drugi - pokrivajui teme, kao to su tijek rada, ispitivanje,
kontrolu verzije i validnost.
Razvoj ovog standarda proizilazi iz ARMA
2
International Proces konverzije
digitalnih zapisa: Planiranje programa, zahtjevi, postupci (The Digital Records
Conversion Process: Program Planning, Requirements, Procedures (ANSI/ARMA
3
16-2007), March 2007).
4
Iako je standard koji nosi oznaku ISO nov, postupci koje opredjeljuje nisu
novi. Sa tim postupcima smo se susretali ve prije i istraivali, te laboratorijski
testirali koliko su ovi postupci uspjeni i kako ih je mogue unaprijediti. uz brzi
tempo tehnolokih promjena, mnogi zapisi u digitalnom obliku se u nekom trenutku
moraju pretvoriti iz jednog oblika u drugi, ili biti premjeteni iz jednog sustava
u drugi kako bi se osigurala njihova stalna dostupnost i procesnost. To ne znai
da su pretvorba i prenos jedini pristup ouvanja digitalnih zapisa. Druge metode,
poput emulacije, postoje ili su u fazi razvoja. Pretvorba i prenos su, meutim, dvije
preovladavajue metode digitalnog ouvanja u ovom trenutku. Iako ovaj standard ne
rjeava pitanja digitalnog ouvanja, procesi pretvorbe i prenosa mogu imati uticaj na
strategiju digitalnog ouvanja.
O strategiji ouvanja digitalne grae bilo je govora na mnogim skupovima
i smjernica na tom podruju je dovoljno, da se pripremi kvalitetan proces rada
prilikom izvravanja ovih postupaka. u svakom sluaju odgovornost za kvalitetno
1 Prevod dijela standarda na bosanski jezik pripremila mag. Aida Babi koro iz Arhiva Republike
Slovenije.
2 ht t p: / / cont ent . ar ma. org/ i mm/ NovDec2008/ I MJ1108amer i cannat i onal - st andar d
sandtherimindustry.aspx (web stranica provjerena 2.8.2013)
3 ANSI American National Standards Institute (Ameriki nacionalni institut za standardizaciju),
ARMA Association of Records Managers and Administrators (udruenje upravljaa zapisima i
Administratora)
4 http://fles.archivists.org/pubs/CampusCaseStudies/Case7Final.pdf (web stranica provjerena
2.8.2013)
224
Mag. Nada IBEJ
izvrenje postupaka je u potpunosti na samoj organizaciji, odnosno u kontroliranju
vanjske slube koja priprema i vri postupke. To, kako organizacija odlui uspostaviti
procese pretvorbe i prenosa koji format e koristiti, koja je razina kontrole potrebna,
i tako dalje uveliko utie na sudbinu zapisa. u vrijeme izrade ovog standarda, niti
jedna metoda ouvanja nije bila identifkovana.
Kao to je ve napomenuto, institucije prepoznaju korist standardizovanih
postupaka, tako da su osnovani mnogi timovi za testiranje i radne grupe za istraivanje
pretvorbe (konverzije), prenosa (migracije), imitacije (emulacije) te osvjeivanja,
izmeu ostalog i za postupke ouvanja, kako bi se utvrdilo ta bi najbolje djelovalo.
Pretvorbe i prenosi opisuju odvojene pristupe ouvanja digitalnih zapisa. Vano je
da se sprovedu na voen nain, kako bi se sprijeilo bilo kakvo slabljenje ili gubitak
tanosti, potpunosti, istinitosti i integriteta podataka. Pretvorbe i prenosi digitalnog
zapisa provode se prema dobro defniranim skupom postupaka.
Postupci u sistemu zatite, pretvorbe i prenosa digitalnih zapisa i primjena
standarda ISO 13008/2012.
Konverzija ili pretvorba je defnirana kao proces promjene zapisa iz jednog
formata u drugi. Neki primjeri programskih pogona koji bi mogli zahtijevati digitalnu
pretvorbu ukljuuju:
a) medij (traka, disk) na kojem su pohranjeni podaci se moraju mijenjati. Na
primjer, zapisi se mogu prenijeti s tvrdog diska na magnetsku traku ili sa
CD-R na Blu Ray.
b) Zastarijevanje formata: primjerice, zapisi pohranjeni u zastarjelom, ali jo
uvijek itljivom formatu za obradu teksta se pretvara u tekui format za
obradu teksta.
Migracija ili prenos je defniran kao proces premjetanja zapisa s jedne
hardver ili softver konfguracije u drugu, bez promjene formata. Neki sluajevi
programskih pogona koji bi mogli zahtijevati digitalnu migraciju ukljuuju:
a) Postojanje potrebe za migraciju zapisa iz jedne strukture u drugu. Na
primjer, zapisi koji postoje u nekoliko naslijeenih baza podataka mogu biti
restrukturirani u novu konsolidovanu bazu podataka,
b) platforma u kojoj su zapisi nastali se mijenja i zapisi moraju biti premjeteni
na novu platformu,
c) prenos je racionalna odluka iz poslovne perspektive (npr.: uvesti nov sustav
s poboljanom funkcionalnou).
Standard ocrtava programske komponente, pitanja planiranja, zahtjeve za
pohranu zapisa te procedure za obavljanje pretvorbe i prenosa digitalnog zapisa kako
bi se ouvali njihova autentinost, pouzdanost, integritet i upotrebljivost, tako da i
225
ISO 13008:2012 informatika i dokumentacija - postupci konverzije i migracije digitalnih dokumenata
dalje vae kao dokaz poslovnih transakcija. Ovaj dio ouvanja je bitan i za kasniju
pohranu i upotrebu grae u arhivima.
Svi standardi u svojoj osnovi su preporuke, sem ako ih navedemo u zakonu,
tada prelaze u obavezno izvrenje. Zato se kod svakog standarda pojavljuje uputa
da nije potrebno prihvatiti sve postupke koji su preporueni u standardu. Tako i u
standardu ISO 13008:2012 nije potrebno prihvatiti sve preporuene postupke kako
bi osigurali da su zahtjevi za upravljanje zapisa ispunjeni. Odluka o tome koje
postupke usvojiti ovisi o imbenicima kao to su vrsta pretvorbe ili prenosa koja
e biti izvedena te razina rizika koju je organizacija spremna prihvatiti. Osim toga,
organizaciji se savjetuje da ukljui budue planiranje za dalju pretvorbu i/ili prenos
zapisa i meu zahtjeve za upravljanje sistema elektronske pohrane zapisa. Standard
dakle, nije izriito namijenjen nainu pretvorbi i prenosa, nego tekuem poslovanju
kao uobiajenom poslu.
Ovaj standard specifcira pitanja planiranja, zahtjeve i postupke za pretvorbu
i/ili prenos digitalnih zapisa (to ukljuuje digitalne objekte plus metapodatke), kako
bi se ouvala autentinost, pouzdanost, integritet i upotrebljivost takvih zapisa kao
dokaz o poslovnim transakcijama. Ovi digitalni zapisi mogu biti aktivni ili mogu biti
pohranjeni u spremitu.
Ovi postupci ne pokrivaju u potpunosti:
sustave backup-a,
ouvanje digitalnog zapisa,
funkcionalnost pouzdanih digitalnih repozitorija,
proces pretvaranja analognih formata u digitalne formate i obrnuto.
Prije poetka projekta pretvorbe ili prenosa, pojedinci koji su oznaeni kao
kljuni u procesu trebaju biti svjesni zahtjeva upravljanja zapisima. Izraz kriteriji
za pohranu zapisa/zahtjevi u upravljanju zapisa i informacija znai usvajanje niza
principa koji se odnose na integritet zapisa, autentinost, pouzdanost i upotrebljivost.
Pridravanje tih principa osigurava, da se sadraj zapisa, kontekst i struktura odre,
kao i da znaenje zapisa kao dokaz poslovne djelatnosti nije ugroeno. Principi se
primjenjuju bez obzira na to koliko dugo se zapis pohranjuje.
Organizacije takoer, mogu izabrati pretvorbu ili prenos zapisa proaktivno na
temelju operativnih faktora vezanih na veliinu zapisa, pristup, efkasnost pohrane,
poslovne i tehnoloke cikluse ili organizacijske promjene (kao to su udruivanja i
pridobivanja). u ekstremnim okolnostima organizacije mogu biti prisiljene pretvoriti
ili prebaciti zapise kao odgovor na regulativu ili pravne akcije.
Raznolikost pogonskih programa moe prisiliti organizaciju da pretvori
ili prebaci svoje digitalne zapise. Neke poslovne knjige recimo imaju due rokove
pohrane nego to softverska aplikacija ili medij za pohranu podataka mogu to
podrati, to navodi organizacije da pretvore ili prebace svoje zapise dok popratni
sustavi jo uvijek funkcioniu.
Odluke vezane na pretvorbu i prenos zapisa temelje se na analizi vanosti
digitalnih zapisa organizacije i uticaju tehnoloke infrastrukture i ulaganja tijekom
226
Mag. Nada IBEJ
postojanja zapisa, kao i znanju o standardima i najboljim praksama koje se odnose
na pretvorbu i prenos digitalnih zapisa. Organizacije su obavezne da valoriziraju,
pohranjuju i upravljaju svojim zapisima u normalnom tijeku poslovanja. Tekua
dostupnost i sukladnost digitalnih zapisa s dinaminom regulativom i tehnikom
okolinom zahtjeva stroge, dosljedne, koordinirane napore te trajno fnansiranje.
upravo na ovom mjestu ponovo se istie uloga arhivistike i neizbjena je
promjena u dosadanjoj praksi. Organizacije, koje po zakonu spadaju u nadlenost
arhiva morat e imati kod voenja ovih procesa ne samo upute ve i aktivno
djelovanje i kontrolu sa strane arhiva. Ako arhivi, odnosno arhivisti, elimo da nai
stvaratelji grae usvoje i provode upute i standarde onda na tom podruju moramo
biti dobro educirani i svakako prisutni na terenu.
Planiranje pretvorbe i prenosa podataka po pravilu spada u domenu
protokola i sistema upravljanja informacijama u organizaciji. Kao i sa upravljanjem
tradicionalnih sredstva (kapital, objekti, ljudski resursi), potrebno je postaviti
smjernice i postupke u vezi pridobivanja, upravljanja i raspolaganja informacijskim
sredstvima, koja moraju biti praena, dokumentovana i povremeno revidirana po
pitanju sukladnosti i efkasnosti. Pretvorba ili prenos moe se odvijati kao jednokratni
projekat ili kao redovita aktivnost. Meutim, za efkasno ouvanje digitalnog
zapisa, pretvorba ili prenos biti e izvedena u sklopu tekueg, dobro planiranog i
strukturiranog programa. u svakom sluaju, bolje je planirati, izvravati i valorizirati
pretvorbu zapisa ili proces prenosa proaktivno, sa dovoljno vremena i resursa i uz to
manje naruavanja poslovnih ciklusa i funkcija.
Sa pretvorbom i prenosom digitalnih zapisa mogu biti povezani i znatni
trokovi. Zbog toga se mora organizacija pravovremeno odluiti da li pretvoriti
ili prebaciti izabrane ili sve zapise, ili nee nita od toga uraditi zbog stepena
prihvatljivog rizika.
Uz ocjenu stepena prihvatljivog rizika je potrebno i svaki tip zapisa
analizirati, kako bi se utvrdila njegova vanost za organizaciju i rizik povezan sa
moguim gubitkom ili oteenjem zapisa. Dio programa za upravljanje zapisima
organizacije treba da sprovodi evaluaciju zapisa za svrhu ouvanja i da procijeni
rizike povezane s njima. Normalno, te odluke su dokumentovane u politici ouvanja
zapisa organizacije.
Iskustva upravljanja digitalnim zapisima
Dakle, prakse upravljanja organizacionih zapisa temelje na operativnim
potrebama i procjeni rizika.
Operativne potrebe (npr.: ispunjavanje regulativnih zahtjeva, razvoj proizvoda,
osiguravanje pristupa odnosno dokumentovanje fnansijskih transakcija)
odreuju strategije i razine napora koje organizacija poduzima radi osiguravanja
vjerodostojnosti zapisa.
227
ISO 13008:2012 informatika i dokumentacija - postupci konverzije i migracije digitalnih dokumenata
Procjena rizika i njegovo smanjivanje, zajedno s drugim tehnikama, koriste se za
uspostavu kontrole upravljanja i potrebne dokumentacije za izvoenje aktivnosti.
Iz perspektive upravljanja digitalnim zapisima detektirana su dva glavna
rizika:
1. izazovi po pitanju vjerodostojnosti zapisa (npr. pravni izazovi) koji se mogu
oekivati tijekom ivotnog vijeka zapisa i
2. gubitak, ukljuujui i gubitak pristupa ili unitenja zapisa. Posljedice
su mjerene stepenom gubitka koji bi pogodio organizaciju ili njenog
klijenta, ako vjerodostojnost zapisa ne bi mogla biti potvrena ili u sluaju
neovlatenog pristupa ili unitenja zapisa.
Proces pretvaranja i prenosa digitalnog zapisa znaajno je povezan i s pitanjem
odrivog postojanja zapisa, te stvara rizike za njihovu autentinost, cjelovitost,
pouzdanost i upotrebljivost. Za ublaavanje tih rizika, vano je kontrolirati postupak
primjenom odobrenog i dokumentovanog postupka.
Pretvorba ili prenos zapisa uvijek se sprovode prije zastarijevanja opreme.
Postupci moraju biti dobro isplanirani i nova oprema testirana prije poetka prenosa.
Kada su rizici otklonjeni ili smanjeni na minimum i izvreni testni postupci prelazi
se na izvrenje izabranog procesa uz stalnu kontrolu zapisa.
Preporuljivo je da se prvo prebace ili pretvore evidencije zapisa zbog lakeg
testiranja i kasnije kontrole.
Naravno jedan od prvih koraka je odluka hoe li se pretvorba i prenos vriti
unutranjim ili vanjskim resursima ili kombinacijom.
Prilikom prihvaanja bilo koje od ovih opcija, moraju se uzeti u obzir sljedei
imbenici:
Utvrivanje kvalifciranosti: ima li organizacija zaposlene kadrovske
resurse s iskustvom i znanjem za obavljanje aktivnosti pretvorbe i prenosa;
Dostupnost ljudskih i tehnikih resursa: jesu li zaposleni resursi s
odgovarajuim znanjima dostupni tijekom cijelog projekta;
Oprema: da li organizacija ima pravo okruenje i opremu za obavljanje
aktivnosti pretvorbe i prenosa;
Trokovi i vremenski raspored: da li organizacija ima resurse (proraun i
potrebno vrijeme) za obavljanje aktivnosti pretvorbe i prenosa;
Sposobnost za osiguravanje kvaliteta/kontrole kvaliteta: da li organizacija
ima kadrove s iskustvom i znanjem za izvoenje aktivnosti osiguravanja
kvaliteta/kontrole kvaliteta;
Dijeljenje podataka/upravljanje podacima/vlasnitvo: koja e osoba/e ili
poslovne jedinice u organizaciji voditi aktivnosti pretvorbe i prenosa;
Validacija: da li organizacija ima osoblje s iskustvom i znanjem koje je
potrebno za provjeru aktivnosti pretvorbe i prenosa;
Poslovni ciklusi: koja osoba/e ili poslovne jedinice u organizaciji e
odluivati o poetku aktivnosti pretvorbi i prenosa.
228
Mag. Nada IBEJ
Ranije je nekoliko puta upozoreno da sve to se planira, priprema i izvede
mora biti dobro dokumentovano. Od toga je ovisno ne samo tijek procesa nego i
kasnije uklanjanje pogreki, nadgradnje postupaka, kontrole kvaliteta i drugo.
Najbolji nain da se to izvede je usporedna priprema prirunika. Pristup razvoju
prirunika za procese pretvorbe i prenosa u nadlenosti je svake pojedine organizacije.
Tu moe biti vie pojedinanih prirunika za svaku vrstu pretvorbe i prenosa, ili
jedan prirunik s odgovarajuim podsekcijama za svaku vrstu. u najmanju ruku,
prirunik za postupke pretvorbe i prenosa mora obuhvatiti sve faze procesa pretvorbe
i prenosa, ak i kad se pretvorba i prenos vre u isto vrijeme.
u priruniku treba da budu opisani postupci raspolaganja izvornim zapisima
ili medijima; nekonvertirani zapisi/mediji moraju biti uklonjeni iz aktivnog okolia i
sauvani prema utvrenim odredbama i uputama. Sve revizije postupaka moraju biti
dokumentovane u priruniku s odgovarajuom potvrdom. Bilo kakvo ad hoc runo
unoenje podataka moe unititi vjerodostojnost programa u sluaju istrage u kojoj
metoda pretvorbe ili prenosa podupire uspostavu cjelovitosti digitalnih zapisa kao
dokaznih dokumenata.
Prirunici za procedure pretvorbi i prenosa moraju obuhvatiti sve faze
procesa, kako slijedi:
Planiranje: Proceduralne korake, metode, ljude i ostale resurse koji su
potrebni za uspjeno izvrenje pretvorbe/prenosa ciljnog digitalnog zapisa.
Testiranje: Ispitivanjem je potrebno provjeriti da li e planirani postupci i
metode dati uspjene pretvorbe/prenose zapisa.
Pretvorbe i/ili prenosi: Proceduralni koraci koje treba provesti u obavljanju
stvarne pretvorbe i/ili prenosa ciljnog digitalnog zapisa.
Validacija: Proceduralni koraci i metode koje se koriste, kako bi se uvjerili
da su ciljni digitalni zapisi uspjeno pretvoreni ili preneseni. Potvrivanje
autentinosti zapisa pomou postupka dokumentovanja te snimanja procesa.
Potvrivanje kontrolirane i sigurne pretvorbe i/ili prenosa kao jamstvo
kvalitete. Na kraju, priprema sadraja i oblika izvjea o pogrekama koji se
generira nakon zakljuene pretvorbe ili prenosa.
Odjava: Obavezna autorizacija za potvrdu da je proces pretvorbe i prenosa
uspjeno izveden u skladu s odobrenim pravilima i procedurama.
Dokumentacija: Detaljni zapisi o procesu pretvorbe i prenosa
dokumentovani tijekom i nakon svakog projekta pretvorbe i prenosa.
Svi procesi o kojima govori standard odnosno dokumentacija o njima mora
sadravati i metapodatke, dakle podatke o podacima, koji su sastavni i obavezni dio
svakog zapisa i dokumentacije. Standard ISO 23081-2:2009 specifkuje zahtjeve o
metapodacima o upravljanju zapisa. Metapodaci o dokumentiranju pretvorbe i/ili
prenosa je podatak, koji omoguuje da se pokae, kako je zapis, nakon to je proao
kroz proces pretvorbe i prenosa, i dalje vjerodostojan i pouzdan. Dakle, stvaranje,
odravanje i ouvanje ove informacije je iznimno vano.
Za potrebe dokumentovanja procesa pretvorbe i prenosa, historija dogaaja
u metapodacima od presudne je vanosti. Tijekom pretvorbe/prenosa, postojea
229
ISO 13008:2012 informatika i dokumentacija - postupci konverzije i migracije digitalnih dokumenata
historija dogaaja u metapodacima mora biti premjetena zajedno sa zapisima, kako
bi se osigurala autentinost zapisa. Svaka pretvorba i proces prenosa stvoriti e zapis
u historiji dogaaja u metapodacima za svaki pojedini zapis koji je pretvoren ili
prenesen.
Povezivanja koja su dokumentovana u metapodacima e se odrati tijekom
pretvorbe/prenosa.
Postupci pretvorbe i prenosa sastoje se od etiri kljuna koraka: planiranje,
testiranje, pretvaranje i potvrivanje. Svaka organizacija ili institucija je jedinstvena
i ima razliite potrebe i ciljeve za uspostavu programa pretvorbe i prenosa. Nadalje,
svi zapisi unutar organizacije moda ne zahtijevaju primjenu svih postupaka
pretvorbe i prenosa i ne podlijeu uslovima navedenim u ovom standardu za
ispunjenje zahtjeva upravljanja zapisima. Ovi uslovi i postupci slue kao vodi i
predloak. Razumijevanje uslova upravljanja zapisa je u nadlenosti strunjaka za
zapise u organizaciji i pravne slube koji e utvrditi do koje razine e se primijeniti
zahtjevi koji su opisani u ovom standardu.
Svakoj organizaciji, koja poinje sa pripremom i izvoenjem procesa, u
interesu je da ukljui i potuje standarde koji postoje na tom podruju. S time s
osigurava pravilan postupak rada, a time i kvaliteta izvedbe postupaka. Osim toga,
u interesu arhiva je da sa pravilnim i kvalitetnim postupcima preuzme grau u arhiv,
kojoj na takav nain i dalje osigurava cjelovitost, autentinost, vjerodostojnost i
upotrebljivost.
Zakljuak
Autorica rada je ukratko predstavila sadraj meunarodnog standarda ISO
13008:2012 Informatika i dokumentacija - Postupci konverzije i migracije digitalnih
dokumenata. Standard je jedan u nizu onih, koji se bave tematikom digitalne grae.
Posebno treba upozoriti da se radi o grai koja nastaje u digitalnom okruenju.
Posebnost kod digitalne grae je ta, da je potrebno grau prenositi odnosno
pretvoriti u novije nosae ili formate zapisa. S obzirom na to da se radi o dosta
novom procesu u sistemu poslovanja ovaj standard je svakako dobrodola preporuka
za izvoenje opisanih i ujedno obaveznih postupaka, naroito prilikom mijenjanja
operacijskih sistema, strojne i aplikacijske opreme.
Standard navodi sve potrebne funkcije za uspjeno i pravilno izvedenu
pretvorbu /prenos zapisa i slui kao kontrolni nacrt za pripremu. u ovisnosti od
koliine i sloenosti zapisa te stepena rizika organizacija se sama odluuje koji
postupak izvodi, u kolikoj mjeri, sa kojim resursima i u kolikom obimu prihvaa
preporuke standarda.
230
Mag. Nada IBEJ
Conclusion

The author of a brief presentation of the international standard ISO
13008:2012 Information and documentation - of Conversion and migration of digital
documents. Standard is one of a series, dealing with the topic of digital material. It
should be pointed out that this is a material that occurs in the digital environment.
Particularity of digital material is that, it is necessary to transmit material that
is converted to newer carriers or fle formats. Given that it is a lot of new process in
this standard operating system is certainly welcome recommendations for performing
the described and also the required procedures, especially when changing operating
systems, hardware and application equipment.
Standard specifes all the necessary functions for a successful and properly
executed conversion / transfer of records and serves as a control for the preparation
of the draft. Depending on the quantity and complexity of the record and the level
of risk the organization itself decides which procedure is performed, to what extent,
with what resources and to what extent the recommendations accepted standards.
231
Dr. Peter Pavel KLASINC, doc.
Predstojnik Katedre za arhivistiko in dokumentologijo AME-ECM
Predstojnik Mednarodnega intituta arhivskih znanosti Univerze v Mariboru
(CIMRS)
MED POSLOVANJEM Z DOKUMENTI IN
ARHIVSKO TEORIJO IN PRAKSO
1
Abstrakt: Med poslovanjem z dokumenti v registraturah in aktualno
arhivsko teorijo in prakso, prihaja v zadnjem asu do doloenih premikov, ki so glede
na to, da so lahko dokumenti v klasini ali digitalni obliki, smiselno opredeljeni tudi
v Deklaracija o arhivih.
Problemi se pojavljajo pri upravljanju procesov nastajanja, evidentiranja
in pri vseh drugih nalogah poslovanja z dokumenti pri ustvarjalcih, kakor tudi pri
strokovnem profesionalnem arhiviranju dokumentov, ki imajo znaaj arhivskega
gradiva. To se predpisuje s pravilnikom o arhivski slubi. Na tem podroju se
sreujemo s pomanjkljivim znanjem, zato je dobrodoel magistrski tudij arhivistike,
ki je sedaj moen tudi v Sloveniji. Ponuja potrebna znanja za uspeno delo pri
ustvarjalcih arhivskega in dokumentarnega gradiva in v profesionalnih dravnih
arhivih ali v samostojnih arhivskih slubah. Slabo znanje pri podjetjih, ki delujejo
na trgu z dejavnostmi arhiviranja in zajemanja @dokumentov.
Drava bo morala svojo vloga pri zagotavljanju pravilnega poslovanja z
dokumenti in arhivsko teorijo in prakso okrepiti tudi zato ker tisti dokumenti, ki so
pomembni za znanost in kulturo, predstavljajo arhivsko gradivo, ki je spomin in
pisna kulturna dediina, ki je zavarovana z zakonom.
Kljune besede: poslovanje z dokumenti, deklaracija o arhivih MAS,
pravilnik o arhivski slubi, magistrski tudij arhivistike in dokumentologije,
arhivski zakon, arhivsko gradivo, strokovna usposobljenost, obveznosti drave
Abstract: Regarding the fact that archives can be paper based or electronic
we are lately facing in records management and current archival theory and practice
certain changes, which are defned also in the Declaration on Archives.
Problems are arising in the processes of the creation, recording and all the
other tasks in records management at creators, as well as at archiving of documents
having the character of archives. The process of archiving is prescribed by the
Guidelines on Archiving. In this feld we are faced with a lack of knowledge therefore
the Master in Archival Studies is very welcome and now available also in Slovenia.
1 Podoben prispevek sem pripravil za posvetovanje SMARTCOM v Ljubljani, ki je bilo v septembru
2013.
232
Dr. Peter Pavel KLASINC, doc.
It provides the necessary skills for successful work at the creators of archives and
records, and in professional state archives or archive services. In the practice we
are facing very poor professional knowledge in the companies providing long term
preservation of records.
The state will have to strengthen its role in ensuring the proper management
of records and in archival theory and practice also because those documents that
are important for science and culture represent the memory of the nation and are
considered as cultural heritage which is protected by law.
Key words: Records management, Declaration on Archives, Guidelines
on Archiving, master in archival studies and records management, archival act,
archives, professional requirements, state liability

