KONSEP

SISTEM FAIL

INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

DEFINISI ISTILAH
• Sistem fail adalah sekumpulan
bahagian atau komponen yang
bertindak bersama untuk mencapai
sesuatu matlamat.
• Fail adalah satu folder atau bekas
yang berdaftar atau tidak di mana
surat-surat disusun dengan cermat.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. needed. Kedah .MEMFAIL/FILING • Proses menyisih dan menyusun rekod supaya cepat diperolehi semula apabila dikehendaki.Petani. • The process of arranging and sorting records so that they may be retrieved rapidly when.

SISTEM FAIL • Terdapat bahagian/komponen tertentu dalam sistem fail yang bergerak atau mengendalikan dokumen/fail/rekod. Kedah . menyusun dan menyimpan dokumen mengikut kaedah tertentu supaya mudah dikesan kemudian kelak.Petani. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. • Dalam sistem fail terdapat aktiviti mengelas. mengindeks.

MATLAMAT SISTEM FAIL Memberi fail yang betul. Kedah . • Menyampaikan maklumat apabila diperlukan oleh pelanggan. • Kos yang terendah. • Tepat pada masa yang ditetapkan. Tepat kepada orang yang memerlukan. • • INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani.

Petani.JENIS-JENIS SISTEM FAIL • Sistem Terpusat (Centralized) • Sistem Tidak Terpusat (Decentralized) • Sistem Separa Terpusat (SemiCentralized) INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. Kedah .

Petani. – Kaedah seragam. – Lebih ekonomi. – Mengurangkan pertindihan. – Keseluruhan cerita di satu fail/tempat. – Jimat masa – semua di satu tempat.SISTEM FAIL TERPUSAT • Kebaikan. – Khidmat yang lebih baik – terlatih dan pengalaman. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. Kedah . jimat alat dan ruang. – Keselamatan dan kawalan.

Petani. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. – Lokasi pengguna jauh – kelewatan. – Jumlah kakitangan registri mungkin ramai.• Kelemahan. Kedah . – Bahagian/cawangan/unit mempunyai keperluan yang berbeza.

– Pertindihan rekod. ruang – Jurang komunikasi antara. – Tak ekonomi – alat kelengkapan. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. – Personnel tidak mahir.SISTEM FAIL TIDAK TERPUSAT • Kelemahan. Kedah .Petani. cawangan/bahagian. – Kaedah tak seragam. – Fail tidak lengkap cerita/maklumat. – Perkhidmatan kurang baik – sambilan.

SISTEM FAIL SEPARA TERPUSAT • Pilihan terbaik antara terpusat dengan tidak terpusat. Kedah . • Masalah utama – pertindihan dan keperluan ruang.Petani. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. • Kos tinggi untuk buat salinan dan simpanan.

• Mengesan. Kedah . INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. • Mengindeks.Petani.AKTIVITI DALAM SISTEM FAIL • Pengelasan. • Menyusun Dan Menyimpan.

Petani. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.PENGELASAN Definisi Pengelasan. • Pengumpulan dan penyusunan dokumen atau fail yang berkaitan di bawah tajuk yang merangkumi semuanya. • Pengelasan perkara – kumpulan perkara (subjek) yang berkaitan Pengelasan – Jenis • Abjad (apphabetical system) • Nombor (numerical system) • Nombor – abjab (alpha-numerical system) Tiga jenis alat pengelasan. Kedah .

• Sesak bagi nama-nama yang biasa. Maklumat atau fail umum. • Tidak perlu indeks (direct access) • Peruntukan khas bagi kertas pelbagai.SISTEM ABJAD (ALPHABETICAL SYSTEM) • • • Fail mengikut tajuk/nama. Kebaikan • Mudah difahami. Kedah .Petani. Kelemahan • Sistem yang besar lambat dapat rekod. Fail surat menyurat. • Terfail tajuk berbeza. • Senang kumpulkan kertas ikut nama dll. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. • Susah menjangka keperluan ruang.

Kedah . • Nombor blok.SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM) • Nombor bersiri.Petani. • Nombor kod. • Nombor perpuluhan (decimal). INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.

• Kos indeks dan ruang.SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM) Kebaikan • Lebih tepat dan mudah. • Pengembangan tak terhad.Petani. • Indeks senarai lengkap boleh guna untuk lain. Kedah . INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. • Angka terbalik menyebabkan salah fail. • Nombor fail boleh jadi rujukan. • Fail untuk kertas pelbagai susah untuk disusun. Kelemahan • Lebih masa untuk merujuk indeks.

INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. – Kawalan pembukaan jilid/kulit baru dan penutupan fail. – Kawalan penomboran. – Kawalan pewujudan fail. Kedah . – Kawalan pergerakan fail.Petani.MENGINDEKS (INDEXING) • Faedah Indeks – Mudah mengesan fail perkara.

• Buku daftar abjab (manual) • Komputer. Proses pemilihan perkataan yang sesuai untuk dijadikan rujukan bagi mendapatkan fail atau dokumen. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. • • Jenis Indeks • Kod indeks. • Menyusun perkataan-perkataan yang telah dipilih mengikut abjab samada dalam kad (manual) atau komputer (elektronik).Petani. Kedah .MENGINDEKS (INDEXING) Aktiviti menyediakan petunjuk.

• Pengeluaran dan penyimpanan. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Menyusun Dan Menyimpan • Susunan fail dalam kabinet • Susunan kabinet • Susunatur pejabat yang digunakan.Petani. Kedah . • Jenis peralatan yang digunakan.

Petani.PENGESANAN MAKLUMAT/FAIL • Aktiviti mendapatkan semula fail atau maklumat melalui: – Daftar surat – Indeks – Kad edaran fail – Dairi SDP – Buku senarai fail – Komputer INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. Kedah .

UNSUR BARU DALAM SISTEM FAIL • Pemisahan Fail – Menyusun fail tutup – Menyenaraikan fail tutup – Membuat penilaian – Memohon kelulusan pemindahan dan pemusnahan • Inventori dan jadual pemisahan rekod • Pemusnahan dan pemindahan INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani. Kedah .

• Ada 4 + 1 aktiviti dalam sistem fail yang lengkap. Kedah . • Sistem yang sesuai.Petani.RUMUSAN KONSEP SISTEM FAIL • Peringkat pemisahan fail dimasukkan sebagai tambahan dan melengkapkan pusingan hidup fail. • Mesti mencapai objektif sistem fail yang dijelaskan lebih awal. • Sistem fail yang baik mengambilkira kesesuaian keperluan agensi. • Tidak ada satu sistem yang boleh mengatasi semua masalah berbagai bentuk dan jenis fail. mudah dan praktikal adalah lebih baik. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.