1

Manual de proceduri
privind gestionarea şi administrarea
patrimoniului la Universitatea de Vest
Timişoara


Procedura operaţională:
P01: Gestionarea şi administrarea
patrimoniului public




ELABORAT VERIFICAT AVIZAT APROBAT EDIŢIA REVIZIA
Direcţia
Financiar
Contabilă
Direcţia audit Biroul Senatul
UVT
Rector

ec.
Chilarescu Doina
Ec
Stulianec Adrian.
Prof.univ.dr
Talpoş Ioan
Ianuarie 2008 Iulie 2008 15.07.2008












1 0

2


Cuprins:


Partea I:
CE TREBUIE SĂ ŞTIM?
- cu privire la normele legale care reglementează activitatea, practica contabilă şi fluxul
informaţional; circuitul documentelor şi cadrul comun privind operaţiunile de gestionare şi
administrare a patrimoniului public.

ADMINISTRAREA ŞI GESTIONAREA PATRIMONIULUI PUBLIC

A. GESTIUNI, GESTIONARI, RĂSPUNDERI
1.1.Noţiunea de gestionar
1.1.1.Situaţii speciale privind atribuirea calităţii de gestionar
1.1.2.Funcţii cu atribuţii duble
1.1.3.Conceptul de gestiune
1.2.1. Clasificarea gestiunilor
1.2.2. Înfiinţarea gestiunilor şi obiectul acestora
Condiţii privind angajarea gestionarilor
1.3.1. Incompatibilităţi pentru încredinţarea funcţiei de gestionar
1.3.2. Prezentarea cazierului judiciar şi al recomandării de la ultimul loc de muncă
1.3.3. Alte precizări privind încredinţarea gestiunilor mai multor persoane
Constituirea garanţiei pe bază de numerar
1.4.1. Restituirea garanţiei în numerar
1.4.2. Recuperarea pagubei din garanţie
1.4.3. Reîntregirea şi recuperarea garanţiei
1.4.4. Consecinţe pentru gestionar, în cazul nedepunerii garanţiei
1.4.5. Condiţiile care trebuie să le îndeplinească în calitatea de gestionari
1.5. Asigurarea condiţiilor de gestionare
1.6. Drepturile şi obligaţiile gestionarilor
1.7. Schimbarea din funcţia de gestionar; predarea primirea unei gestiuni

B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTITĂŢI PUBLICE
1.1. Definiţia şi obiectul inventarierii
1.2. Organizarea efectuării inventarierii
1.3. Desfăşurarea operaţiunilor de inventariere
1.4. Stabilirea rezultatelor inventarierii
1.5. Valorificarea rezultatelor inventarierii




3
Partea a II-a
CE TREBUIE SĂ FACEM?
- cu privire la reguli de întocmire şi completare a documentelor justificative ce privesc
operaţiunile de gestionare şi administrare a patrimoniului public.

A. GESTIUNI, GESTIONARI, RĂSPUNDERI
Exemplificare pe organizarea unui dosar personal al unui angajat care are calitatea de
gestionar
1. Adresa pentru obţinerea cazierului judiciar
2. Act de garanţie pe bază de numerar
3. Act adiţional la contractul de garanţie
4. Proces-verbal privind recalcularea garanţiilor în numerar
5. Aviz pentru încredinţarea unei gestiuni mai multor persoane
6. Aviz pentru angajaţii din subordinea gestionarului

B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTITĂŢI PUBLICE
Exemplificare pentru activitatea de inventariere anuală conform L 82/1991 actualizată şi
OMFP 1753/2004
1. Dispoziţia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a
patrimoniului
2. Înştiinţarea membrilor comisiei de inventariere
3. Proces-verbal de instruire
4. Declaraţia de inventar
5. Listă de inventariere
6. Lista cu propunerile pentru casare
7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare
8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă, a materialelor şi a
mijloacelor fixe cu durată normată exprirată
9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale
10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Partea a III-a
CUM TREBUIE SĂ FACEM

- procedura operaţională realizată de către managementul entităţii

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
2.Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
3.Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia I (sau, după caz, revizia din cadrul
ediţiei procedurii operaţionale)
4.Scopul procedurii operaţionale
5.Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
5.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala;
5.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfasurate
de entitatea publica
5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata
4
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii
procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii
6.Documente de referinţă(reglementări) aplicabile activităţii procedurale
6.1. Reglementari internationale
6.2. Legislatie primara
6.3. Legislatie secundara
6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
7.1.Definiţii ale termenilor
7.2.Abrevieri ale termenilor
8.Descrierea procedurii operaţionale
8.1.Generalitati
8. 2.Documente utilizate
8.2.1.Lista si provenienta documentelor
8.2.2.Continutul si rolul documentelor
8.2.3.Circuitul documentelor
8.3.Resurse necesare
8.3.1.Resurse materiale
8.3.2.Resurse umane
8.3.3.Resurse financiare
8.4.Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii
8.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii
9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
9.1. Responsabilităţi
10.Anexe, inregistrari arhivari
10.1. Dispoziţia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului
10.2. Înştiinţarea membrilor comisiei de inventariere
10.3. Înştiinţarea membrilor comisiei de inventariere
10.4. Declaraţia de inventar
10.5. Listă de inventariere
10.6. Lista cu propunerile pentru casare
10.7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare
10.8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă, a materialelor
şi a mijloacelor fixe cu durată normată expirată
10.9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale
10.10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Partea a IV-a

Procedura de achiziţii publice
1. Elaborarea planului de achiziţii publice
2. Modalitate de achiziţii produse / servicii


5
Partea I:
CE TREBUIE SĂ ŞTIM?
- cu privire la normele legale care reglementează activitatea, practica contabilă şi fluxul
informaţional; circuitul documentelor şi cadrul comun privind operaţiunile de gestionare şi
administrare a patrimoniului public.

