PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN

BIODATA MAHASISWA PADA FAKULTAS

MIPA UNSYIAH

SKRIPSI

Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan

memenuhi syarat-syarat guna memperoleh
gelar sarjana komputer

oleh

SYAFRIZAL
NIM 02110031

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

(STMIK) ABULYATAMA ACEH
2006

KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmaanirrahim
Syukur alhamdulillah penulis haturkan kehadirat Allah SWT atas rahmat
dan karuniaNya, selanjutnya shalawat dan salam penulis sampaikan kepada
junjungan kita Nabi besar Muhammad SAW beserta sahabat dan keluarganya
yang telah membawa kita dari alam kegelapan kealam yang berilmu pengetahuan
sehingga

penulis

PERANCANGAN

dapat

menyelesaikan

SISTEM

INFORMASI

skripsi

ini

dengan

PENDATAAN

judul

BIODATA

MAHASISWA PADA FAKULTAS MIPA UNSYIAH. Guna memenuhi

syarat-syarat dalam menyelesaikan pendidikan program S1 pada Sekolah Tinggi
Manajemen Informatika dan Komputer Universitas Abulyatama Aceh.
Dengan ketulusan hati yang sedalam-dalamnya penulis menyampaikan
penghargaan dan penghormatan yang setimggi-tingginya kepada Ayahanda dan
Ibunda yang telah memberikan cinta dan kasih sayangnya kepada penulis baik itu
melalui doa, dukungan moril maupun materil selama ini, serta ucapan terima kasih
penulis untuk kakak dan adik penulis sehingga terpacunya penulisan ini.
Selama skripsi ini, banyak mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai
pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih
yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Ir. Firdaus, M.Si, selaku Ketua STMIK Abulyatama Aceh yang telah
memberikan kesempatan dan segala fasilitas kepada penulis untuk
menyelesaikan studi.

2. Bapak Ir. Mohd. Isa T. Ibrahim, sebagai Pembimbing I yang telah banyak
meluangkan waktu serta tenaga dalam memberikan petunjuk serta nasehat
yang berharga kepada penulis guna menyelesaikan skripsi ini.
3. Bapak Faisal Is, S.Kom, sebagai Pembimbing II yang telah banyak
memberikan bimbingan dan arahan serta motivasi kepada penulis sehingga
selesainya skripsi ini
4. Pimpinan dan seluruh kayawan/i Fakultas MIPA Unsyiah khususnya
Subbag.Penddikan yang telah banyak memberikan informasi kepada penulis.
5. Seluruh Dosen dan staf pengajaran STMIK Abulyatama Aceh.
6. Segenap civitas mahasiswa STMIK Abulyatama Aceh yang turut memberikan
semangat kepada penulis.
7. Kepada seluruh anggota Asrama Mahasiswa Pidie (AMPI) yang seperjuangan
yang telah banyak memberikan motivasi kepada penulis hingga selesainya
skrispsi ini.
Akhirnya penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini jauh dari
sempurna, baik isi, pemilihan bahasa maupun sistematika penulisannya, namun
penulis mengharapkan bantuan berupa saran dan kritik yang membangun dari
semua pihak demi kesempurnaan dan mutu penulisan skripsi ini.
Semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi ilmu pengetahuan dan pembaca
khususnya serta mendapat keridhaan Allah SWT.
Amin Y arabbal Alamin
Lampoh Keude, Desember 2006

Penulis

ABSTRAK
Dalam era globalisasi dan teknologi dewasa ini, penggunaan komputer sebagai
salah satu alat teknologi informasi sangat dibutuhkan keberadaannya hampir
disetiap aspek kehidupan. Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat
pendukung manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan
mempertimbangkan kuantitas dan kualitas data, dengan demikian penggunaan
perangkat komputer dalam setiap informasi sangat mendukung sistem
pengambilan keputusan. Dalam aktifitasnya membuat laporan pendataan
mahasiswa Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA belum menerapkan sistem
komputerisasi secara optimal. Dalam menyajikan laporan tersebut penggunaan
komputer hanya sebatas pengetikan seluruh data mahasiswa yang telah
dipersiapkan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Ms-Word dan Ms-Excel,
sehingga didalam menghasilkan seluruh laporan yang akurat dan tepat relatif lama
serta kurang lengkapnya laporan yang dihasilkan. Untuk itu penulis tertarik untuk
mengembangkan sistem informasi manajemen khususnya dalam pendataan
biodata mahasiswa dengan memanfaatkan suatu alat elektronik data processing
yaitu komputer dengan cara merancang suatu perangkat lunak aplikasi pendataan
biodata mahasiswa untuk membantu Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA
dalam memproses, mengolah data mahasiswa. Metode yang digunakan dalam
penulisan ini berupa penelitian pustaka, penelitian lapangan yang berupa
pengamatan langsung dan wawancara dengan sumber penulisan. Dalam penulisan
ini penulis merancang suatu sistem dengan menggunakan beberapa file database.
Dengan menggunakan sistem komputerisasi permasalahan di atas dapat dikurangi,
selain itu dapat meningkatkan aktifitas manajemen serta menambah motifasi kerja
khususnya dalam informasi biodata mahasiswa, sehingga data yang diperlukan
dari mahasiswa yang berhubungan dengan biodata dapat diketahui dengan cepat.

DAFTAR ISI
Halaman
LEMBARAN PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ..................................................................................... i
ABSTRAK ...................................................................................................... iii
DAFTAR ISI ................................................................................................... iv
DAFTAR TABEL ........................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... vii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... viii
BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................
1.2 Tujuan Penelitian .......................................................................
1.3 Batasan Masalah ........................................................................
1.4 Sumber-sumber Bahan Penulisan ...............................................
1.5 Sistematika Penulisan ................................................................

1
2
3
3
4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Dasar Sistem .................................................................
2.2 Konsep Dasar Informasi ............................................................
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi .................................................
2.4 Diagram Arus Data ....................................................................
2.5 Konsep Database Manajemen Sistem .........................................
2.6 Pendataan Biodata Mahasiswa ...................................................
2.7 Bahasa Pemrograman Yang Dipakai ..........................................

6
7
9
11
13
15
15

BAB III SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Analisa Organisasi .....................................................................
3.2 Analisa Masalah ........................................................................
3.3 Analisa Masukan .......................................................................
3.4 Analisa Keluaran .......................................................................
3.5 Analisa Proses ...........................................................................
3.6 Analisa Waktu ...........................................................................
3.7 Analisa Tenaga Kerja.................................................................
3.8 Analisa Biaya ............................................................................

17
19
19
20
21
26
27
27

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Rancangan Masukan ..................................................................
4.2 Rancangan Keluaran ..................................................................
4.3 Rancangan File ..........................................................................
4.4 Rancangan Proses ......................................................................
4.5 Rancangan Kontrol ....................................................................
4.6 Rancangan Waktu ......................................................................
4.7 Rancangan Tenaga Kerja ...........................................................
4.8 Rancangan Biaya .......................................................................

29
31
31
38
43
44
46
47

BAB V PENUTUP
5.1. Kesimpulan ............................................................................. . 48
5.2 Saran-saran ................................................................................. 49
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 50

DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Kamus Data ............................................................................... ....25
Tabel 3.2 Rincian Biaya ............................................................................ ....27
Tabel 4.1 Bentuk Unnormalized ................................................................ ....32
Tabel 4.2 Bentuk Normal Kesatu (1NF) .................................................... ....32
Tabel 4.3 Rancangan File Jurusan ............................................................. ....35
Tabel 4.4 Rancangan File Propinsi ............................................................ ....35
Tabel 4.5 Rancangan File Kabupaten ........................................................ ....36
Tabel 4.6 Rancangan File Dosen ............................................................... ....36
Tabel 4.7 Rancangan File Mahasiswa ........................................................ ....36
Tabel 4.8 Rancangan File Skripsi .............................................................. ....37
Tabel 4.9 Rancangan File User .................................................................. ....37
Tabel 4.10 Kamus Data ............................................................................... ....42
Tabel 4.11 Time Schedule ........................................................................... ....45
Tabel 4.12 Rincian Biaya ............................................................................ ....46

DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Transformasi Data Menjadi Informasi ............................................7
Gambar 2.2 Simbol Kesatuan Luar ...................................................................12
Gambar 2.3 Simbol Proses ................................................................................12
Gambar 2.4 Simbol Data Store..........................................................................13
Gambar 2.5 Simbol Arus Data ..........................................................................13
Gambar 2.6 Simbol Arus Data Dua Arah ..........................................................13
Gambar 3.1 Diagram Konteks Sedang Berjalan ........................................... ....21
Gambar 3.2 Diagram Berjenjang .................................................................. ....22
Gambar 3.3 Diagram Arus Data Level 0 Sistem Berjalan ............................. ....23
Gambar 3.4 Diagram Arus Data Level 1 Proses No.2 Sedang Berjalan ........ ....24
Gambar 4.1 Bentuk Normal Kedua (2NF) .................................................... ....33
Gambar 4.2 Pengujian Dengan Data ............................................................ ....34
Gambar 4.3 Hubungan Relasi Antar File ...................................................... ....35
Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem Biodata Mahasiswa ........................... ....38
Gambar 4.5 Diagram Berjenjang Sistem Pendataan Biodata Mahasiswa ...... ....39
Gambar 4.6 Diagram Arus Data Level 0 ...................................................... ....40
Gambar 4.7 Diagram Arus Data Level 1 Proses 2 ........................................ ....41

