You are on page 1of 97

1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2

nd
Edition page 1






MI CROSOFT OFFI CE PROJ ECT

GUI DE









Ar c adi a Consul t i ng sr l
Buc har est , Romani a









I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 2




Bi bl i ogr af i e

1. “Creating an Environment for Successful Projects” – Graham Robert
2. “Team-Based Project Management” – J ames Lewis
3. “Mastering Project Management” – J ames Lewis
4. “Project Planning, Schedulling and Control”- J ames Lewis
5. “21
st
Century J et” – Karl Sabbagh
6. “The World Class Project Manager” – K.Robert
7. “A Survival Guide for Project Managers” – J ames Taylor
8. “The Project Management Workshop” – James Taylor
9. “PMBOK
®
Guide” – Project Management Institute
10. “Special Edition Using Microsoft
®
Office
®
Project 2003” – Tim Pyron
11. ARCPRO
®
- Project Management Complete Guide
12. ARCPRO
®
- Advanced Project Management

Nota:
• “ARCPRO” este o marca inregistrata a Arcadia Consulting SRL, Romania
• “PMBOK” este o marca inregistrata a Project Management Institute
• “Microsoft” este o marca inregistrata a Microsoft Corporation
• “Office” este o marca inregistrata a Microsoft Corporation

Dr ept ur i de aut or

Consultanta si Trainingul acordate nu pot fi utilizate decat de catre beneficiari si nu fac obiectul transmiterii
de informatii catre terti. In acelasi timp, va rugam sa luati in considerare ca analiza efectuata este specifica
programului de training “Management de Proiect – Ghid Complet” si nu poate fi extinsa catre alte organizatii.

Prezentul material este parte integranta a programului de training “Management de Proiect – Ghid
Complet” si sub nici o forma nu va fi tratat ca un program independent.

Beneficiarii au dreptul de folosinta a serviciilor si a suportului de consultanta si training in conditiile
respectarii legislatiei in vigoare privind dreptul de autor.
Toate informatiile furnizate prin consultanta si/sau training sunt proprietatea intelectuala a Arcadia Consulting
srl si nu pot fi utilizate decat cu acordul explicit al Arcadia Consulting s.r.l.



ARCADIA CONSULTING
Bucuresti, Str Drumea Radulescu nr 9, sector 4
Tel / Fax 021.331.30.55 / 56
Office Mobile 0742.670.734
info@arcadia.ro
www.arcadia.ro
B









I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 3

MI CROSOFT OFFI CE PROJ ECT
GUI DE





1 Fisiere in MS Project......................................................................................................5
1.1. Tipuri de fisiere ............................................................................................................................. 5
1.2. Salvarea si protejarea fisierelor ................................................................................................... 5
2 View Bar..........................................................................................................................7
2.1. Gantt Chart View.......................................................................................................................... 7
2.2. Network Diagram View ................................................................................................................ 8
2.3. Task Usage View............................................................................................................................ 8
2.4. Resource Sheet View..................................................................................................................... 9
2.5. Resource Graph View................................................................................................................... 9
2.6. Resource Usage View .................................................................................................................. 10
2.7. Customize “View” ....................................................................................................................... 10
3 Tehnici de setarea a unui document in MS Project ..................................................12
3.1. Informatiile necesare unui nou proiect...................................................................................... 12
3.2. Setarea mediului de lucru........................................................................................................... 14
3.3. Definirea calendarului de lucru.................................................................................................. 16
3.3.1 Calendare standard.................................................................................................................... 17
3.3.2 Definirea unui nou calendar...................................................................................................... 18
3.3.3 Salvarea calendarului................................................................................................................ 19
4 Dezvoltarea WBS..........................................................................................................20
4.1. Definirea takurilor ...................................................................................................................... 20
4.1.1 Tipuri de taskuri........................................................................................................................ 20
4.1.2 Tipuri de campuri ..................................................................................................................... 21
4.1.3 Introducerea taskurilor.............................................................................................................. 22
4.2. Personalizarea taskurilor............................................................................................................ 24
4.3. Campuri de tip custom................................................................................................................ 24
4.4. Taskurile recurente ..................................................................................................................... 26
4.4.1 Definire..................................................................................................................................... 26
4.4.2 Realizare................................................................................................................................... 26
4.5. Recomandare ............................................................................................................................... 27
5 Estimarea de timp ........................................................................................................28
5.1. Duration, Units, Work, Effort Driven ....................................................................................... 29
5.2. Introducerea elapsed time – Duration....................................................................................... 31
6 Reteaua de taskuri........................................................................................................32
6.1. Tipuri de dependente .................................................................................................................. 32
6.2. Lag / Lead Time.......................................................................................................................... 33
6.3. Analiza drumului critic............................................................................................................... 34
6.4. Planificarea in timp..................................................................................................................... 36
6.4.1 Tipuri de constrangeri............................................................................................................... 36
6.4.2 Planificarea taskurilor............................................................................................................... 37
7 RBS - definire Resource Pool ......................................................................................38
7.1. Tipuri de campuri predefinite.................................................................................................... 38
7.2. Disponibilitatea resursei ............................................................................................................. 39
7.3. Costurile unei resurse.................................................................................................................. 41
7.4. Campuri de tip custom................................................................................................................ 43









I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 4

7.5. Sortarea resurselor...................................................................................................................... 44
7.6. Gruparea resurselor.................................................................................................................... 45
7.7. Filtrarea resurselor ..................................................................................................................... 45
8 HRM - custom view in MS Project .............................................................................46
8.1. Definirea campurilor custom...................................................................................................... 46
8.2. Alocarea HRM in project view................................................................................................... 47
9 RLC - incarcarea resurselor........................................................................................49
9.1. Componentele esentiale............................................................................................................... 49
9.2. Campurile predefinite in incarcarea resurselor ....................................................................... 50
9.3. Alocarea resurselor ..................................................................................................................... 51
9.3.1 Formule de incarcare a resurselor............................................................................................. 51
9.3.2 Etape......................................................................................................................................... 51
9.3.3 Forme de alocare....................................................................................................................... 52
9.3.4 Overtime work.......................................................................................................................... 55
9.4. Modificarea incarcarii resurselor .............................................................................................. 57
9.5. Identificarea resurselor supraincarcate .................................................................................... 58
9.6. Strategii de eliminare a supraincarcarii .................................................................................... 61
9.6.1 Cresterea disponibilitatii resursei.............................................................................................. 61
9.6.2 Reducerea incarcarii resursei .................................................................................................... 62
9.6.3 Reducerea incarcarii – manual.................................................................................................. 63
9.6.4 Reducerea incarcarii – automat................................................................................................. 68
10 Analiza Bugetului....................................................................................................70
10.1. Analiza costurilor ........................................................................................................................ 70
10.2. Costuri fixe / Costuri pe contract ............................................................................................... 71
10.3. Tehnici de prezentare buget ....................................................................................................... 74
11 Forme de Raportare ...............................................................................................76
11.1. Forme de raportare predefinite.................................................................................................. 76
11.1.1 Project Guide............................................................................................................................ 76
11.2. Forme de raportare de tip custom ............................................................................................. 78
12 Monitorizarea proiectelor ......................................................................................82
12.1. Project guide ................................................................................................................................ 82
12.2. Project baseline............................................................................................................................ 83
12.3. Vizualizare Baseline: ................................................................................................................... 85
12.4. Campuri de monitorizare a taskurilor ...................................................................................... 85
13 Analiza proiectelor..................................................................................................89
13.1. Identificare project status........................................................................................................... 89
13.2. Definirea Variatiilor.................................................................................................................... 90
13.3. Analiza performantei - Earned Value Analysis ........................................................................ 92
14 Dezvoltare Proiecte de tip Subproiecte si Master ................................................93
15 Crearea legaturii dintre proiecte...........................................................................95
16 Partajarea resurselor intre mai multe proiecte....................................................97










I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 5

1 Fisiere in MS Project
1.1. Tipuri de fisiere

Uzual, in momentul in care deshideti aplicatia, MS Project deschide automat un fisier de lucru
“Project1”. Acest fisier foloseste caracteristicile template-ului standard: “Global.mpt”.
In acelasi timp, MS Project deschide “Task Pane” care va permite sa optati intre mai multe variante
de deschidere de fisier:



Optiuni:

1. “Close” – daca doriti utilizarea fisierului deschis implicit.
2. Alegeti din lista ‘history” fisierul pe care doriti sa lucrati.
3. “Create a new project”
a. Blank Project
b. From existing project – daca doriti sa lucrati pe o copie a unui proiect realizat deja
c. Fisier nou pe baza unui template


1.2. Salvarea si protejarea fisierelor

• Tipul standard de fisier pentru MS Project este *.mpp.
• Fisierele realizate cu aceasta aplicatie se pot salva in diverse formate:
Template MS Project: *.mpt
Web page: *.html; *.htm
MS Access: *.mdb
MS Excel: *.xls










I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 6




Fisierele de lucru se pot salva si in format securizat utilizand optiunea tools / save option:











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 7

2 View Bar

Unul dintre cele mai importante menu-uri pe care le veti utiliza este “View Bar”. Acesta permite
alegerea unei forme in care veti introduce si / sau vizualiza informatiile in MS Project.




