ORGANIZACIN DE LA AGENDA DE TRABAJO

La agenda es confidencial, ya que contiene la vida laboral de su titular.

En la agenda hay que colocar adecuadamente la informacin y tenemos que consultarla para recordar la
informacin.
Existen varios tipos de agenda:
- Agenda normal o estndar: Sencilla con todo lo imprescindible.
- Agenda personal: lanificaciones diversas, las diferentes partes de la agenda est!n
diferenciadas por separadores de colores.
- Agenda electrnca: Son practicas por la gran cantidad de informacin que almacenan en el
m"nimo espacio.
- Agenda de ordenador: Est!n en el ordenador #$utloo%&
artes m"nimas de una agenda
- List"n telefnico y de direcciones
- 'alendarios: ()o actual, anterior y posterior
- lanning: Suele ser mensual
- *ietario: (puntado normalmente por horas
(gendas que usa la secretaria
- (genda de la secretaria:
En ella se planificar!n las tareas, d"a y hora de reali+acin y entrega.
- (genda del ,efe:
En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al ,efe.
-estin de la agenda del ,efe
Las actividades de la agenda del ,efe se deben distinguir en tres !mbitos:
- .amiliar: /o se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con 0l, tienen que ser casos
excepcionales.
- $cio: /o se debe interrumpir, 0l necesita estos momentos para poder rendir me,or. En caso
necesario se debe consultar con 0l.
- 1iempo empresarial: Es necesario conocer las costumbres del ,efe. /o se necesita permiso para
la gestin de este tiempo. 2ay que tener en cuenta la duracin de las tareas y de,ar margen.
*ebemos considerar el ritmo biolgico, y no programar tareas complicadas al principio o final
de la ,ornada..
Siempre que no se use tiene que estar ba,o llave.
lanificacin diaria, mensual y anual
(ntes de registrar las tareas en la agenda hay que hacer un borrador, las normas que tendremos en cuenta
para la planificacin son:
- El ob,etivo tiene que ser concreto y asequible.
- 1iene que tener un pla+o temporal. /o se deben planificar tareas m!s all! de un trimestre. El
tiempo ideal son 34 d"as.
- Se debe conocer el propio ritmo biolgico y laboral.
*espu0s de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning siguiendo lo siguiente:
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- /o dedicar m!s de 5 horas seguidas en una misma tarea.
- La tarea se entregar! a las 35 del d"a de entrega.
- Las tareas m!s dif"ciles se har!n en horas 2ill
- Los lunes y los viernes no programar tareas dif"ciles
- Los d"as festivos no se programan
- /o se puede cargar una ,ornada con m!s de 4 tareas de m!xima dificultad
ORGANIZACIN DE E!ENTO"
1ipo de eventos y su organi+acin
a& Eventos informativos
(samblea: -rupo numeroso de personas que tienen que tomar decisiones.
En asociaciones la asamblea es la reunin de todos los miembros. El presidente desempe)a una
funcin importante, vela por la buena marcha y determina si las cosas se salen o no del orden del
d"a.
'onferencia: Exposicin oral de 3 o varias personas, puede seguirse de un coloquio, el ob,etivo es
proporcionar informacin o transmitir conocimiento.
6ornadas: 'on,unto de reuniones de estudio o traba,o con numero elevado de personas, se reali+an
en m!s de 3 d"a, su principal ob,etivo es impartir conocimiento.
Simposio: Exposicin oral por parte de varios expertos sobre un tema. La duracin de la
intervencin es de 37 o 57 min.
$rgani+acin y planificacin
3. .i,ar:
- Lugar del evento
- .echa
- Eleccin de conferenciantes y ponentes.
5. *eterminar responsables del traba,o de organi+acin y conduccin del evento.
8. *eterminar con antelacin listado de personas e instituciones a quienes se cursar!
invitacin.
9. determinar gastos de organi+acin y anali+ar planes de financiacin.
4. *eterminar horario del evento, debe ser ra+onable y realista.
:. Elaboracin del programa de desarrollo del evento. *ebe estar hecho 5 o 8 meses
antes de la fecha..
b& Eventos promocionales
.erias y exposiciones: Eventos protagoni+ados por empresas o asociaciones como medio
publicitario o para conseguir aumento de las ventas, pueden ser:
ermanentes- se instalan en la propia sede.