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Struktur Organisasi FMIPA ................................................... ....51

Lampiran 2

Daftar Biodata Mahasiswa ..................................................... ....52

Lampiran 3

Daftar Biodata Mahasiswa Per Kabupaten ............................. ....53

Lampiran 4

Data Biodata Mahasiswa Per Jenis Kelamin ........................... ....54

Lampiran 5

Laporan Data Jurusan ............................................................ ....55

Lampiran 6

Laporan Data Propinsi ........................................................... ....56

Lampiran 7

Laporan Data Kabupaten/Kota ............................................... ....57

Lampiran 8

Laporan Data Dosen .............................................................. ....58

Lampiran 9

Laporan Pendataan Mahasiswa Per Dosen Wali ..................... ....59

Lampiran 10 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Jalur Masuk .................... ....60

Lampiran 11 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Jenis Kelamin ................ ....61
Lampiran 12 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Jurusan............................ ....62
Lampiran 13 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Kab/Kota ........................ ....63
Lampiran 14 Laporan Biodata Per Mahasiswa ............................................ ....64
Lampiran 15 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Propinsi .......................... ....65
Lampiran 16 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Tahun Masuk .................. ....66
Lampiran 17 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Penghasilan Ortu ............. ....67
Lampiran 18 Laporan Pendataan Mahasiswa per Pekerjaan Ortu ................ ....68
Lampiran 19 Laporan Pendataan Skripsi Mahasiswa .................................. ....69
Lampiran 20 Laporan Pendataan Skripsi Per Tahun Lulus ......................... ....70

Lampiran 21 Laporan Pendataan Skripsi Per Predikat ................................. ....71

Lampiran 22 Desain Menu Utama .............................................................. ....72
Lampiran 23 Desain Rekam Data Jurusan ................................................... ....72
Lampiran 24 Desain Rekam Data Propinsi .................................................. ....73
Lampiran 25 Desain Rekam Data Kabupaten/Kota ..................................... ....73
Lampiran 26 Desain Rekam Dosen ............................................................. ....74
Lampiran 27 Desain Rekam Data Mahasiswa ............................................. ....74
Lampiran 28 Desain Rekam Data Skripsi.................................................... ....75
Lampiran 29 Desain Rekam Data Login ..................................................... ....75
Lampiran 30 Desain Rekam Change Login ................................................. ....75
Lampiram 31 Desain Cetak Laporan Mahasiswa.......................................... ....76
Lampiram 32 Desain Cetak Laporan Skripsi ................................................ ....76
Lampiram 33 Pseudocode Program Entry Data Jurusan............................... ....77
Lampiran 34 Flowchart Program Entry Data Jurusan .................................. ....78
Lampiram 35 Pseudocode Program Entry Data Propinsi ............................. ....79
Lampiran 35 Flowchart Program Entry Data Propinsi ................................. ....80
Lampiram 37 Pseudocode Program Entry Data Kabupaten .......................... ....81
Lampiran 38 Flowchart Program Entry Data Kabupaten ............................. ....82
Lampiram 39 Pseudocode Program Entry Data Dosen ................................ ....83
Lampiran 40 Flowchart Program Entry Data Dosen .................................... ....84

Lampiram 41 Pseudocode Program Entry Data Mahasiswa ......................... ....85

Lampiran 42 Flowchart Program Entry Data Mahasiswa ............................ ....86
Lampiram 43 Pseudocode Program Entry Data Skripsi ............................... ....87
Lampiran 44 Flowchart Program Entry Data Skripsi ................................... ....88

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi dan teknologi dewasa ini, penggunaan komputer
sebagai salah satu alat teknologi informasi sangat dibutuhkan keberadaannya
hampir disetiap aspek kehidupan.
Penggunaan

perangkat

komputer

sebagai

perangkat

pendukung

manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan mempertimbangkan

kuantitas dan kualitas data, dengan demikian penggunaan perangkat komputer
dalam setiap informasi sangat mendukung sistem pengambilan keputusan.
Fakultas MIPA telah berdiri secara resmi sabagai fakultas melalui Surat
Keputusan

Menteri

Pendidikan

dan

Kebudayaan

Republik

Indonesia

No. 383/O/1993 tanggal 22 Oktober 1993, sebagai realisasi peningkatan programprogram studi Matematika, Fisika, Kimia, Biologi yang sebelumnya dikelola
koordinatorat Fakultas MIPA Unsyiah sejak dibukanya Tahun 1989.
Subbagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah merupakan unsur
pelaksana akademik Fakultas MIPA yang berada dibawah dan bertanggung jawab
kepada Pembantu Dekan Bidang Akademik atas tugas yang diberikan Dekan
dibidang akademik. Dalam rangka meningkatkan dan menghimpun data tentang
mahasiswa

diperlukan tersedianya

data-data

mahasiswa

sehingga

menghasilkan suatu informasi yang tepat sasaran, efisien dan efektif.

dapat

Dalam aktifitasnya membuat laporan pendataan mahasiswa Sub Bagian

Pendidikan Fakultas MIPA belum menerapkan sistem komputerisasi secara
optimal. Dalam menyajikan laporan tersebut penggunaan komputer hanya sebatas
pengetikan seluruh data mahasiswa yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan
menggunakan aplikasi Ms-Word dan Ms-Excel, sehingga didalam menghasilkan
seluruh laporan yang akurat dan tepat relatif lama serta kurang lengkapnya
laporan yang dihasilkan.
Data-data yang berhubungan dengan biodata mahasiswa yang terhimpun
itu tentu saja sangat diperlukan. Untuk memenuhi kebutuhan dalam pencarian
informasi dan laporan bagi mahasiswa dibutuhkan suatu sistem informasi. Sistem
informasi tersebut harus dapat diandalkan untuk mengolah data menjadi informasi
yang bermanfaat dalam mengambil keputusan manajemen baik rutin maupun
strategis.
Keadaan ini mendorong suatu usaha untuk merancang suatu sistem
informasi pendataan mahasiswa Fakultas MIPA. Hal ini pula yang menjadi latar
belakang penulis melakukan penelitian yang penulis sajikan dalam skripsi ini
yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa
Pada Fakultas MIPA Unsyiah

1.2 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah
sebagai berikut :
a. Untuk membantu Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah dalam
menyajikan data mahasiswa sehingga dapat memenuhi kebutuhan dalam

pencarian dan penyajian informasi yang berhubungan dengan data mahasiswa

itu sendiri;
b. Membuat suatu sistem informasi tentang pendataan biodata mahasiswa dalam
suatu kelompok database dengan menggunakan suatu perangkat lunak;
c. Sebagai masukan dan memperluas cakrawala penulis dalam merancang suatu
sistem untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapi, serta bertujuan
untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat guna meraih gelar dalam
ilmu komputer pada jurusan Manajemen Informatika di STMIK Abulyatama
Aceh.

1.3 Batasan Masalah

Karena banyaknya aktifitas kerja pada Sub Bagian Pendidikan Fakultas
MIPA Unsyiah serta sesuai dengan judul penulis, untuk itu penulis perlu
membatasi masalah yang akan dibahas dalam karya tulis ini. Batasan tersebut
hanya menitik beratkan pada pendataan biodata mahasiswa Fakultas MIPA
Unsyiah.

1.4 Sumber-sumber Bahan Penulisan

Didalam menyusun skripsi ini, penulis berusaha mendapatkan serta
mengumpulkan data yang lengkap guna menyusun karya ilmiah ini. Adapun
metode yang penulis gunakan dalam mendapatkan data-data adalah sebagai
berikut :

a. Library Research (penelitian kepustakaan)

Dalam hal ini penulis mengumpulkan bahan-bahan yang berasal dari bukubuku atau teori-teori yang dapat mendukung penulisan skripsi ini.
b. Field Research (Penelitian lapangan)
Dalam hal ini penelitian dilakukan dilapangan untuk memperoleh informasi
serta data yang diperlukan. Adapun teknik yang ditempuh adalah :
1. Observasi atau pengamatan langsung ke objek penelitian guna
memperoleh data atau gambaran serta keterangan terhadap sistem yang
sedang berjalan;
2. Interview atau wawancara yaitu penulis mengumpulkan data secara tatap
muka langsung dengan pimpinan dan karyawan/i Fakultas MIPA Unsyiah
khususnya pada Subbagian Pendidikan guna mendapatkan data-data dan
keterangan yang diperlukan.

1.5 Sistematika Penulisan

Skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab yang disusun sedemikian rupa dengan
materi pembahasan yang saling berhubungan dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN, Bab ini menjelaskan tentang latar belakang
permasalahan, Tujuan Penulisan, Batasan Masalah, Sumber-sumber
Bahan Penelitian.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA, Bab ini menjelaskan Konsep Dasar Sistem,
Konsep Dasar Informasi, Konsep Dasar Sistem Informasi, Diagram
Arus Data (DAD), Konsep Databasae Manajemen Sistem (DBMS),
Pendataan Biodata Mahasiswa, Bahasa Pemrograman yang Dipakai.

