KERTAS CADANGAN

PENUBUHAN ALUMNI
ILP KEPALA BATAS
PULAU PINANG

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 1

PENGENALAN

Alumni Institut Latihan Perindustrian Kepala Batas Pulau Pinang atau lebih dikenali
sebagai Alumni ILP Kepala Batas Pulau Pinang telah ditubuhkan pada 2007. Persatuan
bekas pelajar ini diilhamkan oleh Tuan Pengarah ILP Kepala Batas Pulau Pinang. Setelah
mendapat persetujuan serta sefahaman maka satu Jawatankuasa Ad-Hoc Penubuhan
Alumni ILP Kepala Batas Pulau Pinang telah dibentuk dengan En. Abdul Halim bin Abd
Rahman AMP sebagai Penaung dan Pn. Maizun bt. Ahmad sebagai Penasihat. Melalui
beberapa mesyuarat yang telah dijalankan, Jawatankuasa ini telah dapat menghasilkan
satu Draf Perlembagaan Persatuan dan Nama Persatuan telah dipersetujui sebagai
‘Persatuan Bekas Pelajar ILP Kepala Batas Pulau Pinang (Ex-ILPKBPP)’. Tujuan utama
penubuhan Alumni ILP Kepala Batas Pulau Pinang adalah sebagai keperluan untuk
mewujudkan satu badan perhubungan bagi membolehkan bekas-bekas pelajar ILP Kepala
Batas Pulau Pinang bertemu semula seterusnya menggerakkan aktiviti untuk kepentingan
bekas-bekas pelajar dan pelajar-pelajar ILP Kepala Batas Pulau Pinang sendiri.

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 2

Ahli Jawatankuasa Ad-Hoc Penubuhan Alumni ILPKBPP

Pengerusi : Pn. Rodzidah bt. Mohd. Rodzi

Ahli JK :
1. Pn. Farihan bt. Abu Hasan - (Setiausaha)
2. En. Rostam bin Mohamad Zin
3. Cik Norhasnida bt. Suffian
4. Pn. Noraila bt. M Noor
5. Pn. Hasliza bt. Abu Hasan
6. En. Noliazri bin Osman

Ahli Jawatankuasa Pro-Temp Alumni ILPKBPP

Presiden : En. Aiman Bin Abd Hamid

Ahli :
1. En. Norhamzi Bin Mansur – Timbalan Presiden
2. Cik Rozaida Bt Zakaria – Setiausaha
3. Cik Noor Azira Binti Mohamad Wazir – Bendahari

Nama Telefon No. K/P Alamat

Bil

No 124, Persiaran Kelab

1 Aiman Bin Abd Hamid 017-4001132 870202-14-5793 Cinta Sayang, 08000 Sungai
Petani, Kedah.

No.1644 Kampung
2 Norhamzi Bin Mansur 016-6021592 830315-07-5035 Baru,Pajak Song,13200
Kepala Batas,SPU.

5872 Merbau Kudong,

3 Rozaida Bt Zakaria 012-4415046 860317-35-5134 Sungai Dua 13800
Butterworth, Pulau Pinang.

1351 Lorong 2,Lahar

4 Noor Azira Binti Mohamad Wazir 012-5810276 860914-35-5458 Yooi,13300 Tasek
Gelugor,Pulau Pinang.

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 3

Objektif Penubuhan

Antara objektif Alumni ditubuhkan ialah

Objektif Am

1. Berusaha mempertahankan, menegakkan dan mempertahankan visi dan misi

Negara Malaysia.

2. Menjadi pemangkin kepada penyatuan, penyusunan dan penggemblengan tenaga

untuk mengambil bahagian yang aktif di dalam pembangunan Negara untuk
merealisasikan Wawasan Negara.

3. Merealisasikan Visi dan Misi Jabatan Tenaga Manusia bagi memperkembangkan

potensi individu secara menyeluruh yang seimbang dan harmoni dari segi intelek,
rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada
Tuhan.

4. Di samping melahirkan warga Malaysia yang berpengetahuan, berketrampilan,

berakhlak mulia dan bertanggungjawab mencapai kesejahteraan diri, keluarga,
masyarakat dan Negara.

5. Mewujudkan sikap bermoral dan beretika serta budaya menyayangi yang

mempunyai matlamat untuk dikongsi bersama.

6. Memajukan sokongan kepada Kerajaan dan badan bukan kerajaan, badan-badan

lain yang sesuai.

Objektif Khas

1. Memajukan dan memupuk perhubungan silaturrahim serta mewujudkan sikap

kerjasama demi kepentingan, kebajikan dan akademik di antara para graduan ILP
Kepala Batas Pulau Pinang dan para Pensyarah ILP Kepala Batas Pulau Pinang.

2. Menggalakkan pertemuan dan penyertaan para graduan di dalam memberi

pendapat, idea, komen dan penambahbaikan demi menyelesaikan masalah
ekonomi, sosial dan pelajaran dengan menyertai acara berbentuk seminar,
ceramah, forum dan sebagainya.

3. Penyelarasan terhadap profesion para graduan di mana perhubungan peribadi dan

perhubungan pekerjaan dapaat diwujudkan dan dikekalkan untuk kemudahan
menjalankan tugas dan saling membantu di antara satu sama lain.

4. Mengeluarkan segala bentuk penerbitan, kertas Penyelaras, artikel atau bagi

mencapai objektif penubuhan persatuan.
© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007
Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 4

5. Menjalankan aktiviti-aktiviti pendidikan rohani dan jasmani.

6. Sebagai landasan bekas pelajar bertemu dan bertukar fikiran.

7. Menampilkan diri sebagai sebuah Persatuan Bekas Pelajar yang aktif, dedikasi,
cemerlang serta menyokong wawasan Jabatan Tenaga Manusia dan negara.

