CAPACITACION

Introduccin
Prevencin de lavados de activos (SARLAFT)

Operaciones Inusuales.
Estructura de cajas SIMS.
Aspectos Operativos.
Capacitacin por Rol SIMS.

La aplicacin cliente de cajas SIMS es un software muy
liviano que permite a sus usuarios un fcil manejo del
proceso de ENVIO y PAGO de GIROS POSTALES,
adems de los otros procesos propios de la operacin
de una caja (Apertura, cierre, provisiones, desembolsos,
administracin, etc).

A continuacin se ensearn los procesos sistemticos
y de funcionalidad de SIMS para un mejor uso y
operatividad.
Men Agenda
Todas nuestras operaciones estn soportadas en el
marco de la ley y cumplimos con todos los requisitos
solicitados.

SIMS integra nuevo modulo SARLAFT (Sistema de
Administracin de Riesgos de Lavado de Activos y
Financiacin del Terrorismo).

Lista Clinton: al momento del Ingreso de un Giro el
sistema hace una confrontacin frente a esta lista,
permitiendo autorizar o no la realizacin de la
transaccin.

Oficial de Cumplimiento.
PREVENCION DE LAVADO DE
ACTIVOS
Men Agenda
Son todas aquellas conductas, acciones, intenciones, gestos
inapropiados que un Remitente realice mientras el cajero efecta la
facturacin del Giro.

Por ej.: un remitente que por su apariencia no concuerda con el monto
que esta facturando.

Que lleguen varias personas a la oficina a facturar giros en forma
sospechosa.

El cajero deber registrar la transaccin como OPERACIN INUSUAL,
esta quedar marcada en el sistema y ser evaluada por el oficial de
cumplimiento.

Las Operaciones Inusuales son transparentes para el cliente. (Es
informacin confidencial interna)

Esta opcin se presenta en los formularios de recaudo de caja y pago.
Men Agenda
TESORERA
CAJA PRINCIPAL
CAJA
AUXILIAR
CAJA
AUXILIAR
AGENCIA
PROVISIN
PROVISIN
TESORERA
CAJA PRINCIPAL
CAJA
AUXILIAR
CAJA
AUXILIAR
AGENCIA
DESEMBOLSO
CAJA DE TESORERA
CAJA DE TESORERA
Siguiente
TESORERA
CAJA PRINCIPAL
CAJA DE TESORERA
CAJA
AUXILIAR
CAJA
AUXILIAR
AGENCIA
Ingresos - egresos
Ingresos - egresos
Men Agenda
VALOR DEL GIRO.
COSTO DEL SERVICIO.
FLETES
OTROS
DOMICILIOS
DOCUMENTOS DE IDENTIDAD PERMITIDOS
FACTURACIN DEL GIRO
PAGO DEL GIRO
OPERACIONES ESPECIALES

Devolucin de un Giro (SOLICITUDES)

Anulacin de un Giro Por Solicitud del Cliente.
Anulacin de un Giro por Error del Cajero.
Anulacin de un Giro por la no prestacin de un Servicio.
Cambio de Beneficiario.
Traslado o redireccionamiento
Men Agenda
Botones SIMS

Informador.
Cajero Auxiliar.
Cajero Principal.
Tesorero de Representante Comercial.
Director de Zona.
Men Agenda
Cambio de contrasea.
Registro de llamadas.
Salir de SIMS.

