You are on page 1of 31

DALAM PENGURUSAN SESUATU

ORGANISASI/JABATAN
MESYUARAT
MESYUARAT
1. Definisi
Definisi dan konsep mesyuarat:
Perbincangan formal yang melibatkan
sekurang-kurangnya tiga orang;
Untuk mengumpul idea-idea atau penyatuan
fikiran;
Menggunakan agenda tertentu untuk
mencapai objektif, keputusan bersama atau
mencapai sesuatu keputusan; dan
Melalui proses komunikasi.


Definisi dan konsep minit mesyuarat:
Suatu catatan ringkas, peringatan atau
laporan tentang sesuatu perkara atau
agenda yang dibincangkan dan diputuskan
dalam sesuatu mesyuarat;
Gambaran satu kesatuan idea yang
memperlihatkan pertalian fikiran di antara
satu perkara dengan perkara lain dalam
rangka memenuhi konsep organisasi.
Dicatat dengan baik dan mengikut prosedur
tertentu serta format yang telah
ditetapkan;
Menjadi rujukan dan tindakan susulan AJK
tertentu selepas mesyuarat; dan
Sebagai maklum balas dan rujukan pada
mesyuarat berikutnya.

2. Tujuan/Fungsi
Fungsi mesyuarat :
Wadah untuk menyelesaikan tugasan dan masalah
berkaitan organisasi atau persatuan;
Mengemukakan perbincangan idea dalam kumpulan
untuk mencapai kata sepakat bagi memperoleh
kerjasama dan melancarkan perjalanan aktiviti yang
telah dirancang;
Menekankan keputusan-keputusan yang diambil
dan tindakan selanjutnya sesudah itu;
Menilai dan mengawal aktiviti dan kewangan
organisasi dari semasa ke semasa;
Membincang dan menyelaras bidang tugas
jawatankuasa;
Menyebar maklumat dan rancangan/aktiviti baru;
Mengetahui sokongan,kerjasama, tindak balas dan
sambutan terhadap sesuatu isu atau aktiviti;
Membuat keputusan penting berkaitan organisasi
mengikut peruntukan perlembagaan dan undang-
undang; dan
Merancang sesuatu strategi atau program serta
mendapat idea-idea baru bagi melaksanakan aktiviti
organisasi.
Fungsi minit mesyuarat :
Peringatan kepada anggota-anggota
yang menghadiri mesyuarat untuk
bertindak terhadap keputusan
mesyuarat;
Menjadi landasan bagi perjalanan
mesyuarat yang seterusnya;
Keberkesanan minit mesyuarat
bergantung pada kecekapan
pencatat;
Pencatat perlu mempunyai
kemahiran menulis minit mesyuarat.
3. Jenis-jenis Mesyuarat
Mesyuarat Tetap;
Mesyuarat Agung Luar Biasa atau
Tergempar;
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja;
Mesyuarat Jawatankuasa
Kecil/Biro; dan
Mesyuarat Jawatankuasa
Sementara ( ad-hoc ).
Mesyuarat Tetap;
Diadakan dari semasa ke semasa oleh
jawatankuasa atau lembaga sesebuah
organisasi;
Bertujuan untuk merancang, melaksanakan
dan menilai dasar-dasar, projek atau
aktiviti berkaitan organisasi;
Judul maklumat mesyuarat perlu dicatatkan
bilangan mesyuarat. Contohnya :

Minit Mesyuarat Jabatan Kajian Sosial
Maktab Perguruan Sultan Mizan, Besut,
Terengganu.
Bilangan 3/2004
Mesyuarat Jawatankuasa:
Fungsi mesyuarat sama seperti mesyuarat
tetap;
Justeru, judul maklumat mesyuarat juga
perlu dicatatkan bilangan mesyuarat.
Contohnya :
Minit Mesyuarat Jawatankuasa Induk
Hari Jabatan Kajian Sosial
Maktab Perguruan Sultan Mizan,
Besut, Terengganu.
Kali Ke-3,2004
Mesyuarat Khas:
Bertujuan untuk membincangkan sesuatu
isu khusus yang tidak meliputi agenda yang
menyeluruh, iaitu tidak menyemak dan
meluluskan minit mesyuarat yang lalu;
Tidak menyentuh perkara-perkara yang lain
daripada isu yang menyebabkan mesyuarat
itu diadakan.
Judul maklumat mesyuarat khas tidak perlu
dicatatkan bilangan mesyuarat. Contohnya :
Minit Mesyuarat Khas
Lawatan Ketua Pengarah
Bahagian Pendidikan Guru
Ke Maktab Perguruan Sultan Mizan,
Besut, Tr.
Mesyuarat Agung:
Ada dua, iaitu :
Bersifat tahunan;
Bersifat boleh diadakan pada bila-bila masa.
Bersifat tahunan :
untuk melaporkan kegiatan dan kedudukan
kewangan; dan
untuk memilih jawatankuasa baru, jika tempoh
tamat.
Judul perlu dicatatkan bilangan mesyuarat.
Contohnya :
Minit Mesyuarat Agung Tahunan
Kelab Staf Akademik
Maktab Perguruan Sultan Mizan,
Besut, Terengganu
Kali Ke-4