1emporales: 'on alg;n acontecimiento.
$rgani+acin y planificacin
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En algunas empresas 0sta organi+acin la asume el *ep. de relaciones publicas.
ara preparar el stand hay que considerar:
3. <isitar y determinar el lugar de exposicin
5. Entrar en contacto con los organi+adores
8. 'ontactar con !reas de contratacin necesarias para preparar el stand.
9. reparar lista del material necesario
4. 'ontactar con transportistas #Log"stica&
:. *ise)ar plan de mar%eting
=. <igilar monta,e e instalaciones t0cnicas
>. *ise)ar calendario de actos
?nauguraciones y aniversarios: una inauguracin es la apertura de una nueva sede, conlleva una
progresin de la empresa. @n aniversario es un acto convocado por la empresa para resaltar 0xitos
logrados.
$rgani+acin y planificacin
3. Elegir fecha
5. Eleccin de invitados
8. Elaborar y mandar invitaciones, para su elaboracin hay que tener en cuenta
el destinatario
9. 'ontratar los medios de transporte
4. Elaborar un folleto informativo sobre el aniversario, se deber! elaborar con
antelacin suficiente
:. $tros detalles como el acondicionamiento de las salas, preparacin de
regalos, recuerdos o insignias o adoptar las suficientes medidas de seguridad
<isitas a f!bricas o empresas: sirven para fomentar los la+os de unin entre empresas.
$rgani+acin y planificacin
3. 'onocer con exactitud los departamentos o +onas que se van a visitar.
5. Los grupos de visita no deben superar las 37
8. /o es recomendable mas de 3 hora
9. *espu0s de visita ofrecer un peque)o refrigerio
c& Eventos varios
- 'omunicacin con la prensa: la comunicacin con la prensa se puede hacer mediante Aueda de
rensa o bien por 'onferencia de prensa.
- Aueda de prensa: modalidad de entrevista, persona,e de actualidad se somete a las preguntas de
varios periodistas.
- 'onferencia de prensa: con,unto de periodistas reunidos con un persona,e que expone un tema y
se somete a las preguntas sobre el tema.
$rgani+acin y planificacin
3. Elegir fecha precisa
5. Escoger local adecuado
8. Elaborar, con antelacin, listado con el nombre de los medios de comunicacin y los
posibles asistentes
9. El d"a de la conferencia se tendr! en cuenta:
- reparar mesa presidencial con carteles identificativos
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- 'uidar fondo de mesa presidencia con la prensa gr!fica
- $frecer bebida apropiada para la hora y algo de picar
- 'omprobar micrfonos
- Entregar a periodistas dossier gratuito con la tem!tica.
- 'omidas de empresa: la organi+acin de una comida en el !mbito de la empresa puede ser por
dos circunstancias.
- 'omidas de traba,o: Es un fenmeno nuevo a causa de la actividad fren0tica.
- $tras comidas: Si se es encargado de organi+ar una comida hay que tener en cuenta:
- <isitar in situ el lugar y elegir fecha
- Env"o de invitaciones
- 'olocacin adecuada de los comensales
Rec#rsos en los e$entos corporat$os
Aecursos t0cnicos
El avance de la t0cnica ha facilitado la actividad en las reuniones y eventos corporativos. Los recursos
audiovisuales m!s frecuentes son:
Aetroproyector: .!cil de usar, necesita un con,unto de transparencias para proyectar, permite la
superposicin de im!genes, para su uso tenemos que tener en cuenta lo siguiente:
1ener transparencias preparadas
/o debe estar encendido mucho tiempo, las bombillas se funden, hay que tener bombillas
de repuesto.
La proyeccin puede hacerse con lu+ local
/ecesita corriente para que funcione, prever presencia de enchufe
royector de diapositivas: es de gran utilidad para presentar fotograf"as, hay que tener las
diapositivas colocadas antes de empe+ar el evento, es necesaria toma de corriente y una pantalla
blanca, se debe de,ar el lugar a oscuras. 2ay que comprobar la toma de corriente, que funcione
correctamente y la bombilla, es conveniente tener una de repuesto.
<"deo: Buy usado ideal para reuniones con poca gente.
oca lu+, esto puede dificultar la toma de notas
(segurar conocimiento del mane,o
1ener el material preparado
Aotafolio: Se trata de un portafolios que se su,eta sobre un caballete.