Volver a Roles SIMS
Cambio de Contrasea.
Configurar la Impresin.
Apertura de Caja.
Cierre de Caja.
Provisin de Caja.
Movimientos de Caja.
Captacin de Giros.
Consulta Estados de
Autorizaciones.
Consulta Docs Pendientes.
Pago de Giros.
Consulta de Giros.
Realizar Solicitud a un Giro
(Autorizaciones
transacciones).
Arqueo Mltiple de Caja.
Salir de SIMS.
Reimpresin.
Volver a Roles SIMS
Cambio de Contrasea.
Configurar la Impresin.
Apertura de Caja.
Cierre de Caja.
Provisin de Caja.
Movimientos de Caja.
Captacin de Giros.
Consulta Estados de
Autorizaciones.
Consulta Docs Pendientes.
Ingresos y Egresos.
Pago de Giros.
Consulta de Giros.
Realizar Solicitud a un Giro
(Autorizaciones
transacciones).
Reimpresin.
Salir de SIMS.
Volver a Roles SIMS
Cambio de contrasea.
Administracin de Turnos.
Salir de SIMS.
Volver a Roles SIMS
La nueva contrasea debe ser mnimo de ocho
caracteres y debe contener una combinacin
de letras maysculas, minsculas y nmeros.

La contrasea se debe cambiar por intervalos
de tiempo no mayores a dos meses.
Volver Funcionalidades
Repetir Funcionalidad

La aplicacin permite realizar dos tipos de
impresin:

MC: Media carta con impresoras Epson LX-300 y
papelera del anterior software.

TMU: Impresoras comnmente utilizadas para la
impresin del chance.

Nota: debe ser configurado en el sistema operativo.
Se debe realizar al inicio de cada turno o en su
efecto al inicio del da.

En cada apertura se debe verificar que el saldo
inicial coincida con el existente en caja.

Para efectuar cualquier actividad en la
aplicacin es necesario aperturar la caja.

El cierre de caja se debe realizar al finalizar el
turno o en su efecto al final del da.

Los cierres de caja deben ser impresos a diario
para soportar los movimientos contables.

El cajero debe constatar que el saldo final del
cierre de caja coincida con el existente fsico y
luego debe proceder a realizar el
correspondiente arqueo.
Los Ingresos y/o Egresos son costos y
gastos que se registran dentro de la
aplicacin por conceptos diferente del
negocio.

Los Egresos contienen variados
conceptos para el adecuado registro
dentro de SIMS.

Los ingresos son por sobrantes en caja
que se presentan en de los movimientos
diarios.
Son movimientos que se realizan para
enviar abonos de giros postales a los
representantes comerciales.

Los desembolsos se realizan entre cajas
de tesorera de cada representante
comercial o de tesorera SuperGiros.

Las aceptaciones de desembolsos son
importantes, ya que si no son aceptados o
rechazados no es posible realizar el arqueo
correspondiente al final de la jornada.

Los desembolsos no son avisados por SIMS, el
usuario debe verificar constantemente que no
tenga desembolsos pendientes.

Los desembolsos deben ser aceptados s y solo
s el tesorero ha obtenido de antemano el dinero
fsico.
CONSULTA DE
DOCUMENTOS PENDIENTES
La opcin consulta de documentos pendientes, nos brinda la
posibilidad de verificar movimientos enviados desde otras cajas

Las aceptaciones de desembolsos o provisiones son
importantes, ya que si no son aceptados o rechazados no es
posible realizar el arqueo correspondiente al final de la jornada.

Los desembolsos o provisiones no son avisados por SIMS, el
usuario debe verificar constantemente que no tenga
desembolsos o provisiones pendientes.

Los desembolsos o provisiones deben ser aceptados s y solo
s el tesorero ha obtenido de antemano el dinero fsico.
Las provisiones de caja se realizan para
suministrar dinero a las cajas principales o
auxiliares.

Las cajas de tesorera proveen dinero a sus
cajas principales y estas a sus cajas auxiliares; es
posible retornar dinero a caja de tesorera de la
misma forma y por el mismo concepto.

Los usuarios deben tener en cuenta que no
deben tener provisiones pendientes de aceptacin
al realizar el arqueo de caja.
Movimientos de caja es una funcionalidad de
consulta donde pueden visualizar todos los
hechos que han impactado directamente la caja,
como son: pagos de giros, captaciones de giros,
aceptacin de provisiones, etc.

Estos movimientos se pueden consultar por da
y pueden ser organizados por hora, fecha,
concepto, medio de pago, moneda, entre otros.
Las captaciones son los giros que se envan
desde la agencia hacia otro destino.

