MG_Karol Bregua_informacja publiczna_rejestr umw

Elzbieta.Paradowska@mg.gov.pl <Elzbieta.Paradowska@mg.gov.pl> 20 sierpnia 2013 12:15

Do: 8@audyt21.jawnosc.tk
CC: SekretariatDKS@mg.gov.pl, SekretariatSM@mg.gov.pl, Justyna.Kardaszewska@mg.gov.pl
znak sprawy: DBF-0-053-1/1/13 EOD 2975/13
Szanowny Panie,
W zwizku z Pana wnioskiem o informacj publiczn dotyczc rejestru umw prowadzonego w
Ministerstwie Gospodarki, przedstawiam nastpujce wyjanienia.
W Ministerstwie Gospodarki prowadzony jest rejestr umw w formie elektronicznej. Rejestr ten zosta
opracowany jako narzdzie pomocnicze suce wycznie pracownikom Ministerstwa Gospodarki.
Przepisy powszechnie obowizujcego prawa nie zobowizuj do tworzenia rejestru umw. W przypadku
Ministerstwa Gospodarki podstaw funkcjonowania rejestru jest wewntrzny przepis w formie zarzdzenia
dyrektora generalnego. Kopi obowizujcego zarzdzenia nr 24 Dyrektora Generalnego Ministerstwa
Gospodarki z dnia 12 sierpnia 2010 r. w sprawie sposobu postpowania przy zawieraniu umw oraz ich
rejestracji wraz z zarzdzeniami wprowadzajcymi zmiany do zarzdzenia nr 24 przesyam w zaczeniu.
Przepisy okrelaj sposb i tryb rejestrowania umw w bazie, dostp do dokumentw umieszczonych w
bazie, a take zakres dostpu do bazy umw przez pracownikw.
Oprogramowaniem sucym do prowadzenia rejestru/bazy umw jest Lotus Domino/Lotus Notes. Baza
danych rejestru umw oparta jest o wewntrzny silnik bazodanowy systemu Lotus Domino.
Na potrzeby utworzenia/wdroenia rejestru umw nie byy dokonywane wydatki finansowe czy dodatkowe
zakupy. System Lotus Domino/Lotus Notes jest platform pracy grupowej Ministerstwa Gospodarki
stosowan od wielu lat. Oprogramowanie aplikacyjne rejestru umw zostao wykonane i jest utrzymywane
siami wasnymi sub Ministerstwa Gospodarki.
Rejestr moe by przegldany wedug nastpujcych kategorii:
numeru umowy;
rodzaju umowy;
numeru klasyfikacji budetowej;
grupy wydatkw;
pozycji planu rzeczowo-finansowego Ministerstwa;
komrki organizacyjnej Ministerstwa zawierajcej umow;
podpisujcego umow;
numeru penomocnictwa, na podstawie ktrego umowa zostaa podpisana;
umowy zawarte z/bez stosowania przepisw ustawy o zamwieniach publicznych;
statusu umowy;
oceny jakoci realizacji umowy;
kontrahenta.
W ramach kadej kategorii moliwe jest wyszukiwanie wg tej kategorii. Baza jest zaindeksowana
penotekstowo, co czyni moliwym wyszukiwanie po sowach kluczowych bez okrelania kategorii. Inne
mechanizmy wyszukiwania nie s zaimplementowane.
Moliwy jest wydruk/eksport widoku z list dokumentw uporzdkowanych wedug dowolnej z
22.07.2014 18:23
1 z 4
wymienionych powyej kategorii.
W rejestrze umw mog by przechowywane skany umw wraz z zacznikami, aneksami, wytworzon w
trakcie trwania umowy dokumentacj, korespondencj. Moe by przechowywana dokumentacja
przetargowa (o ile dotyczy) i stosowne analizy rynkowe. Praktyczny zakres gromadzonych informacji
zaley od komrki organizacyjnej, ktra umow zawara. Obligatoryjny jest jedynie skan umowy. W
rejestrze ewidencjonowane s wszystkie patnoci dokonane na podstawie przedmiotowej umowy.
Dodatkowo gromadzone s metadane suce kategoryzacji /wyszukiwaniu /zarzdzaniu /udostpnianiu
umw. Zakres metadanych jest nastpujcy:
Departament/Biuro zawierajce umow;
Imi i nazwisko osoby prowadzcej umow w ramach Departamentu/Biura;
Typ umowy (jednorazowa/okresowa/bezterminowa);
Rodzaj umowy (Ministerstwo/Resort);
Typ kontrahenta (osoba fizyczna/osoba prawna)
Kod i rok planu rzeczowo-finansowego;
Rozdzia klasyfikacji budetowej;
Paragraf klasyfikacji budetowej;
Grupa wydatkw;
Finansowanie z udziaem rodkw UE (Tak/Nie);
Numer umowy;
Data zaangaowania rodkw;
Data podpisania umowy;
Imi i nazwisko osoby, ktra podpisaa umow;
Numer penomocnictwa wykorzystanego do podpisania umowy;
Data zakoczenia umowy;
Wykonawca (kontrahent);
Przedmiot umowy;
Charakter umowy (zobowizania/przychody);
Warto brutto;
Analityka (klasyfikacja budetowa);
Umowa zawarta z zastosowaniem prawa o zamwieniach publicznych (Tak/Nie);
Status umowy (przygotowywana/ podpisana/ zakoczona/rozliczona/archiwalna);
Umowa wieloletnia (Tak/Nie);
rodki na rok biecy;
Wydatkowane w roku biecym rodki;
Ocena kontrahenta (1-5);
Uzasadnienie oceny.
Metadane dotyczce patnoci:
Numer faktury;
Za miesic;
22.07.2014 18:23
2 z 4
Za rok;
Warto;
Data zapaty;
Kod klasyfikacji budetowej rodkw;
Dodatkowo w bazie przechowywana jest caa historia zmian w metadanych z oznaczeniem autora zmiany.
Elbieta Paradowska
______________________________________________________
Niniejsza wiadomosc jest wlasnoscia Ministerstwa Gospodarki i moze zawierac
informacje poufne i/lub prawnie chronione. Jesli nie jestescie Panstwo
wlasciwym adresatem lub otrzymaliscie Panstwo te wiadomosc na skutek
pomylki, prosimy o tym fakcie niezwlocznie poinformowac nadawce i usunac
otrzymana wiadomosc. Kazde nieautoryzowane kopiowanie, ujawnianie lub
rozpowszechnianie zalaczonej informacji jest zabronione.
This message is a property of Ministry of Economy and may contain
condential and/or privileged information. If you are not the intended
recipient or have received this message by mistake, please notify the sender
immediately and delete this message. Any unauthorized copying, disclosure or
distribution of the material in this message is prohibited.
_____________________________________________________
5 zacznikw
zarz. nr 24 DG- zawieranie umw i rejestracja.pdf
357K
PL_MG_DG_KO_zmiana_zarz_zawieranie_umw_20120404_w_ost.pdf
30K
22.07.2014 18:23
3 z 4
PL_MG_DG_KO_zmiana_zarz_zawieranie_umw_zaacznik_20120404_w_ost.pdf
23K
Zarzdzenie nr 12 DG - zmiana zarz. umowy i rejestracja.pdf
124K
PL_MG_DG_KO_zarzdzenie_DG_MG_Nr_18_20120525_w_ost..pdf
730K
22.07.2014 18:23
4 z 4