Eventos con pocas personas
Se puede escribir sobre el usando varios colores
i+arra: Es un m0todo de f!cil uso, permite ir dando informaciones parciales al auditorio, se debe
evitar dar la espalda a los asistentes.
'inta magnetofnica: ermite la reproduccin de sonidos, a menudo se combina con el
retroproyector.
Aecursos econmicos
La preparacin de un evento corporativo requieres mucho cuidado, algunos conllevan un enorme
presupuesto, hay que hacer una estimacin real de los gastos para ver las posibilidades.
(lgunos eventos pueden sufragarse con cuotas que pagan los mismos participantes.
Los organi+adores tendr!n que tener un control exhaustivo de los gastos y los ingresos.
$tros recursos
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6unto con los recursos se)alados pueden ser necesarios otros medios:
- En ocasiones algunas reuniones se necesitan fotocopias, estas tienen que estar bien hechas, que
se lean bien y que no tengan borrones, estas fotocopias tienen que estar en el momento necesario,
bien antes de la reunin, bien un tiempo antes para enviarla a quien necesite estudiarlas, es muy
importante que no falten e,emplares
- 1odo evento necesita un con,unto de recursos humanos, y este tiene que estar coordinado para la
preparacin del evento.
- Elegir un local adecuado para cada tipo de reunin.
La doc#mentacn en los e$entos
En la organi+acin de eventos la documentacin escrita es esencial, tanto en sus inicios como para su
desarrollo incluso para la conclusin del acto.
'onvocatoria de evento
@n acto empresaria se puede enfocar de distintas maneras, no se convoca igual una reunin que una
conferencia, aunque si que es necesario comunicar los actos por escrito. Los documentos m!s habituales
son:
El saluda: documento externo con el que se comunica alguna informacin breve. Se caracteri+a
por:
- 1ransmite una informacin breve
- Se redacta usando tercera persona
- *ocumento muy formal
- Se escribe en papel tama)o cuartilla
- /o se firma
El programa: *ocumento que se usa para convocar a un evento de cierta duracin , tiene que
contener la siguiente informacin:
- El tema que se tratar! en el evento
- Los ponentes que asistir!n para cada tema
- ?dentificacin de los organi+adores
- Lugar de celebracin
- .echa de comien+o y finali+acin
- 2orario de inicio de evento y de cada acto
- 'ondiciones que hay que tener para inscribirse
- la+o de inscripcin
- 1el0fono o domicilio para inscripcin
- 'uota que hay que pagar, en su caso
La credencial: documento escrito que se suele usar en multitud de efectos para acreditar a un
su,eto como participante de un acto. 1oda credencial identifica la entidad organi+adora y a la
persona que participa.
?nforme de un evento: documento que recoge las conclusiones a las que llega una persona o un
grupo, sus caracter"sticas son:
- *ocumento formal
- Lengua,e t0cnico
- Se completa con documentacin ad,unta
- Los datos no tienen que ser errneos, puede ser un gran problema para la empresa.
1iene que tener las siguientes partes:
- 1"tulo
- ?ntroduccin sobre el tema tratado
- (ntecedentes sobre hechos tratados
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- *atos t0cnicos sobre el ob,eto de estudio
- Las conclusiones
- *ictamen o decisin, siempre que fuera preciso
La certificacin del evento: En ocasiones los participantes quieren que se les certifique la
asistencia. @n certificado acredita la presencia de una persona en un acto, tambi0n acredita al
organi+ador, las horas de duracin y, si se trata de cursos, el aprovechamiento o no que reali+a la
persona del encuentro.
La magen de la empresa
La apariencia y la imagen es muy importante y tiene que estar cuidada. @na buena imagen constar! al
menos de los siguientes elementos:
- @na higiene corporal extremadamente cuidada. /o se puede pecar por exceso o por defecto.
- @na vestimenta adecuada a nuestra silueta, pero tambi0n el lugar de traba,o y la circunstancia.
2ay que cuidar los complementos cuidadosamente, en las mu,eres el bolso, aqu" en Espa)a, debe
con,untar con los +apatos, los hombres no deben llevar ,oyas, solo alian+a, relo,, gemelos y un
pasador de corbata.
- @n comportamiento adecuado, amable y correcto pero sin resultar artificial o fingido.