Uvod
Splona deklaracija o arhivih, ki jo je sprejel Mednarodni arhivski svet (MAS)
s sedeem v Parizu in potrdila Generalna skupina MAS na Malti, novembra leta
2009, je prvenstveno namenjena arhivom, vendar jo glede na temo tega predavanja
lahko smiselno uporabimo, predvsem glede na dejstvo, da registraturno gradivo
e ob svojem nastanku vsebuje tudi arhivsko gradivo. Na osnovi deklaracije lahko
dokumente, ki se nanaajo na odloitve, aktivnosti in spomine ter so izjemnega
pomena za znanost in kulturo, proglaamo za arhivsko gradivo, za pisno kulturno
dediino, ki se prenaa iz generacije na generacijo.
Z arhivskim gradivom se strokovno upravlja, strokovno posluje vse od njegovega
nastanka, zato, da se ohranja njegova vrednost in pomen. Vsak dokument je torej
verodostojen vir informacij, ki podpira odgovorno, transparentno in poslovno
uspenost tekoega poslovanje ustvarjalca. Registraturno in arhivsko gradivo ima
poglavitno vlogo pri razvoju drube (drave), saj mora druba zagotoviti varovanje
in ohranjanje njegove uporabnosti za individualen ali skupinski spomin.
Zagotovitev prostega dostopa do arhivskega gradiva bogati nae znanje o loveki
drubi, spodbuja demokracijo, iti pravice dravljanov in izboljuje kakovost
ivljenja, zato je poslovanje z dokumenti potrebno zastaviti tudi v kot dejavnost
kreiranja arhivskega gradiva. Smiselno lahko in moramo torej doloila deklaracije
razumeti tudi v smislu, da je poslovanje z dokumenti potrebno zaradi verodostojnega
dokaza o upravnih, kulturnih in intelektualnih dejavnostih ustvarjalca in je tako v
najirem pomenu besede to tudi odraz razvoja drube deave.
Pravilno poslovanje z dokumenti je potrebno predpisati in izvajati zaradi podpore
poslovni uinkovitosti, odgovornosti in preglednosti (transparentnosti) delovanja
ustvarjalca pa tudi zaradi ohranitve individualnega in kolektivnega spomina, zaradi
doku mentiranja sedanjosti in usmerjanja v prihodnje aktivnosti predvsem pa za
razumevanje preteklosti. Raznolikost registraturnega in arhivskega gradiva je zaradi
beleenja vseh podroij dejavnosti velika, kar se kae tudi v velikem tevilu nosilcev
233
Med poslovanjem z dokumenti in arhivsko teorijo in prakso
zapisov, na katerih nastajajo dokumenti, torej registraturno in arhivsko gradivo. Ne
oziraje se na to ali je nosilec papir, elektronski, avdiovizualni in kaken drug nosilec
zapisa, mora ustvarjalec to gradivo enakovredno obravnavati. Zaradi tega, je potebno
poudariti pomembnost vloge arhivistov oziromo tistih usposobljenih strokovnjakov,
ki poslujejo z dokumenti pri ustvarjalcih. Tem strokovnjakom je potrebno v vsakem
primeru zraven zaetnega usposabljanja zagotoviti tudi permanentno nadaljno
izobraevanje.
Zavedati se moramo, da ti strokovnjaki sluijo svoji ustanovi, zavodu ali
podjetju ter kreirajo nastajanje registraturnega in arhivskega gradiva, sodelujejo pri
valorizaciji, varstvu in uporabi ter vseh drugih nalogah v zvezi s tem gradivom.
Odgovornost za pravilno poslovanje z registraturno in arhivskim gradivom nosijo
uprave oziroma nosilci odloanja, lastniki ali imetniki tega gradiva. Zraven
njih prevzemajo v zadnjem asu odgovornost za poslovanje z dokumenti tudi
informacijski strokovnjaki, ki morajo tesno sodelovati s tistimi, ki so zadoleni
za poslovanje in upravljanje z registraturno in arhivskim gradivom. Ustvarjalci
dokumentarnega in arhivskega gradiva so zavezani k taknemu poslovanju, ki bo
sprejelo navodila izvajanja ustrezne politike poslovanja z dokumenti, pri tem pa se
morajo upotevati sploni in specialni zakoni, ki doloajo poslovnje z registraturno
in arhivskim gradivom v celoti. Pri ustvarjalcih mora biti delo upravljanja in
poslovanja z registraturno in arhivskim gradivom kompleksno, celovito, cenjeno
ter kompetentno na vseh nivojih opravljanja svojih osnovnih dejavnosti. Za vse
to je potrebno nameniti tudi potrebna sredstva za podporo ustreznemu upravljanju
in poslovanju z registraturnim in arhivskim gradivom, vkljuno z zaposlovanjem
pravilno uspo sobljenih strokovnjakov.
Z registraturno in arhivskim gradivom se mora poslovati, upravljati in varovati
na naine, ki bodo zagotavljali njegovo avtentinost, zanesljivost, celovitost in
uporabnost.
2
V dananjem asu, ko digitalna tehnologija in globalna komunikacijska
omreja omogoajo hitro reproduciranje dokumentarnega in arhivskega gradiva
predvsem pa razirjanje njihovih vsebin, ko vsi priakujemo velik napredek drube
in znanja smo pria, da zaradi novih monosti ponujanja vsebin tudi na spletu z
namenom ustvarjati in razirjati naa znanja oziroma ponudbo, ustvarjalci hitro
naletijo na teave, saj te nove informacijske tehnologije omogoajo skoraj vse,
avtorsko pravo pa tudi skoraj vse prepoveduje. Zato se morajo ustvarjalci spopasti
tudi z izzivi avtorsko - pravne ureditve poslovanja z dokumenti torej tudi z zbranimi,
urejenimi in ohranjenimi vsebinami, ki jih pogosto ustvarjajo in razirjajo. To pa
je sicer e isto specifna vendar ne nepomembna odgovornost pri poslovanju z
registraturnim in arhivskim gradivom pri ustvarjalcih.
3
2 ICA, Deklaracija o arhivih, Malta 2009. Deklaracija je objavljena na mnogih spletnih straneh
ter jo pogosto sreujemo v pristojnih arhivih na plakatih tudi v anglekem jeziku. Glejte: Koir, Od
nael MAS o dostopnosti..Arhivi 36(2013) Ljubljana, ADS, stran 76 . drugi najpomembneji
dokument MAS je Deklaracija o arhivih, ki jo je potrdil tudi UNESCO. Isti, Splona Deklaracija o
arhivih in sodobna arhivska paradigma. Arhivi 33 ( 2010), Ljubljana ADS, stran 309 - 318
3 Maja Bogataj Jani, predavanje 18. decembra 2012, SIDIH o avtorskih pravicah (rokopis avtorja)
234
Dr. Peter Pavel KLASINC, doc.
Poslovanje z dokumenti registraturnim in arhivskim gradivom, arhivska
sluba
Poslovanje z dokumenti registraturnim in arhivskim gradivom mora ustvarjalec
ustanoviti svojo arhivsko slubo s pravilno usposobljenim strokovnjaki in mora
izdelati in sprejeti pravilnik o poslovanju z dokumentacijo. Tak pravilnik mora imeti
naslednja poglavja: uvodna doloila, o defnicijah, o rokih hrambe, o kvalifkaciji
gradiva, evidentiranje dokumentacije, pravilno shranjevanje gradiva, vzdrevanje
arhivskega in dokumentarnega gradiva, hramba arhivskega trajnega gradiva, novi
nosilci informacij, urejanje arhivskega gradiva, izbrane kategorije dokumentarnega
gradiva, arhivski strokovni delavec, postopek arhiviranja dokumentarnega gradiva,
o predaji, prevzemu, varovanju in hranjenju gradiva, ureditev gradiva v arhivskem
skladiu, roki hrambe vnaprejnji izloitveni seznam, unienje dokumentarnega
gradiva, uporaba arhivskega in dokumentarnega gradiva , tajnost podatkov, postopek
izroanja arhivskega gradiva pristojnemu arhivu in prehodna in konna doloila
Vsa (21) poglavja e sami po sebi kaejo na obsene elemente poslovanja z
dokumenti registraturno in arhivskim gradivom. Posamezna opravila zahtevajo
obvladovanje znanj, ki si jih morajo arhivski strokovnjaki pridobiti na nain, ki
sem ga zgoraj navedel.Priprava in sprejem takega pravilnika mora potekati po
postopku, ki se zane z izdelavo opisa dejanskega stanja poslovanja z registraturno
in arhivskim gradivom pri ustvarjalcu, nadaljuje z ustanovitvijo posebne komisije za
pripravo pravilnika. V preambuli morajo biti nateti tako glavni kakor tudi specialni
(arhivski in drugi) zakoni, ki urejajo to podroje delovanja ustvarjalca. Posbej mora
biti naveden postopek sprejemanja in potrjevanja pravilnika.
4
Med poslovanjem z dokumenti registraturno in arhivskim gradivom in
arhivsko teorijo in prakso ter pravilno usposobljenimi kadri.
Po veletnem prizadevanju je Mednarodnemu intitutu arhivskih znanosti
Univerze v Mariboru uspelo akreditirati magistrski tudijski program Arhivistika
in dokumentologija na ALMA MATER EuROPAEA - EVROPSKI CENTER
MARIBOR (kratko AME - ECM), ki je akademska ustanova in skupnost,
organizirana kot neproftna, nedravna ustanova, registrirana za izvrevanje
visokoolskih izobraevalnih in raziskovalnih programov s poudarkom na
znanstveno raziskovalnimi razlinimi tudijskimi programi tudi s podroja kulturne,
medkulturne relacije in sociale ter arhivistike in dokumentologije.AME-ECM
ima akreditacijo za visokoolski zavod, odlobo za vpis v evidenco raziskovalnih
organizacij ter e veje tevilo akreditiranih visokoolskih tudijskih programov,
od decembra leta 2012 tudi magistrski tudij arhivistike in dokumentologije. Med
4 Klasinc, Peter Pavel, Rokopis Pravilnika o arhivski slubi kot model oz. idejni osnutek za pripravo
in sprejetje Pravilnika o arhivski slubi, pri razlinih ustvarjalcih na teritoriju Slovenije. Maribor,
Ljubljana 2006, 2011.
235
Med poslovanjem z dokumenti in arhivsko teorijo in prakso
kljune cilje AME-ECM, sodi sodelovanje s tudijskimi programi v dravah srednje
in june Evrope in izobrauje tako, da podpira razvoj kulturnih elementov, razvoj
profesionalnih standardov, razvoj evropskih vrednot ter kot akademska skupnost
daje svoj prispevek pri razvoju skupnega evropskega gospodarskega, politinega in
kulturnega prostora.
Tako postaja mednarodna evropska univerza center odlinosti v izobraevanju
in raziskovanju tudi na podroju uvajanja novih tehnologij zlasti pa interaktivnih
informacijskih tehnologij in podobno. Evropska akademija znanosti in umetnosti
(EASA Salzburg) je z ustanovitvijo Alma Mater Europaea, postavila organizacijski
okvir in vsebinski program za kulturno in profesionalno prenovo regije z mreo
ve kot 250 univerzitetnih uiteljev in 40 akademskih institucij iz 12. drav iz
Podonavja. Evropska akademija znanosti in umetnosti v Salzburgu (dalje EASA),
ki povezuje 1400 vrhunskih znanstvenikov, praviloma univerzitetnih profesorjev,
med njimi tevilne prejemnike Nobelove nagrade, je leta 2009 podelila Evropskemu
centru Maribor akademski patronat, ter povabila vse lane EASA, da sodelujejo
pri razvoju institucije in izvajanju programov. AME-ECM je uspeno kandidiral na
domaih in mednarodnih nateajih in ima do sedaj akreditirane naslednje akademske
programe; tudijski program I. in II. bolonjske stopnje Upravljanje in vodenje
poslovnih sistemov, tudijski program I. bolonjske stopnje Finanne storitve,
tudijski program II. bolonjske stopnje Evropske poslovne tudije, tudijski
program I. bolonjske stopnje Ekoremediacije, tudijski program I. bolonjske
stopnje Zdravstvena nega, tudijski program I. bolonjske stopnje Fizioterapija,
tudijski program I. II. in III .bolonjske stopnje Socialna gerontologija in od leta
2012 naprej, magistrski tudijski program II. bolonjske stopnje Arhivistika in
dokumentologija.
5

Magistrski tudij arhivistike in dokumentologije je bil e vrsto let v programu
mnogih tudijskih, raziskovalnih in pripravljalnih projektov, ki so jih pripravljali
slovenski arhivisti v okviru Arhivskega drutva Slovenije, Arhivskega drutva
Maribor, Mednarodnega intituta arhivskih znanosti Univerze v Mariboru in drugih
ter poskuali uveljaviti tak tudij na Fakultetah v Mariboru, Ljubljani, Zagrebu,
Zadru, Trstu in drugod.
ele z razvojem AME ECM, ki izvaja aplikativne, interdisciplinarne, evropsko
orientirane visokoolske dodiplomske in podiplomske programe, ki so
komplementarni obstojeim in defcitarni na domaem in evropskem trgu, se
odpira monost predstavljanja in uveljavljanja magistrskega tudija arhivistike in
dokumentologije. Ta magistrski tudij je potreben zaradi novih znanj, ki so potrebna
za reevanje problemov poslovanja z registraturnim in arhivskim gradivom. Ob
prizadevanju za dosego te akreditacije in pri mnogih razgovorih s strokovnjaki s
5 Predstavitveni teksti magistrskega tudija arhivistike in dokumentologije so bili objavljeni v
nekaterih strokovnih publikacijah kot so ATLANTI ( Trst/ Maribor), DOK-SIS ( Ljubljana/ Krajnska
Gora) , Tehnini in vsebinski problemi klasinega in elektronskega arhiviranja (Maribor/Radenci). Del
teksta je bil pripravljen za postopek akreditacije tudija arhivistike in dokumentologije na drugi stopnji
po Bologni predloen NAKVISu v letu 2011 in 2012.
236
Dr. Peter Pavel KLASINC, doc.
podroja arhivistike in dokumentologije je zmeraj bolj prihajalo do izraza dejstvo, da
med poslovanjem z dokumenti registraturnim in arhivskim gradivom in izvajanju
profesionalne arhivske teorije in prakse prihaja do doloenih nedoreenih situacij.
Pogosto imamo na eni strani neurejeno in dokaj ne uteeno poslovanje z dokumenti
torej z registraturnim in arhivskim gradivom pri ustvarjalcih, na drugi strani, pa
vsaj v mejah mogoega, profesionalno dobro delujoo arhivsko teorijo in prakso,
ki jo izvajajo arhivi v okviru pozitivne, vendar ne samo arhivske zakonodaje. Kar
se strokovne usposobljenosti tie je posebno peree problem stanje pri e delujoih
podjetjih oziroma mnogih nastajajoih podjetjih, ki delujejo na trgu. Ta podjetja se
ukvarjajo direktnimi ali indirektno z opravili, ki so ali bi morala biti predpisana
kot dejavnost arhivskih slub pri ustvarjalcih. Pogosto se dogaja, da v nekaterih
primerih taka podjetja prevzemajo celo pristojnosti, ki so predpisane z zakonom in bi
jih morale opravljati profesionalne arhivske ustanove in profesionalno usposobljen
kader. To podroje bo potrebno zakonsko urediti saj se ne sme dogajati, da poslovanje
z registraturnim in arhivskim gradivom prevzemajo trno naravnana podjetja z
nepravilno in nezadostno usposobljenim strokovnim kadrom. Preizkus strokovne
usposobljenosti v enem od profesionalnih arhivov je namenjen samo onim, ki
direktno opravljajo slubo arhivarjev oziroma razlino imenovanih zaposlenim kot
so dokumentalistom, arhivistom, varuhom stalne zbirke in podobno, ne pa osnova
strokovne kvalifkacije za delo v privatnem podjetju. Obveznost usposabljanja
in specifnega izobraevanja vseh tistih, ki se s poslovanjem z registraturnim in
arhivskim gradivom na kakren koli nain ukvarjajo, je nujna.
6
Med poslovanjem z dokumenti registraturnim in arhivskim gradivom in
arhivsko teorijo in prasko ter zakonsko doloenimi opravili.
Pogosto se pozablja, da za ustvarjalce dokumentarnega in arhivskega
gradiva veljajo tudi tako imenovani arhivski zakoni v zadnjem asu Zakon o
varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) iz leta 2006
s spremembami in usodami sprememb, o katerih na tem mestu ne bom posebej
pisal. Letos poteka ponovno razprava o spremembah ZVDAGA in bo o tem govora
tudi na tej konferenci. Na splono pa moram poudariti, da arhivska zakonodaja
sodi med arhivska strokovna vpraanja s katerimi se pogosto ukvarjajo arhivisti
po vsem svetu. Tako je Mednarodni intitut arhivskih znanosti Trst Maribor na
svoji vsakoletni redni konferenci z naslovom, MEDNARODNI ARHIVSKI DAN v
oktobru leta 2010 v Trstu obravnaval vpraanja arhivske zakonodaje. Predstavljeni
so bili pregledi nad nekaterimi reitvami, ki so se uveljavile ali se ele uveljavljajo
6 Posamezni leni Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih doloajo
n.pr. pripravo oseb (17. in 18. len ), inpekcijskemu nadzoru (75 79 len), nadzor dravnega arhiva
(81 -87). Glede kadrov pa v zvez z arhivi samoupravnih lokalnih skupnosti (57 len) in lastnim varstvo
arhivskega gradiva ( 62 len) kjer zakonodajalec zapiez usposobljenimi strokovnimi uslubenci
Nikjer pa ne opredeli kano izobrazbo in strokovni naziv naj imajo !
237
Med poslovanjem z dokumenti in arhivsko teorijo in prakso
v posameznih dravah. Dobili smo odgovore glede arhivske zakonodaje (zakon o
arhivih in podobnih variantah) na vpraanja;
7
- o razlinih nazivih in imenih zakonov, ki opredeljujejo arhivsko dejavnost
- o razlinih podrojih, ki zakonsko opredeljujejo delo arhivov,
- o razlinih statusi in tako zakonih, ki opredeljujejo delo arhivov,
- o razlinih terminologijah in obsegu opredeljevanja dela, ki ga opravljajo
arhivisti,
- o razlini usklajenosti z ostalimi zakoni (direktno ali indirektno),
- o razlinih praksah glede uveljavljanja zakona o arhivih,
- o razlinih praksah sankcioniranja zaradi ne izvrevanja zakona o arhivih,
- o razlinih praksah na splono in
- o priporoilih drav v ES in v ostalih posameznih ali v skupnostih drav po
svetu.
Slovenija se lahko pohvali z bogato bero pravnih predpisov in zakonov o
arhivih (z variantnimi imeni) e v asu pred letom 1966 in po tem, ko je bil sprejet
prvi slovenski zakon o arhivskem gradivu in arhivih leta 1966 (uradni list SRS, 4
-24/1966) pa vse do dananjih dni. Po nastanku samostojne Slovenije leta 1991 je
bilo jasno, da bodo politine spremembe sistema prinesle tudi novosti na podroju
arhivske zakonodaje. Z Ustavo Republike Slovenije smo dne 26. decembra 1991
(po izvedenem plebiscitu) odpravili drubeno lastnino ter v nasprotju z njo uvedli
ekonomsko trno gospodarstvo. Z novo ustavo smo uvedli in zagotovili spotovanje
temeljnih lovekovih pravic, ob enem pa zagotovili neodvisnost sodstva, posebej
pa samostojnost in avtonomnost obeh Univerz ter drugih visoko olskih ustanov
ter postavili temelje lokalni samoupravi. Z Zakonom o organizaciji in delovnem
podroju republike uprave se je z dnem 12. 6. 1991 spremenil poloaj dotedanjega
Arhiva Socialistine Republike Slovenije tako, da je ta postal upravna organizacija
v sestavi Ministrstva za kulturo in prevzel naziv, ki ga ima e danes to je Arhiv
Republike Slovenije (kratko ARS). Na podlagi Zakona o zavodih (19. 3. 1991)
ter Zakona o uresnievanju javnega interesa na podroju kulture (30. 11. 1994)
se je zaradi drubenih sprememb spremenil status regionalnih zgodovinskih oz.
pokrajinskih arhivov, ki so postali samostojni javni zavodi. Zakon o spremembah in
dopolnitvah zakona o lokalni samoupravi z dne 24. 9. 1994 je dal na osnovi 16. a lena
enajstim mestnim obinam pravico, da lahko ustanovijo svoje samostojne mestne
arhive, (Koper, Ptuj, Novo Mesto, Kranj, Maribor, Ljubljana, Celje, Nova Gorica, *
Velenje = 0, * Murska Sobota - Lendava, * Slovenj Gradec - Ravne na Korokem.).
Prilonost, da se arhivska sluba Slovenije ustrezneje in moderno organizira smo
izkoristili in leta 1997 sprejeli Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, (uradnem
listu RS, t. 20- 1149/1997 in popravljen v t. 32/1997), ki je zmanjal nekatere ire
7 Glejte ATLANTI, t:20, Revija za sodobno arhivsko teorijo in prakso. Avtorji o zakonodaje v
arhivih; Tato, Larin, Hanus, Doria, Sch. Ernst, Rybakou, Cook, Gonzales, Budowski, Arathymou,
Borges, Hebeli, Koar, Delmas, Selan, Wanner, Sem. Rajh, Popovi , strani 51 do 240, Trst Trieste,
2010.
238
Dr. Peter Pavel KLASINC, doc.
pristojnosti regionalnih arhivov npr. mednarodno sodelovanje, zunanjo inpekcijsko
slubo in v PAM onemogoil delovanje uradno ustanovljenega in po statutu arhiva
delujoega Mednarodnega intituta arhivskih znanosti. Po letu 2000 smo v Sloveniji
stopili v zakljuno fazo priprave novega zakona, ki sem ga e zgoraj navedel
(ZVDAGA).
8

V Mednarodnem intitutu arhivskih znanosti univerze v Mariboru (CIMRS)
smo takrat pripravili vrsto predlogov sprememb in ocen, ki smo jih kasneje kot
tudijsko gradivo tudi objavili v razlinih publikacija ali na spletnih straneh. V veini
primerov nae pripombe niso bile niti resno obravnavane in seveda zaradi tega tudi
pri zakonu niso upotevane. Kljub temu pa so nae aktivnosti v zvezi s pripombami
na zakon vplivale na doloene spremembe zakona, med drugim na lene glede
reorganizacije organiziranosti arhivov v R. Sloveniji oz. centralizacijo regionalnih
zgodovinskih oz. pokrajinskih arhivov v Arhiv R. Slovenije. Nepotrebna
centralizacija je bila kasneje iz zakona tudi umaknjena. Letos smo predlagali, da se
v spremembe zakona ZVDAGA vnese (len) pripomba, da morajo tisti ustvarjalci in
hranitelji dokumentarnega in arhivskega gradiva, predvsem pa tisti, ki po 62. lenu
ZVDAGA izvajajo lastno hrambo arhivskega gradiva in ki imajo ve kot 1000 tekoih
metrov gradiva v svojih arhivskih skladiih, morajo imeti vsaj enega zaposlenega
s konanim specialistinim magistrskim tudijem arhivistike in dokumentologije.
To naj velja tudi za ustvarjalce, ki so si pridobili vsa potrebna dovoljenja za
hrambo svojega arhivskega in dokumentarnega gradiva pri sebi.
9
Vsekakor pa
naj tudi podjetja, ki elijo opravljati tako imenovane procese arhiviranja kakor
tudi podjetja, ki ponujajo opravljanje storitev zajema, e-hrambe in spremljevalnih
storitev spoznajo, da bi bilo dobro e imajo vsaj enega zaposlenega, ki naj opravi
specialistien magistrski tudij arhivistike in dokumentologije.
Povzetek opaanj v zvezi s problemi med poslovanjem z dokumenti in arhivsko
teorijo in prakso
10
Med poslovanjem z dokumenti pri ustvarjalcih je mono zaslediti nekatere
odmike od tistih oblik poslovanja, ki jih predpisuje arhivska teorija in praksa in
so opredeljeni v pozitivni arhivski zakonodaji. Izvajanje poslovanja z dokumenti,
ki poteka pri ustvarjalcih dokumentarnega in arhivskega gradiva ni poenoteno in
se zaradi tega zelo razlino izvaja ter je pogosto neurejeno. To ne velja za oblike
8 Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). uradni list RS,
t. 30/ 2006.
9 Peter Pavel Klasinc, Materialno varovanje klasinih in novih nosilcev informacij v arhivih,
Pokrajinski arhiv Maribor, 1992. Maribor
10 Vladimir umer; Poslovanje z zapisi. Upravljanje in hramba dokumentarnega gradiva,
klasifkacijski narti za razvranje gradiva z roki hrambe in elektronske hrambe gradiva v digitalni
obliki, Ljubljana 2008, 647. V knjigi so podani mnogi standardi in priporoila, nakazane reitve in
citacija (ne vse) tovrstne in primerne literature in izbor (ne vseh) lankov, ki so bili objavljeni v razlinih
strokovnih revijah in zbornikih v Sloveniji in izven nje.
239
Med poslovanjem z dokumenti in arhivsko teorijo in prakso
pisarnikega poslovanja pri katerem opaamo vrsto pozitivnih reitev, vendar ta
trditev velja do trenutka, ko dokumenti (spisi) izgubijo tekoo uporabno vrednost.
Kasneje se ti kot velike koliine gradiva nabirajo v takih ali druganih skladiih. Le
redko jim lahko reemo arhivska skladia, narejena po vsaj minimalnih standardih.
Delo v teh skladiih je pogosto zaupano zaposlenemu arhivarju, dokumentalistu
ali kako drugae imenovanemu zaposlenemu, ki sicer v mnogih primerih kar
dobro obvlada situacijo klasinega arhiviranja dokumentov. Teave pa nastanejo,
ko se sreamo z novimi informacijskimi tehnologijami in z njimi povezanimi
raunalnikimi programi za pisarniko poslovanje in seveda z novimi mediji oz.
novimi nosilci informacij, ki jih skupaj s klasinim registraturnim gradivom v veji
ali manji meri oddajajo (ustvarjajo) razline slube, v arhivsko skladie. usode teh
medijev so arhivskim strokovnjakom iz profesionalnih arhivov dobro znane.
11
Vpliv arhivistov na nastajanje raunalnikih programov za pisarniko poslovanje
je bil slab oziroma ga sploh ni bilo. Bile so mnoge diskusije na katerih smo spraevali
avtorje in programerje raunalnikih programov za pisarniko poslovanje, na kaken
nain bodo uveljavili zahteve arhivske teorije in prakse. V glavnem, odziva na nae
zahteve ni bilo, niti ni bilo nekega posebnega navduenja za kakrno koli sodelovanje.
Izgovori so se nanaali na nekakne popise ali na tako imenovane klasifkacijske
strukture, ki so jih informacijske tehnologije in pa raunalniki programi z lahkoto
akceptirali ter vnesli v delovno prakso.
Dejansko se je dogajalo, da se opisi klasifkacijski znakov v nekaterih primerih niso
pokrivali s sklepi arhivske teorije in prakse tudi ne takrat ko je lo za roke hrambe,
ali za trajno gradivo, ali za gradivo hranimo stalno ali za arhivsko trajno gradivo.
Pogosto torej prihaja do teav, da se v klasifkacijskih nartih opredeljuje doloene
dokumente z opisom, ki ni usklajen z navodili pristojne arhivske slube. Ponovno
moram v zvezi s tem poudariti, da je odloitev glede arhivskega gradiva in kategorij
dokumentov, ki so opredeljeni kot arhivsko gradivo in, ki je pomembno za znanost in
kulturo, v konni in nesporni pristojnosti strokovnjakov arhivistov iz profesionalnih
arhivskih ustanov.
Prie smo torej neki dvotirnosti pri poslovanju z dokumenti ko na eni
strani deluje neka praksa se na drugi strani pojavljajo predpisi in navodila arhivske
teorije. Reitev te dvotirnosti se v zadnjem asu eli presei, vsaj kar se tie
digitalno zapisanih in hranjenih dokumentov s tako imenovanimi notranjimi pravila
in akreditacijami podjetij za zajem @arhivov. Po mojem se znotraj profesionalne
arhivske teorije in prakse pretirano poudarjajo ti postopki za ohranjanje in kvalitetno
hrambo dokumentarnega in seveda tudi arhivskega gradiva v @ oz. digitalnih
oblikah, saj bi za to moral v prvi vrsti poskrbeti ustvarjalec in bi postopek moral biti
opredeljen v zakonu o elektronskem poslovanju, nadzor pa pri Ministrstvu za javno
upravo.
S to dvotirnostjo opisane strokovne prakse bomo morali iveti e v naslednjem
asu. Delitev dokumentacije na klasino gradivo in tisto, ki je nastalo in je zapisano
11 Peter Pavel Klasinc, Slovenska arhivska zakonodaja med leti 2000 in 2010, Tehnini in vsebinski
problemi klasinega in elektronskega arhiviranja (dalje Tehnini), Maribor 2010, 73 - 90.
240
Dr. Peter Pavel KLASINC, doc.
v digitalni obliki bomo dejansko sreevali v arhivskih skladiih pri ustvarjalci in
kasneje v skladiih profesionalnih arhivskih ustanov. Priakovanja nekaterih, da se
bo klasien dokument hitro umaknil digitalnemu so se izkazala za nerealna. Zaradi
tega morajo profesionalni arhivisti in pristojni za dokumente pri ustvarjalcih reevati
ta strokovna vpraanja in sprejemati predpisuje ter strokovne ukrepe za vse vrste
dokumentov. Z opisanimi osnovnimi problemi in z enakimi vpraanji se sreujemo
tako pri defnicijah procesov nastajanja dokumentarnega in arhivskega gradiva, kakor
tudi pri evidentiranju gradiva, poslovanju z gradivom pri ustvarjalcih in vzporedno
s tem s perspektivami razvoja arhiviranja gradiva v celoti. Ne elim se vkljuiti v
diskusije, ki potekajo in po vsej verjetnosti bodo e potekale v zvezi z Zakonom o
varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih ( kratko ZVDAGA) , ki je
sedaj v postopku ponovnih sprememb.
12
Moj razmislek ob vsem tem je namenjen dejstvu, da se odpira e vrsto
vpraanj tako tistih, ki so tesno povezana s poslovanjem in varovanjem vseh
dokumentov in posebej tistih, ki so povezani z dokumenti, ki so v digitalni obliki,
posebej za dalje asovno obdobje kakor tudi vpraanje predaje tega gradiva v
profesionalne arhivske ustanove. V zakon je bilo lahko enostavno zapisati strokovno
stalie o izenaenju klasinega gradiva z digitalnim, teje je kot to kae dananja
situacija to izvesti v praksi. Zato vpraanje notranjih pravil povezujem s vpraanjem
strokovne usposobljenosti arhivistov kakor tudi tistih, ki bodo izvajali digitalizacijo
gradiva oziroma zajemanje @ dokumentacije. Zavedati se moramo, da bomo prav
zaradi dejstva, da smo e vedno v dobi, ko nastaja in se ohranja registraturno in
arhivsko gradivo v klasini obliki na eni strani, in v digitalni obliki na drugi strani,
morali nujno najti e nove poti. Zato bo ta proces morda tudi pripeljal do druganih
reitev in do sprememb, ki jih bo narekovala profesionalna arhivska teorija praksa.
Nesporno je, da morajo ustvarjalci z usposobljenimi strokovnimi uslubenci
- zaposlenimi (62. len ZVDAGA), arhivskimi strokovnjaki(?), imenovanimi
arhivarji, arhivisti, dokumentalisti, varuhi, itd., skrbeti za svoje arhivsko in
registraturno gradivo. Zadolijo jih lahko s tono doloenimi nalogami, vendar brez
osnovne strokovne izobrazbe in stalnega dopolnilnega usposabljanja teh nalog ne
bodo mogli izpolniti. Profesionalni arhivi e delujejo po zakonu, res pa je, da se
jim po novelah zakonov spreminjajo doloene pristojnosti. Odprto za mene ostaja
vpraanje praktinega izvajanje 62. lena zakona, ki omogoa lastno hrambo
arhivskega gradiva imenovano tudi samostojna arhivska sluba ali arhiv
gradiva ustvarjalca kot so na primer Univerza v Ljubljani, RTV SLO, MORS in
drugi. Ti torej svojega arhivskega gradiva ne predajajo v pristojne arhive je pa tekoe
sodelovanje z njimi nujno.
Zakonsko nedoreene so tudi relacije med profesionalno arhivsko teorijo
in prakso in nekaterimi podjetji, ki intenzivno izvajajo del z arhivskim zakonom
predpisanih aktivnosti. Prie smo pojavu mnogih podjetij, ki delujejo na trgu in kar
z neko agresijo nastopajo kot reitelji res slabih stanj in poslovanj z dokumenti.
12 Ve v Joe ontar: Pravno urejanje varstva arhivskega gradiva za slovensko ozemlje do zadnje
spremembe zakona: Arhivski predpisi v R. Sloveniji, ARS, Ljubljana 2007, str.,5-28.
241
Med poslovanjem z dokumenti in arhivsko teorijo in prakso
Ne nasprotujem takim aktivnostim vendar bi jih bilo potrebno zakonsko urediti
ter doloiti stopnjo strokovnosti saj gre vendar za arhivsko strokovno teorijo in
prakso in ne samo za opraviti neko aktivnost arhiviranja ali izvajati sceniranje
ali digitaliziranje ali popisati in odbrati neko dokumentacijo, gre za resno
upotevanje strokovnih navodil in principov arhivske teorije in prakse ter konno
doloil znanstvene vede, ki se imenuje arhivistika.
13
e pa kdo misli, da je preizkus strokovne usposobljenosti, ki se opravi v
pristojnem arhivu dovolj, da se opisane aktivnosti v privatnem podjetju lahko
opravljajo pa moram jasno povedati, da se moti. Sodobna arhivska teorija in praksa
tega ne predvideva zato je naloga profesionalnih arhivistov, da temu primerno
odreagirajo.
14
Ni ni torej narobe, e bodo tako tisti, ki se elijo intenzivno usposabljati
na podroju arhivistike, opravili magistrski tudij in si tako pridobijo primerna
tudi specifna znanja. Ta niso povezana samo s poslovanjem in zgoraj opisanimi
aktivnostmi ampak tudi znanjem, ki je povezano z nastankom dokumentarnega in
arhivskega gradiva pri ustvarjalcih in pa s celim spektrom strokovnih vpraanj, ki
se pojavljajo v tako imenovanem ivljenjskem ciklusu dokumenta od njegovega
nastanka, preko vrednotenja, do pravilne hrambe, najprej v arhivu (zbirki) ustvarjalca,
kasneje pa v arhivskih skladiih pristojnih profesionalnih arhivov.
Opozoriti kae tudi na vlogo drave, ki bo na tem podroju bolj kot do sedaj
morala zagotoviti ugodneje pogoje za delovanje najprej profesionalnih arhivov, ki
jim bo potrebno doloiti mesto izven vpliva dnevne politike kot samostojne dravne
ustanove kot je to na primer Raunsko sodie, zagotoviti kvalitetneje materialne
pogoje hrambe, ustanoviti Narodni arhiv Slovenije in izgraditi novo sodobno arhivsko
zgradbo, poskrbeti za obstojee dravne arhive (sedaj Zgodovinske ali Pokrajinske)
ter zraven njih ustanoviti e nove ( Murska Sobota, Novo Mesto, Kranj, Ilirska
Bistrica, Ravne na Korokem, itd).
15
Na podroju pravilnega poslovanja z dokumenti
mora drava poskrbeti za sprejetje primerne zakonodaje, ki naj v prvi vrsti njo
samo in njene organe v najirem smislu besede zavee k pravilnemu poslovanju z
dokumenti tudi potem, ko ti izgubijo operativno vrednost in se dalje hranijo v arhivu
ustvarjalca v zbirki dokumentarnega gradiva pri tem pa se naj jasno opredeli usoda
arhivskega gradiva.
Pomembna aktivnost drave mora biti v zvezi s poslovanjem z dokumenti
bolj kot do sedaj, posveena nadzoru ivljenjskega ciklusa dokumentarnega gradiva.
Priakovati je, da bo drava bolje kot do sedaj opredelila nedoreene sedaj sicer e
predvidene reitve. Te je delno zaupala predstavnikom pristojnih arhivov, ki pa so
izvajanje nadzora nad registraturno gradivo naeloma izvajali le zaradi vsebovanega
arhivskega gradiva. Dejstvo je, da e ne bo kvalitetno varovano in vzdrevano
registraturno gradivo pri ustvarjalcih ne bo kvalitetnega sprejema arhivskega gradiva
v pristojne arhive. Po mojem je ta dejavnost nezadostno opredeljena v zakonu in
13 Peter Pavel Klasinc, tudij arhivistike kot znanstvene vede, Tehnini., Maribor, 2011, 73 82.
14 Arhivsko drutvo Slovenije, Izobraevanje arhivskih delavcev in zaposlenih pri ustvarjalcih
arhivskega gradiva, 73 110, Dolenjske toplice, 2009.
15 Arhiv R. Slovenije, Arhivski predpisi.., Ljubljana 2007
242
Dr. Peter Pavel KLASINC, doc.
tako tudi slabo organizirana v dravnih in njenih drugih ustanovah. Drava se mora
zavedati, da predstavljajo vsi tisti dokumenti, ki so pomembni za znanost in kulturo,
arhivsko gradivo. Arhivsko gradivo predstavlja spomin vsakega naroda in je pisna
kulturna dediina, ki jo vse napredne drave zavarujejo z zakonom. Na splono pa
je poslovanje z dokumenti in dejavnost arhivske teorije in prakse v trendu razvoja
saj smo prie nekaterim reitvam, ki odgovarjajo naelom sodobne arhivistike torej
zahtevam moderne arhivske teorije in prakse kakor tudi principom in metodam
poslovanja z dokumenti.
V perspektivi vidim razvoj v prenosu sedanjih pooblastil za podroje
poslovanja z dokumenti na Ministrstvo za javno upravo ali pa morda tudi kakno drugo
ministrstvo. Za arhivsko gradivo moramo sprejeti modernejo arhivsko zakonodajo
in z njo urediti delovanje moderne arhivske teorije in prakse profesionalnih arhivskih
ustanov oziroma lastno hrambo arhivskega gradiva morda tudi samostojnih arhivskih
slub tako, da bodo lahko tekoe reevali probleme, ki jih prinaa razvoj novih
informacijskih tehnologij.
Poveznik
Poslovanje z dokumenti in aktualno arhivske teorije in prakse je v zadnjem
asu deleno doloenih premikov. Dokumenti so lahko v klasini ali digitalni obliki
in jih smiselno lahko opredelimo z nekaterimi navedbami Deklaracije o arhivih.
Poslovanje z dokumenti registraturnim in arhivskim gradivom pri ustvarjalcih
mora potekati od ustanovitve svoje arhivske slube preko pravilno usposobljenih
strokovnjakov in izdelanega in sprejetega pravilnik o poslovanju z dokumentacijo.
Tak pravilnik mora imeti naslednja poglavja. uvodna doloila. O defnicijah. O
rokih hrambe. O kvalifkaciji gradiva. Evidentiranje dokumentacije. Pravilno
shranjevanje gradiva. Vzdrevanje arhivskega in dokumentarnega gradiva. Hramba
arhivskega trajnega gradiva. Novi nosilci informacij. urejanje arhivskega gradiva.
Izbrane kategorije dokumentarnega gradiva. Arhivski strokovni delavec. Postopek
arhiviranja dokumentarnega gradiva. O predaji, prevzemu, varovanju in hranjenju
gradiva. ureditev gradiva v arhivskem skladiu. Roki hrambe vnaprejnji
izloitveni seznam. unienje dokumentarnega gradiva. uporaba arhivskega in
dokumentarnega gradiva. Tajnost podatkov. Postopek izroanja arhivskega gradiva
pristojnemu arhivu. Prehodna in konna doloila.
Mednarodnemu intitutu arhivskih znanosti Univerze v Mariboru je uspelo
akreditirati magistrski tudijski program Arhivistika in dokumentologija na ALMA
MATER EuROPAEA - EVROPSKI CENTER MARIBOR (kratko AME - ECM), ki
je akademska ustanova in skupnost, organizirana kot neproftna, nedravna ustanova,
registrirana za izvrevanje visokoolskih izobraevalnih in raziskovalnih programov
s poudarkom na znanstveno raziskovalnimi razlinimi tudijskimi programi tudi s
podroja kulturne, medkulturne relacije in sociale ter arhivistike in dokumentologije.
243
Med poslovanjem z dokumenti in arhivsko teorijo in prakso
Delo v arhivskem skladiu pri ustvarjalcu je pogosto zaupano zaposlenemu
arhivarju, dokumentalistu ali kako drugae imenovanemu zaposlenemu, ki v
mnogih primerih dobro obvlada situacijo klasinega arhiviranja dokumentov.
Teave nastanejo, ko se sreamo z novimi informacijskimi tehnologijami in z
njimi povezanimi raunalnikimi programi za pisarniko poslovanje in seveda z
novimi mediji oz. novimi nosilci informacij, ki jih skupaj s klasinim registraturnim
gradivom v veji ali manji meri oddajajo (ustvarjajo) razline slube in se generalno
predajo, v arhivsko skladie.
Opozoriti kae tudi na vlogo drave, ki bo na tem podroju poslovanja z
dokumenti v celoti morala bolj kot do sedaj zagotoviti ugodneje pogoje za delovanje
najprej profesionalnih arhivov, ki jim bo potrebno doloiti mesto izven vpliva
dnevne politike kot samostojne dravne ustanove kot je to na primer Raunsko
sodie, zagotoviti kvalitetneje materialne pogoje hrambe, ustanoviti Narodni
arhiv Slovenije in izgraditi novo sodobno arhivsko zgradbo, poskrbeti za obstojee
dravne arhive (sedaj Zgodovinske ali Pokrajinske) ter zraven njih ustanoviti e nove
( Murska Sobota, Novo Mesto, Kranj, Ilirska Bistrica, Ravne na Korokem, itd).
Na splono pa je poslovanje z dokumenti in dejavnost arhivske teorije in prakse v
trendu razvoja saj smo prie nekaterim reitvam, ki odgovarjajo naelom sodobne
arhivistike torej zahtevam moderne arhivske teorije in prakse kakor tudi principom
in metodam poslovanja z dokumenti.
V perspektivi vidim razvoj v prenosu sedanjih pooblastil za podroje poslovanja
z dokumenti na Ministrstvo za javno upravo ali pa morda tudi kakno drugo
ministrstvo. Za arhivsko gradivo moramo sprejeti modernejo arhivsko zakonodajo
in z njo urediti delovanje moderne arhivske teorije in prakse profesionalnih arhivskih
ustanov oziroma lastno hrambo arhivskega gradiva morda tudi samostojnih arhivskih
slub tako, da bodo lahko tekoe reevali probleme, ki jih prinaa razvoj novih
informacijskih tehnologij.
Summary