BAB III ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN, Bab ini berisi
Analisa Organisasi, Analisa Masalah, Analisa Masukan, Analisa
Keluaran, Analisa Proses, Analisa Waktu, Analisa Tenaga Kerja serta
Analisa Biaya.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN, Bab ini menjelaskan tentang Rancangan
Masukan, Rancangan Keluaran, Rancangan File, Rancangan Proses,
Rancangan Kontrol, Rancangan Waktu, Rancangan Tenaga Kerja dan
Rancangan Biaya.
BAB V PENUTUP, Pada bab terakhir ini disajikan Kesimpulan dan Saran-saran
yang

penulis

sebelumnya.

angkat

berdasarkan

pembahasan

pada

bab-bab

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem itu berasal dari bahasa Yunani yang artinya kesatuan. Suatu sistem
terdiri dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan
tertentu.
Sistem adalah suatu jaringan kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Ponco W.Sigit, 1999:1).
Suatu sistem dalam mencapai tujuannya tentu memerlukan suatu proses
yang terdiri atas bermacam-macam tipe proses misalnya proses secara konsep,
proses secara fisik, proses secara prosedur, proses secara sosial dan lain-lainnya.
Andri Kristanto (2003:1), mendefinisikan sistem adalah jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat
karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang
dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan.
Menurut Aji Surpiyanto (2005:238) sistem adalah kumpulan elemen,
komponen atau subsistem yang saling berintegrasi dan berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu. Jadi setiap sistem memiliki subsistem-subsistem dan
subsistem terdiri atas komponen-komponen atau elemen-elemen.

Sistem dapat tercapai dengan baik bila terdapat pengawasan yang berguna
untuk mengawasi pelaksanaan pencapaian tujuan yang terdiri atas pengawasan
data masukan/input, pengawasan data keluaran/output, serta pengawasan terhadap
operasi sistem.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data,
data adalah bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
Dwi Budiarti (1999:8), mendefinisikan informasi adalah data yang telah
diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.
Menurut Aji Supriyanto (2005:243) informasi adalah data yang telah
diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
mengambil keputusan saat ini atau mendatang.
Hubungan antara data dengan informasi dapat dilihat seperti gambar
dibawah ini :
Penyimpan Data

Data

Pengolah

Informasi

Gambar 2.1 Transformasi data menjadi informasi

Dari gambar 2.1 dapat dijelaskan bahwa data dapat berupa simbol-simbol,
yang dapat berupa huruf dan angka yang diolah menjadi suatu output (informasi)
dan hasil pengolahan data tersebut dapat disimpan dalam suatu media
penyimpanan, sehingga jika diperlukan dapat ditampilkan atau disajikan kembali.
Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu
sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi
tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan
tidak bisa beroperasi (Andri Kristanto, 2003:6).
Dengan kata lain sumber informasi adalah data. Data menggambarkan
suatu kejadian yang sedang berjalan, dimana data tersebut akan diolah dan
diterapkan dalam sistem menjadi input yang lebih berguna dalam suatu sistem,
kesalahan dalam mengambil dan memasukkan data dan kesalahan dalam
mengolah data akan mneyebabkan kesalahan dalam memberikan informasi.
Kualitas suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu, informasi harus
akurat, tepat waktu dan relevan. Akurat artinya informasi tersebut harus bebas dari
kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Tepat waktu, artinya
informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Relevan, artinya
informasi tersebut mempunyai manfaat bagi yang menbutuhkannya.
Nilai dari suatu informasi itu ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan
biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu informasi dikatakan bernilai
bila manfaatnya lebih besar/efektif dibandingkan biaya untuk mendapatkannya.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi adalah sebuah bahan penting bagi
manajemen. Sistem informasi dalam sebuah organisasi dibatasi oleh data yang
dapat diperoleh, biaya untuk pengadaan, pengolahan dan penyimpanan dan
sebagainya. Sebuah sistem informasi berdasarkan komputer biasanya dapat
mengurangi biaya sekaligus meningkatkan kemampuan dan prestasi sistem
informasi.
Menurut Jogiyanto H.M (1995:697) dalam Andy Indra Rinaldi (2003:8)
mendefiniskan sistem informasi adalah :
Suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari
orang-orang fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan
pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting
memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada
manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian intenal dan
eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk
pengambilan keputusan yang cerdik.
Andri Kristanto (2003,11), mendefinisikan sistem informasi merupakan
kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat
manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat
lunak tersebut.
Menurut Aji Supriyanto (2005:243) sistem informasi adalah sistem
didalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.

Selain itu sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri komponen-komponen
dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan
memberikan

informasi

bagi

pengambil

keputusan

dan

atau

untuk

mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut
dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block),
blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi
(technology block), blok dasar data (database block) dan blok kendali (control
block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling
berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai
sasarannya.
- Blok masukan : merupakan input yang mewakili data yang masuk kedalam
sistem informasi yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
- Blok model

: terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik

yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di
basis

data

dengan

cara

yang

sudah

menghasilkan keluaran yang diinginkan.

tertentu

untuk

- Blok keluaran : merupakan

keluaran

yang

merupakan

informasi

yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna.

- Blok teknologi : digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan

dan

mengakses

data,

menghasilkan

dan

mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari

sistem keseluruhan. Teknologi itu sendiri terdiri dari 2 bagian
utama, yaitu perangkat software dan hardware.
- Blok basis data : kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
- Blok kendali

: dirancang dan diterapkan untuk mencegah hal-hal yang dapat

merusak sistem ataupun kesalahan-kesalahan yang dapat
terjadi sewaktu sistem diimplementasikan.

2.4 Diagram Arus Data (DAD)

Diagram arus data sering digunakan untuk mengambarkan suatu sistem
yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika.
Menurut Ponco W.Sigit (1999:40) menyatakan bahwa

Diagram Arus Data

(DAD) merupakan alat analisis terstruktur yang baik dan populer, karena dapat
menggambarkan arus data pada suatu sistem secara terstruktur dan jelas.
Ada beberapa simbol yang digunakan di DAD antara lain :
a. External Entity (kesatuan luar)
Suatu sistem tentu mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu
sistem dengan kesatuan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan dilingkungan

luar sistem yang bisa berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang dapat
memberikan input atau output dari luar sistem. Kesatuan luar digambarkan dengan
simbol persegi panjang :
Nama
Kesatuan
Luar

Gambar 2.2 Simbol Kesatuan Luar

b. Proces (proses)
Proses adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin
atau komputer. Proses berfungsi untuk mengolah arus data yang masuk
kedalamnya/input, kemudian dari proses itu juga menghasilkan arus data/output.
Suatu proses digambarkan dengan simbol lingkaran atau empat persegi panjang
dengan sudut-sudutnya yang tumpul.

Identifikasi
Identifikasi
Nama
Proses

Nama
Proses

atau

Gambar 2.3 Simbol Proses

c. Data Store (simpanan data)
Data Store digunakan untuk menyimpan data hasil proses maupun
menyediakan data untuk diproses. Data store dapat berupa file atau database pada
sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel acuan
manual atau suatu agenda/buku. Suatu data store digambarkan dengan sepasang
garis horizontal paralel yang ditutup di salah satu ujungnya.

Media Nama Data Strore

Gambar 2.4 Simbol Data Store

d. Data Flow (arus data)
Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus
data ini menunjukkan arus dari data yang bisa berupa masukan/input untuk sistem
atau hasil/output dari suatu proses. Arus data harus diberi nama yang jelas dan
mempunyai arti, dimana nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya.
Nama Arus Data

Gambar 2.5 Simbol Arus Data

Untuk menunjukkan arus data dua arah dapat digunakan salah satu simbol yang
tertera dibawah ini :

Nama Arus Data

Nama Arus Data

Gambar 2.6 Simbol Arus Data Dua Arah

2.5 Konsep Database Manajemen Sistem

Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut
biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database
menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan
atau instansi.
Menurut Harianto Kristanto (1994:1) menyatakan Suatu Database
Management System (DBMS) berisi satu koleksi data yang saling berelasi dan
satu set program untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari

Database dan Set Program pengelola untuk menambah data, menghapus data,
mengambil dan membaca data.
Suatu DBMS terdiri dari beberapa elemen antara lain :
a. Entity, adalah orang, tempat kejadian atau konsep yang informasinya direkam.
Pada bidang administrasi siswa misalnya, entity adalah siswa, buku,
pembayaran, nilai test;
b. Atribute, setiap entity mempunyai atribute atau sebutan untuk mewakili suatu
entity. Seorang siswa dapat dilihat dari atributnya, misalnya nomor siswa,
nama, alamat, nama orang tua, hobbi;
c. Data Value (nilai atau isi data), adalah data aktual atau informasi yang
disimpan pada tiap data elemen atau atribute. Atribut nama karyawan
menunjukkan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, sedangkan
data value adalah syafrizal merupakan isi data nama karyawan tersebut;
d. Record, merupakan elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang
suatu entity secara lengkap. Satu record mewaklli satu data atau informasi
tentang seseorang misalnya, nomor karyawan, nama karyawan, alamat, kota,
tanggal masuk;
e. File, merupakan kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang
elemen yang sama, atribute yang sama namun berbeda-beda data valuenya;
f. Database, adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file
dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk
menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu.