ADMINISTRAREA ŞI GESTIONAREA PATRIMONIULUI PUBLIC
A. Gestiuni, gestionari, răspunderi
1. Noţiunea de gestionar
În conformitate cu art. 1 din Legea 22/1969 modificată şi completată prin Legea
54/1994, este considerată gestionar, persoana încadrată la o instituţie publică, care are ca
atribuţii principale de serviciu primirea, păstrarea şi eliberarea de bunuri aflate în administrarea,
folosinţa sau deţinerea, chiar temporară, a unei instituţii publice, indiferent de modul de
dobândire şi de locul unde se află bunurile.
Pentru instituţiile publice, funcţiile prin a căror ocupare angajatul dobândeşte calitatea de
gestionar sunt stabilite de ministere; celelalte organe centrale ordonatoare.
Ca atare, pentru ca o persoană să fie considerată gestionar, trebuie să aibă calitatea de
angajat şi să exercite cumulativ trei categorii de atribuţii (primirea, păstrarea şi eliberarea de
bunuri).
Calitatea de angajat o are persoana care a încheiat în scris cu instituţia publică, un
contract individual de muncă.
În instrucţiunile de aplicare ale art.9 din Legea 22/1969 se prevede că în unităţiile mici
care nu au în statul de funcţii postul de gestionar sau alţi salariaţi cărora să li se poată încredinţa
efectuarea acestor operaţii pot face operaţiuni de primire, păstrare şi eliberare de bunuri.
Este necesar totuşi, a delimita noţiunea “gestionarului de drept”, care este dată în
interesul legii şi noţiunea “gestionarul de fapt” (contabilul, ) –care face în mod întâmplător acte
de gestiune, dar care nu fac parte din atribuţiile sale principale de serviciu.
Gestionarul de fapt nu dobândeşte însă, prin efectul asimilării sale sub aspectul
răspunderii integrale, calitatea de gestionar în înţelesul legii (gestionar de drept); singurul
element comun este acela al răspunderii integrale. Sub toate celelalte aspecte, cele două
categorii se deosebesc, gestionarul de fapt nefiind obligat să constituie garanţie. Este indicat
însă, ca în aceste cazuri speciale, gestionarul de fapt să încheie cu instituţia publică un
angajament scris privind răspunderea materială.
Situaţii speciale privind atribuirea calităţii de gestionar
Pot să mai aibă calitate de gestionar, personalul sezonier sau temporar, încadrat pe
perioadă determinată care au obligativitatea depunerii garanţiei integrale în numerar.
1.2. Funcţii cu atribuţii duble
Exemplificăm în acest sens:
- funcţia de şofer gestionar, care în practică este aplicată în mod frecvent în instituţiile publice de
învăţământ, la aprovizionarea cu alimente a cantinelor studenţeşti unde şoferul nu este însoţit de
o altă persoană care să efectueze aprovizionarea. În această situaţie şoferul îndeplineşte o dublă
calitate, de conducător al autovehicului şi de persoană însărcinată cu primirea, păstrarea şi
eliberarea mărfurilor. Această ultimă sarcină îi conferă calitatea de gestionar, funcţia fiind aceea
de şofer gestionar.
- maistru (şef secţie)-gestionar, în situaţia în care nu există posibilitatea, potrivit statului de
funcţiuni şi volumul mic de operaţiuni, să se încadreze o persoană căreia să i se încredinţeze ca
6
sarcină principală de serviciu primirea, păstrarea şi eliberarea bunurilor secţiilor ( atelierelor de
producţie).
- merceologul – gestionar care achiziţionează materiale de la furnizor şi le transportă sau
însoţeşte transportul lor, la sediul instituţiei publice proprii.
Exemplele prin care un salariat poate dobândi calitatea de gestionar de fapt sunt numeroase,
însă fiecare caz în parte se impune a fi examinat cu toată atenţia, pentru a se putea stabili în ce
măsură pot fi aplicate dispoziţiile Legii 22/1969.
Bunurile care fac obiectul unei operaţiuni: în sensul Legii 22/1969, sunt:
- bunuri materiale = materie primă, materiale semifabricate cumpărate, prefabricate şi detalii
de montat, combustibil, piese de schimb, obiecte de mică valoare sau scurtă durată, sculele,
dispozitivele şi verificatoarele, deşeurile, anvelopele, echipamentul de lucru, uniformele,
echipamentul şi materialele de protecţie, cazarmamentul, baracamentele şi amenajările
provizorii de pe şantiere, ambalajele, semifabricatele din producţie proprie, produsele finite,
mărfurile, utilajele şi materialele pentru investiţii şi alte valori de natura acestora.
- mijloace băneşti = numerarul intrat în caseria instituţiei
- alte valori = timbre, B.C.F., tichete de transport, CEC, şi formulare cu regim special etc.
2. Conceptul de gestiune
În dicţionarul enciclopedic român sunt prezentate două definiţii ale noţiunii de gestiune:
- totalitatea operaţiunilor de primire, păstrare şi eliberare a bunurilor materiale sau a valorilor
băneşti, îndeplinite de o persoană încadrată în muncă în cadrul atribuţiilor sale principale de
serviciu;
- totalitatea bunurilor încredinţate uneia sau mai multor persoane în vederea păstrării şi mânuirii
lor.
Se poate spune, deci, că gestiunea constituie totalitatea bunurilor încredinţate uneia sau
mai multor persoane, în vederea primirii, păstrării şi eliberării acestora prin operaţii legale care
să asigure integritatea lor.
2.1. Clasificarea gestiunilor
Dupa natura bunurilor gestionate acestea se clasifică în:
- gestiuni de bunuri (valori materiale)
- gestiuni băneşti
- alte valori
Gestiuni de valori materiale (bunuri) sunt gestiuni cu evidenţă cantitativă; ele se
caracterizează prin aceea că evidenţa tehnico – operativă se ţine pe fiecare produs în parte numai
cantitativ şi cu indicarea tuturor specificaţiilor.
Gestiuni băneşti reprezintă totalitatea valorilor băneşti; ele se organizează în funcţie de
specificul şi complexitatea activităţii sub formă de casierii, ghişee sau puncte de încasări şi plăţi,
în baza reglementărilor legale.
2.2. Înfiinţarea gestiunilor şi obiectul acestora
Deşi prin lege nu se stabileşte în mod expres care sunt condiţiile ce trebuie să fie
îndeplinite pentru înfiinţarea unei gestiuni este necesar să se ţină cont de unele criterii orientative
care s-au desprins din activitatea practică, astfel:
- volumul operaţiunilor de intrări şi ieşiri a bunurilor
- locul ales pentru depozitare
- destinaţia bunurilor
- volumul, complexitatea şi specificul operaţiilor de încasări şi plăţi
Este indicat ca gestiunile să se constituie prin decizii ale managerului entităţii publice.
7
Prin decizia sau ordinul de constituire (organizare) a unei gestiuni trebuie să se prevadă
obligatoriu:
- denumirea gestiunii;
- data înfiinţării gestiunii;
- obiectul gestiunii, respectiv natura bunurilor;
- nominalizarea gestiunii, prin atribuire de numere de ordine sau de numere după tipul de bunuri
(atunci când sunt constituite mai multe gestiuni în cadrul aceleiaşi entităţi publice).
Obiectul gestiunii îl constituie totalitatea bunurilor materiale, mijloacelor băneşti sau a
altor valori pe care un gestionar, le primeşte, le păstrează şi le eliberează în condiţiile legii.
3. Condiţii privind angajarea gestionarilor
În conformitate cu art. 3 din Legea 22 / 1969, persoanele care urmează să se încadreze în
funcţii cu gestiune trebuie să îndeplinească condiţii legate de vârstă, studii, stagiu şi moralitate.
Pentru candidaţii în vârstă legiuitorul a considerat că încredinţarea primirii, păstrării şi
eliberării de bunuri, ca atribuţii principale de serviciu, poate fi acordată numai unei persoane
presupusă a avea o suficientă maturitate care să-i ofere posibilitatea să sesizeze importanţa
funcţiei şi răspunderea ce-i revine ca gestionar de bunuri şi valori băneşti.
Condiţia de vârstă este de 21 de ani. Legiuitorul a precizat însă că pot fi angajate şi
persoane în vârstă de 18 ani, doar în cazul în care şi celelalte organe centrale ale administraţiei
publice, prin instrucţiuni proprii stabilesc categoriile de gestiuni pentru care funcţia de gestionar
poate fi îndeplinită şi de persoanele care au împlinit vârsta de 18 ani.
Pentru condiţia de studii, regula este ca persoana în cauză să fie absolvent de şcoala
generală; în conformitate cu Legea 84/95, o persoană dobândeşte calitatea de absolvent cu cel
puţin opt clase.
În funcţie de complexitatea gestiunii, natura şi valoarea bunurilor, legea dă dreptul
ministerelor, celorlalte organe centrale ale administraţiei publice şi consiliilor locale să
stabilească, prin instrucţiuni proprii, că este necesar să fi absolvit liceul sau o şcoală profesională
în specialitatea corespunzătoare gestiunii sau o şcoală echivalentă.
Deţinerea cunoştinţelor necesare pentru a îndeplini funcţia de gestionar constituie o
condiţie precizată de lege în mod distinct; în acest sens se are în vedere verificarea cunoştinţelor
de scris, numărat, socotit, cântărit, măsurat, precum şi obligaţiile, drepturile şi răspunderile ce
revin gestionarilor.
Pentru condiţia de stagiu este suficientă îndeplinirea condiţiei de a avea cunoştinţe
necesare ocupării funcţiei însă, prin instrucţiuni proprii, ministerele şi celelalte organe ale
administraţiei publice de stat, pot solicita ca persoana în cauză să aibă un stagiu ( o vechime) în
munca de gestiune.
3.1. Incompatibilităţi pentru încredinţarea funcţiei de gestionar
În situaţii de condamnare, legea prevede interdicţia încadrării sau trecerii în funcţia de
gestionar a persoanelor condamnate pentru vreuna din infracţiunile precizate în anexa la Legea
22 / 1969, chiar dacă au fost graţiate.
Interdicţia precizată de lege, operează atât pentru condamnările la închisoare,
inclusiv la situaţiile când s-a dispus executarea prin munca corecţională, cât şi pentru cele cu
amendă penală.
În situaţii de urmărire penală sau de judecată se presupune punerea sub învinuire
conform prevederilor Codului de Procedură Penală.
Dacă în cursul urmăririi penale, a judecăţii sau după condamnare intervine, interdicţia
ocupării funcţiei de gestionar aceasta se menţine timp de 2 ani de la data intervenirii.
8
În cazul suspendării condiţionate a executării pedepsei , interdicţia ocupării funcţiei de
gestionar, operează pe durata timpului de încercare, stabilită de instanţa de judecată, la care se
adaugă 2 ani de la data expirării acesteia.
În cazul reabilitării se urmăreşte aplicarea prevederilor dreptului comun, întrucât legea
nu prevede în mod expres acest lucru.
3.2. Prezentarea cazierului judiciar şi al recomandării de la ultimul loc de muncă
Înainte de încadrare sau trecerea pe funcţia de gestionar trebuie efectuată operaţia de
verificare a antecedentelor penale şi a activităţii anterioare a celui ce urmează a fi angajat,
formularea cererii de verificare de către organele de poliţie concomitent cu încadrarea sau
trecerea pe funcţia de gestionar nu este suficientă deoarece poate avea urmări ulterioare.
Verificarea activităţii anterioare se realizează prin recomandarea dată prin dovada scrisă
de către unitatea la care persoana în cauză a fost încadrată anterior. Este obligatoriu ca această
recomandare să existe la data încadrării în funcţie; din aceasta trebuie să rezulte modul de
comportare al persoanei sub aspectul prevederii de pagube, natura acestora şi dacă ele au fost
acoperite sau sunt în curs de acoperire.
Precizăm că dovada este însoţită de fişa de lichidare şi trebuie semnată de manager şi
conducătorul compartimentului financiar contabil.
3.3. Alte precizări privind încredinţarea gestiunilor mai multor persoane
Încredinţarea gestiuni mai multor persoane se face atunci când gestiunea este foarte
complexă sau atunci când este organizată în două schimburi, fară predarea gestiunii între
schimburi; în acest caz toţi gestionari trebuie să consimtă în scris gestionarea bunurilor
împreună.
Acordul trebuie dat de toţi gestionarii şi trebuie luat prealabil încadrării sau trecerii pe
funcţii.
Avizul scris al gestionarului pentru subordonaţii săi
Este posibil ca în cadrul unei gestiuni să mai lucreze şi alte persoane încadrate în
subordinea gestionarului. De regulă aceste persoane nu îndeplinesc calitatea de gestionar dar au
acces la bunurile din gestiune, (exemplu: încărcători – descărcători, manipulanţi, laboranţi).
4. Constituirea garanţiei pe bază de numerar
Potrivit art. 10 din Legea nr. 22 / 18.11.1969 gestionarii au obligaţia de a constitui o
garanţie în numerar.
Constituirea garanţiei în numerar se face prin contract încheiat în scris, semnat de
gestionar şi de conducerea unităţii.
Nu este obligat să constituie garanţie cel care înlocuieşte temporar un gestionar sau cel
căruia i se încredinţează o gestiune pe o perioadă de cel mult 60 de zile până la numirea unui
gestionar.
În afară de gestionarii stabiliţi prin lege (casieri, magazineri, administratori, etc.), mai
există anumite categori de salariaţi din unităţile bugetare stabilite de ministere, asupra cărora s-a
extins obligaţia constituirii garanţiei în numerar a căror activitate pe linie gestionară prezintă
importanţă, printre care enumerăm:
- şef depozit materiale gestiune;
- bibliotecar;
- laborant;
- şef atelier producţie;
Garanţiile reciproce între gestionari nu sunt admise. Aceeaşi persoană nu poate constitui
garanţii pentru mai mulţi gestionari.
9
Cel care constituie garanţie va declara în scris, dacă a mai constituit alte garanţii.
Garanţia în numerar se constituie odată cu încredinţarea valorilor spre gestionare şi va fi
la nivelul limitelor fixate prin instrucţiunile elaborate de ministerele de resort – de minimum un
salariu (art. 12 din Lege 22/1969 coraborat cu OMEN 5133 din 17 octombrie 1997).
Ea nu va putea depăşi valoarea bunurilor încredinţate.
În conformitate cu art. 13 din Lege, garanţia în numerar se reţine în rate lunare de 1 / 10
din salariul de bază lunar sau din câştigul mediu pe o lună după caz.
Dacă din cauza altor reţineri, ratele în contul garanţiei în numerar nu pot fi reţinute,
gestionarul este obligat să le depună.
Pentru angajaţii temporari, angajaţi pe o perioadă mai mare de 60 de zile, precum şi
pentru angajaţi sezonieri, se vor putea stabili, rate mai mari sau chiar obligativitatea depunerii, la
încredinţarea gestiunii a garanţiei integrale în numerar.
Ministerele şi celelalte organe centrale pot stabili în cazuri justificate, garanţii în numerar
– sub minimul prevăzut de art. 12 sau scutirea de garanţie (art. 14 din Lege); în acest sens pentru
MEC este valabil OMEN nr. 5133 din 17 octombrie 1997.
Prin Legea nr. 54/ 08.07.1994 au fost aduse modificări substanţiale art. 15 din Legea nr.
22 / 1969 în avantajul depunătorilor, precum urmează:
- garanţia în numerar va fi depusă de către agenţii economici, autorităţile şi instituţiile
publice, la CEC, sau la bănci, într-un cont special al agentului economic, al autorităţii, ori a
instituţiei publice respective;
- garanţiile în numerar depuse la CEC sau la bănci, se înscriu într-un carnet de
consemnare pe numele gestionarului. Carnetul de consemnare va fi păstrat în caseria agentului
economic, autorităţii sau instituţiei publice, în favoarea căreia s-a constituit garanţia;
- pentru garanţia depusă în calitate de gestionar, se acordă o dobândă anuală stabilită de
depozitarul garanţiei, care nu poate fi mai mică decât dobânda acordată pentru depozitele la
termen pe un an.
În practică, unele unităţi bancare în locul CEC-ului emit “Extrase de cont“ pentru fiecare
gestionar depunător de garanţie (cu indicarea numărului contului personal) care cuprind suma
depusă cu rulajul la zi şi toate elementele necesare privind depunerile.
4.1. Restituirea garanţiei în numerar
În conformitate cu prevederile art. 16 din Legea nr. 22 / 1969, garanţia în numerar şi
dobânda aferentă pot fi ridicate de către gestionarul titular al carnetului de consemnare, la:
- încetarea contractului său de muncă, sau la trecerea într-o funcţie pentru care nu se cere
garanţie, în situaţia în care nu a cauzat paguba sau când paguba a fost acoperită în întregime.
Pentru a i se restitui gestionarului sumele depuse drept garanţie, unitatea este obligată, în
cazurile menţionate, să elibereze acestuia în termen de cel mult 10 zile, carnetul de consemnare
împreună cu o comunicare (adresa) către CEC sau bancă, în care să se consemneze că titularul
are dreptul să ridice garanţia. Dacă gestionarul se transferă într-o altă unitate pe o funcţie pentru
care se cere depunerea garanţiei, carnetul CEC în care se află consemnată garanţia, va fi trecut la
noul loc de muncă.
4.2. Recuperarea pagubei din garanţie
Potrivit alin. 3 al art. 16 din Legea nr. 22/1969, când gestionarul a cauzat o pagubă în
gestiune la locul său de muncă şi această nu se acoperă integral în termen de o lună de la
obţinerea titlului executoriu definitiv, unitatea se va despăgubi din garanţia în numerar
constituită în favoarea sa.
10
Casa de Economii şi Consemnaţiuni, Banca, vor elibera unităţii care a suportat paguba,
garanţia consemnată în cont, pe baza cererii acesteia şi a copiei de pe titlul executorului
„definitiv” obţinut împotriva gestionarului.
Titlurile executorii care se iau în seamă la eliberarea garanţiei pentru acoperirea
prejudiciului cauzat de gestionar, pot fi:
- dispoziţiile de reţinere rămase definitiv;
- hotărârile judecătoreşti;
- titlurile notariale;
- angajamentele de plată luate de la gestionarii sau mânuitorii de valori, cu lipsuri în gestiune.
4.3. Reîntregirea şi recuperarea garanţiei
Este important de precizat că, în situaţia în care sumele depuse drept garanţie au fost
ridicate în întregime sau în parte de unitate, pentru a se despăgubi, gestionarul este obligat să
reîntregească garanţia în numerar, în rate lunare de 1/3 din salariul de bază, sau din câştigul
mediu lunar.
Art. 20 din lege, atenţionează cu precizarea expresă că: garanţiile vor fi recalculate
periodic, în funcţie de schimbările intervenite în salariul de bază al gestionarului (indexări de
salarii, majorări), precum şi în specificul şi valoarea bunurilor gestionate, procedându-se la
modificarea corespunzătoare a contractului de garanţie.
În cazul în care în urma recalculării este necesară constituirea sau complementarea
garanţiilor suplimentare, aceasta se face în termen de 60 de zile de la data recalculării.
4.4. Consecinţe pentru gestionar, în cazul nedepunerii garanţiei
Termenul legal îl constituie prevederile art. 21 din lege care face referiri categorice
împotriva celor care se împotrivesc la depunerea garanţiei: dacă gestionarul nu constituie, nu
completează sau nu aduce, după caz, garanţiile corespunzătoare potrivit legii, sau dacă din cauza
altor reţineri, ratele în contul garanţiei în numerar nu pot fi reţinute şi nici nu sunt depuse în
condiţiile art. 13 se procedează la: trecerea gestionarului în altă funcţie, sau la desfacerea
contractului de muncă, din motive neimputabile, dacă nu este posibilă trecerea acestuia în altă
funcţie.
Se va preciza în carnetul de muncă, că desfacerea contractului de muncă s-a facut în baza
art. 21 din Legea nr. 22 / 1969, pentru neconstituirea, necompletarea, sau nedepunerea în
volumul şi în timpul stabilit a garanţiei.
4.5. Condiţiile care trebuie să le îndeplinească în calitatea de gestionari
Regula generală privind obligativitatea gestionării prin casierie a numerarului, a
efectuării încasărilor şi plăţilor la nivelul fiecărei instituţii publice este prevazută în art, 1 al
Regulamentului operaţiunilor de casă aprobat prin Decretul nr. 209/1976.
Casieriile trebuie să funcţioneze, astfel încât să se asigure condiţiile corespunzătoare
pentru gestionarea numerarului şi valorilor băneşti.
În unităţile care au un volum mare de operaţii de încasări şi plăţi, în funcţie de specificul
şi complexitatea activităţii, se pot organiza mai multe casierii, ghişee sau puncte de încasări şi
plăţi, a căror activitate este coordonată de către un casier central.
În conformitate cu prevederile art. 2 din Regulament, operaţiile de încasări şi plăţi în
numerar se efectuează de casieri.
De la regula generală menţionată sunt şi excepţii în sensul că potrivit art. 25 din
Regulamentul operaţiunilor de casă, plăţile care se fac la perioada strict limitată şi la subunităţile
răspândite pe distanţe mari în teritoriu, este permis ca plăţile să se facă de către anumiţi salariaţi
stabiliţi prin decizie de conducătorul unităţii. Acestora li se spune „mandatari” fiindcă poartă
11
sarcina, mandatul, de a efectua pe lângă sarcinile de bază la locul de muncă, pe aceea de „casier”
cu toate responsabilităţile ce decurg din lege.
Legislaţia în materie (art. 2 alin. 3 din Regulament) atrage atenţia asupra exigenţei cu
care trebuie selecţionate persoanele care au sarcina de casier, precizând :
„împuternicirea de casier (care se referă şi la persoanele responsabile pentru operaţii de plăţi de
salarii ) poate fi dată oricărei persoane încadrate în unitate sau în subunităţile acesteia, care
îndeplineşte condiţiile de lege pentru a fi gestionar.”
Prin urmare pentru încredinţarea sarcinii de „casier plătitor” a drepturilor de salarii unei
persoane investite cu această responsabilitate, aceasta trebuie să îndeplinească următoarele
condiţii :
- să nu participe la întocmirea documentelor de plată şi la verificarea lor;
- să depună garanţie materială potrivit Legii nr. 22/1969;
- să nu aibă antecedente penale;
- să îndeplinească limita minimă de vârstă pentru funcţia de gestionar;
- să nu fi produs pagube în avutul public (sau privat);
- să restituie în termen la casieria centrală;
- documentele justificative care stau la baza operaţiunilor de încasări şi plăţi în numerar, pentru
a fi verificate şi înregistrate în contabilitate.
5. Asigurarea condiţiilor de gestionare
Conducătorii unităţiilor au obligatia de a asigura gestionarilor condiţiile necesare pentru
executarea de către aceştia a atribuţiilor ce le revin în domeniul gestionării bunurilor şi
numerarului.
În cazul gestiunilor băneşti, mijloacele materiale se referă în aceste condiţii în principal
la:
- repartizarea unei încăperi separate pentru casier şi pentru personalul ajutor în condiţiile unei
securităţi.
- dotarea încăperii cu case de fier sau dulapuri metalice, care să asigure securitatea numerarului
şi a altor valori.
- înzestrarea caseriei cu mijloace tehnice de pază şi de alarmă.
- asigurarea pazei pe timpul transportului de numerar la şi de la bănci sau alte instituţii de credit.
În situaţia gestiunilor de bunuri pentru buna funcţionare a unor asemenea gestiuni
conducătorii unităţilor au obligaţia să asigure:
- aparatura necesară pentru măsurarea, cântărirea şi controlul calităţii bunurilor.
- depozite corespunzătoare pentru păstrarea în bune condiţii a bunurilor şi asigurarea integrităţii
lor împotriva eventualelor degradări, sustrageri etc.
- înzestrarea depozitelor cu rafturi pentru o raţională folosire a spaţiilor.
- pe măsura posibilităţilor, este indicată folosirea paletizării şi mecanizarea operaţiilor de
manipulare a bunurilor.
- luarea tuturor măsurilor de prevenire şi stingere a eventualelor incendii.
În ceea ce priveşte prevenirea şi stingerea incendiilor, organele de conducere ale unităţilor
au obligaţia să respecte măsurile privind prevenirea şi stingerea incendiilor dispuse prin H.G,
precum şi măsurile dispuse prin Ordin al Ministerului de Interne pentru aprobarea procedurii de
eliberare a avizului şi autorizaţiei de prevenire şi stingerea incendiilor.
6. Drepturile şi obligaţiile gestionarilor
• Drepturi:
a) la predarea-primirea gestiunii:
12
- să desemneze o persoană sau să consimtă să-i reprezinte la această operaţie, în cazul în care
gestionarul este împiedicat să efectueze personal predarea.
- să controleze dacă bunurile inventariate corespund datelor înscrise în documente şi să
identifice viciile aparente.
- să participe şi să contribuie la inventarierea totală a bunurilor din gestiune şi împreună cu
membrii comisiei să facă procesul-verbal de predare-primire a gestiunii.
b) la primirea bunurilor
- să controleze dacă bunurile primite corespund datelor înscrise în documentele însoţitoare, atât
cantitativ cât şi valoric, şi calitativ şi să semneze de primirea lor.
- să ceară în scris conducătorului unităţii să-i asigure asistenţa de specialitate atunci când
primeşte bunuri a căror valoare sau complexitate necesită această asistenţă.
c) la eliberarea bunurilor
- să solicite să i se prezinte un act legal de eliberare a bunurilor şi sortimentelor solicitate.
d) în cursul perioadei de gestiune
- să delege o persoană care, cu acordul unităţii, să procedeze la primirea, păstrarea şi eliberarea
de bunuri, dacă gestionarul lipseşte din orice cauză.
e) la inventarierea gestiunii
- să ia cunoştinţă, la momentul oportun, de dispoziţia de inventariere luată de conducerea
unităţii.
- să pretindă comisiei de inventariere să verifice bunurile inventariate.
- să solicite reinventarierea atunci când la unele articole se constată eventualele nepotriviri între
bunurile scrise de gestionar în fişa de magazie şi listele de inventariere întocmite de revizori
contabili, auditori
- să ceară efectuarea compensării plusurilor cu minusurile şi acordarea scrisă a perisabilităţilor
legale.
• Obligaţii:
- să se prezinte în ziua şi la ora indicată la locul gestiunii în vederea participării la operaţiunea
de predare-primire a gestiunii.
- la primirea bunurilor să controleze dacă acestea corespund datelor înscrise în actele însoţitoare
şi să efectueze recepţia cantitativă şi calitativă a bunurilor.
- să ceară în scris conducătorului unităţii să-i asigure asistenţa de specialitate atunci când
primesc bunuri.
- să elibereze bunuri din gestiunea sa în cantitatea, calitatea şi sortimentele specificate în acte,
fiind interzisă eliberarea de bunuri pe bază de dispoziţie verbală.
- să completeze actele cu toate operaţiunile efectuate în gestiunea sa şi să le înregistreze în
evidenţă.
- să informeze conducerea unităţii despre sustragerile, risipa, degradarea bunurilor încredinţate şi
să-şi le înregistreze în evidenţă.
- să ceară în scris conducătorului unităţii să ia măsuri de dotare, de pază şi orice măsuri necesare
de păstrare, primire şi eliberare a bunurilor.
- să comunice în scris plusurile şi minusurile din gestiune de care are cunoştinţă, precum şi
asupra bunurilor fără mişcare, cu mişcare lentă sau greu vandabile.
- să aducă la cunoştinţă, în scris, conducătorului unităţii cazurile de incorectitudine în
îndeplinirea sarcinilor de serviciu de către cei ce gestionează bunurile.
7. Schimbarea din funcţia de gestionar; predarea primirea unei gestiuni
13
Prima operaţiune de primire a bunurilor pe care o face orice gestionar numit în funcţie,
este aceea de preluare a gestiuni de la predatori acesta din urmă putând fi fie vechi gestionari, fie
alte persoane prevăzute de lege. Desigur, în unităţiile nou înfiinţate sau în cazul unor depozite
care se extind, situaţii în care se înfiinţează noi gestiuni, acestea iau naştere în fapt odată cu
primele bunuri primite legal şi înregistrate în evidenţă.
Indiferent de cauzele care determină schimbarea din funcţie a unui gestionr predarea-
primirea gestiunii de bunuri materiale trebuie să se facă între gestionarul care predă şi cel care
primeşte, pe baza dispoziţiei scrise a conducătorului de unitate.
Dispoziţia de schimbare trebuie să cuprindă toate elementele necesare pentru ca
predarea–primirea să se efectueze cu respectarea normelor de drept. Aceste elemente sunt:
indicarea gestiunii care se predă (depozit, magazie sau casierie etc.); numele şi prenumele
gestionarului predator şi a celui primitor; locul, ziua şi ora începerii acestei operaţii, precum şi
termenul final când predare-primirea trebuie încheiată.
Dacă, în unele cazuri, gestionarul nu poate participa direct la predarea-primirea gestiunii,
acesta are dreptul de a numi ca înlocuitor un reprezentant legal în baza unei delegaţii scrise şi
potrivit căreia persoana numită acţionează în numele gestionarului fiind un mandatar al acestuia.
Evident, gestionarul care este împiedicat să fie prezent la predare-primire, este obligat să
facă cunoscut, în prealabil, în scris, conducerii unităţii în cauză acest lucru, motivând absenţa şi,
totodată, indicând persoana care înţelege să-l reprezinte. Unitatea este în drept să fie de acord
sau nu cu persoana desemnată de gestionar.
Pentru a-şi putea exercita mandatul, reprezentantul gestionarului va trebui să fie
încunoştinţat în scris despre locul şi timpul stabilit pentru predare. Numai îndeplind acest act
procedural, unitatea poate trece la predarea-primirea gestiunii în absenţa gestionarului sau a
reprezentantului desemnat de el.
În cazul în care gestionarul sau reprezantul nu se prezintă la locul şi timpul stabilit,
predarea se face în numele gestionarului de către persoana desemnată în acest scop de
conducătorul unităţii.
În principiu, gestionarul este descărcat atunci când predă gestiunea şi noul gestionar
semnează de primire în procesul verbal de inventariere încheiat. La rândul său, noul gestionar se
încarcă cu bunurile din gestiunea respectivă. El nu poate fi făcut răspunzător decât numai pentru
mărfurile efectiv preluate. Totuşi nu poate fi exclusă posibilitatea unor erori la controlul şi
inventarierea bunurilor. Într-un asemenea caz erorile se corectează pe cale legală de către
conducerea unităţii sau de alte organe stabilite de lege, după caz.