Bersifat boleh diadakan pada bila-bila
masa :
diadakan atas permohonan sejumlah
anggota tertentu atau jawatankuasa kerja
menurut perlembagaan pertubuhan;
dikenali sebagai Mesyuarat Agung Luar
Biasa;
dikenali juga sebagai Mesyuarat Agung
Tergempar.
Judul tidak perlu dicatatkan bilangan
mesyuarat. Contohnya :
Minit Mesyuarat Agung Luar Biasa
Persatuan Guru-Guru Kdc
Maktab Perguruan Sultan Mizan,
Besut, Terengganu.
4. Agenda Mesyuarat
Perutusan Pengerusi;
Sah minit yang lalu;
Perkara berbangkit:
Tajuk :
Mesyuarat mengambil maklum.
Mesyuarat mengambil keputusan.
Perkara baru untuk perbincangan:
Pembentangan Kertas Kerja :
Intipati kertas kerja.
Mesyuarat mengambil maklum.
Mesyuarat membuat keputusan.
Hal-hal lain;
Penutupan.
5. Pengendalian Mesyuarat
Komponen mesyuarat :
Kandungan:
Maklumat, pengetahuan, pengalaman,
pendapat, idea, sikap, dan harapan
anggota.
Interaksi:
Cara memproses kandungan mesyuarat
Kerjasama, mendengar, meluahkan isi
hati, melibatkan, mempercayai.
Struktur:
Cara maklumat dan peserta mesyuarat
diurus untuk mencapai objektif.
5Ws tentang mesyuarat :
Why ( Kenapa )
Kenapa perlunya mesyuarat?
What ( Apa )
Apa yang perlu dicapai?
Who ( Siapa )
Siapa yang perlu menghadiri?
Where ( Di mana )
Di mana perlu diadakan?
When ( Bila )
Bila perlu diadakan?
Asas mesyuarat berkualiti :
Ada agenda dan objektif nyata;
Apa yang perlu dicapai;
Keanggotaan yang pakar;
Fizikal yang kondusif;
Notis awal / betul;
Pengerusi dan Setiausaha yang
berkesan;
Perbincangan positif;
Ketepatan minit; dan
Tindakan susulan yang berkesan.
Asas mesyuarat tidak berkualiti :
Lewat diberitahu;
Agenda tidak tersusun;
Lewat mula dan meleret-leret;
Pengerusi dan Setiausaha lemah;
Pengerusi dan Setiausaha tidak
tetap;
Ramai pakar tidak hadir;
Minit lewat dan tidak lengkap;
dan
Tiada follow-up.

Peranan Pengerusi Mesyuarat :
Penggerak, pengacara, pemandu, dan pengadil.
Sebelum mesyuarat:
Kenapa perlunya mesyuarat?;
Isi dan keutamaan;
Apakah keputusan yang ingin dicapai?; dan
Keahlian, tarikh, dan tempat.
Semasa mesyuarat:
Datang awal ( rappor );
Tepati masa;
Nyatakan tujuan mesyuarat;
Prosedur dan struktur mesyuarat;
Perbincangan :
Sah minit;
Perkara berbangkit;
Perbincangan:
Kemukakan isu dan masalah;
Minta pandangan / penjelasan;
Galakkan penyertaan ahli; dan
Mengawal perbincangan
Akhir mesyuarat:
Ulas isu-isu;
Maklumkan keputusan;
Maklumkan tindakan susulan;
Nyatakan mesyuarat akan
datang;
Penghargaan; dan
Penangguhan mesyuarat.
Peranan Setiausaha :
Sebelum mesyuarat:
Hantar notis dan dokumen mesyuarat;
Agenda yang betul;
Persiapan mesyuarat Hospitality; dan
Senarai semak yang tepat.
Semasa mesyuarat:
Catat/edar kehadiran ahli;
Catat minit;
Jelaskan isu kepada mesyuarat; dan
Tugas pentadbiran / house-keeping.
Selepas mesyuarat:
Sediakan deraf minit mesyuarat;
Edar minit;
Tindakan susulan; dan
Simpan rekod / dokumen.
Jangan tiba atau datang lewat;
Elakkan gangguan;
Jangan meninggalkan
mesyuarat;
Duduk dengan bersopan;
Pendengar berkesan / berminat;
dan
Berikan sumbangan membina.
6. Tatacara / Tatasusila Mesyuarat
Binaan Minit Mesyuarat :
Memerlukan tiga struktur asas :
judul maklumat mesyuarat;
badan minit; dan
penangguhan.
Memerlukan tiga struktur asas :

7. Minit Mesyuarat
JUDUL MAKLUMAT MESYUARAT
( Mesyuarat Tetap, Mesyuarat Jawatankuasa,

Mesyuarat Khas,Mesyuarat Agung )
BADAN MINIT MESYUARAT( Butiran Am, Agenda,
Perbincangan, Keputusan dan Tindakan )

