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almacenar

la
informacin.
La
informacin se guarda en cada tabla en
una estructura de filas y columnas.
Cada una de las filas representa un
registro individual en la tabla. Cada
una de las columnas almacena un
contenido informativo del registro, un
campo de informacin.

INFORMTICA APLICADA A
LA GESTIN COMERCIAL
LECCIONES DE OFIMTICA
BSICA:
MICROSOFT ACCESS

El primer concepto equvoco que debe


evitarse es suponer que una base de
datos contiene una sola tabla: una base
de datos puede contener varias tablas de
datos para cada tipo de datos de
informacin con campos comunes entre
si y particulares de cada una. Es fcil
imaginar cmo una base de datos
empresarial para la gestin comercial
podra componerse, al menos, de dos
tablas: una tabla para la gestin de
ventas (clientes), y otra para la gestin
de compras (proveedores).

QU SE PRESENTA EN ESTE
DOCUMENTO
El objetivo de esta sencilla gua es
el de describir los procedimiento bsicos en
torno a la gestin de informacin con un
programa como el MS ACCESS, pensado
especialmente para la gestin de grandes
bases de datos.

Qu se entiende por Base de Datos.


Bsicamente, una base de datos es un
conjunto de informacin relacionada
con un mismo asunto o una misma
finalidad. Una lista de rdenes de venta,
un listn telefnico o, por ejemplo, los
valores que toman diversas variables
econmicas para los 179 municipios de
la Comunidad de Madrid.
Qu se entiende por Gestionar una
base de datos. Gestionar una base de
datos no supone slo crear una
estructura
para
disponer
organizadamente una determinada
informacin. Gestionar una base de
datos implica el desarrollo operativo de
2 operaciones bsicas: el almacenaje
organizado de informacin y la
consulta eficiente de la misma.

CMO SE ABORDA LA GESTIN


DE BASES DE DATOS EN EL
PROGRAMA MS ACCESS
Al abordar el funcionamiento
bsico de un programa como el MS
ACCESS deben distinguirse los siguientes
conceptos bsicos:

Qu es una Tabla de Datos. Las tablas


de datos son los elementos destinados a

Qu es una Consulta. Una consulta es


un mecanismo de MS ACCESS que
permite buscar, mostrar, recuperar,
actualizar o eliminar mltiples registros
de una o ms tablas que cumplen unas
determinadas condiciones de seleccin.
La ventaja de un programa como MS
ACCESS es que, una vez diseada una
consulta, los criterios y las operaciones
que la guan pueden ser almacenados
para ser utilizados en otra ocasin sobre
las mismas tablas. Otra gran ventaja es
la del sistema de consultas propuesto
por ACCESS es el carcter grfico del
interfaz de diseo, muy sencillo de
manejar.

Qu es un formulario. Un formulario
es una plantilla predefinida por el
usuario para ver, introducir o cambiar
datos directamente en una tabla o ms
tablas de una manera sencilla. De
nuevo, la ventaja de un programa como
MS ACCESS es que, una vez
diseados distintos formularios, pueden
utilizarse unos y otros en situaciones
diversas segn las necesidades.
Por ejemplo, en el contexto de la
gestin una base de datos comercial,
deben crearse distintos formularios:

formulario para recoger nuevos


pedidos, formulario para emitir o
abonar facturas, formulario para
documentar rdenes a los proveedores.

Qu es un informe. Un es una plantilla


predefinida para analizar los datos de
una o ms tablas o presentarlos de una
determinada manera al imprimirlos.
Nuevamente pueden crearse tantos
formularios
como
requisitos
de
presentacin de la informacin sean
necesarios.
En el ejemplo para la gestin de una
base de datos comercial podran ser
tiles los sigu ientes: un formulario para
impresin de facturas o albaranes a
clientes, un formulario para impresin
de facturas o proveedores, un
formulario para listar cada ao el
MODELO 347 de operaciones con
terceros o un formulario para editar una
carta solicitando el cobro de saldos
morosos.

ACCESO AL MS-ACCESS
1. Cmo iniciar la creacin de una Base
de Datos en ACCESS

Diseo previo sobre el papel. Antes


de entrar en el manejo del programa
debe tenerse en cuenta que el primer
paso para la creacin de una base de
datos en cualquier programa es el
diseo preliminar de la misma.