2.1. Gantt Chart View

Este tipul de “view” ce permite planificarea activitatilor si vizualizarea alocarii acestora in format
grafic:










I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 8

2.2. Network Diagram View

Este tipul de “view” ce permite vizualizarea retelei de taskuri si a drumului critic intr-un proiect




2.3. Task Usage View

Este tipul de “view” ce permite vizualizarea si optimizarea “incarcarii cu resurse” a fiecarui task in
parte











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 9

2.4. Resource Sheet View

Este tipul de “view” ce permite dezvoltarea Resource Breakdown Structure




2.5. Resource Graph View

Este tipul de “view” ce permite vizualizarea incarcarii tuturor resurselor definite in “Resource
Sheet”.











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 10

2.6. Resource Usage View

Este tipul de “view” ce permite modificarea (optimizarea) incarcarii resurselor - RLC



2.7. Customize “View”

In functie de necesitatile de introducere a datelor, de optimizare sau de vizualizare puteti opta
pentru alt tip de view:











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 11

• Puteti alege dintre mai multe tipuri de view predefinite sau puteti dezvolta un “view”
personalizat utilizand optiunile: new / edit.
• Puteti copia noul “view” in template-ul global pentru a-l folosi si pentru urmatoarele
proiecte: copy / organizer




























I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 12

3 Tehnici de setarea a unui document in MS Project
3.1. Informatiile necesare unui nou proiect

In momentul in care incepeti dezvoltarea unui nou proiect este necesar sa stabiliti anumiti
parametrii: Project / Project Information















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 13

Puteti introduce de la bun inceput urmatorii parametrii:
1. data de start a proiectului (implicit – data curenta)
2. data de sfarsit a proiectului
3. tipul de calendar implicit ce va fi folosit pentru planificare
4. prioritatea: daca utilizati resurse comune mai multor proiecte puteti seta prioritatea alegand
nivel intre 0 si 1000 (maxim); uzual prioritatea este setata la 500 (medium).

Al doilea mod in care puteti seta parametrii de start-up al proiectului este utilizand Tools / Options












I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 14




3.2. Setarea mediului de lucru

Instrumentul principal prin care se poate seta mediul de lucru este meniul: Tools / Options













I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 15

Optiunile pentru setarea mediului de lucru sunt impartite in doua clase:
1. optiuni ce seteaza mediul global – afecteaza proiectul curent precum si proiectele viitoare
2. optiuni ce seteaza doar proiectul curent

Optiunile din cele doua clase se regasesc grupate in taburi, View, General, Edit etc sub doua forme:
1. “general options for MS Office Project”
2. “general options for *.mpp” – proiectul curent



Setari importante:

1. View / Show project summary task – pentru a vedea si a modifica numele proiectului;
permite alocarea de campuri pentru a vedea informatii statistice si de planificare la nivelul
intregului proiect.
2. View / Show external predecessors – pentru a putea face legatura cu taskuri din alte
proiecte.
3. View / default view – pentru a alege vizualizarea implicita pentru noile proiecte.
4. View / date format – pentru a alege formatul datei; de multe ori este indicat sa alegeti un
format ce cuprinde si ora pentru a putea planifica taskuri si la nivel de ora.














I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 16

3.3. Definirea calendarului de lucru

Una dintre cele mai importante setari pe care o puteti face de la bun inceput este setarea
calendarului de lucru.

1. prima setare a calendarului poate fi facuta in Tools / Options / Calendar. Este indicat sa
setati de la bun inceput proiectul pe un calendar ce se potriveste cel mai bine organizatiei in
care lucrati.


























I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 17

2. a doua modalitate prin care puteti seta calendarului proiectului, al unui anumit task sau a
unei anumite resurse este utilizand: Tools / Change working times




3.3.1 Calendare standard
Exista 3 tipuri de calendare standardizate de catre MS Project:

1. Standard – pentru programul normal de lucru
2. 24 Hours – pentru activitati ce se desfasoara continuu 24 h
3. Night Shift – pentru activitati (resurse) ce se desfasora de la sfarsitul unei zile (standard)
pana a doua zi dimineata.

Calendarele standard sunt folosite si pentru a stabili programul de lucru pentru resurse. Daca
definiti calendare specifice unei anumite resurse sau grup de resurse, acestea suprascriu calendarele
standard pentru resursa sau grupul respectiv.

















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 18

3.3.2 Definirea unui nou calendar

Definirea unui tip nou de calendar este o activitate uzuala pentru managerul de proiect. Aceasta
operatiune intervine de cate ori dorim ca o resursa sa nu respecte calendarul standard (implicit).



Se poate opta pentru un nou calendar pe baza unui calendar standard ( / make a copy of) sau
dezvoltarea unui calendar “new base”.

Stabilirea unui nou calendar presupune alegerea zilelor / saptamanilor sau lunilor ce urmeaza a fi
setate si alocarea lor unei clase: default, non working sau non default working si apoi setarea orelor
alocate – From / To





















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 19

3.3.3 Salvarea calendarului

Calendarele setate pentru un proiect se pot salva atat pentru a fi disponibile pentru toate proiectele
cat si pentru a putea fi copiate dintr-un proiect in altul: tools / organizer

1. daca se doreste permanetizarea calendarului se va copia calendarul din proiectul curent in
global.mpp




2. daca se doreste copierea unui calendar doar dintr-un proiect in altul fara ca acest calendar sa
fie disponibil pentru orice proiect nou: se deschid ambele proiecte / tools / organize /
calendar; se aleg din drop down list cele doua proiecte si se copiaza.





















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 20

4 Dezvoltarea WBS
4.1. Definirea takurilor

Dezvoltarea WBS in MS Project se poate face utilizand un “view” standard – Gantt Chart sau
dezvoltand un “view” propriu.

Recomandare:

O solutie eficienta pentru a putea introduce cat mai multe campuri utile este de a creea un “view”
propriu de forma “entry”: view / more view / new / task type =entry; no group / filter =all task /
show in menu.
Ulterior, acest “view” poate fi permanetizat utilizand tools / organizare / copy noul view in
global.mpt.



4.1.1 Tipuri de taskuri

MS Project utilizeaza 3 tipuri de taskuri:
1. Task normal – taskurile sunt activitati ce se vor executa concret (primesc expended time si
resurse).
2. Milestones
3. Taskuri de tip sumar – taskuri segmentate (divizate).










I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 21

4.1.2 Tipuri de campuri

Introducerea taskurilor presupune intelegerea campurilor standard ale acestui “view”
1. ID – camp ce identifica linia alocata fiecarui task in parte. O parte dintre informatiile
specifice taskurilor pot identifica taskul dupa ID propriu.
2. “I” – camp indicator ce prezinta informatii alocate taskului in alte forme de tip “view”.
3. Task name – campul de baza in care se va introduce denumirea taskului.
4. Duration – campul alocat introducerii duratei (elapsed time conform metodologiei).
5. Start – data de start a taskului
6. Finish – data de sfarsit a taskului
7. Predecessors – campul unde se vor introduce predecesorii taskului; predecesorii folosesc ID
de linie.
8. Resources name – contine resursele alocate taskului respectiv.

In functie de informatiile dorite, se pot introduce alte campuri standard pentru WBS. Aceste
campuri pot primi informatii date de catre utilizator sau pot furniza informatii calculate automat in
functie de informatiile introduse anterior.

Pentru a introduce campuri supplimentare in “view”:
1. se selecteaza coloana in stanga careia se doreste introducerea unui nou camp.
2. “right click” / insert column
3. se selecteaza campul (coloana) dorita.












I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 22


Tipuri de campuri suplimentare (sunt prezentate cele considerate necesare):

1. WBS – indica codul WBS pe care il are taskul. In cazul in care exportati fisierul in alt
format (exp – MS Excel) acest cod identifica unic taskul.
2. WBS predecessors – identifica unic in format WBS predecesorii taskului.
3. Resource initials – ofera posibilitatea de a vizualiza resursele alocate dupa initiale.
4. Work – indica volumul de munca (expended time) pe care fiecare task il are alocat.
5. Cost – indica costurile la nivel de task
6. Critical – indica (Yes/No) daca taskul se afla pe drumul critic din proiect

In timpul implementarii este necesar sa introduceti si alte tipuri de campuri:

1. % Complete – camp utilizat pentru introducerea procentului de realizare a taskului.
2. BCWS – buget planificat pentru activitati planificate.
3. BCWP – buget planificat pentru activitati executate
4. ACWP – buget cheltuit pentru activitati planificate
5. Cost Variance – variatia de costuri
6. SV – schedule variance


4.1.3 Introducerea taskurilor

• Introducerea taskurilor se face scriind numele taskului in campul “task name” / Enter. A
doua varianta de a introduce taskuri este de a copia (copy / paste) numele taskului dupa ce
acesta a fost scris in alta aplicatie.
• Stergere task – select linie (ID) / delete
• Pentru a insera un task intre alte taskuri – se selecteaza taskul deasupra caruia vrem sa
inseram un taks / insert (tasta).
Pentru a structura taskurile in format WBS este necesar sa clasificam taskurile introduse in clase:
• Task normal – taskurile raman in forma introdusa initial
• Task sumar – se indenteza la dreapta takurile in care am divizat taskul initial: select task
(pozitionare pe taskul pe care il vom considera subtask / click sageata “indent”)










I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 23



• Milestone: pentru a defini un task ca fiind milestone - select task / right click / task
information / advanced / mark task as milestone.