Records management and current archival theory and practice recently
experienced certain changes. Documents can be in paper based or digital form
and can be defned with some statements in the Declaration on Archives. Records
management at the creators must be carried out by archival service with adequately
trained personnel and based on the common accepted Regulation on records
management. Such a regulation should include the following sections: preliminary
provisions, defnitions and terminology, retention periods, characterization of
documents, recording of documents, storage, maintenance of archives and records,
long term preservation, new information carriers, arrangement of archives,
selected categories of records, professional staff, the procedure of archiving of
records, transfer protection and storage of archives, arrangement of archives in
244
Dr. Peter Pavel KLASINC, doc.
repositories, disposition lists, disposal of records, use of archives and records,
confdentiality of information, transfer procedures and fnal provisions.
International Institute for Archival Science at the University of Maribor has
managed to accredit masters program of Archival Studies and Records management
at ALMA MATER EuROPAEA - European Centre Maribor (short AME - ECM),
which is an academic institution organized as a non-proft, non-state institution,
registered for the implementation of higher education and research programs with
an emphasis on scientifc research based study programs from the feld of cultural
and intercultural relations, social studies as well as archival studies and records
management. The work in archival repositories at the creator is often entrusted to
the employed records manager who can, in many cases, deal with the traditional
archiving. Problems arise when we encounter new information technologies and
computer programs for offce management as well as with the new media that are
to a greater or lesser extent transferred along with traditional records to archival
repositories.
Attention is also given to the role of the state, which will have to provide
better working conditions for professional archives, which should not be a subject
of political infuence and should be organised as independent state institutions like
for example The Court of Auditors. The state should provide better conditions for
storage, establish the National Archives of Slovenia, build a new modern archival
building and take care of the existing state archives (regional and historical) and
establish new archival institutions in Murska Sobota, Novo Mesto, Kranj, Ilirska
Bistrica, Ravne na Korokem etc.).
In general are the records management and archival theory and practice in the phase
of the development as we witness some solutions that correspond with the principles
of modern archival science and records management.
In perspective, I see the development in the transfer of current authorization
the feld of records management to the Ministry of Public Administration, or perhaps
some other ministry. For archives we have to adopt modern archival legislation and
modernize the work of professional archival institutions. At the same time we have to
make provisions for the establishment of the independent (private) archival services.
All of them should be able to solve the current problems posed by the development
of new information technologies.
245
Dr. Miroslav NOVAK, doc.
Pokrajinski arhiv Maribor
NEKI PROBLEMI STRUNE OBRADE REPRODUKCIJA
ARHIVSKOG GRADIVA

Abstrakt: Arhivski struni problemi u vezi s reprodukcijama arhivske grae
su se pojavili uporedo s uvoenjem tehnolokih rjeenja u arhivske ustanove i s
poveanim zahtjevima za dostupnou arhivskom gradivu. Procesi digitalizacije
su te probleme samo intenzivirali. Ta i jo neke druge injenice zahtijevaju dublje
razmiljanje o daljim strunim aktivnostima, prije svega o arhivskim strunim
rezultatima i s tim povezanim rjeenjima. U ovom tekstu su zato posebno izloene
performanse ovladavanja redoslijeda kod reprodukcija, elemenata pruanja
konzistentnosti meu reprodukcijama i originalima te nainima obrade, organizacije
i popisivanja te vrste arhivskih sadraja.
Kljune rijei: Arhivski standardi, arhivski principi, metode arhivskog
rada, reprodukcije arhivskog gradiva, arhivska struna obrada reprodukcija.
Abstract: Problems of archival professional treatments of reproductions
have appeared with the technological development in the archival institutions and
with the requirements for the public access to archival materials. Due to developing
of digitisation of archival material the specifc archival professional problems
increase. This and other facts require further consideration of professional activities,
especially on archival professional treatment of archival reproductions. Some
solutions related to the reproduction especially elements for the governing of the
reproductions sequences, elements for providing the consistency of reproductions
according to their originals and methods for processing, organizing and describing
of the archival reproductions are exposed.
Keywords: Archival standards, archival principles, methods of archival
work, reproductions of archival material, professional archival processing of
reproductions.
Uvod
Struna pitanja, povezana s izradom i upotrebom razliitih oblika
reprodukcije arhivskog gradiva,
1
su se pojavila s tehnolokim razvojem na
1 u tekstu neemo razdvajati pojmove kopiranje arhivskog sadraja od pojma reproduciranje
arhivskog sadraja, kao i pojmove kopija od pojma reprodukcija. Spomenute parove pojmova
emo razmatrati kao sinonime.
246
Dr. Miroslav NOVAK, doc.
podruju kancelarijskog poslovanja i s veim pruanjem dostupnosti arhivskom
gradivu. Odnosne reprodukcije su tehnoloki i kvalitetno vrlo razliite, ali sve
imaju istu namjenu, prenijeti arhivske sadraje iz originalnog medija na paralelne
medije i to na tehnoloki najsavreniji nain. Iako su se kroz vrijeme razliite
tehnologije reproduciranja odraavale u odnosnoj arhivskoj strunoj literaturi, tek
se s razmetljivou tehnoloke podrke mikroflma i digitalizacije arhivskog gradiva
stvaraju uslovi za intenzivne arhivsko-teoretske rasprave i s tim povezana praktina
rjeenja.
2
S arhivskog strunog stanovita se nakon obavljene reprodukcije arhivskih
sadraja pojavljuju pitanja u pogledu vrednovanja reprodukcija, njihovog
razvrstavanja u arhivske fondove i zbirke, i na kraju dileme u pogledu njihovog
popisivanja.
3
Da ta pitanja postaju aktuelna na operativnom nivou, pokazuje ve
praksa njihovog razvrstavanja. Reprodukcije arhivskog gradiva su organizovane kao
arhivske zbirke (zbirke mikroflmova, zbirke fotokopija, zbirke kserokopija itd.), kao
sastavni dijelovi arhivskih fondova
4
, neke reprodukcije npr. digitalizirano arhivsko
gradivo esto nije uvrteno meu fondove i zbirke, nego se tretiraju i objanjavaju
kao posebni arhivski entiteti.
2 u strunoj literaturi nalazimo razliite tekstove (doprinose ovoj temi), u kojima su predstavljena
zahtjevna, ali pojedinana tehhnoloka rjeenja i izvedbe mikroflmovanja i /ili digitalizacije arhivskog
gradiva. Tako su samo u Arhivskoj praksi u periodu od 2010. do 2012. objavljeni slijedei tekstovi,
koji se posredno ili neposredno odnose na tu problematiku: HEBELI, ivana. (2010), Za koga? Za
narod!?!, str. 13-24.; MAKOVI, Stevan. (2010), Mesto i uloga Istorijskog arhiva u Subotici u realnoj
lokalnoj i virtualnoj svetskoj zajednici, str. 34-44.; ABOTI, Izet. (2010), Neke karakteristike odnosa
drave i drutva prema arhivskoj djelatnosti u Bosni i Hercegovini, str. 50-62.; MILOEVI, Mileva.
(2010), Arhivski radnik na razkru arhivistike teorije i prakse, str. 90-102.; IBEJ, Nada. (2010),
Digitalizacija arhivske grae zato i kako?, str. 208-222.; TYTARENKO, Helen. PAJZAR, Duan.
(2010)., OCR tehnologije novi korak u digitalizacijskom procesu, str. 223-226.; FETAHAGI,
Hatida. (2010), Znaaj digitalnih arhivskih i bibliotekarskih fondova i zbirki za korisnike (primjer
Arhiva TK Tuzla), str. 266-272.; MARAS KRALJEVI, Josipa. (2011), Obrada i zatita arhivskog
gradiva ratne tematike (s naglaskom na nekonvencionalno gradivo), str. 147-156.; MOJSOSKA,
Gordana. (2011), Zatita arhivske grae u Dravnom arhivu Republike Makedonije za vrijeme
konfikta 2001. godine, str. 165-173.; KRSMANOVI, Dragan. (2011), Digitalizacija arhivske grae
kao oblik njene zatite primer digitalizacije arhivske grae iz perioda NATO napada na SRJ (mart-
juni 1999. godine), str. 255-261.; SMAJLOVI, Leila. (2012), Znaaj informacijskih sistema za razvoj
arhivistike, str. 305-310.; IBEJ, Nada. (2012), ISO/TR 13028:2010 informatika i dokumentacija
upotreba smjernica za digitalizaciju dokumenata, str. 343-353.; EGuLJEV, Nenad. (2012), Fotografja
kao istorijski dokument (Formiranje zbirke fotografja u Dokumentacionom centru...), str. 373-380.
3 Prim: GAI Milena, GuI, Sejdalija. (2012), O sreivanju, obradi, mikroflmovanju i
koritenju fondova iz perioda Nezavisne drave Hrvatske, Tehniki i sadrajni problemi klasinog i
elektronskog arhiviranja, str. 263-268. Maribor: Pokrajinski Arhiv.
4 Prim: Arhivski fondovi i zbirke u arhivskim odjeljenjima u SFRJ: SR Slovenija. Beograd: Savez
arhivskih radnika Jugoslavije , 1984., str., 636., gdje su fondovi i zbirke sistematizovani po jedinstvenoj
klasifkaciji. u toj asocijaciji je odreena pozicija i reprodukcija arhivskog gradiva. Pregled arhivskih
vodia i s tim takoer klasifkacija fondova i zbirki, koji su do sada bili izdati u Sloveniji, objavljeno:
CVELFAR, Bojan. (2011), Vodi po fondovima i zbirkama arhiva u formi knjige potreba ili nunost?,
Tehniki i sadrajni problemi klasinog i elektronskog arhiviranja, str. 387-410., Maribor: Pokrajinski
arhiv.
247
Neki problemi strune obrade reprodukcija arhivskog gradiva
u nastavku emo se zato dotaknuti samo nekih metodolokih pitanja
razmatranja reprodukcija arhivskih sadraja, pri emu, emo abstrahirati tehnoloke
ili probleme postupka kod reproduciranja arhivskog gradiva. To naime, zahtijeva
sprecifna rjeenja, koja su do odreene mjere ve standardizirana,
5
ali su u velikoj
mjeri ovisna i od lokalnih mogunosti i rjeenja u tano odreenom vremenu.
6
Na reprodukcije arhivskog gradiva moemo gledati iz vie uglova. Sa
stanovita okruenja, u kojem nastaju, koje sistematizujemo u tri slijedee grupe:
- reprodukcije, koje nastaju kod tvoraca za potrebe njihovog poslovanja, a
poslije postiu vrijednost arhivskog gradiva,
7
- reprodukcije, koje nastaju u arhivskim ustanovama radi obezbjeivanja
materijalnog uvanja (sigurnosti) originalnog arhivskog gradiva i
obezbjeivanja njegove dostupnosti, te
- reprodukcije, koje nastaju kod korisnika arhivskog gradiva za njihove
razliite informacijske potrebe.
8
Ne gledajui na to gdje nastaju i ko je za njih odgovoran, njihove su
performanse uvijek ovisne o vaeim standardima, uspostavljenim procesima,
tehnolokoj podrci, reproduciranju i dostignutom stepenu profesionalizacije
reproduciranja.
u okviru arhivskih strunih postupaka ili upotrebe arhivskog gradiva, izvode
se postupci reproduciranja za razliite namjene. u principu poznajemo tri osnovna
razloga za izradu reprodukcija:
- za potrebe koritenja, izrauju se korisnike reprodukcije,
- za potrebe sigurnosti i materijalnog obezbjeenja se izrauju zatitne
reprodukcije,
- za potrebe dopunjavanja arhivskih fondova i zbirki, izrauju se dopunske
reprodukcije.
Pored ta osnovna tri razloga poznati su jo neki drugi razlozi reproduciranja
arhivskog gradiva, kao to su objavljivanje i razvrstavanje arhivskog gradiva,
reproduciranje za potrebe promocije preko elektronskih i drugih medija itd.
Sa stanovita pojavljivanja moemo reproduciranje sadraja arhivskog
gradiva sistematizovati u slijedeim pojavnim oblicima:
5 Prim.: IBEJ, Nada. ISO/TR 13028:2010 Informatika i dokumentacija upotreba smjernica za
digitalizaciju dokumenata, Arhivska praksa, Tuzla, 2012., str. 343-352.
6 Prim.: FETAHAGI, Hatida. (2010), Znaaj digitalnih arhivskih i bibliotenih fondova i zbirki za
korisnike (primjer Arhiva TK Tuzla). Arhivska praksa, str. 266-272., Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona;
NOVAK, Miroslav. (2003), Tehnoloko-tehnika podrka arhivskom strunom radu u Pokrajinskom
arhivu Maribor, uvati i sauvati , str. 375-427., Maribor : Pokrajinski arhiv.
7 Za te potrebe reproducirano dokumentarno gradivo nee biti predmet razmatranja, poto je za
njega potrebno obezbijediti prije svega odgovarajuu pohranu na odreeno vrijeme. Ostali parametri
njegove obrade moraju biti kompatibilni sa sistemima, u kojima se pojavljuju.
8 Prim.: VILFAN, Sergej. ONTAR, Joe. (1973), Arhivistika, str. 149-161., Ljubljana: Arhivsko
drutvo Slovenije.
248
Dr. Miroslav NOVAK, doc.
- prepisivanje (ispisivanje) arhivskog gradiva za potrebe nauno-istraivakog
i drugog rada na arhivskom gradivu. Takva reprodukcija tj. prepis arhivskog
sadraja je obino u obliku rukopisa; javno povjerenje prepisanog sadraja,
iskljuivo je kod prepisivaa. Grafki znaaj originalnih dokumenata u toj
vrsti reprodukcijskih arhivskih sadraja u pravilu nisu vane, poto prepisi
najee slue samo kao privremeni stepen meu arhivskim gradivom
i konanim izvjetajem istraivake teme. Kada je tema koja se istrauje
zakljuena i objavljena, prepisi, tj. ispisi gube svoju prvobitnu vrijednost i
namjenu, zato ih korisnici u pravilu ne uvaju. Ako ih korisnici ipak sauvaju,
onda mogu postati predmet razmatranja u okviru arhivskih strunih obrada
linih fondova i zbirki.
- Prepisivanje arhivskog gradiva za potrebe njihove transliteracije ili
transkripcije zasniva se na zahtjevu vjerodostojnosti reproduciranih
sadraja. Pri emu moraju biti jasno odreene relacije meu reprodukcijama
i originalnim dokumentima. Odreene grafke specifnosti (npr.
tipografske) su u reprodukcijama izraene uz pomo standardnih grafkih
znakova. Sa stanovita sadraja kod tih reprodukcija potrebno je razlikovati
meu sadrajima, koji se pojavljuju na originalnim arhivskim dokumentima,
od onih koje su dodate u procesima prepisivanja.
9
Fizike karakteristike
originalnih dokumenata su u tim sluajevima u pravilu opisno predstavljene.
- Kopiranje arhivskog gradiva sa suhim ili mokrim fotokopirnim postupcima
(analogno ili digitalno fotokopiranje) temelji se na osnovi razliitih foto-
reprodukcijskih postupaka. Oni omoguavaju mapiranje sadraja na takav
nain, da obezbjeuju visoki stepen slinosti izmeu originala i reprodukcije,
koje su napravljene na papiru ili na drugim tehnoloki pripremljenim
nosiocima. Kod reprodukcija, koje kategoriemo kao crno-bijele olovne
kopije, sa arhivskog strunog stanovita pojavljuje se reprodukcija boja;
kod kopija u boji dolazi do problema kod garancije vjerodostojnosti boja,
slino kao kod digitalizacije, kolor fotografja ili kolor mikroflmova. Slabo
izraene razlike u boji meu medijima i zapisima originalnih dokumenata
dovode do loe itljivosti njihovih reprodukcija. Ovisno od odabranog
stepena poveanja ili smanjenja reprodukcija, fzike karakteristike originala
mogu biti predstavljene opisno, grafki ili u kombinaciji. Jo vei problemi
se pojavljuju kod standardnih formata dokumenata, gdje je pri sprovedenom
poveanju, odnosno smanjenju mogue samo posredno odrediti njihove
gabarite.
10
9 Dodati sadraji kod te vrste reprodukcija su uobiajeno popravljane pravopisne greke originalnih
dokumenata, raspetljane olakice, potpisi, datumi, imena gradova i slino, napomene o itljivosti ili
reference na kontekste ili na druge arhivske sadraje.
10 Prim.: NOVAK, Miroslav. (1998), Kopije i kopirni postupci u arhivima, Anton Klasinc, str. 90-
96., Ptuj: Historijski arhiv; Maribor: Pokrajinski arhiv; RAHOVSKY-uLIGOJ, Tatjana. (2009.),
Fotoreprodukcije arhitektonskih i drugih nacrta: prepoznavanje i uvanje, Tehniki i sadrajni problemi
klasinog i elektronskog arhiviranja, str. 347-356., Maribor: Pokrajinski arhiv.
249
Neki problemi strune obrade reprodukcija arhivskog gradiva
- Fotografsanje arhivskog gradiva uz pomo fotografskih aparata i izrada kolor
ili crno-bijelih fotografja, te diapozitiva omoguava kopije vrlo specifnih
osobina. Pri emu moemo primijetiti visoki stepen slinosti izmeu
originala i reprodukcija. Ipak pri fotografsanju originalnih dokumenata
s crno-bijelom tehnologijom dolazi do redukcije primarnog potencijala
podataka, a istovremeno s tim i do promjene mjerila na reprodukcijama.
Kod kolor fotografja moe, prilikom promjene mjerila, doi jo do razlika
izmeu boja originalnog dokumenta i boja njegovih reprodukcija. u svim
sluajevima kopiranja originala te vrste njihove reproducije, potrebno je
probleme rjeavati relativno u pogledu datih, odnosno dodatih mjerila kod
originala.
- Snimanje arhivskog gradiva na mikroflmove i izrada pozitiva ili negativa
crno-bijelih ili kolor korisnikih ili sigurnosnih kopija u obliku flmova,
zatvorenih ili otvorenih kartica, generira s arhivskog strunog stanovita
sline probleme kao i prilikom fotografsanja. Odnose se prije svega
na gabarite reprodukcija, u odnosu na originale, te u pogledu izmjena
predstavljanja spektra boja kod reprodukcija.
11
- Digitalizacija arhivskog gradiva i izrada korisnikih kopija, razliitog
kvaliteta, u formu kompjuterskih datoteka (digitalizata tj. skenograma),
koje mogu biti komprimirane ili nekomprimirane, sirove (neobraene) ili
obraene pomou razliite programske opreme. Pri emu se pojavljuju
arhivski struni problemi, koji su povezani s kalibracijom mainske i
programske opreme za digitalizaciju i obradu digitalizata, a time i povezani
razlikama meu bojama originalnih dokumenata i njihovim reprodukcijama
ukljuujui savlaivanje mjerila i s tim povezanih gabarita.
12
Ve pri samim izradama reprodukcija, kao i pri njihovoj arhivskoj strunoj
obradi dolazi do dilema vrednovanja reproduciranih sadraja. A koji se u praksi
odnose na razliite kriterije. Spomenimo samo itljivost, cjelovitost, potpunost
reprodukcije, preciznost njene izvedbe, opstanak referentnih i drugih taaka
provjeravanja itd.
13
Prilikom strunog vrednovanja (ocjenjivanja) vane su i druge aktivnosti.
Da spomenem samo razvrstavanje i popisivanje reproduciranih arhivskih sadraja
s obzirom na njihovu cjelinu i u pogledu na originalno arhivsko gradivo. Praksa u
mnogim arhivima pokazuje, da njihovo razvrstavanje nije uvijek napravljeno u skladu
s arhivskim strunim usmjerenjima, jer je njihovo popisivanje obino ogranieno na
11 Prim.: ZORKOCZY, Peter. (1987), Informacijska tehnologija, str. 132-136., Ljubljana: Cankarjeva
zaloba.
12 Prim.: Smjernice za digitalizaciju knjininoga gradiva (2010). uRN:NBN:SI:DOC-Zu0LQ5EO.
Skinuto 28. 7. 2013. s mrene stranice http://www.dlib.si.
13 Prim.: LOPEZ, Andr Porto Ancona (2009), Photographic document as image archival document.,
Tehniki i sadrajni problemi klasinog i elektronskog arhiviranja , str. 263-272., Maribor : Pokrajinski
arhiv.
250
Dr. Miroslav NOVAK, doc.
relativno visoke nivoe popisivanja. U vezi s tim potrebno je istaknuti, da postoje
takoer i izuzeci u obliku specijalizovanih on-lajn sistema,
14
koji omoguavaju
relativno dobru upotrebu reprodukcija, bez upotrebe originalnog arhivskog gradiva
uz njih. Inae popisivanje reprodukcija na niim nivoima, posebno onih koje
su izraene u digitalnoj formi nije strateki dobra odluka, jer se time dugorono
ograniava pristup arhivskim sadrajima.
15
Rjeenje problema se vidi u potrebi da
se sve vrste reprodukcijskih sadraja arhivskog gradiva tretiraju na isti nain kao
originalno arhivsko gradivo. To znai, da ih treba posmatrati u kontekstu procesa
njihovog nastajanja i razmatranja kako kod stvaralaca, tako i kod nadlenih arhiva, i
na kraju kod korisnika arhivskog gradiva. u tom kontekstu je posebno vaan njihov
izvor i prvobitna namjena, tek u daljem procesu, njihove tehnoloko-tehnike,
pojavne i druge karakteristike.
u arhivskoj praksi i djelimino teoriji opaamo, da su do sada bila u
prednosti arhivskih strunih razmiljanja, prije svega tehnoloko-tehnika pitanja
izrade pojedinanih oblika reprodukcije. Te pravila njihove upotrebe.
16
Takav rezultat
je razumljiv prije svega u kontekstu servisiranja trokova procesa reprodukcije,
ureivanja autorskih i drugih prava, obezbjeivanje cjelovitosti i materijalnog
uvanja originalnog arhivskog gradiva, te dostupnosti arhivskom gradivu kao
kulturnom spomeniku.
17
Iako su se tehnike reproduciranja arhivskog gradiva s tehnolokim razvojem
mijenjale, ostajali su uvijek isti arhivski struni izazovi. A odnose se na:
- razvrstavanje reproduciranih arhivskih sadraja i pojavnih oblika arhivskih
dokumenata u sistemu odlaganja arhivskog gradiva pojedinanih arhivskih
ustanova, kod stvaralaca tj. korisnika arhivskog gradiva;
- obezbjeivanje sadrajno-logikih povezanosti meu reprodukcijama i
originalnim arhivskim dokumentima;
- obezbjeivanje taaka provjere sadraja i pojavnih oblika reproduciranih
dokumenata s njihovim originalnim pojavnim oblicima;
- obezbjeivanje dostupnosti reproduciranim sadrajima preko razliitih
arhivskih informativnih pomagala ili objava reprodukcija arhivske grae.

