-MODELANEXA

DM - PM - 1 Editie … Revizie …. PROCEDURA CONTROLUL DOCUMENTELOR Data aprobarii Data emiterii Data intrarii în vigoare ………….. ………….. …………… Controlul difuzarii Nr. exemplare listate.____ Exemplar nr.____

Nivel decizional

Functia

Numele

Nivel de autoritate

Data

Semnatura

Directia de Metodologie

Responsabilul Calitatii Economist Sef serviciu Director executiv

Elaborare Verificare Verificare Avizare SMQ Avizare de legalitate Avizare Avizare de conformitate Avizare

Directia de Metodologie Directia de Metodologie

Unitatea Managementul Director Calitatii Totale executiv Directia Juridica Director executiv

Unitatea de protecţie şi Director securitate executiv Unitatea de Conformitate Director executiv

Managementul la cel mai Vicepresedinte inalt nivel executiv Comitetul executiv Secretar general

Aprobare

Cuprins : Capitolul 1. Dispozitii generale……………………………………………… 1.1. Scopul procedurii……………………………………………….………… 1.2.Cadrul general de desfasurare a procesului………………….………

1.3. Domeniul de aplicare………………………………………………….…. 1.4. Definitii si abrevieri………………………………………………………. 1.5. Documente de referinta………………………………………………….

Capitolul 2. Obiectivele procesului………………….………………………

Capitolul 3. Fluxul activitatilor / etapelor procesului………….…………

Capitolul 4. Indicatori de performanta…………………………..…………

Capitolul 5. Metode de masurare a indicatorilor………………….………

Capitolul 6. Dispozitii finale…………………………….…….………………

Capitolul 7. Anexe Anexa 1 ………………………………………………………..………..……….. Anexa 2 ………………………………………………………………..…..…….. Anexa 3 ………………………………………………………………………….. Anexa 4…………………………………………………………………………... Anexa 5……………………………………………………………………………

Capitolul 1. DISPOZITII GENERALE 1.1. Scopul procedurii Scopul procedurii este de reglementare a modului de elaborare unitara a documentelor si de mentinere in conformitate cu reglementarile interne si externe în vigoare.

1.2. Cadrul general de desfasurare a procesului Clauza 4.2.3. din Standardul SR EN ISO 9001:2001. Clauza 4.4.5 din standardul OHSAS 18001:2004 1.3. Domeniul de aplicare 1.3.1. Procedura controlul documentelor se aplica în cadrul tuturor structurilor organizatorice din administratia centrala si unitatile teritoriale. 1.3.2. Responsabilul procesului este Directorul executiv al Direcţiei de Metodologie. Responsabilitati pentru desfasurarea operatiunilor revin persoanelor implicate in procesul descris, potrivit limitelor de autoritate aprobate, atributiilor prevazute in Regulamentul de Functionare si fisa postului, precum si matricei responsabilitatilor. 1.4. Definitii si abrevieri Controlul documentelor conform standardelor de management adoptate reprezintă: -a aproba documentele pentru adecvare de către personal autorizat, înainte de emitere, a analiza, a actualiza, daca este cazul, şi a reaproba documentele, a se asigura ca sunt identificate modificările şi stadiul revizuirii curente ale documentelor, a se asigura ca versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la punctele de utilizare pentru funcţionarea eficace a SMI, a se asigura ca documentele raman lizibile şi identificabile cu uşurinţă, a se asigura ca documentele de provenienţa externă sunt identificate şi distribuţia lor este controlata, a preveni utilizarea documentelor perimate şi a le aplica o identificare adecvată dacă sunt pastrate indiferent în ce scop. Documente: informatii împreuna cu mediul lor suport; acte scrise care atesta un fapt (dispozitie, prevedere, informatie), confera sau recunosc un drept Documente disponibile: documente care pot fi gasite, consultate, accesate in scopul obtinerii cu maxima operativitate a informatiilor necesare Documente conforme: documente care respecta cerintele standardelor ISO si ale documentelor de reglementare interne si externe Documente perimate: documente ale caror informatii nu mai corespund reglementarilor interne si externe in vigoare sau practicilor in domeniu ori cerintelor pietei, devenind inaplicabile Documente externe: documente de reglementare emise de catre BNR si/sau alte autoritati de reglementare A mentine documente: a urmari difuzarea, multiplicarea, pastrarea, aplicarea, imbunatatirea documentelor prin revizii, abrogare si arhivare Entitate functionala generala/directie/unitate din administratia Centrala departament/directie

