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TABLA DE CONTENIDO

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA


COMERCIALIZACIÓN ASOCIATIVA APLICADO EN LAS
ORGANIZACIONES: FEDECADE - AROMA AMAZÓNICO – SAN
CARLOS – APROCA -UCOCS

ANTECEDENTES ............................................................................... 6
OBJETIVO ........................................................................................ 7
RESULTADOS ................................................................................... 7
METODOLOGIA ................................................................................ 8
DESARROLLO DE LA METODOLOGIA .......................................................................... 8
CAPITULO 1 ..................................................................................... 9
Federación Nacional de Cacaoteros del Ecuador FEDECADE. ...................................... 9
Corporación Esmeraldeña para la Formación y el Desarrollo Integral (CEFODI). ...... 9
Comité Empresarial Aroma Amazónico –CEAA ............................................................ 10
CAPITULO II ................................................................................... 10
LA COMERCIALIZACION ASOCIATIVA ..................................................................... 10
CAPITULO III .................................................................................. 11
LA CONTABILIDAD EN LA COMERCIALIZACION .................................................. 11
CONCEPTO ..................................................................................................................... 11
IMPORTANCIA............................................................................................................... 11
CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD ............................................ 11
CAPITULO IV .................................................................................. 12
DE LOS MIEMBROS EL EQUIPO COMERCIAL............................................................ 12
RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE
COMERCIALIZACION ...................................................................................................... 13
Coordinador de la Comercialización de la organización ........................................... 13
Calificador Local y Bodeguero ...................................................................................... 15
FLUJO DE PROCESO PARA COMPRAS EN CENTRO DE ACOPIO ......................... 16
Administrador contador: ................................................................................................ 17
CAPITULO V ................................................................................... 20
REGISTROS CONTABLES A UTILIZAR EN LA COMERCIALIZACIÓN DE
CACAO ................................................................................................................................. 20
EN LAS COMPRAS ......................................................................................................... 20
COMPROBANTE DE COMPRA............................................................................... 21
LIQUIDACIÓN DE COMPRAS Y/O SERVICIOS ................................................. 21
FORMATO LIQUIDACION DE COMPRAS/SERVICIOS ................................... 22

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

HOJA DE CONTROL DE LOTE N: .................................................................... 23


TARJETA DE IDENTIFICACION DE CONTROL DE LOTE. .............................. 24
FORMATO KARDEX ................................................................................................ 25
INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL REGISTRO DE KARDEX............... 26
EN LAS VENTAS ................................................................................................................. 28
EGRESO DE BODEGA ................................................................................................... 28
COMPROBANTE DE EGRESO DE BODEGA No. OO1 ................. 28
FACTURAS COMERCIALES ........................................................................................ 29
GUIAS DE REMISION .................................................................................................... 30
OTROS REGISTROS CONTABLES .............................................................................. 31
COMPROBANTES DE INGRESO ............................................................................ 31
COMPROBANTES DE EGRESOS ............................................................................ 32
AUXILIARES CONTABLES........................................................................................... 33
Libro de Caja General ................................................................................................. 33
Libro de caja chica ....................................................................................................... 33
Libro de bancos............................................................................................................ 34
CAPITULO VI .................................................................................. 34
DESARROLLO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y
ADMINISTRATIVOS .......................................................................................................... 34
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS PARA
EL EJERCICIO 2006-2007 DE LA ORGANIZACION ……….................................... 35
Capitulo 1.- Generalidades ....................................................................................... 35
CAPÍTULO 2: De la cuenta para el manejo del Fondo de Comercialización .... 36
CAPITULO 3: ................................................................................... 38
DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS ASOCIACIONES .................................................. 38
DE LAS SOLICITUDES, ENTREGAS Y REPOSICION DEL FONDO DE
COMERCIALIZACION .................................................................................................. 38
CAPITULO 4 ................................................................................... 39
DE LAS COMPRAS ............................................................................................................. 39
Art. 8.- Documentos y Registros. ................................................................................... 39
Art. 9.- Precio y formas de pago. ................................................................................... 39
Art 10.- Despacho y Transporte al centro de acopio principal. ................................ 40
CAPITULO 5 ................................................................................... 40
DE LAS VENTAS Y DESPACHOS .................................................................................... 40
Art. 11 Documentos y Registros .................................................................................... 40
Art. 12.- Precios y Formas de Cobro ............................................................................. 40
CAPITULO 6 ................................................................................... 41
DISPOSICIONES GENERALES ......................................................................................... 41
CAPITULO 7 ................................................................................... 42
DISPOSICIONES TRANSITORIAS ................................................................................... 42
NOTAS IMPORTANTES: ................................................................................................... 42
MANUAL DE CONTROL DE INVENTARIOS............................................................... 43
Introducción ..................................................................................................................... 43
Objetivos ........................................................................................................................... 43
Normas Generales ........................................................................................................... 43
Uso del reglamento de Inventarios ............................................................................... 43
Actividades del Encargado de Procesos ....................................................................... 44

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Formación del Lote de Proceso ................................................................................. 44


Etapas de Proceso. ........................................................................................................... 44
Secado ........................................................................................................................... 44
Pilado ............................................................................................................................ 44
Inventarios de producto terminado .............................................................................. 45
Ingresos ......................................................................................................................... 45
Egresos .......................................................................................................................... 45
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.................................................................................. 46
COMPRAS ........................................................................................................................ 46
Introducción ................................................................................................................. 46
Objetivos ....................................................................................................................... 46
Normas Generales ....................................................................................................... 46
Tipo de Producto a Comprar ..................................................................................... 46
Tipos de compras ........................................................................................................ 47
REGLAMENTO INTERNO PARA LA UTILIZACION Y CONTROL DEL FONDO
OPERATIVO DEL SISTEMA COMERCIAL .................................................................... 49
Reglamento de Cuenta Bancos ...................................................................................... 49
Capitulo I .......................................................................................................................... 49
Aspectos Generales ..................................................................................................... 49
Ámbito de Aplicación ................................................................................................. 49
Objetivos de la Cuenta Bancos .................................................................................. 49
Uso del Reglamento de la Cuenta Bancos ............................................................... 50
Capitulo II ......................................................................................................................... 50
Monto, Responsable, Conceptos, Reposición, Control .......................................... 50
Apertura de la cuenta Bancos para el Sistema Comercial ..................................... 50
Recursos para su constitución e incremento ........................................................... 50
Utilización del Fondo.................................................................................................. 50
Funcionarios Responsables de su manejo................................................................ 51
Cuantía Limite del Fondo .......................................................................................... 51
Cuantía y conceptos de los desembolsos ................................................................. 51
Control de la Cuenta ................................................................................................... 51
Controversia ................................................................................................................. 51
Capitulo III........................................................................................................................ 51
Disposiciones Transitorias ......................................................................................... 51
REGLAMENTO INTERNO PARA LA UTILIZACION Y CONTROL DEL FONDO
OPERATIVO DEL SISTEMA COMERCIAL .................................................................... 52
Reglamento del Fondo de Caja Chica ........................................................................... 52
Capitulo I .......................................................................................................................... 52
Aspectos Generales ..................................................................................................... 52
Ámbito de Aplicación ................................................................................................. 52
Objetivos del Fondo de Compras.............................................................................. 52
Uso del Reglamento del Fondo de Operación ........................................................ 53
Capitulo II ......................................................................................................................... 53
Monto, Responsable, Conceptos, Reposición, Control .......................................... 53
Apertura de Fondo de Operación ............................................................................. 53
Recursos para su constitución e incremento ........................................................... 53
Utilización del Fondo.................................................................................................. 53
Funcionarios Responsables de su manejo................................................................ 54
Reposición del Fondo ................................................................................................. 54

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Cuantía Limite del Fondo .......................................................................................... 54


Cuantía y conceptos de los desembolsos ................................................................. 54
Control del Fondo ....................................................................................................... 55
Controversia ................................................................................................................. 55
Capitulo III........................................................................................................................ 56
Disposiciones Transitorias ......................................................................................... 56
Anexo No. 1 ..................................................................................... 57
Concepto de Gastos del Fondo Fijo de Caja Chica ....................................................... 57
Anexo no. 2 ..................................................................................... 58
Formulario de Egreso del Fondo de Caja Chica ............................................................ 58
Anexo 3 .......................................................................................... 59
Formato de Reposición de Fondo de Caja Chica........................................................... 59
CAPITULO VIII................................................................................ 60
DESARROLLO DE CAPACITACIONES VARIAS ..................................................... 60
RESUMEN GENERAL DE TALLERES REALIZADOS CON NÚMERO DE
PARTICIPANTES ................................................................................................................ 61
COMERCIALIZACION ASOCIATIVA Y PRINCIPIOS BASICOS DE
CONTABLIDAD .............................................................................................................. 61
LA CONTABILIDAD EN LA COMERCIALIZACION , MIEMBROS DEL EQUIPO
COMERCIAL ................................................................................................................... 61
EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y HERRAMIENTAS DE MARKETING......... 62
CONCLUSIONES ............................................................................. 63
FOTOS ........................................................................................... 64
Ejecución Manejo de Registros Contables ................................................................... 64
Taller Manejo de registros contables ............................................................................ 65

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ESARROLLO 5
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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

ANTECEDENTES

La comercialización asociativa se constituye en la principal estrategia de los


pequeños productores para asegurar volúmenes significativos de un producto
determinado, a fin de poder negociar directamente un mejor precio de venta y
romper la cadena de intermediación que perjudica los esfuerzos productivos de
las familias campesinas y marcar la diferencia en precios competitivos lo que
permitirá obtener mayores ingresos y mejorar sus condiciones de vida; y dando
cumplimiento a uno de los resultados del proyecto “Creación y expansión de
estructuras de administración y competencias para 1500 pequeños agricultores,
en función de incrementar la producción y exportación de cacao ecuatoriano
certificado Rainforest Alliance”, ……..

Bajo la consideración de que el proyecto tiene un énfasis empresarial, se ha


considerado importante el capacitar a los miembros administrativos y de
procesos de las organizaciones en técnicas administrativas contables básicas
para el desarrollo de la actividad empresarial de cada una de ellas.

Vale anotar que en los proyectos anteriores Conservación y Desarrollo trabajó


con FEDECADE apoyándole en el fortalecimiento empresarial llegando a
consolidar su sistema comercial a través del modelo administrativo contable
diseñado por CCD lo cual le ha permitido acceder a mercados nacionales e
internacionales muy importantes y exigentes.

Tomando FEDECADE como ejemplo, se ha determinado que un factor clave


para el éxito o fracaso de la comercialización asociativa es el que los pequeños
productores se asocien, y se capaciten en la aplicación y manejo de
herramientas administrativas y contables tendientes a estructurar un sistema de
comercialización asociativo eficiente y dinámico, y a la vez sistematizado
durante todo el proceso comercial, permitiendo contar con toda la información
contable para la rendición de cuentas a los socios.

En función de la experiencia de Conservación & Desarrollo capacitando y


asesorando a pequeños agricultores, se ha estructurado el módulo sobre
HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA
COMERCIALIZACIÓN ASOCIATIVA, el cual se subdivide en tres capítulos: i)
introducción a la comercialización asociativa; ii) Contabilidad de la
comercialización. y iii) Manejo de los registros contables.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

OBJETIVO

Capacitar a pequeños productores en los fundamentos administrativos y


procesos contables de aplicación práctica en el proceso de comercialización
asociativa, para que tengan pleno conocimiento y participación directa en la
operación comercial.