8. Membantu ILP Kepala Batas Pulau Pinang dalam mencapai Misi dan Visinya.

9. Membantu dan memandu arah pekajar-pelajar ILP Kepala Batas Pulau Pinang
dalam pemilihan kerjaya.

Prosedur Penubuhan Alumni ILPKBPP

1. Penubuhan JK Penaja / JK Ad-Hoc Penubuhan Alumni

2. Beberapa Mesyuarat Penubuhan Alumni untuk menghasilkan draf perlembagaan,

nama persatuan, Permohonan status pertubuhan berdaftar, Pembangunan Laman
Web, Calon-calon Pro-Tem, perancangan tarikh Majlis Pelancaran Alumni dan
Laman Web, sasaran pelajar (OJT dan Konvo).

3. Melaksanakan Prosedur Penubuhan (berdasarkan hasil keputusan Mesyuarat)

ii. 3.1. Deraf Perlembagaan

iii. 3.2. Deraf Initiative ( menerangkan tujuan dan lain-lain makluman

termasuk borang keahlian)

iv. 3.3. Dapatkan sekurang-kurangnya 100 orang ahli pengasas (bekas

pelajar) untuk tujuan permohonan

v. 3.4. Dapatkan borang permohonan dari Jabatan Pendaftaran Pertubuhan

Malaysia

Pulau Pinang :
Tingkat 11, Bangunan NB Tower,
Jalan Bagan Luar,
12000 Butterworth, P. Pinang
Tel : 04-3803630
Fax : 04-3322240

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 5

HQ :
Aras 5, Blok D2,
Parcel D,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62505 Putrajaya
Tel : 03-88863295 / 03-88863296
Fax : 03-88891695

4. Mengikut Piagam Pelanggan – Prosedur ialah 4 bulan dengan syarat ianya

memenuhi kehendak
Akta Pertubuhan 1966 termasuk Peraturan-peraturan Pertubuhan 1984 dan
Jabatan.

5. Tujuan utama Pendaftaran ialah

i. Untuk mengisytiharkan bahawa pertubuhan ini tidak bergiat bertentangan
dengan
keselamatan, keamanan, ketenteraman awam, ketertiban, kebajikan atau
kemoralan di
Malaysia.

ii. Untuk mengisytiharkan bahawa pertubuhan ini adalah pada asasnya

organisasi bercorak sukarela dan tolong menolong sesama sendiri dalam
bentuk sosial, politik dan psikologi.

6. Hantar borang permohonan bersama dengan perlembagaan dan sekurang-

kurangnya 100 orang ahli pengasas.

7. Jawatankuasa Protem dikehendaki mengadakan briefing untuk ahli pengasas

bersama pendaftar Pertubuhan.

8. Permohonan diluluskan oleh Pendaftar Pertubuhan dalam jangkaan masa 4 bulan

dari tarikh permohonan.

9. Ahli pengasas dikehendaki bayar yuran sebelum Annual General Meeting

Pertama atau mendapatkan Penajaan.

10. Mengadakan Majlis Pelancaran Alumni ILP Kepala Batas Pulau Pinang dan
Laman Web Alumni.

11. JK Protem dikehendaki mengadakan Annual General Meeting pertama dalam

jangka masa 3 bulan selepas diluluskan oleh Pendaftar Pertubuhan. Ini bertujuan
untuk melantik ahli lembaga Pengarah untuk menentukan arah perjalanan. Ahli
Lembaga Pengarah : Penaung, Penasihat, Pengerusi, Timbalan Pengerusi,
Setiausaha, Penolong Setiausaha, Bendahari, 5 orang ahli AJK.

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 6

Cadangan Logo Alumni ILPKBPP

Logo rasmi

Sticker kereta

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 7

PERLEMBAGAAN BAGI
PERSATUAN ALUMNI INSTITUT LATIHAN PERINDUSTRIAN
KEPALA BATAS, PULAU PINANG

Antara cadangan butir-butir Deraf Perlembagaan ialah:

Fasal 1 - Nama

Fasal 2 - Pejabat Urusan

Fasal 3 - Lambang / Logo

Fasal 4 - Objektif

Fasal 5 - Keahlian

Fasal 6 - Bayaran masuk, yuran dan bayaran lain

Fasal 7 - Pemberhentian dan Pemecatan ahli

Fasal 8 - Mesyuarat Agung

Fasal 9 - Jawatankuasa

Fasal 10 - Kewajipan Jawatankuasa Persatuan

Fasal 11 - Kewangan

Fasal 12 - Pemeriksa kira-kira

Fasal 13 - Pegawai harta

Fasal 14 - Tafsiran Undang-undang

Fasal 15 - Penasihat / Penaung

Fasal 16 - Larangan

Fasal 17 - Pindaaan undang-undang

Fasal 18 - Pembubaran

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 8

PERLEMBAGAAN PERSATUAN ALUMNI

INSTITUT LATIHAN PERINDUSTRIAN KEPALA BATAS PULAU PINANG

FASAL 1 NAMA

1.1 Pertubuhan ini dikenali dengan nama PERSATUAN ALUMNI INSTITUT

LATIHAN PERINDUSTRIAN KEPALA BATAS PULAU PINANG (EX-ILPKBPP).
Selepas ini dirujuk sebagai “Persatuan”.

FASAL 2 PEJABAT URUSAN

2.1 Alamat berdaftar, tempat urusan dan surat-menyurat persatuan ialah Unit
Pengurusan Latihan Institut Latihan Perindustrian Kepala Batas Pulau Pinang di
alamat Lot 2022, Jalan Pokok Jenerih, 13200 Kepala Batas, Pulau Pinang. Tempat
urusan berdaftar dan alamat surat-menyurat Persatuan tidak boleh diubah tanpa
kebenaran Pendaftar Pertubuhan terlebih dahulu.

