Gerenciamento do Escopo

PMBOK Guide 2000

Objetivos

Apresentar os processos, ferramentas e técnicas utilizadas para gerenciar o escopo de um projeto

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Ao final desta aula você será capaz de...
    

Organizar e estruturar todo o trabalho necessário para a realização do projeto Diferenciar escopo do projeto de escopo do produto Formalizar a autoridade do gerente de projetos Controlar as mudanças no escopo do projeto Formalizar a aceitação dos resultados

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Escopo do Projeto x Escopo do Produto
Escopo do Produto são Escopo do Produto são características e funcionalidades que características e funcionalidades que caracterizam o produto ou serviço caracterizam o produto ou serviço Escopo do Projeto é todo o trabalho Escopo do Projeto é todo o trabalho que terá que ser realizado para produzir que terá que ser realizado para produzir o produto ou serviço o produto ou serviço

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O que é Gerência de Escopo do Projeto?

Garantir que o projeto realize Garantir que o projeto realize todo e somente o trabalho todo e somente o trabalho necessário para o seu sucesso necessário para o seu sucesso

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Características
 

Define e controla o que será incluído ou não no projeto Inclui somente os artefatos para gerenciar o escopo do projeto e não do produto Verificação constante para ter certeza que todo o trabalho necessário está sendo realizado Impedir a realização de trabalho extra que não faça parte do projeto (gold plating) plating

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Processos da Gerência do Escopo
Iniciação Controle de Modificação de Escopo Planejamento de Escopo

Verificação de Escopo

Definição de Escopo

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Fluxo do controle do escopo

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Controle do escopo :: Entradas

Declaração do escopo do projeto

Define, em conjunto com a EAP e o dicionário da EAP associados a ela, a linha de base do escopo do projeto e o escopo do produto. O principal documento gerado pelo processo Criar EAP, a própria EAP. Documento complementar da EAP contendo o conteúdo detalhado dos componentes contidos em uma EAP Fornece orientação sobre como o escopo do projeto será definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado pela equipe de gerenciamento de projetos

Estrutura analítica do projeto

Dicionário da EAP

Plano de gerenciamento do escopo do projeto

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Controle do escopo :: Entradas

Relatórios de desempenho

Fornecem informações sobre o desempenho do trabalho do projeto, como as entregas provisórias que foram terminadas; Qualquer modificação feita na linha de base do escopo do projeto acordada; Informações sobre o andamento das atividades do projeto que estão sendo executadas para realizar o trabalho do projeto.

Solicitações de mudança aprovadas

Informações sobre o desempenho do trabalho

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Controle do escopo :: Ferramentas e Técnicas

Sistema de controle de mudanças

Define os procedimentos para efetuar mudanças no escopo do projeto e no escopo do produto. inclui a documentação, os sistemas de acompanhamento e os níveis de aprovação necessários para autorizar mudanças Quando o projeto é gerenciado sob um contrato, o sistema de controle de mudanças também fica de acordo com todas as cláusulas contratuais relevantes
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Controle do escopo :: Ferramentas e Técnicas

Análise da variação

Determinar a causa da variação em relação à linha de base do escopo e decidir se são necessárias ações corretivas As medições de desempenho do projeto são usadas para avaliar a extensão da variação.

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Controle do escopo :: Ferramentas e Técnicas

Replanejamento

Solicitações de mudança aprovadas que afetam o escopo do projeto podem exigir modificações na EAP e no dicionário da EAP, na declaração do escopo do projeto e no plano de gerenciamento do escopo do projeto.

Sistema de gerenciamento de configuração

Garante que as mudanças solicitadas no escopo do projeto e no escopo do produto serão cuidadosamente consideradas e documentadas, antes de serem processadas pelo processo Controle integrado de mudanças.

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Controle do escopo :: Saídas

Declaração do escopo do projeto (atualizações)

Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a declaração do escopo do projeto será revisada e refeita.

Estrutura analítica do projeto (atualizações)

Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a EAP é revisada e refeita para refletir as mudanças aprovadas.

Dicionário da EAP (atualizações)

Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então o dicionário da EAP é revisado e refeito para refletir as mudanças aprovadas.

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Controle do escopo :: Saídas

Linha de base do escopo (atualizações)

A declaração do escopo detalhada do projeto, a EAP e o dicionário da EAP associados a ela. Os resultados do controle do escopo do projeto podem gerar mudanças solicitadas, que são processadas para revisão e destinação de acordo com o processo Controle integrado de mudanças do projeto.

Mudanças solicitadas

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Controle do escopo :: Saídas

Ações corretivas recomendadas

Qualquer passo recomendado para que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto e com a declaração do escopo do projeto.

Ativos de processos organizacionais (atualizações)

As causas das variações, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas do controle de mudanças do escopo do projeto são documentados e atualizados no banco de dados histórico dos ativos de processos organizacionais.