Initiator: persoana din cadrul unitatilor teritoriale sau entitatilor functionale din administratia centrala care propune argumentat, emiterea unui nou document de reglementare sau modificarea/completarea celor existente sub aspect procedural sau a modului de operare.

1.4.2. Abrevieri CC - Coordonatorul Calitatii DM - Directia de Metodologie DM-SAM - Directia de Metodologie-Serviciul Avize Metodologice DJ - Directia Juridica DE - Directia Economica RC - Responsabilul Calitatii PM - procedura - proces de management SMI- Sistem de management integrat SMSSM - Sistem de management al securităţii şi sănătăţii în muncă SSM-DORU - compartimentul Securitate, Sănătate în Muncă din cadrul Direcţiei de Organizare şi Resurse umane SMQ - Sistem de management al calitatii MCT - Unitatea Managementul Calitatii Totale I1 - Indicator de performanta UPS - Unitatea de protecţie şi securitate UC - Unitatea de Conformitate 1.5. Documente de referinta 1.5.1. SR EN ISO 9000:2001 1.5.2. SR EN ISO 9001:2001 1.5.3. Manualul Sistemului de Management al Calitatii 1.5.4. Ghidul de elaborare a procedurilor 1.5.5. Procedura proiectarea, implementarea si functionarea SMQ: MCT- PM -…. 1.5.6. Procedura privind protectia informatiilor clasificate-clasa de secretizare - secret de serviciu: PU… 1.5.7. Politici pentru securitatea informatiei 1.5.8. Norma tehnica de arhivare 1.5.9. Legea nr. 24/2000 privind normele de tehnica legislativa pentru elaborarea actelor normative, republicata 1.5.10. Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare 1.5.11. Actul Constitutiv 1.5.12. Regulamentul de Functionare 1.5.13. Procedura privind protecţia informaţiilor cu caracter restricţionat : UPS - PU …..

Capitolul 2. OBIECTIVELE PROCESULUI 2.1. Asigurarea mentinerii si administrarii corespunzatoare a documentelor in vigoare si eliminarea posibilitatilor de utilizare a celor perimate. Capitolul 3. FLUXUL ACTIVITATILOR/ETAPELOR PROCESULUI In conformitate cu SMQ documentele utilizate se clasifica in documente de reglementare si de planificare, conform anexei nr. 3. 3.1. Documentele de reglementare interna/externa