SIMS factura el costo del envo dependiendo del
remitente, destinatario y agencia destino; de
esta manera, cada vez que se cambie alguno se
debe cotizar nuevamente.

Es posible incluir los costos del servicio dentro
del dinero enviado.

CAPTACIN DE GIRO
Esta funcionalidad le permite al usuario
consultar en que estado se encuentra una
solicitud que ha efectuado a determinado
giro postal.

Las consultas se realizan por la fecha en
que se efecto dicha solicitud.
Esta funcionalidad le permite al usuario
consultar los giros pendientes por pagar
en dicha agencia.

Las consultas se pueden realizar por
cedula y apellido del beneficiarios o del
remitente del giro, pin, ciudad origen y en
un rango de fechas de posible envo.
Esta funcionalidad le permite visualizar los
datos del giro al cajero, de manera que los
pueda verificar con el beneficiario del giro
y proceder pagarlo.

Toda persona debe reclamar giros con
documento de identificacin a excepcin
de giros con observaciones.

Con la nueva Aplicacin SIMS, es posible
realizar 3 tipos de solicitudes a los giros
realizados:

1. Solicitud de Anulacin.
2. Solicitud de Traslado.
3. Solicitud de Cambio de Beneficiario.
Volver Autorizaciones
Siguiente
EN DESARROLLO
El arqueo mltiple de caja es una
funcionalidad de consulta donde el cajero
principal puede visualizar los saldos de las
cajas auxiliares que tiene a su cargo, y
cuales cajas se encuentran activas.
El arqueo mltiple de caja provee
informacin al encargado de la agencia o
cajero principal acerca del dinero total
contenido en dicha agencia.

El registro de llamadas es una funcionalidad
propia del Informador de giros.

Esta funcionalidad sirve para visualizar todos los
giros pendientes de pago en la agencia y se
obtiene informacin detallada para dar aviso al
beneficiario.

El informador debe registrar los detalles de la
comunicacin al informar el giro.
La reimpresin es una funcionalidad de
contingencia al presentarse problemas de
impresin.

Esta funcionalidad solo imprime el ultimo
documento generado.
Es posible salir de la aplicacin sin
realizar cierre de caja, pero se debe tener
en cuenta que se debe realizar el arqueo
diario correspondiente.

Al terminar la jornada o el turno se debe
verificar que la caja se encuentre
correctamente cerrada.


El valor del Giro se recibir en efectivo (pesos
colombianos) al momento de la emisin y se realizar
teniendo en cuenta los datos especificados en el
formato diligenciado por el cliente (Datos Bsicos para
Transporte de Dinero).
Men Aspectos Op.
Para los clientes de SUPERGIROS S.A. el Servicio
tiene un costo denominado Flete, el cual debe cancelar
al momento de hacer uso del mismo.

La Tarifa del servicio se establece en una tabla para los
montos pequeos hasta la suma de $400.000 y en
adelante un Porcentaje Sobre el Valor del Giro.

PLAN TARIFARIO

Es muy amplio, y permite hacer configuraciones por
convenios, agencias, remitentes y beneficiarios. Esta
parametrizacin la realiza el Administrador Central
SuperGiros Cali.
Men Aspectos Op.
El FLETE se cobra al Remitente de acuerdo a las tarifas
establecidas (solo se recibe efectivo) y se registrarn
discriminadamente en el lugar que se indica en la Factura.

Todo Giro generado estar acompaado de unos Fletes
respectivos, ningn Giro estar exento de Fletes, sin previa
autorizacin de la Gerencia General.

El Representante Comercial podr tener facultad de
expedir Fletes con porcentajes por debajo de lo establecido
para clientes de buen movimiento, siempre y cuando
sustenten ante la Gerencia General de SuperGiros el
convenio comercial previo y autorizacin ante Servicios
Postales Nacionales.
Men Aspectos Op.
Adicional al Pago de Fletes, la prestacin del servicio
de Giros tiene lugar a un cobro denominado Otros,
establecido por la Empresa y que corresponde a Otros
costos generados por el Servicio (Papelera,
Comunicacin, etc).