Capacitar al personal administrativo-contable y de procesos (Grupos


Comerciales) de las organizaciones de cacao apoyadas por Conservación y
Desarrollo en el sistema contable administrativo, tomando como modelo
práctico el desarrollo del mismo en FEDECADE y APROCA.

RESULTADOS

La capacitación sobre herramientas administrativas y contables para la


comercialización asociativa, conduce a lograr que todos los núcleos o grupos de
pequeños agricultores, estructuren con sus propios miembros un equipo
humano responsable del proceso de comercialización y contabilidad, tendiente
a lograr la administración de su propio centro de acopio totalmente
independiente.

El grupo de agricultores selecciona las personas idóneas para capacitarlas en el


manejo de registros contables, conocimiento de leyes tributarias, manejo de
presupuestos de gastos, y principios de negociación asociativa tendiente
siempre a generar beneficio para las dos partes integrantes (vendedor y
comprador). En igual forma la capacitación permite la interiorización de la
importancia de los valores y principios que toda persona debe tener como base
sólida en su diario proceder, al encomendársele responsabilidades de beneficio
colectivo (de grupo); lo cual permitirá contar con un equipo humano de
comercialización que demuestre un trabajo eficiente, transparente y oportuno
en el manejo del proceso contable de comercialización, desde la entrada del
producto en los centros de acopio hasta la venta directa a los exportadores,
determinando con claridad los ingresos y egresos que se han obtenido durante
el periodo que duró la comercialización, resultados que se reflejarán en los
estados financieros.

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ESARROLLO 7
7
HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

METODOLOGIA
La capacitación comprende tres momentos básicos:
El primero momento: se inicia en la acción experimentada, desde donde se
identifica y define el problema a encarar. En este momento se incluyen todos los
conocimientos y experiencias que tienen los participantes respecto de un
determinado tema a tratar, se complementan diversos puntos de vista y, sobre
todo, se organizan de tal manera que queden claramente expresadas la
complementariedad, las contradicciones, los vacíos de información, etc.

El segundo momento: de fundamental importancia, es decir, de análisis y


reflexión, de cuestionamientos para profundizar nuevos conocimientos y
“saberes” que permitan encontrar el camino más viable de avanzar y cómo
actuar, para obtener resultados cuantitativa y cualitativamente superiores a los
que se obtienen habitualmente. Aquí se reúnen todos los pasos metodológicos
que sean necesarios para llegar a este resultado.

El tercer momento: es de planeamiento de acciones colectivas en las que se


pongan en práctica los conocimientos aprendidos y se desarrollen las destrezas
en el campo de la aplicación que corresponda. Todos los pasos se orientan a
preparar ese plan de acción, a evaluar recursos y posibilidades de emprender
nuevas acciones, a asignar tareas y responsabilidades, etc.

A c c ió n A c c ió n a
e x p e rim e n ta d a >>>>> R e f le x ió n >>>>> e x p e rim e n ta r

DESARROLLO DE LA METODOLOGIA

La metodología aplicada en el proceso de capacitación tuvo igual tratamiento


para todos los talleres. Siendo el siguiente.
Saludo y explicación del taller por parte de los técnicos de CCD.
La facilitadora entrega a cada asistente el material que contiene todos los temas
tratados para facilitar el desenvolvimiento del taller.
La facilitadora interviene explicando con claridad y con ejemplos prácticos el
tema señalado a ser dictado de acuerdo a lo programado.
Se empieza a hacer preguntas para comprobar la comprensión del taller, y los
asistentes hacen preguntas a la facilitadora que son contestados de una manera
clara.
Se hace una dinámica de grupo de acuerdo al tema tratado para luego analizar
y tomar nota de los aspectos positivos y negativos que se pudo detectar en la
ejecución de la dinámica..
Despedida, se reparte un refrigerio.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

BIBLIOGRAFIA

El contenido de este manual esta basado en los informes de talleres comerciales


impartidos inicialmente por el Ing Jose Valdivieso actualmente Co-Director de C&D
información que la he actualizado conforme a las necesidades de cumplimento de leyes
tributarias y sobre todo los requerimientos reales para el establecimiento de un correcto
sistema comercial.

Adicional se ha tomado en consideración el contenido de los talleres ejecutados en las


diferentes organizaciones beneficiarias del sistema comercial de cacao impartida por
los consultores; Silvana Alvarez y Paúl Piedra

Ley de Regimen Tributario Interno actualizacion enero 2006

CAPITULO 1

Federación Nacional de Cacaoteros del Ecuador FEDECADE.


La Federación Nacional de Cacaoteros del Ecuador, domiciliada en la ciudad de
Guayaquil, es una Federación Gremial de Segundo Grado, de derecho privado,
con personería jurídica según Acuerdo Ministerial No. 0198 de fecha 06 de
mayo de 1981 emitido por el Ministerio de Agricultura y Ganadería, constituida
por agricultores productores de cacao de la república del Ecuador. En los
Estatutos vigentes de FEDECADE se contempla entre sus objetivos Art. 3 literal
(a) “representar los intereses de los agricultores productores de cacao, ante el
Gobierno Nacional y demás entidades públicas y privadas, en todo aquello que
se relacione directa e indirectamente con la actividad económica que genera la
producción de cacao en el país”; así mismo, literal (u) “intervenir en la
comercialización del cacao, dentro y fuera del país, procurando mejores precios,
por calidad, presentación y cantidad, si es necesario exportando directamente”.
Las plantaciones de cacao de la FEDECADE actualmente se encuentran
certificadas con el sello Rainforest Alliance (RA), lo cual posibilita la
comercialización asociativa de cacao certificado RA a los mercados externos.

Corporación Esmeraldeña para la Formación y el Desarrollo Integral


(CEFODI).
La Corporación Esmeraldeña para la Formación y el Desarrollo Integral
(CEFODI), domiciliada en la ciudad, cantón y provincia de Esmeraldas; es una
Corporación, de derecho privado, de finalidad social y sin fines de lucro; de las
reguladas por el Título XXIX del Libro Primero del Código Civil; cuenta con
Personería Jurídica otorgada mediante Acuerdo Ministerial No. 01345,
expedido el 27 de mayo de 1999 por el Ministerio de Bienestar Social. Con fecha

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

14 de octubre de 2005, el Ministerio de Bienestar Social Dirección Provincial de


Esmeraldas, certifica que la organización actualmente se encuentra activa, el
Ing. Jhonny Saulo Villafuerte Holguín en calidad de Director Ejecutivo, ejerce la
Representación Legal, judicial y extrajudicial de la entidad

Comité Empresarial Aroma Amazónico –CEAA


CEAA, fue legalmente constituida el 21 de Marzo de 2006 mediante escritura
pública debidamente registrada en la notaría 1ª del cantón Lago Agrio, y
domiciliado en el cantón Lago Agrio. CEAA se determina como un comité
empresarial con derecho privado y con ánimo de lucro cuya misión es: Velar
porque los productores de cacao de la región amazónica reciban un precio justo
por su producto cacao mediante la comercialización conjunta para venta directa
a empresas procesadoras ubicadas en el ámbito nacional como internacional. El
CEAA esta integrado por las asociaciones de productores legalmente
constituidas, “Dorado Amanecer” del cantón Cascales, “Lago Agrio” del cantón
Lago Agrio, “APROCASH” y “Lucha para el progreso” del cantón Shushufindi.

El Consorcio Comercial Aroma Amazónico –CCAA- es una instancia de


representación organizativa empresarial que se crea para vincular nuevas
organizaciones de productores de cacao y café socias del CEAA. Al CCAA
pertenece el CEAA, las asociaciones: 7 DE JULIO, PRIMAVERA ORIENTAL,
APROCEL, AGRODUP, APROCCE, APROCAS, AGROECOCAFÉ,
Corporación Ecuatoriana de Cafetaleros (CORECAF) y el gremio de
productores de cacao de la región amazónica.

CAPITULO II

LA COMERCIALIZACION ASOCIATIVA

Ventajas de la comercialización Asociativa.


o Sostenibilidad.
o Poder de Negociación.
o Representatividad.
o Mejor comprensión de la intermediación.
o Economías de Escala.
o Producir para el mercado.
o Ingreso a nuevos nichos de mercado.
o Ampliar la cobertura geográfica de la comercialización.

Conceptos y Condiciones

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Elementos de la comercialización asociativa.


Productores
Mercado - Actores del mercado Empresa Comercializadora
Compradores
Infraestructura.
Proveedores.
Servicio de Apoyo

Alianzas Institucionales

CAPITULO III

LA CONTABILIDAD EN LA COMERCIALIZACION

CONCEPTO
La Contabilidad es el registro de todas las transacciones que se realicen en el
proceso de comercialización, para al final poder obtener resultados exactos y
concisos e interpretarlos, los mismos que intervienen directamente en la toma
de decisiones.

IMPORTANCIA
Dentro del movimiento económico y comercial, la Contabilidad es muy
importante pues nos permite determinar en nuestro caso si el ejercicio comercial
ejecutado ha sido o no positivo, y nos permite tomar decisiones en lo
relacionado con la optimización de recursos, ser eficientes en el manejo del
gastos ya que permitirá aumentar las utilidades del ejercicio de
comercialización donde los únicos beneficiarios son los productores.

CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD


La Contabilidad se aplica tanto en el sector público como privado, en empresas
grandes. Pequeñas, medianas, desde un pequeño comerciante llevas sus
registros de ingresos y egresos para determinar con claridad su perdida o
utilidad.
Por ello decimos que la contabilidad tiene un papel importante en toda
actividad, sea de producción, comercio, bancaria, servicios, etc.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

CAPITULO IV

DE LOS MIEMBROS EL EQUIPO COMERCIAL

Es importante que cada Asociación o cooperativa cuente con un grupo de


personas encargadas de toda la operación de comercialización , si bien es cierto
que todos los beneficiarios directos de las actividades de comercialización son
responsables de obtener un resultado positivo o en el peor de los escenarios por
falta de trabajo en grupo, u otros factores externos puede presentarse resultados
negativos, es necesario asignar responsabilidades directas a un grupo de
personas, por ello por experiencia de otras organizaciones que han tenido éxito
en ejercicios pasados en comercialización de cacao un número adecuado es de
tres personas, que formarán parte del denominado GRUPO DE
COMERCIALIZACION que son:

o El Coordinador Comercial
o El Bodeguero y Calificador
o El Auxiliar contable

Estas personas que serán nombradas por los socios de la cada organización
tendrán las siguientes funciones generales.

Velar por el cumplimiento de los objetivos y funciones del sistema de


comercialización en base a los compromisos adquiridos.

Organizar y coordinar eventos de capacitación para el componente de


comercialización.

Son responsables directos de cumplir y hacer cumplir lo determinado en:


o MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y
ADMINISTRATIVOS.
o MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
o REGLAMENTO DE LA CUENTA DE BANCOS
o REGLAMENTO DE CAJA CHICA

Es importante que este equipo comercial trabaje en constante coordinación y


que en sus actividades diarias siempre sepan:

o Manejar la presión
o Entender a la gente
o Desarrollar a las personas
o Aprender a escuchar
o Manejar conflictos con inteligencia

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

o Criticar de manera constructiva


o Establecer sanciones
o Hacer buenos juicios

Los miembros del equipo de comercialización han tenido un proceso de


capacitación y seguimiento por parte de la Dirección Financiera de CCD.