Debe tenerse absolutamente claro qu


conjuntos de informacin van a
almacenarse (tablas a considerar) y que
contenido guardar cada tabla (diseo
de campos para cada tabla). Este diseo
preliminar debe realizarse atendiendo,
no slo a las caractersticas de la
informacin disponible sino tambin a
los deseos de explotacin que se tengan
para esa base (consultas y formularios).

Al entrar por vez primera en Access


debe especificarse si se desea abrir una
base de datos existente o crear nueva
base de datos. En este segundo caso,
puede optarse por crear una Base de
datos en Blanco que despus ser
diseada debidamente o recurrir al
Asistente para Bases de Datos. Si se
opta por crear una base de datos en
blanco, el ACCESS solicitar el
nombre y la localizacin de esta base.
Debe entenderse que el nombre dar
lugar a un conjunto de tablas, consultas,
formularios e informes.

2. Descripcin del entorno de MS - ACCESS

Una vez creado el fichero global, el entorno de MS ACCESS se presenta segn la


ilustracin que se muestra a continuacin:

Barra de ttulo

Barra de mens

Barra de herramientas

Icono del
men de
control

Ficha Informes
Ficha Macros
Ficha Mdulos

Ficha Tablas
Ficha Consultas
Ficha Formularios

Espacio de
trabajo de la
aplicacin

Cada una de las reas de las fichas en que se divide la base de datos almacenar los
distintos elementos que se vayan creando de cada tipo. Por citar brevemente las dos reas no
mencionadas ms arriba, las macros son un conjunto acciones programadas por el usuario para
realizar una operacin determinada o una secuencia de ellas, ayudando a automatizar tareas
comunes. Los mdulos, son colecciones de declaraciones y procedimientos de Visual Basic
para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad que, o bien contienen
procedimientos generales que no estn asociados con ningn otro objeto y procedimientos
usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos, o
bien son creados por el usuario para controlar el comportamiento de los formularios e informes,
y sus respuestas a las acciones de los usuarios, tal como hacer clic con el mouse en un botn de
comando.

GESTIN DE TABLAS CON MS-ACCESS


1. Crear una nueva tabla
Para crear una nueva tabla accedemos a la ficha Tablas de la ventana Base de datos y
pulsamos el botn Nuevo.

Ventana
base de
datos

En el cuadro de dilogo Nueva tabla, seleccionamos el modo de creacin entre las


siguientes opciones:
Opcin
Modo de ver Hoja de datos
Modo de ver Diseo
Asistente para tablas
Vincular tablas

Descripcin
Crea una nueva tabla en el modo Hoja de datos para
introducir nuevos datos.
Crea una nueva tabla en el modo Diseo para modificar
el diseo de la misma.
Ejecuta el Asistente para la creacin de tablas.
Permite vincular datos procedentes de una tabla o base
de datos externa.

2. Diseo de campos de una nueva tabla


El paso ms lgico para la creacin de una nueva tabla cuyo diseo ya hemos
programado previamente es acceder al modo de diseo.
En este modo encontramos, ordenadas en filas, la relacin de columnas o campos de que
est compuesta la tabla y por columnas, el nombre del campo, los tipos de datos y la descripcin
del campo.

La columna Nombre de campo permite escribir o editar el nombre de cada uno de los
campos de la tabla, teniendo en cuenta las convenciones de nombre de Ms. ACCESS: los

nombres pueden tener una longitud mxima de 64 caracteres y pueden incluir cualquier
combinacin de letras, nmeros, espacios en blanco y caracteres especiales, con la excepcin
del punto (.), un signo de admiracin (), un acento grave (`) y corchetes ([ ]). Adems, los
nombres no pueden contener espacios a la izquierda ni caracteres de control (valores ASCII
desde los cdigos 0 hasta 32).
En la columna Tipo de datos, la opcin por defecto es Texto, pero existen tambin
otras posibilidades (numrico, memo, fecha/hora, etc.), que pueden elegirse activando la casilla
correspondiente del cuadro de dilogo dispuesto a este efecto. Los tipos de datos y
caractersticas de cada uno de ellos pueden resumirse como:

Texto:

Texto y nmeros, como por ejemplo nombres y direcciones, nmeros


de telfono y cdigos postales de hasta 255 caracteres.