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Controle do escopo :: Saídas

Plano de gerenciamento do projeto (atualizações)

Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a linha de base dos custos e os documentos dos componentes correspondentes, e as linhas de base do cronograma do plano de gerenciamento do projeto, são revisados e refeitos para refletir as mudanças aprovadas.
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Fluxograma de processo do gerenciamento do escopo do projeto

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Iniciação

Qual a finalidade do processo de Iniciação?

É o processo responsável por formalizar a É o processo responsável por formalizar a existência de um projeto ou que o mesmo existência de um projeto ou que o mesmo deva continuar na próxima fase deva continuar na próxima fase

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Elementos do Processo de Iniciação

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Iniciação :: Entradas

Product Description

Documento extremamente importante contendo a descrição do produto ou serviço que será gerado pelo projeto Deve conter o relacionamento claro com o negócio que será beneficiado com a sua criação Esta descrição deverá ser detalhada à medida que o projeto for evoluindo A forma e conteúdo variam, mas deve prover informação suficiente para suportar o planejamento do projeto

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Iniciação :: Entradas

Strategic Plan

O projeto a ser desenvolvido deve estar alinhado com o plano estratégico da empresa Critérios definidos para escolha de projetos (financeiro, mercado, etc) Sobre resultados de seleções anteriores de projetos Sobre desempenho de projetos anteriores Sobre os resultados de fases anteriores do projeto

Project Selection Criteria

Historical Information
  

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Iniciação :: Ferramentas e Técnicas

Project selection methods

Visa a mensuração do projeto para efeitos de comparação durante a seleção. Duas categorias:

Benefit measurement (abordagem comparativa)
    

Murder Board Peer review Modelos de pontuação (scoring models) Modelos econômicos Benefícios comparados a custos Programação Programação Programação Programação linear inteira dinâmica multi-objetivo

Constrained optimization (abordagem matemática)
   

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Iniciação :: Ferramentas e Técnicas

Expert judgment

Julgamento de especialistas e consultores pode ajudar na decisão de fazer ou não o projeto Experts:
   

Colegas ou outras unidades da empresa Consultores Stakeholders, incluindo os clientes Associações técnicas
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Iniciação :: Resultado Principal

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Iniciação :: Resultado :: O que é Project Charter?

Documento que formaliza a existência de um Documento que formaliza a existência de um projeto e estabelece a autoridade e projeto e estabelece a autoridade e responsabilidade do gerente de projeto para responsabilidade do gerente de projeto para a realização das atividades a realização das atividades

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Iniciação :: Resultado :: Conteúdo do Project Charter

Identificação da autoridade do gerente sobre o projeto para alocação de recursos Incluir ou ter referências para outros documentos contendo:

A necessidade e relacionamento com o negócio que o produto/serviço pretende atender Resumo do produto
 

Descrição do produto ou serviço Motivação para o seu desenvolvimento

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Iniciação :: Resultado :: Project Charter nas Empresas

O contrato assinado para um projeto O contrato assinado para um projeto pode servir como project charter pode servir como project charter

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Iniciação :: Resultado :: Project Charter é...

  

Criado por um gerente externo ou de um nível alto na empresa e não pelo gerente de projetos ou pela equipe Criado durante a fase inicial Não é evolutivo Não necessita de mudança quando ocorrem mudanças no projeto
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Iniciação :: Outros Resultados

 

Project manager identified/assigned Constraints Assumptions

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Planejamento do Escopo

Qual a finalidade do processo Planejamento do Escopo?
Processo responsável por planejar, Processo responsável por planejar, elaborar e documentar elaborar e documentar progressivamente o trabalho a ser progressivamente o trabalho a ser realizado no projeto realizado no projeto

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Elementos do Processo Planejamento do Escopo

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Planejamento do Escopo :: Entradas

Descrição do Produto (Product description)

Características do produto ou serviço que o projeto está incumbido de criar. Documento que reconhece formalmente a existência do projeto. Fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto. Fatores que para os propósitos de planejamento são considerados verdadeiros.
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Project charter

Restrições (Constraints)

Premissas (Assumptions)

Planejamento do Escopo :: Ferramentas e Técnicas

Análise do Produto (Product Analysis)
Visa obter conhecimento sobre o produto a ser desenvolvido Análise do custo/benefício (Benefit/cost analysis)  Estimativa dos custos e benefícios tangíveis e intangíveis e análise de ROI e payback period.

Identificação de alternativas
 

Brainstorming Lateral thinking

Avaliação especializada
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Planejamento do Escopo :: Resultado Principal

Declaração do Escopo (Scope
Statement)  Documento base para delinear um entendimento comum sobre o escopo do projeto entre todos os “stakeholders”.