Es importante recalcar el trabajo en equipo que se ha desarrollado entre


PRONORTE-CORECAF Y CCD en todas las actividades de capacitaciones
comerciales, administrativas, Tributarias que ha mantenido este equipo con la
única finalidad de unificar criterios para dar mayor fortaleza al sistema de
capacitación en las organizaciones tales como Consorcio Comercial Aroma
Amazónico CCAA, PRODES en el Oriente y APROCA en Esmeraldas, lo que
ha permitido obtener resultados muy positivos hasta la presente fecha en lo
concerniente al manejo de las herramientas contables y administrativas
obteniendo este equipo la capacidad de auto - administrar adecuadamente los
fondos provenientes de la venta de producto y servicios y los fondos asignados
para la compra del cacao, Café y otros.

RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE


COMERCIALIZACION

Coordinador de la Comercialización de la organización

Funciones

o Buscará mercados de comercialización, transacciones comerciales y será


el responsable directo y permanente de la red de comercialización de
cacao en conjunta con el Gerente Comercial del CCAA.
o Coordinar las actividades con el equipo de comercialización
o Firmar los cheques para la realización de pagos a proveedores con la
firma conjunta del Presidente de la organización.
o Velará por el cumplimiento efectivo del manual de procedimientos
contables.
o Será responsable directo del correcto manejo del dinero de
comercialización.
o Supervisar todo lo relacionado con el acopio, mantenimiento del
producto, la calidad del producto que será entregado a nuestros clientes.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

o Será el responsable de optimizar los gastos de transporte, M.O. gastos


administrativos buscando diferentes alternativas que permita disminuir
los costos y por consiguiente aumentar la utilidad.
o Y de todo lo relacionado con la dirección y administración de la
comercialización.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Calificador Local y Bodeguero

Cargo: Supervisor de calidad y Custodio del producto

Funciones
Esta persona es la responsable directa de la coordinación del proceso de la
compra y venta de cacao bajo el cumplimiento de lo establecido en los
diferentes manuales de procesos y bajo las resoluciones del Gerente Comercial
del CCAA en conjunto con el coordinador de comercialización de la
organización , esta persona tiene que tener como principio el atraer clientes
para la Asociación , es el responsable de la negociación en donde tanto el
productor como la Asociación tiene que salir ganando con un precio justo,
donde el productor sepa que su trabajo al fin ha sido reconocido.

Adicional sus funciones serán:

o Calificación de cacao y definición de precios.


o Emisión del comprobante de compra (Ticket) y egreso de Bodega.
o Responsable del manejo del KARDEX de la bodega
o Custodio principal del producto, mientras este en las instalaciones de la
Asociación.
o Seguimiento y evaluación de los ejercicios de comercialización en
conjunto con la auxiliar contable..
o Cumplimiento de los lineamientos del sistema de comercialización.
o Mantenimiento del centro de acopio
o Arreglo de la bodega
o Supervisión de cargadores y transportistas.
o Cuidado de la infraestructura
o El calificador y Bodeguero vigilara todo el proceso de compra el mismo
que se demuestra a continuación:

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

FLUJO DE PROCESO PARA COMPRAS EN CENTRO DE ACOPIO

Vendedor

Centro de Acopio
Sistema Comercial

Pesaje

Calificación Descuento en
de Calidad peso

Nota de
Compra

Lotes de
Firmas Inventarios
Proceso

Pago al Vendedor

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Administrador contador:

Cargo: Coordinador del Componente Económico Financiero

Funciones

El auxiliar contable tendrá las siguientes funciones:

o El Profesional será responsable de tener al día los registro contables,


libros de bancos, cuenta de clientes, y todos los demás registros
contables.
o El responsable de la contabilidad del ejercicio de comercialización será
una persona de preferencia con conocimientos básicos de contabilidad.
o Responsable de cumplir y hacer cumplir todos los proceso que señalan
los Manuales de Compras, Bancos, Caja y el Manual de Procedimientos
contables y administrativos General.
o Preparación de los auxiliares tanto de compras, ventas, caja general, caja
chica, bancos para emitir informes a la persona responsable de la
contabilidad del CCAA.
o Debe tener conocimientos financieros, contables, y fiscales; para lo cual
es necesario:
o Mantener la información actualizada para el cumplimiento de las
obligaciones tributarias, generadas a partir de la obtención del
RUC:
o Actualizaciones del registro único de contribuyentes (RUC)
o Retenciones y pago de las impuesto en la fuente
o Retenciones y pago del impuesto al valor agregado (IVA)
o Declaraciones y pago del impuesto a la renta
o Anexos transaccionales SRI.

Tomando en consideración todo lo mencionado en los talleres de capacitación,


las organizaciones han nombrado como sus representantes para el presente
ejercicio comercial a las siguientes personas:

ADMINISTRADORA DE GRUPO FEDECADE


1 Contadora Ing. Rosa Paucar
2 Coordinador Zona Ing. Danilo Pluas

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

ORGANIZACION 3 DE OCTUBRE
3 Gerente Sr. Justo Paucar
4 Bodeguero-Calificador Sr.Alfonso Irygoyen
5 Auxiliar Contable Sra Magaly

ORGANIZACION NUEVA UNION CAMPESINA


6 Gerente Sr. Luis Quezada
7 Bodeguero-Calificador- Sr Juan Asanza
8 Auxiliar Contable Sra Yadira Quezada

ORGANIZACION LA FLORIDA
9 Gerente Sr. Pompilio Valarezo
10 Bodeguero-Calificador Sr. Florencio Sancho
11 Auxiliar Contable Sra Nidia Uyaguari

ORGANIZACION CAMACHO
12 Gerente Sr. Celio Cabrera
13 Bodeguero-Calificador Sr Edimson Zambrano
14 Auxiliar Contable Sr Edimson Zambrano

ORGANIZACION EL PROGRESO
15 Gerente Sr. Angel Torres
16 Bodeguero-Calificador Sr Daniel Pacheco-Julio Barrera
17 Auxiliar Contable Srta Jessica Orellana

ORGANIZACION ROSALINO ORTEGA


18 Gerente Sr. Amable Orellana
19 Bodeguero Eleuterio Ortega
20 Calificador-Auxiliar Contable Sra Cármen Calderon

ADMINISTRADORA DE GRUPO AROMA AMAZONICO


1 Contadora Ing. Rosa Paucar
2 Coordinador Zona Ing. Danilo Pluas
ORGANIZACION 3 DE OCTUBRE
3 Gerente Sr. Justo Paucar
4 Bodeguero-Calificador Sr.Alfonso Irygoyen
5 Auxiliar Contable Sra Magaly

ORGANIZACION NUEVA UNION CAMPESINA


6 Gerente Sr. Luis Quezada
7 Bodeguero-Calificador- Sr Juan Asanza
8 Auxiliar Contable Sra Yadira Quezada

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

ORGANIZACION LA FLORIDA
9 Gerente Sr. Pompilio Valarezo
10 Bodeguero-Calificador Sr. Florencio Sancho
11 Auxiliar Contable Sra Nidia Uyaguari

ORGANIZACION CAMACHO
12 Gerente Sr. Celio Cabrera
13 Bodeguero-Calificador Sr Edimson Zambrano
14 Auxiliar Contable Sr Edimson Zambrano

ORGANIZACION EL PROGRESO
15 Gerente Sr. Angel Torres
16 Bodeguero-Calificador Sr Daniel Pacheco-Julio Barrera
17 Auxiliar Contable Srta Jessica Orellana

ADMINISTRADORA DE GRUPO CEFODI


1 Directora Ejecutiva Grace Bajaran Tello
2 Contadora Verónica Vilela
3 Comprador-Bodeguero-Calificador Francisco Peñarrieta

ADMINISTRADORA DE GRUPO UCOCS


1 Presidente Oswaldo Castillo
2 Contadora Irene Heredia
3 Comprador-Calificador Sr. Eduardo Tuaréz

ADMINISTRADORA DE GRUPO AROMA AMAZONICO


1 Gerente Comercial Ing. Nestor Niño
2 Contador Sr. Jimmy Rios
3 Auxiliar Contable Srta Marcela Velasco
4 Comprador-Calificador Francisco Vicuña

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

CAPITULO V

REGISTROS CONTABLES A UTILIZAR EN LA


COMERCIALIZACIÓN DE CACAO

El propósito de brindar asesoramiento en el manejo de los registros contables


detallados a continuación ha sido que se cumpla con uno de las normas de
certificación Rainforest Alliance que es la TRAZABILIDAD, como también el
registrar todas las transacciones comerciales del día a día en la comercialización
asociativa para al final del ejercicio poder determinar claramente los resultados
obtenidos y tomar como base los mismos para la toma de decisiones
importantes.

En este proceso de sociabilizacion y manejo de los registros contables ha


existido una variación en la utilización de algunos registros en organizaciones
como FEDECADE y CCAA que han buscado consolidar la información contable
disminuyendo el número de los mismos, sin embargo se deja constancia del uso
e importancia de cada uno de los formatos contables a utilizarse en un proceso
comercial.

EN LAS COMPRAS

o Comprobantes de compra ..
o Liquidaciones de Compras y Servicios
o Hoja de control de lote
o Tarjeta de identificación de lote
o Ingreso a bodega de Productos Terminados.
o Kárdex de inventario.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

COMPROBANTE DE COMPRA
Documento hacer manejado por el responsable de compra

ORGANIZACION…………………………
COMPROBANTE DE COMPRA N: 0001
Fecha:
Nombre del productor:
Asociación:
Socio: Si No Código N°
TIPO DE CERTIFICACIÖN
Ninguna Rainforest M. Justo Orgánico Otros

Tipo de producto QQ Precio Peso bruto Dsto MERMAS Peso Precio Total
QQ libras Libras Neto lbs por US.$
lbs

Total
Abono
Saldo

Entregue conforme Recibí conforme


Productor Responsable Centro de Acopio
CI N° CI N°

Original: Productor|1° copia: Organización.|2° Copia: archivo Bodega Org.|3.-


Copia CCAA

LIQUIDACIÓN DE COMPRAS Y/O SERVICIOS

Documento hacer manejado exclusivamente por el auxiliar contable

La Liquidación de compras de cacao se origina el momento en que la


Cooperativa realiza una compra de Cacao a todos los productores que por su
condición social o económica no posee un RUC, en esos casos la Asociación o
cooperativa deberá emitir una liquidación de compras, donde la original es para
archivo contable y la copia para el productor.

En la Liquidación de compras se registra el Núcleo del vendedor (cooperativa o


asociación a la que pertenece el vendedor), fecha, nombre del vendedor y si es
socio o no.

En el cuadro se registra la clase de cacao, peso bruto (libras). Tara (libras),


descuento por humedad, peso neto a pagar (libras), precio de la libra y el total a
pagar.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

En la parte final anotaremos el total a recibir, la forma de pago (efectivo o


cheque) y las firmas de responsabilidad.
Elaborado (firma de la persona que realiza la liquidación)
Aprobado (firma del Presidente de la Cooperativa)
Recibí Conforme (firma de la persona que recibe el dinero en efectivo o
cheque)

IMPORTANTE
Según el artículo 54 de la Ley de Régimen Tributario Interno, los productos
agrícolas (Cacao-Café) tienen tarifa 0% de IVA y el proceso para limpiarlo y
dejarlo listo para la exportación no se considera proceso. Según el articulo 9,
inciso noveno de la Ley de Régimen Tributario Interno y articulo 16 del
Reglamento, son ingresos exentos de Impuestos a la Renta los “Ingresos
percibidos por comunas, pueblos indígenas, cooperativas, uniones, federaciones
y confederaciones de cooperativas y demás asociaciones de campesinos y
pequeños agricultores, legalmente reconocidas, en la parte que no sean
distribuidos.

