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Unidad 3

Tema 1. Manual de Procedimientos




Interaccin de procesos

Para comenzar con la implantacin de un Sistema de Gestin de la Calidad, es
necesario el anlisis de los procesos de trabajo; una herramienta til para tal
funcin, es la estructura de los procesos o mapa de los procesos.

El mapa de los procesos de una organizacin permite considerar la forma en
que cada proceso individual se vincula vertical y horizontalmente, sus
relaciones y las interacciones dentro de la organizacin, pero sobre todo
tambin con las partes interesadas fueras de la organizacin, formando as el
proceso general de la empresa.


Ejemplo: mapa de procesos empresa de artesanas


Esta orientacin hacia los procesos que exige la subdivisin en procesos
individuales teniendo en cuenta las estrategias y objetivos de la organizacin,
la experiencia ha demostrado que es conveniente definir los datos de entrada,
parmetros de control y datos de salida.



Una vez definida la estructura de los procesos, se procede a documentar el
sistema, elaborando o mejorando los procedimientos e instrucciones; para ello
se considera la estructura de documentacin del sistema de calidad, estudiado
en la unidad 2 de este programa de formacin.


Manual de Procedimientos


Estructura para el levantamiento de cada procedimiento e instructivo de
trabajo:

Procedimientos

Ttulo y aprobacin del documento.
Registro de revisiones efectuadas a este documento.

1. Objetivo.
2. Alcance.
3. Responsables.
4. Condiciones / Normativas.
5. Descripcin de las actividades.
6. Flujograma.
7. Documentos de referencia.
8. Registros.
9. Glosario.
10. Anexos (incluye formas y registros).


Instrucciones de trabajo

Ttulo y aprobacin del documento.
Registro de revisiones efectuadas a este documento.

1. Objetivo.
2. Alcance.
3. Responsables.
4. Condiciones / Normativas.
5. Descripcin de las actividades.
6. Documentos de referencia.
7. Registros.
8. Glosario.
9. Anexos (incluye formas y registros).




Estructura procedimientos - Instrucciones de trabajo:

Ttulo y aprobacin del documento

Es la primera pgina del procedimiento o instructivo de trabajo, posee los
siguientes campos:

Logotipo y nombre de la empresa, serial, revisin, pginas, firma de la
persona responsable de la revisin y de la aprobacin, nombre del
procedimiento o instructivo de trabajo.

Empresa


Laboratorio de pruebas no
destructivas
Manual de procedimientos
Procedimiento XXXXXXX
Pgina 5 de 27 Cdigo: XXX
Revisin 0 Fecha:

Registro de revisiones efectuadas a este documento.

Es la parte del procedimiento o instructivo de trabajo donde se seala el
nmero de revisiones realizadas al documento.

Editado Revisado y Aprobado Edicin Fecha
Primera



El contenido del procedimiento debe bosquejar la secuencia y flujo entre
personas y reas involucradas. Un procedimiento se genera para que el
personal obtenga una direccin en la ejecucin de una actividad en particular.
Los procedimientos pormenorizan en detalle la organizacin y
responsabilidades para alcanzar las polticas y objetivos de la empresa. El
nmero de procedimientos variar de acuerdo a la complejidad del sistema de
calidad.

La exigencia internacional ISO 9000, requiere que todo procedimiento
contemple los siguientes aspectos:

1. Objetivo.
Establecer criterios que definan el propsito general del documento.
Debe describir de manera clara el "Por qu" y el "Qu" del
procedimiento o la instruccin de trabajo, centrndose en aquellos
aspectos que lo hace nico. Debe ser entendido y entendible por todos


los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el
documento.

2. Alcance.
Establecer el cubrimiento y propsito del documento. Debe indicar, tanto
las reas como las situaciones donde el procedimiento o la instruccin
de trabajo debe ser usado, adems de hacer sus excepciones (es decir
lo que excluye). Debe ser entendido y entendible, tanto por los
involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el
procedimiento o la instruccin de trabajo.

3. Responsables.
Debe indicarse la(s) posicin(es), que tienen la responsabilidad de ejecutar las
actividades descritas en el documento y los responsables por que se cumpla el
mismo, se deber mencionar slo cargos y nunca hacer referencia en forma
personal.

4. Condiciones / Normativas.
Todos aquellos patrones, normas, estndares, especificaciones u otros
documentos y procedimientos que le soportan y/o complementan.
Normativas: debe describir las condiciones especficas para el
procedimiento o la instruccin de trabajo que se pueda ejecutar.
Aspectos de seguridad: muestra los riesgos, las medidas y los
implementos de seguridad que se deben considerar para la ejecucin
del documento. Materiales, herramientas y equipos.

5. Descripcin de las actividades.
Describe en forma detallada y en el orden cronolgico, las actividades
que deben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidad de los
productos y/o servicios que se esperan obtener. Los procedimientos
deben describir, con el grado de detalle requerido, para el control
adecuado de las actividades que interesen, las responsabilidades, las
autoridades y las interrelaciones del personal que administre, efecte y
verifique o revise el trabajo que afecte la calidad; cmo se deben


efectuar las diferentes actividades, la documentacin que se debe
utilizar y los controles que se deben aplicar.

6. Flujograma.
Debe indicar de una manera lgica, la secuencia como deben ser
ejecutados los pasos, la posicin que debe ejecutarlos y los registros
que deben elaborarse para el aseguramiento de la calidad, de los
productos y/o servicios que se esperan obtener con el procedimiento.
Aplica slo para los procedimientos. Los iconos que se utilizan para la
elaboracin del flujograma, se pueden apreciar a continuacin:



7. Documentacin de referencia.
Debe mencionar todos aquellos documentos, normas, libros, artculos,
entre otros. Que se usaron para elaborar el procedimiento o la
instruccin de trabajo, y adems los que deben usar durante la
ejecucin de los pasos. Esta referencia debe indicar tipo, serial, titulo,


autor, edicin y pgina sino que debe referirse a como y donde ubicarla.
En los casos de difcil acceso a la misma, y que sea necesaria para la
realizacin de algunos de los pasos descritos, debe proveerse una
copia de la misma como un anexo del procedimiento.