FASAL 3 LAMBANG / LOGO

3.1 i) Huraian Lambang :

Lambang Persatuan ini adalah gabungan logo Institut Latihan

Perindustrian dan perkataan Alumni ILP Kepala Batas Pulau Pinang.

ii) Pengertian Lambang :

Perkataan Alumni ILP Kepala Batas Pulau Pinang adalah merupakan singkatan nama
bagi Persatuan Alumni Institut Latihan Perindustrian Kepala Batas Pulau Pinang (Ex-
ILPKBPP). Logo Institut Latihan Perindutrian melambangkan Institut di bawah naungan
Institusi Latihan Jabatan Tenaga Manusia ILJTM), Jabatan Tenaga Manusia,
Kementerian Sumber Manusia.

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 9

FASAL 4 OBJEKTIF

Objektif Persatuan adalah :-

4.1 Menyatukan pelajar dan bekas pelajar, kakitangan dan bekas kakitangan melalui
kegiatan-kegiatan ceramah, bengkel, forum, seminar dan pelbagai aktiviti lain.

4.2 Menjaga kebajikan ahli-ahli dengan mewujudkan rangkaian kumpulan rakan

sebaya sebagai pembimbing kearah mencapai kecemerlangan di dalam bidang
akademik dan membina semangat setia kawan.

4.3 Mewujudkan kerjasama di antara ahli Persatuan dengan masyarakat dengan

mengadakan program bersama seperti kelas-kelas bimbingan pelajar, khidmat
masyarakat dan aktiviti sosial yang lain bagi mengeratkan persaudaraan.

4.4 Bekerjasama dengan Persatuan lain yang sama tujuan dan dasarnya dengan
Persatuan ini di dalam perkara yang memberi faedah kepada Persatuan dan ahli-
ahli.

4.5 Menjalankan aktiviti-aktiviti kebudayaan, ekspo, sukan dan jualan meja untuk
mengutip dana bagi tabung Persatuan.

4.6 Kesemua wang dan keuntungan terkumpul di dalam Persatuan hasil penyertaan
dalam mana-mana perniagaan atau pelaburan akan digunakan semata-mata bagi
tujuan pengembangan, promosi dan pelaksanaan matlamat Persatuan. Di samping
itu, tiada peruntukan bagi bayaran dalam bentuk dividen, bonus atau keuntungan
kepada mana-mana ahli Persatuan. Tidak ada satu pun di dalamnya dinyatakan
atau mengandungi bahawa akan dihalang pembayaran dalam bentuk ganjaran
ataupun perbelanjaan sama ada bagi mana-mana pegawai atau pekerja bawahan
didalam Persatuan mana-mana ahli Persatuan atau orang perseorangan atau secara
berkumpulan yang telah menawarkan perkhidmatan oleh dia atau mereka kepada
Persatuan.

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 10

FASAL 5 KEAHLIAN

5.1 Keahlian terbuka kepada bekas pelajar, kakitangan dan bekas kakitangan Institut
Latihan Perindustrian Kepala Batas, Pulau Pinang, warganegara Malaysia tanpa
mengira ugama, bangsa dan jantina berumur 18 tahun ke atas. Bilangan ahli tidak
dihadkan.

5.2 Persatuan ini mempunyai dua jenis keahlian iaitu Ahli Biasa dan Ahli Kehormat.

(a) Ahli Biasa terdiri daripada bekas pelajar, kakitangan dan bekas kakitangan
Insitut Latihan Perindustrian Kepala Batas, Pulau Pinang.

(b) Ahli Kehormat terdiri daripada orang yang dilantik didalam Mesyuarat Agung
sebagai mengakui dan menghormati jasa-jasa mereka terhadap Persatuan ini.

5.3 Tiap-tiap permohonan menjadi ahli hendaklah dicadangkan dan disokong oleh dua
orang ahli dan dihantar kepada Setiausaha yang dikehendaki mengemukakan
permohonan itu dengan secepat mungkin kepada Jawatankuasa untuk diluluskan.
Jawatankuasa boleh mengikut budi bicaranya menolak sebarang permohonan tanpa
memberi sebab-sebabnya.

5.4 Tiap-tiap pemohon yang permohonannya telah diluluskan seperti yang tersebut
diatas, hendaklah setelah membayar yuran yang ditentukan, diterima menjadi ahli
Persatuan dan berhak sebagai ahli.

5.5 Seorang pelajar Universiti atau Kolej Universiti tidak boleh diterima menjadi ahli
Persatuan ini kecuali ia telah dibenarkan terlebih dahulu secara bertulis oleh Naib
Canselor Universiti yang berkenaan.

FASAL 6 BAYARAN MASUK, YURAN DAN BAYARAN LAIN

6.1 Bayaran masuk dan yuran yang perlu dibayar adalah seperti berikut :

Ahli Biasa
Yuran masuk : RM 10.00
( Ringgit Malaysia Sepuluh sahaja)

Yuran Tahunan : RM 24.00

(Ringgit Malaysia Dua Puluh Empat sahaja)

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 11

Ahli Seumur hidup

Yuran : RM 100.00
(Ringgit Malaysia Seratus sahaja)

Ahli Kehormat
Yuran : Tidak dikenakan apa-apa bayaran

6.2 Yuran tahunan hendaklah dijelaskan kepada Bendahari terlebih dahulu dalam
tempoh tiga bulan dari awal tiap-tiap tahun. Untuk memudahkan bayaran,
Bendahari atau wakilnya akan diberi kuasa untuk mengutip yuran tahunan.
Bendahari atau wakilnya akan mengeluarkan resit rasmi kepada ahli-ahli untuk
segala yuran yang dikutip.