FORMATO LIQUIDACION DE COMPRAS/SERVICIOS


ORGANIZACION………………………………………..

Fecha: N° 0001
Nombre del productor:
Asociado Si No Código N°
TIPO DE CERTIFICACIÖN
Ninguna Rainforest M. Justo Orgánico Otros

Tipo de producto/Servicio Latas Precio Peso bruto Dsto Peso Neto Precio Total
lata libras Libras lbs por US.$
lbs

Total
Abono
Saldo

RESPONSA CALIDAD RESPON DINERO


Entregue conforme Aprobado por: Cancelado por:
Productor/Proveedor Coord Comercial Contador Asociación
CI N° CI N° C.I.N°

Original: Productor.
1° Copia: Contabilidad Org.
2° Copia CCAA

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Documento hacer manejado por el responsable de bodega

HOJA DE CONTROL DE LOTE N:

Certificación
Convencional Origen Transición Orgánico Rainforest Comercio
orgánica Alliance Justo

Fecha: 14/05/06 # de Lote


Tipo de Producto Baba
# de Nota de Peso neto en Libras Valor USD
Compra

TOTALES Lb. USD


Fecha Peso
Peso inicial proceso
Peso final de fermentado
Peso final de secado

……………………………….
Encargado de Procesos

Se debe elaborar la tarjeta identificación de control en los lotes del producto en


físico, con iguales datos de: NUMERO, tipo de producto, fecha de ingreso y
pesos.

Documento hacer manejado por el responsable de bodega

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

TARJETA DE IDENTIFICACION DE CONTROL DE LOTE.

Tipo de Producto *

(1) Fecha

(2)

# DE LOTE 001

TIPO DE PRODUCTO (3)


PESO EN LBS AL INICIO DE SECADO (4) lb.
PESO AL FINAL DEL SECADO (5) lb.
FECHA DE TRANSFERENCIA A (6)
PRODUCTO TERMINADO

* Puede ser: Rainforest, Orgánico, Comercio Justo, Origen Convencional

o Deberá anotarse en esta casilla la fecha en que ingresaron a proceso todas las
compras realizadas del producto correspondiente, las que deben guardar
correspondencia con las fechas de los comprobantes de compra que
conformarán el lote.
o En esta casilla deberá anotarse con marcador grueso en número del “Control
de lote correspondiente”.
o En esta casilla deberá registrarse el tipo de producto ingresado (que por
estado de proceso corresponda) y deberá ser el mismo que el registrado en
el control de lote respectivo.
o En esta casilla deberá registrarse el peso total inicial del lote según se
determine en el control de lote correspondiente.
o En esta casilla deberá registrarse el valor que resultare del proceso final de
pesaje, realizado cuando se considere que el lote a cumplido con el su ciclo
de secado, este mismo dato deberá registrarse en el control de lote
respectivo.
o En esta casilla deberá registrarse la fecha en la que el lote correspondiente
terminó proceso de secado, esta misma fecha deberá ser registrada en el
control de lote correspondiente

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

FORMATO KARDEX

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL REGISTRO DE


KARDEX.

Las fechas deberán registrarse con números, correspondientes a día, mes y año
respectivamente, guardando siempre este mismo orden.

o Los ingresos y egresos registrados deberán guardar el correspondiente


orden cronológico.
o Cuando se contabilice un egreso, este deberá registrarse a la altura de la fila
siguiente al último ingreso anotado, y el siguiente ingreso se lo registrará en
la línea siguiente a la utilizada por el egreso, dejando en blanco las casillas
no utilizadas, de tal manera que se pueda transferir correctamente el dato
(de ingreso o egreso) a la columna de saldos finales.
(1) En esta casilla deberá registrarse el tipo de producto que se quiera
controlar, es decir, se debe abrir una tarjeta para producto, según
la clasificación con la que se quiera trabajar.
(2) En esta casilla se deberá registrar las fechas en que se realicen los
ingresos de productos, guardando un estricto orden cronológico.
(3) En esta casilla de deberá registrar el o los números de los lotes de
proceso que hayan sido utilizados para conformar la cantidad de
producto ingresada.
(4) En esta casilla se registrará la cantidad de producto (en lbs) que de
cómo resultante del pesaje, después del proceso de fermentado y
secado.
(5) En esta casilla deberá registrarse el precio unitario por libra del
producto ingresado, este valor será el resultante de dividir el costo
total del lote para el número de libras ingresadas del respectivo
lote a producto terminado.
(6) En esta casilla debe registrarse el valor resultante de multiplicar el
peso unitario por el costo unitario.
(7) En esta casilla se deberá registrar las fechas en que se realicen los
egresos de productos, guardando un estricto orden cronológico.
(8) En esta casilla deberá registrarse el número del correspondiente
Egreso de Bodega.
(9) En esta casilla deberá registrarse el número de la correspondiente
factura de venta.
(10) En esta casilla deberá registrarse el peso en libras del material
egresado el que deberá ser el mismo que el consignado en el

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Correspondiente Egreso de Bodega y de la respectiva Factura de


venta.
(11) En esta casilla deberá registrarse el Valor al que se registrará el
producto egresado de acuerdo al sistema de valoración de
inventarios determinado por la organización.
(12) En esta casilla deberá registrarse el resultado de multiplicar la
cantidad de producto egresado por los valores unitarios
correspondientes de acuerdo al sistema de valoración
determinado.
(13) En esta casilla se registrará el resultado de, sumar o restar al saldo
en libras, la última transacción realizada.
(14) En esta casilla se registrará el resultado de, sumar o restar al saldo
en Dólares, la última transacción realizada.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

EN LAS VENTAS

1. Contratos Comerciales
2. Comprobante de egreso de Bodega
3. Kardex de inventario
4. Factura Comercial
5. Guías de Remisión
6. Doctos de liquidación de la venta.

EGRESO DE BODEGA

Documento hacer manejado por el responsable de bodega

COMPROBANTE DE EGRESO DE BODEGA No. OO1


ORGANIZACION……………………

Dia Mes Año


Tipo de producto # SACOS Numeración de Peso Precio
sacos en por Total
Desde hasta QQ QQ
20 1 20 30 90 27000

Total 0

Observaciones:

Autorizado por: Entregué Conforme Recibí conforme

Dirigente asociación Bodeguero/Calificador Nombre:..............................


C.I.: ........................................
Original Cliente
1 copia para contabilidad.
1 copia para el archivo de bodega.
1 copia

ASPECTOS GENERALES.
1. Este documento deberá elaborarse en el centro de acopio de la
Asociación.
2. Este documento deberán utilizarse para cualquier venta de producto.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

3. Los egresos de bodega deberán ser llenados en todas sus casillas, de


manera clara y sin borrones, en el caso de un error, el documento deberá
ser anulado, NO debe destruirse ningún egreso de bodega.
4. Los documentos deberán utilizarse en la secuencia numérica que esta
impresa en los libretines.
5. El documento debe ser llenado con tinta, (no utilizar con lápiz).
6. El documento debe ser llenado por el Responsable de la Bodega de la
Asociación.

FACTURAS COMERCIALES

Estos comprobantes se originan en el momento de la venta a nuestros clientes


ya sean internos o externos, donde se reflejará todos los datos del producto,
cantidad, tipo de cacao, precio. Y es de uso exclusivo del auxiliar contable.

ORGANIZACION…………………….
Dirección - Teléfono
FACTURA 0001-001
N: 000123
Fecha:
Nombre del cliente
Dirección: Teléfono
N° de guía de remisión

Cantidad Precio Total


Descripción unitario U.S.$

Sub Total
Descuento
IVA 0%
IVA 12%
Valor Total

Autorizado por: Registrado por: Recibido por:


Representante Auxiliar Contable Cliente:
Asociación

Original para cliente


1 copia para contabilidad Asociación
1 copia para el área de bodega..

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

GUIAS DE REMISION

Registro de uso exclusivo del Bodeguero

Dirección - Teléfono

GUIA DE REMISIÓN

Fecha de iniciación del traslado: Comprobante de venta


Fecha de terminación del traslado: Fecha de emisión:
Motivo del traslado
Venta
Traslado entre establecimientos de una misma empresa

Compra
Transformación
Traslado por emisor itinerante de comprobante de venta

Consignación Devolución
Fecha de emisión:
Punto de partida:
Destinatario:
Razón Social:
RUC/CI:
Punto de llegada:

Identificación de la persona encargada del transporte


Razón Social:
RUC/CI:

BIENES TRANSPORTADOS
Cantida Unida
Descripción d d

Original para Transportista


1 copia para contabilidad Asociación

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

OTROS REGISTROS CONTABLES

COMPROBANTES DE INGRESO

Los ingresos se originan por la venta de cacao tanto en el centro de acopio como
fuera de él, para el registro de los préstamos de capital para la comercialización,
y por otros ingresos ocasionales alquiler de secadoras o tendales.

Asociación de Producción y Comercialización de Cacao


“Gran Cacao”
COMPROBANTE DE INGRESO N:………..
Recibí de:…………………………… Por $_________
Fecha:……………………….
Banco:……………………….Cta. Cte #..........CH./……………
CONCEPTO TOTAL

Elaborado por: Revisado Por: Aprobado Por: Recibi Conforme:


Firma:
C.I.:#

CONTABILIZACION
CODIGO CUENTAS DEBE HABER

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

COMPROBANTES DE EGRESOS
Los egresos se originan por pagos realizados por compra de cacao, pagos gastos
operacionales (Transporte, compra sacos, insumos, etc.), pago gastos
administrativos (sueldo personal, pago, luz, agua, teléfono, etc.)

Asociacion de Produccion y Comercializacion de Cacao


“Gran Cacao”
COMPROBANTE DE EGRESO N:……
A favor de:…………………………… Por $_________
Fecha:……………………….
Banco:……………………….Cta. Cte #..........CH./……………
Concepto Total

Elaborado por: Revisado Por: Aprobado Por: Recibi Conforme:


Firma:
C.I.:#

CONTABILIZACION
CODIGO CUENTAS DEBE HABER

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

AUXILIARES CONTABLES

Libro de Caja General


Auxiliar de Caja General
Cooperativa:
Mes:

Fecha Descripción Ingreso Egreso Saldo

Libro de caja chica


Auxiliar de Caja Chica
Cooperativa:
Mes:

Fecha Descripción Ingreso Egreso Saldo

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Libro de bancos

Auxiliar de Bancos
Cooperativa:
Mes:

Fecha Descripción Ingreso Egreso Saldo

CAPITULO VI

DESARROLLO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS


CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS

Para el desarrollo de estos Manuales se contó con la participación directa de


PRONORTE y de los dirigentes de las organizaciones dando lectura a los
documentos base y realizando los cambios de acuerdo a las necesidades de cada
una de ellas.

