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AO DE LA PROMOCIN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL COMPROMISO CLIMTICO

TEMA : FACTORES DEL INCREMENTO EN REUNIONES Y


EVENTOS Y MANERAS DE PROMOCIONAR
LOS EVENTOS.

CURSO : ORGANIZACION DE CONGRESOS Y EVENTOS.

CATEDRTICO : JULIO CESAR GARCIA RUIZ.

AO : VIII CICLO.

ALUMNOS : LITAY ANALY VALLES SAENZ.
GABRIEL ORNETTI SOLSOL.



PUCALLPA_ PERU
2014

EVENTOS

Es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una
competicin, una convencin.

Aquella actividad que se desarrolla en un momento puntual en el tiempo, con un
principio y un final previamente conocido, independientemente de que pueda poseer
una periodicidad establecida.

CONCEPTO DE ORGANIZACIN DE EVENTOS

Es la asociacin de personas reguladas por un conjunto de normas en funcin de un fin
comn. Los eventos se caracterizan por la unicidad significa que no son actividades
rutinarias y que cada evento es diferente a otros, aunque pueda tratarse de un mismo
tipo de evento. Por ejemplo, aunque los campeonatos mundiales de atletismo siguen
unas mismas pautas de organizacin, una edicin difiere de la otra por el lugar de
celebracin, el nmero de participantes, las fechas de celebracin, etc.

Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos tangibles. Los primeros
corresponden al producto principal del evento, por ejemplo la emocin de una
competicin. Los elementos tangibles son productos complementarios de los
primeros. Los eventos requieren de elementos tangibles como elementos que generan
opinin pblica y que contribuyen a la creacin de la memoria del evento.

TIPOS DE EVENTOS

1. Social (Instalacin y protocolo matrimonios, nacimientos, cumpleaos,
aniversarios )
2. Cultural (exposicin, danza, teatro)
3. Acadmico (seminario, conferencia, cientfico)
4. Recreativo (festival, espectculo)
5. Deportivo (prueba, campeonato, juegos)
En las empresas a menudo se dice de hacer una reunin para informar o para pedir
ayuda a los propios trabajadores (por ejemplo de cara a la crisis para pedirles no
cobrar un mes a ver si la empresa se recupera, etc.).
Existen muchos tipos de reuniones y eso es lo que hoy quiero hablarte, de los tipos que
hay. stos son:
Reuniones amistosas. Son las que se realizan con el grupo de amigos y el objetivos es
encontrarse con los otros, estar junto, conversar, etc. Estas reuniones pueden darse
tanto dentro del trabajo como fuera.
Reuniones formativas. Su objetivo es la adquisicin de conocimientos, habilidades,
conductas y capacidades.
Reuniones informativas. Su objetivo es transmitir y/o recibir informacin.
Normalmente son las que ms se celebran en las empresas para mantener informados
a los trabajadores de la situacin de la empresa (algunas veces se obvian por anuncios
en el tabln).
Reuniones consultivo-deliberativas. Su objetivo es el de estudiar o analizar propuestas
o soluciones a problemas que se plantean.
Reuniones para llegar a un acuerdo. Tambin se les llama reuniones de estrategia o de
negociacin. Su objetivo es llegar a eliminar el conflicto que pueda haber entre las
partes.
Reuniones centradas sobre el grupo. Se realizan para analizar el funcionamiento del
grupo (cuando lo hay, normalmente porque trabajan en un proyecto u objetivo).
Reuniones de trabajo. Como ocurre con las consultivo-deliberativas, tienen como
objeto tomar decisiones o resolver problemas. Estas, por ser ms enfocadas al trabajo,
son las que ms pueden ayudar a las empresas cuando tienen problemas.

Reuniones creativas o para generar ideas. Son las que menos se utilizan porque nadie
le pregunta a sus trabajadores por ideas para la empresa pero a decir verdad dan muy
buen resultado.
Factores a tener en cuenta para que las reuniones tengan xito
1. Planifique aspectos importantes de la reunin
Para que una determinada reunin pueda ser productiva, se necesita que haya habido
una planificacin previa, acerca de todos los asuntos concernientes a la reunin,
asuntos tales como:
Objetivo de la reunin,
Cantidad de tpicos a tratar,
Tema principal,
Temas secundarios,
Problemtica a resolver,
Estilo de reunin, participativa o informativa, etc
Normas generales para efectuarse la reunin,
Soluciones, Alternativas, Sugerencias.
Es inconcebible, reunir a un grupo de personas en una organizacin, para improvisar
acerca de algunos temas, que no estn bien definidos, no se est claro de cules son
los objetivos de la reunin, no hay una lista de temas para tratar en la reunin, y esto
puede generar en el ambiente demasiada inconformidad, confusin, aburrimiento,
apata, y desagrado.

