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Administracin por Objetivos

Definicin y caractersticas de la administracin por objetivos.


La APO es una tcnica de direccin de esfuerzos a travs de la planeacin y el control administrativo basada en el principio
de que, para alcanzar resultados, la organizacin necesita antes definir en qu negocio est actuando y a dnde pretende
llegar. Inicialmente se establecen los objetivos anuales de la empresa, formulados sobre la base de un plan de objetivos a
largo plazo y los objetivos de cada gerente o departamento, con base en los objetivos anuales de la empresa.
La APO es un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de una organizacin identifican objetivos comunes,
definen las reas de responsabilidad de cada uno en trminos de resultados esperados y emplean esos objetivos como
guas para la operacin de la empresa. El desempeo esperado de un gerente debe ser reflejo de lo que se espera en
cuanto a la realizacin de los objetivos de la empresa; sus resultados deben ser medidos por la contribucin de stos al
xito del negocio.
Principales crticas que se aplican a la administracin por objetivos
La evaluacin de los subordinados es difcil porque puede generar tensin y resentimiento adems que no todos los
objetivos son cuantificables y medibles. Por ejemplo:

Estilo y apoyo de los gerentes : si los gerentes de alta direccin son autoritarios y la toma de decisiones est
centralizada, habr que reeducarlos antes de implantar la APO

Adaptacin y cambio : la APO requiere cambios en la estructura de la empresa, patrones de autoridad y


procedimientos de control, los gerentes deben apoyar fielmente estos cambios.

Destrezas interpersonales : el proceso de establecimiento de metas y el proceso de evaluacin en que intervienen


gerentes y subordinados requieren un alto grado de habilidad en las relaciones interpersonales.

Descripciones de trabajo : las descripciones deben ser evaluadas y revisadas conforme cambian las condiciones en
la empresa. Durante las etapas de realizacin de la APO, pueden cambiar los deberes y obligaciones en todos los
niveles.

Fundamentos de la administracin por objetivos


Ventajas de la Administracin por objetivos

Permite a los individuos saber que se coopera con ellos.

Ayuda a la planeacin al hacer que los gerentes establezcan metas y plazos.

Mejora la comunicacin entre gerentes y subordinados

Hace que los individuos conozcan mejor las metas de la organizacin

Hace ms justo el proceso de evaluacin al centrarse en logros especficos.

Aplicaciones de la administracin por objetivos


Aunque la aplicacin de la direccin por objetivos plantea algunas dificultades en diversos puestos, especialmente por la
dificultad de cuantificacin de los objetivos, en principio es aplicable a todos los niveles de la organizacin.
En muchas empresas multinacionales se utiliza para dirigir a las empresas filiales situadas en diversos pases.
Su aplicacin de bajo nivel organizativo ms clsica es la que se efecta con la fuerza de ventas. El vendedor de cada
territorio, junto con el jefe de fuerza de ventas, fija su objetivo para el prximo perodo y, se sigue, tambin, el proceso
habitual.