Los Manuales de procedimientos contables y Administrativos, Manual de


manejo de Caja, de Bancos, de Caja Chica, De inventarios han sido
sociabilizados y manejados en las organizaciones de APROCA, FEDECADE,
LAS NAVES grupos que ya se han concluido la capacitación, en Aprocane, San
Carlos y CCAA estamos en proceso de concluir con los mismo.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS


PARA EL EJERCICIO 2006-2007 DE LA ORGANIZACION ………

APROBADO EN ASAMBLEA DEL DE L 2006

Capitulo 1.- Generalidades


El presente Reglamento deberá ser respetado por todos los SOCIOS y
ASOCIACIONES ADSCRITAS AL ……………. que comercializan su Cacao. Su
cumplimiento es obligatorio, como condición para poner en marcha los
procesos de comercialización asociativa.

REGISTRO DE INFORMACIÓN
• Las Asociaciones se comprometen a llevar los registros contables,
inventarios, etc. que sean dispuestos por la organización……..
• Las Asociaciones deberán designar a las personas responsables del
registro de la información.
• El registro contable será llevado por cada Asociación
independientemente y de acuerdo al proceso contable definido por
…………., este proceso será auditado continuamente por el contador
general y este a su vez será controlado por el Presidente o Gerente del La
Organización.

REPORTES
• El auxiliar contable de cada organización deberá presentar sus reportes
Contables-financieros en el tiempo acordado con el jefe inmediato.
• Los reportes deben ser consistentes, esto es que la información contable
con los registros de volúmenes en compras, ventas, secado, etc. sea
coherente y cuadre adecuadamente.

PERSONAL
• El personal que participe en la campaña comercial debe ser elegido por
cada Asociación de acuerdo a sus prioridades y perfil profesional dado
por………...
• Se realizarán evaluaciones mensuales del personal y la eficiencia en sus
funciones.
• En caso de incumplimiento del contrato, la Asociación o La
Organización, dispondrán la remoción del cargo.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

ADMINISTRACIÓN
• Cada Asociación será responsable del manejo de los recursos asignados,
para lo cual el Presidente o Gerente General de la Asociación será el
único responsable de los fondos asignados.
• Para la realización de un nuevo anticipo deberá previamente ser
liquidado el anticipo anterior con su respectiva documentación. En caso
de no realizarse de esta forma no se realizarán nuevos anticipos.

CAPÍTULO 2: De la cuenta para el manejo del Fondo de


Comercialización
Art. 1- Apertura de la cuenta Bancos para el Sistema Comercial
La apertura de las cuentas corrientes o de ahorros del Sistema Comercial de las
Asociaciones adscritas al La Organización se efectuara según consta en sus
estatutos o reglamentos internos, en caso de no existir ninguna de las dos
mandatos esta cuenta será aperturada por el presidente o tesorero de la
Asociación quienes actuarán como una de las firmas autorizadas para el retiro
de fondos, adicionalmente serán firmas conjuntas.

Art 2.- Recursos para su constitución e incremento


Los recursos para constituir la Cuenta Caja -Bancos del Sistema Comercial
representaran el capital disponible inicial asignado por El Consorcio Aroma
Amazónico, Esta cuenta podrá tener incremento en su saldo por ingresos
provenientes del flujo comercial del Sistema, aportes de los socios, donaciones u
otros recursos provenientes lícitamente.
Las recaudaciones por venta de Cacao-Café o por cualquier otro ingreso
relacionado al sistema comercial, éstos obligatoriamente deben ser depositadas
en su totalidad en la cuenta bancaria del sistema.

Art. 3.- Utilización del Fondo


a. Los fondos existentes en las cuentas Bancos del Sistema Comercial tendrán
como uso EXCLUSIVO el movimiento de negocio del Sistema Comercial de
las Asociaciones.
b. El proceso de retiro de fondos de la cuenta bancos podrá realizarse por los
siguientes motivos:
o Reposición de los diferentes fondos de compras, previa liquidación,
presentada de acuerdo a las normativas correspondientes a cada uno de
ellos, para el caso de las Asociaciones.
o Pago a proveedores por la compra de bienes y servicios, de las
Asociaciones.
c. En ningún caso se utilizarán o se transferirán estos fondos a otras
actividades sin aprobación directa del Presidente y Gerente de la Asociación.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Art. 4.- Funcionarios Responsables de su manejo y custodia


La persona encargada de la custodia de la chequera será el/la Auxiliar contable
de la Asociación, o en su ausencia temporal, la segunda firma conjunta de la
cuenta corriente.

Los estados de cuenta mensuales deberán ser presentados al contador/a y


auxiliar contable para el registro de todas las transacciones realizadas y su
respectiva conciliación bancaria.

La responsabilidad del manejo global de los fondos será del Presidente y


Gerente/Tesorero de las Asociaciones y del Gerente General del La
Organización, quienes serán responsables de controlar el flujo correcto de
recursos únicamente para actividades relacionadas con la comercialización,
cualquier inconveniente surgido y que tenga relación a la utilización y control
de recursos, deberá ser reportado a la Directiva de la Asociación.

Art 5.- Cuantía y conceptos de los desembolsos


Las solicitudes de dinero no podrán exceder los montos aprobados para el
funcionamiento del fondo de Compras de Cacao-Café del Sistema Comercial.

Art. 6.- Control de la Cuenta


Para asegurar el uso idóneo de los recursos de la cuenta Bancos, los Auxiliares
contables y el Contador deberá realizar y enviar a su jefe inmediato, los
informes periódicos de los ingresos y egresos registrados en la cuenta del
Sistema Comercial. De dicha diligencia se dejaría constancia por escrito de las
novedades que se presenten, especialmente aquellas que afecten el giro
comercial del negocio, lo que servirá de base para la toma de decisiones
correctivas por parte de la autoridad competente según el reglamento interno
de la Organización.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

CAPITULO 3:

DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS ASOCIACIONES

DE LAS SOLICITUDES, ENTREGAS Y REPOSICION DEL FONDO DE


COMERCIALIZACION

Art. 7.- Un mes antes de la campaña, las Asociaciones presentarán a La


Organización una solicitud de capital de trabajo (fondo rotativo) a la que se
adjuntará la información que se detalla a continuación:

a) Un estimado de la cosecha por asociación o el CUPO que la Asociación se


comprometa a cumplir en el periodo de la cosecha, la misma que va a ser
comercializada con el La Organización, distribuido entre todos los meses de
cosecha y desglosado por cada semana (toda la campaña).

b) La solicitud debidamente firmada según formato. que representa a un


Convenio de Corresponsabilidad para el Manejo del capital de trabajo
(fondo rotativo) para cada uno de las Asociaciones, en el que se estipularán
las siguientes condiciones:

o Monto y condiciones de devolución del capital de trabajo o fondo


rotativo (capital de trabajo y costos operativos) al que podría hacerse
acreedora la Asociación, el mismo que será en volúmenes de Cacao-
Café en apego al presente Reglamento y a sus respectivas Normas de
Calidad.

o Las demás que son obligatorias dentro de un instrumento legal de


esta naturaleza.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

CAPITULO 4

DE LAS COMPRAS

Art. 8.- Documentos y Registros.

Es responsabilidad de los encargados de los centros de acopio de las


Asociaciones, el conocer y aplicar correctamente toda la documentación
necesaria para registrar las compras, aplicación de procesos y transferencia del
producto, siendo la documentación mínima requerida la siguiente:

a. Comprobantes de compra.
b. Liquidaciones de Compras y Servicios
c. Hojas de control de lotes de proceso
d. Kárdex de inventario.
e. Comprobante de egreso de bodega.

El pago será realizado de acuerdo al Comprobante de compra, detallado por


producto, elaborado por el responsable de bodega.
De existir egresos no justificados bajo documentos de respaldo (Comprobantes
de Compra), no se aprobará el pago de estos valores quedando bajo
responsabilidad de los responsables del centro de acopio.
Los cheques por reposición de fondos deberán ser girados por el encargado del
uso y control de los recursos únicamente.

La Organización podrá rechazar un lote de producto si este no guarda las


condiciones de calidad determinadas, y este producto quedará por cuenta de la
Asociación, quienes podrán venderlo en el mercado abierto para recuperar su
valor.
a. La Organización recibirá Cacao-Café que cumpla con las
condiciones establecidas en el manual de calidad.
b. No se recibirá de los centros de acopio, productos en mal estado.

Art. 9.- Precio y formas de pago.


a. Cualquier problema o pérdida causados por la no observación de los
precios oficiales de compra asignados por el Administrador de Grupo u
organización, serán de responsabilidad directa de los encargados del
manejo de los recursos de cada Asociación.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Art 10.- Despacho y Transporte al centro de acopio principal.


El transporte del Cacao-Café entre los centros de acopio de las Asociaciones y
el centro de acopio principal o prestador de servicios FOB será responsabilidad
de cada Asociación, así como cualquier gasto derivado del mismo, con la
corresponsabilidad en que tanto los socios de los Asociaciones como los que
trabajan en el Organización coordinadora del proceso comercial negocien el
costo del transporte en buenas condiciones , y cuyo gasto se cargará a la cuenta
de los costos asumidos por el sistema comercial del Cacao-Café y no por ningún
subsidio.

El registro a utilizar para este efecto es el Comprobante de egreso de bodega. y


el Kardex

CAPITULO 5

DE LAS VENTAS Y DESPACHOS

Art. 11 Documentos y Registros


Es responsabilidad de la organización que hace de Administrador de Grupo, el
conocer y monitorear la aplicación correcta de toda la documentación necesaria
para realizar la gestión del proceso de ventas, siendo la documentación mínima
requerida la siguiente:
a) Contratos Comerciales
b) Comprobante de egreso de Bodega
c) Kardex Ver
d) Factura Comercial
e) Guía de Remisión
f) Guía de carga de camión
g) Doctos de liquidación de la venta.

Art. 12.- Precios y Formas de Cobro


Los precios, cantidad, frecuencias y formas de pago estarán establecidos en los
acuerdos y contratos comerciales que se firmarán con los clientes en lo posible
al inicio de la campaña.

La revisión y aprobación de los contratos de venta serán de responsabilidad del


Coordinador de Comercialización, con la previa autorización del Gerente
General o Presidente de la Organización que hace las funciones del
Administrado de grupo.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

CAPITULO 6

DISPOSICIONES GENERALES

Art. 14.- Al final de la campaña la organización, deberá elaborar y presentar un


balance general de la campaña de cosecha de Cacao-Café, estipulando
volúmenes comprados, procesados y comercializados, tanto de Cacao-Café al
Directorio de la organización.

Art. 15.- Responsabilidades.- El cumplimiento del presente Reglamento es de


responsabilidad directa del Equipo Comercial tanto del Administrador de
grupo como de las Asociaciones y su personal asignado a la comercialización.,
En el caso de desacuerdos en su aplicación el Gerente General o el Presidente de
la asociación será la instancia resolutiva.

Art. 16.- Control del Fondo. Para asegurar el uso idóneo de los recursos de los
“Fondos de Compras":

a. El Coordinador de Comercialización dispondrá a la Contador/a, realizar


arqueos periódicos y sorpresivos de los valores entregados, y confirmar el
cumplimiento de este manual por parte del equipo de comercialización. De
dicha diligencia se dejarían constancia por escrito todas las novedades,
especialmente aquellas que vayan en contra del espíritu del fondo lo que
servirán de base para la toma de decisiones correctivas por parte de la
autoridad competente según el reglamento interno de la Organización;

b. Paralelamente la unidad de contabilidad deberá hacer observaciones


respecto a la idoneidad en el llenado de los documentos de compra,
adicionalmente deberá observar si la solicitud de reposición del fondo ha
sido correctamente llenada y justificada.

c. En caso de que el Contador encontrase anomalías en el uso del Fondo de


Compras, estas deberán ser reportadas directa e inmediatamente al
Directorio de la Organización.