2. Determine los detalles de la reunin
Planifique aspectos importantes de la reunin. Comunique las expectativas a los
convocados, para que una determinada reunin pueda ser efectiva al momento de
efectuarse, es necesario planificar previamente, algunos detalles:
El tiempo de duracin,
El Ambiente,
La lista de los asistentes,
El porcentaje mximo de ausentes permitidos,
Si requiere repartir convocatorias a los convocados,
Si requiere repartir comunicados a los convocados,
Si requiere elaborar un acta de la reunin,
Si requiere realizar una lista de los presentes,
Si la reunin amerita sancionar a los que no asistan.

Cuando se planifican todas estos detalles, se hace muy significativa la reunin, ya que
si es necesario darle carcter de reunin formal, tomando en cuenta los pasos previos,
en medio de la reunin, y posteriores a la reunin, puede darle carcter de reunin
formal, a los involucrados desde el primer momento que reciben la convocatoria, al
recibir un comunicado escrito, al verse incluidos en la lista de asistentes, y al ver que se
est llevando a cabo un acta de reunin, para dejar plasmada las decisiones finales.

Esto permite que desde el primer momento, los convocados, le den mayor importancia
a la reunin, por el slo hecho, de percibir, que la reunin tiene carcter formal.

En caso de ser una reunin sencilla, tambin lo percibirn desde el primer momento,
de acuerdo a como la organizacin se lo transmita.

En el caso de que la reunin sea de poca importancia, y para tratar temas menos
urgentes, y pueda darse la reunin de manera improvisada, ya los empleados podran
ver el carcter de la reunin, desde el primer momento que son convocados, en medio
de la reunin y luego de ella, ya que este tipo de reunin, no amerita, convocatorias, ni
actas, ni listado de asistentes, ni comunicados.

3. Comunique las expectativas a los convocados
La comunicacin, es un factor determinante en toda organizacin, no solamente es
necesario, planificar todos los aspectos de la reunin, y todos los detalles, tambin es
de gran importancia, transmitirle estos detalles, y aspectos de la reunin, a todos los
convocados, mientras ms pronto se les comunique los detalles y aspectos de la
reunin, mayor grado de asertividad tiene el proceso de la comunicacin, con los
convocados.
Como Promocionar un curso o evento

La clave para hacer una buena promocin o anuncio: EL TTULO DEL MENSAJE. Lo ms
importante en tu promocin de cursos, conferencias o eventos es el TTULO que le
pones al anuncio.

El ttulo es en la primera cosa que el lector y posible interesado se va a fijar, y va a ser
lo que te diferencie del resto de eventos, emails y propuestas que reciban tus clientes.

El ttulo debe llamar la atencin del lector para que quiera saber ms sobre la
informacin que le vas a ofrecer. Y esto es muy importante si la informacin la envas
por email, porque el ttulo del mensaje es la clave para que este sea abierto.

El elemento clave para que un ttulo funcione es: LA INCERTIDUMBRE. La
incertidumbre es una forma de llamar la atencin y despertar la curiosidad del lector.

Una duda planteada con cierto misterio, crear el inters para querer descubrir lo que
se esconde detrs del ttulo que hemos creado.

Ingredientes clave de xito:
Definir con precisin el pblico objetivo y el objetivo. Obvio? Ms que obvio es
fundamental.
Analizar la situacin del mercado para detectar necesidades especficas. No te
dejes engaar, a veces puedes creer que tienes clara cul es la situacin y lo
que el pblico necesita pero es cmo lanzar un producto y no realizar primero
un test de mercado.
Ser conciso y claro con los objetivos que se cubrirn con la jornada, no crear
falsas expectativas. Te lo agradecern.
Seleccionar los ponentes en funcin del tipo de pblico y de los objetivos. Ni
ms, ni menos.
Informar a los ponentes de los objetivos especficos de la jornada y el tipo de
pblico.
Advertir sobre la exclusividad de la difusin en redes sociales para involucrar al
sector profesional en la difusin de las jornadas.
Contar con todo el mundo. Cada persona un granito, muchos granos juntos
forman una montaa. La involucracin de pequeas asociaciones ayud
muchsimo.
Involucrar a los propios ponentes en su difusin.
Ser muy agradecido y honesto en todas las fases de elaboracin de las jornadas
porque el xito es de TODOS.
Una premisa clave, libertad de expresin y difusin desde distintos puntos de
vista. Confiar totalmente en la capacidad y personalidad de las personas
seleccionadas para cumplir el objetivo fijado. Libertad para comunicar con
personalidad es clave.
Terminado el evento agradece.

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