B. Inventarierea patrimoniului unei entităţi publice
1. Definiţia şi obiectul inventarierii
Inventarierea patrimoniului reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată
existenţa tuturor elementelor respective, cantitativ – valoric, sau numai valoric, după caz, la
data la care aceasta se efectuează.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de
activ şi de pasiv ale fiecărei unităţi, precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu,
aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale
care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei unităţii pentru
respectivul exerciţiu financiar.
Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv din cadrul
societăţilor comerciale, societăţilor/companiilor naţionale, regiilor autonome, institutelor
14
naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţilor cooperatiste, instituţiilor publice, asociaţiilor şi
celorlalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi ale persoanelor fizice care
desfăşoară activităţi producătoare de venituri, denumite în continuare unităţi, se efectuează
potrivit predevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare, ale reglementărilor contabile aplicabile, precum şi ale OMF 1753/2004.
În temeiul prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991 republicată, cu modificările şi
completările ulterioare, unităţile patrimoniale au obligaţia să efectueze inventarierea generală a
elementelor de activ şi de pasiv deţinute la începutul activităţii, cel puţin o data pe an pe
parcursul funcţionării lor, în cazul fuziunii sau încetării activităţii, precum şi în următoarele
situaţii:
- la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute
de lege;
- ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert
decât prin inventariere;
- ori de câte ori intervine o predare – primire de gestiune;
- cu prilejul reorganizării gestiunilor;
- ca urmare a calamnităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră
- în alte cazuri prevazute de lege.
În cazul în care, în situaţiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de
activ dintr-o gestiune, aceasta poate ţine loc de inventariere anuală; cu aprobarea
administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligaţia gestionării
elementelor de activ şi de pasiv, cu respectarea prevederilor pct. 5 alin. 3 din OMFP 1753/2004.
În baza prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare, Ministerul Finanţelor Publice poate aproba excepţii de la regula
inventarierii anuale pentru unele bunuri cu caracter special aflate în administrarea instituţiilor
publice, la propunerea ordonatorilor principali de credite.
În cazul în care, în situaţiile de mai sus, sunt inventariate toate elementele patrimoniale
într-o gestiune, aceasta poate ţine loc de inventariere anuală, cu aprobarea ordonatorului de
credite sau a persoanei care are obligaţia gestionarii patrimoniului.
Inventarierea anuală a elementelor patrimoniale se face, de regulă, cu ocazia încheierii
exerciţiului financiar, avându-se în vedere şi specificul unităţii.
Disponibilităţile băneşti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, precum şi alte valori aflate
în caseria unităţilor patrimoniale se inventariază în conformitate cu Regulamentul operaţiunilor
de casă, emis de Banca Naţională a României.
În situaţia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, în registrul – inventar se va
cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate şi înscrise în listele de inventariere ( cod 14 – 3
– 12, 14 – 3 – 12 /a şi 14 – 3 – 12 / b ) actualizate cu intrările şi ieşirile de bunuri, din perioada
cuprinsă între data inventarierii şi data de 31 decembrie.
2. Organizarea efectuării inventarierii
Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit
prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare, şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, revine administratorului,
ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionarii elementelor de activ
şi de pasiv şi care elaborează şi transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate
la specificul unităţii.
15
Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv se efectuează de către comisii de
inventariere; formată din cel puţin două persoane, numite prin decizie scrisă, emisă de
persoanele autorizate prevăzute la pct. 6 din OMF 1753/2004. În decizia de numire se
menţionează, în mod obligatoriu, componenţa comisiei, numele responsabilului comisiei, modul
de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de începere şi terminare a
operaţiunilor.
La unităţile mici, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană.
Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de către o comisie
centrală numită, de asemenea, prin decizie scrisă, emisă de conducerea unităţii, care trebuie să
organizeze, să instruiască, să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a
operaţiunilor de inventariere.
Comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere, potrivit
prevederilor legale.
Pentru desfăşurarea în bune condiţii a operaţiunilor de inventariere, în comisii vor fi
numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică, care să asigure
efectuarea corectă şi la timp a inventarierii elementelor de activ şi de pasiv, inclusiv
evaluarea lor conform reglementărilor contabile aplicabile.
Inventarierea şi evaluarea patrimoniului se poate efectua atât prin salariaţii proprii,
cât şi pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane fizice sau juridice.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii gestiunilor supuse
inventarierii şi nici contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective.
Membrii comisiei de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate
şi numai prin decizie scrisă, emisă de către cei care i-au numit.
3. Desfăşurarea operaţiunilor de inventariere
În vederea bunei desfăşurări a operaţiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii
de credite sau alte persoane, care au obligaţia gestionării patrimoniului trebuie să ia măsuri
pentru crearera condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
- organizarea depozitării valorilor materiale grupate pe sorto - tipo
dimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft;
- ţinerea la zi a evidenţei tehnico – operative la gestiunile de valori materiale şi a celei
contabile şi efectuarea lunară a confruntării datelor dintre evidenţe;
- participarea la lucrările de inventariere a întregii comisii de inventariere;
- asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariază,
respectiv pentru soartare, aşezare, cântărire, măsurare, numărare etc.;
- asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preţ etc.) a unor
persoane competente din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei
de inventariere, care au obligaţia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor
înscrise;
- dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare,
cântărire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum şi cu
formularele şi rechizitele necesare;
- dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor
inventariate;
- asigurarea protecţiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de
protecţie a muncii;
- dotarea gestiunilor (magazie, depozite etc.) cu două rânduri de încuietori diferite.
16
După primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere, ridică sub
semnătura directorului economic, a contabilului – şef sau a altei persoane numite să
îndeplinească această funcţie, listele de inventariere, vizate şi parafate de către aceasta, după
care comisia se prezintă la sediul gestiunii ce urmează a fi inventariată în vederea inventarierii
fizice (faptice)
Comisia de inventariere trebuie să verifice dacă gestionarul: gestionează valori
materiale şi în alte locuri de depozitare, în afara valorilor materiale ale unităţii patrimoniale
respective, are în gestiune şi altele aparţinând terţilor, primite cu sau fară documente, are
plusuri sau lipsuri în gestiune despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinţă, are valori
materiale nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit
documente aferente, a primit sau a eliberat valori materiale fără documente legale, deţine
numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa, are
documente de primire – eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au
fost predate la contabilitate.
De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data
ultimului document de intrare şi de ieşire a bunurilor în/din gestiune:
- să identifice toate locurile (încăperile) în care există valori materiale ce urmează a fi
inventariate;
- să asigure închiderea şi sigilarea, în prezenţa gestionarului, ori de căte ori se întrerup
operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea.
Dacă valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană,
sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii
comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de
acces, cu excepţia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când
inventarierea nu se termină într-o singură zi.
La reluarea lucrărilor, se verifică dacă sigiliul este intact, în caz contrar, acest fapt
se va consemna într-un proces – verbal de desigilare, care se semnează da către comisia de
inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare.
Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii
inventariate, în fişete, casete, dulapuri etc., încuiate şi sigilate. Sigiliul se păstrează, pe
durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de inventariere.
Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea
valorilor materiale şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în
prezenţa sa, să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data
la care s-au inventariat valorile materiale, să vizeze documentele care privesc intrări sau
ieşiri de valori materiale, existente în gestiune dar neînregistrate, să dispună înregistrarea
acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a
gestiunii să reflecte realitatea. La unităţile de desfacere cu amănuntul care folosesc metoda
global – valorică să asigure întocmirea de către gestionar, înainte de începerea inventarierii,
a raportului de gestiune în care să se înscrie valoarea tuturor documentelor de intrare şi de
ieşire a mărfurilor, precum şi cele privind numărul depus la caserie, întocmite până în
momentul începerii inventarierii, precum şi depunerea acestui raport la contabilitate; să
verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând
întocmirea monetarului ( la gestiunile cu vânzare cu amănuntul ) şi depunerea numerarului
la casieria unităţii, să ridice benzile de control de la aparatele de casă şi ştampila
unităţii (acolo unde este cazul) şi să le păstreze în siguranţă; să controleze dacă toate
17
instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în bună
stare de funcţionare.
În cazul în care gestionarul lipseşte, comisia de inventariere aplică sigiliul şi
comunică aceasta conducerii unităţii patrimoniale. Conducerea unităţii are obligaţia să
încunoştiinţeze imediat în scris, pe gestionar, despre inventarierea ce trebuie să se efectueze,
indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea lucrărilor.
Dacă gestionarul sau reprezentantul său legal nu se prezintă la locul, data şi ora
fixate, inventarierea se organizează de către comisia de inventariere în prezenţa altei
persoane, numite prin decizie scrisă, care să-l reprezinte pe gestionar.
Pentru desfăşurarea corespunzătoare a inventariereii este indicat, dacă este posibil, să
se sisteze operaţiunile de predare – primire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din
timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de
primire a bunurilor.
Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii vor fi afişate la loc
vizibil.
Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare,
după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte nu se desfac decât prin sondaj, acest lucru
urmând a fi menţionat şi în listele de inventariere respective.
Comisia de inventariere are obligaţia să controleze toate locurile în care pot să existe
bunuri supuse inventarierii.
Toate bunurile ce se inventariază se înscriu în listele de inventariere, variantă
simplificată (cod 14 – 3 – 12/b), care trebuie să se întocmească pe locuri de depozitare, pe
gestiuni şi pe categorii de bunuri.
Bunurile aparţinând altor unităţi (închiriate, în custodie, spre prelucrare etc.) se
inventariază şi se înscriu în liste separate.
Listele de inventariere cuprinzând valorile materiale aflate în custodie se trimit şi
persoanei fizice sau juridice, române sau străine, după caz, căreia îi aparţin bunurile respective,
în termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să
comunice eventualele nepotriviri în termen de cinci zile de la primirea listelor de inventariere.
Neconfirmarea în acest termen presupune recunoaşterea exactităţii datelor înscrise în listele de
inventariere primite.
În caz de nepotriviri, unitatea deţinătoare este obligată să clarifice situaţia
diferenţelor respective şi să comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia
îi aparţin bunurile respective, în termen de cinci zile de la primirea sesizării.
Creanţele faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor, soldurilor
debitoare şi creditoare ale conturilor de clienţi şi furnizori care deţin ponderea în totalul
soldurilor acestor conturi, (cod 14 – 6 – 3) sau punctajelor reciproce în funcţie de necesităţi.
Disponibilităţile aflate în conturi la bănci se inventariază prin confruntarea soldurilor
din extrasele de cont emise de bănci cu cele din contabilitate.
În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 dec. puse la dispoziţie de unităţile
bancare clienţilor vor purta în mod obligatoriu ştampila oficială a bănci .
Disponibilităţile în lei şi în valută din caseria unităţii se inventariază în ultima
zi lucrătoare a exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi
plăţi privind exerciţiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu cele din
contabilitate.
18
Pentru toate celelalte elemente patrimoniale de activ şi pasiv, cu ocazia
inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate
la terţi se fac cereri de confirmare care se vor ataşa la listele respective, după primirea
confirmării.
Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mişcare sau greu
vandabile, comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum şi pentru creanţele şi obligaţiile
incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere separate .
Inventarierea fondului de carte se face potrivit normelor elaborate de Ministerul
Culturii .
Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă proprietatea
acestora şi a schiţelor de amplasare .
Clădirile se inventariază prin identificarea lor potrivit titlurilor de proprietate, a
dosarului acestora prin inspectarea şi compararea constatărilor cu datele prevăzute în
documentele respective.
Investiţiile puse în funcţiune total sau parţial, cărora nu li s-au întocmit formele
de înregistrare ca mijloace fixe, se înscriu în liste de inventariere separate. De asemenea,
lucrările de investiţii care nu se mai execută, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste de
inventariere separate, arătându-se cauzele sistării sau abandonării, aprobarea de sistare sau
abandonare şi măsurile ce se propun în legatură cu aceste lucrării.
Inventarierea lucrărilor de reparaţii capitale neterminate ale clădirilor, instalaţiilor,
maşinilor, utilajelor, mijloacelor de transport şi ale altor obiecte, în cazul în care are loc o
creştere a valorii acestora sau o mărire a duratei de funcţionare, se face prin verificarea la faţa
locului a stadiului fizic al lucrărilor. Lucrările de reparaţii capitale neterminate se consemnează
într-o lista de inventariere separată în care se indică denumirea obiectului supus reparaţiei,
gradului de executare a reparaţiei, costul de deviz şi cel efectiv a lucrărilor executate.
Formularele cu regim special se înscriu în liste de inventariere în ordinea codurilor,
pentru a se putea stabili cu uşurinţă integritatea acestora, în conformitate cu dispoziţiile legale.
Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menţioneze dacă toate
valorile materiale şi băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de
inventariere în prezenţa sa. De asemenea aceasta menţionează dacă are obiecţii cu privire
la efectuarea inventarierii.
În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze
obiecţiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de inventariere.
Listele de inventariere se semnează, pe fiecare filă, de către membrii comisiei de
inventariere şi de către gestionar.
În cazul gestiunilor colective (cu mai mulţi gestionari), listele de inventariere se
semnează de către toţi gestionarii, în cazul predării-primirii gestiunii, aceasta se semnează de
către gestionarul predator, cât şi de cel primitor.
Inventarierea faptică a patrimoniului unităţilor se materializează prin înscrierea cu
cerneală sau pix, fără spaţii libere şi fără ştersături, a valorilor inventariate în formularul. „Lista
de inventariere” (variantă simplificată – cod 14-3-12/b), în urma verificări existenţei fizice a
fiecărui bun inventariat.
Lista de inventariere (cod-3-12) serveşte ca document pentru stabilirea lipsurilor şi a
plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarieri prin preluarea din listele de
inventariere (variantă simplificată-cod 14-3-12/b) numai a poziţilor cu diferenţe.
19
Pentru bunurile la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri, se întocmesc
liste de inventariere distincte (varianta simplificată-cod 14-3-12/b), care se preiau, de asemenea,
în listele de inventariere (cod 14-3-12).
Lista de inventariere pentru gestiunile global-valorice (cod 14-3-12/a) are rolul de
stabilire a diferenţelor valorice în plus sau în minus, cu deosebirea că se foloşeste la acele
gestiuni la care evidenţa analitică a valorilor materiale se ţine după metoda global-valorică.
Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu, de înregistrare
anuală şi de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului. În el se înregistrează toate
elementele de activ şi pasiv, inventariate potrivit prezentelor norme şi grupate după natura lor,
conform posturilor din bilanţul contabil.
Elementele patrimoniale înscrise în registrul-inventar au la bază listele de inventariere
centralizatoare şi procesele-verbale de inventariere care justifică conţinutul fiecărui post din
bilanţul contabil.
4. Stabilirea rezultatelor inventarierii
Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi
înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din
contabilitate.
Constatările comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor
materiale inventariate şi stabilirea diferenţelor, se consemnează în listele de inventariere. În
cazul modificărilor ulterioare făcute unilateral în fişele de magazie, consemnările vor fi
precedate de o anchetă prealabilă amănunţită.
Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o verificare minuţioasă a
exactităţii tuturor stocurilor din fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitatea pentru
bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care
se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantităţilor consemnate în
listele de inventariere, variantă simplificată, cu evidenţa tehnico – operativă pentru fiecare
poziţie în parte, urmând ca poziţiile cu diferenţă să fie în listă de inventariere centralizatoare.
Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere, după confirmarea de
către compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, într-un proces – verbal.
Procesul – verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal,
următoarele elemente: data întocmirii, numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere,
numărul şi data actulului de numire a comisiei de inventariere, gestiunea inventariată, data
începerii şi terminării operaţiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile şi
propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele
vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătura cu acestea, volumul stocurilor depreciate,
fără mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacerea asigurată şi propuneri de măsuri în vederea
reintegrării lor în circuitul economic, propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi
declasare sau casare a unor stocuri, constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea,
asigurarea integrităţii bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii
inventariate.
Propunerile cuprinse în procesul – verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în
termen de 3 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, conducătorului unităţii
patrimoniale. Acesta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar – contabil şi al
şefului compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult 5 zile, asupra soluţionării
propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.
5. Valorificarea rezultatelor inventarierii
20
Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate, precum şi pentru pagubele
determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de
inventariere trebuie să primească explicaţii scrise de la persoanelor care au răspunderea
gestionării.
Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de inventariere
stabileşte caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi
caracterul plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a
diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.
În cazul în care, în urma inventarierii, rezultă plusuri sau minusuri de inventar, în
vederea punerii de acord a evidenţei contabile cu valorile inventariate, acestea se vor înregistra
ca atare în contabilitate, fără a se face compensări între ele.
În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, conducătorul unităţii va lua
măsura imputării acestora la valoarea lor de înlocuire (preţul pieţei şi grad uzură)
Compensarea se face pentru cantităţi egale între plusurile şi lipsurile constatate.
Pentru valorile materiale la care sunt acceptate scăzăminte, în cazul în compensării
lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scăzămintele se calculează numai în situaţia în
care cantităţiile lipsă sunt mai mari decât cantităţiile constatate în plus.
În această situaţie, cotele de scăzăminte se aplică în primul rând la valorile materiale la
care s-au constatat lipsurile.
Pentru pagubele constatate în gestiune răspund persoanele vinovate de producerea lor.
Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate atât în evidenţa tehnico – operativă, cât şi în
contabilitate, în termen de cel mult 5 zile de la data terminării operaţiunilor de inventariere.
Pe baza registrului – inventar, a balanţei de verificare se întocmeşte bilanţul contabil, ale
cărui posturi, în conformitate cu prevederile Legii contabilităţii, trebuie să corespundă cu datele
înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a elementelor patrimoniale stabilite pe
baza inventarului.
Valoarea materialelor aflate în stoc la sfârşitul anului la unităţile subordonate fără organe
proprii de contabilitate – înregistrate pe cheltuieli – pe baza listelor de inventariere separate, se
evidenţiază în contabilitatea ordonatorului de credite prin diminuarea cheltuielilor şi majorarea
valoriilor de materiale.
La începutul anului următor, operaţiunea se stornează prin debitarea contului de
cheltuieli şi creditarea contului de materiale corespunzător.
În acelaşi mod se procedează cu valoarea stocurilor de materiale aflate în secţiile,
laboratoarele, atelierele instituţiilor publice, eliberate din magazie, dar neconsumate încă.
Pentru deprecierile consemnate în procesul – verbal de inventariere, instituţiile publice,
neaplicând principiul prudenţei, nu constituie provizioane.
Pentru lipsuri, sustrageri şi orice alte fapte care produc pagube ce constituie infracţiuni,
ordonatorul de credite este obligat să sesizeze organele de urmărire penală, în condiţiile şi la
termenele stabilite de lege.
Pagubele constatate la inventariere, imputate persoanelor vinovate, precum şi debitorii
deveniţi insolvabili, se evidenţiază în contabilitate în conturi analitice distincte, iar în cadrul
acestora pe fiecare debitor, urmărindu-se recuperarea lor potrivit legii.
Scăderea din contabilitate a unor pagube care nu se datorează culpei unei persoane se
face în baza aprobării ordonatorului de credite ierarhic superior.
21
1. Adresa pentru obţinerea cazierului judiciar
Antetul entităţii publice
Nr. _____ din _______