6.3 Ahli yang membiarkan hutangnya sebanyak lebih dari tiga tahun dengan sendirinya
terhenti daripada ahli Persatuan dan Jawatankuasa boleh memerintahkan supaya
tindakan yang sah diambil terhadapnya dengan syarat mereka berpuas hati yang
ahli itu telah menerima kenyataan hutangnya terlebih dahulu.

6.4 Jawatankuasa mempunyai kuasa menetapkan bayaran masuk semula bagi sesiapa
yang telah membiarkan keahlian terlucut disebabkan hutang.

6.5 Yuran-yuran khas atau kutipan wang daripada ahli-ahli untuk perkara yang
tertentu boleh dijalankan dengan persetujuan Mesyuarat Agung ahli-ahli. Sekiranya
ada ahli yang mungkir membayar wang yuran tersebut dalam masa yang telah
ditetapkan, maka wang itu akan dianggap sama seperti hutang yuran tahunannya
kepada Persatuan.

FASAL 7 PEMBERHENTIAN DAN PEMECATAN AHLI

7.1 Ahli yang hendak berhenti daripada menjadi ahli Persatuan, hendaklah memberi
kenyataan bertulis dua minggu terlebih dahulu kepada Setiausaha dan menjelaskan
segala hutangnya.

7.2 Mana-mana ahli yang gagal mematuhi undang-undang Persatuan atau bertindak
dengan cara yang akan mencemarkan nama baik Persatuan boleh dipecat atau
digantung keahliannya dalam sesuatu tempoh sebagaimana yang difikirkan
munasabah oleh Jawatankuasa. Sebelum Jawatankuasa memecat atau
menggantungkan keahlian ahli tersebut; ahli itu hendaklah diberitahu akan sebab-
sebab bagi pemecatan atau penggantungannya secara bertulis. Ahli tersebut juga
hendaklah diberi peluang untuk memberi penjelasan dan membela dirinya.

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 12

Pemecatan atau penggantungan itu hendaklah dilaksanakan melainkan Mesyuarat

Agung menunda atau membatalkan keputusan itu atas rayuan oleh ahli tersebut.

FASAL 8 MESYUARAT AGUNG

8.1 Pengelolaan Persatuan ini terserah kepada Mesyuarat Agung ahli-ahli. Sekurang-
kurangnya satu perdua (1/2) daripada jumlah ahli yang berhak mengundi atau dua
kali ganda jumlah Ahli Jawatankuasa, mengikut mana yang kurang, hendaklah
hadir didalam Mesyuarat Agung bagi mengesahkan perjalanan mesyuarat dan
mencukupkan bilangan (korum) untuk mesyuarat.
8.2 Jika korum tidak cukup selepas setengah jam daripada waktu yang ditetapkan
untuk mesyuarat, maka mesyuarat itu hendaklah ditangguhkan kepada suatu tarikh
(tidak lebih daripada 30 hari) yang ditetapkan oleh Jawatankuasa, dan jika korum
tidak cukup selepas setengah jam daripada waktu yang ditetapkan untuk mesyuarat
yang ditangguhkan itu maka berkuasalah ahli-ahli yang hadir menjalankan
mesyuarat tetapi tidak berkuasa mengubah perlembagaan Persatuan dan membuat
keputusan-keputusan yang melibatkan ahli Persatuan.

8.3 Mesyuarat Agung Tahunan bagi Persatuan hendaklah diadakan dengan secepat
mungkin setelah berakhirnya tahun kewangan tetapi tidak lewat daripada 31hb Mac
pada tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan oleh Jawatankuasa. Kerja-kerja
Mesyuarat agung Tahunan ialah:

(a) Menerima laporan Jawatankuasa berkenaan kerja-kerja Persatuan pada

tahun yang lalu;

(b) Menerima laporan Bendahari dan penyata kira-kira yang telah diaudit
bagi tahun yang lalu;

(c) Memilih Ahli-ahli Jawatankuasa dan Pemeriksa Kira-kira untuk dua

tahun sekali;

(d) Menguruskan perkara-perkara lain yang dibentangkan di dalam

mesyuarat itu.

8.4 Setiausaha hendaklah menghantar kepada tiap-tiap ahli sekurang-kurangnya 14

hari sebelum Mesyuarat Agung Tahunan diadakan satu agenda mesyuarat
termasuk peringatan mesyuarat, laporan beserta penyata kira-kira Persatuan bagi
tahun lalu yang telah diaudit dan juga hendaklah dibekalkan untuk dibaca oleh
ahli-ahli di alamat tempat urusan Persatuan.

8.5 Mesyuarat Agung Khas bagi Persatuan ini boleh diadakan:-

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 13

(a) Bila difikirkan mustahak oleh Jawatankuasa atau;

(b) Atas permintaan beramai-ramai dengan bertulis oleh tidak kurang dari
satu pertiga (1/3) dari jumlah ahli yang berhak mengundi dengan
menerangkan tujuan dan sebab mengadakannya. Permintaan itu
hendaklah dihantar kepada Setiausaha Persatuan.

8.6 Mesyuarat Agung Khas yang diminta oleh ahli-ahli hendaklah diadakan pada satu
tarikh di dalam tempoh satu bulan dari tarikh penerimaan permintaan mesyuarat
itu.

8.7 Pengumuman dan agenda untuk Mesyuarat agung Khas itu hendaklah diedarkan
oleh Setiausaha kepada semua ahli sekurang-kurangnya 14 hari sebelum tarikh
yang telah ditetapkan untuk bermesyuarat.