Art. 17.- De las Controversias. El Gerente o presidente de las organizaciones


facilitará toda ayuda para solventar las controversias que puedan presentarse
para lograr una adecuada y correcta utilización del fondo de Compras.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

CAPITULO 7

DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Art 18.- El presente Reglamento podrá ser reformado en cualquier tiempo, por
iniciativa del Directorio de la Organización en pleno o a petición escrita al
Directorio por parte de los Representantes de las Asociaciones que forman parte
del Sistema Comercial.

NOTAS IMPORTANTES:
• Según el artículo 54 de la Ley de Régimen Tributario Interno, los
productos agrícolas (Cacao-Café) tienen tarifa 0% de IVA y el proceso para
limpiarlo y dejarlo listo para la exportación no se considera proceso.
Según el articulo 9, inciso noveno de la Ley de Régimen Tributario Interno
y articulo 16 del Reglamento, son ingresos exentos de Impuestos a la Renta
los “Ingresos percibidos por comunas, pueblos indígenas, cooperativas,
uniones, federaciones y confederaciones de cooperativas y demás
asociaciones de campesinos y pequeños agricultores, legalmente
reconocidas, en la parte que no sean distribuidos.

• Se deberá elaborar un Instructivo especial para actuar en casos de


emergencia. Allí se deberán colocar algunas observaciones para cuando se
presenten casos de fuerza mayor (falta de energía, agua, operarios,
equipos y herramientas, transporte, etc.) y se hayan acumulado productos
en proceso (por ejemplo, Cacao-Café fermentado en el centro de acopio; en
ese caso se debería tender todo el Cacao-Café en el tendal, evitando que se
sobre fermente). De igual modo, cuando llega un lote de Cacao-Café que
ha sido retenido en el camión por cualquier razón, el responsable de
calidad debe separar ese lote.

El presente reglamento fue analizado, discutido y aprobado en la sesión


del Directorio efectuada el día xx mes xx año xx entra en vigencia a partir
del xxx fecha en la cual conoció y aprobó la Asamblea General legalmente
constituida.

Nombre Nombre
Gerente-Presidente Org. Secretario

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

MANUAL DE CONTROL DE INVENTARIOS

Introducción
El presente Manual de Procedimientos de Inventarios presenta los
lineamientos generales para garantizar seguridad en el manejo y registro de
inventarios de materia prima y producto terminado, generando confianza, a
través de procedimientos ágiles que demuestren transparencia en el uso y
registro de los recursos captados.

Objetivos
a. Entregar al personal operativo del Sistema Comercial, un documento
global de los procesos de registro de inventarios;
b. Normar los procedimientos de forma tal que la actividad de registro de
inventarios sea eficiente y transparente
c. Generar información suficiente para el proceso de contabilidad

Normas Generales
a. Toda transacción realizada deberá estar debidamente registrada en los
comprobantes creados para el efecto.
b. Las instalaciones del Sistema Comercial deberán procesar
exclusivamente los productos adquiridos por el mismo sistema
c. Cualquier procesamiento de productos externos a los inventarios propios
del Sistema Comercial, deberá contar con aprobación de Directorio y
deberá registrarse únicamente el valor de ingreso por concepto de
procesamiento.
d. El Encargado de procesamiento, será el responsable del control físico y
de registro hasta producto terminado. Cualquier ingreso o egreso de
productos al área de procesos deberá estar debidamente respaldado.

Uso del reglamento de Inventarios


a. Conocer este Reglamento forma parte de los deberes y responsabilidades
de todo el personal que interviene en el proceso de manipulación y
control de inventarios. Su desconocimiento no los libera de las sanciones
que se pueden imponer por su inobservancia;

b. Cumplir las disposiciones legales vigentes en este reglamento, es


obligación en todos los socios y personal involucrado en esta actividad.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Actividades del Encargado de Procesos

Formación del Lote de Proceso


a. Se recibe el producto bajo pesaje, constatando su peso contra el
registrado en la nota de compra
b. Todos los productos del mismo tipo adquiridos en el día, formarán parte
del lote de proceso, el cual estará ubicado en el lugar mas apropiado
según criterio del encargado de procesos.
c. A medida que se adquiere el producto por tipo, se registrara su nota de
compra, peso y valor pagado en la hoja de Control de Lote de Proceso
(Ver Anexo 1 adjunto). Todas las casillas deberán estar correctamente
llenadas en base a los datos comprobados de la nota de compra.
d. Una vez concluido el día de compras, el encargado de procesos cerraría
la hoja de control de lote elaborando adicionalmente la tarjeta de
identificación de lote (Ver anexo 2) que será colocada en el lote físico
asignado para el producto (tendal).
e. La tarjeta de identificación de lote y la hoja de control de lote deberán
tener el mismo número. Este proceso busca el relacionar lo físico con lo
contable.

Etapas de Proceso.

Secado
a. El producto recibido, pesado y colocado su tarjeta de identificación, será
sometido a los procesos de secado y limpieza según las recomendaciones
técnicas respectivas hasta que alcance el nivel de humedad
correspondiente y pase a la siguiente etapa de proceso
b. Una vez que se considera que el producto esta listo para la siguiente
etapa de proceso, el encargado deberá registrar el peso final en la hoja de
control de lote y la tarjeta de identificación de lote.

Pilado
a. La siguiente etapa de proceso inicia con la decisión por parte del
encargado de procesos, de que determinados lotes están listos para inicio
de pilado
b. Los lotes aceptados para pilado, deben ser previamente pesados y este
valor registrado en la casilla correspondiente de la hoja de control de lote
y tarjeta de identificación de lote.
c. Una vez efectuado el proceso de pilado, se procederá con el respectivo
pesaje, embalaje y almacenamiento luego de lo cual se deberá registrar el
producto terminado en la hoja de Kardex (Ver anexo 3)

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

d. Si el Sistema Comercial adquiere producto terminado (seco y pilado) este


producto deberá tener su nota de compra y hoja de lote de proceso
previa su transferencia a kardex de producto terminado. La
sistematización de este proceso ayuda a que se tenga un estándar de
calidad y permanente registro de datos.

Inventarios de producto terminado

Ingresos
a. Los ingresos de inventario de producto terminado se producirán por
transferencia de la hoja de control de lote al kardex de productos
terminados.
b. Los datos ingresados a kardex de producto terminado deberán contar
con los soportes físicos de Hoja de control de lote y tarjeta de
identificación de lote.
c. Los documentos físicos reposarán en los archivos del Sistema Comercial.
d. Para el proceso contable, se remitirá una copia de las hojas de lotes de
proceso al contador con una copia de la hoja de kardex respectivo

Egresos
a. Toda salida de producto terminado deberá contar con una factura que
respalde la transacción.
b. Esta factura deberá estar ceñida al reglamento de facturación expedido
por el Servicio de Rentas Internas.
c. La factura de venta es el único documento de descargo para el kardex de
productos terminados.
d. En caso de salida de producto terminado con otro fin que no sea la venta
del mismo, se deberá generar una nota de egreso de bodega debidamente
autorizada por el Gerente quien sería el responsable por el destino del
producto salido.
e. El Gerente esta autorizado a emitir un comprobante de egreso de bodega
por hasta 5 Lbs de producto terminado para el caso de muestras
debidamente solicitadas.
f. Por cualquier otro concepto de salida de producto terminado sin factura,
el Gerente deberá solicitar autorización al Directorio para poder generar
el comprobante de egreso de bodega correspondiente

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COMPRAS

Introducción
El presente Manual de Procedimientos de Compras presenta los lineamientos
generales para garantizar seguridad en la adquisición de materia prima y
materiales, generando confianza, a través de procedimientos ágiles que
demuestren transparencia en el uso de los recursos captados.

Se presentan las políticas de compras concordancia con las disposiciones legales


de la Ley los estatutos y reglamentación interna de la Organización.

Objetivos
Entregar al personal operativo del Sistema Comercial, un documento global de
los procesos de compras, aplicables tanto a compras en Centro de Acopio como
en un proceso de recorridos;
Normar los procedimientos de forma tal que la actividad de compra sea
eficiente y transparente
Generar información suficiente para el proceso de contabilidad

Normas Generales
a. Las compras realizadas por el personal del Sistema Comercial serán
exclusivamente generadas para el Sistema Comercial, es decir, no se
utilizarán las instalaciones y/o recursos para compras de terceros.
b. Toda transacción realizada deberá estar debidamente registrada en los
comprobantes creados para el efecto.
c. Las compras serán realizadas única y exclusivamente por el Gerente o la
persona que este designe, bajo entera responsabilidad del primero.

Tipo de Producto a Comprar


a. Sistema comercial comprara los productos que el Directorio haya
aprobado
b. En el caso de café podrá comprarse en todas sus etapas de proceso esto
es cereza, bola seca y pilado
c. Para los demás productos aprobados por directorio, se deberá
determinar
d. No se aprueba la compra de producto en mal estado aun con descuento
o precio menor.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Tipos de compras
En el Centro de Acopio
a. Se considerarán compras en el Centro de Acopio a aquellas en las cuales
el vendedor concurra hasta las instalaciones de la Organización
b. Una vez arribado el vendedor con su producto se procederá a verificar el
tipo o los tipos de producto ofertado
c. Se procederá con el pesaje de cada uno de los tipos de producto traído
por el vendedor
d. Se procederá con la calificación de calidad de cada tipo de producto
traído por el vendedor y se determinara el peso de descuento en caso de
existir
e. Se procede con el llenado de la nota de compra (Centro de Acopio) sin
dejar espacios en blanco.
f. En caso de haber espacios no utilizados, estos deberán ser llenados con
una raya horizontal.
g. El uso de las notas de compra deberá ser secuencial de acuerdo al
numero pre impreso del formulario.
h. En caso de producirse algún error, la nota de compra utilizada deberá ser
anulada y no destruida.
i. Una vez completa la Nota de Compra se procede con las firmas, tanto
comprador (Sistema Comercial) como del vendedor sin olvidar el
numero de cedula de este ultimo.
j. Una vez firmada la nota de compra se efectuara el pago de acuerdo al
valor total expresado en la misma.
k. El pago realizado deberá ser por el valor total expresado en la nota de
compra, sin dejar valores pendientes o pagos por adelantado a futuras
entregas.
l. El producto comprado, por tipo, será acopiado en un lugar determinado
con el fin de establecer el lote de proceso del día por tipo de producto.
(Ver Anexo 1)