Este costo inicialmente ser de $ 700, es un valor
sujeto a cambios dependiendo de la ubicacin
geogrfica de la agencia donde se remite el giro.
Men Aspectos Op.
El DOMICILIO es un servicio que presta la Agencia
Destino, siempre y cuando esta autorice el servicio
previamente, y es cancelado en la agencia origen quien
enva el giro.

Este servicio no se debe ofrecer, solo si el Cliente lo
solicita y si la Agencia Destino lo autoriza.
Men Aspectos Op.
DOCUMENTOS DE
IDENTIDAD
El original de la Cdula de Ciudadana.
La Tarjeta de Identidad para los menores de edad
El pasaporte o cdula de extranjera para el caso de los no
nacionales.
El documento que autorice el remitente, bajo su
responsabilidad, previa anotacin en las observaciones del
Giro en el sistema.

Todo documento exigido para la validacin y Pago de un
Giro se debe basar en lo contemplado en el manual de
seguridad para el manejo de efectivo (SARLAFT) y de la
misma forma debe ser Validado por el Sistema bajo la lista
establecida por las Autoridades (Lista Clinton).
Men Aspectos Op.
Una vez Facturado el Giro con todos los datos y cubierto
su valor con los fletes y otros, se entregar la copia al
Remitente, como comprobante de la emisin, la cual
debe llevar los datos exigidos.

El Original del comprobante del Giro en ningn caso se
podr entregar al cliente y deber quedar en el cuadre
diario de caja, para luego de ser procesada
contablemente, reposar en los archivos de la agencia.
Men Aspectos Op.
PAGO DE GIRO
El Cajero debe verificar que el Giro se encuentre en el Sistema y
proceder a descargarlo cumpliendo con las Siguientes
especificaciones:

El Beneficiario deber presentar Documento de Identidad original.

El beneficiario o autorizado registrar el Nombre completo y Apellidos
al Igual que el nmero de documento de identificacin en el recibo de
pago.

Tomarle huella dactilar y solicitar fotocopia del documento de
identidad en pagos con monto igual o superior a $900.000.

El funcionario pagador comprobar el correcto registro de estos datos
y advertir al beneficiario observar el valor por el cual firma y verificar
el dinero recibido antes de abandonar la ventanilla. El cajero colocar
fecha y sello de cancelacin en el comprobante.
Men Aspectos Op.
OPERACIONES ESPECIALES
ANULACIN DE GIRO POR SOLICITUD DEL CLIENTE. El cliente debe
diligenciar el formato con los datos correspondientes y en
observaciones anotar solicitado por remitente El cajero debe realizar la
solicitud bajo esta peticin escrita.

ANULACION DE GIRO POR ERROR DEL CAJERO: El Cajero debe
solicitar a travs del programa la Anulacin del Giro explicando el motivo
del evento. (Debe quedar registrado el Ingreso por concepto de
anulaciones de Giros).

ANULACION DE GIRO POR NO PRESTACION DEL SERVICIO: El
Cajero debe proceder anular el Giro en el Programa dejando registrado
el motivo del evento haciendo nfasis en la Ciudad donde se cometi el
error. (El Valor de los Fletes debe ser devuelto al cliente).

IMPORTANTE: Todos estos eventos estn sujetos a la Validacin,
confirmacin y autorizacin del administrador de datos.
Men Aspectos Op.
BOTN NOMBRE DESCRIPCIN

Guardar
Permite guardar los cambios hechos en
un formulario.
Salir

Sale del formulario.

Operacin inusual
Abre el formulario de operaciones
inusuales.
Rechazar
Permite aceptar o rechazar provisiones o
desembolsos.
Buscar Permite traer el Giro seleccionado.
Atrs Va al formulario anterior.
Volver a Roles SIMS

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