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Conteúdo do “Scope Statement”

Deve incluir ou conter referências para:
 

Justificativa para o projeto (project justification) Sumário sobre o produto ou serviço (project’s product) Lista do que será disponibilizado ao término do projeto, incluindo os sub-produtos (project deliverables) Objetivos do projeto de forma quantitativa para que possa ser avaliado o sucesso do projeto (project objectives)

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Planejamento do Escopo :: Outros Resultados

Plano de gerência do Escopo (Scope

Management Plan)  Documento que descreve como o escopo do projeto será gerenciado e como mudanças serão integradas ao projeto  Deverá indicar como as mudanças serão identificadas e classificadas  Pode ser formal ou informal, muito ou pouco detalhado  É um componente do Project Plan Detalhamento do Suporte (Supporting detail)

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Definição do Escopo

Qual a finalidade do processo Definição do Escopo?
Detalhamento do que será Detalhamento do que será disponibilizado em partes menores, disponibilizado em partes menores, mais detalhadas e gerenciáveis, com mais detalhadas e gerenciáveis, com a finalidade de: a finalidade de:
Ter um visão melhor para avaliação de Ter um visão melhor para avaliação de cronograma, custos e recursos cronograma, custos e recursos  Padrões para medição de performance e  Padrões para medição de performance e controle (baselines) controle (baselines)  Atribuição de responsabilidades  Atribuição de responsabilidades
 
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Definição do Escopo

A definição apropriada do escopo é um ponto crítico para sucesso do projeto
”Quando existe uma definição pobre do escopo, pode ser esperado um custo final do projeto mais alto por causa de inevitáveis mudanças que rompem com o ritmo do projeto, causam retrabalho, aumentam o tempo do projeto e diminuem a produtividade e o moral da força de trabalho”

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Elementos do Processo “Definição do Escopo”

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Definição do Escopo :: Entradas

Declaração do Escopo

Documentação que servirá de base para tomada de decisões futuras no projeto e para confirmar ou desenvolver um entendimento comum do escopo entre as partes envolvidas fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto fatores que, para os propósitos do planejamento, são consideradas verdadeiros, reais, ou certos

Restrições

Premissas

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Definição do Escopo :: Entradas

Saídas de outros planejamentos

As saídas dos processos de outras áreas de conhecimento devem ser revisadas para previsão de possíveis impactos no detalhamento do escopo do projeto As informações históricas sobre projetos anteriores devem ser consideradas durante o detalhamento do escopo

Informações Históricas

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Definição do Escopo :: Ferramentas e Técnicas

Modelos de estrutura analítica do projeto (work breakdown structure templates)

é um agrupamento orientado ao subproduto (deliverable-oriented) dos elementos do projeto que organiza e define o escopo total do projeto é freqüentemente usada para elaborar ou confirmar um entendimento comum do escopo do projeto Técnica para dividir os produtos que serão disponibilizados (deliverables) em unidades menores (sub-produtos) que possam ser gerenciadas Deve fornecer detalhes suficientes para todas as outras etapas (planejamento, execução, controle e finalização)
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Decomposição

Definição do Escopo :: Resultado Principal

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Definição do Escopo :: Resultado Principal :: WBS

O que é uma WBS?

 

Agrupamento e decomposição de todas as tarefas que serão realizadas no projeto definindo o seu escopo O que não está na WBS está fora do escopo do projeto Tem a mesma estrutura de índice para um livro Existem padrões/templates que podem servir de base para a sua elaboração

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Exemplo WBS
1. Software 1. Software Release 1.0 Release 1.0 Code of Activity 1.1 Levantar 1.1 Levantar Requisitos Requisitos Especificação Especificação Técnica Técnica

Implementação Implementação

Manuais Manuais

...

1.2 Manuais 1.2 Manuais

1.1.1Fazer 1.1.1Fazer apresentações apresentações 1.1.2 Fazer 1.1.2 Fazer reuniões reuniões

Elaborar casos Elaborar casos De uso De uso Elaborar Elaborar Modelo dados Modelo dados Especificação Especificação telas telas

Protótipo Protótipo

Parte Geral Parte Geral

Módulo AAA Módulo AAA

Módulo AAA Módulo AAA

Módulo BBB Módulo BBB

Módulo BBB Módulo BBB

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Montando uma WBS

Deve ser montada a partir do escopo do produto e do projeto O primeiro nível é montado a partir de

Fases do projeto

Cada atividade incluída deve contribuir para geração do produto ou sub-produto
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Montando uma WBS (cont.)