Către,
Inspectoratul de Poliţie al __________________________

- Cazier judiciar –
Prin prezenţa, în conformitate cu prevederile L 22 / 1969, vă rugăm să binevoiţi a ne
comunica datele privind antecedentele penale privind pe dl (dna)
_________________________________ fiul lui _________________ şi al
___________________ , născut la data de ________________ în _______________, cu
domiciliul stabil în _________________ , de profesie _______________________.
Numele avut înainte de căsătorie (dacă este cazul) ______________________.
Identitatea s-a stabilit prin ______________________________.
Menţionăm că, datele ne sunt necesare pentru încadrarea pe funcţie cu gestiune.
Mulţumim pentru colaborare,
Director, Secretar Şef,

2. Act de garanţie pe bază de numerar
Antetul entităţii publice
Nr. ____ din ________
Act de garanţie pe bază de numerar

Contabil şef _______________
Aviz de legalitate
Consilier juridic ____________
Subsemnatul --------------------------------------, domiciliat în --------------------,
str.-----------------------------, nr. ---------, et. --------, ap. -----------------, născut în localitatea -------
--------------------------, judeţul -----------------------, anul -------------, luna-----------, ziua -----------
, fiul lui ----------------------- şi al -------------------------, având buletinul de identitate seria ---------
-, nr. ------------------------------,eliberat de ----------------------------, încadrat la entitatea publică --
--------------------------------------- din -------------------------, la data de ------------------------.
Având în vedere prevederile Legii nr. 22 / 1969 declar că pentru acoperirea eventualelor
lipsuri sau pagube cauzate de mine în gestiunea unităţii sus – menţionate, mă oblig să constitui o
garanţie în numerar echivalentă cu ------------- salarii în valoare de --------------- lei şi sunt de
acord că suma să-mi fie reţinută în rate lunare de 1 / 10 din salariul de bază lunar.
Am luat cunoştinţă de prevederile legale privind depunerea garanţiei la CEC(bancă) într-
un carnet de consemnare pe numele subsemnatului şi că acesta se restituie numai la desfacerea
contractului de muncă sau la trecerea mea într-o muncă pentru care nu se cere garanţie.
De asemenea, sunt de acord că garanţia constituită să fie folosită de entitate publică
pentru acoperirea oricărei pagube cauzate de mine în gestiune în timpul executării contractului
de muncă atunci când acestea nu vor putea fi acoperite pe altă cale legală şi în acest scop
împuternicesc entitate publică să ridice de la CEC (banca) suma înscrisă în libret.

DATA: ------------------------ SEMNĂTURA GESTIONARULUI,
22
3. Act adiţional la contractul de garanţie
Antetul entităţii publice
Nr. ___ din ________

Act adiţional la contractul de garanţie
Subsemnatul ……………………… domiciliat în … ………………fiul lui ………… şi al
…………………. având Buletinul de identitate Seria … nr. … …………….eliberat de …
………………la data de … ……………, încadrat în funcţia gestionar la … …………………, cu
începere de la data de … ……………………….cu un salariu de bază lunar de …
………………….lei, ca urmare a schimbării intervenite în ……….. sunt de acord cu recalcularea
garanţiei şi mă oblig să constitui o garanţie în numerar de………………………..lei.
Celelalte condiţii ale contractului de garanţie nr. … din … rămân nemodificate.

Data, Semnătura,

4. Proces-verbal privind recalcularea garanţiilor în numerar

Antetul entităţii publice
Nr. _____ din ________
Proces – verbal privind recalcularea garanţiilor în numerar
Anul… luna… ziua…

Urmarea schimbărilor intervenite prin punerea în aplicare a …………………, s-a procedat
la recalcularea garanţiilor gestionarilor specificaţi mai jos, stabilindu-se garanţiile arătate în
dreptul fiecaruia:
Numele si prenumele Funcţia Garanţia
……………………………….. …………………………. …………………..
Compartimentul Resurse umane şi financiar – contabil, va proceda la modificarea
corespunzătoare a contractelor de garanţie în numerar şi le va ataşa la contractul de muncă.

Director, Secretar Şef,

5. Aviz pentru încredinţarea unei gestiuni mai multor persoane
Antetul entităţii publice
Nr. ______ din _________
Aviz pentru încredinţarea unei gestiuni mai multor persoane
Subsemnatul ------------------------------------------------ având funcţia de gestionar la -------
-----------------------------------, menţionez că în conformitate cu prevederile art. 7 din Legea
22/1969, sunt de acord să gestionez bunurile încredinţate împreună cu următorii gestionari:
1. -----------------------------------------------
2. -----------------------------------------------
3. -----------------------------------------------

Data, Semnătura,

23
Notă:
Obţinerea avizului este necesară şi în cazul în care în subordinea unui gestionar
se încadrează sau se trece o anumită persoană, indiferent de calitatea acesteia.

6. Aviz pentru angajaţii din subordinea gestionarului
Antetul entităţii publice
Nr. ____ din _________
Aviz pentru angajaţii din subordinea gestionarului
Subsemnatul --------------------------------------------- având funcţia de gestionar la ----------
---------------------------------, menţionez că în conformitate cu prevederile art. 7 din Legea
22/1969, sunt de acord că dl
(d-na)__________ să lucreze în subordinea mea în funcţie de:

Data, Semnătura,










24

B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTITĂŢI PUBLICE
1. Dispoziţia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a
patrimoniului

Antetul entităţii publice

Dispoziţia nr. ___ / __________

Ordonator de credite (nume şi prenume), în calitate de (funcţia), al (entitatea publică)
numit prin (Ordin, Decizie, Dispoziţie) nr. ____din ____
Având în vedere prevederile art.8 ale Legii nr. 82/1991, şi pct.6 a OMFP nr.1753/2004
privind inventarierea patrimoniului coroborate cu Legea 22/1969 şi HCM 2230/1969.
Având în vedere referatul contabilului şef al (entitatea publică), înregistrat la data de
_____ sub nr.______, privind declanşarea operaţiunii de inventariere anuală a patrimoniului şi
numirea comisiei de inventariere;
În temeiul Regulamentului privind organizarea şi funcţionarea (entitatea publică);
DISPUNE:
Art.1. – Cu data prezentei se constituie comisia de inventariere anuală a întregului
patrimoniu al (entitatea publică) pentru anul______, în următoarea componenţă:
1. Preşedinte: (de regulă, conducătorul instituţiei sau directorul administrativ)
2, 3, 4 Membrii:
5. Secretar:

Art.2. – Contabilul şef _____________ se va ocupa de instruirea comisiei de
inventariere, întocmindu-se proces verbal cu semnăturile de luare la cunoştiinţă.
Art.3. – Prezenta comisie va desfăşura inventarierea patrimoniului în conformitate cu L
82/1991, OMFP 1753/2004, iar valorificarea inventarierii se va face în perioada ________;
Art.4. – Evaluarea rezultatelor inventarierii şi propunerile pentru casare vor fi înaintate
de către comisia de inventariere, conducătorului unităţii, cu proces verba, până la data
de_______.
Art.5. – Prezenta dispoziţie se încredinţează spre executare membrilor comisiei şi se
comunică Compartimentelor Secretariat, Contabilitate, Audit Public Intern, Membrilor Comisiei.
Director, Contabil şef,


2. Înştiinţarea membrilor comisiei de inventariere
Compartiment contabilitate
Nr. ____ din ____________

Înştiinţarea membrilor comisiei de inventariere

Se convoacă domnii:
Numele, prenumele Semnătura
1.------------------------------------------------------------------------
2.------------------------------------------------------------------------
25
3.------------------------------------------------------------------------
4.------------------------------------------------------------------------
5.------------------------------------------------------------------------
pentru data de -----------------------------, orele -------------------------, la Compartimentul
contabilitate pentru a fi instruiţi de către contabilul şef în vederea efectuării inventarierii anuale a
patrimoniului conform Legii L 22/1969, Legii 82/91 republicată, OMFP 1753/2004.

Director, Contabil şef,


3. Proces-verbal de instruire

Antetul entităţii publice
Compartiment
Nr. ____ din ________

Proces-verbal de instruire

Încheiat azi --------------------, orele ------------------------, cu ocazia instruirii comisiei de
inventariere anuală a patrimoniului, stabilite prin Dispoziţia nr. ----din---,de către (conducătorul
entităţii publice).
La instruire participă toţi membrii comisiei şi sunt prezentate atribuţiunile fiecăruia,
conform Legii L 22/1969, L 82/1991, OMFP 1753/2004.
Desfăşurarea etapelor inventarierii anuale a patrimoniului este propusă pentru perioada -
--------, iar evaluarea rezultatelor se desfăşoară în perioada_____. Odată cu evaluarea
rezultatelor se vor înainta şi propunerile pentru casare.

Contabil şef,
Au luat la cunoştinţă,

(Componenţa comisiei)

4. Declaraţia de inventar

Antetul entităţii publice


Declaraţia de inventar


Subsemnatul ---------------------------------------- gestionr la ------------------------------------
---------------------- declar următoarele:
- dacă are cunoştinţă că are plusuri de valori băneşti sau materiale în gestiunea sa: (DA sau
NU)
- dacă are în păstrare şi alte valori aparţinând terţilor; (DA sau NU)
- dacă a primit sau eliberat valori materiale fără documente legale; (DA sau NU)
26
- existenţa în gestiune a unor bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au
întocmit documentele respective; (DA sau NU)
- existenţa unor documente de primire – eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii
sau care nu au fost predate la contabilitate; (DA sau NU)
- dacă gestionează valori materiale şi în alte locuri de depozitare decât acelea cu privire la care
se ia declaraţia şi unde anume; (DA sau NU)
- dacă deţine numerar rezultat din vânzarea mărfurilor din gestiune; (DA sau NU)
- numărul şi data ultimelor documente de intrare şi ieşire a valorilor materiale; (DA sau NU)
- alte date şi elemente pe care organul de control sau gestionarul le consideră necesare, pentru
buna funcţionare a inventarierii gestiunii.


Semnătura ----------------------------- Data ----------------------------


Dat în faţa noastră,
(Componenţa comisiei)



27

5. Listă de inventariere

Unitatea Gestiunea
Magazia
LISTA DE INVENTARIERE
Data _____________
Loc de depozitare
Pag.
VALOAREA
CONTABILĂ
CANTITĂŢI
Diferenţe
DEPRECIEREA
Stocuri Diferenţe
Nr.
crt.
Denumirea
bunurilor
inventariate
C
o
d

s
a
u

n
u
m
ă
r
u
l

d
e

i
n
v
e
n
t
a
r

U
/
M

F
a
p
t
i
c
e

S
c
r
i
p
t
i
c
e

P
l
u
s

M
i
n
u
s

P
R
E
Ţ

U
N
I
T
A
R

V
a
l
o
a
r
e
a

P
l
u
s

M
i
n
u
s

V
a
l
o
a
r
e
a

d
e

i
n
v
e
n
t
a
r

Valoarea Motivul
(cod)
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14



Comisia de inventariere Gestionar Contabilitate
N
u
m
e
l
e

ş
i

p
r
e
n
u
m
e
l

S
e
m
n
ă
t
u
r
a

NOTĂ: În caz de predare-primire a gestiunii semnează atât persoana care predă, cât şi cea care preia gestiunea (gestionar).
28

6. Lista cu propunerile pentru casare

Lista cu propunerile pentru casare

Nr.
crt.
Denumirea
M.F./
O.B.I./
materiale
U/M P.U. Cantita-
tea
Valoare
totală
Durata de
funcţionare
(numai pt.
M.F. )
Obs.
(Gradul
de uzură al
M.F.)


Comisia de inventariere


7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare

Antetul entităţii publice

Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare

Denumire M.F. -----------------------------------------------------------------------------
Anul de fabricaţie ----------------------------- nr. de inventar -----------------------------
Părţi componente ale M.F., existent la data propunerii (în cazul utilajelor formate din subansamble sau
clădiri cu anexe îmbunătăţite)---------------------------------
Lista de piese, accesorii, părţi componente ------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
Cauzele degradării (acident, uzură, etc.) ---------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
Durata de serviciu (în ani) -------------------------------------------------------------------
Greutatea M.F. --------------------------------------------------------------------------------
Recuperări de piese şi materiale ------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
Cantitatea de materiale rămasă pentru a fi predată la organele de colectare (lemn, fier vechi, etc.) ------
---------------------------------------------------------------------------

Numele şi prenumele
membrilor comisiei Semnătura

-------------------------------- --------------------------
-------------------------------- --------------------------





29
8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă, a materialelor şi
a mijloacelor fixe cu durată normată exprirată

Antetul entităţii publice
Nr. ____ din _________
Proces-verbal
pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă

I. Concluzii
Comisia constituită în baza deciziei nr. --------------------- din ------------------propune scoaterea
din uz a următoarelor O.B.I. în folosinţă care au un grad de uzură avansat:
Denumirea
O.B.I. Cod U/M Cant. P/U Valoare lei
__________________________________________________________________
II. Materiale şi deşeuri recuperate
Denumirea materialului Cod U/M Cant. P/U Valoare Lei
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________


9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale

I. Concluzii
Comisia numită prin ordinul (decizia) nr. ---- din ----- pe baza documentelor anexate --------
propune casarea următoarelor MF ----------- şi declasarea următoarelor mijloace materiale -------.
II.Casarea-delasarea efectivă
Subsemnaţii ----------------am procedat la casarea sau declasarea --------------
Operaţiunea de clasare sau declasare s-a efectuat de la --------------------până la -------------------
----------- şi s-au recuperat:
1. Piese / materiale

Denumirea pieselor
şi materialelor
U/M Cantitate P/U Valoare



2. Părţi componente ce pot fi folosite ca mijloace fixe independente

Denumirea mijlocului fix Număr de inventariere Cod de clasificare Valoare

Total



30
III. Materialele nevalorificabile au fost lichidate astfel:

Denumirea materialelor Cantitate Procedeul folosit pt. lichidare

Total

Comisia, Gestionar,


10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Încheiat azi ---------------------------------------
Subsemnaţii ---------------- membrii ai comisiei operative de inventariere numiţi prin ------------
------------------ am procedat la inventarierea faptică a --------.
Inventarierea s-a efectuat în prezenţa gestionarului -------- prin cântărire şi măsurare.
Toate produsele au fost cuprinse în listele de inventariere de la pagina --la pagina ----------------
----- .
În urma inventarierii efectuate s-a constatat:
Plus de inventar în valoare de lei ------------------------------ .
Minus de inventar în valoare de lei ---------------------------- .
Atât plusurile cât şi minusurile constatate se datoresc:
--------------------------------------------------------------------------------------------
Menţionăm că au fost propuse pentru casare, bunuri în valoare ----------------
Drept pentru care am încheiat prezentul proces verbal.

COMISIA OPERATIVĂ DE GESTIONAR
INVENTARIERE FAPTICĂ










31
INVENTARUL ACTIVITĂŢILOR
pentru compartimentul financiar – contabil

Nr.
Crt.
DOMENIUL /
MISIUNEA
Etape Activităţi/ Documente Observaţii
I INVENTARIEREA
PATRIMONIULUI
ENTITĂŢII PUBLICE

1. Organizarea
efectuării
inventarierii
1.Dispoziţia de organizare,
desfăşurare şi valorificare a
inventarierii patrimoniului
2.Înştiinţarea membrilor comisiei
de inventariere
3.Proces – verbal de instruire
Director


Secretar

Contabil şef
2. Desfăşurarea
operaţiunilor de
inventariere
4.Declaraţia de inventar
5.Listă de inventariere
6.Proces – verbal cu propunerile
pentru casare
Comisia
Comisia
Comisia
3. Stabilirea şi
valorificarea
rezultatelor
inventarierii
7.Proces – verbal de evaluare a
rezultatelor inventarierii
Comisia

10.1. Dispoziţia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului
Scop: Stabilirea perioadei şi a comisiei de inventariere.
Premise : Este un act juridic, întocmit pe baza art. 8 al Legii nr. 82/1991 şi pct. 6 a OMFP nr.
1753/2004 în vederea îndeplinirii obiectivului general al entităţii publice, precum şi asumarea
responsabilităţilor pe fiecare membru al comisiei în vederea evitării aparitiei de neregularităţi şi riscuri
în gestionarea patrimoniului public.