3.1.1. Necesitatea elaborarii unui document de reglementare interna Necesitatea elaborarii unui document se impune: (i) ca urmare a solicitarii de catre clientii interni/externi a unor produse/servicii noi si a imbunatatirii produselor /serviciilor existente sau renuntarii la unele dintre cele existente, a imbunatatirilor procedurale sau a modului de operare prin aplicatii informatice in conformitate cu strategia de afaceri , precum si a cerintelor de eficientizare a procesului de control; (ii) ca urmare a aparitiei unor reglementari legale care determina modificarea reglementarilor proprii existente; (iii) datorita evolutiei practicilor in domeniu sau a cerintelor pietei; (iv) aparitiei de noi tehnologii etc. 3.1.1.1. Elaborarea unui nou document de reglementare se poate face si in baza unor cereri adresate entitatii functionale elaboratoare / responsabilului de proces prin formularul "Cerere de optimizare a activitatii ” completat de catre initiator, pe suport electronic, cuprins in Anexa nr. 5 la prezenta procedura. Entitatea functionala elaboratoare / responsabilul de proces analizeaza propunerile primite si transmite solicitantului raspunsul la cererea sa. 3.1.2. Planificarea elaborarii unui document presupune: 3.1.2.1. Stabilirea persoanei/echipei responsabile care participa la elaborarea documentului; in functie de complexitatea procesului supus reglementarii, pot fi stabilite si echipe multidisciplinare. 3.1.2.2. Stabilirea termenelor aferente elaborarii documentului, avizarii si aprobarii, precum si data emiterii, data intrarii în vigoare. 3.1.2.3. Stabilirea formei documentului si a textului, in conformitate cu prevederile reglementarilor interne in domeniu: Ghidul de elaborare a procedurilor, Circulara …., Manualul de identitate vizuala . 3.1.3. Elaborarea efectiva a unui proiect de document si stabilirea domeniului de aplicare 3.1.3.1. Documentele trebuie sa fie redactate intr-un limbaj specific, concis, clar si precis, care sa excluda orice echivoc si sa instituie reguli necesare si suficiente, care sa conduca la o cat mai mare stabilitate si eficienta legislativa . Enumerarile in textul documentelor de reglementare se realizeaza cu cifre arabe, in continuare, de la inceputul documentelor pana la sfarsitul acestora. La enumerarile in cadrul unui articol/ punct/alineat se utilizeaza de regula literele alfabetului romanesc si nu liniute sau alte semne grafice. 3.1.3.2. Elaborarea documentelor de reglementare trebuie sa fie precedata, in functie de importanta si complexitatea acestora, de o analiza in scopul cunoasterii domeniului reglementat (scop si obiective, aspecte tehnice, cerinte ale pietei, practici in domeniu ale concurentei, prevederi legale in vigoare, inclusiv ale reglementarilor interne conexe sau care s-au aplicat pentru procesul respectiv si urmeaza, dupa caz, a fi abrogate, inlocuite, completate sau modificate etc.). 3.1.3.3. La elaborarea documentelor nu se vor institui aceleasi prevederi, cu formulari identice sau diferite, in aceeasi reglementare interna ori in doua sau mai multe reglementari interne. 3.1.3.4. In capitolul “Dispozitii finale”, trebuie precizat daca documentul abroga, inlocuieste, completeaza sau modifica un alt document propriu in vigoare, mentionandu-se detaliat prevederile care se abroga, inlocuiesc, completeaza sau modifica. 3.1.4 Transmiterea de observatii si propuneri la proiectul de document 3.1.4.1. Proiectul de document se transmite pe suport electronic la entitatile direct implicate în procesele aferente domeniului reglementat si, in functie de importanta si complexitatea proceselor, la o zona pilot de utilizatori, respectiv unitati bancare teritoriale reprezentative pentru procesul in cauza.