2.6 Pendataan Biodata Mahasiswa

Data mahasiswa merupakan hal yang penting disajikan secara tepat, akurat
dan mudah dipahami serta sangat diperlukan sebagai acuan dalam menyajikan
laporan biodata mahasiswa.
Menurut Tri Rama K dalam kamus Bahasa Indonesia menyatakan Biodata
merupakan riwayat hidup singkat yang dimiliki seseorang yang berupa daftar
kepribadian seseorang tentang segala hal yang menyangkut diri pribadi sebagai
identitas diri.
Dalam

meningkatkan

akurasi

data

serta

penyempurnaan

dan

pengembangan biodata mahasiswa di Fakultas MIPA Unsyiah pada setiap

semesternya melakukan kegiatan antara lain :
a. Pengumpulan data mahasiswa FMIPA;
b. Pengolahan data mahasiswa yang telah dikumpulkan dari jurusan-jurusan di
Fakultas MIPA Unsyiah;
c. Pengolahan data mahasiswa Fakultas MIPA Unsyiah.
Data-data yang berhubungan dengan biodata mahasiswa, orang tua, serta
dosen yang terhimpun itu tentu saja sangat diperlukan suatu sistem informasi yang
handal dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan, sehingga dapat menghemat
biaya, tenaga serta mengefisienkan jalannya kegiatan akademik.

2.7 Bahasa Pemrograman yang dipakai

Kemajuan teknologi komputer sebagai pendukung pemrosesan data dan
informasi telah menjadi kebutuhan pokok perusahaan. Komputer digunakan

sebagai alat penunjang pemroses data dan informasi serta dapat meningkatkan
kinierja perusahaan dan operasionalnya.
Language software berfungsi sebagai penterjemah antara program yang
ditulis dengan bahasa awam sehari-hari mejadi bahasa mesin (machine language)
yang dimegerti oleh komputer. Bila language software tidak tersedia, maka
pembuat program harus menulis programnya langsung dengan bahasa mesin yang
berbentuk bilangan-bilangan binari.
Bahasa pemograman yang penulis pakai dalam membuat sistem ini adalah
Microsoft Visual Foxpro. Visual Foxpro merupakan perangkat lunak yang
memudahkan untuk menciptakan aplikasi-aplikasi database berbasis grafik atau
GUI (Grafical User Interface), yang berarti program database yang diciptakan
dengan Visual Foxpro akan mempunyai tampilan seperti program-program
windows.
Microsoft Visual Foxpro tergolong pada jenis pemrograman OOP (Object
Oriented Programming), yang terdiri dari sejumlah aplikasi pengembangan yang
bergabung menjadi satu. Beberapa aplikasi yang disediakan antara lain database
designer, table designer, query designer, view designer, form designer, menu
designer, report designer, project designer.

BAB III
ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Analisa Organisasi

Fakultas MIPA telah berdiri secara resmi sebagai fakultas melalui Surat
Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.
383/O/1993 tanggal 22 Oktober 1993, sebagai realisasi peningkatan programprogram studi Matematika, Fisika, Kimia, Biologi yang sebelumnya dikelola
koordinatorat Fakultas MIPA Unsyia sejak dibukanya Tahun 1989.
Adapun struktur Organisasi Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala
terdiri dari (lampiran 1) :
a. Dekan
b. Pembantu Dekan I
c. Pembantu Dekan II
d. Pembantu Dekan III
e. Pembantu Dekan IV
f. Tata Usaha
g. KaSub Bagian Pendidikan
h. KaSub Bagian Umum dan Perlengkapan
i.

KaSub Bagian Keuangan dan Kepegawaian

j.

KaSub Bagian Kemahasiswaan

k. Jurusan/Prodi

Visi Fakultas MIPA

Sebagai pusat unggulan MIPA yang dapat menjawab tantangan era
globalisasi dan berorientasi pasa sumber daya alam di Nanggroe Aceh
Darussalam.
Misi Fakultas MIPA
a. Menghasilkan sarjana MIPA yang tekun, kreatif dan inovatif untuk
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berwawasan lingkungan
serta mampu bersaing ditingkat global;
b. Mengembangkan penelitian bidang MIPA untuk meningkatkan mutu
pembelajaran yang memiliki komitmen pada pengembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi;
c. Meningkatkan

kualitas

pelayanan

MIPA

terhadap

fakultas-fakultas

dilingkungan Universitas Syiah Kuala dan atau institusi lainnya;

d. Meningkatkan pengabdian pada masyarakat dalam penerapan ilmu-ilmu
MIPA untuk kesejahteraan umat.
Tujuan Fakultas MIPA
a. Ikut mensukseskan program Universitas Syiah Kuala dan Pemerintah dalam
pemerataan pendidikan, khususnya pendidikan tinggi bidang MIPA;
b. Menghasilkan sarjana MIPA dasar

yang berpotensi mandiri, dapat

mengantisipasi dan adaptif setiap perkembangan serta strategis dengan setiap

tuntutan kebutuhan di bursa lapangan kerja.

Dalam pelaksanaan kegiatannya Sub Bagian Pendidikan mempunyai tugas

melakukan pengumpulan, menganalisa dan menyajikan data, penyiapan bahan dan
program, penyiapan bahan laporan.

3.2 Analisa Masalah

Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah dalam pengolahan data
mahasiswa sudah menggunakan komputer. Akan tetapi penggunaan komputer
belum optimal, artinya sistem tersebut tidak dijadikan suatu bentuk program
komputer sehingga dalam pengolahan datanya setiap semesternya masih terdapat
beberapa hambatan atau kendala.
Dari analisa yang ditemukan ada beberapa masalah diantaranya adalah :
kurang akurat/lengkapnya laporan yang dihasilkan serta kurang disiplin dalam
pengisian data yang disajikan pada setiap tahun akademik khususnya pada
semester ganjil.

3.3 Analisa Masukan

Masukan yang digunakan dalam sistem pendataan biodata mahasiswa pada
Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala adalah data mahasiswa, data dosen, data
orang tua.
Adapun beberapa masukan yang dihasilkan dalam pendataan biodata
mahasiswa adalah :
a. Data Mahasiswa, yang terdiri dari :
- Nama ;
- Tempat/Tanggal Lahir ;
- No.Induk Mahasiswa ;
- Jurusan ;
- Jenis Kelamin ;

Agama ;
Anak yang ke ;
Asal SMU ;
Jurusan SMU ;
Tahun lulus ;
Nomor Ijazah ;
NEM ;
Organisasi yang diikuti ;
Kedudukan di Organisasi ;
Organisasi diluar ;
Kedudukan di Organisasi ;
Kegemaran/Hobby ;
Jalur masuk FMIPA ;
Tahun masuk FMIPA ;
Alamat.

b. Data Orang Tua, terdiri dari :

- Nama Ayah ;
- Pendidikan Tertinggi ;
- Pekerjaan ;
- Nama Ibu ;
- Pendidikan Tertinggi ;
- Pekerjaan ;
- Alamat.
c. Dosen Wali;
- Nama Dosen Wali;
- NIP Dosen Wali.

3.4 Analisa Keluaran

Analisa keluaran yang selama ini digunakan dalam pendataan biodata
mahasiswa pada Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala berupa :
a. Tabel Biodata Mahasiswa per jurusan tiap tahun akademik (lampiran 2)
b. Tabel Biodata Mahasiswa per kabupaten tiap tahun akademik (lampiran 3)
c. Tabel Data Mahasiswa per jenis kelamin tiap tahun akademik (lampiran 4)

3.5 Analisa Proses

Proses pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Universitas
Syiah Kuala pada dasarnya telah menggunakan komputer. Pendataan biodata
mahasiswa setiap tahunnya dibuat sebuah laporan mengenai perkembangan
mahasiswa.
Sub Bagian Pendidikan setiap tahunnya mengirimkan form biodata
mahasiswa khususnya mahasiswa baru ke setiap Jurusan yang ada pada Fakultas
MIPA Unsyiah. Selanjutnya Jurusan menginformasikan form tersebut kepada
mahasiswa untuk diisi yang kemudian dkembalikan kepada Jurusan. Setelah
semua data lengkap, Sub Bagian Pendidikan membuat laporan rekapitulasi
mengenai data mahasiswa tersebut menurut jurusan, Kabupaten/kota dan perjenis
kelamin. Agar lebih jelas sistem pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat di
diagram konteks dibawah ini
F_B_Mhs_Isi
Lp_Bio_Mhs

Jurusan

0
SIBIMAMIPA

F_B_Mhs
Df_Bio_Mhs

F_B_Mhs
Lp_Bio_Mhs

F_B_Mh_Trs

Pimpinan

Mahasiswa

Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Dari gambar 3.1 terlihat dengan jelas bahwa Subbag Pendidikan selaku
sistem mengirimkan form biodata mahasiswa ke setiap jurusan, lalu jurusan
menginformasikan form tersebut ke mahasiswa. Setelah form tersebut terisi oleh
mahasiswa lalu diserahkan kembali kejurusan, kemudian jurusan mengumpulkan
seluruh biodata tersebut untuk diserahkan ke Subbag Pendidikan dalam bentuk
daftar kumpulan biodata mahasiswa. Setelah form biodata tersebut dikumpulkan
dari setiap jurusan barulah diolah oleh Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA
Unsyiah untuk dibuat sebuah laporan. Hasil dari pengolahan data/laporan tersebut
akan kembali dikirimkan ke setiap jurusan serta untuk pimpinan. Sedangkan
proses dalam pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat pada gambar berikut ini :
0
SIBIMAMIPA

1.0 P

2.0

3.0 P

Penerimaan
Biodata
Mahasiswa

Tabel
Biodata
Mahasiswa

Pembuatan
Pelaporan

2.1P
Tabel
Biodata
Mahasiswa
Per Jurusan

2.2 P
Tabel
Mahasiswa
Per
Kab/Kota

2..3 P
Tabel
Mahasiswa
Per
Jns Klmin

Gambar 3.2 Diagram Berjenjang

Berdasarkan gambar 3.2 terlihat bahwa pada setiap pendataan biodata

mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah terdapat tiga proses. Ketiga proses
tersebut adalah penerimaan biodata mahasiswa, pembuatan tabel biodata
mahasiswa dan pembuatan laporan. Untuk lebih jelasnya, antara satu proses ke
proses lainnya dapat dilihat pada gambar 3.3.