8.8 Fasal 8 (1) dan 8 (2) didalam perlembagaan ini berkenaan korum dan penangguhan
Mesyuarat Agung Tahunan boleh digunakan untuk Mesyuarat agung Khas, tetapi
dengan syarat jika korum tidak mencukupi selepas setengah jam dari waktu yang
telah ditetapkan bagi Mesyuarat Agung Khas atas permintaan ahli-ahli maka
mesyuarat tersebut hendaklah dibatalkan dan dalam masa 6 bulan dari tarikh ini,
Mesyuarat Agung Khas atas permintaan ahli-ahli dengan tujuan yang sama tidak
boleh diadakan.

8.9 Setiausaha hendaklah menghantar kepada tiap-tiap ahli satu salinan deraf
peringatan tiap-tiap Mesyuarat Agung Tahunan dan Mesyuarat Agung Khas
dengan seberapa segera yang boleh setelah selesainya mesyuarat itu.

FASAL 9 JAWATANKUASA

9.1 Satu Jawatankuasa seperti berikut yang dinamakan Pegawai Persatuan hendaklah
dipilih dua tahun sekali didalam Mesyuarat Agung Tahunan :-

Seorang Presiden
Seorang Timbalan Presiden
Seorang Setiausaha
Seorang Penolong Setiausaha
Seorang Bendahari
Seorang Penolong Bendahari
5 orang Ahli Jawatankuasa Biasa

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 14

9.2 Pemegang-pemegang jawatan Persatuan ini dan tiap-tiap pegawai yang menjalankan
tugas eksekutif dalam Persatuan ini hendaklah terdiri dari Warganegara Malaysia.

9.3 Nama-nama untuk jawatan di Fasal 9(1) di atas hendaklah dicadangkan serta
disokong dan pemilihannya dijalankan dengan cara mengundi oleh ahli-ahli dalam
Mesyuarat Agung Tahunan. Semua pegawai boleh dilantik semula tiap-tiap dua
tahun sekali.

9.4 Fungsi Jawatankuasa ialah mengelola dan mengaturkan kerja-kerja harian

Persatuan dan membuat keputusan atas perkara-perkara mengenai perjalanan
Persatuan mengikut dasar am yang telah ditetapkan oleh Mesyuarat Agung.
Jawatankuasa seharusnya tidaklah boleh mengambil tindakan yang bertentangan
dengan keputusan Mesyuarat Agung dengan tidak terlebih dahulu berhubung
dengannya dan Jawatankuasa mestilah sentiasa mematuhi keputusan Mesyuarat
Agung. Jawatankuasa hendaklah mengemukakan laporan berkenaan kegiatannya
dalam tahun lalu kepada tiap-tiap Mesyuarat Agung Tahunan.

9.5 Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali di dalam

tempoh tiga (3) bulan. Pengumuman bagi tiap-tiap mesyuarat hendaklah diberikan
kepada ahli-ahli 7 hari terlebih dahulu. Presiden dengan bersendirian atau tidak
kurang daripada 4 orang Ahli Jawatankuasa bersama-sama boleh memanggil
supaya diadakan Mesyuarat Jawatankuasa pada bila-bila masa. Sekurang-
kurangnya (1/2) daripada Ahli Jawatankuasa hendaklah hadir bagi mengesahkan
perjalanan dan mencukupkan korum mesyuarat.

9.6 Jika timbul perkara mustahak yang berkehendakkan kelulusan Jawatankuasa dan
Mesyuarat Jawatankuasa tidak dapat diadakan maka Setiausaha bolehlah
mendapatkan kelulusan Ahli-ahli Jawatankuasa secara pengedaran surat pekeliling.
Syarat-syarat mengenainya seperti berikut mestilah disempurnakan sebelum
keputusan Jawatankuasa boleh dianggap sebagai telah diterima :

(a) Masalah yang dibangkitkan itu hendaklah dibutirkan dengan terang di dalam
surat pekeliling yang diedarkan kepada tiap-tiap Ahli Jawatankuasa;

(b) Sekurang-kurangnya setengah daripada bilangan Ahli Jawatankuasa mestilah

menyatakan persetujuan atau bantahan mereka terhadap cadangan itu;

(c) Keputusan hendaklah dengan undi yang terbanyak; dan

(d) Sebarang keputusan yang didapatai melalui surat pekeliling hendaklah

dilaporkan oleh Setiausaha kepada Mesyuarat Jawatankuasa berikutnya untuk
disahkan dan dicatatkan didalam peringatan mesyuarat.

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 15

9.7 Ahli Jawatnkuasa yang mungkir menghadiri Mesyuarat Jawatankuasa tiga kali
berturut-turut tanpa alasan yang memuaskan akan disifatkan sebagai telah
meletakkan jawatan didalam Jawatankuasa.

9.8 Jika seseorang Ahli Jawatankuasa meninggal dunia atau meletakkan jawatan, calon
yang kedua mendapat undi terbanyak di dalam pemilihan yang lalu hendaklah
dipanggil untuk memenuhkan kekosongan itu. Jika calon yang sedemikian tidak
ada atau menolak jawatan itu, maka berkuasalah Jawatankuasa melantik ahli yang
lain memenuhkan kekosongan itu sehingga pemilihan dalam Mesyuarat Agung
Tahunan diadakan.

9.9 Jawatankuasa boleh memberi arahan kepada Setiausaha dan pegawai-pegawai lain
untuk menjalankan urusan Persatuan, dan melantik pengurus dan kakitangan yang
difikirkannya mustahak. Ia boleh menggantungkan atau melucutkan jawatan
sebarang pengurus atau kakitangan kerana cuai di dalam pekerjaan, curang, tidak
cekap, ingkar menjalankan keputusan Jawatankuasa, atau kerana sebab-sebab yang
difikirkan boleh merosakkan kepentingan Persatuan.