Entitatile functionale elaboratoare pot prezenta pe Intranet proiecte de documente de reglementare pentru obtinerea de propuneri concrete de la un numar cat mai mare de utilizatori, cu precizarea termenului maxim de transmitere pe suport electronic a acestor propuneri. 3.1.4.2. Pentru exprimarea punctului de vedere, in scopul obtinerii avizului de specialitate, proiectul documentului de reglementare se transmite la DM, DJ si in functie de prevederile Ghidului de elaborare a procedurilor si Ghidului de elaborare al regulamentelor, se vor solicita avizele de specialitate si altor entitati functionale din administratia centrala. 3.1.4.3. Observatiile si propunerile facute la proiectul de document trebuie sa fie transmise pe suport electronic la entitatea functionala elaboratoare intr-un termen de maxim 7 zile lucratoare in cazul normelor si procedurilor, editie noua, respectiv maxim 5 zile lucratoare pentru revizii (inclusiv in cazul elaborarii circularelor /scrisorilor circulare), fiiind inscrise direct pe textul documentului respectiv, cu caractere/culori diferite, si/sau transmise cu adresa (electronic). 3.1.5. Entitatea functionala elaboratoare modifica proiectul de document cu propunerile primite si realizeaza forma finala a acestuia. 3.1.6. Avizarea si aprobarea proiectului de document 3.1.6.1. Forma finala a proiectului de document, inainte de emitere, pentru adecvarea acestuia, se supune de catre entitatea functionala elaboratoare nivelelor decizionale de avizare si aprobare in functie de tipul documentului elaborat. Fisele de produs/serviciu, dupa aprobarea lor potrivit nivelelor decizionale stabilite, vor fi semnate de catre Vicepresedintele executiv coordonator al entitatii functionale elaboratoare. 3.1.6.2. Data intrarii in vigoare a documentului se stabileste in functie de data emiterii (data emiterii reprezinta data inregistrarii in Registrul unic de evidenta a documentelor interne de reglementare). Data intrarii in vigoare a documentului se stabileste intr-un termen care sa asigure timpul necesar pentru transmiterea, prelucrarea documentului de catre utilizatori si aplicarea acestuia incepand cu data intrarii in vigoare, evitandu-se totodata si intarzierile in punerea in practica. 3.1.6.3. Documentele de reglementare, in original, aprobate se parafeaza spre neschimbare pe fiecare pagina de catre DJ. Responsabilitatea prezentarii documentelor de reglementare la DJ pentru parafare revine entitatii functionale elaboratoare. 3.1.6.4. In functie de importanta si complexitatea proceselor, procedurilor sau sistemelor, care implica inclusiv schimbari IT, documentele se pot testa pe o zona pilot de utilizatori, respectiv unitati teritoriale reprezentative pentru procesul in cauza. Dupa aprobarea conform nivelelor de autoritate stabilite prin reglementarile interne si/sau reglementarile externe in vigoare, documentul se inregistreaza la DM-SAM, primind numar din Registrul unic de evidenta a documentelor interne de reglementare, care se aloca pe categorii de documente si care constituie elementul unic de identificare al documentului respectiv. Dupa inregistrare, exemplarul original al documentului, avand rol de martor, se pastreaza la DM-SAM in „arhiva documentelor de reglementare interna ”. In aceasta arhiva se pastreaza si documentele prin care s-au efectuat revizii ale editiilor anterioare. 3.1.7. Difuzarea electronica a documentelor de reglementare interna 3.1.7.1. Difuzarea documentelor de reglementare interna in entitatile functionale din administratia centrala si in unitatile teritoriale se va face numai electronic, prin intermediul aplicatiei informatice specializate in domeniul legislativ EUROLEX, modulul Acte interne, utilizata in acest scop. 3.1.7.2. In acest sens, entitatea functionala elaboratoare din administratia centrala va transmite catre DM-SAM, fisierul cu documentul de reglementare interna pe suport electronic. Introducerea fisierelor in aplicatia informatica specializata se va face de catre persoanele

