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RESUMEN EJECUTIVO

El presente Proyecto de grado busca solucionar una necesidad sentida
por el cambio constante en las disposiciones surgidas por las autoridades
educativas y la proactividad en el personal que labora en la institución.
“COLEGIO DE BACHILLERATO TÉCNICO LUIS FERNANDOR RUIZ”



PROYECTO DE GRADO:
MEMORIA TÉCNICA ARCHIVO DE LA INSTITUCIÓN
PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:

BACHILLER DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR CONVENIO DE:

AUTORAS: Srta. Gloria Piedad Chicaiza Zapata
Srta. Jaqueline Estefanía Espinoza Cevallos
Srta. Edith Maribel Lozada Tapia


ASESORA: Lcda. Doris Caillagua Robayo




LATACUNGA-ECUADOR
2014





ÍNDICE




CONTENIDOS


RESUMEN EJECUTIVO


INTRODUCCIÓN


1. Propuesta del Trabajo


2. Memoria Descriptiva


2.1. Descripción General
2.2. Descripción Técnica
2.3. Glosario


3. Proceso de bienes o presentación de servicios


4. Recursos


5. Cronograma de actividades


6. Conclusiones


7. Recomendaciones


8. Bibliografía


9. Anexos


RESUMEN EJECUTIVO

Es fundamental para caminar hacia el cumplimiento de nuestra visión, con
la adecuación de los sistemas de archivos en las instituciones
educativas con el fin de organizar las evidencias que se encuentren
alineadas al nuevo modelo de gestión educativa que se está
implementando en todo el país.

La memoria descriptiva consta de dos partes: la descripción general,
cómo funciona el nuevo sistema de archivo, sus partes, componentes y la
descripción técnica explica detalladamente cómo se utilizó.

En el Proceso de prestación de un servicio se describe la línea de acción
es decir las áreas en dónde se verificó: Planificación de acuerdo a los
Estándares de Calidad Educativa, Organización del Archivo,
Comunicación de Transferencia, Manual de Funciones, Registro de
Transferencia y Préstamo de documentos.

Los recursos que se utilizaron fueron materiales, técnicos, tecnológicos y
financieros. El cronograma de actividades fue una guía para administrar
actividades y el cumplimiento de tiempos en la realización del PG.

Se finaliza con conclusiones y recomendaciones, más la bibliografía que
sustenta nuestra consulta teórica, con las anexos que demuestran la
ejecución propuesta con gráficos,flujo gramas e ilustraciones.









INTRODUCCIÓN

En todas las entidades tanto del sector público como en el privado es
fundamental tener claro el concepto de Archivo como centro vital de la
información interna y externa, razón por la cual éste Modelo se desarrolla
teniendo en cuenta quela institución tiene la necesidad de organizar
información como se dispone en los estándares de calidad, para
demostrar los logros alcanzados que ven los procesos de gestión.

El Modelo de Gestión Documental diseñado cumple con el orden:
Estándares Generales, Específicos, Dimensiones, Procesos Básicos de
Gestión, evidencias y sube videncias.

En tal sentido los organismos de control educativo (Auditores y Asesores
Educativos) tienen como función principal confirmar que se cumplan con
las metas educativas para conseguir una educación de calidad, mediante
la revisión de las evidencias y sub evidencias.

Urge la necesidad de proveer información a los actores del sistema
educativo para que estos puedan determinar qué es lo que falta por hacer
yesperar procesos de autoevaluación que permitirá tomar las mejores
decisiones en el diseño y estrategias de mejoramiento o fortalecimiento
institucional.













PROPUESTA DE TRABAJO


Básicamente el proyecto contiene una propuesta de trabajo que consiste
en la Organización de documentos de acuerdo a los estándares de
calidad educativa.Considerando los anaqueles para dimensiones,
gavetas para procesos básicos de gestión, calificaciones para
estándares generales, carpetas archivadoras para los estándares
específicos, separadores, las sub evidencias con pestañas.