Memo:

Texto largo, como comentarios y explicaciones. Un campo de tipo


Memo puede contener hasta 64.000 caracteres.
Datos numricos con los que se realizarn clculos matemticos, pero
no monetarios. Puede establecerse la propiedad

Numrico:

Fecha/Hora:
Moneda:

Contador
/Autonumrico:

S/No:
Objeto OLE:

Fechas y horas. Se ofrecen una variedad de formatos de presentacin


y se pueden crear formatos personalizados.
Valores monetarios. No debe usarse el tipo de datos Numrico para
valores monetarios pues, durante el clculo, los nmeros a la derecha
del separador decimal podran redondearse. El tipo de datos
Monetario mantiene un nmero fijo de dgitos a la derecha del
decimal.
Nmeros sucesivos insertados automticamente por Ms. Access. La
numeracin comienza en 1. Un campo con tipo de datos Contador es
una buena clave principal y es compatible con el tipo de datos
Numrico y la propiedad Tamao del campo establecida como Entero
largo.
S/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado o campos que slo
contendrn uno de dos valores (dicotmicos).
Objetos creados en otros programas usando el protocolo OLE, que se
pueden vincular o incrustar en una base de datos de Ms. Access, a
travs de un control en un formulario o Informe. Este tipo de campo
no se puede indexar.

En la columna Descripcin de la pantalla superior, puede escribirse opcionalmente una


descripcin de la informacin que contiene el campo.
Por otro lado, a medida que definimos cada campo, un men inferior detallan las
propiedades que controlan el diseo, contenidos, mscaras de entrada, filtros... etc del mismo.

El Tamao del campo establece el tamao mximo de datos que se pueden almacenar en
un campo; si se trata de un campo Texto, por defecto se encuentra el valor 50 con un
mximo de 255 caracteres. En el caso de tratarse de un campo nmrico, los contenidos del
Tamao del Campo son: Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble (opcin
predeterminada). En general, debera usarse siempre el menor tamao del campo posible de
modo que un menor requerimiento de memoria acelere los procedimientos.

La propiedad Formato especifica el formato para presentar e imprimir nmeros, fechas,


horas y texto. Esta propiedad tiene tambin diferentes configuraciones para los diferentes
tipos de datos.

La propiedad Lugares decimales determina el nmero de cifras decimales que MS.


ACCESS usa para mostrar los nmeros.

La propiedad Mscara de entrada permite especificar el formato que se utilizar para


introducir datos en un campo. Consta de caracteres literales de presentacin (como
parntesis, puntos o guiones) y caracteres de mscara que especifican dnde deben
introducirse los datos, qu tipo de datos estn permitidos y cuntos caracteres se permiten.
Esta propiedad puede crearse con el Generador de mscaras de entrada, cuyo icono se
encuentra a la derecha, con el smbolo de 3 puntos (...).

La propiedad Ttulo sirve para especificar el encabezado de la columna (que representa a un


campo) cuando la tabla est en el modo presentacin Hoja de datos, sustituyendo al nombre
asignado a la variable en el men superior de Diseo.

Las propiedades de Regla de validacin y Texto de validacin establecen la expresin que


se evala cuando se agregan o cambian los datos de un campo o cuando se guarda un
registro. En concreto, el Texto de Validacin especifica el texto del mensaje que aparece si
el campo de tabla o control no cumple con las condiciones enumeradas en Regla de
validacin.

La propiedad Requerido y Permitir longitud cero especifican si un valor es o no


obligatorio en un campo. La opcin predeterminada es No, es decir, que el campo puede
contener o no un valor. La opcin S fuerza a que todas las casillas del campo sealado
contengan un dato, no permitiendo registros con ausencia de contenido en ese campo.

La propiedad Indexado establece un ndice de campo nico. Un ndice es una caracterstica


de Ms. ACCESS acelera la bsqueda y la ordenacin de tablas. Puede crearse un ndice para
un campo en la ventana ndices o tambin asignando el valor S a la propiedad Indexado del
campo. Pueden crearse tantos ndices como se necesite. stos se crean al guardar el diseo
de la tabla y se actualizan automticamente al cambiar o agregar registros.

Una vez diseada la base de datos puede salvarse con un nombre determinado, siempre
y cuando se haya localizado uno o ms campos como claves principales lo que puede hacerse
con el men Edicin en el modo de diseo. Si se intenta cerrar una tabla antes de definir al
menos un campo clave principal, Access mostrar un cuadro de dilogo informando de la
conveniencia de definir uno. Si se hace clic sobre la opcin S, el programa definir una clave
de forma automtica. La opcin No cerrar la tabla sin definir clave principal.
3. Introduccin y consulta de datos sin Consultas ni Formularios
Para introducir datos en una tabla sin utilizar un formulario especfico de entrada basta
seleccionar la tabla creada y pulsar el botn Abrir de la ficha de tablas disponibles y teclear los
valores a introducir.

