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DOCUMENTOS VARIOS: DOCUMENTOS OFICIALES

Documentos varios: documentos oficiales.
Existen varios tipos de comunicaciones escritas que utilizan las diferentes
dependencias de un comando y los comandos para comunicarse entre ellos.
Los oficios y los memorándum son utilizados para tratar asuntos oficiales, entre
dependencias que pertenecen a un mismo comando y que están localizados en diferentes
localidades con la diferencia de que los memorándum ya son más internos, estos documentos
escritos se usan en aquellos casos en los que se necesite una amplia exposición, estas
comunicaciones deben contar con ciertas reglas de redacción tomando en cuenta márgenes y
deben indicarse los datos de la dependencia originaria del documento escrito, los datos del
destinatario, los nombres completos, los rangos, los grados, el lema, sus números de
identificación, una explicación sintetizada de lo que se quiere comunicar así como también la
exposición amplia del tema, inclusive debe llevar iniciales de los trascriptores y redactores y
los que tuvieron la iniciativa de crear el documento escrito, entre otras normas que deben
contener estos documentos escritos según sea su tipo; por otro lado están los memos
relámpagos estos ya son comunicaciones escritas pero de uso interno entre las dependencias
de un comando que se utilizan es esos casos en los que se necesite dar comunicaciones
breves, instrucciones, hacer pedidos, evitar documentos o impartir órdenes; estas cuentan con
la característica de que no deben pasar por mesa de partes si no que son entregadas
inmediatamente y pueden hacerse a mano o impresas.
Existe otro tipo de documento escrito que es el informe, este se usa para dar a conocer
a una autoridad militar superior una situación o acontecimiento importante, consiste en una
narración detallada y cronológica que debe hacerse en seguida de que ocurra el suceso y debe
tratar de un solo asunto porque es el documento esencial de un expediente; la elaboración de
este documento debe contar con encabezado donde van los datos del originador, del
destinatario, del asunto, de la referencia que dio origen a este documento, luego la parte del
cuerpo que es la parte en la que se narra lo sucedido, esta parte deben indicar detalladamente
lo que sucedió debe ser capaz de responder preguntas como ¿Quién? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Si
hubieron armas involucradas? ¿Quiénes son los sospechosos? Y donde se explique todo lo
referente al asunto dependiendo de que haya sucedido. También tiene una parte para anexos si
los requiere y para finalizar el término.
También existen comunicaciones escritas llamadas nota informativa y nota de
coordinación, la informativa se usa entre diferentes dependencias de un comando con la
finalidad de intercambiar pero breves y rápidas, que no son tan amplias como para requerir de
una amplia exposición, inclusive puede servir de anexo a un oficio; ahora las notas de
coordinación también son usadas por dependencias de un comando pero para que una de estas
pueda dar a conocer su opinión sobre un asunto que esté estudiando y que le interés a otras
dependencias de la organización, su uso facilita la solución de problemas ya que los agiliza y
además ayuda a certificar la coordinación que existe entre las dependencias, su redacción
cuenta con encabezado, exposición y opinión del originador y con espacios para que los
interesados den a conocer su opinión.
Igualmente existen comunicados escritos pero usados entre comandos subordinados
para dirigirse a comandos superiores y presentarles un problema, como lo son las cuentas y
puntos de cuenta; las cuentas al presentar el problema deben contar con un planteamiento del
problema, con un análisis amplio y detallado, con recomendación y posibles formas de acción
que permitan facilitar la decisión inmediata del comandante. Los puntos de cuenta se usan
para tratar uno o varios problemas y pueden tener una amplia o corta exposición pero al igual
que las cuentas debe contar con recomendaciones y posibles formas de acción que faciliten la
decisión del comandante, en esta comunicación escrita se deben enumerar los puntos a tratar.
Otro tipo de documento o comunicado son las partes, estas son oficiales,
especialmente disciplinarias o sancionadoras que dan las autoridades militares en
determinados casos, proviene de la palabra dar parte o denunciar. También existen las actas
que son documentos de carácter oficial que declaran la legalidad de una persona, una
institución o los puntos discutidos o acordados sobre un procedimiento, les da validez.
La directiva circular también es una comunicación escrita pero esta ya es a nivel del
ministerio de la defensa o comando de fuerza que se usa con la finalidad de dar instrucciones
pero de carácter administrativo y también para informar o recordar todas aquellas
disposiciones de la organización.
La opinión de comando tiene como finalidad que un comando de una opinión sobre un
caso específico a un comando superior inmediata con la finalidad de que esta tome las
medidas necesarias con respecto al caso, la mayoría de las veces representa los resultados de
una investigación y en casos disciplinarios.
Otro documento es el de felicitación, que es mediante el cual se puede recompensar y
distinguir por su constancia, conducta y tenor a un integrante militar, sirve a la hora de
solicitar y optar por asensos ya que certifican su buen desempeño; por otro lado están las
amonestaciones que se dan en casos contrarios, cuando alguien falte a las normas y
reglamentos, es decir, cuando tenga un comportamiento contrario al obligado o establecido.
La boleta disciplinaria tiene que ver con las sanciones ya que es lo que se recibe si se
comete una falta al reglamento así como también determina las consecuencias que debe
asumir por hacerlo, de esta forma se pude regular el comportamiento de los integrantes,
aunque ya no se aplican sanciones como tal si no que se les pone a realizar otra tarea ya que
los derechos de libertad no permiten algunas sanciones.
El radiograma igualmente es un tipo de comunicación oficial que es producida y
elaborada por dependencias que permite que se trasmita información a través de centrales y
estaciones de radio que cuenten con los sistemas de comunicación autorizados.