Support de formation

Postes cible: Pilotes des processus, Responsables QHSE projet.
W. SELLEMI, 2012
Révision 00
Gestion des documents
EMCO Engineering, Management & Contracting
Sommaire
1- Définitions
2- Cycle de vie d’un document organisationnel

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W. SELLEMI, Septembre 2012
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 Document: support d’information. (ISO9000:2005)
Le support peut être papier , disque informatique magnétique, électronique ou optique,
photographie ou échantillon étalon ou une combinaison de ceux-ci.
 Document organisationnel: Document contenant et véhiculant une description d’une ou
plusieurs exigence du système de management intégré de EMCO.
Types de documents organisationnels: Processus (PR), Procédure (PQ), Tableau (TB),
Instruction (IS), Formulaire (FQ) et Liste (LQ).
 Enregistrement : Document faisant état des résultats obtenus ou apportant preuve de la
réalisation d’une activité. (ISO9000:2005)
Certains enregistrement peuvent nécessité un suivi des révisions (Exp: document
d’études, Planing …)

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1. Définitions
W. SELLEMI, Septembre 2012
2. Cycle de vie d’un document organisationnel
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Edition de la nouvelle
révision
Mise en œuvre
Remplacement /
Retrait
Rédaction, Vérification, Revue après mise en essai,
Vérification après mise en essai, Approbation
Diffusion, Suivi de la de mise en essai, Supervision
Préemption, Archivage
Demande de document
Identification
Revue
2.1. Demande de création /de remplacement d’un document organisationnel
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W. SELLEMI, Novembre 2012
Demande de création / de
remplacement d’un document
Création Remplacement
Création de la révision 00
du document
Création de la révision n+1
du document révision n
Responsabilités
Demande: tout utilisateur du document
Enregistrement
Fiche demande de création d’un
document (FQ-SMI-09, révision en
vigueur)
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Evaluation de la demande
Demande non acceptée
par le pilote du
processus
Justification de la décision et classement de la demande
Responsabilités
Pilote du processus concerné par le
document

Enregistrement
Fiche demande de création d’un
document (FQ-SMI-09, révision en
vigueur)
Demande acceptée par
le pilote du processus
1- Décision concernant la mise en essai du document
2- Communication de la demande au responsable QHSE
pour approbation
2.1. Demande de création /de remplacement d’un document organisationnel
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Approbation de la demande
Evaluation du besoin
Vérification de la faisabilité de l’action demandé par rapport
aux exigences du SMI et aux exigences normatives.
Responsabilités
Responsable QHSE

Enregistrement
Fiche demande de création d’un
document (FQ-SMI-09, révision en
vigueur)
Evaluation de l’impact
de la demande
Détermination de la liste des documents organisationnels
qui doivent être revues suite à l’action demandée.
Rq: Si la demande engendre une modification d’un document relatif à un autre processus,
le responsable QHSE émet une demande de document au pilote du dit processus et
suspend l’approbation de la demande initiale jusqu’a l’acceptation de la deuxième
demande
2.1. Demande de création /de remplacement d’un document organisationnel
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2.2. Identification d’un document organisationnel
L’identification d’un document consiste à lui affecter un code document (cas de
nouveau document) sinon d’incrémenter sa révision par 1.
Responsable
Responsable QHSE
Structure
XX-YYY-nn rev mm








Numéro de la révision
Numéro du document
Processus concerné par le document (SMI – HSE – COM –
MRP – ETU – PRO – AST – GRH)
Type du document (PR - PQ – TB – IS – FQ – LQ )
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2.3. Edition de la révisons du document

Le pilote du processus concerné par la création ou la mise à jour du document ouvre une
nouvelle fiche document interne, FQ-SMI-01 révision en vigueur, dans laquelle il précise:
• Les données identifiants le document ( identifiant, type, responsable, lieu de
classement...)
• Les responsables et les délais de réalisation de l’action.
• La liste des révisions relatives au document.


Création de la fiche document interne
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• Rédaction: assurée par le rédacteur désigné par le pilote du processus et conformément
à la description convenue lors de la demande.
• Vérification: assurée par le responsable QHSE ou un personne désignée par ce dernier.
• Revue et vérification après mise en essai selon les évaluations collectées au prés des
utilisateurs du document.
• Approbation: assurée par le Directeur concerné selon les exigences de la procédure de
gestion des documents organisationnels, PQ-SMI-01 version en vigueur.







Etapes de la création du document
2.3. Edition de la révision du document
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Le suivi de la création / mise à jour du document est assurée par le pilote du processus
concerné. ce dernier veille :
• Au respect des différentes étapes de création du document.
• A la mise à jour de la fiche document interne et de l’état de suivi des documents relatifs
au processus.
• A la collecte des évaluations des utilisateurs suite à la mise en essai du document.








Suivi de la création /mise à jour du document
2.3. Edition de la révision du document
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2.4. Mise en œuvre d’un nouveau document
Classement et diffusion du document
Classement papier
Classement
informatique
1. Classeurs
documents SMI
2. Classeurs partage
SMI
1.QHSE
(serveur administratif)
2. Partage SMI
(serveur administratif)
3. Partage SMI
(serveur technique)
Responsabilités
Responsable QHSE

Responsabilités
Pilote du processus

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2.4. Mise en œuvre d’un nouveau document

La communication concernant le document consiste à former et
informer les éventuel utilisateurs de son contenu
La communication est assurée:
1. par le pilote du processus
2. après la diffusion du document
3. lors de l’encadrement ou de la formation d’un nouveau utilisateur.
4. prouvée par un enregistrement conservé (E-mail de diffusion, PV de
réunion, Fiche réunion hebdomadaire …)
Classement et diffusion du document
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2.4. Mise en œuvre d’un nouveau document

1. Les documents mise en essai sont, en particulier, des
formulaires et des listes.
2. Le suivi d’un document en essai est assuré par le pilote du
processus.
3. A la fin de la période de mise en essai, le pilote du processus
collecte les avis des différents utilisateurs pour pouvoir décider
à propos de la version finale.

Suivi de la mise en essai
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2.4. Mise en œuvre d’un nouveau document
Le pilote du processus veille à l’utilisation de la version en
vigueur du document
Contrôle du document
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2.5. Revue du document


La revue des documents consiste à vérifier la pertinence et la
réponse du document aux attentes des utilisateurs. Elle est
assurée périodiquement par le pilote du processus lors de la revue
du processus.
Il en résulte soit le maintien de la version en vigueur du document
ou le besoin de modification ou d’annulation.

Revue du document
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Demande de remplacement /retrait du
document
Retrait
Elimination du document du
système documentaire de
EMCO
Responsabilités
Demandeur tout utilisateur du
document
Décision prise par le pilote du processus
et approuver par le responsable QHSE
Enregistrement
Fiche demande de création d’un
document (FQ-SMI-09, révision en
vigueur)
2.6. Remplacement / Retrait du document
Remplacement
Création de la révision n+1
du document révision n
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Préemption du document
Remplacement /
Retrait format papier
1. Classeurs
documents SMI
2. Classeurs partage
SMI
1.QHSE
(serveur administratif)
2. Partage SMI
(serveur administratif)
3. Partage SMI
(serveur technique)
Responsabilités
Responsable QHSE

Responsabilités
Pilote du processus

Remplacement / Retrait
format informatique
2.6. Remplacement / Retrait du document
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Une copie du document est archivé par le responsable QHSE:
• Au niveau du classeur des documents périmés avec cachet
document périmé
• Au niveau du dossier QHSE

Archivage du document
2.6. Remplacement / Retrait du document

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