F_B_Mhs _Isi

1.0 P
Lp_Bio_Mhs

Penerimaan
Biodata
Mahasiswa

Jurusan

F_B_Mhs
Df_Bio_Mhs
F_B_Mhs

En_B_Mhs

Mahasiswa
2.0
F_B_Mh_Trs

Tabel
Biodata
Mahasiswa
Rkp_B_Mhs

D1 F. Mhs
Bk_Dt_Mhs

3.0 P
Pembuatan
Pelaporan

Lp_Bio_Mhs

Pimpinan

Gambar 3.3 Diagram arus data level 0 sistem berjalan

Berdasarkan gambar 3.3 dapat dijelaskan proses pendataan biodata
mahasiswa. Subbag Pendidikan selaku sistem mengirimkan form biodata
mahasiswa melalui proses pengiriman form ke setiap jurusan lalu jurusan

menginformasikan ke mahasiswa. Setelah form tersebut diisi oleh mahasiswa lalu

diserahkan ke jurusan kemudian jurusan menyerahkan kembali ke Subbag
Pendidikan dalam bentuk daftar kumpulan biodata mahasiswa.
Selanjutnya setelah form biodata mahasiswa terkumpul dari setiap jurusan
lalu Sub Bagian Pendidikan membuat rekapitulasi biodata mahasiswa yang
disimpan dalam file mahasiswa dan dibukukan dalam buku data mahasiswa,
seterusnya akan dibuat suatu laporan biodata mahasiswa yang akan dikirim ke
setiap jurusan serta untuk pimpinan.
Diagram arus data level 1 proses nomor 2 berikut ini menggambarkan
proses pembuatan tabel dari data-data yang telah ada pada Sub Bagian Pendidikan
Fakultas MIPA Unsyiah.
2.0
Tabel Biodata
Mahasiswa
D_Mh_Jrs

D_Mh_Klm

D_Mh_Kab

2.1 P
Tabel
Biodata
Mahasiswa
Per Jurusan
Rk_Mh_Jrs

2.2 P
Tabel
Mahasiswa
Per Kab/Kota

Rk_Mh_Kab

2.3 P
Tabel
Mahasiswa
Per Jns
Klmin
Rk_Mh_Jns

D1 F. Mhs

Gambar 3.4 Diagram arus data level 1 proses no.2 sistem berjalan

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa setelah daftar biodata

mahasiswa diterima oleh Subbag Pendidikan (sistem) dari setiap jurusan, lalu
Subbag Pendidikan membuat rekapitulasi data tersebut dalam bentuk tabel yang
dipisahkan menurut jurusan, kabupaten/kota serta perjenis kelamin.
Tabel 3.1 Kamus Data
No
1

Nama
Arus Data
F_B_Mh_Isi

Sumber Data

Tujuan

Frekuensi

Penjelasan

Subbag.
Pendidikan

Jurusan,
Mahasiswa

Tiap Tahun
Akademik

Form biodata yang harus diisi

oleh mahasiswa terdiri
identitas diri mahasiswa,
orang tua dan dosen wali

F_B_Mhs

Subbag.
Pendidikan

Jurusan,
Mahasiswa

Tiap Tahun
Akademik

Form biodata mahasiswa yang

diterima jurusan

F_B_Mh_Trs

Mahasiawa

Jurusan,
Subbag
Pendidikan

Tiap Tahun
Akademik

Form biodata yang telah diisi

oleh mahasiswa

Df_Bio_Mhs

Jurusan

Subbag.
Pendidikan

Tiap Tahun
Akademik

Kumpulan form biodata

mahasiswa

Rkp_B_Mhs

Jurusan

Subbag.
Pendidikan

Tiap Tahun
Akademik

Rekap biodata Mahasiswa

dalam bentuk tabel

Lp_Bio_Mhs

Subbag.
Pendidikan

Jurusan,
Pimpinan

Tiap Tahun
Akademik

Laporan biodata mahasiswa

D_Mh_Jrs

Mahasiswa,
Jurusan

Subbag.
Pendidikan

Tiap Tahun
Akademik

Data Biodata Mahasiswa

perjurusan

D_Mh_Kab

Mahasiswa,
Jurusan

Subbag.
Pendidikan

Tiap Tahun
Akademik

Data Biodata Mahasiswa

perkabupaten

D_Mh_Klm

Mahasiswa

Subbag.
Pendidikan

Tiap Tahun
Akademik

Data Mahasiswa perjenis

kelamin

10

En_B_Mhs

Mahasiswa,
Jurusan

Subbag.
Pendidikan

Tiap Tahun
Akademik

Entry biodata mahasiswa

dalam bentuk tabel

11

Bk_Dt_Mhs

Subbag.
Pendidikan

Jurusan,
Pimpinan

Tiap Tahun
Akademik

Buku biodata mahasiswa dari

hasil pengentryan data serta
dicetak

3.6 Analisa Waktu

Hasil wawancara dengan para karyawan pada Sub Bagian Pendidikan, dalam
membuat tabel sampai dengan pembuatan laporan pendataan biodata mahasiswa
Fakultas MIPA Unsyiah, menghabiskan waktu sekitar 2,43 jam perjurusan
berdasarkan rumus :
t = (tr + tp) x vr
t = (2 + 1 ) x 48,6
t = 3 x 48,6
t = 145,8 menit
t = 2,43 jam
Keterangan :
t = waktu yang diperlukan untuk pembuatan tabel sampai dengan
pembuatan laporan biodata mahasiswa
tr = waktu yang diperlukan untuk mencari data 1 orang mahasiswa
tp = waktu penyesuaian
vr = jumlah volume rata-rata mahasiswa
Adapun pendataan yang dilakukan dalam mempersiapkan laporan biodata
mahasiswa adalah :
a. Pembuatan tabel biodata mahasiswa per jurusan tiap tahun akademik.
b. Pembuatan tabel biodata mahasiswa per kabupaten tiap tahun akademik.
c. Pembuatan tabel data mahasiswa per jenis kelamin tiap tahun akademik.

3.7 Analisa Tenaga Kerja

Dalam pelaksanaan kerja sampai dengan pembuatan laporan biodata
mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah selama ini dilakukan oleh karyawan
pada Sub Bagian Pendidikan. Jumlah tenaga yang mengerjakan pekerjaan tersebut
adalah sebanyak 5 (lima) orang. Masing-masing karyawan mempunyai tugas
sebagai berikut :
-

Satu orang Pengawas (Kasubbag Pendidikan)

Empat orang sebagai operator

3.8 Analisa Biaya

Untuk terlaksananya suatu pekerjaan dengan sempurna tidak terlepas dari
pengaruh faktor biaya. Dalam menangani proses pendataan biodata mahasiswa
pada Fakultas MIPA Unsyiah yang selama ini membutuhkan biaya dengan rincian
seperti pada tabel berikut :
Tabel 3.2 Rincian Biaya

Jumlah

Satuan

Unit

4.000.000

16.000.000

Unit

100.000

400.000

1.600.000

Buah

500.000

500.000

Tinta Printer

Kotak

23.000

23.000

Alat Tulis/Pulpen

Buah

1.500

6.000

Stip Ex

Kotak

5.000

5.000

HVS

Rem

25.000

25.000

4.654.500

16.500.000

400.000

1.659.000

No

Bahan/Peralatan

Komputer P IV
2,2 GHz
Biaya perawatan
komputer
Printer canon
S200SPx

2
3
4
5
6
7

Sifat Pengadaan / Total Biaya

Pengadaan
Setiap
Triwulan
Setahun
sekali
Bulan
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.