ORGANIZACIN DE !IAJE"
Las empresas tienen diferentes motivos por los que pueden via,ar sus directivos, en lo que se denomina
via,e de empresa, pueden ser varios:
- 'errar contratos que aseguren y parcelen segmentos de mercado
- ublicidad y promocin de los productos y la imagen de la empresa, con conferencias, stands,
etc.
- $tros ob,etivos beneficiosos para la empresa.
Los via,es que reali+a el empresario no son de ocio o de placer, han de llevar una agenda completa bien
organi+adas las reuniones y no de,ar a la improvisacin posibles problemas contractuales que puedan
surgir. (qu" es donde se notan la eficiencia y la eficacia de la secretaria que planifica los via,es, organi+a
la estancia y distribuye en la agenda las tareas que reali+ar! el directivo en el lugar elegido.
Los ser$cos % prod#ctos de las agencas de $a&es
'uando el director tiene que hacer una visita a otra empresa tenemos que tener en cuenta:
- 'omo acudir, medios de transporte
- 'omo es la ciudad
- *uracin de la estancia, alo,amiento, lugares de ocio
- 'onocimiento del idioma
1odo esto lo podemos solucionar gracias a una agencia de via,es.
'oncepto de (gencia de <ia,es
Empresas constituidas en forma de sociedad mercantil, (nnima o limitada que en posesin del titulo-
licencia correspondiente, se dedican profesional y comercialmente en exclusividad al e,ercicio de
actividades de mediacin yCo organi+acin de servicios tur"sticos.
Los servicios de las (gencias de <ia,es
Los servicios que ofrecen las agencias de via,es b!sicamente son:
:
- <enta de billetes
- Aeserva de pla+as para cualquier medio de transporte
- reserva de alo,amiento
- $rgani+acin de servicios tur"sticos integrados
- ?nformacin tur"stica y difusin de material de propaganda.
- 'ambio de divisas y venta y cambio de cheques de via,e.
- Expedicin y transferencia de equipa,es.
- .ormali+acin de pli+as de seguros tur"sticos, de perdidas o deterioro de equipa,es y
otras que cubran los riesgos derivados de los via,es.
- (lquiler de veh"culos con o sin conductor
- Aeserva, adquisicin y venta de billetes o entradas para todo tipo de espect!culos,
museos, ...
- (lquiler de ;tiles y equipos destinados a la practica de turismo deportivo
- .letar aviones, barcos, buses, trenes y otros medios de transporte para la reali+acin de
servicios tur"sticos propios de su actividad.
- restacin de cualquier otro servicio tur"stico que complemente los enumerados.
roductos de las agencias de via,es: Daquete tur"sticoD y D<ia,es combinadosD
'on los avances tecnolgicos han surgido nuevas necesidades, y los productos tur"sticos son m!s
actuali+ados.
2ay productos de todos tipos y para todas las 0pocas, incluso se elaboran productos a medida, ya que lo
que interesa es vender, que el cliente quede satisfecho.
Servicios tur"sticos que reali+an las agencias de via,es:
- 1raba,o de asesoramiento o informacin
- 1raba,os reali+ados por cuenta propia o a,ena que satisfacen demandas de los clientes
sobre transporte yCo ocio.
- mediacin para contratar residencia en destino.
- Bediacin para cubrir cualquier otra necesidad individuali+ada del cliente en destino.
roductos tur"sticos que venden las agencias de via,es:
- 'on,unto de servicios tur"sticos que compone un todo unitario, estos pueden ser
paquetes tur"sticos o via,es combinados.
'a(#ete t#r)stco: 'on,unto de servicios tur"sticos #manutencin, transporte, alo,amiento, ...&
ofertado o proyectado a solicitud del cliente a un precio global preestablecido.
!a&e com*nado: 'ombinacin de por lo menos dos elementos vendidos o ofrecidos a un precio
global.
'lasificacin de las agencias de via,es
Existen m;ltiples clases de agencias, se clasifican en tres grupos:
- Bayoristas: royectan, elaboran y organi+an toda clase de servicios y paquetes tur"sticos para
ofrecer a minoristas, no pudiendo ofrecerlos al consumidor directamente.
- Binoristas: Son las que bien comerciali+an los productos de los mayoristas o proyectan yCo
venden toda clase de servicios o paquetes.
