MANAJEMEN PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

1. Organisasi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Proses

Karena adanya keterkaitan antara pabrik I, II, dan III, maka untuk mengatur
keseimbangan produk-produk setengah jadi dari masing-masing pabrik agar dapat memenuhi
kebutuhan pabrik lain yang membutuhkan, tiap-tiap pabrik harus memiliki bagian Bagian
Perencanaan dan Pengendalian Produksi (Candal Produksi).
Dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian produksi, seluruh Bagian Candal Produksi
saling bekerja sama sesuai dengan area pabrik masing-masing, seperti Candal Produksi I yang
akan bekerja merencanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi produksi di pabrik I yang
mempunyai keterkaitan antarunit yang cukup kompleks.
2. Pengertian Perencanaan dan Pengendalian Produksi
Perencanaan dan Pengendalian Produksi (Candal Produksi) atau dalam istilah manajemen
umum disebut Production Planning and Control merupakan bagian penting dalam kegiatan
produksi untuk mencapai tujuan perusahaan yang ingin dicapai.
Definisi dari Candal Produksi adalah penentuan ataupun penetapan dari kegiatan produksi
yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan yang akan dicapai dan pengendalian
kegiatan pelaksanaan proses dan hasil produksi sehingga memiliki spesifikasi produk seperti
yang diharapkan oleh konsumen. Jadi secara umum Candal Produksi adalah kegiatan
pengkoordinasian bagian-bagian yang terlibat dalam pelaksanaan proses produksi.
Secara umum maksud dan tujuan dari kegiatan Candal Produksi adalah untuk
mengusahakan agar perusahaan dapat:
a. menggunakan sumber daya yang ada seoptimal mungkin,
b. berproduksi pada tingkat efisiensi maupun efektivitas yang tinggi,
c. memperluas lapangan kerja sesuai dengan perkembangan dan kemajuan perusahaan,
d. memperoleh keuntungan yang cukup besar bagi pengembangan dan kemajuan perusahaan,
e. menguasai pasar yang luas, dengan berbagai cara, misalnya:
berproduksi dengan biaya rendah, sehingga harga jual bisa rendah dan mampu bersaing
dengan kompetitor, dan
menjual produk dalam jumlah banyak, sehingga biaya produksi dan perusahaan bisa
memperluas pangsa pasar.

Diagram kegiatan Candal Produksi di PT Petrokimia Gresik (PTPG) disajikan melalui diagram
berikut:

Keterangan:

Production Control

: garis komando
: garis informasi

Input
RawMaterial

Operation
Manufacturing

Output

Product
Gambar XX Kegiatan Candalprod di PT Petrokimia Gresik
Tugas dan Kegiatan Candal Produksi di PTPG adalah:
1. Mempersiapkan dan merencanakan jumlah produksi serta kebutuhannya sebagai fungsi
waktu (menyusun target RKAP tahunan).
2. Memonitor pelaksanaan rencana produksi dan mengendalikannya jika terjadi
penyimpangan (membuat laporan produksi dan performance-nya).
3. Memonitor persediaan bahan baku dan penolong untuk kebutuhan operasi serta meminta
proses pembeliannya.
4. Merencanakan dan melakukan program evaluasi produksi dengan dasar-dasar statistik.
3. Perencanaan Produksi
Dalam perencanan produksi, ditentukan usaha/tindakan yang akan perlu diambil oleh
pimpinan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Hal-hal yang harus diperhatikan
untuk membuat perencanaan yang baik adalah:
a) Masalah intern, yaitu masalah yang berasal dari dalam perusahaan (masih di dalam
kekuasaan pemimpin perusahaan), contoh: mesin yang digunakan, buruh yang dikaryakan,
bahan yang diperlukan, dan lain-lain.
b) Masalah ekstern, yaitu masalah yang berasal dari luar perusahaan (di luar kekuasaan
pemimpin perusahaan), contoh: inflasi, keadaan politik, dan lain-lain.
Perencanaan dibedakan menjadi dua, yaitu: perencanaan usaha yang bersifat umum
(general business planning) dan perencanaan produksi (production planning). Perencanaan
produksi adalah perencanaan dan pengorganisasian sumber daya yang ada baik berupa bahan
baku, mesin dan peralatan, tenaga kerja, modal, dan lain-lain, sehingga dapat melaksanakan
kegiatan produksi pada periode tertentu untuk masa yang akan datang.