@
Rp

Jumlah

Dari tabel diatas jelas bahwa total rincian biaya yang diperlukan adalah :
a. Untuk pengadaan pertama komputer dengan total biaya Rp. 16.000.000,b. Untuk biaya perawatan komputer untuk 3 (tiga) bulan Rp. 400.000,c. Untuk pengadaan triwulan dengan total biaya Rp. 400.000,d. Untuk pengadaan 1 (satu) tahun dengan total biaya Rp. 1.659.000,-

BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Rancangan Masukan

Pada rancangan masukan ini tidak banyak terjadi perubahan dengan
analisis masukan yang sedang berjalan saat ini, karena yang menjadi masukan
pada analisis masukan terdapat juga rancangan masukan. Hanya pada rancangan
masukan ini terdiri dari beberapa file program, yaitu program masukan, keluaran
serta beberapa program pendukung lainnya.
Adapun rancangan masukan yang dimaksud (lampiran 23 sampai 28)
adalah sebagai berikut :
a. Program entry data jurusan
Program entry data jurusan ini adalah program untuk merekam kode
beserta nama jurusan. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item
kode jurusan sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang
sama. Data kode dan nama jurusan tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah
file database TbJrs.Dbf.
b. Program entry data propinsi
Program entry data propinsi ini adalah program untuk merekam kode
beserta nama propinsi. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan
item kode propinsi sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data
yang sama. Data kode dan nama propinsi tersebut dimasukkan dan direkam pada
sebuah file database TbProp.Dbf.

c. Program entry data kabupaten/kota

Program entry data kabupaten ini adalah program untuk merekam kode
beserta nama kabupaten. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan
item kode kabupaten sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data
yang sama. Data kode dan nama kabupaten tersebut dimasukkan dan direkam
pada sebuah file database TbKab.Dbf.
d. Program entry data dosen
Program entry data dosen ini adalah program untuk merekam nip beserta
nama dosen. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item nip
dosen sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang sama.
Data nip dan nama dosen tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah file
database TbDosen.Dbf.
e. Program entry data mahasiswa
Program entry data mahasiswa ini adalah program untuk merekam nim
beserta nama mahasiswa. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan
item nim mahasiswa sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data
yang sama. Data nim, nama, jenis kelamin, agama tersebut dimasukkan dan
direkam pada sebuah file database TbMhs.Dbf.
f. Program entry data skripsi
Program entry data skripsi ini adalah program untuk merekam nim beserta
nama mahasiswa. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item
nim mahasiswa sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang

sama. Data nim dan nama mahasiswa tersebut dimasukkan dan direkam pada
sebuah file database TbSkripsi.Dbf.

4.2 Rancangan Keluaran

Analisa yang penulis lakukan terhadap rancangan keluaran pengolahan
biodata mahasiswa pada Fakuktas MIPA Unsyiah terlihat bahwa hasil keluaran
tersebut tidak perlu diganti, karena sistem yang lama tersebut sudah memenuhi
kebutuhan. Hanya saja perlu perubahan sedikit guna mendukung sistem yang baru
tersebut. Adapun perubahan yang dimaksud dalam rancangan keluaran ini adalah
penambahan form-form entry data serta penambahan bentuk laporan-laporan yang
dihasilkan.
Rancangan keluaran yang penulis buat dalam skripsi ini berupa rancangan
di layar monitor (screen) dan cetakan ke printer. Untuk media keluaran dapat
ditentukan melalui suatu menu pilihan. Ada dua menu pilihan, yaitu menampilkan
data ke display atau mencetak ke media kertas melalui printer. Adapun keluaran
tersebut dapat dilihat pada daftar lampiran 5 sampai 21.

4.3 Rancangan File

Perangkat yang dirancang ini menggunakan beberapa buah file database
yang saling berelasi antara satu dengan yang lainnya denggan menggunakan field
key dari masing-masing file database. Untuk menentukan file-file apa saja yang
diperlukan penulis menggunakan teknik tabel normalisasi (normalized form), dari
teknik tersebut diperoleh file yang saling berkaitan sehingga nantinya file-file
tersebut tidak saling redudancy. Proses perancangan database dapat dimulai dari

dokumen dasar yang dipakai dalam sistem dengan memasukkan data lama
kedalam tabel untuk memperoleh gambaran. Dalam table unnormalized
mencantumkan seluruh field data yang akan direkam, bagian yang double tidak
perlu dituliskan. Pada tabel 4.1 terlihat record yang tidak lengkap, sehingga sulit
untuk membayangkan bagaimana bentuk record yang harus dibentuk untuk
merekam data tersebut.
Tabel 4.1 Bentuk Unnormalized
NIM

Jurusan

0181110001
0281110001
0181210001

Matematika
Fisika

Nama
Mahasiswa
Ikshan
Budi
Irwansyah

Propinsi

Kabupaten

NAD
NAD
Sumatera Utara

Aceh Besar
Pidie
Tapanuli

Dosen
Wali
Dra.Sunarti , MS
Dra.Intan Syahrini
Dr.Syahrun

Tabel 4.2 Bentuk Normal Kesatu (1NF)

NIM

Jurusan

0181110001
0281110001
0181210001

Matematika
Matematika
Fisika

Nama
Mahasiswa
Ikshan
Budi
Irwansyah

Propinsi
NAD
NAD
Sumatera
Utara

Kabupaten
Aceh Besar
Pidie
Tapanuli

Dosen
Wali
Dra.Sunarti , MS
Dra.Intan Syahrini
Dr.Syahrun

Pada bentuk normalisasi kesatu yang terlihat pada tabel 4.2 data kosong
diisi dengan data yang lengkap. Dengan bentuk normal kesatu ini telah dapat
dibuat satu file. Namun bentuk normal kesatu ini mempunyai banyak kelemahan
yaitu data masih terjadi redudansi dan penduplikasian data pada saat mengentry
data baru maupun pada saat terjadi edit data.
Pembentukan normal kedua dengan mencari kunci-kunci field yang dapt
dipakai sebagai patokan dalam pencarian. Melihat kondisi ini dari permasalahan
yang ada, maka data diberi kunci kandidat yaitu :
- Kode jurusan
- Nim

Selanjutnya dibuat tabel dengan kunci tersebut, sehingga terlihat keberhantungan

fungsional field lain terhadp field kunci, maka didapatkan tabel sebagai berikut :

Tabel Jurusan

Tabel Propinsi

* KdJrs
Nmjrs

* KdProp
NmProp

Tabel
Kabupaten
* KdKab
NmKab

Tabel Mhs
* NIM
Nama
Tplahir
Tgllahir
Jsn_klm
Agama
Anak_ke
Jlh_Sdr
Nm_skl
Jrs_smu
Thn_lls
Nmr_ijzh
Nem
Jalur_mipa
Thn_msk
Almt
Nm_ayah
Pdd_ayah
Pkr_ayah
Nm_ibu
Pdd_ibu
Pkr_ibu
Alm_ortu

Tabel Dosen
* NIP
Nama_Dsn
Jns_klm
Alamat
Telp_Hp

** KdJrs
** KdProp
** KdKab
** NIP

Keterangan :
* Kunci Primer dari tabel
** Kunci tamu/penghubung
Gambar 4.1 Bentuk Normal Kedua (2NF)

Tabel Skripsi
* NIM
Judul
Nip_Pbb1
Nip_Pbb2
Nip_PUji1
Nip_PUji2
Nip_Puji3
Tgl_sdng
Lm_pnlsan
IPK
Predikat
Thn_lls

`
KdJrs
8111
8121

Tabel Kabupaten

Tabel Propinsi

Tabel Jurusan

NmJrs
Mateamatika
Fisika

KdProp
11
12

NmProp
NAD
Sumut

TglLahir
23-12-1982
01-04-1982

Agama
Islam
Islam

KdKab
1111
1211

NmKab
Aceh Besar
Tapanuli

Tabel Mahasiswa
NIM
0181110001
0181210001

Nama
Ikhsan
Irwansyah

Tabel Dosen
NIP
130515908
132059312

TempatLahir
B.Aceh
Medan

Nama Dosen
Dra.Sunarti, MS
Dr.Syahrun Nur

NIM
0181110001
0181210001

Alamat
Prada Utama
Lampriet

KdJrs
8111
8121

Judul
Aljabar Lier
Difraksi Sinar_X

Gambar 4.2 Pengujian Dengan Data

KdProp
11
12

Tabel Skripsi
NIP
130515908
132059312

KdKab
1111
1211

Nip_Wali
130515908
132059312

Jurusan

Propinsi

Kabupaten

Mahasiswa

Skripsi

Dosen

Gambar 4.3. Hubungan Relasi Antar file

Adapun struktur database selengkapnya yang digunakan dalam aplikasi ini adalah
sebagai berikut :
a. File JRS.Dbf, digunakan untuk merekam data-data jurusan. Field-field untuk
file JRS.Dbf dapat dilihat pada table 4.3.
Tabel 4.3 Rancangan File Jurusan
Field Field Name
1
KdJrs
2
NmJrs

Type
C
C

Width
4
25

Dec

Keterangan
Kode Jurusan (key)
Nama jurusan

b. File PROP.Dbf, digunakan untuk merekam data-data propinsi. Field-field

untuk file PROP.Dbf dapat dilihat pada tabel 4.4.
Tabel 4.4 Rancangan File Propinsi
Field Field Name
1
KdProp
2
NmProp

Type
C
C

Width
4
30

Dec

Keterangan
Kode Propinsi (key)
Nama propinsi

c. File KAB.Dbf, digunakan untuk merekam data-data kabupaten. Field-field

untuk file KAB.Dbf dapat dilihat pada table 4.5.
Tabel 4.5 Rancangan file Kabupaten
Field Field Name
1
KdKab
2
NmKab

Type
C
C

Width
4
30

Dec

Keterangan
Kode Kabupaten (key)
Nama kabupaten

d. File DOSEN.DBF, digunakan untuk merekam data-data dosen wali. Fieldfield untuk file DOSEN.DBF dapat dilihat pada table 4.6
Tabel 4.6 Rancangan File Dosen
Field
1
2
3
4
5