14 Spomenimo samo portale: Manasterium.net, Evropski virtualni arhiv dokumenata, koji posreduje
vrlo solidno, mada ne normativno popisane digitalne arhivske sadraje (http://monasterium.net/pages/
sl/home.php) in RISM Rpertoire International des Sources Musicales, ki posreduje glasbene vire z
normativno popisanimi digitalnimi arhivskimi vsebinami (http://opac.rism.info/index.php).
15 Prim.: ZAJEK, Botjan. (2012), Oblikovanje adresa popisanih jedinica s obzirom na meunarodne
arhivske standarde, nove informacione sisteme slovenskih javnih arhiva, te njihove korisnike, Tehniki
i sadrajni problemi klasinog i elektronskog arhiviranja, str. 581-604., Maribor: Pokrajinski arhiv.
16 Prim.: KLASINC, Peter Pavel. (1992), Materijalno uvanje klasinih novih nosilaca informacija
u arhivima, str. 203-210., Maribor: Pokrajinski arhiv.
17 Prim.: KODRI, Lejla. (2011), Modeli saradnje arhiva, biblioteka i muzeja pri realizaciji
digitalnih informacijskih usluga, Tehniki i sadrajni problemi klasinog i elektronskoga arhiviranja,
str. 459-466., Maribor : Pokrajinski arhiv.
251
Neki problemi strune obrade reprodukcija arhivskog gradiva
Sadrajna, pojavna, tehnoloka i kontekstna adekvatnost reprodukcija ne
ovisi od napravljene narudbe ili upotrijebljene tehnologije izrade reprodukcije,
nego od toga da li je reprodukciju izradio korisnik sam (samousluna djelatnost,
usluga napravljena s vlastitom opremom i sl.) ili je uraena poluprofesionalno,
profesionalno unutar arhivske ustanove ili uz pomo vanjskih izvoaa za tu vrstu
usluge.
Starije (analogne) tehnologije reproduciranja nisu dozvoljavale mnogo
mogunosti za prilagoavanje pojedinanim rjeenjima. Odstupanja od standarda
su mogli predstavljati ozbiljne potekoe prilikom predstavljanja reproduciranih
arhivskih sadraja. Radi ograniene dostupnosti pojedinanih tehnolokih rjeenja
u prolosti, prije svega iz fnansijskih razloga, projekti reproduciranja su bili brino,
struno izvedeni. Greke su u pravilu proizilazile iz neznanja. S novim tehnolokim
rjeenjima je reproduciranje arhivskih sadraja postalo jeftinije i dostupno irokom
krugu korisnika. S time se broj reprodukcija poveao, njihove izvedbe su postale
ad hoc, esto i amaterske, a time i neupotrebljive za dalje razmatranje u okviru
arhivskih strunih poslova.
Neki arhivski struni problemi povezani s reprodukcijama
Analize reprodukcija pokazuju, da se arhivski struni radnici kroz
vrijeme suoavaju bar s tri osnovna problema. Prvi se odnosi na vjerodostojnost
sadraja reproduciranog arhivskog gradiva, drugi na obezbjeivanje medijskog
predstavljanja reproduciranih sadraja i trei na savladavanje konteksta, iz kojih je
uzeto reproducirano arhivsko gradivo.
18
Osnovni rezultat izrade arhivskih reprodukcija proizilazi iz saznanja da se
reproduciranje arhivskog gradiva izvodi na osnovu odreenih kriterija tj. razloga.
To su: sigurnost, estetski razlozi, mjesni, vremenski, materijalno-tehniki ili bilo
koji drugi kriteriji tj. njihova kombinacija. Ako te razloge prevedemo u kriterije
oblikovanja arhivskih zbirki, postaje jasno, da je potrebno arhivske reprodukcije
tretirati na osnovu principa pertinencije i provencijencije.
u praksi poznajemo slijedee teoretske mogunosti uspostavljanja odnosa
izmeu originala i reprodukcija:
- ako je originalno arhivsko gradivo prikupljeno na osnovu principa
provenijencije i u cjelosti reproducirano, onda reprodukcije u skladu s gornjim
rezultatima nije mogue organizovati na osnovu principa provenijencije,
nego na osnovu principa pertinencije;
18 Prim.: KEMPER, Joachim, uRBANEK, Peter. (2010), Auf dem Weg zu einem deutschen und
europischen urkundennetzwerk?: Das Projekt urkundenportal des Bayerischen Hauptstaatsarchives
im internationalen Kontext, Tehniki i sadrajni i problemi klasinog i elektronskog arhiviranja, br. 9,
str. 467-474., Maribor: Pokrajinski arhiv. PKOV, Monika (2011), Digitazation of archives and their
presentation on the Internet, Tehniki i sadrajni problemi klasinog i elektronskoga arhiviranja, str.
445-449., Maribor: Pokrajinski arhiv.
252
Dr. Miroslav NOVAK, doc.
- ako je originalno gradivo sakupljeno na osnovu principa provenijencije
(arhivski fondovi) i reproducirano samo po pojedinanim dijelovima (bez
obzira na kriterije izbora), onda za njih ve u polaznoj taki vai princip
pertinencije;
- ako je originalno gradivo sakupljeno na osnovu principa pertinencije
(arhivske zbirke) i u cjelosti je reproducirano, tada su reprodukcije tog gradiva
organizovane kao zbirke reprodukcija na osnovu principa pertinancije;
- ako je originalno gradivo prikupljeno na osnovu principa pertinencije
(arhivske zbirke) i reproducirano je samo po pojedinanim dijelovima
(bez obzira na kriterije izbora), onda reprodukcije tog gradiva mogu biti
organizirane samo kao zbirke reprodukcija na osnovu principa pertinencije.
19
u nastavku emo detaljnjije razmatrati dva izabrana arhivska izazova,
koja su povezana s postupcima izrade reprodukcija i njihovih kasnijih arhivskih
strunih razmatranja. Prvi se odnosi na savladavanje redoslijeda reprodukcija i s
tim postavljenih zahtjeva, a obezbjeivanja njihove javne vjerodostojnosti, drugi se
odnosi na obezbjeivanje konzistentnosti odnosa meu originalnim dokumentima i
njihovim reprodukcijama.
Problemi savladavanja redoslijeda
Prvoklasan arhivski struni izazov u vezi s ovladavanjem reprodukcijama
je spomenut i odnosi se na osnovne odredbe u vezi s uspostavljanjem konanih
redoslijeda reprodukcija. S tim su povezana pitanja kao npr: na kakav nain efkasno
voditi redoslijed i na koliko se mjesta pojavljuju referentni redoslijedi, gdje i na
kakav nain su dokumentirane upotrijebljene polazne take i njihov referentni
redoslijed.
Primjer:
Papirno arhivsko gradivo (P) je odloeno po slijedeem redoslijedu: P01,
P02, P03, P04, P05, P06, P07, P08, P09, P10 itd. Redoslijed polazne take je nastao
kod stvaraoca. U arhivsku ustanovu je tako bilo preneeno na osnovu principa
provenijencije. Referentni redoslijed je uspostavljen i obezbijeen u sauvanom
dnevniku rada ili drugom informativnom pomagalu.
Razmatrano arhivsko gradivo je bilo snimljeno na mikro flm (M), i to
tako, da su izradili reprodukcije samo za dokumente P02, P04, P08 i P10 (princip
pertinencije).
Nakon snimljenih mikroflmova dobile su se razmatrane kopije, slijedei
redoslijed M01, M02, M03 i M04. to znai, da je potrebno redoslijed, koji je vaio
za papirnu dokumentaciju, transformisati u novi redoslijed, a istovremeno ouvati
19 Prim.: SEMLI RAJH, Zdenka. (2010), Princip provenience in oblikovanje fonda: raskorak
meu vaeom teorijom i slovenskom arhivskom praksom, Tehniki i sadrajni problemi klasinog i
elektronskog arhiviranja, str. 125-140., Maribor: Pokrajinski arhiv.
253
Neki problemi strune obrade reprodukcija arhivskog gradiva
loginu povezanost s polaznim redoslijedom. To je mogue izvesti uz pomo popisa
korelacijskih tabela.
Kasnije je papirno arhivsko gradivo (P) bilo u cjelosti digitalizovano
(D). Izbor gradiva za digitalizaciju je napravljen na osnovu principa pertinencije.
Digitalne kopije su dobile oznake koje odgovaraju redoslijedu D01, D02, D03, D04,
D05, D06, D07, D08, D09, D10... itd. to znai da je redoslijed, koji je vaio za papirnu
dokumentaciju, transformisan u ekvivalentni redoslijed za elektronske reprodukcije.
Redoslijed digitalizata je drugaiji, iako slian papirnom, zbog ega je potrebno
izraditi referentne linkove do mikroflmskih i papirnih dokumenata. Referentni
linkovi te vrste su u stvari kompleksne korelacijske tabele, koje uspostavljaju odnose
meu sadrajima na razliitim medijima.
Iz predstavljenog primjera je mogue teoretski izvesti mnotvo praktinih
izvedbi odnosa meu originalima i reprodukcijama. Pri emu je potrebno posebnu
panju posvetiti problemima defnicija i izvoenju redoslijeda pojedinanih entiteta
reproduciranja. To se moe izvesti ve na originalima, a zatim reproducirane na
reprodukcijama (npr. foliacije, paginacije, redoslijedi na osnovu sadraja, broja pod
kojim se vode, abecede, datuma, ili drugih alfanumerikih ili numerikih redoslijeda
na osnovu reproduciranih sadraja), mogu biti uspostavljena i dodata u procesima
reproduciranja ili okviru postreprodukcijske obrade.
Ne gledajui na naine i oblike uspostavljanja redoslijeda, potrebno je izvesti
provjeru njihove konzistentnosti. Takve aktivnosti su vane, poto obezbjeuju
ovladavanje linearnih kao i hijerarhijsko organizovanih redoslijeda. Njihovo
odgovarajue dokumentiranje omoguava bolju dostupnost, prije svega preglednost
na ouvanost cjeline reprodukcije. upravo zato mora biti svaka reprodukcija
unikatno logino ili fziki oznaena, da je iz oznake mogue brzo raspoznati njen
poloaj u poznatom redoslijedu.
20
Problemi savladavanja konzistentnosti odnosa izmeu originala i reprodukcija
Drugi veliki arhivski struni izazov se odnosi na postupke i elemente
obezbjeivanja konzistentnosti odnosa izmeu originala arhivskih dokumenata
i njihovim reprodukcijama. u osnovi je ta relacija obezbijeena s arhivskim
popisima originalnih arhivskih dokumenata i njihovih reprodukcija, te s izvedenim
obostranim referencama.
21
Popisi original i reprodukcija su obino uspostavljeni u
okviru arhivskih informacionih sistema. Meu njih ubrajamo razliite zapisnike o
izvedenim reproduciranjima, spiskove reproduciranog gradiva, korelacijske tabele
meu reprodukcijama i originalima i druge popise, koji su nastali za potrebe ili
20 Kao primjeri uspostavljanja redoslijeda mikroflmskih snimaka gledaj BIROLLA, Hugo i drugi.
(1989), Osnove informatike, str. 256-260. Zagreb:Informator.
21 Prim.: SEMLI RAJH, Zdenka. (2012), Arhivski zapisi i postupci praenja u arhivskom
informacijskom sistemu, Tehniki i sadrajni problemi klasinog i elektronskog arhiviranja, str. 631-
646., Maribor: Pokrajinski arhiv.
254
Dr. Miroslav NOVAK, doc.
prilikom reproduciranja. Linkove te vrste nazivamo posredni konzistentni linkovi
(veze).
S obzirom na implementiranu tehnologiju i uspostavljene postupke
reproduciranja, arhivski struni radnici susreu se s mnotvom naina i
izvedbi tehnoloko-tehnikih rjeenja savladavanja relacija meu originalima i
reprodukcijama. Nalaze se na istom mediju kao reprodukcije, zbog ega ih nazivamo
neposredni konzistentni linkovi. Za digitalne i digitalizirane reprodukcije to mogu
biti dodatni meupodatkovni sadraji kao posebne datoteke npr. u xml ili txt formatu,
ili su ugraene u reprodukcije kao npr. kod digitalnih ili digitaliziranih sadraja (slike
ili zvuk) Exif, IPTC,GPS podaci.
Postoji takoer mogunost istovremenog reproduciranja originalnih
arhivskih sadraja i njihovih meta struktura podataka. Tako neke vrste reprodukcija
(npr. mikroflmovi) imaju standardno u poetku snimljene spiskove reproduciranih
sadraja, informacije o izvoau i vremenu reproduciranja, oznake (standardizirane
ikone) u vezi sa poetkom i krajem medija, isto tako su oznaene specifnosti
pojedinanih reprodukcija kao to su: pocjepanost, loa itljivost originala, problemi
u vezi s bojama itd.
Mnoge reprodukcije arhivskih sadraja su izvedene bez dodatih elemenata
provjeravanja njihove konzistentnosti. Rjeenja te vrste se zasnivaju prije svega na
unikatnom opisu reprodukcija, to je sa arhivskog strunog stanovita nedovoljno.
u praksi je potrebno dugorono obezbijediti njihovu javnu vjerodostojnost. To je
mogue jedino s implementacijom razliitih dodatnih elemenata i njihovih struktura,
koji sadre kompelementarne podatke o reprodukcijama, njihovim karakteristikama
ili kontekstima. Meu njih ubrajamo:
- obojene ciljeve, koji se upotrebljavaju za sadraje, u kojim boje predstavljaju
vane informacijske vrijednosti i potrebno ih je prenositi u neodreenu
budunost. Kod olovnih reprodukcija se umjesto obojenih, upotrebljava
olovno oznaavanje ciljeva. Sadraj obojene mete mora biti zahvaen u
procesu reproduciranja, poto je samo tako odreen obojeni odnos izmeu
originala i reprodukcija na precizno odreenoj opremi.
- Mjerilo s bar centimetarskim kvadratima omoguava dostizanje gabarita
i pravilnost reprodukcija u pogledu veliine originalnog gradiva. Mjerilo
za reproduciranje ne smijemo zamijeniti s mjerilom, koji je sastavni dio
sadraja. Npr.: nacrta, geografske karte itd.
- Kontekstna veza, koju ine podaci o arhivu u kojem se nalaze originali,
podaci o arhivskom fondu, iz kojeg su uzeti originali za reproduciranje
i signatura originalnog dokumenta, koji ima funkciju obezbjeivanja
neposrednog upuivanja izmeu reprodukcije i originala.
- Podaci o obezbjeivanju itljivosti reprodukcija se odnose na izjave, da bi
kvalitetnije izrade reprodukcija poboljale itljivost njihovih sadraja.
22

22 Kod slabo itljivih reprodukcija, koje omoguuje Nacionalni arhiv Australije, imaju dodatnu poruku:
This page is reproduced from a badly faded or illegible source. Scanning this item at a higer resolution
will not improve its legibility. Prim.: http://recordsearch.naa.gov.au/scripts/Imagine.asp?B=238601.
255
Neki problemi strune obrade reprodukcija arhivskog gradiva
- Kontekstni i sadrajni podaci, koji slue lakem raspoznavanju
reproduciranog sadraja, a posebno ako je na stranom jeziku ili pismu.
- Kod digitalnih reprodukcija opis datoteka teba biti izveden tako, da
omoguava sortiranje po strukturi i po linearnom redoslijedu.
- Exif, GPS i IPTC strukture podataka predstavljaju vane elemente
identifkacije digitalnih reprodukcija. u njima se nalaze podaci u vezi s
upotrebljenom kompjuterskom opremom za reproduciranje, veliinom
reprodukcije, jainom boje, veliinom datoteke, datumom nastanka
reprodukcije itd., zato ih treba brino dugorono uvati.
Koncepti reproduciranja arhivskih sadraja
u skladu s tehnolokim rjeenjima razvili su se razliiti koncepti
reproduciranja arhivskog gradiva. Tako je bio u okviru fotokopiranja razvijen samo
jedan koncept izrade fotokopija, u okviru mikroflma su bila razvijena dva koncepta
izrade mikroflmskog snimka poetna ili master kopija i korisnika kopija.
23
Na podruju digitalizacije arhivskih sadraja moramo oblikovati bar
etiri velika koncepta reproduciranja arhivskih sadraja: informativni, korisniki,
sigurnosni i ad-hoc korisniki.
24
Prvi koncept se odnosi na reproduciranje arhivskih sadraja u takvom
obliku i sadraju, koji odgovara osnovnim informativnim potrebama korisnika za
digitaliziranim sadrajem. u tom sluaju su vani oni parametri tehnolokog rjeenja,
koji obezbjeuju relativno brze prenose cjelokupnih datoteka ili njihovih djelova.
Drugi koncept se odnosi na reprodukciju arhivskih sadraja u obliku, koji je
primjeren za sline analize sadraja ili za njihove objave.
Trei koncept se odnosi na reprodukcije arhivskih sadraja, koji su namjenjeni
sigurnosnim kopijama arhivskog gradiva i moraju kao takve obezbjeivati visoki
stepen sposobnosti reproduciranja i pri tome uvaavati originalne odnose izmeu
irine i visine, odnos meu vrijednostima colorita originala i reprodukcije, visoki
stepen kvaliteta zapisa itd.
Informativni
Predmet arhivske strune
obrade
Informativni Korisniki
Informativni Korisniki Sigurnosni
Ad hoc korisniki
Nije predmet arhivske strune
obrade (razmatranja)
Koncepti kopiranja/reproduciranja arhivskog gradiva u arhivima
23 Prim.: MODRuAN, Martin. (1987), Sigurnosno snimanje mikroflmova u arhivima sa posebnim
osvrtom na arhive u SR Hrvatskoj /Martin Modruan - Zagreb: Arhiv Hrvatske; Maribor: Arhivski
centar za struno-tehnika pitanja kod Pokrijinskog arhiva.
24 HANuS, Jozef. (2008), Photography and Copying of Archival Documents in Archives Reading
Room, Tehniki i sadrajni problemi klasinog i eletronskog arhiviranja, str. 193-202., Maribor:
Pokrajinski arhiv.
256
Dr. Miroslav NOVAK, doc.
Ta tri koncepta su i predmet neposrednih arhivskih strunih rasprava i
odredbi. Postoji jo i etvrti koncept, koji se naziva ad-hoc korisniki i u pravilu
nije predmet arhivske strune obrade i razmatranja. Prema tom konceptu korisnik
sam odreuje parametre reprodukcija, postupak reproduciranja i tehnologiju, koju e
implementirati. Tipino je da se taj koncept upotrebljava za digitalizaciju arhivskog
gradiva uz pomo digitalnih fotografskih aparata, prenosnih skenerom i slino.
Na sadanjem stepenu razvoja informacijske tehnologije u arhivima su
poznata dva naina realizacije gornja tri koncepta. Tehnoloko stariji i relativno ire
upotrebljeniji je uz pomo fksno odreenih standardiziranih veliina datoteka u
okviru pojedinanih koncepata. Drugi nain je noviji i tehnoloki bolje dovren, jer
predstavlja realizaciju gornja tri koncepta skalabilno.
25
Teorija savladavanja reprodukcija arhivskog gradiva
u arhivskoj teoriji i praksi je potrebno razluiti pojam reprodukcije od
pojma duplikata (duplikat tj. multiplikat) arhivskog gradiva. u praksi se esto ta
dva entiteta meusobno izjednaavaju i mijenjaju, to nije dobro, jer to vodi do
relativizacije obadva pojavna oblika i s tim do nerazumijevanja pojmova, i na kraju
do njihove nepravilne strune obrade.
Multiplikati arhivskog gradiva nastaju kod stvaralaca u okviru njihovog
poslovanja i za njihove potrebe. Sa stanovita tehnolokog postupka, izvedeni su
na isti nain kao i arhivske reprodukcije, mada ih je s arhivskog strunog stanovita
potrebno tretirati u kontekstu poslovnih procesa, a ne kroz prizmu njihovih
tehnolokih izvedbi. Zato za njih vai princip provenijencije. u procesima arhivskog
ureivakog rada, arhivski struni radnici u pravilu izdvoje ve u sklopu priprema za
primopredaju arhivskog gradiva u nadlenu ustanovu ili najkasnije kod ureivanja
gradiva u arhivima.
Od naelne strune polazne take obrade multiplikata, mogue je odstupati
samo u sluaju, kod stvaralaca izraenih sigurnosnih kopija. Ako se arhivisti odlue
za njihovo uvanje, mogu ih obraivati kao posebne serije, odnosno podserije unutar
arhivskog fonda, poto su nastale na osnovu principa provenijencije. U procesu
arhivskog ureivakog rada potrebno ih je popisati u skladu sa standardom ISADg2,
a zatim spojiti reference s opisima originalnog arhivskog gradiva.
u toj vezi je s arhivskog strunog stajalita zanimljiva obrada reprodukcija,
koje su nastale na osnovu dopunjavanja arhivskih fondova i zbirki originalnih
arhivskih sadraja. Praksa obrade prije svega razliitih fotokopija je da se
reprodukcije te vrste odloe meu originalno arhivsko gradivo. Razlog za takvu
praksu je prije svega u obezbjeivanju neposrednog dostupa, posebno u sluaju
kada arhivsko gradivo nije bilo popisano, ili je bilo to izvedeno samo na relativno
visokom nivou. S tim se opet na drugoj strani iskrivljivala informativna vrijednost
originalnog arhivskog gradiva.
25 uporedi rjeenja prikazivanja digitaliziranih katastarskih karti u Dravnom arhivu u Trstu. Skinuto
28. 7. 2013. s internet stranice http://www.archiviodistatotrieste.it/AriannaWeb/main.htm#archivio.
257
Neki problemi strune obrade reprodukcija arhivskog gradiva
Da bi sistemski uredili odnose izmeu originala i reprodukcija, moemo si
pomoi s rjeenjima, koja su predviena u relevantnim standardima. u toj vezi se
pojavljuje pitanje, da li je u skladu sa standardima, ako u procesu popisivanja arhivskog
gradiva izradimo samo jedan zapis za sadraj i zatim u skladu s mogunostima
sistema posredujemo specifne informacije o koliinama i lokacijama originala i
njegovih reprodukcija, ili je u skladu sa standardima potrebno napraviti za originalno
arhivsko gradivo i za svaki tip reprodukcije, tj. nosioca reprodukcija poseban zapis
u okviru arhivskih informacionih sistema.
u standardu ISAD(g) rjeenje spomenutog problema nije posebno navedeno.
Ipak u taki 3.5.1 s naslovom Postojanje i lokacija originala odreuje namjenu ... da
se navede postojanje, lokacija, dostupnost i stanje originala gdje se jedinice sastoje
od kopija. Zatim u taki 3.5.2 Postojanje i lokacija kopija opredeljuje navoenje
postojanja, lokacije i dostupnosti kopija jedinice opisa odreuje Ako je kopija
jedinice opisa dostupna (u ili izvan instutucije) navesti njenu lokaciju zajedno sa
relevantnim kontrolnim brojem.
Da je potrebno na isti nain tretirati sve vrste reprodukcija, pa proizilazi
iz odredbe spomenutog standarda 3.5.4 Publikacijska napomena, gdje je zapisano
slijedee pravilo Zabiljeiti citiranje ili informacije o publikacijama koje kao izvor
koriste opisnu jedinicu. Navesti i reference objavljenih faksimila i transkripcija.
26
Iz navedenih odredbi moemo zakljuiti, da spomenuti standard ne odreuje
nain oblikovanja korpusa reprodukcija, isto tako ne odreuje uslove i detalje u
vezi s upravljanjem reprodukcija u profesionalnim arhivskim ustanovama. Iz njih
proizilazi, samo da je potrebno razlikovati reprodukcije od originala i na nivou
zapisa izvesti obostrano sadrajno logine poveznice meu originalnim arhivskim
gradivom i njihovim reprodukcijama.
S obzirom na stanje organizacije reprodukcija arhivskog gradiva u arhivskim
ustanovama, gdje pojedinane cjeline reprodukcija ve predstavljaju zakljuene
arhivske cjeline, npr. zbirke, zbog ega se treba osvrnuti na rjeenja, koja su odreena
u standardu ISBD (ER), u 5. poglavlju tog standarda je navedeno:
Kada je jedinica dostupna na vie nosilaca informacija (kasete, diskovi) ili
razliitim veliinama nosaa, formatu i sl. Mogue je slijediti jedan od dva metoda
opisa:
(1) Each Svaki fziki nosa moe biti opisan u istom zapisu, gdje svaki nosa
zauzima posebnu liniju ili su na drugi nain grupisani u jednu liniju opisa.
(2) Svaki nosa moe biti zasebno opisan, kao zasebna jedinica.
27
26 Prim.: ISAD(g): General International Standard Archival Description - Second edition. Sneto
28. 7. 2013 s spletne strani http://www.ica.org/10207/standards/isadg-general-international-standard-
archival-description-second-edition.html.
27 ISBD(ER): International Standard Bibliographic Description for Electronic Resources. Sneto 28.
7. 2013. s internet stranice http://archive.ifa.org/VII/s13/pubs/isbd4.htm#25.
258
Dr. Miroslav NOVAK, doc.
Tu logiku moramo pratiti, zatim i u kanadskim Rules for Archival Description
(RAD) iz 2008. godine. Koji ve u uvodnom poglavlju Metode i postupci pod takom
0.24 upozorava ... Kada opisujem reprodukcije (kopije) biti e potrebno u mnogim
sluajevima konsultirati poglavlja koja se odnose na originalne forme materijala da
bi se upotpunio opis (RAD, 0.24). Tu odredbu objanjavamo tako da sa stanovita
arhivskog sadraja nema razlika izmeu originala i njegovih reprodukcija i treba
ih obraivati (tretirati) na odgovarajui nain.
Slino usmjerenje nalazimo takoer u priruniku Describing Archives:
A Content Standard, Second Edition (DACS) Ako je materijal opisan kao
reprodukcija, zabiljeiti detalje o reprodukciji, ukljuujui datum nastanka, ako
je poznat u Sadraj i vrstu (pravilo 3.1.7.). Ako je materijal opisan kao original i
repozitorij eli dati detalje o dostupnosti kopija, zabiljeiti tu informaciju u okviru
polja (elementa) Postojanje i lokacija kopija (6.2.)
28
u vezi s navoenjem datuma prilikom opisa reprodukcija u skladu s DACS
treba uvaavati pravilo 1.1E7: Kada se opisuje reprodukcija, nuno je dodati datum
nastanka originala i druge informacije koje bi razjasnile eventualne razlike u odnosu
reprodukcije i originala. Razlike u datumu navesti kao napomenu.
29
Iz cjeline moemo zakljuiti, da navedeni standardi ili uputstva preputaju
konkretne odluke u vezi s arhivskim stunim obradama reprodukcija, pojedinanim
arhivskim ustanovama, te odlukama arhivskih strunih radnika. Taj stav je sasvim
oekivan, poto je potrebno reprodukcije obraivati s obzirom na nain njihovog
sakupljanja, kontekste njihove izvedbe i odredita, te na kraju u pogledu postupaka
reproduciranja i s tim povezane kriterije vrednovanja reprodukcija. Pri tome treba
nastojati, da su sa sadrajnog aspekta duboko i dosljedno struno obraene i
neposredno dostupne uz pomo slobodnih tehnolokih rjeenja.
Zakljuci
Struna obrada arhivskih reprodukcija nije vana samo u velikim arhivskim
ustanovama, gdje imaju razvijene razliite reprodukcijske centre, nego i u manjim
arhivskim ustanovama, gdje su fotokopije, fotografje, mikroflmovi i drugi oblici
reprodukcija arhivkog gradiva vane, iako tih vrsta dokumenata nema mnogo. u
svim sluajevima se arhivski struni radnici susreu s istim problemima i slinim
raspravama. Pravu teinu u arhivskim strunim diskusijama te vrste daje digitalizacija.
Poznato je da je kroz razliite projekte bilo napravljeno mnogo digitalnih snimaka,
koji su iz razliitih razloga javnosti dostupni samo u ogranienim koliinama,
obino u off-line obimu ili su ak privremeno nedostupni.
28 Prim.: Describing Archives: A Content Standard, Second Edition (DACS). (2013). Chicago:
Society of American Archivists. Sneto 26. 7. 2013. sa internet strane http://fles.archivists.org/pubs/
DACS2E-2013.pdf
29 Prim.: Rules for Archival Describing: Canadian Archival Standard. (2008). Ottawa : Bureau
of Canadian Archivists. Sneto 24. 7. 2013. sa internet strane http://www.cdncouncilarchives.ca/rad/
radcomplete_july2008.pdf.
259
Neki problemi strune obrade reprodukcija arhivskog gradiva
Arhivski struni radnici i nadlene arhivske ustanove na razliite naine
obrauju reprodukcije arhivskih sadraja. Pri emu se moraju pomagati s osnovnim
arhivskim strunim principima, standardima i na kraju s ve dobivenom praksom, da
e tretirati razliite vrste reprodukcija struno, odgovarajue, kao i na odgovarajui
metodoloki nain u pogledu originalnog sadraja.
Pri tome vai, da arhivske reprodukcije u pravilu, ine arhivske zbirke.
Zbirke moraju biti popisane u skladu sa strunim standardima. Pri emu je potrebno
bar na nivou arhivskih informacionih sistema izvesti obostrano referentne linkove
meu zapisima popisanih jedinica originala i njihovih reprodukcija.
u kontekstu arhivskih strunih aktivnosti je pri arhivskim reprodukcijama
potrebno posvetiti posebnu panju i problemima savladavanja redoslijeda arhivskih
reprodukcija, te elementima obezbijeivanja konzistentnih relacija meu originalima
i njihovim reprodukcijama.
Summary
Professional treating of archival reproductions and discussing about
this topic is not important only for large archival institutions where different
reproduction centers are present but also in smaller archival institutions where the
photocopies, photographs, microflm or other forms of archival reproductions are
not widely extended. Archivists in all types of archival institutions have the same
archival problems related to the archival reproductions. In this context the actual
importance of archival discussions on reproduction gives the digitization of archival
material. Through various projects a lot of digital images were created, which for
various reasons are partly accessible (normally off-line) or in some cases they are
also temporary not available.
Archivists and their archival institutions are dealing with the problems of
archival reproductions differently. For solving them, they basically need to implement
the professional archival principles, standards and already acquired practice for
dealing with different types of reproductions on professionally appropriate and in a
methodologically comparable way.
In practice, this means that the archival reproductions according to the basic archival
principles are organized in different archival collections. For professional treating
of originals and their reproductions on the level of archival information systems
archivists should establish two-directional references between the records of original
archival materials and records of their reproductions.
In the context of archival professional activities there is also a need to devote
particular attention to the problems of management of different sequences of archival
reproductions, as well as the elements for the provision of relationships between
originals and their reproductions.
260
Aleksandar RADNI, Documenta Centar za suoavanje s prolou, Zagreb
Nikola MOKROVI, Documenta Centar za suoavanje s prolou, Zagreb
Dr. sc. ivana HEBELI, doc., znanstveni suradnik, Zagreb
DOCUMENTA:
SLUAJ ARHIVIRANJA SUDSKE DOKUMENTACIJE OESS-A
Abstrakt: Documenta Centar za suoavanje s prolou, nevladina
organizacija u Republici Hrvatskoj, prepoznata je kao vaan sudionik uvanja
i digitalizacije dijela sudskog gradiva meuvladine Organizacije za europsku
sigurnost i suradnju (OESS) za Hrvatsku (ured u Zagrebu). Suradnja ovih dviju
organizacija je dugogodinja i vieslojna u kontekstu transfera informacija i znanja.
Sudska dokumentacija OESS-a se digitalizira u sklopu projekta praenja suenja za
ratne zloine u Republici Hrvatskoj, kao dio sveobuhvatnog projekta jaanja dijela
pravosudnih institucija Republike Hrvatske. Sudska dokumentacija se digitalizira
ve ustaljenim procedurama unutar Documentinog informacijskog sustava,
odnosno modula specijaliziranog za praenje suenja za ratne zloine. U radu emo
predstaviti model suradnje dviju organizacija, transfer gradiva i znanja, i metodiku
obrade gradiva nakon transfera Documenti.
Kljune rijei: Documenta, OESS, sudska dokumentacija, ratni zloini.
Abstract: Documenta - Centre for Dealing with the past, non-governmental
organization in Croatia, has been recognized as an important part in preserving and
digitizing of the court records of intergovernmental Organization for Security and
Cooperation in Europe (OSCE) in Croatia (Zagreb offce). Cooperation between
these two organizations is long and multi-layered in the context of the transfer of
information and knowledge. The court documents of OSCE where digitized as part
of the monitoring war crimes trials in Croatia, as part of a comprehensive project to
strengthen the judicial institutions of the Republic of Croatia. The court documents
are digitized within already well-established procedures within Documentas
information systems and specialized modules for monitoring war crimes trials. In
this paper we present a model of cooperation between the two organizations, the
transfer of materials and knowledge, and methods of processing materials after the
transfer of Documenta.
Keywords: Documenta, the OSCE, court documents, war crimes.
261
Documenta - sluaj arhiviranja sudske dokumentacije OESS-a
O OESS-u
Organizacija za europsku sigurnost i suradnju (OESS, engleski Organization
for Security and Co-operation in Europe, OSCE) jest najvea svjetska meuvladina
organizacija orijentirana na pitanja sigurnosti.
1
Teme kojima se bavi jesu kontrola
naoruanja, upravljanje graninim pitanjima, borba protiv trgovanja ljudima,
terorizam, prevencija i rjeavanje konfikata, ekonomija, edukacija, izbori, pitanja
okolia, rodna jednakost, dobra vladavina, ljudska prava, medijske slobode, reforma
vojske, prava manjina, rad policije, prava Roma i Sinta, vladavina prava, tolerancija i
nediskriminacija, podijeljena u tri dimenzije: politiko-vojna, ekonomska i ekoloka,
ljudska.
Politiko usmjerenje radu organizacije pruaju sastanci na vrhu (Summit)
predsjednika vlada i drava i predstavljaju najvie politiko tijelo organizacije.
Sastanci nisu regularni, ve se organiziraju prema potrebi. Do sada ih je odrano
sedam: Finska 1975., Francuska 1990., Finska 1992., Maarska 1994., Portugal
1996., Turska 1999., te Kazahstan 2010.
Visoko tijelo odluivanja i donoenja smjernica za rad jest Ministarsko
vijee (Ministerial Council) koje se sastaje krajem svake godine. Stalno vijee
(Permanent Council) predstavlja glavno tijelo za redovne konzultacije i donoenje
odluka. Njegovi lanovi, stalni predstavnici drava sudionica pri OESS-u, redovito
se sastaju jednom tjedno u Beu te raspravljaju o tekuim i izvanrednim pitanjima na
dnevnom redu Organizacije. Predsjedanje OESS-om izmjenjuje se svake kalendarske
godine po principu kandidatura, a dunost predsjedavajueg (Chairman-in-Offce)
obnaa ministar vanjskih poslova drave predsjedateljice. Predsjedatelj je glavni
politiki izvritelj te priprema i vodi sastanke Ministarskog vijea, inicira provedbu
ministarskih odluka, predstavlja Organizaciju pred javnou, imenuje efove misija
i daje politike smjernice terenskim operacijama. Predsjedatelj Stalnog vijea je
veleposlanik u Austriji predsjedavajue zemlje lanice. Glavni tajnik (Secretary
General) upravlja Organizacijom, prua administrativnu i logistiku potporu
predsjedatelju te nadzire rad Tajnitva. Tajnitvo OESS-a nalazi se u Beu, a ima
ured i u Pragu. Forum za sigurnost (Forum for Security Co-operation) samostalno
je tijelo u okviru OESS-a koje postavlja standarde i norme za djelovanje u politiko-
vojnoj dimenziji sigurnosti. Sastaje se jednom tjedno, a za svoj rad odgovorno je
Ministarskom vijeu. Parlamentarna skuptina donosi rezolucije i preporuke koje
se tiu sve tri dimenzije djelovanja OESS-a, a takoer se bavi parlamentarnom
diplomacijom i nadzorom nad izbornim procesima.
2