9.10 Jawatankuasa boleh menubuhkan Jawatankuasa Kecil jika difikirkan mustahak dan
memberi kewajipan khas kepada sebarang Ahli Jawatankuasa.

FASAL 10 KEWAJIPAN JAWATANKUASA PERSATUAN

10.1 Presiden dalam tempoh menyandang jawatannya, hendaklah menjadi pengerusi

semua Mesyuarat Agung dan Mesyuarat Jawatankuasa dan bertanggungjawab atas
kesempurnaan perjalanan semua mesyuarat. Beliau mempunyai undi pemutus dan
ia dikehendaki menandatangani semua cek Persatuan bersama-sama dengan
Bendahari dan menandatangani peringatan mesyuarat bila telah diluluskan.

10.2 Timbalan Presiden hendaklah memangku jawatan Presiden semasa ketiadaannya.

10.3 Setiausaha hendaklah menjalankan kerja-kerja pentadbiran Persatuan mengikut

undang-undang dan hendaklah beliau menjalankan perintah Mesyuarat Agung dan
Jawatankuasa. Beliau bertanggungjawab mengendalikan urusan surat-menyurat
dan menyimpan semua buku, surat dan kertas kecuali akaun dan buku-buku
kewangan. Setiausaha hendaklah menyimpan buku daftar ahli yang mengandungi
butir-butir seperti nama, tempat dan tarikh lahir, nombor kad pengenalan,
pekerjaan, nama dan alamat majikan dan alamat rumah tiap-tiap ahli. Beliau
hendaklah hadir dalam semua mesyuarat dan membuat catatan mesyuarat. Beliau
hendaklah menandatangani semua cek Persatuan berama-sama dengan Bendahari.
Setiausaha hendaklah dalam masa 60 hari dari tarikh Mesyuarat Agung Tahunan

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 16

diadakan mengririmkan penyata tahunan Persatuan kepada Pendaftar Pertubuhan

sebagaimana yang dikehendaki di bawah Seksyen 14(1) Akta Pertubuhan, 1966.

10.4 Penolong Setiausaha hendaklah menolong Setiausaha menjalankan kerja-kerjanya

dan memangku jawatan itu semasa ketiadaan Setiausaha.

10.5 Bendahari adalah bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Persatuan.

Beliau hendaklah membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara
kewangan dan bertanggungjawab di atas ketepatannya. Beliau dikehendaki
menandatangani semua cek Persatuan bersama-sama dengan Presiden atau
Setiausaha.

10.6 Penolong Bendahari hendaklah menolong Bendahari menjalankan kerja-kerjanya

dan memangku jawatan itu semasa ketiadaan Bendahari.

10.7 Ahli Jawatankuasa Biasa hendaklah membantu Jawatankuasa dalam menjalankan

tuga syang diarahkan olehnya.

FASAL 11 KEWANGAN

11.1 Tertakluk kepada peruntukan-peruntukan berikut dalam undang-undang ini wang

Persatuan ini boleh digunakan untuk perkara yang berfaedah bagi menjalankan
tujuan-tujuan Persatuan, termasuk belanja pentadbiran, bayaran gaji, biayaan dan
perbelanjaan pegawai-pegawai dan kakitangan yang bergaji serta upah memeriksa
kira-kira. Walau bagaimanapun, wang itu tidak boleh digunakan untuk membayar
denda ahli yang telah dijatuhkan hukuman oleh Mahkamah.

11.2 Bendahari dibenarkan menyimpan wang runcit tidak lebih daripada RM 500.00
(Ringgit Malaysia Lima Ratus sahaja) pada sesuatu masa. Wang yang lebih daripada
jumlah itu mestilah dimasukkan ke dalam bank yang diluluskan oleh Jawatankuasa.
Kira-kira bank itu hendaklah di atas nama Persatuan.

11.3 Segala cek atau kenyataan pengeluaran wang dari kira-kira Persatuan hendaklah
ditandatangani bersama oleh Bendahari, Presiden atau Setiausaha. Semasa
ketiadaan Presiden, Setiausaha dan Bendahari maka bolehlah Jawatankuasa
melantik sesiapa diantara mereka untuk mendatangani cek atau kenyataan
pengeluaran wang Persatuan.

11.4 Perbelanjaan yang lebih daripada RM 1,000.00 (Ringgit Malaysia Seribu sahaja) bagi
sesuatu masa tidak boleh dibayar dengan tidak diluluskan terlebih dahulu oleh
Jawatankuasa, dan perbelanjaan yang lebih dari RM 20,000.00 (Ringgit Malaysia
Dua Puluh Ribu sahaja) bagi sesuatu masa tidak boleh dilakukan tanpa mendapat

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 17

kebenaran Mesyuarat Agung terlebih dahulu. Perbelanjaan yang kurang dari

RM 1,000.00 (Ringgit Malaysia Seribu sahaja) bagi sesuatu masa boleh diluluskan
oleh Presiden bersama Setiausaha dan Bendahari.

11.5 Penyata perihal wang yang diterima dan dibelanjakan serta kunci kira-kira bagi
setahun hendaklah disediakan oleh Bendahari dan diperiksa oleh Pemeriksa Kira-
kira yang dilantik di bawah Fasal 12 undang-undang ini dengan seberapa segera
setelah tamatnya tahun kewangan Penyata kira-kira yang telah diaudit itu
hendaklah dikemukakan untuk kelulusan oleh Mesyuarat agung Tahunan yang
berikut dan salinannya hendaklah dibekalkan untuk makluman ahli ditempat
urusan Persatuan.