Algunos de los ic onos activos en la barra superior de men, permiten simplificar tareas
simples de edicin y consulta en ese momento:

Icono

Accin
Introducir nuevo registro
Eliminar registro
Modo diseo
Ordenar registros
Filtro por seleccin
Filtro por formulario
Buscar registro

Descripcin
Sita el cursor al final de la tabla para introducir un
nuevo registro
Elimina el registro en el que el cursor est situado
Vuelve a la pantalla de diseo de la tabla en uso
Ordena ascendente o descendentemente la tabla
utilizando el campo en el que est situado el cursor
Muestra slo los registros que contienen el valor del
campo en que est situado el cursor
Crea una lista de seleccin de contenidos en el campo
en que se encuentra el cursor
Abre un cuadro de dilo go de busca rpida de registro
Barra de desplazamiento: Permite un movimiento
ms rpido por los registros de la tablas

GESTIN DE FORMULARIOS CON MS-ACCESS


1. Creacin de un formulario con el Asistente
Al principio puede resultar sencillo crear los primeros informes utilizando el asistente.
Para ello debe seleccionarse Nuevo en la ficha de Informes y a continuacin, elegir la opcin
Asistente para Formularios en el cuadro de dilogo del Nuevo Formulario, siguiendo a
continuacin los pasos siguientes:

En primer lugar debe seleccionarse la tabla a utilizar en el cuadro de dilogo que aparece en
la parte inferior (en nuestro ejemplo, la tabla a seleccionar ser la de ventas, la nica
creada, por otro lado).

A continuacin deben seleccionarse los campos que se incluirn en el formulario. (En


nuestro ejemplo incluiremos todos).

Una vez seleccionados los campos, el Asistente nos ofrece unos diseos preliminares
entre los que podemos optar tanto para la colocacin de los campos en el formulario,
como para el diseo de los cuadros de texto.

Diseos de formularios

Diseo de apariencia de campos

Por ltimo, deberemos introducir el nombre del formulario y elegir entre abrir el modo
diseo del mismo o el modo de introduccin de datos.

Una vez realizadas las operaciones anteriores observaremos el formulario creado.


Independientemente del aspecto final del formulario, si seleccionamos el modo Vista Diseo
( )podremos detallar el aspecto y propiedades de algunos de los elementos que componen el
formulario. Este diseo puede alterarse en cualquier momento posterior, independientemente de
si se ha usado previamente o no para la introduccin y/o edicin de registros. En el modo Vista
Formulario, podremos utilizar el formulario para la introduccin o consulta de registros.
Vista Diseo

Vista Formulario

Vamos a modificar a modo de ejemplo algunas caractersticas para ilustrar el sencillo


funcionamiento bsico de este editor de formularios, ilustrando de paso, algunas opciones
interesantes. Utilizaremos los mens superiores y la nueva barra de elementos de formulario que
aparece en el momento en que se entra en la vista de diseo:

1. Introducir un encabezado de texto en el formulario: Abrimos el espacio del encabezado


de pgina tirando del marco que lo limita e introducimos un texto. Para ello, seleccionamos
-Etiqueta del men de herramientas. A continuacin alteramos las
el icono
propiedades de apariencia del texto (fuentes, rellenos, tamaos) y de los marcos y fondos
del texto hasta lograr el aspecto deseado.

2. Cambiamos la disposicin de los campos en el formulario y alteramos cuestiones


bsicas de formato de las etiquetas del campo. Para ello basta con usar los indicadores de
los marcos de los objetos a desplazar.

3. Cambiamos el orden de tabulacin para la entrada de datos. Para ello seleccionamos la


opcin del men principal superior Ver - Orden de Tabulacin y nos servimos del men
desplegado para disear el orden correcto (colocando con el ratn los campos en el orden
deseado).

4. Convertimos en Cuadro Combinado el campo de Mes. Para ello marcamos el rea blanca
del campo mes, accedemos con el men contextual a la opcin Cambiar a y seleccionamos
Cuadro Combinado. Una vez hecho esto, accedemos a las propiedades de este cuadro de
lista y no aseguramos de que el Origen de Control sea el campo MES, el Tipo de Origen
de la Fila sea Lista de Valores y tecleamos en Origen de la Fila cada uno de los meses
del ao entre comillas y separados por punto y coma.