Conducătorul entităţii publice
- Emite dispoziţia de inventariere a
patrimoniului (numind comisia şi perioada
de inventariere)
Secretariat
- Alocă un număr dispoziţiei de inventariere
- Asigură copii ale acestui document
- Înmânează dispoziţia fiecărui membru din
comisie, sub semnătură, şi persoanelor
implicate în această activitate
Comisia
- Ia la cunoştinţă de dispoziţia dată şi de
sarcinile repartizate
Secretariat - Arhivează acest document



32
10.2. Înştiinţarea membrilor comisiei de inventariere
Scop: Convocarea membrilor comisiei de inventariere în vederea instruirii lor pentru declanşarea
inventarierii, repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor.
Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunoştinţă cu data, locul şi ora desfăşurării
şedinţei de instruire în vederea îndeplinirii obiectivului fixat.

Secretariat
- Redactează documentul de înştiinţare
- Comunică fiecărui membru din comisie data,
ora, locul desfăşurării şedinţei de instruire
Comisia
- Ia la cunoştinţă sub semnătură despre şedinţa
de instruire în vederea declanşării
inventarierii
Gestionar
- Ia la cunoştinţă asupra desfăşurării şedinţei
de instruire în vederea declanşării
inventarierii
Contabil şef
- Ia la cunoştinţă despre locul, ora şi data
desfăşurării şedinţei de instruire
Compartiment contabilitate - Arhivează acest document alături de
dispoziţia de inventariere

10.3. Proces-verbal de instruire
Scop: Prezentarea atribuţiilor fiecărui membru al comisiei conform Legii 22/1969, Legii
82/1991, OMFP 1753/2004 precum şi a modului de întocmire a documentelor.
Prezentarea perioadei de desfăşurare a inventarierii patrimoniale, precum şi perioada
de evaluare a rezultatelor.
Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunoştinţă cu sarcinile trasate şi de asumare a
lor în vederea îndeplinirii obiectivului fixat.

Contabil şef
- Instruieşte comisia de inventariere
- Înmânează listele de inventar semnate şi
ştampilate preşedintelui comisiei
Comisie
- Semnează procesul – verbal de instruire că a
luat la cunoştinţă
- Ridică listele de inventar sub semnătură
Compartiment contabilitate - Arhivează acest document alături de
dispoziţie

10.4. Declaraţia de inventar
Scop: Declararea plusurilor de valori băneşti sau materiale, dacă are în păstrare şi alte valori,
existenţa în gestiune a unor bunuri nerecepţionate, existenţa unor documente de primire-
eliberare care nu au fost operate, etc.
Premise : Este un act juridic întocmit de gestionar în faţa comisiei de inventariere pentru certificarea
situaţiei patrimoniale la momentul declanşării inventarierii şi pentru buna funcţionare a
inventarierii gestiunii.

33

Gestionar
- Redactează declaraţia de inventar în faţa
comisiei şi o semnează
Comisie
- Verifică datele din declaraţia de inventar dată
de gestionar şi o semnează

10.5. Listă de inventariere
Scop: Stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităţi,
precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu; stabilirea stocurilor faptice.
Premise : Este un document intern de lucru menit să asigure o imagine reală, faptică, a tuturor
elementelor, precum şi stabilirea lipsurilor şi plusurilor de valori materiale, document
pentru întocmirea registrului-inventar.

Comisia
- Întocmeşte lista de inventariere pe locuri de
depozitare prin identificarea stocurilor prin
numărare, măsurare, cântărire la faţa locului;
- Întocmeşte separat liste de inventariere pentru
bunurile depreciate sau deteriorate, fără
mişcare sau greu vandabile;
- Verifică instrumentele şi aparatele de măsură
sau cântărire;
- Controlează toate locurile în care pot să existe
bunuri supuse inventarierii;
- La sfârşitul zilei sigilează toate încăperile
până a doua zi;
- Semnează listele de inventariere
Gestionarul
- Pe ultima filă a listei de inventariere
menţionează că toate valorile materiale şi
băneşti din gestiune au fost inventariate şi
consemnate în listele de inventariere în
prezenţa sa.
- Menţionează dacă are obiecţii cu privire la
efectuarea inventarierii;
- Nu face parte din comisia de inventar;
- Semnează listele de inventariere
Compartiment contabilitate
- Completează în listele de inventariere
soldurile scriptice din contabilitate;
- Semnează listele de inventariere;
- Arhivează aceste liste de inventariere

10.6. Lista cu propunerile pentru casare
Scop: Scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar,
declasarea şi casarea unor stocuri.
Premise : Este un document intern de constatare a condiţiilor scoaterii din funcţiune a mijloacelor
fixe, de scoatere din uz a obiectelor de inventar deteriorate, inutilizabile, care au
34
îndeplinit norma de timp şi se propun pentru declasare şi casare , precum şi a altor
bunuri materiale.

Comisia
- Întocmeşte procesul-verbal cu propunerile
pentru casare pe baza Notei privind starea
tehnică a mijloacelor fixe;
- Întocmeşte procesul-verbal cu propunerile de
declasare şi casare a obiectelor de inventar
care sunt depreciate sau depăşite moral
- Semnează procesul-verbal cu propunerile;
- Înaintează procesul-verbal secretariatului
Secretariat
- Alocă număr de ordine procesului-verbal cu
propunerile pentru casare;
- Înaintează procesul - verbal cu propunerile
conducătorului unităţii spre avizare;
Conducătorul entităţii publice
- Avizează procesul – verbal cu propunerile
pentru casare şi le supune spre aprobare
ordonatorului principal de credite
Compartiment contabilitate - Verifică şi înregistrează operaţiunile privind
scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe,
scoaterea din uz a obiectelor de inventar sau
declasarea bunurilor materiale
- Arhivează procesul – verbal cu propunerile

10.7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare

Comisia
- Analizeaza starea tehnica a mijlocului fix si
propune casarea in funcţie de gradul de uzura
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile
conducătorului unităţii patrimoniale.
Compartiment contabilitate
- Analizeaza propunerile de casare ale
comisiei, urmarind durata normata de
functionare;
Conducătorul entităţii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluţionării
propunerilor făcute, cu respectarea
dispoziţiilor legale.







35
10.8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă, a materialelor
şi a mijloacelor fixe cu durată normată expirată

Comisia
- Comisia constituită în baza deciziei nr. --------
------------- din ------------------propune
scoaterea din uz a următoarelor O.B.I. în
folosinţă care au un grad de uzură avansat
- Stabileşte materialele si deşeurile rezultate
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile
conducătorului unităţii patrimoniale.
Conducătorul entităţii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluţionării
propunerilor făcute, cu respectarea
dispoziţiilor legale.
Compartiment contabilitate
si administrativ
- Preda cantitatea deşeurilor rezultate la
unităţile specializate, întocmind avizul de
expediţie
- Înregistrează rezultatele casării în evidenta
tehnico-operativa si contabila
- Urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor
predate.
- Virează sumele la bugetul pe surse de
finanţare (bugetul statului/buget local)

10.9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale

Comisia
- Comisia numită prin ordinul (decizia) nr. ----
din ----- pe baza documentelor anexate --------
propune casarea următoarelor MF ----------- şi
declasarea următoarelor mijloace materiale ---
----.
- Procedeaza la operatiunea de casare sau
declasare a mijloacelor fixe si a mijloacelor
materiale şi la recuperarea unor
piese/materiale
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile,
conducătorului unităţii patrimoniale.
Conducătorul entităţii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluţionării
propunerilor făcute, cu respectarea
dispoziţiilor legale.(transfer, licitatie, predare
deseuri)
Compartiment contabilitate
si administrativ
- Transfera bunurile (daca este cazul)
- Liciteaza bunurile (daca este cazul)
- Preda cantitatea deseurilor rezultate la
unitatile specializate, intocmind avizul de
36
expeditie
- Înregistrează rezultatele casarii în evidenta
tehnico-operativa si contabila
- Urmareste incasarea contravalorii deseurilor
predate.
- Vireaza sumele la bugetul pe surse de
finantare (bugetul statului/buget local)

10.10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii
Scop: Stabilirea rezultatelor inventarierii, identificarea eventualelor greşeli prin confruntarea
cantităţilor consemnate în listele de inventariere cu evidenţa tehnico-operativă pentru
fiecare poziţie în parte.
Premise : Este un document intern de lucru întocmit pentru ca să redea situaţia patrimonială la un
moment dat în vederea punerii de acord a evidenţei contabile cu valorile inventariate, precum şi
regularizarea diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice.

Comisia
- Întocmeşte procesul-verbal privind rezultatele
inventarierii
- Face propuneri cu privire la cauzele plusurilor
şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele
vinovate, precum şi propuneri de măsuri în
legătură cu acestea
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile în
termen de 3 zile conducătorului unităţii
patrimoniale.
Conducătorul entităţii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil în termen de cel mult 5 zile
decide asupra soluţionării propunerilor făcute,
cu respectarea dispoziţiilor legale.
Compartiment contabilitate
- Avizează procesul-verbal privind rezultatele
inventarierii;
- Înregistrează rezultatele inventarierii în
contabilitate.










37
Partea a III-a
CUM TREBUIE SĂ FACEM
- procedura operaţională realizată de către managementul entităţii

PROCEDURA OPERATIONALA
(macheta de lucru cu pasii de urmat, stabilita in conformitate cu OMFP 946/2005
pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de
management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial, modificat prin OMFP 1389/2006)

Generalitati
Procedura operationala = prezentare formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie
urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii cu
privire la aspectul procesual.
Procedura operationala este un model. Modelul prezentat completeaza segmentul
instrumentelor de lucru referitoare la activitatile entitatilor publice in domeniul dezvoltarii sistemelor
de management si control, procedurile operationale fiind cunoscute in practica si sub alte denumiri:
proceduri de proces, proceduri formalizate etc.
Entitatile publice, in functie de marimea entitatii, de politica adoptata cu privire la sistemul
propriu de management si control, de gradul de dotare, de tipurile de activitati si complexitatea
acestora etc., pot utiliza modelul de procedura operationala in forma prezentata, in forme completate si
imbunatatite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, dupa modelul altor ghiduri
intalnite in practica domeniului, cu precizarea ca, indiferent de forma adoptata, trebuie avute in vedere
prevederile Standardului de control intern nr. 17 "Proceduri".
Pentru o buna gestionare a elaborarii, aprobarii si aplicarii procedurilor operationale,
conducatorii entitatilor publice trebuie sa asigure derularea tuturor actiunilor privind elaborarea si/sau
dezvoltarea sistemelor de management si control.
Procedurile trebuie elaborate, aprobate si aplicate in conditiile cunoasterii si respectarii
regulilor de management constituite in cele 25 de standarde de control.
Indiferent de activitatea la care se refera, o procedura operationala poarta amprenta fiecarui
standard de control, din oricare dintre cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial, respectiv
mediul de control, performanta si managementul riscului, informarea si comunicarea, activitatile de
control, auditarea si evaluarea.
Conditiile esentiale ale procedurilor operationale stabilesc, printre altele, ca acestea trebuie sa
fie scrise si formalizate pe suport hartie si/sau electronic, simple si specifice pentru fiecare activitate,
actualizate in mod permanent si aduse la cunostinta executantilor si celorlalti factori interesati.
In masura in care dotarea tehnica si pregatirea personalului permit, operatiunile de elaborare,
avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operationale, se pot derula si prin utilizarea
sistemelor informatice.
Precizari privind componentele modelului de procedura operationala
Precizari comune componentelor
- Datele de identificare din cartusul de capat se trec pe fiecare pagina, cu modificarile cerute de
rubrici, acolo unde este cazul.
- Denumirea procedurii operationale si codul acesteia se stabilesc in cadrul fiecarei entitati publice si
trebuie sa reflecte activitatea procedurata si locul acesteia in sistemul de codificare utilizat.
38
- Editiile se numeroteaza cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.
- Orice modificare de reglementare, organizatorica sau de alta natura, cu efect asupra activitatii
procedurate, determina revizia sau, dupa caz, elaborarea unei noi editii pentru procedura operationala
respectiva.
- In masura in care este posibil, se asigura pagina distincta pentru fiecare componenta a procedurii
operationale.
Precizari specifice componentelor
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in
cadrul editiei procedurii operationale (componenta 1):
- responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operatiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de
decizie interna a conducatorului entitatii publice;
- cand una sau mai multe dintre operatiuni se realizeaza, conform deciziei, de catre un grup sau o
comisie, in lista se cuprind toti membrii grupului sau ai comisiei.
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale (componenta 2):
- se cuprind, in ordine cronologica, toate editiile si, respectiv, reviziile in cadrul editiilor;
- cand se realizeaza o noua editie a procedurii operationale, coloanele nr. 2 si 3, privind componenta
revizuita, precum si modalitatea reviziei, nu se completeaza;
- coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveste actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele
asemenea, dupa caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operationale;
- la fixarea datei de la care se aplica prevederile noii editii sau revizii (coloana nr. 4) se are in vedere
asigurarea timpului necesar pentru difuzarea si studierea acesteia de catre aplicatori.
Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei
procedurii operationale (componenta 3):
- coloana nr. 1 (Scopul difuzarii) are in vedere faptul ca oricare compartiment/persoana a carui/carei
activitate intra sub incidenta aplicarii, informarii, evidentei, arhivarii sau este in alte scopuri in legatura
cu procedura respectiva trebuie sa aiba la dispozitie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizarii
prin noi editii sau revizii.
Scopul procedurii operationale (componenta 4):
- entitatea publica, spre deosebire de scopurile considerate generale si prezentate ca exemple in
modelul procedurii operationale la aceasta componenta, identifica si inscrie scopurile specifice in
cazul fiecarei proceduri operationale elaborate, tinand cont de rolul, locul, importanta, precum si de
alte elemente privind activitatea procedurata;
Domeniul de aplicare a procedurii operationale (componenta 5):
- aceasta componenta se bazeaza pe colaborarea dintre compartimentele entitatii publice, astfel incat la
fixarea si definirea activitatii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activitati (pct. 5.2 si 5.3) sau la
precizarea compartimentelor cu atributii legate de activitatea respectiva (pct. 5.4) sa fie eliminata orice
situatie de suprapunere de activitati, de activitati necuprinse in procesul de analiza si elaborare a
procedurilor, de suprapunere de atributii intre compartimente, de atributii pentru care nu au fost fixate
responsabilitati etc.;
Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate (componenta 6):
- aceasta componenta priveste, in special, listarea documentelor cu rol de reglementare fata de
activitatea procedurata;
- este necesar sa fie cunoscute si respectate toate reglementarile care guverneaza fiecare activitate;
- gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementarilor, unde: reglementarile
internationale in legatura cu domeniul respectiv sunt cele la care Romania este parte; legislatia primara
se refera la legi si la ordonante ale Guvernului; legislatia secundara are in vedere hotarari ale
39
Guvernului sau acte ale organismelor cu atributii de reglementare si care sunt emise in aplicarea
legilor si/sau a ordonantelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii
publice (legislatie tertiara), se refera la instructiuni, precizari, decizii, ordine sau altele asemenea si au
efect asupra activitatii procedurate.
Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala (componenta 7):
- se va urmari definirea acelor termeni care: reprezinta element de noutate; sunt mai putin cunoscuti;
prezinta sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.;
- se recomanda precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineste termenul in cauza;
- se va avea in vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de institutii etc.) utilizati cu
mai mare frecventa in textul procedurii operationale si/sau care, in urma acestei actiuni, permit o
intelegere si utilizare mai usoara a procedurii;
- se recomanda ca ordinea in care se inscriu atat definitiile termenilor in tabelul 7.1, cat si abrevierile
termenilor in tabelul 7.2, sa fie aceea data de prima aparitie in textul procedurii operationale a
termenului definit sau abreviat, dupa caz;
- in tabelele 7.1 si 7.2 din modelul de procedura operationala au fost definiti si, respectiv, abreviati,
pentru exemplificare, termeni utilizati in model.
Descrierea procedurii operationale (componenta 8):
- aceasta componenta reprezinta, in fapt, esenta procedurii operationale. In acelasi timp este si acea
componenta care nu este generalizabila prin model de procedura decat in termeni foarte largi.
Componenta este dependenta, in mod direct, de conditiile concrete in care se desfasoara activitatea
respectiva in cadrul entitatii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de
dotare cu resurse materiale, financiare si umane, de calitatea si pregatirea profesionala a salariatilor si,
nu in ultimul rand, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management si control. Cele cateva puncte
si subpuncte, enumerate la aceasta componenta in prezentul model de procedura operationala,
recomanda una din multitudinea de posibilitati de descriere a acestei componente;
- la "Generalitati" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitatii. Se va
evita repetarea acelora deja abordate in cadrul celorlalte componente ale procedurii operationale, cum
ar fi cele legate de scopul procedurii operationale (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul
de aplicare a procedurii operationale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de
referinta aplicabile activitatii procedurate (prezentate la componenta 6).;
- la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, in principal, cele de natura formularelor, dar si
manuale, instructiuni operationale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizeaza informatii
necesare derularii activitatii, contribuie la prelucrarea de date in cadrul procesului sau transmit
rezultatele obtinute altor utilizatori. De retinut ca documentele trebuie sa fie actualizate, utile, precise,
usor de examinat, disponibile si accesibile managerului, salariatilor si tertilor, daca este cazul. Subpct.
8.2.1, 8.2.2 si 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putand fi comasate sau
detaliate in functie de amploarea, volumul, diversitatea si complexitatea documentelor respective;
- la "Lista si provenienta documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are in vedere nominalizarea tuturor
documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea si actualizarea acestora, a codurilor de identificare,
daca este cazul, a regimului informatiilor continute etc. In aceasta lista se nominalizeaza si
documentele interne de aceasta natura, emise si utilizate in cadrul compartimentelor sau, prin
colaborare, intre compartimentele entitatii publice;
- la "Continutul si rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate in forma completa,
anexand la procedura modele ale documentelor, instructiuni de completare a acestora si mentiuni
referitoare la rolul lor;
40
- subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are in vedere compartimentele/persoanele la care trebuie sa
circule documentele in procesul de realizare a activitatii, precum si operatiunile ce se efectueaza in
legatura cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoana pe la care circula. Este necesar ca
circuitul documentelor aferente activitatii sa fie integrat in fluxul general al documentelor din cadrul
entitatii publice. Se recomanda utilizarea reprezentarii grafice a circuitului documentelor;
- pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvolta pe structura clasica a acestora, respectiv resurse materiale
(subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) si, respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De
mentionat ca structura resurselor este foarte sensibila fata de activitatea la care ne referim; la unele
activitati resursa necesara preponderenta este cea materiala, iar la altele este preponderenta resursa
umana sau resursa financiara ori combinatii ale acestora;
- subpct. 8.3.1 "Resursa materiala" se dezvolta pe elementele de logistica: birouri, scaune, rechizite,
linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, retea, imprimanta,
posibilitati de stocare a informatiilor etc., dar si pe elemente de alta natura, daca specificul activitatii o
impune. De exemplu, in cazul unei entitati publice cu activitate de teren intensa, cu deplasari auto
frecvente, activitatea de transport capata o conotatie distincta, iar procedura operationala aferenta, la
resursa materiala, va trebui sa reflecte parcul auto, fapt care, in acest caz, va da greutate sporita acestui
tip de resursa, in comparatie cu resursa umana sau financiara;
- subpct. 8.3.2 "Resursa umana" fixeaza compartimentul/compartimentele si/sau persoana/persoanele
din cadrul entitatii publice care sunt implicate, prin atributiile/sarcinile de serviciu, in realizarea
activitatii procedurate;
- subpct. 8.3.3 "Resursa financiara" are in vedere prevederea in buget a sumelor necesare cheltuielilor
de functionare (achizitionarea materialelor consumabile necesare desfasurarii activitatii, acoperirea
contravalorii serviciilor de intretinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat in
activitatea respectiva etc.), dar si a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume
activitati. De exemplu, in situatia unei activitati de achizitie, resursa financiara trebuie sa reflecte
sumele din buget aferente programului de achizitii al entitatii publice;
- pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus in procedura
operationala, numai prin aportul salariatilor implicati direct in acea activitate;
- subpct. 8.4.1 "Planificarea operatiunilor si a actiunilor activitatii" se sprijina, pe de o parte, pe
actiunile identificate, asa cum sunt ele listate in cadrul tabelului de la componenta 9 "Responsabilitati
si raspunderi in derularea activitatii", iar pe de alta parte, pe o buna cunoastere si stapanire a
cerintelor generale si a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8 "Planificarea" si
a Standardului de control intern nr. 11 "Managementul riscului". Actiunile analizate prin prisma
resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate si a masurilor de
limitare a efectului acestora, a conditiilor de eficienta si legalitate impuse, puse in corelatie si intr-o
succesiune logica si cronologica, constituie in fapt instrumentul de planificare cuprins in procedura
operationala pentru activitatea analizata;
- subpct. 8.4.2 "Derularea operatiunilor si actiunilor" reflecta programul de zi cu zi al
compartimentului/persoanei implicate in realizarea activitatii, in care acesta/aceasta uzeaza de toate
instrumentele specifice si actioneaza corespunzator prevederilor din procedura operationala si, in
special, celor din instrumentul de planificare a activitatii. Se recomanda cuprinderea in procedura
operationala, sub forma tabelara, a modului de operare, unde pe verticala se pot cuprinde etapele ce se
deruleaza in legatura cu activitatea respectiva, iar pe orizontala se precizeaza intrarile de informatii (de
la cine? ce?), operatiunile, actiunile/prelucrarile, completarile etc., ce au loc fata de datele intrate,
instrumentele utilizate in acest scop, iesirile de rezultate (care? catre cine? etc.);
41
- subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activitatii" poate fi orientat catre mai multe directii, ca de
exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanta asociati activitatii; furnizarea
datelor si informatiilor cu privire la rezultatele activitatii catre beneficiarii acestora; identificarea
masurilor de imbunatatire etc.
Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii (componenta 9):
- se va urmari identificarea tuturor actiunilor care au loc in legatura cu activitatea procedurata, precum
si fixarea acestora pe compartimentele (posturile) carora le revin responsabilitatile si/sau, dupa caz,
raspunderile fata de acestea;
- se recomanda cuprinderea actiunilor in tabel, pe cat posibil, in ordinea logica a desfasurarii lor, iar a
compartimentelor (posturilor), in ordinea interventiei in proces;
- in tabelul 9 din modelul de procedura operationala, compartimentele (posturile) au fost simbolizate,
ipotetic, cu I, II, III, ..., actiunile (operatiunile), cu a, b, c, ..., iar responsabilitatile/raspunderile, cu
abrevierile regasite in tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare;
Ah. = arhivare. Observam, de exemplu, ca operatiunea a este o operatiune de elaborare E, care revine
compartimentului I; operatiunea c este o operatiune de aprobare A, in raspunderea postului III;
actiunea f este o actiune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.
Anexe, inregistrari, arhivari (componenta 10):
- este necesar ca procedura operationala sa cuprinda in anexe toate instrumentele relevante, prezentate
in cadrul celorlalte componente ale acesteia, si care sunt aplicabile in realizarea activitatii;
- pentru o mai buna ordonare si evidenta a anexelor, se recomanda intocmirea tabelului prezentat la
componenta 10 din model.
42