11.6 Tahun kewangan Persatuan ini bermula dari 1 Januari dan berakhir pada 31
Disember tiap-tiap tahun.

FASAL 12 PEMERIKSA KIRA-KIRA

12.1 Dua orang yang bukannya Pegawai Persatuan boleh dilantik dua tahun sekali di
dalam Mesyuarat Agung Tahunan sebagai Pemeriksa Kira-kira Kehormat. Mereka
akan memegang jawatan selama dua tahun tetapi boleh dilantik semula.

12.2 Pemeriksa Kira-kira adalah dikehendaki memeriksa kira-kira Persatuan bagi

setahun dan membuat laporan atau pengesahan untuk Mesyuarat Agung Tahunan.
Mereka harus juga jika dikehendaki pada bila-bila masa oleh Presiden mengaudit
kira-kira Persatuan bagi mana-mana masa di dalam tempoh perkhidmatan mereka
dan membuat laporan kepada Jawatankuasa.

FASAL 13 PEGAWAI HARTA

13.1 Harta yang tidak boleh dialih bagi Persatuan hendaklah didaftar atas nama
Persatuan dan segala surat cara yang berkaitan dengan harta itu adalah sah dan
berkuatkuasa seolah-olah surat cara-surat cara itu telah disempurnakan oleh
seorang tuan punya berdaftar dengan syarat bahawa surat cara-surat cara itu
adalah disempurnakan oleh tiga orang pemegang jawatan utama Persatuan ini yang
terdiri daripada Presiden, Setiausaha dan Bendahari yang ada pada masa itu dan
perlantikan mereka adalah disahkan oleh suatu perakuan daripada Pendaftar
Pertubuhan dan dimeterikan dengan meteri Persatuan.

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 18

13.2 Segala hak milik kepunyaan Persatuan tidak boleh dijual, ditarik balik atau
dipindah milik dengan tidak mendapat kelulusan dan kuasa yang diberikan oleh
Mesyuarat Agung Persatuan.

13.3 Seorang Pegawai Harta itu boleh dilucutkan daripada jawatan oleh Mesyuarat
Agung oleh sebab uzur kerana penyakit, tidak siuman, tidak berada dalam negeri
atau kerana sebab lain yang menyebabkan ia tidak boleh menjalankan tugasnya atau
pekerjaan dengan memuaskan. Jika berlaku kematian, perletakan jawatan atau
pembuangan bagi seseorang Pegawai Harta maka kekosongan itu bolehlah
dipenuhkan oleh Pegawai Harta yang baru dilantik didalam Mesyuarat Agung.

FASAL 14 TAFSIRAN UNDANG-UNDANG

14.1 Diantara berlangsungnya Mesyuarat Agung, Jawatankuasa boleh memberikan

tafsirannya kepada undang-undang ini dan Jawatankuasa, jika mustahak, boleh
memutuskan perkara-perkara yang tidak terkandung di dalam undang-undang ini.

14.2 Kecuali perkara-perkara yang bertentangan atau tidak selaras dengan dasar yang
telah dibuat dalam Mesyuarat Agung, keputusan Jawatankuasa terhadap ahli-ahli
adalah muktamad jika tidak diubah oleh keputusan Mesyuarat Agung.

FASAL 15 PENASIHAT / PENAUNG

15.1 Jawatankuasa boleh, jika difikirkan perlu, melantik orang-orang yang layak menjadi
Penasihat / Penaung bagi Persatuan ini dengan syarat orang yang dilantik itu
menyatakan persetujuannya secara bertulis.

FASAL 16 LARANGAN

16.1 Persatuan atau ahli-ahlinya tidak harus cuba mengahalang atau dengan apa cara
juga mengganggu perniagaan atau harga barang-barang atau mengambil peranan di
dalam gerakan Kesatuan Sekerja seperti definisi di dalam Akta Kesatuan Sekerja,
1959;

16.2 Persatuan ini tidak boleh menjalankan loteri sama ada dikhaskan kepada ahli-ahli
atau tidak, atas nama Persatuan atau pegawai-pegawai atau Jawatankuasa atau ahli,
tanpa kelulusan daripada pihak berkuasa berkenaan;

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 19

16.3 “Faedah” seperti yang diterangkan di bawah Seksyen 2 Akta Persatuan 1966,
tidaklah boleh diberikan oleh Persatuan kepada mana-mana ahlinya.

FASAL 17 PINDAAN UNDANG-UNDANG

17.1 Undang-undang ini tidak boleh diubah atau dipinda kecuali dengan keputusan
Mesyuarat Agung ahli-ahli. Permohonan untuk perubahan atau pindaan kepada
undang-undang hendaklah dibuat kepada Pendaftar Pertubuhan dalam masa 60
hari dari tarikh keputusan Mesyuarat Agung meluluskan perubahan atau pindaan
itu dan hanya boleh dikuatkuasakan mulai daripada tarikh perubahan atau pindaan
itu diluluskan oleh Pendaftar Pertubuhan.

FASAL 18 PEMBUBARAN

18.1 Persatuan ini boleh dibubarkan secara sukarela dengan persetujuan tidak kurang
daripada dua pertiga (2/3) daripada jumlah ahli yang berhak mengundi dan hadir
dalam suatu Mesyuarat Agung yang dipanggil khas kerananya.

18.2 Sekiranya Persatuan hendak dibubarkan secara yang disebutkan di atas, maka
segala hutang dan tanggungan Persatuan yang sah mengikut undang-undang
hendaklah dijelaskan dan baki wang yang tinggal hendaklah diselesaikan mengikut
cara yang dipersetujui dalam Mesyuarat Agung berkenaan.