5. Sustituimos el campo de Establecimiento para crear un Cuadro de Lista, ms cmodo


para la seleccin. Para ello, una vez borrado el campo de Establecimiento, seleccionamos

de la barra de herramienta el elemento


- Cuadro de Lista marcando despus sobre el
formulario el rea a ocupar por este cuadro. En este momento aprovechamos el asistente de
Access para responder a las siguientes preguntas:

Origen del cuadro de opciones: Escribir los valores que desee


Lista de valores: Teclear los valores de la lista (los 4 centros en nuestro caso)
Utilidad de la seleccin: Almacenar el valor en el campo correspondiente
(establecimiento, en nuestro caso)
Especificar el nombre para la etiqueta del cuadro

6. Hacemos lo mismo con el campo de Tipo de Ventas


7. Creamos un campo nuevo SI/NO destinado a almacenar si se ha satisfecho la factura o
NO. Primero aadimos el nuevo campo al diseo de la base. A continuacin, en el diseo
del formulario situamos el nuevo campo que se mostrar como un botn de opcin.
8. Pueden crearse grupos de opcin externos elegimos el elemento
Opciones y rellenamos los campos del asistente correspondiente:

- Grupo de

Etiquetas para cada opcin


Opcin predeterminada SI/NO
Valores asignados a cada etiqueta
Campo en el que almacenar la respuesta
Aspecto del botn de seleccin en el cuadro de valores

GESTIN DE CONSULTAS CON MS ACCESS


1. Creacin de una consulta de seleccin
Las consultas ms habituales que se realizan sobre una o varias tablas de MS-ACCES
son las llamadas consultas de seleccin. Las consultas de seleccin recuperan datos de una o
ms tablas usando los criterios que se especifiquen y, a continuacin, los muestra en el orden
deseado.
Aparte de las consultas de seleccin existen otros tipos cuyo carcter se resume
brevemente en la siguiente tabla:
Consultas de seleccin:

Plantean preguntas acerca de los datos almacenados en sus


tablas y devuelven una hoja dinmica de respuestas, que
contiene el resultado de la consulta, sin cambiar los datos. Una
vez que est visible la hoja dinmica de respuestas es posible
ver y modificar los datos en las tablas subyacentes.

Consultas de acciones:

Cambian o mueven los datos. Se trata de consultas de datos


aadidos, de eliminacin, de creacin de tabla y de
actualizacin.

Consultas de tabla de
referencias cruzadas:

Calculan los totales de resumen a partir de los valores para cada


fila y columna.

Consultas de parmetros

Amplan la flexibilidad de otras consultas pidindole que


introduzca ciertos criterios cada vez que se ejecuta la consulta.

Consultas especficas de

Slo pueden crearse escribiendo una instruccin del SQL en el

SQL

modo de presentacin SQL. Las consultas de unin, de paso a


travs y de definicin de datos son de este tipo.

Al solicitar la creacin de una nueva consulta en modo Diseo, ser necesario


especificar la o las tablas o consultas en la que estn contenidos los datos que alimentarn la
consulta que va a disearse:
Seleccin de tabla para consulta

En cualquier momento, utilizando el men Mostrar Tabla, es posible incorporar tablas


a la consulta aunque en nuestro ejemplo estemos utilizando slo una nica tabla. Es importante
sealar que, en el caso en que se quisiera utilizar una consulta sobre el contenido de varias
tablas simultneamente, dichas tablas deben estar unidas por un campo comn que ligue los
registros de una y otra, generalmente uno de los constituidos en clave principal.
Una vez especificadas las tablas que consultaremos accedemos al rea de trabajo que se
muestra a continuacin:
Tabla de diseo de consultas

El funcionamiento de esta rea es sencillo. Cada columna de la tabla inferior est


destinada a recoger un criterio de consulta: es decir, un contenido (campo) a mostrar, o una
condicin de seleccin sobre los registros ejecutado sobre algunos de los campos de las tablas.

Campo que se desea mostrar o filtrar


Tabla a la que pertenece el campo
Orden para mostrar la informacin de ese campo
Mostrar o no el contenido del campo
Criterios de filtro de registros

En el ejemplo que se muestra a continuacin, se pide que, sobre la tabla de ventas, se


muestre el Nmero de Registro de aquellas operaciones que:
1. se han realizado en el establecimiento de Alcobendas
2. Y Tengan un % de descuento superior al 2%
3. O la cantidad de descuento en pesetas sea superior a 100
el icono

iniciar la consulta.

2. El generador de expresiones
Visto lo anterior, puede entenderse que lo nico complejo de las consultas ser,
obviamente, conocer la sintaxis para generar los criterios de seleccin de registros en cada caso.
Para ayudarnos en esta tarea, existe un generador de expresiones que puede utilizarse pulsando
el icono
- Generar del men superior.
Aspecto del Generador de Expresiones

Una expresin es una combinacin de smbolos (identificadores, operadores y valores)


que produce un resultado.
Las expresiones no slo son tiles como criterios de consulta sino que, en general, son
un componente fundamental de numerosas operaciones en Microsoft Access. Por ejemplo,
podramos usar la expresin utilizada en la consulta (= [Miles Pesetas ] * 1000*[Descuento])
para el control ( objeto para presentar datos o realizar una accin) de un formulario o de un
informe de modo que se mostrase automticamente el resultado del producto de las ventas por el
descuento.
Las operaciones ms comunes para las que se utilizan las expresiones son:

Generar un control calculado en un informe o formulario


Establecer una regla de validacin para un campo
Establecer el valor predeterminado de un campo
Generar un criterio de consulta o filtro en una consulta de seleccin
Crear un campo calculado en una consulta de actualizacin
Establecer una condicin para realizar una accin en una macro
Especificar argumentos para funciones, instrucciones y mtodos de procedimientos de
Visual Basic
Editar una consulta SQL (lenguaje utilizado para consultar, actualizar y administrar
bases de datos relacionales)

Para la construccin de una expresin completa, el generador se divide en tres


secciones:

En la seccin superior se encuentra al rea en la que se genera la expresin. No es necesario


utilizar la seccin inferior para crear los elementos de la expresin, si se conoce la sintaxis
puede escribirse componentes de la expresin directamente en este cuadro.

En la seccin intermedia del generador hay botones que corresponden a los operadores ms
comunes. El resto estar accesible en la parte inferior del generador, en la carpeta de
Operadores

En la seccin inferior del generador hay tres cuadros:

El cuadro situado a la
izquierda contiene
carpetas que muestran los
objetos de la base de datos
activa, las funciones
incorporadas y las
definidas por el usuario,
las constantes, los
operadores y las
expresiones comunes.

El cuadro intermedio
muestra los elementos
especficos o las
categoras de elementos
que corresponden a la
carpeta seleccionada en el
cuadro de la izquierda.

En el cuadro de la derecha
aparecen los valores que
corresponden a los
elementos seleccionados en
los cuadros izquierdo e
intermedio.

El manejo del generador de expresiones es ms sencillo de lo que parece pero exige


conocer la sintaxis de los principales operadores y funciones.

3. Consultas de actualizacin
Las consultas de actualizacin permiten realizar cambios globales a un grupo de
registros de una o ms tablas segn una serie de criterios mltiples.
Su funcionamiento es bsicamente similar al de la consulta de seleccin. Para ejecutar
una consulta de este tipo debe especificarse la opcin Consulta - Consulta de Actualizacin en
el men principal superior. Access aadir entonces al men de consulta, la nueva fila
Actualizar a, donde deber especificarse la expresin de actualizacin a poner en marcha. El
icono

iniciar la consulta pero antes de realizar la actualizacin, puede ser interesante ver una

lista de los registros que se actualizarn (no el valor actualizado sino los registros que sufrirn
la actualizacin), para lo cual puede pulsarse el icono
.
En el ejemplo que se muestra a continuacin, la consulta reemplazara el valor del
campo Miles Pesetas, por ese mismo valor multiplicado por mil.
Ejemplo de consulta de actualizacin

4. Consulta de eliminacin
Una consulta de elimina suprime uno o un grupo de registros de una o ms tablas. El
funcionamiento bsico es el mismo que el indicado en los epgrafes previos. Con las consultas
de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de
los registros.
Debe considerarse, aunque no se haya tratado explcitamente el tema, la posibilidad de
eliminar registros en cascada. Esta operacin permite eliminar los registros de un conjunto de
tablas relacionados con otra principal realizando la eliminacin exclusivamente en la tabla
principal.
5. Relacin entre tablas para consultas con ms de una tabla
El poder de las consultas es tanto ms evidente cuando ms se tienda a combinar datos
de ms una tabla o consulta. Por ejemplo, puede ser necesario ver la informacin del registro de
ventas de una operacin y el estado de sus pagos. Para ver esta informacin se necesitan datos
de las tablas Ventas y Gestin de Cobros.
Cuando se agrega ms de una tabla o consulta a una consulta, es necesario asegurarse de
que sus listas de campos estn relacionadas entre s con una lnea de combinacin de forma que
Microsoft Access pueda saber cmo vincular la informacin.
Una relacin hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con
el mismo nombre en ambas tablas). Si las tablas de una consulta no estuvieran combinadas unas
con otras, MS- Access no sabe qu registros estn asociados entre s, por lo que al exigir un
determinado criterio de consulta presenta todas las combinaciones de registros entre las dos
tablas (producto cruzado o producto Cartesiano). Por tanto, si cada tabla tiene 10 registros, el
resultado de la consulta contendr 100 registros (10X10). No obstante, si no se han creado
relaciones, Microsoft Access crea combinaciones de forma automtica si se agregan dos tablas a
una consulta y cada una de las tablas tiene un campo con el mismo tipo de datos o con un tipo
de datos compatible y si uno de los campos combinados es una clave principal.
Aspecto de las relaciones entre dos tablas

Las relaciones pueden crearse con anterioridad a la ejecucin utilizando el icono


Relaciones o directamente en el momento de la consulta. Aunque no entraremos con detalle en
los elementos que componen la Ventana de Relaciones, si conviene aclarar los conceptos
mnimos:

En una relacin uno a uno, cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro
coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin no es habitual, debido a que la
mayora de la informacin relacionada de esta forma estara en una sola tabla. Puede utilizar
la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una
tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un
subconjunto de la tabla principal.

La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un


registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un
registro de la Tabla B slo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define una
tercera tabla (tabla de unin) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las
claves externas de las Tablas A y B.

Se llama integridad referencial a la propiedad de una relacin que impide agregar


registros a una tabla relacionada cuando no existe un registro asociado en la tabla principal,
realizar cambios en los valores de la tabla principal que pudieran deparar registros
hurfanos en la tabla relacionada o eliminar registros de la tabla principal cuando no existen
registros relacionados coincidentes en la tabla relacionada. La integridad referencial tena
que tener alguna ventaja y esta es la de permitir la actualizacin y eliminacin de registros
en cascada una vez que se actualizan y/o eliminan de la tabla principal.

Una vez combinadas las tablas y agregados campos de ambas tablas a la cuadrcula de
diseo en la Vista Diseo de una consulta, la combinacin predeterminada indica a la consulta
que busque los valores coincidentes en los campos combinados, lo que se denomina
combinacin interna en la terminologa de bases de datos:

Cuando encuentra coincidencias, combina esos dos registros y los presenta como
uno solo en el resultado de la consulta.

Si una tabla o consulta no tiene un registro coincidente en la otra tabla o consulta,


ninguno de los registros aparece en el resultado de la consulta. Si desea que la
consulta seleccione todos los registros de una tabla o consulta con independencia de
si existen registros coincidentes en la otra tabla o consulta, puede cambiar el tipo de
combinacin.

El tipo de combinacin puede alterarse en la Venta de Relaciones activando las


propiedades de la relacin de que se trate.

6. Ejemplo de consulta de actualizacin con dos tablas

La consulta que se muestra en la siguiente ilustracin rellena una tabla de Gestin de


Cobros con contenidos de la tabla de Ventas u operaciones a partir de contenidos de los mismos.
Esta segunda tabla (Gestin de Cobros) est slo constituida por la fecha de venta y el
nmero de registro de venta. La consulta de actualizacin que se propone, calcula el total
devengado aplicando el descuento a la cantidad vendida, calcula la fecha de facturacin y los
das transcurridos desde su devengo.

7. Ejemplo de consulta de referencia cruzada


Para generar una especie de tabla dinmica con subtotales segn criterios puede elaborarse una
consulta de referencias cruzadas.
La creacin de consultas con referencias cruzadas es sencilla, como en el caso del excel, tenemos
que definir el campo que ocupar filas y columnas as como el valor a representar en el interior de las
celdas. En la ilustracin siguiente se muestra un ejemplo de este tipo de consulta:

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