En la memoria descriptiva va a desarrollar lo que es descripción general
está consta en gestión documental y manual de usoel cual es un control
con el fin de orientar tanto su ubicación y como la documentación de
actividades que faltan por realizarlas. Este manual de archivo nos
brindará un propósito para orientar y monitorear de mejor manera los
documentos.

Asociaremos también lo que es Kárdex documentales, el cual este nos
ayudará a mantener el control de todos los documentos. Además con este
registro podemos controlar las entradas y salidas de un documento de la
Institución














1. MEMORIA DESCRIPTIVA

1.1 DESCRIPCIÓN GENERAL
Archivo
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las
cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y
solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser
conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando
haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan
ser localizados fácil y prontamente (Tenenbaum, 2008, pág. 1).
El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una
empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que
se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de
los documentos.
Funciones de los archivos
1. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la
institución.
2. Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
3. Asegurar la máxima rapidez en el servicio de archivo
Tipos de Archivo
Para una adecuada conservación del material, documentación que se
debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan
cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran
archivadores de diversa índole como los archivadores verticales,
laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos,
automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan


simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado
como un sistema electrónico que utilice una unidad principal.
Archivo lateral:Los documentos se archivan uno al lado del otro como los
libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez
en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno
encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo
es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se
trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los
archivos: activos, semiactivos e inactivos.
Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados
frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de
los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una
vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido
retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es
suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco
frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se
almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han
cumplido su función.
Materiales de Archivo
Generalidades. Un sistema de archivo está conformado por todos los
elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la
información que se necesite, así se tiene:


Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de
atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la
carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos
relacionados con una persona, firma o institución o referidas a un mismo
asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas
individuales y carpetas misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar,
dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el período
de archivo, que puedes ser de seis meses a un año.
Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos
o personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la
cual se hace necesario referirse frecuentemente. Se ordena
alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro de la carpeta los
papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la
más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe
tener por lo menos cinco documentos.
Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos
corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Esta
carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde
se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia
para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal"de toda
correspondencia.
Guías: Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente,
provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el título,
nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar
dónde debe archivarse o localizarse los documentos.
Rótulo: Título que parece impreso en la pestaña superior de la
guía. Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse
detrás de ella.



Clasificación
Es el arte de ordenar objetos, documentos, designando a cada uno su
lugar respectivo. Se puede considerar también como la distribución de
documentos escritos de interés para la empresa, suministrando a cada
uno un orden específico de acuerdo a sus características.
- Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su
ubicación por términos semejantes y para su posterior localización
- Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o
criterio.
Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel
sistema que mejor se adapte a su actividad específica siguiendo una
coordinación sistemática que permita mayor fluidez y garantía de
información y control.
Manual o Código de Clasificación
Decidida las series y subdivisiones, debe redactarse un manual, para que
sirva de consulta permanente y difundirlo entre todos los empleados de
archivo y de algún servicio general.
La posibilidad de que existan archivos inmediatos y/o parciales hace
necesaria la existencia de normas y procedimientos para los que realizan
la labor de clasificado en todos los archivos. (Tenenbaum, 2008, pág. 11)
Descripción Técnica
Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las
siguientes:
- Reunión de los documentos, colocación de los documentos en las
carpetas y archivos, empleo de guías y carpetas, preparación de las
etiquetas para carpetas y archivadores.


Previo a la colocación de documentos dentro de las carpetas, es
necesario preparar dichos documentos, de manera que ocupen el menor
espacio posible sin que sufran deterioro.
Sistema de Clasificación
"La dirección de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido
indiferencia hacia el archivo, fue considerado un mal necesario y un
problema que debía ser resuelto por los propios empleados. Por esta
razón muchas empresas se encuentran con sistemas de clasificación
inadecuados y con archivos llenos de documentos inútiles" (Calderón,
2007, pág. 9).
Principios Fundamentales de Clasificación
- Clasificar, ordenar y archivar.
- Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un
documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o
criterio definido.
- Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la
clasificación ha señalado.
-Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.
Existen autores que unen los conceptos de clasificación y archivo, si bien
es cierto que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre
ellos existen diferencias, como, la clasificación es el sistema y archivar es
el método. Es decir la clasificación señala el camino a seguir y el método
ejecuta.
Sistemas fundamentales de clasificación
Sistemas de clasificación. Los sistemas fundamentales de clasificación
se resumen básicamente, en dos: Alfabético y numérico. Separados o


unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenación. En
algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son sólo
combinaciones realizadas con ellos.
Sistema alfabético. Se basa fundamentalmente en el uso del
abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u
organizaciones, razón por la cual esuno de los más conocidos. Se puede
archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por
localidades (geográfico), por categoría o tema (asunto).
Sistema numérico. En este sistema se utiliza la serie natural de los
números como elemento principal, asignándolos progresivamente. Cada
documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro
elemento. Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico
consecutivo, numérico simple. Dígitos terminales, dígitos centrales.
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y
no es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y
más aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la
documentación tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca
limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque haya sido aplicado en casos
similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de
acuerdo a las necesidades de la empresa.
Factores que influyen en la selección del sistema de archivo
- Clase de documentos que se archivarán, frecuencia de consulta,
cantidad de usuarios del archivo, cantidad de documentos recibidos y
procesados en un período, forma en que son solicitados los documentos
(alfabético, geográfico, numérico, temático o combinación de ellos),
método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz, plan
de transferencia que se utilizará de acuerdo a los estándares de calidad
educativa.



2.1. DESCRIPCIÓN TÉCNICA (explicar detalladamente qué y cómo se
ha realizado o construido).

a. Transcripción del documento. estándares de calidad educativa
b. Revisión documental. Se revisaron las normas de obligatorio
cumplimiento en materia de archivos y documentos, así como el
plan de mejoramiento que contiene los hallazgos del Archivo
c. Entrevistas. Se realizaron entrevistas con personas de las áreas
involucradas en la gestión documental
d. Aplicación de cuestionarios a administradores de archivos. Se
aplicó un breve cuestionario a las áreas que administran archivos
físicos y los que gestionan
e. Inspección física de archivos y repositorios. Se revisaron
físicamente los documentos en diferentes soportes y formatos,
mediante la medición del número de carpetas, cajas, número de
cds, memorys, revisión del contenido informativo para conocer los
formatos de almacenamiento.
f. Registro fotográfico de los archivos. Finalmente se tomaron
fotografías de los archivos en donde se almacenan los
documentos.

ESTÁNDARES DE CALIDAD EDUCATIVA

Los estándares de calidad educativa son descripciones de los logros
esperados correspondientes a los diferentes actores e instituciones del
sistema educativo. En tal sentido son orientaciones de carácter público
que señalan las metas educativas para conseguir una educación de
calidad.

PARA QUE SIRVEN LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD
EDUCATIVA?

El principal propósito de los estándares es orientar, apoyar y
monitorear la acción de los actores del sistema educativo hacia su


mejora continua. Adicionalmente, ofrecen insumos para la toma de
decisiones de políticas públicas para la mejora de la calidad del
sistema educativo.

Los usos más específicos de los estándares de calidad educativa son:

1. Proveer información a las familias y a otros miembros de
sociedad civil para que puedan exigir una educación de calidad.
2. Proveer información a los actores del sistema educativo para
que estos puedan:
2.1 Determinar qué es lo más importante que deben
aprender los estudiantes, como debe ser un buen
docente y un buen directivo.
2.2 Realizar procesos de autoevaluación
2.3 Diseñar y ejecutar estrategias de mejoramiento o de
fortalecimiento, fundamentados en los resultados de
la evaluación y autoevaluación.
3. Proveer información a las autoridades educativas para que
estas puedan:
3.1 Diseñar e implementar sistemas de evaluación de los
diversos actores e instituciones del sistema educativo.
3.2 Ofrecer apoyo y asesoría a los actores e instituciones
del sistema educativo, basados en los resultados de
evaluación.
3.3 Crear sistemas de certificación educativa para
profesionales e instituciones.

ESTÁNDARES DE APRENDIZAJE

Son descripciones de los logros de aprendizaje y constituyen referentes
comunes que los estudiantes deben alcanzar a lo largo de la trayectoria


escolar: desde el primer grado de la Educación General Básica hasta el
tercer curso de Bachillerato.