Najstarija institucija unutar OESS-a jest ured za demokratske institucije
i ljudska prava (Offce for Democratic Institutions and Human Rights, ODIHR).
Osnovana 1991. temeljem odluka Parikog samita 1990., specijalizirana za pitanja
izbornih procesa, ljudskih prava i demokratizacije. Sjedite ODIHR-a nalazi se
1 http://www.osce.org/secretariat/35775
2 http://en.wikipedia.org/wiki/Organization_for_Security_and_Co-operation_in_Europe, http://
www.mvep.hr/hr/vanjska-politika/multilateralni-odnosi0/multi-org-inicijative/oess/
262
Aleksandar RADNI, Nikola MOKROVI, dr. sc. ivana HEBELI, doc.
u Varavi. ured OESS-ovog predstavnika za slobodu medija (Representative
on Freedom of the Media), osnovan je 1997. godine i bavi se nadzorom nad
zloupotrebama i naruavanjima medijskih sloboda u zemljama lanicama. Trea
institucija u okviru ljudske dimenzije jest Visoki povjerenik za nacionalne manjine
(High Commissioner on National Minorities, HCNM) sa sjeditem u Den Haagu.
OESS je izrastao na temelju Konferencije za sigurnost i suradnju u Europi
(KESS, Conference on Security and Co-operation in Europe, CSCE), u razdoblju
detanta, odnosno zatopljenja odnosa izmeu Istonog i Zapadnog bloka. Prvi
razgovori zapoeli su u studenom 1972. u Helsinkiju. Preporuke nastale na temelju
tih razgovora, objedinjene u Plavoj knjizi, bile su osnova Helsinkog procesa
3
,
konferencije u tri faze koja je rezultirala Zavrnim aktom iz Helsinkija
4
potpisanim 1.
kolovoza 1975., od strane 35 drava sudionica. Do 1990. godine, KESS je funkcionirao
kroz niz sastanaka i konferencija sudjelovanjem drava lanica i nadgledanjem
implementacije uzajamno dogovorenih i usvojenih obaveza. Zavretkom Hladnog
rata donosi se nova strategija djelovanja u posthladnoratovskom okruenju, izraena
u Parikoj povelji za novu Europu
5
, koja je donesena u studenom 1990. u Parizu.
Kao dio procesa institucionalizacije, organizacija je promijenila ime iz KESS u
OESS odlukom sastanka na vrhu u Budimpeti 1994. godine. Danas OESS broji 57
drava lanica iz Sjeverne Amerike, Europe i Azije.
OESS i Republika Hrvatska
Republika Hrvatska postala je lanicom OESS-a na dodatnom sastanku
Ministarskog vijea u Helsinkiju 24. oujka 1992. zajedno sa Slovenijom i
Gruzijom, odnosno prihvaanjem svih temeljnih dokumenata Organizacije dopisom
od 23. oujka potpredsjednika Vlade Republike Hrvatske. Izvanredni i opunomoeni
veleposlanici efovi Stalne misije Republike Hrvatske pri Organizaciji za europsku
sigurnost i suradnju bili su dr. Darko Beki
6
, dr. Mario Nobilo (dva puta)
7
, dr. Ana
Marija Beker
8
, Vladimir Matek
9
, Neven Madey
10
i dr. sc. Dubravka imonovi
11
.
Vlada Republike Hrvatske donosi uredbu o uredu za suradnju s Organizacijom za
europsku sigurnost i suradnju, koja stupa na snagu 15. sijenja 1998. ured prati
djelovanje OESS-a, prua i organizira pruanje odgovarajue strune i druge pomoi
OESS-u, izvjeuje Vladu Republike Hrvatske o radu i djelovanju, daje prijedloge za
poduzimanje mjera zatite interesa Republike Hrvatske u svezi s radom i djelovanjem
3 http://www.osce.org/mc/40213
4 http://www.osce.org/mc/39501?download=true
5 http://www.osce.org/mc/39516
6 Narodne novine, br. 88/96.
7 Narodne novine, br. 95/96., 93/97.
8 Narodne novine, br. 95/96.
9 Narodne novine, br. 60/08.
10 Narodne novine, br. 89/08., 142/12.
11 Narodne novine, br. 17/13.
263
Documenta - sluaj arhiviranja sudske dokumentacije OESS-a
Organizacije, te obavlja i druge poslove koje mu povjeri Vlada Republike Hrvatske.
Tijela dravne uprave i radna tijela Vlade Republike Hrvatske poslove iz svog
djelokruga koji su u svezi s radom i djelovanjem Organizacije obavljaju putem
Ureda. Uredom rukovodi predstojnik kojeg imenuje i razrjeava Vlada Republike
Hrvatske. Predstojnik ureda odgovoran je Vladi Republike Hrvatske za svoj rad
i rad ureda i ima prava i dunosti dunosnika tijela dravne uprave u odnosu na
Ured.
12
Predstojnikom ureda imenovan je Tomislav Vidoevi.
13
Ured je prestao sa
radom 31. prosinca 2000. godine.
14

Odlukom 112 Stalnog vijea od 18. travnja 1996., na poziv Vlade Republike
Hrvatske, OESS odluuje o osnivanju Misije OESS-a u Republici Hrvatskoj. Cilj
Misije je pruanje pomoi i ekspertize hrvatskim vlastima na svim razinama, kao
i zainteresiranim pojedincima, grupama i organizacijama, na polju zatite ljudskih
prava i prava osoba pripadnika nacionalnih manjina.
15
Temeljem prethodnih
izvjetaja i odluka, Stalno vijee odlukom 836 od 21. prosinca 2007. zatvara Misiju
u Hrvatskoj i uspostavlja ured u Zagrebu. Prvenstveni je zadatak ureda monitoring
suenja vezanih za Pravila o procedurama i dokazima i drugih procesa koji se vode
pred Meunarodnim kaznenim sudom za bivu Jugoslaviju, kao i suenja za ratne
zloine pred domaim sudovima.
16

ured je zapoeo sa radom 1. sijenja 2008. Odlukom 978 od 16. prosinca
2010., Stalno vijee odluuje o produenju mandata do 31. prosinca 2011. ured
se zatvorio temeljem odluke 1026 od 15. prosinca 2011. godine.
17
Kao slubeni
kraj zatvaranja odreen je 17. sijeanj 2012., sa obavezom zavravanja svih nunih
procedura vezanih za zatvaranje ureda do 31. oujka. u odluci se Misija ocjenjuje
uspjenom. Vijee takoer iznimno odluuje da, kao tranzicijsku mjeru dizajniranu
za daljnje jaanje lokalnih kapaciteta nad praenjem suenja za ratne zloine,
ovlasti Glavnog tajnika, bez ikakvih implikacija po uspjenost prethodnih misija,
za implementaciju aktivnosti oko graenja kapaciteta nevladinih organizacija za
monitoring suenja za ratne zloine u Hrvatskoj.
Nakon zatvaranja ureda u Zagrebu i na temelju ove odluke, odabran je lokalni
partner za razradu i implementaciju ove mjere. Odabrana nevladina organizacija jest
Graanski odbor za ljudska prava, koji sa suradnikim organizacijama, Documentom
Centrom za suoavanje s prolou te Centrom za mir, nenasilje i ljudska prava
Osijek, dui niz godina radi na praenju suenja za ratne zloine u Hrvatskoj. u
tom smislu ove su lokalne organizacije prepoznate, na temelju dosadanjeg rada i
meusobne suradnje, kao vrijedni i ravnopravni partneri u uspostavljanju principa
dobre vladavine i potivanja ljudskih prava. Suradnja OESS-a i GOLJP-a regulirana
je dvama ugovorima, jedan za razdoblje do kraja 2012. godine, a drugi do kraja
rujna 2013. godine. Suradnja jedne meuvladine organizacije i tri lokalne nevladine
12 Narodne novine, br. 1/98.
13 Narodne novine, br. 4/98.
14 Narodne novine, br. 127/00.
15 http://www.osce.org/pc/21634
16 http://www.osce.org/pc/30280
17 http://www.osce.org/pc/86459
264
Aleksandar RADNI, Nikola MOKROVI, dr. sc. ivana HEBELI, doc.
organizacije zamiljena je kao transfer znanja i utvrivanje praksi i normi u praenjima
suenja. u tom je razdoblju proveden niz treninga, radionica i savjetovanja, gdje kao
partneri sudjeluju i institucije pravosudnih vlasti, a predavai na treninzima su suci
domaih sudova.
Takoer, ured misije u Zagrebu odluio je dio prikupljenog gradiva predati
svojim partnerima. Tako je u oujku 2012. godine potpisan i ugovor o prijenosu
dokumentacije. Supotpisnik ugovora jest Documenta, kao organizacija sa najveim
kapacitetima za prihvat i obradu ovakvog gradiva.
Obrada gradiva
Preneseno gradivo sastoji se od ukupno 432 predmeta, veinom kaznenih, te
u manjoj mjeri odtetnih i upravnih predmeta. Gradivo se obrauje na dvije razine.
Prva razina tie se baze podataka, a druga jest arhivistika. Documenta je izradila
vlastiti informacijski sustav koji ima funkciju upravljanja dokumentima i analize
podataka.
18
Osim to pokriva cjelokupne ope poslovne procese organizacije,
ima i specijalizirane module za razliite projekte ovisno o njihovim specifnim
zahtjevima. u tom je smislu najvaniji modul analiza u kojem se obrauju podaci
iz dokumentacije prikupljene radom na programima ljudskih gubitaka i praenja
suenja za ratne zloine, pri emu je cilj napraviti virtualni karton svake rtve,
poinioca, svjedoka i dogaaja u kojem su oni sudjelovali sa svojim konstitutivnim
elementima (akteri, mjesto, vrijeme, tip povrede) kao i virtualni karton svakog
suenja, odnosno standardnih podataka koji ga ine. Cilj je povezati to vei broj
podataka nastalih razliitim metodama istraivanja i uiniti ih javno dostupnim u
mjeri u kojoj se potuju relevantni nacionalni zakoni o pravu na zatitu osobnih
podataka i pravu na pristup informacijama.
Prvi dio obrade u informacijskom sistemu tie se preciznih provjera o ve
postojeim zapisima. u prethodnom je razdoblju obraena i unesena cjelokupna
dokumentacija iz programa za praenje suenja za ratne zloine koju je prikupila
Documenta. Cilj je bio usporediti sve zapise kako bi se izbjegla mogunost
dvostrukog unosa, a s druge strane, kako bi se nadopunili postojei predmeti i
dodali novi. Usporedno sa provjerom pristigle dokumentacije, redom po kojem je
sloena, digitalizirale su se nove jedinice dokumentacije. Do sada je digitalizirano i
formalno obraeno 1996 komada gradiva. Nakon ove faze, koja je trenutno pri kraju,
slijedi analiza, odnosno dohvaanje sadrajnih podataka. Koherentnost i urednost
podataka je ouvana na nain da korisnik moe u svakom trenutku vidjeti iz kojeg je
dokumenta koji podatak izvuen, kao i provenijenciju pojedinog dokumenta tko je
primarni izvor (osoba i tijelo koja je kreirala dokument) i sekundarni izvor (tijelo ili
osoba preko koje je dokument pristigao u organizaciju).
18 Mokrovi, N., Hebeli, . Radni, A. (2013). Informacijski sustav Documente. Arhivska praksa,
br. 15 / aboti, Izet (ur.). Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona, Drutvo arhivskih zaposlenika Tuzlanskog
kantona, Tuzla 2012., str. 295.-303.
265
Documenta - sluaj arhiviranja sudske dokumentacije OESS-a
Druga razina tie se arhivistike obrade. Pristigla dokumentacija tretira
se kao zasebna serija unutar podfonda dokumentacije za praenje suenja za ratne
zloine. Nakon provjere gradiva, odluno je da se prvobitni poredak nee mijenjati.
Opis dokumentacije izvrit e se prema ISAD (g) normi i bit e dostupan na platformi
projekta Arhiva za ljudska prava uz opise ostalih drugih cjelina gradiva koja
stvara i posjeduje Documenta i druge organizacije za ljudska prava. uz postojei
inventar predmeta koji je pristigao uz prijenos gradiva, Documenta je izradila i
popis nekonvencionalnog gradiva, odnosno 4 kutije VHS kazeta iz video arhive
ureda u Zagrebu. Takoer, dio ovog transfera ini i knjina graa, razliite serijske
publikacije, publicirana izvjea i monografje koje se katalogiziraju i bit e dijelom
Documentine biblioteke.
Zakljuak
U ovom radu prikazana je ukratko Organizacija za europsku sigurnost i
suradnju, kao i njezino djelovanje na podruju Republike Hrvatske. Opisana je i
metodika obrade gradiva koje je preneseno u Documentu nakon zatvaranja Ureda
OESS-a u Zagrebu. Cilj je ove obrade uiniti gradivo dostupnim na obje razine:
na razini baza podataka kao i na razini samog gradiva, odnosno obavijesnim
pomagalima kao i pristupom samoj dokumentaciji. u tom je smislu projekt vaan iz
vie razloga: Documenta i partnerske organizacije koje rade na praenju suenja za
ratne zloine dobivaju potrebnu dokumentaciju nunu za istraivanja kao i za pomo
pri zagovaranju razliitih politika usmjerenih na pitanja tranzicijske pravde, s druge
strane, opa populacija ima olakan pristup, pod razliitim uvjetima dokumentaciji
vezanoj za ovu tematiku, a promovira se praksa suradnje izmeu razliitih oblika
aktera, u ovom sluaju jedne meunarodne vladine organizacije i lokalnih nevladinih
organizacija.
Conclusion

This paper describes briefy the Organization for Security and Co-operation, as
well as its effect on the Croatian territory. It details methods of processing material
that is transferred to Documenta after closure of the OSCE Offce in Zagreb. The
goal of this treatment make available the material available on both levels: at the
level of the database, as well as at the level of the material, and fnding aids as well
as access to the documentation. In this sense, the project is important for several
reasons: Documenta and partner organizations involved in monitoring war crimes
trials receive the necessary documentation needed for the research as well as to assist
in advocating different policies focusing on issues of transitional justice, on the other
hand, the general population has facilitated approach, under different conditions
documentation relating to this subject, and promotes the practice of co-operation
between the different forms of actors, in this case an international governmental
organizations and local NGOs.
266
Mag. Zdenka SEMLI RAJH
Pokrajinski arhiv Maribor
OPIS FUNKCIJA KORPORATIVNIH TIJELA I LINIH
OSOBA U ARHIVSKOJ TEORIJI I PRAKSI

Abstrakt: Popisivanje funkcija korporativnih tijela, fzikih osoba ili
obitelji omogueno je ve sa standardom ISAAR(CPF), ali je praksa pokazala, da
tim standardom nije mogue u dovoljnoj mjeri popisivati funkcije korporativnih
tijela, koje su obino puno sloenije od onih, koje izvode fzike osobe ili obitelji.
Autorica u radu predstavlja popis funkcija prema ISAAR(CPF) i prema specijalnom
standardu za popisivanje funkcija korporativnih tijela ISDF, te ukazuje na neke
probleme, koji se pojavljuju kod izrade opisa funkcija korporativnih tijela, fzikih
osoba, te obitelji.

Kljune rijei: Popisivanje, funkcije, korporativna tijela, fzike osobe,
ISAAR(CPF), ISDF.
Abstract: Inventory functions of corporate bodies, persons or families is
possible to have the standard ISAAR (CPF), but the practice has shown that this
standard can not be suffcient for listing tools of corporate bodies, which are usually
much more complex than those that perform natural persons or family. The author of
the paper is a list of the functions ISAAR(CPF), and the special standards for listing
the functions of corporate bodies ISDF points out some problems that occur when
creating a description of the functions of corporate bodies, individuals and families.

Keywords: Inventory, functions, corporate bodies, individuals, ISAAR(CPF),
ISDF.

Uvod
Popisivanje funkcija korporativnih tijela, fzikih osoba ili obitelji omogueno
je ve sa standardom ISAAR(CPF), ali je praksa pokazala, da tim standardom nije
mogue u dovoljnoj mjeri popisivati funkcije korporativnih tijela, koja su obiajno
puno sloenija od onih, koje izvode fzike osobe ili obitelji. Prema tome je jula
2008. godine u Kuala Lumpuru na 16. meunarodnom arhivskom kongresu usvojen
novi meunarodni standard za opis funkcija ISDF
1
, kojeg je razvio Odbor za
dobru praksu i profesionalne standarde pri Meunarodnom arhivskom vijeu (ICA
1 International Standard For Describing Functions (2007). Paris: International Council on Archives.
267
Opis funkcija korporativnih tijela i linih osoba u arhivskoj teoriji i praksi
/ CBPS). Standard dopunjuje i nadograuje Opi meunarodni standard za popis
arhivske grae ISAD(g)2
2
i meunarodni standard arhivistikog normiranog zapisa
za korporativna tijela, fzike osobe, te obitelji ISAAR (CPF)
3
.
Opis funkcija od vitalne je vanosti kod objanjavanja provenijencije zapisa.
Opisivanje funkcija moe doprinijeti tome, da se zapisi mogu to sigurnije svrstati
u kontekst svog nastanka i upotrebe. Mogu pomoi kod objanjenja, kako i zato su
odreeni zapisi kreirani i koriteni, koje su znaenje funkcije unutar organizacije itd.

Terminologija koja se koristi u ISAAR(CPF) i ISDF
Arhivski opis (Archival description): Izrada tanog prikaza neke jedinice
opisa i njezinih sastavnih dijelova, ako postoje, dohvaanjem, ralanjivanjem,
rasporedom i biljeenjem svake obavijesti koja slui za identifkaciju, upravljanje,
lociranje i razumijevanje arhivskoga gradiva i konteksta, te sustava uredskoga
poslovanja u kojemu je to gradivo nastalo. Ovaj izraz takoer opisuje i rezultate toga
postupka.
Normirani zapis (Authority record): Normirani oblik imena povezan s
ostalim obavijesnim elementima koji identifciraju i opisuju entitet ije je to ime i
koji moe upuivati na druge normirane zapise.
Korporativno tijelo (Corporate body): Organizacija ili skupina osoba koja
ima vlastiti naziv i koja djeluje ili moe djelovati kao jedna cjelina. To moe biti i
pojedinac koji djeluje u svojstvu korporativnog tijela.
Stvaratelj (Creator): Svaki entitet (korporativno tijelo, obitelj ili fzika
osoba) koja je stvorila, primila, i/ili uvala, te koristila dokumente u okviru svoje
osobne ili organizacijske djelatnosti.
Funkcija (Function): Svaka namjera, odgovornost ili zadataka na vioj
razini propisan zakonom, poslovnom politikom ili mandatom. Funkcije se mogu
rastaviti na cijelu vrstu koordinirajuih operacija, kao to su podfunkcije, poslovni
procesi, aktivnosti, zadatci ili transakcije.
Provenijencije (Provenance): Veze izmeu zapisa i pravnih i fzikih osoba
koje su ih stvorile, primile, ili/i uvale i koristile u obavljanju svoje djelatnosti.
Provenijencija takoer predstavlja odnos izmeu zapisa i funkcije, na osnovu koje je
nastao zapis.
Zapis (Record): Obavijest u bilo kojem obliku ili na bilo kojem mediju, koju
je neka organizacija ili osoba stvorila, primila i uvala u obavljanju djelatnosti ili
voenju poslova.
2 ISAD(G): General International Standard Archival Description. (2000). 2nd ed. Ottawa:
International Council on Archives. Dostupno na: http://www.icacds.org.uk/eng/ISAD%28G%29.pdf.
3 ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons
and Families. Dostupno na: http://www.ica.org/sites/default/fles/ISAAR2EN.pdf.
268
Mag. Zdenka SEMLI RAJH
Opisivanje funkcija prema ISAAR(CPF)
Standard ISAAR(CPF) daje uputstva za izradu arhivistikih normiranih
zapisa za korporativna tijela, fzike osobe i obitelji povezane sa stvaranjem i
upravljanjem arhivskom graom. Prema tome arhivistiki normirani zapisi se mogu
koristiti za opis korporativnog tijela, fzike osobe ili obitelji kao jedinica u sustavu
arhivistikog opisa, za kontrolu izrade i upotrebe pristupne take u arhivistikim
opisima, te za biljeenje odnosa izmeu razliitih stvaratelja arhivske grae, izmeu
stvaratelja i gradiva koje je nastalo njihovim djelovanjem, i/ili drugih izvora o njima
ili koje su oni stvorili.
Osnovni arhivistiki poslovi ukljuuju i opis stvaratelja arhivske grae, to
zahtijeva cjelovito dokumentiranje i stalno odravanje konteksta u kojem je graa
nastala i koristila se, to znai prije svega provenijenciju arhivske grae. Namjera
ovog standarda je pruiti podrku razmjeni normiranih arhivistikih zapisa i to
poticanjem stvaranja dosljednih, prikladnih i samorazumljivih opisa pravnih osoba,
fzikih osoba i obitelji koji stvaraju spise.
Njegov osnovni cilj je utvrditi opa pravila za normiziranje arhivistikog
opisa stvaratelja i konteksta nastanka zapisa. Na taj nain, moe se izmeu ostalog,
omoguiti tana identifkacija stvaratelja arhivske grae, ukljuujui opise veza
izmeu razliitih stvaratelja.
Prema standardu ISAAR(CPF) funkcije korporativnih tijela, fzikih osoba
i obitelji mogu se opisivati u podruju opisa (5.2), iji je cilj opisati povijest, ulogu,
kontekst i djelovanje korporativnog tijela, fzike osobe ili obitelji. Eksplicitno opisu
funkcija namijenjen je element popisa Funkcije, zanimanja, djelatnosti (5.2.5),
iji je cilj naznaiti funkcije, zanimanja i djelatnosti koje je obavljalo korporativno
tijelo, fzika osoba ili obitelj, npr. odvjetnik, javni slubenik, profesor itd. Prema
potrebi, potrebno je opisati prirodu funkcije, zanimanja ili djelatnosti.
Kao to smo ve napomenuli na poetku, praksa je pokazala, da tim
standardom nije mogue u dovoljnoj mjeri popisivati funkcije korporativnih tijela,
koje su obino puno sloenije od onih, koje izvode fzike osobe ili obitelji.
Meunarodni standard za opis funkcija