Entitatea Publica
PROCEDURA
OPERAŢIONALĂ

Ediţia : I
Nr.exemplare :
Revizia_________________
Nr.exemplare____________

Compartiment
„Management”
Cod: P.O. - F.C. nr. Pagina ________ din ______
Exemplar
nr.______________


Pasii de urmat:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
- elaborare
- verificare
- aprobare
(Numele si prenumele, Functia, Data, Semnatura)
2.Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
- editia I
- editia II
- revizia 1
- revizia 2
(Componenta revizuita, Modalitatea reviziei, data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei
editiei)
3.Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia I (sau, după caz, revizia din cadrul
ediţiei procedurii operaţionale)
- compartimentele entitatii implicate
- compartimentele organelor ierarhic superioare care avizeaza procedura
- compartimentele organelor ierarhic superioare care controleaza, monitorizeaza, evalueaza, auditeaza
procedura
(Scopul difuzarii, Exemplarul, Functia, Nume si prenume, Data primirii, Semnatura)
4.Scopul procedurii operaţionale
Scopul este menit sa contribuie la atingerea eficienta a obiectivelor organizatiei prin cresterea
performantei si la crearea unui cadru comun pentru aplicarea principiilor de buna practica selectand
cele mai eficiente metode.
5.Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
5.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala;
5.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfasurate de
entitatea publica
5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii
procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii


43
6.Documente de referinţă(reglementări) aplicabile activităţii procedurale
6.1. Reglementari internationale
6.2. Legislatie primara
6.3. Legislatie secundara
6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
7.1.Definiţii ale termenilor
7.2.Abrevieri ale termenilor
8.Descrierea procedurii operaţionale
8.1.Generalitati
8. 2.Documente utilizate
8.2.1.Lista si provenienta documentelor
8.2.2.Continutul si rolul documentelor
8.2.3.Circuitul documentelor
8.3.Resurse necesare
8.3.1.Resurse materiale
8.3.2.Resurse umane
8.3.3.Resurse financiare
8.4.Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii
8.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii
9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
9.1. Responsabilităţi
Nr.
crt.
Compartimentul
(postul)/actiunea
(operatiunea)
Editia I II III IV V VI …
0 1 2 3 4 5 6
1. a E
2. b V
3. c A
4. d Ap
5. e Ap
6. f Ah
… … …
n. z …
10.Anexe, inregistrari arhivari
- nr. Anexa
- denumirea anexei
- elaborat
- aprobat
- numar de exemplare
- difuzare
- arhivare
- alte elemente

44
PROGRAM
DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE
CONTROL MANAGERIAL ÎN CADRUL
UNIVERSITĂŢII DE VEST TIMIŞOARA


1. PREMISE CONCEPTUALE
În vederea aplicării Ordinului MF nr. 946/2005 se constituie în cadrul Universităţii de Vest o
structură formată din persoanele nominalizate prin Decizia rectorului nr. ................ care vor elabora
standardele de management intern şi control intern. Prin control se constată abaterile rezultatelor de la
obiectivele propuse, se analizează cauzele care le-au determinat şi se dispun măsuri corective sau
preventive.

2. SCOPUL PROGRAMULUI este de a crea un instrument în care să se cunoască evoluţia
controlului intern asupra utilizării fondurilor instituţiei.

3. OBIECTIVELE PROGRAMULUI

OBIECTIVE GENERALE
- realizarea atribuţiilor stabilite în concordanţă cu misiunea universităţii, în condiţii de
regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă
- protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor datorate erorii, abuzului sau fraudei;
- respectarea legii, a regulamentelor şi deciziile conducerii;
- dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare şi difuzare
a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere, precum şi a unor sisteme şi proceduri de
informare publică adecvată prin rapoarte periodice.

OBIECTIVE SPECIFICE
- reflectarea în documente scrise a organizării controlului intern, a tuturor operaţiunilor
instituţiei şi a elementelor specifice, înregistrarea şi păstrarea în mod adecvat a documentelor;
- înregistrarea în mod cronologic şi corect a operaţiunilor;
- asigurarea aprobărilor şi efectuării operaţiunilor exclusiv de persoane special împuternicite în
acest sens;
- separarea atribuţiilor privind efectuarea de operaţiuni între persoane, astfel încât atribuţiile de
aprobare, control şi înregistrare să fie încredinţate unor persoane diferite;
- asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;
- accesarea resurselor şi documentelor numai de către persoane îndreptăţite şi responsabile în
legătură cu utilizarea şi păstrarea lor.

4. ACŢIUNILE PROGRAMLUI, RESPONSABILITĂŢI, TERMENE
ÎN DOMENIUL STANDARDELOR REFERITOARE LA MEDIUL DE CONTROL (standardele
1 – 6:
ETICA, INTEGRITATEA
ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI
COMPETENŢA PERFORMANŢA
FUNCŢII SENSIBILE
45
DELEGAREA
STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

a) acţiune: cunoaşterea de către angajaţi a reglementărilor care guvernează comportamentul la
locul de muncă, a culturii şi organigramei universităţii,
• răspunde: Director resurse umane
• proceduri: elaborarea de înscrisuri prin care se aduce la cunoştinţa angajaţilor acţiunea
susmenţionată, şi semnătura angajaţilor.
• termen: permanent cu actualizare la max. 3 luni.

b) acţiune: actualizarea fişelor de post
• răspund: - şefii de departamente, servicii, direcţii, decanii facultăţilor
- director resurse umane
• proceduri: se întocmesc fişe de post pentru activităţile fiecărui angajat
• termen: permanent

c) delegarea competenţelor: elaborarea de înscrisuri care să permită unor persoane nominalizate
efectuarea operaţiilor în lipsa persoanelor titulare, limitele delegării şi condiţiile delegării.
• răspund: - rectorul universităţii
- decanii facultăţilor
- şefii de departamente, direcţii, servicii
• proceduri: întocmirea reglementărilor de delegare
• termen: la max. 20 zile de la numirea în funcţie sau numirea unei responsabilităţi noi.

ÎN DOMENIUL STANDARDELOR REFERITOARE LA PERFORMANŢE ŞI
MANAGEMENTUL RISCULUI standardele 7 – 11 şi 15

4.2.7. OBIECTIVE
4.2.8. PLANIFICAREA
4.2.9. COORDONAREA
4.2.10. MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR
4.2.11. MANAGEMENTUL RISCULUI
4.2.15 IPOTEZE, REEVALUĂRI

a) acţiune: stabilirea obiectivelor universităţii
• răspund: - Senatul Universităţii
• proceduri: Secretarul şef al universităţii va face cunoscut obiectivele aprobate de Senat,
pe web site-ul Universităţii.
• termen: la începutul fiecărui an universitar şi de câte ori sunt modificări sau completări.

b) acţiune: elaborarea bugetului de venituri şi cheltuieli pe universitate şi pe subunităţi.
• răspunde: - directorul financiar
• proceduri:
- se întocmesc contractele instituţionale şi complementare, - cifra de şcolarizare
aprobată de MEC cu numărul de studenţi cu taxă
- se întocmeşte proiectul de buget.
46

• termen: în conformitate cu Legea finanţelor publice în vigoare.

c) acţiune: elaborarea statelor de funcţii a personalului didactic, auxiliari şi TESA.
• răspund: - decanii facultăţilor
- şefii de departamente, servicii, direcţii
• proceduri: întocmirea reglementărilor în conformitate cu legislaţia în vigoare.
• termen: cel mai târziu la 1 septembrie pentru anul universitar următor.

d) acţiune: întocmirea planului de perfecţionare a personalului
• răspunde: - directorul cu resurse umane
• proceduri: reglementări privind perfecţionarea personalului didactic şi nedidactic –
stabilirea unei sume pentru perfecţionare
• termen: 1 septembrie pentru anul calendaristic următor

e) acţiune: întocmirea planurilor de reparaţii
• răspund: - directorul economic
• proceduri: - reglementări privind condiţiile tehnice şi economice pentru efectuarea
reparaţiilor curente şi capitale
- lista cu intervenţiile la clădirile UVT, în funcţie de reglementare, costul
estimativ
• termen: 1 septembrie pentru anul calendaristic următor.

f) acţiune: întocmirea planurilor de investiţii: de natura achiziţiei de bunuri, a construcţiilor
• răspunde: - directorul economic
• proceduri: se monitorizează natura investiţiei, costul estimativ, caracteristici tehnice, pe
universitate şi pe subunităţi.
• termen: 1 septembrie pentru anul calendaristic următor.

g) acţiune: gestionarea bunurilor,
• răspunde: - directorul financiar
• proceduri: reglementări privind inventarierea bunurilor, Legea nr. 22/1969..
• termen: permanent.

h) acţiune: întocmirea statelor de plată a salariilor
• răspunde: - directorul resurse umane
• proceduri: reglementări şi metodologii de alocare a fondurilor pentru salarii, gradaţii şi
alte sporuri
• termen: până în 9 ale lunii următoare celei de plată.

i) acţiune: plata salariilor
• răspunde: - directorul financiar
• proceduri: reglementări privind plata salariilor
• termen: până în 14 ale lunii următoare celei de plată

47
j) acţiune: întocmirea declaraţilor de impunere
• răspunde:

- declaraţia privind obligaţiile de plată la bugetul de stat – şef serviciu financiar
- declaraţia privind evidenţa nominală a asiguraţilor şi a obligaţiilor de plată la
bugetul asigurărilor pentru şomaj – şef serviciu financiar
- declaraţia privind evidenţa nominală a obligaţiilor de plată către bugetul
asigurărilor sociale de stat – serviciul salarizare.
- declaraţie privind achitarea obligaţiilor de plată a contribuţiilor la asigurările
sociale de sănătate şi a listelor nominale – serviciul personal
- declaraţie privind impozitul pe clădiri pentru spaţiile închiriate – şef serviciul
social
• termen: 25 ale lunii următoare expirării lunii de raportare sau în conformitate cu
legislaţia în vigoare.

k) acţiune: angajarea personalului
• răspunde: - directorul resurse umane
• proceduri: elaborarea reglementărilor în concordanţă cu legislaţia în vigoare.
• termen: permanent.

l) acţiune: evidenţa salariaţilor
• răspunde: - directorul resurse umane
• proceduri: reglementări conform cu legislaţia în vigoare.
• termen: permanent.

m) acţiune: întocmirea statelor de burse
• răspunde: - secretarii şefi de facultate
• proceduri: în conformitate cu regulamentul de burse.
• termen: lunar.

n) acţiune: plata burselor
• răspunde: - directorul financiar
• proceduri: în conformitate cu regulamentul de burse.
• termen: lunar.

o) acţiune: întocmirea bilanţurilor contabile
• răspunde: - directorul financiar
• proceduri: reglementări conform legislaţiei în vigoare.
• termen: până în 25 ale lunii următoare trimestrului expirat.

p) acţiune: achiziţionarea bunurilor
• răspunde: - directorul economic
• proceduri: elaborarea de reglementări privind achiziţia bunurilor în conformitate cu
legislaţia în vigoare.
• termen: permanent.
48

q) acţiune: plata furnizorilor
• răspunde: - directorul financiar
• proceduri: elaborarea de reglementări în conformitate cu legislaţia în vigoare.
• termen: în 24 ore de la primirea ordonanţărilor.


r) acţiune: casarea sau declasarea bunurilor.
• răspunde: - directorul economic
• proceduri: reglementări privind propunerile de casare.
• termen: permanent, dar cel puţin o dată/an.

s) acţiune: închirierea bunurilor
• răspunde: - directorul economic
• proceduri: reglementări în conformitate cu legislaţia în vigoare.
• termen: permanent.

t) acţiune: monitorizarea performanţelor angajaţilor.
• răspunde: - decanii, şefii de departamente, direcţii
• proceduri: reglementări în conformitate cu legislaţia în vigoare.
• termen: permanent.

u) acţiune: analize legale de fiabilitatea informaţiilor, propuneri de modificare a unor
reglementări.
• răspunde: - decanii, şefi de departamente, direcţii
• proceduri: reglementări interne.
• termen: permanent.

v) acţiune: planificarea veniturilor încasate pe facultăţi, departamente.
• răspunde: - directorul informatizare
• proceduri: reglementare soft informatizare.
• termen: permanent.

w) acţiune: programe de şcolarizare
• răspund: decanii facultăţilor
• proceduri: reglementări scrise
• termen: permanent, dar cu actualizare la 01.03, pentru anul universitar următor.

x) acţiune: programe de evaluare a calităţii învăţământului superior
• răspund: decanii facultăţilor + prorectori ciclu I + II învăţământ.
• proceduri: întocmirea standardelor minime de calitate
• termen: permanent.