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 24

4.2. Personalizarea taskurilor
• Personalizarea taskurilor se face specificand anumite proprietati: select task / right click /
task information. Meniul “task information” permite introducerea de informatii specifice
acelui task.
• Daca dorim sa introducem informatii comune mai multor taskuri: se selecteaza taskurile /
task information – nu toate taburile ce pot fi utilizate la nivel de task individual sunt active
in cazul unei selectii multiple.
• O mare parte din informatiile ce se pot introduce prin aceasta metoda pot fi activate
utilizand campurile specifice din “view”.
• Cele mai importante taburi din task information sunt:

1. Advanced:
a. Constrain task: permite introducerea de constrangeri asupra taskului; deadline,
tipuri de constrangeri / data de constrangere – se foloseste la planificarea in timp a
taskului.
b. Task type: se foloseste pentru a clasifica taskul in functie de tipul sau – fix
duration, fix work sau fix units.
2. Resources: se pot introduce resursele ce vor actiona pentru executia acelui task.
3. Notes: se pot scrie comentarii cu privire la task

4.3. Campuri de tip custom

Campurile de tip custom reprezinta un element foarte important pentru implementarea metodologiei
de management de proiect utilizand MS Project.

MS Project propune o serie de campuri standard pentru introducerea informatiilor si vizualizarea
acestora.
In acelasi timp MS Project permite introducerea unor campuri customizate (personalizate) ce pot
defini atat taskurile cat si resursele.

Etape:
1. Definirea campurilor:
a. tools/ customize / fields
b. alegerea campului: task sau resource
c. alegerea tipului de camp: acesta poate fi de mai multe forme; uzual se foloseste
tipul “text”
d. se redenumeste campul
e. se alege modul in care dorim sa introducem datele in acel camp; uzual se alege
“value list” si apoi se selecteaza optiunea de introducere a datelor. Pentru aceasta
optiune putem alege “restrict field to items in the value list” si introducem manual
valorile din care vom putea selecta ulterior sau putem opta pentru “allow additional
items” ceea ce permite introducerea manual a informatiilor direct din “view”.










I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 25
















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 26

2. Introducerea campurilor in “view” – se face similar cu introducerea campurilor standard
3. Introducerea informatiilor in campuri: se poate face centralizat (daca am restrictionat
informatiile numai la cele definite atunci cand am definit campul) sau personalizat pentru
fiecare task in parte, caz in care informatiile se vor adauga in lista de valori a campului.

4.4. Taskurile recurente

4.4.1 Definire

Taskurile recurente reprezinta un tip aparte de task. Acest tip este folosit pentru a introduce
activitati ce se executa periodic in timpul proiectului.
• Intalniri de analiza
• Intalniri de raportare
• Realizarea de rapoarte – implementarea sistemului de raportare definit prin planurile anexa
• Intalniri cu clientii proiectului
• Activitati legate de utilizarea sau service-ul echipamentelor
• Activitati administrative

• Taskurile recurente nu sunt legate de celelalte taskuri din proiect.
• Taskurile recurente au alocate durata (elapsed time),resurse si expended time.


4.4.2 Realizare

1. Se selecteaza o linie libera din Task Name. Se va introduce o singura data activitatea ce va
reprezenta taskul recurent.
2. Insert / Recurring Task
3. Se seteaza caracteristicile taskului recurent










I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 27



Setarea caracteristicilor pentru taskurile recurente presupune sa setam:
• Periodicitate
• Ziua de “aparitie” a taskului
• Data de start a taskului recurent – data la care se va executa prima data activitatea
• Data de finish a taskului recurent – data la care se va executa ultima oara activitatea
• Tipul de calendar ce va fi alocat activitatilor recurente
• Durata activitatii

4.5. Recomandare
1. Definiti un tip de “view” care va cuprinde “task entry”, fara parte grafica.
2. Introduceti campul “wbs” in stanga campului “task name”.
3. Introduceti toate taskurile de tip ETAPA ( cf metodologiei); introducerea se face secvential,
cu majuscule.
4. Introduceti toate taskurile de tip MILESTONE; introducerea se face cu “insert” dupa taskul
de tip Etapa de care apartin. Introducerea se face secvential, cu majuscule. Dupa
introducere se identeaza la dreapta pentru a transforma taskul Etapa in unul de tip sumary
task. Definiti toate taskurile introduse ca fiind milestone (task information).
5. Definiti un camp nou; se defineste un camp text ca fiind “tip task”; se introduc din start
valorile: Etapa, Milestone, Livrare (se va folosi acest tip pentru a clasifica taskurile in care
se vor livra efectiv iesirile conform cu matricea SOW).
6. Se introduce campul nou creeat in “view” in stanga campului “task name”.









I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 28

7. Se specifica tipul de task, alegand din lista valorile corespunzatoare pentru fiecare task in
parte.
8. Segmentati fiecare milestone in taskuri si subtaskuri. Odata segmentat un task, acesta
devine de tip summary si nu i se vor mai aloca timp si resurse direct.
9. Definiti un camp nou; se defineste un camp text ca fiind “livrabile” sau “iesiri”; se alege
varianta “append…” pentru introducerea informatiilor necesare.
10. Se introduce campul nou creeat in “view” in stanga campului “task name”.
11. Se introduc “livrabilele” din matricea SOW pentru milestone-urile in urma carora se vor
furniza aceste livrabile. Analog, se vor introduce “livrabilele” cu mentiune – livrare fizica –
pentru taskurile, din milestone, in urma carora se va furniza fizic iesirea catre client.



5 Estimarea de timp
Pentru a putea face estimarea de timp – elapsed si expended – trebuie sa intelegem modul in care
MS Project clasifica si defineste aceste clase de timp.

• Elapsed time (metodologie) =“Duration” (MS Project)
• Expended time (metodologie) =“Work” (MS Project)
• “Duration” este alocat fiecarui task nedivizat din WBS.
• “Work” este specificat fiecarei resurse ce va fi alocata pe taskurile nedivizate din WBS.











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 29

5.1. Duration, Units, Work, Effort Driven

• Task Type: caracterizeaza taskul specificand care dintre caracteristici sunt fixe si care sunt
variabile.
Fixed Duration (D): taskurile au o durata fixa (elapsed time), estimata sau data,
indiferent de resursele alocate pentru acest task.
Fixed Work (W): taskurile au un total de work (expended time) fix; resursele
alocate isi impart acest volum de expended time.
Fixed Units (U): disponibilitatea resurselor este fixa

D x U = W


Schimbare Rezultat daca
“fixed units”
Rezultat daca
“fixed work”
Rezultat daca
“fixed duration”
Crestem DURATA
+ WORK - UNITS - UNITS
Crestem UNITS
- DURATA - DURATA + WORK
Crestem WORK
+ DURATA + DURATA + UNITS

• Effort Driven: metoda implicita prin care MS Project realizeaza planificarea; durata unui
task scade sau creste daca crestem sau reducem numarul de resurse alocate; in acelasi timp
cantitatea de munca (work – expended time) ramane neschimbata.
Tehnica se aplica automat nmai dupa ce prima resursa a fost alocata taskului
Daca setam taskul ca fiind de tipul “fix work”, setarea “effort driven” este implicita
si fixa.

Analiza de variatie in conditiile in care taskul este de tip “effort driven”:

1. FIX WORK
a. modificam numarul de resurse >>volumul de munca (work) ramane fix dar se
redistribuie egal pe toate resursele; Durata scade
b. modificam durata >>volumul de munca (work) ramane fix dar se redistribuie egal
pe toate resursele

2. FIX DURATION
a. modificam numarul de resurse >>volumul de munca (work) ramane fix dar se
redistribuie egal pe toate resursele
b. modificam procentul de units >>work creste, durata ramane constanta

3. FIX UNITS
a. modificam volumul de munca (work) >>durata ramane constanta, procentul de
units se modifica
b. modificam durata >>procentul de units ramane constant, volumul de munca se
modifica si se redistribuie

Setare implicita MS Project:
1. Task Type: Fix Units
2. Effort Driven: Da









I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 30


Dupa ce am introdus resursele initiale, alocarea unei noi resurse pastreaza constant volumul de
munca (work), redistribuie incarcarea resurselor si scade durata de executie a taskului.

Daca doriti o planificare standard, in conditiile lipsei de experienta in a “jongla” intre Duration,
Work si Units si mai ales pentru a evita replanificari multiple va recomandam sa setati proiectul de
la bun inceput:

“Default Task Type” – Fixed Duration
New Tasks are NOT effort driven

Daca doriti sa modificati punctual anumite taskuri, o puteti face oricand (Task Information).
