¿Cuál es la relación entre los estándares de Aprendizaje y el
Currículo Nacional?

Los estándares de Aprendizaje describen los logros que deben alcanzar
los estudiantes al final de cada uno de los cinco niveles establecidos. Por
su parte, el Currículo Nacional contiene las herramientas necesarias para
que el estudiante, en cada año lectivo, pueda ir aproximándose a estos
estándares. En consecuencia, si se aplica el Currículo Nacional de
manera adecuada, los estudiantes alcanzarán los estándares de
Aprendizaje.



1

GLOSARIO DE ARCHIVO

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo
conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de tareas, operaciones,
acciones y trámites reguladas por las normas de procedimiento y llevadas
a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en
tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Es un conjunto de documentos
generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.

ARCHIVALÍA: Es la segunda edad de los documentos, en la cual estos
han cumplido su fin y se conservan como soporte a la administración que
les dio origen, así como por razones fiscales, contables o técnicas
mientras perdura el interés de su productor.

ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia. También se puede entender como la institución que está al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la
cultura.


2

ARCHIVO CENTRAL: Es un conjunto de documentos organizados según
unidades académico – administrativas que los producen y transfieren
desde su archivo de gestión. Constituye la segunda fase del sistema, en
ella se resguardan por un tiempo prudencial los documentos para su
consulta semi –permanente.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.

ARCHIVO HISTÓRICO: Unidad responsable de organizar, conservar,
administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de
los documentos en su ciclo vital.

BIBLIOTECA: Lugar donde se conservan los libros ordenados su lectura
o consulta. Toda unidad formalmente establecida y habilitada con
personal y recursos para proporcionar servicios bibliotecarios y de
información.

BULA: Es un documento sellado con plomo sobre asuntos políticos o
religiosos en cuyo caso, si está autentificada con el sello papal, recibe el
nombre de bula papal o bula pontificia.

CATALOGO: Series ordenadas de todos los materiales o asuntos que
manejan un archivo, o bien de las entidades físicas y morales que
intervienen en la tramitación de ellos.

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: Es una unidad de información que
reúne, gestiona y difunde la documentación de un área del conocimiento
determinado o la producida por un organismo o institución a la que se

3

circunscribe.

CICLO VITAL: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización
documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones
documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la
entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo.

CONSULTA DOCUMENTAL: Acceso a un documento o a un grupo de
documentos con el fin de conocer la información que contienen.

CUSTODIA DOCUMENTAL: Guarda o tenencia de documentos por parte
de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en
la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su
titularidad.

DATO: Antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de una
cosa o para deducir las consecuencias mismas de un hecho.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Proporciona información precisa sobre
la documentación para identificar su contenido y explicar su contexto que
la produjo así como la numeración de las características y elementos
informativos de cada conjunto documental.



4

DIGITALIZACIÓN: Conversión de material analógico a formato digital
para su almacenamiento en una computadora.

DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL: Actividades tendientes a garantizar que
los documentos lleguen a su destinatario.

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el
medio utilizado.

DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores primarios cuyo uso es
frecuente.

DOCUMENTO BORRADOR: Documento provisional previo al original.

DOCUMENTO COPIA: Ejemplar de un documento cuyo texto presenta
todos los requisitos que lo habilitan y que cumplen el objetivo para el cual
fue destinado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o
recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o
funciones.

DOCUMENTO DISPOSITIVO: Abarca la identificación y descripción de
las series de documentos, el establecimiento de programas de retención y
disposición de documentos de valor permanente a los archivos.

DOCUMENTO FACILITATIVO: Documento producido en cumplimiento de
funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse al
concluir sus valores primarios.

5

DOCUMENTO MINUTA: Bosquejo (transcribir) o esquema de asuntos
que se volcán al original.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos
los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.

DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores
primarios.

DOCUMENTO VITAL: Son aquellos que poseen un valor crítico para su
empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un
cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Estos
documentos vitales poseen un valor intrínseco histórico, legal, intelectual
o económico.

DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o
por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series
documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

ESTÁNDAR: Sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia por ser
corriente de una serie

EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolución de un mismo asunto.

FOLIACIÓN: Acto de enumerar las hojas.

FOLIO:Hoja.

FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.

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FOLIO TESTIGO: Elemento que indica la ubicación de un documento
cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta,
conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de
referencias cruzadas.

FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún
criterio de organización archivística.

FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de los documentos producidos, en
cualquier soporte, por una persona o entidad a raíz del ejercicio de sus
funciones.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

GUÍA: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos
documentales de uno o varios archivos indicando sus características
fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que
los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

ÍNDICES: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o
numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y
temáticos, acompañados de referencias para su localización.

INFORMACIÓN: Número de datos contenidos en un mensaje o conjunto
de signos o señales sobre que opera el aparato. Conjunto de datos que

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se representan para dar a conocer el comportamiento de hechos y
fenómenos para apoyar la toma de decisiones.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de
información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos
de un fondo documental.

LEGAJO: Es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de
papel, formatos y técnicas con una organización de agrupación de la a-z.

MARBETE: Etiqueta que se adhiere al soporte (por ej., al lomo del libro),
y contiene generalmente la signatura topográfica o alguna otra
codificación que represente el contenido del documento.

MICROFILMACIÓN: Técnica que permite registrar fotográficamente
documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

NTC 4095: Es claro que esta norma pretende considerar todas las
normas archivísticas para el desarrollo de cualquier tarea de carácter
descriptivo se deben realizar previamente los procesos de clasificación y
ordenación.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que
consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones
documentales definidas en la fase de clasificación.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la
clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una
institución.

PÁGINA: Lo escrito o impreso en una cara.


8

PAGINACIÓN: Numeración de las páginas que tengan información.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados
por su valor histórico o cultural.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos hecha por
las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

RECEPCIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

REGISTRO: Instrumento que controla el ingreso de documentos a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada.

REPROGRAFÍA: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado,
la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar
documentos originalmente consignados en papel.

RESTAURACIÓN DOCUMENTAL: Arreglo de Documentos deteriorados,
en este caso documento.

SECCIÓN ADMINISTRATIVA: Estructura orgánicofuncional de la
empresa a nivel de funciones.

SECCIÓN ARCHIVÍSTICA: Unidad administrativa productora de
documentos.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones

9

específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes,
entre otros.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Conjunto de instituciones
archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la
normalización de los procesos archivísticos.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la
información, según los materiales empleados. Además de los archivos en
papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
informáticos, orales y sonoros.

TRÁMITE DOCUMENTAL: Recorrido del documento desde su
producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función
administrativa.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Se refiere al traslado de los
documentos de un nivel de archivo a otro, según las tablas de retención
documental.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Conjunto de documentos de tal forma
que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de
conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o
tomos.

VALOR ADMINISTRATIVO: Es aquel que posee un documento para la
administración que lo origino o para aquella que lo sucede como
testimonio de sus procedimientos y actividades.







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1. Proceso de producción de bienes o prestación de servicios


TRASLADO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO PASIVO


ARCHIVO SECRETARIAL VICERRECTORADO




























ORDENAR LA
UNIDADES
DOCUMENTALES
La ordenación es la operación
archivística realizada dentro del
proceso de organización que
consiste secuencias cronológicas
o alfabéticas
Sirve para acercarse mejor a las
descripciones archivísticas
necesarias para identificar,
establecer términos y conceptos y
explicar el contexto y el contenido
de los documentos de archivo.
IDENTIFICAR
UNIDADES DE
CONSERVACIÓN
COLOCAR
UNIDADES DE
ARCHIVO
Los archivos se representan
mediante iconos; así resulta más
sencillo reconocer un tipo de
archivo.