18.3 Kenyataan bersabit dengan pembubaran itu hendaklah disampaikan kepada

Pendaftar Pertubuhan dalam masa 14 hari dari tarikh pembubaran itu.

……………………………………. ………………………………………
Presiden Setiausaha
RODZIDAH BT MOHD RODZI FARIHAN BT ABU HASAN

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 20

GARIS PANDUAN
EXCO ALUMNI
ILP KEPALA BATAS
PULAU PINANG

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 21

Carta Organisasi Exco Alumni ILP Kepala Batas Pulau Pinang

Presiden

Timbalan
Presiden

Setiausaha

Bendahari

Biro Biro Biro Biro

Perhubungan, Kerohanian, Informasi dan Arkib, Rekreasi
Keahlian dan Kebajikan dan Teknologi dan
Tugas Khas Sukan Maklumat Kebudayaan

Buletin Webmaster
10 Orang Ahli 5 Orang Ahli 5 Orang Ahli

5 Orang Ahli 5 Orang Ahli

** Juruaudit Dalaman – 2 orang (Kakitangan ILP Kepala Batas Pulau Pinang)

1. Presiden 1
2. Timbalan Presiden 1
3. Setiausaha 1
4. Bendahari 1
5. Pengerusi Biro 4
6. Ahli Biro Perhubungan, Keahlian dan Tugas Khas 10
7. Ahli Biro Kerohanian, Kebajikan dan Sukan 5
8. Ahli Biro Informasi dan Teknologi Maklumat 12
9. Ahli Biro Arkib, Rekreasi dan Kebudayaan 5
Jumlah Ahli Exco Alumni 35

© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007

Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 22

Objektif :

1. Menyelaraskan dan menyelenggarakan semua aktiviti Alumni.

2. Mengatur aktiviti Alumni sepanjang sesi perkhidmatan.
3. Mengadakan Mesyuarat Agung Luarbiasa bagi membincangkan perkara mustahak.
4. Berkuasa melantik Ahli Jawatankuasa yang baru jika berlaku kekosongan.

Tugas dan bidang kuasa

 Presiden

1. Mempengerusikan semua Mesyuarat Jawatankuasa kerja.

2. Mewakili Alumni semasa berurusan dengan mana-mana badan luar.
3. Mempunyai kuasa mengundi dan menandatangani minit-minit mesyuarat
setelah disahkan.

 Timbalan Presiden

1. Membantu presiden dalam pentadbiran Alumni.

2. Menjalankan tugas-tugas presiden semasa ketiadaannya. Sekiranya Presiden dan
Timbalan Presiden tiada, Ahli Jawatankuasa akan memilih seorang Pengerusi
Protem (sementara) di kalangan mereka.

 Setiausaha

1. Bertanggungjawab dalam mencatat minit mesyuarat semasa mesyuarat dan

bertanggungjawab bagi ketepatannya.
2. Bertanggungjawab dalam semua urusan surat mesyuarat di bawah arahan
Presiden atau Timbalan Presiden.
3. Menjaga semua rekod-rekod dan pendaftaran bagi Alumni yang mengandungi
butir-butir peribadi setiap ahli Alumni.

 Bendahari

1. Memastikan semua pendapatan dan perbelanjaan teratur dan terancang.

2. Bertanggungjawab penuh dalam hal ehwal kewangan.
3. Menandatangani semua cek atau apa-apa yang berkaitan dengan Presiden,
Timbalan Presiden atau Setiausaha.
4. Menyemak kedudukan kewangan, memperbaiki serta mengemukakan anggaran
perbelanjaan tahunan Alumni.

 AJK Kerohanian
© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007
Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi
 23

1. Penasihat dalam semua program kerohanian aktiviti-aktiviti Alumni.

2. Peka terhadap perkembangan kerohanian ahli-ahli Alumni.

 AJK Arkib

1. Bertanggungjawab dalam menyimpan semua harta benda dan pusaka Alumni.

2. Terlibat secara menyeluruh dalam sebarang aktiviti pameran Alumni atau apa-
apa yang berkaitan.
3. Bertanggungjawab mengorganisasikan penjilidan buku Alumni bagi rujukan
Setiausaha.

 AJK Informasi

1. Bertindak untuk mengumpul, mengendalikan dan memaparkan segala aktiviti

Alumni dan ILP.
2. Menyampaikan maklumat tentang aktiviti-aktiviti atau apa-apa maklumat dari
luar ke dalam Alumni.

 AJK informasi terbahagi kepada dua iaitu :

 Buletin
- Bertanggungjawab dalam mengendalikan dan menerbitkan Buletin
Alumni.

 Webmaster
- Sentiasa berhubung dengan Webmaster Alumni dan Moderator ILP
Kepala Batas Pulau Pinang.

 AJK Perhubungan

1. Bertanggungjawab dalam mempromosikan apa-apa saja aktiviti-aktiviti sama

ada yang dilakukan oleh Alumni atau mana-mana persatuan yang memerlukan
penglibatan ahli-ahli Alumni.
2. Bertanggungjawab dalam membuat pengumuman di chapel.
3. Merupakan penyampai dan penyebar maklumat segala aktiviti yang
dibincangkan di dalam Persatuan kepada ahli-ahli yang lain.

 Juruaudit

1. Tidak termasuk dalam exco Persatuan Alumni tetapi bertanggungjawab secara

langsung dalam membantu exco Alumni dalam tugas-tugas pengauditan.
2. Menjyemak ketepatan laporan Bendahari.
3. Menandatangani laporan tahunan Bendahari.
© Hak Cipta ILP Kepala Batas Mei 2007
Oleh Rodzidah bt Mohd Rodzi