Secara umum tujuan dari perencanaan produksi adalah:

1. Untuk mencapai tingkat/level keuntungan tertentu.
2. Untuk menguasai pangsa pasar tertentu.
3. Untuk mengusahakan agar perusahaan dapat beroperasi pada tingkat efisiensi tertentu.
4. Untuk mempertahankan dan mengusahakan agar kesempatan kerja yang ada tetap pada
tingkatnya dan dapat berkembang.
5. Untuk mengoptimalkan penggunaan fasilitas yang ada pada perusahaan.
Berdasarkan cakupan jangka waktunya, perencanaan produksi dibedakan menjadi
perencanaan produksi jangka panjang dan jangka pendek. Perencanaan jangka panjang adalah
penentuan tingkat kegiatan lebih dari satu tahun, biasanya untuk lima tahun mendatang, dengan
tujuan untuk merencanakan pertambahan kapasitas peralatan dan mesin, ekspansi pabrik, serta
pengembangan produk. Perencanaan jangka pendek adalah penentuan kegiatan produksi dalam
jangka waktu satu tahun atau kurang dengan tujuan untuk merencanakan kebutuhan bahan
baku, tenaga kerja, dan fasilitas yang dimiliki perusahaan.
Dalam pelaksanaannya rencana produksi tahunan dijabarkan dalam kegiatan bulanan
yang sangat mungkin dipengaruhi oleh kegiatan ekstern produksi (misalnya, pemasaran
kesulitan menjual produk dan pengadaan kesulitan mendatangkan bahan baku ataupun bahan
penolong) dan intern (misalnya, pabrik tidak bisa berproduksi). Dengan adanya penyimpangan
dari pengaruh-pengaruh di atas, maka diperlukan langkah pengendalian untuk membetulkan
dan mereduksinya. Langkah tersebut dilaksanakan dalam kegiatan pengendalian produksi.
4. Pengendalian Produksi
Seluruh kegiatan dalam perusahaan harus diarahkan untuk menjamin kontinuitas dan
koordinasi aktivitas dalam menyelesaikan produk sesuai dengan jumlah, mutu, dan waktu yang
diinginkan dalam batas biaya yang direncanakan. Pengarahan ini merupakan tugas dari
pengendalian produksi.
Perencanaan produksi yang telah dibuat harus diikuti dengan tindakan pengendalian
produksi agar hasilnya seperti yang diharapkan. Jadi pengendalian produksi dijalankan dengan
tujuan agar kegiatan produksi terlaksana sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Definisi
pengendalian produksi adalah kegiatan untuk mengkoordinir aktivitas pengerjaan/pengelolaan
agar waktu penyelesaian yang telah direncanakan dapat dicapai dengan efektif dan efisien.

Secara umum fungsi pengendalian produksi adalah:

a. Membantu tercapainya operasi produksi yang efisien dalam suatu perusahaan agar dicapai
pengeluaran yang minimum, efisiensi yang optimum, serta keuntungan perusahaan yang
maksimal.
b. Membantu merencanakan prosedur pekerjaan agar tidak terlalu rumit dan menjadi lebih
sederhana. Dengan demikian pekerjaan lebih mudah dilaksanakan sehingga pekerja lebih
senang untuk bekerja dan menaikkan moral pekerja.
c. Menjaga agar tersedia pekerjaan atau kerja yang dibutuhkan pada titik minimum, sehingga
bisa dilakukan penghematan dalam penggunaan bahan baku ataupun bahan penolong dan
tenaga kerja.
Di perusahaan yang prosesnya job order fungsi pengendalian produksi sangat strategis,
sedangkan di perusahaan yang prosesnya kontinyu (terus-menerus) fungsinya lebih ringan.
Proses produksi PTPG memang kontinyu, namun bila dibandingkan dengan pabrik pupuk
lainnya seperti PT PUSRI, PT Pupuk Kaltim, dan sebagainya, yang mempunyai produksi pupuk
tunggal (hanya urea saja), fungsi pengendalian proses di PTPG sedikit lebih kompleks karena
selain jenis pupuknya lebih banyak, keterkaitan antar unit pabrik sangat tinggi. Prinsip-prinsip
yang digunakan dalam pengendalian produksi di PT Petrokimia Gresik adalah:
1) Menyusun rencana yang dapat digunakan sebagai tolok ukur bagi realisasi.
2) Mengidentifikasi arah/jenis dan jumlah penyimpangan dengan memonitor kegiatan
produksi.
3) Mengevaluasi penyimpangan hasil kegiatan dari rencana.
4) Menyusun informasi untuk mengendalikan penyimpangan dan alternatif tindakan pada
perencanaan berikutnya.
Sedangkan kriteria yang digunakan dalam evaluasi terhadap penyimpangan adalah:
a.