I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 31

5.2. Introducerea elapsed time – Duration

• Elapsed Time (metodologie) =“Duration” (MS Project)
• Durata (duration) foloseste implicit ca unitate de masura “days”.
• Durata implicita =1d?.
• “?” indica ca durata estimata este provizorie si poate suporta ulterior modificari. Prin
provizoriu vom intelege ca formal aceasta durata poate fi supusa modificarilor. In mod real,
orice durata poate fi modificata pana in momentul finalizarii planului de proiect.
• Pentru a introduce durata este suficient sa scriem numarul de unitati urmat de indicativul
unitatii de masura: d – days, h – ore, min – minute.
• Implicit, MS Project aloca “days” unui numar de unitati ce nu are scris explicit unitatea de
masura.
• Taskurile de tip sumar nu pot primi durata directa; durata unui task sumar este data de
durata taskurilor ce il compun si de legatura intre ele.



NB!
• MS Project utilizeaza termenul de “elapsed” pentru a clasifica durata alocata unor activitati
ce se desfasoara continuu sau neintrerupt si nu tin cont de calendarul standard: se pot
desfasura 24h inclusiv sambata si duminica.
• Pentru a introduce o durata in sensul de durata continua se va scrie numarul de unitati, “e”,
unitatea de masura – exp 5ed =5 zile continue









I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 32

6 Reteaua de taskuri
6.1. Tipuri de dependente

MS Project utilizeaza 4 tipuri de dependenta intre taskuri:

Cod Tip Info
FS Finish to Start Taskul A se termina pentru a incepe taskul B
SS Start to Start Taskul A incepe pentru a incepe taskul B
FF Finish to Finish Taskul A se termina pentru a se termina taskul B
SF Start to Finish Taskul A incepe pentru a se termina taskul B

• Dependenta de tip FS este implicita in MS Project.
• Dependenta de tip SF este foarte rar folosita, dar este posibil tehnic.
• Introducerea tipurilor de dependenta se poate face in coloana “Predecessors” scriind
numarul de linie al taskului predecesor. In cazul in care trebuie sa introducem mai multi
predecesori, acest lucru se va face punand virgula intre ei. Tipul de dependenta se specifica
punand “codul” dupa numarul de linie. “FS” este implicit.














I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 33

Tehnic, taskurile de tip sumar pot primi predecesor dar este o practica neindicata din punctul de
vedere al metodologiei si al analizei de business. Daca discutam despre taskuri de tip sumar,
inseamna ca aceste taskuri sunt divizate, deci din punct de vedere practic, altele sunt activitatile ce
se executa concret.

6.2. Lag / Lead Time

De multe ori este nevoie sa introducem in tipul legaturii dintre taskuri si perioade det timp de
anticipare sau intarziere a taskului predecesor.
Spre exemplu avem nevoie ca un task sa fie in relatie Start to Start cu predecesorul sau dar trebuie
sa stabilim si o intarziere a succesorului.
Taskul B respecta relatia de dependenta cu taskul A dar se executa cu anticipatie sau intarziere fata
de acesta.
• Lag time – intarziere
• Lead time – anticipare

• Introducerea timpului de anticipare sau intarziere: task / task information / predecessors /
lag. Implicit, in momentul in care introducem predecesorii, lag time are valoare zero.
• Lag time – xd sau xh
• Lead time – (-xd) sau (–xh)
• Tehnic se poate introduce si un procent (pozitiv sau negativ) din predecesor.















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 34

6.3. Analiza drumului critic

Analiza drumului critic se poate face dupa ce am introdus toate taskurile, acestea au primit elapsed
time (duration), iar taskurile nedivizate au fost legate intre ele dezvoltand astfel reteaua de taskuri.
Pentru a identifica taskurile critice putem proceda in doua feluri:
1. Introducem campul “critical” (camp implicit) in view-ul in care am introdus WBS-ul.
Acesta poate fi Gantt view sau un view personalizat. Optand pentru filtrare automata
(autofilter), putem apoi identifica taskurile (filter – Yes).




















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 35

2. A doua posibilitate este aceea de a folosi Network Diagram view si de a filtra taskurile
alegand optiunea “critical”.


























I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 36

6.4. Planificarea in timp

6.4.1 Tipuri de constrangeri
Inainte de a putea planifica in timp taskurile proiectului si implicit intregul proiect, este necesar sa
introducem toate constrangerile identificate.
Introducerea constrangerilor: task / task information / advanced.
• Se opteaza pentru un anumit tip de constrangere



• Se alege data constrangerii











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 37

6.4.2 Planificarea taskurilor

Planificarea in timp se poate face in doua feluri:
• Se introduce data de start a primului task nedivizat din proiect. MS Project calculeaza
automat date de start si finish pentru toate taskurile (de orice tip) din proiect. In calculul
automatizat se tine cont de elapsed time, de relatia de dependenta si de constrangeri.
Aceasta metoda este considerata “best practices”.
• A doua posibilitate este aceea de a introduce manual data de start pentru taskuri. Desi este
total impropriu sa introducem data de start pentru toate taskurile din proiect, cateodata acest
lucru are loc pentru taskuri considerate speciale. Introducerea manuala a datei de start
suprascrie analiza automata. In momentul in care planificarea manuala intra in contradictie
cu celelalte etape ale planificarii activitatilor, MS Project atentioneaza lansand mai multe
optiuni utilizatorului.















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 38

7 RBS - definire Resource Pool
7.1. Tipuri de campuri predefinite

Dezvoltarea Resource Breakdown Structure se face utilizand “Resource Sheet View”.
Resource Sheet View propune mai multe campuri predefinite. O parte dintre aceste campuri se pot
vizualiza implicit; o alta parte se vor introduce cu metoda standard: select column / insert column /
se alege campul dorit.



MS Project clasifica resursele in doua clase majore”
• Resurse de tipul WORK – cele a caror utilizare este contabilizata in timp de executie
(expended time).
• Resurse de tip MATERIAL – se contabilizeaza numarul de bucati utilizat.

Introducerea resurselor se poate face:
• La nivel individual. Este modul cel mai frecvent de introducere a resurselor. Se pote
introduce numele unei resurse umane, denumirea resursei tehnice (exp – videoproiector)
sau se poate introduce numele unei institutii (pentru cazurile de outsourcing).
• La nivel de grup (exp – echipa de muncitori), caz in care nu mai facem referire in
planificare la un anumit component al grupului ci la grupul intreg.











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 39

Campuri predefinite:
• “Name” – se introduce numele resursei. Se poate introduce numele unei resurse sau numele
unui grup. MS Project permite, tehnic, introducerea unor resurse cu acelasi nume iar in
momentul in care vom aloca resurse taskurilor va tine cont de prima resursa cu numele in
cauza. De aceea este mai mult decat indicat sa folosim nume diferite pentru resurse.

• “Type” – Work (implicit) / Material. Tipul resursei determina modalitatea de asignarea. In
cazul “Work”, MS Project va tine cont de calendarul de lucru al acelei resurse.

• “Material Label” – este folosit la definirea unitatii de masura (bucati, kg etc) pentru
resursele de tip “material”.

• “Initials” – se introduce automat prima litera din numele resursei. Acest camp trebuie editat
in sensul in care fiecare resursa trebuie sa primeasca un cod unic.

• Group – ofera posibilitatea de a introduce denumirea grupurilor / echipelor /
departamentelor din care resursa face parte.

7.2. Disponibilitatea resursei

MS Project ofera mai multe posibilitati de a introduce si vizualiza informatii despre disponibilitatea
resurselor pe care le vom utiliza in proiect – cate unitati din resursa sunt disponibile, cat timp si
cand pentru a fi alocate taskurilor.

• “Max Units” – defineste disponibilitatea maxima pe care o resursa o poate avea in cadrul
proiectului
MS Project determina, in urma alocarii resursei, daca resursa este “overallocated”
(supraincarcata). Spre exemplu daca o resursa are o disponibilitate maxima de 2h
(25% din timpul de lucru) si este alocata pentru doua taskuri ce se pretrec simultan
(task1 – 1h, task 2 – 1.5h) rezulta ca incarcarea ei este >25%, deci este
supraincarcata. In acest caz formatarea resursei foloseste automat culoarea rosie.
“Max Units” poate fi formatat in procente din timpul de lucru (implicit) sau
zecimal. Disponibilitatea maxima implicita este 100%.
In cazul in care am definit resursa ca un grup, vom introduce disponibilitatea
grupului ca fiind multiplu de numarul de resurse individuale ale grupului. Exp –
echipa de muncitori este compusa din 5 persoane, deci disponibilitatea maxima
implicita este 500%.
“Max Units” poate fi introdus si in procent mai mare de 100%. Acest lucru este
valabil pentru resursele ce lucreaza mai mult de 8 h / zi. Introducerea a mai mult de
100% trebuie corelata cu un calendar de lucru specific resursei in cauza, care sa
permita utilizarea orelor suplimentare.

• “Resource Availability” – defineste disponibilitati diferite pentru aceeasi resursa
Utilizarea este foarte frecventa pentru ca foarte putine resurse au in mod real
aceeasi disponibilitate pe toata derularea proiectului.
“Resource Availability” ofera posibilitatea de a defini perioade calendaristice cu
disponibilitati diferite.
Resource / right click / resource information / general










I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 40



Se editeaza perioada calendaristica si se alege disponibilitatea maxima pentru acea
perioada.
NA – not aplicable; odata ce am editat prima linie din optiune, doar aceasta mai
poate contine NA
Trebuie sa urmarim cu atentie editarea acestui calendar pentru a nu omite perioade
calendaristice. Pentru perioadele ce nu apar in aceasta optiune MS Project va
considera disponibilitate zero.
Resursele materiale (NB – cele considerate ca nu au expended time ci numar de
unitati de masura), nu beneficiaza de optiunea “Resource Availability” fiind
considerate disponibile permanent in proiect.