PENANGGUHAN MESYUARAT
( Mesyuarat ditangguhkan pada jam )

Perlu dicatatkan perbincangan dan
keputusan yang diambil tentang sesuatu
perkara secara ringkas tetapi jelas;
Setiap perkara dibahagi berdasarkan
subjudul tertentu menurut agenda
mesyuarat;
Terdiri daripada :
Ucapan Pengerusi
Menyemak dan Mengesahkan minit mesyuarat
lalu
Perkara-perkara berbangkit
Membentang dan mengesahkan laporan
kewangan ( jika perlu )
Perkara-perkara berbangkit ( berkaitan
laporan kewangan jika perlu )
Perkara X
Perkara Y
Hal-hal lain
Penangguhan
Badan Minit Mesyuarat :








FORMAT MINIT MESYUARAT
(1) JUDUL MINIT MESYUARAT
(2) BUTIRAN AM
i. Tarikh :
ii. Masa :
iii. Tempat :
iv. Kehadiran :( catatkan anggota yang tidak hadir )
(3) AGENDA ( jika perlu dicatatkan )
i. Ucapan Pengerusi
ii. Membentang dan mengesahkan minit
mesyuarat lalu
iii. Perkara-perkara berbangkit
iv. Membincangkan isu
v. Membincangkan isu
vi. Hal-hal lain








FORMAT MINIT MESYUARAT
(4) KETERANGAN AGENDA
Isi perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit
mesyuarat.
(5) TINDAKAN
(6) UCAPAN PENANGGUHAN
Pengerusi menandatangi minit mesyuarat
tanda pengesahan.
Siapakah yang bertanggungjawab?
Ucapan penangguhan oleh Pengerusi. Dicatat juga masa
mesyuarat ditamatkan.
(7) PENCATAT
Dicatatkan nama orang yang mencatat minit
mesyuarat.
(8) PENGESAHAN PENGERUSI
Format Penulisan Badan Minit Mesyuarat :
Perlu ada Agenda, Perkara dan Tindakan :
Agenda Perkara
1.0



2.0




3.0


Ucapan Pengerusi:
1.1
1.2
Tindakan : Makluman
Menyemak dan Mengesahkan Minit Mesyuarat
yang Lalu :
2.1 .
2.2 .
Tindakan : Setiausaha
Perkara-Perkara Berbangkit :
3.1 .
3.2 .
Tindakan : Makluman
Agenda Perkara
4.0



5.0



6.0


Perkara X ( Projek, Masalah, dsb. ) :
4.1
4.2
Tindakan : Semua AJK
Perkara Y ( Projek, Masalah, dsb. ) :
5.1 .
5.2 .
Tindakan : JK Kebajikan
Hal-Hal Lain :
6.1 .
6.2 .
Tindakan : Semua AJK
Format penulisan minit mesyuara

Minit Mesyuarat Jawatankuasa
Angkatan Sasterawan Muda Kali Ke-2, 2003
Maktab Perguruan Sultan Mizan, Brsut, Trengganu.
Tarikh :
Masa :
Tempat :
Kehadiran : ( hadir dan tidak hadir )






Agenda Perkara
1.0
2.0

3.0

4.0
Ucapan Pengerusi:
Menyemak dan Mengesahkan Minit Mesyuarat
yang Lalu :
Perkara-Perkara Berbangkit :
Tindakan : Semua AJK
Perkara X ( Projek, Masalah, dsb. ) :
Tindakan : Pengerusi JK Seminar





Penangguhan :
Ucapan penangguhan oleh pengerusi.
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.45 tengah hari.

Dicatat oleh / Yang menjalankan tugas :
(Nama Pencatat)
Jawatan Pencatat
Agenda Perkara
5.0
6.0
Perkara Y ( Projek, Masalah, dsb. ) :
Tindakan : JK Sukan dan Permainan
Hal-Hal Lain :
Contoh 1 : Format Penulisan Minit Mesyuarat
Minit Mesyuarat Jawatankuasa
Angkatan Sasterawan Muda
Maktab Perguruan Sultan Mizan, Besut,
Terengganu
Bil.2/2003
Tarikh :
Masa :
Tempat :
Kehadiran : ( hadir dan tidak hadir )




1.0 Ucapan Pengerusi:
2.0 Menyemak dan Mengesahkan Minit Mesyuarat yang
Lalu :
3.0 Perkara-Perkara Berbangkit :
Tindakan : Semua AJK





Penangguhan :
Ucapan penangguhan oleh pengerusi.
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.45 tengah hari.

Dicatat oleh : Disahkan oleh :
(Nama Pencatat) (Nama )
Jawatan Pencatat Jawatan (Pengerusi
(Setiausaha/AJK)
4.0 Perkara X ( Projek, Masalah, dsb. ) :
Tindakan : Pengerusi JK Seminar
5.0 Perkara Y ( Projek, Masalah, dsb. ) :
Tindakan : JK Sukan dan Permainan
6.0 Hal-Hal Lain :
Contoh 2 : Format Penulisan Minit Mesyuarat
Sekian
Terima Kasih