Cada nível é um detalhamento da atividade superior Cada atividade pode receber um identificador único (code of activity) que pode ser estabelecido de forma hierárquica, ajudando na sumarização de custos e recursos A WBS deve ser detalhada até chegar em atividades que o gerente de projetos consiga gerenciar (work packages)
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Definição do Escopo :: Resultado Principal :: WBS

Características dos “work packages”
 

 

São reais e podem ser estimadas de forma confiável Podem ser completadas nos padrões de 4 a 40hs ou 8 a 80hs Possuem um resultado significativo Podem ser completadas sem necessidade de mais informações Poderão ser divididas posteriormente, pelo time de projeto, em tarefas menores
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Definição do Escopo :: Resultado Principal :: WBS

Benefícios da WBS
 

  

Fornece uma visão gráfica do escopo do projeto Previne o esquecimento e a falta de entendimento sobre as atividades Facilita comunicação entre todos os “stakeholders” Fornece ao time uma visão do todo Fornece uma base segura para estimativas de custo, tempo e recursos Forma de PROVAR necessidade de recursos, custo e tempo

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WBS é a informação básica para todo o projeto
Estimativas

RH

WBS

Riscos

Diagramas
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Definição do Escopo:: Resultado Principal :: WBS

Outros tipos de Estruturas
 

CWBS (contractual WBS): define o nível de relato do fornecedor OBS (Organizational Breakdown Structure): relação das atividades da WBS com as unidades organizacionais RBS (Resource Breakdown Structure): relação das atividades da WBS com os recursos BOM (Bill of Materials): visão hierárquica da composição de um produto para a sua fabricação PBS (Project Breakdown Structure): mesmo que WBS, é utilizado quando se usa incorretamente WBS com o significado de BOM
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Verificação do Escopo

Qual a finalidade do processo Verificação do Escopo
Obter a aceitação formal do escopo Obter a aceitação formal do escopo do projeto pelos “stakeholders” do projeto pelos “stakeholders”
Processo contínuo visando garantir que Processo contínuo visando garantir que todas as atividades sejam realizadas todas as atividades sejam realizadas corretamente e satisfatoriamente corretamente e satisfatoriamente
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Elementos do Processo Verificação do Escopo

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Verificação do Escopo :: Entradas

Work results
  

Produtos ou subprodutos completados Padrões de qualidade Custos

Product documentation
  

Especificações Documentos Técnicos Desenhos
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Verificação do Escopo :: Entradas
Estrutura Analítica do Projeto (WBS)

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Verificação do Escopo :: Entradas

Scope Statement
 

Tomada de deisões futuras Entendimento comum entre Stakeholders Necessita de revisões e refinamentos

Project Plan

Documento para gerenciar a execução do projeto
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Verificação do Escopo :: Ferramentas e Técnicas

Inspeção

Atividades como medição, exames e testes, verificando se tudo está realizado conforme os requisitos Também chamadas de revisões, auditorias e “walkthroughs”, embora esses termos tenham significados diferentes em algumas áreas
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Verificação do Escopo :: Resultado

Documento formal que o cliente aceitou o produto ou subprodutos de uma fase ou do final do projeto

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Controle da Mudança de Escopo

Qual a finalidade do processo Controle da Mudança de Escopo

Garantir que mudanças sejam acordadas Garantir que mudanças sejam acordadas por todos por todos  Determinar quando uma mudança ocorreu  Determinar quando uma mudança ocorreu  Gerenciamento de uma mudança  Gerenciamento de uma mudança quando/se ela ocorrer quando/se ela ocorrer
 

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Elementos do Processo de Controle da Mudança de
Escopo

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Controle da Mudança de Escopo :: Entradas
  

WBS Performance Reports Scope Management Plan

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Controle da Mudança de Escopo :: Entradas

Change Requests

Mudanças podem ocorrer de diversas formas
   

Oral ou escrita Direta ou indiretamente Iniciadas internamente ou externamente Autorizadas legalmente ou opcionais Evento externo Erros ou omissões no escopo do produto e projeto Uma característica que irá contribuir para o projeto Implementação de um plano de contingência em resposta a riscos

Ocorrem devido a:
   

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Controle da Mudança de Escopo :: Ferramentas e

Técnicas

Scope Change Control

Define os procedimentos de como o escopo do projeto deva ser alterado Inclui:
  

Paperwork Tracking systems Níveis de autorização necessários

 

Performance measurement Additional planning
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Controle da Mudança de Escopo :: Resultado

Qualquer mudança no escopo definido e aprovado na WBS

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Controle da Mudança de Escopo :: Outros

Resultados

Lessons Learned

Registro dos problemas ocorridos e das soluções para que no futuro os mesmos problemas não ocorram mais Ajuste(s), quando necessário, no(s) documento(s) base correspondentes (documentos de escopo, de risco, etc)

Adjusted Baseline

Corrective Action
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Recomendação de Leitura

Capítulo 5 do PMBOK Guide 2000.

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Gerenciamento do Escopo
PMBOK Guide 2000

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