En Sistema de Recorrido
a. Se considerarán compras bajo sistema de recorridos a aquellas en las
cuales el Comprador (Sistema Comercial) concurre hasta las instalaciones
o domicilio del vendedor
b. El responsable de planificar y ejecutar el recorrido es el Gerente del
Sistema Comercial, delegando o no efectuar compras en el Centro de
Acopio según lo considere.
c. Los recorridos deberán ser planificados en base a un acuerdo previo con
los productores o vendedores de la zona o zonas que serán visitadas.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

d. En el proceso de planificación del recorrido el Gerente deberá considerar


los siguientes puntos:
o Zonas de recorrido y sus distancias
o Tiempo aproximado de recorrido
o Personal de apoyo (pesaje y estiba) en caso de considerar necesario
o Monto de dinero para compras. Este monto estará basado en la
capacidad de carga del vehículo contratado en relación al precio de
compra referencial por quintal
o Monto de dinero para viáticos de acuerdo al reglamento interno
correspondiente
o Costo y tipo de vehículo a ser contratado
o Material de embalaje y equipo de pesaje
e. Una vez que el comprador llegue al punto de compra se procederá a
verificar el tipo o los tipos de producto traídos por el vendedor
f. Se procederá con el pesaje de cada uno de los tipos de producto traído
por el vendedor
g. Se procederá con la calificación de calidad de cada tipo de producto
traído por el vendedor y se determinara el peso de descuento en caso de
existir
h. Se procede con el llenado de la nota de compra (para Sistema de
Recorridos) sin dejar espacios en blanco.
i. En caso de haber espacios no utilizados, estos deberán ser llenados con
una raya horizontal
j. El uso de las notas de compra deberá ser secuencial de acuerdo al
número preimpreso del formulario.
k. En caso de producirse algún error, la nota de compra utilizada deberá ser
anulada y no destruida.
l. Una vez completa la Nota de Compra se procede con las firmas, tanto
comprador (Sistema Comercial) como del vendedor sin olvidar el
numero de cedula de este ultimo.
m. Una vez firmada la nota de compra se efectuara el pago de acuerdo al
valor total expresado en la misma.
n. El pago realizado deberá ser por el valor total expresado en la nota de
compra, sin dejar valores pendientes o pagos por adelantado a futuras
entregas.
o. El producto adquirido deberá ser correctamente embalado y acomodado
en el transporte con el fin de evitar derramamientos que causen
pérdidas.
p. Una vez concluido el recorrido el Gerente deberá llenar la planilla de
recorrido sin dejar espacios en blanco.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

q. En caso de existir espacios no utilizados, estos deberán ser llenados con


una raya horizontal
r. Para la recepción el encargado de procesos deberá volver a pesar el
producto previo su firma en la planilla de recorridos.
s. Una vez inscrita la firma de recepción, el producto deberá ser acopiado
en un lugar determinado con el fin de establecer el lote de proceso del
día por tipo de producto.
t. En caso de haberse realizado compras en el Centro de Acopio, estas se
unirán, por tipo, a las compras realizadas por Sistema de Recorridos con
el fin de establecer el lote de procesos del día.

REGLAMENTO INTERNO PARA LA UTILIZACION Y CONTROL


DEL FONDO OPERATIVO DEL SISTEMA COMERCIAL

Reglamento de Cuenta Bancos

El Directorio de la Organización en coordinación con la Gerencia


Administrativa del Sistema Comercial, emite el presente Reglamento de
CUENTA BANCOS de acuerdo con los siguientes artículos:

Capitulo I

Aspectos Generales

Ámbito de Aplicación
Este reglamento tiene la finalidad de permitir administrar eficientemente la
Cuenta Bancos para el desarrollo normal de las actividades del Sistema
Comercial de la Organización, a través de un conjunto de normas, métodos y
procedimientos que faciliten al personal el cumplimiento de las funciones
asignadas y evaluar el cumplimiento de normas de control interno en el manejo
de este fondo.

Objetivos de la Cuenta Bancos

La Cuenta Bancos tiene como finalidad la administración global de los fondos


del Sistema Comercial

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Uso del Reglamento de la Cuenta Bancos


a. Conocer este reglamento forma parte de los deberes y responsabilidades,
de todo el personal que interviene en el manejo del Sistema Comercial. Su
desconocimiento no los libera de las sanciones que se pueden imponer por
su inobservancia;

b. Cumplir las disposiciones de este reglamento sobre el manejo del fondo


operativo es obligación de todo el personal involucrado respecto a
autorizar, manejar, registrar y controlar el uso del fondo y de los
documentos de soporte respectivos.

Capitulo II

Monto, Responsable, Conceptos, Reposición, Control

Apertura de la cuenta Bancos para el Sistema Comercial


La apertura de la cuenta del Sistema Comercial en el sistema financiero formal
será autorizada por el Directorio de la Organización y será para uso exclusivo
de las actividades generadas por el Sistema Comercial de la Organización. Esta
cuenta deberá ser abierta por el Representante Legal de la Organización quien
no actuará como firma para el retiro de fondos, acción que recae sobre las
firmas conjuntas del Gerente del Sistema Comercial más el Tesorero o
Vicepresidente de la Organización.

El Tesorero y Vicepresidente de la Organización deberán registrar sus firmas


ante la entidad financiera como alternativa a la firma conjunta del Gerente.

Recursos para su constitución e incremento


Los recursos para constituir la Cuenta Bancos del Sistema Comercial
representaran el capital disponible inicial asignado por la Organización bajo
aprobación del Directorio para el flujo normal del proceso Comercial.
Esta cuenta podrá tener incremento en su saldo bajo ingresos provenientes del
flujo comercial del Sistema, prestamos concedidos al Sistema Comercial de la
Organización, donaciones u otros recursos provenientes lícitamente.

Utilización del Fondo


a. Los fondos existentes en la cuenta Bancos del Sistema Comercial tendrán
como uso exclusivo el movimiento de negocio del Sistema Comercial de la
Organización

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

b. El proceso de retiro de fondos de la cuenta bancos estará sujeta únicamente


a la reposición del fondo de compras o del fondo de caja chica previa
presentación y aprobación de las liquidaciones respectivas según consta en
los reglamentos internos pertinentes.
c. En ningún caso se utilizarán o se transferirán estos fondos a otras
actividades sin aprobación directa de la Asamblea General.

Funcionarios Responsables de su manejo


La persona encargada de la custodia de la chequera o libreta de ahorros será el
Tesorero de la Organización o en su ausencia temporal el Vicepresidente.
Los estados de cuenta mensuales o una copia mensual de la libreta de ahorros
deberán ser presentados al contador contratado para la contabilización de todas
las transacciones realizadas.

Cuantía Limite del Fondo


Los montos máximos y mínimos que la cuenta Bancos del Sistema Comercial
mantenga, deberán ser aprobados y/o modificados por la Asamblea General de
la Organización

Cuantía y conceptos de los desembolsos


Las reposiciones no podrán exceder los montos aprobados para el
funcionamiento del fondo de Compras y fondo de Caja Chica del Sistema
Comercial
Los montos aprobados para el funcionamiento de estos fondos, están
regulados bajo los lineamientos expuestos en los reglamentos respectivos

Control de la Cuenta
Para asegurar el uso idóneo de los recursos de la cuenta Bancos:

d. El Contador deberá realizar y enviar al Directorio informes periódicos de


los ingresos y egresos registrados en la cuenta del Sistema Comercial. De
dicha diligencia se dejaría constancia en actas de las novedades que se
presenten, especialmente aquellas que afecten el giro comercial del negocio,
lo que servirá de base para la toma de decisiones correctivas por parte de la
autoridad competente según el reglamento interno de la Organización;

Controversia
El Gerente del Sistema Comercial facilitará toda ayuda e información para
solventar las controversias que puedan presentarse.

Capitulo III

Disposiciones Transitorias
El Reglamento de la cuenta Bancos podrá ser reformado en cualquier tiempo,

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

por iniciativa del Directorio en pleno o a petición escrita al Directorio por parte
de la Gerencia del Sistema Comercial; manteniendo siempre la participación de
Asamblea General para las reformas que impliquen cambios en el uso de los
fondos que no sean referentes al giro comercial del Sistema.

El presente reglamento fue analizado, discutido y aprobado en la sesión del


Directorio efectuada el día xx mes xx año xx entra en vigencia a partir del xxx
fecha en la cual conoció y aprobó la Asamblea General legalmente constituida.

Nombre Nombre
Presidente Secretario

Bibliografía
o Modelo de Reglamento del Fondo de Compras del PSFRSN
o Experiencias de los Consultores

REGLAMENTO INTERNO PARA LA UTILIZACION Y CONTROL


DEL FONDO OPERATIVO DEL SISTEMA COMERCIAL

Reglamento del Fondo de Caja Chica


El Directorio de la Organización en coordinación con la Gerencia
Administrativa del Sistema Comercial, emite el presente Reglamento de
FONDO DE CAJA CHICA de acuerdo con los siguientes artículos:

Capitulo I

Aspectos Generales

Ámbito de Aplicación
Este reglamento tiene la finalidad de permitir administrar eficientemente el
fondo de caja chica para el desarrollo normal de las actividades del Sistema
Comercial de la Organización, a través de un conjunto de normas, métodos y
procedimientos que faciliten al personal el cumplimiento de las funciones
asignadas y evaluar el cumplimiento de normas de control interno en el manejo
de este fondo.

Objetivos del Fondo de Compras


b. El fondo de compras tiene como finalidad habilitar el pago en efectivo de

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

las compras no referentes al giro comercial del Sistema y que por razones
propias en el que se desarrolla el negocio no pueden ser cubiertas mediante
cheques, cuyos conceptos de egreso se detallan (según formato Anexo No
1. adjunto);
c. Satisfacer requerimientos emergentes para lograr un adecuado, oportuno y
permanente funcionamiento de las actividades normales del Sistema
Comercial.
d. Agilitar el trámite de pagos, previstos para cancelar obligaciones
legalmente exigibles.

Uso del Reglamento del Fondo de Operación


a. Conocer este reglamento forma parte de los deberes y responsabilidades,
de todo el personal que interviene en el manejo del Sistema Comercial. Su
desconocimiento no los libera de las sanciones que se pueden imponer por
su inobservancia;
b. Cumplir las disposiciones de este reglamento sobre el manejo del fondo
operativo es obligación de todo el personal involucrado respecto a
autorizar, manejar, registrar y controlar el uso del fondo y de los
documentos de soporte respectivos.

Capitulo II

Monto, Responsable, Conceptos, Reposición, Control

Apertura de Fondo de Operación


La apertura del fondo de Caja Chica y la designación de la persona encargada
de su custodia y manejo, en caso de ser requerido, serán solicitadas por el
Gerente y será por un monto previamente establecido por este, con autorización
del Directorio, de acuerdo con las necesidades del Sistema Comercial. Así
También, es obligación del Gerente reportar los niveles de utilización de los
recursos y solicitar cualquier modificación a los montos aprobados por
Directorio

Recursos para su constitución e incremento


Los recursos para constituir el "Fondo de Caja Chica" representan destinaciones
anticipadas de fondos, razón por la cual no deben ser imputadas a ninguna
asignación presupuestaria en el momento de su entrega inicial o incremento,
pero si tendrán afectación en el instante de su reposición.

Utilización del Fondo


d. El fondo de Caja Chica, servirá para pagar las obligaciones derivadas de las

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transacciones indicadas en el Art.1 de este reglamento, utilizando como


respaldo recibos, facturas u otros documentos que justifiquen el egreso
(Ejemplo formato Anexo No. 2 adjunto);
e. En ningún caso se usará el fondo para gastos a nombre personal, cambio de
cheques, o préstamos a funcionarios o socios de la Organización y su
Sistema Comercial, tampoco se efectuarán pagos por un monto mayor al
saldo del fondo.

Funcionarios Responsables de su manejo


La custodia y manejo del "Fondo de Caja Chica" es de responsabilidad única y
exclusiva del Gerente del Sistema Comercial o de la persona designada para el
efecto por el Gerente bajo entera responsabilidad de este último. Esta persona
designada por el Gerente para la custodia y manejo del Fondo de Caja Chica no
debe ser parte del Directorio o ejercer labores contables en la Organización.