Tercapainya tingkat produksi.

b.

Biaya produksi yang relatif murah.

c.

Optimalisasi investasi dalam persediaan bahan baku atau penolong.

d.

Tercapainya tingkat stabilitas kegiatan produksi yang mantap.

e.

Fleksibilitas terhadap perubahan permintaan.

f.

Terliminasinya biaya yang tak perlu.

5. Sistem Pelaporan
Seperti telah diuraikan di atas, kegiatan produksi pabrik I berlangsung terus menerus
selama 24 jam sehingga untuk pendataan dan evaluasi terhadap kinerja masing-masing unit

pabrik diperlukan badan lain yang melaksanakan fungsi administrasinya yakni bagian
Candalprod I. Kinerja unit pabrik selalu dipantau untuk mengetahui proses pencapaian target
yang telah direncanakan dalam RKAP, pemantauan ini dituangkan dalam format laporan yang
telah diseragamkan untuk mendukung laporan manajemen. Secara umum, laporan yang dibuat
dibagi berdasarkan periode waktu yaitu:
1. Laporan produksi harian yang berisi:
a) Produksi:
Produk-produk utama
Produk-produk dasar
Produk-produk samping
Bahan-bahan utilitas
b) Distribusi produk dasar dan produk setengah jadi dan bahan-bahan utilitas.
2. Laporan produksi bulanan yang berisi tentang:
a) Kualitas dan kuantitas produksi yang dicapai dalam satu bulan.
b) Jumlah pemakaian bahan: bahan baku, bahan penolong, dan bahan utilitas.
c) Distribusi produk pasar.
d) Tingkat efisiensi pemakaian bahan baku.
e) Hambatan operasi baik yang menyebabkan pabrik mati maupun yang menyebabkan cut
rate.
3. Laporan produksi tahunan yang berisikan:
a) Jumlah produksi selama satu tahun yang diperinci satu bulan.
b) Performance kualitas produksi rata-rata.
c) Produk tertinggi.
d) Jumlah pemakaian bahan baku, bahan penolong, dan utilitas lengkap dengan
distribusinya.
e) Efisiensi pemakaian bahan baku dan bahan penolong mayor.
f) Hambatan operasi baik yang menyebabkan pabrik mati maupun yang menyebabkan cut
rate.
Sedangkan sistem pelaporannya dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Masing-masing bagian produksi membuat laporan harian tentang produksi jadi dan setengah
jadi beserta distribusinya, hari operasi, down time dan cut rate beserta penyebabnya, dan
juga pemakaian bahan baku atau penolong.

2) Dari laporan harian masing-masing bagian produksi, bagian Candalprod I mengolahnya

sehingga menghasilkan indikasi kinerja operasi termasuk jumlah produksi minimum yang
harus dicapai agar target produksi bulanan dan tahunan tercapai.
3) Kinerja bagian produksi disajikan dalam bentuk laporan harian yang didistribusikan kepada
unit terkait, yakni:
a) Laporan Pengamatan Harian, dari Kabag Candalprod I didistribusikan kepada Direktur

Produksi I, GM Pabrik I, Manager Produksi I, Manager Pemeliharaan I, GM Teknologi,

Manager Audit Operasional, Manager Proses dan Pengelolaan Energi.
b) Laporan Harian Produksi dari Kabag Candalprod I dikirimkan kepada Manager Produksi

I dengan tembusan kepada Karo Akuntansi.

c) Laporan harian yang telah terkumpul selama satu bulan direkap dalam data bulanan

sebagai pedoman pembuatan laporan periode bulanan, triwulan, dan tahunan.

4) Laporan dalam periode bulanan disajikan dalam bentuk :
a) Laporan produksi bulanan, dari Manager Produksi I didistribusikan kepada Direktur
Produksi I, GM Pabrik, Kepala SPI, Karo Proses dan Lab., Manager Pemeliharaan I, Karo
Pengadaan, Karo Akuntansi, Karo Anggaran, dan Manager Penjualan Non-Pupuk.
b) Laporan situasi produksi bulanan, dari Manager Produksi I didistribusikan kepada
Direktur Produksi I dan GM Pabrik I.
5) Laporan dalam periode tahunan disajikan dalam bentuk laporan tahunan hasil kegiatan
produksi Pabrik I dari Manager Produksi I didistribusikan kepada Direktur Produksi I, GM
Pabrik I, Manager Pemeliharaan I, GM Teknologi, Manager Anggaran, Manager Akutansi,
serta Manager Perencanaan dan Gudang Material..