I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 41

• “Working Time” – ofera posibilitatea de a alege calendarul specific pentru resursa in cauza
sau de a edita un calendar “base” pentru a personaliza utilizarea resursei.



7.3. Costurile unei resurse

• “Standard Rate” – costul standard al resursei pentru timpul lucrat in timpul programului de
lucru; introducerea se face in format: numar, valuta / unitate de masura; implicit $ /h.
Unitatea de masura poate fi minut (min), ora (h), zi (d), saptamana (w), luna (mo)
sau an (y).
Pentru resursele de tip matarial, standard rate este considerat costul pe unitatea de
masura (exp – cost / bucata).
• “Overtime Rate” – cost utilizat pentru timpul lucrat suplimentar; resursele materiale nu au
un astfel de cost.









I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 42

• “Cost per Use” – contine costuri ce se aloca pentru utilizarea a 100% din disponibilitatea
resursei. Cu alte cuvinte, de cate ori se aloca 100% din dispobibilitatea resursei, de atatea
ori se taxeaza cu “cost / use”.
A fost introdus inainte de definirea in MS Project a unui camp de timp work /
material.
Daca dorim alocarea unei resurse cu un cost fix (de exp subcontractorii) este indicat
sa utilizam “fix cost” la alocarea resursei / task.
• “Cost Accrual” – determina modalitatea de tarifare
Prorated – daca o resursa a indeplinit 25% dintr-un task – costurile sunt 25% din
costurile estimate.
Start – daca o resursa a inceput executia taskui – costurile sunt 100% din cele
estimate.
End – daca o resursa a inceput executia taskui – costurile sunt 0% pana cand taskul
este executat in totalitate.

• “Cost Rate Table” – Costurile unei resurse se pot edita si individual – la nivel de zile
calendaristice













I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 43

7.4. Campuri de tip custom
Campurile de tip “custom” se creeaza in “Resource Sheet View” similar cu cele creeate pentru
taskuri.


Campuri “custom” recomandate:
• Info cost – permite inserarea de informatii despre modul in care sunt taxate resursele
• Competente – permite inserarea de informatii despre competentele pe care trebuie sa le aiba
resursa in cauza
• Companie – informatii despre compania in care lucreaza resursa
• Project Role – informatii despre rolul pe care il va avea resursa in cadrul proiectului
• Suport – indica daca resursa va avea rol activ sau doar va furniza suport logistic in cadrul
proiectului.











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 44

7.5. Sortarea resurselor

Sortarea resurselor se face in functie de campurile predefinite sau definite in cadrul Resource Sheet.



Sortarea se poate face utilizand sortari predefinite: Cost / Name / Id sau o sortare customizata:













I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 45

7.6. Gruparea resurselor



7.7. Filtrarea resurselor












I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 46

8 HRM - custom view in MS Project

Pentru a putea dezvolta Human Resources Matrix, utilizand MS Project, este necesar sa parcurgem
2 etape:
1. definirea campurilor custom
2. introducerea campurilor custom in Gantt View sau in custom view


8.1. Definirea campurilor custom

Campuri custom necesare:
• Tipuri de rol HRM in proiect: Responsabil (rol primar); implicit celelalte resurse alocate
taskului vor avea rol de tip “suport”.
• Tipuri de rol in proiect pentru resursele umane implicate: Manager Proiect, Manager Etapa,
Executie, Consultant, Client, Finantator, Trainer, Suport logistic etc.
Definire:
• Definirea campurilor se face similar cu definirea campurilor custom specifice zonelor de
activitati.
• Campul de tip “rol HRM” se defineste la nivelul de task: Tools / Customize / Fields; se
alege un camp de tipul text / se redenumeste “Responsabil” / in lista de valori se introduc
manual initialele resurselor HR sau codurile acestora (daca in prealabil a fost definit un
camp custom de tipul “res id” la nivelul resurselor).












I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 47

• Tipul de rol in proiect se defineste similar la nivelul resurselor: Tools / Customize / Fields;
se alege un camp de tipul text / se redenumeste “Rol in Proiect” / in lista de valori se
introduc manual tipurile de rol dorite





8.2. Alocarea HRM in project view
• Alocare HRM rol: inseram campul definit anterior in view-ul in care am dezvoltat WBS si
apoi completam campurile aferente fiecarui task alegand din drop list resursa ce va avea rol
de responsabil.











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 48

• Alocare Project rol: inseram campul definit anterior in Resource Sheet si apoi completam
campurile aferente fiecarei resurse alegand din drop list rolul pe care il va avea fiecare
resursa umana in parte.











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 49

9 RLC - incarcarea resurselor
9.1. Componentele esentiale

Alocarea resurselor pe taskuri presupune:
• Introducerea resurselor umane – de tip “work”
• Introducerea resurselor tehnice – de tip “work”
• Introducerea resurselor tehnice – de tip “material”

• Resursele de tip “work”, cele pentru care contabilizam timpul de lucru (expended time), se
vor introduce specificand numarul de ore sau minute lucrate pentru taskul in cauza.
• Resursele de tip “material”, cele pentru care contabilizam numarul de unitati consumate, se
vor introduce specificand numarul de unitati ce urmeaza sa se consume pentru taskul in
cauza.

In momentul introducerii resurselor de tip work, MS Project realizeaza o planificare a lor pe baza
unor criterii:

1. MS Project analizeaza volumul de munca alocat initial pentru resursa asignata.
2. MS Project planifica automat resursa sa inceapa “munca” odata cu inceputul taskului si
planifica efortul constant si echilibrat pe toata perioada de desfasurare a taskului.



3. MS Project tine cont in planificarea resursei de calendarul de lucru al resursei. In cazul in
care este un calendar special asociat taskului, se va tine cont de ambele calendare.









I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 50

4. Se pot introduce intarzieri in planificarea resurselor pentru a nu respecta data de start a
taskului.
5. Toate planificarile facute automat se pot suprascrie manual utilizand: Task Usage view sau
Resource Usage view.


9.2. Campurile predefinite in incarcarea resurselor

Pentru a realiza planificarea resurselor este necesar ca:

• Resursa sa fie definita in Resource Sheet; sa aiba alocat un nume sau un ID.
• Sa cunoastem cat de mult vrem sa alocam resursa pe task (numarul de unitati sau numarul
de unitati de masura pentru taskurile de tip material).
• Campul predefinit ce indica cat de mult alocam resursa pe task: “Assignment Units” sau pe
scurt “Units”. Acest camp este diferit de “Maximum Units” specificat in definirea resursei,
care indica numarul maxim de unitati ce poate consuma resursa in cauza.

















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 51

9.3. Alocarea resurselor

9.3.1 Formule de incarcare a resurselor

Pentru a planifica resursele si pentru a stabili cat de mult lucreaza (work) resursa in cauza, MS
Project utilizeaza urmatoarea formula de calcul:

W =D x U
D =duration si indica elapsed time in care se va desfasura taskul. Cu alte cuvinte arata cate de
multe ore potentiale de lucru (calendaristic) pot acoperi resursele.
W =expended time si indica cat de mult lucreaza resursa din timpul specificat de duration.

Automat, MS Project planifica astfel:

• Daca stabilim ca resursa va lucra 100% din timpul sau pentru un task, MS Project planifica
cat 1 h de lucru / fiecare 1h din durata taskului (duration). Exp: daca un task dureaza 3 zile
(8 x 3 =24 h), iar resursa are alocat 100% units, ea va lucra 24h la taskul respectiv. Cele 24
de ore vor fi alocate echilibrat 8h / zi.
• Daca stabilim ca resursa va lucra 300% din timpul sau pentru un task, MS Project planifica
cat 3 h de lucru / fiecare 1h din durata taskului (duration). Este cazul grupurilor de lucru. In
cazul exemplului de mai sus, resursa va lucra 72h.
• Daca stabilim ca resursa va lucra 50% din timpul sau pentru un task, MS Project planifica
cat 0.5 h de lucru / fiecare 1h din durata taskului (duration). In cazul exemplului de mai sus,
resursa va lucra 12h.

• In cazul in care nu introducem o anumita valoare pentru campul “units”, MS Project aloca
automat numarul maxim de units pe care il gaseste definit in Resource Sheet.
• Pentru resursele materiale, daca nu introucem o valoare pentru numarul de unitati, MS
Project aloca automat 1unitate.

NB! : pentru fiecare ora pe care taskul o are disponibila (calendaristic), vom avea volum de munca
(expended time) in functie de numarul de unitati (units) pe care fiecare resursa il are alocat si
numarul de resurse.
• Cu cat numarul de resurse alocate taskului creste cu atat creste volumul de munca pe task.
• Cu cat durata calendaristica creste cu atat creste volumul de munca pe task

9.3.2 Etape

1. Se stabileste tipul de task: fix work / fix duration / fix units – task information / advanced.
2. Se stabileste daca efortul este distribuit sau nu: effort driven – task information / advanced.
3. Se aloca resursele. Pentru aceasta etapa se pot utiliza mai multe forme.
4. Se introduce numarul de units ce vor fi consumate de catre resursa sau numarul de unitati
(bucati de exemplu) din resursa de tip material.
