desemnate prin fisa postului cu actualizarea documentelor de reglementare interna din cadrul DM-SAM. In cazul elaborarii unei revizii, entitatea functionala elaboratoare va transmite atat fisierul continand revizia aprobata, cat si forma actualizata a documentului de reglementare interna, in care sunt marcate cu culoarea rosie paragrafele revizuite. 3.1.7.3. Entitatea functionala din administratia centrala elaboratoare a reglementarii isi asuma responsabilitatea privind identitatea de continut a fisierului pe suport electronic cu documentul pe suport hartie aprobat, fiind obligata sa transmita si informatii privind data aprobarii, emiterii si intrarii in vigoare a documentului respectiv. 3.1.8. Consultarea si utilizarea documentelor de reglementare interna 3.1.8.1. Accesul la documentele de reglementare interna existente in aplicatia informatica EUROLEX, modulul Acte interne, se face prin intermediul Intranet-ului. 3.1.8.2. Directorii executivi adjuncti din entitatile functionale din administratia centrala, precum si directorii executivi adjuncti/directorii executivi financiari/contabilii sefi din sucursalele judetene/SMB/unitati teritoriale, vor avea ca atributie in fisa postului, controlul documentelor de reglementare interna, in vederea luarii masurilor care se impun pentru cunoasterea de catre personalul din subordine a reglementarilor interne. 3.1.8.3. Directorii executivi adjuncti din entitatile functionale din administratia centrala, precum si directorii executivi adjuncti/directorii executivi financiari/contabilii sefi din sucursalele judetene/SMB/unitati teritoriale sunt obligati sa isi activeze, pentru fiecare zona de interes, sistemul automat de atentionare al aplicatiei Intranet, pentru a fi atentionati despre actualizarea documentelor de reglementare interna printr-un mesaj e-mail transmis automat de catre aplicatia Intranet. 3.1.8.4. Directorii executivi adjuncti din entitatile functionale din administratia centrala, precum si directorii executivi adjuncti/directorii executivi financiari/contabilii sefi din sucursalele judetene/SMB/unitati teritoriale au obligatia: 3.1.8.4.1. Sa informeze imediat personalul din subordine despre reglementarile aparute; 3.1.8.4.2. Sa stabileasca utilizatorii, care trebuie sa consulte si sa cunoasca aceste reglementari in vederea aplicarii lor; 3.1.8.4.3. Sa dispuna listarea documentelor de reglementare interna, doar in situatii deosebite. In aceste cazuri, controlul documentelor se va efectua prin intocmirea unei liste de difuzare (anexa 4) in cadrul fiecarei entitati functionale/unitati teritoriale; 3.1.8.4.4. Sa interzica copierea documentelor de reglementare interna pe suport electronic. 3.1.8.5. Utilizatorilor le revine obligatia de a consulta documentele de reglementare interna din aplicatia informatica, asigurandu-se totodata ca acestea nu sunt perimate, prin consultarea rubricii „Starea actului selectat” (abrogat, modificat etc.). 3.1.8.6Compartimentul SSM-DORU analizează aplicabilitatea noilor acte normative în domeniul sănătăţii şi securităţii în muncă, actualizează lunar Registrul legislativ SSM şi după caz, documentele specifice SMSSM, care după aprobare, sunt transmise electronic/pe suport hârtie conducerii şi responsabilului cu protecţia muncii din sucursale, spre aplicare. 3.1.9. Revizuirea/reeditarea documentelor de reglementare interna 3.1.9.1. Avand in vedere modificarile intervenite in legislatie, tendintele pietei sau alte cerinte, documentele de reglementare interna (proceduri, manuale, norme, regulamente, ghiduri, fise de produs) trebuie sa fie revizuite periodic sub aspect procedural sau al modului de operare prin aplicatiile informatice utilizate; in acest scop se stabileste persoana/echipa responsabila pentru actualizarea documentului; daca modificarile asupra documentului sunt mai mari de 50% este necesar sa se intocmeasca o noua editie. In cazul celorlalte documente de reglementare (circulare, scrisori circulare) modificarea, completarea, inlocuirea, abrogarea unor prevederi ale acestora se va face prin acelasi tip de documente de reglementare.

