Beikut ini adalah tahapan umum dalam tender yang mungkin perlu Anda ketahui adal

ah :
Tahap Pertama, undangan untuk mengikuti tender. Umumnya, perusahaan atau vendor
yang mendapat undangan tersebut adalah mereka yang sudah biasa mengikuti tender.
Dalam beberapa kasus, bisa saja perusahaan mengundang pula perusahaan lain yang
belum pernah mengikuti tender sebelumnya.
Tahap kedua, penjelasan tender. Pada tahap ini, seluruh peserta yang diundang di
beri penjelasan secara terbuka tentang proyek yang ditenderkan, cara penilaian,
serta persyaratan legal dan teknisnya. Untuk bisa masuk ke tahap berikutnya, per
usahaan yang baru diundang harus bisa memenuhi syarat legalnya, antara lain kopi
akte notaris, NPWP, laporan pajak, laporan keuangan 3 tahun terakhir, dan sebag
ainya.
Tahap ketiga adalah pengajuan proposal teknis. Untuk proyek yang dianggap kecil
nilainya, perusahaan biasanya tidak menyaratkan biaya tender. Tetapi untuk proye
k yang dianggap besar biasanya ada biaya tender yang bisa dicairkan jika proses
tender selesai.
Keempat, undangan presentasi proposal. Perusahaan akan memilih dari sekian banya
k yang memasukkan, mana yang akan dipanggil untuk presentasi berdasarkan penilai
an proposal teknis.
Tahap kelima, presentasi proposal. Masing-masing perusahaan atau vendor diberi k
esempatan untuk melakukan presentasi di hadapan tim penilai. Pada tahap ini bias
anya peserta tender sudah diwajibkan memberikan bank garansi (yang bisa diterbit
kan oleh bank atau asuransi). Bank garansi ini boleh juga disebut sebagai perjan
jian. Isinya adalah garansi kalau proyek tidak bisa diselesaikan maka uang yang
ditaruh di bank garansi akan menjadi hak milik pemberi tender dan tidak bisa dic
airkan oleh vendor.
Tahap keenam adalah pengumuman hasil presentasi. Pada tahap ini diumumkan hasil
presentasi masing-masing perusahaan. Yang lolos tahap ini akan diundang dalam ta
hap berikutnya, yakni auction dengan memasukkan harga.
Tahap terakhir, auction. Inilah kesempatan perusahaan pemberi tender untuk menca
ri pemenang dengan solusi paling bagus dengan harga paling bagus. Pemenang aucti
on inilah yang secara resmi ditunjuk sebagai pemenang tender. Pada tahap ini bar
u muncul agreement untuk pelaksaan proyek, yang terdiri dari beberapa hal. Biasa
nya soal garansi, pernyataan bahwa harganya normal, dan persyaratan sejenisnya.
Hal-hal yang perlu di perhatikan untuk menang tender adalah :
1. Anda harus memiliki perusahaan yang legal (memiliki Akta Perusahaan, Tan
da Daftar Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Waj
ib Pajak (NPWP)..) Jika belum punya, segeralah mengurusnya. Tanpa itu, jangan ha
rap Anda bisa ikut tender.
2. Cari informasi sebanyak mungkin tentang pengadaan barang di media massa,
bisa melalui koran seperti Media Indonesia, Koran Nasional lainnya, Koran Daera
h yang terbit di satu Provinsi maupun melalui internet pada portal e-procurement
milik pemerintah daerah, atau datang ke lembaga/instansi yang bersangkutan.
3. Ajukan penawaran dengan harga yang pantas untuk barang dan jasa yang dim
inta secara berkualitas. Perhatikan garansi, layanan purna jual dan item-item pe
kerjaan yang diminta. Periksa dalam dokumen lelang untuk mengetahui methode peni
laian dokumen yang akan dilakukan oleh Panitia Pelelangan. Anda harus memahaminy
a untuk memenangi tender tersebut.
4. Telitilah dalam mengisi dokumen penawaran. Periksa instruksi-instruksi y
ang diberikan dalam dokumen lelang. Jangan merubah setiap deskripsi yang telah d
itentukan dalam dokumen tersebut. Atau Anda pasti kalah tender.
5. Hindari main curang. Apalagi KKN dengan Panitia Pelelangan. Bermainlah s
ecara fair. Jangan paksakan ambil untung banyak, tapi malah buntung. Biar untung
sedikit, yang penting halal.
6. Hindarilah upaya mengintimidasi peserta tender lainnya. Apalagi menginti
midasi Panitia Pelelangan. Bagaimanapun Anda sedang menengadahkan tangan. Berlak
u sopan akan lebih banyak menimbulkan simpati.
7. Jika Anda sudah menang tender, berikan barang dan jasa yang sesuai denga
n yang Anda tawarkan. Jangan pernah mengganti dengan barang lain yang berbeda ku
alitas, type, jenis, jumlah yang tidak sesuai dengan dokumen penawaran maupun do
kumen kontrak yang telah Anda buat. Karena itu berarti Anda curang. Blacklist me
nanti Anda dan jadilah sakit mata..... sakit mata pencaharian.
8. Carilah pemasok, pabrik pemasok barang sesuai kebutuhan yang dapat diper
caya dan berpengalaman. Kalau punya workshop sendiri itu lebih bagus. Asal bisa
dibuktikan.