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 52

9.3.3 Forme de alocare

Task Information:

• Se utilizeaza Task information / Resources
• Se introduc (utilizand drop down list) resursele alocate taskului.
• Se stabileste numarul de units ce vor fi consumate de catre resursa. In loc de a scrie
consumul in % este mult mai comod sa scriem numarul de ore lucrate (h) sau numarul de
minute (min). MS Project calculeaza automat procentul de units.

















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 53

Assign Resources:

• Spre deosebire de Task Information, utilizand aceasta fereastra avem mai multe posibilitati
de filtrare si selectie a resurselor ce intentionam sa le alocam pe taskul in cauza.
• Putem selecta “Assign Resources” dialog box fie cu Alt+F10 fie prin Tools / Assign
Resources.
• Introduce suplimentar campul R/D – R=resursa “requested”; D =resursa “demanded”.
Acest camp este utilizat in momentul in care se lucreaza centralizat – Project Server – iar
resursele se gasesc centralizate la nivel de mai multe proiecte.
• Introduce posibilitatea de a filtra si selecta resursele in functie de anumite criterii.















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 54

Task Form View:

• Ofera cele mai multe variante de incarcare, analiza si control a taskului.
• Se poate vizualiza in momentul in care selectam Windows / Split.
• Se alege optiunea Details (implicit) sau Resources and Predecessors sau Resources Work













I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 55

9.3.4 Overtime work

In cazul in care dorim ca o resursa sa lucreze suplimentar (dupa programul de lucru) trebuie
armonizam doua considerente:

• Calendarul resursei sa permita program suplimentar: Tools / Change Working Time
• Specificam ca o parte din timpul consumat de resursa pe taskul respectiv este de tip
“overtime”: Windows / Split / Resources Work / Ovt. Work. Atentie acest camp nu poate fi
lasat “blank”. Trebuie specificata o valoare – implict val=o.












I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 56



















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 57

9.4. Modificarea incarcarii resurselor

Exista mai multe forme prin care putem face modificari asupra incarcarii resurselor. In principiu
putem modifica volumul de munca al fiecarei resurse utilizand orice forma de incarcare.

Cele mai utilizate forme pentru modificarea incarcarii resurselor sunt:

Task Usage:
• Permite modificarea incarcarii tuturor resurselor la nivel de task. Putem introduce toate
campurile specifice taskurilor – Start, Finish, Duration, Work etc.
• Permite vizualizarea raportului dintre elapsed time si extended time.














I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 58

Resource Usage:
• Permite modificarea incarcarii tuturor resurselor la nivel de resursa. Putem introduce toate
campurile specifice resurselor.
• Permite vizualizarea toate taskurile ce vor fi executate de catre resursa in cauza.
• Aceasta forma este folosita pentru a extrage informatiile pe care o resursa trebuie sa le
primeasca pentru a stii ce si cand trebuie sa execute.



9.5. Identificarea resurselor supraincarcate

O resursa este supraincarcata (overallocated) in momentul in care am stabilit per ansamblu (sau pe
perioade de timp) un expended time (work) mai mare decat poate lucra in proiect. Numarul de ore
pe care il poate aloca proiectului este definit de doua valori:

• Numarul de units pe care resursa si-l permite pentru proiectul in cauza. Numarul de units se
poate aloca pentru toata perioada in care resursa este alocata proiectului sau se poate detalia
pe portiuni de calendar.
• Numarul de ore de lucru pe care calendarul resursei il permite pentru a fi alocate.
Calendarul poate fi standard sau poate fi personalizat pentru resursa in cauza.















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 59

Cauze ce produc supraincarcarea:

• O resursa are alocate pentru un task mai multe units decat numarul maxim de units declarat
in Resource Sheet.
• O resursa este alocata mai multor taskuri ce se petrec in acelasi timp calendaristic, iar suma
orelor alocate taskurilor depaseste numarul de ore pe care resursa il poate utiliza pentru
acea perioada de timp.
• In momentul in care alocam resursa pentru un task, MS Project tine cont de planificarea
taskului, calendarul resursei dar nu tine cont ca resursa a fost alocata si pentru alte taskuri
ce se desfasoara in paralel.
Identificarea resurselor supraincarcate se poate face in mai multe forme. In afara de functiunile
standard de identificare, resursele supraincarcate sunt identificate prin culoarea rosie.

Resource Sheet: se poate face filtrarea resurselor “overallocated resources”




















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 60

Resource Graph: este o forma spectaculoasa de a vedea incarcarea unei resurse. Aceasta forma este
utilizata uzual in rapoarte. Putem vizualiza aceasta forma independent sau putem realiza un split
intre Resourse Usage si Resource Graph.












I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 61




9.6. Strategii de eliminare a supraincarcarii

9.6.1 Cresterea disponibilitatii resursei.
Disponibilitatea resursei depinde atat de setarile disponibilitatii pe intregul proiect
sau impartite pe perioade de timp cat si de calendarul de lucru alocat resursei in
cauza.
In cazul in care crestem numarul de units disponibil, trebuie sa armonizam aceasta
setare cu un calendar care sa permita un numar suplimentar de ore de lucru.
In cazul in care setam calendarul pentru a permite mai multe ore de lucru, MS
Project considera aceste ore suplimentare ca fiind ore de lucru “in time”. Daca
dorim ca orele suplimentare sa fie considerate “over time” trebuie definit acest
lucru.
Definirea “over time” trebuie facuta simultan in calendar si in alocarea pe task.









I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 62




9.6.2 Reducerea incarcarii resursei
Tehnica reducerii incarcarii – “leveling”
Metoda 1 – reducerea incarcarii pentru unul sau mai multe taskuri pe care resursa le
are alocate intr-o anumita perioada de timp.
Metoda 2 – reducerea numarului de taskuri pe care resursa le are alocate intr-o
anumita perioada de timp.
Metoda 3 – replanificarea incarcarii (pastrand volumul de munca si numarul de
taskuri, prin introducerea unor intarzieri).
Metoda 4 - segmentarea suplimentara a taskului pentru a putea aloca alte resurse

Reducerea incarcarii resurselor se poate face manual sau automat.











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 63

9.6.3 Reducerea incarcarii – manual

1. Cresterea disponibilitatii (manual). Se pot utiliza diferite forme: Resource Information,
Resource Allocation, Resource Usage (aceste forme au fost prezentate in sectiunile
anterioare). O forma deosebita de vizualizare pentru a verifica incarcare si
disponibilitatea resursei este: Gantt Chart /Assign Resources (Alt+F10) / Graph.




2. Introducerea orelor de lucru suplimentare (manual) – analiza subcapitolul 6.3.4.
3. Introducerea unui numar suplimentar de ore de lucru in calendar (manual):









I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 64



4. Reducerea incarcarii (manual) – se foloseste Resource Allocation View sau Resource
Usage View.
Resource Allocation View permite vizualizarea si modificarea mai multor
campuri simultan. In plus, are avantajul ca putem identifica automat taskurile si
momentele de timp in care o resursa este supraincarcata.
Reducerea incarcarii se face modificand manual numarul de ore pe care resursa
il lucreaza pe un anumit task intr-o anumita perioada de timp.
Se poate utiliza simultan Task Usage View unde putem modifica incarcarea pe
toate resursele pentru un anumit task. Aceasta metoda este utila daca dorim sa
realocam o parte din volumul de munca al unei resurse unei alte resurse alocate
deja taskului.









I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 65



5. O alta posibilitate de a reduce incarcarea unei resurse este sa alocam resurse
“subincarcate”. Pentru aceasta se identifica reseursele subincarcate (“remaining
availability”) si se introduc manual pe taskul respectiv utilizand Task Usage view.
Se identifica resursele subincarcate.
Se selecteaza perioada de timp si taskurile in care vrem sa modificam alocarea
volumului de munca intre resursele alocate acestor taskuri (Resources Usage).
Se activeaza Hide Subtask.
Se selecteaza taskul ce urmeaza a fi modificat.
Se utilizeaza Assign resources Tool.
Se selecteaza resursa ce urmeaza a fi inlocuita.
Se alege noua resursa din lista.









I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 66












I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 67















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 68


9.6.4 Reducerea incarcarii – automat

• MS Project poate calcula si introduce intarzieri la nivel de task sau resursa pentru a elimina
supracincarcarea (Leveling).
• MS Project analizeaza toate taskurile ce pot suporta intarzieri (slack time) pentru a gasi cele
mai bune variante de optimizare.
• MS Project nu realizeaza intarzieri pentru resursele materiale.
• Utilizarea reducerii automate introduce modificari subtantiale de planificare a taskurilor.
• Desi este o tehnica la indemana si poate parea comoda, este indicat sa fie utilizata reducerea
incarcarii manuala!!

Setari initiale pentru a utiliza “leveling”: pentru activarea setarilor: Gantt Chart / Tools / Level
Resources.