8. Registros.
Lista los nmeros y nombres de los formularios, reportes y pantallas
asociados al proceso que se utilizan para el monitoreo de las
actividades y, para la revisin y prueba necesarias para el
asesoramiento de la calidad.

9. Glosario.
Refiere los trminos y/o abreviaturas empleadas en el texto del
documento.

10. Anexos.
Refiere el conjunto de documentos asociados al proceso. (Prez, s.f.)

Metodologa 1. Ciclo PHVA





El Ciclo P.H.V.A. (Planear, Hacer, Verificar, Actuar)

Es una concepcin gerencial que dinamiza la relacin entre el hombre y los
procesos, y busca controlarlos con base en el establecimiento, mantenimiento y
mejora de los estndares, tarea que se adelanta mediante la definicin de
especificaciones de proyectos (estndares de calidad), especificaciones
tcnicas de proceso y procedimientos de operacin. Este ciclo ayuda de
manera efectiva a adoptar y monitorear los procesos de una empresa, siempre
y cuando se constituya en un procedimiento sin fin, es decir, que se planee, se
tome una accin, se verifique si los resultados eran los esperados y se acte
sobre dichos resultados para volver a iniciar el ciclo.

Dentro de un Sistema de Gestin de la Calidad el PHVA, es un ciclo dinmico
que puede desarrollarse dentro de cada proceso de la organizacin, y en el
sistema de procesos como un todo. Esta ntimamente asociado con la
planificacin, implementacin, control y mejora continua, tanto en la realizacin
del producto como en otros procesos del Sistema de Gestin de la Calidad.

Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir
resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la
organizacin.
Identificar la situacin y definirla concretamente, determinando el grado de
importancia de la misma.
Observar las caractersticas del problema teniendo en cuenta los
diferentes puntos de vista.
Buscar las causas que conducen al efecto indeseado. En este anlisis es
til la aplicacin de un "rbol de Realidad Actual" o un diagrama de
"Espina de Pescado".
Elaborar un plan de accin para bloquear las causas y solucionar el
problema.
Crear indicadores para evaluar la situacin especfica posteriormente.
Hacer: colocar en prctica el plan de accin diseado.
Verificar: realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los
productos respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el
producto, e informar sobre los resultados.
Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente.
Tomar decisiones con base en la verificacin.
Implementar estndares para monitorear y prevenir situaciones
indeseadas.





Metodologa 2. CINCO W y un H

Esta metodologa para el anlisis, desarrollo y mejoramiento de los
procedimientos consiste en responder una serie de preguntas con el fin de no
pasar por alto aspectos importantes para la eficiencia y eficacia de las
actividades en la organizacin. Entre las preguntas a responder estn: qu, por
qu, quien, cundo, dnde y cmo.

What?
Qu se hace? Qu operacin, paso o actividad, es necesario
realizar para obtener el resultado esperado.
Why?

Por qu se hace? Explica los pasos, la finalidad de cada uno,
los hechos circunstanciales. Es necesario hacer una
descripcin completa y certera de los detalles.

Por qu razones es indispensable este paso? Establecer si
influye realmente en el resultado final del proceso y si se
constituye una necesidad absoluta. Hay que cerciorarse de la
finalidad til de cada paso.
When?
Cundo? En que momento se debe desarrollar la actividad u
operacin.
Where?
Dnde debe realizarse este paso? Debe hacerse algn
cambio de sitio de realizacin o ubicacin? La adecuada
ubicacin ahorra pasos, tiempo y esfuerzos.
How?
Cmo se est realizando el paso?, Cmo debe realizarse el
paso?, Corresponde el paso a una secuencia lgica?
Puede ejecutarse de una manera ms simple y ms fcil?

Debe anotarse la forma, el equipo utilizado y hacer referencia
a las normas que aplica, cuando se requiera.
Who?
Quin debe realizar esa labor? Hay alguien que lo pueda
hacer en forma ms fcil y prctica?


A menos que se trate de un proceso nuevo, se parte de la existencia de
procedimientos escritos o que se siguen por la costumbre. Sin embargo, el
anlisis de los procedimientos formales no es suficiente; por lo que es
necesario seguir nuevamente paso a paso el procedimiento. A causa de que lo
escrito puede no corresponder con lo que realmente se hace en la prctica, en
ste caso el equipo deber describir los procedimientos que se estn
realizando.




Referencias

Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 12 de
marzo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/

Prez Rodrguez, Z. (s.f.). Metodologa para la implementacin de un
sistema documental ISO 9000. Consultado el 29 de abril de 2013, en
http://www.ucol.mx/acerca/coordinaciones/cgv/dgee/calidad/ARTICULOS%2
0DE%20CALIDAD-
PDF/METODOLOGIA%20PARA%20LA%20IMPLEMENTACION%20DE%20
UN%20SISTEMA%20DOCUMENTAL%20.pdf


Control de documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha
Revisin
Lina Lorien Rivera
Cruces
Instructor virtual
Centro de Gestin
Agroempresarial del
Oriente
Regional Santander
Diciembre
de 2012
Adaptacin
Paola Andrea
Bobadilla Gutirrez
Guionista - Lnea
de produccin
Centro Agroindustrial
Regional Quindo
Abril de
2013