Field Name
NIP
Nama_Dsn
Jns_Klm
Alamat
Telp_HP

Type
C
C
C
C
C

Width
9
25
2
40
12

Dec

Keterangan
NIP Dosen wali (key)
Nama Dosen
Jenis Kelamin
Alamat dosen
No Telp dosen

e. File MHS.Dbf, digunakan untuk merekam data-data mahasiswa. Field-field

untuk file MHS.Dbf dapat dilihat pada table 4.7
Tabel 4.7 Rancangan File Mahasiswa
Field
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Field Name
NIM
Nama
Tplahir
Tgllahir
KdJrs
Jsn_Klm
Agama
Anak_ke
Jlh_Sdr
Nm_Sklh
Jrs_SMU
Thn_Lls
Nmr_Ijzh
NEM
KdProp

Type
C
C
C
D
C
C
C
N
N
C
C
C
N
C
C

Width
10
25
25
8
4
2
10
2
2
40
6
4
30
5
2

Dec

Keterangan
Nim mahasiswa (Key)
Nama mahasiswa
Tempat Lahir
Tanggal lahir
Kode Jurusan (key)
Jenis Kelamin
Agama
Anak yang ke
Jumlah Saudara Kandung
Nama Asal SMU
Jurusan di SMU
Tahun lulus SMU
Nomor ijazah SMU
NEM SMU
Kode Propinsi (key)

16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28

KdKab
Jalur_MIPA
Thn_Msk
Almt
Nm_Ayah
Pdd_Ayah
Pkr_Ayah
Nm_Ibu
Pdd_Ibu
Pkr_Ibu
Phsilan
Alm_Ortu
Nip_DWali

C
C
C
Memo
C
C
C
C
C
C
C
Memo
C

4
4
4
4
35
15
20
35
15
20
30
4
9

Kode Kabupaten/Kota (key)

Jalur masuk MIPA
Tahun masuk MIPA
Alamat mahasiswa
Nama ayah
Pendidikan terakhir ayah
Pekerjaan ayah
Nama Ibu
Pendidikan terakhir ibu
Pekerjaan ibu
Penghasilan orang tua
Alamat oran tua
Nip Dosen Wali (key)

f. File SKRIPSI.Dbf, digunakan untuk merekam data-data skipsi mahasiswa.

Field-field untuk file SKRIPSI.Dbf dapat dilihat pada table 4.8.
Tabel 4.8 Rancangan File Skripsi
Field
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Field Name
NIM
Jdl_Skripsi
Nip_Pbb1
Nip_Pbb2
Nip_PUji1
Nip_Puji2
Nip_Puji3
Tgl_Sdng
Lm_Pnlsan
IPK
Predikat
Thn_Lls

Type
C
Memo
C
C
C
C
C
D
C
C
C
N

Width
10
4
9
9
9
9
9
8
3
4
16
4

Dec

Keterangan
Nim mahasiswa (key)
Judul skripsi
Nip Pembimbing Utama
Nip Pembimbing Pembantu
Nip Anggota Penguji I
Nip Anggota Penguji II
Nip Anggota Penguji III
Tanggal sidang
Lama penulisan skripsi
IPK lulusan
Predikat lulusan
Tahun lulus

g. File USER.Dbf, digunakan untuk merekam data-data user. Field-field untuk

file USER.Dbf dapat dilihat pada table 4.9.
Tabel 4.9 Rancangan File User
Field Field Name
1
Nm_Id
2
Pssword

Type
C
C

Width
20
6

Dec

Keterangan
Nama User
Password User

4.4 Rancangan Proses

Rancangan proses manajemen database yang diterapkan pada perangkat
lunak aplikasi ini pada dasarnya tidak berbeda jauh dengan sistem yang lama.
Dalam penginputan data mahasiswa, pencarian maupun pengolahan data lainnya,
sistem akan memulai dengan pencarian kode yang telah ditentukan. Bila kode
tersebut ada, sistem akan menampilkan data tersebut dan bila kode tersebut salah
atau belum ada, maka sistem akan memberitahukan bahwa kode tersebut tidak
ada. Agar lebih jelasnya rancangan proses sistem pendataan biodata mahasiswa
pada Fakultas MIPA Unsyiah dapat dilihat pada gambar 4.4.

F_B_Mhs_Isi
Lp_Bio_Mhs

Jurusan

0
SIBIMAMIPA

F_B_Mhs
Df_Bio_Mhs

F_B_Mhs
Lp_Bio_Mhs

F_B_Mh_Trs

Pimpinan

Mahasiswa

Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem Pendataan Biodata Mahasiswa

Dari gambar 4.4 terlihat dengan jelas bahwa Subbag Pendidikan selaku sistem
mengirimkan form biodata mahasiswa ke setiap jurusan, lalu jurusan
menginformasikan form tersebut ke mahasiswa. Setelah form tersebut terisi oleh
mahasiswa lalu diserahkan kembali kejurusan, kemudian jurusan mengumpulkan

seluruh biodata tersebut untuk diserahkan ke Subbag Pendidikan dalam bentuk

daftar kumpulan biodata mahasiswa. Setelah form biodata tersebut dikumpulkan
dari setiap jurusan barulah diolah oleh Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA
Unsyiah untuk dibuat sebuah laporan. Hasil dari pengolahan data/laporan tersebut
akan kembali dikirimkan ke setiap jurusan serta untuk pimpinan. Sedangkan
proses dalam pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat pada gambar berikut ini :

0
SIBIMAMIPA

1.0 P

2.0

3.0 P

Penerimaan
Biodata
Mahasiswa

Proses
Entry
Data

Pencetakan
Pelaporan

2.1 P
Entry
Data
Jurusan

2.3 P
Entry
Data
Kab/Kota

2.2 P
Entry
Data
Propinsi

2.5 P
Entry
Data
Mahasiswa

2.4 P
Entry
Data
Dosen

2.6 P
Entry
Data
Skripsi

Gambar 4.5. Diagram Jenjang Sistem Pendataan Biodata Mahasiswa

Berdasarkan gambar 4.5 terlihat bahwa pada setiap pendataan biodata

mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah terdapat tiga proses. Ketiga proses
tersebut adalah penerimaan biodata mahasiswa, proses entry data dan pembuatan
laporan. Untuk lebih jelasnya, antara satu proses ke proses lainnya dapat dilihat
pada gambar 4.6.

F_B_Mhs _Isi

Jurusan

F_B_Mhs

1.0 P
Penerimaan
Biodata
Mahasiswa

Df_Bio_Mhs

F_B_Mhs

Entry Data

Lp_Bio_Mhs

D4 F. Dosen

DDsn

Mahasiswa
F_B_Mh_Trs

D5 F. Mhs

2.0
DMhs

D6 F. Skripsi

Proses
Entry
Data

DJrs
D1 F. Jrs

DProp

D2 F. Prop

DSkp
DKab

DSkp
DMhs

3.0 P
Pencetakan
Laporan

D3 F. Kab

DKab
DProp
DJrs

DDsn

Lp_Bio_Mhs
Pimpinan

Gambar 4.6 Diagram arus data level 0

Berdasarkan gambar 4.6 dapat dijelaskan proses pendataan biodata

mahasiswa. Setelah Jurusan mengirimkan form biodata mahasiswa yang telah
terisi oleh mahasiswa ke Subbag Pendidikan, selanjutnya pihak Subbag
Pendidikan mengentry data yang akan diproses datanya menggunakan file
database masing-masing. Selanjutnya disimpan dalam file mahasiswa dan dicetak
dalam bentuk buku data mahasiswa, seterusnya akan dibuat suatu laporan biodata
mahasiswa yang akan dikirim ke setiap jurusan serta juga dilaporkan untuk
pimpinan.
Diagram arus data level 1 proses nomor 2 berikut ini menggambarkan
proses pembuatan tabel dari data-data yang telah ada pada Sub Bagian Pendidikan
Fakultas MIPA Unsyiah.
2.0
Proses
Entry
Data

En_DSkp

En_DJrs
En_DProp

En_DDsn

En_DKab

En_DMhs

2.1 P

2.2 P

2.3 P

2.4P

2.4 P

2.5 P

Entry
Data
Jurusan

Entry
Data
Propinsi

Entry
Data
Kabupaten

Entry
Data
Dosen

Entry
Data
Mahasiswa

Entry
Data
Skripsi

DJrs
D1 F.Jrs

DProp

D2 F.Prop

DKab

D3 F. Kab

DDsn

D4

F. Dsn

DMhs

D5 F.Mhs

Gambar 4.7 Diagram arus data level 1 proses no.2

DSkp

D6

F.Skp

Tabel 4.10 Kamus Data

No
1

Nama
Arus Data
F_B_Mh_Isi

Sumber Data

Tujuan

Frekuensi

Penjelasan

Subbag
Pendidikan

Jurusan,
Mahasiswa

Tiap Tahun
Akademik

Form biodata yang

harus diisi oleh
mahasiswa terdiri
identitas diri
mahasiswa, orang tua
dan dosen wali