3.1.9.2. Indiferent de mediul lor suport, pe prima pagina a documentelor abrogate se inscrie cuvantul „PERIMAT”, cu culoarea rosie, pentru prevenirea utilizarii neintentionate a documentelor perimate si a le aplica o identificare adecvata. 3.1.9.2.1. Mentiunea „PERIMAT” se inscrie pe documentul respectiv, in aplicatia informatica de catre persoanele responsabile din cadrul DM-SAM la data intrarii in vigoare a documentului care abroga actul in cauza; 3.1.9.2.2. In cazul documentelor de reglementare interna listate in cadrul unitatilor teritoriale, directorii executivi adjuncti/ directorii executivi financiar/ contabilii sefi din entitatile functionale din administratia centrala/SMB/unitati teritoriale au obligatia sa dispuna masuri pentru inscrierea corespunzatoare a mentiunii „PERIMAT” pe documentele respective. In cazul unitatilor teritoriale care nu au prevazute in organigrama functiile mentionate anterior, responsabilitatea privind dispunerea de masuri pentru inscrierea corespunzatoare a mentiunii „PERIMAT” pe documentele respective revine directorilor executivi adjuncti/directorilor executivi financiari/contabililor sefi din sucursalele coordonatoare. 3.1.9.3. Elaborarea unei noi revizii/editii a documentului se poate face si pe baza cererilor de modificare, prin completarea formularului din Anexa nr. 5 la prezenta procedura transmisa electronic entitatii functionale elaboratoare / responsabilului de proces. 3.1.9.4. Se stabileste responsabilul pentru analiza si aprobarea cererii de modificare si responsabilul pentru efectuarea modificarilor aprobate; se va transmite solicitantului raspuns la cererea sa. 3.1.10. Obligativitatea respectarii conditiilor de securitate a documentelor in conformitate cu regulile privind pastrarea, modificarile neautorizate, multiplicarile neautorizate, virusi, incendii sau furtul documentelor în timpul utilizarii acestora stabilite prin Politicile pentru securitatea informatiei si alte reglementari interne in domeniu. 3.1.10.1. In cazul unor reglementari cu caracter deosebit (respectiv incadrate in clase de restrictionare superioare celei de “proprietate”), acestea nu se vor introduce in aplicatia informatica specializata destinata documentelor de reglementare interna. In astfel de cazuri, in Nota de fundamentare, entitatea functionala elaboratoare din administratia centrala va inscrie modalitatea de difuzare a documentului. 3.1.10.2. Directia de Metodologie transmite documentele de reglementare interna si amendamentele la acestea, pe suport hartie, la Banca Nationala a Romaniei, in conformitate cu prevederile art. 54 din Legea nr. 58/1998 privind activitatea bancara si ale art. 29 din Normele BNR nr. 11/2004. 3.1.11. Conditiile de arhivare trebuie sa respecte reglementarile legale in vigoare in domeniul arhivarii si Normele tehnice de arhivare. 3.2. Documentele de planificare Elaborarea, aprobarea, gestionarea si utilizarea documentelor de planificare se realizeaza in conformitate cu reglementarile interne . Capitolul 4. INDICATORI DE PERFORMANTA Nr. neconformitati clauza 4.2.3 inregistrate in audituri-rezolvate I1 = ------------------------------------------------------------------------------------------- x 100 Nr. neconformitati clauza 4.2.3 inregistrate in audituri-identificate Nr. observatii clauza 4.2.3 inregistrate in audituri-rezolvate I2 = -------------------------------------------------------------------------------------- x 100 Nr. observatii clauza 4.2.3 inregistrate in audituri-identificate

Frecventa de masurare: - anual la nivelul DM pe baza auditurilor interne si de terta parte ale calitatii. Capitolul 5. METODE DE MASURARE A INDICATORILOR Indicatorii se monitorizeaza pe baza Registrului ON-LINE de corectii si actiuni corective (pentru neconformitati) si a Registrului ON-LINE de actiuni preventive din Intranet (pentru observatii). Capitolul 6. DISPOZITII FINALE 6.1. Prezenta procedura abroga procedura manageriala Controlul documentelor DM - PM … Editie …. Revizie …. si fisa de proces Asistenta metodologica DMMR - FPS .. Editie ..Revizie…. 6.2. In cazul in care o prevedere a prezentei proceduri este modificata /completata/abrogata de o dispozitie legala, se vor aplica dispozitiile acesteia din urma. Capitolul 7. ANEXE 7.1 Anexa 1 - Logigrama 7.2 Anexa 2 - Matricea responsabilitatilor 7.3 Anexa 3 - Clasificarea documentelor 7.4. Anexa 4 - Lista de difuzare 7.5. Anexa 5 - "Cerere de optimizare a activitatii "

PRESEDINTE

Anexa 1/Procedura LOGIGRAMA

Anexa 2/Procedura MATRICEA RESPONSABILITATILOR

Activitatile din cadrul procesului (conform etapelor din logigrama)

Directori ex. din Entitatea funct.

Sef serv Entitate funct.

Pers. Exec. Entit. funct.