I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 69

• Automatic / Manual – MS Project poate realiza “leveling” de cate ori detecteaza o
supraincarcare (in momentul in care se aloca resurse / taskuri) sau putem activa manual
“leveling” atunci cand sesizam o resursa supraincarcata – “Level Now”.
• Se poate alege modalitate de cautare a supraincarcarii (la nivel de zi, saptamana etc).
• Se poate alege perioada in care sa fie cautata supraincarcarea.
• Se poate alege modalitatea in care se va proceda pentru eliminare: doar in marja data de
slack time / poate modifica alocarile individuale / poate imparti taskurile pentru a optimiza
resursele.

• Activarea comenzii se poate face la nivel de task sau resursa.
• In cazul in care activam la nivel de resursa putem alege sa reducem incarcarea pentru toate
resursele ce sunt supraincarcate sau doar pentru una dintre ele.
• Se poate elimina efectul “leveling” prin activarea comenzii: “clear leveling”.















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 70

10 Analiza Bugetului
10.1. Analiza costurilor

• Analiza Bugetului prin MS Project utilizeaza metoda Buttom-Up.
• MS Project analizeaza costurile resurselor de tip “work” contabilizand numarul de ore de
lucru alocate si multiplicand acest numar cu tariful (“rate”) introdus in Resource Sheet.
Pentru “work” in timpul programului de lucru – “standard rate”.
Pentru “work” in afara programului de lucru – “overtime rate”.
• MS Project analizeaza costurile resurselor de tip “material” contabilizand numarul de
unitati de masura (de exp bucati) si multiplicand acest numar cu costul pe bucata (“cost per
use” in Resource Sheet).












I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 71





10.2. Costuri fixe / Costuri pe contract

• Costurile fixe – costuri sunt alocate unui task dar nu tin cont de resursele alocate pe task
sau de durata taskului. Exp: o taxa ce se plateste.

Introducere costuri fixe: se introduce campul “fixed cost” intr-un task view -
Gantt View / se introduce manual, in dreptul taskului dorit, costul fix.
Costurile fixe se pot aloca atat taskurilor nedivizate cat si celor de tip sumary
task.
Costurile fixe se aduna la costul total al taskului si al proiectului (campul Total
Cost) dar nu se aduna la nivel de task sumar.










I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 72



• Costuri pe contract: costurile sunt asociate unei resurse dar nu tin cont de volumul de
munca al acelei resurse pe taskul (taskurile) la care asociem acest cost si de durata taskului.
Resursa trebuie definita in Resource Sheet.
Se alege un task view – Gantt Chart.
Se selecteaza taskul (poate fi un task sumar sau se poate alege chiar nivelul
proiectului). Alegerea nivelului se face si in functie de modalitatea de plata.
Spre exemplu daca se va plati un subcontractor in transe, in functie de
livrabilele furnizate, se va aloca un cost fix pentru resursa in cauza pe fiecare
milestone unde resursa furnizeaza livrabile platibile.
Se activeaza Windows / Split.
Se selecteaza in fereastra de jos – “cost view”
Se alege resursa ce dorim sa fie incarcata cu un cost fix.
Se stabileste “o% units”. Resursa nu are cost in functie de cat lucreaza.
Click – ok.
Se aloca costul fix dorit.
Click – ok.

Atentie! - alocarea unui cost fix nu inseamna automat ca aceasta resursa nu
este implicata in executia taskului (nu are ‘work”).

Putem defini in Resource Sheet o resursa de tip persoana juridica pe care sa nu
o alocam cu numar de ore de lucru dar careia sa-I alocam cost fix.

In paralel putem defini mai multe resurse individuale ce lucreaza pentru aceasta
persoana juridica. Aceste resurse vor fi alocate cu numar de ore de munca dar
vor avea “standard rate” =o.










I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 73

















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 74

10.3. Tehnici de prezentare buget

Bugetul se poate prezenta in diverse forme. Odata calculat bugetul, putem prezenta la nivel de
taskuri, taskuri sumar, milestone sau etapa filtrand task-view in functie de aceste tipuri de taskuri.




Similar se poate prezenta bugetul la nivel de resurse in functie de campurile implicite sau definite
pentru resurse.










I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 75






















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 76

11 Forme de Raportare
11.1. Forme de raportare predefinite

Pentru a selecta, analiza si formata diferite tipuri de rapoarte pe care intentionam sa le furnizam in
format eletronic sau pe care dorim sa le printam putem proceda in trei feluri:

• Se utilizeaza “Project Guide”
• Se utilizeaza direct diverse forme de rapoarte predefinite
• Se utilizeaza alte aplicatii de tip Office in care exportam informatii din MS Project.

11.1.1 Project Guide

• Activare: Tools / Options / Interfaces
• Se selecteaza: Select a view or Report



• Se selecteaza tipul de raport pe care dorim sa-l prezentam.
• Overview: rapoarte generale despre proiect (la nivel macro). Fiecare tip de raport predefinit
se poate edita, filtra sau putem selecta informatiile dorite










I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 77



• Rapoarte specifice: aceste forme de rapoarte pot analiza activitatile curente, costurile
(bugetele), alocarile de resurse, volumul de munca / resursa.











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 78

11.2. Forme de raportare de tip custom

In cazul in care dorim sa prezentam anumite rapoarte de tip custom, se selecteaza optiunea
“custom” in menul de rapoarte.



• Putem opta pentru un anumit tip de raport pe care dorim sa-l customizam sau putem defini
un raport nou alegand obiectul raportului de tipul: tasks, resources, calendar.












I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 79

• Daca dorim sa utilizam alte aplicatii pentru raportare putem opta pentru versiunea clasica
(copy / paste). Atentie – in cazul in care copiem manual informatii din orice view in
aplicatii de tip Office, acestea nu isi pastreaza formatarea pe care o au in MS Project
(inclusiv indentarea taskurilor in WBS).
• O alta varianta este salvarea datelor in alte formate decat *.mpp. MS Project poate salva
fisierele de lucru in formate de tipul: MS Excel, MS Access, Web Page etc.
• In cazul in care salvati fisierul in format MS Excel (cel mai des folosit si cunoscut de catre
majoritatea clientilor) puteti opta pentru mai multe setari operabile prin intermediul unui
wizard:



Se poate selecta un template sau se pot exporta (salva) datele selectate.
Se va folosi pentru setare un “map” – o interfata care stabileste datele ce vor fi
exportate din MS Project in MS Excel
“map” permite stabilirea tipului de date pentru export: task, resurse, alocari.
Pentru fiecare dintre aceste tipuri aveti posibilitatea de a stabili care din
campurile aferente (asa cum au fost ele customizate si incarcate cu informatii)
vor fi exeportate si in ce campuri (nume) din tabelul Excel.
Suplimentar se pot face sortari de taskuri, resurse sau alocari.
Se poate alege numele tabelului din workbook-ul Excel care va contine
informatiile exportate / tipuri.











I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 80














I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 81

































I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 82

12 Monitorizarea proiectelor

12.1. Project guide

MS Project propune mai multe instrumente utile fazei de Implementare din ciclul de viata al
proiectului:

• “Baseline” – este o copie speciala a planului de proiect, ce permite compararea fisierelor de
lucru din timpul implementarii cu planul aprobat.
• Tools-uri speciale pentru “tracking-ul” (monitorizarea) proiectului.
• Tools-uri speciale pentru analiza variatiilor proiectului.

“Project Guide for Tracking” este un instrument cu care puteti monitoriza si obtine informatii.
Pentru vizualizare este necesar sa activati Project Guide Toolbar / Track





















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 83

12.2. Project baseline

In momentul in care salvam proiectul cu “baseline”, MS Project transfera anumite campuri in
campurile similare ce au titulatura “baseline”.
Exemplu: in momentul in care salvam proiectul cu baseline, costul unui task este x. Acest cost este
copiat automat in campul “baseline cost”. Ulterior, cand vom modifica costurile in timpul
implementarii, vom avea posibilitate sa comparam aceste costuri cu cele initiale.
Suplimentar, MS Project ofera posibilitatea de a salva pana la 10 copii de tip baseline, introducand
de fiecare data anumite valori (caracteristici) in campurile aferente.

• Pentru a salva un proiect cu baseline: Tools / Tracking / Save Baseline












I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 84



• Se poate salva intregul proiect intr-un baseline anterior, curent sau unul nou; exista
posibilitatea de a copia numai anumite campuri din versiunea curenta in una anterioara.





























I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 85

12.3. Vizualizare Baseline:

Pentru a vizualiza anumite campuri din baseline, inseram campurile dorite, cu codul baseline-ului
dorit.
Exp: baseline 2 pentru “work” – insert / column / baseline 2 work




12.4. Campuri de monitorizare a taskurilor

MS Project poate utiliza doua sisteme, in mod automat, pentru a solicita rapoarte specifice din
partea celor ce executa taskurile:
• Project Server
• E-mail

In cazul in care nu utilizam aceste sisteme este necesar sa introducem manual informatiile in
aplicatie.

• MS Project, in functie de datele introduse automat sau manual, calculeaza situatia reala la
nivel de taskuri, resurse si costuri. Termenul folosit pentru a descrie situatia reala este
“ACTUAL”.
• In acest sens fiecare camp in care am introdus informatii in fazele de Conceptie si
Planificare se transforma, primind indicativul “Actual”. Exp: Actual Start.
• Informatiile introduse pentru a reflecta realitatea proiectului, suprascriu starea initiala si
replanifica proiectul in ansamblu.