F_B_Mhs

Subbag.
Pendidikan

Jurusan,
Mahasiswa

Tiap Tahun
Akademik

Form biodata
mahasiswa yang
diterima jurusan

F_B_Mh_Trs

Biodata

Jurusan,
Subbag
Pendidikan

Tiap Tahun
Akademik

Form biodata yang

telah diisi oleh
mahasiswa

Df_Bio_Mhs

Jurusan

Subbag.
Pendidikan

Tiap Tahun
Akademik

Kumpulan form
biodata mahasiswa

Lp_Bio_Mhs

Subbag
Pendidikan

Jurusan,
Pimpinan

Tiap Tahun
Akademik

Laporan biodata
mahasiswa

DJrs

Jurusan

Subbag.
Pendidikan

Data Jurusan

DProp

Subbag.
Pendidikan

Subbag.
Pendidikan

Data Propinsi

DKab

Subbag.
Pendidikan

Subbag.
Pendidikan

Data Kabupaten

DDsn

Jurusan

Subbag.
Pendidikan

Tiap Tahun
Akademik

Data Dosen

10

DMhs

Mahasiswa

Jurusan,
Subbag.
Pendidikan

Tiap Tahun
Akademik

Data Mahasiswa

11

DSkp

Mahasiswa

Jurusan,
Subbag.
Pendidikan

Tiap Tahun
Akademik

Data Skripsi

12

En_Jrs

Subbag.
Pendidikan

Jurusan

Entry Data Jurusan

13

En_Prop

Subbag.
Pendidikan

Subbag.
Pendidikan

Entry Data Propinsi

14

En_Kab

Subbag.
Pendidikan

Subbag.
Pendidikan

Entry Data
Kabupaten

15

En_Dsn

Subbag.
Pendidikan

Jurusan

Tiap Tahun
Akademik

Entry Data Dosen

16

En_Mhs

Subbag.
Pendidikan

Jurusan

Tiap Tahun
Akademik

Entry Data
Mahasiswa

17

En_Skp

Subbag.
Pendidikan

Subbag.
Pendidikan

Tiap Tahun
Akademik

Entry Data Skripsi

4.5 Rancangan Kontrol

Pengontrolan sangat diperlukan terhadap suatu rancangan. Rancangan
Kontrol Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada
Fakultas MIPA Unsyiah dikendalikan dengan sistem password.
Agar program bisa dikendalikan oleh satu kesatuan diperlukan satu
program menu utama yang berguna untuk mengatur tata kerja program secara
keseluruhan hingga bisa berhubungan antara menu utama dengan sub-sub menu.
Adapun susunan menu dan sub menunya adalah sebagai berikut :
a. Menu entry, edit, hapus data
b. Display (tampil) data
c. Laporan (cetak) data
d. Utiliti

4.6 Rancangan Waktu

Perbandingan

waktu

setelah

sistem

baru

ini

diterapkan

secara

komputerisasi sangat mneguntungkan kegiatan proses pendataan biodata

mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah. Pendataan dapat dilakukan dalam
waktu lebih singkat dan lebih cepat dibandingkan sebelumnya.
Waktu yang dibutuhkan untuk menginput/mengentry data sampai dengan
pencetakan laporan dalam Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata
Mahasiswa Pada Fakultas MIPA Unsyiah membutuhkan waktu 1,62 jam
perjurusan berdasarkan rumus :
t = (tr + tp) x vr
t = (1 + 1 ) x 48,6
t = 2 x 48,6
t = 97,2 menit
t = 1,62 jam
Keterangan :
t = waktu yang diperlukan untuk mengentry data sampai dengan
pencetakan laporan biodata mahasiswa
tr = waktu yang diperlukan untuk mencari data 1 orang mahasiswa
tp = waktu penyesuaian
vr = jumlah volume rata-rata mahasiswa

Tabel 4.11
Time Schedule Dalam Pembuatan Aplikasi Perancangan Sistem Informasi Pendataan
Biodata Mahasiswa Pada Fakultas MIPA Unsyiah

NO

URAIAN

Mengumpulkan data/berkas untuk kelengkapan pembuatan sistem

Analisa data yang sudah dikumpulkan

Perancangan sistem baru

Pembangunan sistem baru

Tes Data simulasi

Entry data awal

Implementasi sistem dan pelatihan user

Maintenance dan perbaikan system

Agustus
1 2 3 4

BULAN
September
Oktober
1 2 3 4 1 2 3 4

Nopember
2
3 4

Dari tabel 4.11 dapat dijelaskan bahwa penulis dalam membuat Aplikasi
Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada Fakultas
MIPA Unsyiah melalui beberapa tahap antara lain mengumpulkan data/berkas
untuk kelengkapan pembuatan sistem, analisa data yang sudah dikumpulkan,
perancangan sistem baru, pembangunan sistem baru, tes data simulasi, entry data
awal, implementasi sistem dan pelatihan user serta maintenance dan perbaikan
sistem. Adapun waktu yang dibutuhkan dalam perancangan sistem ini
membutuhkan waktu selama 4 (empat) bulan.

4.7 Rancangan Tenaga Kerja

Dalam menjalankan Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata
Mahasiswa Pada Fakultas MIPA Unsyiah, membutuhkan tenaga kerja yang bisa
mengoperasikan komputer sehingga akan lebih memudahkan pendataan biodata
mahasiswa.
Banyaknya karyawan yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem yang
baru ini sebanyak 2 orang saja, inipun tidak perlu merekrut tenaga kerja yang baru
hal ini dikarenakan karyawan yang ada rasanya dapat dipakai untuk menjalankan
sistem tersebut, hanya saja perlu diberikan pelatihan dan ketrampilan tentang
penggunaan sistem yang baru tersebut. Masing-masing karyawan mempunyai
tugas sebagai berikut :
-

1 (Satu) orang Pengawas (Kasubbag Pendidikan)

1 (satu) orang sebagai operator

4.8 Rancangan Biaya

Biaya yang diperlukan guna mendukung kelancaran perangkat lunak
aplikasi ini, dapat diperkirakan dengan rincian seperti pada tabel 4.12.
Tabel 4.12 Rincian Biaya

Jumlah

Satuan

Unit

4.000.000

4.000.000

Unit

100.000

100.000

400.000

Buah

500.000

500.000

Tinta Printer

Kotak

23.000

23.000

Alat Tulis/Pulpen

Buah

1.500

1.500

Biaya Software

Buah

4.000.000

4.000.000

HVS

Rem

25.000

25.000

8.649.500

8.500.000

100.000

449.500

No

Bahan/Peralatan

Komputer P IV
2,2 GHz
Biaya perawatan
komputer
Printer canon
S200SPx

2
3
4
5
6
7

Sifat Pengadaan / Total Biaya

Pengadaan
Setiap
Triwulan
Setahun
sekali
Bulan
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.

@
Rp

Jumlah

Dari tabel diatas jelas bahwa total rincian biaya yang diperlukan adalah :
e. Untuk pengadaan pertama komputer dengan total biaya Rp. 8.649.000,f. Untuk biaya perawatan komputer untuk 3 (tiga) bulan Rp. 100.000,g. Untuk pengadaan triwulan dengan total biaya Rp. 100.000,h. Untuk pengadaan 1 (satu) tahun dengan total biaya Rp. 449.500,-

BAB V
PENUTUP
Setelah melakukan penelitian tentang Perancangan Sistem Pendataan
Biodata Mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah serta hasil pembahasan yang
penulis uraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan serta
saran yang nantinya diharapkan berguna dan bermanfaat dalam penerapan Sistem
Komputerisasi Pendataan Biodata Mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah.

5.1 Kesimpulan
a. Penggunaan komputer pada saat ini pada Subbag Pendidikan diperuntukkan
hanya sebatas menangani masalah administrasi.
b. Sistem pendataan biodata mahasiswa yang digunakan saat ini hampir
memenuhi kebutuhan informasi, akan tetapi karena sistem pengolahannya
belum secara komputerisasi maka hasilnya tidak maksimal.
c. Dalam menggunakan sistem komputer, memudahkan dalam melakukan
perbaikan atau mengoreksi data, apabila suatu waktu terjadi kesalahan dalam
menginput data.
d. Dengan menggunakan sistem komputerisasi permasalahan di atas dapat
dikurangi, selain itu dapat meningkatkan aktifitas manajemen serta menambah
motifasi kerja khususnya dalam informasi biodata mahasiswa, sehingga data
yang diperlukan dari mahasiswa yang berhubungan dengan biodata dapat
diketahui dengan cepat.

5.2 Saran-saran
a. Agar setiap pekerjaan yang menyangkut pengolahan data mahasiswa,
sebaiknya menggunakan komputer dengan sistem yang dirancang khusus
untuk keperluan tersebut, karena dengan cara tersebut hasil yang akan dicapai
lebih cepat, efektif serta mengurangi kesalahan output (laporan).
b. Diharapkan dengan adanya sistem yang baru, dapat membantu meningkatkan
atau membantu permasalahan diatas dalam memberikan informasi kepada
yang membutuhkan.
c. Sistem ini dapat dijadikan perbandingan antara sistem yang dirancang dengan
sistem yang sedang berjalan saat ini.

DAFTAR PUSTAKA

Aji Supriyanto (2005), Pengantar Teknologi Informasi, Salemba Infotek,

Jakarta
Andri Kristanto (2003), Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava
Media, Yogyakarta
Andy Indra Rinaldi (2003), Skripsi, STMIK Unaya, Aceh Besar
Aninomous (1996), Buku Pedoman Program Sarjana (S1), Fakultas
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), Unsyiah, Darussalam
Dwi Budiarti (1999), Sistem Informasi Manajemen, Mondial, Jakarta
Harianto Kristanto (1994), Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset,
Yogyakarta
Ponco W. Sigit (1999), Analisis dan Perancangan Sistem, Mondial, Jakarta
Tri Rama K, Kamus Bahasa Indonesia, Karya Agung, Surabaya