Shvatajui vanost funkcija i aktivnosti u kontekstu stvaranja zapisa u
arhivskim informacionim sistemima dolo se do razvoja standarda za opisivanje
funkcija. Standard je razvijen od strane grupe strunjaka okupljenih u Komitetu za
dobre prakse i profesionalne standarde kod Meunarodnog arhivskog vijea (ICA/
CBPS).
4

4 International Council on Archives/Committee on Best Practices and Profesional Standards.
269
Opis funkcija korporativnih tijela i linih osoba u arhivskoj teoriji i praksi
Grupa je osnovana u junu 2005. u Bernu.
5
Prilikom pripreme standarda radna
grupa je uvaavala postojeu praksu i analize koje su sprovedene u australskim,
kanadskim, vicarskim, britanskim i amerikim arhivima. u standard, koji je
pripremila radna grupa takoer su ukljuene odredbe meunarodnog standarda
za uredsko poslovanje ISO 15489 (2001)
6
i meunarodnog standarda za procese
upravljanja zapisima metapodaci o zapisima ISO 23081 (2006-2007)
7
, koje je
razvila Meunarodna organizacija za standardizaciju.
8
Standard ISDF daje smjernice za opis funkcija korporativnih tijela koja
stvaraju i uvaju arhivsku grau. Termin funkcija ne ukljuuje samo funkcije,
nego i podfunkcije, radne procese, aktivnosti, zadatke, transakcije i ostale termine,
koji se upotrebljavaju na meunarodnom, narodnom i lokalnom nivou.
Analiza funkcija korporativnih tijela predstavlja vanu osnovu za
aktivnosti upravljanja zapisima. Funkcije su generalno prepoznate kao stabilnije od
administrativnih struktura, koje se esto spajaju ili razdvajaju za vrijeme, kad se vre
promjene. Poznavanje funkcija nudi niz prednosti. U uredskom poslovanju mogu
posluiti kao osnova za sreivanje i popis zapisa, kao i za izradu klasifkacijskih
sistema. Takoer pruaju osnovu za valorizaciju i slue kao alat za ponovno
prizivanje, ispitivanje i analizu zapisa.
Opisi funkcija mogu se koristiti za:
opisivanje funkcija kao individualnih jedinica unutar arhivskih sistema
popisa,
kontrolu stvaranja i koritenje pristupnih taaka u arhivskim popisima, i
za dokumentiranje odnosa izmeu razliitih funkcija, te izmeu tih funkcija
i korporativnih tijela, koja su ih izvodila i zapisima koji su nastali tom
prilikom.
5 lanovi komisije i skupine, koja je pripremala standard, su: Marion Beyea (Kanada)
predsjednica, Vitor Manoel Marques da Fonseca (Brazil) - podpredsjednik, Blanca Desantes Fernandez
(panija) podpredsjednica, Torbjrn Hrnfeldt (vedska), Brbel Frster (vicarska), Beatriz Franco
(panija), Victoria Peters (Velika Britanija), Claire Sibille (Francuska), douard Vasseur (Francuska),
Nils Brbach (Njemaka), Eugenio Bustos Ruz (ile), Karen Cannell (SAD - odgovorna za podruje
elektronskih zapisa i digitalizacije); Rosine Cleyet - Michaud (Francuska - odgovorna za podruje
vrednovanja i valorizacije), Elvira Corbelles Sanjurjo (Kuba), Adrian Cunningham (Australija),
Howard Davies (Velika Britanija), Vincent Doom (Francuska), Leila Estephanio de Moura (Brazil),
Cassandra Findlay (Novi Zeland), Michael Fox (SAD), Ana Virginia Garcia de Benedictis (Kostarika),
Markku Leppanen (Finska), Marisol Mesa Leon (Kuba), Thomas Mills (SAD), John Martinez (SAD),
Catherine Nicholls (Australija - odgovorna za podruje zatite), Per - Gunnar Ottosson (vedska
odgovoran za podruje popisivanja gradiva), Lydie Padr - Baroan (Obala Slonovae), Miguel Rui
Infante (Portugal), Dick Sargent (SAD), Andras Sipos (Maarska), Paola Tascini (Italija), Yolia
Tortolero (Meksiko) in Stefano Vitali (Italija).
6 ISO 15489 International Standard on Records Management.
7 ISO 23081 International Standard on Records managment processes Metadata for records.
8 International Organisation for Standardization (ISO).
270
Mag. Zdenka SEMLI RAJH
Opisi funkcija nadopunjuju popis arhivske grae u skladu sa ISAD(G) i
normativne zapise koji su kreirani u skladu s ISAAR(CPF). Time to se informacija
o funkcijama opisuje odvojeno od popisa arhivske grae i normativnih zapisa,
dolazi do manjeg ponavljanja informacija i dozvoljava izradu feksibilnog arhivskog
sistema popisivanja.
Slika 1: Model integracije odnosa izmeu ISAD(g) 2, ISAAR(CPF) i ISDF
(Semli Rajh, 2008
9
).
Struktura i koritenje standarda

Standard defnira vrste informacija koje mogu biti ukljuene u opis
funkcije, te daje smjernice o tome kako se takav opis moe upotrebiti u arhivskim
informacionim sistemima. Sadraj informacionih elemenata sadranih u popisu
odreen je konvencijama i pravilima koje slijede pojedinane arhivske institucije.

9 Semli Rajh, Zdenka (2008). Opis aktivnosti i funkcija korporativnih tijela pomou novog
menarodnoga standarda ISDF. V: S. Tovak at al (ur.), Tehnini in vsebinski problemi klasinega in
elektronskega arhiviranja. Zbornik referata s dodatnog usavravanja, br. 7/2008 (str. 67-74). Maribor:
Pokrajinski arhiv.
271
Opis funkcija korporativnih tijela i linih osoba u arhivskoj teoriji i praksi
Standard se sastoji od informacionih elemenata, od kojih svaki sadri:
a) naziv elementa opisa;
b) svrhu elementa opisa;
c) pravila upotrebe elementa opisa;
d) ako je potrebno, ilustrirajue primjere koritenja pravila.
Elementi opisa funkcija podijeljeni su u etiri podruja, i to:
1. Podruje identifkacije, koja sadri informacije koje jedinstveno identifciraju
funkciju i defniranju standardiziranu pristupnu taku;
2. Podruja konteksta, koje ukljuuje informacije o prirodi i kontekstu funkcije,
koja se opisuje;
3. Podruje relacija, gdje su zapisane i opisane relacije s drugim funkcijama, i
4. Podruje kontrole, gdje je jedinstveno identifciran opis funkcije i gdje su
evidentirane informacije o tome kako, kada i koja je institucija izradila opis
funkcije.

Standard takoer prua smjernice (u estom poglavlju) za povezivanje opisa
funkcija i normiranih zapisa stvaralaca arhivske grae i popisa arhivske grae. Takav
opis moe biti povezan sa neogranienim brojem stvaralaca i arhivske grae.
Za opis funkcija mogu se koristiti svi pojedinani elementi standarda, a bitna
su samo tri:
Tip (element opisa 5.1.1);
Zvanini oblik(ici) funkcije (element opisa 5.1.2) i
Identifkator opisa funkcije (element opisa 5.4.1).
Priroda funkcije koja se opisuje i zahtjevi pojedinog sistema u kojem se one
opisuju, odreuju koji opcionalni elementi e se koristiti kod opisa funkcije, i da li
e ti elementi biti predstavljeni u narativnom ili strukturiranom obliku.
Mnogi od opisnih elemenata u standardu mogu se koristiti kao pristupne
take, a pravila za standardiziran pristup mogu se razviti na nacionalnom nivou,
odvojeno za svaki pojedinani jezik.
Standard se odnosi samo na dio uvjeta, koji su potrebni za pomo kod
razmjene informacija o funkcijama. Uspjena automatska izmjena informacija
o funkcijama preko kompjuterskih mrea ovisi od uvoenja prikladnih
komunikacijskih formata. Taj standard e se upotrijebiti kao osnova za razvoj
formata za izmjenu komunikacija i/ili informacija, kao to su XML DTD i/ili sheme.
272
Mag. Zdenka SEMLI RAJH
Elementi opisa prema standardu

1. Podruje identiteta (5.1), koje ukljuuje pet pojedinanih elemenata, a to su:
Tip funkcije (5.1.1), koji pokazuje, da li se opisuje funkcija ili jedan od
njezinih pododjela (podfunkcija, poslovni proces, aktivnost, zadatak ili
transakcija);
Zvanino ime ( 5.1.2), koje stvara zvaninu pristupnu taku koja jedinstveno
identifcira funkciju. Ovaj element treba koristiti u kombinaciji s elementom
5.4.1 (identifkator opisa funkcije);
Paralelno ime (5.1.3), koje ukazuje na razliite, odnosno druge zvanine
oblike imena funkcije, koje se pojavljuje u drugim jezicima ili pismima;
Drugi oblik imena (5.1.4), u kome se mogu specifcirati svi drugi oblici
imena funkcije;
Klasifkacija (5.1.5), gdje se mogu funkcije rasporediti u odnosu na
registraturni (klasifkacioni) plan.

2. Podruje konteksta (5.2.), koje ukljuuje etiri opisna elementa:
Datum (5.2.1), koji utvruje poetak i zavretak odravanja funkcije, koju
smo opisali;
Opis (5.2.2), koji prua informacije o svrsi funkcije;
Historija (5.2.3), u kojoj dajemo kratak historijski pregled funkcije, koju
smo opisali;
Zakonodavstvo (5.2.4), u kome se navode zakoni, smjernice ili odredbe na
osnovu kojih je bila funkcija osnivana, dopunjena ili ukinuta.

3. Podruje relacija (5.3), koje se sastoji od pet elemenata:
Zvanini oblik imena/ Identifkator povezane funkcije (5.3.1), ime bi
dobili zvanini oblik imena i jedinstveni identifkator povezane funkcije;
Tip relacije (5.3.2), u kome specifciramo, da li govorimo o relaciji s drugom
funkcijom ili sa pododjelom funkcije;
Kategorija relacije (5.3.3), koja pomae da se odredi i identifcira kategorija
relacije izmeu razliitih povezanih funkcija. Pri tome upotrebljavaju se ope
kategorije: hijerarhijska relacija, privremena relacija i relacija povezivanja.
Tipologiju, koja se upotrebljava za opis relacije, potrebno je dokumentirati
u elementu Pravila i konvencije (5.4.3);
Opis relacije (5.3.4), u kojoj dajemo specifni opis prirode relacije. Potrebno
je ukazati na taan opis prirode relacije izmeu funkcije i povezane funkcije;
Datum (5.3.5), koji odreuje datum trajanja relacije funkcije sa povezanom
funkcijom.

273
Opis funkcija korporativnih tijela i linih osoba u arhivskoj teoriji i praksi
4. Podruje kontrole (5.4), koje ukljuuje devet pojedinanih elemenata:
Identifkator opisa funkcije (5.4.1), koji jedinstveno identifcira funkciju
unutar konteksta u kojem e se koristiti. Ako e se popis upotrebljavati na
internacionalnom nivou, onda je potrebno koristiti kod za zemlju u kojoj
je opis izraen, a taj kod mora biti u skladu s najnovijom verzijom ISO
3166 (Codes for the representation of names of countries). Meutim, ako je
tvorac opisa meunarodna organizacija, potrebno je zamijeniti kod zemlje
sa kodom organizacije;
Identifkator institucije (5.4.2), koja je odgovorna za opis. Potrebno
je upotrijebiti zvanino ime institucije koja je odgovorna za stvaranje,
implementaciju, ispravke ili irenje opisa. Kao alternativa, moe se koristiti
kod institucije.
Upotrebljena pravila i/ili konvencije (5.4.3), kojima se opisuju nacionalne
i meunarodne konvencije, koje se koriste u izradi opisa. Potrebno je navesti
ime, a ako je to potrebno i ediciju i datum publiciranja pravila ili uredbe,
koja je upotrebljena kod izrade opisa.
Status (5.4.4), kojim se odreuje trenutni status zapisa (osnutak, zakljueno,
revidirano, izbrisano), kako bi korisnik dobio informacije o trenutnom
statusu opisa.
Nivo opisa (5.4.5), ime se moe utvrditi, da li je opis funkcije minimalan,
djelimian ili potpun. Kao minimalan nivo opisa smatra se onaj, u kome su
opisana samo tri obavezna elementa prema ISDF, a potpun onaj, u kome su
opisani svi elementi, koje predvia standard.
Datum stvaranja, revizije i brisanje (5.4.6), koji odreuje, kada je opis
kreiran, revidiran ili brisan.
Jezik i pismo (5.4.7), gdje su opisani jezik i pismo, koji su koriteni u izradi
opisa.
Izvori (5.4.8), u kojima se navode izvori koji su koriteni u stvaranju opisa
funkcije.
Napomene o odravanju opisa (5.4.9), u kojima se vri dokumentiranje o
stvaranju ili promjenama na opisu.
Povezivanje funkcija s korporativnim tijelima, arhivskom graom i drugim
izvorima

Da bismo napravili opis funkcija korisnim, potrebno ga je povezati s opisom
korporativnih tijela i zapisima. Nakon izvrenog povezivanja jako je bitno opisati
sutinu relacije izmeu funkcije i povezanog izvora. Zbog toga, sekcija 6 standarda
ISDF daje upute, kako se mogu stvoriti ovakve relacije u kontekstu arhivskog
popisnog sistema. Za stvaranje ovakvih relacija mogu se upotrebiti slijedei elementi:
274
Mag. Zdenka SEMLI RAJH
Identifkator i zvanino ime/naziv korporativnog tijela (6.1), ime se
jedinstveno identifciraju srodni izvori i omoguava povezivanje opisa
funkcije sa opisom povezanog izvora;
Priroda relacije (6.2) koja odreuje odnos izmeu funkcije i povezanog
izvora. Kod relacije s korporativnim tijelima, potrebno je zabiljeiti
informaciju o tome, na koji nain korporativno tijelo izvodi funkciju, tj. u
cijelosti, djelomino, u skladu sa zakonodavstvom, na osnovu mandata;
Datum (6.3), koji odreuje trajanje odreene relacije sa korporativnim
tijelom.


Slika 2: Ilustracija relacije izmeu funkcija, korporativnih tijela i arhivske grae

Zakljuak

Razumijevanje funkcija korporativnih tijela bitno je za potpuno
razumijevanje provenijencije. Zapisi naime imaju osnovnu vezu sa funkcijama. Oni
su neposredni rezultat izvravanja odreene funkcije. Dok se relacije izmeu zapisa
i korporativnih tijela mogu mijenjati kroz vrijeme, kao to se mijenja administrativna
struktura korporativnih tijela, relacije izmeu zapisa i funkcije ostaju konstantne.
Kombinacijom opisa funkcija i opisa korporativnih tijela moe se ponuditi mnogo
bolji uvid u provenijenciju.
u svom profesionalnom radu arhivisti do sada nisu posveivali posebnu
panju na pojedinane funkcije korporativnih tijela i njihove relacije prema postojeoj
arhivskoj grai odreenog stvaraoca. Novi standard daje mogunost povezivanja
275
Opis funkcija korporativnih tijela i linih osoba u arhivskoj teoriji i praksi
razliitih stvaralaca, koji su u svoj radni proces integrirali neke zajednike funkcije.
Sam proces uvoenja standarda u praksu tek je u povojima, pogotovo to se tie
zemalja okruenja, mada je slovenska arhivska struka ve polako zapoela da se bavi
tim pitanjem kako u teoriji tako i u praksi.
Summary
ICA Committee on Best Practice and Professional Standards (ICA/CPBS)
developed and prepared a new professional standard for description of functions
of corporate bodies ISDF which was offcially adopted at the 16
th
International
Congress on Archives in Kuala Lumpur, Malaysia, 21-27 July 2008.
ISDF provides guidance for preparing descriptions of functions of corporate
bodies associated with the creation and maintenance of archives. It is intended to
complement and supplement description of records created in accordance with
ISAD(G) and authority records created in accordance with ISAAR (CPF).
Standard determines the type of information that could be included in the
description of functions and provides guidance on how such descriptions may be
deployed in an archival information system.
Elements of the description for functions are organised into four information areas:
1. Identity Area, where information is conveyed which uniquely identifes the
function and which defnes a standardized access point;
2. Context Area, where relevant information is conveyed about the nature and
context of the function being described;
3. Relationship Area, where relationships with other functions are recorded
and described and
4. Control Area, where the description of is uniquely identifed and information
is recorded on how, when and by which agency the description was created
and maintained.
Standard also provides guidelines for linking descriptions of functions to
authority records that describe records creators and to the description of archives.
until now archivists have not paid much attention to the functions of
corporate bodies and their relations with archival material of individual creator. The
new standard gives the opportunity to present the relationship between different
creators connected by the use of the same functions.
The process of the implementation of the standard is still at the beginning,
when talking about the countries in the area, although the Slovenian archivists have
already started to deal with the implementation of this issue into the Slovenian
archival practice.
276
Saneta ADROVI
Arhiv Tuzlanskog kantona
PREUZIMANJE I RUKOVANJE JAVNOM ARHIVSKOM
GRAOM SA POSEBNIM REIMOM KORIENJA
Apstrakt: Poseban reim korienja arhivske grae od neke posebne
vanosti, bez obzira po kojim je kriterijima ta graa oznaena posebnom, predviali
su i danas predviaju svi arhivski propisi Bosne i Hercegovine. Ti izuzeci se utvruju
u primopredajnom zapisniku izmeu nadlenog arhiva i stvaraoca i imaoca, a arhiv
je duan pridravati ih se u svim fazama rukovanja sa tom arhivskom graom. Ova
vrsta arhivske grae nije velikog obima, posebno kada se radi o grai nastaloj u
posjedu imalaca koji ne obavljaju poslove vezane za odbranu, unutranje poslove i
slino.
U ovom prilogu se analizira pravna regulativa o preuzimanu i rukovanju,
ukljuujui i korienje, ove grae, kao i praktino stanje primjene arhivskih propisa
u arhivima na podruju Bosne i Hercegovine.
Kljune rijei: Arhivski propisi, zakoni i podzakonska akta, arhivska graa,
arhivska graa sa posebnim reimom korienja, preuzimanje arhivske grae, reim
rukovanja i korienja.
Abstract: The special regime for archives of some special importance,
regardless of the criteria by which the timber marked with a special, predicted today
provide all archival regulations of Bosnia and Herzegovina. These exemptions are
determined by the delivery log between the relevant competent authority archives
and creator and owner, and archive them must comply in all phases of the handling
of the archives. This type of material is not a large scale, especially in the case of
archives created in the possession of holders who do not carry out tasks related to
defense, internal affairs and the like.
This paper analyzes the legal regulation of transposing and handling, including the
use of, this material, as well as the practical application of state archival legislation
in the archives of the territory of Bosnia and Herzegovina.
Keywords: Archival regulations, laws and by-laws, archives, archives with
special regime of use, download, archive material, mode of handling and use.
277
Preuzimanje i rukovanje javnom arhivskom graom sa posebnim reimom korienja
Zakonska regulativa
Preuzimanje arhivske grae od imaoca u nadleni arhiv je jedno od
najvanijih pitanja arhivske struke i arhivske djelatnosti svake zemlje. Zbog toga
je ovo pitanje od samih poetaka uspostavljanja arhivske djelatnosti, od formiranja
Dravnog arhiva Narodne Republike Bosne i Hercegovine 1947. godine, te zatim
i mree regionalnih arhiva kojima je pokriveno itavo njeno podruje, zauzimalo
vano mjesto u arhivskom zakonodavstvu u zakonima i podzakonskim aktima.
1
u Socijalistikoj Republici Bosni i Hercegovini je donijeto vie arhivskih
propisa kako zakona tako i podzakonskih akata. Ovdje emo se osvrnuti na
posljednje arhivske propise iz tog njenog razdoblja donijete 1987/88. godine, a koji
su od znaaja za ovu temu. To su: Zakon o arhivskoj djelatnosti
2
i Uputstvo o nainu
primopredaje arhivske grae izmeu imalaca arhivske grae i nadlenog arhiva
3
.
Preuzimanje arhivske grae od imalaca (javne grae odnosno grae u
drutvenoj svojini, i privatne arhivske grae) regulisano je u lanovima 13, 19, 20,
21, 22, 24, 25, 27 i 28 ovog Zakona, a uvanje i korienje lanovima 17, 24 i 25.
I ovim Zakonom je, kao i svim prethodnim, predvieno preuzimanje cjelokupne
arhivske grae (i registraturskog materijala) nastale do 15. maja 1945. godine (l.
13). Meutim, ovim Zakonom je utvreno preuzimane arhivske grae od imalaca
po isteku 20 godina od njenog nastanka (l. 21), dok je svim ranijim, a i kasnijim
arhivskim propisima to vrijeme od 30 godina. Poseban reim predaje Zakonom
je utvren za arhivsku grau nastalu u radu organa narodne odbrane, organa
unutranjih poslova i Centralnog komiteta Saveza komunista Bosne i Hercegovine,
koja se (zajedno sa registraturskim materijalom) uva kod tih organa do roka
koji oni odrede, a ovi imaoci, takoer, odluuju i o uslovima i nainu korienja
(te) arhivske grae (l. 24, stav 1). Isti reim predaje i korienja arhivske grae
(i registraturskog materijala) koja se odnosi na pitanja optenarodne odbrane i
drutvene samozatite utvren je za organe drutveno-politikih zajednica i
drutveno-politikih organizacija, kao i samoupravnih organizacija i zajednica i
drutvenih organizacija (l. 24 stav 2). Iz ovih zakonskih odreenja jasno proizilazi
da je arhivska graa naprijed naznaenih imalaca, odnosno odreena vrsta arhivske
grae (odbrana i zatita) svih imalaca, bila van nadlenosti arhiva i arhivske slube
Bosne i Hercegovine. Ona je, koliko je poznato sudei po arhivskoj grai Saveza
komunista Bosne i Hercegovine koja je preuzimana i uvana u okviru posebnog
arhiva
4
, trebala biti preuzeta i uvana u specijalnim arhivima: unutranjih poslova,
narodne odbrane i sl. do ega nije dolo.
1 Do poetka sedamdesetih godina 20. vijeka arhivski propisi su bili jedinstveni za podruje cijele
drave Jugoslavije, a od tada je arhivsko zakonodavstvo bilo u nadlenosti federalnih jedinica meu
kojima i Bosne i Hercegovine. Vie o arhivskim propisima na podruju SFR Jugoslavije i socijalistikih
republika vidi: Jovan Popovi, Zbirka propisa iz arhivske delatnosti, Beograd, 1987.
2 Zakon je objavljen u Slubenom listu SR BiH, broj 21/87.
3 Upustvo je objavljeno u Slubenom listu SR BiH, broj 41/88.
4 Arhiv Centralnog komiteta SKJ BiH formiran je 1948. godine, a nakon raspada SK BiH 1990.
godine preuzet je u Arhiv Bosne i Hercegovine.
278
Saneta ADROVI
to se reima korienja tie, Zakonom je utvreno da rokove korienja
arhivske grae utvruju sporazumno nadleni arhiv i imalac, s tim, da ti rokovi
ne mogu biti dui od 30 godina od dana nastanka arhivske grae (l. 25 stav 1).
Meutim, za korienje pojedine arhivske grae Izvrno vijee Skuptine SR BiH
moe odrediti rokove due od rokova iz prethodnog stava, (...), s tim da ti rokovi
ne mogu biti dui od 50 godina od dana nastanka arhivske grae(l. 25 stav 2). Za
razliku od preuzimanja, gdje je sve u nadlenosti naznaenih imalaca, za korienje
je predvieno da blie uslove o korienju arhivske grae donose arhivi i Arhiv BiH
(l. 25 stav 3), s tim da su je duni uiniti dostupnom korisnicima (l. 25 stav 4).
Ove odredbe Zakona su zastupljene i u Uputstvu o nainu primopredaje grae.
5
Ovakvim zakonskim rjeenjima izvan nadlenosti arhiva i arhivske djelatnosti
Bosne i Hercegovine, ostala je veoma vana, za mnoga zbivanja i najznaajnija,
arhivska graa, to je dalo mogunost da u vrijeme promjene sistema nakon prvih
parlamentarnih izbora 1990. godine ova graa znaajno strada iz razliitih razloga,
a da se sve to zbivalo bez mogunosti i prava arhiva da utiu na njeno spaavanje.
Posljedice svega toga su vidljive u strukturi fondova preuzete arhivske grae koji
su u veini necjeloviti, a mnogi fondovi nisu ni preuzeti niti su do danas doli pod
zatitu arhiva.
6
u cilju mogunosti praenja i adekvatne komparacije zakonske odreenosti
ranijih (prijeratnih) i aktuelnih arhivskih propisa po pitanju preuzimanja i korienja
arhivske grae sa posebnim reimom korienja, osvrnut emo se na odredbe
arhivskih zakona na nivou Bosne i Hercegovine, oba entiteta te Tuzlanskog kantona.
Ovo zbog toga to svi ti propisi tretiraju ovu problematiku, u osnovi na kompatibilan
nain.
Naime, Zakonom o arhivskoj grai i Arhivu Bosne i Hercegovine
7
utvreno
je da se javna arhivska graa predaje nadlenom arhivu u roku koji u pravilu ne
moe biti dui od 30 godina od njenog nastanka (l. 11 stav 1). O primopredaji se
vodi primopredajni zapisnik u koji se unosi miljenje predavaoca o nainu i uslovima
korienja arhivske grae.
8
Rok za primopredaju se moe skratiti ili produiti
sporazumom izmeu predavaoca i Arhiva Bosne i Hercegovine.
Entitetskim arhivskim propisima je osim naznaenog utvreno da se arhivska
i registraturna graa nastala u radu organa narodne odbrane i unutranjih poslova
uva kod njih do roka koji oni odrede, ali ne due od 50 godina od dana nastanka
arhivske grae, a uz prethodnu saglasnost vlade entiteta.
9
u Zakonu entiteta RS (lan
5 u taci 1 uputstva je utvreno da imaoci predaju nadlenom arhivu arhivsku grau, izuzev onog
dijela koji im je po Zakonu o arhivskoj djelatnosti dat na uvanje i koritenje. Takoer je utvreno da
se u primopredajni zapisnik unosi miljenje predavaoca o nainu i uslovima koritenja arhivske grae
(taka 6 alineja 6 uputstva).
6 Konstatacije o necjelovitosti arhivskih fondova i zbirki u arhivima BiH iskazane su u svim
dosadanjim zbirnim pregledima: iz 1979., 1990. i 2005. godine.
7 Zakon je objavljen u Slubenom glasniku Bosne i Hercegovine, broj 16/01.
8 Pravilnik o preuzimanju arhivske grae u Arhiv Bosne i Hercegovine, Slubeni glasnik BiH,
broj 10/03.
9 Zakon o arhivskoj delatnosti, Slubeni glasnik Republike Srpske, broj 35/99. i 9/00. (lanovi 24
279
Preuzimanje i rukovanje javnom arhivskom graom sa posebnim reimom korienja
24 stav 2) je u istom reimu i arhivska graa i registraturski materijal koji su nastali
u radu imaoca, a odnose se na poslove i zadatke narodne odbrane i civilne zatite,
tj. neto to je recidiv socijalistikog arhivskog zakonodavstva.
Zakonom o arhivskoj djelatnosti Tuzlanskog kantona
10
, osim naelnih odredbi
koje su uglavnom kompatibilne sa dravnim i entitetskim zakonima, utvrena je u
lanu 19 jedna kvalitativno drugaija odredba, koja glasi:
Obaveze predaje arhivske grae odnose se i na arhivsku grau koja sadri
line podatke, kao i arhivsku grau za koju je utvren stepen tajnosti, odreen
zakonom ili opim propisima o uvanju tajnosti.
Prilikom predaje Arhivu, arhivska graa iz stava 1 ovog lana, posebno se
oznaava u popisu i navodi se rok njene dostupnosti javnosti.
Kakva je primjena ovih novih i aktuelnih zakonskih odredbi posebno je i
veoma vano pitanje.
Svim naznaenim arhivskim propisima utvreno je da je arhivska graa
dostupna korisnicima po isteku 30 godina nakon njenog nastanka, ako zahtjevi
predavaoca grae nisu drugaije iskazani u primopredajnom zapisniku.
11
Takoer su u
sve ove arhivske propise ugraene odredbe o obavezi arhiva da uvaju tajne podatke,
posebno kada to izriito zahtijeva predavalac grae. Meutim, znatno odreenije,
preciznije i jasnije odredbe o korienju ove arhivske grae sadri Zakon o arhivskoj
grai i Arhivu BiH (lanovi 15 do 18) i Zakon o arhivskoj djelatnosti TK (lanovi
24 do 28). Zakonom drave se detaljno naznaava korienje arhivske grae koja
se odnosi na pojedinane osobe, koja se moe koristiti najkrae 10 godina nakon
smrti osobe, ili krae, ako na to pristane brani drug, djeca ili roditelji umrle osobe,
te da, ako je istu prijeko potrebno koristiti onda se podaci navode bezimeno ili na
drugi odgovarajui nain (lan 17). u Zakonu je taksativno nabrojano est moguih
situacija u kojima se ograniava ili zabranjuje korienje javne arhivske grae
(lan 18). Odredbama Zakona Tuzlanskog kantona je predvieno koja arhivska graa
podlijee pod izuzetke u korienju na vrijeme od 50 godina od njenog nastanka a
koja na vrijeme od 70 godina od nastanka, te mogua odstupanja od ovih izuzetaka
(lanovi 24, 25 i 26)., tako da se ovaj Zakon doima najkompletnijim arhivskim
propisom ove vrste u Bosni i Hercegovini. I po ovim pitanjima, koja se tiu prava
korienja arhivske grae od posebnog znaaja i osjetljivosti, oba ova arhivska
propisa (dravni i kantonalni) su veoma kompatibilni sa pomenutim Zakonom o
arhivskom gradivu i arhivima Republike Hrvatske.
i 25), Zakon o arhivskoj grai i Arhivu Federacije BiH, Subene novine Federacije BiH, broj 45/02.
(lanovi 21 i 22).
10 Zakon je objavljen u Slubenim novinama Tuzlanskog kantona, broj 15/00.
11 Zakon o arhivskoj grai i Arhivu BiH (lan 16), Zakon o arhivskoj grai i Arhivu Federacije BiH
(lan 22), Zakon o arhivskoj delatnosti RS (lan 25), Zakon o arhivskoj djelatnosti TK (lan 24, stavovi
1 i 2).
280
Saneta ADROVI
Primjena arhivskih propisa u praksi
Kada se analizira struktura arhivskih fondova i zbirki preuzetih od
predavaoca u arhivima Bosne i Hercegovine, vrlo jednostavno se moe utvrditi da
su dosljedno primjenjivane one odredbe arhivskog zakonodavstva koje se odnose
na nepreuzimanje arhivske grae odreene kategorije imalaca (unutranji poslovi,
narodna odbrana i sl.), kao i one arhivske grae koja se odnosi na poslove narodne
odbrane i drutvene samozatite imalaca, tj. ona graa koja je imala neki stepen
tajnosti, posebno se uvala i evidentirala, mada je ovu grau po nekim propisima,
kako je naprijed naznaeno, trebalo preuzimati uz posebne evidencije i naznake u
primopredajnim zapisnicima.
Razloga za ovakvo postupanje sa arhivskom graom iz oblasti narodne
odbrane i drutvene samozatite je svakako vie, ali se uglavnom radi o
karakteru socijalistikog sistema koji je glorifcirao znaaj ove grae, tako da su
je u registraturama odgovorni pojedinci radije spaljivali nego to su je predavali
arhivima, kojima ona nije bila dostupna kao ostala graa. Ova graa, kao i dio
grae unutranjih poslova i narodne odbrane koju nije ni trebalo preuzimati u arhive
opeg tipa, ve oformiti specijalne arhive, je nakon raspada jednopartijskog sistema
sistematski unitavana osim dijela koji su preuzeli odgovarajui dravni organi koji
su se nastavili baviti tim suptilnim poslovima. Meutim, nakon agresije na Bosnu
i Hercegovinu i ova graa je enormno stradala iz razliitih razloga, tako da niti je
preuzeta u arhive, niti su formirani specijalni arhivi, niti su arhivi i arhivska sluba
uspostavili kontrolu nad tom graom.
Zbog svega toga gotovo da i nema arhivskih fondova u kojima se
primopredajnim zapisnikom utvruje postojanje takve grae sa posebnim reimom
korienja. Izuzetak je nekoliko privatnih arhivskih fondova, bar na primjeru Arhiva
Tuzlanskog kantona, u kojima su vlasnici postavili neke uslove za korienje
arhivske grae. Sve to potvruje konstataciju o fragmentarnosti postojeih arhivskih
fondova, bilo da je tome uzrok nepostojanje odgovarajuih arhivskih propisa, bilo da
su u pitanju druge sistemske i tranzicijske slabosti i specifnosti.
Zakljuak
u svim dravama utvruje se poseban reim preuzimanja javne arhivske
grae koja je od posebnog znaaja za dravu i drutvo u cjelini, ili sadri posebno
vane podatke koje treba zatititi od dosega javnosti, jer mogu dovesti do
naruavanja drutvenih i linih odnosa. Takva graa se, u pravilu, posebno evidentira
u primopredajnim zapisnicima izmeu predavaoca i nadlenog arhiva, a utvruju
se i stavovi predavaoca o reimu korienja, razumljivo sve u okviru zakonima
utvrenih odreenja.
281
Preuzimanje i rukovanje javnom arhivskom graom sa posebnim reimom korienja
Svi arhivski propisi su, na neki nain i u nekoj formi, ureivali pitanja
ophoenja stvaraoca i imaoca prema toj grai, odnosno nadlenih arhiva. Aktuelni
propisi su u tome neto odreeniji od ranijih propisa, bar kada se tie glorifkacije
znaaja arhivske grae imalaca sa posebnim stepenom tajnosti. Takva graa se, bar
prema Zakonu o arhivskoj djelatnosti TK, obavezno preuzima u arhiv. Meutim, u
arhivskoj praksi se ne primjenjuju sva ta zakonska odreenja, bar kada je u pitanju
preuzimanje, dok su za grau koja nije predviena za preuzimanje u arhive opeg
tipa, zakonska odreenja ove vrste dosljedno primjenjivana. Sve je to doprinijelo
fragmentarnosti postojeih arhivskih fondova i u osnovi je uticalo na ukupni
znaaj preuzetih fondova. Kakve pouke iz ovakve arhivske teorije i prakse treba
izvui, te kakva rjeenja ponuditi, izuzetno je vano arhivsko i drutveno pitanje
koje zasluuje posebna istraivanja i analize. Cilj ovoga rada je bio da pokrene
arhivistika promiljanja o ovom pitanju, te da ukae na znaaj preuzimanja i
rukovanja arhivskom graom sa posebnim reimom korienja.
Conclusion
In all countries, established a special regime of the public archives, which is
of particular importance for the state and society in general, or specifcally contains
important information that should be protected from the reach of the general public
because it can lead to a distortion of social and personal relationships. Such materials
are, in general, particularly evident in the acceptance records between predavaoca
and relevant archives, a determined and attitudes predavaoca the regime use,
understandable, all within the laws established defnitions.
All archival regulations are, in a way, in some form, edit questions dealing
creator and owner to the material or the relevant archives. The current regulations
are in fact something more specifc than previous regulations, at least as far as
the glorifcation of the importance of archives holders with a special degree of
confdentiality. Such a structure is, at least according to the archival activity always
taking in the archives. However, in archival practices do not apply all of these legal
defnitions, at least when it comes to downloading, while for materials that are not
provided for download in the archives of general type, the legal defnition of this
kind consistently applied. All this contributed to the fragmentation of the existing
archive holdings and fundamentally affect the overall signifcance of fonds. What
lessons from this archival theory and practice to learn, and what solutions to offer, it
is important to archive and social issue that deserves special research and analysis.
The aim of this study was to initiate archival thinking about this issue, and to point
out the importance of taking and handling arrhivske materials with special regime of
use.
282
Stevan MAKOVI
Istorijski arhiv Subotica

