SISTEM FAIL

Oleh ASHAH BINTI SAMAH

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

OBJEKTIF CERAMAH
Di akhir ceramah ini peserta diharap akan dapat: • Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail; dan • Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.
01/07/10 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

KEGUNAAN REKOD-,
• Sejarah-tamadun Cina(laksamana Cheng Ho/Shih Hwang Ti dan Princess Dowager); • Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpan; • Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan; • Rujukan, penyelidikan dan kajian

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

DEFINISI SISTEM FAIL
• Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir • Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Sumber Rujukan Autentik Sumber Sebenar

• Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail Memail; • Sistem Fail Institut Aminuddin Baki; dan • Sistem Fail Jabatan Pendidikan Negeri

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Ciri-ciri Sistem Fail
• • • • Bersistem; Mudah dirujuk; Mudah diperolehi Selamat Kes rujukan: HRD UiTM / SMM/ SKSL

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail
• Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang; • Mudah disedia dan mudah disimpan; • Murah dan mudah diperolehi; • Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan; • Rekod mudah dicari bila diperlukan; • Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan.

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Pengkelasan Fail
Memberi Tajuk Fail: • Kurikulum; • Ko-kurikulum; • Hal Ehwal Pelajar; • Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan; • Kewangan dan Akaun;

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Sambungan…………….
• • • • • Pentadbiran Am Sekolah Perhubungan Masyarakat; Kemudahan Fizikal; Asrama; Audit

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Sambungan……………..
A. Kurikulum (ii) Jadual Waktu / Latihan Mengajar; (iii) Peperiksaan; (iv) Laporan Jemaah Nazir Sekolah; (v) Alat Bantu Mengajar; (vi) Pengurusan Panitia Mata Pelajaran; (vii)Pusat Sumber Sekolah/Perpustakaan
01/07/10 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Fail-fail Kokurikulum
(i) Persatuan Ikhtisas; (ii) Pertubuhan Beruniform / sukarela; (iii) Kelab Sukan; (iv) Pameran; (v) Kelas Tambahan (vi) Sukan; (vii) Hari Ucapan; (viii)Majalah Sekolah (ix) Koperasi Sekolah

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Fail fail Hal Ehwal Murid
(i) Disiplin; (ii) Panduan dan Kerjaya; (iii) Kesihatan; (iv) Kemasukan Murid; (v) Pertukaran Murid; (vi) Berhenti Sekolah; (vii)Lawatan
01/07/10 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Sambungan………………
• Pinjaman Buku Teks; • Biasiswa; • Keselamatan;

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Perjawatan Dan Perkhidmatan Kakitangan
(i) Pribadi; (ii) Surat Pekeliling; (iii) Perlantikan Jawatan

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Tahap Fail : Mengikut Warna Fail
• • • • Putih : Terbuka dan terhad; Hijau: SULIT untuk fail individu (guru); Merah Jambu: Rahsia (maruah negara); dan Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah luar kulit. Keselamatan negara bagi keskes ISA Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika fail sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai masukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada kertas minit
sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

01/07/10

Perkara 53 © :FAIL TERHADPUTIH
Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit
Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan
01/07/10 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

53(a): RAHSIA BESAR
Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagi makluman…….sendiri dan lain-lain pegawai yang perlu mengetahui kandunganya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.
01/07/10 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b) dan ©
• Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah dikehendaki oleh undang-undang menyerahkannya kepada Pejabat daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk dihantar ke Pejabat Pegawai keselamatan Kerajaan beserta dengan keteranganketerangan termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana dijumpai. Menyimpan atau membinasakan dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972
01/07/10 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Cara Membuka Fail
• • • • • • • Namakan Fail- MESYUARAT PANITIA; Nomborkan –bersistem SMSS 01/05/01; Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk; Kertas minit di sebelah kiri kulit -rujukan; Dokumen pertama sebelah kanan-sistem; Masukkan dalam lubang yg ditebuk-selamat; Masukkan dalam benang - selamat

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Pernomboran dokumen
• • • • • Dari kanan ke kiri; Surat keluar- pen biru/hitam; Surat masuk – pen merah; Catatkan di kertas minit – rujukan; Tulis ikut lajur bertajuk

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Tutup Fail
• 100 dokumen sehelai; atau tebal fail satu inci; • Nombor fail baru sama SMSS/01/05/01/01 tambah JLD.11 • Fail lama ikat dengan tali putih; • Letak belakang fail baru

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Jangka Hayat Fail Lama
• Lima tahun –kajian keperluan ( simpan,pindah, musnah); • Selepas 5 tahun tulis surat kepada Arkib Negara; • Jika tiada jawapan simpan selamat ditempat khas untuk rujukan.

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Senarai Fail Panitia
• • • • • • • • • • • Minit Mesyuarat Panitia Surat-menyurat dan pekeliling-pekeliling Sukatan dan Huraian Sukatan Pelajaran Rancangan pelajaran tahunan Maklumat/Jadual peribadi setiap ahli panitia Penyeliaan pengajaran dan pembelajaran Semakan kerja bertulis Kewangan dan inventori(daftar stok) Bank-bank soalan Program-program panitia Fail timbul
sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

01/07/10

Senarai Nama Ahli Panitia
• • • • • Nama Guru: Gred: Opsyen: Kelas-kelas Diajar: Kursus yang dihadiri:

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Isu-isu
• • • • • Tiada buku peredaran/pergerakan fail; Sistem tidak tekal; Fail berpindah bersama guru; Bawa balik ke rumah; Tiada pemantauan dokumen secara berterusan; • Dokumen tidak dimasukkan ikut tajuk.

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Kepentingan Sistem Fail
Imej pengurusan sekolah yang berkualiti DO IT RIGHT THE FIRST TIME Beri implikasi positif

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Rumusan
Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan rekod yang baik. Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang dapat menampilkan imej pengurusan yang bermutu tinggi melalui pendokumentasian maklumat dan rekod. Sistem Fail adalah salah satu kriteria kualiti yg mesti bersistem, mudah dirujuk, mudah diperolehi dan selamat.
01/07/10 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Jika ada pertanyaan sila hubungi:
JEMAAH NAZIR SEKOLAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA ARAS 3,4,5 & 6, BLOK E 15 KOMPLEKS KERAJAAN PARCEL E PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN 62604 PUTRAJAYA: Tel 03-88844161
01/07/10 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Soyah makan sirih Sekian, terima kasih.

01/07/10

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful