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la
informacin.
La
informacin se guarda en cada tabla en
una estructura de filas y columnas.
Cada una de las filas representa un
registro individual en la tabla. Cada
una de las columnas almacena un
contenido informativo del registro, un
campo de informacin.
INFORMTICA APLICADA A
LA GESTIN COMERCIAL
LECCIONES DE OFIMTICA
BSICA:
MICROSOFT ACCESS
QU SE PRESENTA EN ESTE
DOCUMENTO
El objetivo de esta sencilla gua es
el de describir los procedimiento bsicos en
torno a la gestin de informacin con un
programa como el MS ACCESS, pensado
especialmente para la gestin de grandes
bases de datos.
Qu es un formulario. Un formulario
es una plantilla predefinida por el
usuario para ver, introducir o cambiar
datos directamente en una tabla o ms
tablas de una manera sencilla. De
nuevo, la ventaja de un programa como
MS ACCESS es que, una vez
diseados distintos formularios, pueden
utilizarse unos y otros en situaciones
diversas segn las necesidades.
Por ejemplo, en el contexto de la
gestin una base de datos comercial,
deben crearse distintos formularios:
ACCESO AL MS-ACCESS
1. Cmo iniciar la creacin de una Base
de Datos en ACCESS
Barra de ttulo
Barra de mens
Barra de herramientas
Icono del
men de
control
Ficha Informes
Ficha Macros
Ficha Mdulos
Ficha Tablas
Ficha Consultas
Ficha Formularios
Espacio de
trabajo de la
aplicacin
Cada una de las reas de las fichas en que se divide la base de datos almacenar los
distintos elementos que se vayan creando de cada tipo. Por citar brevemente las dos reas no
mencionadas ms arriba, las macros son un conjunto acciones programadas por el usuario para
realizar una operacin determinada o una secuencia de ellas, ayudando a automatizar tareas
comunes. Los mdulos, son colecciones de declaraciones y procedimientos de Visual Basic
para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad que, o bien contienen
procedimientos generales que no estn asociados con ningn otro objeto y procedimientos
usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos, o
bien son creados por el usuario para controlar el comportamiento de los formularios e informes,
y sus respuestas a las acciones de los usuarios, tal como hacer clic con el mouse en un botn de
comando.
Ventana
base de
datos
Descripcin
Crea una nueva tabla en el modo Hoja de datos para
introducir nuevos datos.
Crea una nueva tabla en el modo Diseo para modificar
el diseo de la misma.
Ejecuta el Asistente para la creacin de tablas.
Permite vincular datos procedentes de una tabla o base
de datos externa.
La columna Nombre de campo permite escribir o editar el nombre de cada uno de los
campos de la tabla, teniendo en cuenta las convenciones de nombre de Ms. ACCESS: los
nombres pueden tener una longitud mxima de 64 caracteres y pueden incluir cualquier
combinacin de letras, nmeros, espacios en blanco y caracteres especiales, con la excepcin
del punto (.), un signo de admiracin (), un acento grave (`) y corchetes ([ ]). Adems, los
nombres no pueden contener espacios a la izquierda ni caracteres de control (valores ASCII
desde los cdigos 0 hasta 32).
En la columna Tipo de datos, la opcin por defecto es Texto, pero existen tambin
otras posibilidades (numrico, memo, fecha/hora, etc.), que pueden elegirse activando la casilla
correspondiente del cuadro de dilogo dispuesto a este efecto. Los tipos de datos y
caractersticas de cada uno de ellos pueden resumirse como:
Texto:
Memo:
Numrico:
Fecha/Hora:
Moneda:
Contador
/Autonumrico:
S/No:
Objeto OLE:
El Tamao del campo establece el tamao mximo de datos que se pueden almacenar en
un campo; si se trata de un campo Texto, por defecto se encuentra el valor 50 con un
mximo de 255 caracteres. En el caso de tratarse de un campo nmrico, los contenidos del
Tamao del Campo son: Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble (opcin
predeterminada). En general, debera usarse siempre el menor tamao del campo posible de
modo que un menor requerimiento de memoria acelere los procedimientos.
Una vez diseada la base de datos puede salvarse con un nombre determinado, siempre
y cuando se haya localizado uno o ms campos como claves principales lo que puede hacerse
con el men Edicin en el modo de diseo. Si se intenta cerrar una tabla antes de definir al
menos un campo clave principal, Access mostrar un cuadro de dilogo informando de la
conveniencia de definir uno. Si se hace clic sobre la opcin S, el programa definir una clave
de forma automtica. La opcin No cerrar la tabla sin definir clave principal.
3. Introduccin y consulta de datos sin Consultas ni Formularios
Para introducir datos en una tabla sin utilizar un formulario especfico de entrada basta
seleccionar la tabla creada y pulsar el botn Abrir de la ficha de tablas disponibles y teclear los
valores a introducir.
Algunos de los ic onos activos en la barra superior de men, permiten simplificar tareas
simples de edicin y consulta en ese momento:
Icono
Accin
Introducir nuevo registro
Eliminar registro
Modo diseo
Ordenar registros
Filtro por seleccin
Filtro por formulario
Buscar registro
Descripcin
Sita el cursor al final de la tabla para introducir un
nuevo registro
Elimina el registro en el que el cursor est situado
Vuelve a la pantalla de diseo de la tabla en uso
Ordena ascendente o descendentemente la tabla
utilizando el campo en el que est situado el cursor
Muestra slo los registros que contienen el valor del
campo en que est situado el cursor
Crea una lista de seleccin de contenidos en el campo
en que se encuentra el cursor
Abre un cuadro de dilo go de busca rpida de registro
Barra de desplazamiento: Permite un movimiento
ms rpido por los registros de la tablas
En primer lugar debe seleccionarse la tabla a utilizar en el cuadro de dilogo que aparece en
la parte inferior (en nuestro ejemplo, la tabla a seleccionar ser la de ventas, la nica
creada, por otro lado).
Una vez seleccionados los campos, el Asistente nos ofrece unos diseos preliminares
entre los que podemos optar tanto para la colocacin de los campos en el formulario,
como para el diseo de los cuadros de texto.
Diseos de formularios
Por ltimo, deberemos introducir el nombre del formulario y elegir entre abrir el modo
diseo del mismo o el modo de introduccin de datos.
Vista Formulario
4. Convertimos en Cuadro Combinado el campo de Mes. Para ello marcamos el rea blanca
del campo mes, accedemos con el men contextual a la opcin Cambiar a y seleccionamos
Cuadro Combinado. Una vez hecho esto, accedemos a las propiedades de este cuadro de
lista y no aseguramos de que el Origen de Control sea el campo MES, el Tipo de Origen
de la Fila sea Lista de Valores y tecleamos en Origen de la Fila cada uno de los meses
del ao entre comillas y separados por punto y coma.
- Grupo de
Consultas de acciones:
Consultas de tabla de
referencias cruzadas:
Consultas de parmetros
Consultas especficas de
SQL
iniciar la consulta.
2. El generador de expresiones
Visto lo anterior, puede entenderse que lo nico complejo de las consultas ser,
obviamente, conocer la sintaxis para generar los criterios de seleccin de registros en cada caso.
Para ayudarnos en esta tarea, existe un generador de expresiones que puede utilizarse pulsando
el icono
- Generar del men superior.
Aspecto del Generador de Expresiones
En la seccin intermedia del generador hay botones que corresponden a los operadores ms
comunes. El resto estar accesible en la parte inferior del generador, en la carpeta de
Operadores
El cuadro situado a la
izquierda contiene
carpetas que muestran los
objetos de la base de datos
activa, las funciones
incorporadas y las
definidas por el usuario,
las constantes, los
operadores y las
expresiones comunes.
El cuadro intermedio
muestra los elementos
especficos o las
categoras de elementos
que corresponden a la
carpeta seleccionada en el
cuadro de la izquierda.
En el cuadro de la derecha
aparecen los valores que
corresponden a los
elementos seleccionados en
los cuadros izquierdo e
intermedio.
3. Consultas de actualizacin
Las consultas de actualizacin permiten realizar cambios globales a un grupo de
registros de una o ms tablas segn una serie de criterios mltiples.
Su funcionamiento es bsicamente similar al de la consulta de seleccin. Para ejecutar
una consulta de este tipo debe especificarse la opcin Consulta - Consulta de Actualizacin en
el men principal superior. Access aadir entonces al men de consulta, la nueva fila
Actualizar a, donde deber especificarse la expresin de actualizacin a poner en marcha. El
icono
iniciar la consulta pero antes de realizar la actualizacin, puede ser interesante ver una
lista de los registros que se actualizarn (no el valor actualizado sino los registros que sufrirn
la actualizacin), para lo cual puede pulsarse el icono
.
En el ejemplo que se muestra a continuacin, la consulta reemplazara el valor del
campo Miles Pesetas, por ese mismo valor multiplicado por mil.
Ejemplo de consulta de actualizacin
4. Consulta de eliminacin
Una consulta de elimina suprime uno o un grupo de registros de una o ms tablas. El
funcionamiento bsico es el mismo que el indicado en los epgrafes previos. Con las consultas
de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de
los registros.
Debe considerarse, aunque no se haya tratado explcitamente el tema, la posibilidad de
eliminar registros en cascada. Esta operacin permite eliminar los registros de un conjunto de
tablas relacionados con otra principal realizando la eliminacin exclusivamente en la tabla
principal.
5. Relacin entre tablas para consultas con ms de una tabla
El poder de las consultas es tanto ms evidente cuando ms se tienda a combinar datos
de ms una tabla o consulta. Por ejemplo, puede ser necesario ver la informacin del registro de
ventas de una operacin y el estado de sus pagos. Para ver esta informacin se necesitan datos
de las tablas Ventas y Gestin de Cobros.
Cuando se agrega ms de una tabla o consulta a una consulta, es necesario asegurarse de
que sus listas de campos estn relacionadas entre s con una lnea de combinacin de forma que
Microsoft Access pueda saber cmo vincular la informacin.
Una relacin hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con
el mismo nombre en ambas tablas). Si las tablas de una consulta no estuvieran combinadas unas
con otras, MS- Access no sabe qu registros estn asociados entre s, por lo que al exigir un
determinado criterio de consulta presenta todas las combinaciones de registros entre las dos
tablas (producto cruzado o producto Cartesiano). Por tanto, si cada tabla tiene 10 registros, el
resultado de la consulta contendr 100 registros (10X10). No obstante, si no se han creado
relaciones, Microsoft Access crea combinaciones de forma automtica si se agregan dos tablas a
una consulta y cada una de las tablas tiene un campo con el mismo tipo de datos o con un tipo
de datos compatible y si uno de los campos combinados es una clave principal.
Aspecto de las relaciones entre dos tablas
En una relacin uno a uno, cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro
coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin no es habitual, debido a que la
mayora de la informacin relacionada de esta forma estara en una sola tabla. Puede utilizar
la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una
tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un
subconjunto de la tabla principal.
En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define una
tercera tabla (tabla de unin) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las
claves externas de las Tablas A y B.
Una vez combinadas las tablas y agregados campos de ambas tablas a la cuadrcula de
diseo en la Vista Diseo de una consulta, la combinacin predeterminada indica a la consulta
que busque los valores coincidentes en los campos combinados, lo que se denomina
combinacin interna en la terminologa de bases de datos:
Cuando encuentra coincidencias, combina esos dos registros y los presenta como
uno solo en el resultado de la consulta.