La prctica ha demostrado que la direccin por objetivos, si se aplica correctamente y con una buena dosis de planificacin,
puede ser muy til.
Est comprobada la conveniencia de que la informacin sobre el grado de consecucin de los objetivos sea entregada por el
subordinado por escrito, pero puede caerse en la tentacin de crear complejos formularios de informacin que generen un
trabajo administrativo innecesario. Adems, algunos directivos tienen dificultades para comunicarse individualmente con
sus empleados y para formular, con ellos, objetivos a corto plazo.
Algo muy importante en la APO, es que los objetivos han de resultar del acuerdo entre las partes. Si son impuestos,
desaparece la motivacin y puede ser sustituida por la frustracin y otra serie de actitudes negativas.
Estrategias de implementacin de la administracin por objetivos.
Los objetivos deben ser graduados segn un orden de importancia, relevancia o prioridad, en una jerarqua de objetivos, en
funcin de su contribucin relativa a la organizacin como una totalidad.
La jerarqua de objetivos de una organizacin puede sufrir innumerables cambios, ya sea en la ubicacin relativa de los
objetivos o en la sustitucin de ciertos objetivos por otros diferentes. Algunos objetivos pueden dificultar el alcance de
otros, mientras algunos otros pueden facilitarlo, provocando el efecto sinrgico. Para que la jerarqua de objetivos pueda
ser eficientemente alcanzada, se hace necesario tomar las siguientes precauciones:
los objetivos no necesitan traducir inicialmente las grandes aspiraciones fundamentales de la empresa, aunque todos los
que estn incluidos en la jerarqua deben ser compatibles
deben lograr que todos los rganos y componentes de la empresa contribuyan con una parte del esfuerzo general;
deben tener en cuenta la necesidad de varias alternativas para su ejecucin, as como la relativa eficiencia y costo de
cada una de ellas:
deben comunicarse a todos los interesados para que cada cual comprenda las metas de la respectiva unidad y sus
relaciones con los objetivos fundamentales de la empresa; deben ser peridicamente reexaminados y reformulados
Mtodos de funcionamiento de la administracin por objetivos.
La Administracin por objetivos presenta las siguientes caractersticas principales:
1.Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior.- Tanto el ejecutivo como su superior participan del
proceso de establecimiento y fijacin de objetivos. En la mayor parte de los casos, el superior hace el trabajo preliminar,
mientras que en otros, los consultores externos hacen casi todo. La participacin del ejecutivo puede ir desde su simple
presencia durante las reuniones hasta la posibilidad de iniciar la propuesta de reestructuracin del trabajo, con relativa
autonoma en el desarrollo del plan.
2.Establecimiento de objetivos para cada departamento o posicin.- est fundamentada en el establecimiento de objetivos
por niveles de gerencia. Los objetivos, a alto nivel, pueden denominarse objetivos, metas, propsitos o finalidades. Los
sistemas de la APO definen objetivos cuantificables y con tiempos predeterminados. Algunos definen objetivos subjetivos
para los cargos de staff. La mayora de los sistemas acepta de cuatro a diez objetivos para cada posicin especfica.
3.Interrelacin de los objetivos de los departamentos.- Siempre existe alguna forma de correlacionar los objetivos de varias
unidades o gerentes aunque no todos los objetivos se apoyen en los mismos principios bsicos. Ese encadenamiento es casi
automtico, e involucra objetivos comerciales con objetivos de produccin.
4.Elaboracin de planes tcticos y planes operacionales, con nfasis en la medicin y el control.- A partir de los objetivos
trazados por cada departamento, el ejecutivo y su superior elaboran los planes tcticos adecuados para alcanzarlos de la
mejor manera. Dichos planes se constituyen en los instrumentos para alcanzar los objetivos de cada departamento. A
continuacin, los planes tcticos se descomponen y detallan mejor en planes operacionales. En todos esos planes la APO
hace nfasis en la cuantificacin, la medicin y el control. Se hace necesario medir los resultados alcanzados y compararlos
con los resultados planeados. Si un objetivo no puede medirse, sus resultados no pueden conocerse. Si un objetivo no
puede ser controlado, al alcanzarlo no se podr evaluarlo. La medida y el control son los dos factores que causan mayores
dificultades en la implantacin de la APO.
5.Evaluacin permanente, revisin y reciclaje de los planes.- Casi todos los sistemas de la APO tienen alguna forma de
evaluacin y revisin regular del progreso realizado. Generalmente existe un ciclo tpico de la APO que contiene las
siguientes etapas:

A partir de los objetivos globales de la empresa y de la planeacin estratgica se establecen los objetivos por
departamento para el primer ao, en una reunin entre el ejecutivo y su superior;

El ejecutivo elabora su plan tctico que le permita alcanzar los objetivos fijados por departamento;

El ejecutivo elabora conjuntamente con sus subordinados los planes operacionales necesarios para la
implementacin del plan tctico del departamento;

Los resultados de la ejecucin de los planes se evalan y comparan continuamente con los objetivos fijados;

En funcin de los resultados obtenidos, se procede a revisar y a reajustar los planes o a modificar los objetivos
establecidos;

En el ciclo siguiente, se establecen los objetivos por departamento para el segundo ao, en una reunin entre el
ejecutivo y su superior, tomando como base los resultados del primer ao;

Se repite la secuencia del ciclo indicado anteriormente

Las caractersticas estructurales son:

Los ejecutivos fijan propsitos a largo y a corto plazo. Los de largo plazo son establecidos por los dirigentes de
mayor rango;

Los objetivos y metas se expresan como resultados finales y no como tareas o actividades;

Los objetivos y metas deben ser coherentes, adems de estar coordinados en los respectivos niveles y reas de la
organizacin.

Las caractersticas comportamentales son:

Se hace nfasis en el compromiso propio de los subordinados, en relacin con las metas, es decir, stos preparan
sus propias metas y se hacen responsables por ellas;

Se hace nfasis en el auto anlisis del desempeo y, en consecuencia, en el autocontrol, en relacin con los
resultados obtenidos frente a las metas preestablecidas;

Las desviaciones de los resultados con relacin a las metas llevan a la auto correccin en el desempeo y, si es
necesario, a la orientacin especfica por parte del superior.

Presupuesto
Se llama presupuesto (budget en ingls) al clculo y negociacin anticipado de los ingresos y egresos de una actividad
econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo general en
forma anual.1 Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que
debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organizacin.2 El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones
cuyos planes y programas se formulan por trmino de un ao.
Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer
prioridades y evaluar la consecucin de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en dficit (que
los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentar un
supervit (los ingresos superan a los gastos).