11


ARCHIVO DE VICERRECTORADO






INICIO
ANÁLISIS DE
DOCUMENTOS
LECTURA Y
CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS
CUMPLE
LOS
REQUISIT
OS PARA
EL
SI
DOCUMENTO
TRAMITADO Y
AUTENTICADO
ARCHIVO DE
DOCUMENT
OS
N
O

12





SUBPROCESOS ARCHIVO DE VICERRECTORADO







CARPETAS
SEÑALÉTICAS
SEPARADORES
PESTAÑAS
Es un contenedor
en donde se
almacenan y
organizan los
documentos.
La señaléticas son
las cuales van
colocadas fuera de
la carpeta, la cual
nos indica el
nombre de que
contiene.
Son aquellos que
nos ayuda a
mantener los
documentos
organizados de la
mejor manera
posible.
Son las cuales nos
permiten encontrar
el documento con
facilidad.
Esta carpeta
nos indica el
tipo de
estándar.
Dentro de las
señaléticas nos
indican lo que
son las
Dimensiones y
Procesos.
Los disyuntivos
nos ayudan a
separar los
documentos
para así
encontrarlos
con mayor
facilidad.


13




1. Recursos

Institucionales

La información documental será proporcionada por funcionarios del
Vicerrectorado del Colegio.

Humanos

Para el desarrollo del proceso investigativo se contará con los siguientes
recursos humanos:












Fuente: Archivo de la Institución
Elaborado: Chicaiza Piedad, Espinoza Jaqueline y Lozada Maribel




CANT DETALLES C. UNTARIO C. TOTAL
15 Prestación de Servicios por hora 5,00 75,00
40 Señaléticas 3,00 120,00
3 Anillados 1,80 5,40
SUB.TOTAL 200,40
12%IVA 24,05
TOTAL 224,45

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Materiales

CANT. DETALLE C. UNITARIO C. TOTAL
1 Cartucho de impresora color negro 15,00 15,00
2 Lápices 0,30 0,60
5 paquetes de pestañas 0,75 3,75
4 paquetes de separadores 1,80 7,20
2 cajas de grapas 0,50 1,00
SUB. TOTAL 27,55
12% IVA 3,31
TOTAL 30,86

Fuente: Archivo de la Institución
Elaborado: Chicaiza Piedad, Espinoza Jaqueline y Lozada Maribel
2. Cronograma de actividades


TIEMPO

ACTIVIDADES
MARZO ABRIL MAYO JUNIO
1. Revisión de Temas
2. Solicitud para aprobación
de temas

3. Propuesta del Trabajo


4. Descripción General
5. Descripción Técnica
6. Glosario


7. Proceso de bienes o
presentación de servicios

8. Conclusiones y
recomendaciones


9. Entrega del proyecto


10. Sustentación del
Proyecto




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3. Conclusiones

4.1 Facilitar la identificación y la localización de los documentos que
han alcanzado su fase intermediade las oficinas donde
permanecen una gran documentación activa y la conservación de
los documentos para los fines de una consulta regularmente.

4.2 Aplicar los documentos de acuerdo a los informes o de acuerdo al
personal, docente en un plazo previo y así poder mejorar más el
manejo de los documentos.

4.3 Administrar la documentación con valores históricos y culturales, de
acuerdo a la documentación o al Patrimonio Documental.


4. Recomendaciones

5.1 Se recomienda mantener ordenando las dimensiones de acuerdo a
los estándares de calidad educativa ya que las actividades en el
archivo se conforme o cambien de acuerdo a las disposiciones
para la evaluación interna y externa institucional.

5.2 Poner en práctica y reflexionar los procesos de enseñanza que
debe hacerse en relación con los resultados de aprendizaje de los
jóvenes estudiantes.

5.3 Tomar en cuenta los respaldos de los documentos vitales,
considerados indispensables para la institución ya son archivados
en diferentes sitios a los originales con la seguridad y establecer
los programas de seguridad para proteger y conservar los
documentos en cada una de las unidades archivísticas, empleando
cualquier medio electrónico, informático, óptico o telemático,
siempre y cuando se hayan realizado estudios técnicos.

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5. Bibliografía
(Tenenbaum, 2008, pág. 1)

http://www.si-forma.net/cursos/sistema-de-clasificacion-de-archivo/

http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml#XIX

http://educacion.gob.ec/wp-
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6. Anexos