NAUNO-INFORMATIVNA SREDSTVA I KORISNICI
(TEORIJA I PRAKSA U ISTORIJSKOM ARHIVU SUBOTICA)
Abstrakt: Svrha i cilj izrade arhivskih nauno-informativnih sredstava
jeste da posreduju izmeu arhivske grae i njenih korisnika, sluei im u to lakem
pronalaenju odgovarajuih informacija iz arhivske grae. Kakva su dosadanja
iskustva na tom polju u Arhivu Subotice, te kako i u kojim pravcima bi trebalo da
arhivisti usmeravaju svoje delovanje, da se standardizovani modeli ovih krunskih
rezultata arhivistikog rada priblie zahtevima korisnika.
Kljune rei: Nauno-informativna sredstva, vodi, sumarni, analitiki
inventari, korisnici - istraivai, e-okruenje.
Abstract: The purpose and goal of making archival scientifc information
resources is to mediate between the archives and its customers, serving them as
easily fnd the right information from the archives. What are the experiences in this
feld in our archives, and how and in which direction should archivists directed
its activity to standardized models of the crown results archival work closer to the
customer requirements.
Keywords: Scientifc-information resources, a guide, a summary, an
analytical inventory, users - researchers, e-environment.
Uvodne napomene
Ovaj rad nema previe aspiracija na nivou metodoloko-teorijskih rasprava
o izradi nauno-informativnih sredstava, nego mu je cilj da pokua pruiti presek
stanja i odnosa izmeu postojeih nauno-informativnih sredstava u Istorijskom
arhivu Subotica i korisnika. Prati se nain njihove prezentacije kao i naini njihovom
pristupanju od strane korisnika.
Poznato je da je svrha i cilj izrade arhivskih nauno-informativnih
sredstava, opteg i ueg tipa, pored ostalog i da posreduju izmeu arhivske grae
i njenih korisnika, sluei korisnicima-istraivaima u to lakem pronalaenju
odgovarajuih injenica i informacija iz arhivske grae. u Arhivu Subotice postoji
duga tradicija njihove izrade. Naravno, najvie su se izraivali sumarni inventari,
u samom procesu sreivanja arhivske grae, ali se ilo i na detaljniju obradu sa
283
Nauno-informativna sredstva i korisnici (teorija i praksa u Istorijskom arhivu Subotica)
analitikim inventarima i regestima, u prvom redu za znaajnije, starije fondove,
gde je preteni jezik grae bio latinski ili nemaki. u dva navrata, 1977. i 2011.,
napravljeni su i vodii. Pored tradicionalnih naina njihovog prezentovanja, okrenuli
smo se i onima u elektronskim oblicima.
Ne beleimo u naim statistikim podacima i godinjim izvetajima
frekvenciju koritenja pojedinih nauno-informativnih sredstava, vodia, sumarnih
ili analitikih inventara od strane istraivaa u itaonici, no ona je znatno manja u
odnosu na broj poseta stranicama na web mrei, gde su neki od njih predstavljeni.
Arhiv i korisnici
u ovom sluaju kada govorimo o korisnicima imamo u vidu samo one
koji dolaze u itaonicu sa namerom da samostalno istrauju u arhivskoj grai.
Kvantitativni podaci daju sliku o vrlo malom broju takvih. U 2012. godini bilo ih
je svega 129 iz zemlje i 23 iz inostranstva. Od domaih ogromna je veina bila iz
Subotice, Bake Topole i Malog Ioa, odnosno upravo sa teritorija koju pokriva
ustanova. Ako se te brojke sagledaju sa veliinom stanovnitva pomenutih optina
196.463 (Subotica 150.534, Baka Topola 34.088, Mali Io - 12.031) ispada da
je samo 0,06% od te populacije koristilo tu vrstu usluga Arhiva. Slina je situacija
i u drugim vojvoanskim arhivima. To ipak ne obeshrabruje arhiviste. Neposredni
susreti sa istraivaima koji imaju svoje specifne teme interesovanja, izazov su za
svakoga arhivskog radnika. I pored toga to im se redovno pomae i sugerie na koji
nain, kojom metodologijom, da tragaju za podacima u arhivskoj grai, koristei
upravo nauno-informativna sredstva, esto im se od strane iskusnijih kolega izlazi
u susret i davanjem vrlo konkretnih podataka, gde u grai mogu da pronau podatke
koji su im neophodni.
U pravcu popularisanja Arhiva, mi smo u dva navrata realizovali
projekte Arhiv i kola, gde smo sa odabranim gimnazijalcima radili na njihovom
osposobljavanju za samostalno arhivsko istraivanje, upravo uz korienje
odgovarajuih nauno informativnih-sredstava. Na tom tragu, irenja uloge i
znaaja arhiva kao javne delatnosti, moramo pored snabdevanja itaonice sa nauno-
informativnim sredstvima i njene dobre organizacije u opsluivanju korisnika, izai
i iskoraiti u iri javni prostor, uiniti dostupnim i olakati pristup arhivskoj grai
svim zainteresovanima. Jedan od naina na koji se to postie upravo je korienje
informacijskog okruenja, novih tehnika i tehnologija.
Vie nego ikada u dananjem pristupu arhivistici korisnik usluga je centralna
fgura, a korisniki zahtevi, samim tim, opredeljujui u procesu obrade i prezentiranja
grae. Korisniki usmereni arhivi, za razliku od ranije tradicionalno orijentisanih
uvara pamenja, nastoje ne samo ispratiti zahteve savremenih korisnika vinih
upotrebi elektronskih sredstava komunikacija i elektronskih izvora informacija, ve
ii i korak ispred. Iskoraci koje u tom smislu pravi savremena arhivistika su danas
284
Stevan MAKOVI
neminovnost, a arhivisti imaju profesionalnu i etiku obavezu da konstantno slede i
podstiu interesovanja dananjih tzv. digitalnih korisnika. Fiziki pristup arhivskoj
grai sve vie se zamenjuje intelektualnim, jer danas praktino uporedo egzistiraju
stvarna arhivska delatnost i ona druga - virtuelna.
Tome se prilagoavaju i korisnici. Taj novi profl korisnika, eli da doe do
traenog cilja na pritisak tipke na raunaru. uobiajeno je pitanje od mnogih koji i
fziki dou do nas: a da li to imate u raunaru?
Staro i novo, isto ili drugaije
ta u stvari sada imamo? Ve vie decenija postoje dokumenta u
tradicionalnom i paralelno u novom, elektronskom formatu, tj. postoje klasini
i elektronski nosioci informacija. Imamo i tradicionalna nauno-informativna
sredstva uporedo sa kompjuterskim programima za obradu arhivske i registraturske
grae. Postoje ve uveliko digitalni uredi, imamo eupravu, eVladu, eSudstvo,
eObrazovanje, eEkonomiju, eTrgovinu, ali i eArhiv.
1
Primena i ovladavanje informaciono-komunikacionim tehnologijama (ICT),
koje omoguavaju da se uspeno servisiraju potrebe korisnika arhiva, namee se
kao conditio sine qua non. Zbog toga i arhivi nastoje da to bolje komuniciraju sa
javnou, bogatei te kanale upotrebom niza novih dostignua na web mrei.
Sutina je da arhivi praktino vie ne mogu da funkciniu van informatikog
miljea. uostalom, arhivi su ve godinama delovi razvojnih strategija novog,
informacionog drutva; one se kreiraju i usvajaju na svetskom, evropskom,
regionalnom i nacionalnom nivou. Razvojni trendovi on line prezentacije su zahvatili i
podruje kulturne batine. u segmentu nauno-informativnih sredstava time se jasno
pokazuje potreba retrospektivne konverzije ranije nainjenih sumarnih i analitikih
inventara u elektronski oblik. To kod nas u nekim varijantama novijih inventara i
ne predstavlja problem, no imamo mnogo sluajeva da su npr. regesta pisana na
ceduljice, ili da ve tampane sveske analitikih inventara nemaju sauvanu svoju
pripremu za tampu, to oteava i komplikuje njihovo prebacivanje u digitalni oblik.
u situaciji kada arhivistika regulativa kod nas nije u potpunosti defnisana,
bazira se na zastarelim zakonskim i strunim propisima, s kraja XX veka, pomalo je
oteano delovanje arhivista u celosti pa time i na planu izrade nauno-informativnih
sredstava.
U Srbiji od kraja 2009. godine postoji Predlog Zakona o arhivskoj grai i
arhivskoj slubi. Arhivski radnici od tada oekuju njegovo usvajanje. Izmeu ostalog
u njemu se o izradi informativnih sredstava u arhivima navodi:
1 Stanislava Blaevi, Zanimanje arhivist aktuelnost ili ne! , Arhivska praksa, br. 15, Tuzla
2012., str. 19. http://www.arhivtk.com.ba/ARHIVSKA%20PRAKSA%2015.pdf
285
Nauno-informativna sredstva i korisnici (teorija i praksa u Istorijskom arhivu Subotica)
lan 46.
Javni arhiv je duan da izrauje informativna sredstva radi intelektualne
zatite arhivske grae i davanja informacija o njoj i iz nje. Arhiv Srbije, uz prethodno
pribavljeno miljenje Arhivskog vea Republike Srbije, donosi uputstva o izradi
informativnih sredstava u skladu sa standardima Meunarodnog arhivskog saveta
(u daljem tekstu MAS).
Vano pitanje jedinstvenog informacionog sistema takoer je dotaknuto:
lan 81.
Javni i specijalni arhivi obrazovani na teritoriji Republike Srbije ine mreu
arhivskih ustanova. Izradom informacionih sistema, arhivi se povezuju u jedinstven
arhivski informacioni sistem i ukljuuju u jedinstveni informacioni sistem Republike
Srbije, kao i u meunarodni arhivski informacioni sistem. Podaci koje sadri
informacioni sistem su javni.
Od kraja XX veka mi imamo Jedinstveni arhivski informacioni sistem Srbije
(JAIS), koji se probno koristio i u naem Arhivu. usled niza tekoa, nije u potpunosti
opravdao oekivanja. Pokazalo se ve od ranije da je on doao do svojih limita. u
iekivanju smo daljih iskoraka na tom polju.
U naem Arhivu
U takvim ne potpuno savrenim okolnostima, nepostojanja jedinstvenog
informacionog sistema, i na Arhiv se trudi da kroz svoju delatnost i rad, usvaja
i primenjuje meunarodne standarde za opisivanje grae, koji su predvieni i
koncipirani upravo za rad u takvim okruenjima, posebno ISAD (G) standard za
opis arhivske grae. To pogotovo dolazi do izraaja kod izrade nauno-informativnih
sredstava, kao to je u naem sluaju bilo kod izrade prve sveske novog Vodia kroz
arhivske fondove i zbirke. Vodi je pisan po Uputstvu za izradu vodia za arhive u
Vojvodini koji je usvojila Redakcija vodia kroz arhivsku grau Srbije 2002. godine.
Za osnovne elemente koji sainjavaju knjigu su odreeni:
predgovor, koji se sastoji od uvoda, istorijata Istorijskog arhiva Subotica,
arhivske grae, napomene korisniku i spiska skraenica,
fondovi, porodini i lini fondovi i zbirke,
popis fondova po klasifkacionoj emi,
imenski registar i
geografski registar.
Prva sveska Vodia kroz arhivske fondove koja se pojavila 2012. godine ima
381 stranicu i obuhvata 220 fondova i zbirki, koji se uvaju u depoima arhiva, a koji
su odabrani po redosledu upisa u ulazni inventar registar ustanove. Na izradi prve
sveske Vodia je radilo vie arhivista. Primenjena je klasifkaciona ema:
286
Stevan MAKOVI
- I Organi vlasti i organe uprave
- II Pravosudni organi
- III Prosveta, nauka i kultura
- IV Privreda
- V Vojska
- VI Drutveno-politike organizacije
- VII Porodini i lini fondovi
- VIII Zbirke
Kod nauno-informativnih sredstava uega tipa stanje je sledee: od 487
fondova i zbirki sumarni inventari postoje za 392, ali je samo njih 33 u digitalnoj
formi. u zadnjim desetleima, obavljali su se poslovi arhivistike obrade i izrade
analitikih inventara za 27 fondova i zbirki. Broj onih izraenih je naravno daleko
vei od broja onih koji su publikovani odnosno tampani.
2
Prvenstveno su se
obraivali fondovi iz ranijih perioda, sa graom na stranim jezicima, latinskom i
nemakom, ali ne samo oni. Tako je, pored sumarnog inventara velikog upravnog
fonda F. 47 Senata grada Subotice koji ima 1.824 jedinice, za pojedina odeljenja
raen i analitiki inventari. Postoji jedan publikovani katalog grae. Broj regesta
iznosi 3.259.
Sva nauno informativna sredstva u elektronskom obliku dostupna su
korisnicima istraivaima na raunaru postavljenom u itaonici upravo za njih.
Na sajtu www.suarhiv.co.rs koji od 2011. godine belei preko 26.000 poseta
imamo poseban deo sa nauno informativnim sredstvima, a u njemu:
Vodi kroz arhivske fondove u pdf formatu, latininu i irilinu varijantu, a
radi se prevod na maarski jezik,
pregled fondova (1-484),
analitiki inventari (F:003 Kartografska zbirka od 1556.-, F:018 Zbirka
plakata 1817.-2002., F:047 Gradsko poglavarstvo Subotica 1918.-1941.,
F:172 Zbirka plakata XII vek-1912., F:180 Zbirka fotografja 1862. - .)
Isto tako na fecebook stranici Arhiva www.facebook.com/pages/Istorijski-
arhiv-Subotica-Historijski-arhiv pored drugih podataka i informacija o arhivskoj
grai, nalazi se pregled fondova.
Na stranici u formi bloga http://suistorija.wordpress.com/naucno-
informativna-sredstva-analiticki-inventari/ koja za godinu dana ima 25.000 poseta,
postavljeno je est analitikih inventara.
Perspektive
Nema nikave sumnje da nauno-informativna sredstva, poev od Vodia
pa do analitikih opisa, slue svakom zainteresovanom korisniku da stekne uvid
u bogatstvo sadrine pisane batine koju uva na Arhiv kao i da mu priblie
2 U naoj ediciji Nauno-informativna sredstva izalo je do sada pet svesaka.
287
Nauno-informativna sredstva i korisnici (teorija i praksa u Istorijskom arhivu Subotica)
mogunost pronalaenja podataka relevantnih za konkretnu temu kojom se bavi.
Ali, ona su samo put, koji se upravo zahvaljujui njima, odnosno trudu arhivista
koji su obraivali grau i izradili ih, suava i skrauje, a koji vodi do pojedinanog
predmeta, odnosno podataka sadranih u njemu. Nadamo se da su podaci o njima,
koje smo plasirali na web mreu, opravdali svoje postojanje i u toj formi. Planovi su
da nastavimo, kako sa daljom izradom novih nauno-informativnih sredstava (radi
se upravo na prevodu prve sveske vodia na maarski jezik), tako i na pisanju druge,
te sumarnih i analitikih inventara. u nainu njihove pripreme i izrade primenjuje
se raunarska tehnika, pa ih imamo u digitalnom obliku, ali ne zanemarujemo ni
klasini tampani oblik. Isto tako nastavljamo i sa konverzijom postojeih u tu
formu, i njihovim daljim postavljanjem na web stranice.
Pored toga zavravamo specifan, a pionirski projekat e-arhiva koji se
bazira na mogunosti online pretraivanja baze podataka, u zadnje doba najvie
traene i koriene grae, crkvenih matinih knjiga. Od dela postojeih pomonih
knjiga, registara-indeksa, kao i samih matrikula, nainjena je mala baza podataka
digitalizovanih snimaka. uz odgovarajue softversko reenje, moe im se pristupiti.
Predvieno je da u prvom koraku postoji mogunost za trojezinu komunikaciju
(srpski, maarski, engleski), a zatim je sve na izvornom jeziku. Traganje se odvija
stepenasto, od odabira teritorije za koju su voene matrikule, preko crkvenih upa,
do hronolokog raspona, abecednog imenika, i konkretnog upisa. Krenuli smo sa
mogunou pretraivanja pomonih knjiga - indeksa za katolike crkvene upe, a
nastavli bi i sa drugim konfesijama. Za sada imamo ukupno 7.832 snimaka, blizu 40
GB podataka.
Na taj nain se korisnicima omoguava direktniji pristup traenoj grai, a
bez potrebe za posredovanjem od strane arhivista izraenih nauno-informativnih
sredstava.
Takav nain pristupa virtualnoj grai moe da nam poslui kao zamiljeni
ideal, ali ini nam se zapravo da je vrlo daleko od mogunosti ire i potpune primene.
u ovom sluaju ta mogunost je olakana zbog specifnosti grae, koju ine knjige,
abecedni upisnici, razvrstani po upama i godinama.
I dalje e korisnici biti upueni da se oslanjaju na tradicionalna nauno-
informativna sredstva, vodie, sumarne i analitike inventare ili na znanje i dobru
volju arhivista.
Summary
The purpose and goal of archival informational aids is to mediate between
the archival material and its users, assisting the researchers in fnding the needed
information in the archival material itself. Our experiences so far on this subject
in our Archives and direction and means in which the archivist should point their
further activities to familiarize standardize models, forms and content of these
288
Stevan MAKOVI
crucial results of the archival work to the researchers. Today, when modern society is
dominated by informational surroundings, it is noticeable that such surroundings are
becoming a rising trend in our feld of work as well. Such fact exposes The Archives
to a complex task of adjusting as well as possible to given surroundings. This task
is realized through the means of presentations and publishing of the informational
aids. We strive to merge and adjust all the former results of archival work to the new
technologies. Besides placing the new edition of The Archival Material Guide on our
web site and series of Analytical descriptions, one of the projects we are working on
is the online register research E-research.
289
Branka MOLNAR
Dravni arhiv u Zagrebu
OTVORENI PRISTUP ZNANSTVENIM INFORMACIJAMA
DOPRINOS ARHIVISTA
Abstrakt: U izlaganju e se opisati znaenje pojma otvoreni
pristup (open access, OA) i to u tome kontekstu znae izrazi golden road
i green road. Predstavit e se neki postojei modeli i inicijative za otvoreni
pristup znanstvenim informacijama te mogunosti doprinos arhivista kao
informacijskih strunjaka u tome nastojanju.
Kljune rijei: Otvoreni pristup, Ingelfingerovo pravilo, samo-
arhiviranje, repozitorij, licenc, golden road, green road.
Abstract: The presentation will describe the meaning of the term open
access and that in this context terms golden road and green Road. We will present
some of the existing models and initiatives for open access to scientifc information
and opportunities contribution archivist as information professionals in this
endeavor.
Keywords: Open access, Ingelfngers rule, autoarchiving, repository,
licenses, golden road, green road.
Uvod
u razdoblju prije uvoenja interneta, znanstvenici su svoje znanstvene lanke
mogli objavljivati iskljuivo u tiskanim specijaliziranim znanstvenim publikacijama
1

