QUE ES ACCESS

ccess es una aplicacin que viene con el paquete Office de Microsoft. Para obtener
Access necesitas instalar una versin de Office que lo contenga. Es bastante habitual
que en una distribucin del paquete office tenga Access, pero hay algunas que no lo
tienen.
Por
ejemplo
Office
Profesional
incluye
Access.
Esa aplicacin es un sistema de gestin de base de datos que utiliza por defecto el motor
de base de datos Microsoft Jet. Con esto quiero decir que Access en realidad es una
interfaz preparada para gestionar cualquier base de datos, no slo una base de datos
Access. Los sistemas Windows disponen de ODBC, que es una pasarela para poder
acceder a cualquier base de datos. A travs de ODBC podemos conectarnos a cualquier
base de datos utilizando un lenguaje de programacin o una aplicacin como Access.
Por ejemplo, podramos conectar con una base de datos SQL Server o MySQL desde
Access.

Pero por no liar con conceptos, quiero remarcar que lo normal es que Access nos
permita definir y gestionar una base de datos Jet de Microsoft. Lo que normalmente
llamamos una base de datos Access, en realidad es una base de datos Jet, que est
incluida en cualquier sistema Microsoft. Con Access podemos crear este tipo de bases
de datos, que generalmente se guardan en archivos .mdb, y gestionarlas a travs de la
aplicacin. Access dispone de numerosos mtodos y asistentes para definir cualquier
elemento de la base de datos, como las tablas, las consultas, los formularios, etc. y
realizar la administracin y gestin de los datos.

Que es una base de datos

na base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las bases
de datos, se puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o
cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa
de procesamiento de texto o en una hoja de clculo. A medida que crece la lista,
empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta ms
complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos mtodos para
buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a
observarse estos problemas, es aconsejable transferir la informacin a una base de datos
creada mediante un sistema de administracin de bases de datos (DBMS), como Office
Access 2007.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede
contener ms de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que
utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos
que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseado especficamente para utilizar datos o

cdigo de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo
archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y mdulos. Las
bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensin de nombre de
archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de
Access tienen la extensin de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar
para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y
Access 2002-2003).

Tipos de relaciones de Access

Relacin de uno a muchos
La relacin de uno a muchos es el tipo de relacin ms comn que podemos
encontrarnos.
En las relaciones de este tipo cada registro de la tabla, a la que llamaremos "tabla
padre", puede tener mas de un registro enlazado en otra tabla, a la que llamaremos
"tabla hija".
Pero cada registro de la tabla hija solo puede tener un registro enlazado en la "Tabla
padre".
Por ejemplo en nuestra base de datos un cliente puede hacer muchos pedidos, pero cada
pedido solo puede haber sido realizado por un solo cliente. Este es un ejemplo de la
relacin uno a muchos

Relacin de mucho a muchos

En las relaciones de este tipo, cada registro de la "tabla padre", puede tener mas de un
registro enlazado en la "tabla hija". Y cada registro de la tabla hija, puede tener
enlazado mas de un registro de la tabla padre
En nuestra base de datos por ejemplo, mas adelante, deberemos tener una tabla con los
distribuidores y otra tabla con los productos. Si queremos poder escoger la mejor oferta
de nuestros proveedores, deberemos poder cotejar las distintas ofertas de los mismos
productos. Este es un ejemplo de relacin muchos a muchos, en el que tenemos varios
distribuidores para cada producto y cada distribuidor puede ofertarnos varios productos

Relacin uno a uno

En las relaciones de este tipo cada registro de la "Tabla padre" solo puede tener un
registro enlazado en la "tabla hija", y cada registro de la "tabla hija" solo puede tener
como mximo un registro enlazado con la "tabla padre".
Un ejemplo de este tipo de relaciones podra ser por ejemplo una tabla que relacionara
cada trabajador con otra tabla en la que guardara su "Curriculum Vitae", es decir que
cada trabajador solo tiene un currculo y cada currculo solo tiene hace referencia a un
trabajador.

Integridad Referencial
La integridad referencial se refiere a un conjunto de normas que nos aseguran que los
datos se mantendrn correctamente relacionados una vez establecida la relacin y de
que no se podrn eliminar datos accidentalmente.
La primera de estas reglas viene a decir que no puede haber registros en una tabla hija
que no estn enlazados a la tabla padre. En el ejemplo de nuestra base de datos: Todos
los pedidos deben haber sido encargados por algn cliente. No puede haber pedidos sin
clientes que lo hayan encargado.
El sistema de integridad referencial se encarga de comprobar que cuando introducimos
algn pedido el cliente al que se lo asignamos exista previamente en la tabla de clientes.
La segunda de estas reglas viene a decir que no se puede borrar ningn registro de la
tabla padre si esta relacionado con registros de las tablas hijas. Es decir Access
comprueba que antes de borrar algn registro en la tabla clientes, no haya pedidos
relacionados con ese cliente en la tabla pedidos.

Tipos de datos.
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los
datos que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access2000 son:
Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como
dgitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima
de 255 caracteres.
Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones.
Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.
Numrico: para datos numricos utilizados en clculos matemticos.
Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao
9999.
Moneda: para valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos
matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro
decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y
hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o
nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo
registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores
(S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft
Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, sonidos u otros datos binarios).
Hipervnculo: Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como
texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo
puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas que crea un campo
que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un
cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el
Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo
de datos basndose en los valores seleccionados en l.