Persoana desemnat a DMSAM

Directori ex. Sef serviciu adj/ unitate directori Ex. teritoriala Financiari/ Contabili sefi

Personal executie unitate teritoriala

Comitet Executiv

Client intern

1. Identificarea I necesitatii elaborarii unui document de reglementare 2. Planificare emitere document 3. Elaborare proiect document 4.Ancheta proiect document 5. Revizuirea proiect document 6. Avizarea si AV aprobarea documentelor 7. Difuzarea electronica a documentelor 8.consultarea C;PE;A si utilizarea documentelor de reglementare interna de catre utilizatori 9. Revizuirea V reeditarea documentelor 10. Securitatea S documentului 11. Arhivarea documentului

I

I

I

I

I

I

I

P

V

El

PE

PE

V

EL

V

V

EL

Ap

D

Int.; D

C;PE

C;P E

C;

C;PE;A

C;PE

C;PE

C

V

El

V

V

El

S

S E

S

S

S

S E

S

S

Legenda:A-dispune accesul la fis;C-consultare;D-difuzeaza;E-executa;El-elaboreaza; PE-primestespreexecutie;Ap-aproba;Av-avizeaza;S-securitate doc.;I-identifica;V-verifica; Int-introduce;P- planificare

Anexa 3/Procedura Clasificarea documentelor utilizate in cadrul organizatiei 1. in functie de provenienta: 1.1 documente externe 1.1.1 reglementari legale (nationale si internationale)

1.1.2 corespondenta cu clientii externi 1.1.3 sesizari, reclamatii ale clientilor externi 1.2 documente interne 1.2.1. documente de reglementare 1.2.1.1. documente de management (Statut, Hotarari, Ordine ale Presedintelui, Manual); 1.2.1.2. documente de organizare (RF, RI, Regulamente, Contractul colectiv de munca, state de personal, norme de munca, coduri) 1.2.1.3. documente de reglementare in domeniul sistemului de management al calitatii (proceduri manageriale); 1.2.1.4. documente de reglementare a activitatii specifice (norme, manuale, ghiduri, proceduri, circulare, scrisori circulare, fisele de produs) 1.2.2. documente de planificare 1.2.2.1. strategia 1.2.2.2. bugetul de venituri si cheltuieli 1.2.2.3. politici 1.2.2.4. planuri 1.2.3. inregistrari 2. in functie de mediul suport: 2.1. pe suport de hartie 2.2. pe suport electronic (inclusiv e-mail, modem etc.) 2.3. pe suport magnetic (dischete, CD, casete audio-video etc.) 2.4. pe suport optic, telecomunicatii (fax, telex, Swift etc.) 3. in functie de scopul utilizarii: 3.1. informare 3.2. raspuns 3.3. reglementare 3.4. evidenta 3.5. planificare 4. dupa posibilitatea modificarii: 4.1. revizuibile 4.2. nerevizuibile 5. dupa gradul de acces: 5.1 documente secret de stat 5.2 documente secret de serviciu 5.3 documente secret profesional 5.4 documente nesecrete 6. Dupa clasa de clasificare a informatiei cu regim restrictionat: 6.1. foarte secret 6.2. strict confidential 6.3. confidential 6.4. proprietate 6.5. de uz intern

Anexa 4/Procedura

Nr...................... (alocat din Registrul de intrare-ieşire) De la:.................(emitentul listei de difuzare)

Aprobat, Lista de difuzare ................................................................... (completare denumire şi codul documentului de reglementare)

Nr.

Denumire compartiment Nume/prenume

Semnatura

. . . .

Întocmit,

Anexa 5/ Procedura

Nr. Z..Z. -nr.
De la: Către:

/ data

Denumirea structurii organizatorice emitente Denumirea structurii organizatorice destinatare "Cerere de optimizare a activitatii "

Nr. crt.

Cerinta emiteredocumente; modificare/completare documente existente 1

Argumente

Sursele cerintei

0 …….. ……..

2*

3**

Director executiv/executiv adjunct,

Sef serviciu/birou,