koje su izlazile u periodinim vremenskim razmacima, a lanci objavljeni u njima
morali su prethodno biti recenzirani. Meu znanstvenim asopisima postojala je
konkurencija, a njihov se utjecaj i znaaj mogao mjeriti. Najutjecajniji su asopisi
mogli postii i najviu prodajnu cijenu, to je njihovim izdavaima donosilo velike
1 u publikaciji ISBD(CR): meunarodni standardni bibliografski opis serijskih publikacija i druge
neomeene grae, koju je Hrvatsko knjiniarsko drutvo objavilo 2005., asopis se defnira kao izraz
koji se esto upotrebljava za periodiku publikaciju, naroito znanstvenu. Periodika publikacija je
pak vrsta serijske publikacije koja izlazi u redovitim razmacima kraim od godine. Obino sadrava
zasebne lanke,dok je serijska publikacija jedinica neomeene grae, bez unaprijed utvrena kraja
izlaenja, objavljena u uzastopnim zasebnim sveiima ili dijelovima, obino s brojanim podacima.
Primjeri za serijske publikacije obuhvaaju asopise, revije, elektronike asopise, godinje izvjetaje,
novine i nizove omeenih publikacija. O tome: Marijan ember: Vrednovanje biomedicinskih asopisa
u otvorenom pristupu s pomou citatnih pokazatelja, Zagreb, 2007., magistarski rad, str.3.
290
Branka MOLNAR
profte. Budui da objavljivanje znanstvenih radova u utjecajnim asopisima izravno
utjee na znanstveniko napredovanje u karijeri, izdavai takvih publikacija nalazili
su se u povlatenome poloaju. u primjeni je bilo takozvano Ingelfngerovo pravilo
(Ingelfnger Rule), nazvano prema dr. Franzu Ingelfngeru koji dok je bio glavni
urednik New England Journal of Medicine (1967.-1976.) nije htio objaviti ni prihvatiti
nijedan lanak koji je prethodno bio drugdje objavljen ili uinjen javno dostupnim
2
.
Takvo se je pravilo uvrijeilo i meu ostalim publikacijama, to je dodatno doprinijelo
zatvorenosti i ograniavanju pristupa znanstvenim informacijama i radovima.
3
Od subverzivnog prijedloga do GOAL-a
Sa irim uvoenjem interneta 90-ih godina 20. stoljea znanstvenicima su
se otvorile nove mogunosti za brzu razmjenu informacija te su uskoro uvidjeli
da vie ne moraju ekati nekoliko mjeseci ili due da bi njihovi radovi i otkria
bili recenzirani i objavljeni u nekome od znanstvenih asopisa, ve da svoje jo
nerecenzirane rukopise (preprinte) mogu putem mree odmah uiniti vidljivima i
dostupnima kolegama na uvid i razmatranje. U to vrijeme, kanadski psiholog sa
Sveuilita u Montrealu i istraiva u podruju kognitivnih znanosti dr. Stevan
Harnad, osniva asopisa Behavioral and Brain Sciences (1978.) i elektronikoga
asopisa Psycoloquy
4
(1990.) postaje najistaknutiji promotor otvorenoga pristupa
znanstvenim informacijama.
Zastupajui miljenje da najvie koristi od arhiviranja znanstvenih radova
u otvoreno dostupnim elektronikim arhivima zapravo imaju sami znanstvenici
budui da otvoreni pristup znatno poveava vidljivost i citiranost njihovih radova,
Harnad je 1994. svim autorima ezoterinih rukopisa, kako ih je nazvao jer se piu
samo zbog istraivakoga utjecaja, a ne zbog prihoda od autorskih prava, uputio
subverzivni prijedlog (Subversive Proposal),
5
da sve takve rukopise arhiviraju na
nekima od anonimnih FTP posluitelja ili web servera.
Harnad 1997. osniva CogPrints, elektroniki arhiv u kojem autori
samoarhiviraju svoje rukopise iz podruja kognitivnih znanosti
6
, a ve 1998. pokree
American Scientist Open Access Forum koji 2011. prerasta u Global Open Access
List, GOAL. U prolegomeni GOAL-a, Harnad istie da otvoreni pristup nije vie
samo ameriko ili znanstveniko pitanje nego je postao globalni pokret s ciljem da
2 http://www.councilscienceeditors.org/fles/scienceeditor/v25n6p195-198.pdf
3 ini se da se pravilo danas sve rjee rabi iako je to teko procijeniti, jer mnogi asopisi na svojim
web stranicama ne navode eksplicitno. O tome: Peter Suber: to trebaju uiniti znanstvene ustanove
i izdavai da bi omoguili otvoreni pristup?, Ruer, Vol. 5, broj 3 / 4, oujak/travanj, 2004., 6. (http://
fulir.irb.hr/199/1/Rudjer%282004%29vol5_br3_4.pdf)
4 Interdisciplinarni otvoreno dostupni asopis koji je izlazio od 1990. do 2002. i bio
sponzoriran od Amerike psiholoke udruge (American Psychological Association, APA).
5 Scholarly Journals at the Crossroads:A Subversive Proposal for Electronic Publishing / An
Internet Discussion about Scientifc and Scholarly Journals and Their Future,
http://eprints.soton.ac.uk/253351/, http://eprints.soton.ac.uk/253351/1/toc.html
6 Arhiv je pohranjen na posluiteljima Sveuilita u Southamptonu, a sadri preko 2000
slobodno dostupnih lanaka.
291
Otvoreni pristup znanstvenim informacijama doprinos arhivista
svih 2,5 milijuna lanaka publiciranih svake godine na Zemlji u 25.000 recenziranih
asopisa iz svih podruja znanosti i na svim jezicima postane slobodno dostupno
svakome na internetu.
7
BBB defnicija
Prema dr. Peteru Suberu, direktoru Harvard Open Access projekta
8
,
Budimpetanska inicijativa
9
(Budapest Open Access Initiative) iz veljae 2002.,
Izjava iz Bethesde
10
(Bethesda Statement on Open Access Publishing) iz lipnja
2003. i Berlinska deklaracija o slobodnom pristupu znanju u prirodnim, drutvenim i
humanistikim znanostima (Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the
Sciences and Humanities)
11
iz listopada 2003. najvanije su i najutjecajnije defnicije
pokreta za otvoreni pristup (OA movement). Suber ih ponekad zajedno naziva BBB
defnicijom
12
.
Najvanija inicijativa, u kojoj je otvoreni pristup dobio jasnu i opeprihvaenu
defniciju je Budimpetanska inicijativa
13
(Budapest Open Access Initiative, BOAI)
iz 2002. godine. Inicijativu je pokrenuo Institut za otvoreno drutvo, a do danas ju je
potpisalo 660 organizacija i 5743 pojedinca
14
.
BOAI tumai da otvoreni pristup (Open Access, OA) znanstvenoj literaturi
podrazumijeva slobodnu dostupnost na javnom internetu, s time da se korisnicima
doputa itanje, preuzimanje, umnoavanje, distribuiranje, ispis, pretraivanje
ili stavljanje poveznica na cjeloviti tekst ovih lanaka, njihovo indeksiranje (...)
ili koritenje u bilo koju zakonitu svrhu, bez ikakvih fnancijskih, pravnih ili
tehnikih prepreka (...). Jedino ogranienje reprodukciji i distribuciji i jedina uloga
autorskopravne zatite u tome se kontekstu sastoji od toga da se autorima osigura
nadzor nad cjelovitou vlastitog djela, kao i pravo da ih se na ispravan nain citira.
15
7 The Global Open Access List (GOAL) is the successor of the American Scientist Open Access
(AmSci) Forum, which was the frst Open Access Forum, begun in 1998 and hosted for 13 years (1998-
2011) by Sigma Xi. (http://mailman.ecs.soton.ac.uk/mailman/listinfo/goal)
8 http://cyber.law.harvard.edu/research/hoap
9 http://www.budapestopenaccessinitiative.org/
10 http://legacy.earlham.edu/~peters/fos/bethesda.htm
11 http://oa.mpg.de/lang/en-uk/berlin-prozess/berliner-erklarung/
12 The three major public defnitions of open access are contained in the Budapest, Bethesda,
and Berlin public statements. Even though these three defnitions differ from one another in small ways
(which I explored in SOAN for 8/4/03), they agree on the essentials. Let me refer to them collectively, or
to their common ground, as the Budapest-Bethesda-Berlin or BBB defnition of open access. (http://
legacy.earlham.edu/~peters/fos/newsletter/09-02-04.htm#progress)
13 O tome: Iva Melinak Zlodi: Otvoreni pristup znanstvenim informacijama, Ruer, Vol. 5, broj
3/4, oujak/travanj, 2004., str. 3. (http://fulir.irb.hr/199/1/Rudjer%282004%29vol5_br3_4.pdf)
14 http://www.budapestopenaccessinitiative.org/list_signatures
15 Cjeloviti tekst Deklaracije na engleskome jeziku v. na: Http://www.soros.org/openaccess/read.
shtml
292
Branka MOLNAR
Ovdje treba napomenuti da su se usporedo s pokretom za otvoreni pristup
razvijale i takozvane Creative Commons (CC) licence
16
utemeljene na autorskome
pravu i pravovaljane u itavom svijetu, koje pomau autorima da zadre svoja autorska
i srodna prava, a istovremeno drugima doputaju da umnoavaju, distribuiraju i na
neke naine koriste njihova djela, barem u nekomercijalne svrhe.
Taj je proces doveo do razlikovanja dva stupnja otvorenoga pristupa:
gratis OA je besplatan online pristup,
libre OA je besplatan online pristup s nekim dodatnim korisnikim pravima,
pri emu se mogu koristiti CC licence.

Budimpetanska inicijativa otvoreni pristup zahtijeva samo za znanstvenu
literaturu koju autori inae objavljuju, odnosno daju na koritenje izdavaima
i itateljima bez ikakve novane naknade. To su ponajprije recenzirani radovi iz
znanstvenih asopisa, radovi u zbornicima, ali i svi nerecenzirani radovi koje
znanstvenici ele uiniti online dostupnima.
Kako bi se postigao otvoreni pristup ukupnoj znanstvenoj literaturi, BOAI
predlae dvije komplementarne strategije:
1. Samoarhiviranje i izgradnja mree institucionalnih ili disciplinarnih
repozitorija znanstvenih radova (zeleni put, green road, OA arhivi).
u skladu s tim naelom, sve vie znanstvenih ustanova ustrojava otvorene
arhive u kojima pohranjuju svoju znanstvenu produkciju i time je ine
vidljivijom i utjecajnijom. Ako su ti arhivi usklaeni sa zahtjevima
protokola za prikupljanje (harvestiranje) metapodataka prema Open
Archives Initiative, oni su tada interoperabilni te korisnici lako mogu
pronai njihove sadraje, a da ne moraju unaprijed znati kakvi sve
arhivi postoje, gdje se nalaze i to sadre.
17
Meu najveim su primjerima
MIT
18
, Australian National University
19
, Max Planck Society
20
, CERN
21
i
druge institucije.
Zbog razliitih razina dozvola koje izdavai mogu dati autoru, naknadno se
model samoarhiviranja razvio u nekoliko kategorija: uti put arhiviraju
se samo radovi prije publiciranja (preprints), plavi put samo radovi
nakon publiciranja (postprints) i zeleni put radovi i prije i nakon objave
u publikacijama.
22

16 http://creativecommons.org/licenses/ , http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/hr/
17 A Very Brief Introduction to Open Access by Peter Suber (http://legacy.earlham.edu/~peters/fos/
brief.htm )
18 http://dspace.mit.edu/
19 Eprints Repository, http://anulib.anu.edu.au/eprints_redirect/redirector.html?what=http://eprints.
anu.edu.au/
20 eDoc server, http://edoc.mpg.de/
21 Document Server CDS, http://cds.cern.ch/
22 Prema: E. Krelja Kurelovi, S. Rako, J. Tomljanovi: Prihvaanje otvorenog pristupa u znanosti i
obrazovanju. Zbornik Veleuilita u Rijeci. Vol. 1 (2013), No. 1, pp. 2, 3 (http://hrcak.srce.hr/fle/152087 )
293
Otvoreni pristup znanstvenim informacijama doprinos arhivista
Peter Suber primjeuje da Ingelfngerovo pravilo kao i nesigurnost
oko toga gdje ono vrijedi, odvraaju autore od pohranjivanja svojih
nerecenziranih rukopisa (preprinta) u OA arhivima
23
i zakljuuje da
je najbolji nain da asopisi uklone ovu prepreku tako da napuste ili
modifciraju Ingelfngerovo pravilo i da to javno iskau. Suber smatra i da
fnancijeri istraivanja mogu potaknuti autore time to e traiti otvorenu
dostupnost rezultata onih istraivanja koje fnanciraju, pri emu bi uvaili
i opravdane iznimke poput tajnih istraivanja ili patentabilnih otkria.
2. Stvaranje novih otvoreno dostupnih asopisa ili pretvaranje starijih asopisa
s pretplatom u otvoreno dostupne (zlatni put, golden road).
Otvoreno dostupni asopis (open access journal ili OA journal) je asopis
koji nudi sve svoje cjelovite radove na mrei, bez odgode, a za to ne
naplauje itateljima ni njihovim institucijama. umjesto pretplatom,
otvoreno dostupni asopisi fnanciraju se donacijama sponzora (vlade,
ministarstva, razne agencije), sredstvima strukovnih i znanstvenih udruenja
ili sveuilita, proftom od reklama ili naknadama koje plaaju autori za
objavljivanje svojih tekstova
24
. Mogue je takoer da asopis prodaje svoje
tiskano izdanje, ali dozvoljava otvoreni pristup mrenoj inaici.
Na sveuilitu u Lundu stvoren je Direktorij otvoreno dostupnih asopisa
25

(Directory of Open Access Journal, DOAJ) koji okuplja sve znanstvene i
strune asopise koji provode kontrolu kvalitete objavljenih radova, a nude
svoje sadraje besplatno online (ak i onda kad naplauju pretplate za
tiskane inaice).
26

Izjava iz Bethesde
27
usvojena u lipnju 2003. polazi od uvjerenja da e otvoreni
pristup biti bitna komponenta znanstvenoga izdavatva u budunosti, te da bi radovi
koji se odnose na rezultate tekuih znanstvenih istraivanja morali biti otvoreno
dostupni i slobodno iskoristivi to je vie mogue. Izdavatvo je prepoznato kao
sastavni dio istraivakoga procesa, a trokovi publiciranja kao dio trokova
istraivanja. Stoga se knjinicama preporuuje da razvijaju i podravaju mehanizme
za prijelaz na OA izdavatvo, da poduavaju korisnike blagodatima otvorenoga
pristupa u izdavatvu, te da u svojim katalozima i bazama podataka istiu asopise s
otvorenim pristupom.
23 http://fulir.irb.hr/199/1/Rudjer%282004%29vol5_br3_4.pdf , str. 6.
24 Tako je ugledni asopis BioMed Central uveo tzv. autor plaa model pa e tako autor koji eli
objaviti lanak u nekom njihovom asopisu platiti naknadu od 500$, ali e njegov rad biti slobodno
dostupan svim zainteresiranim itateljima. Prema: Iva Melinak Zlodi: Otvoreni pristup znanstvenim
informacijama, Ruer, Vol. 5, broj 3/4, oujak/travanj, 2004., str. 3. (http://fulir.irb.hr/199/1/
Rudjer%282004%29vol5_br3_4.pdf)
25 www.doaj.org
26 Iva Melinak Zlodi: Otvoreni pristup znanstvenim informacijama, Ruer, Vol. 5, broj 3/4,
oujak/travanj, 2004., str. 3. (http://fulir.irb.hr/199/1/Rudjer%282004%29vol5_br3_4.pdf)
27 http://legacy.earlham.edu/~peters/fos/bethesda.htm
294
Branka MOLNAR
asopisima se preporuuje da omogue otvoreni pristup za svaki istraivaki
lanak objavljen u njihovim tiskanim izdanjima, da defniraju raspored prelaska na
model otvorenoga pristupa, da surauju s drugim OA izdavaima i zainteresiranim
stranama radi razvoja alata za olakavanje objavljivanja rukopisa u standardiziranim
elektronikim formatima pogodnima za arhiviranje i uinkovito pretraivanje, te da
osiguraju da OA modeli smanjuju prepreke i fnancijska optereenja istraivaima,
osobito u zemljama u razvoju.
Berlinska je deklaracija o otvorenome pristupu znanstvenome znanju
28

sastavljena u listopadu 2003., a do danas ju je potpisalo 436
29
znanstvenih organizacija
u svijetu.
u cilju postizanja to vee dobrobiti za znanost i drutvo, Deklaracija
proiruje zahtjev za otvorenim pristupom, te ga usmjerava ne samo na znanstveno
izdavatvo nego i na cjelokupno podruje stvaranja znanja i na kulturnu batinu, te
izrijekom spominje ne samo knjinice nego i muzeje i arhive.
Potpisnici Deklaracije uviaju da nam po prvi put, internet danas nudi priliku
za izgradnju globalnog i interaktivnog prikaza ljudskog znanja, ukljuujui kulturnu
batinu, kao i jamstvo dostupnosti tome znanju u itavom svijetu, predviaju da
e zbog toga doi do promjene u naravi znanstvenog izdavatva kao i postojeeg
sustava osiguravanja kakvoe, te nastoje odrediti postupke koje politiari,
istraivake ustanove, ustanove koje novano podupiru znanost, knjinice, arhivi i
muzeji trebaju razmotriti.
Radi ostvarenja vizije globalnog i dostupnog prikaza znanja budui Web
mora biti odriv, interaktivan i transparentan, a sadraj i softverski alati moraju biti
otvoreno dostupni i kompatibilni.
Deklaracija trai od svakog pojedinog proizvoaa znanstvenog znanja i
vlasnika kulturne batine da doprinesu otvorenome pristupu izvornim rezultatima
znanstvenih istraivanja, sirovim podacima i metapodacima, izvornicima, digitalnim
oblicima slikovnih i grafkih dokumenata ili znanstvenom multimedijskom graom.
Prema Deklaraciji, doprinosi otvorenom pristupu moraju zadovoljavati dva uvjeta:
1. Autor(i) i nositelj(i) prava na takav doprinos jame svim korisnicima
slobodno, neopozivo, globalno pravo pristupa i doputenje da umnoe,
koriste, distribuiraju, prenesu i prikau djelo, te pravo na izradu i distribuciju
izvedenih djela, na bilo kojem digitalnom mediju za svaku odgovornu svrhu,
uz odgovarajuu napomenu o autorstvu (standardi zajednice e i nadalje
osiguravati mehanizme za provoenje odgovarajueg pripisivanja autorstva
i odgovornog koritenja objavljenog djela, kao to to ine i sada), kao i
pravo na izradu manjeg broja tiskanih primjeraka djela za osobnu upotrebu.
28 Tekst Deklaracije na engleskome jeziku dostupan je na: http://oa.mpg.de/lang/en-uk/berlin-
prozess/berliner-erklarung/. Hrvatski prijevod sastavile su Iva Melinak Zlodi, Jadranka Stojanovski,
Marina Mayer, a dostupan je na: http://fulir.irb.hr/199/1/Rudjer%282004%29vol5_br3_4.pdf , str. 16.
29 http://oa.mpg.de/lang/en-uk/berlin-prozess/signatoren/
295
Otvoreni pristup znanstvenim informacijama doprinos arhivista
2. Cjelovita verzija djela kao i svi priloeni materijali, ukljuujui napomenu
o doputenju kako je navedeno gore, pohranjuje se (i stoga objavljuje) u
odgovarajuem standardnom elektronikom obliku u najmanje jednom
online spremitu koje koristi prikladne tehnike standarde (kao to je
Open Archive protokol) i kojeg podrava i odrava akademska ustanova,
znanstvena udruga, vladina agencija ili druga etablirana organizacija koja
hoe omoguiti otvoreni pristup, neogranienu distribuciju, interoperabilnost
i dugoronu pohranu.
Svjesni injenice da proces prijelaza na otvoreni pristup mijenja postupke
diseminacije znanja s obzirom na pravne i fnancijske aspekte, inicijatori i potpisnici
Deklaracije nastojat e poticati istraivae da objavljuju svoje radove u skladu s
naelom otvorenog pristupa, a imatelje kulturne batine da omogue dostupnost
svojih izvora na internetu. ujedno e se razvijati metode vrednovanja otvoreno
dostupnih doprinosa i online asopisa (kako bi se odrali standardi kakvoe i dobre
znanstvene prakse), zagovarat e se priznavanje otvoreno dostupnih publikacija pri
napredovanju u zvanjima kao i unutarnja mjerila doprinosa infrastrukturi otvorenog
pristupa (razvoj softverskih alata, osiguravanje sadraja, stvaranje metapodataka ili
objavljivanje pojedinanih lanaka).
Doprinos arhivista primjeri iz Hrvatske
Arhivske ustanove kao imatelji kulturne batine ukljuuju se u prijelaz
na otvoreni pristup znanstvenome znanju i kulturnoj batini putem digitalizacije
izvornoga arhivskoga gradiva i objave takvih digitalnih zbirki na internetu
30
te putem
objavljivanja obavijesnih pomagala i ostalih arhivistikih strunih i znanstvenih
radova u otvoreno dostupnim repozitorijima radova ili u online asopisima.
Portal Hrvatska znanstvena bibliografja
31
(Croatian Scientifc Bibliography,
CROSBI) ustanovljen je 1997. s nastojanjem da se osigura pristup svim informacijama
relevantnima za znanost i znanstvena istraivanja u Republici Hrvatskoj. CROSBI
je online bibliografja s mogunou unosa i pretraivanja putem web suelja, a
zajedniki su ga realizirali raunalni i informacijski strunjaci Ministarstva znanosti,
obrazovanja i sporta i Knjinice Instituta Ruer Bokovi. u njegovu se sredinjem
repozitoriju danas nalazi 16.000 lanaka s cjelovitim tekstom
32
, a, izmeu ostaloga,
sadri i bibliografske podatke i pojedine radove hrvatskih arhivista. Dr. Jadranka
Stojanovski, jedna od inicijatora osnivanja CROSBI-ja, smatra da bi broj pohranjenih
lanaka mogao biti mnogo vei kada uskoro znanstvena zajednica shvati da joj
30 Na primjer: http://arhinet.arhiv.hr/_Pages/Pretrazivanje_OnLineBastina.aspx, http://www.daz.hr/
web/galerija/stari-zagreb/ulice itd.
31 http://bib.irb.hr/o_projektu
32 Podatak prema: Jadranka Stojanovski, Alen Vodopijevec: Open Access in Croatia (http://www.
serscida.eu/en/component/attachments/download/48 )
296
Branka MOLNAR
u recenzijskom postupku nisu potrebni izdavai, barem ne oni koji na (tuem)
znanstvenom radu zgru ogromne profte. Istie da autore treba poduiti da se
svog intelektualnog vlasnitva nad radom odriu jedino i iskljuivo potpisom na
dokument koji regulira odnose izmeu izdavaa i autora te naglaava da dostupnost
cjelovitog teksta rada znanstvenicima iz srodnih podruja moe samo doprinijeti
njihovom znanstvenom ugledu. Takoer plagijate je neuporedivo lake otkriti kada
je sve svima dostupno, koliko god je to moda teko povjerovati.
33
Hrvatsko informacijsko i dokumentacijsko drutvo (HID)
34
je zajedno sa
sestrinskim udrugama, to jest s Hrvatskim knjiniarskim drutvom
35
, Hrvatskim
informatikim zborom
36
i Zagrebakim arhivistikim drutvom
37
2003. pokrenulo
inicijativu za osnivanjem sredinjega portala hrvatskih znanstvenih i strunih
asopisa. Mr. Tibor Tth, dugogodinji predsjednik HID-a, ovako je objasnio razloge
pokretanja te inicijative: Treba znati da u Hrvatskoj izlazi preko 200 znanstvenih
i strunih asopisa i svi oni izlaze manje ili vie redovito samo zahvaljujui
fnancijskim sredstvima dobivenim od Ministarstva znanosti obrazovanja i sporta,
znai sredstvima poreznih obveznika. (...) Glavni je cilj postii maksimalnu vidljivost
naih asopisa u svijetu preko jednog centralnog portala, na taj nain omoguiti
univerzalnu dostupnost tih asopisa i lanaka bilo gdje, bilo kada i bilo kome u
svijetu. Preko toga e sigurno porasti itanost, moda i citiranost i konano i faktor
njihovog utjecaja.
38
Kao rezultat navedene inicijative nastao je HRAK
39
, sredinji portal domaih
znanstvenih i strunih asopisa. Izradio ga je zagrebaki Sveuilini raunski centar
(SRCE)
40
uz fnancijsku podrku Ministarstva znanosti, obrazovanja i sporta. Nakon
to je 15. veljae 2006. predstavljen javnosti i otvoren svim domaim redakcijama
za unos lanaka i pripadajuih bibliografskih detalja iz svojih najnovijih, ali i starijih
brojeva
41
, HRAK danas sadri 327 asopisa, odnosno 90.377 lanaka s cjelovitim
tekstom.
Sredinji hrvatski arhivistiki asopis Arhivski vjesnik, iji je izdava
Hrvatski dravni arhiv, zastupljen je u Hrku s cjelovitim lancima iz svoja 23
broja (od broja 33/1989. do broja 55/2012.). Arhivski vjesnik promie arhivistiku
kao autonomnu znanstvenu disciplinu. Arhivska teorija i praksa u sreditu su
njegova interesa, s naglaskom na suvremenim tendencijama razvoja novih medija i
33 Intervju - J. Stojanovski: uloga knjinice u osiguravanju otvorenog pristupa. Ruer, Vol. 5, broj
3/4, oujak/travanj, 2004., str. 13. (http://fulir.irb.hr/199/1/Rudjer%282004%29vol5_br3_4.pdf)
34 http://www.hidd.hr/
35 www.hkdrustvo.hr
36 www.hiz.hr
37 www.daz.hr/zad
38 Intervju - T. Tth: Kriza znanstvenih asopisa i otvoreni pristup kao mogue rjeenje. Ruer, Vol.
5, broj 3/4, oujak/travanj, 2004., str. 10-12. (http://fulir.irb.hr/199/1/Rudjer%282004%29vol5_br3_4.
pdf)
39 http://hrcak.srce.hr
40 www.srce.hr
41 http://daz.hr/arhol2/otvoren-pristup-hrvatskim-znanstvenim-i-strucnim-casopisima/
297
Otvoreni pristup znanstvenim informacijama doprinos arhivista
informacijskih tehnologija koje bitno utjeu na struku kao i na suvremenome records
managementu.
42
HRAK takoer sadri lanke iz 19 svezaka Vjesnika istarskog arhiva iz
razdoblja od 1991. do 2012. godine. Vjesnik istarskog arhiva (VIA) je znanstveni
asopis koji izdaje Dravni arhiv u Pazinu. u njemu se objavljuju radovi o najiroj
problematici povijesti Istre s gledita razliitih drutvenih i humanistikih disciplina
temeljenih na istraivanjima izvornog gradiva pohranjenog u Dravnom arhivu u
Pazinu ili u tuzemnim odnosno inozemnim arhivima koji posjeduju gradivo istarske
provenijencije. Osim takvih lanaka VIA objavljuje i druge priloge od znanstvenog
i strunog interesa: transkripcije i transliteracije manjih cjelina izvornog gradiva,
strune radove s polja arhivistike, izvjea i biljeke o djelatnosti Dravnog arhiva u
Pazinu, recenzije, prikaze knjiga i periodike, osvrte, obavijesti i slino.
43

u Hrku je zastupljeno i svih 18 brojeva asopisa Fontes: izvori za hrvatsku
povijest (od prve godine njegova izlaenja, 1995., pa do 2012.). Izdava asopisa
Fontes takoer je Hrvatski dravni arhiv.
Zagrebako arhivistiko drutvo pokrenulo je 2004. web portal ArhOL
Arhivistika OnLine.
44
ArhOL je zamiljen kao otvoreno dostupan zbornik lanaka
iz arhivistike i srodnih struka odnosno repozitorij radova koje autori i inae
objavljuju ili daju na koritenje izdavaima i itateljima bez novane naknade. u
ArhOL-u se nalaze recenzirani lanci iz znanstvenih i strunih asopisa i zbornika,
ali i nerecenzirani, kao i dotad neobjavljeni radovi koje autori ele uiniti online
dostupnima.
45

ArhOL je smjeten na poddomeni web stranice Dravnoga arhiva u Zagrebu,
a njegova prva verzija (od 2004. do 2012.) bila je napravljena od statinih html
stranica i pruala je vrlo ograniene mogunosti pretraivanja. Pratei razvoj web
tehnologije, drugo je izdanje ArhOL-a, na webu od 2013., kreirano u Wordpress-u,
open source CMS/blogg platformi
46
koja je izabrana zbog svoje feksibilnosti.
Budui da se Wordpress jednostavno prilagoava i mogu mu se dodati alati, odnosno
funkcije drutvenih mrea, svaki ArhOL-ov lanak sadri ikone za dijeljenje putem
drutvenih mrea (Facebook, Google+, Tweet) i putem elektronike pote. Na taj se
nain poveava dostupnost lanaka i mogunosti njihova citiranja. Koristei svojstva
Wordpress-a, ArhOL takoer prua mogunost autorima lanaka da kao registrirani
suradnici sami ureuju svoje lanke na portalu, piu blogove, ostavljaju komentare i
prema elji otvaraju relevantne rasprave.
ArhOL je otvoren svim strunjacima iz arhivske i srodnih struka, ne samo
u Hrvatskoj, nego i u cijeloj regiji i ire, te se nastoji potvrditi kao portal na kojem
42 http://hrcak.srce.hr/arhivski-vjesnik
43 http://hrcak.srce.hr/vjesnikistarskogarhiva
44 http://daz.hr/arhol2/
45 lanci na ArhOL-u se objavljuju pod CC BY-NC licencom (http://creativecommons.org/licenses/
by-nc/3.0/deed.hr), ali svaki autor moe, ako to eli, naznaiti dodatna ogranienja pri koritenju svojih
radova.
46 Prema statistikama Wordpress je najpopularniji CMS u upotrebi danas: http://trends.builtwith.
com/cms, http://w3techs.com/technologies/overview/content_management/all
298
Branka MOLNAR
e arhivisti i ostali informacijski strunjaci uvijek moi pronai relevantne lanke i
ujedno biti motivirani za razmjenu znanja i trajnu pohranu svojih radova.
Zakljuak
u poecima svoga razvoja, otvoreni se pristup odnosio uglavnom na
znanstveno izdavatvo, odnosno na znanstvenu publicistiku. S napretkom digitalne
tehnologije i sve vee prisutnosti interneta otvoreni se pristup poeo zahtijevati za
sva podruja ljudskoga znanja kao i za kulturnu batinu. Kao imatelji, upravitelji
i uvari kulturne batine, arhivisti se u taj proces ukljuuju objavom obavijesnih
pomagala koja sadre podatke i metapodatke o izvornome gradivu, digitalizacijom
izvornoga gradiva i omoguavanjem njegove online dostupnosti, te objavljivanjem
svojih radova u otvoreno dostupnim repozitorijima i elektronikim asopisima.
Summary
Started with an Internet expansion in early 1990-s, Open Access (OA) is
defned by BOAI (2002) as follows: By Open Access, we mean its free availability
on the public internet, permitting any users to read, download, copy, distribute, print,
search, or link to the full texts of these articles, crawl them for indexing, pass them as
data to software, or use them for any other lawful purpose, without fnancial, legal,
or technical barriers other than those inseparable from gaining access to the internet
itself. The only constraint on reproduction and distribution, and the only role for
copyright in this domain, should be to give authors control over the integrity of their
work and the right to be properly acknowledged and cited.
Open Access can be implemented as green road, when authors publish
in any journal and then self-archive a version of the article for free public use in
repositories, or as golden road, when authors publish immediate in an open access
journal.
Gratis Open Access is no-cost online access, libre Open Access is gratis
open access with some additional usage rights.
As the holders, managers and keepers of cultural heritage, archivist support
Open Access by providing their resources on the Internet and publishing theirs
articles in repositories and OA journals.
299
Dr. Bojan HIMMELREICH
Historijski arhiv Celje
ARHIVSKO GRADIVO O PROGNANICIMA IZ REPUBLIKE
BOSNE I HERCEGOVINE NA TERITORIJU REPUBLIKE
SLOVENIJE U PERIODU 1991. - 1995.
Abstrakt: Ratna dejstva u Bosni i Hercegovini su u periodu od 1992. do
1995. god. protjerala u Sloveniju mnotvo izbjeglica. lanak pokazuje, koji dravni
organi i humanitarne organizacije su sainile arhivsko gradivo nekih, s njihovim
boravkom povezanih strana, koje nisu bile iroko javno razmatrane. Rije je o odnosu
Crvenog kria Slovenije s drugim humanitarnim organizacijama, odnos prognanika
prema novoj realnosti i psihosocijalna pomo, koju su dobili u novoj sredini.
Kljune rijei: Prognanici (izbjeglice), Bosna i Hercegovina, Crveni kri,
humanitarne organizacije, psihosocijalna pomo.
Abstract: War activities in Bosnia and Herzegovina have in the period 1992.
to 1995 led many refugees to Slovenia. This article demonstrates that government
agencies and humanitarian organizations are made up of some archives, with their
area related parties, which have not been widely discussed in public. It is about
respect the Red Cross of Slovenia with other humanitarian organizations, the ratio
of refugees to the new reality and psychosocial support, which they won in the new
environment.
Keywords: Internally displaced persons (refugees), Bosnia and Herzegovina,
the Red Cross, a humanitarian organization, psychosocial support.
Uvodne naznake
u godinama, kada je rat na teritoriju bive Jugoslavije pogodio takoer
novonastalu Republiku Bosnu i Hercegovinu, ratna stradanja su potjerala u bjekstvo
mnotvo njenih dravljana. Dio njih se krae ili due vrijeme zadrao u Sloveniji.
Nepunu godinu prije dolaska prognanika sa podruja Bosne i Hercegovine, slovenski
dravni organi i humanitarne organizacije provjeru svoje osposobljenosti su doivjeli
s talasom izbjeglica s podruja Hrvatske. Prvi su poeli dolaziti poetkom avgusta
1991., tako da ih je poetkom decembra bilo oko 22.000, a do kraja aprila 1992. godine
njihov broj se smanjio na 5.000.
1
Pred kako veliki problem su postavili mjerodavne