49
Asigurarea legăturii dintre compartimente se numeşte monitorizare. Această monitorizare a
rezultatelor controlului este asigurată de prorectorul cu baza materiale sau directorul general
administrativ, după caz.
Acţiunile programului sunt coordonate de prorectorul cu baza materiale sau directorul general
administrativ, după caz.
Cel puţin o dată/an se întocmesc rapoarte cu activitatea fiecărui departament, care se supune
aprobării Consiliului de administraţie, în care se stabilesc abaterile de la obiectivele propuse, măsuri ce
s-au luat pentru eliminarea riscurilor, stabilirea nivelului acceptabil al riscului, verificarea raportării
execuţiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.

ÎN DOMENIUL STANDARDELOR REFERITO0ARE LA INFORMARE ŞI
COMUNICARE (standardele 12 – 14 şi 16
4.3.12. INFORMAREA
4.3.13. COMUNICAREA
4.3.14. CORESPONDENŢA
4.3.16. SEMNALAREA NEREGULILOR

1. INFORMAŢII DE LA ANGAJAŢI LA MANAGER:
- zilnic, la operaţiile curente
- lunar, dar nu mai târziu de 5 ale lunii următoare cu informaţii legate de raportări lunare.
- trimestrial, dar nu mai târziu de 10 ale lunii cu informaţii legate de raportări
trimestriale.

2. INFORMAŢII DE LA COMPARTIMENTE LA FACULTĂŢI

- LUNAR, situaţia veniturilor şi cheltuielilor pe facultăţi, departamente, până cel târziu n 15 ale
lunii următoare, cu date cumulate de la începutul anului.
răspunde : directorul financiar
- LUNAR, direcţia de informatizare către compartimentul financiar-contabil, decanate - cu
numărul aprobat de studenţi înregistraţi pe facultăţi / specializări, faţă de cei existenţi.
- până în 5 ale lunii următoare
- previziuni privind încasarea taxelor de şcolarizare pe facultăţi/speiclizări.
- Numele studenţilor care nu şi-au achitat taxele de şcolarizare şi sumele respective
Răspunde: directorul direcţiei de informatizare.
- TRIMESTRU CALENDARISTIC, - de la facultăţi la oficiul juridic.
- Numele studenţilor care nu şi-au achitat taxele, pentru întocmirea formelor de
exmatriculare.
Răspund: secretarii şefi de facultate.

- TRIMESTRU CALENDARISTIC, dar nu mai târziu de 12 ale lunii trimestrului expirat:
- De la oficiul juridic – la contabilitate deciziile de exmatriculare cu sumele ce trebuie
scăzute din evidenţa contabilă
Răspunde: jurist.

- PÂNĂ LA 1 SEPTEMBRIE – STATELE DE FUNCŢII – de la facultăţi la direcţia de resurse
umane
50
Răspund: decanii

- PÂNĂ LA 1 IUNIE an anterior anului bugetar – de la facultăţi la direcţia economică –
propunerile de achiziţii, reparaţii, dotări, etc. pentru întocmirea BVC
Răspund: secretarii şefi de facultate.

ZILNIC SAU CÂND ESTE CAZUL - de la oficiul juridic la facultăţi şi direcţii
- Legislaţia apărută, de interes comun pentru fiecare compartiment.
Răspunde: juristul.
b) acţiune: întocmirea şi urmărirea graficului de circulaţie a documentelor la fiecare nivel de
responsabilitate.
Răspunde: directorul financiar
Termen: permanent

c) acţiune: separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor privind operaţiile financiare.
Răspunde: managerul unităţii
Proceduri: reglementări privind responsabilităţile persoanelor în iniţierea cheltuielilor,
angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor
Termen: permanent, cu reactualizare cel puţin o dată/an.

d) acţiune: autocontrolul operaţiunilor financiare.
Răspund: toţi angajaţii care efectuează operaţiuni financiare
Termen: permanent

e) acţiune: controlul activităţilor financiare şi contabile ale angajaţilor de către şefii de serviciu.
Răspund: şefii de serviciu
Termen: cel puţin o dată la lună

f) acţiune: control de gestiune internă.
Răspunde: angajatul cu atribuţii în acest sens în conformitate cu planul operaţional al
controalelor stabilit de directorul financiar
Termen: permanent

g) acţiune: controlul prezenţei la serviciu.
Răspund: - pentru activitatea didactică: decanii
- pentru activităţi administrative: directorii de departamente, direcţii
Termen: permanent, cel puţin o dată la lună

h) acţiune: controlul calităţii şi evaluarea muncii fiecărui salariat.
Răspund: - decanii
- şefii de departamente, direcţii
Termen: permanent

i) acţiune: depistarea abaterilor faţă de politicile dau procedurile stabilite.
Răspund: angajaţii
Termen: permanent
51
Proceduri: analiza circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate acţiunile, n vederea
desprinderii unor concluzii de bună practică, în viitor.

j) acţiune: continuitatea activităţii.
Răspunde: managerul universităţii
Proceduri: continuitatea activităţii este perturbată de mobilitatea salariaţilor, defecţiuni ale
echipamentelor din dotare, schimbări de proceduri, disfuncţionalităţi produse de unii prestatori
de servicii
Măsuri asiguratorii:
- angajarea de personal în locul celor pensionaţi
- delegarea, în cazul absenţei temporare
- contracte de service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare,
- contracte de achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente
Termen: permanent

k) acţiune: inventarierea anuală şi periodică.
Răspunde: directorul financiar
Proceduri: întocmirea ordinului de inventariere şi numirea comisiilor de inventariere.
Termen: cel puţin o dată/an, în ultima parte a anului.

l) acţiune: nominalizarea persoanelor care au acces la resurse.
Răspunde: managerul universităţii
Proceduri: se stabileşte limita de competenţă în acest domeniu, se întocmesc liste cu
semnăturile celor care dispun de resurse.
Termen: permanent

ACŢIUNI ÎN DOMENIUL STANDARDELOR DE CONTROL
4.5.24. – Verificarea şi evaluarea controlului
4.5.25 – Auditul intern

acţiune: verificarea şi evaluarea controlului.
Răspunde: managerul universităţii
Proceduri: elaborarea planurilor şi programelor de derulare pentru verificarea controlului,
verificarea obiectivelor realizate, etc.
Termen: permanent.

acţiune: auditul intern.
Răspund: auditorii universităţii
Proceduri: reglementări privind programele bazate pe evaluarea riscului, evaluarea
independentă şi obiectivă a sistemului de control intern, enunţarea punctelor slabe identificate
în sistem şi formularea recomandărilor pentru eliminarea acestora.
Termen: permanent


Facultăţile, departamentele, direcţiile îşi vor întocmi procedurile stabilite în program până în
data de 1.10.2008, care se supun aprobării rectorului.
52


Studiu de caz:
Procedură operaţională privind inventarierea anuală a patrimoniului

Entitatea Publica
Procedura operaţională
pentru gestionarea şi
administrarea
patrimoniului public

Ediţia : I
Nr. exemplare :
Revizia_________________
Nr. exemplare____________

Compartiment
„Management ”
Cod: P.O. – G.A.P.P. Pagina ________ din ______
Exemplar
nr.______________


Paşii de urmat:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
Elemente
privind
responsabilii /
operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat - Compartiment
Tehnico-
Administrativ
-Compartiment
Contabilitate
-Administrator/
Tenician

-Contabil
10.01.2008
1.2. Verificat -Compartiment
Contabilitate
- Contabil Sef/
Director
economic
10.01.2008
1.3. Aprobat - Compartiment
management
Director/Director
Adjunct


2.Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
Ediţia sau, după caz,
revizia în cadrul ediţiei
Componenta
revizuită
Modalitatea
reviziei
Data de la care
se aplică
prevedrile
ediţiei sau
reviziei ediţiei

1 2 3 4
2.1. Ediţia I - - 10.01.2008
2.2. Ediţia II -
2.2.1. Revizia 1
53
2.2.2. Revizia 2

3.Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia I (sau, după caz, revizia din cadrul
ediţiei procedurii operaţionale)
Scopul
difuzării
Exemplar
nr.
Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data
primirii
Semnă-
tură

1 2 3 4 5 6 7
3.1. Aplicare 1 - Compartiment
Tehnico-
Administrativ

Administrator/
tehnician
11.01.
2008

3.2. Aplicare 1 - Compartiment
Contabilitate
Contabil
Contabil Sef
/Director
economic
11.01.
2008

3.3. Informare 1 - Consiliul de
Administratie
Membrii
Consiliului de
Administratie
11.01.
2008

3.4. Informare 1 -Conducatorul
entitatii
Manager 11.01.
2008

3.5. Informare 1 - Secratariatul
entitatii
Secretar sef 11.01.
2008

3.6. Arhivare 1 - Compartiment
arhivă
Arhivar 11.01.
2008

3.8. Alte scopuri
(Audit de
sistem)
1 - Compartiment
Audit Public intern
Sef
compartiment
11.01.
2008


4.Scopul procedurii operaţionale
Scopul procedurii operaţionale, este menit sa contribuie la atingerea eficienta a obiectivelor
organizaţiei prin creşterea performantei si la crearea unui cadru comun pentru aplicarea principiilor de
buna practica selectând cele mai eficiente metode.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de activ şi de
pasiv ale fiecărei instituţii precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlul, aparţinând altor
persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale care trebuie să ofere o
imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei instituţiei pentru respectivul exerciţiu financiar.
5.Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se refera procedura operaţională;
Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se
constată existenţa tuturor elementelor respective, cantitativ – valoric sau numai valoric, după caz, la
data la care aceasta se efectuează.
5.2. Delimitarea explicita a activităţii procedurate in cadrul portofoliului de activităţi
desfăşurate de entitatea publica
A fost descrisă la Partea I: CE TREBUIE SĂ ŞTIM? - cu privire la normele legale care
reglementează activitatea, practica contabilă şi fluxul informaţional; circuitul documentelor şi cadrul
comun privind operaţiunile de gestionare şi administrare a patrimoniului public.
5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurată
5.3.1. Organizarea efectuării inventarierii
54
5.3.2. Desfăşurarea operaţiunilor de inventariere
5.3.3. Stabilirea şi valorificarea rezultatelor inventarierii

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activităţii
procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii
- Compartiment Tehnico-Administrativ
- Compartiment Contabilitate
- Secratariatul entitatii
- Consiliul de Administratie
- Conducatorul entitatii
- Compartiment arhivă
- Compartiment Audit Public intern
6.Documente de referinţă(reglementări) aplicabile activităţii procedurale
6.1. Reglementari internaţionale
- IAS (Standardele Internaţionale de Contabilitate)
- IFAC (Standardele Internaţionale de Audit)
- IFACI (Standardele Internaţionale de Audit Intern)
6.2. Legislaţie primara
- Legea 82/1991, a contabilităţii, republicată cu modificările şi completările ulterioare
- Legea 22/1969, a gestionarului, actualizată prin Legea 54/1994
6.3. Legislaţie secundara – reglementări contabile aplicabile:
- OMFP 1753/2004, norme privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ
şi de pasiv
- HCM 2230/1969, Norme de aplicare a Legii gestionarului
6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entităţii publice
- Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al entităţii publice
- Regulamentul Intern al entităţii publice
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
7.1.Definiţii ale termenilor
Nr.
crt.
Termenul Deiniţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte
termenul
1. Procedura operaţională Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie
urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat
în vederea realizării activităţii cu privire la aspectul
procesual
2. Ediţie a unei proceduri
operaţionale
Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri
operaţionale, aprobată şi difizată
3.

7.2.Abrevieri ale termenilor
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. P.O. Procedură operaţională
2. P.O.F.C Procedură operaţională pentru formare continua
3. E Elaborare
4. V Verificare
5. A Aprobare
55
6. Ap. Aplicare
7.

8.Descrierea procedurii operaţionale
8.1.Generalitati
8. 2.Documente utilizate
8.2.1.Lista si provenienţa documentelor
8.2.2.Continutul si rolul documentelor
8.2.3.Circuitul documentelor
8.3.Resurse necesare
8.3.1.Resurse materiale
8.3.2.Resurse umane
8.3.3.Resurse financiare
8.4.Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii
Sunt descrise la Partea a II-a CE TREBUIE SĂ FACEM? – cu privire la reguli de întocmire şi
completare a documentelor justificative ce privesc operaţiunile de gestionare şi administrare a
patrimoniului public
9.Responsabilitati şi răspunderi în derularea activităţii
9.1. Responsabilităţi
Nr.
crt.
Compartimentul
(postul)/acţiunea
(operaţiunea)
Ediţia I Ediţia
II
… … … … …
0 1 2 3 4 5 6
1. - Compartiment
Tehnico-
Administrativ

Ap
2. - Compartiment
Contabilitate
Ap, V
3. - Consiliul de
Administratie
I
4. -Conducatorul
entitatii
I
5. - Secratariatul
entitatii
I
6. - Compartiment
arhivă
Ah
7. - Compartiment
Audit Public intern
I

10.Anexe, înregistrări arhivari
56
INVENTARUL ACTIVITĂŢILOR
pentru compartimentul financiar – contabil

Nr.
Crt.
DOMENIUL /
MISIUNEA
Etape Activităţi/ Documente Observaţii
I INVENTARIEREA
PATRIMONIULUI
ENTITĂŢII PUBLICE

1. Organizarea
efectuării
inventarierii
1.Dispoziţia de organizare,
desfăşurare şi valorificare a
inventarierii patrimoniului
2.Înştiinţarea membrilor comisiei
de inventariere
3.Proces – verbal de instruire
Director


Secretar

Contabil şef
2. Desfăşurarea
operaţiunilor de
inventariere
4.Declaraţia de inventar
5.Listă de inventariere
6.Proces – verbal cu propunerile
pentru casare
Comisia
Comisia
Comisia
3. Stabilirea şi
valorificarea
rezultatelor
inventarierii
7.Proces – verbal de evaluare a
rezultatelor inventarierii
Comisia

10.1. Dispoziţia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului
Scop: Stabilirea perioadei şi a comisiei de inventariere.
Premise : Este un act juridic, întocmit pe baza art. 8 al Legii nr. 82/1991 şi pct. 6 a OMFP nr.
1753/2004 în vederea îndeplinirii obiectivului general al entităţii publice, precum şi asumarea
responsabilităţilor pe fiecare membru al comisiei în vederea evitării aparitiei de neregularităţi şi riscuri
în gestionarea patrimoniului public.

Conducătorul entităţii publice
- Emite dispoziţia de inventariere a
patrimoniului (numind comisia şi perioada
de inventariere)
Secretariat
- Alocă un număr dispoziţiei de inventariere
- Asigură copii ale acestui document
- Înmânează dispoziţia fiecărui membru din
comisie, sub semnătură, şi persoanelor
implicate în această activitate
Comisia
- Ia la cunoştinţă de dispoziţia dată şi de
sarcinile repartizate
Secretariat - Arhivează acest document


10.3. Înştiinţarea membrilor comisiei de inventariere
57
Scop: Convocarea membrilor comisiei de inventariere în vederea instruirii lor pentru declanşarea
inventarierii, repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor.
Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunoştinţă cu data, locul şi ora desfăşurării
şedinţei de instruire în vederea îndeplinirii obiectivului fixat.

Secretariat
- Redactează documentul de înştiinţare
- Comunică fiecărui membru din comisie data,
ora, locul desfăşurării şedinţei de instruire
Comisia
- Ia la cunoştinţă sub semnătură despre şedinţa
de instruire în vederea declanşării
inventarierii
Gestionar
- Ia la cunoştinţă asupra desfăşurării şedinţei
de instruire în vederea declanşării
inventarierii
Contabil şef
- Ia la cunoştinţă despre locul, ora şi data
desfăşurării şedinţei de instruire
Compartiment contabilitate - Arhivează acest document alături de
dispoziţia de inventariere

10.3. Proces-verbal de instruire
Scop: Prezentarea atribuţiilor fiecărui membru al comisiei conform Legii 22/1969, Legii
82/1991, OMFP 1753/2004 precum şi a modului de întocmire a documentelor.
Prezentarea perioadei de desfăşurare a inventarierii patrimoniale, precum şi perioada
de evaluare a rezultatelor.
Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunoştinţă cu sarcinile trasate şi de asumare a
lor în vederea îndeplinirii obiectivului fixat.

Contabil şef
- Instruieşte comisia de inventariere
- Înmânează listele de inventar semnate şi
ştampilate preşedintelui comisiei
Comisie
- Semnează procesul – verbal de instruire că a
luat la cunoştinţă
- Ridică listele de inventar sub semnătură
Compartiment contabilitate - Arhivează acest document alături de
dispoziţie

10.4. Declaraţia de inventar
Scop: Declararea plusurilor de valori băneşti sau materiale, dacă are în păstrare şi alte valori,
existenţa în gestiune a unor bunuri nerecepţionate, existenţa unor documente de primire-
eliberare care nu au fost operate, etc.
Premise : Este un act juridic întocmit de gestionar în faţa comisiei de inventariere pentru certificarea
situaţiei patrimoniale la momentul declanşării inventarierii şi pentru buna funcţionare a
inventarierii gestiunii.

58

Gestionar
- Redactează declaraţia de inventar în faţa
comisiei şi o semnează
Comisie
- Verifică datele din declaraţia de inventar dată
de gestionar şi o semnează

10.5. Listă de inventariere
Scop: Stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităţi,
precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu; stabilirea stocurilor faptice.
Premise : Este un document intern de lucru menit să asigure o imagine reală, faptică, a tuturor
elementelor, precum şi stabilirea lipsurilor şi plusurilor de valori materiale, document
pentru întocmirea registrului-inventar.