- Bayoristas-minoristas: 'ombinan las actividades de los anteriores.
=
Las reser$as % s# gestn
'oncepto
revencin o prudencia de contratar en el presente los servicios, que ofrecen las agencias de via,e para
disfrutarlos en un tiempo futuro. La reserva surge como un iniciativa que ofrece soluciones a las
consecuencias de la improvisacin.
Las venta,as que se pueden destacar son:
a& ara la empresa vendedora de servicios:
- oder planificar ritmo de ventas y distribuir los costes.
b& ara los clientes demandadores de servicios:
- 1ener la seguridad de poder disfrutar de los servicios en el momento que lo desean.
- 'onfian+a de no encontrarse con sorpresas desagradables, billetes agotados, alo,amiento
completo ...
Bedios de comunicacin en la gestin de reservas
En la gestin de reservas se pueden usar los modernos medios de comunicacin, aunque es necesaria una
informacin previa, es imposible reservar aquello que se desconoce.
'#*lcdad e n+ormacn de los ser$cos t#r)stcos: el sector tur"stico es muy competitivo y es
necesario:

- *etectar necesidades reales de los clientes
- 'rear nuevos productos, ofertas, promociones, ...
- Estimular necesidades de los clientes
- ?nformar y orientar personalmente sobre los servicios
- roporcionar todo tipo de servicios complementarios
El "ndice de contenidos que presentan los folletos es:
3. ortada de presentacin con logotipo de la empresa y se)alando las fechas de la
temporada. En las pag. ?nteriores se desarrollan los contenidos y muestran los servicios.
5. 2acen una presentacin , exponiendo cualidades y venta,as por las que se debe
contratar con la agencia.
8. Siglas para entender abreviaturas. 'ada folleto pone las suyas. Se cita un e,emplo
aunque en otros folletos pueden no coincidir: 2 E (lo,amientoF (* E (lo,amiento G
desayunoF (L E (lmuer+oF B E Bedia pensinF ' E ensin completa.
9. Extensa relacin de itinerarios y residencias en destino: horarios, rutas, medios de
transporte, alo,amientos, servicios complementarios, tarifas vigentes, ilustraciones
4. /ormalmente finali+a con un extracto de las condiciones generales.
:. La contraportada se usa para indicar tel0fonos de las delegaciones que tiene la agencia.
Tar+as, conceptos % tpos
'oncepto de tarifa
Es el precio de un servicio p;blico fi,ado por la (dministracin. En el caso de compa)"as privadas, a
veces, las tarifas se encuadran dentro de unos l"mites, una banda estrecha que permite el ,uego de
competencia.
En el caso del transporte durante el trayecto, la tarifa cubre los servicios m"nimos que estar!n publicados
en el billete, de los que se destacan:
- El transporte del via,ero
- El seguro de accidentes
- *erecho al equipa,e personal
>
!OCAB-LARIO
Estndar. Bodelo o patrn que sirve de referencia para poder comparar.
Incent$o. Hue estimula la accin. Est"mulo productivo.
O*soleto. Baterial tecnolgicamente anticuado, siendo su estado en buen uso.
Optm.ar / Optmar0 maximi+ar el rendimiento, lograr el m0todo ideal para reali+ar las tareas de la
me,or manera posible y con los resultados m!s positivos.
'scosomtco. @nin de mente y cuerpo.
Tensn. ?ntensidad e fuer+a que se e,erce sobre un cuerpo #causa&. *esde el punto de vista del efecto, se
puede considerar la tensin como la fuer+a de cohesin #unin& que permite el estiramiento #por
causa de la fuer+a contraria&, pero impide la ruptura de un cuerpo.
Ton+cante. Hue tonifica o da vigor. Hue proporciona tensin vital al organismo.
-m*ral. <alor a partir del cual los efectos positivos superan los negativos.
Credencal. *ocumento que acredita la identidad de una persona o entidad.
Del*erante. Aelativo a la discusin de una decisin o resolucin antes de tomarla.
1onoraros. Sueldo que cobra un profesional por sus servicios.
In st#. En el propio lugar o sitio
'rograma. (nuncio de las actividades a desarrollar en un acto. /ormalmente se presenta por escrito.
'rotocolo. Aegla ceremonial diplom!tica establecida por costumbre.
"ponsor. atrocinador de un evento, aporta dinero para la celebracin.
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