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GUA PARA ELABORAR


TRMINOS DE REFERENCIA TdR-


Qu son los Trminos de Referencia?
Se llama as al documento que elabora una empresa que necesita contratar a otras
empresas para que le proporcionen determinados servicios para mejorar su sistemas
de mercadeo, de produccin, de organizacin, sus finanzas o bien su administracin en
general.
Las empresas cuando hacen su diagnstico ya sea de toda la organizacin o de alguna
parte de la misma y detectan que tienen debilidades o problemas, o bien quieren
aprovechar oportunidades para mejorar, entonces identifican la necesidad de su
fortalecimiento, cuando este no puede realizarse con sus propios recursos entonces se
recurre a buscar asistencia externa.
Esa necesidad de asistencia se plasma en un documento llamado Trmino de
Referencia.
Para qu sirven los TdR?
Para que las empresas tengan claridad sobre las condiciones en que posiblemente se
suscribir un contrato, una sobre el servicio que va a contratar y las otras empresas
sobre las condiciones en que ofrecen dichos servicios, para poder elaborar y presentar
sus ofertas de servicios. Una vez seleccionada una empresa, sirve para elaborar el
contrato de servicios y durante su ejecucin para verificar el cumplimiento de lo
contratado, es decir, si se hicieron las actividades tal como la empresa lo esperaba.
Recuerde que los TdR constituyen el primer paso para empezar la contratacin de
servicios, si estn bien elaborados, se esperan buenos resultados.
Qu incluyen los TdR?
Empieza con el ttulo del servicio, en pocas palabras debe comprenderse lo que se
quiere, despus se incluyen los antecedentes de la empresa y del rea de trabajo para
la cual estn requiriendo los servicios externos, los objetivos que se espera lograr,
tambin se describen las especificaciones tcnicas del servicio, la organizacin prevista
para cumplir con lo solicitado, los resultados e informes, los requisitos del contratista o
de la empresa para que pueda participar, el tiempo disponible para su ejecucin, y
condiciones de pago.
Como se puede ver, los TdR proporcionan informacin para que cualquier empresa
externa a la que se le enven, puedan comprender a qu organizacin le van a ofertar y
qu les estn pidiendo.




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En qu consiste cada uno de los temas incluidos en los TdR?

I. JUSTIFICACIN
a) Antecedentes

Aqu hay que explicar brevemente acerca de la empresa que solicita el servicio,
como surgi, qu clase de empresa es, si es sociedad annima, es asociacin
civil, cooperativa u otra organizacin; a qu se dedica, dnde est ubicada, qu
produce o comercializa, los servicios que presta, a quienes y donde, desde
cuando existe, cmo est organizada.

Adems, hay que explicar el problema o debilidades que se quiere resolver, o
bien oportunidades a aprovechar y que la empresa por s misma no puede
resolver y por lo tanto se convierte en una necesita para contratar los servicios
externos.

b) Objetivos de la contratacin

Indique cual es el objetivo a alcanzar con esta contratacin, explicar para qu
contratar los servicios de la empresa oferente.

No confundir los objetivos de la empresa con los que se espera de la contratacin
del servicio.

II. ALCANCES DE LOS SERVICIOS

a) Metodologa o forma en que se prestar el servicio

Usted debe solicitarle a la empresa que explique cmo va a dar cumplimiento a
los objetivos y resultados esperados, si van a utilizar alguna tecnologa, equipo y
recursos etc.

b) Actividades a realizar

Para cumplir con los diferentes resultados, la empresa solicitante puede indicar
las actividades que haya identificado y la empresa oferente tendr que
determinar si esas actividades son suficientes o si tiene que incluir otras, para lo
cual tambin elaborar un cronograma general donde se aprecie en el tiempo
cuando las realizar.

c) Productos

En este espacio debe indicar cual es el producto que se obtendr de la
contratacin e implementacin del servicio por ejemplo: (Informe de recepcin
Registro Correspondiente, Sitio Web implementado, informe final de la
consultora, archivos originales en CD etc. Etc.).




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stos deben escribirse con mucha claridad, ya que es lo que se evaluar a la
hora de realizar los pagos.
Son muy importantes debido a que para aceptarlos, deben estar probados,
funcionando y el personal capacitado para su uso. Todo depende del servicio
que vayan a realizar.

d) Informes a entregar

Todas las empresas o consultores contratados deben entregar un informe final y
pueden requerirse informes parciales segn sea el caso, estos deben estar en
relacin con el trabajo realizado, es recomendable, pedir un plan de trabajo
detallado para el servicio, en el mismo se puede incluir un apartado donde
indique la situacin de la empresa. Luego un informe de avance si el tiempo de
contratacin es amplio, de lo contrario habr solo un informe final con los
productos tambin finales aceptados a satisfaccin.


III. PERFIL DE LA EMPRESA O CONSULTOR

Se indica el perfil mnimo que debe tener la empresa que desea contratar para
garantizar que puede realizar las tareas o los productos solicitados. Para ello es
conveniente que incluya por lo menos la documentacin que se indica a
continuacin:

a) Formacin Acadmica del Consultor: Indicar que titulo debe tener el
consultor ejemplo: Bachiller Industrial, Perito, Auditor, Ingeniero, Lic en
admon de empresas, Comercio internacional, Maestra o Doctorado segn
sea el caso.
b) Habilidades y otros conocimiento Indicar si se requieren otros
conocimientos como certificaciones, cursos recibidos, manejo de maquinaria,
etc.
c) Experiencia previa en la prestacin de estos servicios: Segn el trabajo a
realizar se requiere que la empresa tenga experiencia en la prestacin de
dichos servicios que va a realizar y usted debe indicar cuantos aos de
experiencia espera que tenga la persona a contratar.
d) Documentacin legal del proveedor del servicio: La empresa
proporcionar la informacin preliminar que evidencie que tiene la capacidad
jurdica para ser prestadora de servicios y de ser seleccionada deber
proporcionar copia de dicha documentacin para elaborar el contrato
respectivo (copia de patente o copia de titulo entre otros).
e) Referencias de trabajos similares proporcionados


IV. CONDICIONES CONTRACTUALES

Incluya lo siguiente:





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a) Oferta econmica: la empresa debe presentar una cotizacin indicando el
monto total del servicio.
b) Forma de Pago: (de preferencia indique las condiciones en que pagara a la
empresa (Cuantos pagos van a efectuar y de que porcentaje de dinero ser
cada pago) por ejemplo 10% a la firma de contrato y 90 a la entrega del
informe final o se pagara contra entrega del servicio etc., es necesario que
conozca su capacidad financiera para poder pagar a tiempo los compromisos
que adquiera con el contratante.
c) Plazo: Indicar el tiempo en que se espera que el trabajo este terminado
d) Supervisin Indicar quien ser el responsable de la empresa para darle
seguimiento al trabajo contratado

Las cotizaciones deben presentarse con membrete de la empresa, donde incluya
direccin, telfono fijo, correo electrnico, persona contacto, adems de estar
firmadas y selladas.