Comisia
- Întocmeşte lista de inventariere pe locuri de
depozitare prin identificarea stocurilor prin
numărare, măsurare, cântărire la faţa locului;
- Întocmeşte separat liste de inventariere pentru
bunurile depreciate sau deteriorate, fără
mişcare sau greu vandabile;
- Verifică instrumentele şi aparatele de măsură
sau cântărire;
- Controlează toate locurile în care pot să existe
bunuri supuse inventarierii;
- La sfârşitul zilei sigilează toate încăperile
până a doua zi;
- Semnează listele de inventariere
Gestionarul
- Pe ultima filă a listei de inventariere
menţionează că toate valorile materiale şi
băneşti din gestiune au fost inventariate şi
consemnate în listele de inventariere în
prezenţa sa.
- Menţionează dacă are obiecţii cu privire la
efectuarea inventarierii;
- Nu face parte din comisia de inventar;
- Semnează listele de inventariere
Compartiment contabilitate
- Completează în listele de inventariere
soldurile scriptice din contabilitate;
- Semnează listele de inventariere;
- Arhivează aceste liste de inventariere

10.6. Lista cu propunerile pentru casare
Scop: Scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar,
declasarea şi casarea unor stocuri.
Premise : Este un document intern de constatare a condiţiilor scoaterii din funcţiune a mijloacelor
fixe, de scoatere din uz a obiectelor de inventar deteriorate, inutilizabile, care au
59
îndeplinit norma de timp şi se propun pentru declasare şi casare , precum şi a altor
bunuri materiale.

Comisia
- Întocmeşte procesul-verbal cu propunerile
pentru casare pe baza Notei privind starea
tehnică a mijloacelor fixe;
- Întocmeşte procesul-verbal cu propunerile de
declasare şi casare a obiectelor de inventar
care sunt depreciate sau depăşite moral
- Semnează procesul-verbal cu propunerile;
- Înaintează procesul-verbal secretariatului
Secretariat
- Alocă număr de ordine procesului-verbal cu
propunerile pentru casare;
- Înaintează procesul - verbal cu propunerile
conducătorului unităţii spre avizare;
Conducătorul entităţii publice
- Avizează procesul – verbal cu propunerile
pentru casare şi le supune spre aprobare
ordonatorului principal de credite
Compartiment contabilitate - Verifică şi înregistrează operaţiunile privind
scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe,
scoaterea din uz a obiectelor de inventar sau
declasarea bunurilor materiale
- Arhivează procesul – verbal cu propunerile

10.7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare

Comisia
- Analizeaza starea tehnica a mijlocului fix si
propune casarea in funcţie de gradul de uzura
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile
conducătorului unităţii patrimoniale.
Compartiment contabilitate
- Analizeaza propunerile de casare ale
comisiei, urmarind durata normata de
functionare;
Conducătorul entităţii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluţionării
propunerilor făcute, cu respectarea
dispoziţiilor legale.







60
10.8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă, a materialelor
şi a mijloacelor fixe cu durată normată expirată

Comisia
- Comisia constituită în baza deciziei nr. --------
------------- din ------------------propune
scoaterea din uz a următoarelor O.B.I. în
folosinţă care au un grad de uzură avansat
- Stabileşte materialele si deşeurile rezultate
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile
conducătorului unităţii patrimoniale.
Conducătorul entităţii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluţionării
propunerilor făcute, cu respectarea
dispoziţiilor legale.
Compartiment contabilitate
si administrativ
- Preda cantitatea deşeurilor rezultate la
unităţile specializate, întocmind avizul de
expediţie
- Înregistrează rezultatele casării în evidenta
tehnico-operativa si contabila
- Urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor
predate.
- Virează sumele la bugetul pe surse de
finanţare (bugetul statului/buget local)

10.9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale

Comisia
- Comisia numită prin ordinul (decizia) nr. ----
din ----- pe baza documentelor anexate --------
propune casarea următoarelor MF ----------- şi
declasarea următoarelor mijloace materiale ---
----.
- Procedeaza la operatiunea de casare sau
declasare a mijloacelor fixe si a mijloacelor
materiale şi la recuperarea unor
piese/materiale
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile,
conducătorului unităţii patrimoniale.
Conducătorul entităţii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluţionării
propunerilor făcute, cu respectarea
dispoziţiilor legale.(transfer, licitatie, predare
deseuri)
Compartiment contabilitate
si administrativ
- Transfera bunurile (daca este cazul)
- Liciteaza bunurile (daca este cazul)
- Preda cantitatea deseurilor rezultate la
unitatile specializate, intocmind avizul de
61
expeditie
- Înregistrează rezultatele casarii în evidenta
tehnico-operativa si contabila
- Urmareste incasarea contravalorii deseurilor
predate.
- Vireaza sumele la bugetul pe surse de
finantare (bugetul statului/buget local)

10.10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii
Scop: Stabilirea rezultatelor inventarierii, identificarea eventualelor greşeli prin confruntarea
cantităţilor consemnate în listele de inventariere cu evidenţa tehnico-operativă pentru
fiecare poziţie în parte.
Premise : Este un document intern de lucru întocmit pentru ca să redea situaţia patrimonială la un
moment dat în vederea punerii de acord a evidenţei contabile cu valorile inventariate, precum şi
regularizarea diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice.

Comisia
- Întocmeşte procesul-verbal privind rezultatele
inventarierii
- Face propuneri cu privire la cauzele plusurilor
şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele
vinovate, precum şi propuneri de măsuri în
legătură cu acestea
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile în
termen de 3 zile conducătorului unităţii
patrimoniale.
Conducătorul entităţii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil în termen de cel mult 5 zile
decide asupra soluţionării propunerilor făcute,
cu respectarea dispoziţiilor legale.
Compartiment contabilitate
- Avizează procesul-verbal privind rezultatele
inventarierii;
- Înregistrează rezultatele inventarierii în
contabilitate.











62
Partea a IV A

PROCEDURĂ GENERALĂ ACHIZIŢII PRODUSE/ SERVICII

Nr. crt Tipul activităţii Specificaţia activităţii Depart.
Etapa I: ELABORAREA PLANULUI DE ACHIZIŢII
I.1.1. Se completeaza formularul on-line
I.1.
Iniţierea Planului
de achiziţii
I.1.2. Se trimite formularul în format tipărit şi semnat la Biroul
aprovizionare/ Biroul Aprovizionare
Facultate/
Cetrul de
cercetare
I.2.1. Se înregistrează planurile de achiziţii trimise la Biroul
aprovizionare
I.2.2. Se centralizează în Planul de achiziţii al UVT
I.2.3. Se stabilesc procedurile de achiziţii pe produse
I.2.4. Publicarea tipurilor de proceduri de achiziţii funcţie de produs
I.2.5. Publicarea în SEAP a intenţiilor pentru procedurile de achiziţie
publică
I.2.
Elaborarea Planului
de achiziţii
I.2.6. Se actualizează trimestrial
Biroul
Aprovizionare
Etapa II: ACHIZIŢIONAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR TRECUTE ÎN
PLANUL DE ACHIZIŢII
II.1. Achiziţionarea produselor/ serviciilor prin licitaţie deschisă/ contract cadru.
VE>40.000 Euro
II.1.1.1. Se completează on-line şi în format tipărit „Referatul de
oportunitate” a achiziţiei
II.1.1.
Iniţierea achiziţiei
II.1.1.2. Se trimite la Biroul Aprovizionare
Facultate/
Centru de
cerectare
II.1.2.1. Se verifică în Baza de date a UVT dacă produsul solicitat
este cuprins în Planul de achiziţii
II.1.2.2. Se verifică în Baza de date a UVT procedura de achiziţie
corespunzătoare
Biroul
Aprovizionare
II.1.2.3. Se verifică la Biroul Contabilitate/ disponibilul
Biroul
contabilitate/
DCTT
II.1.2.
Înregistrarea
cererii de achiziţie
II.1.2.4. Se anunţă Decanul/ Directorul de centru procedura de
achiziţie şi perioada în care soseşte produsul (acolo unde este cazul)
Biroul
aprovizionare
II.1.3.1. Se trimite „Nota de comandă” la furnizor (în format tipărit)
II.1.3.
Solicitatea
produsului/
serviciului
II.1.3.2. Se aşteaptă 24 h pentru confirmarea livrării de către
furnizor
Biroul
Aprovizionare
II.1.4.1. Se primeşte produsul
II.1.4.2. Se recepţionează şi se pune în funcţiune produsul (acolo
unde este cazul)
II.1.4.
Furnizarea
produsului/
serviciului
II.1.4.3. Se înregistrază în inventar/ Se eliberează „Bon de consum”
Facultate/
Centru de
cercetare
63
II.1.4.4. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bun de consum la Biroul
Aprovizionare
II.2. Achiziţionarea produselor/ serviciilor prin Cerere de ofertă
VE cuprinsă între 5.000 Euro şi 40.000 Euro
II.2.1.1. Se întocmeşte „Nota justificativă privind alegerea
procedurii”
II.2.1.2. Se întocmeşte „Invitaţia de participare” (format tipărit şi
electronic)
II.2.1.3. Se întocmeşte „Documentaţia de atribuire” (format tipărit
şi electronic)
II.2.1. Iniţierea achiziţiei
II.2.1.4. Se trimite la Biroul aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
II.2.2.1. Se verifică în Baza de date a UB dacă produsul solicitat
este cuprins în Planul de achiziţii
II.2.2.2. Se verifică în Baza de date a UVT procedura de achiziţie
corespunzătoare
II.2.2.3. Se verifică la Biroul Contabilitate/ disponibilul
II.2.2.4. Se înregistrează documentaţia la Registratura UVT
II.2.2.
Înregistrarea
cererii de achiziţie
II.2.2.5. Se validează de către Biroul Aprovizionare şi Serviciul
Contencios documentaţia primită de la Decan/ Director Centru de
cercetare
Biroul
Aprovizionare/
Biroul
contabilitate/
DCTT/ Serv
contencios
II.2.3. Transportul actelor II.2.3.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” si o duce la Rector Registratură
II.2.4.1. Se aprobă iniţierea achiziţiei
II.2.4.
Aprobare iniţiere
achiziţie
II.2.4.2. Se validează documentaţia de iniţiere a achiziţiei
Rectorat
II:2.5. Transportul actelor
II.2.5.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” si o duce la Biroul
Aprovizionare
Registratură
II.2.6.1. Se înregistrează „Anunţul de participare” şi „Documentaţia
de atribuire” în SEAP
II.2.6.
Înregistrarea
invitaţiei de
participare la
achiziţie
II.2.6.2. Se înapoiază pachetul de documente Decanului/
Directorului de proiect
Biroul
Aprovizionare
II.2.7.1. Se anunţă Comisia de evaluare despre data şi locul la care
se ţine Şedinţa de deschidere a ofertelor
II.2.7.2. Se deschid ofertele primite de la agenţii economici
II.2.7.3. Se întocmeşte PVDO
II.2.7.4. Se întocmeşte RPA
II.2.7.5. Se trimite rezultatul competiţiei la agenţii economici
II.2.7.6. Se completează „Contractul de achiziţie”
II.2.7.
Realizarea
procedurii de
achiziţie
II.2.7.7. Se transmite dosarul de achiziţie la Biroul aprovizionare
Decanat/
Centru de
cercetare
II.2.8.1. Se verifică „Dosarul de achiziţie” II.2.8.
Validarea
„Dosarului de
achiziţie”
II.2.8.2. Se validează „Dosarul de achiziţie”
Biroul
aprovizionare/
Serv
64
II.2.8.3. Se înregistrează ”Dosarul de achiziţie” la Registratura UVT
contencios
II.2.9. Transportul actelor
II.2.9.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Serviciul
contencios
Registratură
II.2.10. Transportul actelor II.2.10.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la CFP Registratură
II.2.11. Transportul actelor II.2.11.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Rector Registratură
II.2.12. Transportul actelor
II.2.12.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Biroul
aprovizionare
Registratură
II.2.13.1. Se primeşte produsul
II.2.13.2. Se recepţionează şi se pune în funcţiune produsul (acolo
unde este cazul)
II.2.13.3. Se înregistrează în inventar/ Se eliberează „Bon de
consum”
II.2.13.
Furnizarea
produsului/
serviciului
II.2.13.4. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bon de consum la Biroul
Aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
II.3. Achiziţionarea produselor/ serviciilor prin Art. 122 alin b) sau d) – Negociere fără
publicare
II.3.1.1. Se întocmeşte „Nota de fundamentare” privind alegerea
procedurii de achiziţie
II.3.1.2. Se întocmeşte „Nota justificativă”
II.3.1. Iniţierea procedurii
II.3.1.3. Se trimit actele la Biroul Aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
II.3.2.1. Se întocmeşte „Invitaţia de participare la negociere”
(format tipărit şi electronic)
II.3.2.2. Se întocmeşte „Documentaţia de atribuire” (format tipărit
şi electronic)
II.3.2.3. Se întocmeşte „Nota justificativă privind alegerea
procedurii”
II.3.2 Iniţierea achiziţiei
II.3.2.4. Se trimite la Biroul aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
II.3.3.1. Se verifică în Baza de date a UB dacă produsul solicitat
este cuprins în Planul de achiziţii
II.3.3.2. Se verifică în Baza de date a UB procedura de achiziţie
corespunzătoare
II.3.3.3. Se verifică la Biroul Contabilitate/ disponibilul
II.3.3.4. Se aprobă de către Biroul Aprovizionare şi Serviciul
Contencios achiziţia conform Art. 122 alin b)/ d)
II.3.3
Aprobare
procedurii achiziţie
şi a iniţierii
achiziţiei
II.3.3.5. Se înregistrează la registratura UVT
Biroul
Aprovizionare/
Biroul
contabilitate/
DCTT/ Serv
contencios
II.3.4 Transportul actelor II.3.4.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” si o duce la Rector Registratură
II.3.5.1. Se aprobă iniţierea procedurii
II.3.5
Aprobare iniţiere
achiziţie
II.3.5.2. Se validează documentaţia de iniţiere a achiziţiei
Rectorat
65
II.3.6.1. Curierul ia mapa „acte de semnat” si o duce la Biroul
Aprovizionare
II.3.6 Transportul actelor
II.3.6.2. Se anunţă Decanul/ Directorul de proiect aprobarea
achiziţiei
Registratură
II.3.7.1. Se ridică pachetul de documente
II.3.7.2. Se trimite „Invitaţia de participare la negociere” la agenţii
economici
II.3.7.3. Se anunţă comisia de evaluare despre data şi locul la care
se ţine Şedinţa de negociere
II.3.7.4. Se desfăşoară Şedinţa de negociere 1
II.3.7.5. Se întocmeşte PVN1
II.3.7.6. Se desfăşoară Şedinţa de negociere 2
II.3.7.7. Se întocmeşte PVN2
II.3.7.8. Se întocmeşte RPA
II.3.7.9. Se trimite rezultatul competiţiei la agenţii economici
II.3.7.10. Se completează „Contractul de achiziţie”
II.3.7.
Realizarea
procedurii de
achiziţie
II.3.7.11. Se transmite dosarul de achiziţie la Biroul aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
II.3.8.1. Se verifică „Dosarul de achiziţie”
II.3.8.2. Se validează „Dosarul de achiziţie”
II.3.8.3. Se înregistrează ”Dosarul de achiziţie” la Registratura UVT
II.3.8.
Validarea
„Dosarului de
achiziţie”
II.3.8.4. Se transmite spre publicare la Monitorul Oficial
Biroul
aprovizionare/
Serv
contencios
II.3.9. Transportul actelor
II.3.9.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Serviciul
contencios
Registratură
II.3.10. Transportul actelor II.3.10.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la CFP Registratură
II.3.11. Transportul actelor II.3.11.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Rector Registratură
II.3.12. Transportul actelor
II.3.12.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Biroul
aprovizionare
Registratură
II.3.13.1. Se primeşte produsul
II.3.13.2. Se recepţionează şi se pune în funcţiune produsul (acolo
unde este cazul)
II.3.13.3. Se înregistrează în inventar/ Se eliberează „Bon de
consum”
II.3.13.
Furnizarea
produsului/
serviciului
II.3.13.4. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bun de consum la Biroul
Aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
II.4. Achiziţionarea produselor/ serviciilor prin achiziţie directă

II.4.1. Iniţierea achiziţiei II.4.1.1. Se întocmeşte „Referatul de necesitate” Facultate/
66
II.4.1.2. Se trimite la Biroul aprovizionare
centru de
cercetare
II.4.2.1. Se verifică în Baza de date a UVT dacă produsul solicitat
este cuprins în Planul de achiziţii
II.4.2.2. Se verifică în Baza de date a UVT procedura de achiziţie
corespunzătoare
Biroul
Aprovizionare
II.4.2.3. Se verifică la Biroul Contabilitate/ disponibilul Contabilitate/
II.4.2.4. Se anunţă Decanul/ Directorul de centru procedura de
achiziţie
II.4.2.
Înregistrarea
cererii de achiziţie
II.4.2.5. Se întocmeşte „Nota justificativă privind alegerea
procedurii”
Biroul
aprovizionare
II.4.3.1. Se întocmeşte „Contractul de achiziţie” (dacă este cazul)
II.4.3.2. Se înregistrează ”Dosarul de achiziţie” la Registratura UVT
Facultate/
Centru de
cercetare
II.4.3.3. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Serviciul
contencios
Registratură
II.4.3.4. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la CFP Registratură
II.4.3.5. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Rector Registratură
II.4.3.6. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Biroul
aprovizionare
Registratură
II.4.3.7. Se cumpără produsul
II.4.3.8. Se recepţionează şi se pune în funcţiune produsul (dacă
este cazul)
II.4.3.9. Se înregistrează în inventar (dacă este cazul)/ Se
eliberează „Bon de consum”
II.4.3. Achiziţia produsului
II.4.3.10. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bun de consum la Biroul
Aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
Abrevieri: NIR – Notă de inventar; NR – Notă de intrare recepţie; PVDO – Proces Verbal de Deschidere a Ofertelor;
RPA – Raportul Procedurii de Atribuire; PVN – Proces Verbal de Negociere; SEAP – Sistem Electronic de Achiziţie
Publică; UVT – Universitatea de Vest Timisoara; DC&TT – Departamentul de Cercetare şi Transfer Tehnologic, CFP –
Control Financiar Preventiv; VE – Valoarea estimată a contractului de achiziţie publică.


Sign up to vote on this title
UsefulNot useful