Reposición del Fondo


a. Para la reposición del fondo se preparará el detalle "Reposición del Fondo
de Caja Chica" (según formato del Anexo No. 3 adjunto) con sus
respectivas notas de egreso, facturas o demás documentos probatorios del
gasto, que cumplan con los requisitos dispuestos por el Servicio de Rentas
Internas en el Reglamento de Facturación. Todos los documentos de
soporte del gasto deberán ser a nombre de la Organización;
b. De existir gastos no autorizados o justificados con documentos legalmente
establecidos, no se hará la reposición de estos valores quedando bajo
responsabilidad del Gerente del Sistema Comercial y la personal que
maneja el fondo de Operación, en caso de existir;
c. Para el correcto funcionamiento del fondo de caja chica, la reposición
podría efectuarse cuando esté agotado un 70% del valor asignado.

Cuantía Limite del Fondo


La cifra que se de como límite para el fondo fijo de caja chica deberá ser lo más
reducida posible a fin de que no se mantenga dinero en efectivo más allá del
estrictamente necesario, acorde con las peculiaridades del Sistema Comercial,
entre USD 50,00 a USD 200,00. Cualquier incremento deberá ser solicitado por
el Gerente al Directorio por escrito para su autorización.

Cuantía y conceptos de los desembolsos


No está permitido efectuar desembolsos del fondo Operativo por valores que
excedan del 20% del valor asignado al fondo, por cada transacción.

Se prohíbe igualmente hacer pagos que signifiquen una continúa repetición de


gastos que no tienen carácter de imprevisibles o urgentes y que puedan
cancelarse más adecuadamente con cheques.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Control del Fondo


Para asegurar el uso idóneo de los recursos del “Fondo de Caja Chica":

e. El Tesorero del Directorio y/o el Contador, realizarán arqueos periódicos y


sorpresivos de los valores entregados, de conformidad con la Normas
Técnicas de Control Interno. De dicha diligencia se dejarían constancia en
actas en las que se determinarán todas las novedades, especialmente
aquellas que vayan en contra del espíritu del fondo lo que servirán de base
para la toma de decisiones correctivas por parte de la autoridad
competente según el reglamento interno de la Organización;

Controversia
El Gerente del Sistema Comercial facilitará toda ayuda para solventar las
controversias que puedan presentarse para lograr una adecuada y correcta
utilización del fondo de Operación.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Capitulo III

Disposiciones Transitorias

El Reglamento de Fondo de Operación podrá ser reformado en cualquier


tiempo, por iniciativa del Directorio en pleno o a petición por escrito de la
Gerencia del Sistema Comercial.

Se autoriza para que la cuantía del fondo de Caja Chica del Sistema Comercial
sea de 100.00 dólares (trescientos 00/100 dólares), además los desembolsos por
cada transacción tengan un tope de USD. 20.00 (veinte 00/100 dólares).

El presente reglamento fue analizado, discutido y aprobado en la sesión del


Directorio efectuada el día xx mes xx año xx entra en vigencia a partir del xxx
fecha en la cual conoció y aprobó la Asamblea General legalmente constituida.

Nombre Nombre
Presidente Secretario

ROCIO AUCANCELA S.
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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Anexo No. 1

Concepto de Gastos del Fondo Fijo de Caja Chica

No. Concepto de Gastos


1 Compra de suministros y materiales menores
2 Uso de cabinas telefónicas
3 Pago de Fotocopias, uso de Internet
4 Pago al Banco por servicios de recaudación de impuestos
5 Pago de vulcanización
6 Pago de reparaciones menores
7 Pago por servicios de encomiendas
8 Compra de refrigerios
9 Compra de combustible
10 Pago de servicios básicos
11 Otros de acuerdo a las necesidades del Sistema Comercial

ROCIO AUCANCELA S.
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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Anexo no. 2

Formulario de Egreso del Fondo de Caja Chica

(Datos mínimos requeridos)

POR $

Pagado A Fecha

La Suma de

Por concepto
de

Aprobado Recibí Conforme


(Nombre) C.I.

ROCIO AUCANCELA S.
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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

Anexo 3

Formato de Reposición de Fondo de Caja Chica

Fecha

Reposición de Fondo de Caja Chica


Valor Asignado al Fondo Operativo
(-) Monto Utilizado
Valor Actual del Fondo Operativo
(+) Valor en Reposición
Valor Existente en Fondo Operativo
Justificación del Monto Utilizado

Fecha No. De Nombre Concepto Cuenta a Valor


Formulario del Gasto Aplicar

TOTAL (Monto Utilizado)

El número de formulario deberá estar antecedido por una de las siguientes


nomenclaturas: R = Recibo / FC = Factura Comercial (Bajo normas del SRI) / F
= Factura (No bajo normas del SRI) / O = Otras

Gerente Revisión Contabilidad

ROCIO AUCANCELA S.
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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

CAPITULO VIII

DESARROLLO DE CAPACITACIONES VARIAS

En el proceso de capacitaciones se ejecutó también en el Oriente un taller que


tuvo una valiosa Acogida denominado:

COMPETENCIAS
ADMINISTRATIVAS

Presentación basada en documentos de


algunos autores:
H. Koontz, R. Flores, G. Balderrama, Cursos Fundación Carvajal.

La empresa en su enfoque de comercialización


debe considerar los siguiente:

Entregar productos de calidad.

Renovar o presentar nuevos


productos.

Estudiar permanentemente el
mercado.

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

RESUMEN GENERAL DE TALLERES REALIZADOS CON NÚMERO


DE PARTICIPANTES
COMERCIALIZACION ASOCIATIVA Y PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABLIDAD
N:
FECHA NOMBRE ADMINISTRADORES DE GRUPOS PARTICIPANTES
CONSORCIO COMERCIAL AROMA
13/04/2006 AMAZONICO 35
12/04/2006 PRODES 26
26/04/2006 CEFODI 26
27/04/2006 APROCANE 23
09/05/2006 FEDECADE/Rosalino Ortega 17
09/05/2006 FEDECADE/La Florida 10
10/05/2006 FEDECADE/Nueva Unión Campesina 16
10/05/2006 FEDECADE/6 de Julio 17
11/05/2006 FEDECADE/ 3 de Octubre 17
11/05/2006 FEDECADE/ CAMACHO 9
TOTAL PARTICIPANTES TALLER 1 196

LA CONTABILIDAD EN LA COMERCIALIZACION , MIEMBROS DEL EQUIPO


COMERCIAL
MANEJO DE LOS REGISTROS CONTABLES

N:
FECHA NOMBRE ADMINISTRADORES DE GRUPOS PARTICIPANTES
La contabilidad, aspectos general e importancia/
04/07/2006 APROCANE 23
9-10-11 Mayo La contabilidad, aspectos general e importancia/
2006 FEDECADE 18
Camacho-NUC-6 de Julio-3 De Octubre- 3 personas por organización
Robalino Ortega-La Florida
22/05/2006 Manejo de los registros contables/ APROCANE 10
15-16 Julio Elaboración Manuales Contables y
2006 Administrativos FEDECADE 10
Sociabilizar Registros contables para la
14/08/2007 Trazabilidad/FEDECADE 10
16-17 Nov-
2006 Monitoreo actividades comercialización/FEDECADE
18 Y 19 Enero Manejo de registros contables, ejercicios
07 prácticos/ CCAA 20
La contabilidad, aspectos general e importancia, Manejo registros
21/02/2007 contables
ejercicios prácticos/UCOCS 18

TOTAL PARTICIPANTES TALLER 2 109

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LA COMERCIALIZACIÓN

EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y HERRAMIENTAS DE MARKETING

N:
FECHA NOMBRE ADMINISTRADORES DE GRUPOS PARTICIPANTES
CONSORCIO COMERCIAL AROMA
08/09/2006 AMAZONICO 10

Adicional se formó parte del taller para la elaboración del Plan Estratégico de
Aroma Amazónico con todas las Organizaciones que forman parte del
Consorcio, taller que estuvo dirigido por el ing. Alexander Barzallo de
CORECAF, donde también se formó la directiva del mismo, quedando
conformada así:

PRESIDENTE: SR Luis Barragán


VICEPRESIDENTE: SR. Flavio Cordero
VOCALES PRINCIPALES: Sr. Cristobal Celi
Sr. Ramón Camacho
Sr. Abel Cárdenas.

Se efectuó los días 4-5 y 6 de diciembre en el hotel Yachana Lodge, parroquia


Chontapunta , Tena.

La tercera semana de enero del presente fuimos invitados por PRONORTE, a


formar parte del grupo facilitador en el Talle:

APLICACION DEL SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO


N:
FECHA ORGANIZACIÓN PARTICIPANTES
Sol de Oriente, APANEC,
22 AL 26 enero 07 AGROCAMPO 15
APROCA, KALLARI, AS. SAN CARLOS
AROMA AMAZONICO

El 2 de Abril formamos parte con la Contadora de FEDECADE y Contadora de


UCOCS el taller de Actualización Tributaria organizado por PRONORTE, el
mismo que tuvo lugar en Lago Agrio, donde hubo la participación de 12
representantes de organizaciones involucradas en el sistema Comercial.

Desde el mes de Mayo hasta la presente se ha venido dando un seguimiento


continuo en las actividades de comercializacion de las organizciones de
FEDECADE, UCOCS, SAN CARLOS, AROMA AMAZONICO.

Se ha logrado realizar un cambio muy importante en el manejo de la


información contable dando paso al uso del SOFTWARE CONTABLE en las

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organizaciones de FEDECADE Y UCOCS, AROMA AMAZONICO esta


revisando el uso y manejo del mismo.

CONCLUSIONES

Se puede determinar que la capacitación comercial ha sido una herramienta


muy importante en el 70% de las Organizaciones beneficiarias del proyecto que
ya han aplicado los registros contables socializados como son FEDECADE,
APROCA, CCAA, APROCANE, SAN CARLOS y UCOCS.

Cabe anotar que alguna información del contenido de los registros contables
(Liquidaciones de Compra, Kárdex) han sido modificados de acuerdo a las
necesidades de cada Organización, formatos que cumplen con los requisitos de
ley si es del caso y contienen la información necesaria que exige el registro
contable.

Con estos antecedentes se concluye que en la Organizaciones a excepción


FEDECADE que ya ha estado trabajando en la utilización de estos registros
contables, se ha dado inicio a un proceso de cambio importante en el manejo de
todas las actividades comerciales determinando los mismos productores la
necesidad de controlar a base de registros y formatos contables cada una de las
transacciones que se generan día a día en el ejercicio comercial, para poder
determinar de una forma eficiente y transparente los resultados del mismo,
considerando que ahora las organizaciones tienen ya una VISION
EMPRESARIAL acogiendo de una manera muy positiva el cambio que se ha
dado en todo este proceso pues el pequeño productor cacaotero del país tiene la
firme convicción que estos cambios, estos nuevos proceso traerá consigo
grandes resultados donde los únicos beneficiaros serán ellos.

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FOTOS

Ejecución Manejo de Registros Contables CCAA (Enero 07)

Taller Aplicación del Sistema Contable CCAA-San Carlos-Aprocce-


Kallari- (enero/07)

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Taller Establecimiento de procedimientos administativos y financieros


Aproca- CCAA-San Carlos-Aprocce-Kallari- (Abril/07)

Taller Actualización Tributaria CCAA-San Carlos-Aprocce-Kallari-


Aproca- (Abril/07)

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