In momentul in care proiectul debuteaza, vom introduce informatii despre data de start reala a
taskurilor.









I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 86

• MS Project copiaza data introdusa in Actual Start peste data anterioara (campul Start).
• Se recalculeaza automat planificarea proiectului.
• Se marcheaza data de start ca fiind fixa.
• In cazul in care remodificam data din Actual Start, replanificarea nu se mai face automat.

• Actual Start
Se introduc manual datele reale de start ale taskurilor. Este indicat sa fie introduse
date de start pentru taskurile nedivizate, deci nu la nivel de task sumar.
Daca am introdus data de “actual start” unui task ce implica ca alt task sa inceapa
(in functie de reteaua de taaskuri), MS Project aloca automat data necesara si
acestui de al doilea task.
Implicit campul “Actual Start” este NA
• Actual Finish
In momentul in care introducem o data pentru a specifica ca taskul s-a terminat, MS
Project introduce automat 100% in campurile %Complete si %Work Complete.
Calculeaza automat Actual Duration.
Calculeaza automat costurile reale la nivel de task si resursa.
• % Complete
Analizeaza gradul de finalizare a taskului prin prisma duratei sale.
% Complete =100 x (Actual Duration / Duration).
Daca introducem 100% complete, data de finish este considerata data de
planificare.
• Actual Duration
Arata cat de mult a durat in realitate taskul (elapsed time).
Se poate introduce o valoare mai mare decat cea estimata initial si atunci MS
Project calculeaza automat Actual Finish si updateaza Durata si Finish initial ceea
ce duce la o replanificare a intregului proiect.
In cazul in care introducem o valoarea mai mica decat cea estimata initial
(Duration) MS Project considera ca suntem in grafic si nu face replanificari la nivel
de proiect.
• Remaining Duration: se calculeaza automat in functie de Actual Start, Actual Duration,
Duration.
• Actual Work
Identifica volumul de munca ce a fost prestat de catre resurse pentru taskul in
cauza.
Daca introducem o anumita valoare la nivel de task, MS Project va repartiza acea
valoare pentru toate resursele implicate, in functie de expended time-ul fiecaruia.

• % Work Complete
• Remaining Work
• Timephased Work


















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 87

MS Project utilizeaza Tracking Setup wizard pentru a alege metoda de monitorizare a proiectului:
• Verificati ca aveti setata optiunea de vizualizare a “Project Guide”: Tools / Options /
Interfaces / Display Project Guide.
• Alegeti Track / “Prepare to track…”
• Aveti trei posibilitati de monitorizare:
















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 88

1. Monitorizare prin introducerea “Percent of Work Complete” – metoda ce mai usoara dar
cea mai putin precisa. Stabileste un procent de indeplinire a volumului de munca la nivel de
task si presupune ca in acelasi procent, toti cei implicati in realizarea taskului si-au
indeplinit volumul de munca alocat.
2. Monitorizare prin introducerea “Actual Work Done” si “Actual Remaining Work” – ofera
posibilitatea de a introduce atat informatii despre volumul de munca efectuat cat si o
estimare noua a ceea ce mai este de facut.
3. Monitorizare prin introducerea “Hours of Work Done / Time Period” – este metoda cea mai
exacta dar si cea mai consumatoare de timp.

Alegerea unei metode este urmata de catre realizarea automata a unui “view” de tipul “Custom
Tracking Table” ce permite introducerea informatiilor necesare monitorizarii.




















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 89

13 Analiza proiectelor
13.1. Identificare project status

Identificarea starii curente a proiectului se face prin monitorizarea unor campuri implicite: Status
indicator / Status. Este evident ca informatiile cuprinse in aceste campuri depind de ceea ce se
introduce in monitorizare.















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 90

13.2. Definirea Variatiilor

Dupa ce am identificat starea proiectului, putem calcula variatiile, atunci cand acestea apar.
Calculul este facut automat de catre MS Project pe urmatoarele informatii de interes, scazand din
valoare actuala, valoarea initiala:

• Duration Variances =Duration – Baseline Duration (exp)
• Work Variances
• Cost Variances
• Start Variances
• Finish Variances

O metoda foarte rapida de a analiza variatiile proiectului este de a activa Statistic Box la nivel de
proiect: Project / Project Information / Statistic















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 91

Putem identifica variatiile vizualizand proiectul la nivel general sau putem filtra taskuri / resurse
alegand criterii ce indica variatii fata de planificarea initiala:
































I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 92

13.3. Analiza performantei - Earned Value Analysis

• “Planned Value” (Valoarea Planificata) =BCWS; MS Project foloseste termenul de
BCWS.
• “Earned Value” (Valoarea Obtinuta) =BCWP; MS Project foloseste atat BCWP cat si EV.
• ACWP; MS Project foloseste termenul de ACWP.

• WP – work performed
Este calculat la nivel de task in functie de informatiile cuprinse in “% Complete”.
Este calculat la nivel de resursa in functie de informatiile cuprinse in “% Work
Complete”.
• AC – actual cost
In principiu este calculat in functie de numarul de ore lucrate si tarifele pentru toate
resursele alocate.
Daca Accrual Cost este setat altfel decat ‘prorated”, AC nu identifica cu acuratete
costurile reale.

• Schedule Variances (Variatia de Planificare) =BCWP-BCWS
• Cost Variances (Variatia de Costuri) =BCWP – ACWP

Pentru vizualizare, se introduc campurile aferente in task view:



















I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 93

14 Dezvoltare Proiecte de tip Subproiecte si Master

De multe ori este necesar sa lucram simultan cu mai multe proiecte:
• Daca un task din proiect depinde de un task din alt proiect.
• Daca un proiect este divizat in mai multe proiecte (subproiecte).
• Daca mai multe proiecte utilizeaza resurse comune

Pentru a vizualiza mai multe proiecte putem proceda “clasic” alegand comanda windows (“tiled”)
sau putem utiliza comanda Window / New Window



• Alegem proiectele pe care dorim sa le vizualizam simultan. In prealabil proiectele
trebuie deschise.














I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 94

Pentru a segmenta un proiect in subproiecte putem utiliza tehnica “inserted project”.
1. Se selecteaza taskul sumar pe care dorim sa-l transformam intr-un nou proiect.
2. Edit / Copy
3. Se deschide un proiect nou: File / New
4. Se pozitioneaza tabul pe prima linie a proiectului / Task Name
5. Edit / Paste
6. Se salveaza noul proiect.
7. Se selecteaza (in proiectul initial) linia de deasupra liniei unde dorim sa inseram
subproiectul.
8. Se creeaza “inserted project”
a. Se selecteaza linia unde urmeaza sa inseram noul proiect. Linia curenta se va muta
automat in jos.
b. Insert / Project / se selecteaza proiectul creeat anterior.
c. Se poate opta pentru insert / read only – se pot face modificari in proiectul master
dar ele nu se copiaza in subproiect.
d. Se poate opta pentru “link” si atunci modificarile se transmit intre cele doua
proiecte.














I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 95


15 Crearea legaturii dintre proiecte

• Daca un task sumar (uzual Etapa / Milestone) are ca predecesor sau succesor toate taskurile
unui alt proiect.
• Daca un anumit task (in afara taskului de start sau finish) este legat de un anumit task din alt
proiect.

• Se introduc proiectele in acelasi window; Window / New Window / Select project
• Se aleg taskurile pe care dorim sa le legam (linkam).
• Edit / Link Task










I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 96













I
I
I
n
n
n
s
s
s
t
t
t
r
r
r
u
u
u
i
i
i
r
r
r
e
e
e
a
a
a
:
:
:


c
c
c
h
h
h
e
e
e
i
i
i
a
a
a


p
p
p
e
e
e
r
r
r
f
f
f
o
o
o
r
r
r
m
m
m
a
a
a
n
n
n
t
t
t
e
e
e
i
i
i


c
c
c
a
a
a
t
t
t
r
r
r
e
e
e


S
S
S
U
U
U
C
C
C
C
C
C
E
E
E
S
S
S






1999 - 2008 ©Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project ©- Guide, 2
nd
Edition page 97

16 Partajarea resurselor intre mai multe proiecte

• Se creeaza o baza de date cu toate resursele ce vor fi impartite intre proiecte (Resource
Pool):
Se poate utiliza intregul Resourse Sheet al unui proiect ca baza de date.
Se poate creea un proiect ce nu are taskuri dar in care definim un Resource Sheet
complet.
• Pentru a seta un proiect sa foloseasca resursele unui alt proiect:
Se deschid ambele proiecte: cel care contine Resource Pool si cel care va utiliza
aceste resurse.
In proiectul pentru care vrem sa utilizam resurse dintr-o baza de date: Tools /
Resource Sharing / Share Resources
Putem opta pentru propriile resurse sau resursele din alt proiect
In acest moment Resource Sheet-ul proiectului curent este completat cu resursele
proiectului in care am definit Resource Pool.




Daca dorim ca proiectul ce contine Resource Pool sa gestioneze conflictele /
resurse – Pool Take Precedence.
Daca dorim ca proiectul ce utilizeaza Resource Pool sa gestioneze conflictele / resurse – Sharer
Take Precedence.